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2 La archivstica

Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educacin Superior

Archivo Histrico BUAP

La archivstica en Mxico

Mara Estela Islas Prez

Serie Formacin Archivstica

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Gobernador Constitucional del Estado de Puebla, Melquiades Morales Flores Rector de la Benemrita Universidad Autnoma de Puebla, Enrique Doger Guerrero Director del Archivo Histrico Universitario, Alfonso Yez Delgado Director de la Serie Formacin Archivstica, Gustavo Villanueva Bazn Fotografa de portada, Archivo Histrico de la UNAM, tomada por Fernando Hernndez Diseo, Ileana Gmez Torres Correccin de Estilo, Sonia Ramrez Torres

Benemrita Universidad Autnoma de Puebla Archivo Histrico Universitario Reforma 531 Centro Histrico Tel: 2327479 e-mail: tiempo@siu.buap.mx

ISBN 968863541-3 Impreso y hecho en Mxico Printed and made in Mexico 4 La archivstica

El cuidado que una nacin dedica para la conservacin de los monumentos de su pasado puede servir para medir el grado de civilizacin a que ha llegado. Entre tales monumentos, tienen primer lugar en valor e importancia, los archivos pblicos, nacionales y locales.
Charles M. Andrews

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A quienes se dedican a la mal reconocida actividad de rescate de acervos documentales. Como un homenaje a su callado esfuerzo.

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Siglas

AGN AMAHAC ANABAD CAP CCH CESU CIA CIME CITRA CGEA CODOLMAG

Archivo General de la Nacin Asociacin Mexicana de Archivos Histricos, A. C. Asociacin Espaola de Archiveros, Bibliotecarios y Documentalistas Comisin de Administracin Pblica Colegio de Ciencias y Humanidades Centro de Estudios sobre la Universidad Consejo Internacional de Archivos Colegio de Ingenieros Mecnicos y Electricistas Conferencia Internacional de la Mesa Redonda de Archivos Coordinacin General de Estudios Administrativos Comit Tcnico Permanente para el Fomento de las Actividades de Conser vacin y Restauracin de Documentos, Libros y Materiales Grficos Colegio Nacional de Educacin Profesional Tcnica Comisin Nacional de Telecomunicaciones Comit Tcnico Consultivo de Archivos Estatales y Municipales Comit Tcnico Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivo Consejo Nacional para la Cultura y las Artes Comisin Federal de Electricidad Direccin de Estudios Administrativos

CONALEP CONTEL COTECAREM COTECUCA CONACULTA CFE DEA

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ENBA ESIME IMC INAH INAP PESTYC RAMP SC SCT SG SNA SPP SEP TELECOM UNESCO UNISON

Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma Escuela Superior de Ingeniera Mecnica y Elctrica Instituto Mexicano de Comunicaciones Instituto Nacional de Antropologa e Historia Instituto Nacional de Administracin Pblica Proyecto de Estudios Sociales, Tecnolgicos y Cientficos Records Archives Management Program Secretara de Comercio Secretara de Comunicaciones y Transportes Secretara de Gobernacin Sistema Nacional de Archivos Secretara de Programacin y Presupuesto Secretara de Educacin Pblica Telecomunicaciones de Mxico United Nations Educational Scientific and Cultural Organization Universidad de Sonora

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Presentacin

Cuando hablamos de conciencia y de cultura archivsticas, nos referimos a ese conjunto de acciones que buscan de alguna manera resaltar los valores y la importancia de los archivos entendidos como grupos orgnicos de documentacin para la administracin de las instituciones y para el conocimiento retrospectivo de las mismas. Hablamos de las labores propias de la archivstica tales como el incremento, la conservacin, la organizacin, la descripcin y por supuesto, de la difusin como una forma de coronar las anteriores y establecer el contacto con la sociedad que le da sustento y validez a las instituciones archivsticas. Entre la difusin las publicaciones son una forma idnea de transmitir un conocimiento que se genera en la experiencia y que de esa manera se va recreando hasta constituirse en una manifestacin terica de esas prcticas cotidianas. El conocimiento, entendido de esa manera, constituye una posibilidad de transformar las prcticas y a su vez ser transformado por ellas a fin de dar sentido a un ciclo de retroalimentacin que no debera tener lmites. No obstante la importancia de las publicaciones, referidas al campo de la archivstica, al menos en nuestro pas y en general en Latinoamrica, son escasas, a veces debido a la actividad prctica que requieren los archivos y que rebasa las capacidades de los archivistas. En otras ocasiones, son notorias las pocas pretensiones con que algunos colegas emprenden estas tareas, conformndose con reproducir tcnicas y mtodos sin valorar ni evaluar las bondades de los mismos. Esto muchas veces es

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entendible aunque no justificable, cuando en las instituciones se considera que cualquiera puede ser archivista con un mucho de voluntad y un mnimo de capacidad. Si bien es cierto que el archivista como un gran nmero de profesionales se moldea con la prctica, es tambin cierto que la teora conduce las acciones a mejores puertos por caminos ms cortos. Una metodologa errnea parte necesariamente de una concepcin terica de igual manera, errnea. Por eso consideramos de fundamental importancia dar a conocer esos textos que se han venido produciendo acerca de la profesin archivstica en nuestro pas y en otros lugares, sobre todo cuando estn fundamentados tanto en un conocimiento surgido de una amplia bibliografa, como en prcticas razonadas y constantemente valoradas en las instituciones archivsticas. Tal es el caso del libro que ahora publicamos en el tercer nmero de la serie Formacin

Archivstica, del Archivo Histrico de la Benemrita Universidad Autnoma de Puebla. La Archivstica en Mxico es una obra muy completa, resultado de una tesis de investigacin en metodologa de las ciencias, que nos proporciona elementos suficientes para entender el porqu en nuestro pas no se ha podido desarrollar una cultura archivstica que permita adems de un claro entendimiento y por tanto de una atinada valoracin social de la profesin una correcta aplicacin de las tcnicas y mtodos de procesamiento de los archivos. A travs de la obra podemos entender claramente el concepto de archivo como una conjuncin entre los documentos que lo conforman y la necesidad de que stos se encuentren organizados para poder aspirar a ser realmente archivos. Es en este sentido en que podemos realmente hablar del archivo como un conjunto orgnico en el cual cada una de sus partes ocupa un lugar determinado y no otro, dentro del conjunto. La autora de esta valiosa obra, Mara Estela Islas Prez, es maestra en ciencias, egresada del PESTYC del Instituto Politcnico Nacional. Bajo la coordinacin del doctor Humberto Monten, particip en el rescate y organizacin del archivo del Instituto Mexicano de Comunicaciones, del archivo de la ESIME Allende y del Colegio de Ingenieros Mecnicos y Electricistas (CIME); adems ha trabajado dos colecciones documentales particulares de ilustres egresados de la ESIME, ingeniero Lzaro Barajas y Antonio Garca Rojas. Por toda esta experiencia, podemos afirmar que su forma-

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cin en materia archivstica ha recorrido diversas facetas, desde el rescate mismo de la documentacin, la organizacin de grupos documentales, hasta la bsqueda de un conocimiento terico aplicado a la realidad mexicana, que intenta entender a partir precisamente de su trayectoria y de sus prcticas. Ha desarrollado tambin investigaciones sobre los orgenes del Instituto Politcnico Nacional y actualmente realiza una investigacin sobre los antecedentes de la educacin tcnica en Mxico. As pues, el Archivo Histrico de la Benemrita Universidad Autnoma de Puebla, se congratula de seguir aportando su grano de arena a la formacin de esa conciencia y de esa cultura archivstica en nuestro pas, en esta ocasin con el presente texto que no dudamos, en breve se convertir en una obra de referencia obligada para los archivistas nacionales y extranjeros por el aporte que hace para el conocimiento de nuestra realidad en la materia.

Gustavo Villanueva Bazn

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Introduccin
Los archivos son los documentos sobre el hombre como ser social, son los testigos de su continuidad y de adaptacin a los cambios profundos de la vida en la tierra.
Bruno Delmas

De manera particular, en nuestro pas, la archivstica se enfrenta a una situacin que no corresponde en mucho a la que se vive a nivel mundial. Joven disciplina que comparti la misma cuna con la biblioteconoma, apenas se independiz de sta a finales del siglo XIX, cuando Natalis de Wailly propone el principio de respeto de los fondos o de procedencia para la organizacin documental en lugar de la temtica que tradicionalmente se haba aplicado y que fue la causa del desmembramiento de muchos de los archivos. Todava no lograba separarse totalmente de la primera cuando la administracin de documentos toc a su puerta y ahora, ante el surgimiento de las ciencias de la informacin, la informtica aparece como un fetiche que pretende solucionar la problemtica archivstica. Lagunas que no han podido subsanarse y en busca de una terminologa comn, no slo en nuestro pas sino a nivel internacional, no le han permitido consolidarse en Mxico donde presenta un claro rezago. Dispersin de disposiciones archivsticas frente a la carencia de una ley nacional de archivos, lo que da justificacin a los depredadores de archivos, aun cuando la normatividad vigente, pese a todo, protege a la documentacin de las instituciones pblicas y privadas. Oscuridad, polvo, humedad, desorden, basura, muebles en desuso, son el comn denominador de lo que debieran ser nuestros archivos histricos.

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Administradores que por una errnea concepcin archivstica condenan a los documentos que han perdido su vigencia administrativa a locales inadecuados que no cumplen con los requisitos mnimos para la conservacin documental, ya por carencia de equipos de seguridad, o porque las condiciones de clima y humedad benefician la propagacin de hongos, sin dejar de mencionar tampoco los nulos presupuestos y especialmente, el desprecio por quienes se dedican a la actividad archivstica. Como consecuencia del estado deplorable de nuestros archivos, los investigadores, particularmente los historiadores, antes de ejercer su profesin, se dedican muchas veces a ordenar masas considerables de documentos que comparten espacios con las termitas, los hongos, los roedores y dems insectos que conviven en los archivos. Tarea nada fcil que seguramente y en ms de uno provocar el desistimiento, habiendo que conformarse con fuentes de otra naturaleza que facilitan en mucho su trabajo pero que poco aportan al desarrollo de sus respectivas disciplinas. Abandonan con ello la posibilidad de cuestionar cientos de testimonios depositados en esa masa, que antes formaron parte de archivos, donde se depositaron de manera natural, al igual que los estratos de la tierra, como asegurara Pierre Salmn. Documentos que no se elaboraron ex

profeso para el historiador y que, por ello mismo, rebasan cualquier temtica de investigacin. Quedarn los documentos en espera de otro especialista, archivista o historiador que sea capaz de restablecer el orden original en que fueron producidos, si antes no terminan con ellos los agentes fsicos, qumicos o biolgicos, o los coleccionistas de documentos que encuentran en el caos imperante, el ambiente propicio para realizar sus fechoras, olvidndose del valor referencial del documento. Slo hasta despus de rescatar las masas considerables de documentos, normalmente denominados como archivos muertos, podrn llevarse a cabo las ansiadas investigaciones. Lo anterior trae aparejadas consecuencias no slo para la investigacin sino para las mismas administraciones que al no contar con archivos organizados, se ven imposibilitadas de contar con un instrumento eficiente de informacin que necesariamente repercute en sus decisiones. Se anulan tambin las posibilidades educativas que los archivos representan no slo para los historiadores, archivnomos, documentalistas, diplomatistas, restauradores u otros profesionales

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que hacen de los documentos su objeto de estudio, sino para la educacin en general, incluso como se ha demostrado, a nivel de estudios bsicos. Si realmente se contara con archivos donde imperara el orden, stos podran convertirse en verdaderos laboratorios donde no slo la historia tendra cabida, sino tambin las ciencias naturales (que tienen en sus laboratorios un espacio donde se experimenta lo aprendido en las aulas), aunque ello seguir siendo un ideal mientras no se valore el documento en su justa dimensin. Una de las manifestaciones ms claras de lo anterior, los archivos muertos, seguirn existiendo aunque se diga lo contrario, y los historiadores u otros profesionales estarn condenados a rescatarlos, ante el reducido nmero de archivistas realmente capacitados. No quedar por tanto otro remedio para los investigadores que seguir rescatando lo que otros en otro tiempo despreciaron aunque habra que recordar, que ms valdra la pena no intervenir si no se cuenta con las herramientas tericas necesarias para no terminar siendo los principales causantes del desmembramiento de los archivos al aplicar una organizacin temtica en contra de los cnones de la archivstica. Habra que recordar tambin que la archivstica y la historia son disciplinas diferentes aunque ambas confluyan en los archivos y por tanto, aunque el inters de archivistas e historiadores se centra en los archivos, difieren sus objetivos de abordaje; los primeros se centrarn en su organizacin mientras que los segundos en su explotacin. Pero como ya se mencion, el reducido nmero de archivistas y el catico estado de nuestros archivos obliga a quienes desean incorporar fuentes de primera mano en sus investigaciones, a integrar primero los archivos histricos y slo en un segundo momento, a historiar. Diferentes son las razones, pero bien podran resumirse en la obsoleta concepcin archivstica, donde se da mayor preeminencia al valor administrativo sobre el histrico de los documentos, as como la ausencia de una cultura archivstica en nuestro pas, lo que ha provocado que no se observe ni la teora archivstica ni las disposiciones que tienden a la conservacin de nuestros archivos. Esto necesariamente acarrea, como se dijo antes, un retraso en el desarrollo de las ciencias, especialmente en las sociales, que tiene en los archivos muertos una de sus manifestaciones ms evidentes.

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Abundante pareciera ser la literatura en este campo, pero aquella de reflexin sobre el quehacer archivstico en nuestro pas es realmente pobre. Dispersa en revistas, memorias, folletos, tesis, disposiciones oficiales y uno que otro libro, la gran mayora editada por el AGN, aunque no exclusivamente. Se caracteriza por sus reducidos tirajes que casi nunca llegan a una segunda reimpresin a lo que hay que sumar tambin, la deficiente distribucin. Merecen una mencin especial aquellas obras que tratan directamente del tema de investigacin o que nos muestran los fundamentos de la archivstica, stas son: La obra de Guadalupe Quintana Pali, Jaime Vlez Storey y Eduardo Valenzuela GmezGallardo titulada Los archivos administrativos en Mxico, bajo la supervisin de Jorge Ceballos Loya, editada en 1986 por el Archivo General de la Nacin, la cual hace una recapitulacin de la legislacin federal y el desarrollo histrico de los archivos administrativos en Mxico. En esta misma lnea, en el libro Institucionalidad y Gobierno. Un ensayo sobre la dimensin

archivstica de la Administracin Pblica, editado en 1988 tambin por el Archivo General de la Nacin, Jos Enrique Ampudia Mello destaca la importancia de los archivos para la Administracin Pblica as como su problemtica en los aos ochenta, que no difiere en mucho de la actual. Por ltimo, las Reflexiones Archivsticas del documento al testimonio, de Jorge Nacif Mina, editado por la Asociacin Mexicana de Archivos Histricos, A. C., en 1995, es justamente eso, una reflexin sobre la situacin de los archivos en Mxico a partir de su experiencia, como archivista primero y responsable despus, en el Archivo Histrico del H. Ayuntamiento de la Ciudad de Mxico, as como de su participacin en los Congresos Nacionales e Internacionales de Archivos. Aunque en otra lnea, pero tambin sobre los archivos de Mxico, en el libro Archivala Mexicana, de Manuel Carrera Stampa, publicado en 1952 por el Instituto de Historia de la UNAM, se especifican los servicios que prestan y la archivala que resguardan los principales archivos de Mxico, informacin recopilada a partir de la experiencia del autor en la organizacin y consulta de esos acervos o la referencia directa de investigadores que tuvieron contacto con ellos. Los Elementos de Archivologa, de Juan de Dios Prez Galaz, publicado por la Imprenta Universitaria en 1952, en el cual adems de hacer mencin de los archivos histricos mexicanos,

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que son bsicamente los mismos a los que se refiere Manuel Carrera Stampa, reflexiona sobre los documentos, los soportes y las tintas utilizadas en los documentos. En Los archivos de la historia de Amrica, de Lino Gmez Canedo, publicado por el Instituto Panamericano de Geografa e Historia, en 1961, se compilan datos sobre la archivala de diversos repositorios documentales que, segn testimonio del autor, resulta esencial para la historia de cada uno de los pases latinoamericanos. Resultaron imprescindibles para la investigacin las publicaciones que el Archivo General de la Nacin ha editado. Tambin la revista Archivos Hoy, apenas con cuatro nmeros, dedicada principalmente al Sistema Nacional de Archivos. El boletn Enlace, que difunde breves notas sobre el quehacer archivstico. La Serie Archivos Estatales y Municipales de Mxico que en su nmero uno, bajo el ttulo

Gua General de los Archivos Estatales y Municipales de Mxico public los resultados del rescate de los acervos de los aos setenta y ochenta, y que en sus siguientes nmeros dedic un ejemplar para los archivos de cada estado. La Serie Gris, dedicada a difundir, en pocas lneas, los elementos bsicos para el manejo de archivos tambin resulta importante. Al igual que la Serie Informacin de Archivos donde bsicamente se publican las memorias de los congresos nacionales de archivos y otros eventos archivsticos. La Serie Gris pretendi llenar el vaco de literatura especializada que contribuyera a la capacitacin de quienes trabajan en los archivos. A mediados de 1997, se inicia la Serie Cuadernos del Archivista, dedicada a publicar las disposiciones emanadas del Consejo Internacional de Archivos (CIA), organismo internacional que ha contribuido enormemente en la conservacin y difusin de los archivos del mundo, ya a travs de los estudios emanados de su seno, ya mediante la capacitacin archivstica, ya a travs de los programas desarrollados, o mediante las recomendaciones aprobadas en los congresos internacionales de archivos o en las reuniones de la mesa redonda, tales como la Norma Internacional de Descripcin Archivstica (ISAD G), o como la limitacin para la apertura de los archivos a un periodo no mayor de 30 aos.

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En el ao de 1985, en el marco del programa a largo plazo de Gestin de Documentos,

RAMP,

auspiciado por la UNESCO, el CIA encarg a un grupo de trabajo que recopilaran, en una

obra, aquellos informes y artculos aparecidos en diversas publicaciones peridicas, desde los aos cincuenta y hasta los ochenta, que resultaban indispensables para homogeneizar la formacin de profesionales en el campo de la administracin de archivos y la gestin de documentos, esto, entre los pases miembros, especialmente aquellos en desarrollo. Este conjunto de obras que lleva por ttulo La Administracin Moderna de Archivos y la

Gestin de Documentos: el Prontuario RAMP, rene reflexiones en torno a los principios, el desarrollo histrico, los avances tecnolgicos, la capacitacin, la normatividad, as como las posibilidades de los archivos para la investigacin y la educacin. Por otro lado, entre las obras de carcter terico, y a las que se recurre con mayor frecuencia, destacan los textos de Elio Lodolini, Theodore Schellenberg, Antonia Heredia y Jos Ramn Cruz Mundet. El archivista italiano Elio Lodolini representa la corriente clsica de la archivstica. Su obra ms importante es sin duda Archivstica. Principios y problemas, publicada en 1993 por la Asociacin Espaola de Archiveros, Bibliotecarios y Documentalistas (ANABAD). Por su parte, Theodore Schellenberg, archivista norteamericano, al igual que los canadienses, Carol Couture y Jean Ives Rousseau, son los representantes de una nueva corriente que prioriza el trabajo que los archivistas clsicos denominan prearchivstico. La obra ms representativa de Schellenberg, Archivos modernos. Principios y tcnicas, fue reeditada por el AGN en 1987. Primero Antonia Heredia Herrera, en 1987, en su libro Archivstica General. Teora y Prctica, publicado por la Diputacin Provincial de Sevilla, y despus, en 1996, Jos Ramn Cruz Mundet, en el Manual de Archivstica, publicado en Espaa por la Fundacin Germn Snchez Ruiprez, ambos archivistas espaoles, sintetizan en sus obras la teora clsica y la anglosajona en una sola denominada simplemente Archivstica. Pero adems de esta revisin bibliogrfica, el presente trabajo es tambin el resultado de una investigacin exploratoria, para ello se decidi elaborar una visin panormica donde se congregaran fuentes bibliogrficas, hemerogrficas, documentos de archivo y el testimonio de la autora. De esta manera, el trabajo qued dividido en seis apartados:

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El primero ofrece un panorama general del desarrollo histrico de los archivos desde la antigedad, cuando los documentos se consideraban como prueba, hasta la revolucin francesa cuando se declara el libre acceso a los archivos; pasando por la Edad Media, cuando los documentos eran considerados verdaderos tesoros. Los periodos en los que finalmente qued dividido este primer captulo corresponde en sus dos primeros al de la Antigedad y al de la Edad Media, no as el denominado por Cruz Mundet como Antiguo Rgimen, el cual no se ajusta a un slo periodo histrico pero que, sin embargo, el desarrollo archivstico as lo exige, inicia en el siglo
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concluye con la apertura de los archivos a la investigacin cientfica, periodo que en el caso de algunos pases se extiende hasta el siglo XIX. Se cierra el captulo con algunas reflexiones en torno a la apertura de los archivos. En el segundo captulo denominado De los documentos, los archivos y la archivstica se precisan los conceptos que a lo largo del trabajo se manejan, stos son: archivo, documento, documento histrico, documento archivstico y archivstica. En el captulo tres, dedicado a la Teora archivstica, se describen los principios en los que sta se sustenta, as como las principales actividades que en los archivos deberan desarrollarse con la intencin de mostrar que quien labora en ellos, el archivista, es un profesional que requiere de conocimientos tanto tericos como prcticos sustentados en una larga tradicin. En el cuarto captulo, Archivos y archivstica en Mxico, se muestran los diversos programas implementados en nuestro pas tendientes a resolver la problemtica archivstica. Se inicia el captulo con los antecedentes de los archivos en nuestro pas, as como del AGN, organismo rector en esta materia en Mxico. Se presenta tambin un panorama de la capacitacin y profesionalizacin archivstica y del Sistema Nacional de Archivos as como de la administracin de documentos. En el captulo cinco Normatividad Archivstica, se analizan las disposiciones existentes relacionadas con el acceso, traslado, conservacin y uso de los archivos en Mxico, as como aquellas impulsadas por el CIA, organismo que emite disposiciones a nivel internacional y que deberan observarse por los pases miembros, como Mxico. Se destacan los vacos y se pone de manifiesto la necesidad de una legislacin archivstica a nivel nacional que regule esta actividad sin dejar de destacar las dificultades que ello conlleva.

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Se cierra el trabajo con el captulo denominado el Rescate y organizacin de los archivos en Mxico, donde se demuestra cmo a pesar de la negativa de aceptar el trmino archivo muerto, la realidad archivstica mexicana termina por reafirmar su existencia. Sin pretender ser exhaustivos se presenta un panorama de la situacin que se vive en Mxico, donde se evidencia que la ausencia de cultura archivstica en nuestro pas ha sido la causa principal de la prdida de los acervos que, desafortunadamente nunca podrn ser recuperados por el carcter nico de los documentos de archivo.

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Los archivos: orgenes y evolucin

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[...]sin importar la poca o el lugar siempre que ha existido organizacin gubernamental de cualquier tipo han existido archivos producidos y usados por ella.
J. Enrique Ampudia Mello

Cuando los primeros conjuntos humanos se forman, el hombre siente la necesidad de perpetuar y transmitir su memoria. Durante muchos aos utiliz tan slo la transmisin oral y aos ms tarde se vali de los materiales que tuvo a su alcance; las piedras primero y despus la arcilla, el hueso, el mrmol y otros elementos que la naturaleza le proporcionaba. Todava en la antigua Grecia un empleado especialmente entrenado, llamado mnemon (hombre de la memoria) tuvo la misin de recordar las sentencias pronunciadas por el juez y los contratos estipulados, tambin oralmente, entre los particulares, y solamente en un segundo tiempo predomin la forma escrita y se constituyeron abundantes archivos1 (Lodolini,1993: 21). Mediante el lenguaje oral se transmitieron tradiciones y leyendas de generacin en generacin entre los pueblos primitivos, pero el mismo progreso de las sociedades hizo indispensable la escritura, que si bien no poda sustituir la palabra hablada en tono y metal de voz, si en cambio, permita recordar con mayor fidelidad los hechos.2 Las pinturas localizadas en las piedras y paredes de las cavernas habitadas por los hombres prehistricos representan la primera manifestacin grfica de los acontecimientos a recordar; son los primeros documentos3 conscientes en donde el hombre, utilizando la forma ms elemental del
La acepcin del trmino archivo durante la antigedad debe entenderse como el de coleccin de documentos que los gobernantes consideraban importantes. 2 Juan de Dios Prez Galaz, Elementos de archivologa. Manual de divulgacin, p. 10. 3 Entindase el trmino documento en su sentido amplio como testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene informacin (Heredia, 1987: 87).
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lenguaje, el figurativo, representara mediante objetos la presencia de caza o de animales feroces o de grupos hostiles o bien para registrar el cumplimiento de ritos propiciatorios.4 Le bastaron al hombre una piedra y un cincel5 para perpetuar su memoria. Materiales e instrumentos que fueron transformndose con el correr de los aos y el avance tcnico alcanzado por el hombre, llegndose a utilizar los metales, la arcilla y la madera, mismos que rayaba mediante un buril.6 Esta escritura que casi desapareci al desarrollarse la pictrica, qued reservada para los monumentos y placas conmemorativas o mortuorias.7 La dinmica de su vida y sus necesidades prcticas que hicieron del lenguaje un elemento indispensable, promovi tambin el desarrollo del lenguaje escrito que pas de la forma ms elemental, la figurativa, a la simblica; posteriormente a la silbica y por ltimo a la literal, transformndose de la mera representacin de objetos al de ideas, el ideogrfico, y arribando a la simple representacin de sonidos es decir, el lenguaje fonogrfico.8 Pero lo que se considera como la primera forma de verdadera escritura lo constituye el dibujo, reducido a los elementos esenciales como los ideogramas chinos y los jeroglficos egipcios y aztecas.9
Un salto de calidad se verific con la creacin de [la] escritura en clave, es decir, con smbolos convencionales que no tenan ninguna afinidad grfica con nada de lo representado por ellos. La primera codificacin en el Viejo Mundo es obra de los sumerios y se remonta a ms de cinco mil aos atrs, mientras que en Amrica el descubrimiento y la sucesiva destruccin de todo documento escrito ocurri quiz precisamente en la fase de traspaso de la representacin pictogrfica a la del cdice.10

E. Lodolini, Archivstica. Principios y problemas, p. 22. Para profundizar en el desarrollo de la escritura y los materiales escriptorios, vase Prez Galaz, 1952. 6 J. de D. Prez Galaz, op. cit., p. 67. 7 Ibid., p. 29. 8 Ibid., p. 9. 9 E. Lodolini, op. cit., p. 23. 10 Idem.
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La aparicin del lenguaje escrito permiti al hombre generar una gran cantidad de documentos a travs de los cuales hemos conocido su manera de pensar y sus costumbres, por ello, representa un hito en la historia del hombre, no como un elemento aislado sino como integrante de una serie de factores que en su conjunto y de manera paulatina, le permitieron transitar de un periodo a otro. El lenguaje es tan importante que determina la divisin entre la historia y la prehistoria que a su vez, obedece a la existencia o no de documentos escritos, mismos que se convierten en histricos al seleccionarlos el historiador. Para el estudio de los documentos en relacin con su entorno archivstico, R. H. Bautier seala dos periodos: el prearchivstico caracterizado por la inexistencia de un cuerpo terico y el periodo de desarrollo archivstico cuando la ciencia que estudia los archivos, la archivstica logra niveles suficientes de autonoma.11 El periodo prearchivstico va desde la antigedad, cuando aparecen los primeros documentos escritos en el siglo IV a. C.12 hasta el ao de 1841, cuando Natalis de Wailly, jefe de la seccin administrativa de los Archivos Departamentales en el Ministerio Interior Francs [], enuncia el principio de respeto de los fondos o de procedencia.13 Durante este lapso, los archivos evolucionan de la poca de los archivos de palacio que se corresponden en trminos generales con la antigedad, hasta su apertura a la investigacin, es decir a la poca de los archivos como laboratorios de la historia, iniciada durante la revolucin francesa y consolidada en el siglo XX. Periodos intermedios son la poca de los cartularios (trsor de chartes) que abarcan los siglos XII a XVI, es decir, la Edad Media, y la poca de los archivos como arsenal de la autoridad, que se extiende a lo largo del Antiguo Rgimen, desde el siglo XVI a comienzos del XIX.14 Desafortunadamente, a travs del tiempo, una gran cantidad de los documentos archivsticos generados se han perdido para siempre, unos al ser utilizados en los cimientos de las construcciones, algunos otros por el proceso natural del tiempo y los ms por la falta de conciencia del
Jos Ramn Cruz Mundet, Manual de archivstica, p. 22. Ibid., p. 27. 13 Ibid., pp. 47-48. 14 Ibid., p. 26.
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hombre, quien ha permitido e incluso ha promovido su destruccin, de ah que tan slo algunos cuantos testimonios se conserven a la fecha, especialmente aquellos cuyo soporte no fue algn material perecedero como las hojas, las tablillas enceradas y el papiro15 (Lodoloni, 1993:23). Difcil ser, por tanto, llenar los vacos existentes en nuestra historia, resultado de la falta de documentos que directa o indirectamente nos informen acerca de acciones y quehaceres que se han perdido en el tiempo.

La Antigedad Creemos que la dificultad que tenemos por conocer con certeza el origen y desarrollo de los archivos se debe a que el conocimiento archivstico que poseemos acerca de las civilizaciones antiguas es un tanto irregular y anecdtico16; no obstante, las excavaciones arqueolgicas han dejado al descubierto documentos escritos pertenecientes a las primeras civilizaciones17 que nos han permitido determinar algunas caractersticas de los antiguos conservatorios documentales. Los documentos tenan, por ejemplo, durante la antigedad, el carcter de sagrados y como tales se les protega y conservaba, generalmente en los templos bajo la custodia de los sacerdotes,18 de ah la denominacin que R. H. Bautier da a este periodo como el de los archivos de palacio.19 Mltiples ejemplos se pueden mencionar al respecto: los hebreos tenan su archivo en el Templo de Jerusaln y fue destruido cuando Vespasiano tom dicha ciudad; iguales archivos existieron en Nnive y Babilonia. En Persia estuvieron en los palacios de los reyes.
15 Los egipcios fueron los primeros en utilizar el papiro, material que constituy el paso definitivo de la escritura. ste se extraa de una planta del mismo nombre que creca en forma silvestre. Los egipcios aprovechaban la totalidad de esta planta, incluso la consideraban como riqueza nacional (Prez Galaz, 1952: 41). 16 J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 27. 17 Estos documentos se han localizado en los archivos de Uruk, Gmedet, Ur, Fara, Tell, Abu, Salacikh, Mari, Girs, o los de Ebla, descubiertos en 1964, y en donde fueron localizadas tablillas que se remontan a 2800 y 277 a. C. las que contenan informacin econmico administrativa, histrico jurdica, textos de corte cientfico y textos literarios (Giovani Pettinato, cit. por Aguilera, 1996) o los de Nnive donde se localizaron tablillas con rdenes de gobernadores, sentencias y contratos en escritura cuneiforme (Heredia, 1987: 72). 18 J. de D. Prez Galaz, op. cit., p. 99. 19 Durante este periodo no existe una separacin precisa entre los archivos y las bibliotecas. Es hasta despus de la aparicin de la imprenta cuando se da la separacin definitiva. Vase Heredia, 1987: 100.

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Los templos eran tambin entre los griegos y los romanos los lugares donde se guardaban los documentos de gran valor, as como las obras literarias importantes; el templo de Demeter en Atenas fue uno de los ms importantes en ese aspecto. En Roma los de Delfos, Saturno y Ceres, eran verdaderos archivos oficiales, mientras que en tiempos del Imperio se instal un gran archivo en el Palatino; ms adelante al formarse los imperios romanos de Oriente y Occidente se cre otro en Bizancio y el emperador Augusto orden se creasen los provincianos.20

Al carcter sagrado de los archivos se debe sumar una caracterstica ms durante este periodo y hasta el tresor de chartes de la monarqua francesa: el de tesoro.21 Sin embargo, el procedimiento arqueolgico empleado, en el que interesa ms recuperar textos que reconstruir la organizacin, nos ha privado de un conocimiento fundamental desde el punto de vista archivstico: el de la sistematizacin de aquellos fondos, con excepcin del edificio de los archivos de Ugarit, nico depsito que evidencia su estructura compuesta por tres depsitos donde la documentacin era escrupulosamente ordenada dependiendo su tipo, ya fuera diplomtica, financiera o administrativa.22 En cuanto a los archivos de Grecia y Roma, desgraciadamente, el conocimiento que poseemos [] procede de fuentes mayoritariamente indirectas: los historiadores clsicos, las inscripciones epigrficas y los restos arqueolgicos.23 Sin embargo, puede determinarse que tanto los griegos como los romanos posean archivos bien constituidos [].24 A pesar de las diferencias entre estos dos pueblos, en ambas culturas el archivo se eriga como una institucin perfectamente identificada, el Arqueion en Grecia y el Tabularium en Roma. As tambin, una muestra ms de la importancia que le concedan ambos pueblos a los archivos, fue

J. de D. Prez Galaz, op. cit., p. 99. E. Lodolini, op. cit., p. 131. 22 J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 27. 23 Ibid., pp. 27-28. 24 Carol Couture y Jean-Ives Rousseau, Los archivos en el siglo XX, p. 4.
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la existencia de responsables de su custodia y de servidores25 especficos, de forma institucionalizada: el arepago26 y el epistate, los censores27 y los prefectos,28 respectivamente.29 Los documentos ah conservados eran autnticos, incluso aquellos de carcter privado que por alguna circunstancia se depositaban en los archivos pblicos adquiran ese carcter al tener que cumplir con un estricto procedimiento administrativo para su admisin, mediante el cual aseguraba su autenticidad. Al carcter de autntico le acompaaba al documento su valor legal, de tal forma que las administraciones los conservaban esencialmente por dos razones: por la informacin que proporcionaban a la administracin, es decir, por su utilidad administrativa, y por su valor probatorio establecido en el derecho romano es decir, por su utilidad jurdica. Pueden tambin establecerse algunas diferencias archivsticas entre estos dos pueblos como resultado de la heterogeneidad en sus organizaciones. Por un lado, los griegos se encontraban organizados en ciudades independientes denominadas Polis que contaban con un gobierno, un territorio y colonias totalmente independientes entre stas. As, podemos encontrar ciudades tan dismbolas como Esparta y Atenas. La primera con una organizacin militar y la segunda, dedicada fundamentalmente al comercio y a la industria. Como fruto de la independencia de sus ciudades, Grecia contaba con archivos en cada magistratura30 en donde se custodiaban las actas pblicas tanto de carcter poltico administrativo como las de carcter notarial, que servan de garanta a los ciudadanos.31 Otro aspecto trascendental de esta organizacin fue el carcter pblico que los archivos adquirieron, el cual estaba unido a la nocin de democracia32 (L. Llans, cit. por Cruz Mundet, 1996: 29).

Entindase por este trmino la persona dedicada a prestar el servicio de prstamo de documentos. Antiguo Tribunal de Atenas. 27 En la antigua Roma se daba este nombre al magistrado curul que gozaba de una inviolabilidad y de un prestigio especiales y cuya funcin consista en empadronar a los ciudadanos, inventariar los bienes y vigilar las costumbres. 28 El prefecto era un alto funcionario romano que ejerca su cargo en el ejrcito o en la administracin. 29 J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 28. 30 Favier, cit. Por C. Couture y J. Rousseau, op. cit., p. 4. 31 Antonia Heredia, Archivstica general. Teora y prctica, pp. 72-73. 32 nicamente participaban los hombres libres, y quedaban excluidos los esclavos y las mujeres.
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Por el contrario, en Roma, cuyo estado era completamente centralizado, la consulta a los documentos, como privilegio de pocos, se restringa a los funcionarios porque la funcin de la documentacin pblica era exclusivamente la de ser un instrumento para el ejercicio del poder.33 Sin embargo, los archivos de la antigedad mejor organizados fueron los romanos []. Existan archivos privados, religiosos y econmicos (de Estado) los que se dividan en centrales, regionales y locales34 (Couture-Rousseau, 1988:4).

La Edad Media Durante la Edad Media, el Imperio Romano se dividi en dos: el Imperio Romano de Occidente con capital en Roma y el Imperio Romano de Oriente con capital en Bizancio o Constantinopla. El Imperio Romano se encontraba en una profunda crisis a consecuencia de la inconformidad cada vez mayor de los esclavos, que se manifest en constantes sublevaciones que provocaron entre otras cosas una inestabilidad poltica y la disminucin en la produccin agrcola, de la industria y del comercio. Todo ello le hizo presa fcil de los llamados pueblos brbaros, especialmente los germanos. La invasin de Roma, consecuentemente, trajo aparejada la ruina de la agricultura; la destruccin de edificios, pueblos y palacios y la creacin de nuevos reinos en el interior del Imperio Romano Occidental. En el campo de los archivos, estas invasiones trajeron consigo la decadencia progresiva e irremediable del documento escrito,35 fundamentalmente por dos razones: Por un lado, la disminucin en su produccin como resultado de la cada del nivel cultural de la poblacin la que, con excepcin de algunos clrigos,36 perdi el uso de la escritura.37
J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 30. Una divisin parecida puede establecerse en Mxico. Los archivos a los que se refieren Carol Couture y Jean Ives Rousseau como econmicos o de Estado vienen a ser los denominados pblicos de la actualidad y la segunda clasificacin a la que hacen referencia de centrales, regionales y locales se asemeja mucho a los federales, estatales y municipales de Mxico. 35 Bautier, cit. por J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 30. 36 El papel que jug la Iglesia, en el cuidado de los documentos, fue muy importante, ya que gracias a la estabilidad de sus monasterios se conserva documentacin desde el siglo IV (Heredia, 1987: 72). 37 Bautier, cit. por C. Couture y J. Rousseau, op. cit., p. 4.
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Por otro lado, la influencia del derecho germano, que como una mancha de aceite se extendi por toda Europa y sustituy al romano,38 esto provoc que el valor legal y probatorio del documento, adquirido durante la antigedad, cediera su lugar al procedimiento oral y la prueba testimonial,39 situacin que prevaleci hasta el siglo XII cuando los documentos recobraron paulatinamente la facultad de esgrimir y defender derechos.40 Como Carol Couture y Jean-Ives Rousseau lo expresaran, habra que esperar el siglo
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y la restauracin progresiva del derecho romano para que se manifestara el concepto que

haca de los archivos

un almacn de pruebas y ttulos, un arsenal de armas jurdicas que servan para proteger los derechos y privilegios de reyes, prncipes y de otros grandes del mundo. Entonces se organizaron los cartularios,41 verdaderos tesoros de los ttulos y pruebas y las oficinas de registros de las actas, creando as la costumbre de conservar los ttulos, registros y deliberaciones, correspondencia, cuentas y documentos justificativos. A medida que se desarrollaron los poderes de la autoridad central, se constituyeron verdaderas escribanas o depsitos de archivos para hacer frente al desarrollo de la actividad administrativa de los estados y gobiernos, tales como la Cmara de Cuentas de Francia y el Tribunal de Hacienda de Inglaterra. Adems, cada institucin toma la iniciativa de crear sus propios archivos, hasta que los soberanos, a fines del siglo XVI, sienten la necesidad de centralizarlos en un lugar comn para hacer de ellos un instrumento gubernamental de uso exclusivo. Esta concepcin de los archivos como instrumentos de la administracin, consagrados, exclusivamente al uso de los soberanos, dominar [] hasta fines del siglo XVIII.42

Garca, cit. por J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 30. J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 30. 40 A. Heredia, op. cit., p. 73. 41 Entre los siglos XII y XVI se forman volmenes manuscritos en los que se registran y clasifican ms o menos sistemticamente, los documentos importantes (diplomas, tratados, contratos, testamentos, cdulas, etctera). Muchas instituciones religiosas se preocupan de transcribir los privilegios importantes en las compilaciones llamadas cartularios, tumbos, o becerros y lo mismo hacen las instituciones civiles, sobre todo los municipios y gremios. Empiezan tambin a registrarse (en oportunos registros) los documentos expedidos por las cancilleras reales. Poco a poco, cada servicio administrativo se preocupa de conservar sus propios documentos (Salmn, 1972: 46). 42 C. Couture y J. Rousseau, op. cit., pp. 4-5.
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El Antiguo Rgimen El antiguo rgimen comprende del siglo XVI hasta la revolucin francesa y en el caso de otros muchos pases, hasta las primeras dcadas del siglo XIX, cuando los archivos abren sus puertas a los investigadores.43 Son dos las caractersticas que lo identifican. Por un lado surge, se desarrolla y desaparece un nuevo concepto: el de los archivos de Estado y por el otro, la documentacin archivstica, la que adems de mantener su funcin de fuente de poder, adquiere paulatinamente una nueva funcin, la de arsenal de la historia, consolidada a partir de la legislacin francesa en lo que comnmente se denomina como los derechos del hombre de acceso a los archivos.44 De acuerdo con Cruz Mundet (1996) la conformacin de los archivos de Estado se llev a cabo en tres momentos: El primero inicia en 1489 cuando los Reyes Catlicos ordenan la concentracin de sus archivos en la Cancillera de Valladolid; esta iniciativa ser reproducida por Maximiliano de Habsburgo al organizar en Insbruck los archivos del imperio. En 1545 Carlos V transfiere la documentacin del reino castellano al castillo de Simancas,45 donde Felipe II finaliza la concentracin definitiva de los archivos procedentes de todos los consejos, audiencias, etctera, proceso que culmina con la aprobacin del Reglamento para el Gobierno del Archivo de Simancas, primero de una larga sucesin de archivos de Estado. A lo largo del siglo XVII se mejoran los mtodos de concentracin archivstica en grandes depsitos, al tiempo que se organizan los archivos administrativos. Se desarrolla una tendencia de concentracin en otros pases, pero es hasta el ao de 1720 cuando el zar Pedro el Grande de Rusia introduce un nuevo concepto al realizar las transferencias de la documentacin a los archivos

J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 34. Ibid., p. 35. 45 A este respecto existe una contradiccin en las fechas y los personajes que lo realizaron. Antonia Heredia coincide en el ao de 1545 como el del primer intento de reunir la documentacin de la corona castellana en un archivo general, el de Simancas, pero difiere en el personaje al darle el crdito a Carlos I (Heredia, 1988: 74). Pierre Salmn apunta tambin el siglo XVI como el siglo en el que nacen los archivos de Estado pero difiere con Cruz Mundet en el hecho de que es Felipe II quien crea en 1567 el primer depsito de privilegios y documentos administrativos en el castillo real de Simancas cerca de Valladolid (Salmn: 1972: 44).
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de Estado, ste es el de la periodicidad.46 Tambin, durante esta poca los archivos parroquiales empiezan a proliferar.47 El tercer momento del que habla Cruz Mundet se presenta cuando los gobernantes perciben la utilidad de los archivos como elementos de poder. Iniciado por Napolen con la finalidad de restar armas eventuales al adversario y utilizarlas l mismo en apoyo de su poltica de propaganda trata de concentrar los archivos de los territorios ocupados, en Pars.48 Hazaa que no pudo ser concluida. Estos cambios se dan en una poca de rpidas transformaciones, grandes avances cientficos, importantes descubrimientos geogrficos y la formacin de poderosas naciones europeas, durante la cual el comercio juega un papel relevante en la transformacin de la sociedad. En el campo de las ciencias se redescubren los textos de la antigedad. Es un volver a nacer de la Edad Clsica, Greco-Romana. Nuevamente se pone en el centro de atencin al hombre, se observa su actuacin como propia y no como reflejo de la voluntad divina.49 Se caracteriza tambin por un racionalismo exacerbado. Se despierta en los gobernantes la conciencia del alcance que los archivos tienen para el gobierno y la administracin y su eficacia como fuentes de poder.50 Por ello, durante las guerras, los vencedores procuran hacerse de los archivos y los perdedores, por el contrario, luchan porque stos no corran con la misma suerte que los territorios ocupados. Los monarcas reclaman tambin, a sus funcionarios, los documentos pblicos que por el ejercicio de sus cargos fueron generados. Como fuente de poder,
se refuerza la concepcin del archivo como territorio infranqueable y presidido por el principio de secreto e incomunicabilidad, comenzando por el reglamento de Simancas y continuando por los

J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 36. A. Heredia, op. cit., p. 74. 48 Bautier, cit. por J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 37. 49 Juan Brom, Para comprender la historia, pp. 23-24. 50 J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 37.
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que le siguieron; se instituye el principio del secreto, [] es decir, la prohibicin de acceso y comunicacin sin autorizacin real, aunque se tratara de altos dignatarios de la Administracin.51

En el campo de la Historia, los humanistas del Renacimiento habrn de volver a la tradicin crtica de los historiadores antiguos. Preconizan el retorno a las fuentes as como el anlisis filolgico de los textos [].52 Se revalora, por tanto, al documento como fuente de conocimiento y se sustituye la crnica medieval basada en las fuentes orales, narrativas, por una historiografa interesada en la documentacin original archivstica, para mediante la crtica textual revisar los presupuestos de la historia.53 En el siglo XVIII se ampla la visin de la historia y la curiosidad pasa a ser universal []. Escritores como Voltaire basan sus obras54 en una slida documentacin, a la vez oral (interrogatorio de los testigos de sucesos pasados an en vida) y escrita (consulta de las obras de sus predecesores, as como de cartas, memorias privadas y documentos archivsticos).55 La cada del Antiguo Rgimen, como consecuencia de la revolucin francesa, tuvo una serie de repercusiones en los archivos, pero quizs la de mayor trascendencia fue la sustitucin del carcter de archivos secretos por el de archivos pblicos y, consecuentemente, accesibles a los investigadores que los reclamaban. La revolucin francesa, dira Favier,56 viene a coronar el movimiento de centralizacin. Instituye la primera red de archivos de la era moderna y propone que stos puedan ser consultados por todos, retomando as la concepcin griega de los archivos, que permita a todos los ciudadanos el acceso a los documentos del Estado.57

Ibid., p. 38. Pierre Salmn, Historia y crtica. Introduccin a la metodologa histrica, p. 24. 53 J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 38. 54 Se refiere a las escritas en los aos de 1751 y 1756: El siglo de Luis XIV y, Ensayo sobre las costumbres y el espritu de las naciones. 55 P. Salmn, op. cit., pp. 26-27. 56 Cit. por C. Couture y J. Rousseau, op. cit., p. 5. 57 Vase tambin Heredia, 1987: 74.
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Y aunque algunos autores, como Bautier,58 minimizan las repercusiones de la revolucin francesa, argumentando que fue la prdida del valor administrativo de la documentacin la causa principal de la apertura de los archivos, motivada inicialmente por su estructuracin en un sistema nacional y despus por el cambio de concepto de los mismos, que pasaron de archivos del Estado a ser archivos de la Nacin, as como por la supresin de las instituciones del Antiguo Rgimen, lo cierto es que la revolucin inaugur una nueva era en los archivos. En 1789, la Asamblea Nacional de Francia crea los Archivos Nacionales Franceses y el Estado asume la conservacin de los documentos y garantiza su consulta59 a travs del artculo 37 de la Ley sobre organizacin de los archivos de la Repblica del 7 Mesidor, Ao II denominada Declaracin de los derechos del hombre en materia de archivos [la que] seal el comienzo de la poca de la accesibilidad a los archivos.60 En el siglo XIX se generaliza el inters por el pasado. En Francia, a la vez que prosiguen las investigaciones eruditas (la cole des Chartes se funda en 1821, la cole dAthnes en 1846, la

cole Pratique des Hautes tudes en 1868, la cole de Rome en 1874) los romnticos vuelven a poner de moda la historia narrativa [].61 Se crean escuelas que darn impulso a los estudios documentales: [], la de Viena en 1854, la Escuela de Diplomtica de Madrid, en 1856, y la Escuela de Paleografa y Diplomtica en Florencia en 1857.62 En el mismo momento, y llevados por la corriente romntico-cientfica, las escuelas de formacin histrica, esencialmente orientadas hacia los estudios medievales, logran imponer el reclutamiento de sus alumnos entre los archivistas.63 Al mismo tiempo, los archivos son dirigidos por los archivistas historiadores, generalmente medievalistas que convierten a los archivos en laboratorios de la ciencia histrica.64

Cit. por J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 44. A. Heredia, op. cit., p. 74. 60 A. Wagner, De las restricciones a la liberalizacin, en Boletn de la UNESCO para las bibliotecas, p. 79. 61 P . Salmn, op. cit., p. 28. 62 A. Heredia, op. cit., p. 75. 63 C. Couture y J. Rousseau, op. cit., p. 5. 64 Bautier, cit. por P . Salmn, op. cit., p. 44.
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El acceso pblico a los archivos A pesar de que los archivos poco a poco se abrieron a las labores de investigacin, no fue sino a partir de la segunda guerra mundial cuando la nocin de accesibilidad a los archivos, hasta entonces casi exclusivamente vinculada con la investigacin histrica, es decir, cientfica, asumi toda su significacin, de modo que, paulatinamente, los modernos grandes medios de informacin recurrieron cada vez ms a los archivos.65 Tras la derrota alemana, en la segunda guerra mundial, los Estados victoriosos se apoderaron de los archivos alemanes tratando de descubrir datos que les pudieran dar luz sobre el Tercer Reich. Se realiza as la microfilmacin de masas colosales de documentos, en muchos de los casos, totalmente desordenados o sin catalogar. Estos trabajos estuvieron a cargo de competentes profesionistas que pusieron a disposicin de los investigadores las guas y catlogos unos diez aos despus de terminada la guerra. Sin embargo, los investigadores al darse cuenta de la parcialidad de sus investigaciones al basarse exclusivamente en fuentes de una de las partes involucradas en el conflicto, presionaron a sus respectivos gobiernos para que abrieran tambin las puertas de sus archivos a la investigacin.66 Ante la creciente demanda de la documentacin archivstica, el Estado, como propietario de la documentacin, ide argucias para evitar, o cuando menos limitar, el acceso a los archivos. Se establecieron normas y se fijaron plazos hasta de cien aos, en algunos pases, para su consulta.67 Sin embargo, aunque el secreto subsiste,68 no se puede negar que se han logrado importantes

A. Wagner, op. cit., pp. 79-81. Ibid., p. 81. 67 Ibid., p. 80. 68 P . Salmn, op. cit., p. 44.
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avances, en algunos pases, donde el acceso a los archivos se ha elevado al rango de ley, tal es el caso de Francia,69 Estados Unidos70 y Suecia.71 Por otro lado, la participacin del Consejo Internacional de Archivos para conseguir la apertura de los archivos a la investigacin, se manifest durante el congreso extraordinario celebrado en Washington en 1966 y en el VI Congreso Internacional desarrollado en Madrid en el ao de 1968. En estos congresos los participantes pugnaron por [] la reduccin del periodo de prohibicin de examen de documentos y la disponibilidad de ciertas categoras o series de documentos para fines de la investigacin an durante el periodo de prohibicin72 y plantearon que la apertura podra ser a travs de la normalizacin o mediante la aplicacin de los avances tecnolgicos como el microfilm (considerado herramienta auxiliar en la difusin de los fondos documentales), o mediante el anlisis terico de la problemtica que ello implica. Fueron trece las resoluciones aprobadas durante el Congreso de Madrid y entre ellas destacan:73
1. Que las administraciones de los archivos de los diferentes pases emprendan un estudio a fondo de los reglamentos que rigen las posibilidades de acceso a los documentos y propongan a las autoridades competentes la supresin de todas las trabas no justificadas, con objeto de adaptar el rgimen de acceso a los archivos a las necesidades de la investigacin cientfica. 2. Que en los pases en que rigen limitaciones cronolgicas, el periodo de inaccesibilidad general no sea superior de 30 aos contados a partir del momento en que aparecen los documentos.
En Francia la Commission dAccs aux Documents Administratifs y las dos leyes sobre las relaciones entre Administracin y Administrados y la otra sobre archivos, la primera de 1978 y la segunda de 1979, garantizan el acceso a los archivos (Cruz Mundet, 1996: 317). 70 La Freedom of Information Act de 1966 de Estados Unidos establece como nico requisito para acceder a los documentos el que el solicitante individualice los documentos con una breve descripcin, que previamente la Administracin est obligada a ofrecer al ciudadano [] (Cruz Mundet, 1996: 317). 71 La ley de 1976 de Suecia garantiza el libre acceso a los documentos con excepcin de aquellos que pongan en riesgo la seguridad nacional, la intimidad de las personas y otros que slo podrn ser consultados cuando lo autorice el gobierno o el parlamento de ese pas (Cruz Mundet, 1996: 316-317). En Mxico se ha dado un gran avance en este aspecto con la Ley de Transparencia y acceso a la informacin... publicada en junio del 2002 y que garantiza que todo ciudadano puede acceder a la informacin pblica no clasificada como de reserva. (N. del E.) 72 S. Prassad, La liberacin del acceso y del uso, p. 1. 73 A. Wagner, op. cit., pp. 82-83.
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3 . Que se reconozca y aplique en todas partes el principio de igualdad de trato para los investigadores nacionales y los extranjeros. El Congreso condena todas las formas de discriminacin contra los investigadores extranjeros, y pide encarecidamente que no se persista en exigir la observancia del principio de reciprocidad entre los pases, en materia de autorizaciones para el acceso de sus nacionales a los archivos. 4 . Que las direcciones de archivos que observan una poltica limitativa en materia de reproduccin en microfilmes respecto de los pases extranjeros, reformen esa poltica, abandonando todas las restricciones apriorsticas formales y aplicando las limitaciones que crean deber mantener con la debida flexibilidad a fin de poder atender las necesidades de la investigacin cientfica. 5. Como la publicacin en microfilme de series enteras de documentos y la preparacin de copias que puedan ponerse libremente a la disposicin de investigadores y eruditos constituye el modo ms eficaz, rpido y econmico de promover un ms amplio acceso a los archivos, el trabajo de publicacin de microfilms debera considerarse como una actividad normal de los archivos.

Sin embargo, como asegurara Prassad,74 despus del Congreso de Madrid [] no se ha producido ningn adelanto importante ni revolucionario[]. Siguen existiendo restricciones que, aunque de forma indirecta, evitan el acceso a la documentacin. Ejemplos de ello son los horarios de servicio, que se asemejan en mucho al de las oficinas burocrticas limitando los das de servicio a los de la semana inglesa; la falta de instrumentos de descripcin que permitan acceder rpidamente a la documentacin, incluso, en muchos casos, la falta de organizacin de los archivos impide conocer siquiera, la documentacin con que se cuenta. Es por ello que debemos trabajar por nuestros archivos para contribuir de manera que el acceso sea real y no tan slo un ideal. Como investigadores, debemos contribuir para concientizar a los archivistas de la trascendencia de su labor en beneficio o prejuicio de la conservacin de la memoria de la humanidad, a las autoridades de su responsabilidad en la aplicacin y cumplimiento de la legislacin actual y a la sociedad en general de la importancia de los archivos, como patrimonio de la humanidad.
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Op. cit., pp. 11-12.

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40 La archivstica

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De los documentos, los archivos y la archivstica

42 La archivstica

[...] no puede darse el nombre de archivo a un conjunto de papeles que no estn debidamente ordenados y puedan ser consultados en cualquier momento.
Juan D. Prez Galaz

Cuando hacemos referencia a alguno de estos trminos pareciera ser que todos manejamos un lenguaje comn, sin embargo, las divergencias son notorias como habr de asentarse en el presente captulo.

Los documentos Etimolgicamente el trmino documento procede de la palabra documentum, la cual a su vez deriv del latn docere que significa ensear. Desde un punto de vista muy general puede definirse al documento, como
[] cualquier cosa que nos d noticia de algo que haya sucedido en el pasado prximo o ms distante. Vale entonces por documento un pliego escrito, una piedra tallada, una grabacin, una pelcula de cine, etctera. En ese sentido amplio, el concepto de documento puede identificarse con el concepto de fuente de conocimiento e informacin.1

Pero al documento se le puede analizar desde las diferentes disciplinas. Como objeto de estudio de la diplomtica, en sentido amplio, el documento es, [] todo testimonio de un acontecimiento social de carcter jurdico o no jurdico escrito en materiales blandos [pergamino, papel,
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Alberto Tamayo, Archivstica, Diplomtica y Sigilografa, p. 55.

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papiro]. Y en sentido ms restringido, [es] el escrito en que se materializa y recoge un acto o negocio por el cual se crea una situacin jurdica nueva, o se modifica o extingue una ya existente.2 En el campo de la historia,
[] en la mayora de los casos el documento histrico es un documento escrito, a mano o impreso (inscripcin, ostracon, papiro, manuscrito, carta, diario, matasellos). Tambin puede ser un documento grabado o audiovisual, es decir, transmitido por el sonido o la imagen (cilindro, disco, cinta magnetofnica, fotografa, clis, diapositiva, pelcula, microfilm) o una simple tradicin oral, sin base material, que se ha recogido con la intencin de fijarla. Puede tambin ser un documento figurado, es decir, un vestigio material del hombre (documento arqueolgico, documento numismtico) o un paisaje que muestra la huella de los hombres que lo han modelado (observacin geogrfica); pero hay que decir que si el documento figurado o la observacin geogrfica no van acompaados de textos, difcilmente lograremos captar su significado, [] el mismo historiador puede ser l mismo, testigo directo de algunos hechos.3

Dentro del campo archivstico, el CIA precisa que por documento habra de entenderse toda evidencia que contenga [] una informacin, de cualquier fecha, forma y soporte material, producido o recibido por cualquier persona fsica o moral, y por toda institucin pblica o privada en el ejercicio de su actividad.4 En esta definicin resaltan las caractersticas que diferencian a los documentos de archivo de todos los dems y que hacen de stos las fuentes primarias por excelencia, especialmente por lo que se refiere a su gnesis, ya que slo sern considerados documentos archivsticos aquellos que hayan sido producidos o recibidos por una persona o institucin durante el curso de su gestin o actividad para el cumplimiento de sus fines. Durante ese periodo de gestin, los documentos de archivo se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series documentales. Otra

Ibid., pp. 54-55. Pierre Salmn, Historia y crtica. Introduccin a la metodologa histrica, p. 39. 4 Cit. por Antonia Heredia, Archivstica general. Teora y prctica, p. 89.
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44 La archivstica

caracterstica ms de los documentos de archivo es la de ser nicos, ya que rara vez se encuentran en otro documento o publicados. Para Theodore Schellenberg,5 los documentos de archivo tienen caracteres internos y externos6 que los hacen nicos y como tales, influirn necesariamente en su descripcin, organizacin y seleccin. Los caracteres externos se relacionan con la estructura o propiedades fsicas del documento, es decir con su materialidad, estos son la clase, el tipo, el formato,7 la cantidad y la forma. Los caracteres internos son los ms importantes, ya que se refieren a la entidad productora, los orgenes funcionales, la fecha y lugar de produccin, y, el contenido sustantivo. La clase est determinada por el procedimiento empleado para transmitir la informacin pueden ser textuales,8 iconogrficos, sonoros, audiovisuales, electrnicos o informticos. El tipo, dira Cruz Mundet,9 es una caracterstica que va ms all de lo meramente fsico o externo porque, segn Schellenberg,10 revela tanto el contenido como la estructura fsica del documento [en el que se ven reflejadas] las diversas clases de accin, es decir, el tipo documental est ntimamente ligada a su contenido. En las instituciones se pueden encontrar cartas, correspondencia, leyes, informes, circulares, patentes, nombramientos, solicitudes, directorios, actas, etctera. Y, en los archivos personales: diarios, discursos, ensayos, memorias, lbumes, entre otros tipos documentales. El formato hace referencia a la manera en que los documentos se renen al ser producidos y al soporte en que estn fijados, as podemos encontrar volmenes, legajos, series, expedientes, microformas, disquetes, etctera. La cantidad se refiere al nmero de unidades y al espacio que ocupan los documentos.11 La forma hace alusin a su calidad de original o copia y sus distintas variantes.
En Tcnicas Descriptivas de archivos, pp. 17-39. Vase tambin Gallego-Lpez, 1989: 6-7. 7 O. Gallego y P. Lpez se refieren a este carcter como soporte (vase Gallego-Lpez, 1989: 7). 8 Son los ms abundantes en los archivos. 9 En Manual de archivstica, p. 101. 10 Op. cit., p. 26. 11 Generalmente se miden en metros lineales.
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La entidad productora se refiere al autor del documento que puede ser un individuo o una institucin. Los orgenes funcionales se relacionan con las razones por las que fueron producidos tomando en consideracin la funcin administrativa que motiv su creacin. La fecha y el lugar de produccin sitan al documento en el espacio y el tiempo. El contenido sustantivo se refiere al asunto o tema de que trata un documento.12

Los archivos Archivo?, realmente tenemos claro el concepto de archivo?, los tericos que lo han definido estn de acuerdo en lo esencial del concepto? No, definitivamente no. Las definiciones existentes as lo demuestran ya que reflejan diferencias sustanciales que se traducen en constantes confusiones o interpretaciones errneas de ste y otros trminos esenciales dentro de la teora archivstica.13 Algunos esfuerzos se han realizado para homogeneizarlos pero an no es posible contar con una terminologa comn en todos los pases, incluso ni siquiera, como en el caso mexicano, al interior del pas. Tan es as que sigue siendo un punto de preocupacin [] de las reuniones nacionales e internacionales14 y de los [archivistas] que suelen dar doctrina sobre archivos.15 Como Heredia lo manifestara, la explicacin puede estar en el hecho de que los archivistas16
[] han llevado a cabo su tarea profesional valindose de su propia experiencia o [la] de otros tcnicos. Se han basado en la prctica, pero salvo honrosas excepciones no se han detenido a teorizar o al menos no lo han hecho todos los que debieran y cuando han intentado sentar

Jos Ramn Cruz Mundet, Manual de archivstica, pp. 101-102. Ms adelante se define y se trata la archivstica con ms detalle, bastar decir en este momento que la Archivstica es la ciencia de los archivos, no la de los documentos aunque stos ltimos conformen a los archivos (Novoa, s. f.: 165). 14 El tema de la terminologa se abord durante el I y II Congresos Internacionales de Archivos celebrados en Pars en 1950 y en La Haya en 1953, respectivamente (A. Heredia,1987: 165). 15 Idem. 16 En Espaa se utiliza el trmino archivero para designar a la persona encargada de un archivo pero como en Mxico este mismo trmino se emplea para designar al mueble en el que se ordenan los expedientes, se sustituy por el de archivista.
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principios lo han hecho aisladamente, de tal manera que, exagerando, puede llegar a decirse que cada [archivista] tiene su propio vocabulario.17

Aunado a ello, son pocos los trabajos de reflexin en idioma espaol,18 por lo que es necesario acudir a textos en otros idiomas o a las traducciones que a partir de ellos se han elaborado. Esto no sera problema si se hubiera conformado una terminologa comn,19 pero a la fecha no se ha logrado, como en la biblioteconoma por ejemplo, ya que
[] la unificacin es bastante compleja, por cuanto las prcticas archivsticas estn profundamente marcadas por las tradiciones culturales y administrativas de cada pas y es por lo que a veces es difcil traducir trminos archivsticos de una a otra lengua, al ser frecuente que las mismas palabras no se refieran siempre a realidades parecidas o equivalentes y por cuanto se han usado con excesiva frecuencia trminos especficos de otras disciplinas.20

Son grandes los esfuerzos realizados a nivel internacional para llenar este vaco, especialmente los realizados por la ONU a travs del Consejo Internacional de Archivos (CIA), organismo que patrocin un Comit Internacional que trabaj durante nueve aos, de 1954 a 1963, y ofreci al final un Lexicn de terminologa archivstica. A nivel individual no han faltado las colaboraciones sobre este asunto que revelan la dificultad de conseguir esta homogeneizacin.21 Ejemplo de lo anterior es el Glosario de trminos archivsticos, elaborado por Calleti Ruiz y Ruiz Corts,22 en el marco de la reforma administrativa en la administracin pblica, llevada a cabo durante el gobierno de Luis Echeverra, con la finalidad de unificar la terminologa utilizada en el
A. Heredia, op. cit., pp. 165-166. De acuerdo con Marta Dittel de Costa Rica y Amalia Llabrs de Puerto Rico, la primera obra escrita en espaol que combinaba en un solo libro los principios fundamentales de archivo se public en 1970 por la Editorial Mc Graw Hill. Esta obra que tena un carcter de texto-manual fue escrita con la finalidad de servir de curso bsico de archivos. Vase Dittel, 1970. 19 Vase por ejemplo: Duchein, 1985: 69; Franz, 1985: 519; Kromnow, 1985: 220; Schellenberg, 1987: 43. 20 A. Heredia, op. cit., p. 168. 21 Ibid., pp. 165-166. 22 Publicado en Bibliotecas y Archivos, nm. 5.
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rea. Esta obra sirvi de base para otra ms acabada: el Glosario de terminologa archivstica y de

ciertas expresiones de administracin.

Origen etimolgico del trmino archivo

Aunque el origen es incierto y no existe acuerdo para establecer la procedencia del trmino archivo, ste podra derivarse de los vocablos griegos arx, arca, arcanum; arxaios; o de arje.23 El primero de ellos se limita al depsito en donde se conservan los documentos ya fuera el arca, la casa o el depsito propiamente dicho. En el segundo caso, el vocablo arcanum hace referencia a la edad de los documentos, se refiere a lo arcaico o antiguo, es decir se limita a los documentos antiguos.24 La tercera postura, la ms aceptada, es aquella que vincula su origen con el vocablo griego arje, trmino que significa principio, magistrado o autoridad. A su vez, ste deriv en arjeion o Archeion nombre que recibi en Atenas la sede de la magistratura,25 o sea, el palacio donde se ejercitaba la autoridad y se conservaban los documentos que tenan que ver con tal actividad.26 Segn Bautier y otros autores, es precisamente el Archeion lo que dio origen a la palabra que hoy designa en casi todos los idiomas a los archivos,27 la cual al pasar al latn se convirti en el trmino arcivum.28
Definicin del trmino archivo

El concepto de archivo ha evolucionado con el correr del tiempo. Mientras en la antigedad se le identificaba con los servicios de cancillera que brindaba al ser custodio de los ttulos y los derechos

Ramn Aguilera, Introduccin a la archivstica, s. p. Este es quizs la menos acertada de las posturas si se considera que en sus inicios los archivos surgen como una necesidad de gobierno ms que para su uso cultural. 25 Favier, cit. por Carol Couture y Jean-Ives Rousseau, Los archivos en el siglo XX, p. 4. 26 R. Aguilera, op. cit., s. p. 27 Cit. por C. Couture y J. Rousseau, op. cit. p. 4. 28 La gran mayora de los autores que se refieren al origen etimolgico del trmino archivo coinciden en que ste se deriva de arjeion. Vase por ejemplo: Schellenberg, 1985: 44; Couture-Rousseau, 1988: 4; Prez Galaz, 1952: 9. Aunque tambin es necesario apuntar el hecho de que si la bibliografa es escasa, aquella que se refiere especficamente a la historia de los archivos es todava ms rara.
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del Estado,29 poco a poco se ha venido transformando, de tal manera que hoy en da, el archivo tiene una doble funcin:30 ser al mismo tiempo que arsenal de la administracin, arsenal de la historia.31 Mltiples son las definiciones existentes al respecto, incluso, como dira Antonia Heredia,32 no sin irona, el concepto de archivo tiene tantas acepciones como archivos existen. Ello se debe en gran parte a que los tericos que lo han definido viven una realidad diferente: su experiencia dentro de los archivos, su formacin profesional, la legislacin vigente en el pas de origen y, de manera especial, los materiales con que trata determinan la visin que de los archivos tienen.33 Ejemplo de ello son los archivos europeos que durante el siglo XIX fueron considerados primordialmente [] centros de conservacin de fondos de archivo de valor permanente al servicio de la investigacin histrica [en donde] sus relaciones con la administracin pblica eran juzgadas como secundarias []34 Analicemos tan slo algunas de las definiciones publicadas a partir de 1898, ao de edicin del libro de los archivistas holandeses titulado Manual for the arrangement and description

of Archives, traducido al ingls en 1940 por Arthur H. Leavitt, y cuya difusin marca el despegue de la archivstica como disciplina independiente.35 En este Manual se define al archivo como el conjunto de documentos escritos a mano, dibujados o impresos recibidos o redactados ex oficio por una autoridad o por un empleado de sta, mientras que tales documentos, conforme con su funcin, tengan que permanecer junto a la misma autoridad o junto a sus empleados.36

Bruno Delmas, La planificacin de las infraestructuras nacionales de archivos..., p. 4. Como se podr observar en las definiciones que se dan de archivo, algunos tericos no aceptan esta doble funcin limitndolo ya sea a su funcin administrativa o a la histrica. 31 A. Wagner, De las restricciones a la liberalizacin, en Boletn de la UNESCO para bibliotecas, p. 79. 32 Op. cit., p. 58. 33 T. Schellenberg, Archivos modernos. Principios y tcnicas, p. 42. 34 R. H. Bautier, La misin de los archivos y las tareas de los archivistas, en Prontuario RAMP,..., pp. 1-2. 35 A. Heredia, op. cit., p. 10. 36 Elio Lodolini, Archivstica. Principios y problemas, p. 136.
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En esta definicin se introduce el trmino conjunto que posteriormente retomaran otros autores como Antonia Heredia, Giorgio Cencetti,37 Jean Favier,38 Eugenio Casanova y la UNESCO, adems de estar presente en el Elseviers Lexicon of Archive Terminology 39 en la Ley Francesa de 1979.40 El trmino conjunto, como dira Antonia Heredia,41 [] es distinto al de coleccin, en cuanto que el archivo no es resultado de un acto voluntario o caprichoso de alguien sino la consecuencia de un proceso natural en donde, segn Pierre Salmn,42 los documentos se depositan en los archivos exactamente igual que se forman los sedimentos de los estratos geolgicos, progresivamente, ininterrumpidamente. Giovanni Vittani, en 1914, remarcaba esta caracterstica natural cuando defina al archivo como el producto natural que se va constituyendo al desarrollarse la vida de las entidades que lo forman, que refleja sus continuas vicisitudes.43 Tambin Hilary Jenkinson44 as lo haca cuando defina al archivo como los documentos acumulados por un proceso natural en el curso de la tramitacin de los asuntos de cualquier tipo, pblico o privado, bajo la custodia de las personas

Giorgio Cencetti defini al archivo, en 1937, como el conjunto de los documentos expedidos y recibidos por una entidad o individuo para la consecucin de sus propios fines o para el ejercicio de sus propias funciones (Cit. por Lodolini, 1993: 139). 38 Jean Favier, en 1959, defini al archivo como el conjunto de los documentos recibidos o despachados por una persona o institucin pblica o privada que resulta de su actividad, organizados de acuerdo con sta y conservados para su utilizacin (Heredia, 1987: 62). Vase tambin Lodolini, 1993: 141. 39 En el Elseviers Lexicon of Archive Terminology de 1964 se define al archivo como el conjunto de los documentos recibidos o elaborados por una persona fsica o moral, pblica o privada, y destinados por su naturaleza a conservarse por dicha persona ( Heredia, 1987: 61). Vase tambin Lodolini, 1993: 142. 40 En 1979, promovida por Jean Favier, se publica en Francia la ley del 3 de enero de 1979, nm. 18 en la que se define al archivo como el conjunto de documentos, cualesquier que sea su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por cada persona fsica o moral y por cualquier institucin u organismo pblico o privado en el ejercicio de su actividad ( Lodolini, 1993: 145). Vase tambin Cruz Mundet, 1996: 92. 41 A. Heredia, op. cit., p. 59. 42 Op. cit., p. 43. 43 E. Lodolini, op. cit., p. 138. 44 Hilary Jenkinson, al inaugurar el primer curso de archivstica en la Universidad de Londres, en 1947, apuntaba cuatro caractersticas que debera contener un archivo: imparcialidad, autenticidad, naturalidad e interdependencia (Ibid., p. 141).
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responsables de los asuntos en cuestin o por sus sucesores.45 De igual modo Brenneke lo puntualizaba en su definicin.46 Asimismo, Eugenio Casanova, en 1928, tambin lo remarcaba al definir al archivo como la coleccin47 ordenada de los documentos de una entidad o individuo, que se ha constituido durante el desarrollo de su actividad y se ha conservado para la consecucin de los fines polticos, jurdicos y culturales de aquella entidad o individuo.48 Vemos en la definicin de Casanova un nuevo concepto, el de orden. No puede darse, escriba Prez Galaz,49 el nombre de archivo a un conjunto de papeles que no estn debidamente ordenados y pueden ser consultados en cualquier momento. Aspecto en el que coinciden tambin Heredia, Lodolini, Bautier50 y Cassese.51 Tal es la importancia de este aspecto, que Heredia52 considera que es imposible eludir el concepto de orden en la definicin de archivo, cosa que no siempre ocurre como se ha visto en las definiciones analizadas y algunas otras que se mencionan. Por ello, para Antonia Heredia el archivo es
uno o ms conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada en el transcurso de su gestin,

J.R. Cruz Mundet, op. cit., p. 91. Brenneke retomaba la definicin de Leesch quien afirmaba que el archivo es la totalidad de escritos y de otros documentos que se han formado junto a personas fsicas o jurdicas teniendo por base su actividad prctica o jurdica y que, como fuentes de documentacin y pruebas del pasado, estn destinados a permanente conservacin en un determinado lugar (Lodolini, 1993: 138-139). 47 Aunque Eugenio Casanova utiliza el trmino coleccin al definir el archivo, en realidad lo que quiere significar es el de conjunto ya que en la misma definicin menciona que el archivo se forma, durante el desarrollo de su actividad lo que no sucede con la coleccin. 48 Casanova, cit. por E. Lodolini, op. cit., p. 138. 49 En Elementos de archivologa. Manual de divulgacin, p. 101. 50 Bautier para definir el trmino archivo recurre al de fondo archivstico el cual define como el conjunto de documentos de todo tipo que cada cuerpo administrativo, cada persona fsica o jurdica ha reunido automtica y orgnicamente en razn misma de sus propias funciones o de su propia actividad (Lodolini, 1993: 143). 51 Leopoldo Cassese se sumaba, en 1959, a la propuesta de Antonio Panella para quien el archivo es el conjunto de documentos escritos de cualquier especie, ordenadamente recogidos en su continuidad temporal y de los hechos, que una autoridad pblica, una entidad laica o eclesistica, una empresa privada, asociacin o familia, han producido y acumulado para fines exclusivamente prcticos, durante su desarrollo histrico en las relaciones jurdicas, sociales y polticas (Cassese, cit. por Lodolini, 1993: 142). 52 Op. cit., p. 60.
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conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e informacin para la persona o institucin que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.53

La definicin de Heredia, la cual consideramos ms completa, contiene adems de los conceptos de orden, de conjunto y de la conformacin del archivo mediante un proceso natural; la posibilidad de que la documentacin que integra el archivo pueda ser tanto de una persona fsica o moral, ya sea pblica o privada.54 Adems, y quizs el aspecto ms relevante por cuanto que marcar el nacimiento de un archivo, y por lo tanto, su definicin y funciones, es el que toma en cuenta la doble funcin de los archivos, es decir tanto la histrica como la administrativa;55 funcin en la que estn en desacuerdo autores como Giorgio Cencetti, Leopoldo Cassese, y los archivistas holandeses, Muller, Feith y Fruin, quienes opinan que nicamente la documentacin administrativa es la que conforma los archivos. Por razones diferentes, no comparten la opinin de Heredia: Brenneke, Lodolini, Schellenberg, Prez Galaz56 y Calleti-Ruiz57 quienes defienden la labor cultural de los archivos sin considerar la administrativa.
A. Heredia, op. cit., p. 59. Vase tambin Cruz Mundet, 1996: 93. La ley espaola del 25 de junio de 1985, nm. 15, sobre el Patrimonio Histrico Espaol, considera como archivo solamente el producido por personas jurdicas pblicas o privadas. No obstante los papeles que tengan ms de cien aos, de personas fsicas, son considerados parte del patrimonio documental por la misma ley (Lodolini, 1993: 145-146). Esta ley establece que el archivo es el conjunto orgnico de documentos o la reunin de varios de ellos reunidos por las personas jurdicas, pblicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades al servicio de su utilizacin para la investigacin, la cultura, la informacin y la gestin administrativa. Se entienden tambin por archivos las instituciones culturales donde se renen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgnicos ( Heredia, 1987: 63-64). 55 Al abordar el tema de la valoracin documental se profundiza sobre la documentacin histrica y la administrativa. 56 Prez Galaz, en 1952, deca que se daba el nombre de archivo al lugar donde se custodian los documentos pblicos o particulares; igual nombre [deca], recibe el conjunto de estos documentos. Aclaraba posteriormente que los archivos contienen el testimonio fehaciente de las edades pasadas y son las fuentes de autoridad histrica y tesoros de investigacin para los hombres de ciencia (Prez Galaz, 1952:9). 57 Calleti Ruiz y Ruiz Corts en 1973 definan al archivo como el sitio donde se coleccionan y conservan documentos. Fuente de informacin para la toma de decisiones (Calleti-Ruiz, 1993:47), definicin que retomaran en su glosario publicado en 1980. En este glosario, adems de la definicin de archivo registrada en el manual anterior se incluan dos ms: Conjunto debidamente ordenado y clasificado de documentos que constituyen la historia de una institucin o empresa. Un servicio creado para servir a la entidad o empresa donde funciona y sus actividades invariablemente deben coordinarse con sta (Calleti-Ruiz, 1980:14). Como puede observarse, mientras en la primera definicin se destaca el carcter administrativo de los documentos del archivo, en la segunda se da prioridad al carcter histrico de los mismos.
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As, mientras el primer grupo asegura que el archivo nace en el momento mismo en que se generan los documentos en la institucin productora, los tericos integrantes del segundo grupo coinciden en dejar de lado los documentos corrientes o administrativos y aceptan como archivos nica y exclusivamente a la documentacin que ha perdido todo inters para la administracin. Del segundo grupo, Schellenberg y Lodolini se diferencian de los dems porque introducen un nuevo concepto, el de la seleccin documental. Tanto la registratura de Lodolini como los

records de Schellenberg, formarn parte de los archivos despus de haberse seleccionado para su conservacin permanente como bienes culturales.58 Segn Theodore Schellenberg,59 los archivos son aquellos registros [records]60 de cualquiera institucin pblica o privada que hayan sido considerados ameritar su preservacin permanente con fines de investigacin o para referencia y que han sido depositados o escogidos para guardarse en una institucin archivstica.61 Igualmente, Elio Lodolini,62 archivista italiano, define el archivo como
el conjunto de documentos producidos por una persona fsica o jurdica (o bien por un grupo de oficinas u rganos de esta ltima), en el transcurso de su actividad y, por lo tanto, ligados entre s por un vnculo necesario, los cuales una vez perdido todo inters para el desarrollo de la actividad de aquella persona fsica o jurdica, han sido seleccionados para su conservacin permanente como bienes culturales.63

E. Lodolini, Cuestiones bsicas de la archivologa, p. 31. En Archivos modernos. Principios y tcnicas, p. 43 60 Para Schellenberg (1987: 43), los records son todos los libros, papeles, mapas, fotografas u otros materiales documentales, sin consideracin de sus caractersticas o formas fsicas, hechos o recibidos por cualquiera institucin pblica o privada en consecuencia de sus obligaciones legales o en conexin con la transaccin de sus propios asuntos, y preservados o apropiados para su conservacin por esa institucin o sus legtimos sucesores, como evidencia de sus funciones, poltica, decisiones, procedimientos, operaciones u otras actividades, o por el valor informativo de los datos que contengan. 61 Schellenberg (1987: 38) destaca la necesidad de establecer una diferencia entre la documentacin y el depsito en donde se conserva para evitar confusiones. Propone se utilice el trmino archivala para designar a los materiales e instituciones archivsticas para referirse a los depsitos. 62 En Cuestiones bsicas de la archivologa, p. 31. 63 Vase tambin Cruz Mundet, 1996: 92.
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Es necesario destacar la influencia que ambos tericos han tenido en el campo de la archivstica mexicana. Particularmente Theodore Schellenberg, a partir de los aos ochenta64 cuando el Archivo General de la Nacin (AGN) edit su libro Archivos Modernos, Principios y Tcnicas, como apoyo a las labores de organizacin de archivos, que a la sazn se realizaban. Por ltimo, conviene sealar a quienes, como Antonia Heredia, aceptan la doble funcin de los archivos, ellos son Eugenio Casanova, Aurelio Tanodi,65 la francesa, y las leyes de Francia y Espaa. Puntualizaremos nicamente algunos aspectos de las definiciones propuestas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA) en el Diccionario de Terminologa Archivstica, editado en 1982, para destacar una vez ms, las diferencias existentes en este campo. En este diccionario se incluyen dos definiciones de archivo
una en ingls67 y otra en francs, que no son, una traduccin de la otra, sino que divergen sensiblemente entre s. Segn la definicin en ingls, el archivo est formado solamente por los documentos no corrientes por tanto, se excluye de l la primera fase de la vida de los docuUNESCO,66

el

CIA

en su versin

A finales de los ochenta se editaron textos sobre la administracin de documentos. Adems del de Schellenberg, se publicaron tambin Los archivos en el siglo XX de Carol Couture y Jean-Ives Rousseau, archivistas canadienses y el Manual para el curso de capacitacin para los archivistas municipales editado por el Instituto Mexiquense de Cultura y el AGN. 65 En 1961, Aurelio Tanodi hace una diferencia entre el lugar donde se conservan los documentos, al cual denomina como archivo, y a la documentacin propiamente dicha; a esta ltima le da el nombre de archivala la que define como todo el material escrito, grfico (dibujos, mapas, planos), multigrafiado, reprgrafo sonoro, audio-visual (pelculas), proveniente de una entidad, producido o recibido en funcin de sus actividades o, en general, relacionado con su vida administrativa, desde el momento en que cumpli su funcin inmediata que origin su creacin, y se conserva con fines administrativos, jurdicos y cientficos o culturales (Tanodi, cit. por Lodolini, 1993:142). 66 La UNESCO define al archivo como el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha o naturaleza, reunidos (elaborados o recibidos) por una persona fsica o moral (pblica o privada) por las necesidades de su existencia y el ejercicio de sus tareas, conservados inicialmente para servir como prueba y por sus necesidades administrativas y posteriormente por su valor de informacin general (UNESCO, cit. por Couture-Rousseau, 1998: 7). 67 Segn el diccionario, el archivo lo integran non current records preserved, with or without selection, by those responsible for their creation or by their successors in function for their own use or by an appropriate archives because of their archival value ( Lodolini, 1993: 147).
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mentos [] mientras que segn la definicin en francs68 el archivo comprende tambin los documentos corrientes []69

Se aprecia por tanto que, segn la definicin que se adopte sern las funciones desarrolladas en un archivo, mismas que podran limitarse a servir como apoyo de la administracin que las genera y por tanto, una vez concluida esta funcin, dejar de ser importantes. Por el contrario, si se limita su funcin a la cultural, se estara dejando de lado la documentacin administrativa que ser la que alimente a los archivos histricos70 en el futuro.71 En ambos casos se corre el riesgo de perder la documentacin generada por una institucin o individuo en el curso de sus actividades por el concepto que de l se tiene. Si en las definiciones mostradas se ve lo que sucede en la teora, en la prctica no es muy diferente en virtud de que la mayora de los administradores no son conscientes de que la utilidad de los documentos vaya ms all de la que les permita realizar sus funciones en el mejor de los casos; es decir, la utilidad administrativa, dejando de lado la posibilidad de conformar una verdadera historia de la institucin a partir de los documentos conservados, los que se destinan a espacios olvidados ocasionando su destruccin paulatina, su prdida o su desorganizacin y transformndose en lo que suele llamarse archivos muertos, situacin que no sola suceder en la antigedad ni en la Edad Media, cuando se tena una concepcin diferente de los archivos.

El CIA en la version en francs define al archivo como Ensemble des documets, quels que soient leur date, leur forme et leur support matriel, produits ou recus par toute personne physyque ou morale, et parr tout service ou organisme public ou priv, dans lexercice de leur activit, documents soit conservs par leur crateur ou leurs successeurs pour leurs besoins propopres soit transms linstitution darchives comptente en raison de leur valeur archivistique ( Lodolini, 1993: 147). 69 E. Lodolini, Archivstica. Principios y problemas, p. 146. 70 Durante el siglo XX se establece una diferenciacin entre los archivos dependiendo la edad de los documentos lo que se denomin como la teora de las tres edades los que se depositaran en los archivos administrativos, intermedios o de concentracin y los histricos dependiendo de su vigencia. 71 No con ello se estar diciendo que su tratamiento deba ser igual. Los archivos administrativos y los histricos tienen caractersticas diferentes.
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La archivstica Aun cuando el origen de los archivos, objeto de estudio de la archivstica, se remonta al origen de la escritura, esta disciplina es de factura relativamente reciente y con un perfil peor definido con el tiempo;72 la palabra en castellano se empez a utilizar durante la dcada 1955-1965, pero ms como un calificativo, tal es el caso de labor archivstica, o problemtica archivstica.73 Al igual que otras ciencias, la archivstica surgi como una tcnica emprica en el siglo XIX, con la finalidad de ordenar y conservar los archivos. Bajo el trmino de archivologa, primero, y posteriormente con el de archivstica,74 esta disciplina tuvo su origen en necesidades tericoprcticas muy concretas.75 Con la desaparicin de innumerables instituciones durante el antiguo rgimen, se haca necesario concentrar la documentacin de stas en archivos cuya nica funcin fuera la de la investigacin; ello implicaba tambin el establecimiento de un sistema global de organizacin de los fondos concentrados.76 Francia fue el pionero en el establecimiento de archivos nacionales y despus otros pases europeos le imitaron.77 En cuanto a la organizacin, en Francia estos depsitos se organizaron como si se tratara de un slo conjunto documental dividido en cinco secciones cronolgico-metodolgicas:78 legislativa, administrativa, dominio pblico, jurdica e histrica. Esta ltima estaba formada por docuJ. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 21. A. Heredia, op. cit., p. 7. 74 Ibid., p. 10. 75 J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 45. 76 Idem. 77 Segn lo expresara T. Schellenberg (1987: 21-22), cuatro fueron las razones que obligaron a Francia, Inglaterra y Estados Unidos a establecer entidades archivsticas. La principal fue la intencin de mejorar la eficiencia gubernamental. La segunda, de carcter cultural, por la insistencia de los historiadores, en Francia e Inglaterra, quienes descubrieron que los registros pblicos podan reflejar no slo el desarrollo y funciones de un gobierno sino tambin el desenvolvimiento de una nacin. La tercera razn fue de carcter personal, para proteger los privilegios o los derechos recientemente adquiridos. La cuarta razn fue de carcter oficial, por necesidad del gobierno para su pleno funcionamiento ya que los archivos contienen la evidencia de los asuntos legales y financieros que deben conservar para protegerlo. 78 Este tipo de clasificacin contaba con la aceptacin universal. Era la poca de los grandes sistemas de clasificacin cientfica, como los de Cuvier para la zoologa, de Lineo para la botnica, de Berzelius para la qumica. En la ptica de los historiadores de entonces el documento de archivo era considerado interesante de por s, independientemente de su contexto [] (Duchein, 1985: 71).
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mentos considerados, de manera arbitraria, como de especial inters desde el punto de vista de la historia y de extractos de otras secciones, [] fueron clasificados por lugares, fechas, reinados, que, en muchos casos, era imposible establecer su origen, por razn de la mezcla y dispersin en que se hallaban (Duchein 1985: 70-71).79 De ah la propuesta del historiador francs, Natalis de Wailly,80 jefe de la Seccin Administrativa de los Archivos Departamentales en el Ministerio del Interior de Francia, quien, en abril de 1841, influido por la teora estructuralista, se opuso a la organizacin cronolgica e introdujo el concepto de fondo documental, el que supone enuncia el principio de procedencia, como una alternativa para la ordenacin de los fondos concentrados en el Archivo Nacional de Francia. Conforme a este principio, se trataba de
reunir los documentos por fondos, es decir, reunir todos los ttulos (todos los documentos) que provienen de un cuerpo, de un establecimiento, de una familia o de un individuo, y arreglar estos fondos con sujecin a un orden determinado [] los documentos que apenas se relacionan con un establecimiento, un cuerpo, o una familia, no deben mezclarse con el fondo de ese establecimiento, de ese cuerpo, de esa familia [].81

M. Duchein, El respeto de los fondos en archivstica..., en Prontuario RAMP, pp. 70-71. A Natalis de Wailly se le considera como el padre del principio del respeto de los fondos o de procedencia aun cuando el principio se aplic antes de que l lo enunciara pero, como asegura Cruz Mundet, su validez a efectos doctrinales es cuestionable por varios conceptos: 1. Fueron aplicaciones puntuales en el tiempo y sobre todo, en el espacio, por cuanto se pusieron en prctica con fondos de mbitos territoriales muy concretos y slo fue observado para la organizacin de fondos determinados, sin que ello supusiera su difusin o generalizacin. En otros casos, adems, tuvo una existencia muy limitada, ya que dej de respetarse con el tiempo. 2. En ningn momento dicha plasmacin fue precedida de un proceso de teorizacin, de sistematizacin, que argumentara de acuerdo con los principios cientficos su naturaleza y necesidad. 3. Tampoco fueron seguidos por debate alguno en el seno de una comunidad archivstica consciente de su existencia, en tanto no exista ni se identificaba como tal. 4. No fueron, en consecuencia, reconocidos como principios con entidad suficiente capaz de lograr un efecto en cadena que, con el transcurrir del tiempo, produjera su aplicacin universal de manera sucesiva y concatenada (Cruz Mundet, 1996: 24-25). Bajo estas circunstancias, el principio fue aplicado por primera vez en el ao de 1777 por Philippo Ernst Spiers en su obra Von Archiven; en 1791 se aplica en Dinamarca; en 1826 en Holanda e Italia; en 1827 en Italia, Francesco Bonaini lo denomina mtodo histrico porque para la reconstruccin del orden original se requiere de la historia de la institucin, en 1875 se reconoce dentro de la legislacin italiana; en 1896 se aplica en todos los archivos de Prusia (Heredia, 1987: 15). 81 M. Duchein, op. cit., p. 71.
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Ante las crticas al principio enunciado, dira Wailly:

la clasificacin general por fondos es la nica verdaderamente apropiada para asegurar el pronto cumplimiento de un orden regular y uniforme[]. Si en vez de este mtodo, del cual puede decirse que se funda en la naturaleza de las cosas se propone un orden terico los archivos caern en un desorden difcil de remediar. En cualquier clasificacin distinta a sta se corre el grave riesgo de no saber dnde se encuentra un documento.82

Por ello el principio del respeto de los fondos o de procedencia, hoy por hoy se considera como la base de la archivstica terica y prctica.83 Justamente, por su prctica, el archivista se diferencia netamente del bibliotecario, del palegrafo, del diplomatista, del sigilgrafo, del historiador y del documentalista. Mientras que al palegrafo le interesan los caracteres grficos y la escritura del documento, al historiador su contenido, al sigilgrafo las cuestiones validativas del documento y al diplomatista la tipologa; al archivista le interesan los documentos en su conjunto, como un todo estructurado procedente de una institucin.84 Aislados los documentos no tienen sentido; el documento de archivo adquiere su significado en relacin al conjunto de documentos de un archivo. Es su carcter seriado lo que marca su diferencia con otras ciencias de la informacin.85
Por consiguiente, para la apreciacin de un documento cualquiera es esencial saber exactamente quin lo produjo, en qu circunstancias, dentro de qu marco de procedimiento, con qu fin, con destinacin a quin, cundo y cmo fue recibido por su destinatario, y por qu vas lleg hasta nosotros. Bien: tal conocimiento no es posible sino en la medida en que el conjunto de documentos que lo acompaan se haya conservado intacto, bien individualizado y sin confundirlo con documentos de distinta procedencia, as stos tengan relacin con el mismo objetivo.

Desjardines, cit. por M. Duchein, idem. M. Duchein, op. cit., p. 72. Vase tambin Cook, 1996. 84 A. Heredia, op. cit., p. 11. 85 M. Duchein, op. cit., p. 72.
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En cuanto hace al inters prctico del mtodo se puede afirmar, sin lugar a duda, que ofrece al archivista una base segura para su trabajo de clasificacin y de inventario. Cuando se pone de lado el respeto de los fondos, todo trabajo archivstico se torna arbitrario, subjetivo, carente de rigor; ya que por ejemplo si en su lugar se adopta el mtodo de clasificacin por temas, la mayora de los documentos pueden ser clasificados de dos o tres maneras diferentes86 (Duchein, 1985: 73).

Heredia y otros autores consideran que el despegue de la archivstica moderna est ntimamente relacionada con la publicacin del manual de los archivistas holandeses S. Muller, J. A. Feith y R. Fruin, Manual for the arrangement and description of Archives, primer compendio de una serie de obras tcnicas orientadas a la organizacin de los fondos, en donde se analiza con profundidad el principio de procedencia. Y aunque la archivstica haya surgido como auxiliar de la diplomtica, la paleografa y la biblioteconoma, lo que provoc una enorme dependencia y retraso en su desarrollo,87 poco a poco empez a diferenciarse y a adquirir carcter propio.88 An a la fecha, si bien no se duda de su independencia, no todos los tericos coinciden en considerarla como ciencia,89 a consecuencia de su constante evolucin,90 resultado del mismo desarrollo de los archivos, los que da a da plantean nuevos retos, en parte, por el avance tecnolgico que ha venido a incorporar nuevos soportes en los documentos; la falta de una terminologa universalmente aceptada o por los an insuficientes intentos de elaboracin terica en esta materia.

Ha sido usual que en la organizacin de acervos documentales en Mxico, donde participan historiadores, se utilice la clasificacin temtica. 87 Por esta razn, la organizacin de los fondos se realiz, por mucho tiempo, utilizando el sistema Dewey, propio de la biblioteconoma. 88 J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 22. 89 Vase por ejemplo la definicin del CIA en la que se define como una disciplina. 90 Pero simplemente habra que hacer una revisin a la historia de la ciencia para demostrar que las ciencias como dira Juan Brom (1983: 19) no son, se estn haciendo.
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As, la archivstica es, para autores como Antonia Heredia,91 la ciencia92 que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de conservacin y organizacin y los medios para su utilizacin. Su objeto de estudio, los archivos y, su finalidad, la del servicio de los archivos a la sociedad, ya sea a la institucin que sirve o a los investigadores. Su campo de accin, Heredia93 la divide en siete apartados:
1. Definicin de la misma y establecimiento de su campo de estudio. 2. Delimitacin de su objeto, de su mtodo y de su finalidad. 3. Historia de los archivos, de la evolucin de la prctica archivstica, de la legislacin segn los pases, y de las instituciones y organismos internacionales en relacin con el desarrollo de aqullos. 4. Bibliografa y formacin profesional. 5. Elaboracin, estudio y aplicacin de los principios relacionados primero con la organizacin en todas sus etapas y segundo con la descripcin en todas sus manifestaciones, abarcando tanto los documentos textuales como los cartogrficos, audiovisuales, informticos, etctera. 6. Gestin de documentos y administracin de archivos que incluyen desde la racionalizacin de la produccin documental, las transferencias y los expurgos, hasta los servicios, el acceso y control de la informacin y de los usuarios, y la difusin por todos su medios y en todos sus aspectos (desde la edicin de los instrumentos elaborados hasta las exposiciones). 7. Consideracin de las instalaciones, conservacin material y restauracin, agentes de destruccin, reproduccin en todas sus variantes y con toda su problemtica.

Op. cit., p. 11. Comparten la postura de Heredia, Eugenio Casanova, Theodore R. Schellenberg, ngelo Ciceri, Marcelino Pereira e incluso el Comit de Terminologa Archivstica de la Asociacin Archivstica Brasileira. Contrario a ellos, Giullio Batteli y Aurelio Tanodi recalcan el carcter normativo y prctico de la archivstica y la definen como una disciplina al considerar que su nacimiento reciente no ha hecho posible an la formulacin de la teora y de una metodologa uniformes (Heredia, 1987: 21). 93 Op. cit.
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Teora archivstica

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El principio de procedencia] es la base de la Archivstica terica y prctica.

Michel Duchein

La totalidad de las funciones de los archivos pueden resumirse en tres etapas: la recepcin, la conservacin y el servicio1 (Heredia: 1987: 201). Cada una de ellas requiere una serie de actividades encaminadas a proporcionar al usuario, la administracin en el caso de los archivos de trmite y concentracin, y a los investigadores en el caso de los histricos, la documentacin requerida. Antonia Heredia presenta tales actividades de manera grfica:
1 CONSERV AR CONSERVAR CLASIFICACIN ORGANIZACIN: 2 ORDENACIN

DESCRIPCIN: INVENT ARIACIN INVENTARIACIN SERVIR Funciones de los archivos

1 Segn Vicenta Corts, las funciones de un archivo pueden resumirse en: recoger, custodiar y servir la documentacin (Heredia, 1982: 15).

C ATALOGACIN

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Para poder conservar la documentacin, en primera instancia deber estar organizada2 y a decir de Ramn Aguilera,3 esta fase es la ms importante porque en ella se implican los principios fundamentales de la archivstica, esto es, el principio de procedencia y orden original. Sin embargo, esta etapa est ntimamente ligada con la del servicio. Por ello no podramos priorizar entre una u otra ya que una documentacin desorganizada imposibilita el acceso a la misma y lo mismo, una documentacin bien conservada, totalmente organizada no tendra ningn sentido sin instrumentos de descripcin que nos permitieran acceder a ella. La organizacin documental se lleva a cabo mediante dos procesos: la clasificacin y la ordenacin. Sin embargo, al igual que sucede con otros trminos stos no estn del todo definidos. Clasificacin es el acto de agrupar documentos por sus semejanzas, separndolos por sus diferencias as se lee en el Glosario de Terminologa Archivstica de Caletti-Ruiz (1980). Ordenacin es el arreglo de documentos dentro de los expedientes, o en los muebles archivadores, se lee en el mismo glosario. Con estas definiciones estaran de acuerdo autores como Antonia Heredia y Ramn Aguilera, y sern las que adoptaremos tambin nosotros. Sin embargo, es conveniente sealar tambin que no todos los tericos los utilizan de la misma manera, en algunos casos se emplean como sinnimos, por ejemplo, Giussepe Continolo4 afirma que clasificar significa ordenar la documentacin, segn determinados criterios []. La clasificacin (classement) es el procedimiento que consiste en colocar o en ordenar los documentos en una secuencia natural sea alfabtica o numrica.5 Incluso en el diccionario se define el trmino clasificar como dividir u ordenar por clases o categoras. Para Theodore Schellenberg6 el trmino ordenacin es sinnimo de organizacin documental, por tanto la clasificacin es tan slo una etapa del mismo.

Vase Sobern, 1983: 12. En Introduccin a la archivstica, s. p. 4 En El archivo en la empresa, p. 39. 5 Carol Couture y Jean-Ives Rousseau, Los archivos en el siglo XX, p. 335. 6 En Principios archivsticos de ordenacin.
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En otros, por el contrario, el trmino ordenacin se incluye en la clasificacin, basten algunos ejemplo para dejar sentada, una vez ms, la falta de consenso en la terminologa archivstica que, en cierta medida, es resultado tambin de las malas interpretaciones en las traducciones. Ordenacin es la operacin material de acomodo de los documentos, una vez terminada la seleccin.7 Marcelo Nez en su Manual Terico-Prctico, escribe que las dos operaciones fundamentales que se deben practicar en los archivos para que sus fondos estn bien ordenados son la clasificacin y la catalogacin.8 Es frecuente que se diga que se clasifica utilizando el mtodo cronolgico o alfabtico, lo que es una aberracin y una muestra de la falta de acuerdo entre estos trminos. La ordenacin puede ser alfabtica o cronolgica pero nunca la clasificacin. De acuerdo con Ramn Aguilera9 y Antonia Heredia,10 la confusin puede explicarse por la simultaneidad en ambas operaciones en la produccin documental de los archivos administrativos o bien, por el empeo de los archivistas de huir de la similitud con la terminologa bibliotecaria.

Conservar La conservacin es una actividad profesional, al igual que otras que se desarrollan en los archivos. Su finalidad principal es la de mantener en buen estado los documentos que llegan al archivo lo que se logra a travs de las acciones archivsticas desarrolladas. La organizacin documental, la descripcin, el mantenimiento, la conservacin preventiva, y en caso necesario, la restauracin, son algunas de estas acciones. Y aunque todas se pueden aplicar en cada uno de los tipos de archivos existentes, considerando las particularidades de cada uno de ellos, las acciones debern ser diferentes en cada caso particular.

C. Couture y J. Rousseau, op. cit., p. 402. R. Aguilera, Introduccin a la archivstica, s. p. 9 Idem. 10 En Archivstica general. Teora y prctica, p. 176.
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Organizacin documental El principio que propona mantener los documentos de cada fondo11 en el orden dado por la oficina de origen, en lugar de por asuntos o materias como se haca en la poca de la Ilustracin, gan cada vez ms adeptos entre los miembros de la comunidad archivstica internacional que vieron en este principio la posibilidad de evitar que los fondos fueran desmembrados. Sin embargo, el principio de procedencia, sealara Duchein,12 es ms fcil enunciarlo que aplicarlo, porque no en todos los casos la delimitacin de un fondo es tan sencilla, por tanto, para evitar confusiones, Duchein plantea una serie de criterios que permitan identificar un fondo de archivo: a) Para producir un fondo de archivo, en el sentido que la archivstica da a este trmino (es decir, conjunto infrangible de documentos), un organismo pblico o privado debe poseer un nombre y una existencia jurdica propios, establecidos por un acto de ley, decreto, ordenanza, etctera, preciso y fechado. b) Debe poseer atribuciones precisas estables, definidas por un texto legal o reglamentario. c) Su posicin dentro de la jerarqua administrativa debe estar definida con precisin por el acto que le dio origen; sobre todo, su subordinacin a otro organismo de nivel ms elevado debe estar claramente establecida. d) Debe tener un jefe responsable con poder de decisin en su nivel jerrquico. Dicho de otro modo, debe poder tratar los asuntos de su competencia sin que, para decidirlos, tenga que someterse automticamente a una autoridad superior. e) En cuanto sea posible, la organizacin interna debe ser conocida y sealada en un organigrama. Salvada la dificultad de la definicin del fondo, se impone su organizacin mediante el principio de procedencia el cual, segn palabras de Cruz Mundet,13
[...] no ofrece problemas especiales o irresolubles, incluso en las administraciones latinas se puede reconstruir la organizacin y las funciones de cada entidad. El respeto al orden original, en dicho caso, slo es posible llevarlo a cabo de modo parcial: es factible y necesario reconstruir el

Fondo de archivo es el conjunto de piezas de cualquiera naturaleza que todo cuerpo administrativo, toda persona fsica o moral, ha reunido automtica y orgnicamente en razn misma de sus funciones o de sus actividades (Couture-Rousseau, 1988: 188). 12 En El respeto de los fondos en archivstica..., en Prontuario RAMP, pp. 77-78. 13 En el Manual de archivstica, p. 223.
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orden de los documentos en los expedientes, en las series de correspondencia es decir al nivel bsico, pero resulta ilusorio pretender lo mismo con los sistemas de clasificacin empleados cuando han existido para mantener organizados los fondos.

Pero a pesar de todas las dificultades, el empleo del principio de orden original evita que criterios subjetivos se impongan en la organizacin documental. Incluso, como lo sealaran Carol Couture y Jean-Ives Rousseau,14 cuando se respetan estos principios, es decir, los de procedencia y orden original, se garantiza el carcter testimonial o evidencial de los documentos que de otra manera se perderan irremediablemente. Son estos principios los nicos que lo garantizan porque cuando un documento se extrae de su contexto, aunque sigue conservando la informacin, pierde su carcter testimonial. Adems, como lo apuntara Elio Lodolini, en caso de que un fondo se reorganizara en varias ocasiones mediante la aplicacin del principio de procedencia, al final, tendra el mismo resultado, aunque esta reorganizacin la realizaran diferentes archivistas, lo que no sucedera en la organizacin por materia en donde algunos documentos podran caber en diferentes apartados. Por lo tanto, no slo basta la separacin por fondos documentales, lo que resulta relativamente sencillo de realizar, sino que se debe buscar [] el orden original, aquel que tuvieron cuando fueron creados [] que refleja el modo de ser y de funcionar de la institucin que los ha creado sobre la base de las competencias, de la organizacin, de la estructura, de los procedimientos de la institucin.15 Para recuperar el orden original cuando se ha perdido, resulta necesario el conocimiento de la entidad, su organizacin y estructura, de los mtodos de funcionamiento, de los procedimientos y de las variaciones.

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Op. cit. J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 237.

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Para poder lograrlo, existen slo

[] dos vas, complementarias: la historia de la entidad y, sobre todo, la propia y paulatina organizacin del fondo; pues por considerables que sean nuestras referencias histricas resultarn siempre insuficientes, hasta tanto, el estudio emprico de las series vaya conformando la realidad estructural de la institucin y su devenir en el tiempo, o por lo menos sus vestigios conservados. A fin de cuentas, los elementos constitutivos de un archivo son dos: el conjunto de documentos y el conjunto de relaciones que median entre ellos. En opinin de Duchein, el documento de archivo, a diferencia del objeto de coleccin del dossier, documentacin constituida por piezas heterogneas de diversas procedencias, no tiene, pues razn de ser, sino en la medida en que pertenece a un conjunto. El sitio de un documento de archivo est en el seno de un proceso funcional, del cual es un elemento, por mnimo que sea. ... de acuerdo con estos principios enunciados, el arreglo de un archivo conlleva una serie de tareas concatenadas que podemos definir en tres apartados: 1. Clasificar los fondos: consiste en establecer diversas clases o agregados documentales en funcin de su procedencia, es decir, del autor que los ha creado. 2. Ordenar los documentos dentro de cada agrupacin o serie documental, y estas mismas, uniendo unos con otros conforme a la unidad de orden establecida para cada caso. 3. Elaborar un cuadro o esquema de clasificacin que ponga de relieve la estructura dada al fondo.16

Clasificar17 Fue hasta el siglo XVIII y en algunos casos en el XIX cuando ocurren los primeros signos de preocupacin por la clasificacin de los fondos. Antes de esta fecha se imponan los principios bibliotecarios o los puntos de vista de los historiadores en la organizacin archivstica, es decir, la clasificacin decimal o la temtica. Es hasta la segunda mitad del siglo XIX que se impone por sobre las ante16 17

Ibid., pp. 238-239. Vase para este acpite C. Couture-J. Rousseau, 1988: 225-236.

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riores[] la teora del respeto a los fondos, al orden original, pero no siempre acompaada de la prctica18 (Heredia: 1987: 184). Los orgenes de la clasificacin archivstica basado en las prcticas bibliotecarias se encuentran en el sistema de clasificacin decimal19 propuesto por Melvil Dewey en 1873 para la organizacin de bibliotecas. Pero qu significa clasificar archivsticamente? Para Giuseppe Continolo,20 la Clasificacin es una tcnica para la identificacin y agrupacin sistemtica de trminos semejantes, con caractersticas comunes, que pueden ser posteriormente diferenciadas, segn su tipologa fundamental. Antonia Heredia21 dice que clasificar es dividir o separar un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte de la estructura de un todo. Cada grupo o clase es nico y distinto de los dems, con sus caractersticas propias que lo diferencian de los otros []. Cruz Mundet22 sera ms especfico al afirmar que clasificar consiste en agrupar jerrquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los ms amplios a los ms especficos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original.23 Para establecer una clasificacin, Theodore Schellenberg24 enuncia los elementos primordiales que debern tomarse en cuenta: las acciones, la estructura orgnica y los asuntos o materia. Considerando estos criterios, el mismo Schellenberg establece tres sistemas de clasificacin: la funcional, la orgnica y la clasificacin por materias. Ser clasificacin funcional si considera las funciones, clasificacin orgnica si los documentos se clasifican de acuerdo a las divisiones administrativas o estructura orgnica, y por materias o asuntos si se toman en cuenta los asuntos o materias.
En Mxico todava en los ochenta del siglo XX se hablaba de clasificar mediante el sistema decimal. Vase tambin Rhoads, 1985 y Sobern, 1983. 20 Op. cit. p. 39. 21 En Archivstica general. Teora y..., p. 186. 22 Op. cit., p. 239. 23 Sobre el principio de procedencia vase tambin Sobern, 1983; Hardenberg, 1985 y Duchein, 1985. Y, sobre el desarrollo de estos principios en Estados Unidos, vase Evans, 1985. 24 En Archivos modernos. Principios y tcnicas, pp. 94-105.
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Para cualquiera de ellos debern tomarse en cuenta tres aspectos fundamentalmente:25

a) Debe ser un sistema lo ms estable posible de modo que la clasificacin dada al fondo perdure
en el tiempo. b) Debe ser objetivo, es decir, que la clasificacin no dependa tanto de la percepcin que el archivista pueda tener cuanto de aspectos inequvocos. c) Debe sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza de los documentos, del proceso administrativo del cual son resultado.

Segn estos criterios dira Cruz Mundet,26 la clasificacin por materias quedara descartada por carecer de estabilidad ya que, en el momento de clasificarse un mismo documento puede percibirse de manera diferente por distintos archivistas.27 La clasificacin orgnica queda igualmente descartada porque [] no cumple la exigencia de estabilidad aunque s el de objetividad, que resulta de la misma estructura orgnica que le es impuesta al archivista. Por ltimo,
la clasificacin funcional se sustenta en la naturaleza de los documentos, de acuerdo con la cual define las series. Asimismo es objetiva como lo es el criterio empleado, por cuanto las actividades, las funciones y las acciones, derivan de los fines inherentes a la entidad y el nico problema que plantean es su correcta identificacin, pero en todo caso ah estn, al margen de quien las analice. Es por tanto objetivo y, adems, cumple la otra condicin, es estable.

Y conforme a Cruz Mundet,28 este sistema, [], no siendo perfecto, ofrece riesgos mnimos de confusin, de interferencias, de ambigedad; adems asegura mucho mejor el respeto de los fondos en su continuidad que el sistema basado en las estructuras administrativas.
J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 242. Idem. 27 Esta afirmacin, si bien es vlida para los archivos institucionales, no es del todo cierta en el caso de los archivos de investigacin donde esta clasificacin es la mejor alternativa. Vase Schellenberg, 1987. 28 Op. cit., p. 244.
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Por todo lo antes expuesto, el sistema de clasificacin no debe ser elaborado apriorsticamente, sobre una base especulativa, sino a posteriori 29 (Schellenberg, 1987: 106), despus de haber realizado una investigacin que nos permita conocer la historia de la institucin generadora, su organizacin y sus funciones. Slo en esta medida podrn establecerse las series pero adems, el cuadro de clasificacin resultante ser reflejo de un trabajo emprico y simultneo con otras tareas: la ordenacin y la descripcin [].30 La clasificacin, pues, no la crea el archivista, le viene impuesta por la propia documentacin, a l slo le toca respetarla, reconstruirla o rehacerla.31

Ordenar Una vez clasificados, el paso siguiente es el de la ordenacin cuyo objetivo es el de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionndolos unos con otros, de acuerdo a una unidad de orden establecida de antemano. En este caso hablamos de los expedientes y su contenido: documentos de un mismo asunto. Por lo tanto, no se puede hablar de ordenacin de un fondo o de un archivo, a menos que la palabra se tome como sinnimo de organizacin.32 En este sentido, podemos elegir entre los diferentes tipos de ordenacin teniendo presente que la que se aplique a cada serie o expediente sea aquella que nos facilite su localizacin. La ordenacin numrica si se consideran los nmeros naturales; alfabtica si las letras del alfabeto o una ordenacin convencional si se utiliza una combinacin de stos. Partiendo de la ordenacin alfabtica se puede adoptar un sistema alfabtico general donde las letras del abecedario sern los elementos ordenadores; el onomstico si es el nombre de personas o instituciones; el geogrfico si es el pas, estado, ciudad o municipio y por ltimo por asuntos o materias.

Antonia Heredia advierte sobre los peligros de establecer una clasificacin a priori. Asegura que una consecuencia de este tipo de clasificacin fue la destruccin de la organizacin de antiguos fondos. 30 J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 245. 31 A. Heredia, Archivstica general. Teora y..., p. 184. 32 R. Aguilera, op. cit., s. p. Vase tambin Cruz Mundet, 1996: 250.
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Dentro del sistema de ordenacin numrico podemos optar por el sistema numrico simple donde las series, los expedientes o los documentos se ordenan conforme a una numeracin consecutiva; el cronolgico donde se considera la fecha; el sistema topogrfico si se toma en cuenta la numeracin dada a la seccin, el estante, el nivel y/o la caja, o el decimal donde cada asunto se subdivide en grupos de diez en diez. Dentro de los sistemas convencionales podemos encontrar el alfanumrico, el numeralfa, el sectorial y el Mac Bee mejor conocido como cdigo de barras.33 Junto con la ordenacin, se deben realizar una serie de actividades que tambin contribuirn a la conservacin documental como son la de desdoble o despliegue, especialmente los mapas o documentos que tienen un tamao superior al del expediente; la eliminacin de soportes metlicos; signaturacin y sellado para datacin, foliacin y numeracin y agregacin que permita facilitar el control. Todas ellas con la finalidad de cumplir de la mejor manera con la organizacin y la conservacin documental.34 Cruz Mundet35 incluye un tercer elemento, el de la instalacin que consiste en la ubicacin fsica de todo el fondo mediante unidades de instalacin, ya sean cajas, legajos o libros, la que puede realizarse reservando espacios para cada una de las secciones, subsecciones o series lo que implica un desperdicio de espacio o bien, mediante numeracin continua, el que ofrece entre otras ventajas el ahorro de espacios y por ello es ms recomendable.

Cruz Mundet (1996: 250) considera cuatro tipos de ordenacin: el cronolgico, el alfabtico en el que incluye al geogrfico y por materias; el numrico y el alfanumrico. Por su parte Theodore Schellenberg (1987), bajo el ttulo de sistemas modernos de archivo enuncia tres tipos: 1) los que colocan las unidades de expedientacin en secuencia numrica; 2) los que las ordenan en forma alfabtica, independientemente de que se refieran a personas, objetos o lugares; y, 3) los que colocan los expedientes en un orden racional de acuerdo con cierto esquema de clasificacin. Tambin pueden hacerse combinaciones con estos tipos que deben tomarse en consideracin. 34 Heredia, Archivstica general. Teora y..., pp. 209-211. 35 Op. cit., pp. 251-253.
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Preservar, conservar, restaurar La preservacin, conservacin y restauracin,36 son trminos que si bien estn ntimamente relacionados, no significan lo mismo ya que mientras la preservacin son todas aquellas medidas de carcter preventivo, la conservacin es el proceso de detencin, y la restauracin es el restablecimiento de la unidad formal. De ah que la diferencia fundamental es que mientras la preservacin acta sobre el ambiente fsico que rodea al documento, la conservacin y la restauracin s lo hacen directamente en el documento y slo existe una diferencia de grado; la conservacin detiene el proceso y la restauracin trata de brindar de nueva cuenta las caractersticas originales del documento.37 A pesar de estas diferencias, la suma de estas actividades se engloban dentro del trmino conservacin por los especialistas.38 Por tanto, al conjunto de medidas tomadas para salvaguarda en vista de su consulta a los documentos de archivo le denominaremos conservacin.39 Esta es una ardua tarea ya que en los pases que, como Mxico, cuentan con un gran acervo cultural y no dedican los suficientes recursos para salvaguardar en ptimas condiciones estos bienes culturales, se ocasionan prdidas de documentacin de suma importancia. El carcter nico de los documentos archivsticos debera ser determinante en su conservacin puesto que su destruccin o deterioro resultan ser prdidas irreparables.40 Para no llegar al proceso de restauracin41 deberan llevarse a cabo medidas preventivas que consideraran los factores que afectan al papel, principal elemento de los documentos archivsticos.42 Pero para ello se requiere en primer lugar conocer algunas de sus caractersticas, por ejemplo el que en su elaboracin se utilizan fibras entrelazadas de celulosa, unidas las unas a las otras por lignina que
36 Preservacin es la accin y efecto de preservar y preservar es proteger, defender o resguardar anticipadamente de un dao o peligro. Conservacin es la accin y efecto de conservar y, conservar proviene del latn conservare que significa mantener una cosa en buen estado; preservarla de alteraciones. 37 Enriqueta Vargas Saldaa, El papel y su conservacin, pp. 1-4. 38 Vase Couture-Rousseu, 1988; Schellenberg, 1987: 255-256. 39 C. Couture y J. Rousseau, op. cit., p. 345. 40 Vase Smith, 1985a: 403. 41 Restauracin arreglo de documentos deteriorados (Caletti-Ruiz, 1980: 104). 42 Rosa E. Giorgana, El problema de la conservacin de los archivos, en Memoria de la IX Reunin del Sistema Nacional de Archivos, pp. 123-124.

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confiere al vegetal su rigidez43 y que su calidad depende de sus fibras. Ahora bien, los procesos y la materia prima tambin han cambiado. Mientras en los principios de su fabricacin se utilizaban fibras de camo, lino y algodn en un proceso artesanal, con la revolucin industrial se cambi la materia prima a pasta de madera combinada con sales cidas que aumentan las posibilidades de su deterioro. De acuerdo con los especialistas,44 la acidez es el factor principal de deterioro del papel porque aun cuando se conserve en condiciones ideales, no puede hacerse nada contra la acidez del proceso de fabricacin del papel y las tintas utilizadas. Aunque el deterioro puede ser mayor si se combinan una serie de factores como el aire contaminado, los hongos o el contacto con otros materiales cidos. Estos factores pueden ser de carcter biolgico, fisicoqumicos y mecnicos. En el primer grupo podemos encontrar los microorganismos; los insectos como los pescaditos de plata, las termitas, las cucarachas, la polilla y los roedores. Para su control y exterminio es indispensable realizar limpieza frecuente en los locales adems de la aplicacin de sustancias especficas en cada caso, pero antes de aplicar cualquiera de ellas es necesario conocer los riesgos que pueden causar tanto en las personas que los aplican como en los documentos, por ello, estas sustancias, en su mayora, debern aplicarse por especialistas.45 Un segundo grupo de factores es aquel compuesto por los agentes fisicoqumicos como la acidez, la luz, la humedad y el polvo. Un tercer grupo se refiere a los agentes mecnicos, es decir, los que se refieren a la manipulacin de documentos lo que provoca rasgaduras, dobleces, manchas u otras. El caso de las fotografas es muy similar a los dems documentos. En este caso los factores de deterioro pueden dividirse en: los propios de la tcnica utilizada en el proceso de fabricacin de los productos fotogrficos (1826 heliografa, 1829 daguerrotipo, 1834 calotipo; 1851 colodin; 1871 placa de gelatina seca; 1887 nitrato de celulosa) y los propios al almacenamiento.46

C. Couture y J. Rousseau, op. cit., pp. 263-264. Vase Denise Plissier, en Couture-Rousseau, 1982. 45 Para obtener informacin sobre las substancias utilizadas consltese Vargas Saldaa, 1981; AGN, 1982d; 1983b; 1985b. 46 David Maawad, Deterioro de imgenes fotogrficas, en Memoria de la III Reunin Nacional de Archivos Administrativos e Histricos...
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Para evitar la proliferacin de estos agentes se recomienda la limpieza peridica de los documentos y los acervos, y la revisin de los locales, adems de cuidar las fuentes luminosas y el establecimiento de normas para evitar la manipulacin descuidada de los documentos.47

Instrumentos de descripcin La finalidad ltima de un archivista ser siempre la de proporcionar la documentacin a quien la necesite, es decir, ser el intermediario entre los documentos y quien los requiera. Es un papel de suma importancia, porque sin l la documentacin que est conservada en los archivos queda muerta.48 Para lograrlo deber auxiliarse de los instrumentos de descripcin ya que sin ellos ser menos que imposible. [] la tarea que engloba las diversas y variadas actividades del archivista para elaborar los instrumentos que facilitan el acceso a los fondos en general y a los documentos en particular han sido designadas por Theodore Schellenberg con el trmino descripcin. Segn Aurelio Tanodi,49 la palabra descripcin, en trminos amplios, es la enumeracin de las cualidades y elementos fundamentales de una persona o de un objeto, de tal forma que la persona que la efecta pone en conocimiento de otros los rasgos determinantes que identifican lo que se describe. La descripcin no se limita a enunciar los caracteres internos y externos de los documentos sino que rebasa en mucho a stos al incluir datos sobre su localizacin siendo adems, en algunos casos, instrumentos de control. Por lo tanto, no se limita a los archivos histricos sino que tambin es necesaria en los archivos administrativos aunque con sus respectivas particularidades que atiendan a sus diferencias. La importancia concedida a la descripcin por parte de los tericos se ve reflejada en la afirmacin que hiciera Michel Dulchein al prologar la obra de Antonia Heredia50 sobre los instrumentos de descripcin.
E. Vargas Saldaa, op. cit., p. 4. Duchein en Heredia, Manual de instrumentos de descripcin documental, s. p. 49 Cit. por Heredia, Archivstica general. Teora y..., p. 215. 50 En Manual de instrumentos de descripcin documental.
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Afirmaba Michel Duchein:

Sin una descripcin adecuada, los archivos son como una ciudad desconocida sin plano o como el cofre de un tesoro sin llave. An peor: lo mismo que un viajero con un mapa inexacto corre el riesgo de extraviarse, as un instrumento de descripcin51 errneo o imperfecto puede engaar gravemente al investigador, sea por omisin de los datos que le interesan, sea por falta de interpretacin de otros datos, sea por falta de informacin, referentes al origen y a la historia de los documentos.

Adems, la descripcin ofrece la posibilidad de corregir errores que bien pudieron haberse cometido durante la clasificacin y la ordenacin, por ello, la organizacin y la descripcin son tareas ntimamente ligadas. La descripcin suele hacerse a diferentes niveles que responden a objetivos especficos, pero sin excepcin, en todos los casos, se debe cumplir con tres requisitos fundamentales a saber:52
Exacta, en cuanto que los documentos no son algo impreciso, sino testimonios nicos y concretos. Suficiente para la unidad que se est informando [], sin ofrecer ms de lo necesario, por exceso o por defecto. Oportuna en cuanto que ha de reflejar una programacin que marque una jerarqua de la informacin.

Durante el proceso de descripcin, el archivista se familiariza con el acervo pero es conveniente sealar que esta fase no representa una oportunidad para los archivistas de explotar los fondos documentales como s lo sera para el historiador, sino ms bien, facilitar su tarea cotidiana al permitir

Nuevamente Antonia Heredia nos advierte sobre la problemtica de la diferencia terminolgica al referirse a los instrumentos de descripcin. Schellenberg le denomina catlogos; la Escuela de Archiveros de Crdoba, auxiliares descriptivos; en Francia, instrumentos de localizacin o informacin; y en Espaa adems del de instrumentos de descripcin, instrumentos archivsticos, instrumentos de divulgacin del material de archivo; en Mxico suelen llamrseles instrumentos de descripcin segn lo propone Heredia. 52 Corts, cit. por A. Heredia, Archivstica general. Teora y..., p. 216.
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el acceso a los documentos, difundir el contenido del archivo y contribuir a la conservacin de los acervos al evitar las consultas innecesarias. [] comprende dos estadios que han de programarse sucesivamente: la inventariacin tras la clasificacin de cualquier fondo y la catalogacin, despus de la ordenacin de las series.53 La primera etapa, durante la que se elaborar un inventario por cada uno de los fondos documentales, nos permitir evaluar si es necesaria una descripcin ms detallada, por medio de catlogos. En caso contrario, los inventarios acompaados con las guas sern suficientes. La elaboracin de catlogos exigir tambin una jerarqua que ir desde las series con informacin de inters ms general [] que lgicamente, son las de mayor demanda a las de inters ms concreto [].54 As, los instrumentos de los que se vale el archivista son las guas, los inventarios, los catlogos y otros instrumentos auxiliares como los ndices. Las guas nos proporcionan una visin general de los fondos del archivo, la organizacin y los antecedentes histricos del mismo. Los inventarios nos ofrecen una visin ms detallada de las series documentales y los catlogos, informacin sobre las unidades documentales.55 Cabe sealar que ninguno sustituye al otro; sin embargo, la eleccin para elaborar uno o el otro depender del tiempo del que se disponga, los recursos asignados y el tamao del fondo. El ideal es contar con los tres instrumentos de descripcin adems de aquellos auxiliares para su manejo como son los ndices pero para ello, deber elaborarse un plan descriptivo cuyo objetivo principal sea el de hacer accesibles al investigador los fondos documentales, y se establezcan prioridades para su elaboracin.

A. Heredia, Ibid., p. 221. Idem. 55 Antonia Heredia (1987: 305) incluye un cuarto instrumento de descripcin: los censos de archivo que considera, merecen una mencin aparte por sus caractersticas especiales. Su objetivo es el de control y no el de la investigacin. Su inters es por los archivos ms que por los documentos. Su contenido rebasa al de la gua, limitado por una regin geogrfica ms que por las caractersticas especficas de un conjunto de archivos. Mediante los censos podremos conocer adems del nmero total de archivos, las condiciones de conservacin las posibilidades de acceso y los lmites cronolgicos de la documentacin.
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Guas

La gua es el instrumento ms general, lo mismo puede hacerse de un fondo de archivo que de todos los fondos que lo incluyan,56 podra hacerse tambin de la totalidad de archivos de una nacin o de una regin. Su objetivo principal es el de brindar un panorama general sobre el contenido del archivo destacando lo ms importante. Suele incluirse el desarrollo histrico de los fondos, la manera como llegaron al archivo, la relacin entre los fondos y las ausencias documentales, el tipo de servicios que ofrece el archivo, los horarios y condiciones para solicitar informacin. Ser el instrumento con el que tenga el primer contacto el investigador. A travs de ella conocer el volumen y la calidad de los fondos e incluso las posibilidades de investigacin. Adems, como afirma Vicenta Corts, la gua [] jerarquiza el valor de los documentos entre s, sita los fondos estableciendo su sistemtica estructuracin dentro del conjunto de un archivo en particular o valora cada uno de los archivos dentro de un conjunto de archivos en particular, o valora cada uno de los archivos dentro de un conjunto ms amplio como puede ser el mbito regional o nacional.57 Podra pensarse que por la informacin que contiene tendra que ser necesariamente voluminosa; sin embargo esto no es as, puede incluso presentarse en forma de trptico.58 Siendo el instrumento de descripcin con el que el investigador tendr su primer contacto, no necesariamente su elaboracin tendr que ocupar ese lugar sino ms bien, requiere de un proceso de inventariacin de un fondo por lo menos, sin llegar a la catalogacin. Por todo lo anterior, podramos definir la gua, siguiendo a Manuel Vzquez, como un instrumento de descripcin que contiene
una visin sinptica de los fondos y grupos documentales de un archivo, acompaada de todo lo que pueda iluminar su valor y su sentido, que se publica a fin de ofrecer a los interesados remotos

Vase por ejemplo la Gua del Archivo General de la Nacin. A. Heredia, Archivstica general. Teora y..., p. 239. 58 Idem.
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una idea de la archivala, sea en su totalidad, sea por temas.59 Su uso y elaboracin, se ha extendido por todo el mundo, sin embargo, es difcil establecer su tipologa por ser muy variables los criterios empleados para su elaboracin.60

Segn E. Taillemite,61 las guas pueden ser geogrficas si cubren una regin; metdicas si se centran en un depsito; y de depsito si se refieren a un archivo.62 Para Manuel Vzquez, las guas pueden ser generales si se centran en uno o ms archivos; y especiales, si se refieren a un tema determinado.63 Para Schellenberg, las guas pueden ser sumarias o descriptivas dependiendo de la amplitud con que se describen los fondos. Para Francois Hildesheimer,64 habr guas por institucin de archivo, guas acumulativas para los archivos de una regin o pas, guas temticas segn se trate de un tema o tipo documental, y guas de un fondo o seccin.65 Haciendo una comparacin de los tipos sealados por Hildesheimer y Schellenberg, las dos ltimas pueden incluirse en la categora de guas descriptivas enunciadas por Schellenberg y las dos primeras en la de sumarias. Para Cruz Mundet66 por lo menos, existen: el censo gua que informa sobre una gran cantidad de archivos;67 la gua de fuentes68 cuyo objetivo es recopilar datos de todos los fondos documentales que tengan informacin sobre un solo tema o un rea geogrfica determinada; la gua orgnica en donde se incluye informacin sobre los archivos que fueron generados por un

Para revisar otras definiciones vase Heredia, 1987. J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 273. 61 Sobre los documentos de descripcin en Francia vase Taillemite, 1985: 302. 62 J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 273. 63 Idem. 64 Es el resultado de un estudio RAMP solicitado por la UNESCO. 65 A. Heredia, Archivstica general. Teora y..., p. 238. 66 Op. cit., pp. 273-274. 67 Dentro de esta categora podra incluirse la Gua de los Archivos Estatales y Municipales de Mxico y de cada uno de los Estados, publicada por el AGN. 68 Vase por ejemplo la obra de Lino Gmez Canedo, Los archivos en la historia de Amrica.
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organismo en particular. Por ltimo, la gua de archivo69 concentra su atencin en un archivo ya sea que contenga un solo fondo o ms. Considerando los elementos que seala la norma ISAD (G), que busca homogeneizar la descripcin, Cruz Mundet enuncia como elementos comunes de todas las guas los siguientes: Dentro del rea de mencin de identidad: signatura, ttulo, fechas, nivel de descripcin y volumen. Del rea de contexto: historia administrativa y biogrfica. Del rea de condiciones de acceso y utilizacin: condiciones de acceso e instrumentos de descripcin. Del rea de notas: sobre la direccin y servicios.
Inventarios

Los inventarios no escapan a la indefinicin de otros instrumentos de descripcin.70 Aunque en todos los pases existe un consenso en el sentido de que entre la gua y el catlogo, necesariamente debe existir un tercero, que no sea tan general como la gua pero tampoco tan exhaustivo como el catlogo, que d oportunidad al investigador de obtener informacin suficiente sobre la documentacin conservada, pero al mismo tiempo que permita una descripcin uniforme de cada serie documental, su tipologa es muy variada dependiendo de los pases.71 En Francia, por ejemplo, se habla del repertorio numrico y el numrico detallado, adems del inventario sumario y el analtico; en Italia: inventario sumario y analtico. En Espaa, se presenta mayor variedad: A. Matilla enuncia el inventario esquemtico, el sumario, el analtico y el analtico de resmenes; M. C. Pescador hace referencia a: inventario somero, descriptivo, analtico y mixto; Antonia Heredia habla simplemente de inventario.72 Para Cruz Mundet, existen dos tipos que resumen las caractersticas de todos los anteriores: el inventario somero y el inventario analtico.

Es a lo que Antonia Heredia denomina simplemente como gua. Vase Cruz Mundet, 1996: 276; Heredia, 1987: 149; 1982: 27. 71 J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 276. 72 Idem.
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El inventario somero
comprende los elementos mnimos, los del rea de mencin de identidad []. Su utilidad es ante todo de uso interno como procedimiento de control sobre las existencias, pero el inters para los usuarios es mnimo pues les ofrece una informacin excesivamente genrica y apenas si les orienta acerca de la documentacin que pueden encontrar. A pesar de las carencias y junto a su funcin controladora, es un primer procedimiento vlido para la descripcin de grandes volmenes documentales.73

El inventario analtico [] describe los fondos con mayor profundidad al descender hasta los expedientes y a decir de Cruz Mundet,74 logra la mejor relacin costos/beneficios porque permite describir uniformemente los fondos y proporcionar unos niveles de informacin satisfactorios para los usuarios. Segn Cruz Mundet,75 el inventario somero debera incluir nicamente el rea de identidad con las etiquetas de signatura, ttulo, fechas, nivel de descripcin y volumen. En el inventario analtico, adems de esta rea deber incorporarse del rea de contenido y estructura, un resumen del alcance y contenido. Como elementos optativos del rea anterior, se debera proporcionar informacin sobre valoracin, seleccin, eliminacin y sistema de organizacin; del rea de condiciones de acceso y utilizacin: condiciones de acceso e instrumentos de descripcin; y del rea de materiales relacionados: las unidades de descripcin relacionadas.76 Con esta clasificacin, Antonia Heredia no estara del todo de acuerdo, opinin que compartimos con ella por las mismas razones que aduce.77

Ibid., p. 277. Ibid., p. 278. 75 Ibid., pp. 279-282. 76 Todos estos elementos son tomados de la Norma de descripcin archivstica ISAD (G), aunque en ella se habla de descripcin en trminos generales sin especificar ni diferenciar instrumento de descripcin alguno. 77 Vase A. Heredia, 1987: 261-265.
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Partiendo del rechazo total a admitir que un inventario en un archivo es una simple lista,78 como la propia Heredia79 asegura, el intento de mantener la multiplicidad de variantes de aqullos cae por su base. Aunque en el lenguaje comn, el trmino inventario se relaciona con una lista, en trminos archivsticos tiene una acepcin diferente. Un inventario archivstico tiene caractersticas especficas como la sumariedad y la brevedad y responde a una finalidad doble: por un lado servir como instrumento de control de la existencia documental y por el otro, servir de orientador al investigador, por tanto, tiene un uso tanto administrativo como de investigacin. Y a decir de Heredia,80 su funcin orientadora es superior a la localizadora y de control, sobre todo cuando estos instrumentos han sido completados con cuadros generales de clasificacin del fondo de que se trate. Adems, si consideramos que la diferencia entre los instrumentos de descripcin es precisamente el nivel descriptivo, dejando para los inventarios el nivel de las series, la segunda categora a la que aduce Cruz Mundet como inventario analtico, cae en la categora de catlogo, instrumento cuyo nivel descriptivo desciende hasta la pieza documental, es decir, el expediente como el mismo Cruz Mundet lo refiere al hablar sobre el catlogo.81
[] los conocimientos archivsticos requeridos para la confeccin de un Inventario, con mayscula, han de ser mayores y ms completos. Delimitadas y ordenadas las piezas documentales a catalogar, por tipologas, la descripcin puede ser susceptible de mecanizacin, y por el contrario, la tarea de inventariar requiere conocimientos histricos ms amplios y generales para llevar a cabo una organizacin sistemtica de las series de fondo completo que quede plasmada en el Inventario, para cumplir unos fines orientativos, y difcilmente sera susceptible de un proceso mecanizado.82

Vase tambin A. Heredia, 1982: 28-29. En Archivstica general. Teora y..., p. 261. 80 En Manual de instrumentos de descripcin documental, p. 30. 81 Vase Cruz Mundet, 1996: 282. 82 A. Heredia, Manual de instrumentos de descripcin documental, p. 39.
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Pero una cosa hay que destacar: no podr pensarse en la elaboracin de catlogos sin antes contar con inventarios completos y guas.
Catlogos

El trmino catlogo es muy utilizado en el contexto bibliotecario, sin embargo, dentro de la archivstica este trmino en algunos casos, se utiliza como sinnimo de la accin descriptiva. En el diccionario, el trmino catlogo se emplea como sinnimo de clasificar, sin embargo, ya se hizo la aclaracin en este sentido. Para nosotros la catalogacin ser la accin de elaborar catlogos entendiendo como tal a un instrumento de descripcin que desciende hasta el nivel de la pieza documental (documento suelto) o a la unidad archivstica (expediente),83 o como Antonia Heredia lo define,84 catlogo es el instrumento que describe ordenadamente y de forma individualizada las piezas documentales o las unidades archivsticas de una serie o de un conjunto documental que guardan entre ellas una relacin o unidad tipolgica, temtica o institucional.85
El catlogo tiene la finalidad de describir exhaustivamente, as en sus caracteres internos como en los externos, las piezas documentales (documentos sueltos) y las unidades archivsticas (expedientes), seleccionadas segn criterios subjetivos (por su valor histrico, para su exposicin, publicacin). Dada su naturaleza pormenorizada no puede aplicarse [necesariamente] a una agrupacin documental (fondo, seccin, serie), salvo que sea muy pequea, sino a grupos de documentos que presenten un inters especial (mapas, sellos, pergaminos) y limitados a un periodo cronolgico concreto.86

Vase Heredia, 1982: 77-78; 1987: 273. En Archivstica general. Teora y..., p. 274. 85 En el folleto tcnico sobre los Catlogos de Archivos Administrativos se lee: catlogo es el registro sistematizado de los expedientes y documentos no expedientables existentes en un archivo, mencionando brevemente el asunto de que tratan y la forma de localizarlos (AGN, 1979a: 1). 86 J. R. Cruz Mundet, op. cit., p. 282.
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Antes de proceder a la catalogacin de un expediente es de todo punto obligatorio ordenar los documentos siguiendo la lgica de su tramitacin [].87 Pero en algunos casos puede suceder que nos encontremos con un ordenamiento anterior que no responda a las teoras archivsticas actuales. En estos casos la ordenacin mediante los catlogos, ms no la reordenacin fsica, puede ser la solucin. Incluso, se puede dar el caso de elaborar catlogos de series desordenadas o parcialmente ordenadas. Dependiendo de la ordenacin podemos encontrar catlogos alfabticos (alfabtico general, onomstico, geogrficos o por asuntos o materias), numricos (numrico simple, cronolgico, topogrfico decimal) o convencional (alfanumrico, numeralfa, Mac Bee).88 Adems, con la incorporacin de la valoracin y seleccin documental al campo archivstico, se hicieron necesarios los catlogos de disposicin documental donde se indican los plazos de conservacin de la documentacin y si es susceptible de depuracin. De lo anterior podemos establecer algunas diferencias sustanciales entre los dos instrumentos donde existe mayor confusin: el catlogo y el inventario. Como antes se seal, la principal es el nivel descriptivo, mientras que para el inventario el objeto o unidad de descripcin es la serie documental, para el catlogo el objeto ser la pieza documental singular o la unidad archivstica, en este sentido, el primero es somero y el segundo analtico. El campo de accin para el inventario es el fondo o seccin y para el catlogo, la serie, una coleccin, un rea temtica, etctera. Dentro del lugar de programacin descriptiva el inventario ocupa el segundo lugar, despus de la gua, y el catlogo el tercer lugar, despus del inventario. Antes de realizar un inventario necesariamente tendr que clasificarse la documentacin, en cambio para el catlogo, se requiere la ordenacin. Por ltimo, mientras que la funcin del inventario es triple: control, orientacin e informacin, en el catlogo se reduce a la de informacin por ello puede decirse que la utilidad segn el usuario es general en el caso del inventario y concreta o parcial la del catlogo.89
Ibid., p. 287. En el folleto tcnico Catlogos de Archivos Administrativos se clasifican en: 1) alfabticos (por nombres, sistemticos y geogrficos; 2) numricos (simples y compuestos) y 3) especiales (alfanumricos, cronolgicos y topogrficos) (AGN, 1979a: 1). 89 A. Heredia, Archivstica general. Teora y ..., p. 289.
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Instrumentos auxiliares de descripcin90

Todo instrumento de descripcin deber necesariamente estar acompaado de un ndice,91 el que se considera como un instrumento auxiliar de la descripcin. [] el valor de cualquier instrumento de descripcin queda multiplicado cuando est completado con un ndice general dira Antonia Heredia92 al referirse a este instrumento. Los hay onomsticos, geogrficos o por materias, aunque segn la misma Heredia,93 estos tipos no necesariamente tendran que ser diferentes sino que el uso de tipografa puede marcar la distincin entre unos u otros. Su finalidad es la localizacin inmediata de la informacin requerida aunque con el uso de las computadoras y la elaboracin cada vez ms frecuente de bases de datos, la hechura de ndices se facilita as como las mismas bsquedas. Por tanto, la indizacin es una tarea comn en la elaboracin de guas, inventarios, catlogos y otros instrumentos de descripcin.94 Otro instrumento auxiliar es el registro, que [] es una relacin topogrfica que enumera las unidades de instalacin por orden de ingreso [] se refiere a los legajos, a los libros, a las carpetas, no a las unidades o agrupaciones documentales (seccin, serie, pieza). Su finalidad es fundamentalmente de control, [] por ello resulta til para el archivista, quien lo utiliza como medio de control de la documentacin, mas no para el historiador.95

Jacques Ducharme hace una divisin de los instrumentos de investigacin en dos niveles: lo que enuncia como de primer nivel, integrados por el Catlogo de fondos, el Estado general de los fondos, la Gua de depsito, la Gua por fondo, por grupo de fondos o por serie, los repertorios y los inventarios. Dentro de los instrumentos que engloba como de segundo nivel se encuentran: la Gua por tema de investigacin y los ndices de segundo nivel. Vase para ello Ducharme, en CoutureRousseau, 1988: 239-252. 91 En el Diccionario de Terminologa Archivstica del CIA, el ndice se define como lista alfabtica de nombres de personas, de nombres geogrficos y de nombres de materias contenidas en un documento de archivo (Heredia, 1987: 299). 92 En Manual de instrumentos de descripcin documental, p. 99. 93 Idem. 94 Un problema en esta etapa es la falta de terminologa normalizada por lo que pueden presentarse dos problemas a consecuencia de una indizacin defectuosa. Que se localicen documentos no pertinentes lo que se denomina ruido, o que no se localicen documentos pertinentes, lo que se denomina silencio. 95 A. Heredia, Manual de instrumentos de descripcin documental, p. 101.
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Su uso es mucho ms frecuente en los archivos administrativos debido a su funcin. Los datos que se consideran son por lo general [] el nmero de orden, la calidad fsica de la unidad (libro o legajo) [], la procedencia [] y la descripcin del contenido de una manera breve con expresin de las fechas lmite. Estos registros ofrecen la cuantificacin de unidades de instalacin en un momento determinado, pero no son reflejo de unos fondos organizados.96 Los thesaurus, las listas alfabticas y las relaciones sumarias de contenido son otros instrumentos auxiliares de descripcin.97 Los thesaurus no son ms que un vocabulario especializado, coherente y limitado, de palabras derivadas por sus correspondencias semnticas, escogidas de forma que pueden representar todos los conceptos que figuran en un texto dado y as poder ayudar a elaborar el ndice a la hora de la mecanizacin.98
Descripcin de documentos especiales

Con el desarrollo tecnolgico, la incorporacin de nuevos soportes en los archivos y la utilizacin cada vez ms frecuente de la computadora en las instituciones, se ha provocado que la generacin de documentos en soportes informticos sea cada vez ms comn. Hasta este momento no se ha realizado una reflexin sistemtica en torno a las implicaciones que ello tendr en el futuro. Sin embargo, podemos afirmar que en el caso de la descripcin, no ofrece diferencias sustanciales con respecto a los documentos textuales, si consideramos que durante este proceso se trata de identificar tanto los caracteres internos como los externos de los documentos y la ubicacin de los mismos. Por tanto, sus caractersticas fsicas no son una limitante en su descripcin. En el caso de los documentos informticos ser necesario incluir informacin adicional como el lenguaje utilizado y los requerimientos tcnicos para su lectura. Para los documentos

Idem. Sobre este apartado vase tambin Heredia, 1987: 299-309. Al publicar su libro sobre los instrumentos de descripcin en el ao de 1982, no haca referencia ms que a los ndices y al registro como instrumentos auxiliares, as tambin, desde ese entonces se refera a los censos como un instrumento que requera una mencin aparte. Vase Heredia, 1982: 98-103. 98 A. Heredia, Archivstica general. Teora y..., p. 303.
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grficos su dimensin, la escala utilizada, los colores, las tintas utilizadas y, en su caso, de donde fueron separados.99

Descripcin y organizacin en los archivos administrativos e histricos Estas dos etapas: la organizacin y la descripcin tendrn caractersticas comunes pero tambin diferencias sustanciales dependiendo si se refiere a un archivo administrativo o a un histrico, y a su vez, depender tambin del estado de sus fondos, esto es, podra partirse [] desde una total desorganizacin o amontonamiento hasta una situacin en marcha y adecuada, pasando por un estado aparente de clasificacin y ordenacin pero resultado de unas prcticas archivsticas ni convenientes ni aceptables.100 Sin duda, es incomparable el trabajo a realizar en cada una de estas situaciones. Mientras que en la primera se tendra que iniciar con un proceso de concientizacin sobre la importancia y los beneficios que representan los archivos para poder conseguir con ello una colaboracin tal entre los productores de documentos y el archivista, que contribuya a terminar con la mentalidad obsoleta de considerar tiles los documentos exclusivamente para la administracin y sin tomar en cuenta su valor histrico, en la segunda situacin podemos suponer que esta labor ya no ser necesaria o por lo menos partir de cero pudiendo realizar las actividades archivsticas que demanda cada tipo de archivo. Desgraciadamente, salvo honrosas excepciones, las dependencias administrativas no tienen conciencia del papel del archivo. Ven en los documentos slo el valor administrativo, pero cumplida su vigencia como tal, hay que destruirlos por intiles.101 Por ello, si se logra crear conciencia en los integrantes de la institucin sobre los beneficios de los archivos, sobre su importancia y su trascendencia futura, as como de la obligatoriedad de conservarlos, podra lograrse un clima de colaboracin que redundara en beneficio de la misma institucin. No tendra que hacerse labor cada vez que llegaran nuevas autoridades. Los mismos generadores de documentos seran quienes, convencidos de sus beneficios, pugnaran porque una
J. R. Cruz Mundet, op. cit., pp. 288-291. A. Heredia, Archivstica general. Teora y..., p. 314. 101 Idem.
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vez concluido su trmite, se enviaran a los respectivos archivos102 de manera organizada, para que se conservaran de esa misma manera dentro de ellos. Por tanto, el buen funcionamiento de un archivo no sera responsabilidad nica del archivista,103 sino de la institucin en su conjunto. La estrecha colaboracin entre el archivista y los generadores de documentos, traera beneficios mutuos en las actividades que cada uno desempea. Mientras que los segundos contaran con la continua asesora de parte del archivista en las labores de organizacin documental y transferencias; el archivista por su parte, recibira documentos organizados e inventariados en lugar de montones de atados o cajas sin saber bien a bien a qu se refieren. Sin embargo, todo ello deber estar acompaado de manuales donde se establezcan claramente los procedimientos, los plazos y los responsables de cada una de las labores necesarias,104 por ejemplo, expurgos y transferencias.
Archivos administrativos

La descripcin, al igual que la organizacin documental, tiene caractersticas diferentes en los archivos administrativos y en los histricos. Mientras que en los primeros [] las series estn abiertas y continuamente se enriquecen y aumenta el nmero de sus unidades de instalacin [por lo que] muchas de ellas son susceptibles de expurgo, en los archivos histricos se parte generalmente de series cerradas. Partiendo de la premisa de que existe colaboracin entre el archivista y los generadores de documentos, la aceptacin de una terminologa comn y la elaboracin de un cuadro clasificador orgnico-funcional que refleje el organigrama de la institucin, sus actividades y las series documentales, resulta esencial.105 Ser tarea del generador de documentos conservarlos utilizando un sistema orgnico funcional durante el tiempo que tarde su trmite, al cabo del cual, deber remitirlos al archivo de

Primero al de concentracin y despus al histrico. Partimos de la premisa que al frente del archivo se encuentra un profesional de la archivstica. 104 A este respecto consltese la Serie Los Sistemas Red de Archivos del Gobierno Federal, editados por el AGN. 105 A. Heredia, Manual de instrumentos de descripcin documental, p. 70.
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concentracin mediante una hoja de remisin donde sern conservados durante un periodo precaucional antes de transferirlos al archivo histrico. La hoja de remisin le servir al archivista, en el archivo de concentracin, para corroborar que la documentacin indicada sea la que en realidad se enva y en las condiciones en que se establecen. Adems, esa misma hoja les permitir, tanto al generador de los documentos como al archivista, llevar un control de las remisiones y de los procesos subsecuentes. El uso de las computadoras facilita en mucho esta tarea, pero en caso de no contar con alguna podran elaborarse ficheros-inventarios que reflejen la estructura orgnica y que permitan adems, incluir nuevas series. El conjunto de las hojas de remisin formar el inventario de los archivos administrativos adems de servirle al archivista para llevar el control documental.106 Una ms de las actividades que corresponde realizar en los archivos administrativos, especficamente a los de trmite, es determinar los plazos de conservacin de los documentos en las unidades archivsticas, y plantear su valor previsible para establecer si son susceptibles de expurgo.
Archivos histricos

En los archivos histricos podemos enfrentarnos a dos situaciones: o bien, tener frente a nosotros un archivo totalmente desorganizado, o bien enfrentarnos a [] archivos organizados e inventariados de antiguo [donde] no podremos empezar desde cero.107 En ambos casos, stos podran pertenecer a instituciones vivas, como los archivos municipales, o a instituciones desaparecidas. En el segundo caso, asegura Antonia Heredia,108
la reclasificacin y la reinventariacin sern los objetivos de la primera etapa, en cada fondo o seccin de estos archivos que podrn cubrirse en un espacio de tiempo asequible y en muchos casos bastante corto.

Ibid., p. 31. A. Heredia, Archivstica general. Teora y..., p. 221. 108 Idem.
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Luego vendr la segunda etapa mucho ms lenta, pero que no deber iniciarse sin haber [concluido] la primera, en todos y cada uno de los fondos. La reordenacin de las series, el vaciado de datos y confeccin de listas para la mecanizacin y la redaccin de catlogos para series especficas, por su importancia, sern a grandes rasgos los objetivos a llevar a cabo en este segundo momento.

Pero, hasta qu punto es libre de actuar el archivista durante este proceso? Hasta dnde deber respetar lo ya existente y hasta dnde podr renovarlo? Una serie de reglas para la reinventariacin nos ofrece Heredia109 al referirse a los archivos que se encuentren en esta situacin. En principio, debern realizarse las precisiones que se requieran, siempre que sea posible, despus de revisar la documentacin y reinventariarla; respetar el orden numrico establecido y adoptar el mismo criterio para describir las series semejantes, aun cuando en el inventario no se encuentren en la misma rea, todo ello nos ayudar a homogeneizar las series; rectificar o suprimir las equvocas descripciones; unificar los criterios en la determinacin de las fechas lmites; agrupar las series dispersas mediante el cuadro de clasificacin. La reorganizacin se considera como indispensable durante este proceso, la adopcin de un sistema de clasificacin orgnico, funcional, mixto o por materias segn lo determine el archivista tendr que preceder a cualquier intento de reinventariacin. Es conveniente destacar que la nueva clasificacin no debe hacerse por capricho sino slo despus de un estudio concienzudo de las funciones de la institucin mediante un cuadro aparte, sin alterar la ordenacin numrica que de antiguo tengan las unidades de instalacin.110 Un ltimo punto aconsejado para la reinventariacin es la forma como debern trabajarse las series miscelneas o de varios. Pudiera presentarse el caso de que la unidad que las une sea la temtica pero que se tienen dificultades al describirlas y en fijar sus fechas lmites. En este caso es conveniente agregar un prrafo descriptivo que las aclare.

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En Manual de instrumentos de descripcin documental, pp. 60-67. A. Heredia, Archivstica general. Teora y..., p. 195.

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Hemos dejado con toda intencin, la organizacin de los archivos histricos desorganizados y sin inventario,111 porque durante este proceso, el archivista no tiene que sujetarse a ninguna clasificacin anterior. La organizacin ser obra a realizar desde el principio, tras el estudio de los organismos productores y de sus funciones y actividades. La responsabilidad obviamente ser mayor, pero los resultados pueden entraar mayores satisfacciones.112 Es durante la organizacin de un fondo documental totalmente desorganizado que el archivista deber hacer uso de todos sus conocimientos y capacidades. El respeto de los principios de procedencia y orden original deber, necesariamente, orientar su trabajo. Para poder establecerlos ser necesario adquirir un conocimiento profundo de la institucin, de su organizacin y sus funciones, as como sobre las unidades de instalacin. Todo ello nos permitir determinar las series y las secciones, lo que a su vez nos facilitar la elaboracin del cuadro de clasificacin y decidir sobre el tipo de descripcin requerida en cada una de ellas y el sistema de ordenacin necesario.
El estudio de la institucin cuyo depsito es objeto de la inventariacin, ha de ser lo ms amplio y ms profundo posible para poder conocer los organismos en que aqulla est subdividida, las actividades y las competencias que a cada uno corresponden, el personal, las relaciones con instituciones afines superiores o dependientes. Es obvio que este conocimiento se obtendr no slo de la bibliografa existente, directa o indirecta, sino que se enriquecer con el manejo directo de los fondos que se traten de inventariar.

Labor que se enriquecer conforme se avance en el trabajo.113 Paralelo a este estudio se iniciar el anlisis individualizado de cada una de las unidades de instalacin (legajos, paquetes, carpetas o libros) en el orden en que se encuentren [].114 Los

Por desgracia es esta la situacin que se nos presenta con mayor frecuencia en Mxico. A. Heredia, Manual de instrumentos de descripcin documental, p. 47. 113 Ibid., p. 48. 114 Idem.
111 112

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resultados podrn ser vertidos en una cdula que contenga los datos mnimos requeridos115 las que formarn el inventario del acervo documental una vez complementados los datos.

Difusin y servicio a los usuarios Una planificacin descriptiva no estar completa si no se difunden los resultados obtenidos mediante los instrumentos elaborados a travs de un plan editorial conveniente y suficiente. La conveniencia estar sustentada sobre la jerarqua inherente a la programacin descriptiva.116 Primero sern las guas y los inventarios, y slo despus los catlogos, que tambin tendrn que ajustarse al plan editorial propuesto. Estos instrumentos podrn ponerse al servicio de los usuarios y segn Cruz Mundet117 en este momento ser necesario disponer de instrumentos de control para uso interno del archivo. Estos sistemas pueden ser sobre el contenido y sobre el servicio. En ese caso ser conveniente llevar un registro de documentos consultados, investigadores e instituciones que hacen uso de ellos, para realizar en el futuro estadsticas y llevar un control de la documentacin en prstamo. En caso de que el usuario sea parte de la misma administracin, ser necesario tambin llevar un registro de prstamo donde se asienten las fechas de salida y devolucin. Pero adems de la utilidad que brindan en los acervos, los instrumentos de descripcin resultan ser un medio de difusin bastante eficaz de los acervos. Al enviarse a otros archivos, centros documentales o bibliotecas, stos pueden ahorrar largos viajes a los investigadores o, por el contrario, invitar a nuevos investigadores al informar sobre la archivala contenida. Las exposiciones y actividades culturales en las instalaciones de los archivos pueden resultar positivas para difundir los acervos e invitar a que los investigadores los consulten, as como las visitas guiadas para estudiantes o pblico en general y la publicacin de las investigaciones a partir de los acervos consultados.

Pueden ser aquellos que marca la Norma ISAD (G). A. Heredia, Archivstica general. Teora y..., p. 222. 117 Op. cit., p. 296.
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Archivos y archivstica en Mxico

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Las urgencias del pas impusieron la aplicacin de los recursos a la solucin de problemas inmediatos, y as, se fue dejando para despus la posible organizacin de documentos a los que se saba venerables y datos que algn da podan usarse.
Enrique Olivares Santana

Los archivos en Mxico. Antecedentes La conquista espiritual y cultural llevada a cabo en la Nueva Espaa trajo consigo la desaparicin casi total de los cdices, las imgenes religiosas y los templos de los indgenas mexicanos. En su afn de convertir a lo indgenas al cristianismo, los conquistadores destruyeron todo vestigio que pudiera recordarles a sus dioses, su cultura y sus costumbres; de ah que nuestros archivos estn esencialmente formados por lo que antiguamente fuera el Archivo de la Primera Secretara de la Nueva Espaa, la del Virreinato, iniciado por Antonio de Mendoza, en 1535. Junto a ste, a lo largo del territorio nacional, quedaron sembrados archivos en lo que fueran las antiguas villas que despus se convirtieron en capitales, y ms tarde, durante la restauracin de la repblica, se transformaran en estados y Secretaras de Estado. De igual forma, en los antiguos Cabildos o Ayuntamientos qued registrada la voluntad del pueblo de reunirse para enfrentar a la autoridad, formando con ello, los archivos municipales.1 Pero ni los archivos estatales, ni los municipales y menos aun, el del virreinato quedaron al margen de la destruccin de los acervos como consecuencia del Mxico convulsionado en los aos previos, durante y posteriores a la independencia. Esta situacin se agrav ante la imposibilidad de importar papel por la guerra entre Espaa e Inglaterra y ocasion que los archivos, ya de por s disminuidos, se vendieran o robaran para ser reutilizados por coheteros, bizcocheros y tenderos.

Manuel Carrera, Los archivos histricos, en Bibliotecas y Archivos, pp. 16-19.

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En 1916, para hacer frente al cada vez ms complejo manejo de la documentacin generada, consecuencia de una creciente estructura burocrtica, Venustiano Carranza inaugura lo que fuera la primera Escuela de Bibliotecarios y Archiveros, institucin que se encargara de preparar a quienes trabajaran en los archivos sin embargo, esta accin no fue suficiente. La falta de reconocimiento a tal actividad provoc la desercin del alumnado hasta llegar incluso a sustituir la formacin que se otorgaba en sta, y las posteriores escuelas, por cursos a travs de correspondencia durante los aos treinta.2 Fue hasta la cuarta dcada de siglo
XX,

durante el gobierno del general Manuel vila

Camacho cuando, segn lo informa Guadalupe Quintana y colaboradores,3 se establece el primer organismo y se dan las primeras disposiciones legislativas tendientes a resolver los problemas administrativos del aparato burocrtico en su conjunto. En 1943 se crea una Comisin Intersecretarial con la finalidad de dar mayor fluidez y operatividad a las decisiones del ejecutivo. En 1944, se emite el decreto que prohbe la exportacin de documentos originales relacionados con la historia del pas, as como de los libros que por su rareza no fueran fcilmente substituibles; se emite la Ley de Bienes Nacionales que otorga la categora de bienes de dominio pblico a los expedientes de las oficinas y archivos pblicos;4 se celebra el Primer Congreso Nacional de Archivistas, durante el cual, el director del AGN, Julio Jimnez Rueda, plante la necesidad de establecer una Direccin General Autnoma de Archivos Nacionales.5 En 1945, el secretario de Educacin, Jaime Torres Bodet inaugura la Escuela Nacional de Bibliotecarios y Archivistas. En 1946, se publica el actual reglamento del AGN, que otorga a los monumentos histricos, entre los que se encuentran los documentos y expedientes del sector pblico, el carcter de bienes de dominio pblico pertenecientes al patrimonio nacional.6
Concepcin Barquet y Eduardo Salas, Evolucin de la ENBA, su papel en el sistema educativo Nacional, en Bibliotecas y Archivos. 3 En Los archivos administrativos en Mxico, pp. 26-27. 4 Presidencia, 1944. A partir de esta nota, las obras publicadas por Presidencia, se diferenciarn nicamente por el ao; y de esa manera se podrn consultar en la bibliografa. (N. del E.) 5 Guadalupe Quintana et al., los archivos administrativos en Mxico. 6 Presidencia, 1946.
2

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A partir de entonces los presidentes en turno han tratado de agilizar sus respectivas administraciones creando organismos tales como: la Secretara de la Presidencia de Adolfo Lpez Mateos; la Comisin de Administracin Pblica (CAP), de Gustavo Daz Ordaz; la Direccin de Estudios Administrativos de Luis Echeverra lvarez; o la Coordinacin General de Estudios Administrativos de Jos Lpez Portillo. Destacan los trabajos del CAP, especialmente, el diagnstico realizado en 1969 sobre la situacin de los archivos en nuestro pas y que dio origen a la instancia que mucho ha colaborado en beneficio de los archivos mexicanos, el Comit Tcnico Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivo (COTECUCA), integrado por los titulares de las Unidades de Correspondencia y Archivo de los sectores central, descentralizado y paraestatal. El COTECUCA pretenda coordinar las acciones de los archivos del gobierno a fin de subsanar las deficiencias detectadas por el CAP, es decir, crear las bases legales, homogeneizar los mtodos de trabajo y establecer los controles necesarios que permitieran que la documentacin fluyera hasta los archivos histricos cuidando que las transferencias, la depuracin y los prstamos documentales no se basaran ms en acuerdos ocasionales. Los esfuerzos del COTECUCA se centran fundamentalmente en la creacin de un organismo que regulara la actividad archivstica. Recin creado, retoma la propuesta del doctor Jimnez Rueda y elabora a su vez un proyecto para la creacin de la Direccin General de Archivos Nacionales que dependiera de la Secretara de Gobernacin o de la Secretara del Patrimonio Nacional. La Direccin contara, dentro de la Unidad de Archivos Histricos Nacionales, con el apoyo de una comisin integrada por representantes de los principales centros de educacin superior, especialmente los del rea histrico social, para que se dictaran las polticas a seguir en la materia.7

Firmaron la propuesta los representantes del AGN, COLMEX, ISSSTE, CFE, PEMEX y de las Secretaras de Agricultura y Ganadera, Defensa Nacional, Educacin Pblica, Gobernacin, Hacienda y Crdito Pblico, Industria y Comercio, Marina, Patrimonio Nacional y Recursos Hidrulicos.

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Como el proyecto no fructific, en 1970, el COTECUCA elabor una Proposicin de Reorganizacin del Archivo General de la Nacin para que pudiera funcionar como Organismo Central Normativo y Vigilancia del Sistema de Archivo y Correspondencia del Sector Pblico Federal.8 Fueron pocos los aportes de este proyecto con relacin al anterior; en realidad, se reiteraba sobre lo ya dicho anteriormente en incontables ocasiones, como la urgencia de contar con sistemas de archivo que respondieran al incremento en las tareas gubernamentales, la falta de normas, la necesidad de preservar la documentacin y la falta de personal calificado, lo que limitaba la creacin y consulta de los archivos histricos. El nuevo organismo sera el mismo Archivo General de la Nacin conservando el mismo nombre o adoptando el de Direccin General de Archivos Nacionales. Se concluy que su denominacin representaba un elemento secundario mientras que por el contrario, el cambio de adscripcin y la modificacin de su organizacin interna, s representaban elementos esenciales. Se pens, entonces, en cambiar su adscripcin a la Secretara del Patrimonio Nacional, por ser sta la encargada, por ley, de administrar los archivos y documentos pblicos, de acuerdo con la Ley de Bienes Nacionales; otra alternativa fue hacerlo depender directamente del ejecutivo federal, con lo que seguramente adquirira autonoma y recursos suficientes para cumplir con sus funciones normativas y de vigilancia. La tercera alternativa la representaba la Secretara de Gobernacin, a la que estaba y contina estando adscrito lo que ofreca, como ventaja principal, el no tener que hacer modificaciones a la legislacin vigente, con excepcin del reglamento del propio AGN pero a la vez, tena la desventaja de que la Ley de Secretaras y Departamentos de Estado no conceda, especficamente a la Secretara de Gobernacin, facultades para exigir a los dems organismos pblicos el cumplimiento de las responsabilidades que les corresponderan dentro de este sistema integrado. 9

Comit: 1970. A partir de esta nota, los ttulos publicados por el Comit Tcnico-Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivo del Sector Pblico, se diferenciarn nicamente por el ao; y de esa manera se podrn consultar en la bibliografa. (N. del E.) 9 Comit: 1970: 5-6.
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Tal proyecto no corri mejor suerte pero fue la base para la iniciativa de la Ley Federal de Administracin de Documentos Oficiales, elaborada por el COTECUCA, antes de suspender sus reuniones en 1970, la que por razones desconocidas, como asegura Quintana Pali,10 no sigui su cauce normal y nunca lleg a ser sometida a la aprobacin del Congreso de la Unin. En enero de 1971, el licenciado Echeverra sustituy la Comisin de Administracin Pblica (CAP), por la Direccin de Estudios Administrativos, y en 1972 modifica tambin el artculo 28 de la Ley de Secretaras y Departamentos de Estado, en el que se estableca la obligacin de cada dependencia de contar con un reglamento interior donde se definieran las funciones de todos sus organismos y se asentaba el compromiso de contar con manuales de procedimientos.11 En mayo de 1972, se emite la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueolgicas donde se especifica que los expedientes y archivos de la Federacin, los estados y los municipios se consideran monumentos histricos.12 Basados en estas disposiciones, en el mes de julio de 1972 se present el Proyecto para dotar a la Administracin Pblica de un Organismo Central Normativo y Coordinador del Sistema de Correspondencia y Archivos del Sector Pblico Federal. Sin embargo, y muy a pesar de los archivistas, al igual que otros proyectos ste tampoco se aprob y en lugar de ello, en el ao de 1973, Echeverra emiti el reglamento interior de la Secretara de Gobernacin en el que, entre otras actividades, enumeraba las correspondientes al
AGN las que, con excepcin de la primera fraccin del artculo 1, no varan sustancialmente de las

marcadas en el reglamento de 1946.13 Un ao antes de terminar el mandato de Echeverra, en enero de 1975, los representantes de las dependencias de la administracin pblica federal se reunieron para evaluar los avances en materia de organizacin de archivos. Sin embargo, la evaluacin dej ver que no existan tales
Op. cit., p. 45. Guadalupe Quintana, et al., op. cit., p. 46. 12 Presidencia, 1972. 13 Mientras que en el reglamento de 1946 se establece en la Fraccin I del artculo 1 que el agn tiene a su cargo la custodia, clasificacin y catalogacin de todos los documentos contenidos en los expedientes a que se refiere la fraccin VI del artculo 2 de la Ley General de Bienes Nacionales, en el Reglamento Interior de la Secretara de Gobernacin stas actividades se limitan a los documentos que actualmente forman su acervo y los que posteriormente se le enven por ser de inters de la Nacin. Vase Presidencia, 1946; 1973.
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avances. Ante estos resultados, la Secretara de la Presidencia organiz en agosto de ese mismo ao, un Seminario Internacional sobre Administracin de Archivos, en el que participaron especialistas de Canad, Estados Unidos, Francia e Inglaterra, para comprobar los informes emitidos. Como los resultados del evento ratificaron lo antes expresado, se solicit la colaboracin del gobierno canadiense para emitir un diagnstico global sobre los archivos en Mxico, que detectara las deficiencias existentes y adems, presentara propuestas concretas para resolverlas.14 Sin embargo, no fue sino hasta la llegada de Jos Lpez Portillo a la presidencia de la Repblica, cuando se logran los mayores avances en el campo de los archivos, esencialmente porque se cont con el apoyo directo del ejecutivo federal y de los archivistas de casi todas las dependencias del gobierno. Desde el plan de desarrollo, Lpez Portillo manifestaba su intencin de modernizar su gestin administrativa con la finalidad de elevar la eficiencia y la autonoma operativas, otorgndoles flexibilidad en el manejo de sus recursos para aprovechar mejor su potencial como instrumento de poltica econmica.15 En este contexto, Lpez Portillo haca referencia especfica al AGN cuando en el captulo seis, Bases polticas y de justicia, acpite 6.1 Poltica interior, estableca como una de las acciones para cumplir el propsito de informacin sociopoltica, el de [] integrar un acervo de informacin; efectuar la custodia, clasificacin, catalogacin y divulgacin de los documentos existentes en el Archivo General de la Nacin16 (Presidencia, 1980: 119).

G. Quintana, op. cit. Presidencia, 1980a: 202. 16 Para ahondar sobre las polticas gubernamentales pueden consultarse los Planes de Desarrollo elaborados en cada sexenio.
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A diferencia de otros sexenios, las propuestas de Lpez Portillo no quedaron en el discurso, sino que se tradujeron en acciones que an a la fecha son las ms importantes en el campo de los archivos a nivel nacional.17 Fueron tales los logros de Lpez Portillo que incluso el historiador Luis Gonzlez se refera a l como el presidente archivista en reconocimiento a su labor en favor de los archivos.18 Apenas a un mes de iniciada su gestin, el presidente cre la Coordinacin General de Estudios Administrativos (CGEA) para estudiar y promover las modificaciones a la Administracin Pblica, as como coordinar y evaluar su ejecucin y en abril de 1977, reinstala el COTECUCA bajo la coordinacin de la doctora Alejandra Moreno Toscano, directora del AGN.19 Con esta medida se reconoci el papel protagnico que a partir de ese momento tendr ese organismo y que despus, con el acuerdo presidencial de abril de 1980, quedar ratificada como la Entidad Central y de Consulta del Ejecutivo Federal en el Manejo de los Archivos Administrativos e Histricos de la Administracin Pblica Federal.20 Adems, en enero de 1982, poco antes de concluida su gestin, se publica en el Diario Oficial de la Federacin, la nueva Ley Nacional de Bienes Nacionales.21

Durante los ltimos gobiernos, los archivos han estado presentes en los discursos y planes de gobierno de los presidentes en turno sin embargo, no ha habido avances significativos. Por ejemplo durante el gobierno del licencado Carlos Salinas de Gortari, siendo an directora del AGN, la licenciada Leonor Ortz Monasterio, este organismo, conjuntamente con la Secretara de Gobernacin, edit el Programa Nacional de Informacin y Archivos Pblicos 1990-1994. En el documento se reconoca la utilidad histrica y cultural de la documentacin generada por la administracin pblica, se deca que con ellos se nutre la memoria de la Nacin, as como la de sus comunidades y regiones; preservarlos y difundirlos adecuadamente es, por ende, una dimensin natural del compromiso histrico del Estado Mexicano con la afirmacin y promocin de los principios de nuestra nacionalidad y los valores de nuestra soberana (Secretara de Gobernacin-AGN, 1990: 4). Se creara una sistema de informacin que consideraba: la modernizacin tcnica y tecnolgica; la racionalizacin y mejoramiento de los recursos; el fortalecimiento del control para la preservacin del patrimonio informativo gubernamental y la promocin del aprovechamiento institucional y social de la informacin gubernamental (Secretara de Gobernacin-AGN, 1990: 7-14). As tambin, el presidente Ernesto Zedillo en el Plan Nacional de Desarrollo 1995-2000 seala en el apartado referente a la libertad de expresin y prensa y derecho a la informacin, que el gobierno de la repblica ofrecer asiduamente informacin econmica y social, generada por el Estado, que permita a la ciudadana el anlisis, seguimiento y evaluacin de las polticas pblicas []. Asimismo [seala que] se consolidar la funcin pblica de preservar y custodiar los acervos y archivos de la Nacin, y se perfeccionarn las modalidades de entrega oportuna de informes y documentacin oficial para su resguardo y consulta pblica (Reyes Pastrana, 1996: 22). 18 Vase Gonzlez, Luis, 1982. 19 G. Quintana et al., op. cit. 20 Presidencia, 1980a. 21 Presidencia, 1982.
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Tambin durante el gobierno de Lpez Portillo, entre 1977 y 1982, se celebraron, de manera ininterrumpida, las primeras seis reuniones nacionales de archivos que inicialmente buscaron compartir experiencias y presentar propuestas para resolver la problemtica archivstica; una de esas propuestas fue el establecimiento del Sistema Nacional de Archivos. As tambin, se puso en marcha el programa ms ambicioso de rescate de archivos estatales y municipales en Mxico. Desafortunadamente no se le dio el seguimiento necesario a tales programas, tan es as que el Sistema Nacional de Archivos se reconoce como inoperante y muchos de los archivos rescatados, hoy en da, han vuelto al status de archivos muertos y quizs en peores condiciones en las que se encontraron por primera vez.

El Archivo General de la Nacin Influido por los trabajos de Juan Antonio Muoz, cosmgrafo real, Juan Vicente Gemes Pacheco Padilla, segundo conde de Revillagigedo, virrey de la Nueva Espaa, envi al rey, en 179022 (AGN, 1994d: 1), un proyecto para instalar un depsito comn de Reales Cdulas, rdenes, providencias, ordenanzas, instrucciones, procesos, instrumentos pblicos, cuentas, padrones y dems papeles antiguos que segn deca Revillagigedo, se encontraban
sepultados en diversas oficinas, y cubiertos de polvo, [los que ocultaban] bajo de l las noticias ms preciosas e interesantes: Ya no es preciso argumentaba Revillagigedo andar vagueando, ni solicitarlas en diversos lugares sino ocurrir al centro comn de todas ellas, donde con el buen orden que debe establecerse y los puntuales ndices, que han de formarse, hallar fcilmente cada uno cuanto necesite.23

En ese mismo ao, con la finalidad de escribir la historia de Indias, Bautista Muoz haba reunido en Sevilla, la documentacin de las colonias espaolas en Amrica, dispersa en distintas ciudades espaolas, conformando el Archivo General de Indias (AGN, 1994d: 1-2). 23 AGN, 1980e: 102. A partir de esta nota, las obras publicadas por el AGN, se diferenciarn slo por el ao; y de esa manera se podrn consultar en la bibliografa. (N. del E.)
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[] no serviran de estorbo a los que cada ao se producen deca y quedaran ms libres de extracciones pues se han perdido[] por esta incuria o abandono, muchos que no se encuentran y podran rendir tiles noticias de lo obrado y sucedido.24 Concentrados en un slo lugar, a imitacin de lo que se practica en algunas naciones cultas estos problemas acabaran. Bajo el cuidado de personal nombrado interinamente por el virrey de la Nueva Espaa y propuestos para su aprobacin al Supremo Consejo de la Cmara de Indias, los empleados deberan contribuir con sus talentos y aplicacin al cumplido logro de los fines [] instruyndose lo que [fuera] posible en la Geografa [] la Historia [] la Legislacin y en el sistema de Indias, especialmente el relativo al Virreinato.25 Y, por ningn motivo se [extraera] papel alguno del Archivo, a no ser por expresa orden del Virrey.26 Para su custodia, se destinara
un destacamento de seis soldados, un cabo y un sargento de la tropa veterana que estuviere de guarnicin en esta capital, y se [reemplazara] cada mes [de la misma forma que se haca] con el destinado al Molino y [a la] Fbrica de Plvora; celando de da y de noche la seguridad de la oficina segn las rdenes y precauciones que ha de darles el Archivista, a cuyas rdenes debern estar.27

Con ello la Nueva Espaa se sumaba a la ola de concentracin de archivos que se llevaba a cabo en Francia y otras ciudades de Europa pero, muy a pesar de Revillagigedo, la propuesta no fructific y slo se qued en un mero proyecto. Lucas Alamn vino a retomar las ideas de Revillagigedo en el ao de 1823.28 Recin haba concluido la lucha por la Independencia cuando, mediante Decreto de la Junta Superior Gubernativa,
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Leyes, 1980: 116. AGN, 1980e:113. 27 AGN, 1980e: 119. 28 A partir de este ao, y hasta 1917 aproximadamente, el Archivo General depender del Ministerio de Relaciones Interiores y Exteriores, despus pasar a la Secretara de Instruccin Pblica y Bellas Artes y, a partir de 1918, a la Secretara de Gobernacin, donde se ubica actualmente (AGN, 1994d: 22).

AGN, 1994d: 1-2.

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se rene al antiguo archivo del virreinato con los papeles de la naciente [] Repblica en un solo archivo que deba denominarse de la Nacin.29 A diferencia del proyecto de 1790, Lucas Alamn conceba al archivo como un centro de apoyo a la investigacin y a la toma de decisiones gubernamentales,30 responsabilidades que se veran limitadas al uso cultural con el reglamento de 1920. Entre 1823 y 1846, el Archivo General, instalado en Palacio Nacional, fue presa de continuas tensiones y frecuentes y errticos cambios administrativos, por lo cual tiene gran mrito la frrea defensa de Juan de Dios Uribe e Ignacio Cubas quienes hicieron todo lo humanamente posible para proteger su acervo.31 Un ao despus de la muerte de Ignacio Cubas, en 1846, Jos Mariano Salas, general de brigada, encargado del supremo Poder Ejecutivo de los Estados Unidos Mexicanos, manifestara, al decretar El Reglamento de Archivo General y Pblico de la Nacin:32
[] considerando que el Archivo General y Pblico de la Nacin es un establecimiento sumamente importante, no slo para asegurar de una manera autntica y perpetua los ttulos y documentos relativos al sagrado derecho de propiedad, y a cuantos puedan corresponder a los particulares y corporaciones, en la vida social, sino como un depsito de todos los descubrimientos, invenciones y luces no comunes en la historia, en las ciencias y en la industria; que ordenado con la conveniente claridad, a la vez que puede servir de norte a los supremos poderes de la repblica para acertar en sus disposiciones ms difciles o delicadas, sirve tambin para la ilustracin, prosperidad y engrandecimiento de la nacin: Que desde el ao de 1823, en que fue creado tan grandioso establecimiento, se ha visto con el ms lamentable abandono, siendo de admirar, que no solamente se haya descuidado de su arreglo, para que alguna vez sirviera a los importantes fines de su institucin, sino que se han permitido escandalosas y punibles extracciones de innumerables documentos preciossimos, y la destruccin de otros muchos, que ni se pueden calcular, con evidente agravio de la ilustracin y notable perjuicio a los particulares y de la nacin entera:
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AGN, 1994d.

AGN, 1994d: 13. Dirigido a Jos Mara Lafragua, encargado del Ministerio de Relaciones Exteriores e Interiores, el 19 de noviembre de 1846.

AGN, 1980h: 14.

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Y que por fin esos males necesitan un pronto y eficaz remedio sin embargo de los gravsimos asuntos que ocupan al gobierno en las crticas circunstancias actuales, he credo de mi deber poner coto a aquel desorden, y disponer lo necesario, para que a la mayor brevedad se organice una oficina que no solamente es til, sino por mil aspectos necesaria en cualquier pas civilizado, y en consecuencia, he tenido a bien decretar, a reserva de lo que en la materia se sirva disponer el congreso general, y para que se ponga desde luego en ejecucin el [] Reglamento del Archivo General y Pblico de la Nacin.33

De acuerdo con este ordenamiento, el archivo debera contener los expedientes concluidos y que se [fueran] terminando en los ministerios, los correspondientes a los antiguos archivos de gobierno y guerra, con toda su existencia, los de la oficina extinguida de Asogues, y todos los negocios concluidos, documentos, y otras cosas antiguas e interesantes para la historia.34 Pero como en el archivo no se conservaba toda la documentacin que debera, su director tena la obligacin de elaborar ndices de aquellos documentos que deberan haberse enviado al archivo y de los expedientes extraviados o de aquellos que pudieran conseguirse a poca costa. Con estos datos se expedira [] un decreto pormenorizando todo lo dems que [debiera] contener el Archivo General, y el tiempo y modo de hacerse las correspondientes remisiones [].35 Tambin se denunciaba el estado de completa desorganizacin en que se encontraba el archivo, lo que exiga multiplicadas y prolijas operaciones, para poner [en] orden los papeles y formar inventarios e ndices correspondientes; a fin de que stos se [verificaran] cuanto antes. Para ello, el director pedira, en calidad de supernumerarios, los cesantes que considerara ms idneos36 para que ordenaran los documentos formando dos grupos, dependiendo de la poca en la que haban sido emitidos, aquellos que se haban producido antes de la Independencia y los que se produjeron despus.37

Presidencia, 1846: 1. Presidencia, 1846, Art. 1. 35 Presidencia, 1846, Art. 2. 36 Presidencia, 1846, Art. 9. 37 Presidencia, 1846, Art. 11.
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Bajo estos lineamientos los trabajos continuaron hasta que estall la guerra con los Estados Unidos, lo que oblig a suspenderlos. Incluso, cuando las tropas norteamericanas se aproximaron a la ciudad de Mxico, el Supremo Gobierno previno a Jos Miguel Arrioja, entonces director de la institucin, para que extrajera de esta oficina los papeles y libros ms importantes a fin de ponerlos a cubierto de cualquier extravo cuidando que al reintegrarse no se extraviaran ni se maltrataran38 (AGN, 1994d: 14-15). Durante los aos posteriores, el Archivo fue vctima no slo de los trastornos polticos sino tambin del descuido culpable por lo que Lafragua urga a que el Archivo llegara a su perfecto desarrollo un establecimiento que debera ser elemento principal no slo de nuestra historia, sino de la defensa de nuestros intereses y un rico depsito de cuanto pudiera importar al bien de la Repblica.39 Las tareas de organizacin continuaron entre 1846 y 1856, ao en el que se decret un nuevo reglamento para el Archivo General40 consiguindose un avance especialmente para los
Se elabor y envi al Ministerio del Interior, un inventario pormenorizado de los documentos y el contenido de cada uno de los 33 cajones de documentos que fueron extrados del Archivo (AGN, 1994d: 14). 39 AGN, 1994d: 15. 40 En 1856, don Jos Mara Lafragua enviara a la Secretara de Estado y del Despacho de Gobernacin, una circular apremindole por la necesidad de escribir la historia de la dominacin espaola. As lo argumentaba: Entre las muchas cosas que por desgracia faltan a la repblica, una de las ms notables es la historia de la dominacin espaola, siendo muy digno de lamentarse, que los mexicanos conozcan perfectamente la historia antigua y moderna de Asia y Europa e ignoren la suya propia. Las muy pocas obras que tratan de tan importante materia, andan entre un nmero cortsimo de personas curiosas, que a costa de mil afanes han logrado reunirlas; y como adems muchas de esas obras o son completas y otras en medio de mil pginas apenas encierran una u otra noticia importante, resulta por necesaria consecuencia, que cada da se hace ms difcil el conocimiento del primer periodo de nuestra historia (AGN, 1980e: 67). Continuaba diciendo que como los conquistadores y casi todos los primeros gobernantes eran hombres de muy escasa ilustracin, cuidaron bien poco de escribir, no ya una historia general, pero ni siquiera narraciones parciales; as es que casi todas la noticias sobre la formacin de la colonia, se [encontraban] en las crnicas de los conventos, siendo indispensable fastidiarse con la lectura de mil especies completamente intiles, para poder encontrar algn documento, algn dato importante. Argumentaba que el abandono y el criminal descuido con que se [haban] visto los archivos pblicos, [haban] sido tambin causas eficaces del mal que lamentamos, y que si de una vez no se [remediaba, hara] que dentro de muy poco tiempo sea de todo punto imposible escribir la historia de esa poca memorable (AGN, 1980e: 67). Por lo que para evitar tamaa desgracia dispona el Exmo. Sr. Presidente 1 Que se cuide con escrupuloso empeo de la conservacin de los archivos de los ayuntamientos, intendencia, comandancias militares, tribunales y dems oficinas pblicas, formndose ndices claros de cuanto en ellos se [contenan] y remitindose a este Ministerio (AGN, 1980e: 68). Se instaba a V. E. 2 escite eficazmente al patriotismo y la ilustracin del reverendo obispo y de los prelados de los conventos, para que dispongan se cumpla con lo prevenido en el artculo [1] en los archivos y bibliotecas que de ellos dependan, remitindose tambin copias de los ndices, y cuidndose muy especialmente de la conservacin de las crnicas y de las noticias relativas a misiones (AGN, 1980e: 68).
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materiales anteriores a 1846 porque los nuevos documentos no se enviaron con la regularidad especificada.41 Con el nuevo reglamento, adems de las atribuciones concedidas al archivo por el anterior, se le daban tambin facultades para que concentrara datos estadsticos sobre el valor de la propiedad, la produccin agrcola y los comportamientos demogrficos y sociales de la poblacin;42 sin embargo, fue hasta 1861 que Jurez le dio un gran impulso al archivo al mejorar la planta de empleados y aumentar su presupuesto y los sueldos a los empleados y cuando Jurez se vio obligado a abandonar la capital llev consigo los papeles que, a su juicio eran los ms importantes de la nacin y para su gobierno.43 En medio de un Mxico convulsionado, el ministro de Negocios Extranjeros encargado del Ministerio de Estado, emiti el 10 de abril de 1865 el Reglamento del Archivo General y Pblico del Imperio, que es casi una copia del de 184644 con la diferencia que es menos especfico en las labores y el tipo de organizacin que habra de aplicarse al archivo. Se aumenta en una hora el horario de servicio del archivo, de seis pasan a siete horas. En lo relativo a la consulta de documentos tambin hay diferencias. Mientras el Reglamento de 1846 estableca que si algunos interesados, as cuerpos como personas particulares, necesitaran algunos documentos para afianzar sus derechos u otros usos, bastara solicitarlos, mediante escrito en el que expresaran las causas de su solicitud, siempre y cuando no se tratara de negocios reservados, se les deberan dar las razones o copias que pidieran, a menos que el director dispusiera lo contrario. En ese caso, se le informara al solicitante, y, en caso de que insistiera, el director lo consultara al gobierno mediante informe en el que incluyera los antecedentes para obrar segn se le indicara.45

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AGN, 1994d: 15. AGN, 1980h: 11. AGN, 1994d: 15.

Mientras que el Reglamento de 1846 comprenda 134 artculos divididos en diez captulos, stos son: Cap. I De lo que debe contener el Archivo y su local; Cap. II Planta de la oficina; Cap. III Sistema de coordinacin; Cap. IV Sistema de claves; Cap. V Operaciones preliminares; Cap. VI Disposiciones generales; Cap. VII Del servicio al pblico; Cap. VIII Del fondo del Archivo; Cap. IX Del director; Cap. X Funciones particulares de los empleados. El Reglamento de 1865 slo contena cincuenta y dos artculos divididos en seis secciones relacionadas con lo que debe contener el archivo; sistema de coordinacin; sistema de claves; disposiciones generales; del servicio al pblico; de la compulsa y el arancel. 45 Presidencia, 1846, Art. 97.

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De otra suerte a nadie podra darse copia ni razn de papel alguno. Ni se consentira a los concurrentes manejar los inventarios o ndice, ni estar presentes a su reconocimiento, y mucho menos a la busca y saca de documentos de cualquier especie.46 Por otro lado, el Reglamento de 1865 estipulaba que si el director tuviera inconveniente, lo informara al Ministerio de Estado mediante informe, acompaando los antecedentes para obrar segn conviniera.47 Para permitir la entrada a personas que quisieran ver el archivo, en el Reglamento de 1846 estableca como nico requisito el extender recado al jefe y recibir la anuencia de ste,48 mientras que el de 1865 dispona que las personas tendran que solicitar permiso al Ministerio de Estado. En ambos casos, el director destinara a un empleado para que las acompaaran sin permitirles tocar los papeles.49 Pero a pesar de estos cuidados, a la cada del Imperio, cuando se hizo la revisin del Archivo General por fuerzas nacionales, se encontr que haba que lamentar, como en pocas anteriores, desrdenes y trastornos [] con excepcin de lo que estaba en la primera sala [se tuvo que] levantar todo de los cajones o del suelo para colocarlo en armarios, al mismo que haciendo su clasificacin.50 Los trabajos de ordenacin continuaron aun con la limitacin de los recursos del archivo y durante el periodo comprendido entre 1885 y 1908
la labor del archivo avanz a un ritmo pausado pero ininterrumpido; los trabajos de la poca, que ms tarde seran ampliamente criticados, se presentaron en ese momento como la nica solucin viable, su realizacin se efectu incorporando un crecido nmero de oficiales de la Secretara de Guerra y Marina, quienes estuvieron comisionados en el Archivo, en el proceso de ordenacin y, sobre todo, de elaboracin de ndices, muchos de los cuales continan usndose hasta el da de hoy.51
46 47 48 49

Presidencia, 1846, Art. 104. AGN, 1980e: 61. 50 AGN, 1994d: 16. 51 AGN, 1994d: 20.

AGN, 1980e: 60.

Presidencia, 1846, Art. 98.

108 La archivstica

Cuando se establece la Comisin Reorganizadora del Archivo General, en 1908, bajo la direccin de Luis Gonzlez Obregn,52 se propone cumplir con tres objetivos: mejoramiento del local, enriquecimiento del acervo y ubicacin de documentos, los que trataron de cumplirse an en el ao de 1914 cuando cerr sus puertas a consecuencia de la Revolucin. Las mismas necesidades obligaron al gobierno de la Convencin, a reabrirlo para dar trmite a todos aquellos que acudan al Archivo, especialmente al Departamento de Tierras.53 En 1920 se expidi un nuevo reglamento que, segn algunos autores, habra de ejercer una influencia negativa sobre el Archivo General,54 en tanto institucin encargada de la concentracin de los expedientes de gobierno para su ordenamiento y custodia. En este reglamento se estipula que el Archivo General de la Nacin tiene por objeto la recoleccin, clasificacin, conservacin y difusin de todos los documentos e instrumentos que de alguna manera pudieran contribuir a la formacin de la historia nacional y la expedicin de copias certificadas de los ttulos primordiales, mercedes, planos y dems instrumentos originales existentes en l, que en cierto modo pudieran ser utilizados por el pblico.55 Para ello deberan concentrarse en el Archivo los expedientes de las oficinas extinguidas de toda la Nacin y aquellos que de acuerdo con los reglamentos propios de cada oficina estuvieran agotados en su tramitacin. Se conservaran tambin todas las disposiciones que con carcter de leyes o decretos expidieran las autoridades federales y las de los estados. As tambin, los dueos o administradores de las imprentas oficiales o particulares deberan enviar por duplicado todas las publicaciones, peridicos, folletos y otras que imprimiesen.56 Se establece la consulta abierta a los documentos, siempre y cuando se solicitara al director, quien concedera su anuencia previo dictamen del jefe de la Seccin de Investigaciones Histricas.57 Y en el caso de la consulta de los documentos que ampararan propiedades, se tendra que presentar una soliLa Comisin se cre a iniciativa del mismo historiador. Durante la Revolucin fue la labor ms importante del Archivo (AGN, 1994d: 21). 54 La razn principal de esta aseveracin consiste en que el Archivo General pierde, con el reglamento de 1920, la posibilidad de enriquecerse con nuevos documentos. Vase por ejemplo, Quintana-et al., 1986: 19; AGN, 1978f. 55 AGN, 1980e: 41. 56 Idem. 57 AGN, 1980e: 46.
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citud por escrito al director, fundando el derecho del peticionario y justificando su personalidad a juicio del mismo. Y, en caso de encontrarse algn inconveniente sometera la solicitud a superior acuerdo.58 As tambin, se consideraban dos tipos de empleados, un cuerpo de acadmicos y otro de administrativos.59 El primer grupo, el de empleados tcnicos con carcter docente, estaba integrado por el director, el primer palegrafo, el jefe de la seccin de investigaciones histricas, los oficiales de investigacin, lo oficiales palegrafos y los escribientes palegrafos. Los dems empleados eran considerados administrativos.60 Con el nuevo reglamento el Archivo General se desvinculaba de la documentacin administrativa generada por las entidades federales concentrndose especialmente en aquellas de carcter histrico. Por ello es que, durante el periodo comprendido entre 1920 y 1943 ingresaron al Archivo General destacados investigadores como Luis Castillo, Manuel Maestre, Francisco Fernndez del Castillo, Silvio Zavala, Ignacio Rubio Ma y Edmundo OGorman, bajo la coordinacin de Rafael Lpez, y aunque no se dejaron de atender las tareas cotidianas de ordenacin y recepcin de documentos y la certificacin de copias, se dio especial atencin a la publicacin de documentos a travs del Boletn del Archivo General de la Nacin. Poco a poco el Archivo presentaba una nueva fisonoma, ofreciendo sus servicios a investigadores nacionales y extranjeros que desearan investigar sobre la historia de Mxico, para quienes era obligado consultar los acervos del Archivo General, el ms importante de Amrica, segn palabras de Rafael Lpez, nicamente comparable a los archivos de Madrid y Sevilla.61 Durante el gobierno del general vila Camacho, dentro del marco de la reforma administrativa emprendida por el gobierno, y bajo la direccin del doctor Julio Jimnez Rueda, se le da un nuevo impulso al Archivo General,
al reconocrsele su importancia como parte auxiliar fundamental de la administracin pblica, y fundamentalmente del quehacer histrico de la Nacin [] se realizaron diversos trabajos principalmente en el aspecto jurdico tendiente a la definicin de las tareas que debera realizar
58 59 60 61

AGN, 1980e: 42. AGN, 1994d: 25.

Idem. Idem.

110 La archivstica

el Archivo. De gran importancia fue en estos aos, el hecho de que, por vez primera en mucho tiempo, se plantea la necesidad de revincular los archivos histricos con los administrativos, al proponerse la creacin de un Departamento de Archivos Administrativos al interior del AGN.62

Con el reglamento de marzo de 1946, el Archivo conserva las facultades conferidas por el de 1920 pero adems, adquiere nuevas. Ahora el archivo tiene a su cargo, la custodia, clasificacin y catalogacin de todos los documentos contenidos en los expedientes, considerados como monumentos histricos de propiedad federal; la concentracin de las leyes, decretos y reglamentos promulgados en el DF , territorios y cada uno de los estados; la guarda de un ejemplar de las obras cientficas, literarias o artsticas cuyos derechos de propiedad sean reservados conforme a la ley; la difusin por medio de sus publicaciones de todos los documentos que tengan inters histrico para la nacin; el conceder los permisos para la salida del pas de los libros y documentos a los que se refiere el decreto de 1944 que prohbe la exportacin de documentos histrico; y la formacin de los inventarios de dichos documentos.63 Para ello se concentrara en el AGN la documentacin extinguida de las oficinas federales del DF y estados de la repblica y territorios, as como tambin los judiciales y notariales de la federacin64 y se apoyaran en una Comisin Consultiva del Archivo General de la Nacin en la que estaran representadas las instituciones que se dedican al cultivo de los ramos propios del archivo. Integrada por quienes a propuesta del director del Archivo General autorizara la Secretara de Gobernacin,65 la Comisin tendra como atribuciones: estudiar las medidas que fueran necesarias para mejorar las condiciones del archivo y ver que se cumplieran sus fines; proponer los medios necesarios para salvaguardar los documentos de valor histrico existentes en otros archivos; contribuir al estudio de los documentos que en el archivo se custodian; y, cooperar a la formacin de un catlogo general de documentos que por su valor deban considerarse como bienes nacionales.
G. Quintana, et al., op. cit., pp. 21-22. Presidencia, 1946, Art. 1. 64 Presidencia, 1946, Art. 2. 65 Presidencia, 1946, Art. 31.
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Se describan tambin, las actividades de cada rea, las condiciones para la consulta de los documentos y las sanciones para aquellos que maltrataran o mutilaran los documentos. Pero a pesar de lo especfico de este Reglamento, existan lagunas en la legislacin que imposibilitaban al AGN el debido cumplimiento de sus funciones; por ello, la comunidad archivstica se manifest en repetidas ocasiones, especialmente despus de la creacin del COTECUCA, en 1969, en favor de que se emitieran disposiciones que dieran al Archivo General la categora de entidad normativa de la actividad archivstica. Fue durante la III Reunin de Archivos, cuando se manifestara esta inquietud con mayor fuerza, cuando la licenciada Amerinda Medina66 deca que debera replantearse el concepto de patrimonio cultural de la nacin y de fortalecer las facultades del AGN como rgano de autoridad central y de consulta del ejecutivo federal, de las entidades federativas y de los particulares, para que cuente con la fuerza necesaria para cumplir el cometido de conservacin del patrimonio documental y de los archivos pblicos. No pas mucho tiempo para que el titular del Poder Ejecutivo, Jos Lpez Portillo, al considerar el influjo negativo que en perjuicio de los archivos tena el volumen creciente de la documentacin, la necesidad de disponer de informacin para la toma de decisiones y la necesidad de fortalecer las facultades del Archivo General para mejorar su eficiencia y eficacia, acordara que el Archivo General de la Nacin, como rgano desconcentrado, [sera] la entidad central y de consulta del ejecutivo federal en el manejo de los archivos administrativos e histricos de la Administracin Pblica Federal, para lograr una mejor coordinacin, eficiencia y uniformidad normativa en esta materia.67 En una disposicin ms reciente, en el ao de 1996, el secretario de Gobernacin, Emilio Chuayffet Chemor, complementara el acuerdo de 1980 al otorgar al director del Archivo General de la Nacin la facultad de celebrar convenios que tengan por objeto la recuperacin, conservacin, investigacin, difusin y publicacin de documentos histricos.68

66 En Leyes federales que norman la conservacin del patrimonio documental y archivos, en III Seminario de Archivos Administrativos e Histricos..., p. 169. 67 Presidencia, 1980, Art. 1. 68 Secretara de Gobernacin, 1996a. A partir de esta nota, las obras publicadas por la Secretara de Gobernacin, se diferenciarn nicamente por el ao; y de esa manera se podrn consultar en la bibliografa. (N. del E.)

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Con estas dos disposiciones, el AGN se convierte en el organismo rector en materia archivstica.69 A partir del decreto de 1980, adquiere la obligacin de emitir las normas, polticas y lineamientos generales que permitieran tener una coordinacin real entre las unidades de correspondencia y los archivos administrativos e histricos; asesorar a las dependencias gubernamentales en el diseo de procedimientos internos para el manejo y administracin de documentos; vigilar y evaluar el cumplimiento de las normas expedidas para regular el manejo, transferencia, conservacin o eliminacin de los documentos que integren los archivos con motivo de la gestin administrativa y, ser el rgano de apoyo, supervisin y promocin de la formacin de archivos histricos. Como organismo regulador de la actividad, ahora s facultado legalmente, el Archivo General de la Nacin promovi una serie de actividades en beneficio de los archivos de Mxico; public conjuntamente con el COTECUCA una serie de folletos tcnicos con la finalidad de capacitar a los cientos de archivistas habilitados,70 organiz eventos tanto nacionales como internacionales71 para buscar, conjuntamente con los archivistas de todo el pas, soluciones que contribuyan a la conservacin, organizacin y difusin de los archivos de Mxico, pero, sin duda, el logro ms importante fue la creacin y puesta en prctica del Sistema Nacional de Archivos.72 Dentro de su contexto, se realiz el ms importante de los rescates documentales que se ha llevado a cabo en toda la historia de Mxico cuyos resultados se plasmaron en la Gua General de los Archivo Estatales y Municipales de

Mxico en la que se da cuenta de 1942 archivos:73 45 estatales y mil 897 municipales.74

El Sistema Nacional de Archivos La necesidad de establecer un Sistema Nacional de Archivos, que facultara la coordinacin entre los archivos de todos los niveles de la Administracin Pblica, se plante desde el Primer Seminario Nacional de Unidades de Correspondencia y Archivos Administrativos e Histricos de la Administracin Estatal y
Slo en lo referente al Poder Ejecutivo, dejando fuera a los poderes Legislativo y Judicial. Vase Quintana-et al., 1986: 120-121. 71 Vase la Serie Informacin de Archivos editada por el AGN. 72 Incluso las Reuniones Nacionales de Archivos, a partir de 1984 y hasta la XII reunin en 1988, adoptan el nombre de Reunin Nacional del Sistema Nacional de Archivos. 73 Este nmero corresponde al total de archivos localizados pero no significa que todos hayan sido organizados. 74 Patricia Rodrguez Ochoa et al., Gua general de los archivos estatales y municipales de Mxico, p. XIII.
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Municipal celebrado en la ciudad de Puebla en el ao de 1977,75 pero vio la luz por primera vez en 1978 durante el II Congreso Nacional cuando se propuso distribuir el proyecto que lo creara en cada una de las entidades federativas comprometindose a devolverlo con sus respectivas sugerencias a ms tardar en enero del siguiente ao76 (AGN, 1979d: 4). El proyecto no era precisamente nuevo ya que retomaba muchas de las propuestas de proyectos elaborados con anterioridad, pero en esta ocasin bajo una concepcin de la teora de sistemas. Se pretenda, como lo estipulaba el documento,
regular, coordinar, homogeneizar y dinamizar el funcionamiento y uso de los archivos administrativos e histricos de las administraciones de los poderes federales y de las administraciones pblicas estatales y municipales a fin de convertirlos en fuentes esenciales de informacin acerca del pasado y del presente de la vida institucional [y], contribuir a reforzar la unidad a travs de la adquisicin, concentracin, preservacin de documentos y otras evidencias importantes sobre la historia nacional y la vida institucional para uso de los historiadores, funcionarios, estudiosos y pblico en general.77

Parta de una realidad muy concreta. Se careca, como hasta hoy, de una legislacin adecuada de administracin de documentos que previera y evitara la destruccin, prdida, deterioro y robo de documentos administrativos e histricos porque la responsabilidad se dilua entre el Archivo General de la Nacin y otras instituciones.78 En cuando a los archivos administrativos se aseguraba que operaban como archivos muertos, [donde] los documentos bajo su custodia, en la mayora de los casos, no [eran] utilizados como medio de informacin y para la toma de decisiones porque cuando la documentacin llegaba a los archivos era porque se pensaba nunca ms se utilizara y en todo caso, las unidades administrativas se reser-

75 76 77 78

AGN, 1978f: 4.

AGN, 1980h: 21.

La versin definitiva del proyecto se edit en el ao de 1980 por el AGN.

Vase el apartado de las disposiciones federales en este mismo captulo.

114 La archivstica

vaban una copia para evitar, hasta donde fuera posible, acudir a los archivos, los que se caracterizaban por su ineficiencia en donde era comn la prdida y/o destruccin de documentos.79 Se deca tambin que los archivos administrativos e histricos [haban] funcionado en algunas ocasiones respondiendo nicamente a las necesidades de su propia institucin, y en otras como entes aislados o archivos muertos.80 No se creaban archivos histricos porque se pensaba eran infructuosos ya que el valor dado a la documentacin estaba en funcin, nica y exclusivamente, a su uso administrativo sin considerar su valor histrico.81 A todo ello se sumaba la existencia de un gran nmero de archivos sin control dentro de las instituciones normalmente a cargo de los altos funcionarios quienes los consideraban de su propiedad sin tomar en cuenta las necesidades institucionales de informacin.82 La situacin, referente a los recursos materiales no era ms alentadora.
Los espacios y equipo de los archivos no [reunan], en la mayora de los casos, los requisitos de seguridad, higiene y funcionalidad. Era comn que los acervos se destinaran, a stanos en donde con frecuencia [haba] instalaciones de calefaccin, elctricas y de plomera o [funcionaban] como estacionamiento. El equipo, se adquira ms por el costo que por su calidad o funcionalidad y en cuanto al material de archivar, no existan estndares sino que cada dependencia elega los propios.83

De los procedimientos se deca que las administraciones pblicas federal, estatal y municipal no [haban] creado un procedimiento que [garantizara] la concentracin de documentos de valor histrico provocando con ello que mltiples instituciones, como las iglesias, las bibliotecas, las universidades mexicanas y extranjeras84 y los particulares, acumularan documentos histricos.85
79 80

Idem. Vase el apartado sobre la valoracin documental. 82 AGN, 1980h: 16. 83 AGN, 1980h: 16-17. 84 Vase Gmez Canedo, 1961. 85 AGN, 1980h: 17.
81

AGN, 1980h: 16.

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El panorama se obscureca ms al revisar el apartado de personal que, por lo general, no cubra los requisitos mnimos. En ese entonces, era una prctica comn enviar a las unidades de archivo a personal descalificado o indeseable. Los pocos graduados en archivos, no podan contratarse por los bajos salarios imperantes acompaados de escasos incentivos.86 Ante este panorama, el universo de aplicacin, como se asentaba, lo integraban las administraciones de los tres poderes: el Ejecutivo, el Legislativo y el Judicial; las administraciones estatales y las municipales y el sector privado, cuando poseyeran documentos que se consideraran evidencia importante sobre la historia nacional. Sus caractersticas la de ser abierto, de gran complejidad, de gran dinamismo y centralizacin normativa, donde el AGN asuma la funcin central dentro del sistema, sin que por ello quedara aislada de los dems elementos; antes bien por el contrario, buscaba la descentralizacin operativa donde los archivos de trmite, de transicin, histricos y el mismo AGN, se interrelacionaban entre s promoviendo que la documentacin se concentrara en el tipo de archivo que le correspondiera, dependiendo de la etapa dentro del ciclo de vida en que se encontrara, hasta llegar al archivo histrico o se destruyera.87 Era un proyecto ambicioso integrado por tres subsistemas: el de Normalizacin, el de Archivos Administrativos y el de Archivos Histricos, en donde el Archivo General de la Nacin, conjuntamente con el Comit Tcnico Consultivo de Unidades de Archivos Administrativos e Histricos del Gobierno de la Repblica y el Comit Tcnico de Unidades de Archivos Administrativos e Histricos de las Administraciones Pblicas Estatales y Municipales, asuman la responsabilidad de definir, aplicar y evaluar las polticas y lineamientos de operacin del Sistema en su conjunto y en cada una de sus partes. Les corresponda tambin hacer las modificaciones necesarias, y promover la investigacin y capacitacin en archivstica.88 Se pretenda que los subsistemas de archivos administrativos y archivos histricos se encargaran de la organizacin, conservacin, difusin, prstamos documentales y, en el caso de archivos administrativos, de realizar las depuraciones documentales y las transferencias a los archivos histricos basndose en la normatividad establecida. Sin embargo, como la mayora de las instituciones no
86 87 88

AGN, 1980h. AGN, 1980h.

AGN, 1980h: 21.

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contaban con archivos histricos ni haban definido lineamientos para conservar y proteger la documentacin histrica de la institucin; era prioritario de este subsistema fomentar su creacin as como la de promover su proteccin, conservacin, consulta, bsqueda, adquisicin y valoracin de los documentos con carcter histrico.89 La capacitacin del personal era requisito indispensable. Deba modificarse tanto la actitud como la aptitud de los archivistas, de lo contrario, no se lograra integrar el subsistema. Se propuso entonces motivar y adiestrar al personal que se encontraba laborando en los archivos, adems de prever la formacin de recursos a futuro. Para motivarlos se deca, podra implementarse un programa que permitiera una rotacin ascendente o escalada de puestos desde los archivos de trmite pasando por los de concentracin hasta llegar a los archivos histricos e incluso hasta el Archivo General de la Nacin90 (AGN, 1980h: 30). Pero aunque el personal representaba una pieza clave en el engranaje del sistema, se necesitaba adems, cumplir con otras condiciones para que el sistema en general pudiera ponerse en marcha91 (AGN, 1980h: 35). Lo primero era presentar al Congreso de la Unin, por medio del ejecutivo, una iniciativa de Ley de Administracin de Documentos en que se le atribuyera a la Secretara de Gobernacin, a travs del Archivo General de la Nacin, la vigilancia de la aplicacin de dicha ley, consecuentemente, tendra que venir acompaada de la reestructuracin del AGN para que estuviera en posibilidad de cumplir con las nuevas atribuciones otorgadas a partir de la nueva ley. La valoracin de los documentos localizados en los archivos administrativos a fin de formar archivos histricos era tambin una tarea prioritaria. Se iniciara en las dependencias centralizadas para pasar luego a las administraciones estatales y municipales, y finalizara en las paraestatales. Pero no slo eso, tambin era conveniente difundir el contenido de los acervos por lo que se sugiri promoverlos a travs de boletines especializados u otros medios masivos como la radio, la televisin y revistas.
Idem. No existe evidencia de que se haya implementado accin alguna a este respecto. 91 Aunque textualmente se dice ponerse en marcha realmente era lo que se pretenda resolver con el Sistema Nacional de Archivos, puesto que la problemtica a partir de la que se elabor el proyecto era esa y el Sistema buscaba transformarlo.
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La homogeneizacin en los mtodos y tcnicas de trabajo, un inventario de los recursos humanos existentes y contar con edificios e instalaciones adecuadas eran metas a alcanzar. A partir de su creacin y durante los aos siguientes, se trabaj arduamente para convencer a los gobernadores de los estados acerca de la importancia de integrar sistemas estatales vinculados al Sistema Nacional de Archivos, en el que participaran todos los organismos e instituciones que tuvieran documentacin relevante para el Estado y no solamente los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial as como los ayuntamientos.92 Se consiguieron resultados positivos, incluso en algunos estados se crearon, por ley, Sistemas Estatales de Archivos. Sin embargo, a diez aos de su creacin, aunque se reconoca su vigencia y se aseguraba haber transformado la visin de la administracin pblica, del pblico en general y de los mismos archivistas lo que contribuy, segn Leonor Ortiz Monasterio, entonces directora del Archivo General de la Nacin, al cambio en los servicios archivsticos,93 an no se haba resuelto la problemtica que dio origen al Sistema y por ello invitaba a acelerar el paso y a establecer mecanismos de coordinacin giles que permitieran una comunicacin real entre los organismos involucrados. Teniendo en cuenta [dira aos ms tarde Ramrez de Len] la experiencia de quince aos dentro del Sistema, se sabe a ciencia cierta lo que debe hacerse para mejorar y renovar los servicios archivsticos nacionales. La cuestin radica entonces en responder no al qu sino al cmo, para dar continuidad a una labor que no es ya ms producto de la improvisacin.94 Una de las prioridades era el reforzamiento o creacin, en la mayora de los casos, de un sentido de pertenencia de los integrantes del SNA el cual posiblemente no se logr por la conceptualizacin centralista del sistema en el planteamiento del que le dio origen y tambin a su falta de difusin y escasa participacin de sus miembros y componentes en la definicin de sus perfiles y caractersticas []. La difusin acerca de la naturaleza, objetivos y metas que persiguen dentro del
SNA es otra de las prioridades que permitirn garantizar su permanencia. Asimismo, el estableci-

miento de un marco jurdico flexible que permita formalizar el Sistema, en el que prevalezca el

92 93 94

AGN, 1988b.

Vase AGN, 1980f. Jos Antonio Ramrez Delen, Sistema Nacional de archivos: prioridades, en Foro Archivstico, nm. 3, p. 7.

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respeto a la voluntad de sus miembros [], y la adaptabilidad del SNA dependiendo de las necesidades. Por ltimo el desarrollo de los miembros del SNA.95 En otro artculo, Ramrez Delen,96 es ms especfico al enumerar las prioridades que era necesario atender del SNA para la consolidacin de sus componentes y miembros, esto es:
1 . Consolidar o integrar, progresiva, pero sistemticamente, los Sistemas Estatales y Federal de Archivos; 2. impulsar el desarrollo terico y metodolgico de la administracin de documentos, como gua para la accin; 3 . fortalecer la capacidad tcnica y de gestin de responsables de los servicios archivsticos a nivel nacional; 4 . promover la profesionalizacin de los componentes del Sistema y 5 . provocar la nter actuacin de los servicios archivstico pblicos y sus responsables, con los principales usuarios institucionales y sociales de dichos servicios.

En resumen, se buscaba la integracin de sus elementos, el desarrollo de la administracin de documentos como gua, la capacitacin y profesionalizacin de recursos y, la interrelacin de los archivos, archivistas y usuarios. Desafortunadamente, no se atendieron las observaciones dejando que el Sistema Nacional de Archivos perdiera, cada vez ms, su vigencia hasta llegar al ao de 1997, cuando en el IX Congreso Nacional, la directora del
AGN,

Patricia Galeana, reconoca que el

SNA

no operaba

eficientemente. El problema principal al que se enfrenta, deca entonces, es su falta de soporte jurdico, lo que se traduca ms que en falta de leyes, en una mala interpretacin de los mismas, ya que si bien, explcitamente el SNA no se menciona en ninguna de las disposiciones que regulan la actividad archivstica, se encuentra implcito en el reglamento de 1946.

95 96

Ibid., pp. 5-7. En perspectivas jurdicas en la conformacin de los sistemas archivsticos, en Memoria del III Congreso Nacional sobre Administracin de documentos y...

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Sin embargo, Jaime Orozco Barbosa,97 quien fue uno de los integrantes del COTECUCA, como representante de la Coordinacin General de Estudios Administrativos de la Presidencia, cuando se gest el Sistema Nacional de Archivos, al referirse a la legislacin afirm que, el ambicioso proyecto de Ley Nacional de Archivos [] no pudo fructificar ya que desde el gobierno federal no se puede legislar para efectos administrativos de carcter local,98 y, aunque se haya dado en el marco del Sistema Nacional de Archivos un desarrollo jurdico sin precedentes, sobre todo a nivel de los estados, en los que se emitieron leyes, decretos, acuerdos, etctera, para la proteccin y uso del patrimonio documental,99 ste se debi ms al ambiente de cooperacin existente en esos aos que a alguna legislacin que as lo dispusiera. Los logros del Sistema Nacional de Archivos saltan a la vista. El AGN pas de ser un archivo anquilosado que nadie visitaba a un modelo a seguir a nivel nacional e internacional tanto en su funcionamiento como en el edificio panptico que alberga los acervos.100
La documentacin est microfilmada en su mayor parte, los libros ms antiguos han sido restaurados, reencuadernados y protegidos; la consulta es cada vez ms intensa y se celebran aqu exposiciones, presentaciones de libros, sesiones de cine, en fin, mltiples acontecimientos que invitan a visitarlo con ms inters. La labor de difusin101 y editorial ha sido muy activa, como lo demandaban las proposiciones del documento del Sistema, porque de nada sirve ordenar y guardar adecuadamente los documentos si no es para su consulta y utilizacin.102

97 En El Sistema Nacional de Archivos: situacin actual y perspectivas en Foro Archivstico. Revista Tcnica del Sistema nacional..., pp. 6-7. 98 Jaime Orozco Barbosa, Ibid., p. 3. 99 J. A. Ramrez Delen, El Sistema Nacional de Archivos: evaluacin y perspectivas, en Foro Archivstico. Revista Tcnica del Sistema nacional..., p. 16. 100 En el IX Congreso Nacional de Archivos, el edificio considerado por muchos aos como ideal fue criticado por Patricia Galeana al decir que no es funcional por los altos costos que representa su mantenimiento. 101 Es en este rengln donde destaca la gestin de Patricia Galeana al frente del Archivo General de la Nacin. La organizacin de exposiciones, mesas redondas, presentaciones de libros, programas de radio son una muestra de ello. En el aspecto normativo no se puede decir lo mismo, ya que con excepcin del Seminario sobre Normatividad Archivstica y la publicacin de la Norma Internacional de Descripcin Archivstica, no se han realizado otras acciones. 102 J. Orozco Barbosa, op. cit., p. 7.

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Por lo que respecta a los edificios destinados a los archivos, se inauguraron en las ciudades de Nuevo Len, Puebla, Quertaro, Campeche y Guerrero, y en municipios de Guadalajara, Aguascalientes y Len entre otros, locales construidos ex profeso para el resguardo de acervos documentales. En el rengln de la capacitacin se organizaron infinidad de cursos, conferencias, encuentros y seminarios con la participacin del AGN.103 Desde luego, el rescate de archivos municipales y eclesisticos constituy una prioridad sostenida durante aos, que lamentablemente se circunscribi ms al rescate fsico de los archivos que a su rescate tcnico y a la adopcin de medidas preventivas para la cabal preservacin del patrimonio documental.104 En cada uno de los renglones mencionados, asegurara Ramrez Delen, hubo variaciones en el avance pero, sin duda, el logro principal del Sistema fue su permanencia durante los doce aos como una estrategia de cooperacin, coordinacin y dilogo que propici en la comunidad archivstica nacional una mayor identificacin, compartindose as experiencias y recursos, reconocindose la interdependencia de los archivos, enfrentando problemas con una nueva y ms rica visin que ha nutrido, sin duda, a los archivistas del pas en un sentido u otro.105

La Administracin de documentos Despus de la segunda guerra mundial el mundo archivstico fue sometido a una re-evaluacin [en sus] funciones, tanto administrativas como culturales, lo cual ha sido llamado, con alguna exageracin, su revolucin. sta tom muchas formas, varias de las cuales respondan directamente a la nueva tecnologa [], por un lado est lo que se denomina como una tcnica positiva de adquisicin y por el otro, una dinmica de difusin.106 La gran cantidad de documentos generados, producto de los nuevos estados y la diversificacin de sus funciones, provoc que adems de los soportes tradicionales se utilizaran otros
Ibid., p. 8. J. A. Ramrez Delon, El Sistema Nacional de Archivos: evaluacin y perspectivas en Foro Archivstico. Revista Tcnica del Sistema nacional..., pp. 15-16. 105 Ibid., p. 16. 106 Wilfred Smith, Archivos y cultura: un ensayo, en Prontuario RAMP, p. 406.
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materiales para registrar los acontecimientos de un mundo cambiante; esto trajo consigo la necesidad de reducir a volmenes manejables toda la documentacin generada. Por otro lado, la tcnica dinmica de difusin a la que se refiere Smith107 fue consecuencia de la democratizacin de la cultura, los medios de comunicacin y el despertar de la conciencia.
Esta innovacin en la administracin archivstica condujo, [entre otras cosas] a un aumento en la creacin, conservacin y destruccin de los documentos tradicionales, y a la bsqueda de una mejor documentacin en pelculas o cintas, y de la mayora de documentos iconogrficos potencialmente tiles. Incluso introdujo a los archivos algunas actividades afines con la generacin de documentos, el registro de la tradicin y de la historia oral.108

Como respuesta a lo anterior, se desarroll en los pases anglosajones, entre la dcada de los cuarenta109 y los sesenta una nueva disciplina: la administracin de documentos, tambin denominada gestin de documentos, que no es otra cosa que la traduccin franco-canadiense de la expresin en ingls record management la que hace referencia al control del documento pblico desde su produccin, eliminando lo innecesario que sera imposible almacenar, con el fin de conducirlo para su conservacin y uso [hasta los archivos histricos].110 La nueva disciplina tena un sentido estrictamente utilitario que buscaba ante todo reducir los costos de conservacin, sugera hacer selectiva la conservacin segn el valor de los documentos destruyendo aquellos que no merecieran ser preservados por intiles. De esta forma se poda garantizar la operatividad y eficiencia de los archivos aun en las nuevas condiciones [] distinguindose lo que vala la pena de lo que no.111

Idem. Idem. 109 Ramn Aguilera establece como fechas de desarrollo de la administracin de documentos la dcada de los cincuenta y sesenta. Vase Aguilera, 1996. 110 A. Heredia, Archivstica general.Teora y prctica, p. 113. 111 Jos Enrique Ampudia, Bases tericas y programticas de la modernizacin archivstica del gobierno federal, en Memoria de la X Reunin del Sistema Nacional de Archivos, p. 53.
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Pero la propuesta de eliminar documentos provoc opiniones encontradas entre quienes defendan la funcin cultural de los archivos y los partidarios de la nueva teora. Quienes defendan cada una de estas posturas segn manifestara Evans,112 reflejaron en sus obras su formacin profesional, su experiencia en los archivos y el espritu de los gobiernos a los que servan. En el Manual of archive administration, Hilary Jenkinson, quien fuera presidente de la British

Society of Archivists,113 y que estuviera al frente de un archivo con [] un valioso patrimonio de documentos de la Edad Media, experto y competente en lingstica y en ciencias histricas auxiliares, y heredero de una tradicin jurdica de neutralidad oficial y de custodia no interrumpida [], se opona a que los archivistas desarrollaran tareas de seleccin argumentando que tal actividad debera ser reservada a los funcionarios. En otro artculo Jenkinson asegurara que la funcin de los archivistas segua siendo la de conservar mas no la de seleccionar114 (Aguilera, 1996). Por su parte Theodore Schellenberg, archivista norteamericano, quien realizara estudios de historia en los Estados Unidos, en su obra ms importante Principios y Tcnicas Modernas de ordenacin, trat con gran amplitud el record management. Schellenberg
pas a formar parte del personal de los Archivos Nacionales recientemente creados [donde] la primera actividad esencial [] consisti en localizar e identificar unos dos millones de metros cbicos de documentos de los registros federales que se haban ido acumulando durante un siglo y medio en [los Estados Unidos]. La necesidad de encontrar criterios y procedimientos para evaluar y ordenar no slo de este cmulo de documentos, sino tambin los de los depsitos que

En Ideas modernas sobre la administracin de archivos, en Prontuario RAMP, p. 143. Ramn Aguilera, Hacia una valoracin archivstica, en Memoria del VIII Congreso Nacional de... 114 Robert H. Bautier (1985: 3-4) tambin se opona categricamente a ello, consideraba que desde el punto de vista de la doctrina archivstica, los archivos no estn llamados, bajo ninguna forma, a absorber los servicios de organizacin y de mtodos se trataba segn aseguraba de dos profesiones netamente diferentes, as tuvieran fronteras comunes. Consideraba que era deseable establecer una colaboracin entre los servicios administrativos y los archivos para que se hicieran escuchar las voces de los archivistas en las comisiones de mtodos administrativos, pero, de ninguna manera, ir ms all. Tena derecho el archivista, deca, de conocer el proceso del nacimiento de los documentos pero no extender su inters a la fase prenatal. Por ello sugera se pusiera freno a la evolucin de la administracin de documentos que aunque deseada por algunos no la crea sana en el plan de la doctrina y de las realidades.
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se fueron acumulando en los dos decenios inmediatos, que excedan de trescientos mil metros cbicos, contribuyeron de un modo positivo a formar las ideas de Schellenberg []sobre el requisito inevitable de la eliminacin y la seleccin y sobre el importante papel que el manejo de registros [haba] de desempear para facilitar esta tarea.115

Los seguidores de Jenkinson consideraban como su obligacin principal la de servir de puente entre los administradores y los historiadores para quienes deberan conservar toda evidencia, por mnima que pareciese y por tanto, la nueva disciplina se opona a cuanto haban aprendido, incluso hubo quienes la consideraban casi sacrlega porque pugnaba por la eliminacin documental. Pero, a pesar de la resistencia de algunos sectores archivsticos, la eliminacin de documentos poco a poco fue convirtindose en una prctica frecuente []; se presentaron nuevos argumentos: se hizo hincapi en los riesgos que para los historiadores y para los mismos archivos, ocasionara la aplicacin no selectiva de los recursos; se sealaron los peligros que la masificacin incontenible de los documentos tendra para los mismos usuarios; pero ante todo, el argumento ms contundente fue la razn de la fuerza [ante una administracin pblica que preocupada] por el desperdicio aparentemente intil de recursos destinados a la conservacin de documentos que ya no le eran necesarios, [] desalojaba sistemticamente, sin detenerse a or los reclamos de archivistas e historiadores,116 al mismo tiempo la presin que ejerca el cambio tecnolgico al que estaba sujeto el mundo en esos aos condujo a los archivos a una seria crisis tcnica y operativa, al no poder hacer frente [a esta nueva realidad] con los conceptos tradicionales, de clara raz historicista [].117 Ante esta situacin, segn palabras de Jos Enrique Ampudia,118 la archivstica estaba ante una disyuntiva adaptarse a los cambios o extinguirse, como los dinosaurios. Tratando de conciliar las opiniones entre los que consideraban la actividad archivstica con una finalidad de economa y eficiencia, y aquellos que le atribuan objetivos meramente culturales, algunos archivistas anglosajones intentaron fundir la escuela clsica con la moderna, pero sin
Frank Evanz, Ideas modernas sobre la administracin de archivos, en Prontuario RAMP, p. 143. Jos E. Ampudia, op. cit., p. 52. 117 T. Schellenberg, Archivos modernos. Principios y tcnicas, p. VI. 118 Op. cit.
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dejar de llamar a esta simbiosis: records management, que incluso, en Estados Unidos, lleg a ser una profesin diferente al de archivista119 y en algunos otros, como en Mxico, el archivista cambi su nombre por el de administrador de documentos. Artel Ricks, entre ellos, consideraba que la gestin de documentos se extenda al ciclo de vida completo del documento, desde su produccin hasta la eliminacin final o su envo al archivo para su conservacin permanente.120 Est dirigida, deca,
a asegurar una documentacin adecuada, evitar lo no esencial, simplificar los sistemas de creacin y uso del papel, mejorar la forma como se organizan y recuperan los documentos, proporcionar el cuidado adecuado y el almacenamiento a bajo costo de los documentos en los centros de archivo, y asegurar la ordenacin adecuada de los documentos que no se necesitan por mucho tiempo en la conduccin de los asuntos del momento.121

Ricks defina a la administracin de documentos como el proceso de reducir selectivamente a proporciones manejables, el volumen de los documentos nacionales para la civilizacin moderna, de tal manera que se preserven permanentemente aquellos que tengan un valor cultural futuro sin que se dae su integridad sustantiva para los objetivos investigativos122 (Lawrente Brete, cit. por Ricks, 1985: 179). Se opona con ello a quienes tan slo tenan una visin eficientista de la administracin de documentos considerando tan slo los aspectos econmicos sin ningn beneficio para los investigadores futuros sino simplemente como subproducto afortunado.123

Ramn Aguilera, op. cit. Abarcaba por tanto tan slo a los archivos administrativos y no a los histricos. 121 A. Ricks, La gestin de documentos como una funcin archivstica, en Prontuario RAMP, p. 179. 122 A diferencia de Ricks los organismos internacionales y otros autores resaltan la funcin econmica de la administracin de documentos en sus definiciones. Por ejemplo, para Cook (1985: 135), la gestin de documentos o tambin denominada administracin de documentos es la seleccin de registros para retencin o destruccin. El Consejo Internacional de Archivos, en su diccionario de 1984 la define como el conjunto de medidas orientadas a la economa y eficacia de los documentos (valoracin, conservacin y uso). La UNESCO, como una parte del proceso administrativo relacionada con la aplicacin de principios de economa y eficacia tanto en la iniciacin, seguimiento y uso de los documentos, como en su eliminacin (Heredia, 1987: 113-114). 123 A. Ricks, op. cit., p. 179.
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En los Estados Unidos no siempre fue aceptada la depuracin. Los antecedentes que hicieron posible la conformacin de esta nueva disciplina estn en su origen en las primeras leyes del congreso estadounidense cuando se crea la repblica. En el ao de 1877 rechazan firmemente la destruccin de todo documento valioso depositado en los archivos pblicos que pudiera tener valor futuro a los ciudadanos de la nacin, ya sea de una forma histrica, biogrfica o monetaria. Pero ante la presin de la documentacin acumulada, en 1880 el Congreso autoriz la destruccin de algunos fondos que no eran de utilidad. Punto clave fue el nombramiento del primer archivista norteamericano y la creacin del Archivo Nacional de los Estados Unidos en 1934, aunque oficialmente la administracin de documentos se formaliz e institucionaliz en el Gobierno Federal al ser aprobada la Ley Federal de Archivos de 1950.124 Segn Ricks fueron cuatro las condiciones que favorecieron el desarrollo de la administracin de archivos.125 Por un lado, el volumen de documentos producidos; los avances en el desarrollo tecnolgico y econmico entre los que se incluye una creciente utilizacin de las computadoras en las oficinas; la tendencia que parecen tener los americanos hacia el cambio y a ideas nuevas, probablemente menos arraigados a lo tradicional que otra gente. Se admite que esto puede llevar ya sea a un progreso rpido y significativo o a una experimentacin antieconmica con artificios y conceptos no aprobados, simplemente porque son nuevos. Y por ltimo la demora de los Estados Unidos en establecer un archivo nacional, casi 150 aos despus que se cre en Francia. Esta lamentable lentitud para apreciar sus ricos tesoros documentales, aseguraba Ricks,126 tuvo al menos una ventaja pues el gobierno de los Estados Unidos pudo aprender de la experiencia de otros y luego agregar sus propias contribuciones. La gestin de documentos es tal vez la contribucin ms significativa.

Ricks, op. cit., pp. 180-181. Vase tambin Evans, 1985b: 278. 126 Ricks, op. cit., p. 180.
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La gestin de documentos evolucion de acuerdo a las necesidades del mundo, por ello se adopt en el mundo entero, incluso en los pases en desarrollo. Actualmente se basa en cuatro piedras angulares: el concepto de ciclo de vida, el programa de atencin continuada; el control de gestin, y la especializacin de sus practicantes.127 En el contexto mexicano, la administracin de documentos, se introdujo entre la dcada de los setenta y los ochenta. Al finalizar la VII Reunin del Sistema Nacional de Archivos, se manifestaba la necesidad de adecuar las tcnicas y procedimientos archivsticos que pudieran enfrentar el crecimiento de las instituciones pblicas. La administracin de documentos, se deca, constitua la metodologa idnea para ello. Se entenda a la administracin de documentos como una estrategia para la regularizacin sistemtica de la produccin, la circulacin, el uso y la seleccin de la documentacin administrativa, en la perspectiva de su integracin final a los archivos histricos.128 Sin embargo, fue hasta el ao de 1986 cuando se reconoci abiertamente que la administracin de documentos s representaba una solucin integral a la problemtica archivstica mexicana y por lo tanto, era necesario difundir sus principios con el nimo de promover la auto capacitacin. Se sugiri entonces, reproducir toda la bibliografa existente en Mxico sobre la materia129 (AGN, 1987). Deca, en ese mismo ao, Jos Enrique Ampudia Mello, quien fuera director de administracin de documentos del AGN,130
Es la voluntad de cambio, el espritu de renovacin el que anima al Programa de Modernizacin Archivstica del Gobierno Federal, basado en los principios tericos y en la metodologa de la administracin de documentos, cuya introduccin cabal dentro de los rganos del ejecutivo abre nuevas modalidades y posibilidades al manejo de documentos y archivos, y constituye una necesidad apremiante no slo para resolver la multiplicidad de problemas a que los archivistas

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129 El libro Archivos modernos de T. Schellenberg y el de Archivos en el Siglo XX de Carol Couture y Jean-Ives Rousseau y La planificacin de las infraestructuras nacionales de archivos de Bruno Delmas, fueron las obras escogidas. 130 Op. cit., p. 55.

AGN, 1984.

Ibid., p. 182.

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nos enfrentamos en la actualidad, sino para otorgar a los archivos el estatuto y nivel de servicio que reclaman de ellos la Administracin Pblica de nuestro tiempo.

Pero, a la vez se preguntaba si se comprenda plenamente el significado y las implicaciones de tan trado concepto por lo que invitaba a los archivistas mexicanos a precisarlo desde la realidad administrativa y archivstica mexicana y para ella.131 Jos Enrique Ampudia Mello,132 al igual que Carol Couture y Jean-Ives Rousseau (1988), entenda la administracin de documentos como una metodologa integral para planear, dirigir y controlar la produccin, circulacin, conservacin, uso y seleccin de los documentos de cualquier institucin. Su implantacin en el contexto mexicano deca Ampudia Mello, habra contribuido en dos grandes lneas de reflexin una metodolgica y otra institucional. La primera tuvo que ver con la renovacin de los aspectos formales de la archivstica y se desarroll a travs del anlisis de los criterios para determinar la vigencia de los documentos, as como en la bsqueda de homologacin en las rutinas clasificatorias y, en general, en las tcnicas de trabajo bsicas de los archivos. La otra se relaciona con la renovacin de los aspectos materiales de la archivstica [] que trajo consigo la integracin de nuevas entidades archivsticas, esto es, los archivos intermedios o de concentracin cuya aparicin fue resultado directo de la mentalidad valorativa y de las tendencias a la especializacin en la aplicacin de los recursos archivsticos.133 No conservarlo todo era la parte medular de la nueva disciplina pero, en opinin de Ramn Aguilera,134 la propuesta de eliminar documentos provoc un gran cambio en las ideas tradicionales llegando incluso, en algunos casos, a transformar a la archivstica en administracin

Jos E. Ampudia, op. cit., p. 51. Ibid., p. 55. 133 Ibid., p. 54. 134 Op. cit.
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de documentos.135 Fue una reaccin obligada, aseguraba, pero en muchos casos, no una solucin estrictamente hablando136 ya que se llev hasta los extremos abandonando las operaciones archivsticas en aras de la metodologa nueva. De ah que quienes utilizaban los archivos, levantaran sus voces para manifestar su preocupacin por la aplicacin de la tan malentendida disciplina que inclua la seleccin documental. El reduccionismo fue el resultado de la aplicacin de la administracin de documentos en nuestro pas lo que se ha traducido en el abandono de la prctica archivstica y consecuentemente, la creacin de los denominados minutarios en lugar de expedientes y, la concentracin de documentos totalmente desorganizados en las oficinas pblicas.137 La aplicacin, por tanto, de la administracin de documentos en Mxico, represent un retroceso en cuanto a organizacin archivstica se refiere y se consigui lo que vaticinaba Michel Duchein, en caso de pretender sustituir la archivstica por la administracin de documentos, provocar una catstrofe.138 Despus de ms de 20 aos, al hacer una evaluacin de la situacin de los archivos en nuestro pas se nota claramente que los avances logrados durante los ochenta han pasado a ser historia, es decir, quedaron en el tiempo sin que a la fecha se pueda decir que su situacin se ha modificado para bien.
Todava en los aos ochenta, no exista un consenso general respecto a si los archivistas deberan incluir la gestin de documentos dentro de sus actividades. En la mayora de los casos, aunque algunos pases aceptaban llevar a cabo algunas actividades que tenan que ver con los documentos administrativos, en realidad su funcin histrica era la prioritaria. Con motivo de la 12 Reunin de la Mesa Redonda de Archivos, Robert Henri Bautier envi un cuestionario a 36 archivistas de 25 pases para determinar la funcin de los archivos. La conclusin despus de analizar las respuestas fue que la administracin de documentos era una actividad diferente a la archivstica. Los pases participantes fueron Alemania Federal, Alemania Democrtica, Australia, Blgica, Camern, Canad, Costa de Marfil, Dahomey, Finlandia, Gran Bretaa, Grecia, Hungra, Israel, Italia, Malasia, Noruega, Pases Bajos, Polonia, Rumania, Suecia, Suiza, Checoslovaquia y Yugoslavia. (Bautier, 1985). En Mxico, si bien no se han dado discusiones tericas, lo cierto es que existen posturas encontradas. Mientras que los documentalistas del Estado de Mxico consideran a la archivstica como una parte integral de la Administracin de Documentos, Ramn Aguilera y Jorge Nacif se suman a la postura adoptada por Antonia Heredia, al considerar a la Administracin de documentos slo como un elemento de la Archivstica. Punto de vista al que nos sumamos tambin. Vase el acpite sobre la archivstica. 136 Vase tambin, Ampudia Mello, Jos, 1987. 137 R. Aguilera, op. cit. 138 Idem.
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La problemtica en los archivos que pretenda resolver la administracin de documentos en nuestro pas sigue vigente: personal insuficiente y mal preparado en general, falta de recursos, instalaciones inadecuadas, desorganizacin y/o inexistencia de archivos histricos, etctera; adems, la situacin se ha agravado ya que si antes se contaba con expedientes conformados, en la actualidad stos tambin se han perdido.

Los documentos y sus valores Con la nueva metodologa, se pusieron de moda conceptos como valoracin, seleccin, expurgo, avalo, evalo, eliminacin, muestreo y otros. Surgen los archivos de concentracin, y se habla entonces de administracin de archivos corrientes o de trmite, administracin de archivos de transicin o concentracin y administracin de archivos histricos. Aunque los archivistas no estn de acuerdo con esta postura, los administradores de documentos s. En este punto, surge nuevamente la polmica de quienes consideran a la administracin de documentos como la disciplina que incluye a la archivstica y quienes la ven slo como una de sus partes. Se vuelve a presentar aqu la diferencia en el significado de cada uno de los trminos utilizados, los que tienen su origen en el concepto mismo de archivo.139 De las dos posturas existentes sobre el nacimiento de los archivos, Lodolini y otros autores reservan el trmino archivo para los depsitos definitivos, es decir, los archivos histricos, asignando el nombre de registratura140 a los documentos desde su nacimiento y hasta el momento de ser enviados a los depsitos definitivos. Quienes defienden esta posicin establecen un periodo prearchivstico de creacin y formacin documental en la entidad productora. Durante esta etapa, segn esta corriente, el archivista no tiene incumbencia, por lo tanto, se conservar la totalidad de la documentacin. Ser hasta la etapa archivstica cuando adems de un espacio fsico diferente, el archivista determine la conservacin de los documentos dependiendo los valores, afirma Lodolini.
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E. Lodolini, Archivstica. Principios y problemas, p. 37. El problema de la terminologa archivstica tiene otro ejemplo en el significado del trmino registratura cuyo significado en Alemania difiere del que se le asigna en Italia. Los alemanes consideran exclusivamente a aquellos que sern depositados en los archivos histricos. Por el contrario los italianos emplean el trmino registratura para designar a los documentos antes de su fase definitiva.

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Para quienes consideran el nacimiento de los archivos desde el proceso de formacin, entre los que nos incluimos, estas mismas diferencias determinan una de las clasificaciones141 de los archivos en administrativos e histricos. La primera categora adems puede subdividirse en archivos de trmite o de gestin e intermedios, de concentracin o de transicin. Pero a pesar de esta diferencia, ambas posturas aceptan la teora de las tres edades. De acuerdo con sta, los documentos van pasando por una serie de etapas dependiendo de su uso donde adquieren y pierden valores archivsticos denominados primarios o secundarios. Para su manejo, se establecen entidades de archivo distintas atendiendo a la fase en la que se encuentre el documento, lo que determinar el depsito en el que sern conservados.
Fase activa Fase semi-activa Fase inactiva

Ar chivo de T rmite Archivo Trmite

Archivo de Concentracin

Archivo Histrico

Transferencia primaria Valor primario

Transferencia secundaria

Eliminacin

Valor secundario

Ciclo vital de los documentos (Fuente: Material Didctico del SNA)

Atendiendo a la documentacin que conservan los archivos pueden ser administrativos e histricos. Considerando los fondos que contienen los archivos pueden ser singulares y mltiples ya que contengan un slo fondo o ms de uno. Vase Heredia, 1987:69. En funcin de quien los produce se dividen en pblicos y privados. Los pblicos a su vez se subdividen en federales, estatales y municipales. Mientras que los privados pueden ser individuales o institucionales; los archivos eclesisticos estn comprendidos en sta ltima categora. Los archivos federales se integran con los archivos de los tres poderes: el Legislativo, los de las Cmaras de Senadores y Diputados; los del Ejecutivo, los del sector pblico central y organismos paraestatales; y los del Poder Judicial los que comprenden los de la Suprema Corte de Justicia, los Tribunales de Circuito y los de Juzgados de Distrito. A su vez, los archivos estatales tambin se dividen atendiendo a los tres poderes: Ejecutivo, Legislativo y Judicial. Los archivos municipales se integran por los cabildos y por los archivos de las administraciones municipales. Vase, Rodrguez Ochoa-et al., 1988b: 14.
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Durante la fase activa, la documentacin se mantendr en los archivos de trmite, mientras que los que se encuentren en la fase semiactiva se transferirn a los archivos de concentracin. Finalmente aquellos que han llegado a la fase final, la etapa inactiva, despus de realizar una seleccin, se transferirn a los archivos histricos.142 La permanencia en uno o en otro tipo de archivo estar en funcin de los valores que mantengan, pierdan o adquieran los que estn ntimamente relacionados con su uso administrativo. stos, pueden ser: primarios o secundarios. Los valores primarios son fcilmente determinados ya que en su gran mayora estn perfectamente normados y en los casos en que no, se determinan en funcin de su uso por parte de la administracin, no as los valores secundarios los que an hoy en da son motivo de polmica. Cuando los documentos an conservan los valores primarios, pero su uso ha disminuido, es tiempo de que se trasladen para su guarda precaucional en el archivo de concentracin o transicin, se dice entonces que los documentos han pasado a una fase semiactiva donde mantienen los valores administrativos pero adems van adquiriendo otros, los secundarios. El traslado o transferencia de un tipo de archivo a otro se supone debe hacerse con orden y mediante inventario de tal forma que los documentos, en este caso ya como parte integral de un expediente143 sern conservados de manera organizada. Sin embargo, es principalmente en esta etapa cuando los documentos materialmente se arrumban en cualquier rincn, por falta de espacios destinados para ello, pero, principalmente a consecuencia de la ausencia de una cultura archivstica que trascienda la concepcin tradicional, que vaya ms all del simple uso administrativo donde se perciba la utilidad de los archivos para reconstruir la historia de la institucin. En teora, debera existir una segunda transferencia de la documentacin semiactiva de los archivos de concentracin a los histricos de la misma forma como se dio la primera, es decir, de manera ordenada. Sin embargo, casi nunca se realiza ya que exige la elaboracin de inventarios y del proceso valorativo.
El licenciado Jorge Nacif, ex director del Archivo Histrico de la ciudad de Mxico, quien recibi el reconocimiento al Mrito Archivstico 1990, propone se replantee esta teora ya que los documentos histricos si bien, generalmente no son consultados por la administracin, pasan a otra etapa donde contrario al trmino utilizado de inactivos stos no fenecen sino que tienen una vida activa donde quienes los consultan no se restringen a la administracin que los gener. 143 Se define al expediente como la historia de un asunto.
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Los archivos histricos, por tanto, deberan recibir expedientes ordenados dejando para esta etapa inactiva de los documentos una descripcin ms detallada de sus acervos y proporcionar los documentos a los investigadores que lo requiriesen. Su uso, debera ser abierto a quien lo solicitara siempre y cuando cumpliera con las normas establecidas por la institucin archivstica. Desafortunadamente esto es cierto en otros pases, especialmente los del primer mundo, pero no en Mxico, donde existe un desprecio generalizado hacia los archivos y a quienes se dedican a su organizacin y a su reorganizacin. En teora, un archivo debera nacer ordenado y conservarse como tal; pasar de un archivo de trmite a uno de concentracin y de ste a un histrico, as lo establece la teora de las tres edades, donde cada archivo tiene funciones especficas, los dos primeros, atender las necesidades de la administracin pero con vistas al uso futuro de la documentacin y los segundos brindar un servicio a los investigadores.144 Pero cul es la realidad mexicana?, qu sucede una vez que los documentos fueron utilizados por la administracin? Por la ausencia de una cultura archivstica, los documentos no se conciben como arsenales de la historia por lo que se relegan a espacios fuera de las oficinas, en algunos casos en cajas, carpetas o en flderes. Por tanto, aquellos expedientes que despus de formar parte de un archivo de trmite fueron relegados a otros espacios fuera del archivo, se mantienen ah, donde ocasionalmente se enva a una persona a buscar los documentos que le son necesarios y cuando dejan de utilizarse, no necesariamente se reintegran al lugar donde se encontraban; a veces se extrae el expediente completo y en otras, tan slo hojas sueltas. Cuando es necesario disponer de cajas, no se piensa demasiado en utilizar aquellas en que tiempo atrs fueron enviados los documentos, por lo que se amontona, ya sin proteccin, toda la documentacin. Si a ello sumamos los traslados para ganar espacios, pronto aquello que constitua un conjunto de documentos ordenados se convierte en un montn de papeles que al igual que otros muebles en desuso para la administracin, se arrumban ya sin el menor cuidado. Con el cambio de administracin, la situacin se agrava, e incluso puede llegarse al extremo en que, como material inservible

144 Nos referimos no slo a los investigadores profesionales sino a todos aquellos que consultan los archivos, incluso a quienes pertenecen a la administracin que los gener.

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y desatendiendo la normatividad vigente, se deshagan de todo vendindolo como archivo muerto donde su valor comercial es equiparable al del peridico de desperdicio o, en el mejor de los casos, envindolo a otro lugar donde no estorbe.145 Quizs algn da sea necesario emprender una investigacin sobre alguno de los temas que contiene el archivo, en ese caso, ser necesario reordenar la documentacin antes de llevarla a cabo. As en Mxico, en lugar de que los investigadores puedan acceder a la informacin que requieren, primero se ven obligados a llevar a cabo el rescate documental, si cuentan, claro est, con la anuencia de las autoridades, las que no siempre son sensibles ante tales solicitudes. El argumento principal para no asignarles espacios especficos a los archivos son los costos que representa la conservacin documental, pero si consideramos que la informacin que no se localiza es la ms cara y si sumamos el tiempo que se emplea en la localizacin de documentos que se supone no volveran a ser consultados, este argumento ya no es tan vlido. Nosotros aseguramos que ante todo es cuestin de cultura; hemos crecido en un ambiente donde el documento es despreciado, sin tener conciencia de que la utilidad documental trasciende a las administraciones, son parte de nuestro patrimonio, as lo establece la ley y como tal deberamos defenderlo. Nos hemos acostumbrado a ver montones de documentos en lugar de archivos organizados, sin tomar en cuenta que en ellos han quedado fijados los actos de las administraciones. El hacer y el no hacer de los hombres est ah y se encuentra en constante riesgo de perderse. Pero slo en la medida que la sociedad en general le exija a las administraciones la conservacin documental, en esa medida los documentos no se relegarn ms a estos locales. Los investigadores deberan hacer lo propio para documentar sus trabajos pero ante un lector poco exigente y el catico estado de nuestros archivos, stos prefieren remitirse a fuentes secundarias en lugar de aventurarse a un mundo de desperdicios, insectos, hongos y roedores, con sus excepciones

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Vase Monten, 1990; Mc Farland, s. f.

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claro est. Se crea entonces un crculo vicioso donde los investigadores no utilizan los archivos porque no se les demandan relatos documentados y los archivos no se organizan porque no se les utiliza.146 Los archivos no son privilegio de unos cuantos, son nuestros y por ello deberamos participar ms en su conservacin.
Valoracin documental

La valoracin sin duda es uno de los temas ms polmicos dentro del campo de la archivstica. Como tal, se empez a hablar de ella despus de aparecer el fenmeno denominado explosin documental. Con la intencin de reducir a cantidades manejables los grandes volmenes de documentacin generada, la disciplina denominada administracin de documentos incorpor este trmino pero reduciendo su significado al establecimiento de criterios para conservar o destruir la documentacin considerada como intil. Podra pensarse entonces que la valoracin naci con sta, sin embargo no es as. Como lo afirmara Ramn Aguilera,147 no es una prctica inventada por la administracin de documentos sino que ms bien, es inherente a la archivstica y ha estado presente en los archivos desde las primeras civilizaciones hasta nuestros das. El significado del trmino de valor trasciende al concepto manejado por la administracin de documentos. Desde su origen etimolgico en el trmino griego axios se acerca ms al concepto utilizado dentro de la archivstica ya que significa valioso, digno de estima. Es esa la verdadera valoracin que se ha dado a los documentos dentro de los archivos, dira Ramn Aguilera.148

Al respecto podemos referir las palabras de Humberto Monten (1977), quien manifest su preocupacin ante tal situacin. Deca: Independientemente de corrientes historiogrficas que en su conjunto representa, acusa una notoria y lamentable debilidad en su base documental. En gran nmero de investigaciones no encontramos materiales de archivo, a pesar de que universalmente se acepta y se reconoce que una investigacin que no se apoye en este material, difcilmente puede pretender ser considerada como un trabajo serio y original y por ende digno de tomarse en cuenta. 147 Op. cit. 148 Op. cit.
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Si consideramos la definicin del Diccionario de la Real Academia de la Lengua Espaola, el trmino valorar significa reconocer, estimar, apreciar el valor o mrito de una persona o cosa, en ese sentido, estamos de acuerdo en que la valoracin ha estado presente en el campo archivstico desde las primeras civilizaciones cuando se conservaban los documentos para garantizar derechos, durante la Edad Media como fuentes de derechos y obligaciones, y a partir de la revolucin francesa por su inters para la investigacin. La valoracin documental dentro de la perspectiva de la historia de las culturas, dice Aguilera, no es slo un proceso para separar lo que se va y lo que se queda, como lo proclama la administracin de documentos, sino una actitud que nace de la misma persona ante el documento y que le ofrece la posibilidad de vislumbrar el efecto que algn papel pudo tener en el pasado, tiene en el presente y adquirir en el futuro.
La valoracin documental, ofrece la posibilidad de desarrollar la capacidad de asombro, capacidad constitutiva del ser humano. Los documentos son parte de los bienes culturales de un grupo humano; forman el patrimonio de una sociedad, es decir, la herencia que los padres dejan a sus hijos. Estos bienes o este patrimonio son la posibilidad de extender el conocimiento, de potenciar la memoria, la identidad de una persona o de un pueblo. Bajo esta perspectiva, el valor adquiere una dimensin humana; no se trata de determinar qu papeles se tiran o qu papeles se quedan. Valorar una documentacin implica un compromiso, una actitud de respeto, de admiracin, porque el documento que est frente a m es parte de mi ser, de mi tradicin familiar, de mi identidad nacional, en suma, de la humanidad entera.149

Sin embargo, con excepcin de la valoracin primaria donde existen criterios bien definidos, en lo que respecta a la valoracin secundaria, no se ha avanzado gran cosa. No hay duda, por ejemplo, que los documentos generados por las dependencias y utilizados para gestionar o tramitar asuntos que an se encuentran en proceso de solucin tienen un valor primario; y de acuerdo a su contenido, poseen un valor administrativo, fiscal o legal.150
149 150

Ramn Aguilera, op. cit. Patricia Rodrguez Ochoa, et al., Curso de capacitacin para archivistas municipales 1988, p. 26.

136 La archivstica

Por ello, la responsabilidad de establecer el valor administrativo necesariamente recaer en el rea tramitadora conjuntamente con el archivista, quienes mediante el anlisis de los periodos de trmite, la frecuencia de consulta y la normatividad de prescripcin determinarn si tiene o no este valor.151 En el caso de los documentos con valor fiscal, los que podran definirse como aquellos que genera una institucin para indicar el origen de sus ingresos y cmo se distribuyen, controlan y gastan,152 el rea tramitadora conjuntamente con el archivista, bajo la supervisin y validacin de la Direccin de Recursos Financieros y la Direccin de Contabilidad Gubernamental (SSP),153 determinarn el valor fiscal, basndose en la normatividad tcnica y jurdica, poniendo especial cuidado en los plazos y las condiciones de conservacin.154 Al igual que al determinar los valores administrativos y los fiscales, el definir el valor legal de los documentos, es decir, aquellos que se refieran a derechos a corto o largo plazos, de la administracin pblica o ciudadanos, y que pueden ser utilizados como pruebas ante tribunales,155 corresponder tanto al archivista como al rea tramitadora, pero en esta ocasin, bajo la supervisin y validacin de la direccin jurdica de la dependencia, basados en un anlisis de la legislacin vigente y considerando los plazos de prescripcin de los derechos y obligaciones generados.156 Una vez cubierta la etapa administrativa, se entra en una segunda que exige mucho ms cuidado ya que de sta depender el contenido de los archivos histricos. En sta se determinarn los documentos que debern ser conservados y los que, por no contar con valores secundarios, debern ser destruidos. Y aunque no existe justificacin desde ningn punto de vista, incluso ni desde el archivstico, para la destruccin de documentos, la desproporcin entre la produccin y los recursos asignados la hace necesaria, por ello se ha de ser en extremo cuidadoso al realizarla.
Jorge Luis Valverde, Archivos de concentracin, s. p. P . Rodrguez Ochoa, et al., op. cit., p. 25. 153 Al desaparecer la Secretara de Programacin y Presupuesto, entre otras, estas funciones pasaron a la Secretara de Hacienda. 154 J. L. Valverde, op. cit. 155 P. Rodrguez Ochoa, et al., Curso de capacitacin para archivistas municipales 1988, p. 26. 156 J. L. Valverde, op. cit.
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Pero cmo determinar los valores secundarios? Segn a Schellenberg,157

los documentos no pueden ser evaluados [valorados] por medio de normas exactas. No es posible crear un tipo de medida, para medir el valor de los documentos. Lo mejor que puede hacerse es desarrollar ciertos principios generales que deben tenerse en cuenta al evaluar los documentos y que estos principios puedan usarse como lineamientos generales para guiar al archivista en el difcil mundo de la evaluacin.

Un primer principio es el establecer una lnea de fechas cronolgica ante las cuales deben conservarse todos los documentos tanto pblicos como privados. Un segundo principio, aplicable a los documentos privados es el de conservarlos donde puedan estar disponibles para una institucin archivstica.158 Un punto importante que Schellenberg no marca como principio pero que sin embargo, es digno de tomarse en cuenta, es el hecho de que en un pas deben usarse criterios diferentes de evaluacin segn sea el tipo de archivos. Definitivamente no ser lo mismo evaluar los documentos de un archivo nacional, que de un estado o municipio, o de un archivo privado y uno pblico. El inters que quizs sea nulo a nivel nacional, podra ser indispensable para la historia local. Lo mismo es aplicable en documentos de diferentes periodos.159 En el tercer principio, Schellenberg160 considera que los documentos pblicos deben ser evaluados en relacin con la informacin que contienen sobre personas, cosas o fenmenos. El trmino personas incluye autores personales y corporativos. El trmino cosas incluye lugares, objetos fsicos, objetos naturales y similares. El trmino fenmenos se relaciona con lo que les sucede a las personas o a las cosas; en cuanto a condiciones, problemas, actividades, programas, eventos, episodios y similares.

En Principios de evaluacin en archivos, en Prontuario RAMP, p. 251. Theodore Schellenberg, Principios de evaluacin en archivos, en Prontuario RAMP, p. 252. 159 Idem. 160 Ibid., p. 257.
157 158

138 La archivstica

De los tres principios se desprenden los valores secundarios los que pueden denominarse, como evidenciales e informativos que la mayora de los tericos aceptan.161 Tendrn valores evidenciales, o sustanciales de acuerdo con Antonia Heredia, aquellos documentos que pueden dejar constancia de los hechos y circunstancias significativas relacionados con la existencia de un organismo o dependencia, entre ellos los que hacen referencia a los orgenes [], a la organizacin y funcionamiento [], a la labor y funciones esenciales de cada dependencia, a las tareas operativas de trmite [] en las que la eliminacin puede llegar a ser total.162 En palabras de Theodore Schellenberg,163 los valores informativos se refieren a [] la informacin que est en los documentos pblicos sobre las cuestiones con que las dependencias oficiales tratan, no de la informacin que contengan los mismos documentos acerca de las propias dependencias pblicas.164 A pesar de que estos criterios son aceptados por la mayora, incluso por el AGN, lo cierto es que a la fecha no existe un acuerdo, por lo menos en Mxico, que nos permita determinar con toda certeza los valores secundarios de los documentos, tan es as que en 1996, la directora del AGN aseguraba que era necesario evaluar la operatividad y eficiencia para verificar que no se [perdiera] ningn documento con valor histrico. El gran problema deca es nuevamente, definir qu es histrico.165 Con la intencin de determinar lo que era histrico, o lo que es lo mismo, aquello digno de ser conservado, se celebr en el mes de julio de 1995 el Seminario Internacional entre historiadores y archivistas, el dilema de la valoracin documental. Esta discusin no es nueva en nuestro pas, ya se haba abordado en el ao de 1980, cuando el mismo AGN, pero bajo la direccin de la licenciada Alejandra Moreno Toscano, convoc a historiadores y archivistas a escribir sobre los puntos de vista tan encontrados. El resultado fue el nmero 2 y el nmero 4 de Archivos hoy. Teora y prctica archivstica.

Vase por ejemplo Gallego-Lpez, 1989; Heredia, 1987; Rodrguez Ochoa-et al., 1988b: 56. A. Heredia, Archivstica general Teora y prctica, p. 121. Vase tambin, Schellenberg, 1987. 163 En Archivos modernos. Principios y tcnicas, p. 219. 164 Vase tambin Heredia, 1987: 121-122. 165 AGN, 1995a: 11.
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En ambos eventos se puso de manifiesto la divergencia entre historiadores y archivistas. Mientras que los primeros se proclamaban por no depurar nada porque se estara prejuzgando sobre los intereses del futuro, la posicin de los archivistas defenda la necesidad de depurar ante lo imposible e innecesario de guardar todo ya que lo que debe conservarse es la informacin de manera organizada con el mnimo de documentacin.166 La valoracin por tanto, es una actividad necesaria, dira Heredia, aunque no exista justificacin para el expurgo ni desde el punto de vista historiogrfico, jurdico ni archivstico ya que
no es posible encontrar justificacin al expurgo, por cuanto no es posible establecer con certeza absoluta cundo una serie ser utilizada nunca ms, tampoco es vlido el criterio de destruir documentos de los cuales existen copias, pues cada copia est en una oficina distante y pervive dando lugar a fondos distintos. [Por lo tanto], todos los documentos deberan conservarse tericamente, pero la produccin actual ha crecido en tal proporcin que resulta prcticamente imposible su conservacin total.167 Si almacenar, preservar y facilitar la consulta de los documentos no costase dinero, espacio, ni personas, podra abogarse por esta conservacin permanente, pero esto no es posible, de ah la obligacin de los archivistas de no malgastar fondos en lo que no merezca ser conservado.168 Y concluira de nuevo teora y prctica se enfrenta y el archivista se mueve entre el deber de guardar y conservar la documentacin que llega hasta l y la necesidad de eliminar la documentacin que, por mltiple y repetida resulta innecesaria a todos efectos.169

Aunque estamos de acuerdo en las ltimas afirmaciones de Heredia, consideramos que la solucin ms que en la destruccin de documentos, por no considerarse con valores secundarios,

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A. Heredia, Archivstica general. Teora y prctica, p. 120. Leonard Rapport, cit. por A. Heredia, Ibid., p. 121. 169 A. Heredia, Idem.

AGN, 1995a.

140 La archivstica

lo que habra que hacerse es una planeacin documental que permita determinar el tipo de documentos a producirse y su destino final antes de su nacimiento, as como el nmero de copias de las que deber ir acompaado.170
Seleccin documental

Una vez que se han establecido los valores documentales, la siguiente etapa es la seleccin documental, entendida como la actividad que tiene por objetivo identificar los documentos que sern conservados permanentemente y aquellos que debern ser destruidos. Por lo delicado de esta actividad, no debera realizarse por alguien que no tuviera bien claro los objetivos de la institucin as como de su desarrollo histrico y ms an, conocer la utilizacin de los documentos dentro de la Administracin Pblica adems de que los documentos sern conservados con fines de investigacin.171 Por la trascendencia de la seleccin documental, no slo para el futuro sino tambin para el presente, es conveniente se realice por un grupo y no por un slo individuo quien necesariamente tendr una posicin muy particular al respecto. Segn Juan Manuel Herrera Huerta,172 coordinador del Archivo Histrico Central del AGN durante la primera mitad de los aos ochenta, la seleccin documental no haba sido estudiada suficientemente.
Hoy en da,173 aseguraba an persiste el conflicto entre lo institucional y lo cultural, entre la produccin y la acumulacin de documentos y la informacin que contienen. Todava hay quienes consideran necesario conservar todo pero, esta postura es adoptada, ms bien por quienes utilizan los archivos, particularmente los historiadores, y no por la institucin que la genera. Sin embargo defenda Herrera la seleccin, es una actividad institucional y como tal debe decidir sobre ella. Opinin que no compartiran todos los especialistas, incluso nosotros.

Vase Prez San Vicente, 1995. J. L. Valverde, op. cit. 172 En La formacin de archivos histricos, en Boletn del Sistema Nacional de Archivos, pp. 17-21. 173 Aunque tal aseveracin la hiciera en 1983, no es diferente a la conclusin a la que se lleg durante el Seminario Entre Historiadores y Archivistas celebrado en 1995.
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Veamos por ejemplo algunos puntos de vista que nos ofrece Jorge Luis Valverde,174 integrante del Comit de Seleccin Documental del Estado de Mxico, respecto a este tema, tomados de la obra de Virginia Garca de Benedictis, La seleccin documental dentro del proceso de orga-

nizacin de un archivo.
a) El criterio que prevalece en los administradores pblicos es que los documentos pueden destruirse
una vez que han cumplido con su funcin principal, que es la de servir a la administracin. Tambin argumentan que los documentos deben destruirse por falta de espacio y de locales adecuados.

b) Los administradores legalistas consideran que los documentos deben destruirse de acuerdo
con lo que estipulan las leyes que sobre la materia existan, es decir, se toma en cuenta la legislacin existente con respecto a los plazos establecidos para conservar documentos.

c) Los historiadores consideran que todos los documentos deben custodiarse sin practicar ningn tipo de seleccin pues argumentan que todos los documentos son importantes potencialmente: nada es absolutamente intil en los expedientes que se encuentran archivados.

d) Los administradores de documentos pugnan por la aplicacin de una seleccin documental

adecuada, emitiendo criterios primordiales para poder determinar juicios de valoracin, gracias a lo cual se podr determinar la caducidad administrativa de los documentos.

Cada especialista tratara de defender su punto de vista dando razones que pareceran suficientes para considerar su criterio, sin embargo, no hay que menospreciar los puntos de vista de los dems expertos porque aunque si bien es cierto que la seleccin documental es el resultado de la presin que ejerce la documentacin en cuanto espacio y costo, y que su objetivo es el de conservar el mximo de informacin en el mnimo volumen posible, o como lo dijera Herrera Huerta,175 acta como vlvula que regula el nivel de acumulacin documental, tomando como indicadores fundamentales la relacin espacio/costo y, principalmente, la utilidad efectiva de la

174 175

Op. cit. En La formacin de archivos histricos en Memoria de la VII Reunin Nacional de Archivos Administrativos e Histricos, Estatales y Municipales, p. 32.

142 La archivstica

documentacin para los fines institucionales inmediatos, no hay que olvidar que existen leyes que aunque deficientes, protegen a los documentos. Adems, a juicio de los hechos, como el mismo Herrera Huerta176 lo reconociera, la seleccin documental [] ha resultado ser en innumerables ocasiones una decisin desequilibrada []. Un ejemplo lo constituyen los documentos relacionados con la historia econmica, los que cuando fueron depurados se consideraron sin inters para el futuro. Los procedimientos utilizados en la seleccin documental han sido una ms de las dificultades a las que se enfrentan quienes la efecten en nuestro pas. Seleccin pieza por pieza; originales mltiples y copias; o serie por serie, sern las tres alternativas. En la primera, la seleccin de pieza por pieza, cada uno de los documentos se analizan por separado con la finalidad de que no se eliminen documentos importantes. Por tanto, requiere una gran cantidad de personal capacitado, lo que eleva los costos. Es sta la utilizada en el Estado de Mxico. En la seleccin de originales mltiples y copias se pretende conservar slo un ejemplar de los documentos que as lo ameriten. Y en el caso de las copias debern conservarse cuando no se encuentre el documento original, o bien cuando tenindolo, stas tengan anotaciones importantes que no se encuentren en los originales. La seleccin serie por serie es la recomendada por el Archivo General de la Nacin, aunque no se estipule formalmente. Mediante el anlisis de series completas se determinar si toda la serie deber ser eliminada o conservada permanentemente. Exige necesariamente un amplio conocimiento de la institucin, su estructura orgnica y sus funciones. Seguramente la seleccin por series es ms econmica pero tambin es dudoso que en toda una serie no exista un slo documento que valga la pena ser conservado. El trabajo de seleccin documental no es fcil, tiene una serie de implicaciones que hay que tomar en cuenta. Como en otros campos de la actividad archivstica, no existe un consenso ni en los criterios de seleccin ni en la manera de llevarla a cabo, como se observa, no es una actividad
176

Ibid., p. 34.

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mecnica sino que exige preparacin y tiempo adems de recursos econmicos, los cuales pocas veces se otorgan a las entidades archivsticas.
Paradjicamente, la seleccin surge de un desequilibrio institucional y las soluciones adoptadas no siempre han logrado nivelarlo. Por ello, la seleccin ha sido considerada como una prctica errtica, eventual, accidental, desorganizada e incluso irresponsable, pues en no pocas veces se ha dado slo una solucin institucional al problema de la documentacin y, en consecuencia, la documentacin ha sido quemada, vendida, olvidada, destruida: no ha faltado administrador que ha depurado todo.177

Sin embargo hay que considerar un factor que es muy importante y del cual no hemos hablado, quin realiza la valoracin y la depuracin documental? Un anlisis de las principales instituciones formadoras de recursos nos brindar mayores elementos para valorar ahora s, sobre las conveniencias de realizar la valoracin que como se vio, an sin criterios bien definidos y sin recursos preparados es realmente temeraria.

La capacitacin y profesionalizacin de los archivistas A travs de la historia, el papel que el archivista ha desempeado en los archivos ha sido diferente. Mientras que en la antigedad era el custodio, despus de la Edad Media se convirti en archivistahistoriador y recientemente, en administrador de documentos, lo que necesariamente implica que en cada uno de los periodos sealados, el archivista debi contar con un cmulo de conocimientos que le permitieran realizar su tarea. Un archivista, como ya se ha dicho, es un profesional que requiere de conocimientos tericos acompaados necesariamente de una prctica en los archivos, sin embargo, en nuestro pas seguimos padeciendo la habilitacin de personal, lo que repercute, tarde o temprano en el funcionamiento de los archivos.

177

Idem.

144 La archivstica

Cierto es que existe una necesidad de archivistas, esto indudable; baste hacer una relacin de las oficinas de la administracin pblica, los estados y municipios que integran el territorio mexicano, las cmaras industriales y de sus asociados, de los colegios y asociaciones profesionales, etctera, para tener una perspectiva de la necesidad existente, no as las posibilidades para su profesionalizacin. Las palabras de Patricia Galeana, durante el Seminario Balance y Prospectiva de los Archivos Histricos, as lo afirmaban:
El hecho de que solamente una institucin, la Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma (ENBA) de la Secretara de Educacin Pblica, otorgue la Licenciatura en Archivonoma, y una ms, la Universidad Autnoma del Estado de Mxico, ofrece la Licenciatura en Ciencias de la Informacin Documental adems de algunos diplomados recientes de otras instituciones [] es una muestra palpable de la falta de opciones para preparar recursos humanos en esta rama.178

Demanda de archivistas existe y es creciente. Muestra evidente de ello son los cursos a nivel institucional y la diversidad de diplomados que cada da son ms comunes. Cursos a nivel profesional y a nivel tcnico se han establecido desde hace ya ms de 50 aos. Sin embargo, la gran mayora de las instituciones que los han promovido los han cancelado despus de obtener resultados negativos, con excepcin de la ENBA. Veamos entonces cul ha sido el desarrollo de estas instituciones.
Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma

En 1915 la Secretara de Instruccin Pblica y Bellas Artes, a travs de la primera Jefatura del Ejrcito Constitucionalista estableci por decreto, la creacin de una Academia de Bibliografa en la Biblioteca del Pueblo de la Ciudad de Veracruz. Esta academia tena un carcter meramente terico. Su programa lo conformaban 25 conferencias sobre la clasificacin de bibliotecas y archivos.179
AGN, 1994b: 10-11. Concepcin Barquet y Eduardo Salas, Evolucin de la ENBA, su papel en el Sistema Educativo Nacional, en Bibliotecas y Archivos..., pp. 35-36.
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En 1916, el gobierno de Carranza da un giro a la capacitacin de quienes prestaban sus servicios en las bibliotecas y los archivos del Distrito Federal. Aquellos que tuvieran una edad de entre quince y 50 aos, y hubieran concluido sus estudios de primaria, estaban obligados a cursar, durante un ao, los estudios que se impartan en la recin inaugurada Escuela de Bibliotecarios y Archiveros, adscrita a la Direccin General de Bellas Artes dependiente de la Secretara de Instruccin Pblica y Bellas Artes. Con una efmera existencia de dos aos, los cursos que ah se impartan tenan una orientacin fundamentalmente prctica. En 1925 se hace un nuevo intento al crear la Escuela de Bibliotecarios, la que corri con la misma suerte de la anterior, al durar aproximadamente dos aos por la alta desercin de los estudiantes quienes, a pesar de contar con un certificado al trmino de sus estudios, que acreditaba los cursos de bibliotecario que haban recibido durante once meses de permanencia en la escuela, perciban bajos salarios.180 A partir de entonces se dieron cursos y conferencias de biblioteconoma y, entre 1929 y 1938, cursos por correspondencia. De 1929 a 1931 sobre biblioteconoma y de 1937 a 1938 sobre biblioteconoma y archivonoma. Con la finalidad de capacitar a quienes laboraban en las bibliotecas dependientes del Departamento de Bibliotecas y en los archivos del sector pblico, quien fuera secretario de Educacin, don Jaime Torres Bodet inaugur, el 20 de julio de 1945, La Escuela Nacional de Bibliotecarios y Archivistas, actual Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma.181 En 1952, siete aos despus de fundada la ENBA, se estableci la maestra en archivonoma dentro de la misma escuela. Tal denominacin no estaba acorde ni con los antecedentes acadmicos que se requeran para su ingreso, ni para el contenido reticular de materias que ofreca ya que bastaba el nivel bachillerato para ingresar a ella, sin embargo, recibi tal denominacin porque la escuela en aquel entonces, dependa de la Direccin General de Enseanza Superior e Investigacin Cientfica.182
Ibid., pp. 36-37. Para conocer el desarrollo histrico de la Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma consltense los nmeros 6 y 16 de Bibliotecas y Archivos, rgano de la ENBA. 182 Humberto Mundo, Plan de estudios de licenciatura en archivonoma, en Bibliotecas y Archivos, pp. 215-219.
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146 La archivstica

En el ao de 1964 se realiza una nueva modificacin de los planes de estudio. El nivel de tcnico en ambas especialidades queda como opcin terminal a cursarse en dos aos, una vez concluidos los estudios de secundaria. Para estudiar la maestra se establece como prerrequisito haber concluido estudios de bachillerato o equivalente. Adems de cubrir los crditos del plan de estudios, el maestro debera elaborar una tesis, presentar examen profesional y realizar una prctica de servicio social durante seis meses para titularse. El nivel de tcnico que ofreca la ENBA no les era reconocido para la continuacin de sus estudios.183 En esencia los dos primeros aos de la maestra correspondan al de tcnico y en el tercer ao se estudiaba: archivos histricos, historia social, y jurdica de Mxico, mtodos y tcnicas de investigacin, problemas especiales en administracin y organizacin de archivos, restauracin y conservacin y foto reproduccin de documentos y, tcnicas de enseanza.184 Como el plan de estudios ya no responda a las necesidades del mercado de trabajo, un grupo de profesores y autoridades elaboraron uno nuevo que cristaliz en el ao de 1975.185 Se estableci el bachillerato en ciencias sociales y administrativas con opciones terminales de tcnico en biblioteconoma y tcnico en archivonoma. Se sustituy la denominacin de maestra186 por la de licenciatura y se ofreci un curso propedutico a los alumnos de nivel tcnico que estuvieran interesados en continuar sus estudios a nivel licenciatura, para acreditar las materias equivalentes al bachillerato. Con el nuevo plan se buscaba preparar a egresados conscientes de su profesin que pudieran realizar actividades de direccin dentro de las entidades archivsticas tales como la de planear y organizar; seleccionar y reclutar al personal; opinar sobre normas y reglamentos; elaborar manuales; intervenir, desde el punto de vista tcnico, en la construccin o adaptacin de locales, mobiliario y

C. Barquet y E. Salas, op. cit. Eduardo Salas, La profesionalizacin de la archivonoma, en Bibliotecas y Archivos, pp. 118-119. 185 Adems fue motivado por la Ley Federal de Educacin en Mxico publicada en el Diario Oficial del 29 de noviembre de 1973, momento en que entr en vigor la Reforma Educativa. 186 Hasta el ao de 1985 los estudios denominados de maestra en archivonoma y los de maestra en biblioteconoma impartidos por la ENBA, no eran reconocidos por la Direccin General de Profesiones. Contrario a lo que sucede en la UNAM, que acepta desde 1982, tanto a egresados de estas maestras, como a los de licenciatura para que efecten cursos de posgrado, siempre y cuando acrediten sus estudios de bachillerato o equivalente (Barquet-Salas, 1985: 48).
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equipo de cualquier archivo; catalogar y clasificar los acervos documentales; traducir y elaborar literatura tcnica; y practicar la docencia.187 En 1990 se modificaron de nueva cuenta los planes de estudio de la ENBA y se suprime el bachillerato tcnico de biblioteconoma y archivonoma. Continan ambas especialidades pero nicamente a nivel licenciatura. A partir de este momento se presentan una serie de proyectos encaminados a hacer de la ENBA una institucin de educacin superior de excelencia. En enero de 1992 se aprueba el Plan para el Mejoramiento Acadmico de la ENBA 1992-1994, preparado por una comisin nombrada por el Consejo Tcnico de la escuela,188 el resultado, un nuevo plan de estudios. Una vez llevado a la prctica el plan 1992-1994, qued de manifiesto que era necesario replantear los objetivos, metas, estrategias y los planes de estudio de la ENBA, as tambin sus principios filosficos, pedaggicos y psicolgicos.189 El modelo educativo que se propona buscaba la formacin de profesionales con un alto nivel acadmico que les permitiera contribuir al desarrollo de la biblioteconoma o la archivonoma segn fuera el caso, a travs de la investigacin; la correcta utilizacin de las tcnicas convencionales y de vanguardia; resolver la problemtica que les presentara su campo laboral y contribuir a la difusin de los valores nacionalistas que [permitieran] difundir, transmitir y acrecentar la cultura.190 En el ao de 1995, durante el VII Congreso Nacional de Archivos, el director de la ENBA, Nahm Prez Paz, present el Proyecto de Educacin a Distancia de la Escuela Nacional de biblioteconoma y archivonoma, para las licenciaturas en biblioteconoma y archivonoma. El proyecto se enmarcaba en el Plan Nacional de Desarrollo 1995-2000 establecido en la Ley General de Educacin y estaba dirigido a quienes hubieran concluido sus estudios de bachillerato.191 Con la finalidad de impulsar la descentralizacin y aumentar la cobertura, as como disminuir el rezago de recursos humanos en estas reas, la modalidad a distancia iniciara su funcionamiento en los primeros meses de 1997.
187 188 189 190 191

ENBA, 1996.

H. Mundo, op. cit., p. 218.

ENBA, 1996: 16. Nahum Prez Paz, El sistema de educacin a distancia de la Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma, en [Memoria del] VIII Congreso Nacional de Archivos.

ENBA, 1996: 12.

148 La archivstica

Con ms de 50 aos, la ENBA se consolida como la nica alternativa para realizar estudios a nivel licenciatura en archivonoma. Adems, como lo informara el doctor Eugenio Cetina Vadillo, director general de Educacin Superior, muy pronto con la posibilidad de realizar estudios de posgrado en la misma escuela. Pero cuntos egresados se tienen? La respuesta la encontramos en los informes de la ENBA. Durante los planes 1950-1957, 1975, 1980-1981 y 1982-1983, se tiene un total de 307 tcnicos, 75 bachilleres tcnicos, 132 maestros, que en realidad corresponden al nivel de licenciatura, y 47 licenciados en archivonoma. El mayor nmero de egresados se consigui con el plan 1950-1957 que corresponda al nivel tcnico. De un total de 671 egresados, 307 cursaron la especialidad de archivonoma y 364 la de biblioteconoma. Del bachillerato tcnico se graduaron 75 estudiantes en la especialidad de archivonoma y 211 en biblioteconoma, correspondientes a los planes de estudios 1975, 1980-1981, 1981-1982 y 1982-1983. De lo que se denomin maestra, en realidad licenciatura, egresaron 132 archivnomos y 134 bibliotecarios, que hacen un total de 266. A nivel licenciatura a partir del plan de 1975 y hasta el de 1982-1983 el nmero de egresados es de 47 archivnomos y 114 bibliotecnomos. Estos nmeros sin duda son una muestra del por qu otras instituciones para cubrir la demanda, han tenido que implementar diplomados y cursos; todo esto a pesar de que el ingreso y el nmero de egresados se ha incrementado durante los aos noventa,192 lo que se deja ver a travs de los 286 alumnos inscritos, de los cuales 130 corresponden a archivonoma para el perodo escolar 1998-1999. Adems, durante el mismo periodo, para la especialidad de archivonoma, se reinscribieron 202 estudiantes para los semestres III, V y VII.193

Eugenio Cetina, Mensaje de clausura... de la Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma, en Carta informativa. Gaceta informativa y cultural de..., p. 12. 193 Miguel ngel Cruz Rivas, Al mal tiempo buena car...rera elegida, en Carta informativa. Gaceta informativa y cultural de..., p. 19.
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Universidad Autnoma del Estado de Mxico y Archivo General del Poder Ejecutivo del Estado de Mxico

En el campo de la capacitacin y la profesionalizacin archivstica en el Estado de Mxico, se ha desarrollado un programa en tres lneas:194
1. Formacin de nuevos cuadros, 2. capacitacin de los ya existentes y 3. actualizacin de los servidores pblicos.

La primera se ha cubierto a travs de la licenciatura en ciencias de la informacin creada en el ao de 1992 en la facultad de Humanidades de la Universidad Autnoma del Estado de Mxico. Parecera extrao comentaba Elvia Estrada195 que la licenciatura estuviera adscrita a la Facultad de Humanidades, pero ello obedeca a la necesidad de contrarrestar los efectos ideolgicos de la tecnologa producto del desarrollo industrial que se vive en el Estado de Mxico, por lo que requera de profesionales con [] slidos conocimientos de carcter humanstico []. La nueva licenciatura busca formar profesionistas que puedan desempearse lo mismo en un archivo, una biblioteca o un centro de documentacin incorporando las actuales tendencias en el manejo de la informacin. Obedece tambin, de acuerdo con Estrada,196 a recomendaciones de organismos internacionales no gubernamentales como la Federacin Internacional de Archivos, la Federacin Internacional de Asociaciones e Instituciones Bibliotecarias y la UNESCO, los que pugnan porque se incorporen en los planes de estudios las reas de administracin, restauracin y conservacin, material audiovisual, administracin de documentos, tecnologa de la informacin, estadsticas, mtodos de investigacin, mercadotecnia de la informacin y sistemas de informacin y servicio con la finalidad de facilitar la movilidad de los profesionales en el mundo.

Rodolfo Alans Boyzo y Jorge L. Valverde, El desarrollo tcnico y la profesionalizacin del archivista mexicanense ... en [Memoria del] X Congreso Nacional de Archivos. 195 En La experiencia de la Universidad Autnoma del Estado de Mxico en [Memoria del] VII Congreso Nacional de Archivos, p. 338. 196 Idem.
194

150 La archivstica

Para 1998, Rodolfo Alans y Jorge Luis Valverde,197 reportaban la culminacin de dos generaciones y de acuerdo con datos de la profesora Elvia Estrada,198 en el ao de 1995 estaban inscritos 23 alumnos en primer semestre, quince en el segundo, diez en el tercero y 19 en el cuarto. La misma universidad contribuye en la segunda lnea del programa a travs del Diplomado de Administracin de Documentos, el que a la fecha lleva su sexta promocin con un total de 130 egresados. Por su parte, el Archivo General del Poder Ejecutivo del Estado de Mxico, como institucin coordinadora a nivel estatal de la educacin archivstica no escolarizada, ha ofrecido en los ltimos trece aos, 159 cursos y talleres con 3782 participantes, adems de conferencias, seminarios, mesas redondas y congresos.199
Archivo General de la Nacin

El Archivo General de la Nacin tiene un programa continuo de capacitacin en el campo archivstico. Ofrece cursos-taller sobre conservacin y restauracin, paleografa, diplomtica, organizacin de archivos histricos, organizacin de archivos administrativos y organizacin de archivos municipales. As tambin, los diplomados en Paleografa y Diplomtica y en Administracin de Documentos; la ltima promocin del diplomado en Administracin de Documentos se celebr en coordinacin con el Instituto Nacional de Administracin Pblica.
Universidad Nacional Autnoma de Mxico

Los intentos de la UNAM para contribuir en la capacitacin y profesionalizacin de archivistas se ha llevado a cabo a travs de la Facultad de Filosofa y Letras, el Colegio de Ciencias y Humanidades (CCH) y el Archivo Histrico de la UNAM (AHUNAM). Entre 1959 y 1977, el Colegio de Archivologa de la Facultad de Filosofa y Letras de la
UNAM imparti cursos a nivel licenciatura pero, por falta de aspirantes, cerr sus instalaciones.200

Tal parece que no hubo titulados ya que, segn la relacin de tesis presentadas dentro del Colegio, durante ese periodo, ninguna pertenece al rea de archivologa.
Op. cit. Op. cit., p. 389. 199 R. Alans Boyzo y J. L. Valverde, op. cit. 200 E. Salas, op. cit., p. 125.
197 198

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En 1978 se modificaron los planes de estudio convirtindola en maestra dirigida a quienes contaran con estudios de licenciatura en las reas administrativa o ciencias sociales y humansticas pero, a consecuencia del reducido nmero de alumnos, cancel sus actividades porque la inversin que se haca no era rentable ya que la poblacin de la carrera era cada da menor.201 En ese mismo ao, dentro del Colegio de Ciencias y Humanidades (CCH), se inaugura una nueva etapa, dentro de la cual la creacin de cualquier opcin a nivel tcnico debera partir de una investigacin de campo para determinar: la demanda, el perfil del egresado, los objetivos y los contenidos temticos, entre otros puntos. La opcin de tcnico en Sistemas para el Manejo de la Informacin Documental (SIMID) y la de tcnico en Conservacin y Manejo de Colecciones Bibliogrficas y Documentales fueron resultado de esta nueva etapa del Colegio de Ciencias y Humanidades. La primera opcin fue sugerida por la antes directora del AGN, doctora Alejandra Moreno Toscano. En el ao de 1978, para apoyar los trabajos del Sistema Nacional de Archivos y considerando que de la ENBA egresaba un promedio de entre 20 y 25 tcnicos anuales, la doctora Toscano propuso al Comit de Opciones Tcnicas del CCH, la creacin de la opcin de tcnico en Sistemas para el Manejo de Informacin Documental (SIMID). Esta opcin que ha tenido dos restructuraciones en sus planes de estudios, la primera en 1985 y la segunda en 1996, fue aprobada por el Consejo Tcnico de Opciones Tcnicas el 17 de octubre de 1979 y puesta en marcha en 1981. Hasta 1994, contaba con 1330 egresados.202 La segunda opcin, la de bachillerato con opcin tcnica de conservacin y manejo de colecciones bibliogrficas y documentales empez a funcionar en agosto de 1997 utilizando las instalaciones y el apoyo profesional del Laboratorio de Restauracin del Archivo Histrico de la Universidad (CESU), gracias al convenio firmado con este organismo.203

Idem. Gloria Carreo y Jaime Becerril, La formacin de tcnicos de sistemas para el manejo de la informacin documental en los CCH UNAM, en [Memoria del] VIII Congreso Nacional de Archivos. 203 Gloria Carreo, Creacin de la opcin tcnica y manejo de colecciones bibliogrficas y documentales, en [Memoria del] IX Congreso Nacional de Archivos.
201 202

152 La archivstica

Por otro lado, el Archivo Histrico de la UNAM ofrece cursos de capacitacin y el Diplomado en Archivos Histricos abierto al pblico en general.
CONALEP

El Colegio Nacional de Educacin Profesional Tcnica (CONALEP), creado en diciembre de 1978 con la finalidad de formar profesionales tcnicos que cubrieran las ramas de la actividad productiva, a partir de 1982 en su plantel denominado, en sus inicios Archivo General de la Nacin y posteriormente, Plantel Mxico-Canad por el apoyo econmico proporcionado por este pas para su construccin, imparta entre otras especialidades la de archivonoma, enfocada a las labores desarrolladas en los archivos histricos. En 1985, con la modificacin de sus planes de estudio, ampla su campo de trabajo a todas las unidades de archivo, esto es, el de trmite, el de concentracin y el histrico. En 1990, conjuntamente con el AGN, el CONALEP restructura de nueva cuenta el plan de estudios, incluso, cambia el nombre de la especialidad por el de Profesional Tcnico en Administracin de Documentos.204
Instituto de Estudios y Documentos Histricos, A. C.

Durante los aos ochenta el Instituto de Estudios y Documentos Histricos, A. C., ofreci la carrera de archivala histrica creada con la finalidad de contribuir a la conservacin del patrimonio documental de nuestro pas. Este programa, integrado por cuatro reas: histrica, documental, lingstica y organizacin documental, sera cubierto en nueve cuatrimestres de los cuales el ltimo se dedicara al trabajo prctico. Al finalizar los estudios los egresados recibiran un diploma de archivala histrica. As tambin exista la posibilidad de estudiar el rea que considerara conveniente en cuyo caso el participante se hara acreedor de una constancia de aptitud y aprovechamiento.205

204 205

Jos Antonio Sandoval, El profesional tcnico de archivonoma, en [Memoria del] VIII Congreso Nacional de Archivos. Alejandra Medina, Una experiencia de capacitacin intensiva para personal de archivos histricos, en Memoria de la V Reunion Nacional de Archivos Administrativos e Histricos...

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154 La archivstica

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Normatividad archivstica

156 La archivstica

No es el mecanismo de las leyes el que produce los grandes acontecimientos sino que es el espritu mismo del gobierno.
T ocqueville

El Consejo Internacional de Archivos Recin concluida la segunda guerra mundial, y a un ao de su creacin, la Organizacin de las Naciones Unidas con la finalidad de mantener la paz mundial a travs de la cooperacin internacional en el campo de la educacin, la ciencia y la cultura, instituy, en el ao de 1946, un organismo especializado que le apoyara en el cumplimiento de esta titnica tarea, mismo que se denomin, Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y la Cultura, ms bien conocido como UNESCO por sus siglas en ingls. Para llevar a cabo su programa, la UNESCO requera de grupos de expertos y organismos no gubernamentales que le asesoraran en campos especficos de estas reas, entre ellas la de los archivos. A este respecto y a solicitud expresa de un grupo de archivistas estadounidenses1 durante la Primera Conferencia General de la UNESCO en Pars a finales de 1946, se recomend la creacin de una organizacin internacional de archivistas profesionales, la que se constituy formalmente durante el Primer Congreso Internacional de Archivos celebrado en Pars en 1950.2 Despus de 50 aos de su creacin, el Consejo Internacional de Archivos (CIA) se define como un organismo profesional de la comunidad archivstica internacional dedicado a promover la preservacin, el desarrollo y el uso del acervo archivstico mundial (el que logra mediante la

1 2

Frank Evanz, La UNESCO y el desarrollo de los archivos, en Prontuario RAMP, p. 486. Edkhert Franz, El CIA, logros y futuro, en Prontuario RAMP, pp. 510-511.

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participacin de cada uno de los) ms de mil 450 miembros en ms de 170 pases y territorios alrededor del mundo,3 Mxico entre ellos.4 Los primeros aos de su existencia, el CIA los utiliz para consolidarse como un organismo no gubernamental y prepararse para el intercambio de experiencias y opiniones. Una vez conseguido, prepar proyectos especficos de trabajo. El primero de ellos, en coordinacin con la UNESCO, consisti en la elaboracin de la Guide to the Sources of the History of Latin America.5 Es posible que de este esfuerzo haya surgido la obra de Lino Gmez Canedo (1961): Los archivos de la

historia de Amrica, en la que describe las condiciones en las que se encontraban los fondos documentales necesarios para el estudio de Amrica, dispersos en los archivos de Espaa e Hispanoamrica: Mxico, Granada (Colombia, Ecuador, Venezuela), Bolivia, Chile y Ro de la Plata. Se establecieron tambin, en Bruselas, durante el V Congreso Internacional de Archivos, en 1964, los primeros grupos de expertos nombrados por el CIA para llevar a cabo tareas profesionales especficas; y los comits tcnicos que han tenido la responsabilidad de elaborar proyectos especficos y realizar investigaciones sobre reas especficas de la archivstica, tales como la descripcin, la valoracin documental, la microfilmacin, infraestructura archivstica, legislacin y otros temas cruciales de la archivstica. El de sigilografa y el de terminologa fueron los primeros grupos de expertos creados, sin duda, porque para poder entenderse y fomentar el desarrollo de los archivos, era necesario manejar un vocabulario comn, adems de la influencia de la crtica histrica que ante todo buscaba la autenticidad de las fuentes consultadas.

3 Es notable el incremento de pases representados en el CIA, de 17, en 1950 (Franz, 1985: 508), a ms de 170, de los cuales cerca de 200 miembros de 160 pases pertenecen a la categora A, correspondiente a los Archivos Nacionales o a los Estatales en los sistema federales como el caso de Mxico; 70 de categora B, categora reservada a las asociaciones profesionales y profesiones afines; 850 de la categora C, de instituciones nacionales y otras organizaciones involucradas en los archivos; y aproximadamente 300 de la categora D correspondientes a los miembros individuales; y algunos pocos de la categora E reservada a los miembros honorarios (AGN, 1997b: 9). 4 AGN,1997b: 7. 5 E. Franz, op. cit., pp. 506-507.

158 La archivstica

Le sigui el grupo de microfilmacin en el ao de 1969, como una medida que contribuyera a la apertura de los archivos. Adems, en funcin de las necesidades de los pases del tercer mundo, a los que se dio un gran impulso, se crearon los comits de automatizacin, conservacin y restauracin, educacin y entrenamiento profesional, y el comit mixto sobre problemas de gestin de archivos, as como los comits tcnicos y grupos de trabajo de tipos especiales de archivos: el comit de archivos administrativos y el comit de archivos de literatura y arte. A partir de los aos setenta, la problemtica archivstica de los pases en desarrollo ha sido el tema que ha ocupado los esfuerzos del
CIA

y la

UNESCO,

especialmente el que se refiere al

desarrollo de infraestructuras. El impulso dado por este organismo fue determinante en su desarrollo en todo el mundo, particularmente porque se percat de que, aun cuando los pases del tercer mundo tenan necesidades comunes, existan caractersticas especficas que variaban de regin en regin, lo que impuls la creacin de divisiones regionales que permitieran atender los problemas especficos de las distintas regiones del mundo en desarrollo.6 Ello se tradujo en el establecimiento del SARBICA,7 primera rama regional de las diez que actualmente integran el CIA8 y que conjuntamente con la directiva europea, con representacin estadounidense, integran una red por todo el mundo que atiende los problemas archivsticos especficos de cada regin en donde cada rama regional elige sus propios cuerpos directivos y decide sus propios programas9 (AGN, 1997b: 14), de tal manera que aunque se ajustan a los lineamientos generales del CIA, cada rama decide sus prioridades y el rumbo que ha de seguir. Los programas de cada una de estas ramas as como el avance de trabajo de los comits se presentan en el mximo foro de la comunidad archivstica a nivel mundial, el Congreso Internacional de Archivos, el que se celebra cada cuatro aos para analizar un tema en particular. Los

Ibid., p. 512. Ibid., pp. 506-507. 8 Las ramas cubren las siguientes reas: Amrica Latina (ALA), el Caribe (CARBICA), Los Pases rabes (ARBICA), frica Central (CENARBICA), frica Del Sur y del Este (ESARBICA), frica de Oeste (WARBICA), Asia del Este (EASTICA), Asia del Sureste (SARBICA), Asia del Suroeste (SWARBICA) y el Pacfico (PARBICA) (AGN, 1997b: 15). 9 La Regin Latinoamericana, a la que pertenece Mxico, propuso trabajar en la creacin de una escuela itinerante de archivistas, segn lo informado por la directora del AGN, Patricia Galeana, durante el IX Congreso de Archivos celebrado en Morelia, Michoacn, en 1997.
6 7

en Mxico

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acuerdos que se adoptan durante el mismo tratan de ser implementados por los pases miembros pero sin que se establezcan medidas coercitivas para los que no lo hagan. Su participacin, por tanto, en la conservacin, organizacin y difusin del acervo mundial es incuestionable, ya sea a travs de los programas que el mismo CIA implementa, mediante las resoluciones adoptadas por los pases miembros en cada uno de los Congresos, o a travs del apoyo financiero brindado a cada regin ms que a travs de medidas coercitivas impuestas a los pases miembros. As lo demuestra el trabajo desarrollado a lo largo de su medio siglo de existencia. Entre los logros ms importantes, tanto de la UNESCO como del CIA, est su contribucin a la apertura de los archivos a la investigacin. Ahora que los archivos son de libre acceso, se piensa en establecer una norma que posibilite el intercambio de la informacin de todos los fondos documentales en el mundo, objetivo realmente ambicioso, y deseable sin duda, para todos aquellos interesados en los archivos, porque ello implicara que se cuenta con los recursos materiales, financieros y humanos, para su aplicacin. En Mxico, aunque se propuso adoptarla durante el I Seminario de Normatividad Archivstica, en la descripcin de acervos documentales, lo cierto es que an quedan muchas dudas para su establecimiento, entre ellas los recursos humanos con que se cuenta y los apoyos materiales y financieros proporcionados para los archivos. Adems, la norma adoptada durante el XII Congreso Internacional de Archivos, celebrado en la ciudad de Montreal, Canad, en 1992, es decir, la Norma Internacional General de Descripcin Archivstica (ISAD G) no se present como una norma definitiva sino como un borrador para someterse a anlisis y comentarios. Esta norma que se prepar por la Comisin Ad Hoc de Normas de Descripcin,10 desde 1990, y que a la vez se ha enriquecido a travs de las reuniones anuales del Comit, se puso en circulacin, por vez primera en 1993 con la propuesta de establecer un periodo de cinco aos para su revisin11 (AGN, 1997b: 7-8). Slo transcurrieron tres aos, y en el ao de 1996, entre las conclusiones adoptadas du-

A la Comisin Ad Hoc han pertenecido archivistas de Reino Unido, Francia, Suecia, Canad, Portugal, Espaa, Australia, Estado Unidos de Norteamrica y Malasia (AGN, 1997b, s. p.). 11 En Mxico, se present por primera vez durante el Congreso celebrado en la ciudad de Toluca en el ao de 1996 y durante el Seminario de Normalizacin, del mismo ao, se recomend su utilizacin en la descripcin de los archivos de nuestro pas.
10

160 La archivstica

rante el XIII Congreso Internacional se determin someterla a revisin bajo la luz de los comentarios recibidos de la comunidad internacional archivstica.12 Con la finalidad de asegurar la creacin de descripciones coherentes, apropiadas e inteligibles por s mismas []; facilitar la recuperacin y el intercambio de informacin sobre documentacin de archivos []; hacer posible compartir los encabezamientos autorizados, y [] posibilitar la integracin de descripciones de diferentes archivos en un sistema unificado de informacin13 (AGN, 1997b: 9), la descripcin segn la norma, est integrada por seis reas: la de identificacin, conformada por un cdigo de referencia, el ttulo, la fecha de creacin de los documentos, el nivel de descripcin y el volumen de la unidad de descripcin; el rea de contexto donde se trata de dar toda la informacin posible sobre la historia de la institucin, las fechas extremas en que el productor gener los documentos de la unidad de descripcin, la historia de la custodia de los documentos, la manera como ingresaron al acervo actual; en el rea de contenido y estructura se resume el alcance y contenido del acervo, se dan datos sobre los criterios utilizados en la valoracin y seleccin documental as tambin la manera como se increment el acervo, y por ltimo, se da informacin sobre la organizacin especificando las principales caractersticas de la infraestructura interna; en el rea de condiciones de acceso y utilizacin se da cuenta de la situacin jurdica, de las restricciones si las hay, para acceder a la documentacin, los derechos de autor, el idioma o tipo de escritura o smbolos o abreviaturas empleadas, el estado fsico en que se encuentran y los instrumentos de descripcin disponibles; el rea de documentacin asociada est enfocada casi exclusivamente a brindar informacin sobre si existen copias de la documentacin, acervos y documentacin complementaria en otros archivos y la bibliografa; por ltimo, el rea de notas, reservada para toda la informacin adicional.14 Sin embargo, aunque son 26 las etiquetas que comprenden la descripcin total, tan slo seis son obligatorias en una descripcin: el cdigo de referencia, el

Claudia Constantine, El Consejo Internacional de Archivos, en Memoria del VIII Congreso Nacional de Archivos. Objetivos ideales sin duda, pero en Mxico an se discute la posibilidad de implementarla en los archivos de nuestro pas. La principal promotora de su utilizacin, la entonces directora del Archivo Histrico del Estado de Mxico, Mara Teresa Dorantes de Silva, aseguraba que es la nica posibilidad de dar a la archivstica su carcter cientfico y la aplic. Otros autores sin embargo, advierten la imposibilidad de implementarla por la problemtica situacin de los archivos en Mxico: gran cantidad de archivos desorganizados, falta de personal capacitado, instalaciones en mal estado, etctera. Vase Monroy, 1996. 14 AGN, 1997b: 23-42.
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ttulo, las fechas de creacin o extremas de los documentos incluidos en la unidad de descripcin, el volumen de la unidad de descripcin y el nivel de descripcin. Adems de la descripcin, enmarcada dentro de su programa de estandarizacin, el CIA ha participado abiertamente en otros campos como la cooperacin internacional con organismos internacionales no gubernamentales y el desarrollo educativo y profesional de los archivistas, buscando eliminar la brecha entre los pases en desarrollo y los desarrollados. En los aos setenta se adopt la administracin de documentos como disciplina que se crea contribuira a solucionar los problemas administrativos existentes, sin embargo, hoy en da se habla de impulsar el estudio archivstico como una disciplina independiente, impartida en programas formales de educacin en los cuales la capacitacin y la investigacin estn ntimamente ligadas, y en donde el papel fundamental del archivista en el campo de la administracin informtica se profundice y se impulsen las relaciones con otras profesiones ligadas a la informacin. As, dentro del mismo rengln se busca promover un debate a nivel mundial sobre el Cdigo de tica15 [para] impulsar [] la adopcin de sus principios16 no slo por los archivistas sino por todos aquellos que estn involucrados en el control, cuidado, custodia, preservacin y administracin de archivos.17

Leyes y reglamentos en Mxico A partir de los aos setenta se manifiesta la preocupacin de intelectuales, investigadores, administradores pblicos y archivistas por la situacin de los archivos en Mxico. Se reconoce su importancia y se trata de resolver su problemtica, entre ella, el marco jurdico en el que se sustenta su funcin.18 Se reconoce entonces, en las reuniones de trabajo o durante los seminarios y congresos que se organizan en Mxico, las deficiencias de la legislacin y los riesgos que se corren en caso de no modificarse. Se hace hincapi en que dicha modificacin no es un fin en s mismo, sino ms bien un elemento que permitira resolver la compleja realidad archivstica. Se est consciente de
En septiembre del ao 2000, durante el XIV Congreso Internacional de Archivos celebrado en Sevilla, Espaa, se present la versin definitiva de la ISAD-G a la que remitimos al lector. (N. del E.) 15 Para comentarios sobre cada uno de los puntos, vase AGN, 1997a. 16 C. Constantine, op. cit. 17 AGN, 1997b: 7. 18 Vase por ejemplo: Dorantes, 1996; Vzquez Ramrez, 1987; Ampudia Mello, Jos, 1988; Arias, 1980; Bonilla, 1996; Ampudia Mello, Sergio,1987.

162 La archivstica

que los problemas no se resuelven mediante decreto, especialmente cuando se han acumulado por aos, pero existe consenso en la necesidad de contar con disposiciones que eviten al mximo dejar al arbitrio de los encargados o de quienes tienen la capacidad de decidir en un momento determinado, la organizacin, conservacin y difusin de nuestros archivos. Ms de dos dcadas han transcurrido a partir de que las primeras voces se manifestaron y si bien es cierto que en los estados se han emitido disposiciones al respecto, a nivel federal no se puede decir lo mismo ya que permanecen casi sin modificacin, aun cuando en el ao de 1994, durante el VI Congreso Nacional de Archivos, la directora del AGN inform haber presentado ante las instancias correspondientes para su aprobacin, un proyecto de Ley Nacional de Archivos, no obstante, ya antes, en 1988, se haba elaborado un proyecto de Ley de Administracin de documentos que tampoco fructific.19 Algunos estados, como el de Mxico, son pioneros en la conservacin y la normatividad archivstica. As vemos que el 11 de enero de 1986, el Congreso del Estado de Mxico promulg la Ley de Documentos Administrativos e Histricos del Estado, en donde se contemplan, entre otros aspectos, los tipos de archivos, reglas comunes para todos los archivos del Estado, y las infracciones y sanciones que sern impuestas a quienes acten en contra de dicha Ley. Le siguieron, en los noventa, Chihuahua,20 Coahuila,21 Nuevo Len,22 Oaxaca,23 Quertaro,24 Sonora25 y Veracruz26 los que, al igual que el Estado de Mxico, promulgaron leyes tendientes a la conservacin de sus archivos. As tambin, se crearon por ley los Sistema Estatales de Archivos en Aguascalientes,27 Guerrero,28 Hidalgo,29 Puebla,30
Jos E. Ampudia Mello, Institucionalidad y gobierno. Un ensayo sobre la dimensin archivstica de la Administracin Pblica, p. 116. 20 Ley General del Sistema de Documentacin e Informacin Pblica del Estado de Chihuahua decretada por la Quincuagsima Legislatura Constitucional del Estado libre y soberano de Chihuahua, el 24 de junio de 1997. 21 Ley General de Documentacin del Estado de Coahuila, expedida el 6 de mayo de 1994. 22 Ley del Patrimonio Cultural del Estado de Nuevo Len, de fecha 23 de diciembre de 1991. 23 Ley del Patrimonio Documental del Estado, del 22 de septiembre de 1990. 24 Ley de Proteccin del Patrimonio Cultural del Estado de Quertaro, de enero 24 de 1991. 25 Ley nm. 67 que regula la Administracin de Documentos Administrativos e Histricos del Estado de Sonora. 26 Ley de Documentos Administrativos e Histricos del Estado Libre y Soberano de Veracruz-Llave, del 27 de diciembre de 1990. 27 Ley que crea el Sistema Estatal de Archivos, emitida el 12 de julio de 1992. 28 Ley del Sistema Estatal de Archivos del 29 de noviembre de 1988. 29 Ley que crea el Sistema Estatal de Archivos del 1 de marzo de 1987. 30 Ley que crea el Sistema Estatal de Archivos del 5 de noviembre de 1985.
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Quintana Roo,31 Tabasco,32 Yucatn33 y Zacatecas,34 entre otros. Sin embargo, y a pesar de todos los logros, a la fecha, algunos estados todava no cuentan con ordenamientos jurdicos a nivel general, incluso muchos archivos ni siquiera tienen personalidad jurdica. Honrosas excepciones son, entre otros, el Archivo Histrico del Estado de Aguascalientes, el Archivo General del Gobierno del Estado de Nuevo Len, el Archivo General del Estado de Puebla, el Archivo del Estado de Sonora, el Archivo General del Estado de Yucatn y el Archivo Histrico del Estado de Zacatecas. Otros estados cuentan nicamente con un reglamento que protege exclusivamente a los archivos histricos dejando de lado a los administrativos, como es el caso de Nayarit35 (CIA, s. f.: 25-26). Por lo que toca a la legislacin archivstica federal, dira J. Enrique Ampudia,36
[] se encuentra dispersa en numerosas disposiciones del ms variado carcter e intencin, que por lo dems, pocos conocen y menos observan []. Junto a ordenamientos generales anacrnicos y confusos se da una gran proliferacin de disposiciones casusticas, libradas al criterio y la buena voluntad de quienes las interpretan y aplican; adems junto a una cantidad excesiva de disposiciones de carcter cultural, atentas tan slo a aspectos subsidiarios de la actividad archivstica, se encuentran grandes vacos en la reglamentacin administrativa relativa a la integracin y operacin de los archivos, lo que impide encauzar mejor el manejo de los documentos pblicos dentro de los rganos del gobierno; para colmo, la utilidad de la escasa legislacin archivstica relevante, prcticamente queda anulada al no contarse con disposiciones complementarias para garantizar su cumplimiento, proveyendo las medidas preventivas o correctivas necesarias.

Ley que crea el Sistema Estatal de Archivos del 15 de mayo de 1986. Ley que crea el Sistema Estatal de Archivos del 19 de diciembre de 1987 y Reglamento de la misma del 28 de mayo de 1988. 33 Ley del Sistema Estatal de Archivos del 22 de agosto de 1986 y Reglamento de esta Ley de da 17 de octubre de 1986. 34 Ley del Sistema Estatal de Archivos del 7 de noviembre de 1987. 35 Reglamento Estatal de Archivos Histricos del 20 de julio de 1987. 36 Op. cit., pp. 87-88.
31 32

164 La archivstica

Todo ello se ha traducido, en la prctica, en un deficiente servicio en los archivos y consecuentemente en la administracin pblica, o la desaparicin de gran cantidad de documentacin.37 Su modernizacin, por tanto, es impostergable a fin de garantizar la conservacin de nuestro patrimonio histrico documental,38 a travs de normas que promuevan su conservacin y aprovechamiento ms que la prohibicin de distintas acciones.39 Se requiere un ordenamiento de carcter general que bien podra convertirse en una Ley que permita homogeneizar el manejo de la documentacin dentro de todos los rganos gubernamentales, desde su recepcin hasta su disposicin final, considerando incluso su tratamiento y consulta en los archivos histricos.40 Previendo tambin, los mecanismos que faciliten su difusin y propicien su conocimiento, observancia y aplicacin41 as como las responsabilidades y las sanciones a quienes incumplan con este ordenamiento, ya que sin ellos su efectividad podra nulificarse. Sin duda que el principal beneficiario de una legislacin acorde con la nueva realidad sera el propio aparato gubernamental que por su creciente complejidad estructural y funcional requiere de un sistema de informacin eficiente, que le permita contar con prontitud con los documentos que le son necesarios para la correcta toma de decisiones, lo que slo podr lograr si cuenta con archivos correctamente organizados. Para ello, es fundamental dar a los archivos una presencia formal dentro de la estructura orgnica de la misma institucin con mecanismos perfectamente identificados que impidan que stos puedan desaparecer. El establecimiento de manuales de procedimientos, cuya actualizacin sea permanente, contribuir por un lado, a cumplir con las disposiciones legales que as lo estipulan y por otro, que se eviten improvisaciones en la toma de decisiones.42

37 Sergio Ampudia, Consideraciones estratgicas y tcnicas para el desarrollo de la legislacin federal sobre administracin de documentos, en Memoria de la X Reunin del Sistema Nacional de Archivos, p. 56. 38 El actual representado por la documentacin histrica y el futuro integrado por la documentacin administrativa actual. 39 Marco Antonio Mendoza, Actualizacin de la legislacin y marco jurdico de archivos en materia federal y en la administracin pblica del Distrito Federal, en [Memoria del] VIII Congreso Nacional de Archivos. 40 Jos E. Ampudia, Institucionalidad y gobierno. Un ensayo sobre la dimensin archivstica..., p. 92. 41 Marco A. Mendoza, op. cit. 42 Roberto Altzar et al., Alternativas de solucin a la problemtica y sustento jurdico de los manuales de procedimientos archivsticos, en Memoria del VIII Congreso Nacional de Archivos.

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Por otro lado, su creciente participacin en los campos administrativo, legislativo, econmico, poltico y social, hace que la informacin que maneja adquiera un creciente valor social [y cultural], en la medida que se refiere a situaciones sustantivas del desarrollo nacional (logros, necesidades, avances y limitaciones, legado histrico y cultural de nuestra sociedad). Por lo tanto, en la medida en que la proteja, el Estado estar cumpliendo con la misin social y cultural impuesta por su interrelacin con la sociedad.43 El desarrollo de la actividad archivstica y el avance tecnolgico representan una razn ms que justifica la modificacin del marco normativo. Cuestiones impensables hace algunos aos son, en nuestros das, una de las principales preocupaciones, vemos as por ejemplo que los conceptos de acceso, reproduccin, depuracin, conservacin, derechos de autor, entre muchas otras cuestiones, se ven afectadas por el uso de las computadoras en los archivos, lo que si bien facilita en mucho la actividad, tambin implica innumerables riesgos. Los nuevos documentos en soportes informticos, cuya modificacin o destruccin es realmente sencilla, hace necesario que el marco normativo se ajuste a la nueva realidad. El reto se hace an mayor porque el avance tecnolgico no ha ido a la par en todos los archivos adems de que su incorporacin es relativamente reciente. No hay que olvidar tambin que nuestros acervos contienen casi medio siglo de nuestra historia en documentos de tipo tradicional. Por ello, la legislacin tendra que considerar los conceptos de documentos tradicionales y aquellos que surgen hoy en da, previendo tambin los requerimientos a futuro. Una razn ms y quizs la de mayor trascendencia es la relativa a la normatividad,44 misma que faculta
a la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico y a la desaparecida Secretara del Patrimonio Nacional, para intervenir en la destruccin de los documentos; al Instituto Nacional de Antropologa e Historia con facultades para custodiar y conservar documentos de la Colonia y del Mxico Precortesiano [y al mismo tiempo] al AGN se le dan [las] facultades anteriores y otras propias en la
Juan F . Vzquez Ramrez, Importancia y posibilidad de la legislacin sobre administracin de documentos en Mxico, en Memoria de la X Reunin del Sistema Nacional de Archivos, p. 77. 44 Se hace referencia exclusivamente a la legislacin federal.
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materia. Al existir varios organismos responsables del aspecto normativo, da como resultado que se diluya la responsabilidad entre ellos y no se cumpla correctamente con la funcin y las autoridades superiores no la apoyen decididamente.45

De los ordenamientos federales

Entre todos ellos podemos distinguir varios niveles que van desde el ms general representado por nuestra Carta Magna, la Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos, hasta las polticas, reglamentos y manuales emitidos por las instituciones, pasando por las leyes federales y estatales, los acuerdos y decretos presidenciales, el acuerdo del secretario de Gobernacin y el reglamento emitido por la presidencia de la Repblica. En este sentido, ninguna disposicin, llmese ley, acuerdo presidencial, o cualquier otra, podr contravenir a lo dispuesto en nuestra Constitucin. Por ello, el sustento legal de las disposiciones archivsticas se encuentra en la Constitucin

Poltica de los Estados Unidos Mexicanos, la cual establece la voluntad del pueblo mexicano de constituirse en una repblica federal46 compuesta por estados libres y soberanos en todo lo concerniente al rgimen interior. De ah la facultad del Congreso de la Unin para legislar a nivel general,47 y de los estados a nivel estatal y municipal48 cuidando de no contravenir las estipulaciones del Pacto Federal.49

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Artculo 40 constitucional. Es voluntad del pueblo mexicano constituirse en una repblica representativa, democrtica, federal, compuesta de estados libres y soberanos en todo lo concerniente al rgimen interior; pero unidos en una federacin establecida segn los principios de esta ley fundamental. 47 Artculo 73 constitucional. Fracc. XXV. El Congreso tiene facultad para [] legislar sobre monumentos arqueolgicos, artsticos e histricos, cuya conservacin sea de inters social; as como para dictar las leyes encaminadas a distribuir convenientemente entre la Federacin, los Estados y los Municipios el ejercicio de la funcin educativa en toda la Repblica. Los ttulos que se expidan por los establecimientos de que se trata surtirn sus efectos en toda la Repblica. 48 Artculo 124 constitucional. Las facultades que no estn expresamente concedidas por esta Constitucin a los funcionarios federales se entienden reservadas a los Estados. 49 Artculo 41 constitucional. El pueblo ejerce su soberana por medio de los Poderes de la Unin en los casos de la competencia de stos, y por los de los estados, en lo que toca a sus regmenes interiores, en los trminos respectivamente establecidos por la presente Constitucin Federal y las particulares de los estados, las que en ningn caso podrn contravenir las estipulaciones del Pacto Federal.

AGN, 1979d: 9.

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As tambin el presidente tiene facultades para promulgar y ejecutar las leyes que expida el Congreso de la Unin, proveyendo en la esfera administrativa a su exacta observancia lo que significa que el presidente emitir las disposiciones administrativas necesarias basadas en una Ley. Aunque en ambos casos, pueden emitirse disposiciones generales, la diferencia entre ambas es fundamental. Mientras que las leyes surgen de un proceso de discusin y negociacin poltica realizado por las cmaras legislativas, en el caso de las disposiciones administrativas, como lo es el reglamento, un acto del ejecutivo es suficiente para su creacin o derogacin. Contrario a lo que sucede con una ley, la que slo puede modificarse o extinguirse por otra disposicin jurdica que siga el mismo proceso de formacin, es decir, por otra Ley adems, el reglamento puede quedar sin efectos si contradice una ley.50 De carcter federal son la Ley de Bienes Nacionales y la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueolgicos, Artsticos e Histricos,51 la Ley sobre Proteccin y Conservacin de Monumentos Arqueolgicos e Histricos, Poblaciones Tpicas y Lugares de Belleza Natural y la Ley Federal de Patrimonio Cultural. Todas ellas enfocadas a la conservacin patrimonial vinculada estrechamente a la naturaleza histrica de los documentos.52 As tambin, la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal determina que las Secretaras de Estado y los Departamentos Administrativos establecern sus correspondientes servicios de apoyo administrativo en materia de planeacin, presupuesto, informtica, recursos humanos, recursos materiales, contabilidad, fiscalizacin, archivos y los dems que sean necesarios en los trminos que fije el ejecutivo federal. De acuerdo con esta ley, el Archivo General de la Nacin depende directamente de la Secretara de Gobernacin.53

50 Sergio Ampudia, Consideraciones estratgicas y tcnicas para el desarrollo de la legislacin federal sobre administracin de documentos, en Memoria de la X Reunin del Sistema Nacional de Archivos, pp. 84-85. 51 Esta ley abrog la Ley Federal del Patrimonio Cultural de la Nacin del 23 de diciembre de 1968 publicada en el Diario Oficial el da 16 de diciembre de 1970 y derog todas las disposiciones que se opusieran a ella. (Artculo 2 transitorio de la Ley Federal sobre Monumentos) (Presidencia, 1972). 52 Sergio Ampudia, Consideraciones estratgicas y tcnicas para el desarrollo de la legislacin federal sobre administracin de documentos, en Memoria de la X Reunin del Sistema Nacional de Archivos, pp. 82-83. 53 Amerinda Medina, Leyes federales que norman la conservacin del patrimonio documental y archivos, en III Seminario Nacional de Archivos Administrativos e Histricos..., p. 168.

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En el segundo grupo, se encuentran todos los reglamentos,54 acuerdos y disposiciones relacionadas con el Archivo General de la Nacin, desde su primer reglamento de 1846 hasta el ltimo de 1946;55 el acuerdo que prohbe la exportacin de documentacin histrica de 1944; el de abril de 1980 en el que se dispone que el AGN ser la entidad encargada de los archivos de ejecutivo, y en 1996, el Acuerdo del Secretario de Gobernacin, por el que se otorgan facultades al AGN para firmar convenios para la recuperacin y difusin de los documentos.
El acceso y uso de los archivos56

El acceso a los archivos an se discute en nuestro pas. Por un lado los investigadores desean tener acceso a las fuentes casi de inmediato, sin embargo no es tan simple como pareciera. Se tiene que encontrar un punto de equilibrio entre lo que los investigadores demandan y las posibilidades reales. Incluso se ha llegado a asegurar que el acceso totalmente abierto es imposible porque requerira de una serie de normas particulares que a fin de cuentas en lugar de beneficiar seran contraproducentes. Por otro lado, se argumentan razones de seguridad y defensa del Estado y los derechos individuales de los personajes que intervienen en ellos, como dira Enrique Giles,57 jefe de Desarrollo Archivstico del Archivo General de la Nacin en 1996, el acceso a los archivos se restringe cuando afecta la seguridad y defensa del Estado o sus relaciones internacionales; cuando perjudica el honor y la intimidad de las personas y el pleno ejercicio de sus derechos, o cuando daa la propiedad intelectual, industrial y comercial. Tal es el caso de algunos asuntos como los de orden criminal, en donde se reserva, en el caso del DF , para el procurador de Justicia del DF , las averiguaciones previas por un trmino prudencial que definir el procurador o subprocurador. De ah que, aunque constitucionalmente tenemos derecho a la informacin (artculo 6 constitucional) y segn la Ley General de Bienes Nacionales, los documentos, los expedientes y
Fueron las primeras disposiciones tendientes a proteger la documentacin. Aunque en la publicacin sobre la organizacin y funcionamiento de los archivos en Mxico y en la compilacin de Leyes y reglamentos del AGN publicados durante la gestin de Ortiz Monasterio, se hace referencia a un reglamento del AGN de 1973, ste no es tal sino ms bien, el reglamento interior de la Secretara de Gobernacin. Vase Presidencia, 1973. 56 Para un anlisis ms detallado del derecho de acceso a la informacin, vase Altzar, 1998. 57 En El uso y difusin de los documentos histricos, en Normatividad archivstica, p. 147.
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los archivos de las oficinas del sector pblico son bienes de dominio pblico,58 el acceso real an no es posible. Asimismo, en las disposiciones particulares como el reglamento del AGN, no se estipulan los plazos para abrir los archivos. A nivel estatal, se evidencia la falta de uniformidad de estado a estado. Desde el nombre hasta el contenido y los plazos son diferentes. As vemos que mientras en algunas legislaciones estatales se tratan en detalle algunos temas, otros apenas hacen una mencin de ello. Basten cuatro ejemplos para demostrarlo. La reciente Ley General del Sistema de Documentacin e Informacin Pblica del Estado de Chihuahua establece como plazo para la apertura de los archivos 30 aos de antigedad contados a partir de 199759 cuando los documentos pasan a formar parte del archivo histrico y consecuentemente su consulta se limita exclusivamente a los lineamientos que para su manejo y cuidado60 se establezcan en los locales destinados para ello. Tambin de edicin reciente es la Ley nmero 167, que regula la Administracin de Documentos Administrativos e Histricos del Estado de Sonora, la que tan slo hace una vaga referencia a la consulta de los documentos histricos, previa demostracin del inters legtimo y conforme a las disposiciones reglamentarias respectivas (artculo 20 constitucional), sin establecer los plazos en los que la documentacin administrativa pasar a ser histrica. S en cambio, establece la accesibilidad a los documentos administrativos que se encuentren bajo la responsabilidad de los
En la Ley General de Bienes Nacionales se especifica en su artculo 5 que los bienes de dominio pblico estn sujetos exclusivamente a la jurisdiccin de los poderes federales y en caso de que estn ubicados dentro del territorio de los estados, ser necesaria la aprobacin de la legislatura respectiva, salvo que se tratara de bienes adquiridos por la Federacin y destinados al servicio pblico o al uso comn con anterioridad al 1 de mayo de 1917 o de los sealados en los artculos 2, fracciones II y IV, y 29 fracciones I al XI y XIV, de esta ley. Una vez otorgado el consentimiento ser irrevocable. Para actualizar este aspecto del acceso a los archivos y la informacin, vase el texto de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental, abril-junio del 2002. (N. del E.) 59 Artculo 3 Fracc. IV, (inciso d). Son archivos histricos, los que se constituyan con aquellos documentos cuyo contenido es de gran trascendencia y digno de memoria, debiendo por tanto, hacer permanente su conservacin. Sern considerados como parte del patrimonio cultural del Estado y de los municipios. Se considera archivo histrico los documentos con 30 aos de antigedad a partir del ao en curso []. 60 Artculo 14 de la Ley [] Chihuahua. Los documentos de inters pblico podrn ser consultados, por quien los solicite en las unidades documentales dispuestas para este fin, las cuales establecern las disposiciones a que debern sujetarse los usuarios en lo referente al manejo y cuidado de los mencionados documentos.
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archivos generales cuya consulta se limitar a servidores pblicos y a particulares interesados, autorizados legal y expresamente para su consulta [] (artculo 19 constitucional). En el Estado de Mxico, los archivos de los poderes municipales del estado fueron declarados de utilidad pblica, primero mediante el decreto emitido en 1945 por Isidro Fabela, el cual prohiba la venta o destruccin de los mismos y despus por la Ley de Documentos Administrativos e Histricos del Estado de Mxico, cuyo objetivo es el de normar y regular la administracin de documentos administrativos e histricos de los poderes del estado, municipios y organismos auxiliares [].61 En el Reglamento del Archivo Histrico del Estado de Jalisco, que data del ao de 1978, se establece que la documentacin histrica se considera liberada despus de los 40 aos de haber sido producida, [] plazo que podra ser prorrogado por el ejecutivo por causas que lesionen los intereses y objetivos del Estado.62
Conservacin, valoracin y seleccin documental

Esencialmente son tres las disposiciones, a nivel federal, que regulan la conservacin documental: el Decreto Presidencial de 1944, el Acuerdo del secretario de Gobernacin de 1996 y la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueolgicos, Artsticos e Histricos publicada en el Diario

Oficial de la Federacin el 6 de mayo de 1972. A nivel estatal, desafortunadamente, an no existen normas en todas las entidades, que regulen la conservacin documental aunque, en otros, tambin se les ha otorgado la categora de monumentos histricos,63 como en el Estado de Mxico y en el estado de Sonora. Conforme a la Ley Federal sobre Monumentos, los documentos que en la actualidad se encuentran en las oficinas y archivos de la federacin, los estados y municipios y de las casas curiales as como los que en un determinado momento hayan pertenecido a ellos, son considerados como monumentos histricos, de tal manera que conforme a esta ley, los documentos generados
Jorge Reyes, Los archivos de trmite en la legislacin federal y el Estado de Mxico, en Normatividad archivstica..., pp. 22-23. 62 Enrique Giles, El uso y difusin de los documentos histricos, en Normatividad archivstica, p. 148. 63 Artculo 35 Son monumentos histricos los bienes vinculados con la historia de la nacin, a partir del establecimiento de la cultura hispnica en el pas, en los trminos de la declaracin respectiva o por determinacin de la Ley (Presidencia, 1972).
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durante la gestin gubernamental debern protegerse. As tambin los documentos originales y manuscritos relacionados con la historia de Mxico, los libros, folletos y otros, impresos en Mxico o el extranjero durante los siglos
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al

XIX,

que por su rareza e importancia para la historia

mexicana merezcan ser conservados en el pas; y las colecciones cientficas y tcnicas, las que podran convertirse en monumentos histricos mediante la declaratoria correspondiente.64 La institucin competente, por ley, en materia de monumentos y zonas arqueolgicos e histricos es el Instituto Nacional de Antropologa e Historia (INAH)65 y en caso de duda respecto a la competencia de los institutos para conocer un asunto determinado, el secretario de Educacin Pblica resolver a cul corresponde el despacho del mismo. Se especifica tambin que para los efectos de competencia el carcter arqueolgico de un bien tiene prioridad sobre el carcter histrico y ste a su vez sobre el carcter artstico.66 Anterior a esta ley, el general vila Camacho, emiti un decreto el 31 de diciembre de 1943, primer ordenamiento tendiente a la proteccin del acervo documental, que prohiba la
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exportacin de documentos originales relacionados con la historia de Mxico y de libros que por su rareza no fueran fcilmente substituibles, y daba facultades al AGN para que realizara la declaracin de los documentos que no correspondieran a esa categora68 y extendiera, conjuntamente con un representante del INAH, el dictamen sobre la conveniencia o inconveniencia de la exportacin de dichos documentos.69 A nivel estatal, al igual que en otros temas, la normatividad vara de estado a estado. En Chiapas por ejemplo,slo un par de lneas en la Ley Orgnica del Gobierno del Estado de Chiapas, atribuyen a la Secretara General de Gobierno de la Oficiala Mayor y al Instituto Chiapaneco de Cultura la funcin de proteger, preservar y organizar el Archivo General del Estado.70
Presidencia, 1972, Art. 36. Presidencia, 1972, Art. 44. 66 Presidencia, 1972, Art. 46. 67 Se public en el Diario Oficial, el 6 de marzo de 1944. Esta disposicin se retoma en el artculo 1, Fracc. VI del reglamento del AGN de 1946. 68 Artculo 2 La declaracin de que un documento o libro no es de los comprendidos en el artculo anterior, compete al Archivo General de la Nacin. 69 Artculo 6 del Reglamento que regula el Decreto que prohbe la exportacin []. 70 Carlos Romn, Prioridades de los archivos en Chiapas, en Foro archivstico, Revista Tcnica del Sistema Nacional de..., p. 10.
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Contrario a ello, en el estado de Sonora en donde la Ley del Estado de Sonora regula ampliamente la conservacin, valoracin y seleccin documental, se determina, por ejemplo, el compromiso que tienen los servidores pblicos de entregar la documentacin que tuvieran bajo su resguardo, al trmino de su gestin;71 y se obliga tambin, a quien est a cargo del acervo, de dar aviso a la autoridad correspondiente, sobre la prdida, deterioro o destruccin de un documento con la finalidad de recuperarlo, restaurarlo o reconstruirlo.72 Adems, se prohbe de manera expresa, la destruccin o enajenacin, salvo autorizacin por escrito, de los documentos que integren el Sistema Estatal de Archivos73 (GobiernoSonora, 1996, artculo 7) definido en el artculo 2 Fraccin VIII como el conjunto de los archivos generales, sus leyes y reglamentos, usos y costumbres, recursos humanos y materiales y acervo en general. Obligando con ello al establecimiento de archivos generales en cada uno de los municipios que integran el Estado, en las entidades de la Administracin Pblica Paraestatal as como el Archivo General del Estado, el Archivo General del Poder Judicial del Estado; y el Archivo General del Congreso,74 con lo que el sistema general de archivos integra por ley los tres poderes del Estado, contrario a lo que sucede en la legislacin federal en la que el mbito del AGN se reduce a las entidades del Poder Ejecutivo y entidades paraestatales, teniendo que contar con la buena disposicin de los poderes judicial y legislativo para realizar un trabajo conjunto. Acerca de la valoracin documental, la misma ley establece la necesidad de emitir un dictamen de documentacin histrica a la que, despus de valorada, con rigor cientfico y metodolgico se haya determinado su conservacin permanente.75

GobiernoSonora, 1996, Art. 5. GobiernoSonora, 1996, Art. 6. 73 Artculo 7 de la Ley 167 de Sonora: Los documentos administrativos que formen parte del Sistema Estatal de Archivos Pblicos sern conservados conforme a los criterios de valoracin documental que se establezcan en el reglamento correspondiente, con excepcin de la documentacin contable, que se conservar el tiempo que dispongan las normas relativas al presupuesto de egresos, contabilidad gubernamental y gasto pblico estatal, u otras aplicables. Ningn documento comprendido en el sealamiento anterior, podr ser destruido o enajenado, salvo que, por escrito, lo determine la autoridad facultada para ese efecto, en trminos de la presente Ley y dems disposiciones legales aplicables. 74 GobiernoSonora, 1996, Art. 22. 75 GobiernoSonora, 1996, Art. 15.
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Sobre la depuracin, el artculo 10 de la Ley que regula la Administracin en el Estado de Sonora dispone que las unidades administrativas de los entes pblicos efectuarn peridicamente una depuracin de sus archivos de trmite, conforme a su normatividad interna, por medio de la cual seleccionarn los documentos que han de custodiarse en el Archivo General correspondiente, pero antes de enviarlos a los archivos generales, debern elaborar previamente un inventario conteniendo los datos necesarios para la identificacin de cada documento, y la prescripcin legal de vida til de la informacin en ellos contenida.76
Documentacin contable

La comprobacin del ejercicio de los presupuestos destinados a las entidades paraestatales y federales es uno de los aspectos mayormente legislados, existen diversas disposiciones que obligan a su conservacin77 por un plazo de doce aos en el caso de la documentacin pblica. As tambin, este es el nico campo normado en relacin con la documentacin de la iniciativa privada. En el Cdigo Fiscal de la Federacin, artculo 30, se establece que la contabilidad y la documentacin comprobatoria de las actividades realizadas, debern conservarse durante el plazo en que se extingan (caduquen) las facultades de las autoridades fiscales para comprobar el cumplimiento de las disposiciones fiscales, para determinar las contribuciones omitidas y sus accesorios o para imponer sanciones por infracciones a dichas disposiciones. Sobre el particular los plazos de caducidad son de tres, cinco y diez aos, los que pueden suspenderse cuando se interponga algn recurso administrativo o juicio, en el entendido que no se extinguirn las facultades de las autoridades cuando se investiguen hechos constitutivos de delitos en materia fiscal. Para ello, el comerciante deber conservar por un plazo mnimo de diez aos los comprobantes originales de sus operaciones; los

GobiernoSonora, 1996, Art. 11. Vanse la Ley Orgnica de la Contadura Mayor de Hacienda en sus artculos 11, 13, 17 y 18; la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal, artculos 40 y 42; Ley Federal de las Entidades Paraestatales, artculos 1, 4, 7 y 40; Ley de Adquisiciones y Obras Pblicas, artculo 84; Ley General de Sociedades Mercantiles, artculo 245; Cdigo de Comercio, artculos 38, 46, 47, 48 y 49; Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal; Reglamento Interior de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, artculo 81; Ley Reglamentaria del Servicio Pblico de Banca y Crdito.
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libros, registros y documentos de su negocio y los originales de cartas, telegramas o documentos en que se consignen contratos, convenios o compromisos que den origen a derechos y obligaciones.
Documentacin de organismos en quiebra

Aunque muy poco comentada, pero no menos importante, especialmente durante los periodos de crisis cuando el nmero de empresas en quiebra aumenta, es la Ley de Quiebras y Suspensin de Pagos, publicada en el Diario Oficial de la Federacin, el da 20 de abril de 1943, que garantiza la conservacin de la documentacin considerada como histrica. Durante el proceso son especialmente importantes los archivos en sus tres categoras: los de la quiebra, los de la sindicatura y los de contingencia. Los archivos de la quiebra estn integrados por aquellos documentos generados hasta la fecha en que la empresa se declara en quiebra y los otros dos son los que se integran durante el proceso de la quiebra hasta su liquidacin total.78 La valoracin de los documentos para determinar su carcter histrico corresponden al rea del archivo de la empresa en quiebra, la que tiene la obligacin de
elaborar un oficio en el cual se indique el contenido del documento, la entidad tramitadora, la entidad a que pertenece la documentacin, el periodo cronolgico, el volumen, la ubicacin y la denominacin del rea donde est depositado el material, la disposicin documental, el nombre, el cargo y el telfono de la persona responsable para interactuar con el AGN, quien recibir estos documentos siguiendo la normatividad establecida por l, previa autorizacin del juez de la quiebra correspondiente.79

Mara de los ngeles Camacho, Aspectos jurdicos para la administracin de archivos de empresas en quiebra, en Memoria del III Congreso Nacional sobre administracin de documentos..., p. 49. 79 Ibid., p. 51.
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De las responsabilidades y sanciones

En el artculo 108 constitucional se responsabiliza a los servidores pblicos80 por los actos u omisiones en los que incurran durante su funcin, y en el artculo 109 se otorga la facultad a los estados de emitir sus propias leyes sobre responsabilidades de los servidores pblicos.81 En congruencia con ello, la Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos establece la obligacin del servidor pblico de custodiar y cuidar la documentacin e informacin que por razn de su empleo, cargo o comisin, conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando el uso y la sustraccin indebida de aquella. En caso de no observarse las disposiciones anteriores se estara cometiendo el delito de ejercicio indebido del servicio pblico que establece el Cdigo Penal para el Distrito Federal en materia de fuero comn y para toda la repblica en materia de fuero federal que en su artculo 214, fracc. IV a la letra, dice: El que por s o por interpsita persona, sustraiga, destruya, oculte, utilice ilcitamente informacin o documentacin que se encuentre bajo su custodia o la cual tenga acceso, o de la que tenga conocimiento en virtud de su empleo, cargo o comisin [] puede ser acreedor de una pena de dos a siete aos de prisin y una multa de 30 a 300 veces el salario mnimo vigente en el Distrito Federal y la destitucin e inhabilitacin de dos a siete aos para desempear otro empleo, cargo o comisin pblicos.82
80 TTULO CUARTO. De las responsabilidades de los servidores pblicos. Artculo 108 Para los efectos de las responsabilidades a que alude este ttulo se reputarn como servidores pblicos a los representantes de eleccin popular, a los miembros de los poderes Judicial, Federal y Judicial del Distrito Federal, a los funcionarios y empleados y en general, a toda persona que desempee un empleo, cargo o comisin de cualquier naturaleza en la administracin pblica federal o en el Distrito Federal, quienes sern responsables por los actos u omisiones en que incurran en el desempeo de sus respectivas funciones. [] Las constituciones de los estados de la repblica precisarn, en los mismos trminos del primer prrafo de este artculo y para los efectos de sus responsabilidades, el carcter de servidores pblicos de quienes desempeen empleo, cargo o comisin en los estados y municipios. 81 Artculo 109 El Congreso de la Unin y las legislaturas de los estados, dentro de los mbitos de sus respectivas competencias, expedirn las leyes de responsabilidades de los servidores pblicos y las dems normas conducentes a sancionar a quienes, teniendo este carcter, incurran en responsabilidad, de conformidad con las siguientes prevenciones: III Se aplicarn sanciones administrativas a los servidores pblicos por los actos u omisiones que afecten la legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia que deban observar en el desempeo de sus empleos, cargo o comisiones. 82 Consuelo Bonilla y Guadalupe Rebollar, La reglamentacin de los servicios archivsticos: un estudio de casos, en [Memoria del] VII Congreso Nacional de Archivos, p. 191.

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En la Ley Federal de Monumentos se estipula que, independientemente de las sanciones comprendidas en la Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos, se harn acreedores a una multa de cien a 50 mil pesos y prisin de uno a seis aos, a quienes ilegalmente tengan en su poder un monumento histrico mueble que se haya encontrado en o que proceda de un inmueble de los estipulados en el artculo 36 Fracc. I 83 (Presidencia, 1972, artculo 50); multa de tres mil a quince mil pesos, y prisin de dos a diez aos a quien se apodere de un monumento histrico sin consentimiento de quien puede disponer de l con arreglo a la Ley;84 prisin de dos a diez aos y multa hasta por el valor del dao causado a quien por medio de incendio, inundacin o explosin dae o destruya un monumento histrico; y de uno a diez aos y multa hasta por el valor del dao causado a quien por cualquier otro medio dae, destruya un monumento histrico;85 prisin de dos a doce aos y multa de cien a 50 mil pesos a quien por cualquier medio pretenda sacar o saque del pas un monumento histrico sin permiso del instituto competente. Para los reincidentes y a los delincuentes habituales se aumentarn las penas. A pesar de que la legislacin es muy clara en este punto, a la fecha pocas noticias se han conocido sobre consignados por este delito, aun cuando se sabe que es comn en nuestro pas, que la documentacin generada durante la gestin de algn funcionario se considere como suya, y como tal, la traslade fuera de las instalaciones del organismo o, al trmino de su gestin, antes de hacer la entrega, depure sus archivos destruyendo documentacin indiscriminadamente. Ante tal panorama, donde sin duda se notan avances importantes en la regulacin archivstica, especialmente a nivel estatal, tambin es cierto que an queda un largo camino por recorrer.

Artculo 36 de la Ley sobre Monumentos Por determinacin de esta Ley son monumentos histricos: I. Los inmuebles construidos en los siglos XVI al XIX, destinados a templos y sus anexos, arzobispados, obispados y casas curiales; seminarios, conventos o cualesquiera otros dedicados a la administracin, divulgacin, enseanza o prctica de un culto religioso; as como a la educacin y a la enseanza, a fines asistenciales o benficos; al servicio y ornato pblicos y al uso de las autoridades civiles y militares: Los muebles que se encuentren o se hayan encontrado en dichos inmuebles y las obras civiles relevantes de carcter privado realizadas en los siglos XVI al XIX inclusive. 84 Presidencia, 1972, Art. 51. 85 Esto significara que el funcionario pblico que no se preocupe por la proteccin de la documentacin archivstica sera acreedor de esta sancin.
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Hoy en da, an no es una realidad la Ley Nacional de Archivos, a pesar de que hace ya 22 aos que se propuso un primer proyecto.86 No podemos afirmar tampoco que exista un consenso entre la comunidad archivstica capaz de emitir una nica propuesta de Ley, lo que queda de manifiesto en el artculo de Miryam Audiffred aparecida en el peridico Reforma el 10 de agosto de 1998, en el marco de la celebracin del 175 aniversario del Archivo General de la Nacin. Audiffred nos informa sobre el proyecto de ley enviado a la Cmara de Diputados por la Sociedad para el Desarrollo Cientfico de la Archivstica, dirigida por Mara Teresa Dorantes; y por otro lado, que el AGN cuenta tambin con un proyecto de ley que de acuerdo con las palabras textuales de su entonces directora, Patricia Galena, se entregar en el momento que los legisladores lo soliciten. Sin embargo a pesar de estas diferencias, no existe duda en la necesidad de emitir una ley nacional de archivos que unifique criterios y ordene la normatividad vigente cuyo objetivo sea, ante todo, la defensa, conservacin y difusin de la memoria histrica documental depositada en nuestros archivos.

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Jos E. Ampudia, Institucionalidad y gobierno. Un ensayo sobre la dimensin archivstica de la Administracin pblica, p. 116.

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El rescate y organizacin de los archivos en Mxico

180 La archivstica

Los archivos muertos son el mundo del subdesarrollo, son la expresin ms acabada del desprecio del hombre por la ruta que ha recorrido, son las obras del hombre en ruinas.
Humberto Monten Gonzlez

El trmino archivo muerto Existe una tendencia excesiva, entre quienes tienen una idea cabal de lo que es un archivo, a considerar como tal a depsitos de documentos arrumbados, desorganizados, cuando en realidad no se les debera dar esa consideracin. Desgraciadamente son muchos y an ms quienes lo asocian a nociones peyorativas como suciedad, desorden, stanos, amontonamiento [].1 En nuestro pas suele llamrseles archivos muertos. Su existencia es real aun cuando se niegue o se denominen de manera diferente. Lo cierto es que mientras nuestros archivos no se encuentren perfectamente organizados y mientras no exista una conciencia real de su utilidad, que vaya ms all de la administrativa, seguir existiendo el concepto, sin que por decreto pueda desaparecer como se ha pretendido en los ltimos aos. El trmino archivo muerto es polmico entre los archivistas quienes niegan su existencia. Es comn que al mencionar tan slo el trmino archivo muerto, rechacen rotundamente la existencia de tales depsitos. Se podra pensar en bodegas o en almacenes de documentos sin ningn orden pero los archivos muertos no existen, sera su posible respuesta. El argumento principal es la contradiccin que implica el trmino. Sin embargo, los mismos especialistas y profesionales que se dedican al estudio, ordenamiento o investigacin en los archivos lo utilizan dndole diferentes acepciones. Retomando la definicin de archivo de Antonia Heredia que hemos adoptado, vemos que entre las caractersticas que definen a los archivos se incluye el orden, y los archivos muertos, se
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Jos Ramn Cruz Mundet, Manual de archivstica, p. 91. Vase tambin Heredia, 1987: 57.

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argumenta, no lo tienen; y en efecto, entre las masas documentales que han sobrevivido, aun en las condiciones ms adversas, fue perdindose con el correr del tiempo lo que no significa que no pudiera recobrarse el orden original. Corresponder al profesional que rescate el archivo muerto reconstruir el orden perdido a partir de los resquicios que an se conserven. Por otro lado, el trmino utilizado para suplir al de archivo muerto es el de almacn o bodega, pero si retomamos las definiciones que para tal existen en el diccionario, comprobaremos que la bodega o el almacn implican orden, por tanto el argumento tambin se desmorona. Si por otro lado, la negativa significa el que en la actualidad no existe, tomando el trmino existir en su sentido real, se estara pretendiendo anularlo por decreto aunque la realidad muestre lo contrario como puede comprobarse en las memorias de los congresos nacionales de archivos donde, ao con ao, se informa de los avances en el rescate de archivos, en especial de los municipales. Podra pensarse entonces que fue un trmino acuado y usado en y para determinada poca y que en la actualidad no se usa ms. A este respecto, existen testimonios que lo refutan.2 El trmino archivo muerto se ha empleado, por lo menos, en la dcada de los setenta, la de los ochenta y la de los noventa; incluso en el ao de 1997 durante el IX Congreso Nacional de Archivos, casi siempre, pero no nicamente, como sinnimo de documentacin que no se consulta ms por carecer de vigencia administrativa. Quizs es un concepto manejado por inexpertos, podra pensarse, pero tampoco es as, basten algunos ejemplos: En el documento que dio vida al Sistema Nacional de Archivos, preparado por el Archivo General de la Nacin,3 se hablaba de archivos muertos como aquellos donde se resguardaba documentacin que no sera utilizada como fuente de informacin. Hctor Madrid Mulia, ex director del Archivo Histrico Central del Archivo General de la Nacin, durante su ponencia Normas de valoracin histrica sustentada durante el Seminario de Normatividad Archivstica (1996), utiliz el trmino archivo muerto al referirse a la documentacin que una vez cumplido su proceso administrativo, esperaba la autorizacin correspondiente
Vanse por ejemplo Civeira, 1978; Cabazos, 1978; AGN, 1980; Dvila, 1982: 147-154; Rodrguez Garca, 1984: 112; Briseo, 1985: 39; Corts Lozano, 1986: 87; Nacif, 1996: 380; Escobar, 1996: 83; Madrid, 1996: 94. 3 AGN, 1980h: 15.
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del Archivo General de la Nacin para darse de baja.4 Esto es que la documentacin que no tena ningn valor para la administracin, se haba relegado al desorden y al olvido es decir, se haba convertido en archivo muerto. Durante el mismo seminario el director del Centro Cultural Universitario de Tiripeto, Michoacn, Armando Mauricio Escobar Olmedo, manifestaba su preocupacin de que los documentos pasaran a ser un autntico cadver en el archivo muerto5 al prohibirse la consulta directa del documento original y nicamente acceder a una imagen digitalizada, posibilidad ofrecida por las nuevas tecnologas. Jorge Nacif Mina,6 ex director del Archivo Histrico del H. Ayuntamiento de la ciudad de Mxico, utiliz el trmino como sinnimo de bodega sin orden al referirse a la capacitacin archivstica. Mismo significado le daba Miguel Civeira Taboada7 durante el Primer Congreso de Archivos en el ao de 1977. El director emrito del Archivo de Nuevo Len, Israel Cavazos,8 aplicaba el trmino a la documentacin no consultada. Como sinnimo de documentos antiguos lo emple Mario Briceo.9 Humberto Monten, en repetidas ocasiones hizo referencia al trmino archivo muerto como la documentacin obsoleta administrativamente, arrumbada generalmente a los sitios menos adecuados pero que tendran como rasgo ms distintivo la carencia de instrumentos de consulta por lo cual es imposible acceder a ella.10

Hctor Madrid, Normas de valoracin histrica, en Normatividad archivstica, p. 94. Armando M. Escobar, Reflexiones en torno a la investigacin en los archivos en los inicios del siglo XXI y sus normas para la transferencia secundaria, en Normatividad archivstica, p. 83. 6 En La Academia Mexicana de Archivos Histricos, A. C. Sus alcances internacionales?, en Memoria del VIII Congreso Nacional de Archivos, pp. 379-385. 7 En Archivos histricos. Archivos vivientes, en Memorias del I Seminario Nacional sobre Correspondencia y Archivos..., pp. 59-65. 8 En La organizacin y funcionamiento de los archivos histricos, en Memorias del I Seminario Nacional sobre Correspondencia y Archivos..., pp. 66-78. 9 En La archivologa como ciencia y otros apuntes, p. 39. 10 Vase Monten, 1989; 1990; 1991.
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Dentro del campo terico, Alberto Tamayo (1996) en su libro Archivstica, Diplomtica y

Sigilografa, al referirse a las diversas clasificaciones que existen sobre los archivos, si bien no est de acuerdo en que se dividan en archivos vivos y archivos muertos, porque, considera; en ambos se mantiene una actividad continua y se recibe documentacin; lo que s es cierto es que existe esta clasificacin y que, en este caso, el archivo muerto es sinnimo de archivo histrico, y el archivo administrativo a archivo vivo. En las oficinas es comn referirse al archivo muerto como aquellos documentos de periodos anteriores con poco o nulo uso dentro de la administracin, incluso se encuentran depositados fuera de las oficinas administrativas. Generalmente son destinados a permanecer en lugares donde no estorban, llmense stanos, escaleras, y otros, en un inicio, con cierto orden generalmente en las cajas AM- 40 para archivo muerto o similares. Nosotros consideramos que si bien la periodicidad en la consulta es caracterstica de los archivos muertos, no es porque se limite expresamente, sino que es el resultado de su desorganizacin y el desconocimiento de los materiales que resguarda. Su consulta es limitada a quien hurga en el montn de papeles. No utilizaremos el trmino como sinnimo de archivo histrico porque para nosotros el archivo histrico representa lo contrario, es aqul donde los documentos, si bien el trmite ya concluy y por tanto sus valores administrativos, en la mayora de los casos no son ya vigentes, y en cambio conservan su valor histrico y por lo tanto sirven a investigadores que los consultan, lo que es nicamente posible porque se encuentran organizados y cuentan con instrumentos de descripcin que facilitan el acceso en cualquier momento, siempre y cuando se cumplan con las disposiciones vigentes para ello. Tampoco lo utilizaremos como bodega porque con ello estaramos afirmando que no existe orden en las bodegas, situacin que no necesariamente es cierta. Coincidimos con Humberto Monten en que lo que verdaderamente identifica a un archivo muerto es la imposibilidad de acceso a los documentos; en primera instancia porque se desconoce la documentacin que constituye el acervo, y en segunda, consecuencia natural de la primera, porque se carece de instrumentos que lo posibiliten. Su consulta se ve limitada a la buena suerte del

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investigador, quien busca casi siempre con resultados infructuosos. Por ello no se tiene la posibilidad de su utilizacin en beneficio de los investigadores y de la sociedad en general.

Problemtica archivstica En nuestro pas basta recorrer algunos kilmetros, pasar de un municipio a otro, de un estado a otro, de una secretara a otra, y en algunos casos, de un departamento a otro de la misma secretara para encontrarnos con dos realidades extremas11 que coexisten en la archivstica mexicana. Mientras que algunos archivos son dignos del primer mundo, en donde es comn utilizar los discos compactos12 para el almacenamiento y difusin de la informacin, en otros ni siquiera se les provee de un espacio digno que permita su conservacin.13 Con la puesta en marcha del Sistema Nacional de Archivos, vino despus el establecimiento del Sistema Red de Archivos que buscaba la interrelacin de las entidades archivsticas a nivel nacional e institucional. Se pretendi se establecieran archivos administrativos (de trmite y concentracin) y se crearan archivos histricos cuando no existan. Esto permitira que los documentos pasaran de un archivo de trmite a uno de concentracin y despus a los archivos histricos. Conforme a la teora de las tres edades de los documentos, aquellos con vigencia administrativa permaneceran en los archivos de trmite; los que hubieran concluido el trmite pasaran a los de concentracin para ser conservados durante un periodo precautorio al trmino del cual se valorara la documentacin para determinar su destino final, ya fuera su destruccin o su envo a los archivos histricos. Pero la teora dista mucho de la realidad. Aunque durante el gobierno del presidente Lpez Portillo y posteriores, se crearon archivos histricos y archivos generales, esta situacin no se generaliz, ni siquiera dentro de las instituciones educativas o de investigacin, las cuales en la actualidad no cuentan con archivos histricos, y en algunos casos, ni siquiera con archivos de concentracin.14
Vase particularmente para este punto las memorias de los ltimos congresos nacionales de archivos. En el ao de 1998, los discos compactos representan la opcin ms utilizada en los archivos, aunque se habla del microfilme, el abatimiento de los costos en la informtica ha permitido su utilizacin en mayor nmero de archivos contrariamente al microfilme, el que por los altos costos en los equipos ha cedido su lugar a los discos compactos, aun cuando los periodos de conservacin no son ni remotamente comparables, 100 aos para el microfilme y 30 aos para los discos compactos. 13 Consltense las memorias de las reuniones nacionales de archivos celebradas desde 1977 hasta la fecha. 14 No es difcil imaginar en esos casos cul ser el destino de la documentacin una vez concluido el trmite administrativo.
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La fiebre que se vivi por el rescate y organizacin archivstica durante ese periodo pareca haber creado en la administracin y en la comunidad la conciencia archivstica15 que segn ello transformara a partir de entonces la realidad archivstica. Incluso se lleg a afirmar que una vez rescatados, los archivos no regresaran al terrible abandono en el que se encontraban en ese momento. La realidad mostr lo contrario, muchos aos han pasado y la conciencia de la que se hablaba no existe. Es cierto que la situacin de los archivos ha cambiado en los ltimos aos pero no han dejado de ser los patitos feos de la administracin.16 No es difcil localizarlos, hoy en da, en obscuros rincones, donde comparten espacios archivistas, documentos, polvo, humedad, etctera. Sobra decir que sin las mnimas medidas de seguridad requeridas y donde documentacin administrativa comparte espacios con la histrica, situacin que no es exclusiva del Distrito Federal sino que se agrava en la provincia. Quizs en un momento determinado pueden ser noticia, ya sea por la riqueza documental que resguardan, ya por la visita de algn poltico, pero despus de ello, los archivos pasan a tener el papel secundario de los ltimos aos. Es triste decirlo, pero los recursos que debieran destinarse a los archivos se canalizan a actividades cuya trascendencia poltica las hace impostergables17 sin que se considere la utilidad que los archivos podran tener en la correcta toma de decisiones en el caso de los administrativos, o como posibilidad de encontrar soluciones a problemas que ya han sido planteados con anterioridad. Con ello podran lograrse ahorros importantes que bien podran destinarse a los renglones prioritarios. Pero con su indiferencia, la administracin los ha condenado a un deterioro progresivo. Generalmente adscritos a la direccin, seccin o departamento de servicios generales, se consideran uno ms entre tantos servicios que tiene bajo su cargo este departamento en donde se les da el mismo trato que a los servicios de intendencia.18
Entindase sta como el darse cuenta de la utilidad de los archivos. Puede profundizarse sobre la conciencia y cultura archivstica en Figueroa Reyes, 1995. 16 Jos Orozco Tenorio, Administracin de Archivos Estatales, en Bibliotecas y Archivos..., p. 77. 17 Martha Rodrguez, Consideraciones en torno a los archivos municipales del estado de Coahuila, en Memoria de la VII Reunin Nacional de Archivos, p. 44. 18 No se quiere decir que este tipo de servicios al igual que los archivos son actividades de segunda sino ms bien que estas actividades se destinan a quienes no pueden realizar otra actividad dentro de la institucin.
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No se les asignan los recursos mnimos necesarios para su funcionamiento y por supuesto, los recursos humanos no son la excepcin; personas inexpertas o con poco conocimiento archivstico, si no es que nulo, son enviadas a los archivos sin posibilidad de capacitacin y menos profesionalizacin, lo que necesariamente repercute en el funcionamiento de los archivos. Estas personas son el principal obstculo para que la documentacin sea organizada conforme a los principios archivsticos, aplicndose criterios arbitrarios y personales que tan slo son conocidos por quien los implanta, u otros mtodos propios de otras disciplinas, como el decimal, el temtico o el cronolgico, provocando daos en algunos casos irreversibles, al tratar de organizarlos conforme a estos criterios, incluso llegando a desmembrar los expedientes, con muy buena intencin, pero atentando necesariamente contra su integridad. Si a ello se suman los constantes traslados de que son objeto cuando se requieren nuevas reas en la institucin, se provoca que el caos sea cada vez mayor. Los archivos que en algn momento estuvieron organizados, pasan a la desorganizacin paulatina del acervo ante la mirada de los archivistas, quienes por ms que quisieran poner fin a esa situacin se ven rebasados por la realidad. No se otorgan tampoco los recursos materiales necesarios para su funcionamiento y en el caso de que se adquiera mobiliario o equipo, no se toman en cuenta la verdaderas necesidades de los acervos. Los archivos de concentracin y los histricos pocas veces existen, esto provoca que los de trmite conserven documentacin que no se utiliza ms y por lo tanto, se considere como estorbo. No obstante, cuando s los hay, las transferencias se realizan sin orden y sin inventarios, por lo que se corre el riesgo de que al acumularse la documentacin se pierda el control y se desconozca el contenido de la documentacin creando poco a poco un caos que crece da con da descartando la posibilidad de su transferencia a los archivos histricos porque no existen, o por el trabajo que ello implica, perdindose la oportunidad de que sea consultada por la sociedad. En el caso de los archivos estatales, y especialmente el de los municipales, el panorama se agrava por los escasos recursos asignados al municipio, aunque sea ste el ncleo de la estructura poltica mexicana, lo que favorece el descuido en la organizacin y administracin de sus archivos al canalizar sus recursos a otras actividades. Mucho menos pensar en la existencia de archivos de concentracin.19
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Martha Rodrguez, op. cit.

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Los investigadores tambin han hecho su parte para que la situacin de los archivos no se modifique de forma sustantiva. Es este grupo, en muchas ocasiones, el que se convierte en el principal obstculo para su organizacin.20 Es frecuente en estos archivos que los investigadores, generalmente historiadores, por un lado se preocupen por su conservacin pero por otro lado, pretendan tener exclusividad sobre determinada informacin, es decir, de fincar la propiedad privada en los documentos pblicos por lo que tambin este grupo se convierte en obstculo para la organizacin de los archivos21 al ver en el caos imperante, la oportunidad de hacer suyos los documentos, justificndose con el argumento de que es mejor que se conserven en sus domicilios a que continen su deterioro. La falta de relacin entre los archivos y la comunidad es otro elemento que ha contribuido a la desorganizacin de los archivos pues al no tener un significado para ellos, los invade la indiferencia.

El papel de la administracin pblica en los archivos Los archivos existen porque existen organizaciones, son parte de ellas, nacen porque le son indispensables para su funcionamiento. Es mediante los documentos que se generan en el transcurso de sus actividades, que se mantienen y se desarrollan, y si bien en un inicio los documentos no se conciben con fines culturales, una vez que no son requeridos por las administraciones pasan a formar parte del patrimonio de los investigadores y de la sociedad en general. Los archivos existen porque son necesarios para que se mantengan y se muevan, son como su memoria y sus nervios: la condicin de su funcionamiento y cohesin.22 Valdra la pena preguntarse entonces, por qu en innumerables ocasiones se ha pretendido modernizar la administracin pblica sin considerar a los archivos o, por el contrario, mejorar las condiciones de los archivos sin considerar a la administracin pblica? Aqu tambin sera pertinente otra pregunta, por qu modernizar la administracin pblica?, la respuesta sera evidente: porque no responde a las exigencias actuales, es decir, no es funcional, tiene carencias. Es claro

Idem. Idem. 22 Jos Ampudia, Institucionalidad y gobierno. Un ensayo sobre la dimensin archivstica de la Administracin Pblica, p. 14.
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que cualquier esfuerzo en este sentido estar condenado al fracaso en tanto la modernizacin archivstica no slo debe dirigirse hacia la modernizacin de la administracin pblica sino realizarse dentro de sta como parte de un esfuerzo integral de renovacin institucional.23 Sin embargo, nos preguntamos cmo se puede lograr la modernizacin archivstica si la actitud que se tiene hacia los archivos es [] de una indiferencia y un silencio casi totales, que dejan ver el lamentable olvido a que nuestros publiadministradores parecen haber condenado el tema [de los archivos], abandonndolo con cierto aire de suficiencia a la curiosidad y altruismo de los diletantes y los historiadores, como si fuera algo anacrnico e indigno de ser sometido a su enrgico y actualizado escrutinio.24 Con su actitud, los administradores han provocado un estado de anarqua y obsolescencia en el manejo documental.25 No hace apenas unos 50 aos que los archivos tenan
[...] dentro de la administracin pblica mexicana un estatuto institucional y jurdico, as como una reconocida capacidad tcnica y operativa, en plena conformidad con su condicin de servicios esenciales para los rganos de gobierno [] en nuestro pas, por lo menos a nivel federal, la verdadera tradicin ha sido la de otorgar a los servicios archivsticos una posicin eminente dentro de la administracin pblica proveyndolo de todo lo necesario para garantizar su buen funcionamiento.26

Claras evidencias de este aserto se tienen, por ejemplo, en la circular del 16 de octubre de 1918, emitida por el secretario de Gobernacin, donde se ordena la conservacin ordenada de los archivos, la necesidad de buscar piezas extraviadas y la formacin de nuevas colecciones.27 Asimismo, las diversas disposiciones emitidas principalmente durante los aos cuarenta: la Ley de Bienes Nacionales, el acuerdo que prohbe la exportacin de documentos histricos; los reglaIbid., p. 92. Ibid., p. 18. 25 Marco Antonio Valadez, El perfil del administrador de documentos en el umbral del siglo XXI, en Foro Archivstico. Revista Tcnica del Sistema Nacional de Archivos, pp. 23-26. 26 Jos Ampudia, op. cit., p. 24. 27 Carmen Castaeda, Una circular relativa a la conservacin de archivos, en Boletn del Archivo Histrico de Jalisco, p. 12.
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mentos del AGN, el de 1946 y los anteriores; el Primer Congreso de Archivistas realizado en 1944. La misma creacin de la Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma en 1945 es un ejemplo de esta situacin. As tambin, hubo momentos en que, con el afn de proteger los documentos de la administracin se trasladaron de sus depsitos originales a lugares ms seguros, sobre todo en tiempos de guerra. El caso ms notable fue el del gobierno itinerante del licenciado Benito Jurez que supo salvaguardar la documentacin mientras el conservadurismo y los franceses imponan en Mxico a Maximiliano de Habsburgo. Incluso durante el porfiriato, don Justo Sierra adquiri colecciones de documentos histricos muy importantes que estuvieron en peligro de ser vendidas al extranjero, como la del general Vicente Riva Palacio y la del licenciado Alfonso Lancaster Jones, entre otras. Adems es de mencionar su apoyo brindado para las publicaciones del Museo Nacional, tales como [] Documentos raros o inditos de Mxico, Papeles de la Nueva Espaa, la obra de Sahagn y los Cdices Indgenas de escritura geroglfica o ideogrfica, uno de los cuales fue bautizado como Cdice Sierra en memoria del maestro.28 Contrario a lo que pudiera pensarse, cuando por fin Mxico vivi tiempos de paz, en lugar de que los archivos se vieran beneficiados sucedi lo contrario; poco a poco fueron perdiendo su antiguo status, hasta la actualidad; los archivos se caracterizan, en trminos generales, por su ineficiencia, fuera de su funcin administrativa existe un desprecio hacia lo cultural, el cual se supedita, frecuentemente, al aspecto monetario. El desarrollo del pas trajo aparejado el desmesurado crecimiento de la estructura burocrtica. El desarrollo tecnolgico tambin hizo su parte con la introduccin de la mquina de escribir, la fotocopiadora y las computadoras, la facilidad para reproducir documentos, aparentemente facilit el trabajo pero gener la reproduccin masiva de los mismos, conformando con ello archivos con varias copias de un mismo documento. Jos Enrique Ampudia Mello29 seala: La administracin cambi y los archivos no, sta no fue capaz de consolidar sus archivos, antes bien, los sustituy por otros servicios que estaban de
28 Eduardo Salas, XL Aniversario de la Escuela Nacional de Biblioteconoma y archivonoma, en Bibliotecas y Archivos, pp. 22-23. 29 Op. cit., p. 24.

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moda como los centros documentales y el control de gestin o gestin documental, destinando a los archivos al olvido. Se despreci con ello una rica tradicin archivstica mexicana y se sustituy por las tendencias anglosajonas que hacan de la informacin su centro de atencin. Se introdujo entonces el concepto de economa para medir la eficiencia de los archivos y, si se considera desde ese punto de vista que los archivos no generan ingresos, no es difcil entender el por qu de su abandono. Tras aos de descuido y apata por parte de los administradores, los archivos estn enfermos y se han agravado con los aos pero la administracin pblica tambin, si consideramos que los archivos son su reflejo. Su patologa administrativa est compuesta por una serie de hechos, entre ellos la subestimacin que existe en la mentalidad de gran parte de nuestros funcionarios y empleados respecto al archivo, a su estructura y a sus funciones como si no fuera la misma administracin la que los ha condenado a la situacin en que actualmente se encuentran. Existe para ellos una imagen muy deteriorada respecto a [los archivos] donde se considera que slo existe trabajo aburrido, enajenante y rutinario,30 lo que demuestra tan slo su desconocimiento.
Al personal que en un momento dado se pretende castigar debido a malas relaciones en su centro de trabajo, a su irresponsabilidad o abulia, se le concentra de inmediato en el archivo. Al parecer el archivo, es una especie de campo de concentracin donde deben de estar los rebeldes y los intiles. Adicionalmente en gran parte de los niveles superiores de la Administracin Pblica, no existe ninguna preocupacin por mejorar sus funciones archivsticas y dar el debido aprovechamiento al resguardo y a la disposicin documental. No se crean las condiciones para resolver lo que quiz ha sido una de las ms grandes fallas de la Administracin Pblica: carecer de memoria institucional.31

Eduardo Guerrero, La importancia del archivo como un sistema de informacin para la toma de decisiones en la administracin pblica, en Memoria del V Congreso Nacional sobre Administracin de..., p. 33. 31 Ibid., pp. 33-34.
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Existen sus excepciones, claro est, administraciones con servicios administrativos envidiables, donde los archivos ocupan un lugar, se les asigna presupuesto y es reconocido su trabajo pero esto es ms bien, fruto de individuos que ocupan determinadas posiciones dentro de la administracin, pero cuando las condiciones cambian o su periodo llega a su fin, los archivos vuelven a sufrir el descuido de las administraciones. La modernizacin administrativa aplicada en cada sexenio tiene ms fines protagnicos que intenciones de brindar soluciones reales. Son tan slo medidas sexenales32 que no van ms all de los seis aos. As lo demuestran las reas de Lgstica y Apoyo Documental creadas por el gobierno de Miguel Alemn, las Unidades de Integracin Informtica del gobierno de Echeverra, o los Centros documentales de finales de los setenta; las Unidades de Control de Gestin surgidas en 1983, que como se crearon as tambin murieron, por decreto,33 sin que nadie, incluso quienes los manejaban, alcanzaran a entender, bien a bien, sus funciones. As, en los planes de desarrollo es comn encontrarse con que para resolver la problemtica documental que implican los servicios de informacin gubernamental, se habla de modernizacin administrativa en donde se incluyen propuestas que en algunos casos, se refieren explcitamente a los archivos pero sin excluir los servicios alternativos que se conciben como unidades independientes y no como un todo integrado que permita cubrir sus necesidades. La idea del cambio para hacer frente a nuevas realidades, cortando de tajo lo que hasta el momento de llegar al poder se haca, es evidencia inequvoca de la amnesia de la administracin pblica. Pareciera que no necesita de memoria porque cada uno tiene una solucin mgica surgida de la nada o a imitacin de las tendencias externas. Son pues soluciones venidas de arriba hacia abajo terminan siendo privilegio de algunos cuantos e ignoradas por muchos. Pero, por qu a pesar de que en cada sexenio se crean servicios alternos que efectan las funciones de los archivos no se suplen de manera definitiva?; sencillamente porque le son necesarios aun con sus deficiencias.
Aunque se habla del nivel federal, el caso de los estados y los municipios no vara demasiado. Vanse a este respecto: Montejano, 1980; Muri, 1978; Sala, 1979; Vergara, 1981; AGN, 1978f; 1979d; 1980f; 1981e; 1981f; 1982c, 1982d; 1983a; 1983b; 1984; 1985a; 1985b;1986h; 1987; 1988a; 1988b; 1989; 1991, 1992a; 1993b; UNAM, 1981; 1982; 1983. 33 Jos Ampudia, op. cit.,
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Algunos avances ciertamente se han logrado pero su situacin [] no ha variado sustancialmente y siguen privando serias deficiencias en el control y servicio de la documentacin pblica.34 Mientras la modernizacin administrativa no deje de verse como proyecto sexenal y vaya acompaada de un cambio de actitud, cualquier proyecto de modernizacin de la administracin y hacia los archivos estar condenada al fracaso. La renovacin de la conciencia archivstica y el rescate de nuestra antigua cultura archivstica, tambin son condiciones necesarias. Slo en este sentido podr hablarse de verdadera modernizacin aunque la administracin pblica recobre su memoria depositada en los archivos. Para ello es necesario que reconozca su valor como [] memoria colectiva que la conforma y le da cohesin, que contiene los elementos en donde encuentra su identidad [].35 En la medida que una administracin recobre su memoria se convertir en una administracin con mayor capacidad de decisiones justas, ser capaz de utilizar con eficacia el apoyo fundamental que son los archivos adems de que con ello, coadyuvar a que la administracin pblica, sirva de manera precisa y concisa a todos y cada uno de los habitantes del pas.36

Los rescates de archivos El Archivo General de la Nacin dentro del Sistema Nacional de Archivos llev a cabo el rescate de acervos documentales en todo el territorio nacional. Es cierto que rescates documentales han existido desde muchos aos antes, especialmente por historiadores quienes con el afn de remitirse a fuentes primarias en sus investigaciones han tenido que ordenar, en primera instancia lo que posteriormente ser su materia prima.37 As podramos citar el rescate por parte de los profesores Andrs Quijada y Antonio Pompa y Pompa por el ao de 1965,

Jos Ampudia, Bases tericas y programticas de la modernizacin de la archivstica del gobierno federal, en Memoria de la X Reunin del Sistema Nacional de Archivos, p. 57. 35 Martha Rodrguez, op. cit., p.109. 36 ENBA, 1985: 91. A partir de esta nota, las obras publicadas por la ENBA se diferenciarn por el ao; y de esa manera se podrn consultar en la bibliografa. (N. del E.) 37 No pocos investigadores, por facilidad, prefieren utilizar fuentes bibliogrficas, pero quienes realmente desean hacer una aportacin se remiten a fuentes de primera mano.
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de documentacin en el Valle de Teotihuacan localizada en trojes compartiendo espacios con el maz, y en la crcel femenina sirviendo para avivar el fuego de las reclusas.38 As tambin podramos referirnos a las mltiples experiencias manifestadas durante los congresos nacionales, o la experiencia propia en los equipos de estudiantes del Politcnico que conform el profesor Humberto Monten para el rescate y organizacin de la documentacin del CIME, la ESIME y el IMC. Casi siempre la tarea de rescate de acervos es consecuencia de una necesidad concreta de acceder a una documentacin que se sospecha pudiera arrojar datos para alguna investigacin que se realiza. En este sentido, las universidades conscientes de la trascendencia de la conservacin documental y de la prdida de los archivos han establecido programas especiales para su conservacin. En algunos casos, aceptan la donacin de fondos documentales y en otros, se ha establecido como opcin de titulacin la elaboracin de catlogos documentales. Ello demuestra que esta actividad es reconocida como actividad profesional.39 Pero sin duda, el esfuerzo ms grande no slo por las dimensiones del proyecto sino por los resultados alcanzados fue del AGN. Cientos de archivos municipales que haban permanecido en el anonimato y en el olvido pudieron ser localizados en una primera instancia y despus se elabor un inventario de sus acervos. El patrimonio documental de nuestro pas haba sido levantado materialmente del suelo donde comparta espacios con desechos de mobiliario, fotografas, peridicos, e incluso basura. En muchos de los casos haba sido presa de roedores, termitas, hongos, humedad, polvo, sol, y de la rapia humana. Se encontraban, como muchos de ellos siguen estando, abandonados a su suerte.40

Armando Quijada, Algunas consideraciones sobre los archivos histricos del estado de Sonora, Memoria de la IV Reunin Nacional de Archivos..., p. 339. 39 La Universidad Nacional Autnoma de Mxico, la Universidad Iberoamericana y la Universidad de Sonora en la licenciatura de historia tienen, entre otras, esta opcin para titulacin. 40 Vanse las Memorias del IX y X Congresos Nacionales de Archivos, celebrados en 1997 y 1998 donde todava se reporta esta situacin.
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Pero dejemos a quienes participaron en este rescate para que describan la situacin que encontraron.
En un inicio ni siquiera se saba bien a bien ni dnde se encontraban, incluso ni siquiera de su existencia, [] se fueron descubriendo poco a poco; en bodegas abandonadas a su suerte, misteriosos tapancos o en crceles viejas. Por supuesto, casi todos haban perdido su orden original, es decir, aqul en que fueron producidos, lo que los haca aparecer como autnticos montones de papeles antiguos o inservibles, cuyas condiciones de higiene repelan cualquier intento de acercamiento. Pero eso s, mgicamente nadie o casi nadie, se haba atrevido a terminar de destruirlos.41

Papeles que fueron testigos de nuestro quehacer desde la poca colonial hasta el siglo XX se encontraban igualmente revueltos. Gran parte de nuestro patrimonio documental estaba en riesgo de desaparecer debido a la incuria del hombre. Afortunadamente a finales de los setenta y la dcada de los ochenta se combinaron una serie de factores que evitaron, por lo menos por algn tiempo, que esto llevar a efecto. El apoyo del presidente Lpez Portillo sin duda fue un elemento clave al incluir el rescate de acervos dentro del programa de reforma administrativa42 (Gonzlez Cicero, 1981: 30), en el proyecto dedicado a los sistemas de informacin y archivos. El Archivo General de la Nacin actu como un impulsor de este programa, pero esperaba que los archivos estatales y las autoridades locales asumieran como suya esta tarea para continuarla bajo la asesora del AGN.43

Patricia Rodrguez, Gua general de los archivos estatales y municipales de Mxico, p. X. La necesidad inaplazable de mejorar los sistemas de correspondencia y archivos del Sector Pblico no era nueva para Lpez Portillo quien la haba vislumbrado aos antes cuando estuvo al frente de la Comisin de Administracin Pblica, en el ao de 1965 (s. a., 1985: 93). As tambin, cuando fue secretario de la Presidencia, en 1969, cre el COTECUCA (Orozco Tenorio, 1984: 80). 43 Stella Mara Gonzlez Cicero, Necesidad de integrar los sistemas estatales de archivo para consolidar el Sistema Nacional deArchivo, en Memoria de la IV Reunin Nacional de Archivos..., p. 31.
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Por otro lado, el equipo del AGN bajo la direccin de Alejandra Moreno Toscano logr plasmar un proyecto viable para el rescate, involucrando a las autoridades, instituciones y a sectores de la sociedad que participaron directamente en el rescate de muchos acervos. El primer paso fue el registro de los acervos, llevado a cabo por voluntarios, quienes en sencillas cdulas registraron el nombre, la ubicacin y los periodos cronolgicos que comprenda la documentacin.44 En el segundo paso, se procedi a la organizacin de los archivos, al que se le dio una fecha de levantamiento despus de organizados.45 No en todos los estados se logr un levantamiento del cien por ciento de los archivos municipales como fueron los casos de Aguascalientes e Hidalgo. En algunos estados no se organiz ni un slo archivo, como Baja California Norte, Baja California Sur, Chiapas, Morelos y Sinaloa. En otros, apenas un reducido porcentaje, como en Coahuila, Durango, Guerrero, Jalisco, Oaxaca, San Luis Potos, Tamaulipas, Veracruz y Zacatecas.46 Pero la reorganizacin no se limit a los archivos municipales y estatales sino que tambin se impuls en los archivos federales, incluso alcanz al Archivo General de la Nacin que tena su propio archivo muerto en el ramo de Indiferente General compuesto por 24 mil legajos aproximadamente que se encontraban en completo desorden, lo que haca imposible su consulta.47 En el rescate de archivos municipales el AGN adopt varias estrategias. En Yucatn, bajo la coordinacin del Archivo Estatal, estudiantes de la escuela de Ciencias Antropolgicas de la Universidad de Yucatn, con especialidad en historia, y despus de haber sido capacitados por el AGN, rescataron en menos del 20 por ciento los archivos municipales del estado. En Nayarit se responsabiliz directamente a los presidentes municipales para continuar la labor bajo la supervisin del AGN,48 diez de los nueve archivos municipales se rescataron en junio de 1980.

Patricia Rodrguez Ochoa, et al., op. cit., p. XI. Idem. 46 Vase Rodrguez Ochoa, et al., 1988a. 47 Arturo Sobern y Jorge lvarez, Procedimiento de procesos tcnicos de identificacin, clasificacin, inventariado y catalogacin de documentos en Memoria de la VI Reunin Nacional de Archivos..., pp. 10-11. 48 S. Gonzlez Cicero, op. cit., p. 33.
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Pero ante todo el rescate se basaba en la premisa de que cualquier iniciativa de organizacin debera buscar el respaldo de las autoridades responsables de la custodia de los archivos e incluso porque las ms de las veces, es con sus propios recursos con lo que se promueve este tipo de actividades. Al lograr su apoyo, se consideraba, se dara un paso importante en la solucin del problema, pero adems, era necesario involucrar al mayor nmero de miembros de la comunidad ya que de otra manera slo se solucionara el problema parcialmente. En este sentido, el AGN slo concluy la primera etapa de rescate, organizacin e inventario de los acervos documentales, y dej las subsecuentes etapas bajo la responsabilidad de los archivos generales de los estados o de los archivos histricos donde stos se hallaban.49 Se supona, segn palabras de Stella Mara Gonzlez Cicero,50 que aquellos primeros pasos dados por el AGN seran el detonador que impulsara la reorganizacin de los archivos, pero no fue as, fueron muy pocos los avances alcanzados despus de este magno esfuerzo, aun cuando durante el gobierno de Miguel de la Madrid, las secretaras de Programacin y Presupuesto y Gobernacin, a travs del Archivo General de la Nacin,51 unieron esfuerzos para promover el desarrollo integral de los archivos de la Administracin Pblica mediante el Comit de Modernizacin de Archivos del Gobierno Federal constituido en agosto de 1984, con la finalidad de continuar con la evaluacin y el seguimiento del Programa de Modernizacin de los Archivos, bajo la presidencia de los secretarios de Gobernacin y Programacin y Presupuesto.52 Pero, al igual que en otros campos de la administracin, el proyecto iniciado durante el sexenio de Moreno Toscano dentro del AGN no tuvo el seguimiento necesario durante la gestin de Leonor Ortiz Monasterio y menos an de Patricia Galeana.53 Estas primeras jornadas de rescate se caracterizaron por una participacin nacional que no despreci el trabajo humilde de quienes estaban a cargo de los archivos, cuando lo haba. Cierto es
Ibid., p. 30. Ibid., p. 33. 51 La Direccin del Archivo General de la Nacin estaba a cargo de Leonor Ortiz Monasterio. 52 Integraba tambin al Comit, un Secretariado Tcnico y Ejecutivo, en el que participaba la Direccin del AGN, la Coordinacin General de la Modernizacin de la Administracin Pblica y la Direccin de Control de Gestin del Gobierno Federal (ENBA, 1985: 97). 53 Leonor Ortiz Monasterio fue directora del AGN durante el sexenio de Miguel de la Madrid y hasta un ao antes de concluir su gobierno Carlos Salinas de Gortari, es decir, de 1983 a 1993, cuando Patricia Galeana asumi su direccin.
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que no todos los estados y municipios se comprometieron de la misma forma. Lo que s qued claro fueron las grandes prdidas documentales que de nueva cuenta se evidenciaban, en muchos casos por descuido, en otros por la finalidad de lucro, pero en su gran mayora por la indiferencia hacia los documentos. En trminos generales se nota una pasividad ante una realidad archivstica que se mira realmente desalentadora. Con una problemtica muy similar a la que se pretendi solucionar a finales de los setenta y en los ochenta, verificamos con desencanto que el camino es largo por recorrer en la solucin de una problemtica compleja. Sin duda se notan avances: instalaciones, ex profeso en algunos casos y en otras, adaptadas para ello; leyes estatales y reglamentos para los archivos encaminados a su proteccin; personal, aunque insuficiente, pero asignado al archivo, e incluso, en algunos casos, profesional. Sin embargo no puede decirse que la problemtica est resuelta. Los avances sealados no se han generalizado y an nos enfrentamos a archivistas improvisados, mal remunerados cuya funcin no es valorada en su justa dimensin. Como se mostr, el archivista requiere de conocimientos tericos y prcticos especializados que le obligan a tener una preparacin en este campo y como tal debera ser remunerado, desafortunadamente en trminos generales esto no es as. Con el proyecto de rescate documental del periodo Lpez Portillo-Moreno Toscano, se pens que con el simple rescate se transformaran los archivos del pas pero no fue as. El tiempo no les alcanz para consolidarlo. No se formaron los cuadros que se encargaran de los archivos rescatados ni se asignaron locales para resguardar todos los acervos; en la mayora de los casos permanecieron en los mismos lugares donde fueron localizados, donde las mismas personas terminaron haciendo lo mismo que estaban acostumbradas, colocar los papeles en lugares donde no estorbaran. La falta de seguimiento termin por liquidarlo; ech por tierra los logros alcanzados, incluso, segn observa Humberto Monten, la manera como fueron organizados facilit y facilita an la sustraccin documental ya que los documentos fueron colocados en cajas donde se estableca claramente su contenido, esto sin considerar tambin que al frente de los archivos, con honrosas excepciones, se ha colocado a personas ajenas al quehacer archivstico.

198 La archivstica

Quienes se autonombran investigadores y que no son ms que depredadores de archivos, han saqueado los acervos ante nuestra indiferencia. Slo as se explica la desaparicin de siglos de historia en documentos. Los daos provocados por los agentes biolgicos, qumicos y fsicos no pueden ser comparados con aquellos realizados por el hombre. No han sido el comejn ni algn otro agente biolgico, las tintas utilizadas, la calidad del papel, la humedad, el polvo o el sol, los responsables principales de la desaparicin de documentos. Los procesos degenerativos de estos elementos en los acervos distan mucho de los mtodos utilizados por el hombre, y es claro que ha sido ste ltimo quien, aplicando procesos de seleccin documental para su propio beneficio, ha disminuido los acervos mediante una labor de hormiga.

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200 La archivstica

Reflexin final
[] los archivos son hoy en comparacin con lo que han sido en todas las etapas anteriores de la historia, lo que es la noche respecto al da.
Jos Enrique Ampudia Mello

No obstante la gran cantidad de referencias bibliogrficas si las analizamos con mayor detenimiento podemos darnos cuenta que mayoritariamente refieren experiencias personales o bien se trata de manuales, de orientaciones tcnicas y normativas, de tal manera que un porcentaje mnimo est dedicado a la reflexin de orden terico y metodolgico. Ciertamente el AGN realiza un gran esfuerzo para divulgar la archivstica, sus principios y tcnicas, a travs de foros diversos, cursos, publicaciones y biblioteca especializada. Adems con las nuevas tecnologas se tiene acceso a publicaciones de otros pases, sin embargo, es necesario distinguir lo que tiene validez general de lo que est referido a un pas en particular en donde existen normas y tradiciones archivsticas distintas a las nuestras. Por ello mismo resulta indispensable que quienes estn en contacto con la archivstica mexicana, mediante su reflexin y elaboracin, constaten la justeza de los principios que a nivel internacional identifican a la archivstica, su objeto, mtodos y tcnicas que le son propias, al tiempo que contribuyan a la conformacin de un corpus terico ms acorde con nuestra realidad. Necesitamos, por ejemplo, homogeneizar conceptos. En algunos casos, como producto de las traducciones se utilizan trminos que no necesariamente significan lo mismo en uno u otro idioma; no obstante, en trminos generales, se cuenta con un cuerpo terico suficiente que si se

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siguiera, dara como resultado archivos perfectamente organizados y no los montones de documentos con los que contamos. En trminos de bsquedas y avances debemos destacar los eventos archivsticos (seminarios, congresos, encuentros y reuniones) que han propiciado la divulgacin y clarificacin de estrategias, as como aspectos relacionados con el ordenamiento y la descripcin, la asignacin o adaptacin de locales, el uso de nuevas tecnologas, etctera, pero, a pesar de todo no puede soslayarse que sus beneficios no se han generalizado, incluso podramos asegurar que, con los avances alcanzados, la archivstica en nuestro pas se encuentra rezagada con relacin a lo que esta disciplina ha logrado en los pases desarrollados. Mltiples manifestaciones as lo demuestran: A la fecha no se cuenta con un inventario confiable que nos indique el nmero exacto de los archivos existentes en nuestro pas y las condiciones en las que se encuentra cada uno de ellos. El quehacer archivstico se encuentra bajo la jurisdiccin de distintas entidades y an no se escucha a la comunidad archivstica que insiste sobre la necesidad de que estos quehaceres estn normados y regulados por una Ley Nacional de Archivos. A pesar de que el elemento humano es el ms importante en el funcionamiento de las entidades archivsticas, no se ha realizado una verdadera evaluacin. Es ms, en los congresos de archivistas, cuando se aborda el tema, no se ha puesto el nfasis necesario en este asunto y ms bien se le toca de manera tangencial. Ante un mnimo de egresados de las licenciaturas de archivonoma y administracin de documentos se han implementado diplomados y cursos pero stos son tan slo un paliativo que no una solucin definitiva. No podemos seguir habilitando personal. La profesin archivstica aguarda an su plena reivindicacin. Por otro lado las instituciones encargadas de formar recursos, y el Estado como principal demandante de este especialista, tendrn que reconocer su importancia traducindola en perspectivas de trabajo atractivas para que los profesionistas que egresen se dediquen a este campo y no vayan, como lo afirm el coordinador del rea de Archivonoma de la ENBA, Alfredo Carbajal, por un ttulo que los respalde para luego dedicarse a otras tareas. Uno ms de los problemas es la importacin e implantacin acrtica de modelos conceptuales, esto ha tenido consecuencias negativas en el trabajo de los archivos: la administracin de

202 La archivstica

documentos, el Sistema Nacional de Archivos, La Norma de Descripcin Archivstica, al aplicarse mecnicamente sin una reflexin respecto a la conveniencia de adoptarlas y adaptarlas aunque en el papel parezcan realmente soluciones, estn condenadas al fracaso aunque se establezcan con la mejor intencin. Por ejemplo, el Sistema Nacional de Archivos (SNA) se bas en un estudio de Bruno Delmas, pero no se consider que Mxico es una federacin y como tal los estados son libres y soberanos, por lo que aun cuando el
SNA

determinaba que debera comprenderlos y an ms hasta a la

iniciativa privada, las disposiciones y condiciones no lo permitan; y el hecho de que tuviera cierto xito se debi ms bien a que se cont con el apoyo coyuntural del ejecutivo y no porque se derivara de una legislacin que as lo permitiera. Otro caso es el relativo a la administracin de documentos, sistema que se adopta en Mxico sin considerar que nosotros, a diferencia de los Estados Unidos, s tenamos documentacin por lo menos desde la Colonia. Por qu no retomar lo rescatable de la cultura archivstica europea ms parecida a la nuestra y no trasladar los conceptos anglosajones tal cual. La norma ISAD G es una propuesta interesante del Consejo Internacional de Archivos (CIA) pero an sin poderse implementar en Mxico por las condiciones en que se encuentran nuestros archivos, por lo tanto ms bien apuntara hacia los nuevos reservorios y a los rescates de viejos archivos desordenados. Podramos asegurar, entonces, que mientras sigamos trasladando modelos conceptuales y metodologas internacionales sin adaptarlos creativamente a nuestra realidad, no avanzaremos en este campo. Una tendencia ms es la de convertir los archivos en centros de informacin, pero los archivos son ms que eso, son depsitos que contienen la historia de las instituciones a travs de los documentos y el concepto depsito implica la juridicidad de su contenido. Son por el momento, y no sabemos hasta cuando, los nicos vlidos ante la ley. Otra muestra, la ms evidente del rezago de la archivstica en nuestro pas, es la existencia de archivos muertos. Aunque se niegue el trmino o se sustituya por algn otro, lo cierto es que su existencia es real, producto de una concepcin obsoleta de la cuestin archivstica, la cual prevalece en nuestro pas; as lo demuestran los continuos rescates documentales y el hecho de que

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se niegue o se pretenda sustituirlo por otro trmino no significa avance alguno, antes bien, por el contrario, se pretende tapar con un dedo lo que a todas luces es conocido por todos. La nica manera de acabar con la denominacin de archivo muerto no ser porque se niegue el trmino o se sustituya, sino porque no exista objeto al cual aplicarlo. Pero la existencia de los archivos muertos es tan slo el sntoma, el verdadero problema est en los motivos de su existencia. No existiran si desde un inicio estuvieran contempladas las transferencias documentales desde los archivos administrativos a los archivos histricos. En teora el problema est resuelto; el flujo documental va de manera natural de un archivo de trmite a uno de concentracin y de ste a un histrico. Esto significara que las administraciones concebiran al documento como arsenales de la administracin y arsenales de la historia. Desafortunadamente, esto no es as, por ello es comn que a los archivos no se les dote de los recursos suficientes para su buen funcionamiento, aun cuando la legislacin vigente les obligue a conservar los documentos. Como integrantes de la sociedad tambin deberamos contribuir a la conservacin del documento porque los archivos muertos no podrn eliminarse por decreto. Se necesita crear conciencia de su utilidad ms all de la administrativa; posiblemente se tengan las mejores leyes, pero mientras los archivos no sean algo que el pueblo mexicano sienta como suyo, y por lo tanto, se obligue a protegerlos, seguirn existiendo, es decir, no los podemos proteger, en tanto no se fomente y cree una cultura archivstica. Es la falta de una cultura archivstica lo que propicia la desaparicin da a da de documentos ante la indiferencia de todos. No nos hemos dado cuenta de la riqueza que encierra un documento, no es un papel que sumado a los dems ser igual a una masa considerable de papeles. En este sentido, los archivistas tienen mucho de culpa, al referirse a los acervos como tantos metros lineales o cbicos que dan la impresin que son eso precisamente, una masa de papeles que tan slo ocupa espacios. Los nmeros nos dan una idea de cantidad pero no de calidad de los acervos, por ello, es necesario transformar el lenguaje, hacerlo ms clido. Ante la considerable cantidad de archivos muertos, las instituciones educativas, especialmente aquellas relacionados con la formacin de historiadores, se ven obligadas a rescatar e incluso conservar fondos documentales en peligro de destruccin. Esto mismo los ha llevado a promo-

204 La archivstica

ver la elaboracin de catlogos como una alternativa de titulacin, vanse los esfuerzos en este sentido de algunas universidades, lo que contribuye ciertamente a que no se pierdan algunos de nuestros archivos pero es tan slo un paliativo que no ataca el origen del problema. Los archivos debern nacer con orden y as debern ser conservados. No podemos seguir rescatando archivos, es suficiente con los que se han producido desde la Colonia y hasta nuestros das. Toda la vida de todos los mexicanos no nos alcanzara para rescatar da a da los archivos que materialmente se arrumban, sin ms. Sin embargo, los historiadores, por su profesin, estn condenados al rescate de archivos, por lo menos ahora y no sabemos hasta cundo. Su papel, en este terreno ha sido fundamental para que no se pierdan muchos de ellos y en contrasentido, tambin los clionutas aficionados o profesionales constituyen uno de los mayores peligros en el desmembramiento de los archivos. Por ello, en su papel de rescatadores de archivos muertos, son un peligro cuando abordan estas tareas sin las herramientas tericas y metodolgicas de la archivstica. Su obligacin, en sentido estricto, no debera de ser sta, pero la realidad de nuestros archivos los obliga a ello, por tanto, es conveniente que dentro de su formacin, se contemple esta posibilidad como alternativa de trabajo, aunque sin olvidar que el historiador no es archivista, pero en caso de que las circunstancias as se le presenten, deber estar consciente de los riesgos que ello significa y la responsabilidad que tiene ante sus manos. Por un momento habr de olvidar que es historiador y pensar que es archivista, hasta cuando termina su labor de organizacin documental. Por otro lado, los investigadores deberan estar ms preocupados de lo que parece, tendran que ser los primeros en levantar sus voces en contra de la destruccin y sustraccin masiva de archivos, pero no es as; se han conformando con fuentes de segunda mano que si bien facilitan su labor, poco aportan al avance de cada una de sus disciplinas, especialmente en el campo de las ciencias sociales. Ello seguir hasta el momento en que como lectores de sus investigaciones les exijamos que documenten sus afirmaciones. Podra pensarse entonces que los historiadores, como principales usuarios de los archivos son los nicos perjudicados, pero no se exagerara si afirmamos que el avance de la ciencia en general se encuentra en los archivos.

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286 La archivstica

ndice

Presentacin ................................................................................................................11 Introduccin ...............................................................................................................15 1 Los archivos: orgenes y evolucin .................................................................................23 La Antigedad .............................................................................................................28 La Edad Media ..............................................................................................................31 El Antiguo Rgimen ......................................................................................................33 El acceso pblico a los archivos ......................................................................................37 2 De los documentos, los archivos y la archivstica ...............................................................41 Los documentos ..........................................................................................................43 Los archivos ................................................................................................................46 Origen etimolgico del trmino archivo ......................................................................48 Definicin del trmino archivo ...............................................................................48 La archivstica ..............................................................................................................56

en Mxico

287

3 Teora archivstica........................................................................................................61 Conservar ...................................................................................................................65 Organizacin documental ..............................................................................................66 Clasificar .....................................................................................................................68 Ordenar .....................................................................................................................71 Preservar, conservar, restaurar .............................................................................................73 Instrumentos de descripcin ..............................................................................................75 Guas ...............................................................................................................78 Inventarios .........................................................................................................80 Ctalogos ..........................................................................................................83 Instrumentos auxiliares de descripcin ....................................................................85 Descripcin de documentos especiales ...................................................................86 Descripcin y organizacin en los archivos administrativos e histricos ....................................87 Archivos administrativos .......................................................................................88 Archivos histricos ..............................................................................................89 Difusin y servicio a los usuarios ......................................................................................92 4 Archivos y archivstica en Mxico ..................................................................................93 Los archivos en Mxico. Antecedentes ..............................................................................95 El Archivo General de la Nacin ....................................................................................102 El Sistema Nacional de Archivos ....................................................................................113 La Administracin de documentos .................................................................................121 Los documentos y sus valores .......................................................................................130 Valoracin documental .......................................................................................135 Seleccin documental ........................................................................................141 La capacitacin y profesionalizacin de los archivistas ........................................................144 Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma ...............................................145 Universidad Autnoma del Estado de Mxico y Archivo General del Poder Ejecutivo del Estado de Mxico .......................................................................................................150

288 La archivstica

Archivo General de la Nacin ...............................................................................151 Universidad Nacional Autnoma de Mxico ............................................................151 CONALEP .......................................................................................................153 Instituto de Estudios y Documentos Histricos, A.C. ...............................................153 5 Normatividad archivstica ..........................................................................................155 El Consejo Internacional de Archivos ..............................................................................157 Leyes y reglamentos en Mxico ......................................................................................162 De los ordenamientos federales ...........................................................................167 El acceso y uso de los archivos ............................................................................169 Conservacin, valoracin y seleccin documental .....................................................171 Documentacin contable ...................................................................................174 Documentacin de organismos en quiebra .............................................................175 De las responsibilidades y sanciones .....................................................................176 6 El rescate y organizacin de los archivos en Mxico.........................................................179 El trmino archivo muerto ............................................................................................181 Problemtica archivstica ...............................................................................................185 El papel de la administracin pblica en los archivos .........................................................188 Los rescates de archivos .................................................................................................193 Reflexin final .............................................................................................................201 Bibliografa ...............................................................................................................207

en Mxico

289

La archivstica en Mxico se termin de imprimir el 17 de julio de 2003 , S.A. de C.V ., en Litografa Magno Graf Graf, C.V. Calle E nmero 6, Parque Industrial Puebla 2000. El tiraje fue de dos mil ejemplares, financiado por el Gobernador Melquiades Morales Flores. El costo de negativos, impresin y encuadernacin es de $35.60, incluyendo IVA.

290 La archivstica