‫الدارة اللكترونية‬

‫رأفت رضوان‬
‫‪rradwan@idsc.gov.eg‬‬

‫رئيس مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار‬

‫بمجلس الوزراء المصري‬

‫"الدارة والمتغيرات العالمية الجديدة"‬

‫الملتقى الداري الثاني للجمعية السعودية‬
‫للدارة‬
‫مارس ‪2004‬‬
 ‫المحتويات‬
‫صف‬
‫البنود‬
‫حة‬
‫‪...........................................................................‬مقدمة‬
‫‪1‬‬
‫‪..................‬‬
‫ماهية الدارة‬
‫‪2‬‬ ‫‪.....................................................................‬اللكترونية‬
‫‪...‬‬
‫أهداف ومكاسب الدارة‬
‫‪3‬‬
‫‪.............................................................‬اللكترونية‬
‫أسباب التحول للدارة‬
‫‪4‬‬
‫‪...............................................................‬اللكترونية‬
‫معوقات التحول إلى الدارة اللكترونية في المؤسسات‬
‫‪4‬‬
‫‪..................................‬العربية‬
‫حالة عملية‪ :‬نظام الدارة اللكترونية بمركز المعلومات‬
‫‪5‬‬
‫‪................‬ودعم اتخاذ القرار‬
 ‫مقدمة‬

‫البداع الداري ليييس نتاج مصييادفة وإنمييا هييو نتيجيية حتمييية‬

‫لسيس علميية وقواعيد تتبيع‪ ،‬ومين أهيم هذه القواعيد المشاركية‬
‫بالفكيير وإتاحيية المعلومات‪ .‬فقييد تغيرت فييي السيينوات الخمييس‬
‫عشر الخيرة الكثير من المفاهيم التي تحكم عمل المديرين‪ ،‬فلم‬
‫تعد المشكلة في الدارة الكلسيكية المتمثلة في إدارة الفراد أو‬
‫الماليات أو العمال الدارية الخرى‪ ،‬وإنما أصبحت المشكلة التي‬
‫تواجييه المديرييين هييي إدارة التغيييير المسييتمر الذي يحدث داخييل‬
‫المؤسسة مع اكتسابها لخبرات متزايدة في خضم من المتغيرات‬
‫الخارجييية المسييتمرة فييي بيئة العمييل المحيطيية بهييا‪ .‬وقييد أصييبح‬
‫العتماد على تقنييية المعلومات والتصييالت أحييد الركائز الهاميية‬
‫التيي تنطلق منهيا الدارة الحديثية‪ .‬وقيد تحكميت ثورة المعلومات‬
‫والتصييالت فييي إدارة التغيييير بشكييل حاسييم وأصييبح متاح الن‬
‫توظيف المعلومات المتاحة من أجل تحقيق أهداف المؤسسة‪.‬‬

‫وقييد تطورت فكرة توظيييف المعلومات فييي الدارة تطوراً‬

‫كيبيراً‪ ،‬حييث بدأ هذا التوظييف متمثل ً فيي شكيل تقاريير تعيبر عين‬
‫"ميا حدث" فعل ً داخيل المؤسيسة‪ ،‬ثيم تطور المير إلى تحلييل تلك‬
‫التقارييير لمعرفيية السييباب وراء حدوث المتغيرات "لماذا حدث"‪.‬‬
‫وانتقلت التقنيات بعملية توظيف المعلومات إلى مرحلة التنبؤ أي‬
‫"ماذا سيييييحدث"‪ ،‬ثييييم تطورت إلى مرحلة الرؤييييية المجمعيييية‬
‫للمعلومات والتأثيرات المختلفيييييية للقرارات‪ ،‬ثييييييم انتقلت إلى‬
‫المرحلة الكثير تقدما ً وهيي توظييف المعلومات مين أجيل تحقييق‬
‫الهداف أو "ماذا نريييد أن يحدث"‪ .‬ويوضييح الشكييل التالي تطور‬
‫هذه المراحل‪:‬‬

‫المرحلة الخامسة‬ ‫المرحلة الرابعة‬ ‫المرحلة الثالثة‬ ‫المرحلة الثانية‬ ‫المرحلة الوققلى‬
‫نظام إدارة موارد المؤسسة‬ ‫بدء التشغيل‬ ‫التنبؤ‬ ‫التسجيل‬
‫التحليل‬
‫ماذا نريد أن يحدث !‬ ‫القيام بأعمال مختلفة‬ ‫ماذا سيحدث؟‬ ‫ماذا حدث؟‬
‫لماذا حدث؟‬

‫انطلق ق الحدث‬ ‫التحديث المستمر‬ ‫نمو النموذج‬ ‫زيادة السققتفسارات‬ ‫مجموعة أولية تحتوى‬
‫واستفسارات هامة محددة الوقت‬ ‫التحليلى‬ ‫الخاصة والمفاجئة‬ ‫على استفسارات مسبقةً‬

‫‪1‬‬

‫انطلق ق الحدث‬ ‫التحديث المستمر‬ ‫تحليل‬ ‫خاص‬ ‫مجموعة‬

 ‫تطور توظيف المعلومات‬

‫‪2‬‬
‫وتهدف هذه الورقية البحثيية إلى طرح فكرة الدارة اللكترونيية‬
‫فيي المؤسيسات العربيية وعرض تجربية مركيز المعلومات ودعيم‬
‫اتخاذ القرار في مجال الدارة اللكترونية‪:‬‬
‫‪o‬ماهية الدارة اللكترونية‬
‫‪o‬أهداف ومكاسب الدارة اللكترونية‬
‫‪o‬أسباب التحول للدارة اللكترونية‬
‫‪o‬معوقات التحول إلى الدارة اللكترونية في المؤسسات‬
‫العربية‬
‫‪o‬حالة عملية‪ :‬نظام الدارة اللكترونية بمركز المعلومات‬
‫ودعم اتخاذ القرار‬

‫ماهية الدارة اللكترونية‬

‫إن فكرة الدارة اللكترونية تتعدى بكثير مفهوم الميكنة الخاصة‬

‫بإدارات العمل داخل المؤسسة‪ ،‬إلى مفهوم تكامل البيانات‬
‫والمعلومات بين الدارات المختلفة والمتعددة واستخدام تلك‬
‫البيانات والمعلومات في توجيه سياسة وإجراءات عمل‬
‫المؤسسة نحو تحقيق أهدافها وتوفير المرونة اللزمة للستجابة‬
‫للمتغيرات المتلحقة سواء الداخلية أو الخارجية‪.‬‬

‫وتشمل الدارة اللكترونية جميع مكونات الدارة من تخطيط‬

‫عد على تخليق‬‫بقدرتها‬
‫ب‬ ‫وتنفيذ ومتابعة وتقييم وتحفيز إل إنها تتميز‬
‫الهداف‪.‬‬ ‫تحقيق‬
‫متكامل‬‫بصورة مستمرة وتوظيفها من أجلنظامواحد‬‫المعرفة قبل‬
‫بياناتشخصية بقواعد بيانات مختلفة‬

‫وتعتمد الدارة اللكترونية على تطوير البنية المعلوماتية داخل‬

‫تكامل الرؤية ومن ثم أداء العمال‪.‬‬ ‫تحقق‬
‫موارد البشرية‬‫ال‬ ‫بصورة‬
‫ماليات‬‫ال‬ ‫المؤسسة‬
‫سويق‬‫الت‬
‫التخطيط‬
‫والمتابعة‬

‫نظام ادارة موارد المؤسسة‬

‫‪3‬‬
 ‫أهداف ومكاسب الدارة اللكترونية‬

‫‪‬إدارة ومتابعة الدارات المختلفة للمؤسسة وكأنها وحدة‬

‫مركزية‪.‬‬
‫‪‬تركيز نقطة اتخاذ القرار في نقاط العمل الخاصة بها مع‬
‫إعطاء دعم أكبر في مراقبتها‪.‬‬
‫‪‬تجميع البيانات من مصادرها الصلية بصورة موحدة‪.‬‬
‫‪‬تقليص معوقات اتخاذ القرار عن طريق توفير البيانات‬
‫وربطها‪.‬‬
‫‪‬تقليل أوجه الصرف في الرئيس‬
‫متابعة عمليات الدارة المختلفة‪.‬‬
‫‪‬توظيف تكنولوجيا المعلومات من أجل دعم وبناء ثقافة‬
‫المدفوعات‬ ‫سويق‬
‫ت‬ ‫مبيعات‬ ‫قانونى‬ ‫التخطيط‬
‫النتتاج‬
‫والمتحصلتت‬ ‫العاملين‪.‬‬
‫كافةاو خدمة)‬
‫(منتج‬ ‫مؤسسية إيجابية لدى‬ ‫الستراتيجى‬
‫والتكتيكى‬
‫‪‬توفير البيانات والمعلومات للمستفيدين بصورة فورية‪.‬‬
‫المعرفة‪ .‬المؤسسة‬
‫نظام ادارة موارد‬
‫‪‬التعلم المستمر وبناء‬
‫‪‬زيادة الترابط بين العاملين والدارة العليا ومتابعة وإدارة‬
‫بيانات المنتج‬ ‫كافة الموارد‪.‬‬
‫بيانات العميل‬

‫بيانات المبيعات‬
‫تخزين البيانات‬

‫‪4‬‬ ‫ماليات وموارد بشرية‬

‫سهل استرجاعهافى حالةالحتتياج‬‫شكل ي‬

‫مصادر البياناتمنظمةومرتبة ب‬
5
 ‫أسباب التحول للدارة اللكترونية‬
‫إن التحول إلى الدارة اللكترونييييية ليييييس دربا ً ميييين دروب‬
‫الرفاهييية وإنمييا حتمييية تفرضهييا التغيرات العالمييية‪ ،‬ففكرة‬
‫التكاميييل والمشاركييية وتوظييييف المعلومات أصيييبحت أحيييد‬
‫محددات النجاح لي مؤسيييسة‪ .‬وقيييد فرض التقدم العلميييي‬
‫والتقني والمطالبة المستمرة برفع جودة المخرجات وضمان‬
‫سييلمة العمليات‪ ،‬كلهييا ميين المور التييي دعييت إلى التطور‬
‫الداري نحو الدارة اللكترونية‪ .‬ويمثل عامل الوقت أحد أهم‬
‫مجالت التنافسييية بييين المؤسييسات‪ ،‬فلم يعييد ميين المقبول‬
‫الن تأخيير تنفيييذ العمليات بدعوى التحسييين والتجويييد وذلك‬
‫لرتباط الفرص المتاحيية أمام المؤسييسات بعنصيير التوقيييت‪.‬‬
‫ويمكيين تلخيييص السييباب الداعييية للتحول اللكترونييي فييي‬
‫النقاط التالية‪:‬‬
‫‪‬الجراءات والعمليات المعقدة وأثرها على‬
‫زيادة تكلفة العمال‪.‬‬
‫‪‬القرارات والتوصيات الفورية والتي من شأنها‬
‫إحداث عدم توازن في التطبيق‪.‬‬
‫‪‬ضرورة توحيد البيانات على مستوى‬
‫المؤسسة‪.‬‬
‫‪‬صعوبة الوقوف على معدلت قياس الداء‪.‬‬
‫‪‬ضرورة توفير البيانات المتداولة للعاملين في‬
‫المؤسسة‪.‬‬
‫‪‬التوجه نحو توظيف استخدام التطور‬
‫التكنولوجي والعتماد على المعلومات في‬
‫اتخاذ القرارات‪.‬‬
‫‪‬ازدياد المنافسة بين المؤسسات وضرورة‬
‫وجود آليات للتميز داخل كل مؤسسة تسعى‬
‫للتنافس‪.‬‬
‫‪‬حتمية تحقيق التصال المستمر بين العاملين‬
‫على اتساع نطاق العمل‪.‬‬

‫‪6‬‬
 ‫معوقات التحول إلى الدارة اللكترونية في المؤسسات العربية‬
‫‪.1‬اختلف نظم الدارة حتى داخل‬
‫المنظمة الواحدة‪.‬‬
‫‪.2‬عدم اقتناع إدارة المؤسسة بدواعي‬
‫التحول ومتطلباته‪.‬‬
‫‪.3‬عدم توافر الحافز القوى لدى الفراد‬
‫لنجاح عملية التحول وعدم إحساسهم‬
‫بأنهم جزء من عملية التحول والنجاح‪.‬‬
‫‪.4‬صعوبة الوصول إلى الدارة اللكترونية‬
‫المتكاملة داخل المنظمات‪.‬‬
‫‪.5‬عدم توافر بنية أساسية فنية جيدة‪.‬‬
‫‪.6‬الطبيعة البشرية وثقافة البواب‬
‫المغلقة والخوف من التكنولوجيا‬
‫وتطبيقاتها‪.‬‬
‫‪.7‬استمرارية عمليات تحديث البيانات مع‬
‫تحمل الفراد المنوطين بها العبء‬
‫الداري المعتاد‪.‬‬
‫‪.8‬التوافق مع النظم اليدوية المعتادة في‬
‫العمل ودوراتها المستندية ورفض‬
‫التحديث والتغيير‪.‬‬
‫‪.9‬عدم الثقة في حماية سرية وأمن‬
‫التعاملت الشخصية‪.‬‬

‫حالة عملية‪ :‬نظام الدارة اللكترونية بمركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار‬

‫يعد مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار بمجلس الوزراء من المراكز‬

‫التي تعتمد على توظيف تكنولوجيا المعلومات في إدارة العمال‪ .‬ونظراً‬
‫لطبيعة تكوين المركز وامتداده في عدد من المقار المتباعدة مكانياً‬
‫وكذلك توزيع النشطة الخاصة تبعا ً لتلك المقار‪ ،‬فقد قام المركز بتطوير‬

‫‪7‬‬
 ‫نظام إدارة إلكترونية يعتمد على ربط جميع مقار المركز وأنشطته من‬
‫خلل نقطة واحدة تقوم بالربط مع جميع المقار المختلفة لتصبح جميع‬
‫أنشطة المركز مجمعة في نظام متكامل يساهم بشكل فعال في توفير‬
‫إدارة مركزية لتلك النشطة بطريقة الكترونية تتيح جميع المعلومات في‬
‫الوقت المناسب وتوفر أدق وأحدث التقارير لمتخذي القرار في المركز‬
‫وقد اعتمد المركز في هذا التحول على‪:‬‬
‫‪‬بناء ذاكرة مؤسسية متكاملة‬
‫‪.1‬تجميع موارد المؤسسة بصورة متكاملة‬
‫‪.2‬إتاحة المعلومات طوال الوقت‬
‫‪.3‬متابعة تنفيذ العمال‬
‫‪.4‬التقارير والحصائيات لمتخذي القرار‬
‫‪‬تطوير أسلوب أداء العمال‬
‫‪.1‬التحول إلى مجتمع ل ورقى ‪Paper Less‬‬
‫‪.2‬تنمية مهارات وقدرات الموظفين‬
‫‪.3‬تغيير ثقافة الموظفين‬
‫تعريف النظام‬
‫يعييد نظام إدارة موارد المؤسييسة أحييد النظييم الدارييية المدعوميية‬
‫بتقنيات حديثية لتكنولوجييا المعلومات‪ ،‬والذي يعتيبر مين النظيم الرائدة فيي‬
‫الشرق الوسيط لدارة موارد المؤسيسات مين خلل ميا يتيحيه مين قدرات‬
‫وإمكانيات على مسييتوى تقنييى عالي وذلك بمييا يقدمييه ميين حلول مرنيية‬
‫لتتإلى فعل من‬
‫والمعرفة‬ ‫تساعد المؤسسة على تحويل ا لبيانات إلى معرفة‬
‫عمل تقارير‪ ،‬تحلي‬
‫عمل تقارير‪،‬تحليلتت‬
‫طبيق ‪.‬وبالتالي تصييل‬‫وتنبؤات للت‬
‫منهييا‬ ‫طبيق‪.‬تحليييل البيانات واسييتخلص النتائج‬
‫على‬ ‫خلل قدرتييه‬
‫وتنبؤات للت‬
‫أسئلةمكثفة‪.‬‬ ‫تغذية البيانات‬ ‫تغذية البيانات‬
‫مميا يسياعده فيي‬ ‫الصيحيحة للمسيتخدم فيي الوقيت المناسيب‬
‫رؤيةواضحة‪..‬‬ ‫فالنتحراف‬‫المعلومات‬
‫ش‬‫ك‬
‫تحليلوتنقية‬ ‫شراء‪..‬‬
‫والميل نحو ال‬ ‫شاف‬
‫اكت‬
‫عملييية التخطيييط واتخاذ القرارات ورسييم السييياسات والمتابعيية وتصييحيح‬
‫المعرفة‬
‫المصفوفات‬ ‫ملف توصيفى‬
‫المسار‪.‬‬
‫نظام إدارةموارد‬
‫سة‬
‫المؤس‬

‫استجابة‬ ‫تاريخ‬
‫نظام الكترونىمتكامل‬
‫مواقعمتكاملة‬ ‫تغذية البيانات تغذية البيانات‬
‫تاريخ التخطيطوالتصميم‬
‫تفاعل العامليين‬ ‫التخطيط‬

‫‪8‬‬
 ‫أهداف النظام‬
‫‪‬تحسين الداء ومساعدة المؤسسة وإداراتها العليا في‬
‫التخطيط والتنفيذ والمتابعة والتقييم فهو بالنسبة للدارة‬
‫العليا نظام عمل وإدارة العمال إلكترونيا‪.‬‬
‫‪‬توفير منظومة عمل متكاملة من خلل زيادة تشابك‬
‫الموارد المالية والبشرية والمعلوماتية والتكنولوجية‬
‫والدارية بما يحقق الستغلل المثل لموارد المؤسسة‪.‬‬
‫‪‬المتابعة اللية والتذكير المستمر للعاملين بالمؤسسة بما‬
‫عليهم من أعمال ومهام‪.‬‬
‫‪‬تجميع بين مفاهيم وآليات لدارة الموارد ‪ ERP‬وإدارة‬
‫العملء ‪ CRM‬و ‪ EIS‬فى نظام واحد‪.‬‬

‫إدارة التخطيط‬ ‫إدارة المتابعة‬

‫إدارة الخدمات الدققارية‬ ‫إدارة التقييم‬

‫الصيانة‬

‫الدققارة اللققكترونية‬ ‫إدارة التققصال‬ ‫التسويق‬ ‫إدارة المكافآت‬

‫نظام إدارة موارد‬
‫المؤسسة‬
‫الدققارة المالية‬ ‫القياس المالى‬ ‫استراتيجيات الخدمات‬ ‫إدارة المعرفة‬

‫إدارة المخاطر‬
‫إدارة الموارد البشرية‬ ‫إدارة المحتوى‬

‫‪9‬‬ ‫إدارة العملء ق‬ ‫إدارة الوثائق‬

10
 ‫فوائد النظام‬
‫‪‬إتاحة المعلومات الكاملة عن كل ما يخص المؤسسة‬
‫والعاملين بها‪.‬‬
‫‪‬الستخدام المثل لموارد المؤسسة ورفع مستوى الكفاءة‬
‫بها‪.‬‬
‫‪‬مساعدة الدارة العليا فى إدارة أعمال المؤسسة وإدارة‬
‫مواردها سواء البشرية أو المالية أو الدارية أو‬
‫المعلوماتية‪.‬‬
‫‪‬إدارة أعمال المؤسسة التى تشمل التخطيط والتنفيذ‬
‫والتقييم والمتابعة وإدارة العملء‪.‬‬
‫‪‬توفير عدد من الخدمات اللكترونية للعاملين بما يسمح‬
‫لهم بالحوار والمناقشة والتعليم الذاتى والتراسل‬
‫اللكترونى‪.‬‬
‫‪‬موائمة طبيعة العمل المعتادة حيث يقوم النظام بالمتابعة‬
‫اللية للعاملين ومدى استجابتهم للعمال المكلفون بها‬
‫ويرسل تقارير المتابعة للدارة العليا‪.‬‬
‫‪‬حفظ وتوثيق كافة النشطة والمخرجات والوثائق‬
‫والبيانات الساسية الخاصة بالمؤسسة إلكترونيا‪.‬‬
‫‪‬الربط اللكتروني بين فروع المؤسسة التى تقع فى أكثر‬
‫من نطاق جغرافى‪.‬‬
‫‪‬المرونة الفائقة فى التعامل مع المعلومات والتحديث‬
‫الدورى لها‪.‬‬
‫‪‬التكامل مع عدد من النظم الفرعية مثل الحضور‬
‫والنصراف وإدارة تنمية الموارد البشرية والتراسل‬
‫اللكتروني والنشرة الصحفية والمكتبية والعهدة الشخصية‬
‫والنظم المالية‪.‬‬
‫‪‬إمكانية التوافق مع أى هيكل تنظيمي للمؤسسات‪.‬‬

‫‪11‬‬
 ‫إدارة الموارد‬ ‫استخدام الموارد‬ ‫أقصىفاعلية‬
‫شرية‬ ‫الب‬
‫الخدمات‬
‫الفرعية‬
‫ادارةموارد‬ ‫التجزئة‬
‫سة‬‫المؤس‬
‫سويقوالعلقات‬
‫الت‬
‫الخارجية‬
‫ادارة دورة‬
‫المخزون‬ ‫سة‬
‫نظام ادارةموارد المؤس‬

‫سويق‬ ‫الت‬
‫مخزون المهارات‬ ‫الستراتيجى‬
‫صيانة‬ ‫للبيانات‬
‫شبكة‬ ‫ال‬ ‫التخطيطوالمتابعة‬

‫دعم‬
‫الستراتيجيات‬ ‫برامجالدتارةالستراتيجية‬
‫الصيانةومراقبة‬ ‫الحتتفاظ بالعملءت‬
‫الجودة‬ ‫ملئتمةسعة الذاكرة‬

‫مكونات النظام‬

‫* إدارة التخطيط ‪:‬‬

‫الهدف ‪ :‬تخطيط مهام المؤسسة والتقييم الشامل لداء المؤسسة‬

‫وإداراتها والعاملين بها‪ ،‬على أسس علمية سليمة أهم ها الدقة‬
‫فييى تنفيييذ المطلوب والنتهاء ميين العمييل المحدد سييلفا ً فييى‬
‫التوقيت المناسب‪ ،‬بما يساهم فى تعظيم العائد ومراقبة معدل‬
‫أداء المؤسسة أو الدارة أو الفرد ‪.‬‬

‫‪12‬‬
 ‫المهام ‪ :‬استعراض خطط المؤسسة سواء الخطط السنوية أو‬
‫الشهرية لكل كيانات المؤسسة وحتى مستوى الفراد والتعرف‬
‫على مخرجات المؤسسة الرئيسية والفرعية‪.‬‬

‫* إدارة التكليفات‪:‬‬

‫التقييم والمتابعة اللكترونية لداء المؤسسة من خلل‬ ‫الهدف‪:‬‬

‫متابعة تنفيذ التكليفات‪.‬‬

‫متابعة أداء العمل داخل المؤسسة وبحث موقف‬ ‫المهام‪:‬‬

‫التكليفات والمهام التى تم تكليف الدارات أو الشخاص‬
‫بها‪ ،‬حيث يتم من خلله التعرف على موقف التكليفات التى‬
‫توجهها الدارة العليا بالمؤسسة لى كيان داخلها حتى يمكن‬
‫اتخاذ اللزم بشأنها فى الوقت المناسب من خلل الرد أو‬
‫المتابعة‪ ،‬كما يمكن من خلله توجيه مهام وتكليفات داخلية‬
‫من رؤساء القطاعات أو مديرى الدارات للعاملين‪.‬‬

‫* إدارة المعرفة ‪:‬‬

‫الهدف ‪ :‬إدارة المحتوى المعلوماتى والنشطة الخاصة بأى إدارة‬
‫داخل المؤسسة أو المؤسسة بوجه عام بسرعة وسهولة‪.‬‬

‫‪13‬‬
 ‫المهام ‪ :‬استعراض كافة النشطة والمخرجات والمهام التى‬
‫أنجزتها الدارات داخل كيانات المؤسسة والتى تم تسجيلها فى‬
‫مرحلة سابقة خلل فترة زمنية محددة‪ ،‬حيث يمكن استعراض‬
‫النشطة والمخرجات أسبوعيا ً أو شهريا ً أو نصف سنويا ً أو سنوياً‪،‬‬
‫بما يمكن الدارة العليا وأيضا ً العاملين من الرجوع إلى أى محتوى‬
‫معلوماتى تم حفظه على النظام فى أى وقت مضى بمجرد تحديد‬
‫اسم الدارة والفترة الزمنية المطلوب البحث خللها‪.‬‬

‫* إدارة العملء ‪:‬‬

‫الهدف ‪ :‬الحفاظ على بيانات المتعاملين مع المؤسسة‪ ،‬وتوطيد‬

‫العلقة معهم وتوفير وقت وجهد التصال بالجهات التى‬
‫تتعامل معها المؤسسة‪.‬‬
‫المهام ‪ :‬توثيق البيانات الخاصة بالجتماعات الخارجية التى تتم‬
‫بين العاملين بالمؤسسة والجهات الخارجية سواء أفراد أو‬
‫مؤسسات أخرى فى المجتمع‪ ،‬حيث يتيح النظام الفرصة‬
‫لتسجيل البيانات التفصيلية المتعلقة بكل جهة بشكل يساعد‬
‫على الرجوع إليها والستفادة منها والتواصل معها فى أى‬
‫وقت‪ ،‬كذلك توثيق آراء المستفيدين والجراءات التصحيحية‬
‫لتنمية العلقة معهم‪.‬‬

‫‪14‬‬
 ‫* إدارة الوثائق ‪:‬‬

‫الهدف ‪ :‬توثيق مراسلت المؤسسة وسهولة الحفظ والسترجاع‬

‫في إطار من المان والسرية المتعلقة بحفظ وثائق‬
‫المؤسسة‪.‬‬

‫المهام ‪ :‬حفظ وتخزين كافة المكاتبات المتبادلة بين المؤسسة‬

‫والجهات الخارجية التى تتعامل معها بما يساهم فى خلق‬
‫أرشيف إلكترونى لكل كيان داخل المؤسسة يسمح بسهولة‬
‫استرجاع وعرض المكاتبات المرسلة أو المستقبلة‪.‬‬

‫* إدارة الجتماعات ‪:‬‬

‫‪15‬‬
 ‫الهدف ‪ :‬التوثيق اللكترونى للجتماعات الداخلية لسهولة‬
‫استرجاعها ومتابعة سير العمل فى المؤسسة‪.‬‬

‫المهام‪ :‬حفظ الوثائق الخاصة باجتماعات المؤسسة على مختلف‬

‫المستويات الدارية‪.‬‬

‫* إدارة النشطة والحداث‪:‬‬

‫الهدف‪ :‬تحقيق عناصر التنظيم والتعاون والتنسيق الكامل بين‬

‫جميع كيانات المؤسسة حتى ل تتعارض التوقيتات بين حدث وآخر‬
‫وتفعيل مشاركة العاملين بالمؤسسة‪.‬‬

‫المهام ‪ :‬التعرف على الحداث والمناسبات الهامة التى تنظمها أو‬

‫تشارك فيها المؤسسة سواء على المستوى الداخلى أو المستوى‬
‫الخارجى‪ ،‬حيث تقوم كافة كيانات المؤسسة بتسجيل مناسباتها التى‬
‫سوف تنظمها أو تنوى الشتراك بها بشكل يتيح لجميع العاملين‬
‫التعرف على طبيعة الحدث والمشاركين فيه والجهة المنظمة له‬
‫وطبيعة الدور الذى سوف تقوم به كل جهة بالمؤسسة‪.‬‬

‫‪16‬‬
 ‫* إدارة المراسلت اللكترونية ‪:‬‬

‫الهدف ‪ :‬تيسير وتبادل الرسائل بين أعضاء المؤسسة بسرعة‬

‫وسهولة ‪ ،‬وتوفير أكبر قدر من تأمين سرية المعلومات إلى‬
‫جانب ترشيد استخدام الموارد‪.‬‬
‫المهام‪ :‬تبادل رسائل البريد اللكترونى لبعض أو كل العاملين‬
‫داخل المؤسسة أو أحد كيانات المؤسسة‪.‬‬

‫‪17‬‬
 ‫* إدارة الخدمات اللكترونية ‪:‬‬

‫الهدف ‪ :‬تفعيل التواصل بين العاملين فى المؤسسة إلكترونياً‬

‫والتغلب على الحواجز المكانية والزمنية داخل المؤسسة‬
‫وإيجاد وسيلة سريعة ومبتكرة لمشاركة العاملين فى كافة‬
‫الحداث‪.‬‬
‫المهام‪:‬‬
‫‪.1‬دائرة الحوار‪ :‬وتتم من خلل طرح أحد الموضوعات‬
‫سواء عامة‪ ،‬إقتصادية‪ ،‬إجتماعية‪ ،‬أو ثقافية للمناقشة‬
‫كأحد الليات لزالة الحواجز بين العاملين‬
‫بالمؤسسة‪.‬‬
‫‪.2‬إستقصاء الرأى حول الخدمات داخل المؤسسة‪:‬يتم‬
‫لقياس الرأى حول الخدمات أو القضايا الهامة‪.‬‬
‫‪.3‬الجندة اللكترونية‪ :‬تمكن من تنظيم المواعيد‬
‫وتسجيل أهم الحداث اليومية‪.‬‬
‫‪.4‬توحيد نماذج العمل المستخدمة‪:‬بتوحيد الشكل العام‬
‫للمخرجات من تقارير ودراسات ونماذج العمل‬
‫الداخلية‪.‬‬
‫‪.5‬العلن عن نشاط الدارات‪:‬نبذه عن أهم النشطة‬
‫التى تقوم بها قطاعات وإدارات المؤسسة‪.‬‬
‫‪.6‬العروض اللكترونية ونشر الثقافة داخل المؤسسة‪:‬‬
‫يمكن من خللها استعراض جميع العروض‬

‫‪18‬‬
 ‫اللكترونية التى تمت بالمؤسسة‪ ،‬لضمان استمرار‬
‫التواصل وتسلسل الفكار بين العاملين‪.‬‬

‫‪19‬‬
 ‫ما هي علمات نجاح التحول في المركز ؟ ‪:‬‬
‫‪.1‬إقبال العاملين غير الفنيين على تعلم استخدام الحاسب للبقاء‬
‫في دائرة التصال الجديدة‪.‬‬
‫‪.2‬التحول من مجرد استخدام النظام إلى العتماد عليه‪.‬‬
‫‪.3‬انتشار مبدأ الشفافية في المعاملت بين المديرين والعاملين ‪.‬‬
‫‪.4‬ارتقاء مستوى تقديم الخدمات المالية والدارية التقليدية‪.‬‬
‫‪.5‬التحول إلى المؤسسة المتعلمة ‪.learning Organization‬‬
‫‪.6‬التوثيق الكامل لنشطة المؤسسة ومخرجاتها على مدار العوام‬
‫وبناء ذاكرة مؤسسية معلوماتية حقيقية‪.‬‬

‫النتائج والعائد من الستخدام‬

‫‪.1‬توسيع قاعدة البيانات الداعمة للدارة العليا‪.‬‬
‫‪.2‬توفير الحتياجات المعلوماتية من قبل الدارات‪.‬‬
‫‪.3‬تقليل المراسلت البريدية وتكلفة وسائل نقل البيانات (بين‬
‫المقار)‪.‬‬
‫‪.4‬تقليل تكلفة تصوير المستندات الورقية القابلة للتداول العام‪.‬‬
‫‪.5‬تقليل وخفض نفقات الدارة الداخلية‪.‬‬
‫‪.6‬إعطاء فرص لتطوير أداء العمال في الدارات المختلفة‪.‬‬
‫‪.7‬تحقيق مبدأ شفافية التعاملت الداخلية‪.‬‬
‫‪.8‬أكثر من ‪ 650‬مستخدم فعلى‪.‬‬
‫‪ .9‬أكثر من ‪ 4‬سنوات من التطبيق الكامل‪.‬‬
‫‪ .10‬أكثر من ‪ 22‬جيجا بايت حجم الوثائق المستخدمة والمخزنة‪.‬‬
‫‪ .11‬ربط ‪ 6‬مقار متباعدة جغرافيا‪.‬‬
‫‪ .12‬أكثر من ‪ 75‬مراسلة الكترونية يومياً‪.‬‬
‫‪ .13‬إدارة أكثر من ‪ 1854‬تكليف من الدارة العليا خلل اربع سنوات‬
‫من التطبيق‬

‫‪20‬‬
 ‫‪ .14‬نظام سرية كامل يؤمن حقوق التشغيل وتداول البيانات‪.‬‬
‫‪.15‬إدارة فنية (مقتصرة في عدد ‪ 2‬فني بالتبادل)‪.‬‬
‫‪.16‬التطوير المستمر بمنهجية النظم المفتوحة (‪)Open System‬‬

‫‪21‬‬