1.

0 Carta Organisasi Unit Kokurikulum

1.1 Matlamat Organisasi Kokurikulum Agar dapat membantu guru dan murid-murid merancang dan melaksanakan aktiviti kokurikulum dengan tujuan untuk melahirkan insan yang berwibawa, berketerampilan dan berkeyakinan tinggi sebagai pemimpin di sekolah dan berpotensi mengembangkan bakat dan upaya kepimpinan masing-masing ke peringkat yang lebih tinggi dalam bidang-bidang yang menceburi pada masa datang.

1.2 Carta Organisasi Unit Kokurikulum IPGKT

Unit Kokurikulum merupakan antara satu unit yang terpenting di Institut Pendidikan Guru Kampus Raja Melewar (IPGKRM). Encik Zulkifli Bin Haji Zakaria merupakan Ketua Unit yang mengetuai segala program kokurikulum yang akan dijalani oleh unit tersebut. Beliau dibantu oleh 16 orang penyarah yang dibahagikan empat sub unit iaitu sub unit uniform, sub unit persatuan, ub unit sukan dan permainan dan sub unit Bina Insan Guru.

1.3 Objektif Am Selepas guru-guru memimpin pelaksanaan aktiviti kokurikulum murid-murid akan: Mengetahui dan memahami ciri-ciri dan nilai-nilai kepimpinan yang diperlukan untuk memimpin, mengurus dan mengoperasikan organisasi kokurikulum di sekolah. Mengetahui dan memahami kaedah, strategi dan prinsip pengurusan organisasi kokurikulum secara berkesan. Mengetahui dan memahami kaedah dan strategi memimpin dan memotivasikan ahliahli organisasi kokurikulum yang dipimpin. Mempunyai pengetahuan dan kemahiran merancang, mengelola, menyelia dan menilai aktiviti dan kegiatan kelab atau persatuan yang dipimpin. Mempunyai keyakinan diri sebagai pemimpin yang berwibawa, berketerampilan dan berwawasan.

1.4 Objektif Khusus

Menghuraikan matlamat dan tujuan penubuhan organisasi kokurikulum sekolah dalam konteks kependidikan dan kepimpinan. Menghuraikan kaedah dan tatacara penubuhan organisasi kokurikulum. 1

Menghuraikan kaedah dan tatacara pentadbiran dan pengurusan kelab atau persatuan. Menghuraikan kaedah dan tatacara pengurusan dan pengelolaan aktiviti dan kegiatan organisasi kokurikulum di sekolah berdasarkan perancangan dan undangundang. Memupuk dan menghuraikan ciri-ciri dan nilai-nilai asas kepimpinan. Menghuraikan tanggungjawab dan peranan murid-murid sebagai warganegara berdasarkan Rukun Negara, perlembagaan Negara dan Wawasan 2020. 2.0 Pernubuhan Unit Kokurikulum

2.1 Definisi Organisasi Kokurikulum

Sesuatu entity kumpulan yang berstruktur, berperlembangaan, berperaturan dan berkepimpinan yang dianggotai oleh murid-murid sekolah yang mempunyai minat, kegemaran, hasrat dan kecenderungan yang sama serta bertujuan untuk saling bekerjasama, bantu membantu dan berkongsi sumber dalam melaksanakan aktiviti dan mencapai cita-cita serta matlamat yang telah ditetapakan dan dipersetujui bersama bagi memperkembangkan minat, kegemaran, hasrat dan kecenderungan masing-masing.

2.2 Tujuan Penubuhan Organisasi Kokurikulum

Mengumpulkan murid-murid yang mempunyai minat, kegemaran, hasrat dan kecenderungan yang sama supaya mereka berpeluang: Merancang dan melaksanakan aktiviti dan kegiatan secara berkumpulan Berkongsi pengetahuan dan pengalaman dalam bidang yang diminati dan digemari. Menetapkan matlamat yang dipersetujui dan dilaksanakan bersama. Berkongsi sumber dan peralatan. Mewujudkan peluang kepada murid-murid mengembangkan bakat dan potensi masing-masing ke peringkat yang lebih tinggi.

2.3 Prosedur Penubuhan a) Persatuan yang tidak mempunyai badan induk Melayu, Kelab Bola Sepak, dan lain-lain : seperti Persatuan Bahasa

 Ditubuhkan di peringkat sekolah sahaja Tidak mempunyai badan induk untuk membuat penyelarasan aktiviti dan pentadbiran

b) Persatuan yang bergabung dan mempunyai badan induk untuk mengelola, mendaftar dan menyelaraskan di peringkat daerah, negeri atau pusat. Seperti Unit-unit beruniform seperti Pengakap, KPP, SJAM, BBSM: Perbincangan dengan badan induk. Mengisi borang permohonan & menyediakan maklumat yang diperlukan. Menghantar borang kepada setiausaha atau pesuruhjaya di daerah, negeri untuk diproses. Pengumuman pendaftaran boleh dibuat kepada murid untuk menjadi ahli. Mendapat kelulusan atau sijil pendaftaran daripada badan induk dan mendaftar ahli secara rasmi. Melaksana dan menjalankan aktiviti.

2.4 Perlembagaan dan Peraturan

2.4.1

Ia adalah sebuah dokumen rasmi yang terkandung segala peraturan dan prinsip sesuatu penubuhan.

2.4.2 2.4.3

Sebagai panduan dan pedemon untuk menggerakkan sesuatu pertubuhan. Untuk melicinkan perjalanan sesuatu pertubuhan kerana dalam

perlembagaan tersebut telah ditetapkan bidang tugas dan hak jawatankuasa serta ahli.

2.4.4

Sebagai rujukan apabila timbul sesuatu masalah yang berbangkit mengenai perjalanan pertubuhan berkenaan.

2.4.5

Perkara yang terkandung dalam perlembagaan adalah seperti berikut.

Nama dan alamat pertubuhan Matlamat pertubuhan Kewangan Pindaan perlembagaan 3

Keahlian Pembatalan dan pembubaran pertubuhan Mesyuarat Jawatankuasa pertubuhan termasuk bilangan dan bidang tugas jawatankuasa Lencana atau logo pertubuhan Cagon kata Disiplin dan tatatertib pertubuhan

2.5 Perlantikan dan Pemilihan Ahli Jawatankuasa

Perlantikan dan pemilihan AJK berbeza di antara persatuan, ia bergantung kepada perlembagaan :

a) Pelantikan Jawatankuasa :

i.

Dipilih dalam mesyuarat agung : Ahli berhak mencalon, memilih dan melantik

ii.

Dilantik dengan kuasa pihak tertentu : berkuasa melalui perbincangan / ujian tertentu, contoh: Ketua Platon Pasukan, Kadet Polis

iii. iv.

Kebolehan setiap murid dijalankan secara undian Berikut adalah contoh carta organisasi Nama Carta Pengetua / Guru Besar Guru Penasihat Pengerusi / Ketua Naib Pengerusi / Naib Ketua

Setiausaha

Jawatankuasa JK Kecil / Biro jawatankuasa Rajah 1 : Contoh Carta Organisasi

Bendahari

2.6 Bidang Tugas Ahli Jawatankuasa

2.6.1 Pengerusi

Tugasan pengerusi adalah mengurus dan mentadbir pertubuhan mengikut perlembagaan mesyuarat dan melaksanakan kecil. keputusan Pengerusi mesyuarat harus agung dan

jawatankuasa

mempengerusikan

mesyuarat pertubuhan. Merancang, melaksana dan menyelia aktiviti pertubuhan adalah tugasan seterusnya pengerusi. Beliau bertanggungjawab untuk menjalankan tugas sebagaimana ketetapan yang diperuntukan dalam perlembagaan. Selain itu, pengerusi yang dipilih berhak melantik setiausaha di kalangan ahli pertubuhan. Ini bermakna jawatan setiausaha tidak dipertandingkan.

2.6.2 Setiausaha

Antara tugasan yang perlu dijalankan oleh setiausaha adalah seperti bertanggungjawab dalam urusan surat menyurat dengan badan luar, pentadbir sekolah dan ahli pertubuhan. Beliau juga harus menyimpan pendaftaran keahlian dalam fail. Setiausaha juga menjalankan tugas seperti ketetapan yang diperuntukan dalam perlembagaan. Selain itu, setiausaha sentiasa bekerjasama dengan pengerusi bagi mengurus pertubuhan. Tugasan yang terutama dan selalu dijalankan oleh setiausaha adalah menjemput dan mengedar surat memanggil semua jenis mesyuarat dan mengambil atau mencatatkan minit mesyuarat semasa mesyuarat dijalankan.

2.6.3 Bendahari

Bendahari harus menjalankan tugas mengikut ketetapan yang diperuntukan dalam perlembagaan. Bendahari harus menyimpan dan menyiapkan penyata kira-kira dan sentiasa bersedia untuk menunjukan apabila ditanya oleh pihak berkuasa. Bendahari harus mengurus dan mentadbir pembelian dan kewangan dan bertanggungjawab atas segala pengurusan yang berkaitan dengan kewangan. Bendahari diberi kuasa untuk memungut dan menyimpan penyata keluar masuk wangdan memungut yuran dan menyimpan penyata pemugutan yuran. Tambahan pula, bendahari mesti menyimpan rekod dan stok harta pertubuhan. 5

2.6.4 Guru Penasihat

Guru penasihat akan memberipanduan, nasihat, bimbingan dan sebagainya kepada Jawatankuasa dalam aspek pentadbiran dan melaksanakan aktiviti. Guru penasihat bertanggujawab untuk melaksana dan menentukan polisi Kementerian Pendidikan, Pejabat Pendidikan Negeri dan Daerah, sekolah dijalankan dengan berkesan. Selain itu, guru penasihat harus menghadiri dan memberi nasihat dalam mesyuarat agung dan mesyuarat jawatankuasa. Guru penasihat harus berperanan aktif memberi tunjuk ajar dan latihan kepada ahli iaitu murid. Guru penasihat akan menjadi pengantara pentadbir sekolah dengan murid.

3.0 Surat Pekeliling Ikhtisas (SPI)

3.1 Pengenalan

Surat Pekeliling Ikhtisas merupakan suatu warta kerajaan yang dikeluaran oleh Kementerian Pelajaran Maalaysia yang diedarkan dari semasa ke semasa. Ia merupakan satu arahan dan garis panduan dalam melaksanakan suatu tugasan dan perkhidmatan. Selain itu,Surat Pekeliling Ikhtitas juga merupakan satu punca kuasa yang perlu dipatuhi oleh penjawat awam.

3.2 Tujuan Surat Pekeliling Ikhtisas Diwartakan

Tujuan Surat Pekeliling Ikhtitas diwartakan adalah untuk menjadi satu peringatan dan tindak awal atau langkah keselamatan. Di samping itu, ia menjadi satu langkah kawalan dan pencegahan bagi tujuan penjimatan dan salah guna. Ia juga merupakan satu arahan dan garis panduan dalam melaksanakan suatu tugasan dan perkhidmatan. Akhir sekali, sebagai satu peraturan dan perlindungan. Sasaran Surat Pekeliling Ikhtitas adalah Pelajar,Guru ,Pentadbir,ibu bapa dan agensi luar (NGO & GO).

4.0 Surat Panggilan Mesyuarat

4.1 Pengenalan

Dalam kehidupan manusia sehari-hari, seseorang individu itu tidak boleh hidup sendirian. Ia terpaksa mencari kawan kerana manusia tidak dijadikan untuk hidup sendirian. Apabila terdapat seorang rakan, setiap kerja yang dilaksanakan biasanya akan dikongsi bersama. Individu pertama akan bertanya pendapat individu kedua apabila ia hendak melaksanakan sesuatu. Begitu juga sebaliknya. Tanpa merujuk kepada orang lain untuk mendapatkan pandangan kedua, seseorang itu akan digelar sebagai kera sumbang yang tidak tahu berkawan. Apabila jumlah manusia bertambah, dengan menggunakan satu bahasa yang difahami oleh kumpulan mereka, mereka mula mengadakan permuafakatan dalam menjalankan tugas-tugas masing-masing. Dari situ, lahirlah struktur pentadbiran dalam masyarakat.

4.2 Jenis-jenis Mesyuarat

Terdapat lima jenis mesyuarat, dan kelima-lima mesyuarat tersebut ada disenaraikan di bawah.

Mesyuarat Agung Tahunan Mesyuarat Agung Tergempar / Luar Biasa

Mesyuarat JK Adhoc / Sementara Jenis-Jenis Mesyuarat

Mesyuarat JK Kecil

Mesyuarat JK Kerja / Induk

Rajah 2 : Jenis-jenis Mesyuarat

4.2.1 Mesyuarat Agung Tahunan

Mesyuarat Agung Tahunan ialah mesyuarat utama dalam siri mesyuarat sesebuah pertubuhan/persatuan/perkumpulan kerana ia melibatkan semua anggota yang berdaftar. Mesyuarat ini perlu diadakan mengikut peruntukan undang-undang negara di bawah akta Pendaftar Pertubuhan bagi semua persatuan/pertubuhan/perkumpulan yang diwujudkan di luar sekolah. Namun begitu persatuan di sekolah/institut pengajian tinggi juga perlu mengadakan mesyuarat agung tahunan yang akan dihadiri oleh semua ahli.

Melalui mesyuarat agung ini, setiap anggota berpeluang berbincang secara menyeluruh segala usul dan cadangan yang dikemukan. Mengikut undangundang tubuh, notis bagi mesyuarat agung hendaklah disampaikan kepada semua ahli dalam masa 14 hari sebelum mesyuarat diadakan. Kuorom mesyuarat ditentukan oleh setiap persatuan, biasanya 1/3 atau daripada ahli mesti hadir untuk membolehkan mesyuarat agung dilaksanakan.

4.2.2 Mesyuarat Agung Tergempar/Luar Biasa

Mesyuarat Agung Tergempar/Luar Biasa, seperti namanya, diadakan secara tergempar apabila sesuatu isu timbul dan tidak dapat dilaksanakan atau diselesaikan di peringkat jawatankuasa. Agenda yang dibincangkan biasanya hanyalah yang ditentukan atas cadangan ahli atau mengikut peraturan tertentu. Mesyuarat ini kadang-kadang dikenali sebagai Mesyuarat Agung Khas.

4.2.3 Mesyuarat Jawatankuasa Kerja / Induk

Dalam perjalanan sesebuah pertubuhan, mesyuarat Jawatankuasa Kerja amat penting sebagai nadi persatuan atau pertubuhan kerana melalui mesyuarat inilah segala perancangan dan strategi pelaksanaan setiap projek dibahaskan, diperinci untuk dilaksanakan. Melalui mesyuarat inilah

Jawatankuasa Kecil yang bersesuaian dengan corak projek ditubuhkan.

Agenda ditentukan oleh pengerusi yang dilantik melalui perbincangan dengan semua ahli jawatankuasa lain. Kekerapan mesyuarat ini amat bergantung kepada keperluan. Lagi banyak projek yang hendak dilaksanakan, lagi kerap 8

jawatankuasa ini bersidang. Lagi banyak kebuntuan dan kekangan atau masalah, kerap jugalah jawatankuasa ini memerah otak. Notis untuk mesyuarat ini disampaikan oleh setiausaha, biasanya satu minggu daripada tarikh mesyuarat. Kuorom mesyuarat biasanya 1/3 daripada jumlah semua ahli jawatankuasa.

4.2.4 Mesyuarat Jawatankuasa Kecil

Mesyuarat Jawatankuasa Kecil ialah mesyuarat yang paling bawah. Jawatankuasa ini sudah diberikan satu atau dua tugas tertentu untuk dilaksanakan, misalnya Jawatankuasa Makanan, Jawatankuasa Persiapan, Jawatankuasa Buku Cenderamata, Jawatankuasa Penjurucaraan,

Jawatankuasa Sambutan dan sebagainya.

Ahli Jawatankuasa ini mungkin terdiri daripada lima atau enam orang sahaja. Angka sebenarnya tidaklah tetap kerana jumlah ahlinya bergantung kepada kecil besarnya projek yang hendak dilaksanakan dan juga banyak sedikitnya tugas yang hendak dilaksanakan. Agendanya hanyalah berbincang cara hendak melaksanakan tugas yang diberikan kepada jawatankuasa tersebut termasuk jumlah kewangan yang diperlukan untuk dibentangkan dalam Jawatankuasa Kerja yang akan dilaksanakan dalam tempoh masa terdekat. Dalam Jawatankuasa Kecil, semua orang akan menjalankan tugas walaupun di kalangan anggota terdapat pengerusi dan setiausaha yang bertugas menyelaraskan Jawatankuasa berkenaan.

4.2.5 Mesyuarat Jawatankuasa Adhoc / Sementara

Mesyuarat Jawatankuasa Adhoc, sebagaimana namanya dikendalikan secara tidak berjadual. Biasanya mesyuarat ini dilaksanakan di awal penubuhan sesuatu persatuan, yakni sebelum tertubuhnya jawatankuasa tetap yang akan mengendalikan perjalanan persatuan seperti

mendaftarkannya dan sebagainya. Mesyuarat dikatakan secara adhoc juga apabila sekumpulan pelajar dikerahkan untuk melaksanakan sesuatu projek, sama ada penting atau tidak dalam jangka waktu yang amat singkat. Mesyuarat ini bertujuan melantik Jawatankuasa Kecil untuk mengendalikan tugas-tugas yang juga dibincangkan dalam mesyuarat berkenaan.

4.3 Agenda Tetap Dalam

Agenda tetap yang biasa bagi mesyuarat agung ialah: a. b. c. d. e. f. g. Aluan pengerusi. Membentangkan dan Mengesahkan Minit Mesyuarat Agung lalu. Membentangkan dan meluluskan Penyata Kewangan. Memilih dan melantik Ahli Jawatankuasa baru. Membincangkan usul dan cadangan. Ucapan penangguhan. Hal-hal lain.

5.0 Sistem Fail

5.1 Pengenalan

Sistem fail ialah suatu proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir pada titik yang sama. Proses mengklasifikasi, menyusun menyimpan dan menyelenggara failfail bagi memudahkan pengurusannya apabila di perlukan.

5.2 Ciri-ciri Sistem Fail Sesuatu dokumen itu mudah dicari dan diperoleh dengan cepat apabila diperlukan. Sistem fail yang digunakan tidak kompleks atau mudah dikendalikan. Ia mudah difahami dan tidak mengelirukan. Sistem yang digunakan perlu sesuai dengan keperluan organisasi. Contohnya sesebuah organisasi memerlukan sistem fail pusat dan sebaliknya. Sistem fail tersebut boleh diubahsuai jika perlu mengikut kehendak dan keadaan organisasi. Pengubahsuaian berkenaan bermaksud membesar dan mengecilkan sistem fail. Sistem fail berkenaan perlu melibatkan kos dan ruang yang seminimum mungkin. Dokumen yang difailkan perlu mendapat perlindungan keselamatan daripada kebakaran, kekotoran, bencana alam dan kebocoran rahsia organisasi.

10

5.3 Pengelasan Fail

5.3.1 Definisi Pengelasan

Pengumpulan dan penyusunan dokumen atau fail yang berkaitan di bawah tajuk yang merangkumi semuanya. Pengelasan perkara kumpulan perkara (subjek) yang berkaitan

5.3.2 Jenis Pengelasan Fail

5.3.2.1 Fail Am - Fail berwarna putih Kerja-kerja persuratan yang melibatkan tindakan perkara-perkara persuratan am hendaklah menggunakan fail am.

5.3.2.2 Fail Sulit - Fail berwarna hijau Khas digunakan untuk tindakan perkara-perkara yang tidak

merbahaya keadaan jika maklumat yang disimpan itu bocor.

5.3.2.3 Fail Rahsia - Fail berwarna merah Khas digunakan untuk tindakan surat-surat serta tindakan sulit pengurus, pegawai kanan yang terlibat dengan polisi.

5.4 Pengkelasan Perkara dan Pengkodan

I.

Setiap fail hendaklah diberi tajuk fail yang membayangkan kandungan fail tersebut.

II.

Tajuk fail diberi berdasarkan pengkelasan perkara yang berasaskan fungsi dan aktiviti jabatan dan agensi berkenaan.

III.

Setiap perkara diberi pengekodan nombor yang mana akan menjadi nombor rujukan fail.

IV.

Jabatan dan agensi boleh mendapat khidmat nasihat kepakaran daripada Jabatan Arkib Negara bagi penyediaan Pengkelasan Perkara dan Pengkodan.

11

5.5 Prosedur Pengurusan Fail

5.5.1 Pembukaan Fail

Tajuk dan nombor rujukan fail serta tarikh pembukaan fail perlu dicatatkan si atas kulit fail. Fail yang dibuka ini hendaklah didaftarkan dalam daftar fail jabatan. Setiap fail mestilah mengandungi kertas minit dan kandungan surat dan dokumen lampiran yang disusun seturut mengikut tarikh transaksi. Setiap kandunagn diberi nombor lampiran dan direkodkan di atas kertas minit menggunakan dakwat merah bagi surat dan dokumen lampiran yang diterima dan dakwat biru atau hitam bagi surat yang keluar. Surat rasmi yang didaftar atas kertas minit tidak boleh dikeluarkan daripada kandungan fail, kecuali lampiran yang ketebalannya melebih 4 sentimeter atau memerlukan pemeliharaan yang berbeza seperti peta, pelan dan lukisan. Lampiran yang dikeluarkan ini hendaklah dicatatkan dengan nombor kod fail dan nombor lampiran fail berkenaan, serta disimpan di bilik fail. Untuk memudahkan pengesanan semula dokumen, slippengganti

dokumen ini hendaklah dikandungkan di dalam fail yang mana tercatat maklumat tempat simpanan dokumen tersebut.

5.5.2 Penutupan Fail

1. Fail Aktif Mencapai ketebalan 4 sm/100 lampiran (mana2 yang terdahulu) Palangkan fail dengan dakwat merah. Dicatat DITUTUP PADA.JILID 2 DIBUKA dengan dakwat biru atau hitam. Buka kulit fail baru dan beri nombor kod yang sama dan tambah Jilid 2 (Jld.2) pada penghujung kod. Fail baru direkodkan dalam indeks atau buku daftar fail. Fail jilid baru hendaklah diikat bersama fail jilid sebelumnya sehingga tidak diperlukan (tidak lebih 3 bulan).

12

2. Fail Tidak Aktif Tidak digunakan lebih 5 tahun.

5.5.3 Penyimpanan dan Pergerakan Fail

i. Fail terbuka perlu disimpan di bilik rekod dengan menggunakan rak yang sesuai. Ia hendaklah disusun mengikut nombor rujukkan fail. Setiap rak hendaklah dilabelkan bagi memudahkan pengesanan fail. ii. Fail terperingkat pula hendaklah disimpan dalam kabinet berkunci yang berpalang, rak bergerak yang berkunci atau bilik kebal sesuai dengan Arahan Keselamatan. iii. Pergerakkan fail hendaklah direkodkan bagi memudahkan pengawalan dan pengesanan fail.

5.5.4 Sistem Pengurusan Dokumen Dan Rekod Elektronik

i.

Jabatan dan agensi digalakkan membangunkan aplikasi ICT bagi menguruskan maklumat dan rekod di jabatan masing-masing.

ii. iii.

Pembangunan Sistem Aplikasi Berkomputer Jabatan dan agensi hendaklah mendapatkan nasihat Jabatan Arkib Negara semasa membangunkan sistem aplikasi berkomputer rekod elektronik yang diwujudkan diselenggara dan dilupus mengikut piawaian kearkiban.

5.5.5 Pelupusan Fail

Fail-fail tidak boleh dilupuskan tanpa kebenaran Pengarah Arkib Negara Malaysia. Tatacara melupuskan fail hendaklah mematuhi dan merujuk mengikut Akta Arkib Negara 2003 mengenai Jadual Pelupusan, Pemindahan, Pemeliharaan dan Penyeragaman Borang Lupus.

13

6.0 Rujukan

Tam Yeow Kwai (2010), Pengurusan ko kurikulum, Kuala Lumpur. Percetakan Sentosa (K.L) Sdn. Bhd.

Mok Soon Sang (2009), Pengurusan Kokurikulum Dan Pendidikan Sukan,Puchong. Penerbitan Multimedia Sdn. Bhd.

Mok Soon Sang (2011), Pengurusan Kokurikulum. Penerbitan Multimedia Sdn. Bhd. GKP KOKO. Pengurusan Kokurikulum. Dipetik daripada laman web

http://pengurusankokurikulum.blogspot.com/ Wikipedia. Sistem Pengurusan Kokurikulum. Dipetik daripada laman web

http://ms.wikipedia.org/wiki/Sistem_Pengurusan_Kokurikulum

14