Unidad Regional de Asistencia Tcnica - RUTA

Programa de Apoyo a la Implementacin de Proyectos Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

Planificacin operativa

2003

Series de Publicaciones RUTA

338.9 L589p Planificacin operativa / Len, Jorge, Meza, Ronald, Morales Carmen E. --San Jos, C.R.: Unidad Regional de Asistencia Tcnica, 2003. 62 p.:il.; 28 cm. --(Series de Publicaciones RUTA: Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos. Fascculo 7) ISBN: 9968-866-21-0 1. PLANIFICACIN OPERATIVA. 2. PRESUPUESTACION. 3. POA

Agradecemos a todas las personas, tcnicos de los proyectos, consultores y personal de RUTA que colaboraron en la preparacin de este documento Autores Ronald Meza. RUTA Carmen Eugenia Morales. RUTA Jorge Len. RUTA Colaboraron en la revisin Alejandro Vsquez. PRODERCO. Honduras Marvin Chaverri. PRODAPEN. Costa Rica Gloria Chicas de Mrquez. ICAP. Costa Rica Eduardo Zamora. Nicaragua Mara del Roco Daz. Costa Rica Carmen Eugenia Morales. RUTA Ronald Meza. RUTA Linda Bez. RUTA Control de edicin Carmen Eugenia Morales. RUTA Mayela Rodrguez. RUTA Roxana Romero. RUTA Diseo y diagramacin Oscar Cuevas

Indice

Indice
Siglas___ Presentacin___ Conceptos bsicos___ Objetivos y productos___ Requisitos___ Principios centrales.__ Participantes y responsabilidades___ Mtodo de trabajo___ Perodo para realizar las actividades___ Anexo:___ ii 1 3 5 6 8 9 11 24 29

Instrumentos de apoyo a la planificacin operativa. ... ....22

Siglas
DRP FIDA FODA IC IEEA ML Diagnstico Rural Participativo Fondo Internacional de Desarrollo Agrcola Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas Institucin Cooperante Informe de Evaluacin Ex - Ante Marco Lgico Plan Operativo Anual Planificacin, Seguimiento y Evaluacin Unidad Regional de Asistencia Tcnica Trminos de Referencia Unidad de Proyecto Unidad de Planificacin, Seguimiento y Evaluacin

ii

POA PS&E RUTA TDR

Siglas

UP UPSE

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

Presentacin

Presentacin
La organizacin para la ejecucin de proyectos de desarrollo rural requiere de un marco orientador en aspectos tcnicos, administrativos y financieros, que conduzca a un buen arranque y consolidacin de las acciones del proyecto. Los ejecutores de los proyectos demandan informacin sobre conceptos bsicos, principios para cada accin importante de la organizacin de proyectos, instrumentos tiles y experiencias relevantes de ejecucin, que puedan aplicarse para facilitar y mejorar las intervenciones en el rea de influencia y la poblacin objetivo. Para tal fin, la Unidad Regional de Asistencia Tcnica (RUTA) ha preparado la Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos, que consta de un conjunto de documentos, que pueden ser utilizados en forma individual o en su totalidad, para apoyar actividades desde las fases iniciales de la ejecucin del proyecto. La Serie consta de un documento de consideraciones generales, diferentes fascculos1 preparados en funcin del orden lgico requerido para ejecutar un proyecto y un glosario de trminos para uniformar los conceptos empleados en la ejecucin de proyectos. Los fascculos son complementarios entre s, contienen un formato comn que comprende conceptos bsicos, objetivos, resultados, principios, responsables, secuencia de acciones, perodo para realizar las actividades y finalmente, un mtodo de trabajo propuesto con sus respectivas etapas, actividades e instrumentos.

Propsito del fascculo

El propsito del fascculo es brindar lineamientos orientadores para la preparacin, ejecucin, seguimiento y evaluacin de las acciones de planificacin operativa del proyecto. En el fascculo se presenta un mtodo de trabajo que comprende diferentes etapas sucesivas y complementarias, que se sugieren seguir para lograr un proceso ordenado de planificacin operativa que lleve a un uso racional y ptimo de los recursos del proyecto.

1 El detalle de los documentos que forman parte de la Serie Organizacin para la Planificacin operativa
Ejecucin de Proyectos se muestra en la contraportada de este documento.

Este documento considera la preparacin de: i) el Plan Operativo Anual (POA) al inicio del proyecto, que por lo general, sirve para definir las acciones y el presupuesto necesario para el arranque del proyecto, antes del inicio de las actividades de apoyo a la poblacin meta y ii) el POA para los aos subsiguientes del proyecto, cuando se tiene ya la UP debidamente establecida y se estn prestando servicios a los usuarios (as).

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

Conceptos bsicos

Conceptos bsicos
La planificacin operativa es el proceso ordenado que permite seleccionar, organizar y presentar en forma integrada los objetivos, metas actividades y recursos asignados a los componentes del proyecto, durante un perodo determinado. Los objetivos, estrategias, resultados esperados, indicadores y recursos necesarios de la planificacin operativa son de corto plazo, generalmente un ao, y se derivan de la planificacin estratgica donde se formulan el Plan Global de Inversiones, el marco lgico y la estrategia de ejecucin; as como de la identificacin de demandas con los usuarios (as) del proyecto. El Plan Operativo Anual (POA) es el principal instrumento utilizado en la planificacin para presentar de manera agregada la informacin que se genera de la planificacin operativa de un proyecto, con periodicidad de un ao o menos. Las actividades programadas y los recursos se pueden dividir por trimestres o semestres para facilitar la ejecucin y el seguimiento a las mismas. Se da por supuesto que el POA es el instrumento donde se detalla el presupuesto correspondiente al ao en curso, segn las distintas categoras de gasto y fuentes de financiamiento, se formula en estrecha coordinacin con la planificacin de las actividades. En proyectos diseados para responder a la demanda de usuarios (as), las actividades y metas del POA sern para reponder a esas demandas formuladas por los usuarios (as), segn la metodologa de intervencin definida y este contendr informacin sobre los recursos requeridos y acciones necesarias a realizar para alcanzar los objetivos. Por esta razn, la participacin activa de los usuarios (as) y otros actores vinculados a la ejecucin del proyecto es determinante.

Planificacin operativa

La planificacin estratgica es un aspecto central del proceso de la organizacin de la ejecucin del proyecto. Permite definir las orientaciones bsicas de trabajo de todas las entidades participantes de la ejecucin. Resultado de su aplicacin se establecen principios, valores y procesos que deben cumplir los participantes en un proyecto, para alcanzar los objetivos y resultados planeados. En este sentido, la estrategia resultante es el elemento normativo de todo el proyecto. El Plan Global de Inversiones es un instrumento de planificacin a largo plazo. Su anlisis permite conocer la racionalidad de los objetivos en funcin de los recursos disponibles; tambin permite conocer y ajustar la distribucin de recursos en el tiempo, el peso de cada una de las categoras de gasto y su vnculo con los objetivos del proyecto. Es un instrumento bsico para realizar el seguimiento financiero del proyecto.

El marco lgico es un instrumento metodolgico que se emplea principalmente en las etapas de diseo y evaluacin del proyecto y que permite la elaboracin de manera coherente y articulada de los componentes centrales de la propuesta de proyecto.

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Objetivos y productos

Objetivos y productos
La planificacin operativa sirve de gua principal para la gerencia del proyecto en la conduccin de actividades, uso y asignacin de recursos en un periodo determinado. La planificacin operativa establece qu iniciativas y cambios el proyecto quiere obtener, con quines y por qu. Provee elementos para la definicin de: (i) mtodos de intervencin para la prestacin de servicios en forma diferenciada, segn las demandas y tipologa de usuarios (as), respetando principios de equidad de gnero; (ii) mecanismos para incorporar otros actores en la ejecucin del proyecto (iii) mecanismos para el fortalecimiento de la capacidad gerencial y administrativa del personal de la Unidad del Proyecto (UP), as como de las organizaciones de usuarios (as) y de las entidades prestadoras de servicios.

Los principales productos de la planificacin operativa son:

El Plan, que para perodos comprendidos en un ao calendario, se conoce como Plan Operativo Anual (POA). Comprende los objetivos, metas, estrategias de ejecucin y actividades para el ao correspondiente de ejecucin. En este POA adems, se especifican para cada actividad, las entidades responsables de la ejecucin, los recursos que se van a asignar y los indicadores que se utilizarn para medir el cumplimiento de las actividades. Para aos subsiguientes al ao inicial, el presupuesto anual estimado que requiere la institucin ejecutora con mucha antelacin al inicio del ao correspondiente, donde se establecen las necesidades de los usuarios (as), basados en la experiencia en la ejecucin de actividades. Esas demandas de recursos se cotejan con la disponibilidad real, para fijar los fondos efectivos. Indicadores para el sistema de seguimiento y evaluacin del proyecto Las actualizaciones del manual de operaciones del proyecto, el marco lgico y el Plan Global de Inversiones.

Planificacin operativa

Requisitos
Para la planificacin operativa inicial del proyecto (ao 0) y de los aos siguientes se deben reunir las siguientes condiciones: La Unidad del Proyecto (UP) se ha constituido con al menos el Director, encargados de componentes y un encargado de planificacin y seguimiento y el administrador. La induccin interna se ha completado. El personal de la UP conoce los objetivos, formas de intervencin del proyecto, las caractersticas de la poblacin objetivo y de la zona de influencia. Se ha realizado la planificacin estratgica y se dispone de los productos generados de la misma: estrategias de ejecucin, marco lgico, caracterizacin de la poblacin objetivo y plan global de inversiones, como base y marco de referencia. La relacin con las diferentes instancias externas vinculadas con la preparacin y ejecucin del POA (Ministerio de Finanzas, entidad ejecutora, financiadores, institucin cooperante y administradora) se ha establecido.

Requisitos

El proyecto ha definido las funciones de la instancia o encargado de planificacin, seguimiento y evaluacin del proyecto (PSE), que est incorporado dentro de la estructura formal de la UP. El personal de la UP cuenta con capacidades demostradas y experiencia para conducir el proceso de planificacin. Se tienen a disposicin los recursos necesarios para la operacin del primer ao o parte de este, que corresponde al ao fiscal de inicio estimados, con base en la experiencia del personal de la UP y la informacin de los documentos del proyecto. La relacin de pari-passu entre fondos nacionales y externos se refleja en el presupuesto anual, por programa ejecutor y por rubro de la contabilidad gubernamental.

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En la prctica, es posible que no todos los requisitos se cumplan. En ciertos casos, el presupuesto del POA inicial podr ser preparado sin la presencia del equipo de la UP, si este no se ha conformado en el momento en que el presupuesto del proyecto fue requerido por las autoridades del Ministerio de Hacienda, para su inclusin en el presupuesto nacional. En estos casos las estimaciones de asignacin de fondos pueden diferir de la capacidad de ejecucin del primer ao de manera significativa.

Planificacin operativa

Principios centrales
La planificacin operativa se basa en los siguientes principios:

Principio

Descripcin
Se involucra activamente a diferentes actores, como comunidades y organizaciones de pequeos (as) productores (as), prestadoras de servicios, etc.), para identificacin de demandas y toma de decisiones. La planificacin operativa responde a las demandas identificadas por los usuarios (as) en procesos previos de identificacin y anlisis de necesidades.

Participativo

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Basada en las demandas

Principios centrales

Integra plan - presupuesto

Armoniza las actividades programadas, buscando la eficiencia en la asignacin de los recursos.

Dinmica

Actualiza las actividades del POA, velando porque la planificacin operativa se ajuste a los diferentes cambios del contexto, demandas, presupuesto, etc.

Basada en resultados

Parte del seguimiento y evaluacin de los resultados del perodo anterior para proponer las actividades del ao siguiente.

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Participantes y responsabilidades

Participantes y responsabilidades
Los participantes durante el proceso de planificacin operativa son: Participante Responsabilidades
Es responsable del buen desarrollo de todo el proceso en coordinacin con el encargado (a) de planificacin y seguimiento y el administrador (a). Gestiona la aprobacin del POA ante los Comits del proyecto. Presenta el POA para el visto bueno de la Institucin Financiera. Conduce el proceso de preparacin del POA. Prepara y distribuye lineamientos para elaborar el anteproyecto, tomando en cuenta la estrategia del proyecto y orientaciones de entes contralores y ejecutor. Revisa en conjunto con los participantes las demandas de acuerdo con los alcances del proyecto. Negocia con organismos coejecutores para determinar capacidad de ofertar servicios y recursos necesarios. Devuelve informacin y negocia con las comunidades las actividades a ejecutar en el ao. Elabora el anteproyecto del POA. Participa a otros involucrados (usuarios (as) y las prestadoras de servicios), IC, Organismo Ejecutor. Da seguimiento al trmite y aprobacin del plan y revisa peridicamente el POA para ajustarlo a los niveles de recursos aprobados y a las demandas cambiantes de los usuarios (as).

Director (a)

Encargado (a) de planificacin y seguimiento

Encargados (as) de los componentes del proyecto

Apoyan en la identificacin de las demandas de usuarios (as), las revisan y compatibilizan segn la capacidad de oferta de servicios estimada y recursos asignados. Elaboran las propuestas iniciales para cada resultado y componente del proyecto a incluir en el POA. Revisan peridicamente el POA para ajustarlo a los niveles de recursos aprobados y a los cambios en las demandas de los usuarios (as).

Planificacin operativa

Participante

Responsabilidades
Identifican y priorizan las demandas, negocian con la UP recursos para financiar la contratacin de servicios. Dan seguimiento a los ejecucin del POA y participan en actividades de evaluacin. Reciben propuestas del proyecto y de los usuarios (as) para atender demandas, formulan ofertas y ejecutan acciones segn lo establecido en los contratos de servicios. Dan seguimiento a los resultados y participan en actividades de evaluacin. Participan en la elaboracin del POA. Aprueban el POA y dan seguimiento a la ejecucin. Emite lineamientos para preparar el POA institucional del prximo ao. Aprueba y da seguimiento a la ejecucin del Plan Presupuesto. Da recomendaciones al proceso de formulacin y ejecucin. Da recomendaciones al proceso de formulacin y ejecucin. Da seguimiento al proceso realizado, garantizando que se cumplan los procedimientos de los organismos financieros. Supervisa la ejecucin. Participa en la evaluacin de los resultados. Emiten lineamientos sobre los topes presupuestarios por Organismo Ejecutor, modalidades de presentacin del POA y de los presupuestos por programa.

Usuarios (as)

Entidades prestadores de servicios

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Comits directivos

Institucin ejecutora de gobierno

Institucin financiera

Institucin cooperante

Ministerios de Finanzas, Planificacin y Organismo Contralor Nacional

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Mtodo de trabajo

Mtodo de trabajo
El mtodo de trabajo propuesto est basado en experiencias relevantes e instrumentos desarrollados directamente por los proyectos y por RUTA como parte de las actividades de asistencia tcnica. El mtodo y los instrumentos han sido adaptados, a fin de que puedan servir de referencia a cualquier proyecto que est por iniciar operaciones o que estando en ejecucin desee realizar un ejercicio de esta naturaleza. El mtodo de trabajo recomendado para realizar la planificacin operativa consta de cinco etapas que comprenden: la organizacin del proceso, la preparacin y aprobacin del Plan - Presupuesto, la ejecucin y el seguimiento y la evaluacin. Existen dos acciones previas que el proyecto tuvo que realizar antes de implementar este mtodo o cualquier otro y, son: la induccin y la planificacin estratgica. Si estas no se han cumplido la UP tendr serias limitaciones para desarrollar y conducir la planificacin operativa adecuadamente. En la Figura 1, al final de esta seccin, se presentan las etapas y actividades del mtodo propuesto. Adems, en el Cuadro 1 se resumen las etapas y actividades recomendadas, haciendo referencia a los instrumentos, participantes, responsabilidad y productos generados en cada etapa.

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Planificacin operativa

Etapas de la planificacin estratgica

Etapa 1
Organizacin del proceso de planificacin operativa

Etapa 2

Preparacin del POA

Etapa 3

Aprobacin del POA

Etapa 4

Ejecucin y seguimiento del POA

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Etapa 5

Evaluacin del POA

Descripcin de las etapas y actividades

Etapa 1: Organizacin del proceso de planificacin operativa

La organizacin del proceso de planificacin operativa consiste en la definicin de las diferentes actividades a realizar para dar cumplimiento al ciclo de plan - presupuesto (formulacin, aprobacin, ejecucin, seguimiento y evaluacin). Las actividades del plan - presupuesto son organizadas en un programa de trabajo, que se recomienda sea para dos aos (considerando al menos

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dos ciclos plan -presupuesto), de modo que los encargados (as) del POA en el proyecto puedan organizar las acciones de un POA en ejecucin con la preparacin del POA para el perodo siguiente. Es decir, la UP se encontrar en perodos donde estar formulando un nuevo plan sin haber terminado la ejecucin del plan del perodo vigente. La organizacin del proceso de planificacin operativa, es responsabilidad del director (a) y del encargado (a) de PS&E, con el apoyo del administrador (a) del proyecto, quien determinar los recursos disponibles y consolidar el presupuesto para la ejecucin de las diferentes actividades que se propongan realizar.

Actividades a realizar
1. Preparacin del cronograma de trabajo Consiste en definir las actividades a realizar, el momento en que se realizarn, los participantes y recursos necesarios para la planificacin operativa. Como parte de este cronograma de trabajo se deber considerar el diseo o ajuste de los mecanismos e instrumentos de planificacin, para lo cual se debern contemplar ajustes al proceso de planificacin establecidos por el organismo ejecutor del proyecto, las autoridades nacionales de contralora y hacienda y los organismos de cooperacin financiera, administracin o institucin cooperante (en el caso de los proyectos FIDA). 2. Presentacin y discusin del programa de trabajo al equipo de la UP El cronograma de trabajo deber socializarse al resto del personal del proyecto, para que cada uno conozca sus responsabilidades y organice su tiempo y actividades para una mejor formulacin del POA. Este cronograma deber ser ajustado peridicamente.

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Instrumentos
Instrumento 2. Esquema para elaborar el cronograma de trabajo. Presenta un modelo para organizar la cronologa de las etapas bsicas del ciclo del POA, incluyendo el presupuesto. Toma en cuenta el POA en ejercicio y las actividades para la preparacin del POA del ao siguiente.

Planificacin operativa

Etapa 2: Preparacin del POA

Esta etapa comprende desde el momento en que la UP recibe las orientaciones para formular el POA, hasta que se enva para la revisin y aprobacin. La preparacin del POA vara si el proyecto est iniciando o se encuentra ya en su segundo ao de ejecucin o posterior. Si el proyecto se encuentra en su fase inicial, se prepara el POA para el primer ao, siguiendo los principios generales establecidos en el Plan Global de Inversin, y la informacin ms reciente sobre los recursos de que dispondr en su ejercicio inicial. A menudo este primer perodo de ejecucin corresponde slo a unos pocos meses del ao fiscal, debido a que en algunos casos el proyecto arranca cuando el ciclo de planificacin - presupuesto ya ha iniciado. Si el proyecto se encuentra en su segundo ao o posterior, el anteproyecto del POA se prepara basndose en: i) una revisin y evaluacin de las actividades iniciales, ii) en el presupuesto del POA en curso que fue aprobado en el ciclo presupuestario del ao anterior, iii) en la demandas y resultados de la metodologa de intervencin. La finalidad de esta tarea es definir las actividades y metas para el ao siguiente y asegurar la disponibilidad de recursos. Este ejercicio se basa en informacin muy general sobre las capacidades de ejecucin del proyecto, situacin que probablemente cambiar conforme avanza la ejecucin. Esto debe llevar a actualizar el POA durante la ejecucin para asegurar que las metas y los recursos guarden relacin entre s. La preparacin del POA responde a dos ciclos distintos: El ciclo del presupuesto nacional comprende normas de carcter nacional, que imponen lmites de recursos y plazos para presentar y aprobar los presupuestos de las entidades pblicas y de los proyectos que ejecutan. Por su carcter nacional, no permite hacer excepciones y debe iniciarse con mucha antelacin al perodo en que se va a ejecutar. Por lo general, este ciclo inicia de 6 a 9 meses antes del comienzo del ao fiscal.

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El ciclo para la programacin de actividades del proyecto comprende la identificacin de la demanda de servicios por parte de los usuarios (as), que por lo general se realiza durante distintos momentos del ao. Algunas demandas corresponden a iniciativas que son identificadas a inicios del ao en curso, las cuales pueden incluirse para financiamiento en el ciclo siguiente; otras son demandas que surgen hacia fines del ao en curso, cuando el proyecto comienza a afinar con sus usuarios (as) las demandas potenciales para el ao prximo. En proyectos recientes o en fondos de inversin las demandas pueden surgir a lo largo de todo el ciclo, por lo que el POA debera ser un documento amplio, de referencia para responder a este tipo de demandas abiertas. Lo anterior hace necesario que los formuladores del plan operativo tengan muy presente, que se trabaja simultneamente con dos tipos de informacin y con distintos plazos, y que se debe hacer un esfuerzo por compatibilizar los dos ciclos, para que el plan sea un instrumento de orientacin til al proyecto.

Actividades a realizar

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1. Determinacin de los requisitos Estos requisitos comprenden: i) presentacin (forma y contenido) y ii) trmite y aprobacin, incluyendo plazos y fechas lmite fijados, tanto por los organismos financieros internacionales como por el gobierno. Se deber tratar de uniformar en el mayor grado posible, los esquemas de preparacin del POA, con el fin de generar los productos requeridos por los organismos internacionales y por el gobierno, en un mismo proceso. Para realizar esta actividad, se debe recurrir a directrices de gobierno, de entes contralores, la institucin ejecutora de gobierno, organismos financieros y la IC.

Planificacin operativa

2. Desarrollo de reuniones o talleres para la formulacin del POA Para la formulacion del POA el equipo de la UP debe realizar reuniones y talleres con la participacin de los usuarios (as) y las entidades prestadoras de servicios. Estos talleres ayudan a dimensionar las metas y actividades del ao. 3. Desarrollo de reuniones o talleres de trabajo para la formulacin del presupuesto, en concordancia con el POA formulado Una estimacin preliminar del presupuesto se realiza en los talleres de formulacin del POA, no obstante, se requiere afinar el presupuesto posteriormente. El presupuesto es de tipo indicativo, principalmente en los proyectos que responden a demandas de usuarios (as) formuladas durante el ao fiscal correspondiente. Los resultados presupuestarios de cada ao sirven para definir los presupuestos posteriores. 4. Integracin del POA - presupuesto El equipo de la UP bajo la coordinacin del encargado (a) de PS&E elaboran un anteproyecto de POA, a ser presentado a las autoridades correspondientes, que incluye el presupuesto.

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Productos
Los dos productos principales de esta etapa son el anteproyecto del POA y del presupuesto.

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Instrumentos
Los productos resultantes de la planificacin estratgica (marco lgico, plan global de inversiones, estrategia de ejecucin), as como el manual operativo son de uso obligatorio en esta etapa. Instrumento 1. Documentos bsicos y de referencia del proyecto. Lista un conjunto de documentos que deben estar a disposicin de todo el personal de la UP. Instrumento 2. Esquema para elaborar el cronograma de trabajo. Presenta un modelo para organizar la cronologa de las etapas bsicas del ciclo del POA, incluyendo el presupuesto. Toma en cuenta el POA en ejercicio y las actividades para la preparacin del POA del ao siguiente. Instrumento 3. Propuesta de contenido del POA. Contiene una lista de temas a incluir en el documento del plan operativo, incluyendo la evaluacin del POA del ao anterior, los lineamientos estratgicos y operativos para el ao correspondiente, el desglose para cada programa, objetivo o componente de las actividades, metas, recursos y responsables, el plan presupuestario, los mecanismos para el seguimiento y evaluacin del POA, as como los instrumentos de difusin del mismo. Instrumento 4. Taller de preparacin del POA. Comprende una serie de acciones para realizar la adecuada formulacin del POA, que van desde la evaluacin de las actividades del perodo en curso, anlisis FODA, definicin de estrategias operativas, anlisis de demandas y definicin del presupuesto preliminar.

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Planificacin operativa

Etapa 3: Aprobacin del POA

Consiste en la presentacin, revisin, anlisis y aprobacin del POA, incluido el plan presupuestario, por las diferentes instancias internas y externas del proyecto.

Actividades a realizar
1. Remisin y trmite del POA - presupuesto Es responsabilidad del Director (a), con apoyo del encargado (a) de PS&E y el administrador (a) enviar el POA a las diferentes instancias de revisin y aprobacin. Una constancia de las fechas de entrega y copias del POA distribuidas deber ser llevada por el proyecto. 2. Seguimiento en los diferentes niveles donde se encuentre el POA Presupuesto La institucin ejecutora enva el POA a la Institucin Cooperante, quien lo revisa, aprueba y remite a los organismos financieros. La institucin ejecutora revisa y consolida un presupuesto por programas de gasto y fuentes de financiamiento. Los ministerios de finanzas y de planificacin y el organismo contralor nacional revisan y consolidan los presupuestos del Ejecutivo e instituciones autnomas. El Ministerio de Finanzas elabora el anteproyecto de ley de presupuesto, donde se incluye el presupuesto del proyecto. El Congreso revisa y ajusta el anteproyecto y dicta una Ley de Presupuesto, que debe revisarse por el proyecto para ajustar el POA - presupuesto. 3. Realizacin de ajustes o aclaraciones al POA - presupuesto Segn sea solicitado por la institucin ejecutora, las instituciones contraloras o de hacienda de gobierno, la IC y las instituciones financieras.

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Productos esperados
Los productos de esta etapa son: i) entrega de la documentacin a los entes respectivos, ii) disposiciones finales de presupuesto a travs de la Ley de Presupuesto, iii) POA - presupuesto aprobado.

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Etapa 4: Ejecucin y seguimiento del POA

Consiste en la ejecucin de las actividades aprobadas con los recursos asignados, las cuales son realizadas por medio de la contratacin de entidades prestadoras de servicios y algunas acciones a travs de la ejecucin directa del proyecto. Durante la ejecucin el proyecto deber realizar un seguimiento continuo de las actividades y los recursos, para verificar si se estn alcanzando los resultados esperados en forma eficiente y eficaz y plantear medidas correctivas, si es el caso. El seguimiento a la ejecucin del POA - presupuesto busca conocer como se estn realizando las actividades y tareas definidas y si estas estn cumpliendo con las metas diseadas en los plazos previstos y con los recursos asignados. Este es un proceso participativo, que sirve para ajustar el POA y el presupuesto del ao en curso y del ao siguiente. Para su realizacin es necesario que se hayan definido los indicadores de resultados y proceso correspondientes y se hayan formulado los diferentes instrumentos para la recoleccin y anlisis de la informacin. La etapa de ejecucin inicia con el principio del ao presupuestario, que por lo general, comienza en enero y concluye en diciembre. En los primeros meses del ao, la UP revisa el POA que elabor el ao anterior, procede a ajustarlo y a detallarlo para iniciar la ejecucin del ao. Si el presupuesto anual del organismo ejecutor es afectado por ajustes presupuestarios generales que dicta la Autoridad Financiera del Gobierno (Ministerio/Secretara de Hacienda/Finanzas); el organismo ejecutor ajusta y negocia los cambios al presupuesto. Posteriormente, esta indica a la UP la disponibilidad final de recursos (nacionales y externos) para que realice los cambios correspondientes; por lo anterior, la UP debe realizar revisiones al presupuesto cada vez que stos ocurran, as como modificar las actividades y metas programadas segn la nueva disponibilidad de recursos. Cuando se presentan modificaciones al presupuesto la UP debe realizar los ajustes proporcionales de los recursos externos y los recursos de contraparte nacional, segn la relacin establecida en el pari-passu. Los encargados de componentes de la UP coordinan, dan seguimiento y

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Planificacin operativa

evalan las actividades programadas del componente u objetivo respectivo, mediante la supervisin de los contratos de servicios y visitas tcnicas. Los usuarios (as) formulan planes de desarrollo de su organizacin o subproyectos y son los responsables de la ejecucin de estas actividades, dan seguimiento y evalan los servicios recibidos, a travs de los instrumentos de seguimiento contemplados en los contratos de servicios, como son cuadernos de la organizacin, informes de seguimiento, reuniones y talleres evaluativos. Los prestadores de servicios ejecutan las actividades programadas, dan seguimiento y participan en la evaluacin de los servicios, para lo cual usan como instrumentos los planes de desarrollo o subproyectos acordados con los usuarios (as), los contratos de servicios, con sus respectivos instrumentos de seguimiento como: hojas de registros, cuadernos del tcnico, reuniones y los talleres evaluativos.

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Actividades a realizar
Como parte de la ejecucin se debern realizar actividades como: 1. Contrataciones de bienes y servicios, firmas de convenios, asignacin de fondos para atender las actividades del POA. 2. Desembolsos y gestin de recursos para financiar el POA, los planes de trabajo por componente, unidad funcional u otra. El seguimiento conlleva realizar las siguientes actividades: 1. Anlisis de diferentes regulaciones que afectan la ejecucin normal del POA, como directrices de entidades gubernamentales y leyes especficas. 2. Anlisis de factores externos (supuestos y riesgos) que afecten la ejecucin del proyecto. 3. Revisin continua de los avances en las actividades, segn mecanismos de seguimiento con los que cuenta el proyecto. Por ejemplo: reuniones semanales o mensuales, visitas de campo, etc. 4. Preparacin de informes de ejecucin, misiones de supervisin, procesos de rendicin de cuentas, estudios y evaluaciones sobre temas especficos.
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5. Discusin de los resultados de la ejecucin del POA - presupuesto y divulgacin en forma peridica. 6. Replanteo de actividades, metas y estrategias, asignacin de recursos y presupuesto global. Durante la ejecucin y seguimiento, es necesario tomar en cuenta una serie de acciones relevantes, que son ejecutadas por otros actores responsables de participar en la ejecucin del proyecto. En este caso no se sealan como actividades en secuencia, pues no siguen un orden pre establecido. Los Ministerios de Finanzas, Planificacin y el Organismo Contralor Nacional; emiten, mediante circulares y directrices, ajustes principalmente presupuestarios y dan seguimiento a la ejecucin presupuestaria. En el caso de proyectos financiados por el FIDA, la institucin cooperante supervisa la ejecucin del POA, emite informes a los organismos financieros y a la UP y aprueba los contratos de servicios, segn reglamento. Para realizar estas actividades utiliza como instrumentos el POA, los informes, los contratos de servicios y las visitas de supervisin. La institucin ejecutora de gobierno vela por el cumplimiento de metas fsicas y financieras, mediante la revisin de los informes de seguimiento del proyecto y visitas tcnicas. El seguimiento de la ejecucin financiera, comparando esta con la ejecucin fsica de cada componente, constituye un instrumento administrativo de anlisis de la gestin sumamente til para la direccin y los coordinadores de los componentes. Una tarea bsica de la UP es establecer un sistema de seguimiento para realizar esta tarea. El seguimiento es responsabilidad de todos los actores involucrados con el proyecto. A la Unidad de planificacin, seguimiento y evaluacin (UPS&E) le corresponde el diseo del sistema de S&E, verificar su funcionamiento y presentar informacin a las instancias internas y externas sobre el nivel de ejecucin del POA del perodo correspondiente, estableciendo la relacin con los otros perodos y con las metas globales. Algunos ejemplos de la informacin a obtener y analizar por la UPSE se muestra a continuacin:

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Planificacin operativa

Informacin sobre el seguimiento a la ejecucin del POA, segn usuarios (as) Usuarios (as) Tipo de informacin
Avances del proyecto, considerando las metas y los objetivos definidos

Usuarios (as)

Cumplimiento de trminos de los convenios o contratos con organizaciones de base y con prestadores de servicios

Grado de consolidacin de las instituciones financieras locales (IFL)

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Prestadoras de servicios financieros

Avances del proyecto, considerando los objetivos definidos Cumplimiento de los trminos de los contratos

Prestadoras de servicios no financieros

Opinin de los usuarios (as) sobre los servicios prestados Avances del proyecto, considerando los objetivos definidos

Comits tcnicos, directivos, estratgicos

Avance del proyecto considerando los objetivos definidos y los indicadores establecidos para medir el logro de los mismos

Organismos financieros

Avance del proyecto considerando los objetivos definidos y los indicadores establecidos para medir el logro de los mismos

Institucin ejecutora

Avance del proyecto considerando los objetivos definidos y los indicadores establecidos para medir el logro de los mismos

Instituciones contraloras y presupuestarias

Avance fsico y financiero del proyecto

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Productos esperados

De esta etapa se obtienen resultados como: i) POA y presupuestos ajustados, ii) informes de seguimiento, iii) contratos de ejecucin de sub proyectos y prestacin de servicios y iv) convenios con organizaciones de usuarios (as).

Instrumentos

Instrumento 5. Revisin y ajustes del POA del nuevo ao. Da orientaciones para revisar y ajustar las actividades, metas e indicadores establecidos en el POA. Gua para el Seguimiento y Evaluacin. FIDA. 2002.

Etapa 5: Evaluacin del POA

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El proyecto debe contar, a ms tardar despus de un ao de funcionamiento, con un sistema de seguimiento y evaluacin operando. Este sistema contempla una serie de indicadores para el seguimiento y la evaluacin. En la formulacin del POA se identifican los indicadores de seguimiento y evaluacin de las actividades para el perodo programado especficamente. Estos indicadores sirven para medir el avance de la ejecucin de las actividades del POA y del cumplimiento de los objetivos del proyecto. En diferentes perodos de la ejecucin del POA un equipo conformado por miembros de la UP, representantes de los usuarios (as) y prestadores de servicios, debe realizar evaluaciones para valorar el cumplimiento de las metas y replantear las estrategias seguidas, si es el caso, como elementos para mejorar la planificacin en el ciclo siguiente.

Planificacin operativa

Perodo para realizar las actividades

La planificacin operativa se inicia desde la etapa de cumplimiento de condicionalidades, donde se formula un plan operativo inicial, que tiene como objetivo organizar actividades y asignar recursos para iniciar la ejecucin del proyecto. En este caso la planificacin operativa la realiza la Institucin ejecutora o el Director (a), si ha sido contratado (a). La planificacin operativa contina hasta la fase de terminacin del proyecto. La planificacin operativa est sujeta a una accin contnua durante el ao de preparacin, formulacin, aprobacin, ejecucin, seguimiento, evaluacin sobre la marcha, ajustes y nuevamente iniciar el ciclo con la preparacin del POA del ao siguiente. Adems, la planificacin operativa depende de los plazos y fechas lmite establecidas por el Gobierno y los organismos financieros en los convenios de financiamiento, y debe tomar en cuenta tambin las metas generales en el Plan Global de Inversiones. Por esta razn es que se recomienda elaborar y mantener un cronograma de trabajo de al menos dos aos (incluye ms de un ciclo presupuestario) en el que se definen las actividades a realizar para el diseo, aprobacin, ejecucin, seguimiento y evaluacin del POA. Es necesario vincular los perodos de elaboracin de presupuesto con el de programacin de actividades, que ocurren en forma desfasada para los proyectos, especialmente para aquellos diseados con un fuerte nfasis en otorgar servicios basados en la demanda de la poblacin objetivo.

24 Perodo para realizar las actividades

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

Preparacin del cronograma de trabajo

1.
Organizacin del proceso de planificacin operativa Presentacin y discusin del programa de trabajo a la UP

Programa de trabajo PAO-Presupuesto (ciclo bianual)

Determinar requisitos del pas y de los organismos financieros para formulacin y trmite del PAO-presupuesto (formato, fechas lmite, lmite presupuestario...)

2.
Preparacin del POA

Anteproyecto POA Presupuesto

Preparar talleres para formulacin del PAOPresupuesto

Remisin y trmite del POA a diferentes instancias

3.
Aprobacin del PAO-Presupuesto Seguimiento a revisin

Registros de entrega de documentos Disposiciones para modificar presupuesto POA - presupuesto aprobado

25

Realizacin de ajustes o aclaraciones al POA - presupuesto

4.
Ejecucin y seguimiento del PAO-Presupuesto

POA y presupuestos ajustados Contratos de coejecucin Convenios con organizaciones de usuarios (as) Informes de seguimiento

5.
Evaluacin sobre la marcha del POA

Figura 1. Flujo del proceso de planificacin operativa

Planificacin operativa

Cuadro 1. Resumen del proceso de planificacin operativa

Instrumentos Encargado (a) de P&S Administrador (a) Refer encia Participantes R esponsabilidad P roductos Definir las actividades a Cronograma de trabajo realizar, tiempos y momentos. Definir la disponibilidad de recursos y asignarlos para satisfacer la programacin.

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Etapas A ctividades 1. Organizacin del proceso de planificacin operativa

Preparacin de un programa de trabajo para un Esquema para elaborar el cronograma de Inst. 2 ciclo de dos aos (ao de preparacin y ao de trabajo ejecucin), para lo cual se deben definir las actividades a realizar, el momento en que se realizarn y el tiempo que ocuparn, todo en funcin de las etapas del proceso de planificacin operativa.

Presentacin y discusin d el programa de trabajo al equipo de la UP 2. Preparacin del Plan Operativo Anual Encargado (a) de P&S Director (a) Administrador (a) Equipo Tcnico, principalmente l os Encargado (a)s de componente Identificar requisitos y condiciones, para el Plan y presupuesto. Velar por su aplicacin e la formulacin Aportar informacin sobre los niveles de ejecucin, de los resultados bajo su responsabilidad Coordinar los talleres Aportar informacin sobre las proyecciones en metas Circulares y directrices Instrumentos especficos para el taller de revisin de los alcances del POA anterior y de ajustes del POA de perodo siguiente Evaluacin del PAO en ejecucin Anteproyecto del POA y presupuesto

Determinacin de los requisitos para la Documentos bsicos y de referencia Inst. 1 presentacin, trmite y aprobacin del POA, por Esquema para elaborar el cronograma de Inst. 2 Organismos Financieros Internacionales y por trabajo Propuesta de contenido del POA Organismos Nacionales. Inst. 3 Taller de preparacin del POA Inst. 4 Desarrollo de los talleres de evaluacin del perodo en ejecucin y formulacin del POA del siguiente perodo

Desarrollo de reuniones o talleres para la formulacin del presupuesto en concordancia con el POA formulado

3. Aprobacin del PAO POA del proyecto y notas formales de trmite. Secuencia de tramite identificada y definida PAO-Presupuesto en trmite Notas y publicaciones oficiales Preparan para remisin y PAO-Presupuesto en trmite dan seguimiento Revisan, aprueban Introducen ajustes POA-Presupuesto avalado POA presupuesto ajustado Director (a), Encargado (a) de P&S, Administrador (a) Institucin Cooperante Institucin ejecutora Director (a), Encargado (a) de P&S, Administrador (a)

Formacin del equipo de la Unidad de Proyecto

Remisin, tramite y seguimiento en los diferentes niveles donde se encuentre el POA y ajustes o aclaraciones segn sea solicitado. Seguimiento en los diferentes niveles en que se encuentra el POA - presupuesto Realizacin de ajustes o aclaraciones al POA presupuesto

27

Planificacin operativa

28

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

Anexo

Anexo

Instrumentos de apoyo a la planificacin operativa

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Planificacin operativa

Indice del Anexo

Instrumento 1.___ Documentos bsicos y de referencia para el proyecto.___ 31 27

Instrumento 2.___ 32 Esquema para elaborar el cronograma de trabajo.___ 27.

30

Instrumento 3.___ Propuesta de contenido del POA.___ Instrumento 4.___ Taller de preparacin del POA.___ Instrumento 5.___ Revisin y ajustes del POA del nuevo ao.___

34 27 36 27 47 27

Indice del Anexo

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

Instrumento 1
Documentos bsicos y de referencia del proyecto

01. Polticas del gobierno en el mbito rural y econmico. 02. Informe de evaluacin ex - ante (IEEA) y Anexos. 03. Convenio (s) de Financiamiento o Contrato (s) de Prstamo. 04. Condiciones Generales de Financiamiento de las Entidades que financian el proyecto; por ejemplo: Condiciones Generales del FIDA, del 2 de diciembre de 1998.

05. Manual de Operaciones y Reglamento Operativo. 06. Reglamento de Crdito o de uso de los fondos del proyecto. 07. Ley de Contrataciones del Estado. 08. Normas sobre adquisiciones y desembolsos de la institucin cooperante o administradora, y los organismos financieros.

31

09. Gua Prctica de Administracin Financiera de proyectos financiados

por el FIDA. RUTA. 1999.

10. Estudios recientes sobre la poblacin objetivo y la zona de proyecto

(incluyendo censos, encuestas, etc.), listados de organizaciones de base y prestadoras de servicios existentes en la zona y de instituciones pblicas de diferentes sectores.

11. Diagnsticos y planes territoriales, socioeconmicos y ambientales

existentes.

12. Documentacin sobre proyectos similares ubicados en la zona u otras

aledaas.

13. Mapas topogrficos detallados (al menos a escala 1: 50.000) para la zona
de proyecto.

Planificacin operativa

Instrumento 2
Esquema para elaborar el cronograma de trabajo
En el siguiente cuadro se presenta la cronologa de las etapas bsicas del ciclo del POA. Tome en cuenta que durante la ejecucin de las actividades del POA en ejercicio, se deben realizar actividades para la preparacin del POA del siguiente ao.

Etapas y actividades
1. 2. 3. 4. Preparacin Aprobacin del POA Ejecucin y seguimiento del POA Evaluacin del POA

Ao de preparacin Ao de ejecucin A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D

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Nota: La evaluacin del POA en ejercicio, se debe realizar en el ltimo mes de cada ao, como indicativo para la preparacin del plan - presupuesto del ao siguiente.

En la preparacin del cronograma de trabajo es importante considerar el detalle del mtodo propuesto en este fascculo, as como los tiempos y perodos fijados por el gobierno y los organismos financieros. En particular, el cronograma debe identificar las fechas y momentos clave, cuando el proyecto debe compatibilizar y revisar su presupuesto y su programacin, para asegurar que el POA est vigente. Al estar el proyecto incorporado en el ciclo presupuestario nacional, tiene dificultades para precisar el monto de recursos requerido para el ao siguiente. Ello no afecta tanto a los gastos administrativos generales del proyecto (salarios, gastos de operacin, transportes, etc.), que corresponden al tradicional presupuesto por lnea o rubro presupuestario. Sin embargo, s representa un reto para aquellos proyectos basados en la demanda, el poder establecer con tanta antelacin al inicio de actividades con los usuarios (as), los costos de contrataciones o de transferencias para contratar servicios para estos. Estos costos se considera preferible presentarlos como lneas de gasto generales, segn el tipo de servicios que se plane ofrecer. No se pretende que estas lneas de gasto sean detalladas (por ejemplo, montos asignados por comunidad o rea geogrfica o por subproyecto), puesto que esto es difcil preverlo 6 o an 9 meses antes de otorgar el servicio. La dificultad para el proyecto estriba en que este razo-

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

namiento sea aceptado por la institucin ejecutora, y no obligue a que presente para todos sus gastos un presupuesto por rubro o lnea presupuestaria. Un ejemplo de cronograma donde se relacionan actividades de formulacin de presupuesto, fechas y actividades para la identificacin de demandas, se presenta a continuacin:

Presupuesto de recursos 1. Inicio de ciclo presupuestario segn Ministerio Finanzas. 2. Proyecto prepara plan de gastos para el ao entrante 3. Presentacin del presupuesto preliminar a la Institucin Ejecutora para inclusin en el Presupuesto global 4. Institucin Ejecutora informa de monto inicial aprobado al Proyecto y enva a Ministerio Finanzas que lo incluye en Presupuesto Nacional 5. Aprobacin legislativa al Presupuesto 6. Se inicia ao fiscal 7. Proyecto debe compatibilizar presupuesto aprobado con actividades reprogramadas a finales del ao 8. Se inicia nuevo ciclo presupuestario

Fechas

Programacin de actividades 1. Proyecto identifica demandas de usuarios (as) como parte del trabajo de promocin y identificacin de demandas. 2. Proyecto utiliza demanda identificada a la fecha para hacer proyecciones para el POA. 3. Nuevas demandas se identifican durante la ejecucin. 4. Proyecto actualiza programacin con base en la cifra aprobada por Ministerio de Finanzas. 5. Proyecto debe compatibilizar presupuesto aprobado con actividades reprogramadas a finales del ao 6. Programacin ejecutada y por ejecutar del ao, sirve para retroalimentar el ciclo de presupuestacin siguiente

1 de enero 1 de mayo 1 de julio

1 agosto

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1 octubre 1 diciembre 1 de enero

1 de mayo

Planificacin operativa

Instrumento 3
Propuesta de contenido del POA
ndice de contenido de un documento de POA 1. Introduccin 2. Resumen ejecutivo

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3. Descripcin del proyecto

Incluye un resumen sobre objetivos, principios estratgicos, componentes, organizacin, usuarios (as), perodo de ejecucin y presupuesto del proyecto.

4. Evaluacin del POA del ao anterior

Incluye logros, problemas de ejecucin, aspectos a ampliar y otros a fortalecer.

5. Lineamientos estratgicos y operativos para el ao correspondiente

Describe las orientaciones estratgicas y operativas para la ejecucin del POA.

6. Contenido del POA del ao correspondiente

Desglosa para cada programa/componente/objetivo las actividades, las metas del ao y los recursos necesarios, incluyendo los procesos que se utilizarn para unir la demanda con la oferta de servicios. El POA debe abordar de manera explcita las siguientes preguntas:

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

Qu se hace y cunto (actividades planeadas y sus metas en relacin con los objetivos del proyecto)? Para quin? (beneficiarios/usuarios (as) por actividad y zona) Quin las hace (los responsables de las actividades y con quin se coordina)? Cundo se hacen (plazo de ejecucin)? Cunto cuestan? Cmo medir las actividades principales (indicadores de seguimiento)? Cmo hacerlas (estrategia operativa)? Es usual que esta informacin se consigne en tablas. Es usual que esta informacin se consigne en tablas.

7. Presupuesto 8. Mecanismos para el seguimiento y evaluacin del POA 9. Mecanismos de difusin del POA 10. Anexos

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Planificacin operativa

Instrumento 4
Taller de preparacin del POA
En este instrumento, se recomienda una serie de pasos acciones que es fundamental realizar para la adecuada formulacin el POA: 1. Evaluacin del estado de ejecucin del proyecto, avance acumulado a la fecha del taller al menos al trimestre anterior (ver ejemplo de matrices y guas de preguntas por objetivo anexo a este Instrumento), segn se detalla: Actualizar una matriz de avance en la ejecucin de metas, por objetivo, destacando los logros alcanzados al 31 de diciembre del ao anterior, as como las principales limitaciones a la ejecucin. Liste las limitaciones principales (factores internos y externos) de la ejecucin y anote observaciones generales del objetivo que expliquen los resultados obtenidos (Matriz 1). Realice el ejercicio en forma sencilla y clara. PROYECTO ________ Matriz 1: AVANCE EN LA EJECUCION DE LAS METAS A DICIEMBRE DEL AO ANTERIOR
OBJETIVO META GLOBAL META AO.... META ALCANZADA AL ......... OBSERVACIONES Y LIMITACIONES A LA EJECUCION

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Limitaciones: 1. 2. 3. 4. Observaciones generales: Para el anlisis de cada uno de los objetivos, deber formular preguntas clave, que le permitan determinar los factores de xito fracaso de las

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

actividades realizadas y su efecto en logro de los objetivos. Las preguntas deben ser formuladas en funcin de acciones realizadas, percepcin de los usuarios (as), obstculos enfrentados, razones por las cuales no se realizaron las acciones, otras. Las respuestas a estas preguntas permitirn determinar las limitaciones enfrentadas. 2. Anlisis FODA del proyecto, de la UP y sus vnculos relaciones con los usuarios (as), coejecutores, entidades de Gobierno, organismos financieros y otros. Este anlisis es sobre la situacin al momento de formular el POA. Las respuestas a las preguntas del paso anterior, son una base importante para la realizacin del FODA. Qu es el FODA?
El FODA es una tcnica que permite: realizar un diagnstico de la situacin o las condiciones en las que se desarrolla el proyecto. conocer las condiciones internas y externas con las que debemos trabajar y para las cuales hay que disear estrategias y acciones especficas.

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Fortalezas:
Son las virtudes, capacidades o elementos con que cuenta el proyecto que facilitan el cumplimiento de la misin y de sus objetivos propsito.

Oportunidades:
Son las condiciones o situaciones del entorno externo del proyecto que pueden ser aprovechadas para el logro de los objetivos.

Debilidades:
Es la ausencia de capacidades o condiciones del proyecto que le hacen ms difcil el lograr alcanzar las metas que se proponen y lo ponen en desventaja.

Amenazas:
Son situaciones, hechos o actores del entorno externo del proyecto que pueden hacer retroceder o dificultar el logro de los objetivos y misin. Se deben identificar fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas del proyecto, esto se recomienda hacerlo por reas estratgicas definidas previamente.

Planificacin operativa

3. Definicin de las estrategias operativas para el ao en cuestin, sobre la base de los anlisis de situacin realizados en los puntos 1 y 2 anteriores. Las estrategias definen las lneas de accin, enfrentando o dando solucin a limitantes, debilidades y amenazas y potenciando o aprovechando las fortalezas y oportunidades en funcin de los objetivos del proyecto. 4. Identificacin y anlisis las demandas de los usuarios (as). Se recomienda revisar el fascculo 10 sobre Levantamiento de la demanda de la Serie Organizacin para la ejecucin de proyectos. 5. Definicin del presupuestario disponible para el ao en cuestin, en funcin de las disposiciones del gobierno, si estas son las que definen el lmite (lo cual es usual) en funcin de los costos reales. Las necesidades reales de presupuesto en funcin de las demandas y costos reales, siempre se deben definir; pues que esto permite, a la hora de hacer recortes, por los lmites presupuestarios sujetarse a la realidad. 6. Preparacin del POA, partiendo de los insumos obtenidos en los pasos 1, 2, 3, 4 y 5 anteriores, definiendo actividades por objetivo, sus metas, indicadores de gestin, responsables, programacin de metas en el tiempo y presupuesto. En la siguiente matriz, se detalla el esquema que se recomienda utilizar.

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Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

Entidad ejecutora: . Perodo del POA: .. Nombre del formulario: Nombre del proyecto:

Planificacin operativa
Plan Operativo Metas por unidad de tiempo Fuente y Monto Financiado Indicadores Unidades de gestin de medida Usuarios (as) beneficiarios Responsables I II III IV Presupuesto Objeto del Gasto

Objetivo general: .. Objetivo especfico: ..

Total

Resultados y actividades

Metas

La matriz integra informacin POA - presupuesto. Se prepara una matriz para cada objetivo especfico o resultado del proyecto La columna No. 1 "resultados y actividades" debe coincidir con la primer columna del marco lgico.

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Ejemplo de Taller de revisin de los alcances del POA anterior y de ajustes al POA del perodo siguiente
Proyecto__________ Taller para el anlisis del cumplimiento de actividades y metas del ao______ ACTIVIDADES
1. Actualizar una matriz de avance en la ejecucin de metas, por objetivo, destacando los logros alcanzados al 31 de diciembre del ao anterior, as como las principales limitaciones a la ejecucin. Liste las limitaciones principales (factores internos y externos) de la ejecucin y anote observaciones generales del objetivo que expliquen los resultados obtenidos (Matriz 1). Realice el ejercicio en forma sencilla y clara. 2. Describir el los proceso (s) utilizado (s) para el desarrollo de las actividades. Utilice el flujo grama que se adjunta. Actualice, o elabore el flujo de procesos segn corresponda. 3. Elaborar una caracterizacin del tipo de usuarios (as) que se atiende y prestadores de servicios en la zona (Matriz 2 y 3). 4. Elaborar un cuadro con las contrataciones destacando su estado, monto y resultados. 5. Anlisis por objetivo (ver gua de preguntas y Fascculo 6. Planificacin estratgica. Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos). 6. Resumen de principales conclusiones y lecciones aprendidas. DURACION DEL EJERCICIO: 6 horas

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Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

INSTRUMENTOS:
Cuestionario para la Revisin del POA del ao en curso Marco lgico POA del ao en curso Informes de ejecucin trimestral Informe de avance de metas Flujo de procesos PROYECTO ________ Matriz 1: AVANCE EN LA EJECUCION DE LAS METAS A DICIEMBRE DEL AO ANTERIOR
OBJETIVO META GLOBAL META AO.... META ALCANZADA AL ......... OBSERVACIONES Y LIMITACIONES A LA EJECUCION

Limitaciones: 1. 2. 3. 4. Observaciones generales: PROYECTO ____________ MATRIZ 2. CARACTERIZACION DE LA POBLACION ATENDIDA POR EL PROYECTO
NOMBRE TIP O DE ORGANIZACION NO. ASOCIADOS ACTIVIDAD PRINCIPAL ACTIVIDAD DESARROLLADA POR EL PROYECTO UBICACION (MUNICIPIO/ CANTON) PAPEL PROYECTADO POR EL PROYECTO EN LA ESTRATEGIA DE DESAROLLO DE LA REGION Bajo Alto

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Total

Planificacin operativa

PROYECTO _____________ MATRIZ 3. CARACTERIZACION DE LAS ENTIDADES PRESTADORAS DE SERVICIOS OBJETIVO .......................................................................
ACTIVIDAD DESARROLLADA PARA EL PROYECTO ORGANIZACION A LA QUE SE PRESTA EL SERVICIO LUGAR DONDE PRESTA EL SERVICIO

NOMBRE

TIPO DE ORGANIZACION*

SEDE

ACTIVIDAD PRINCIPAL*

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* (A) Servicios a organizaciones (B) Diagnstico de organizaciones (C) Estudios (EL PROYECTO)

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

EJEMPLOS DE PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA EL ANALISIS DEL OBJETIVO FORTALECIMINTO DE ORGANIZACIONES DE PRODUCTORES Qu criterios se establecieron para seleccionar las organizaciones? Fueron stos los ms adecuados? Las organizaciones que se estn atendiendo son las que requieren ser fortalecidos por el proyecto? Cul ha sido el proceso seguido para la atencin de los diferentes usuarios (as) del Componente? Los criterios utilizados para la identificacin de necesidades de las organizaciones mostraron ser viables?. Recoge las necesidades de todos/as sus miembros? El proceso de atencin a las organizaciones es gil? Cunto tiempo se requiere? Puede reducirse? Las organizaciones seleccionadas permiten la cobertura de poblacin masculina y femenina que debe atender el proyecto? Qu se ha hecho al respecto? Cul ha sido la respuesta del proyecto con respecto a las solicitudes presentadas por las organizaciones? Qu respuesta ha habido en las organizaciones con respecto al trabajo desarrollado, segn el tipo de organizacin atendida? Con cuntas de las organizaciones se sigue trabajando? Por qu algunas organizaciones no se siguen atendiendo? La cobertura de organizaciones es similar por rea geogrfica? Cmo mejorar la cobertura por rea? Cmo se va a lograr involucrar a las organizaciones en los Planes Sectoriales establecidos?

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Planificacin operativa

Se han formalizado cartas de entendimiento con organizaciones de productores y como han funcionado? Para las contrataciones han habido oferentes y las ofertas han sido claras? Los instrumentos utilizados por el proyecto para dar seguimiento al cumplimiento de los planes son claros? Qu participacin tienen las organizaciones involucradas en la formulacin y el seguimiento de los planes? Los instrumentos de supervisin de las propuestas de las organizaciones fueron validados?

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Las gestiones realizadas permitirn el financiamiento en forma oportuna y gil de los proyectos de inversin? Qu participacin tienen las organizaciones involucradas en la preparacin del plan operativo anual del proyecto? Se ha potenciado la participacin de las mujeres en las acciones de desarrollo local y regional?

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

PROYECTO _____________ EJEMPLOS DE PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA EL ANALISIS DEL OBJETIVO FORTALECIMIENTO DE ORGANIZACIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS Las prestadoras de servicios con los que se est laborando son los que requieren ser fortalecidos por el Proyecto?. Por qu? Los criterios utilizados para seleccionar a los prestadores de servicios permiten asegurar una buena calidad de la oferta de servicios? Por qu?. Dentro de los criterios est incluido el enfoque de gnero? Las organizaciones oferentes de servicios tienen conocimiento de las caractersticas del proyecto (modalidad de ejecucin, orientacin al desarrollo de capacidades locales, etc.)? Existen oferentes regionales en todas las reas de inters que puedan ofrecer un producto de calidad? Cul es la estrategia del proyecto para cubrir aquellas reas donde no hay oferta de servicios? Qu acciones deben modificarse o introducirse dentro de la estrategia del objetivo para lograr desarrollar capacidades locales en la prestacin de servicios? La estrategia seguida permitir la sostenibilidad de las acciones del proyecto, una vez que concluya la ejecucin? Qu participacin tienen las organizaciones involucradas en la preparacin del plan operativo anual del proyecto? Los instrumentos utilizados por el proyecto para dar seguimiento al cumplimiento de las actividades de los prestadores de servicios son adecuados?

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Planificacin operativa

PROYECTO _____________ EJEMPLOS DE PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA EL ANALISIS DEL OBJETIVO DIRECCION Y ADMINISTRACIN DEL PROYECTO Qu ha pasado con el traslado de funcionarios al proyecto? Qu otras opciones de contratacin se han identificado? Las actividades de capacitacin al personal permiten un mejor desempeo del mismo? Sobre la divulgacin de informacin sobre el proyecto

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Cmo se ha manejado el tema de la divulgacin de acciones y logros del proyecto hacia los diferentes actores? Existe una poltica de divulgacin? Un responsable? Se ha definido un proceso de sistematizacin? Se aplica? Sobre el proceso de planificacin y seguimiento Existe conciencia en la UP de la necesidad de una planificacin participativa? Qu acciones se han realizado en este sentido? Se ha logrado establecer el seguimiento sistemtico como principio de ejecucin del proyecto? Las herramientas de planificacin diseadas son de fcil y claro manejo? Qu deficiencias problemas o limitaciones se observan en la planificacin y seguimiento de las acciones del proyecto?

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Instrumento 5
Revisin y ajustes al POA del nuevo ao
PROYECTO _______________ REVISION Y AJUSTES AL POA DEL NUEVO AO ACTIVIDADES
1.En grupos de trabajo revisar y ajustar las actividades, metas e indicadores establecidos en el POA del nuevo ao, considerando: a) la revisin del POA del ao anterior b) el POA del nuevo ao c) la disponibilidad presupuestaria, recursos humanos d) las recomendaciones establecidas en el Plan Estratgico y e) las metas definidas en el Marco Lgico. DURACION DEL EJERCICIO: 6 horas

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INSTRUMENTOS:
- Cuestionario para la Revisin del POA del ao anterior - Marco lgico - POA del ao anterior - Informes de ejecucin trimestral - Informe de avance de metas - Flujo de procesos

Planificacin operativa