MINIT MESYUARAT

PEGAWAI-PEGAWAI INTAN
BIL 3/2007

TARIKH : 11 JUN 2007

MASA : 9.00 PAGI
TEMPAT : BILIK MESYUARAT BESTARI
INTAN WILAYAH UTARA

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA

KAMPUS WILAYAH UTARA
SUNGAI PETANI
KEDAH DARUL AMAN

1
 MINIT MESYUARAT PEGAWAI-PEGAWAI
INTAN WILAYAH UTARA
BIL 3/2007

Tarikh : 11 Jun 2007

Masa : 9.00 pagi
Tempat : Bilik Mesyuarat Bestari
INTURA

Hadir :

1. Tn Hj Aziz bin Mohamad - Pengerusi

2. En. Yusoff bin Ayob
3. En Zepri bin Saad
4. En. Abdul Halim bin Ahmad
5. En. Norshuhaidy bin Shabudin
6. En. Huzairul Hezri bin Saidin
7. En. Badrul Hisham bin Sulaiman
8. En. Abd. Aziz bin Yusof
9. Pn Habibah binti Samsudin
10. Tn. Hj Azhar bin Omar
11. En. Abu Hassan bin Abd Rahman
12. En. Zul Haimi bin Abd Ghani
13. Pn Salmah binti Saad
14. Pn Norsilawati binti Idris
15. En. Mohd Zuki bin Abdul Rahman
16. Pn. Rosilah binti Puteh - Setiausaha

Tidak Hadir:

17. Pn. Nor Mah bt. Che Meh

18. Pn. Che Norma bt Jamaludin

1. PERUTUSAN PENGERUSI

1.1 Tuan Pengerusi memulakan mesyuarat dengan mengucapkan salam dan ribuan
terima kasih kepada semua pegawai yang hadir seterusnya beliau meminta semua
ahli membaca umul kitab.

1.2 Beliau seterusnya memaklumkan bahawa:

i. Mesyuarat akan diadakan setiap dua bulan sekali dan berharap semua
pegawai dapat hadir

2
 ii. INTURA dipilih menjadi tuan rumah bagi Hari Kualiti/Keluarga bagi
tahun 2007 yang dijangka akan bermula pada 18 Ogos 2007

iii. Supaya semua pegawai dapat memberikan keutamaan kepada tugas-

tugas dalaman yang lebih penting disamping tugas-tugas lain yang
diarahkan.

Tindakan: Semua pegawai

iv. Mengumumkan tentang kenaikan pangkat dan sekali gus mengucapkan

tahniah kepada dua orang pegawai INTURA iaitu Encik Abd Halim bin
Ahmad, Pegawai Sistem Maklumat gred F44 ke gred 48 dan
ditempatkan di Pejabat Pelajaran Negeri Kedah, Alor Setar mulai 18 Jun
2007 dan Encik Othman bin Ahmad, Penolong Pegawai Tadbir gred N27
ke gred 32 dan ditempatkan di Akademi Koreksional, Jabatan Penjara
Malaysia, Langkawi mulai 11 Jun 2007.

Tindakan: Makluman

v. Mengalu-alukan kedatangan dua orang pegawai baru ke INTURA iaitu

Encik Zul Haimi bin Abd. Ghani dari AADK, Alor Setar yang melaporkan
diri pada 23 April 2007 dan Encik Norshuhaidy bin Shabudin dari INTAN
Bukit Kiara yang melaporkan diri pada 16 Mei 2007.

vi. Kajian mengenai keberkesanan system Penyampaian Perkhidmatan

Pejabat Daerah Kuala Muda dipercepatkan.

Tindakan: PPK (PSM)

2 PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

2.1 Mesyuarat bersetuju untuk mengesahkan minit mesyuarat yang lepas dengan
pindaan pada perkara berikut:

- perkara 2.5.1, muka surat 4 – perkataan plak kepada plaque (m.s. 4) dan
- perkara 2.14.1 muka surat 6 – perkataan Econ kepada penghawa dingin

3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

3.1 MPK dan FM

3.1.1 Mesyuarat telah dimaklumkan bahawa kesemua unit telah mengemukakan MPK
masing-masing kecuali Unit Pentadbiran dan Unit Kewangan sahaja.

3
 Tindakan: PPK(UKP)

3.2 Perhimpunan Bulanan

3.2.1 Mesyuarat telah dimaklumkan bahawa atas nasihat Pendaftar INTAN Bukit Kiara,
Laporan Pembangunan dan Laporan Kewangan tidak perlu dilaporkan pada
Perhimpunan Bulanan INTURA. Agenda lain dikekalkan sebagaimana yang telah
dilaksanakan.

Tindakan : Makluman

3.3 Wadah INTURA

3.3.1 Pengerusi menyarankan supaya editor Wadah INTURA memastikan artikel-artikel

yang dikeluarkan memang berkualiti dan sesuai untuk disiarkan. Tidak perlu
mengeluarkan banyak wadah dalam setahun tetapi pastikan wadah INTURA
yang dikeluarkan memuaskan dan berkualiti.

Tindakan: Editor Wadah INTURA

3.4 Cenderahati

3.4.1 Mesyuarat memutuskan supaya cenderahati untuk pelawat serta penceramah yang
datang ke INTURA ditempah oleh KESKI. Bentuk cenderahati yang dipersetujui
adalah tali leher untuk lelaki dan skaf untuk perempuan.

Tindakan: Penolong Pendaftar

3.5 Yuran KESKI

3.5.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa tanggungjawab untuk melunaskan bayaran yuran

adalah terletak di tangan semua ahli-ahli KESKI. KESKI diminta supaya menulis
kepada ahli-ahli dengan menyatakan tunggakan yang belum dijelaskan.

Tindakan : Presiden KESKI

3.6 Penyediaan Nota Ceramah

3.6.1 Mesyuarat memutuskan bahawa bagi setiap Kursus Induksi diadakan, peserta akan
dibekalkan dengan nota kursus pada hari pendaftaran. Manakala nota-nota
tambahan daripada Slide presentation oleh penceramah perlu dikenakan bayaran
sekiranya ada permintaan dari peserta.

Tindakan: Pengurus Kursus Induksi

3.7 Tugas-tugas SUK

3.7.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa persediaan bilik kuliah dan juga peralatan ICT

4
 untuk digunakan oleh penceramah adalah tanggungjawab Pengurus Kursus.
Walau bagaimanapun Setiausaha Kursus adalah juga bertanggungjawab untuk
membantu membuat pemantauan sebelum ceramah dimulakan. Mesyuarat
bersetuju supaya semua pengurus dan setiausaha kursus diberikan latihan asas
supaya dapat menjalankan tugas-tugas asas pemasangan komputer dan LCD
apabila keadaan memerlukan.

Tindakan: PICT/Pegawai Tadbir Latihan

3.7.2 Mesyuarat dimaklumkan bahawa mulai 1 Mei 2007 kerja-kerja mencetak sijil kursus
akan dibuat oleh Encik Wan Rafaie bin Wan Hassan, Walau bagaimanapun masih
ada Setiausaha Kursus yang ingin mencetak sendiri.

Tindakan: Pegawai Tadbir Latihan

3.7.3 Pengerusi mengarahkan supaya semua peserta Kursus Induksi perlu menyertakan
salinan kad pengenalan semasa pendaftaran bagi mengelakkan daripada
berlakunya kesilapan ejaan nama apabila sijil dikeluarkan.

Tindakan: Pegawai Tadbir Latihan

3.8 Komputer PRISMA dan MIMOS

3.8.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa pihak IMATEC telah dihubungi melalui email
pada April 2007 untuk tujuan melupuskan komputer-komputer yang mana tidak
digunakan lagi iaitu:

i - Komputer-komputer sebelum tahun 2004

ii - Komputer-komputer selepas tahun 2004 (PRISMA/MIMOS)

Walau bagaimanapun sehingga kini belum ada keputusan rasmi yang diperolehi
daripada IMATEC. Bagi komputer-komputer dalam kumpulan yang pertama
INTURA boleh pohon untuk membuat pelupusan sendiri dengan syarat mendapat
persetujuan daripada IMATEC serta maklumat-maklumat lengkap berhubung
komputer-komputer untuk pelupusan tersebut diperolehi terlebih dahulu daripada
IMATEC, Manakala bagi komputer-komputer dalam kumpulan ke dua, Unit Operasi
INTAN Bukit Kiara telah mengenalpasti syarikat yang telah bersetuju untuk
mengambil alih ke semua komputer-komputer tersebut, semua Kampus-Kampus
Wilayah hanya perlu menyenaraikan komputer-komputer yang tidak lagi diperlukan
manakala bagi komputer-komputer yang masih diperlukan tidak perlu dimasukkan
ke dalam senarai tersebut. Unit ICT diminta membuat tindakan susulan dengan
pihak IMATEC bagi menyelesaikan isu ini.

Tindakan : Pegawai ICT

3.9 Kehadiran Kuliah Agama

3.9.1 Pengerusi memaklumkan bahawa senarai kehadiran semasa berlangsungnya

Kuliah Agama perlu direkodkan dan memutuskan En. Wan Rafaie bin Wan Hassan

5
 bertanggungjawab untuk mengedarkan kepada semua yang hadir.

Tindakan: Jawatankuasa Surau

3.9.2 Mesyuarat bersetuju supaya rak untuk menyimpan sejadah dalam surau ditambah.
Pengerusi juga meminta supaya permaidani dan jam dalam surau diganti dan tiada
halangan supaya pembelian ini dilaksanakan melalui peruntukan “mass fund”.

Tindakan: Jawatankuasa Surau/

Penolong Pendaftar

3.10 Perjawatan

3.10.1 Mesyuarat memutuskan supaya kekosongan jawatan perlu dimaklumkan kepada

Pejabat pendaftar, INTAN Bukit KIara dari semasa ke semasa dan salinan kepada
Bahagian Perkhidmatan, Jabatan Perkhidmatan Awam. Pada masa terdapat
beberapa kekosongan jawatan iaitu satu jawatan gred M48, dua gred M44 dan satu
gred N27.

Tindakan: Penolong Pendaftar

3.11 Lawatan Kajian Sistem 5S Ke INTAN Sabah

3.10.1 Pengerusi mencadangkan supaya lawatan ke INTAN Sabah dapat diaturkan segera
bagi melihat bagaimana INTAN Sabah melaksanakan Sistem 5S supaya
dapat dijadikan contoh dan seterusnya dilaksanakan di INTAN Wilayah Utara.
Pengerusi seterusnya menetapkan wakil-wakil dari INTAN Wilayah Utara yang
akan menyertai lawatan tersebut:

i. Pegawai Tadbir Latihan

ii. Pengurus Sumber Maklumat
iii. 2 orang wakil Bahagian Latihan
iv. 2 orang wakil Bahagian Pentadbiran
v. 1 orang wakil Bahagian Domestik

Tindakan : Pegawai Tadbir Latihan

4. HAL-HAL LAIN

4.1 Jawatankuasa Keceriaan Pejabat

4.1.1 Ahli mesyuarat juga diingatkan supaya menggerakkan semula kembali

jawatankuasa-jawatankuasa yang sediada terutamanya Jawatankuasa Keceriaan
untuk mewujudkan persekitaran pejabat yang ceria dan menarik pandangan.
Untuk tujuan itu pengerusi mencadangkan supaya Jawatankuasa Keceriaan
dapat menentukan jenis-jenis pokok yang patut ditanam di persekitaran INTURA
tanpa meletakkan tanggungjawab tersebut semata-mata kepada kakitangan yang

6
 terlibat sahaja.

Tindakan: Jawatankuasa Keceriaan

4.2 Tugas Pengawal Keselamatan

4.2.1 Mesyuarat memutuskan supaya pengawal keselamatan INTAN yang bertugas

perlu berada di bilik kawalan CCTV sepanjang masa. Pengerusi bersetuju untuk
mengadakan perjumpaan dengan semua pengawal keselamatan bagi mengenal
pasti masalah.

Tindakan : Penolong Pendaftar

4.3 Tazkirah Kepada Peserta Kursus

4.3.1 Mesyuarat memutuskan supaya Encik Abu Hassan bin Abdul Rahman
menyediakan skop ceramah bagi sesi tazkiran yang disampaikan beliau kepada
peserta-peserta kursus untuk makluman dan persetujuan Ketua INTAN Wilayah
terlebih dahulu.

Tindakan: Pegawai Tadbir Latihan

4.4 ISO INTAN Wilayah Utara

4.4.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa terdapat banyak perubahan yang perlu dipinda
pada Prosedur Kualiti sedia ada. Setakat ini hanya dua Prosedur Kualiti
sahaja yang telah disiapkan. Manakala baki sebanyak empat lagi sedang dalam
proses semakan. Pengerusi memutuskan supaya kesemua Prosedur Kualiti
tersebut disiapkan dengan segera.

Tindakan : Pegawai ISO

4.5 Jawatankuasa Mengkaji Menu Masakan

4.5.1 Pengerusi menyarankan supaya menu masakan yang sediada di INTAN Wilayah
Utara dikaji dan dibuat pembaharuan dari masa ke semasa walaupun sentiasa
mendapat pujian. Mesyuarat telah bersetuju untuk melantik jawatankuasa yang
bertanggung jawab untuk mengkaji semula menu masakan seperti berikut:

Pengerusi - Encik Norshuhaidy bin Shabudin

Ahli - Encik Badrulhisham bin Sulaiman

- Puan Nor Mah binti Che Meh
- Puan Habibah binti Shamsuddin
- Encik Zulhaimi bin Abdul Ghani

Tindakan : Pengerusi Jawatankuasa

Mengkaji Menu

7
4.6 ‘Fitball’ Untuk Program JUSA

4.6.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa pada masa ini hanya terdapat 35 buah bola
yang boleh dipakai. Memandangkan bola tersebut diperlukan semasa program
JUSA diadakan pengerusi supaya pembelian sebanyak 30 buah bola dibuat
dengan menggunakan peruntukan “mass fund”.

Tindakan : Pegawai Peralatan Sukan

5. PENUTUP

5.1. Pengerusi sekali lagi mengucapkan terima kasih kepada semua yang hadir dan
menyeru kepada semua ahli mesyuarat supaya dapat memberikan sepenuh
perhatian kepada tugas-tugas dan arahan yang disampaikan. Beliau sekali lagi
mengingatkan supaya semua pegawai dan anggota dapat membezakan antara
tugas-tugas utama dengan tugas-tugas sampingan.

5.2 Mesyuarat diakhiri dengan tasbih kifarah serta bacaan Surah Al-Asr dan
ditangguhkan pada jam 12.55 tgh.
MMP BIL 3/2007/rp…