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GES10WMA007
Composition du progiciel Votre progiciel est compos d'un botier de rangement comprenant : le cdrom sur lequel est enregistr le programme, la documentation lectronique, prsente sur le cdrom. Proprit & Usage Tout usage, reprsentation ou reproduction intgral ou partiel, fait sans le consentement de Sage est illicite (Loi du 11 Mars 1957 - Loi du 3 Juillet 1985). Ils constitueraient une contrefaon sanctionne par les articles 425 et suivants du Code Pnal. Tous droits rservs dans tous pays. Logiciel original dvelopp par Sage. Documentation Sage. Toute utilisation, quelque titre que ce soit, non autorise dans le cadre de la convention de licence, est strictement interdite sous peine de sanctions pnales (Loi du 3 Juillet 1985, Art. 46). Conformit & Mise en garde Compte tenu des contraintes inhrentes la prsentation sous forme de manuel lectronique, les spcifications vises dans la prsente documentation constituent une illustration aussi proche que possible des spcifications. Il appartient au client, paralllement la documentation, de mettre en uvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l'adquation de ses besoins aux fonctionnalits. Il est important, pour une utilisation sre et oprationnelle du progiciel, de lire pralablement la documentation. Evolution La documentation correspond la version rfrence. Entre deux versions, des mises jour du logiciel peuvent tre opres sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut tre joint la documentation existante pour prsenter les modifications et amliorations apportes ces mises jour. La fiche Suggestion Sage recherche une constante amlioration du progiciel et de sa documentation. Nous invitons notre clientle nous faire parvenir ses suggestions et les ventuels dfauts ou erreurs qu'elle pourrait relever sur la fiche suggestion figurant en dernire page du manuel. Marques Start, Ligne 30, Ligne 100, Intgrale, et Ligne 1000 sont des marques dposes appartenant Sage. Windows 98 SE, Windows 2000, Windows 2003 Server, Windows XP, les logiciels Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Outlook, Internet Explorer et gamme Office sont des marques dposes de Microsoft Corporation. Macintosh, MAC/OS est une marque dpose de Apple Computer Inc.
SAGE SAS - Socit par Actions Simplifie au capital social de 500.000 euros Sige social : 10, rue Fructidor 75017 Paris - 313 966 129 R.C.S. Paris La socit Sage est locataire-grante des socits Sage Coala, Adonix, Adonix Applications & Services et Logan SA informatique.
Sage 2006
Sommaire
Sommaire
Chapitre 1 Gnralits et installation_____________________ 11
Introduction____________________________________12 Prsentation du programme Sage Gestion commerciale.12 Installation du programme ................................................13
Informations pralables linstallation du logiciel ...................... 13
La fentre de travail de Sage Gestion commerciale........ 30 Cration des fichiers de travail ........................................ 31
Ouverture du fichier comptable ................................................... 32 Raison sociale de la socit........................................................ 33 Enregistrez lidentification de votre socit ................................. 34 Dfinissez lexercice et la longueur des comptes ....................... 35 Identifiez votre monnaie de tenue comptable ............................. 36 Reprenez des lments comptables existants............................ 37 Crez le fichier comptable........................................................... 37 Crez votre fichier commercial.................................................... 39 La fentre de travail de Sage Gestion commerciale ................... 41 Les principales caractristiques de la fentre de travail ....... 41
Crez un mode dexpdition ....................................................... 66 Prcisez les modles dimpression par dfaut............................ 67 Enregistrez les units de vente ................................................... 70
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Leon 3 Cration des lments comptables 72
Objectif................................................................................. 72 tapes.................................................................................. 72 Versions du programme....................................................... 72 Informations pralables........................................................ 72 Astuce .................................................................................. 73 Volet Statistiques de la fiche fournisseur .............................. 106
Relancer le programme ....................................................74 Crez vos comptes comptables .......................................74 Consultez les taux de taxes .............................................77 Crez vos journaux ..........................................................79 Consultation dun modle de rglement ...........................82 Cration dun modle denregistrement............................84 Leon 4 Cration des comptes clients et fournisseurs ___________________________________87
Objectif................................................................................ 87 tapes ................................................................................. 87 Versions du programme....................................................... 87 Astuces ................................................................................ 87 Informations pralables........................................................ 88
Cration des dpts....................................................... 108 Crez vos familles darticles .......................................... 110
Enregistrement des catgories comptables .............................. 112 Enregistrement des Codes taxes........................................ 113 Volet Complment dune famille ........................................... 113 Volet Tarification dune famille .............................................. 115 Famille ZDIVERS................................................................ 116
Volet Complment de la fiche article..................................... 127 Volet Descriptif de la fiche article .......................................... 128 Volet Champs libres de la fiche article .................................. 129 Volet Stock de la fiche article ................................................ 130 Volet Statistiques de la fiche article ...................................... 132 Cration dun article par duplication.......................................... 133 Modifications de la fiche article BAR0002 .......................... 134 Modification de la fiche de larticle BAR0003...................... 138 Cration de larticle BAR0003 par duplication........................... 137 Paramtrage de larticle li........................................................ 140 Article ZDV0001 Escompte ....................................................... 142 Article ZDV0002 Frais de transport........................................... 144 Affectation de larticle ZDV0002 au mode de transport ...... 145
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Imprimez votre livre dinventaire.....................................152 Leon 7 Traitez une commande client ____ 154
Objectif............................................................................... 154 tapes................................................................................ 154 Versions du programme..................................................... 154 Informations pralables...................................................... 154 Astuces .............................................................................. 155
Enregistrez la livraison des articles ............................... 194 Leon 9 Saisie des rglements ____________ 196
Objectif................................................................................ 196 tapes................................................................................. 196 Versions du programme ..................................................... 196 Informations pralables ...................................................... 196 Astuce................................................................................. 196
Saisissez la commande..................................................160
Affichage de la colonne Tare.................................................... 163 Saisie des articles .................................................................... 163 Indisponibilit de larticle .................................................... 164 Interrogation du stock prvisionnel .................................... 165 Substitution dun article...................................................... 166 Poursuite de la saisie......................................................... 166 Indisponibilit partielle du stock ......................................... 166 Interrogation du stock de larticle ....................................... 168
Imprimez le bon de commande ................................................ 171 Transformez le bon de commande en bon de livraison ........... 172 Indisponibilit en stock....................................................... 173 Transformez le bon de livraison en facture .............................. 175 Valorisation de la facture.......................................................... 176 Echances de rglement ................................................... 177
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Leon 10 Personnalisez vos documents commerciaux ________________________________ 209
Objectif............................................................................... 209 tapes................................................................................ 209 Versions du programme..................................................... 209 Informations pralables...................................................... 209 Astuce ................................................................................ 209 Objectif................................................................................ 230 Versions du programme ..................................................... 230 Informations pralables ...................................................... 230 Astuces ............................................................................... 230
Rapprovisionnement.................................................... 231
Etat du rapprovisionnement .................................................... 231
Consultation de la pice type dabonnement client................... 247 Impression de la proposition dabonnement ............................. 247
Enregistrement de labonnement client ......................... 248 Gnration dune facture dabonnement ....................... 249
Vrification de la gnration...................................................... 250
Imputation dun bon dachat sur la facture gnre....... 250 Affectation des codes affaires la ligne de document .. 253
Rendre une colonne disponible laffichage ............................ 254
Interrogation du code affaire.......................................... 258 Impression du tableau de bord ...................................... 259 Leon 15 Gestion des documents internes 261
Objectif................................................................................ 261 tapes................................................................................. 261
Facturation priodique....................................................227
Aperu avant impression.......................................................... 228
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Versions du programme..................................................... 261 Informations pralables...................................................... 261 Astuce ................................................................................ 262 Vrification des fiches articles ................................................... 291 Application des nouveaux tarifs ................................................ 292
Cration dun document interne .....................................262 Effets des documents internes .......................................265 Transformation dun document interne...........................267
Paramtrez les options de la fiche entreprise................ 296 Enregistrement dune devise dquivalence .................. 297 Leon 19 Ralisez votre inventaire________ 299
Objectif................................................................................ 299 tapes................................................................................. 299 Versions du programme ..................................................... 299 Informations pralables ...................................................... 299
Lancement de la fonction de mise jour des tarifs ........282 Utilisation des nouveaux tarifs........................................285
Paramtrage des nouveaux tarifs et impression de ltat de contrle 286 dition dun barme lintention des clients ............................ 290
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Cration dun article nomenclature variable ................313
Cration dun article annexe..................................................... 313 Cration de larticle nomenclature variable ........................... 315
Calcul des besoins......................................................... 351 Simulation de fabrication ............................................... 353 Rception des articles et dclenchement de la fabrication.. 355
Enregistrement du numro de srie.......................................... 356 Gnration de lordre de fabrication.......................................... 357 Gnration de lordre de fabrication ................................... 358 Impression de la fiche suiveuse ................................................ 359 mission du bon de fabrication ................................................. 360 Affectation des ressources et gammes opratoires .................. 361 Influence sur le prix de revient de larticle nomenclatur .......... 362
Livraison de la commande client ................................... 363 Leon 23 Articles grs par lots et srialiss 366
Objectif................................................................................ 366 tapes................................................................................. 366 Versions du programme ..................................................... 366 Informations pralables ...................................................... 366 Astuce................................................................................. 366
Gnration des bons de livraison ...................................330 Leon 22 Gestion des fabrications ________ 332
Objectif............................................................................... 332 tapes................................................................................ 332 Versions du programme..................................................... 332 Informations pralables...................................................... 332 Astuces .............................................................................. 333
Cration dun article suivi par numro de lot ................. 367 Commande de larticle au fournisseur et livraison ......... 368 Suivi dun article numro de srie ou de lot................ 371 Leon 24 Circuit de validation des pices 374
Objectif................................................................................ 374 tapes................................................................................. 374 Versions du programme ..................................................... 374 Informations pralables ...................................................... 374
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Astuce ................................................................................ 374
En conclusion_________________ 385
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Introduction
Ce manuel pdagogique du programme Sage Gestion commerciale pour Windows vous permettra de dcouvrir par vous-mme les principales fonctions de ce logiciel, ses avantages, sa facilit demploi. Ce manuel pdagogique peut tre utilis pour crer votre propre dossier de gestion, cest--dire dune part le fichier comptable et, dautre part, le fichier commercial en suivant pas pas les conseils et les indications donns, mais en remplaant les informations fictives par des valeurs bien relles, celles de votre propre gestion.
Le millsime des dates indiqu dans les illustrations et les exercices de ce manuel peut tre diffrent de celui des fichiers de gestion et comptable utiliss. Cela ne nuit en aucune manire la dcouverte du programme mais sachez interprter les dates donnes tout au long de ce manuel en utilisant toujours le millsime des fichiers utiliss et de lexercice en cours.
Les diffrentes versions dans lesquelles le programme Sage Gestion commerciale 100 est propos, versions qui sont prcises sous le titre suivant, sont rappeles tout au long de ce manuel et les oprations qui concernent plus particulirement une version ou, au contraire, ne sont pas ralisables par telle autre sont indiques par un titre en marge.
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Nous navons prsent ci-dessus que les principales fonctionnalits prsentes dans chaque version. Il en existe bien dautres.
Voir la partie Introduction du manuel de rfrence qui prsente toutes les fonctions disponibles par version. Ce manuel est labor autour de larborescence de la version 100 Pack Plus. Si vous tes possesseur dune autre version et que vous ralisiez les exercices qui suivent partir de votre version du programme, ne vous tonnez pas si certaines fonctionnalits prsentes napparaissent pas dans votre programme. Les pages dintroduction chaque leon prciseront, quand cela sera ncessaire, les versions du programme avec lesquelles certaines manipulations peuvent tre faites. Les dtenteurs de la version 100 Pack Plus peuvent raliser tous les exercices.
Installation du programme
Nous renvoyons le lecteur au manuel Installation sous Windows fourni avec le programme. Il y trouvera toutes les informations concernant : la premire installation du programme sur votre disque dur, la mise jour dune installation existante, linstallation des manuels lectroniques, et en particulier du Manuel de rfrence, ainsi que du programme permettant de consulter les fichiers de ces manuels, les oprations de rfrencement du programme auprs de Sage France, lemplacement de stockage des fichiers crs ou utiliss par le programme en fonction du systme dexploitation utilis.
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Ergonomie du programme
En ce qui concerne les fonctionnalits proprement Windows, nous renvoyons le lecteur la fonction daide fournie avec ce systme dexploitation ou labondante documentation que lon peut trouver son sujet. Lutilisation des programmes Sage des Lignes 100 et 30 est dtaille dans le Manuel de la gamme qui vous est fourni sous forme lectronique et que vous pourrez consulter laide de lutilitaire Adobe Reader (ou Adobe Acrobat Reader). Pour plus dinformations sur linstallation de cet utilitaire et des fichiers de la documentation lectronique, reportez-vous au Manuel de la gamme.
Quelques dfinitions
Acompte Cest le versement partiel dune somme dargent, avant ou pendant lexcution de la prestation achete, valoir sur le prix de vente total. Avoir Permet daccorder un client un crdit valoir sur une prochaine facture ou sur la facture laquelle il se rapporte si elle nest pas encore rgle. Lavoir peut tre mis la suite dun retour de marchandises effectu par le client ou pour rectifier une erreur commise sur la facture. CMUP Mthode de valorisation des stocks qui consiste calculer un cot moyen entre les prix dachat et les quantits entres en stock.
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Nous vous invitons bien raliser toutes les manipulations et saisies dans lordre de leurs descriptions. Toutes les saisies ont leur utilit. Si cette dernire ne vous parat pas immdiate, elles sont
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En cas de blocage
Si vous avez lanc une commande par inadvertance et que vous ne sachiez pas comment en sortir, pressez la touche ECHAP. Ce moyen est dans la majorit des cas efficace pour refermer une fonction.
Arrt intempestif du programme
Il est indispensable darrter le programme en utilisant la fonction Quitter du menu Fichier ou en utilisant les raccourcis clavier quivalents prsents plus loin dans le manuel. Si la tentative douverture des fichiers de travail se traduit pas un message davertissement du genre : Ce fichier est dj ouvert. Veuillez utiliser le programme de maintenance. cela est le signe quun fichier na pas t referm selon les rgles. Pour le dbloquer : 1. 2. 3. 4. 5. refermez lapplication Sage Gestion commerciale ; lancez lutilitaire Adobe Reader ; ouvrez le fichier lectronique du Manuel de la gamme ; recherchez les explications donnes sur les blocages dans la partie traitant du programme Sage Maintenance ; lancez le programme Maintenance disponible dans le menu Dmarrer / Programmes (ou Tous les programmes) / Sage de Windows et excutez les oprations dcrites dans le Manuel de la gamme.
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Noubliez pas que le programme Sage Gestion commerciale utilise deux fichiers, un commercial et un comptable, et que cette opration de dblocage doit tre ralise sur les deux.
Noubliez pas, surtout si vous vous servez du Manuel pdagogique pour crer vos propres fichiers, de raliser priodiquement des sauvegardes de vos donnes. Un programme se remplace aisment. Des centaines dheures de travail beaucoup plus difficilement !
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Conventions typographiques
Le tableau ci-dessous prsente les diverses conventions typographiques destines faciliter la recherche et lidentification de certaines informations.
Convention Signification Ce symbole prcde les textes sur lesquels nous souhaitons attirer votre attention. Ces derniers apparaissent en caractres gras et italiques. Chaque fois que cela nous semblait ncessaire la comprhension du rle ou du maniement dune commande, nous avons complt sa description avec des exemple en italiques. Ces exemples sont prsents prcds du titre exemple. Les remarques sont indiques en italiques avec, dans la marge, une petite coche. Ce sont des informations annexes la fonction actuellement dcrite. Ces remarques sont souvent de grande importance, ne les ngligez pas. Cette barre horizontale, suivie dun texte en caractres griss et italiques indique quelle fonction, quelle autre partie du programme ou de la documentation vous pouvez vous rfrer pour un complment dinformation. Ces caractres verts et italiques indiquent une zone active dans le document pdf. Cliquer sur cette zone fera apparatre le paragraphe dont il est fait mention dans un renvoi. Les fichiers et les dossiers (ou rpertoires) sont mentionns en lettres majuscules. Chaque titre concernant la description dune fonction est suivi du chemin pour y parvenir : Menu / Sous-menu (sil y a lieu) / Fonction. Les choix que lon peut faire dans les listes sont mentionns en caractres gras. Les dsignations des zones des fentres sont prcises en caractres gras et italiques. Dans le texte, le nom des menus et des fonctions est not en caractres italiques. Le nom des onglets, des volets et des fentres est inscrit entre guillemets.
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Exemple
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Voir
Liens
le fichier SETUP.EXE Ouvrir Fichier / Ouvrir Slectionnez Tous Libell Menu Fichier / Ouvrir longlet Commentaires
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Signification Le nom des boutons ainsi que celui des barres doutils est remarqu par une majuscule sur la premire lettre. Les touches utiliser sont mentionnes en MAJUSCULES. Lorsquil faut presser simultanment deux touches, elles sont indiques avec le caractre +.
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Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment lancer le programme puis larrter lorsque vos travaux sont termins.
tapes
Les tapes de cette leon sont organises de la manire suivante : 1. 2. 3. 4. Lancement du programme. Enregistrement du code daccs sil sagit dun des premiers lancements du programme. Consultation du manuel de rfrence lectronique partir du programme. Arrt du programme.
Informations importantes
Ne tardez pas faire votre rfrencement auprs des services de Sage France, car le nombre daccs libres au programme est limit. Vous pouvez vous rfrencer : par Internet, par courrier, par tlcopie.
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La leon qui suit vous propose de crer un fichier commercial, nous vous conseillons donc de lancer le programme en slectionnant Gestion commerciale.
Cette fentre vous prvient que le nombre daccs au programme est limit tant que vous navez pas enregistr le code daccs qui librera compltement le programme. Le nombre total daccs est limit 30. Vous pouvez procder votre rfrencement via Internet ou par simple courrier en remplissant la fiche de rfrencement situe dans la fonction Aide (?) / A propos de Gestion commerciale 100.
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La mention Aide (?) / A propos de Gestion commerciale 100 signifie que vous trouverez la commande A propos de Gestion commerciale 100 dans le menu Aide qui apparat dans la barre des menus reprsent par un point dinterrogation (?).
Rfrencez-vous comme utilisateur de produits Sage en cliquant sur le bouton Rfrencement. Il vous sera alors indiqu comment raliser cette opration. Au bout de quelques jours, vous recevrez un code daccs de la part de Sage France qui librera compltement votre version du programme. Ce code devra tre enregistr aprs avoir cliqu sur le bouton Code daccs. En attendant, tant que vous ne connatrez pas votre code daccs, cliquez sur le bouton Continuer. A chaque accs au produit, et avant lenregistrement du code daccs, le nombre daccs diminue de une unit. Lorsque vous aurez enregistr le code daccs qui vous aura t fourni par Sage France, cette fentre napparatra plus.
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Lillustration ci-dessus peut diffrer en fonction de la version du programme Reader que vous utilisez.
Vous y trouverez toutes les explications sur les possibilits de dplacement dans les pages du manuel lcran.
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Arrt du programme
Pour refermer le programme, slectionnez la commande Fichier / Quitter. Vous pouvez aussi taper les combinaisons de touches : CTRL + Q ou ALT + F4. Il nest pas ncessaire de refermer toutes les fentres avant de quitter le programme si vous souhaitez les retrouver telles quelles lors de la prochaine session.
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Lobjectif de cette leon est de vous permettre de crer le fichier commercial de votre socit et, paralllement, le fichier comptable qui doit lui tre systmatiquement associ.
tapes
Les tapes de cette leon sont organises de la manire suivante : 1. 2. Cration du fichier commercial laide dun assistant. Paramtrage de la fiche de lentreprise et des options qui regroupent les donnes indispensables la gestion commerciale de votre entreprise : exercice, longueur des comptes, dfinition de la monnaie de tenue commerciale, etc. Eventuellement, rattachement dun fichier comptable existant ou Paramtrage et cration du fichier comptable ainsi que de la monnaie de tenue comptable. Les paramtres comptables seront vus dans une leon suivante.
3. 4.
Versions du programme
Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme.
Astuce
Beaucoup de fonctions disposent dun Assistant qui vous dirige et dtaille, en les expliquant, les paramtrages raliser. Pour bnficier de cet avantage, ayez soin de cocher ( ) la commande Mode assistant dans le menu Fentre.
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Dcrivons trs rapidement les principales zones. Nous dtaillerons cette fentre plus loin dans cette leon.
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LAssistant ne souvrira que si la commande Fentre / Mode assistant est coche, cest--dire prcde dune coche ( ) dans son menu. Si ce nest pas le cas, nous vous invitons cocher cette fonction au pralable simplement en la slectionnant car toutes les explications qui suivent sont bases sur son utilisation.
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Vous pouvez soit reprendre un fichier comptable existant, soit en crer un. Cest cette deuxime opration que nous vous proposons de faire. Cochez loption Crer un nouveau fichier comptable.
Si vous possdez dj un programme Sage Comptabilit de la Ligne 100 ou de la Ligne 30 et que vous dsiriez associer votre fichier comptable au fichier commercial qui va tre cr, laissez coche loption Ouvrir un fichier comptable.
Cette fentre napparatra que si vous avez choisi dassocier votre nouveau fichier commercial un fichier comptable de Sage Comptabilit existant.
Cette fentre propose de slectionner le fichier comptable existant afin que le programme tablisse des liens entre celui-ci et le fichier commercial qui sera cr plus loin.
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Slectionnez le fichier comptable dans le dossier o il est stock puis cliquez sur le bouton Ouvrir.
Vous revenez alors la fentre Ouverture du fichier comptable. Cliquez sur le bouton Suivant.
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Si vous avez choisi, dans les tapes prcdentes, de lier un fichier comptable existant votre nouveau fichier commercial, cette fentre napparatra pas.
Saisissez ici le nom de votre socit. Dans le cadre de cet apprentissage, si vous ne voulez pas encore crer votre fichier commercial, vous pouvez taper Diamant Vert. Laissez loption Oui coche pour rcuprer les donnes enregistres lors de linstallation du programme sur votre disque dur.
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Si vous avez choisi dassocier votre propre fichier comptable au fichier commercial, les fentres qui suivent napparatront pas lexception de la dernire vous proposant la cration du fichier commercial.
Dfinissez les dates de dbut et de fin de votre exercice comptable. Les dates de lanne en cours sont proposes par dfaut. Nous vous conseillons de laisser la valeur 0 qui permet de saisir des comptes de longueur variable cest dire dont vous pouvez fixer la longueur lors de leur cration.
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Un exercice comptable peut tre cheval sur deux annes civiles. Il ne peut excder 36 mois. La longueur des comptes peut tre paramtre entre 3 et 13 caractres.
Choisissez votre monnaie de tenue commerciale. Ce sera lEuro si votre entreprise est situe dans un pays de la zone Euro.
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Il existe trois types de devises : la devise dquivalence qui permet de tenir sa gestion en faisant rfrence une autre devise (par exemple, le Dollar), la monnaie de tenue commerciale et la monnaie de tenue comptable (toutes deux obligatoires et pouvant tre diffrentes lune de lautre sauf si votre entreprise appartient la zone Euro car dans ce cas elles doivent tre toutes deux gales leuro). Si vous devez choisir une autre devise que leuro, rfrez-vous au manuel de rfrence pour le mode opratoire.
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Trois possibilits de reprise vous sont offertes. Cliquez sur la case Oui, le fichier sera prt lemploi (option recommande).
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Slectionnez le dossier (ou rpertoire) de stockage, puis tapez le nom que vous souhaitez donner votre fichier (exemple : Diamant Vert).
Les dossiers (ou rpertoires) de stockage des fichiers dpendent du systme dexploitation utilis. Reportez-vous au manuel dinstallation du programme pour en connatre lemplacement. La zone Capacit en Ko vous permet de spcifier la taille souhaite pour le fichier comptable crer. Veillez ne pas saisir une taille trop importante. Le fichier occuperait inutilement de la place sur votre disque dur. Nous vous conseillons de laisser la valeur propose, le fichier sagrandira tout seul mesure des besoins.
Cliquez sur le bouton Enregistrer. Vous revenez ensuite lcran Cration du fichier comptable.
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Saisissez le nom de votre fichier dans cette zone (exemple : Diamant vert) puis cliquez sur le bouton Enregistrer.
Comme pour le fichier comptable, les dossiers (ou rpertoires) de stockage des fichiers dpendent du systme dexploitation utilis. Reportez-vous au manuel de rfrence du programme pour en connatre lemplacement.
Cliquez sur le bouton Fin. Les fichiers comptable et commercial sont crs.
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8.
La barre doutils Navigation saffiche par dfaut en haut de lcran et vous permet, tout au long de lutilisation de votre logiciel, de : crer, consulter, modifier, supprimer, rechercher
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Nous dtaillerons lutilisation de ces boutons tout au long de ce manuel, chaque fois que le besoin sen fera sentir. A ct de la barre doutils Navigation se trouve la barre doutils Standard prsente dans tous les programmes Sage des Lignes 100 et 30. Vous aurez loccasion de dcouvrir, dans les leons qui suivent, les fonctions lances par les boutons quelle comporte.
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Pour lancer cette fonction, si elle nest pas ouverte lcran, slectionnez la commande Fichier / A propos de votre socit. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton A propos du fichier de la barre doutils Standard.
Dans la fentre A propos de, des onglets permettent daccder aux diffrents volets dont se compose cette fonction. Vous pouvez les parcourir et constater que des informations y apparaissent par dfaut ou la suite des paramtrages faits lors de la cration des fichiers. Remplissez les informations manquantes dans les principaux volets avec soin de faon paramtrer votre logiciel en fonction de vos besoins.
Au besoin, consultez le Manuel de rfrence du programme en le lanant par la commande Aide (?) / Consulter le manuel.
Le volet Initialisation vous rappelle quelle est votre monnaie de tenue comptable et votre monnaie de tenue commerciale. Le volet Contacts permet denregistrer les noms des divers contacts au sein de votre socit. Le volet Comptable vous permet de dfinir les paramtres qui seront utiliss lors du transfert comptable des factures et des rglements. Le volet Commercial vous permet de renseigner lensemble de vos paramtres commerciaux (unit de gestion des poids, appel des tiers en saisie de pice). Le volet Communication vous permet denregistrer les diffrents paramtres ncessaires aux communications Internet. Le volet Prfrences sert lenregistrement dinformations diverses destines faciliter vos travaux dans le programme. Cest en fait le volet Options qui va nous intresser davantage dans cette partie. Procdez la cration de diffrentes options aprs paramtrage du volet Commercial.
Les propositions qui vous sont faites dans cette partie sont des conseils. Vous pouvez nanmoins saisir dautres informations ; la socit Diamant Vert nest ici que pour illustrer notre propos.
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Chapitre 2 Paramtrage de la socit Paramtrage des units de poids affiches par dfaut
Cliquez sur longlet Commercial pour ouvrir le volet correspondant. Ce volet comporte deux sous volets Paramtres gnraux et Gestion des livraisons. Dans le premier de ces sous volets, reprez la zone liste droulante Unit de poids. Remplacez la valeur affiche par Gramme. De cette faon, tous les poids apparaissant dans les fonctions du programme seront affichs dans cette unit plus adapte la bijouterie que les kilogrammes.
Il nest pas ncessaire de valider aprs cette modification. Le programme enregistre immdiatement les valeurs saisies. Nous vous indiquerons dans quels cas il est ncessaire de valider (presser une touche ENTRE) pour enregistrer une valeur.
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Lintitul vient se placer dans la colonne de gauche et vous pouvez saisir d autres catgories comptables de vente si vous le souhaitez.
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Utilisez cette zone liste droulante pour remonter au niveau prcdent : Catgorie comptable ou Options.
Dans le cadre des leons de ce manuel, nous vous conseillons de crer : une catgorie comptable dachat (Achats France par exemple), et une catgorie comptable de stock (Stocks France par exemple). Pour revenir la liste des catgories comptables, cliquez sur la zone liste droulante au dessus de la liste et slectionnez Catgorie comptable. Pour revenir la liste des options, cliquez sur cette mme zone liste droulante au dessus de la liste et slectionnez Options.
Pour utiliser une zone liste droulante sans la souris, pressez la touche F4 lorsque le curseur se trouve dans cette zone. Utilisez les touches BAS ou HAUT pour dplacer la slection. Validez par la touche ENTRE pour enregistrer la slection faite.
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Saisissez Grossiste dans la zone Intitul. Prcisez le type de tarif en slectionnant HT ou TTC dans la liste droulante Type tarif. Validez par la touche ENTRE.
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Pour ouvrir la liste dune telle zone, cliquez sur le bouton droite de cette zone.
Vous pouvez enregistrer plusieurs catgories telles les grossistes, les dtaillants, les centrales dachat, les particuliers (type de tarif TTC pour ces clients), etc. Pour retrouver la liste complte des options paramtrables, utilisez la zone liste droulante au dessus de la liste des condition de livraison et slectionnez Options.
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Une fentre souvre. Elle permet de codifier six informations diffrentes. Rfrez-vous au Manuel de rfrence pour plus dexplications sur la codification automatique. Pour codifier les article en utilisant une racine issue de la famille dappartenance, oprez comme suit.
50 Sage France
Pour retrouver la liste complte des options paramtrables, utilisez la zone liste droulante au dessus de la liste des condition de livraison et slectionnez Options.
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Saisissez Sans conditions particulires dans la zone Intitul. Laissez vide la zone Code condition de livraison. Validez par la touche ENTRE.
52 Sage France
Pour retrouver la liste complte des options paramtrables, utilisez la zone liste droulante au dessus de la liste des condition de livraison et slectionnez Options.
Paramtrez un conditionnement
La plupart des articles sont vendus lunit mais certains peuvent bnficier dun conditionnement. Nous vous proposons de paramtrer ds prsent un conditionnement qui sera utilis pour lun des articles que nous vous proposerons de crer dans les leons qui suivent.
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Ecrin mono dans la premire zone puis la quantit darticles quil doit contenir : 1 dans la deuxime. Validez. Recommencez les mmes saisies pour lnumr Ecrin duo avec une quantit de 2.
Si des messages davertissement souvrent chaque validation dnumr de conditionnement, cliquez sur le bouton Non.
Pour retrouver la liste complte des options paramtrables, utilisez la zone liste droulante au dessus de la liste des condition de livraison et slectionnez Options.
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Saisissez la dsignation de la gamme : Prix nets. Dans la zone Type, slectionnez Prix net. Validez pour enregistrer cette nouvelle gamme.
Il faut maintenant enregistrer les diffrentes quantits qui donneront lieu des tarifs distincts. Les prix euxmmes seront dfinis pour chaque article.
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Faites un double clic sur lintitul de la nouvelle gamme Prix net. Une nouvelle fentre de paramtrage doit souvrir.
Tapez, dans la zone Jusqu, la quantit 10 correspondant la premire tranche. Validez. Saisissez de la mme manire les tranches suivantes 20 et 50. Pour indiquer la dernire tranche, tapez des 9 refus.
Sachez que les quantits dfinissant les tranches peuvent tre modifies article par article.
Pour retrouver la liste complte des options paramtrables, utilisez la zone liste droulante au dessus de la liste des modes dexpdition et slectionnez Options.
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Une information libre simple ne sert qu saisir une information diverse sur un lment donn. En fait nous vous proposons de crer deux informations libres simples.
Cette premire information libre de type Texte servira enregistrer un commentaire sur chaque tiers et sera utilise par linformation libre calcule paramtre ci-aprs.
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Faites un double-clic sur la ligne Clients/Fournisseurs car cest dans ce domaine que le modle denregistrement va tre utilis.
Enregistrez lintitul de linformation libre : Commentaire tiers. Prcisez le type du contenu de linformation libre Texte et enregistrez la longueur maximale des textes qui pourront tre saisis : 50. Validez aprs paramtrage.
Revenez au niveau prcdent de cette option en choisissant Information libre dans la zone liste droulante dispose au dessus de la liste de gauche.
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Cette autre information libre de type Valeur qui servira de support une dtermination automatique faite par le moyen de la fonction Modles denregistrement. Les Modles denregistrement sont prsents sous le titre Cration dun modle denregistrement, page 84.
Faites un double-clic sur la ligne Lignes de documents car cest dans ce domaine que le modle denregistrement va tre utilis.
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Enregistrez les informations suivantes. Dans la zone Intitul : Tare. Dans la zone Type, slectionnez Valeur. Validez pour enregistrer linformation libre.
Linformation libre calcule fera appel au commentaire prcis dans linformation libre simple concernant les tiers qui vient dtre enregistre et affichera un message dalerte chaque fois quune nouvelle pice sera cre pour le tiers concern. De cette faon, loprateur de saisie aura immdiatement une information essentielle sur le tiers concern.
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Faites un double-clic sur la ligne Enttes de documents car cest dans ce domaine que le modle denregistrement va tre utilis.
Enregistrez lintitul de linformation libre : Commentaire tiers. Prcisez le type : Texte et la longueur du texte : 50. Prcisez que la valeur affiche sera calcule en cochant loption Valeur calcule. Prcisez que lorigine de linformation sera un programme de gestion commerciale Sage. Validez aprs paramtrage.
Constatez que, aprs validation, lintitul de cette information libre apparat avec deux icnes :
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Pour enregistrez la formule de calcul, faites un double clic sur la ligne de cette information libre. La fentre de paramtrage qui souvre est vide de toute information.
Cliquez sur le bouton Saisie dune fonction pour vous faire assister dans vos paramtrages.
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Rappelez-vous que le programme doit afficher un message concernant le tiers lors de la saisie dune pice son intention. Slectionnez la fonction Alerte dans la liste de droite. Ne saisissez rien dans cette zone. Validez en cliquant sur le bouton OK.
Cliquez nouveau sur le bouton Saisie dune fonction. La mme fentre que prcdemment souvre.
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Slectionnez Comptes tiers dans la liste de gauche. Slectionnez Valeur information libre dans la liste de droite. Prcisez le numro de linformation libre du compte tiers do doit tre tire la valeur. Tapez : 1. Validez en cliquant sur le bouton OK.
Le chiffre 1 que nous vous faisons saisir correspond au numro dordre de linformation libre car il peut y en avoir 64 au total. Dans la plupart des cas, les informations libres sont repres par leur position dans leur liste.
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La zone Article frais dexpdition sera complte ultrieurement lors de la cration des articles. Cet article servira de passerelle comptable pour limputation des frais de port gnrs par ce mode de transport. Ce mode dexpdition sera modifi par ladjonction de larticle faisant le lien comptable. Cette modification est dtaille sous le titre Affectation de larticle ZDV0002 au mode de transport, page 145 de la Leon 5 Cration des lments commerciaux.
Pour retrouver la liste complte des options paramtrables, utilisez la zone liste droulante au dessus de la liste des modes dexpdition et slectionnez Options.
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Faites un double clic pour ouvrir lorganisation des Documents des ventes.
Le second volet permet de paramtrer, entre autres, les modles de mise en page qui seront utiliss lors des ditions des pices correspondantes.
La fonction Fichier / Mise en page vous permet de paramtrer vous-mme vos propres documents comme cela vous sera montr plus loin.
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Slectionnez la ligne Bon de commande en cliquant dessus. Cliquez sur le bouton Attacher pour slectionner le modle de mise en page des bons de commande.
Ouvrez le dossier DOCUMENTS STANDARDS. Au niveau infrieur, ouvrez le dossier VENTES. Aprs slection dun modle (voir cidessous), cliquez sur le bouton Ouvrir.
Dans le dossier VENTES, slectionnez le modle de mise en page ACCUS DE COMMANDE CLIENT.BGC. La dsignation de ce modle est dsormais associe limpression des bons de commande clients jusqu ce que vous le supprimiez. Vous pouvez associer dautres modles aux pices les plus courantes soit dans le domaine des ventes ou celui des achats ou dans les extraits de compte en les slectionnant dans les dossiers correspondants.
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Refermez la fentre de la fonction en cliquant dans sa case de fermeture, ce qui enregistre les saisies et modifications apportes.
Vous pouvez aussi refermer une fentre en pressant simultanment les touches CTRL + F4.
Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.
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Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment crer les lments comptables ncessaires votre gestion.
Les lments que nous vous proposons de saisir dans cette leon appartiennent tous au fichier Comptable et peuvent tre galement enregistrs partir dun programme Sage Comptabilit. tapes
Les tapes de la leon sont les suivantes : 1. 2. 3. 4. Cration des comptes comptables gnraux. Cration des taux de taxes qui permettent dautomatiser lenregistrement des montants des taxes. Cration des codes journaux sur lesquels seront passs les mouvements de vente. Cration dun mode de rglement permettant dautomatiser lattribution aux tiers des conditions de rglement des chances.
Versions du programme
Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme.
Informations pralables
Si, lors de la cration de votre socit, vous avez opt pour loption Cration dun nouveau fichier comptable, cette leon est indispensable la poursuite de votre apprentissage. Si vous avez repris un fichier comptable existant et que la cration des comptes, des journaux et des taux de taxe na plus de secrets pour vous, vous pouvez passer la leon suivante. Vous allez donc devoir crer vos lments comptables manuellement avant toute autre manipulation. Les principaux lments comptables sont : les comptes gnraux,
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Astuce
Pour afficher une barre doutils : 1. 2. 3. 4. Lancez la commande Fentre / Barres doutils. Cliquez sur le nom de la barre doutils Comptabilit. Cliquez sur le bouton Afficher. Cliquez sur le bouton OK.
Dplacez la barre doutils en cliquant sur sa barre de titre et en la faisant glisser. Vous pouvez la coller contre les bords de la zone de travail de la fentre de lapplication.
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Relancer le programme
Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le de la faon suivante : 1. 2. 3. 4. 5. 6. Ouvrez le menu Dmarrer de Windows. Suivant la version du systme dexploitation utilise, placez le pointeur sur Programmes ou Tous les programmes. Lorsque le menu hirarchique est ouvert, placez le pointeur sur Sage. Lorsque le menu hirarchique suivant est ouvert, placez le pointeur sur Gestion Commerciale 100. Lorsque le troisime menu hirarchique est ouvert, cliquez sur Gestion Commerciale 100. Lancez la commande Fichier / Ouvrir et slectionnez le fichier que vous avez cr ou le fichier DIAMANT VERT.GCM si vous avez prfr faire votre apprentissage avec une socit fictive.
Si vous avez des difficults retrouver le dossier de stockage des fichiers, reportez-vous au Manuel dinstallation qui dtaille ce point en fonction du systme dexploitation utilis.
soit ouvrir la barre verticale Paramtres comptables en cliquant sur son titre puis cliquer sur licne Liste des comptes gnraux.
Lorsque nous indiquons Structure / Comptabilit / Plan comptable, cela signifie quil faut ouvrir le menu Structure, puis y slectionner la commande Comptabilit laquelle ouvre un menu hirarchique dans lequel il faut slectionner la commande Plan comptable.
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Constatez que la liste des comptes nest pas vide mais quelle contient la plupart des comptes utilisables dans une gestion comptable courante. Ceci est d au fait que lon a demand la reprise des lments comptables de base lors de la cration du fichier. Vous pouvez conserver les comptes proposs, les adapter votre gestion ou les supprimer (sils nont pas t mouvements auparavant). Pour crer un compte gnral, cliquez sur le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation.
Vous pouvez aussi crer un compte gnral de la faon suivante : taper CTRL + J ; ouvrir le menu contextuel de la liste des comptes (en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris) et slectionner la commande Ajouter un nouvel lment ;
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Le menu contextuel apparat en cliquant dans la fentre avec le bouton de droite de la souris. Il vous permet, comme la barre doutils Navigation , de crer, de modifier, supprimer, rechercher des enregistrements... Un menu contextuel est disponible dans pratiquement toutes les fentres de liste ainsi que toutes les zones de saisie du programme.
lancer la commande Edition / Ajouter ; cliquer sur le bouton Crer un compte gnral de la barre doutils Comptabilit. Cette dernire solution ne ncessite pas que la liste des comptes soit ouverte.
Toutes ces mthodes sont gnralement disponibles pour la cration des lments. Nous ne les dtaillerons plus par la suite.
Quelle que soit la manire utilise, une fentre souvre pour lenregistrement dun compte.
Saisissez 512510 dans la zone Numro puis Socit Gnrale dans la zone Intitul.
Laissez coche loption Valider ce compte et quitter lassistant moins que vous ne souhaitiez enregistrer dautres comptes.
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Si vous avez affect des informations libres aux comptes gnraux, la fentre qui saffichera aura une apparence diffrente. Dans ce cas, veuillez vous rfrer au Manuel de rfrence du programme.
Les propositions qui vous sont faites dans cette partie sont des conseils. Vous pouvez nanmoins saisir dautres informations. Nous vous rappelons quil sagit de votre socit et que, par consquent, ce que nous mentionnons dans ce manuel nest destin qu illustrer notre propos.
Validez les saisies faites en cliquant sur le bouton Fin (ou Suivant si vous avez paramtr la cration dautres comptes).
Si vous avez la curiosit douvrir ce nouveau compte (en faisant un double-clic sur sa ligne dans la liste), vous constaterez que le programme lui a automatiquement attribu les caractristiques dun compte de banque (radical 5).
Refermez toutes les fentres simultanment en pressant la combinaison de touches CTRL + F5.
La liste est nest pas vide puisquon vous a conseill, lors de la cration du fichier, de reprendre les paramtres comptables proposs par dfaut. Si vous navez pas suivi notre conseil, il faudra crer vos propres codes taxes en vous rfrant aux indications portes dans le Manuel de rfrence.
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Les propositions qui vous sont faites dans cette partie sont des conseils. Vous pouvez nanmoins saisir dautres informations.
Ouvrez le code taxe numro V19 afin de le consulter, en faisant un double-clic sur sa ligne dans la liste.
Il est possible de paramtrer le rsultat dun double-clic sur une ligne : soit pour une consultation simple sans modification possible, soit pour une consultation assortie ventuellement dune modification. Ce paramtrage seffectue dans la commande Fentre / Prfrences. Pour consulter un lment sans le modifier, vous pouvez, aprs slection de la ligne : cliquer sur le bouton Consulter de la barre doutils Navigation . taper CTRL + L ; utiliser la commande Consulter llment slectionn du menu contextuel ; lancer la commande Edition / Consulter.
Pour consulter un lment et le modifier ventuellement vous pouvez, aprs slection de la ligne : cliquer sur le bouton Voir/Modifier de la barre doutils Navigation. taper CTRL + M ; slectionner la commande Voir/Modifier llment slectionn du menu contextuel ; lancer la commande Edition / Voir/Modifier.
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Cette liste est constamment mise jour des dernires instructions de ladministration fiscale. A chaque nouvelle version du programme, le jeu dessai Compta Bijou comporte les dernires modifications qui ont pu tre apportes par les pouvoirs publics.
soit ouvrir la barre verticale Paramtres comptables en cliquant sur son titre puis cliquer sur licne Liste des codes journaux.
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Constatez la prsence dun journal intitul Banque monnaie locale 1. Ce journal est un de ceux prvus dans les paramtres de base de la comptabilit. Pour en crer un nouveau, nous vous proposons de supprimer un des codes fournis dans le paramtrage de base. En effet, le code du journal tant dfinitif ds sa cration, nous prfrons vous en faire recrer un dont le code sera plus explicite de la banque laquelle il correspond. Slectionnez la ligne du journal BQ1, Banque monnaie locale 1 et cliquez sur le bouton Supprimer de la barre doutils Navigation.
Vous pouvez aussi, aprs slection de la ligne : presser la combinaison de touches CTRL + U ; slectionner la commande Supprimer les lments slectionns du menu contextuel ; ou lancer la commande Edition / Supprimer.
Un code journal ne peut tre supprim sil comporte des critures sur une priode, mme clture, du fichier comptable ouvert.
Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation et compltez les crans de lAssistant de cration dun code journal.
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Tapez SG dans la zone Code er Socit Gnrale dans la zone Intitul. Laissez la case Non coche pour ne pas ventiler analytiquement ce journal.
Cliquez ensuite sur le bouton Suivant. Une autre fentre propre aux journaux de trsorerie souvre.
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Les zones liste droulante sont caractrises par la prsence, leur extrmit droite, dun bouton. Pour enregistrer une valeur dans de telles zones : tapez-la manuellement (il est ncessaire que la valeur tape corresponde exactement celle enregistre dans les fichiers) ;
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Si vous slectionnez une valeur errone, effacez-la avec la touche RET.ARR. et recommencez la slection.
Cliquez sur le bouton Suivant. La fentre qui souvre permet le paramtrage de la numrotation des pices enregistres dans le journal.
Laissez loption Valider ce code journal et quitter lassistant coche par dfaut moins que vous ne vouliez crer un autre journal.
soit cliquer sur le bouton Liste des modles de rglement de la barre doutils Comptabilit.
Faites un double clic sur la ligne du modle Paiement en 3 fois par traite.
Ce modle comporte trois lignes correspondant trois chances de rglement correspondant au tiers de la somme totale due. Les dates de rglement sont prcises dans les colonnes Jour et Condition. Les jours de tombe sont prciss dans la colonne Le sil y a lieu. La dernire ligne comporte licne Equilibre qui indique que le solde de la somme due sera exigible cette date. Les informations de chaque ligne sont saisies dans les zones en dessous de la liste. Validez aprs chaque paramtrage de ligne. Refermez les fentres ouvertes en cliquant sur leur bouton Fermer.
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Cliquez sur le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation ou pressez CTRL + J pour crer un nouveau modle. Le volet Fiche principale dune fiche vierge apparat. Paramtrez-la comme suit.
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Pour enregistrer une formule de calcul, deux possibilits : soit taper la formule au clavier en respectant strictement la syntaxe, soit utiliser les zones liste droulante disposes sur le bord infrieur de la fentre pour slectionner les lments de la formule. Utilisez cette dernire mthode. Ralisez les saisies suivantes : 1. le rsultat du calcul devant apparatre dans linformation libre paramtre prcdemment, ouvrez la liste droulante Ligne et slectionnez Tare ;
Linformation libre a t paramtre sous le titre Enregistrez des informations libres, page 58.
Remarquez que linformation libre napparat pas sous lintitul que vous avez paramtr, Tare, mais sous son numro dans lordre des informations libres affectes aux lignes de pice : InfoLibre1.
2. 3. 4. 5.
tapez ensuite le signe gale (=) afin de prciser le contenu de linformation libre ; la valeur mentionne dans Tare tant la diffrence entre le poids brut et le poids net, slectionnez PoidsBrut dans la zone liste droulante Ligne ; tapez le signe moins (-) ; slectionnez le deuxime membre de lopration : PoidsNet dans la zone liste droulante Ligne.
La formule de calcul est termine. Il faudrait maintenant prciser quels articles et quels domaines elle sera affecte. Ceci ne pourra tre possible que lorsque des familles ou des articles auront t enregistrs dans le fichier.
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Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment crer les comptes de tiers clients.
Les lments que nous vous proposons de saisir dans cette leon appartiennent tous au fichier Comptable et peuvent tre galement enregistrs partir dun programme Sage Comptabilit. tapes
Les tapes de la leon sont les suivantes : 1. 2. Cration et paramtrage des fiches clients, Cration et paramtrage des fiches fournisseurs,
Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme.
Astuces
Vous pouvez refermer la barre doutils Comptabilit en cliquant sur sa case de fermeture. Ouvrez sa place la barre doutils Gestion des ventes comme vous avez appris le faire au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72 de ce chapitre.
Pour la cration des fournisseurs, vous pouvez galement ouvrir la barre doutils Gestion des achats.
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Notez quil est possible de crer les clients et les fournisseurs lors de la saisie des pices de vente et dachat.
Versions
Laspect et le contenu des barres doutils Gestion des ventes et Gestion des achats peut varier en fonction de la version du programme utilise.
Informations pralables
Lors des prcdentes leons, vous avez cr votre base comptable. Vous allez maintenant procder la cration de certains lments de votre base commerciale. La cration de vos clients et de vos fournisseurs en est la premire tape. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72.
soit ouvrir la barre verticale Gestion des ventes en cliquant sur son titre puis cliquer sur licne Liste des clients.
88 Sage France
tapez CTRL + J ; slectionnez la commande Ajouter un nouvel lment du menu contextuel ; lancez la commande Edition / Ajouter ; cliquez sur le bouton Crer un client de la barre doutils Gestion des ventes. Cette solution noblige pas ouvrir la liste des clients.
89 Sage France
Compltez les zones avec les informations concernant votre client. La zone N Client devient grise ds linstant o la fiche client a t enregistre. Vous ne pouvez plus y accder afin de ne pas la modifier par inadvertance. Il sagit dune scurit. Saisissez les valeurs ci-contre dans le cas dun apprentissage avec la socit fictive Diamant Vert.
Il ny a aucune fonction denregistrement dans le programme. Vos saisies sont enregistres automatiquement ds que vous refermez une fentre ou changez de volet.
Cliquez sur chaque onglet afin de saisir les informations complmentaires qui vous seront utiles dans vos futurs traitements.
90 Sage France
Remplissez toutes les zones concernant un contact en passant de lune lautre en pressant la touche TABULATION. A la fin de la saisie des coordonnes dun contact, enregistrez-les en pressant la touche ENTREE. La liste rcapitulative se met jour et intgre le nouvel enregistrement. Saisissez les valeurs ci-contre dans le cas dun apprentissage avec la socit fictive Diamant Vert.
91 Sage France
Laissez Aucune si le client utilise la mme monnaie et la mme langue que la vtre.
Enregistrez le contenu de ces zones comme indiqu dans le texte afin que le programme enregistre une chance de rglement pour le client.
Devise Cette zone sert mentionner la devise du tiers sil sagit dun client lexportation. Conditions de rglement Cet ensemble de zones permet de paramtrer les conditions de rglement autorises au client. Saisissez les valeurs suivantes dans les zones successives : Equilibre : laissez la valeur propose par dfaut. Nombre de jours : saisissez 30. Conditions de rglement : slectionnez Fin mois. Jour de tombe : (zone Le) laissez vide. Mode de rglement : slectionnez Chque. Validez aprs la slection de cette dernire option. Ce paramtrage indiquera au programme que le client doit payer ses chances par chque 30 jours fin de mois de facturation et quil rgle chaque facture par un seul rglement.
92 Sage France
Saisissez les coordonnes bancaires relatives votre client .puis pressez la touche ENTREE.
Aprs enregistrement et validation des informations concernant la banque du client, slectionnez sa ligne dans la liste et cliquez sur le bouton Adresse banque ( droite de la zone Intitul). Une fentre souvre pour y enregistrer les coordonnes de lagence bancaire.
93 Sage France
Slectionnez la ligne de la premire information libre Commentaire tiers en cliquant dessus. Saisissez le contenu de linformation libre dans la zone du bas : Client prioritaire. Validez par la touche ENTRE.
Lordre des informations libres dans la liste est trs important car cest sur leur position dans la liste que le programme se base pour les reprer dans les formules.
Vous constaterez lutilisation de cette information libre lors de la saisie des pices pour ce client. Voir la Leon 7 Traitez une commande client, page 154.
Liste des diffrentes adresses de livraison enregistres pour le client. Ladresse de livraison principale est coche ( ). Enregistrez chaque adresse de livraison du client dans les zones prvues cet effet et validez. Ladresse apparat alors dans la liste. Choisissez les conditions dexpdition dans les listes droulantes. Saisissez ladresse E-mail de votre client. Vous pourrez ensuite utiliser le lien hypertext disponible sur lintitul de la zone pour lui faire parvenir des mmes.
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Pour chaque famille darticle concerne, enregistrez le taux de remise consenti au client et validez. La famille apparat alors dans la liste.
Cliquez sur longlet Tarif dexception pour accder au sous-volet du mme nom. Ce second sous-volet est destin lenregistrement des tarifs particuliers dont le client peut bnficier pour certains articles.
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Enregistrez la rfrence article ainsi que les conditions particulires de tarification et validez.Larticle apparat alors dans la liste.
97 Sage France
soit ouvrir la barre verticale Gestion des achats en cliquant sur son titre puis cliquer sur licne Liste des fournisseurs. La liste qui souvre est thoriquement vide ( moins que vous nayez associ un fichier comptable existant car les comptes de tiers sont stocks dans ce fichier mme sils sont beaucoup utilis par la gestion commerciale). Pour crer une fiche fournisseur lorsque la liste des fournisseurs est ouverte : cliquez sur le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation ;
tapez CTRL + J ; lancez la commande Edition / Ajouter ; slectionnez la commande Ajouter un nouvel lment du menu contextuel ; cliquez sur le bouton Crer un fournisseur de la barre doutils Gestion des achats. Cette solution noblige pas ouvrir la liste des fournisseurs ;
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cliquez sur licne Crer un fournisseur de la barre verticale Gestion des achats. La gestion des fiches fournisseurs est en tous points identique celle des fiches clients. Seuls certaines zones, quelques volets et sous-volets sont absents car il nont pas dutilit ici. Exemple Le volet Livraison naurait aucun sens pour un fournisseur. Certaines zones sont galement absentes ou modifies dans leurs possibilits de slection. Quelques nouvelles zones peuvent apparatre. Pour plus dinformations, reportez-vous au Manuel de rfrence. Saisissez quelques fournisseurs en suivant les conseils donns pour les clients. Vous pouvez vous inspirer de lexemple illustr ci-dessous.
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Si un message apparat et vous avertit que le numro de Siret existe dj, cliquez sur OK. Il se peut trs bien quun fournisseur soit galement client. Dans ce cas il est ncessaire denregistrer deux fiches, une client et une fournisseur.
Ce fournisseur vous permet de rgler ses factures par LCR accepte en trois chances dun tiers de la somme globale chacune. Cette zone fait appel au modle de rglement Paiement en 3 fois par traite qui sera slectionn dans la zone au dessus de la liste. Validez aprs slection pour que les lignes apparaissent dans la liste.
Pour un complment dexplication sur le paramtrage des modles de rglement, veuillez vous rfrer au manuel de rfrence du programme.
Les banques des fournisseurs senregistrent exactement comme celles des clients.
Aprs enregistrement et validation des informations concernant la banque du fournisseur, slectionnez sa ligne dans la liste et cliquez sur le bouton Adresse banque ( droite de la zone Intitul). Une fentre souvre pour y enregistrer les coordonnes de lagence bancaire.
Rappelons que le volet Information libre est accessible dans le volet Champs libres.
Cliquez sur la ligne de linformation Commentaire tiers pour la slectionner. Tapez le commentaire dans la zone du bas : Fournisseur rgulier. Validez pour enregistrer.
Cette liste mentionne les articles achets chez le fournisseur ainsi que les rfrences de son catalogue et les vtres.
Taux remise / Taux escompte Pour enregistrer ces deux valeurs : 1. 2. 3. slectionnez en premier le type de taux dans la zone liste droulante en haut de lcran ; tapez le montant du taux (en %) ; recommencez les mmes oprations pour le taux suivant. Il nest pas ncessaire de valider chaque saisie.
Cette fentre est trs simplifie par rapport son homologue concernant les clients. Ces zones sont renseignes avec les diffrentes informations commerciales et comptables concernant le fournisseur au fur et mesure des oprations commerciale ralises. Refermez ensuite toutes les fentres en pressant les touches CTRL + F5, plusieurs fois si ncessaire. Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.
Lobjectif de cette leon est de vous permettre denregistrer les diffrents lments ncessaires votre gestion commerciale : dpts, familles darticles, articles, etc.
tapes
Les tapes de la leon sont les suivantes : Cration des dpts partir desquels vos livraisons sont faites. Cration et paramtrage des familles darticles, tape obligatoire avant la cration des articles. Les familles darticles permettent daffecter des valeurs communes des articles et dobtenir des tats statistiques prcis. Cration et paramtrage des articles dont un article li, par saisie directe ou par duplication. Application du modle denregistrement enregistr dans une leon prcdente.
Versions du programme
Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme.
Informations pralables
Avant deffectuer lenregistrement de vos articles, procdez la saisie pralable de vos dpts et de vos familles darticles. Cest la premire tape de cette leon. Une famille darticles permet de classer les articles par catgorie, mais galement daffecter des caractristiques communes aux articles dune mme famille (unit de ventes, garantie).
La cration des familles darticles est imprative pour crer vos articles. Ceux-ci ne pourront en effet pas tre crs sans tre rattachs une famille darticles existante.
Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72.
Vous pouvez refermer les barres doutils Gestion des ventes et Gestion des achats et ouvrir leur place la barre doutils Gestion des articles et stocks.
Pour ouvrir cette barre doutils, exprimentez une possibilit diffrente de celle prsente au dbut de la leon prcdente : 1. 2. Ouvrez le menu contextuel des barres doutils en cliquant avec le bouton de droite de la souris sur un endroit neutre dune barre ouverte (exemple : sa barre de titre). Cliquez sur le nom de la barre doutils afficher.
Cette liste est vide pour linstant. Crez un nouveau dpt. Pour plus dinformations sur les crations dlments, reportez-vous aux explications donnes plus haut pour la cration des lments comptables ou des tiers.
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Si vous avez suivi nos conseils, le programme inscrit de lui-mme la premire catgorie comptable de stock dans cette zone. Elle peut tre modifie si vous en avez enregistr plusieurs.
Le premier dpt saisi est toujours considr comme le principal par le programme. Il sera propos par dfaut dans tous les documents dachat, de vente et de stock. La qualit de Principal peut tre attribue un autre dpt. Le second volet permet denregistrer, sil y a lieu, certains contacts au sein de ce dpt.
Saisissez les informations concernant chaque contact puis validez. Elles apparatront alors dans la liste.
Aprs vos saisies, refermez toutes les fentres en pressant CTRL + F5.
soit ouvrir la barre verticale Gestion des articles et stocks en cliquant sur son titre puis cliquer sur licne Liste des familles. Lcran suivant va alors safficher.
La liste est vide. Vous allez devoir crer lensemble de vos familles darticles. Pour cela, utilisez une des nombreuses mthodes que nous avons voques lors des saisies prcdentes. Pour plus dinformations, reportez-vous aux leons qui prcdent. Il existe trois types de famille darticles : les familles de type Dtail destines au regroupement des articles ; les familles de type Centralisateur permettant de regrouper des familles possdant une caractristique commune ;
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La zone Unit de vente se complte avec la premire unit saisie dans les options de lentreprise. Vous pouvez en choisir une autre. La zone Coefficient sert lenregistrement du coefficient de marge que vous voulez appliquer lensemble des articles de la famille. Cette valeur est modifiable dans chaque article. Nous vous proposons denregistrer CMUP (cot moyen unitaire pondr) partir de la liste droulante ouverte par cette zone. Le CMUP est le mode de suivi des stocks le plus courant.
Pays dorigine Vous pouvez vous dispenser de renseigner cette zone qui nest pas essentielle au fonctionnement du programme. Garantie Saisissez la dure de la garantie que vous proposez pour les articles de cette famille. Cette information non obligatoire peut tre modifie article par article. La partie basse de la fentre est destine aux informations comptables ayant un lien avec la famille darticles que vous avez saisie. Une liste droulante vous permet de slectionner les comptes correspondants cette famille darticles (compte de TVA, compte gnral, compte de taxe parafiscale). Pour plus dinformations, reportez-vous au titre Enregistrement des catgories comptables ci-dessous. Nous ne faisons que vous proposer une illustration vous permettant dapprhender au mieux toutes les possibilits de la fonction de gestion des familles darticles. Crez vos propres familles et vos propres articles en suivant pas pas les instructions donnes ci-dessous. Cet exemple vous permettra de crer vos propres fiches par limitation de cas concrets. Cet exemple sera prolong dans les leons suivantes afin de conserver un fil conducteur cohrent. Il vous permettra ainsi de vous exercer sur lensemble des fonctions du produit.
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Catgorie comptable Elle doit tre choisie dans la zone liste droulante au dessus du tableau. Choisissez, par exemple, Ventes France dans la liste droulante. Comptes et codes taxes Oprez comme suit pour chaque catgorie comptable : 1. 2. 3. 4. 5. 6. slectionnez la catgorie comptable dans la zone liste droulante dispose immdiatement au dessus de la liste des comptes ; cliquez sur la premire ligne Compte gnral ; tapez ou slectionnez le compte gnral comptable dans la zone liste droulante en dessous de la liste ; validez ; recommencez les mmes oprations pour les autres valeurs renseigner de la catgorie comptable en cours de saisie (toutes ne le sont pas ncessairement) ; lorsque tous les comptes ont t enregistrs, slectionnez la catgorie comptable suivante et recommencez les paramtrages avec les comptes et codes taxes appropris.
Le taux de taxe doit tre appel par son numro de code et non par le compte de rattachement. Voir ci-dessous. Enregistrement des Codes taxes
Les comptes de taxe sur lesquels simputeront les montants des taxes doivent tre appels non pas par leur numro de compte mais par le numro du code taxe qui leur correspond. Pour connatre le numro de code qui convient, nous vous proposons doprer comme suit en disposant cte cte la fentre de saisie de la famille et la liste des codes taxes : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Dplacez la fentre partiellement saisie (ou vide) de la famille en cours de saisie dans un coin de lcran en la faisant glisser par sa barre de titre. Ouvrez la liste des codes taxes en slectionnant la commande Structure / Comptabilit / Taux de taxes. Dplacez cette nouvelle fentre dans un autre coin de lcran de faon ce quelle ne gne pas la saisie de la famille. Cliquez sur la ligne Code Taxe 1 de la famille en cours de saisie. Saisissez, en vous rfrant aux indications portes dans la liste des codes taxes, le numro du code taxe qui convient dans la zone de saisie en bas de la fentre. Pressez la touche ENTREE. Refermez la famille ou crez-en une autre, si ncessaire, comme indiqu ci-dessus.
Dans le cas des ventes, les codes taxes fournis dans le paramtrage de base commencent par un V, ceux des achats par un A.
Facturation forfaitaire Le montant de la vente est indpendant des quantits (exemple : frais de dossier). Article en contremarque Cest un article que lon peut ne commander au fournisseurs que lorsquun client nous en commande. Des fonctions du programme permettent dautomatiser leur gestion : commande client, commande fournisseur, rception fournisseur, livraison client. Vente au dbit Cet article est tarif selon la quantit vendue (exemple : du vin au tonneau). Facturation / poids net Le montant de la vente est calcul en fonction du poids vendu et non pas de la quantit. Publi sur le site marchand Cette option, coche par dfaut, permettra larticle de paratre sur le site Web (site marchand) de votre entreprise si vous commercialisez votre article sous cette forme. Pour plus dinformations, reportez-vous la commande Portail Sage dans le Manuel de rfrence. Intgration des frais Liste droulante ditable permettant la gestion des cots de stockage, de transport et dautres frais pouvant tre dfinis par lutilisateur. Les intituls sont modifiables dans la fiche de larticle et proposent par dfaut Cot de stockage et Cot de transport plus une troisime zone libre.
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Famille ZDIVERS
Pour les besoins des leons suivantes, nous allons galement crer une famille particulire que nous appellerons ZDIVERS. Cette famille va nous servir lors du processus de mise jour comptable, dtaill au chapitre 5, Leon 16 Faites la mise jour comptable, page 270.
Renseignez ces deux zones, puis validez la cration de cette famille. Nenregistrez aucune autre information ni catgorie comptable.
Volet Complment
Dcochez loption Publie sur le site marchand qui na aucune utilit dans cette famille. Enregistrez la racine ZDV des articles spciaux qui seront affects cette famille.
Le dernier volet de cette famille doit rester inchang. Une fois que vous avez cr toutes les familles darticles ncessaires, vous pouvez crer vos articles et les rattacher aux familles darticles. Fermez toutes les fentres des familles et des codes taxes en pressant la combinaison de touches CTRL + F5.
cliquer sur licne Crer un article de la barre verticale Gestion des articles et stocks. Ces mthodes ne ncessitent pas douvrir la liste des articles.
Inspirez-vous de lexemple ci-dessus pour la saisie de vos articles. Nomenclature Les articles nomenclature peuvent tre de diffrents types : Aucune (valeur par dfaut) : larticle ne possde aucune nomenclature ; Nomenclature de fabrication : larticle est form dun assemblage de divers autres articles ; Nomenclature commerciale / compos : les divers articles entrant dans la composition de la nomenclature apparaissent dans la pice de vente mais la facturation est faite sur larticle compos ; Nomenclature commerciale / composant : les divers articles entrant dans la composition de la nomenclature apparaissent dans la pice de vente et la facturation est faite sur chaque composant ; Articles lis : lappel dun article dans une pice gnre lapparition de tous les articles qui lui sont lis. Pour plus dinformations, reportez-vous au Manuel de rfrence du programme. Nous vous rappelons quil est conseill dutiliser la touche TABULATION pour passer dune zone la suivante (ou MAJUSCULE + TABULATION pour revenir la prcdente) afin que les automatismes attachs aux zones puissent seffectuer.
Gammes Elles permettent denregistrer les diffrents numrs (taille, couleur, etc.) dans lesquels larticle est disponible. Larticle de lexemple ne disposant daucune gamme, laisser la mention Aucune. Conditionnement Il permet de dfinir par article diffrentes combinaisons tout en ne grant en stock quune seule entit. Laffectation dun conditionnement seffectue par la liste droulante Conditionnement. Les diffrents modes de conditionnement sont enregistrs dans les options de lentreprise. Dans notre exemple, nous naffectons aucun conditionnement larticle. Unit de vente Elle doit tre choisie dans une liste droulante. Les diffrentes units disponibles sont enregistres par lutilisateur lui-mme dans les options de lentreprise. La premire unit de vente est reprise par dfaut par le programme. Nous la conserverons dans notre exemple. Au bas de lcran, plusieurs onglets permettent de slectionner et denregistrer diffrentes informations concernant larticle.
La liste du bas de la fentre permet le paramtrage des diffrents tarifs : tarifs de vente (Catgories tarifaires), tarifs par clients (Tarifs clients), tarifs dachat (Fournisseurs). Les catgories tarifaires sont paramtres dans les Options de lentreprise. Vous pouvez en enregistrer plusieurs (particuliers, dtaillants, grossistes, centrales dachat, collectivits, etc.) et affecter tout nouveau client lune de ces catgories. Dans la fiche article, pour chacune de ces catgories, peuvent tre associs un coefficient de marge, un prix de vente et ventuellement une grille de remise. Ainsi, lorsque le programme constatera que vous enregistrez cet article dans un document de vente pour un client appartenant une catgorie donne, il ira rechercher dans la fiche article le prix quil doit mentionner pour la catgorie du client susdit. Nous allons vrifier que le programme a bien enregistr les prix de vente qui conviennent.
Vous pouvez constater que le programme a affect le coefficient et le prix de vente mentionns dans la fiche article la catgorie tarifaire que vous avez saisie (et aux autres que vous auriez pu enregistrer). Ces valeurs sont modifiables.
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Elle permet de modifier toutes les informations mentionnes lexception du prix dachat.
Application dune gamme de prix nets
Vous dcidez que larticle en cours de paramtrage doit bnficier de tarifs prfrentiels en fonction des quantits vendues. Pour cela, vous allez appliquer la gamme de prix nets paramtre dans une prcdente leon. Voir le titre Enregistrez une gamme de prix dans la leon Leon 2 Crez votre socit, page 29.
Cliquez sur les lignes de la liste et modifiez, dans les zones disposes sous la liste, les prix appliqus en fonction des quantits. Vous pouvez aussi modifier les quantits. Validez aprs chaque modification de ligne.
Les prix nets en fonction des quantits que nous vous proposons dappliquer sont prciss dans le tableau ci-dessous.
Jusqu 10 20 50 99999999999999(1) 1. Mthode pour prciser la tranche maximum. Prix net 372,00 368,00 365,00 360,00
Refermez ensuite la fentre en pressant la touche ECHAP. Vous constaterez que la colonne Remise de la liste des catgories tarifaires de la fiche article affiche maintenant le mot Gamme pour signaler ce paramtrage.
Modification dun prix tarif
Constatez que le programme a affect le mme prix en HT et TTC toutes les catgories tarifaires. Si vous en avez cr certaines avec des prix TTC (Particuliers par exemple), il peut savrer ncessaire de modifier le prix mentionn.
Modifiez le prix de vente TTC en appliquant la TVA 19,6 % et en arrondissant, soit : 445.
Refermez ensuite la fentre en cliquant sur son bouton de fermeture. Constatez que le prix a bien t modifi dans la liste.
Enregistrement dune fiche rfrence fournisseur
Cliquez sur longlet Fournisseurs en bas de cette premire page. Un nouveau sous volet vide apparat.
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Rfrence Elle correspond la rfrence de larticle chez le fournisseur. Cette information servira aux commandes, mais aussi au classement de la liste des articles. Prix dachat Il sagit du prix dachat de larticle chez le fournisseur. Unit dachat Cette zone liste droulante permet lenregistrement du conditionnement utilis par le fournisseur pour lexpdition de la marchandise. Les deux zones qui la suivent permettent de prciser le taux de Conversion cest--dire le rapport entre les units de vente et celles dachat. Ce coefficient servira la dtermination des quantits entrant en stock au moment de la saisie des bons de livraison fournisseurs. Il sert aussi au calcul que doit faire lutilisateur pour lenregistrement du prix dachat unitaire dans la fiche article.
Compltez les poids net et brut. Vous vous en servirez plus loin dans ce manuel. Laissez les autres valeurs proposes.
Les Catgories comptables sont regroupes dans la liste droulante du bas de la fentre. Les valeurs affiches proviennent de celles saisies dans la famille de rattachement. Lors de la cration dun article, il est conseill de parcourir toutes les catgories comptables et de vrifier que les comptes enregistrs correspondent bien larticle. Si vous voulez les modifier, oprez comme cela vous a t montr dans le cadre de la saisie des familles darticles.
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Ce volet permet daffecter diffrentes informations larticle : des dsignations en deux langues au cas o vous faites beaucoup doprations lexportation ; des glossaires qui sont des textes descriptifs qui peuvent tre imprims dans les documents ; des modles denregistrement qui permettent dautomatiser la saisie dinformations dans certaines colonnes de la pice partir des donnes enregistres en Informations libres, lors de lappel de larticle qui en bnficie. Vous pouvez constater, en cliquant sur longlet de ce sous volet, que le modle denregistrement Tare qui a t affect la famille est bien mentionn dans la liste. Pour plus dinformations sur les fonctionnalits de ce volet, reportez-vous au Manuel de rfrence du programme.
Les intituls de champs statistiques articles doivent tre enregistrs au pralable dans les options de lentreprise avant de pouvoir tre renseigns ici.
Un quatrime sous-volet, Informations libres, peut apparatre si lon a enregistr des informations libres pour les articles dans les options de lentreprise.
Pour enregistrer les valeurs limites de stockage, vrifiez que le dpt concern est bien celui mentionn dans la zone Dpt puis tapez la valeur du Stock mini 5 et celle du Stock maxi 25 puis validez. Ces informations ne sont quindicatives et permettront au programme de vous avertir en cas de quantits insuffisantes ou exagres.
Suivi de stock Il reprend la valeur enregistre dans la famille de larticle. Le CMUP (Cot Moyen Unitaire Pondr) est le plus couramment utilis. Substitution Cette zone permet denregistrer un article de remplacement qui sera automatiquement propos en cas de rupture de stock. Liste des dpts Pour chaque dpt les informations affiches sont les suivantes : le nom du dpt, le stock rel, le stock terme qui est le rsultat du calcul suivant : Stock rel + Quantit commande chez les fournisseurs Stock rserv par les clients le CMUP. Quantits minimales et maximales en stock De faon assurer une gestion correcte du stock, il est possible denregistrer, par dpt de stockage, les quantits minimales et maximales de larticle dans le stock.
4. Validez. Pour vrifier ces valeurs, slectionnez la ligne du dpt dans la liste. Les valeurs saffichent et peuvent tre modifies.
Les informations prsentes par cette liste seront automatiquement compltes par le programme au fur et mesure de lenregistrement de pices dachat et de vente.
Des graphiques correspondant ces valeurs peuvent tre affichs ou imprims grce au bouton dispos en bas de la fentre. Ne refermez pas la fiche de larticle car elle va tre utilise immdiatement.
La fentre active est celle dont la barre de titre nest pas estompe.
Pour lancer la duplication oprez dune des faons suivantes : cliquez sur le bouton Dupliquer de la barre doutils Standard ;
Une nouvelle fiche article identique la premire lexception de certaines informations, rfrence de larticle et de sa dsignation par exemple, se superpose celle dorigine. Vous pouvez maintenant apporter certaines modifications la fiche du nouvel article.
Modifications de la fiche article BAR0002
Nous ne dtaillerons pas toutes les modifications et laissons lutilisateur se rfrer aux manipulations dcrites dans les pages qui prcdent pour en connatre le dtail. Nous ne dcrirons ici que les manuvres particulires.
Modifiez le prix dachat : 150. Pour que cette modification se rpercute automatiquement sur le prix de vente, oprez comme suit : 1. 2. 3. pressez la touche TABULATION pour amener le curseur dans la zone du prix de vente ; effacez ce prix de vente en pressant la touche SUPPR ; pressez la touche TABULATION. Le prix est recalcul automatiquement et sapplique aux catgories tarifaires.
La catgorie tarifaire Particuliers ayant t modifie ponctuellement nest plus concerne par cette gestion automatique. Il faut la modifier en particulier. Nouveau prix de vente TTC : 360. Il en est de mme pour la gamme de prix nets applique la catgorie tarifaire Grossistes. Voir cidessous.
1. 2. 3. 4.
faites un double-clic sur la ligne de la catgorie tarifaire Grossiste ; dans la fentre Catgorie : Grossiste qui souvre, slectionnez Aucune dans la zone liste droulante dispose en bas de la fentre ; confirmez la modification dans la fentre davertissement qui va souvrir ; refermez la fentre de la catgorie Grossiste.
1. 2. 3.
cliquez sur longlet du sous volet Fournisseurs ; faites un double-clic sur la ligne du fournisseur Billot ; dans la fentre Fournisseur : BILLO Billot qui souvre, modifiez la rfrence de larticle achet en 25483612 et le prix dachat en 150 ; refermez la fentre du fournisseur BILLO.
4.
Pour plus de prcisions sur cette fentre, reportez-vous au titre Enregistrement dune fiche rfrence fournisseur, page 124.
Enregistrement dune fiche tarif client. Supposons quun de vos clients, pour notre exemple le client CARAT saisi prcdemment, sengage commander des volumes importants pour larticle en cours de saisie. Il vous demande donc une tarification en rapport avec sa masse dachat.
En rgle gnrale, lutilisation des tarifs clients ne doit seffectuer que pour les exceptions.
La fentre qui apparat ressemble celle des catgories tarifaires. Elle en diffre cependant par la prsence dune zone permettant de slectionner le numro du client. Compltez-la en vous inspirant de lexemple cidessous.
La zone Numro client sert lenregistrement du numro du client bnficiaire de ce tarif dexception. La zone Rfrence permet denregistrer une rfrence de larticle propre au client. Enregistrez un coefficient de 1,8 spcifique au client et oprez comme dcrit plus haut pour que le programme recalcule automatiquement le prix de vente.
Le Prix dachat reprend la valeur saisie dans la fiche article et nest pas modifiable. Refermez le tarif client en cliquant sur le bouton Fermer. Une ligne saffiche alors dans la liste des tarifs clients. Le prix de vente est exprim dans le format de la devise enregistre dans loption Devise du volet Fichier / A propos de... / Options.
Volet Complment
Volet Stock
Plusieurs modifications apporter illustres ci-dessous. En particulier, paramtrage dun article de substitution qui sera propos la vente la place du prsent article en cas de rupture de stock.
Dans la zone Substitution, slectionnez la rfrence de larticle BAR0001. Pour modifier les quantits minimales et maximales prvues en stock dans un dpt particulier, cliquez sur la ligne du dpt dans la liste. Modifiez ensuite les valeurs dans leurs zones respectives avant de valider.
Ne refermez pas la fentre de cet article car il va encore nous servir crer, par duplication, un article li.
Prcisez que larticle est li en modifiant la zone Nomenclature. Voir les prcisions donnes ci-dessous. Modifiez les prix dachat et de vente comme expliqu plus haut dans cette leon. Modifiez le prix de vente aux Particuliers en y incorporant la TVA : 526.
Vous pouvez aussi modifier la rfrence achat fournisseur comme montr ci-dessus. Supprimez le tarif spcifique du client. Le client Carat bnficiait dun tarif prfrentiel sur larticle BAR0002. Celui-ci sest report sur larticle BAR0003 lors de la duplication. Pour le supprimer :
1. 2. 3. 4.
cliquez sur longlet Tarifs clients ; slectionnez la ligne du client Carat en cliquant dessus ; cliquez sur le bouton Supprimer de la barre doutils Navigation ou tapez CTRL + U ; confirmez la suppression de llment Carat dans la fentre dalerte qui souvre.
Reportez-vous au titre Paramtrage de larticle li pour des prcisions sur le paramtrage dun tel article.
Modification de la rfrence fournisseur. Modifiez la rfrence du fournisseur en enregistrant des va-
Volet Complment
Pas de modification apporter dans ce volet si ce ne sont les poids (par exemple Poids net 150 et Poids brut 300). Ils seront utiliss dans une prochaine leon.
Volet Stock
Supprimez larticle de substitution dans la zone Substitution. Modifiez les stocks mini et maxi dans le dpt principal.
Refermez les fiches articles en cliquant sur leur bouton Fermer. Ne refermez pas la liste des articles si elle est ouverte.
Paramtrage de larticle li
Abandonnez provisoirement le paramtrage des articles pour vous consacrer celui de larticle li qui vient dtre cr. Lancez la fonction qui permet la gestion des articles lis : cliquez sur le bouton Liste des nomenclatures de la barre doutils Gestion des articles et stock,
ou slectionnez la fonction Structure / Nomenclatures. La liste des nomenclatures affiche larticle qui vient dtre cr. Licne qui le prcde indique quil sagt bien dun article li.
Faites un double-clic sur la ligne de cet article pour en ouvrir la fiche. Il faut y indiquer quel est larticle qui sera appel automatiquement lors que le prsent article sera insr dans une pice de vente.
Slectionnez larticle BAR0001 dans la zone Rfrence. Enregistrez une quantit de 1 et laissez la mention Variable dans la zone Quantit. Reportez-vous aux explications ci-dessous. Validez par la touche ENTREE.
La racine ZDV que nous avons affecte la famille na pas de caractre obligatoire. Elle est simplement ajoute pour bien diffrencier ces articles particuliers des autres articles.
Crez larticle comme indiqu ci-dessous. Ne compltez que les zones indiques. Rappelez-vous de slectionner dabord la famille puis de presser TABULATION ce qui fera apparatre la rfrence de larticle puis de complter les autres zones qui doivent ltre.
Renseignez uniquement ces trois zones, puis cliquez sur longlet Complment.
Nous allons prsent dfinir, dans le volet Complment, la passerelle comptable qui permettra denregistrer en comptabilit les escomptes des documents.
Pour la catgorie comptable Ventes France, dfinissez le compte suivant : Compte gnral : 6650000. Validez aprs slection ou saisie du numro de compte.
Comme pour le prcdent article, ne modifiez que les zones indiques. Ouvrez le volet Complment.
Pour la catgorie comptable Ventes France, modifiez le compte gnral comptable en le remplaant par : 7080000.
Pour la catgorie comptable Achats France, paramtrez le compte gnral 60800000 Frais accessoires dachat. La saisie de larticle est termine. Vous pouvez ventuellement procder lenregistrement dautres articles.
Affectation de larticle ZDV0002 au mode de transport
Aprs cration de cet article, il vous faut maintenant laffecter au mode dexpdition cr dans les options de lentreprise. Pour accder la liste des options, vous pouvez : soit cliquer sur le bouton A propos du fichier de la barre doutils Standard,
soit lancer la fonction Fichier / propos de votre socit. Cliquez ensuite sur longlet Options pour ouvrir le volet correspondant. Dans la liste des options, faites un double-clic sur Mode dexpdition puis sur la ligne Sernam si elle nest pas affiche.
Utilisez le bouton de la zone liste droulante Article de frais dexpdition pour slectionner larticle de frais ZDV0002. Validez cette modification par la touche ENTRE.
Refermez ensuite toutes les fentres encore ouvertes en pressant CTRL + F5. Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.
Lobjectif de cette leon est denregistrer le stock initial des articles afin de vous permettre de raliser les oprations de gestion des ventes.
tapes
Les tapes de cette leon sont les suivantes : 1. 2. Enregistrement des quantits en stock. Impression du livre dinventaire.
Versions du programme
Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme lexception de la Version 100 Pack Service qui ne permet pas la gestion des stocks.
Informations pralables
Cette nouvelle leon sur le programme Sage Gestion Commerciale va vous permettre de vous intresser la gestion du stock et aux documents correspondants. Vous allez vous servir des articles crs lors des leons prcdentes, afin daborder les notions essentielles de la gestion des stocks. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72.
Astuces
La barre doutils Gestion des articles et stocks se promne peut-tre au milieu de votre cran ? Sachez que vous pouvez la coller contre un des cts de la zone de travail simplement en la faisant glisser assez prs du bord pour qu'elle s'y colle.
soit en cliquant sur licne Liste des documents de stock de la barre verticale Gestion des articles et stocks. Une liste, encore vide, souvre. Crez un nouveau document comme nous vous lavons montr pour les comptes gnraux. Pour plus dinformations, reportez-vous la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72. Aux mthodes prsentes cette occasion, vous pouvez ajouter les suivantes : cliquer sur le bouton Saisir un document de stock de la barre doutils Gestion des articles et stocks,
Cliquez sur la case Mouvement dentre et validez en cliquant sur le bouton OK.
La fentre de saisie des mouvements dentre saffiche. Compltez-la en vous inspirant des explications donnes plus loin.
Prcisez le dpt concern. Saisissez une rfrence qui vous rappellera lobjet du mouvement, par exemple Stock initial puis validez len-tte de document par la touche ENTREE.
Une fois len-tte valid, vous pouvez accder aux zones de saisie des lignes de la pice.
Le numro de pice et la date saffichent automatiquement. On peut les modifier. On peut paramtrer la forme du numro dans les options de lentreprise.
Slectionnez larticle BAR001 en cliquant sur sa ligne puis validez ou cliquez sur le bouton OK.
Oprez ensuite de la faon suivante : 1. 2. 3. 4. La rfrence de larticle slectionn ainsi que sa dsignation apparaissent dans leurs colonnes respectives. Passez la colonne Quantit en tapant plusieurs fois la touche TABULATION. Remplacez la valeur 1 propose par dfaut en tapant la quantit en stock : dans notre exemple 12. Pressez la touche ENTRE pour valider la ligne.
La ligne que vous venez de valider saffiche alors dans le corps du document, en dessous des zones de saisie.
Il est bien vident que les articles ZDV001 et ZDV002 descompte et de port ne sont pas concerns par cette saisie puisque non tenus en stock.
Les saisies du mouvement dentre de stock tant termines, cliquez sur sa case fermeture pour le fermer et lenregistrer. Le nouveau document apparat dans la liste de documents des stocks (si elle est affiche).
A laide de cette zone liste droulante, vous pouvez slectionner Tous les documents ou seulement les Mouvements dentre.
Le classement par dfaut seffectue sur la date des pices. Assurez-vous quaucun document nest slectionn.
Si une pice est slectionne, cliquez sur sa ligne tout en pressant une touche CTRL pour la desslectionner.
Cliquez sur le bouton Imprimer le(s) document(s) dispos sur le bord infrieur de la fentre. Une fentre de slection apparat.
Dans la zone liste droulante Type, slectionnez Etat de contrle, Laissez les autres zones aux valeurs par dfaut. Cliquez sur le bouton OK pour lancer limpression.
La fentre de dialogue de limprimante va apparatre. Paramtrez-la selon vos habitudes avant de cliquer sur OK. Le document obtenu ressemblera au suivant.
Cette leon est maintenant termine. Refermez toutes les fentres encore ouvertes lcran. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.
Lobjectif de cette leon est denregistrer des commandes clients, den imprimer laccus de rception et de les transformer en facture.
tapes
Les tapes de la leon sont les suivantes : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Enregistrer une commande pour un de vos clients en crant ventuellement sa fiche. Enregistrer les lignes darticles. Traiter le cas darticles en rupture de stock partielle ou totale avec substitution. Imprimer la commande pour en conserver une trace ou envoyer un accus de rception au client. Transformer cette commande en bon de livraison. Transformer ce bon de livraison en facture aprs livraison. Enregistrer une commande comportant un article li. Enregistrer une commande comportant un article conditionnement.
Versions du programme
Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme. Dans le cas de la Version 100 Pack Service, les ruptures de stock ne pourront pas tre traites.
Informations pralables
Dans cette nouvelle leon, vous allez aborder le traitement dune commande client. Nous allons nous servir, pour illustrer nos propos, des donnes saisies dans le chapitre prcdent. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72.
Vous utiliserez, dans cette leon, la barre doutils Gestion des ventes. Peut-tre serait-il bon de lafficher ? Utilisez pour cela une des mthodes que nous avons prsentes dans les leons prcdentes. Lors des saisies de pices, il est possible de crer les clients et les articles. Rappelez-vous que lon peut toujours accder la fiche des tiers partir des documents sur lesquels on travaille. Ceci peut tre utile pour consulter leur en-cours. Lorsque plusieurs clients vous commandent les mmes articles, il est possible de dupliquer des factures existantes.
Crez de prfrence vos propres documents en vous appuyant sur les explications qui vous sont proposes.
Ouvrez, en premier lieu, la liste des documents de vente : soit en slectionnant la commande Traitement / Documents des ventes, soit en cliquant sur le bouton Liste des documents de vente de la barre doutils Gestion des ventes,
soit en cliquant sur licne Liste des documents de vente de la barre verticale Gestion des ventes. Cette liste est vide pour linstant.
Crez un nouveau document, un bon de commande client en loccurrence, comme nous vous lavons montr pour les comptes gnraux. Pour plus dinformations, reportez-vous la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72. Dans ce cas, vous verrez apparatre une fentre Ajouter un document.
Cliquez sur la case Bon de commande puis validez ou cliquez sur le bouton OK.
Aux mthodes prsentes ci-dessus, vous pouvez ajouter les suivantes qui ne ncessitent pas louverture pralable de la liste des documents : cliquer sur le bouton Saisir une commande client de la barre doutils Gestion des ventes,
En-tte du document
Corps du document
Dans la zone Livraison, slectionnez la date laquelle vous pensez livrer votre client. Vous pouvez vous aider du calendrier en cliquant sur le bouton accol cette zone.
Cliquez sur le bouton Nouveau pour crer la fiche de votre nouveau client.
Cet cran est issu du fichier dexemple Bijou. Vous pouvez vous en inspirer pour complter votre fichier dexercices Diamant Vert. Si vous avez suivi la lettre nos exercices, cet cran ne doit afficher que le client CARAT.
Dans les deux cas, il ne vous reste plus qu la renseigner tel que cela vous est montr dans la Leon 4 Cration des comptes clients et fournisseurs, page 87.
Il vous reste complter la fiche de votre client. Aprs sa validation par la touche ENTRE, il sinscrira automatiquement dans len-tte du bon de commande.
Une fois valides, les principales informations de len-tte ne sont plus modifiables.
Ce message est le rsultat du paramtrage de linformation libre calcule ralis dans le chapitre prcdent. Voir le titre Information libre de type calcul, page 61. Cliquez sur son bouton OK ou validez pour le refermer aprs en avoir pris connaissance.
Saisissez la commande
Maintenant que len-tte du bon de commande est remplie et valide, vous devez avoir un document de la forme suivante.
Plusieurs boutons deviennent actifs (non griss) une fois saisies les rfrences du client. Nous vous les prsentons rapidement ci-dessous. Le bouton Informations sur le document permet de consulter et, ventuellement, de modifier des informations propres la pice en cours de saisie. Si vous faites des factures pour des clients de passage, il suffit de crer une fiche client DIVERS ou COMPTOIR qui sera utilise pour tous les clients occasionnels. Vous pourrez utiliser ensuite les zones prsentes ci-aprs pour identifier le client de passage.
Les quatre zones de saisie En-tte 1, 2, 3 et 4 permettent lenregistrement dinformations concernant des clients de passage. Ces informations peuvent tre imprimes sur la facture.
En cliquant sur le bouton Valorisation du document une fentre souvre. Elle vous donne les cumuls HT et TTC de la pice en cours de saisie ainsi que le montant de la TVA. Elle peut galement vous donner le montant de lescompte si la fiche du client le mentionne. La fonction Imprimer le document est dtaille plus loin. Le bouton Transformer le document est prsent plus loin dans cette mme leon. Le bouton Envoyer le document par E-mail permet denvoyer le document via la messagerie lectronique. Pour cela, il est impratif de remplir la zone E-mail de la fiche tiers (voir la leon concernant la saisie des tiers). Le bouton Comptabiliser le document permet de passer immdiatement le document en comptabilit. Il est galement possible, comme nous le verrons plus loin, de raliser des comptabilisations globalement.
Rappelons que les menus contextuels souvrent en cliquant avec le bouton de droite de la souris sur les zones qui disposent de tels menus.
Recherchez et slectionnez lintitul de la colonne Tare dans cette liste. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter. Cliquez sur le bouton OK.
La nouvelle colonne apparat la droite des colonnes par dfaut de la pice lcran. Pour la dplacer et la disposer, par exemple, entre les colonnes Conditionnement et Remise, consultez le Manuel de la gamme. Assurez-vous que le curseur se trouve bien dans la zone de saisie au dessus du titre de la premire colonne sinon cliquez dans cette zone.
Indisponibilit de larticle
Ds la slection de larticle, une fentre Indisponibilit en stock apparat pour vous signaler que larticle est totalement manquant.
Cliquez sur ce bouton pour vrifier si une rception fournisseur nest pas attendue pour larticle en question. Si vous disposez de plusieurs dpts, vous pouvez les slectionner dans cette zone et vrifier que larticle demand ne serait pas disponible dans une autre. Le programme rappelle la dsignation de larticle de substitution ainsi que ses quantits en stock.
Le bouton Tarifs fournisseurs est estomp dans cette fentre dindisponibilit et les suivantes. Il permet, lorsque larticle est achet chez plusieurs fournisseurs et que tous possdent une fiche r-
Afin de vous permettre de savoir si larticle manquant va tre rapprovisionn dans un avenir proche, une fonction vous permet de connatre le stock futur de larticle manquant. Pour cela, cliquez sur le bouton Interrogation de stock prvisionnel de la fentre dindisponibilit. Une fentre Interrogation du stock prvisionnel souvre.
Vous pouvez ainsi prendre connaissance des quantits et dates de rapprovisionnement futures et constater que, dans le cas prsent, aucune commande fournisseur nest en attente de rception pour larticle et le dpt slectionns et quil sera ncessaire soit dannoncer un retard de livraison au client, soit de proposer un article de substitution. Refermez la fentre dinterrogation du stock en cliquant sur son bouton Fermer. Linterrogation du stock ayant annul la slection de larticle BAR002, il faut recommencer sa slection comme dcrit plus haut.
Le programme rappelle la dsignation de larticle de substitution ainsi que ses quantits en stock. Pour slectionner cet article, cliquez sur le bouton Substitution.
Pour passer dune zone lautre, pressez la touche TABULATION. Dans le cas de notre exemple, enregistrez la quantit 15 dans la zone de saisie de la colonne Quantit.
Lorsque certains articles sont saisis (articles gammes simple et double, articles conditionnement, articles en contremarque ou facturs au poids, etc.), des fentres de saisie complmentaires peuvent apparatre ou des manipulations particulires doivent tre effectues. Le Manuel de rfrence vous en donnera le dtail.
La quantit que vous venez de saisir pour larticle considr, BAR001, excde celle qui se trouve en stock pour le dpt dorigine. Le programme va vous le rappeler en affichant nouveau la fentre Indisponibilit en stock.
Cette zone sert confirmer la commande du client. Pour confirmer la commande du client, tapez 15 la place de la valeur propose puis pressez la touche TABULATION. Ces zones vont alors devenir actives pour vous permettre de crer une commande fournisseur afin dhonorer la totalit de la commande client.
Pour maintenir la commande de 15 bagues, tapez 15 dans la zone Quantit commande. Immdiatement les zones en dessous de celle que vous venez dutiliser deviennent actives. A quoi servent-elles ? Elles sont destines la prparation automatique dune commande fournisseur pour les articles qui sont en rupture. La validation de cette fentre va dclencher la cration dune nouvelle pice, une Prparation de commande, si vous slectionnez loption Nouvelle, ou complter une existante si vous slectionnez Complment. Cette pice sera destine par dfaut au fournisseur principal de larticle (nous verrons cette notion dans les articles).
Si vous slectionnez Complment et que le programme ne trouve aucune prparation de commande, il en cre une nouvelle.
Nous verrons dans la leon sur les achats comment traiter les prparations de commande. Constatez que le programme a, de lui-mme, propos une commande complmentaire de 3 pour complter 15 la valeur attendue. Laissez les options slectionnes par dfaut par le programme et indiquez la quantit 15 au niveau de la Commande fournisseur afin de reconstituer votre stock initial. Cliquez sur le bouton OK ou validez.
Constatez que la colonne Tare affiche bien le total de la tare des 15 articles. Cette valeur saffiche en grammes puisque vous avez paramtr cette unit dans le chapitre prcdent. Reportez-vous au besoin au titre Paramtrage des units de poids affiches par dfaut, page 45. Constatez galement que le programme a appliqu la gamme de prix nets paramtre dans la prcdente leon : rappelez-vous que vous avez enregistr un prix tarif de 368 au lieu de 372 pour des quantits vendues comprises entre 10 et 19 units. Reportez-vous au titre Application dune gamme de prix nets, page 122.
Interrogation du stock de larticle
Il est une autre possibilit pour connatre le stock de larticle et les dates de disponibilits des commandes fournisseurs ventuellement en cours. Dans la bon de commande lcran, cliquez sur la ligne de larticle BAR001 avec le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel.
Cette fentre est pr-paramtre sur larticle interrog mais naffiche aucune information. Pour les obtenir il faut valider. Les valeurs apparaissent alors.
Cette fentre donne toutes les informations sur le stock de larticle. Pour connatre les prvisions dentre et de sortie de stock, cliquez sur le bouton Interrogation de stock prvisionnel. La fentre prcdente est remplace par une autre.
La colonne de droite indique, par des icnes, la disponibilit ou la non disponibilit de larticle. Refermez cette fentre en cliquant sur son bouton Fermer.
Si vous avez associ un modle de mise en page mais souhaitez nanmoins voir safficher cette fentre de slection de modle et de paramtrage, pressez une touche ALT au moment de cliquer sur le bouton.
Slectionnez le dossier DOCUMENTS STANDARDS puis ouvrez-le en cliquant sur le bouton Ouvrir. Ensuite, slectionnez le dossier VENTES et cliquez sur le bouton Ouvrir pour voir son contenu.
Les dossiers (ou rpertoires) de stockage des fichiers dpendent du systme dexploitation utilis. Reportez-vous au Manuel dinstallation du programme pour en connatre lemplacement.
Slectionnez le modle portant le nom Accus de commande client en cliquant sur sa ligne. Il se trouve dans le dossier DOCUMENTS STANDARDS / VENTES. Cliquez sur le bouton Ouvrir.
Limpression des pices seffectue en utilisant un modle de mise en page qui peut tre soit celui fourni avec les fichiers originaux du programme, soit un que vous aurez dfini au moyen de la commande Mise en page du menu Fichier et adapt vos habitudes ou vos propres documents pr-imprims. La fentre de dialogue dimpression apparat. Slectionnez les options qui conviennent et lancez limpression par le bouton OK.
Slectionnez Bon de livraison en cliquant sur sa case, modifiez ventuellement la date pour respecter la chronologie et laissez les autres informations comme elles sont. Cliquez ensuite sur le bouton OK.
Le traitement seffectue.
Indisponibilit en stock
Une fentre Indisponibilit en stock va apparatre pour vous rappeler quun article ne peut tre livr dans son intgralit.
Vous pourriez ventuellement, diminuer les quantit livrer pour honorer dautres commandes. Ne dcochez pas la case doption Quantit en reliquat afin que les articles manquants puissent tre livrs ds leur disponibilit. Ne cochez pas la case doption Commande fournisseur sinon le programme vous demandera de saisir une nouvelle quantit commander. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK.
Aprs validation des fentres dindisponibilit, vous voyez apparatre dans la liste des documents des ventes, le bon de livraison correspondant votre bon de commande.
Constatez: que le bon de commande initial est toujours mentionn dans la liste mais quil comporte une icne particulire, celle des reliquats ; quune nouvelle ligne, celle du bon de livraison, est apparue, prcde dune icne propre ce type de document.
Si vous avez la curiosit douvrir ces deux documents pour consultation, vous verrez :
Il est possible de modifier les quantit portes sur les bons de livraisons afin de raliser des livraisons partielles. Le Manuel de rfrence vous en dira plus sur ce point.
Le bon de livraison peut tre imprim pour accompagner la livraison des articles. Pour plus dinformations sur les impressions, reportez-vous au titre Imprimez le bon de commande, page 171 plus haut dans cette leon. Utilisez le modle de mise en page BON DE LIVRAISON.BGC. Refermez toutes les fentres lcran sauf la liste des documents de vente, en cliquant dans leur case de fermeture.
Valorisation de la facture
Ouvrez la facture en ralisant un double-clic sur sa ligne.
Cliquez sur le bouton Valorisation du document. Ce bouton ouvre une fentre donnant la valorisation de la pice, cest--dire les totaux HT, TVA et taxes diverses sil y a lieu ainsi que TTC, les taux descompte ventuels ainsi que les chances de rglement.
Cette fentre sert : lenregistrement des acomptes (ou leur affectation sils ont t saisis dans le fichier comptable), lenregistrement des chances de rglement, le rglement comptant, total ou partiel, de la facture. Constatez que le total HT de la facture dpassant 2000 , le programme na compt aucun frais de port. Reportez-vous au titre Crez un mode dexpdition, page 66.
Echances de rglement
Cliquez sur le bouton Echancier pour enregistrer les chances de rglement. Le client vous a demand de payer en deux rglements gaux. Enregistrez-les.
Saisissez dans ces zones les donnes des chances de rglement supplmentaires.
Rappelez-vous que la touche TABULATION permet de passer dune zone la suivante. Validez la saisie. Vous voyez que le programme partage en deux la somme due. Cliquez sur la ligne comportant licne Equilibre et modifiez la date sa valeur initiale plus 1 mois.
On ne peut pas modifier partiellement une date. Il faut la retaper en son entier. Dautre part, le programme refusera la saisie de 31 jours aux mois qui nen ont que 30.
Validez. Les deux chances de rglement sont enregistres. Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer les modifications. Refermez ensuite la fentre de valorisation en cliquant sur son bouton OK puis toutes les autres fentres, sauf la liste des documents des ventes, en cliquant sur leur case Fermer.
Enregistrez un article li
Rappelons que les articles lis appellent dautres articles lorsquon les insre dans une pice de vente. Nous vous avons propos dans la leon prcdente, denregistrer un tel article. Crez une nouvelle commande comme cela vous a t montr prcdemment dans cette leon. Enregistrez dabord len-tte.
Rappelez-vous que la validation de cette en-tte fera apparatre le message du commentaire tiers.
Tapez la lettre B alors que le curseur se trouve dans la premire zone de saisie, pressez la touche TABULATION et, dans la fentre Slection dun article, slectionnez larticle BAR003. Enregistrez une commande de 1 exemplaire. Validez la ligne de larticle.
Constatez que, automatiquement, le programme a ajout une nouvelle ligne de 1 exemplaire de larticle li BAR001.
Volet Fiche principale Dsignation Prix dachat Coefficient Alliance argent jonc or 160 2
Cliquez sur une ligne. Enregistrez les valeurs qui conviennent. Validez.
La rfrence que vous saisissez ici pourra tre saisie dans les documents de vente la place de la rfrence initiale de larticle (BAR004). De cette faon, le programme ne vous demandera pas de prciser le conditionnement objet de la vente. La colonne P sert prciser la rfrence qui sera propose par dfaut lors de lappel de larticle par sa rfrence initiale.
Le volet Stock des articles conditionnement possde une zone de slection supplmentaire permettant de slectionner les numrs de conditionnement affects larticle afin den consulter le stock ou den saisir les informations de stockage.
Slectionnez Pice dans la liste droulante prcisant le dtail des numrs. Ce choix correspond la totalit des articles de cette rfrence tous conditionnements confondus. Saisissez le stock minimum 4 et le stock maximum 8 pour le dpt de stockage Diamant Vert. Validez. Si vous avez la curiosit de slectionner les numrs de conditionnement, vous constaterez que le programme affecte les valeurs saisies prcdemment au conditionnement lunit (il faut cliquer sur la dsignation du dpt dans la liste pour faire apparatre les limites de stock), et leur moiti pour le conditionnement par deux. Refermez la fiche de larticle en cliquant sur son bouton Fermer. La rfrence de larticle est mentionne dans la pice.
Saisissez
2 dans cette zone : le client a command un crin duo. Aprs activation des zones de rapprovisionnement, tapez 8 dans la zone des quantits commander pour faire le stock. Cliquez ensuite sur le bouton OK.
Utilisez la touche TABULATION pour amener le curseur dans la zone de saisie de la colonne Conditionnement. Pressez la touche de fonction F4. Une fentre de dialogue souvre.
Elle permet de prciser si le client a command 2 alliances dans 2 crins monos ou 1 crin duo avec 2 alliances. En fait il dsire un crin duo avec 2 alliances. Cliquez sur la ligne Ecrin duo dans la liste et vrifiez que le programme mentionne bien la quantit de 1 dans la zone Qts demandes et 2 sur la ligne Qts unit vente. Cliquez sur le bouton OK puis validez la ligne du nouvel article. Constatez quelle affiche Ecrin duo dans la colonne Conditionnement et 2 dans la colonne Quantit car il sagt de 2 alliances regroupes dans un seul crin.
Valorisation de la commande n2
. Cliquez sur le bouton Valorisation du document. La fentre donnant les totaux de la pice souvre.
Constatez que le programme mentionne un cot de transport dans la zone Expdition puisque le montant total HT de la facture est infrieur 2000 .
Refermez cette fentre en cliquant sur son bouton Fermer ou son bouton OK.
Lobjectif de cette leon est denregistrer une commande puis une livraison fournisseur.
tapes
Les tapes de la leon sont les suivantes : 1. 2. 3. Saisie dune commande fournisseur. Impression dune commande fournisseur. Transformation dun bon de commande en bon de livraison.
Versions du programme
Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme.
Informations pralables
Nous avons vu dans la leon prcdente que vous pouvez parfois tre confront un problme dapprovisionnement. Ces difficults peuvent entraner des retards de livraison pour vos clients. Cest pourquoi, il convient de traiter prsent lenregistrement dune facture fournisseur.
Astuces
Vous utiliserez, dans cette leon, les barres doutils Gestion des articles et stocks ainsi que Gestion des achats . Pour les afficher, voyez les explications donnes dans les prcdentes leons.
soit en cliquant sur licne Liste des documents dachat de la barre verticale Gestion des achats. Cette liste nest pas vide car elle prsente une prparation de commande. Do vient ce document ? Tout simplement du fait que lors de la transformation de la saisie des articles des commandes clients vues plus haut, nous avons demand que le reliquat des articles non livrs entrane la gnration dune commande fournisseur. En fait, ce nest pas une commande qui a t gnre mais une prparation de commande, repre par une icne particulire, que nous allons modifier avant de la transformer en commande dfinitive. Pour plus dinformations, reportez-vous au titre Indisponibilit partielle du stock, page 166.
La saisie des bons de commande fournisseurs est strictement identique celle des bons de commande client. Veuillez vous rfrer la partie qui en traite.
Le message reprenant le contenu de linformation libre Commentaire tiers napparat pas lors de louverture dune pice existante.
Vrifiez que les informations mentionnes sont bien celles des articles dsirs.
Constatez que cette pice mentionne une colonne Qt colise au lieu de Quantit qui apparat dans les pices de vente. En fait cette colonne sert essentiellement dans le cadre darticles conditionnement. Si vous nutilisez pas ces derniers, vous pourrez afficher la colonne Quantit la place (ou les deux au besoin). Sachez que, sauf rares exceptions, on peut paramtrer les colonnes de toutes les fentres qui en possdent. Le Manuel de rfrence vous prcisera comment oprer. Crez un article en saisie de pice
Version
Si vous ne possdez pas une version 100 Pack Service ou 100 Pack Plus du programme, la saisie de cet article nest pas indispensable, la leon ralise avec cet article ne pouvant tre conduite quavec ces deux versions (leon concernant les documents internes). Compltez la prparation de commande en ajoutant une ligne dun nouvel article qui sera cr en saisie de pice. Assurez-vous que le curseur se trouve bien dans la premire zone de saisie au-dessus des colonnes de la pice. Tapez un point dinterrogation (?) et pressez la touche TABULATION.
189 Sage France
Aussitt une fiche article vide apparat que vous compltez comme suit. Slectionnez dabord la famille BIJOUXARG comme cela vous a t montr plus haut. Ceci dterminera la rfrence de larticle BAR005. Compltez ensuite les autres zones.
Volet Complment
Volet Stock
Refermez la fiche article en cliquant dans sa case de fermeture. Larticle est automatiquement mentionn dans la pice dachat. Compltez la ligne de pice en commandant 50 articles de ce modle. Validez la ligne.
Voir la Leon 15 Gestion des documents internes, page 261. Pour transformer la prparation de commande en commande dfinitive, cliquez sur le bouton Transformer le document. Une fentre permet de choisir en quel type de pice la transformation doit seffectuer.
La ligne de la prparation de commande est remplace par celle dune commande fournisseur repre par une icne particulire. Si vous louvrez, vous constaterez que la quantit darticles mentionne est conforme au choix fait dans la fentre Prparation des documents.
Imprimez le document
Slectionnez la ligne du document dans la liste des documents des achats. Cliquez sur le bouton Imprimer le(s) document(s) qui se trouve sur le bord infrieur de la fentre. Si vous navez pas paramtr de modle dimpression par dfaut pour ce type de document, choisissez le modle de mise en page BON DE COMMANDE FOURNISSEUR.BGC. Il se trouve dans le dossier ACHATS qui lui-mme se trouve dans le dossier DOCUMENTS STANDARDS.
Le chemin pour parvenir ces dossiers tant diffrent en fonction du systme dexploitation utilis, nous renvoyons le lecteur au Manuel dinstallation qui dcrit ces emplacements.
Il nest pas ncessaire quun bon de commande fournisseur soit obligatoirement suivi dun bon de livraison fournisseur. Si le programme constate que vous passez directement du bon de commande la facture, il considre cette dernire comme un bon de livraison.
Slectionnez, en cliquant dessus, la ligne du bon de commande que vous venez denregistrer et cliquez sur le bouton Transformer le(s) document(s) dispos sur le bord infrieur de la fentre.
Une fentre de dialogue permet de modifier le numro de pice ou la date proposs. Cochez la case Facture puis cliquez sur le bouton OK pour valider.
Par cette simple action, vous venez denregistrer la rception de votre marchandise et la facture du fournisseur qui laccompagnait.
194 Sage France
En cas de livraison partielle, il existe une manire doprer spcifique. Reportez-vous, dans cette hypothse, au Manuel de rfrence.
Refermez toutes les fentres lcran en cliquant dans leur case de fermeture. Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.
Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment enregistrer un rglement client.
tapes
Les tapes de la leon sont les suivantes : 1. 2. 3. 4. 5. 6. Enregistrement dun rglement reu dun de vos clients. Gestion dun cart de rglement. Impression du reu du paiement. Ajout dun mode de rglement Bon dachat. Enregistrement dune facture de retour et dun bon dachat. Affectation de ce bon dachat au rglement dune facture client.
Versions du programme
Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme.
Informations pralables
Cette partie du manuel de dcouverte du programme Sage Gestion commerciale va vous permettre de dcouvrir la saisie des rglements. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72.
Astuce
Les barres doutils Gestion des articles et stock ainsi que Gestion des achats seront utilement remplaces par la barre doutils Gestion des ventes.
cliquez sur licne Saisir un rglement client de la barre verticale Gestion des ventes. Dans tous les cas, une fentre Saisie des rglements clients souvre.
cliquez dans la barre de dfilement horizontal pour amener le curseur compltement droite, pointez le trait se situant droite du titre de la colonne Solde, cliquez et faites-le glisser vers la gauche.
1 Rgl. fact. 1 Laisser la valeur proposs 2640 SG Ce montant est volontairement diffrent de celui de lchance A taper ou slectionner dans la liste droulante
Slectionnez le client ici puis validez. Saisissez les valeurs du rglement dans ces zones. Utilisez la touche TABULATION pour passer dune zone la suivante. Validez ensuite par la touche ENTREE.
En ce qui concerne le journal, il est possible de demander au programme den proposer un par dfaut. Ce paramtrage est fait dans le volet Comptable de la fonction Fichier / A propos de (Diamant vert.gcm dans notre exemple). Bien dautres paramtrages sont possibles. Le Manuel de rfrence vous en dira plus sur ces possibilits.
Fermez le volet en cliquant sur la case Fermer. Vous revenez la fentre Saisie des rglements clients. Pour grer les carts, il faut rapprocher le rglement de lchance afin de vrifier leur adquation. Pour ce faire, dans la fentre Saisie des rglements clients, slectionnez la ligne correspondant au rglement que vous venez de saisir. Cliquez sur le bouton Slectionner les chances rattaches, la fentre Slection des chances rgler saffiche.
Cette zone affiche le montant du rglement saisi. Cette ligne mentionne le montant de la premire chance de la facture rgler.
3.
Cette fentre permet la slection du modle de mise en page utilis pour limpression des accuss de rception de rglement. Si vous navez pas paramtr de modle dimpression par dfaut, slectionnez le document REGLEMENT CLIENT.BGC qui se trouve dans le dossier RGLEMENTS du dossier DOCUMENTS STANDARDS et validez (ou cliquez sur le bouton Ouvrir). La fentre de dialogue de limpression apparat. Slectionnez les options qui conviennent et lancer limpression. Si vous dsirez un aperu avant impression, cliquez dans la case Aperu avant impression.
Nous vous rappelons que les dossiers de stockage des modles de mise en page diffrent en fonction du systme dexploitation utilis. Pour les connatre, rfrez-vous au Manuel dinstallation.
Il est possible de dfinir un modle de mise en page par le biais de la commande Fichier / Mise en page. Refermez ensuite la fentre Saisie des rglements clients en pressant la touche ECHAP.
Slectionnez la premire ligne vide dans la liste des modes de rglement. Tapez lintitul du mode de rglement : Bon dachat. Slectionnez le type de rglement : Bon dachat. Enregistrez les codes journaux des rglements clients et fournisseur : OD Oprations diverses, dans les deux zones (obligatoire pour ce mode de rglement). Validez.
Le client vous a renvoy une des bagues car elle prsentait une dfectuosit. Avec son accord, la facture de retour gnre cette occasion sera transforme en bon dachat. Cliquez sur le bouton Transformer le document de cette facture. Une fentre de dialogue souvre pour vous permettre denregistrer la pice qui sera gnre cette occasion.
Cliquez sur loption Facture de retour. Ce choix gnrera la facture de retour et enregistrera le retour en stock de la pice dfectueuse. Cliquez ensuite sur le bouton OK
Le message dinformation d au paramtrage des informations libres va apparatre puis, aprs sa validation, vous constaterez quune nouvelle pice est apparue dans la liste des documents des ventes.
Le client nayant renvoy quune seule bague, il faut modifier la pice : 1. 2. 3. 4. Cliquez sur la ligne de larticle BAR001 pour la slectionner. Pressez la touche TABULATION pour amener la slection dans la colonne Quantit. Remplacez la valeur 12 en tapant 1. Validez. La facture de retour doit ressemble la suivante.
Les quantits en stock de larticle BAR001 ont t modifies en consquence. Vous auriez pu le constater en interrogeant le compte de larticle avant et aprs modification des quantits retournes.
Rfrez-vous au titre Interrogation du stock de larticle, page 168 pour savoir comment interroger le stock de larticle depuis une pice de vente.
Le rglement de cette facture ne deviendra effectif que lorsque le bon dachat sera enregistr comme rglement dune facture pour le client concern. Refermez la fentre de valorisation en cliquant sur le bouton OK. Refermez galement la facture de retour en cliquant dans sa case Fermer.
Cette leon vous montre comment personnaliser les modles dimpression de vos documents.
tapes
Les tapes de la leon sont les suivantes : 1. 2. 3. 4. Reprise dun modle de facture existant pour adaptation de ce modle vos particularits. Ajout dun logo. Modification des polices de caractre. Insertion dune zone variable.
Versions du programme
Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme.
Informations pralables
Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72.
Astuce
Personnalisez tous vos documents : accuss de commande client, bons de livraison, factures, commandes fournisseurs, etc. mais aussi commandes fournisseurs, bons de retour de matriel ou relevs de factures. Le nombre de modles de mise en page nest pas limit. Si vous utilisez du papier en-tte, la fonction de mise en page vous permettra dadapter vos documents de gestion sa prsentation.
Vous pouvez aussi lancer cette fonction en cliquant sur le bouton Mise en page de la barre doutils Standard.
Une fentre dapplication apparat. Dans cette nouvelle fentre, activez la commande Fichier / Ouvrir.
Slectionnez le modle FACTURE CLIENT dans le dossier VENTES des DOCUMENTS STANDARDS puis cliquez sur le bouton Ouvrir.
Rappelons que le Manuel dinstallation vous indique o se trouvent les documents en fonction du systme dexploitation que vous utilisez.
2
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Afin de conserver votre modle standard, nous vous invitons faire immdiatement une sauvegarde de ce modle sous un autre nom.
Pour ce faire, utilisez la commande Fichier / Enregistrer sous puis indiquez un nouveau nom de votre choix tel le suivant : Facture client2.bgc.
Le programme de mise en page nutilise pas les barres doutils.
Lorsquune seule zone est slectionne, des petits carrs noirs (des poignes) apparaissent aux quatre coins. Lorsque plusieurs zones contigus sont slectionnes, les poignes apparaissent chaque lment ainsi quaux quatre coins de lensemble. Si tel nest pas le cas, recommencez pour slectionner ces cinq zones ensemble.
Vous pouvez maintenant dplacer lensemble des champs slectionns de quelques centimtres vers la droite afin de faire suffisamment de place pour insrer un logo. Pour cela, cliquez au centre de la slection et non sur une des poignes. Si la palette doutils vous gne :
cliquez sur sa barre de titre pour la dplacer dans un autre coin de la fentre. Aprs ce dplacement, ayez soin de desslectionner les champs en cliquant nimporte o sur la page (en dehors dun cadre de champ).
Rappelons que le Manuel dinstallation prcise lemplacement des fichiers et des dossiers en fonction du systme dexploitation utilis.
Une fois cette image ouverte, utilisez la commande Edition / Slectionnez tout puis Edition / Copier.
Cette dernire manipulation est prsente dans le paragraphe Slectionnez plusieurs champs pour les dplacer, page 211.
Les polices affiches dans cette liste sont celles disponibles sur votre poste.
Pour notre exemple, nous souhaitons mettre lensemble des champs de len-tte en Italique, aussi, slectionnez cette option dans la colonne Style. Refermez la fentre avec le bouton OK. Ayez soin de desslectionner les champs en cliquant nimporte o sur la page (en dehors dun cadre de champ).
Cliquez sur la zone Client_payeur.Intitul, les poignes apparaissent, puis tout en maintenant la pression sur le bouton gauche de la souris, dplacez le champ vers le haut afin de laisser lespace ncessaire pour un nouveau champ. Cliquez ensuite dans un endroit neutre du modle pour dsactiver la slection.
Ayez soin de ne pas slectionner la zone de fond gris. Si tel est le cas, cliquez en dehors de cette zone pour annuler la slection et recommencez la slection de la zone dintitul en cliquant en son centre.
Ensuite cliquez sur le bouton Zone variable de la palette doutils ou activez la commande Outils / Zone variable, le pointeur de la souris se transforme en croix. Positionnez le curseur gauche sous le champ prcdemment dplac, cliquez et maintenez la pression sur le bouton puis dessinez le cadre de la zone de manire ce quil comble lespace libre. La fentre suivante apparat.
Slectionnez le fichier Client_payeur.
Cliquez, pour la slectionner, sur la zone que vous avez ajoute dans ladresse de la facture. Cliquez ensuite sur le deuxime bouton de la palette Motifs, le bouton Transparence. Aussitt la couleur du fond apparat en dessous de la zone de report. Vous pouvez maintenant refermer la palette des motifs en cliquant sur son bouton Fermer. Le bouton Slection de la palette doutils ou la commande Outils / Slection permet de remettre le curseur sa forme normale. Si besoins est, rajustez la position de la nouvelle zone et de celle qui a t dplace par rapport aux autres zones de ladresse. Pour plus dinformations sur les fonctions de la mise en page, reportez-vous au Manuel de la gamme. Une fois toutes les modifications ralises, lancez la commande Fichier / Enregistrer. Ce nouveau modle prend alors la forme suivante.
Notre exemple de mise en page est maintenant achev. Vous pouvez, si vous le dsirez, adapter bien dautres documents.
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218 Sage France
Nous vous recommandons de ne travailler que sur des copies des modles originaux fournis qui serviront doriginaux toutes vos adaptations.
Lobjectif de cette leon est de vous aider imprimer quelques tats parmi les plus courants.
tapes
Les tapes de la leon sont les suivantes : 1. 2. Impression dun tat sur les statistiques de ventes des articles. Impression du palmars clients cest--dire dun tat donnant la liste et le classement des meilleurs clients.
Versions du programme
Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme.
Informations pralables
Dans cette leon vous allez manipuler un outil intressant dans un logiciel de gestion commerciale. Il sagit des suivis de vos performances commerciales aussi bien vis vis de vos clients que par rapport vos articles. Ainsi, vous allez pouvoir imprimer les statistiques de vos meilleurs clients et de vos articles les mieux vendus. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72.
Astuce
Lors de limpression des tats, il est toujours possible de demander une impression lcran, cest--dire une visualisation de ltat imprim, plutt quune impression sur le papier. Cela vous permet de vrifier ladquation de ltat choisi avec vos besoins sans gcher de papier.
Slectionnez FC + FA + BL + PL + BC. Les documents pris en compte seront toutes les factures, tous les bons de livraison, toutes les prparations de livraison et tous les bons de commande.
Slectionnez Palmars des ventes. Slectionnez FC + FA + BL + PL + BC. Les documents pris en compte seront toutes les factures, tous les bons de livraison, toutes les prparations de livraison et tous les bons de commande. Saisissez le nombre de clients que vous voulez voir apparatre dans votre palmars. Par exemple : 10 affichera les dix meilleurs clients.
Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.
Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment faciliter les oprations de facturation des clients.
tapes
Les tapes de cette leon sont les suivantes : 1. 2. Paramtrage de la fonction de facturation priodique. Utilisation de la fonction daperu avant impression.
Versions du programme
Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme.
Informations pralables
La fonction vue dans cette leon vous rendra de grands services en regroupant les oprations de transformation des pices qui peuvent tre transformes en factures., oprations que, autrement, vous seriez oblig deffectuer manuellement pice par pice. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72.
Astuces
La barre doutils Gestion des ventes sera utilise dans cette leon. Laperu avant impression rend de grands services pour vrifier, avant impression relle sur papier, si le paramtrage fait lors de la slection de limpression est celui qui vous convient.
Facturation priodique
Vous avez pu constater quil tait possible de transformer un bon de commande client en bon de livraison puis en facture. Pour viter de rpter cette manuvre autant de fois quil existe de documents transformer, une fonction vous permet la transformation automatique des documents allant du devis au bon de livraison en facture et le lancement de la facturation. Cette fonction est Traitement / Traitements par lot / Facturation priodique. Lancez-la, ventuellement en cliquant sur le bouton Facturation priodique de la barre d'outils Gestion des ventes.
La transformation automatique des pices en factures suppose que lon na rien y modifier. Il est cependant toujours possible de modifier une facture gnre par cette commande en louvrant par la suite.
Vous avez dcid de facturer toutes les livraisons et dhonorer toutes les commandes en cours. Il vous faut donc transformer les bons de commande et les bons de livraison en factures. Avant de lancer cette transformation globale, il est judicieux dimprimer un tat qui vous permette de vrifier la disponibilit en stock des articles commands. Cest ce que va faire cette fonction. Cet tat donne par article, et en fonction des commandes enregistres, les ventuelles ruptures de stock, mises en reliquat et gnrations de prparation de commande fournisseur qui seront effectues lors de la transformation. Comme beaucoup de fonctions du programme, celles dimpression notamment, elle commence par laffichage dune fentre de slection simplifie.
Slectionnez Tous dans la liste droulante Documents transformer en FA (facture). Les bons de commande rpondant la slection ainsi que les bons de livraison seront transforms en factures.
Leon 13 Rapprovisionnement
Si vous voulez constater leffet de cette fonction sur un nombre important darticles, utilisez le jeu dessai Bijou. Sinon cette exprimentation peut tre faite sur le fichier Diamant Vert.
Objectif
Lobjectif de cette leon est de vous faire toucher du doigt une fonction qui vous permettra de surveiller priodiquement votre stock et dy dcouvrir les articles rapprovisionner.
Versions du programme
Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme lexception de la Version 100 Pack Service qui ne permet pas la gestion des stocks.
Informations pralables
Cette commande vous aide dterminer les articles rapprovisionner. En fonction des commandes clients, de ltat des stocks rels, commands, rservs, terme et en fonction des stocks minima et maxima dfinis par article et par dpt, le programme prend en compte les ventuels besoins en rapprovisionnement. Cette commande permet de gnrer ou de mettre jour des documents dachat qui sont les prparations de commande. Nous allons circonscrire notre recherche sur notre seul fournisseur, les Ets Billot. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72.
Astuces
Vous utiliserez, dans cette leon, la barre doutils Gestion des articles et stocks.
Rapprovisionnement
Etat du rapprovisionnement
Lancez la fonction Traitement / Traitements par lot / Rapprovisionnement ou cliquez sur le bouton Rapprovisionnement de la barre doutils Gestion des articles et stocks. Comme vous lavez vu dans la facturation priodique, une fentre de slection simplifie permet de prciser votre demande.
Paramtrez les zones Seuil sur Stock mini et Qts rappro. (rapprovisionner) sur Atteinte stock maxi.
Les paramtrages que nous vous proposons denregistrer auront les effets suivants : la recherche des articles rapprovisionner seffectuera sur le stock minimum cest--dire que tous les articles en dessous de ce stock seront slectionnes ; le rapprovisionnement seffectuera alors pour amener leur stock aux quantits maximales paramtres dans leur fiche.
Remarquez quil est possible de slectionner les articles rapprovisionner en fonction des dates de livraison des commandes clients.
Cliquez sur le bouton Etat de contrle. La fentre de dialogue de limpression saffiche. Slectionnez les options qui conviennent et lancez limpression. Prenez connaissance des articles et des quantits rapprovisionner et dcidez de lancer le rapprovisionnement de larticle manquant.
231 Sage France
Aprs avoir pris connaissance des articles rapprovisionner, lancez nouveau la fonction Rapprovisionnement et paramtrez-la de la mme faon que celle ci-dessus. Demandez la gnration des pices dachat en cliquant sur le bouton OK. Une fentre Proposition de commande fournisseur va souvrir pour vous permettre de prciser quels articles feront lobjet dune commande fournisseur. Lillustration ci-dessous est un exemple de ce que vous pourriez obtenir avec le fichier Diamant Vert.
Cette fentre (si les paramtrages raliss sont identiques) naffiche pas les mmes articles que ceux mentionns dans ltat de contrle. Tout simplement parce quun seul article rpondait aux deux critres simul-
Cliquez maintenant sur le bouton Gnrer le rapprovisionnement. Une fentre Gnration des documents souvre pour vous permettre de dfinir les pices gnres.
Modifiez le contenu de cette zone (voir le texte ci-dessous). Dcochez cette case si vous ne souhaitez pas imprimer le bon de commande fournisseur.
Modifiez le Type en Bon de commande et laissez la date propose puis cliquez sur le bouton OK. Laissez coche loption Impression des documents si vous souhaitez imprimer le document gnr.
Si vous nimprimez pas les bons de commandes alors que vous avez laiss coche loption Impression des documents, la gnration des pices ne seffectuera pas.
Un bon de commande est alors gnr. Vous pouvez le vrifier en ouvrant la liste des documents des achats et en recherchant la pice suivant sa date. Les quantits mentionnes pour larticle sont les stocks mini que vous avez enregistrs pour les dpts concerns dans la fiche article. Refermez ensuite toutes les fentres qui pourraient tre ouvertes lcran. Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.
Leon 14 Abonnements
Objectif
Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment fonctionnent les abonnements et combien ils pourront savrer utiles dans le cas doprations de vente ou dachat rptitives.
tapes
Les tapes de cette leon sont les suivantes : 1. 2. 3. 4. 5. Cration dun code affaire affect un client particulier. Cration dun article de prestation. Cration dun modle dabonnement associ cet article et destination de ce client. Gnration dune proposition dabonnement soumise lacceptation du client. Gnration dune facture dabonnement.
Versions du programme
Cette leon ne peut tre ralise quavec les versions du programme 100 Pack Service et 100 Pack Plus.
Informations pralables
Les codes affaires correspondent, en gestion commerciale, aux comptes analytiques utiliss en comptabilit. Ils permettent de regrouper des informations chiffres par centres dintrt. Dans le cas prsent, ils permettront de visualiser la marge dgage par la prestation objet de labonnement. Les abonnements consistent dans le paramtrage de pices de vente ou dachat qui sont mises intervalles rguliers comme on pourrait le faire avec le rglement dun bail immobilier dont les chances tombent mensuellement ou trimestriellement. Un abonnement, quil soit destination dun client ou dun fournisseur, est enregistr partir dun modle qui doit tre cr pralablement. Il peut, mais cela nest pas obligatoire, tre prcd dune proposition dabonnement transforme en abonnement si le destinataire est daccord sur les termes. Ces trois types de documents sont systmatiquement associs un quatrime qui prcise le contenu de la pice de vente ou dachat qui sera gnre.
234 Sage France
En plus des barres habituelles, vous utiliserez, dans cette leon, la barre doutils Gestion des abonnements.
Saisissez lintitul du plan : Prestations. Cochez la case Plan analytique Affaires. Validez les saisies.
Consultez le Manuel de rfrence du programme pour connatre lutilit des autres zones.
236 Sage France
Pour plus dinformations sur les zones de ce volet et leur destination, veuillez vous rfrer au Manuel de rfrence du programme.
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Compltez cette zone avec le chiffre daffaires dans le domaine des ventes que vous comptez raliser avec ce client : 50000. La liste se complte aussitt et sera mise jour par le programme. Les informations non disponibles sont marques NS.
Les zones des autres sous volets seront compltes par le programme ultrieurement. Refermez cette fiche et la liste des codes affaires.
Nous vous proposons daffecter cet article la famille BIJOUXARG pour viter la saisie dune nouvelle famille. En ralit, il serait plus indiqu de crer une famille particulire pour les prestations.
Vous pouvez ventuellement cocher loption Facturation forfaitaire. Modifiez le compte gnral comptable de la catgorie Ventes France en cliquant sur sa ligne. Effacez le compte initial en pressant la touche SUPPR puis slectionnez sa place le compte : 70600000. Validez cette modification.
Modifiez le suivi de stock en slectionnant Aucun. Enregistrez un cot standard : 550 afin de constater la marge dgage.
Crez un nouveau modle dabonnement : soit en cliquant sur le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation ou en tapant CTRL + J partir de la liste des modles et prestations types, soit en cliquant sur le bouton Crer un modle dabonnement de la barre doutils Gestion des abonnements.
La fentre de saisie des modles et prestations types se prsente comme suit. Compltez-la en fonction des indications portes.
Enregistrez la rfrence du modle : MAINTHOR et son intitul : Contrat de maintenance horlogre. Indiquez que cette pice est destine aux Ventes. Enregistrez le code du client CARAT auquel ce contra est destin dans la zone Tiers par dfaut. Prcisez ventuellement le numro du contrat. Tapez 3 dans la zone Priodicit. Laissez les autres zones leur valeur par dfaut.
La zone Tiers par dfaut doit tre laisse vide si labonnement peut tre propos plusieurs clients.
Cliquez sur longlet Complment pour accder au volet correspondant que vous complterez comme suit.
Laissez la valeur Facture propose par dfaut. Ne prcisez rien dans ces zones pour que la facture soit mise le jour de tombe du dbut dabonnement. Modifiez toutes les zones en Fiche tiers pour que le programme prenne en compte les informations de la fiche client dans la pice qui sera gnre.
partir de la liste des abonnements clients, crez une nouvelle fiche abonnement : soit en cliquant sur le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation, soit en cliquant sur le bouton Crer un abonnement client de la barre doutils Gestion des abonnements.
La fentre de saisie des abonnements se prsente comme suit. Compltez-la en fonction des indications portes.
Prcisez le nom du client concern : CARAT. Prcisez la rfrence du modle affect cet abonnement : MAINTHOR. Indiquez que cette pice nest quune Proposition dabonnement qui sera soumise au client. Prcisez la date de dbut : enregistrez le premier jour du trimestre qui suit la date actuelle. Pressez la touche TABULATION, le programme indique de lui-mme la date de fin.
Ne modifiez rien aux valeurs de ce volet qui reprend celles du modle. Cliquez sur longlet Historique pour ouvrir le volet correspondant.
Ce volet mentionne toutes les chances qui seront gnres en fonction des conditions du contrat. La colonne de droite prcise ltat de lchance, Non gnre dans le cas prsent. Le contrat tant trimestriel, les priodes correspondent bien des trimestres.
Les dates mentionnes peuvent diffrer en fonction de la date de dbut enregistre dans le volet Fiche principale.
Les propositions dabonnement sont repres par une icne particulire. Cliquez sur la ligne de la proposition dabonnement pour la slectionner. Cliquez ensuite sur le bouton Imprimer le(s) abonnement(s) dispos sur le bord de la fentre. moins que vous nayez affect un modle par dfaut, une fentre Slectionner le modle va souvrir. Slectionnez le modle ABONNEMENT CLIENT.BGC. Il se trouve dans le dossier DOCUMENTS STANDARDS / ABONNEMENTS. Ce document rcapitule toutes les informations concernant labonnement : dates dchances, articles facturs, etc. La proposition pourra avoir laspect ci-dessous.
Les dates proposes peuvent diffrer de lillustration ci-dessus en fonction de vos paramtrages.
Le programme propose de gnrer la facture dabonnement correspondant la premire chance. Cliquez sur le bouton OK. Une nouvelle fentre de dialogue va souvrir pour prciser le numro de souche en cas dutilisation des circuits de validation des pices.
Prcisez le type de document : Facture. Le programme propose le premier numro la suite des factures dj gnres. Conservez-le.
Vrification de la gnration
La liste des abonnements clients devant toujours se trouver lcran, faites un double clic sur labonnement client en question puis ouvrez son volet Historique. Constatez que la premire chance comporte ltat Gnre. Refermez toutes les fentres encore ouvertes.
Faites un double clic sur la facture portant la rfrence MAINTHOR001 pour louvrir.
Cliquez sur le bouton Valorisation du document de la facture client pour enregistrer le bon dachat comme acompte de rglement.
Cliquez sur le bouton Liste des bons dachat pour en ouvrir la liste et affecter un de ces bons la facture en cours. Une liste souvre.
Le seul bon dachat prsent dans cette fentre est dj slectionn. Cliquez sur le bouton OK pour laffecter la facture Carat.
Constatez que le bon dachat a t affect cette facture et vient en dduction de son montant. Cliquez sur le bouton OK pour refermer la fentre de valorisation mais ne fermez pas la facture ni la liste des documents des ventes.
Il est possible de modifier ce code ligne ligne pour une gestion prcise des articles vendus ou achets. Voyons comment raliser cette opration.
La liste qui souvre affiche la liste des documents disponibles pour les ventes.
La liste des colonnes quil peut tre possible dafficher dans lcran de saisie dune facture souvre.
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Utilisez la barre de dfilement pour rechercher la ligne Affaire. Cliquez dessus pour la slectionner. Cochez ensuite loption Disponible pour le fichier. Validez. Licne qui saffiche sur la ligne est modifie (voir le Manuel de rfrence pour les explications sur ces icnes).
La colonne peut maintenant tre affiche dans la pice. Refermez la fentre de la fiche de lentreprise pour revenir la facture. La facture doit tre toujours ouverte lcran. Cliquez sur les colonnes avec le bouton droit de la souris. Le menu contextuel souvre.
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Les fonctions disponibles peuvent varier en fonction de la slection ou non des lignes.
Utilisez la barre de dfilement pour faire apparatre la dsignation de la colonne Affaire. Cliquez dessus pour la slectionner. Cliquez sur le bouton Ajouter. Cliquez sur le bouton OK.
La colonne est maintenant affiche dans la fentre de la facture (il se peut quelle soit compltement droite).
Slectionnez la ligne de larticle dans la pice. Pressez la touche TABULATION pour amener le curseur dans la zone de saisie de la colonne Affaire. Pressez la touche de fonction F4. Une fentre souvre et affiche la liste des codes affaires disponibles.
La ligne du code affaire tant slectionne, cliquez sur le bouton OK pour laffecter la ligne. Validez ensuite la ligne de la facture.
Si un message vous prvient que la facture a dj t imprime, validez-le. Cela na aucune influence dans le cas prsent.
Laissez les valeurs proposes par dfaut et cliquez sur le bouton OK.
Vous pouvez demander un aperu avant impression. Le document obtenu peut avoir laspect ci-dessous.
Refermez toutes les fentres encore ouvertes. Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.
Cette leon vous montre comment paramtrer et utiliser les documents internes et vous permet de constater leur influence sur la marge et les prix de revient.
tapes
Les tapes de la leon sont organises de la manire suivante : 1. 2. 3. Cration dun document interne de type Sortie de stock. Interrogation du code affaire paramtr dans la leon prcdente et constatation de linfluence sur la marge. Transformation du document interne en pice de vente.
Versions du programme
Cette leon ne peut tre ralise quavec les versions 100 Pack Service et 100 Pack Plus du programme.
Informations pralables
Les documents internes ne mouvementent pas le chiffre daffaires. Ils influent uniquement sur le prix de revient et la marge du compte client et du compte affaire. Ils permettent donc de constater la variation des prix de revient et des quantits entres ou sorties pour une affaire. Les documents internes ne concernent que les clients, peuvent tre de six types diffrents et permettent denregistrer des mouvements correspondant ces types : Aucun, Entre en stock, Sortie de stock, Gain financier, Perte financire,
261 Sage France
soit en slectionnant la fonction Traitement / Documents internes, ce qui ouvre la liste des documents internes, et en crant un nouveau document laide du bouton Ajouter de la barre doutils Navigation, soit en ouvrant cette liste en cliquant sur le bouton Liste des documents internes de la barre doutils Gestion des documents internes et en crant un nouveau document comme prcis cidessus, soit en cliquant directement sur le bouton Saisir un document interne de cette mme barre doutils.
Cliquez sur loption Sortie de stock. Validez ou cliquez sur le bouton OK.
Il est possible de saffranchir de la slection du type de document interne en cliquant directement sur le bouton Saisir un document interne de type Sortie de stock de la barre doutils Gestion des documents internes.
Saisissez les zones de len-tte comme prcis dans le texte ci-dessous. Validez ensuite len-tte. Saisissez un article BAR005 enregistr prcdemment.
Date de livraison Elle peut tre antrieure celle de la pice puisque cette dernire est logiquement enregistre au retour dintervention de loprateur. Client Il sagit du client Carat puisque lintervention rsultant du contrat dabonnement a t faite chez lui. Affaire Vrifiez bien que le code affaire affect au client Carat est mentionn dans cette zone. Cest partir de cette affectation que les documents internes auront une influence sur les donnes commerciales. Aprs validation de len-tte, saisissez un article BAR005, Fermoir cliquet, utilis lors de lintervention chez le client et donc sorti du stock.
264 Sage France
Cette liste ne mentionne que la facture dabonnement qui a t enregistre pour le client. Constatez les valeurs de la marge et du chiffre daffaire indiques en haut et droite de cette fentre. Maintenant cliquez sur la zone liste droulante dispose sur le bord infrieur de la fentre et slectionnez Tous les documents.
Aussitt vous voyez apparatre la ligne du document interne et vous constatez que, si le chiffre daffaire est rest sa valeur initiale, la marge a t lgrement diminue du cot de larticle sorti du stock.
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266 Sage France
Cette constatation vous permet de vrifier immdiatement si le montant du contrat dentretien, dans le cas du fichier Diamant Vert, est suffisant pour faire face la fourniture des pices dtaches quil entrane. Si la
Refermez la fentre de linterrogation commerciale affaire en cliquant sur son bouton Fermer.
Une fentre de paramtrage souvre. Elle propose une transformation en facture de vente.
Modifiez ventuellement la date pour respecter la chronologie. Le programme propose le premier numro de facture disponible.
Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment raliser la mise jour du fichier comptable avec les mouvements enregistrs lors des oprations de gestion commerciale.
tapes
Les tapes de la leon sont organises de la manire suivante : 1. 2. Ouverture de la fonction. Mise jour directe du fichier comptable.
Versions du programme
Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme.
Informations pralables
Bien que le programme Sage Gestion commerciale ne puisse fonctionner sans fichier comptable rattach, les critures comptables ne sont passes que lorsque vous le demandez. Vous restez ainsi matre de votre gestion comptable. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72. Le fichier sur lequel cette leon va seffectuer est celui que vous avez cr en suivant les explications de ce manuel.
Astuce
Dans cette leon, vous aurez besoin de la barre doutils intitule Fonctions avances.
Paramtrages pralables
Avant de raliser la mise jour proprement dite, il est utile de raliser un paramtrage qui vous vitera davoir saisir chaque fois le code journal destin recueillir les mouvements comptables issus de la gestion commerciale. Pour cela, lancez la fonction Fichier / A propos de votre socit. Pour vous remmorer comment lancer cette fonction, reportez-vous la Leon 9 Saisie des rglements, page 196. Ouvrez le volet Comptable en cliquant sur longlet correspondant. Laissez affich le sous-volet Facturation et renseignez-le comme suit :
Compltez les codes journaux en les slectionnant dans les zones liste droulante.
Pour plus dinformations sur les autres zones de ce volet, reportez-vous au Manuel de rfrence. Cliquez ensuite sur longlet Rglement/caisse pour paramtrer les journaux sur lesquels les critures de rglements seront transfres.
Slectionnez les journaux de trsorerie qui recevront les critures de rglement (SG dans le cas de Diamant Vert).
Nous allons galement paramtrer larticle ZDV001 Escompte qui indiquera la Gestion commerciale sur quel compte doivent tre mouvements les escomptes reus ou accords. Cliquez sur longlet Gnral et renseignez-le comme suit.
Laissez Factures des ventes slectionn dans la zone Transfert. Le journal des ventes paramtr dans la fiche de lentreprise apparat automatiquement.
Le nom du fichier comptable que vous utilisez est rappel en tte de la fentre qui sest ouverte. Prcisons que les transferts en comptabilit des factures de vente et dachat ainsi que des rglements clients et fournisseurs doivent tre raliss indpendamment les uns des autres.
La mise jour des pices de vente et dachat peut tre ralise ds leur enregistrement en cliquant sur le bouton Comptabiliser le(s) document(s) prsent sur le bord infrieur de la liste des documents de vente et dachat ou dans len-tte de chaque pice. Cette possibilit vous permet de passer en comptabilit la facture ds quelle est enregistre sans passer par la prsente fonction qui sera nanmoins utile pour passer les rglements en comptabilit.
Si vous disposez du programme Sage Comptabilit, vous pourrez vrifier lexistence de ces critures.
Vous pourrez aussi transfrer lcriture de rglement client (ainsi que lcriture dcart de rglement) que vous avez enregistres dans le chapitre Gestion courante en relanant la fonction et en slectionnant Rglements des ventes dans la zone Transfert. Dans ce cas, il sera ncessaire denregistrer au pralable un compte de trsorerie que vous crerez (511500 Bons dachat par exemple) et que vous affecterez au journal doprations diverses OD afin que la comptabilisation des bons dachat puisse seffectuer. Voir le titre Crez vos comptes comptables, page 74 pour ce qui concerne la cration des comptes et Crez vos journaux, page 79 pour le paramtrage des journaux.
La liste des domaines dans lesquels on peut enregistrer des souches souvre.
Nous nous contenterons de paramtrer le domaine des ventes, le domaine des achats se traitant exactement de la mme faon. La fentre qui souvre permet, entre autres, de paramtrer des souches de numrotation pour les diffrentes pices de vente utilises. Les zones du bas de la fentre indiquent dailleurs le numro atteint dans la squence de numrotation. Nous allons utiliser cette fentre pour un autre de ses rles, celui de laffectation des journaux de situation.
Slectionnez le code du journal de situation ENGVTE dans la zone Journal de situation puis validez.
Cliquez maintenant sur longlet Comptable de la fiche de lentreprise puis sur le sous onglet Engagement.
Slectionnez le code du journal ENGVTE dans la zone Code journal ventes. Saisissez ventuellement un libell pour les critures dengagement de ventes.
Slectionnez Engagements des ventes dans la zone Transfert. Le code du journal de situation correspondant apparat automatiquement.
Cliquez sur le bouton Mise jour directe pour lancer la gnration des critures de vente sur le journal slectionn. Si vous disposez de la dernire version du programme Sage Comptabilit 100, vous pourrez constater la prsence de ces critures de situation et visualiser les statistiques de ventes prvisionnelles quelles permettent de grer. Refermez ensuite les fentres qui pourraient tre encore ouvertes en cliquant sur leur case de fermeture. Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.
Cette leon vous montre comment modifier vos tarifs dune manire globale.
tapes
Cette leon comporte deux tapes : 1. 2. une premire qui, par lintermdiaire dun assistant, vous guide tout au long de vos paramtrages pour modifier des prix ponctuellement, une seconde qui vous permettra denregistrer vos nouveaux tarifs par avance, dimprimer un barme lintention de vos clients et de raliser la mise jour dfinitive des prix la date donne.
Versions du programme
Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme.
Informations pralables
La fonction Mise jour de vos tarifs vous permet de modifier (augmenter ou diminuer) vos tarifs dachats, de ventes mais aussi vos coefficients et remises de manire classique. La fonction Nouveaux prix, prsente dans toutes les fiches articles, permet denregistrer au pralable, dune manire anticipe, des nouveaux prix pour les articles et de les mettre en application une date donne. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72.
Astuce
Pour disposer de lAssistant, assurez-vous que la fonction Mode assistant du menu Fentre est bien prcde dune coche ( ).
De mme que pour lutilisation de la fonction Fichier / Nouveau, la fonction Mise jour des tarifs peut tre lance en mode manuel ou en mode assistant. Toutefois, nous dcrivons ci-aprs la mthode utilisant lassistant. Rappelons que les assistants sexcutent si la commande Fentre / Mode assistant est coche.
Lassistant de mise jour des tarifs saffiche alors lcran. Il va vous aider appliquer les modifications envisages.
Laissez Directe affich dans cette premire zone. Slectionnez Mise jour des tarifs de vente. Laissez la case Non coche et cliquez sur le bouton Suivant.
En fonction du mode de mise jour slectionn (Directe, Date dapplication ou Nouveau tarif), les tarifs seront modifis de diffrentes manires. Pour plus de dtails sur ces modes de fonctionnement, consultez le manuel de rfrence. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant. La fentre de ltape suivante de lassistant apparat.
Pour slectionner lensemble des articles, laissez les zones vides. Nous vous proposons cependant de saisir BIJOUXARG dans les deux zones Code famille afin que les articles descompte et de port non concerns par cette augmentation napparaissent pas. Cliquez sur le bouton Suivant.
Il nest pas obligatoire de renseigner tous les critres proposs. De plus, vous pouvez effectuer une slection de vos articles par code famille de manire ne mettre jour que certains tarifs darticles.
Saisissez 5 pour une augmentation des prix de vente de 5%. Slectionnez Pourcentage dans la zone liste droulante. Laissez les autres zones aux valeurs proposes. Cliquez sur le bouton Suivant.
Slectionnez loption Imprimer un tat de contrle. Cliquez sur le bouton Fin pour lancer ldition de ltat.
Constatez quel serait le rsultat sur les prix de vente dune hausse de 5 %. Dcidez de ne pas appliquer cette hausse. Refermez les fentres ventuellement ouvertes.
Chapitre 5 Fonctions avances Paramtrage des nouveaux tarifs et impression de ltat de contrle
Lancez nouveau la fonction Structure / Mise jour des tarifs comme cela vous a t montr au dbut de cette leon. Lassistant de mise jour des tarifs saffiche alors lcran. Il va vous aider appliquer les modifications envisages.
Slectionnez Date dapplication dans cette premire zone. Enregistrez la date du premier jour du mois prochain. Cette date doit tre saisie suivant le format JJMMAA sans sparateur ou slectionne laide de la fonction date. Slectionnez Mise jour des tarifs dachat. Laissez coche la case Non.
Cliquez ensuite sur le bouton Suivant. La fentre de ltape suivante de lassistant apparat.
Pour slectionner lensemble des articles, laissez les zones vides mais enregistrez le numro du fournisseur BILLO dans les deux zones N fournisseur.
Le paramtrage ainsi ralis permettra de ne paramtrer la hausse prvisionnelle que sur les articles achets aux Ets Billot et dviter une mise jour intempestive des articles achets chez dautres fournisseurs ainsi que des articles spciaux de la famille ZDIVERS.
Il nest pas obligatoire de renseigner tous les critres proposs. De plus, vous pouvez effectuer une slection de vos articles par code famille de manire ne mettre jour que certains tarifs darticles. Cet exemple montre limportance que prend le rfrencement systmatique de larticle chez son fournisseur.
Slectionnez Tous les prix afin que le programme recalcule tous les prix de vente en fonction des modifications apportes aux prix dachat. Laissez la zone des arrondis sa valeur initiale. Cliquez sur le bouton Suivant.
Cochez les deux options Imprimer un tat de contrle et Lancer la mise jour des tarifs. Cochez la case Non pour ne pas avoir valider chaque modification. Cliquez sur le bouton Fin pour lancer la mise jour.
La fentre dimpression apparat. Slectionnez les options dimpression qui conviennent et lancez limpression par le bouton OK. Le traitement de mise jour seffectue aprs cette impression.
Il est impratif de raliser une impression sur papier pour que les modifications soient prises en compte.
Un message va ensuite apparatre lcran. Attention, la mise jour des tarifs va seffectuer de manire automatique ! OK Annuler Cliquez sur le bouton OK pour valider la mise jour. Le document imprim peut avoir laspect suivant.
Constatez que les prix dachat ont bien t augments de 3% et que cette hausse a t rpercute sur les prix de vente.
Slectionnez Toutes dans la zone Catgories tarifaires. Enregistrez la rfrence de la famille BIJOUXARG dans les deux zones Famille de / .
Limpression utilisera autant de pages quil y a de catgories tarifaires (4 sur Diamant Vert).
Si vous demandez un aperu avant impression, utilisez la barre de dfilement verticale pour passer dune page lautre (quand laperu nest pas en mode agrandi).
La date JJMMAA sera celle que vous aurez enregistre lors du paramtrage de la mise jour des tarifs fournisseurs.
Constatez que le programme a complt automatiquement les diffrentes zones de ce volet avec les nouvelles valeurs tarifaires et a mentionn la date de validit dans lintitul de longlet. Vous pourrez constater en utilisant le bouton Suivant de la barre doutils Navigation ou en pressant les touches CTRL + DROITE (la touche flche) pour passer dun article au suivant dans la liste, que tous les articles concerns par cette hausse de tarif ont t ainsi modifis lexception de larticle de prestation BAR006 Contrat de maintenance horlogre et des articles spciaux ZDV001 Escompte et ZDV002 Frais de port. Refermez les fentres des articles en tapant la combinaison de touches CTRL + F5.
Prcisez, au besoin, la rfrence du fournisseur concern : BILLO dans les deux zones N fournisseur de / . Cliquez sur le bouton Fin.
Un message de confirmation va apparatre. Attention, la mise jour des tarifs va seffectuer de manire automatique ! OK Annuler Cliquez sur le bouton OK.
Les prix modifis ponctuellement tels les prix TTC des particuliers ne sont pas modifis par cette fonction et il est ncessaire de les reprendre manuellement.
Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.
Cette leon vous montre paramtrer une devise, lappliquer certains tiers et imprimer les valeurs correspondantes dans les tats proposs par le programme.
tapes
Les tapes de la leon sont organises de la manire suivante : 1. 2. 3. Paramtrage de loption Devise. Vrification de linitialisation de lentreprise. Paramtrage dune devise dquivalence pour lInverseur.
Versions du programme
Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme.
Informations pralables
Lors de vos changes commerciaux, il peut arriver que vous soyez confront un client ou un fournisseur utilisant une autre monnaie que lEuro comme devise principale de transaction. De ce fait, vous allez devoir raliser des documents double facturation (Euro - Devise) afin de satisfaire les deux acteurs de lchange (vous et votre tiers). Pour cela, et avant toute saisie de document commercial, des paramtrages sont indispensables.
Astuce
De nombreuses fonctions permettent dafficher des colonnes donnant les montants en devise simultanment avec ceux en euros (ou en monnaie de tenue comptable). Consultez le Manuel de rfrence, fonction Fentre / Personnaliser la liste pour savoir comment les afficher.
Rappel : Lensemble des paramtrages gnraux de votre socit seffectue dans la commande Fichier / A propos de votre socit.
Cliquez sur longlet Options. Faites un double clic sur la ligne Devise.
Lexemple suivant vous prsente comment crer la devise Franc suisse. Paramtrez la fentre comme illustr dans lexemple suivant. Vous pouvez enregistrer le cours actuel plutt que celui propos.
Cliquez sur la ligne vide immdiatement en dessous de la dernire devise saisie. Saisissez les donnes de cette devise telles quelles sont prsentes dans cette fentre. Passez de zone en zone avec la touche TABULATION. En fin de saisie, validez par ENTREE. Si vous choisissez Certain, vous optez pour la solution inverse celle-ci. Cest dire 1 Euro = 1,55763 FS. Le rsultat est le mme pour vos documents.
Cliquez sur longlet Initialisation. Slectionnez la devise dquivalence Franc suisse dans cette zone.
Refermez la fentre en cliquant sur sa case de fermeture. Si vous avez la curiosit douvrir une pice dachat ou de vente dj enregistre, vous verrez, en fonction de la position de lInverseur, les montants affichs en Euros ou en Francs Suisses. Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.
Cette leon vous montre comment raliser un inventaire de vos articles en stock, rajuster les quantits rellement trouves ou modifier leur prix de revient.
tapes
Les tapes de la leon sont organises de la manire suivante : 1. Lancement de la fonction Traitement / Saisie dinventaire.
Versions du programme
Cette leon peut tre ralise avec toutes les versions du programme.
Informations pralables
Les oprations dinventaire doivent tre ralises chaque anne. Ceci montre lintrt quil y a vous prsenter cette fonction essentielle la gestion. Si votre socit possde plusieurs dpts, cette fonction permet limportation ou lexportation des situations de stock afin que la maison mre puisse raliser un inventaire global des articles en stock.
Il est galement possible de lancer cette fonction en cliquant sur licne Enregistrer les saisies dinventaire de la barre verticale Gestion des articles et stocks. Une fentre de slection simplifie souvre.
Traitement Cette zone est par dfaut paramtre sur Saisie des rgularisations, fonction qui permet les oprations dinventaire classiques. Mais elle permet aussi dimporter ou dexporter les situations de stock. Laissez la valeur propose par dfaut. Type dinventaire Cette zone offre deux choix. Lun qui donne ltat du stock au moment du lancement de cette fonction et lautre qui permet de connatre le stock une date donne prciser dans une autre zone de cette fentre. Conservez la valeur propose par dfaut Cumul de stocks. Les rles des autres zones de cette fentre vous seront prciss par le Manuel de rfrence. Cliquez sur le bouton OK. Un message saffiche aussitt. En cas de rgularisation de la valeur de stock, il est conseill de procder un rajustement pralable des valeurs de stock.
300 Sage France
Saisie dinventaire
Aussitt aprs avoir rpondu Oui ou Non au message prcdent, une fentre souvre. Son titre Saisie dinventaire au prcise la date du jour si un cumul de stocks a t paramtr dans la zone Type dinventaire de la fentre de slection ou la date prcise si lon a demand un inventaire une date donne.
Cette fentre affiche tous les articles tenus en stock et trouvs dans le ou les dpts slectionns. Elle peut servir la saisie directe des quantits relles en stock et du prix de revient des articles rajuster. Pour cela il suffit de cliquer sur la ligne de larticle concern, de saisir les valeurs convenables dans les zones de saisie en haut de la liste puis de valider. La modification est immdiatement reporte dans les fichiers. Le Manuel de rfrence vous indiquera comment saisir les rajustements des prix de revient.
Pour faciliter les saisies dans le stock, il est possible dimprimer une liste de saisie dinventaire.
Cliquez sur le bouton Impression de la saisie dinventaire. Une fentre de paramtrage souvre.
Laissez les valeurs proposes et cliquez sur le bouton OK. Limpression dun tat vous est immdiatement propose. Cet tat peut ressemble au suivant.
Ce document permettra aux quipes charges de linventaire de faire le tour des rayons et de mentionner les valeurs trouves avant report dans les fichiers laide de la fonction dcrite prcdemment.
Lobjectif de cette leon est de vous montrer comment grer des articles nomenclature commerciale, cest-dire des articles vendus simultanment. Cette leon vous prsentera galement les deux types de nomenclatures : classiques et variables. Les nomenclatures variables peuvent, linverse des classiques, tre modifies lors de leur insertion dans une pice de vente.
tapes
Les tapes de cette leon sont les suivantes : 1. 2. 3. Cration dun article nomenclature commerciale / compos. Cration dun article nomenclature commerciale variable. Insertion de ces nomenclatures dans une commande client.
Versions du programme
Cette leon peut tre ralise avec les versions 100 Pack, 100 Pack Industrie et 100 Pack Plus du programme.
Informations pralables
Les nomenclatures sont des regroupements darticles vendus ensemble sous une mme rfrence. Les programmes de gestion Sage Ligne 100 proposent deux types darticles nomenclature commerciale : articles nomenclature commerciale / composant qui sont valoriss dans les pices de vente en fonction des articles entrant dans leur composition, articles nomenclature commerciale / compos qui sont valoriss en fonction du seul article compos. Cest un article de ce type que nous vous proposons de traiter. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72.
Les barres doutils Gestion des articles et Gestion des ventes seront utilises dans cette leon.
Ne prcisez pas encore que larticle est nomenclature car il faut pralablement modifier le mode de suivi de stock. Nenregistrez pas de prix dachat puisque celui-ci correspond la somme de ceux des composants.
Enregistrez un poids net et un poids brut si vous souhaitez voir la tare calcule. Il doit tre gal ou suprieur la somme des poids des articles composants (voir plus loin les articles qui seront inclus).
Modifiez le Suivi de stock en Aucun car les articles nomenclature ne peuvent pas tre grs au CMUP. Aucune quantit minimale ou maximale en stock ne peut tre enregistre puisque larticle nest pas gr en stock.
Ceci fait, revenez au volet Fiche principale car il reste une importante opration raliser.
Slectionnez Commerciale/compos dans la zone Nomenclature. Cliquez ensuite sur le bouton Dtail de la nomenclature pour paramtrer la composition de larticle.
Lutilisation du bouton Dtail de la nomenclature ouvre une fiche nomenclature vide. Cette fentre est issue de la fonction Nomenclatures du menu Structure. Elle est indpendante de la fonction Articles mais trs troitement lie avec elle.
Slectionnez les articles composants dans la zone Rfrence. Enregistrez dans les zones Quantit le nombre darticles entrant dans la composition ainsi que le type de traitement. Voyez le texte pour toutes explications.
Rfrence Enregistrez successivement les articles BAR001 et BAR002. Pour chacun, prcisez les valeurs dcrites dans les zones suivantes. Quantit Saisissez 1 pour chaque article. La nomenclature se composera dune bague de chaque rfrence. Type de traitement de la quantit Cette zone se trouve immdiatement droite de celle destine la saisie de la quantit. Elle propose les choix suivants : Fixe : la quantit mentionne pour larticle composant sera indpendante de celle enregistre pour larticle compos. Voir lexemple ci-dessous. Variable : (valeur par dfaut) la quantit des articles composants ou lis est fonction de la quantit de larticle nomenclature. Exemple Si un article GRAVURE saccompagne de frais de dossiers enregistrs comme un article sous une rfrence
311 Sage France
Revenez au volet Fiche principale de larticle nomenclature BAR007 en cliquant sur le lien constitu par la rfrence de larticle nomenclature en haut de la fentre. Enregistrez un prix de vente HT de 710 qui reprsente un peu moins que la somme des deux articles composants. Rappelez-vous que cest larticle compos qui est comptabilis dans les pices de vente.
Modifiez le prix de vente TTC aux particuliers en consquence. Rappelez-vous que pour calculer un prix au vol, vous disposez dune calculette lcran en cliquant sur le bouton Calculette Sage de la barre doutils Navigation.
Cette opration est ncessaire car nous ne pourrions pas utiliser larticle BAR003 dans la nomenclature. Cet article est en effet un article li et il nest pas possible quun article nomenclature entre dans la composition dun autre article nomenclature. De plus, il nest pas non plus possible de le crer par duplication de larticle BAR003 car le type de larticle nouveau serait le mme que celui dorigine.
Dans la fentre du nouvel article, enregistrez les valeurs suivantes. Utilisez la touche TABULATION pour passer dune zone la suivante.
Zone Contenu Volet Fiche principale Famille BIJOUXARG
Voir le titre Crez vos articles, page 117 pour les oprations mener lors de la cration dun article.
Ceci fait, revenez au volet Fiche principale car il reste une importante opration raliser : slectionnez Commerciale/composant dans la zone Nomenclature. Cliquez sur le bouton Dtail de la nomenclature pour ouvrir la fiche nomenclature, pour le moment vide, correspondant larticle nomenclature.
Saisie variable Cochez cette option de len-tte de la fiche. Rfrence Enregistrez successivement les articles BAR001 et BAR008. Pour chacun, prcisez les valeurs dcrites dans les zones suivantes. Quantit Saisissez 1 pour chaque article. La nomenclature se composera dune bague de chaque rfrence. Type de traitement de la quantit Slectionnez Variable pour chaque article composant. Enregistrez chaque article en pressant la touche ENTRE. La fiche complte a laspect ci-dessous. Dans le cas dun article nomenclature commerciale/composant, le prix de vente global de larticle nomenclature est dtermin par le programme en fonction de la somme des prix de vente des composants.
316 Sage France
Enregistrez les valeurs de len-tte de pice puis validez-les pour pouvoir saisir les lignes comme indiqu ci-dessous.
Le programme applique automatiquement les valeurs rsultant de vos paramtrages : larticle BAR001 dispose dune gamme de prix nets en fonction des quantits, larticle BAR002 dispose dun tarif dexception lintention du client Carat.
La validation de la ligne de larticle fait apparatre une fentre particulire Composition de larticle qui permet de modifier la composition de la nomenclature soit en y ajoutant dautres articles ( lexception des articles nomenclatures) soit en en retranchant.
Cette fentre vous indique la composition de larticle nomenclature slectionn et mentionne les quantits de la ligne. Elle vous permet de modifier plusieurs informations comme vous pourrez le vrifier dans le Manuel de rfrence. Dans le cas prsent, nous nous limiterons ajouter un article. Le curseur doit se trouver dans la zone de saisie de la colonne Rfrence. Tapez un B et pressez la touche TABULATION. La liste des articles souvre. Slectionnez larticle BAR002 Bague argent fantaisie puis validez ou cliquez sur le bouton OK. Ne modifiez pas les autres valeurs et validez la ligne. Cliquez ensuite sur le bouton OK pour enregistrer les modifications. Larticle BAR008 Collier argent ntant pas en stock, une fentre dindisponibilit va apparatre. Maintenez la commande 2 articles ce qui provoquera la gnration dune commande fournisseur pour cet article. Sur les indisponibilits, voir le titre Indisponibilit de larticle, page 164.
Constatez la particularit suivante : larticle nomenclature commerciale/compos est mentionn dans la pice ainsi que ses articles composants mais les montants de ces derniers ne sont pas pris en compte dans le total de la pice ; larticle nomenclature commerciale/composant est mentionn dans la pice mais son montant nest par pris en compte, seuls ses composants sont cumuls. Pour quil ne soit pas pris en compte, une remise quivalente son montant HT est automatiquement calcule. Le F qui suit la valeur de la remise indique simplement que cest une remise en montant. Constatez galement que le tarif particulier dont bnficie le client Carat pour larticle BAR002 a t appliqu. Vous verrez en imprimant la pice les prises en compte respectives.
Si vous avez affect un modle de mise en page par dfaut aux bons de commande clients, il sera ncessaire de presser la touche ALT en mme temps que vous cliquez sur ce bouton afin de faire apparatre la fentre Slectionner le modle.
Voir le titre Prcisez les modles dimpression par dfaut, page 67.
Slectionnez le modle de mise en page ACCUS DE COMMANDE CLIENT.BGC qui se trouve dans le dossier DOCUMENTS STANDARDS / VENTES. Cochez loption Impression dtail des lignes composantes avant de cliquer sur le bouton Ouvrir ou de valider.
Constatez que le programme mentionne les lignes des articles composants mais que ces lignes ne sont pas valorises. Pour voir la diffrence, relancez une impression ou un aperu lcran sans cocher loption Impression dtail des lignes composantes Ne refermez pas la fentre du bon de commande car il va tre utilis dans la leon suivante. Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.
Lobjectif de cette leon est de vous montrer toutes les fonctions permettant dautomatiser la gestion des livraisons aux clients.
tapes
Les tapes de cette leon sont les suivantes : 1. 2. 3. 4. Paramtrage pralable de la fiche de lentreprise. Utilisation de la fonction Prparation des livraisons clients avec changement des priorits. Validation de la prparation de livraison avec impression des tiquettes de colis. Gnration des bons de livraison clients en rsultant.
Versions du programme
Cette leon peut tre ralise avec les versions 100 Pack, 100 Pack Industrie et 100 Pack Plus du programme.
Informations pralables
Les Prparations de commandes clients sont des documents intermdiaires entre le bon de commande et le bon de livraison client. Ils permettent de constater les pices ou les lignes de pices qui peuvent tre traites ou pas et de modifier lordre de priorit. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72.
Astuces
La barre doutils Gestion des ventes sera utilise dans cette leon.
Paramtrage pralable
Afin de pouvoir utiliser la fonction Prparation des commandes clients, il est ncessaire deffectuer un paramtrage pralable de la fiche de lentreprise. Lancez la fonction Fichier / A propos de votre socit et ouvrez le volet Commercial. Cliquez sur longlet Gestion des livraisons pour ouvrir le volet correspondant.
Enregistrez, dans la zone Proposer les commandes livrer sous, un nombre de jours qui permette denglober les bons de commande clients en cours dans le fichier Diamant Vert. 60 est une valeur qui doit faire face tous les cas de figure.
soit en cliquant sur le bouton Prparation des livraisons client de la barre doutils Gestion des ventes,
soit en cliquant sur licne Prparation des livraisons clients de la barre verticale Gestion des ventes Une fentre de paramtrage souvre alors.
Modifiez les valeurs proposes comme indiqu et cliquez sur le bouton OK. Le rsultat de la recherche saffiche.
Cette fentre montre les diffrentes commandes clients en attente de traitement et correspondant aux critres de slection enregistrs dans la fiche de lentreprise. La colonne Livrable indique, sous la forme dune icne, les possibilits de livraison des commandes : la commande ou la ligne de commande peut tre livre totalement, la commande ou la ligne de commande ne peut pas tre totalement livre, la commande ou la ligne de commande ne peut pas tre livre.
Slectionnez la premire ligne et cliquez sur le bouton Liste des articles. La fonction affiche le dtail des lignes des commandes.
Constatez que ce sont les lignes des articles BAR002 et BAR008, en rupture de stock, qui empchent la livraison de cette commande.
Revenez laffichage des pices en cliquant sur le bouton Liste des commandes. La colonne P (Priorit) de la fentre Visualisation des commandes prparer affiche lordre dans lequel les commandes seront traites par le programme. Modifiez cet ordre pour que la premire commande soit traite en dernier : 1. 2. Cliquez sur la ligne de la premire commande pour la slectionner. Cliquez deux fois sur le bouton Priorit infrieure qui se trouve sur le bord infrieur de la fentre. Lordre des commandes est modifi. Validez cette modification en cliquant sur le bouton Recalcul des disponibilits.
3.
Laissez les valeurs proposes et cliquez sur le bouton OK. Slectionnez le modle LISTE DES PL PRPARER.BGC qui se trouve dans le dossier DOCUMENTS STANDARDS / LIVRAISONS CLIENTS accessible par la fentre Slectionner le modle qui va souvrir. Le document qui sera imprim pourra ressembler au suivant.
Ouvrez la liste des documents de vente et constatez quelle comporte des prparations de livraison, repres par une icne particulire, la place des bons de commande traits. Reprez le numro dune des pices.
Cette liste affiche toutes les prparations de livraison trouves et permet de les transformer en bons de livraison. En attendant, imprimez les tiquettes de colisage.
5. 6.
Le programme imprimera les tiquettes sur des feuilles au format A4. Vous pouvez demander un aperu avant impression.
Si la colonne Qt livre avait t vide, vous auriez pu amener le curseur dans la zone de saisie correspondant cette colonne et taper le nombre darticles que vous souhaitiez livrer. Licne de la colonne Etat serait passe au vert pour indiquer que la livraison tait possible.
Cette gnration aurait pu tre effectue directement partir de la fentre Prparation de livraison en cliquant sur le bouton Gnration des BL.
Dans la zone Documents transformer en BL, slectionnez Prparation de livraison. Laissez cette option coche si vous voulez que les bons de livraison soient imprims.
Cliquez sur le bouton OK. Une seconde fentre de paramtrage souvre pour vous permettre la confirmation du numro de pice.
Laissez les valeurs proposes et cliquez sur le bouton OK. Si vous avez demand limpression des bons de livraison et si vous navez pas paramtr de modle de mise en page par dfaut, le programme vous demandera de lui indiquer quel modle prendre. Indiquez-lui le modle BON DE LIVRAISON CLIENT.BGC qui se trouve dans le dossier DOCUMENTS STANDARDS / VENTES. Vous pouvez vrifier dans la liste des documents de vente la prsence de ce nouveau BL. Refermez toutes les fentres ouvertes en cliquant sur leur bouton Fermer. Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.
Cette importante leon dcrit en dtail toutes les oprations ncessaires pour raliser la gestion des fabrications darticles. En complment ces oprations viendra sajouter la notion de contremarque de fabrication.
tapes
Les tapes de cette leon sont les suivantes : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Cration des ressources et des articles correspondants. Cration dun centre de charges regroupant ces ressources. Cration darticles composants ncessaires la ralisation dun article nomenclature de fabrication. Cration dune commande client gnrant une prparation de fabrication. Envoi de la commande fournisseur. Rception de la commande fournisseur et gnration de lordre de fabrication puis du bon de fabrication. Vrification du prix de revient du compos et de leffet des articles ressources. Transformation du bon de commande client en bon de livraison puis en facture.
Versions du programme
Cette leon ne peut tre ralise quavec les versions du programme 100 Pack Industrie et 100 Pack Plus.
Informations pralables
Les versions prcises ci-dessus du programme Sage Gestion commerciale permettent la cration darticles nomenclaturs par assemblage de divers composants et la prise en compte des ressources ncessaires cet assemblage (machines, outils et personnel). Les articles en contremarque, quelle soit de fabrication ou fournisseurs, ne sont gnralement pas tenus en stock. Leur commande par un client ou leur appel dans une gamme de fabrication dclenche automatiquement une commande fournisseur ou un bon de fabrication. La rception des articles commands au fournis332 Sage France
En plus des barres habituelles, vous utiliserez, dans cette leon, les barres doutils Gestion des articles, Gestion des ventes et Gestion des fabrications.
Voir la Leon 5 Cration des lments commerciaux, page 107 du Chapitre 2 Paramtrage de la socit pour un rappel des explications concernant la saisie des articles.
Aprs la cration de ces trois articles, il faut prciser leur destination au programme. Lancez la fonction Fichier / A propos de votre socit. Cliquez sur longlet Commercial pour atteindre le volet Paramtres gnraux.
Enregistrez les articles que vous venez de crer dans la zone Gestion des nomenclatures / ressources. Rfrez-vous au texte pour le mode opratoire.
Unit de temps Laissez lunit de temps propose par dfaut Heure centime. Dans ce cas les temps seront affichs et devront tre saisis sous forme dcimale (2 chiffres aprs la virgule). Exemple Une heure et demie sera note : 1,5. Deux heures trois quart seront notes : 2,75. Refermez la fentre de la fiche de lentreprise.
Une fiche vide souvre. Rappelez-vous de presser la touche TABULATION pour passer dune zone la suivante.
Pour plus dinformations sur les zones de ce volet et leur destination, veuillez vous rfrer au Manuel de rfrence du programme. Code Saisissez XGRAVEUSE.
Tout comme les articles divers sont marqus Z, il est conseill de reprer les articles entrant dans les fabrications par un caractre particulier. Dans Diamant Vert nous vous proposons le X. La gnration automatique des codes articles ne sapplique pas aux ressources.
Type Laissez la valeur Machine propose. Intitul Saisissez : Machine graver automatique. Cot horaire standard Saisissez : 5 valeur que vous avez dtermine en fonction de lamortissement de la machine, des oprations de rglage, dentretien, etc. Capacit de la ressource Saisissez les valeurs suivantes : 6 heures par jour pour 5 jours par semaine, valeurs que vous avez galement fixes en fonction des priodes ncessaires dentretien et de maintenance. Les autres zones pourront tre compltes ultrieurement. Crez deux autres fiches dont les donnes sont prcises dans le tableau suivant.
Zone Code Type Intitul Complment Cot horaire standard Capacit de la ressource XHOR01 Homme Hector Loger Horloger 47 7 heures par jour pour 5 jours par semaine 2,50 6 heures par jour pour 5 jours par semaine Ressource 2 XPOLI Machine Machine lustrer Ressource 2
Enregistrez les informations rsumes dans la liste ci-dessous : Code : ATELGRAV, Type : Machine, Intitul : Atelier de gravure.
Saisissez ou slectionnez les ressources dans cette zone comme indiqu dans le texte. Validez ensuite.
Utilisez le bouton de liste droulante pour slectionner la premire ressource machine XGRAVEUSE. Validez ensuite. Vous voyez apparatre un message : Voulez-vous recalculer le cot horaire et la capacit des centres de charges ? Oui Non Ceci permet daffecter au centre de charges les cots horaires et capacits de la ressource en les cumulant aux valeurs dj prsentes (autres ressources dj enregistres et/ou valeurs propres affectes au centre de charges lui-mme entretien du local par exemple). Cliquez sur le bouton Oui. Enregistrez une deuxime ressource : XPOLIS et cliquez galement sur Oui au message qui va vous tre prsent. Cliquez sur longlet Fiche principale du centre pour constater les effets.
Constatez que le cot horaire standard du centre est le cumul des cots horaires des machines qui lui sont affectes et quil en est de mme pour la capacit du centre. Refermez les fentres ouvertes.
Sous-volet Fournisseurs Rfrence N fournisseur Garantie Dlai appro TIARVI BILLO 12 10 Volet Complment Poids net Poids brut Dlai livraison 125 200 10 Volet Stock Suivi stock Stock mini (dpt Diamant Vert) Stock maxi Srialis 1 2
Toutes les zones non prcises restent leur valeur dorigine. Voir la Leon 5 Cration des lments commerciaux, page 107 du Chapitre 2 Paramtrage de la socit pour un rappel des explications concernant la saisie des articles.
1. Ce prix doit tre dtermin en fonction des articles et des ressources mises en jeu. Sa saisie est propose immdiatement pour plus de commodit.
Aprs saisie de la fiche article, passez celle de la fiche nomenclature. Cliquez sur le bouton Dtail de la nomenclature qui est devenu actif ds le paramtrage du type de nomenclature Fabrication.
Enregistrez la rfrence de larticle : BAR010. Prcisez le nombre darticles concernes : 1 et le mode dinsertion : Variable. Laissez les autres zones leur valeur par dfaut. Validez la ligne par la touche ENTRE.
Reportez-vous au Manuel de rfrence pour connatre lutilit de chaque zone. Voyez galement de titre Paramtrage de larticle li, page 140 dans la Leon 5 Cration des lments commerciaux.
Enregistrez dans ces zones toutes les ressources mentionnes dans la liste. Reportez-vous aux explications dans le texte pour plus de prcisions. Validez chaque ligne saisie.
Le dtail des saisies est rsum dans un tableau plus loin dans cette leon. N opration Il est conseill daffecter un numro dordre la ressource affecte au composant. Ce numro sera repris dans la fiche suiveuse. Il permettra dobtenir le dtail des ressources faire intervenir dans chaque opration de fabrication de la nomenclature. Code Cette zone liste droulante permet de slectionner soit une des ressources en machine ou personnel ncessaires laccomplissement de la fabrication, soit un centre de charges regroupant plusieurs ressources. Dans notre cas, nous affecterons le centre de charges ATELGRAV en ce qui concerne les machines et le temps pass par louvrier horloger pour raliser le travail. Temps total Zone permettant de saisir le temps ncessaire pour la ralisation de lopration. Ce temps doit tre exprim dans lunit de temps saisie dans la fiche de la socit. Dans le cas de Diamant vert, il sagt de Heure centime, cest--dire que tous les temps doivent tre exprims en heures et centimes dheure.
344 Sage France
Constatez que le cot total standard des ressources est de lordre de 26 , ce qui justifie le prix de vente HT total de 100 de larticle grav.
Volet Prvisions
Vous constatez que la fourniture de timbales en argent graves est une activit qui se rpte rgulirement avec des quantits moyennes de 1 par mois. Vous pouvez enregistrer des prvisions de fabrication pour cet article. Cliquez sur longlet Prvisions.
Saisissez 12 dans cette zone et validez. La rpartition des quantits fabriquer se fait sur tous les mois de lexercice.
Cette fentre vous avertit que les articles commands ne sont pas disponibles en stock et vous propose de crer une prparation de fabrication les concernant car le programme a constat que larticle tait nomenclature de fabrication. Laissez les valeurs proposes et cliquez sur le bouton OK. La ligne darticle est valide. Vous pouvez, ce stade, refermer la commande client ainsi que la liste des documents de vente si elle est ouverte. Quel a t leffet de cette validation ? Vous pouvez le constater tout de suite en lanant la fonction de gestion des fabrications : slectionnez la commande Traitement / Gestion des fabrications / Documents de fabrication, ou cliquez sur le bouton Liste des documents de fabrication de la barre doutils Gestion des fabrications.
Un document est apparu dans cette liste. Licne prsente sur sa ligne indique quil sagt bien dune prparation de fabrication.
Les documents de fabrication sont des documents des stocks. Ils apparaissent la fois dans la liste des documents des stocks et dans celle des fabrications.
Une fentre de paramtrage souvre. Cest ce que lon appelle une fentre de slection simplifie.
Par dfaut, les articles en contremarque ne sont pas affichs par cette fonction. Pour les faire apparatre, il est ncessaire de paramtrer une fonctionnalit qui nest disponible que dans le format de slection complet. Cliquez sur le bouton Plus de critres. Une fentre souvre qui offre les mmes critres que ceux de la prcdente mais en propose et permet den ajouter dautres.
Reprez la ligne Articles/ Nomenclatures / Contremarque. Cliquez dessus pour la slectionner. Slectionnez Tous dans la zone de saisie et validez.
Le programme vous indique que, en fonction des paramtres enregistrs dans la fentre de slection, il a trouv quil tait ncessaire de commander deux timbales en argent non graves. Il serait possible, ce stade, de gnrer la commande fournisseur pour lobtention des deux articles manquants. Vous allez voir une autre possibilit de vrifier les besoins.
Simulation de fabrication
Cette deuxime mthode de vrification des besoins est la simulation de fabrication. Lancez la fonction correspondante : soit en slectionnant la fonction Traitement / Gestion des fabrication / Simulation de fabrication, soit en cliquant sur le bouton Simulation de fabrication de la barre doutils Gestion des fabrications.
Cette fonction peut galement tre lance par le bouton Simuler la fabrication de la fentre de la Prparation de fabrication.
Utilisez la barre de dfilement horizontal pour faire apparatre la colonne Etat stock. Licne rouge quelle contient vous avertit que les articles sont totalement manquants. Cliquez maintenant sur le bouton Simulation fabrication ressource pour vrifier ltat des ressources.
Licne verte indique que les ressources sont disponibles pour la gamme de fabrication envisage dans la priode prcise.
354 Sage France
Si vous navez pas paramtr de document de mise en page par dfaut pour les commandes fournisseurs, une fentre Slectionner le modle va souvrir. Choisissez le modle de mise en page BON DE COMMANDE FOURNISSEUR.BGC qui se trouve dans le dossier DOCUMENTS STANDARDS / ACHATS.
Choisissez de prfrence une impression sur papier plutt quun aperu avant impression.
Ouvrez la liste des documents des achats et constatez quun nouvelle commande y est prsente pour 2 articles BAR010. Ne refermez pas cette pice.
La commande fournisseur se referme. Elle est remplace dans la liste des documents dachat par un bon de rception mais auparavant une fentre dcrite ci-dessous souvre.
Si vous avez la curiosit de lancer une Simulation de fabrication, vous constaterez que la ligne des articles BAR010 est maintenant marque dun symbole vert indiquant leur disponibilit en stock.
Enregistrez le numro de srie dans cette zone. Voir le texte pour le dtail des saisies faire.
Nous verrons plus en dtail les articles srialiss et grs par lot dans la leon suivante. Pour le moment enregistrez les numros de srie des timbales entres en stock. Assurez-vous que le curseur est bien dispos dans la zone de saisie de la colonne Numro. Vous pourriez taper deux numros de srie et valider chaque fois. Nous allons vous montrer une solution plus rapide si les deux articles ont de numros qui se suivent. Tapez le numro du premier article suivi dun astrisque (*) : TIAR001* et pressez la touche ENTRE. Aussitt le programme gnre les numros TIAR001 et TIAR002. Cliquez sur le bouton OK pour fermer la fentre de srialisation et valider les numros saisis. Vous pouvez aussi refermer la liste des documents des achats.
Aussitt aprs une nouvelle fentre srialisation va souvrir pour vous permettre de slectionner les articles BAR010 qui doivent passer en fabrication.
Cliquez simplement sur le bouton Automatique pour que le programme slectionne luimme les articles fabriquer.
Les deux articles passent de la zone du haut celle du bas. Cliquez sur le bouton OK pour valider cette slection. La liste des documents de fabrication rapparat avec un nouveau document, un ordre de fabrication repr par une icne particulire sur sa ligne.
Vous pourriez galement ouvrir lordre de fabrication ce qui vous permettrait de constater qu ce niveau, seules les sorties et entres de stock sont constates par ce document et que les processus de fabrication ne sont pas encore pris en compte.
Dans la fentre Slectionner le modle qui va souvrir, choisissez le modle de mise en page FICHE SUIVEUSE.BGC qui se trouve dans le dossier DOCUMENTS STANDARDS / STOCKS.
Constatez que ce document mentionne non seulement les articles sortir de stock pour les traiter mais aussi les gammes opratoires et celles-ci en double puisque deux articles doivent tre fabriqus.
Si lordre de fabrication est ouvert lcran, cliquez sur le bouton Transformer le document. Dans les deux cas une fentre de dialogue souvre.
Cette fentre permet daffecter des ressources ou des gammes opratoires supplmentaires la fabrication en cours de ralisation. Elle ne souvre que lorsquun centre de charges est affect une opration de fabrication. Dans notre cas, aucune opration supplmentaire nayant t ralise, il suffit de cliquer sur le bouton Annuler pour nenregistrer aucune opration supplmentaire. Le bon de fabrication apparat dans la liste des articles. Il est repr par une icne particulire. Faites un double clic sur sa ligne pour louvrir.
361 Sage France
Constatez que le prix de revient mentionn dans le bon de fabrication a t report dans ce volet.
Laissez les valeurs proposes et cliquez sur le bouton OK. Une liste Visualisation des commandes livrer souvre.
Elle prcise quune commande du client Carat est en attente et que les 2 articles quelle comporte sont livrables et rsultent dun bon de fabrication. Assurez-vous que la colonne P (Pointer/Dpointer), tout fait droite, est coche (prsence dune coche ).
Cliquez alors sur le bouton Gnrer les livraisons clients. Une fentre de dialogue souvre.
Laissez les valeurs proposes et cliquez sur le bouton OK. Le bon de livraison client est gnr et la livraison peut tre effectue. Limpression du document est demande. Slectionnez le modle BON DE LIVRAISON CLIENT.BGC qui se trouve dans le dossier DOCUMENTS STANDARDS / VENTES. Refermez toutes les fentres encore ouvertes en cliquant sur leur bouton Fermer. Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.
Cette leon vous montre comment traiter les articles grs par lots. Les articles srialiss ont t vus brivement dans la leon prcdente.
tapes
Les tapes de la leon sont organises de la manire suivante : 1. 2. 3. 4. Cration dun article suivi par lot. Commande de cet article son fournisseur. Rception de larticle et enregistrement des numros de lot. Suivi et traabilit des articles numros de srie ou de lot.
Versions du programme
Cette leon ne peut tre ralise quavec les versions 100 Pack Plus du programme.
Informations pralables
Les articles srialiss sont ceux qui comportent un numro de lot. Les articles grs par numro de srie comportent, lidentique des prcdents, un numro de srie. Leur gestion est tout fait identique et doit prendre en compta les numros des articles achets ou vendus. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72.
Astuce
Vous utiliserez dans cette leon les barres doutils Gestion des articles et Gestion des achats. Reportez-vous aux leons prcdentes pour leur affichage.
Volet Complment Poids net Poids brut Dlai livraison Garantie 0,01 0,1 30 12 Volet Stock 367 Sage France
1. La QEC (Quantit conomique de Commande) est une valeur que vous prcisez en fonction des besoins et des sorties de stock constates de larticle.
cliquez sur licne Saisir une commande fournisseur de la barre verticale Gestion des articles et stocks. Enregistrez une commande telle la suivante.
Paramtrez et validez len-tte de la pice afin de pouvoir saisir les lignes. Aprs saisie de la ligne darticle, cliquez immdiatement sur le bouton Transformer le document comme si les articles venaient dtre livrs. Une fentre de dialogue souvre.
Cliquez sur la case Facture pour indiquer que le fournisseur a joint sa facture la livraison. Le programme considrera que la facture tient lieu de bon de livraison. Cliquez sur le bouton OK.
Aussitt une fentre va souvrir pour vous permettre denregistrer les numros de srie des montres livres. Cette saisie est obligatoire dans le cas darticles grs en srialis.
Tapez le premier numro de srie dans les zones de saisie des colonnes suivantes : Numro : BR001001* en prenant soin de faire suivre ce numro dun astrisque (*) ; Qt entre : 10 car il y a 10 brillants par lot ; Premption: laissez vide, les brillants ne sont pas prissables ; Fabrication : laissez la valeur propose ; Complment srie/lot : ajoutez une information sur le mois et lanne dapprovisionnement : 0606. Utilisez la touche TABULATION pour passer dune zone la suivante. Validez aprs la saisie de la premire ligne. Constatez que le programme insre quatre numros la suite du premier en incrmentant le numro de lot (prsence de lastrisque).
Validez cette fentre en cliquant sur le bouton OK. La livraison des articles est enregistre.
Si vous avez la curiosit douvrir cette facture, vous constaterez quelle comporte 5 lignes car les articles grs par lot sont toujours traits par nombre de lots. Les articles srialiss sont, eux, toujours traits lunit.
Les ventes de tels articles obissent aux mmes principes : leur insertion dans une pice de vente fait souvrir une fentre de dialogue dans laquelle les numros de lot disponibles sont mentionns et il vous est possible de choisir ceux qui doivent tre livrs. Refermez toutes les fentres encore ouvertes en cliquant sur leur bouton Fermer.
Si vous navez pas ralis cette leon, lancez linterrogation sur un des articles lot crs dans la prsente leon.
Lancez la fonction Traitement / Interrogation de compte / Suivi/traabilit srie/lot. Vous pouvez aussi lancer cette fonction en cliquant sur le bouton Interrogation de suivi traabilit srie/lot de la barre doutils Gestion des articles et des stocks. Une fentre Interrogation valeurs globales souvre.
Slectionnez larticle BAR010 dans la zone Article. Validez Dans la zone N srie/ lot, slectionnez un des numros affects ces articles, par exemple : TIAR001. Validez nouveau.
En faisant dfiler toutes les colonnes de cette fentre et en les largissant au besoin, vous constaterez ce quil est advenu de cet article. Si vous voulez savoir ce que larticle compos BAR011 dans lequel larticle interrog ci-dessus est devenu, il faut refermer la prsente fonction puis lancer Traitement / Interrogation de compte / Interrogation de compte article et, comme ici, slectionner puis valider la rfrence de larticle. Le bouton Interrogation commerciale de cette fonction vous prcisera si larticle a t vendu et, en ajoutant les colonnes qui conviennent grce la fonction Personnaliser la liste, vous connatrez les rfrences de la pice et par l mme les coordonnes du client. Refermez toutes les fentres. Cette leon est maintenant termine. Si vous dsirez faire une pause la fin de cette leon, arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.
Cette leon vous montre comment grer le circuit de validation des pices.
tapes
Les tapes de la leon sont organises de la manire suivante : 1. 2. 3. Paramtrages pralables de la fiche de lentreprise et de la fonction Autorisation daccs avec cration dutilisateurs. Saisie dun bon de commande client. Transformations successives de ce bon de commande en bon de livraison puis en facture avec gestion du circuit de validation.
Versions du programme
Cette leon ne peut tre ralise quavec les versions 100 Pack Plus du programme.
Informations pralables
Le circuit administratif ou circuit de validation des pices est une fonctionnalit qui sapplique aussi bien aux pices dachat qu celles de vente et qui offre lutilisateur la possibilit de contrler les documents mis chaque tape de leur gestion ainsi que les personnes habilites raliser telle ou telle opration. Les circuits administratifs des pices sont troitement lis avec la fonction Autorisation daccs. Si vous avez quitt le programme la fin de la leon prcdente, relancez-le comme il est indiqu au dbut de la Leon 3 Cration des lments comptables, page 72.
Astuce
Paramtrages pralables
Paramtrage du circuit administratif des pices
Vous souhaitez crer deux niveaux dans la gestion des pices de votre programme : un niveau charg de la saisie des pices et de leur traitement, un deuxime charg de la validation des pices avant leur transformation ou leur acceptation. Pour cela, vous allez paramtrer le circuit des pices de faon permettre cette hirarchie des traitements. Vous affecterez galement une souche de numrotation aux pices de vente (pour limiter les saisies). Ouvrez la fiche de lentreprise : soit en slectionnant la fonction Fichier / A propos de votre socit, soit en cliquant sur le bouton A propos du fichier de la barre doutils Standard.
Ouvrez le volet Options puis faites un double clic sur la ligne Souches et numrotation.
Enregistrez Ventes dans la zone Intitul des souches. Slectionnez le journal VTE Ventes dans la zone Journal de vente. Le journal de situation a t enregistr dans une prcdente leon. Ces zones indiquent les numros qui seront affects aux prochaines pices lors de leur gnration. Il est possible de les modifier comme indiqu dans le texte.
Intitul des souches Vous pouvez crer autant de souches que vous le dsirez et pour chaque affecter un journal de vente et de situation diffrents.
376 Sage France
Slectionnez la ligne Bon de commande. Cochez la case Saisi. Laissez la case A prparer coche. Validez par la touche ENTRE.
Pour limiter les saisies, nous nous contenterons de paramtrer le circuit des principales pices de vente : bons de commande, bons de livraison et factures.
Refaites les mmes oprations pour les pices suivantes : Bon de livraison : cochez : Saisi et A facturer, Facture : cochez : Saisi et A comptabiliser. Noubliez pas de valider aprs avoir coch les cases. Refermez ensuite la fentre.
Le niveau Administrateur est propos par dfaut. Saisissez dans cette premire zone le mot de passe qui lui sera affect et confirmez ce mot de passe.
Les programmes Sage Gestion commerciale sont fournis sans niveau de protection paramtr par dfaut. Vous avez pu le constater par le libre accs que vous avez toutes les fonctions. Ce libre accs est rserv aux Administrateurs qui seuls peuvent et doivent pouvoir accder toutes les fonctions. Il est indispensable daffecter ce ou ces Administrateurs un mot de passe sinon le programme ne sera pas protg.
Les mots de passe ne doivent tre affects que dans lventualit o vous souhaitez limiter laccs certaines fonctions certaines personnes et pas dautres. Si vous souhaitez laisser libre accs toutes les fonctions tous les utilisateurs potentiels, nenregistrez aucun mot de passe.
Dans le cadre de votre dcouverte, affectez (mme temporairement) un mot de passe ladministrateur. Dans la zone Mot de passe tapez : admi. Pour des raisons de scurit, le programme remplace les caractres taps (4 au maximum) par des astrisques (*). Confirmez ce mot de passe en le retapant dans la zone Confirmation.
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380 Sage France
Il est indispensable de bien noter comment vous avez saisi votre mot de passe. Pour le programme un A est diffrent dun a.
Ce deuxime utilisateur sera un oprateur de saisie dont les droits seront limits la saisie des pices. Dans la zone Niveau, tapez :
Oprateur
par dessus la mention <Administrateur> qui ne sera pas efface car elle est incluse dans le programme. Pressez la touche TABULATION et, dans la zone Mot de passe, remplacez la valeur prsente par : oper. Confirmez ce mot de passe dans la zone Confirmation puis validez Il reste maintenant affecter les droits daccs loprateur de saisie.
Affectation des droits daccs
Assurez-vous pendant toutes les saisies qui vont suivre que la ligne slectionne dans la liste du haut de la fentre Autorisations daccs est bien Oprateur.
La premire opration faire lorsque lon cre des niveaux dutilisateurs est de leur interdire laccs la fonction Autorisation daccs (dans le menu Fichier) sinon ils auraient tout loisir de modifier les paramtrages que vous leur avez affects.
Faites dfiler le contenu de la liste du bas jusqu voir apparatre Circuit de validation des pices. Cliquez sur le petit bouton en face de ce titre pour dvelopper son contenu. Faites de mme en face du titre Ventes. La liste des fonctions pouvant tre protges apparat.
Vrifiez que la ligne Oprateur est bien slectionne pendant vos paramtrages. Cliquez sur chacune des lignes prcises dans le texte ci-dessous. Cliquez ensuite sur le bouton Interdit en lecture.
Pour interdire loprateur la possibilit de transformer un bon de commande client en une autre pice, quelle quelle soit : cliquez sur la ligne : Bon de commande : Prpar pour la slectionner,
Le petit cadenas ouvert en dbut de ligne se transforme en cadenas ferm pour indiquer que cette fonction est verrouille pour loprateur. Faites de mme pour les lignes Bon de livraison : A facturer et Facture : A comptabiliser. Il nest pas ncessaire de valider aprs chaque modification. Refermez simplement la fentre laide de son bouton Fermer.
Nom dutilisateur Slectionnez le niveau dutilisateur Oprateur : pour cela effacez la mention prsente dans cette zone avec la touche SUPPR puis utilisez le bouton de liste droulante pour slectionner ce niveau. Mot de passe Tapez ensuite le mot de passe oper dans cette zone. Cliquez sur le bouton OK pour accder au fichier. Lancez maintenant la fonction Traitement / Documents des ventes. Remarquez que : vous avez accs toutes les pices qui y sont prsentes ; quil vous est impossible de transformer ces pices (passage de bon de livraison facture ou de bon de commande bon de livraison) ; que certaines fonctions de len-tte de ces pices ne vous sont pas accessibles ; que par contre vous pouvez enregistrer de nouvelles pices, bons de commande, bons de livraison ou factures et que leur statut, mentionn dans len-tte, est Saisi. Dans ce cas toutes les fonctions disponibles dans la pice vous sont accessibles sauf les transformations. Remarquez galement que le numro de ces nouvelles pices suit le paramtrage que vous avez ralis. Si vous refermez le fichier Diamant vert et que vous louvrez nouveau en enregistrant comme nom dutilisateur <Administrateur> et comme mot de passe admi, vous avez de nouveau accs toutes les fonctions des documents des ventes.
Si vous voulez supprimer un niveau dutilisateur et son mot de passe, il suffit de lancer la fonction Fichier / Autorisations daccs et deffacer les dsignations des niveaux crs avec le bouton Supprimer de la barre doutils Navigation et avec la touche SUPPR les mots de passe paramtrs. Le niveau Administrateur ne peut pas tre supprim.
Refermez toutes les fentres encore ouvertes en cliquant sur leur bouton Fermer. Cette leon est maintenant termine. Arrtez le programme comme cela vous est montr dans la Leon 1 Dmarrage du programme Sage Gestion commerciale, page 24.
En conclusion
En conclusion
La dcouverte des fonctions de base du programme Sage Gestion Commerciale se termine ici. Nous vous avons prsent les fonctionnalits les plus courantes du programme, tout du moins celles dont nous pensons que vous vous servirez le plus souvent. Pour parfaire votre connaissance du programme, vous pouvez installer et consulter le manuel de rfrence lectronique du programme Sage Gestion Commerciale qui vous explique, de manire exhaustive, lutilisation de chacune des fonctions et zones du programme.
En conclusion
Index
Index
A
A propos de... .................................................................. 43 Abonnement
Pice modle ................................................................... 243 Gammes de prix .................................................................55 Mise jour des tarifs ............................................... 282, 286
Articles conditionnement ........................................180 Articles grs par lots .................................................366 Articles grs par numro de srie ou de lot
Suivi ...................................................................................371
Affectation de gammes opratoires ....................... 361 Affectation de ressources ......................................... 361 Affectation des bons de fabrication
Contremarque .................................................................. 363
Articles lis
Gestion ..............................................................................179
Ajouter un document
Stocks ............................................................................... 150 Ventes ............................................................................... 156
B
Barre doutils
Navigation ...........................................................................42
Arrt du programme ...................................................... 28 Arrt intempestif du programme ............................... 18 Article de substitution ................................................ 136
Insertion dans une pice ................................................. 166
Article li
Insertion dans une pice ................................................. 179
Articles
Codification automatique ................................................... 49 Conditionnement ................................................................ 53 Cration ............................................................................ 117
Index
Bons de fabrication ..................................................... 360 Bons de livraison clients
Gnration ........................................................................ 330
Compte gnral
Cration et paramtrage ....................................................74
Conditionnement
Articles ............................................................................180 Paramtrage .......................................................................53
C
Calcul des besoins
Fabrication ........................................................................ 351
Conditions de livraison
Paramtrage .......................................................................51
Catgories comptables
Paramtrage ....................................................................... 45
Catgories tarifaires
Paramtrage ....................................................................... 47
Cration
Articles ...............................................................................117 Clients ..................................................................................88 Commande client ..............................................................154 Comptes gnraux .............................................................74 Dpts ...............................................................................108 Elments comptables .........................................................72 Familles darticles .............................................................110 Fournisseurs .......................................................................98 Journaux ..............................................................................79 Modles de rglement ........................................................82 Mouvements de stock ......................................................149 Taux de taxe .......................................................................77
Centres de charges
Paramtrage ..................................................................... 338
Code affaires
Interrogation ..................................................................... 258
Codes affaires
Cration ............................................................................ 237
Codification automatique
Articles ................................................................................ 49
Commande client
Cration ............................................................................ 154 impression ........................................................................ 171 Saisie ................................................................................ 160 Transformation en bon de livraison ................................ 172
D
Dfinitions commerciales .............................................15 Dmarrage du programme ...........................................24
Index
Dpts
Cration ............................................................................ 108
F
Fabrication
Calcul des besoins ...........................................................351
Document interne
Saisie ................................................................................ 262
Facture de retour
Enregistrement ..................................................................204
Facture fournisseur
Enregistrement ..................................................................187
Duplication
Fiche article ...................................................................... 133
Familles darticles
Cration .............................................................................110
E
Edition des tats .......................................................... 220
Palmars clients ............................................................... 222 Statistiques articles .......................................................... 221 Statistiques clients ........................................................... 222
Fentre de travail ............................................................30 Fentre du programme .................................................30 Formats de slection ...................................................351 Fournisseurs
Cration et paramtrage ....................................................98
Elments comptables
Cration .............................................................................. 72
G
Gammes de prix
Paramtrage .......................................................................55
Index
Gnration dune facture dabonnement .............. 249 Gestion des bons dachat ......................................... 203 Gestion des stocks ...................................................... 148 Journaux
Cration et paramtrage ....................................................79
I
Imputation des bons dachat .................................... 250 Indisponibilit dun article ......................................... 164 Indisponibilit en stock ......................................166, 173 Information libre calcule ............................................ 61 Informations libres
Enregistrement ................................................................... 58
Journaux de situation
Cration .............................................................................276
L
Liste dinventaire ..........................................................302 Livre d'inventaire
Impression .........................................................................152
M
Manuel de rfrence ......................................................26 Mise jour des tarifs ...................................................281 Modle dabonnement .................................................241 Modles dimpression
Paramtrage .......................................................................67
Interrogation commerciale affaire ........................... 266 Interrogation de code affaires .................................. 258 Interrogation de codes affaires ................................ 265 Interrogation du stock prvisionnel dun article 165
Modles de rglement
Cration et paramtrage ....................................................82
Modification d'un lment d'une liste .......................78 Inverseur ........................................................................ 297 Modification de la composition dun article nomenclature variable .................................................319
Index
Mouvement de stock
Cration ............................................................................ 149
P
Palmars clients ............................................................222 Personnaliser les documents ...................................210
N
Navigation
Barre doutils ...................................................................... 42
Nomenclature commerciale
Cration ....................................................................307, 313
Prparation des commandes ....................................192 Prparation des livraisons clients ...........................324 Prparations de fabrication .......................................349 Principales commandes du clavier ...........................14 Principe du manuel pdagogique ..............................12
Numros de lots ........................................................... 366 Numros de srie ......................................................... 366 Numrotation des pices ........................................... 278
R
Rglement par bon dachat ........................................208 Relancer le programme .................................................74
O
Options de l'entreprise ................................................. 47 Ordre de fabrication .................................................... 359 Ordres de fabrication .................................................. 357
Index
Gestion des fabrications .................................................. 333 Paramtrages pralables ................................................ 333
Tarifs
Mise jour .........................................................................281
Rupture de stock
Substitution darticle ........................................................ 136
Taux de taxe
Cration et paramtrage ....................................................77
S
Saisie dinventaire ....................................................... 299 Saisie dune commande client ................................. 160 Saisie des rglements clients .................................. 197 Sauvegardes ................................................................... 19 Slection des chances rgler ........................... 200 Simulation de fabrication .......................................... 353 Souches de numrotation des pices ................... 278 Statistiques articles .................................................... 221 Statistiques clients ...................................................... 222 Stock initial .................................................................... 148 Suppression d'un lment dans une liste .............. 80
Tiers
Cration ...............................................................................88
Total de la facture .........................................................176 Touches du clavier les plus utilises .......................15 Transformation document .........................................172 Transformer un bon de livraison en facture .........175
U
Units de poids par dfaut
Paramtrage .......................................................................45
V
Visualisation des commandes prparer .............324
T
Tableau de bord
Impression ........................................................................ 259
Volet Options
A propos de... ......................................................................47
Tarif dexception client ............................................... 135 Tarif spcifique client ................................................. 135
Index Z
Zones liste droulantes
Utilisation ............................................................................ 81
Index
Vos suggestions
Vos commentaires et suggestions nous intressent pour amliorer la qualit et la facilit d'utilisation de nos manuels. Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir remplir cette fiche d'apprciation et de nous la retourner. Nous vous en remercions par avance.
Vos coordonnes
Socit Adresse ................................................................................................................. .................................................................................................................
Code postal / Ville ................................................................................................................ Tlphone Tlcopie Utilisateur Fonction E-Mail ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. .................................................................................................................
Votre apprciation
Mettez une note de 0 10 pour chacune des caractristiques suivantes : Format : Organisation : Prcision : Prsentation : ................... ................... ................... ................... Explication : Clart : Programme : Version : ................... ................... ................... ...................
Erreurs
Si vous avez trouv des erreurs dans ce manuel, merci de bien vouloir nous les signaler ci-dessous. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. ..............................................................................................................................................
Suggestions
Toutes vos remarques nous aideront amliorer la qualit de nos manuels. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. ..............................................................................................................................................