Sistemas y normas de transferencia de documentos

Lizbeth Barrientos Archivera

Lizbeth Barrientos, solo para fines formativos

transferencia
Entrega de la custodia de los documentos para que puedan ser administrados. Es distinta del traslado de documentos pues en el traslado es temporal y no se entrega la guarda y custodia.

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Oficina productora

Oficina de tramite

Archivo General o central

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Oficina

Elementos que estn incluidos en la transferencia documental

Control sobre los documentos, de parte de quien los tiene bajo su guarda y custodia administrativa (1) Proceso para establecer que debe entregarse al momento de establecer la decisin de la entrega (2) A quien se le entrega los documentos (3) Ejecucin de la transferencia (4) Consulta con el nuevo depositario (5)
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Las clases de transferencia

Transferencia primaria: desde las oficinas productoras a otra oficina que concentran Transferencia secundaria: desde las oficinas concentradoras a los archivos histricos

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 Responsabilidad de la institucin y personal sobre los documentos ( articulo 36 , 37, 64- 67 Ley 57-2008) Organizacin documental Inventarios u otros instrumentos de control de los documentos Seguridad de los documentos
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Control sobre los documentos, de parte de quien los tiene bajo su guarda y custodia administrativa

Proceso para establecer que debe entregarse al momento de establecer la decision de la entrega
Definir que va a transferirse Tener presente la frecuencia de consulta y /o la norma interna Coordinar con la entidad que los recibe el espacio y la logstica de la transferencia Preparar los documentos llenando las relaciones de entrega de los mismos Mantener la custodia administrativa de los documentos preservando el valor de prueba de los mismosLizbeth Barrientos, solo para fines formativos

A quin se le entrega los documentos

Unidad administrativa que este en capacidad de recibirlos Con personal facultado para la administracin Con condiciones para llevar un control de lo que se transfiere Que tenga seguridad y medidas mnimas para su guarda y custodia Que permita un acceso controlado
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Pasillos centrales y laterales para movilizacin y evacuaciones

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Control de condiciones medioambientales en el depsito documental

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Ejecucion de la transferencia
Preparar los documentos para la transferencia Llenado de hojas de entrega para dar fe de lo actuado Utilizacion de personal, vehiculos e instalaciones institucionales Documentar el proceso Copia a todos los involucrados
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xxxxxxxx ARCHIVO GENERAL Detalle de Relacin de entrega UCI- xx-2011 Unidad remitente: unidad de cooperacin internacional Forma de ingreso Transferencia x Eliminacin Donacin u otros Razn de la transferencia Se traslada de la serie documental inactiva: memos para su guarda y custodia en el Archivo General Procedencia de los documentos Quinto nivel Edificio central

serie Memos memos memos memos enviados y recibidos memos enviados y recibidos memos enviados y recibidos memos

Aofecha Mes Da No de hojas 02 volumen 2011 06 08

1988 1991 1992- 1994 2Legajos 3 Legajos 10 Legajos

numero de caja
C001 C002 C003

observaciones Debiamente ordenados Faltan el numero 3 y 20 Ordenados y completos

1998
1999 2000 2001

2 Legajos
6 Legajos 3 Legajos 10 Folios

C004
C005 C006 C007 Solo van folios numero 3, 37 y 40

Relacin de la entrega y cadena de custodia administrativa Nombre y firma de quien entrega y cargo Fecha Nombre y firma de quien coteja y cargo. Fecha Nombre y firma de quien recibe. Y cargo Fecha

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Formacin al personal en tcnicas en manejo de archivos

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Participacin de personal de las oficinas, Auditoria y Jurdica

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Procesos de verificacin de transferencias que garantizan la cadena de custodia administrativa de los documentos

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Instalacin

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Consulta con el nuevo depositario

Los documentos son sometidos a otros procesos especiales para garantizar su acceso y seguridad Solicitar acceso Tener presente que la guarda y custodia de los documentos ha sido transferida Respetar las medidas de control de prestamos y copias El nuevo depositario debe tener control fsico de los lugares donde estuvieron los documentos.
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Procesos tcnicos de archivo

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