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Presentacin
El trabajo monogrfico titulado Los Textos Administrativos, su Redaccin, en el marco del Curso de Lenguaje de la Carrera de , en la Universidad TELESUP, es de vital importancia ya que hoy en da es muy importante en la sociedad la redaccin de documentos que comuniquen y dejen constancia de los actos administrativos, ya sea en empresas privadas o pblicas. Es por ello que en el presente trabajo, producto del esfuerzo realizado en conjunto, nos hemos centrado en los documentos ms usados, de los cuales
desarrollaremos: su utilidad, en que situaciones se emplean, cules son sus partes, entre otras caractersticas que presentan los documentos o textos administrativos. El propsito de este anlisis es realizar una panormica sobre la realidad presente de la actividad comunicativa de la administracin pblica y privado. Para ello, se detiene en la comprobacin de los criterios de redaccin que se estn aplicando, as como en la observacin de textos administrativos concretos de diverso origen. Una cuestin destacada es la forma en que se distribuye el contenido en el texto, que puede contribuir a esclarecerlo o a enturbiar gravemente su comprensin. Interesa igualmente descubrir en qu medida penetra en estos textos el influjo cercano de lo poltico e ideolgico; a ese influjo responden, por ejemplo, las propuestas para el empleo de un lenguaje no sexista. Otros fenmenos expresivos estn tambin ligados a la vecindad con lo poltico, como son el recurso a los eufemismos y la construccin de determinados apartados estructurales de los textos. El presente trabajo est concebido no solo para saber redactar los principales documentos administrativos sino tambin sabr cuando emplearlos y qu se necesita para su entrega
Introduccin
En el siguiente trabajo es fruto de una somera investigacin en la escasa bibliografa existente. Se ha estructurado el mismo en tres captulos, el primer capitulo trata sobre la Redaccin de Textos, la misma que teoriza desde su etimologa, lo que se requiere para una buena redaccin as como su clasificacin en donde advertimos que se encuentra la redaccin administrativa. En el segundo capitulo que trata sobre la Redaccin Administrativa propiamente dicha, se define los textos administrativos, el uso del lenguaje, sus funciones y principios fundamentales, sus caractersticas vitales y se recomienda las actividades que hay que desarrollar para adquirir la destreza de una buena redaccin. El tercer Capitulo, nos conduce a visualizar la tipologa de los textos administrativos haciendo una conceptualizacin de ellos, as como, sealando sus caractersticas y plantear un modelo de cada uno a fin de tener una gua de referencia. En resumen hemos tratado de sealar las caractersticas fundamentales de textos administrativos, abarcando toda acerca de la redaccin, empezando por su concepto, tipos y los documentos administrativos ms usados hoy en da, tales son: el oficio, la solicitud, el memorando, la carta, el informe, el informe tcnico, el contrato y el currculo vitae. As, como tambin hacemos referencia de sus conceptos, partes, clases y reas de difusin de los documentos administrativos ya mencionados, para un mejor entendimiento del tema. Objetivo del presente trabajo monogrfico.
1.2.1 INFORMAL: usa lenguaje llano, popular y coloquial. En ellas se encuentran la redaccin personal y la redaccin familiar. 1.2.2 FORMAL: sigue procedimientos y normas establecidas. En ella se encuentran: 1.2.2.1 LA REDACCIN CIENTFICA: Tipo de redaccin que debe reunir las siguientes caractersticas: precisin, brevedad y claridad. 1.2.2.2 LA REDACCIN PERIODSTICA: Es la escritura correcta de textos a travs del estudio de unos determinados signos ordenados en una unidad de pensamiento con el fin de transmitir informacin de inters general. Es una materia esencial para el comunicador social-periodista. El profesional de la comunicacin social debe poseer los elementos fundamentales de redaccin periodstica para poder elaborar textos sencillos y complejos. La asignatura se aborda desde la gramtica, la teora lingstica, el concepto de las tipologas textuales y el periodismo. 1.2.2.3 LA REDACCIN JURDICA: Es expresar por escrito un suceso o un pensamiento cualquiera, respecto de conductas relacionadas con las normas obligatorias que regulan la vida del hombre en sociedad, establecidas o admitidas por la autoridad competente. Se emplea en la redaccin de leyes, derechos, y reglamentos. Usado por autoridades gubernamentales. 1.2.2.4 LA REDACCIN ADMINISTRATIVA: Consiste en la elaboracin de documentos de carcter oficial, empleados comnmente por las empresas o entidades pblicas en su afn de comunicar disposiciones o acuerdos a sus trabajadores, a otras entidades y sus administrados.
con la Administracin (actas, cartas, certificados, currculum vitae...). Adopta la modalidad expositiva o argumentativa y se caracterizan por tener una estructura fija que viene marcada por la naturaleza del texto. As una instancia deber tener el encabezado, el cuerpo del escrito y el saludo final con los datos del firmante. Tienen los siguientes rasgos: precisin, objetividad, universalidad,
imperatividad y conservadurismo. La precisin se manifiesta en el uso de nexos con valor explicativo y de amplias definiciones. La objetividad es en s un fin, aunque algunas leyes se redacten con una deliberada ambigedad. La universalidad se manifiesta por la presencia del artculo con valor
generalizador. La imperatividad, con el futuro de mandato. Y el ltimo rasgo, el conservadurismo, por el uso de arcasmos gramaticales y locuciones latinas 2.2 EL LENGUAJE EN LOS TEXTOS ADMINISTRATIVOS Es un lenguaje fuertemente convencional al que es difcil acceder sin una preparacin previa. Se distingue por su distanciamiento y dificultad, lo que le impide muchas veces ser un vehculo de comunicacin con los ciudadanos. En ellos predomina un discurso conservador y estereotipado y suelen organizarse de forma sistemtica, coherente y formalizada. -Conservadurismo lingstico, que se manifiesta, sobre todo, en el uso frecuente de arcasmos. Uso del futuro de subjuntivo, tanto imperfecto como perfecto. Los latinismos son prueba de la influencia que el Derecho Romano ha ejercido sobre nuestra legislacin actual. Adems son frecuentes las locuciones, aforismos y mximas latinas, por su carcter conservador, conciso y
claridad. Las oraciones subordinadas condicionales y las coordinadas adversativas y disyuntivas son las ms utilizadas. Son habituales las largas enumeraciones.
2.3 FUNCIONES: Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos
administrativos: 2.3.1 Funcin de constancia. El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza as la conservacin de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, as como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.
Nota: Cuanto ms alto es el nivel cultural de una persona, cuanto ms conoce sus funciones, responsabilidades y derechos mejores posibilidades aparecen para redactar un exitoso documento
Y las siguientes complementarias: 1. Nombre del ao (obligatorio nicamente en los oficios de circulacin
CLASES: Distinguimos dos clases de oficios: simple y mltiple. 1. Oficio simple: conocido comnmente solo con el nombre de oficio, se para comunicar disposiciones, consultar, responder, remitir
emplea
documentos u objetos, realizar gestiones, presentar personas, participar la realizacin de actividades, coordinar acciones, transcribir documentos y para proporcionar cualquier otra informacin a un solo destinatario, que viene a ser la persona, dependencia o institucin que se nomina en la parte llamada destinatario 2. Oficio mltiple: el oficio mltiple se utiliza para comunicar disposiciones o
cualquier otra informacin simultneamente a varios destinatarios y todos ellos son tratados en igualdad de condiciones, adems dentro de sus caractersticas principales se encuentran la de llevar en el cdigo la denominacin de oficio mltiple; mantener la misma numeracin para todos los ejemplares; dejar en blanco el espacio correspondiente al destinatario, con la nica mencin del tratamiento seor o al; usa distribucin en lugar de con copia; el texto del oficio mltiple debe de redactarse en tercera persona singular (Ud. en lugar de Uds.)
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3.1.6 MODELO:
AO DE LA REFORESTACIN: CIEN MILLONES DE RBOLES 1) UNIVERSIDAD NACIONAL SAN CRISTOBAL DE HUAMANGA 2) 3) 4) Ayacucho, mayo 15 de 1997 OFICIO N 054-97-UNSCH-FCA Seor: Ing. Julio Mendoza Sotomayor. Decano de la Facultad de Agronoma de la Universidad Nacional Agraria de la Molina LIMA 5) Asunto: Invitacin Ponente I Seminario Nacional sobre el Cultivo de la Papa 6) Es grato hacer de su conocimiento que la Facultad que tengo el honor de dirigir ha organizado el I Seminario Nacional sobre el Cultivo de la papa que se realizar en esta localidad, entre el 27 y 30 de junio del presente ao. Conocedor de su brillante trayectoria profesional y de sus trabajos de investigacin sobre el cultivo del tubrculo en referencia, me permito invitarlo a participar en dicha actividad como ponente con el tema: Mejoramiento de Papas en el Per, el da 28 de junio, a las 18 horas, en el paraninfo de esta casa superior de estudios. Sus pasajes y sus gastos de estada en esta ciudad, sern sufragados por nosotros.
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Decano de la Facultad de Ciencias Agrarias 9) c.c.: Centro Proy. Social Archivo 10) CMC/jhg.
3.2 LA SOLICITUD
3. 2.1 CONCEPTO: Tambin llamada instancia, la solicitud es un documento escrito que va dirigido a un organismo pblico o a una autoridad a los que se pide algo o ante los que se plantea una reclamacin con la exposicin de los motivos en los que se basan.
La solicitud se redacta en una hoja A4. A veces las solicitudes van acompaadas de requisitos que exigen las instituciones. Dichos requisitos pueden ser: certificados, constancias, recibos, declaracin jurada, fotografa, currculo vitae, etc. Por ejemplo, cuando se solicita el certificado de estudio se adjunta el recibo de pagos. 3.2.2 REA DE DIFUSIN: La solicitud tambin se difunde tanto en la administracin pblica como en la privada. En ambos casos el que presenta la solicitud lo hace como persona natural con derechos y responsabilidades individuales, al margen del cargo que podra desempear en una institucin o fuera de ella. 3.2.3 PARTES: 1. Sumilla: asunto.
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4. Texto: fundamentacin y pedido: 5. Lugar y fecha: 6. Firma y posfirma. Y de los siguientes complementarios: Anexo. Con copia.
3.2.4 CLASES: 1. Solicitud individual: sirve para gestionar la atencin de un derecho en forma individual. Si una medida administrativa afecta a dos o ms personas por igual, estas deben presentar su solicitud por separado. 2. Solicitud colectiva: se utiliza para pedir la atencin de un derecho que se considera de inters colectivo. Recibe el nombre de memorial. 3.2.5 FACULTAD PARA FIRMAR LAS SOLICITUDES: Esta facultad la poseen todas las personas mayores de 18 aos y los representantes legales a nombre de sus representados. Aquellas personas que son menores de 18 aos ejercen su derecho de peticin por el intermedio de sus padres o apoderados. 3.2.6 MODELO: 1) SOLICITA CERTIFICADO DE TRABAJO 2) SEOR DIRECTOR REGIONAL DE MINERA
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3.3 EL MEMORANDO
3.3.1 CONCEPTO: Es un documento simplificado de uso muy difundido en organismos del estado y las del sector privado ya que es flexible, practico, breve y directo. Los documentos ms usados en la administracin pblica son el oficio y el memorndum, pero hay instituciones que se delimitan al usar el oficio para su comunicacin externa y el memorando para la interna Este ltimo por ser un documento de vasta utilizacin, algunas instituciones mandan a imprimir formatos de memorandos para facilitar su redaccin. 3.3.2 REA DE DIFUSIN: El memorando es un documento de carcter interno, porque solamente se difunde dentro de la institucin. Este memorando se usa al margen de nivel o jerarqua. Por ejemplo: entre la secretaria y el gerente, entre el director y un profesor de un colegio, etc.
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.3.3.4 CLASES: 1. Memorando simple: se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir o transcribir documentos; dar a conocer realizacin de actividades o ejecucin de tareas en general a un solo destinatario. 2. Memorando mltiple: se usa para dar a conocer disposiciones o cualquier otra informacin en forma simultnea a varios destinatarios. 3.3.5 FACULTAD PARA FIRMAR EL MEMORANDO: Esta facultad la poseen todos los servidores de una institucin sin discusin alguna. 3.3.6 MODELO: 1) 2) Chosica, 02 de Julio de 1997 MEMORANDO N 117-97-DIR
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Agradecer a Ud. tenga a bien remitir inmediatamente a esta Direccin la nmina de alumnos matriculados al Plantel durante el presente ao escolar, para su envo urgente a la USE 10, bajo responsabilidad.
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3.4 LA CARTA
3.4.1 CONCEPTO: Es un documento de carcter privado que se utiliza en las entidades que no dependen del estado y entre personas naturales para tratar diversos asuntos de inters en comn relacionados con el campo administrativo, legal, comercial, cultural, social, familiar o amical. 3.4.2 REA DE DIFUSIN: Se difunde en: Las empresas y dems entidades, estableciendo comunicacin a nivel externo, o sea, con otras entidades ajenas a ellas. Entre personas naturales para que se comuniquen entre s y con las empresas pblicas o privadas. 3.4.3 PARTES:
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3.4.4 CLASES: 1. Por el nmero de destinatarios: Carta simple: solo tienen un destinatario Carta circular: tienen ms de un destinatario.
2. Por el tema que tratan: Carta administrativa: trata asuntos de carcter administrativos en las empresas e instituciones. Es un documento por el cual una persona otorga poder a otra para que la represente en un acto o varios. El apoderado puede renunciar a la representacin conferida por el poderdante en cualquier momento mediante comunicacin cursada a l (carta de renuncia). El poder conferido puede ser revocado en cualquier momento por el poderdante utilizando el mismo medio. Carta comercial: usadas por las empresas y personas para tratar asuntos comerciales.
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3. Otros tipos: Carta poder: requiere tratamiento referenciado de la carta notarial, porque a veces necesita la intervencin de notario pblico y otras no. Carta con carcter de declaracin jurada: carta simple que se presenta a las entidades del sector pblico con el propsito de cumplir ciertas exigencias legales. Carta-Solicitud de empleo: es un documento mixto, por su forma es una carta y por su contenido se parece a una solicitud. Se utiliza cuando se quiere dirigir a una empresa pblica para ser considerado como postulante para cubrir una plaza de algn empleo.
3.4.5 FACULTAD PARA FIRMAR LA CARTA: La poseen todas las personas naturales y los representantes legales de entidades privadas. 3.4.6 MODELO: 1) REPRESENTACIONES CAPPELLETTI Av. Repblica de Panam 1255 Telf. 4552378 fax 4897687 Lima 13 - PERU 2) 3) 4) Lima 13 de febrero del 2008 CARTA N 006-97 Seora Gumersinda Guerrero Gonzlez. Jirn Padua 304 AYACUCHO 5) 6) Asunto: Remisin pedido telefnico. Es grato dirigirnos a usted para hacer de su conocimiento que su pedido telefnico del da 12 del presente ha sido enviado el da de ayer por medio de la Empresa de Transportes Los Libertadores S.A y esperamos que pueda recibirlo a la brevedad posible a su entera satisfaccin.
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8) JOSE ALVARADO RISCO Gerente general 9) c.c.: Almacn Archivo. 10) JAR/nfe.
3.5 EL INFORME
3.5.1 CONCEPTO: El informe es un documento por el cual se hace conocer el avance o culminacin de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos considerados de inters. Por ejemplo, los profesores presentan informe sobre el avance de su presentacin curricular; un ingeniero, sobre la ejecucin de una obra; un trabajador de una tienda comercial, sobre las ventas efectuadas en una semana; de igual manera una secretaria puede enviar un informe, por propia iniciativa de su mquina de escribir; o el presidente de una comisin investigadora puede hacer lo propio sobre los resultados de la investigacin que ha realizado su comisin. 3.5.2 REA DE DIFUSIN: El informe es un documento que se difunde solamente dentro de una institucin o empresa. Relaciona al subordinado con su superior y al jefe de una dependencia con otro de su mismo nivel. 3.5.3 PARTES: El informe posee las siguientes partes: 1. Lugar y fecha 2. cdigo 3. destinatario 4. asunto 5. texto 6. antefirma 7. firma y posfirma
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3.5.4 CLASES: Existen diferentes criterios para clasificar a los informes. Por ejemplo, en la Polica Nacional del Per los dividen en administrativos y policiales, en base al asunto que tratan. Nosotros, tentativamente, los clasificamos en ordinarios, extraordinarios y tcnicos, teniendo en cuenta a las personas que los emplean, la rigidez que observan en su redaccin y la regularidad con la que se presentan. INFORME ORDINARIO: El informe ordinario lo usan los que desempean cargos para informar a sus superiores sobre el avance de acciones programadas. El informe sirve para evaluar el desarrollo de acciones previstas, porque
proporciona informacin sobre el porcentaje de avances en periodos determinados y sobre las condiciones en las que se ejecutan dichas acciones. Adems, el informe ordinario constituye un verdadero documento de trabajo, porque tambin sirve para formular proyectos, resmenes, cuadros
estadsticos, comparaciones, etc. Por eso, toda informacin que suministre debe ser fra, objetiva e imparcial. CARACTERSTICAS: a) Es regular y rgido. Regular, porque se remite peridicamente, cada vez que transcurre el lapso fijado de antemano; y rgido, porque se estructura bajo determinados lineamientos dados tambin con anticipacin. b) El informe ordinario puede ser diario, semanal, quincenal, mensual, bimestral, trimestral o semestral. d) Por lo general es numerado. e) La mayora lleva titulo y es enviado con oficio o memorando de revisin. INFORME EXTRAORDINARIO:
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EL INFORME TECNICO: CONCEPTO: El informe tcnico es aquel que informa las acciones que se han ejecutado en el cumplimiento de la misin encomendada y es usado por los especialistas. El informe tcnico se redacta solamente cuando lo solicita la autoridad competente. Es un documento instructivo. Ilustra, suministra elementos de juicio, orienta las acciones de la autoridad, particularmente en el tratamiento, esclarecimiento o solucin de problemas o hechos delicados que requieren conocimientos especializados. Es un instrumento valioso para la toma de decisiones. Es elaborado por uno o ms especialistas. CARACTERSTICAS: a) En el cdigo lleva informe tcnico como nombre del documento. b) Usa obligatoriamente referencia. c) Es numerado. d) El que lo firma lo hace con su respectivo sello de colegiatura. SUBTITULOS DEL TEXTO DEL INFORME TCNICO El texto del informe tcnico puede comprender los siguientes subttulos: a) Introduccin: que especifica el motivo o las razones que impulsan a la redaccin del informe.
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3.5.6 MODELO: 1) 2) 3) Seor : Ayacucho, 03 de setiembre de 1997 INFORME N 047-97-UQ Ing. NSTOR PARAVICIO RUBIO Jefe Zonal 1 - Ayacucho 4) 5) Asunto : Accidente del guardin de la represa Chiara.
Tengo el agrado de dirigirme a Ud. para informarle lo siguiente: El da de ayer, en el viaje de inspeccin que realizamos a la represa de Chiara, nos enteramos que el seor Amador Pillaca Bautista, guardin de la mencionada represa, haba sufrido un accidente el da anterior, en horas de la madrugada, en circunstancias que cruzaba el canal de conduccin, despus de haber abierto la bocatoma de dicha represa. Razn por la cual conviene que el despacho de su cargo disponga su traslado inmediato al rea Hospitalaria de esta ciudad. Es cuanto informo para los fines consiguientes.
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8)
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TRL/htf.
3.6 EL CONTRATO
3.6.1 CONCEPTO: Es un documento que contiene los acuerdos a los que han llegado dos o ms personas, para crear, regular, modificar o extinguir una relacin jurdica
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JTP/jol.
cualquier documento comprobatorio se presenten debidamente legalizadas por el fedatario de las entidades que las han expedido. Por su grado de complejidad: CURRCULUM VITAE BSICO: Es un documento simple, que mayormente corresponde a una persona que se inicia o que tiene una poca experiencia laboral. Comprenden los siguientes rubros: Datos generales:
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CURRCULUM VITAE
1. DATOS PERSONALES 1.1. Apellidos y Nombres 1.2. Lugar y fecha de Nacimiento 1.3. Edad 1.4. Documento de identidad 1.5. Estado Civil 1.6. Domicilio 1.7. Telfono referencial : : : : : : : MNDEZ FIGUEROA, Jos Luis Chosica, 12 de Abril de 1988 22 aos DNI. 45789621 Soltero Av. Amazonas 145, Brea, Lima 432-0765 (de mi ta Ruth Mndez) 2. ESTUDIOS REALIZADOS 1999-2003 : Educacin superior en el instituto Superior Tecnolgico Simn
Bolvar de Lima, especialidad de Electrnica. 3. EXPERIENCIA LABORAL 3.1. Entidad Cargo : : EDELNOR S.A. Auxiliar de Electricista
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: Avances Tecnolgicos en los pases del tercer mundo, Lima, 20-22 de abril del 2004.
4.2. Curso
Ingles Bsico I, en el
ICPNA, Lima, enero y febrero de 2003. 5. REFERENCIAS PERSONALES 5.1. Ing. Pedro Salazar Carrin, Gerente de Ventas de EDELNOR S.A., Panamericana Norte Km. Aha20, Telf. 656-0765. 5.2. Prof. Jess Mendoza Toto, Director del Instituto Superior Tecnolgico Simn Bolvar, Av. adsLa Marina 3424, La Perla, Callao, Telf. 234-5432. Lima, 15 de Julio del 2004.
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CONCLUSIONES
La redaccin que se lleve a cabo por cualquier persona depender del lugar donde trabaje, el documento que utilice, el destinatario, entre otros factores. Existe una gran diferencia en la forma de redactar de un cientfico, literario, periodista, comerciante, un juez y una persona en particular. El memorndum se da de forma recproca ya que lo puede entregar la secretaria al gerente, como el gerente a la secretaria. El documento ms usado por la sociedad es la carta, ya que como vemos hoy en da es el ms sencillo de elaborar, incluso hay personas que ni siquiera lo redactan como es debido, sin fecha ni firma solo saludo y texto. Hay documentos que al momento de elaborarse no importan el cargo que se desempeen en ese momento, tal como: el memorndum, y otras que si como en el caso del oficio. El informe solo se puede dar de superiores del mismo nivel y de subordinado a superior ya que el subordinado le informa de obligaciones que le han sido encomendadas por su superior. A diferencia del informe, el informe tcnico solo se redacta cuando el superior lo solicita y en el documento se informa acciones ya realizadas. El currculo vitae bsico es una buena opcin para aquellos que nos iniciamos en el mundo laboral.
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BIBLIOGRAFA
MANUAL DE REDACCION ADMINISTRATIVAS OTTO VALLADARES RODRIGUEZ http://www.mailxmail.com/curso-taller-redaccion-literaria-comunicacion-expresion-lenguajeescrito http://www.redaccioncientifica.com.ar/home.html http://www.uniquindio.edu.co/uniquindio/facultades/humanas/comunicacionsocial/uniquindio/ass ets/documentos/1/04_redaccion1.pdf http://www.editum.org/Que-Es-La-Redaccion-Comercial-p-229.html
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CARACTERISTICAS DE UN INFORME
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