‫الدارة اللكترونية‬

‫رأفت رضوان‬
‫‪rradwan@idsc.gov.eg‬‬

‫رئيس مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار‬
‫بمجلس الوزراء المصري‬

‫"الدارة والمتغيرات العالمية الجديدة"‬
‫الملتقى الداري الثاني للجمعية السعودية‬
‫للدارة‬
‫مارس ‪2004‬‬

‫المحتويات‬
‫البنود‬
‫‪...........................................................................‬مقدمة‬
‫‪..................‬‬
‫ماهية الدارة‬
‫‪.....................................................................‬اللكترونية‬
‫‪...‬‬
‫أهداف ومكاسب الدارة‬
‫‪.............................................................‬اللكترونية‬
‫أسباب التحول للدارة‬
‫‪...............................................................‬اللكترونية‬
‫معوقات التحول إلى الدارة اللكترونية في المؤسسات‬
‫‪..................................‬العربية‬
‫حالة عملية‪ :‬نظام الدارة اللكترونية بمركز المعلومات‬
‫‪................‬ودعم اتخاذ القرار‬

‫صف‬
‫حة‬
‫‪1‬‬

‫‪2‬‬

‫‪3‬‬
‫‪4‬‬
‫‪4‬‬
‫‪5‬‬

‫مقدمة‬
‫البداع الداري ليييس نتاج مصييادفة وإنمييا هييو نتيجيية حتمييية‬
‫لسيس علميية وقواعيد تتبيع‪ ،‬ومين أهيم هذه القواعيد المشاركية‬
‫بالفكيير وإتاحيية المعلومات‪ .‬فقييد تغيرت فييي السيينوات الخمييس‬
‫عشر الخيرة الكثير من المفاهيم التي تحكم عمل المديرين‪ ،‬فلم‬
‫تعد المشكلة في الدارة الكلسيكية المتمثلة في إدارة الفراد أو‬
‫الماليات أو العمال الدارية الخرى‪ ،‬وإنما أصبحت المشكلة التي‬
‫تواجييه المديرييين هييي إدارة التغيييير المسييتمر الذي يحدث داخييل‬
‫المؤسسة مع اكتسابها لخبرات متزايدة في خضم من المتغيرات‬
‫الخارجييية المسييتمرة فييي بيئة العمييل المحيطيية بهييا‪ .‬وقييد أصييبح‬
‫العتماد على تقنييية المعلومات والتصييالت أحييد الركائز الهاميية‬
‫التيي تنطلق منهيا الدارة الحديثية‪ .‬وقيد تحكميت ثورة المعلومات‬
‫والتصييالت فييي إدارة التغيييير بشكييل حاسييم وأصييبح متاح الن‬
‫توظيف المعلومات المتاحة من أجل تحقيق أهداف المؤسسة‪.‬‬
‫وقييد تطورت فكرة توظيييف المعلومات فييي الدارة تطوراً‬
‫كيبيراً‪ ،‬حييث بدأ هذا التوظييف متمثل ً فيي شكيل تقاريير تعيبر عين‬
‫"ميا حدث" فعل ً داخيل المؤسيسة‪ ،‬ثيم تطور المير إلى تحلييل تلك‬
‫التقارييير لمعرفيية السييباب وراء حدوث المتغيرات "لماذا حدث"‪.‬‬
‫وانتقلت التقنيات بعملية توظيف المعلومات إلى مرحلة التنبؤ أي‬
‫"ماذا سيييييحدث"‪ ،‬ثييييم تطورت إلى مرحلة الرؤييييية المجمعيييية‬
‫للمعلومات والتأثيرات المختلفيييييية للقرارات‪ ،‬ثييييييم انتقلت إلى‬
‫المرحلة الكثير تقدما ً وهيي توظييف المعلومات مين أجيل تحقييق‬
‫الهداف أو "ماذا نريييد أن يحدث"‪ .‬ويوضييح الشكييل التالي تطور‬
‫هذه المراحل‪:‬‬
‫المرحلة الوققلى‬
‫التسجيل‬
‫ماذا حدث؟‬

‫المرحلة الثانية‬
‫التحليل‬
‫لماذا حدث؟‬

‫مجموعة أولية تحتوى‬
‫على استفسارات مسبقةً‬

‫زيادة السققتفسارات‬
‫الخاصة والمفاجئة‬

‫المرحلة الثالثة‬
‫التنبؤ‬
‫ماذا سيحدث؟‬

‫نمو النموذج‬
‫التحليلى‬

‫المرحلة الرابعة‬
‫بدء التشغيل‬
‫القيام بأعمال مختلفة‬

‫المرحلة الخامسة‬
‫نظام إدارة موارد المؤسسة‬
‫ماذا نريد أن يحدث !‬

‫التحديث المستمر‬
‫واستفسارات هامة محددة الوقت‬

‫انطلق ق الحدث‬

‫‪1‬‬
‫مجموعة‬

‫خاص‬

‫تحليل‬

‫التحديث المستمر‬

‫انطلق ق الحدث‬

‫تطور توظيف المعلومات‬

‫‪2‬‬

‫وتهدف هذه الورقية البحثيية إلى طرح فكرة الدارة اللكترونيية‬
‫فيي المؤسيسات العربيية وعرض تجربية مركيز المعلومات ودعيم‬
‫اتخاذ القرار في مجال الدارة اللكترونية‪:‬‬
‫‪o‬ماهية الدارة اللكترونية‬
‫‪o‬أهداف ومكاسب الدارة اللكترونية‬
‫‪o‬أسباب التحول للدارة اللكترونية‬
‫‪o‬معوقات التحول إلى الدارة اللكترونية في المؤسسات‬
‫العربية‬
‫‪o‬حالة عملية‪ :‬نظام الدارة اللكترونية بمركز المعلومات‬
‫ودعم اتخاذ القرار‬

‫ماهية الدارة اللكترونية‬
‫إن فكرة الدارة اللكترونية تتعدى بكثير مفهوم الميكنة الخاصة‬
‫بإدارات العمل داخل المؤسسة‪ ،‬إلى مفهوم تكامل البيانات‬
‫والمعلومات بين الدارات المختلفة والمتعددة واستخدام تلك‬
‫البيانات والمعلومات في توجيه سياسة وإجراءات عمل‬
‫المؤسسة نحو تحقيق أهدافها وتوفير المرونة اللزمة للستجابة‬
‫للمتغيرات المتلحقة سواء الداخلية أو الخارجية‪.‬‬
‫وتشمل الدارة اللكترونية جميع مكونات الدارة من تخطيط‬
‫عد على تخليق‬
‫بقدرتها‬
‫وتنفيذ ومتابعة وتقييم وتحفيز إل إنها تتميز‬
‫ب‬
‫المعرفة قبل‬
‫الهداف‪.‬‬
‫تحقيق‬
‫متكامل‬
‫بصورة مستمرة وتوظيفها من أجلنظامواحد‬
‫بياناتشخصية بقواعد بيانات مختلفة‬

‫وتعتمد الدارة اللكترونية على تطوير البنية المعلوماتية داخل‬
‫التخطيط‬
‫تكامل الرؤية ومن ثم أداء العمال‪.‬‬
‫تحقق‬
‫بصورة‬
‫المؤسسة‬
‫ماليات‬
‫ال‬
‫سويق‬
‫الت‬
‫موارد البشرية‬
‫ال‬
‫والمتابعة‬

‫نظام ادارة موارد المؤسسة‬
‫‪3‬‬

‫أهداف ومكاسب الدارة اللكترونية‬
‫‪‬إدارة ومتابعة الدارات المختلفة للمؤسسة وكأنها وحدة‬
‫مركزية‪.‬‬
‫‪‬تركيز نقطة اتخاذ القرار في نقاط العمل الخاصة بها مع‬
‫إعطاء دعم أكبر في مراقبتها‪.‬‬
‫‪‬تجميع البيانات من مصادرها الصلية بصورة موحدة‪.‬‬
‫‪‬تقليص معوقات اتخاذ القرار عن طريق توفير البيانات‬
‫وربطها‪.‬‬
‫‪‬تقليل أوجه الصرف في الرئيس‬
‫متابعة عمليات الدارة المختلفة‪.‬‬
‫التخطيط‬
‫الستراتيجى‬
‫والتكتيكى‬

‫‪‬توظيف تكنولوجيا المعلومات من أجل دعم وبناء ثقافة‬
‫قانونى‬

‫مبيعات‬

‫مؤسسية إيجابية لدى‬

‫النتتاج‬
‫العاملين‪.‬‬
‫كافةاو خدمة)‬
‫(منتج‬

‫سويق‬
‫ت‬

‫المدفوعات‬
‫والمتحصلتت‬

‫‪‬توفير البيانات والمعلومات للمستفيدين بصورة فورية‪.‬‬
‫المعرفة‪ .‬المؤسسة‬
‫نظام ادارة موارد‬
‫‪‬التعلم المستمر وبناء‬

‫‪‬زيادة الترابط بين العاملين والدارة العليا ومتابعة وإدارة‬
‫بيانات المنتج‬
‫كافة الموارد‪.‬‬
‫بيانات العميل‬
‫بيانات المبيعات‬
‫تخزين البيانات‬
‫ماليات وموارد بشرية‬
‫سهل استرجاعهافى حالةالحتتياج‬
‫شكل ي‬
‫مصادر البياناتمنظمةومرتبة ب‬

‫‪4‬‬

5

‫أسباب التحول للدارة اللكترونية‬
‫إن التحول إلى الدارة اللكترونييييية ليييييس دربا ً ميييين دروب‬
‫الرفاهييية وإنمييا حتمييية تفرضهييا التغيرات العالمييية‪ ،‬ففكرة‬
‫التكاميييل والمشاركييية وتوظييييف المعلومات أصيييبحت أحيييد‬
‫محددات النجاح لي مؤسيييسة‪ .‬وقيييد فرض التقدم العلميييي‬
‫والتقني والمطالبة المستمرة برفع جودة المخرجات وضمان‬
‫سييلمة العمليات‪ ،‬كلهييا ميين المور التييي دعييت إلى التطور‬
‫الداري نحو الدارة اللكترونية‪ .‬ويمثل عامل الوقت أحد أهم‬
‫مجالت التنافسييية بييين المؤسييسات‪ ،‬فلم يعييد ميين المقبول‬
‫الن تأخيير تنفيييذ العمليات بدعوى التحسييين والتجويييد وذلك‬
‫لرتباط الفرص المتاحيية أمام المؤسييسات بعنصيير التوقيييت‪.‬‬
‫ويمكيين تلخيييص السييباب الداعييية للتحول اللكترونييي فييي‬
‫النقاط التالية‪:‬‬
‫‪‬الجراءات والعمليات المعقدة وأثرها على‬
‫زيادة تكلفة العمال‪.‬‬
‫‪‬القرارات والتوصيات الفورية والتي من شأنها‬
‫إحداث عدم توازن في التطبيق‪.‬‬
‫‪‬ضرورة توحيد البيانات على مستوى‬
‫المؤسسة‪.‬‬
‫‪‬صعوبة الوقوف على معدلت قياس الداء‪.‬‬
‫‪‬ضرورة توفير البيانات المتداولة للعاملين في‬
‫المؤسسة‪.‬‬
‫‪‬التوجه نحو توظيف استخدام التطور‬
‫التكنولوجي والعتماد على المعلومات في‬
‫اتخاذ القرارات‪.‬‬
‫‪‬ازدياد المنافسة بين المؤسسات وضرورة‬
‫وجود آليات للتميز داخل كل مؤسسة تسعى‬
‫للتنافس‪.‬‬
‫‪‬حتمية تحقيق التصال المستمر بين العاملين‬
‫على اتساع نطاق العمل‪.‬‬
‫‪6‬‬

‫معوقات التحول إلى الدارة اللكترونية في المؤسسات العربية‬
‫‪.1‬اختلف نظم الدارة حتى داخل‬
‫المنظمة الواحدة‪.‬‬
‫‪.2‬عدم اقتناع إدارة المؤسسة بدواعي‬
‫التحول ومتطلباته‪.‬‬
‫‪.3‬عدم توافر الحافز القوى لدى الفراد‬
‫لنجاح عملية التحول وعدم إحساسهم‬
‫بأنهم جزء من عملية التحول والنجاح‪.‬‬
‫‪.4‬صعوبة الوصول إلى الدارة اللكترونية‬
‫المتكاملة داخل المنظمات‪.‬‬
‫‪.5‬عدم توافر بنية أساسية فنية جيدة‪.‬‬
‫‪.6‬الطبيعة البشرية وثقافة البواب‬
‫المغلقة والخوف من التكنولوجيا‬
‫وتطبيقاتها‪.‬‬
‫‪.7‬استمرارية عمليات تحديث البيانات مع‬
‫تحمل الفراد المنوطين بها العبء‬
‫الداري المعتاد‪.‬‬
‫‪.8‬التوافق مع النظم اليدوية المعتادة في‬
‫العمل ودوراتها المستندية ورفض‬
‫التحديث والتغيير‪.‬‬
‫‪.9‬عدم الثقة في حماية سرية وأمن‬
‫التعاملت الشخصية‪.‬‬

‫حالة عملية‪ :‬نظام الدارة اللكترونية بمركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار‬
‫يعد مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار بمجلس الوزراء من المراكز‬
‫التي تعتمد على توظيف تكنولوجيا المعلومات في إدارة العمال‪ .‬ونظراً‬
‫لطبيعة تكوين المركز وامتداده في عدد من المقار المتباعدة مكانياً‬
‫وكذلك توزيع النشطة الخاصة تبعا ً لتلك المقار‪ ،‬فقد قام المركز بتطوير‬
‫‪7‬‬

‫نظام إدارة إلكترونية يعتمد على ربط جميع مقار المركز وأنشطته من‬
‫خلل نقطة واحدة تقوم بالربط مع جميع المقار المختلفة لتصبح جميع‬
‫أنشطة المركز مجمعة في نظام متكامل يساهم بشكل فعال في توفير‬
‫إدارة مركزية لتلك النشطة بطريقة الكترونية تتيح جميع المعلومات في‬
‫الوقت المناسب وتوفر أدق وأحدث التقارير لمتخذي القرار في المركز‬
‫وقد اعتمد المركز في هذا التحول على‪:‬‬
‫‪‬بناء ذاكرة مؤسسية متكاملة‬
‫‪.1‬تجميع موارد المؤسسة بصورة متكاملة‬
‫‪.2‬إتاحة المعلومات طوال الوقت‬
‫‪.3‬متابعة تنفيذ العمال‬
‫‪.4‬التقارير والحصائيات لمتخذي القرار‬
‫‪‬تطوير أسلوب أداء العمال‬
‫‪.1‬التحول إلى مجتمع ل ورقى ‪Paper Less‬‬
‫‪.2‬تنمية مهارات وقدرات الموظفين‬
‫‪.3‬تغيير ثقافة الموظفين‬

‫تعريف النظام‬
‫يعييد نظام إدارة موارد المؤسييسة أحييد النظييم الدارييية المدعوميية‬
‫بتقنيات حديثية لتكنولوجييا المعلومات‪ ،‬والذي يعتيبر مين النظيم الرائدة فيي‬
‫الشرق الوسيط لدارة موارد المؤسيسات مين خلل ميا يتيحيه مين قدرات‬
‫وإمكانيات على مسييتوى تقنييى عالي وذلك بمييا يقدمييه ميين حلول مرنيية‬
‫لتتإلى فعل من‬
‫والمعرفة‬
‫تساعد المؤسسة على تحويل ا لبيانات إلى معرفة‬
‫عمل تقارير‪ ،‬تحلي‬
‫عمل تقارير‪،‬تحليلتت‬

‫وتنبؤات للت‬
‫طبيق ‪.‬وبالتالي تصييل‬
‫منهييا‬
‫طبيق‪.‬تحليييل البيانات واسييتخلص النتائج‬
‫على‬
‫خلل قدرتييه‬
‫وتنبؤات للت‬
‫تغذية البيانات‬

‫تغذية البيانات‬

‫أسئلةمكثفة‪.‬‬
‫مميا يسياعده فيي‬
‫الصيحيحة للمسيتخدم فيي الوقيت المناسيب‬
‫المعلومات‬
‫فالنتحراف‬
‫ش‬
‫ك‬
‫رؤيةواضحة‪..‬‬

‫شاف‬
‫اكت‬

‫شراء‪..‬‬
‫والميل نحو ال‬

‫تحليلوتنقية‬

‫عملييية التخطيييط واتخاذ القرارات ورسييم السييياسات والمتابعيية وتصييحيح‬
‫المعرفة‬
‫المسار‪.‬‬

‫ملف توصيفى‬

‫المصفوفات‬

‫نظام إدارةموارد‬
‫سة‬
‫المؤس‬
‫تاريخ‬

‫استجابة‬

‫نظام الكترونىمتكامل‬
‫تاريخ التخطيطوالتصميم‬

‫التخطيط‬

‫تغذية البيانات تغذية البيانات‬

‫مواقعمتكاملة‬
‫تفاعل العامليين‬

‫‪8‬‬

‫أهداف النظام‬
‫‪‬تحسين الداء ومساعدة المؤسسة وإداراتها العليا في‬
‫التخطيط والتنفيذ والمتابعة والتقييم فهو بالنسبة للدارة‬
‫العليا نظام عمل وإدارة العمال إلكترونيا‪.‬‬
‫‪‬توفير منظومة عمل متكاملة من خلل زيادة تشابك‬
‫الموارد المالية والبشرية والمعلوماتية والتكنولوجية‬
‫والدارية بما يحقق الستغلل المثل لموارد المؤسسة‪.‬‬
‫‪‬المتابعة اللية والتذكير المستمر للعاملين بالمؤسسة بما‬
‫عليهم من أعمال ومهام‪.‬‬
‫‪‬تجميع بين مفاهيم وآليات لدارة الموارد ‪ ERP‬وإدارة‬
‫العملء ‪ CRM‬و ‪ EIS‬فى نظام واحد‪.‬‬

‫إدارة التخطيط‬

‫إدارة المتابعة‬

‫إدارة الخدمات الدققارية‬

‫إدارة التقييم‬

‫الصيانة‬
‫إدارة المكافآت‬

‫التسويق‬

‫إدارة المعرفة‬

‫استراتيجيات الخدمات‬

‫إدارة التققصال‬

‫الدققارة اللققكترونية‬

‫نظام إدارة موارد‬
‫المؤسسة‬
‫القياس المالى‬

‫الدققارة المالية‬

‫إدارة المخاطر‬
‫إدارة الموارد البشرية‬

‫إدارة المحتوى‬
‫إدارة الوثائق‬

‫إدارة العملء ق‬

‫‪9‬‬

10

‫فوائد النظام‬
‫‪‬إتاحة المعلومات الكاملة عن كل ما يخص المؤسسة‬
‫والعاملين بها‪.‬‬
‫‪‬الستخدام المثل لموارد المؤسسة ورفع مستوى الكفاءة‬
‫بها‪.‬‬
‫‪‬مساعدة الدارة العليا فى إدارة أعمال المؤسسة وإدارة‬
‫مواردها سواء البشرية أو المالية أو الدارية أو‬
‫المعلوماتية‪.‬‬
‫‪‬إدارة أعمال المؤسسة التى تشمل التخطيط والتنفيذ‬
‫والتقييم والمتابعة وإدارة العملء‪.‬‬
‫‪‬توفير عدد من الخدمات اللكترونية للعاملين بما يسمح‬
‫لهم بالحوار والمناقشة والتعليم الذاتى والتراسل‬
‫اللكترونى‪.‬‬
‫‪‬موائمة طبيعة العمل المعتادة حيث يقوم النظام بالمتابعة‬
‫اللية للعاملين ومدى استجابتهم للعمال المكلفون بها‬
‫ويرسل تقارير المتابعة للدارة العليا‪.‬‬
‫‪‬حفظ وتوثيق كافة النشطة والمخرجات والوثائق‬
‫والبيانات الساسية الخاصة بالمؤسسة إلكترونيا‪.‬‬
‫‪‬الربط اللكتروني بين فروع المؤسسة التى تقع فى أكثر‬
‫من نطاق جغرافى‪.‬‬
‫‪‬المرونة الفائقة فى التعامل مع المعلومات والتحديث‬
‫الدورى لها‪.‬‬
‫‪‬التكامل مع عدد من النظم الفرعية مثل الحضور‬
‫والنصراف وإدارة تنمية الموارد البشرية والتراسل‬
‫اللكتروني والنشرة الصحفية والمكتبية والعهدة الشخصية‬
‫والنظم المالية‪.‬‬
‫‪‬إمكانية التوافق مع أى هيكل تنظيمي للمؤسسات‪.‬‬

‫‪11‬‬

‫أقصىفاعلية‬

‫استخدام الموارد‬

‫إدارة الموارد‬
‫شرية‬
‫الب‬

‫التجزئة‬

‫الخدمات‬
‫الفرعية‬
‫ادارةموارد‬
‫سة‬
‫المؤس‬

‫سويقوالعلقات‬
‫الت‬
‫الخارجية‬

‫ادارة دورة‬
‫المخزون‬

‫سة‬
‫نظام ادارةموارد المؤس‬
‫سويق‬
‫الت‬
‫الستراتيجى‬
‫للبيانات‬

‫مخزون المهارات‬
‫صيانة‬
‫شبكة‬
‫ال‬

‫التخطيطوالمتابعة‬

‫دعم‬
‫الستراتيجيات‬

‫برامجالدتارةالستراتيجية‬
‫الحتتفاظ بالعملءت‬

‫ملئتمةسعة الذاكرة‬

‫الصيانةومراقبة‬
‫الجودة‬

‫مكونات النظام‬
‫* إدارة التخطيط ‪:‬‬

‫الهدف ‪ :‬تخطيط مهام المؤسسة والتقييم الشامل لداء المؤسسة‬
‫وإداراتها والعاملين بها‪ ،‬على أسس علمية سليمة أهم ها الدقة‬
‫فييى تنفيييذ المطلوب والنتهاء ميين العمييل المحدد سييلفا ً فييى‬
‫التوقيت المناسب‪ ،‬بما يساهم فى تعظيم العائد ومراقبة معدل‬
‫أداء المؤسسة أو الدارة أو الفرد ‪.‬‬

‫‪12‬‬

‫المهام ‪ :‬استعراض خطط المؤسسة سواء الخطط السنوية أو‬
‫الشهرية لكل كيانات المؤسسة وحتى مستوى الفراد والتعرف‬
‫على مخرجات المؤسسة الرئيسية والفرعية‪.‬‬

‫* إدارة التكليفات‪:‬‬

‫الهدف‪:‬‬

‫التقييم والمتابعة اللكترونية لداء المؤسسة من خلل‬

‫متابعة تنفيذ التكليفات‪.‬‬
‫المهام‪:‬‬

‫متابعة أداء العمل داخل المؤسسة وبحث موقف‬

‫التكليفات والمهام التى تم تكليف الدارات أو الشخاص‬
‫بها‪ ،‬حيث يتم من خلله التعرف على موقف التكليفات التى‬
‫توجهها الدارة العليا بالمؤسسة لى كيان داخلها حتى يمكن‬
‫اتخاذ اللزم بشأنها فى الوقت المناسب من خلل الرد أو‬
‫المتابعة‪ ،‬كما يمكن من خلله توجيه مهام وتكليفات داخلية‬
‫من رؤساء القطاعات أو مديرى الدارات للعاملين‪.‬‬

‫* إدارة المعرفة ‪:‬‬
‫الهدف ‪ :‬إدارة المحتوى المعلوماتى والنشطة الخاصة بأى إدارة‬
‫داخل المؤسسة أو المؤسسة بوجه عام بسرعة وسهولة‪.‬‬

‫‪13‬‬

‫المهام ‪ :‬استعراض كافة النشطة والمخرجات والمهام التى‬
‫أنجزتها الدارات داخل كيانات المؤسسة والتى تم تسجيلها فى‬
‫مرحلة سابقة خلل فترة زمنية محددة‪ ،‬حيث يمكن استعراض‬
‫النشطة والمخرجات أسبوعيا ً أو شهريا ً أو نصف سنويا ً أو سنوياً‪،‬‬
‫بما يمكن الدارة العليا وأيضا ً العاملين من الرجوع إلى أى محتوى‬
‫معلوماتى تم حفظه على النظام فى أى وقت مضى بمجرد تحديد‬
‫اسم الدارة والفترة الزمنية المطلوب البحث خللها‪.‬‬

‫* إدارة العملء ‪:‬‬

‫الهدف ‪ :‬الحفاظ على بيانات المتعاملين مع المؤسسة‪ ،‬وتوطيد‬
‫العلقة معهم وتوفير وقت وجهد التصال بالجهات التى‬
‫تتعامل معها المؤسسة‪.‬‬
‫المهام ‪ :‬توثيق البيانات الخاصة بالجتماعات الخارجية التى تتم‬
‫بين العاملين بالمؤسسة والجهات الخارجية سواء أفراد أو‬
‫مؤسسات أخرى فى المجتمع‪ ،‬حيث يتيح النظام الفرصة‬
‫لتسجيل البيانات التفصيلية المتعلقة بكل جهة بشكل يساعد‬
‫على الرجوع إليها والستفادة منها والتواصل معها فى أى‬
‫وقت‪ ،‬كذلك توثيق آراء المستفيدين والجراءات التصحيحية‬
‫لتنمية العلقة معهم‪.‬‬

‫‪14‬‬

‫* إدارة الوثائق ‪:‬‬

‫الهدف ‪ :‬توثيق مراسلت المؤسسة وسهولة الحفظ والسترجاع‬
‫في إطار من المان والسرية المتعلقة بحفظ وثائق‬
‫المؤسسة‪.‬‬
‫المهام ‪ :‬حفظ وتخزين كافة المكاتبات المتبادلة بين المؤسسة‬
‫والجهات الخارجية التى تتعامل معها بما يساهم فى خلق‬
‫أرشيف إلكترونى لكل كيان داخل المؤسسة يسمح بسهولة‬
‫استرجاع وعرض المكاتبات المرسلة أو المستقبلة‪.‬‬

‫* إدارة الجتماعات ‪:‬‬

‫‪15‬‬

‫الهدف ‪ :‬التوثيق اللكترونى للجتماعات الداخلية لسهولة‬
‫استرجاعها ومتابعة سير العمل فى المؤسسة‪.‬‬
‫المهام‪ :‬حفظ الوثائق الخاصة باجتماعات المؤسسة على مختلف‬
‫المستويات الدارية‪.‬‬

‫* إدارة النشطة والحداث‪:‬‬

‫الهدف‪ :‬تحقيق عناصر التنظيم والتعاون والتنسيق الكامل بين‬
‫جميع كيانات المؤسسة حتى ل تتعارض التوقيتات بين حدث وآخر‬
‫وتفعيل مشاركة العاملين بالمؤسسة‪.‬‬
‫المهام ‪ :‬التعرف على الحداث والمناسبات الهامة التى تنظمها أو‬
‫تشارك فيها المؤسسة سواء على المستوى الداخلى أو المستوى‬
‫الخارجى‪ ،‬حيث تقوم كافة كيانات المؤسسة بتسجيل مناسباتها التى‬
‫سوف تنظمها أو تنوى الشتراك بها بشكل يتيح لجميع العاملين‬
‫التعرف على طبيعة الحدث والمشاركين فيه والجهة المنظمة له‬
‫وطبيعة الدور الذى سوف تقوم به كل جهة بالمؤسسة‪.‬‬

‫‪16‬‬

‫* إدارة المراسلت اللكترونية ‪:‬‬

‫الهدف ‪ :‬تيسير وتبادل الرسائل بين أعضاء المؤسسة بسرعة‬
‫وسهولة ‪ ،‬وتوفير أكبر قدر من تأمين سرية المعلومات إلى‬
‫جانب ترشيد استخدام الموارد‪.‬‬
‫المهام‪ :‬تبادل رسائل البريد اللكترونى لبعض أو كل العاملين‬
‫داخل المؤسسة أو أحد كيانات المؤسسة‪.‬‬

‫‪17‬‬

‫* إدارة الخدمات اللكترونية ‪:‬‬

‫الهدف ‪ :‬تفعيل التواصل بين العاملين فى المؤسسة إلكترونياً‬
‫والتغلب على الحواجز المكانية والزمنية داخل المؤسسة‬
‫وإيجاد وسيلة سريعة ومبتكرة لمشاركة العاملين فى كافة‬
‫الحداث‪.‬‬
‫المهام‪:‬‬
‫‪.1‬دائرة الحوار‪ :‬وتتم من خلل طرح أحد الموضوعات‬
‫سواء عامة‪ ،‬إقتصادية‪ ،‬إجتماعية‪ ،‬أو ثقافية للمناقشة‬
‫كأحد الليات لزالة الحواجز بين العاملين‬
‫بالمؤسسة‪.‬‬
‫‪.2‬إستقصاء الرأى حول الخدمات داخل المؤسسة‪:‬يتم‬
‫لقياس الرأى حول الخدمات أو القضايا الهامة‪.‬‬
‫‪.3‬الجندة اللكترونية‪ :‬تمكن من تنظيم المواعيد‬
‫وتسجيل أهم الحداث اليومية‪.‬‬
‫‪.4‬توحيد نماذج العمل المستخدمة‪:‬بتوحيد الشكل العام‬
‫للمخرجات من تقارير ودراسات ونماذج العمل‬
‫الداخلية‪.‬‬
‫‪.5‬العلن عن نشاط الدارات‪:‬نبذه عن أهم النشطة‬
‫التى تقوم بها قطاعات وإدارات المؤسسة‪.‬‬
‫‪.6‬العروض اللكترونية ونشر الثقافة داخل المؤسسة‪:‬‬
‫يمكن من خللها استعراض جميع العروض‬

‫‪18‬‬

‫اللكترونية التى تمت بالمؤسسة‪ ،‬لضمان استمرار‬
‫التواصل وتسلسل الفكار بين العاملين‪.‬‬

‫‪19‬‬

‫ما هي علمات نجاح التحول في المركز ؟ ‪:‬‬
‫‪.1‬إقبال العاملين غير الفنيين على تعلم استخدام الحاسب للبقاء‬
‫في دائرة التصال الجديدة‪.‬‬
‫‪.2‬التحول من مجرد استخدام النظام إلى العتماد عليه‪.‬‬
‫‪.3‬انتشار مبدأ الشفافية في المعاملت بين المديرين والعاملين ‪.‬‬
‫‪.4‬ارتقاء مستوى تقديم الخدمات المالية والدارية التقليدية‪.‬‬
‫‪.5‬التحول إلى المؤسسة المتعلمة ‪.learning Organization‬‬
‫‪.6‬التوثيق الكامل لنشطة المؤسسة ومخرجاتها على مدار العوام‬
‫وبناء ذاكرة مؤسسية معلوماتية حقيقية‪.‬‬

‫النتائج والعائد من الستخدام‬
‫‪.1‬توسيع قاعدة البيانات الداعمة للدارة العليا‪.‬‬
‫‪.2‬توفير الحتياجات المعلوماتية من قبل الدارات‪.‬‬
‫‪.3‬تقليل المراسلت البريدية وتكلفة وسائل نقل البيانات (بين‬
‫المقار)‪.‬‬
‫‪.4‬تقليل تكلفة تصوير المستندات الورقية القابلة للتداول العام‪.‬‬
‫‪.5‬تقليل وخفض نفقات الدارة الداخلية‪.‬‬
‫‪.6‬إعطاء فرص لتطوير أداء العمال في الدارات المختلفة‪.‬‬
‫‪.7‬تحقيق مبدأ شفافية التعاملت الداخلية‪.‬‬
‫‪.8‬أكثر من ‪ 650‬مستخدم فعلى‪.‬‬
‫‪ .9‬أكثر من ‪ 4‬سنوات من التطبيق الكامل‪.‬‬
‫‪ .10‬أكثر من ‪ 22‬جيجا بايت حجم الوثائق المستخدمة والمخزنة‪.‬‬
‫‪ .11‬ربط ‪ 6‬مقار متباعدة جغرافيا‪.‬‬
‫‪ .12‬أكثر من ‪ 75‬مراسلة الكترونية يومياً‪.‬‬
‫‪ .13‬إدارة أكثر من ‪ 1854‬تكليف من الدارة العليا خلل اربع سنوات‬
‫من التطبيق‬
‫‪20‬‬

‫‪ .14‬نظام سرية كامل يؤمن حقوق التشغيل وتداول البيانات‪.‬‬
‫‪.15‬إدارة فنية (مقتصرة في عدد ‪ 2‬فني بالتبادل)‪.‬‬
‫‪.16‬التطوير المستمر بمنهجية النظم المفتوحة (‪)Open System‬‬

‫‪21‬‬

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful