MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 481/1.VIII.

2013

ACTE ALE ORGANELOR DE SPECIALITATE ALE ADMINISTRAIEI PUBLICE CENTRALE

MINISTERUL FONDURILOR EUROPENE Nr. 543 din 4 iunie 2013 MINISTERUL ECONOMIEI Nr. 1.489 din 25 iunie 2013 MINISTERUL DEZVOLTRII REGIONALE I ADMINISTRAIEI PUBLICE Nr. 2.366 din 24 iulie 2013 MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI, PROTECIEI SOCIALE I PERSOANELOR VRSTNICE Nr. 1.441 din 1 iulie 2013 MINISTERUL MEDIULUI I SCHIMBRILOR CLIMATICE Nr. 1.446 din 5 iunie 2013 MINISTERUL TRANSPORTURILOR Nr. 879 din 17 iunie 2013

Art. 1. Se aprob Ghidul privind principalele riscuri identificate n domeniul achiziiilor publice i recomandrile Comisiei Europene ce trebuie urmate de autoritile de management i organismele intermediare n procesul de

De

ministrul fondurilor europene, viceprim-ministrul, ministrul dezvoltrii regionale i administraiei publice, ministrul mediului i schimbrilor climatice, ministrul economiei, ministrul muncii, familiei, proteciei sociale i persoanelor vrstnice i ministrul transporturilor emit urmtorul ordin:

st

in

Avnd n vedere prevederile Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 337/2006, cu modificrile i completrile ulterioare, i ale Hotrrii Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare, n temeiul prevederilor art. 8 alin. (4) din Hotrrea Guvernului nr. 43/2013 privind organizarea i funcionarea Ministerului Fondurilor Europene, art. 12 alin. (7) din Hotrrea Guvernului nr. 1/2013 privind organizarea i funcionarea Ministerului Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice, art. 13 alin. (3) din Hotrrea Guvernului nr. 48/2013 privind organizarea i funcionarea Ministerului Mediului i Schimbrilor Climatice i pentru modificarea unor acte normative n domeniul mediului i schimbrilor climatice, cu modificrile i completrile ulterioare, art. 9 alin. (6) din Hotrrea Guvernului nr. 47/2013 privind organizarea i funcionarea Ministerului Economiei, cu modificrile i completrile ulterioare, art. 12 din Hotrrea Guvernului nr. 10/2013 privind organizarea i funcionarea Ministerului Muncii, Familiei, Proteciei Sociale i Persoanelor Vrstnice, cu modificrile i completrile ulterioare, art. 5 alin. (4) din Hotrrea Guvernului nr. 24/2013 privind organizarea i funcionarea Ministerului Transporturilor i al art. 11 alin. (7) din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 96/2012 privind stabilirea unor msuri de reorganizare n cadrul administraiei publice centrale i pentru modificarea unor acte normative, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 71/2013, cu modificrile i completrile ulterioare,

at

ex

cl

us

iv

in

Ministrul fondurilor europene, Eugen Teodorovici

Viceprim-ministru, ministrul dezvoltrii regionale i administraiei publice, Nicolae-Liviu Dragnea Ministrul muncii, familiei, proteciei sociale i persoanelor vrstnice, Mariana Cmpeanu

fo

verificare a procedurilor de achiziii publice, prevzut n anex. Art. 2. Anexa face parte integrant din prezentul ordin. Art. 3. Prezentul ordin se public n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I.

rm

ar

ii

pe

rs

ORDIN pentru aprobarea Ghidului privind principalele riscuri identificate n domeniul achiziiilor publice i recomandrile Comisiei Europene ce trebuie urmate de autoritile de management i organismele intermediare n procesul de verificare a procedurilor de achiziii publice

oa

ne

lo r

Ministrul mediului i schimbrilor climatice, Rovana Plumb Ministrul transporturilor, Relu Fenechiu

p. Ministrul economiei, Adrian Ciocnea Teodorescu, secretar de stat

fi zi ce

10

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 481/1.VIII.2013

ANEX

GHID

privind principalele riscuri identificate n domeniul achiziiilor publice i recomandrile Comisiei Europene ce trebuie urmate de autoritile de management/organismele intermediare n procesul de verificare a procedurilor de achiziii publice CAPITOLUL I Riscuri n aplicarea legislaiei privind achiziiile publice n procesul de verificare a procedurilor de achiziii finanate din instrumente structurale au fost identificate o serie de deficiene, care vor fi tratate dup cum urmeaz: 1. Reducerea nejustificat a termenelor ca urmare a publicrii unui anun de intenie: Note generale Reducerea termenelor-limit de depunere a ofertelor, aferente procedurilor de licitaie deschis i restrns, ca urmare a transmiterii spre publicare a unui anun de intenie, este operabil numai n situaia n care n coninutul anunului de intenie sunt incluse toate criteriile de calificare i selecie, precum i criteriul de atribuire, regsite i la nivelul anunului de participare. n ceea ce privete factorii de evaluare, n cuprinsul anunului de intenie acetia vor fi detaliai doar n msura n care acetia se cunosc la momentul transmiterii anunului de intenie.
Concluzii

prin Legea nr. 337/2006, cu modificrile i completrile ulterioare, ce au ca scop demonstrarea potenialului tehnic, financiar i organizatoric al fiecrui operator economic participant la procedura de atribuire, nu pot fi utilizate ca factori de evaluare n cadrul criteriului de atribuire oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic. La stabilirea criteriilor de calificare se va avea n vedere ca acestea s fie: obiective, nediscriminatorii i proporionale cu complexitatea i obiectul contractului i s reflecte posibilitatea concret a operatorului economic de a ndeplini contractul. Criteriile de calificare i selecie publicate n anunul de participare trebuie s fie aceleai cu cele precizate n documentaia de atribuire. Greeli frecvente care trebuie evitate: publicarea parial a criteriilor de calificare n anunul de participare n raport cu informaiile cuprinse n documentaia de atribuire, documentaie ce cuprinde fia de date a achiziiei i caietul de sarcini. Nota de justificare privind alegerea criteriilor de calificare i selecie, anunul de participare i documentaia de atribuire trebuie s conin aceleai criterii. Solicitarea unor criterii prin raportare la o anumit arie geografic restrns (de exemplu: o unitate de producie stabilit n Romnia sau n zona de referin a proiectului, o staie de asfalt situat n limitele judeului). Restrngerea artificial a concurenei prin solicitarea de experien similar specific unui anumit tip de construcie (de exemplu, construirea de coli n loc de construcii civile). Solicitarea de dovezi nerezonabile pentru demonstrarea ndeplinirii unui anumit criteriu de calificare (de exemplu, copia facturilor pentru dovedirea ndeplinirii unui anumit nivel al cifrei de afaceri n domeniul de activitate aferent obiectului contractului). Restricionarea competiiei prin solicitarea unor certificate sau autorizaii care nu sunt relevante pentru ndeplinirea contractului (de exemplu, ISO 9001 de la productor). 4. Utilizarea criteriului de atribuire oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic cu includerea unor factori de evaluare nerelevani i/sau necuantificabili Factorii de evaluare trebuie s aib legtur direct cu obiectul contractului de achiziie public i s reflecte avantaje reale i evidente pe care autoritatea contractant le poate obine. Ponderea stabilit pentru factorii de evaluare nu trebuie s conduc la distorsionarea rezultatului procedurii de atribuire. Factorii de evaluare i metodologia de aplicare a acestora trebuie s permit o departajare adecvat a ofertelor i s evite pe ct posibil aprecierile subiective ale comisiei de evaluare. Greeli frecvente care trebuie evitate: utilizarea ca factor de evaluare a timpului de remediere a defeciunilor, dei perioada necesar remedierii difer n funcie de natura i tipul defeciunii i nu poate fi estimat la momentul procedurii de atribuire; utilizarea ca factor de evaluare nelegerea caietului de sarcini i a obiectivelor proiectului, factor de evaluare ce nu poate fi cuantificat i care induce aprecieri subiective ale membrilor comisiei de evaluare.

Accelerarea procedurilor de licitaie restrns, respectiv negociere cu publicarea prealabil a unui anun de participare poate fi realizat dac exist o justificare a situaiei de urgen ce a impus reducerea termenelor, situaie ce nu a fost generat de o aciune sau inaciune a autoritii contractante. Reducerea de termen ntr-una din etapele procedurii trebuie s fie corelat cu durata celorlalte etape din procedura de achiziie, inclusiv cu durata alocat semnrii contractului i cu calendarul de implementare a proiectului finanat.

De

st

in

at

ex

Note generale

cl

Simpla publicare a unui anun de intenie nu poate conduce n mod automat la aplicarea reducerii termenului cuprins ntre data transmiterii spre publicare a anunului de participare i data-limit de depunere a ofertelor. Simpla afirmaie c autoritatea contractant a publicat n anunul de intenie toate informaiile pe care le cunoate la momentul transmiterii spre publicare a acestuia nu este suficient. 2. Alegerea unei proceduri accelerate de atribuire a contractului

us

iv

in

fo

Concluzii

Simpla accelerare a procedurii de atribuire, fr o justificare a situaiei care a determinat urgena, nu poate conduce la reducerea termenelor. Accelerarea procedurii de atribuire nu poate fi susinut n msura n care, din culpa autoritii contractante generat de inaciunea acesteia (de exemplu, neformalizarea deciziilor luate de membrii comisiei de evaluare), perioada de evaluare a candidaturilor i/sau ofertelor i/sau atribuirea/semnarea contractului s-a prelungit nejustificat. 3. Publicarea unor criterii de calificare i selecie discriminatorii, insuficient detaliate sau incomplete
Note generale

Criteriile de calificare i selecie, astfel cum sunt ele prevzute la art. 176 din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, aprobat cu modificri i completri

rm

ar

Note generale

ii

N O T :

pe

rs

oa

ne

lo r

fi zi ce

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 481/1.VIII.2013 5. Excluderea automat a ofertantului cu preul cel mai sczut pentru a compensa/a justifica eventualele probleme care pot aprea n derularea ulterioar a contractului, fapt care denot c proiectul a fost conceput i pregtit insuficient sau prost.
Note generale

11

Modificarea pe parcursul procedurii a oricruia/oricreia dintre elementele/informaiile obligatorii ale anunului de participare trebuie publicat sub form de erat att n SEAP, ct i (n funcie de valoarea contractului) la nivel european, n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene. Modificrile aduse informaiilor cuprinse n anunul de participare trebuie publicate pe baz de erat, i nu de clarificri, deoarece pentru asigurarea principiului transparenei este necesar ca modificrile intervenite s fie aduse la cunotina tuturor operatorilor economici. Modificarea/Completarea criteriilor de calificare i selecie, n condiiile prevzute de Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 337/2006, cu modificrile i completrile ulterioare, se face obligatoriu prin publicarea unei erate i cu prelungirea perioadei necesare elaborrii candidaturilor/ofertelor. Prelungirea termenului de depunere a candidaturilor/ ofertelor trebuie, de asemenea, publicat prin erat n SEAP (i n funcie de valoarea contractului, la nivel european), ntruct este vorba de modificarea unei informaii obligatorii a anunului iniial. Greeli frecvente care trebuie evitate: publicarea n mod eronat a unei clarificri n loc de erat, motivat de faptul c modificarea criteriilor de calificare a vizat relaxarea cerinelor impuse iniial; modificarea unor informaii din anunul de participare care au impact asupra modului de elaborare a ofertelor, fr publicarea unei erate care s vizeze prelungirea termenului de depunere a ofertelor, astfel nct s existe un timp suficient inclusiv pentru adaptarea ofertelor la noile condiii. 7. Respingerea solicitrii de modificare a datei-limit de depunere a ofertelor, la cererea ofertanilor
Note generale

Atunci cnd stabilete perioada necesar elaborrii ofertelor, autoritatea contractant trebuie s in cont de complexitatea contractului, de cerinele specifice, astfel nct operatorii economici s beneficieze de un interval de timp adecvat i suficient pentru elaborarea ofertelor i pentru pregtirea documentelor de calificare solicitate.

De

st

in

at

ex

cl

us

iv

in

fo

rm

ar

Note generale

ii

Autoritatea contractant trebuie s verifice ofertele din punctul de vedere al elementelor tehnice propuse i din punctul de vedere al aspectelor financiare pe care le implic. Autoritatea contractant, nainte de a lua o decizie de respingere a unei oferte ce prezint un pre neobinuit de sczut n raport cu ceea ce urmeaz s fie furnizat/prestat/executat, are obligaia de a solicita clarificri (detalii i precizri semnificative), precum i de a verifica rspunsurile care justific respectivul pre. Respingerea ofertelor se face ca urmare a ncadrrii acestora n una sau mai multe dintre circumstanele prevzute la art. 36 din Hotrrea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare, i nu ca urmare a faptului c preul ofertat este cel mai sczut/mic. 6. Modificarea anunului de participare prin clarificri, i nu prin publicarea unei erate

Note generale

n procesul de evaluare a documentelor de calificare/selecie i/sau a ofertelor, comisia de evaluare trebuie s asigure respectarea principiului tratamentului egal ntre candidaii/ofertanii participai la procedura de atribuire, respectiv: clarificrile solicitate cu privire la acelai aspect s fie formulate de aceeai manier i s fie solicitate tuturor candidailor/ofertanilor ale cror oferte necesit respectivele clarificri; perioadele de timp necesare elaborrii rspunsului de ctre candidai/ofertani, cu privire la acelai aspect necesar a fi clarificat, trebuie s fie aceleai. Termenul acordat candidailor/ofertanilor pentru transmiterea rspunsului/rspunsurilor la clarificarea/clarificrile solicitate de comisia de evaluare trebuie s fie stabilit n funcie de volumul i complexitatea informaiilor necesar a fi furnizate/prezentate. 9. Lipsa informaiilor obligatorii a fi cuprinse la nivelul comunicrilor privind rezultatul procedurii de atribuire, situaie care duce la depunerea de contestaii. Comunicarea rezultatului procedurii de atribuire transmis candidailor/ofertanilor respini trebuie s cuprind: a) motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a candidaturii; b) motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a ofertei, detaliindu-se argumentele n temeiul crora oferta a fost considerat inacceptabil i/sau neconform, ndeosebi elementele ofertei care nu au corespuns cerinelor de funcionare i performan prevzute n caietul de sarcini; c) data-limit pn la care au dreptul de a depune contestaie. Comunicarea rezultatului procedurii de atribuire transmis ofertanilor nectigtori (cei care au prezentat oferte acceptabile i conforme, prin urmare admisibile, dar care nu au fost declarate ctigtoare) trebuie s cuprind: a) caracteristicile i avantajele relative ale ofertei/ofertelor ctigtoare n raport cu oferta lor, numele ofertantului cruia urmeaz s i se atribuie contractul de achiziie public sau, dup caz, ale ofertanilor cu care urmeaz s se ncheie un acordcadru; b) data-limit pn la care au dreptul de a depune contestaie.

pe

Autoritatea contractant are obligaia de a prelungi perioada pentru elaborarea ofertelor atunci cnd: acestea nu pot fi elaborate dect dup vizitarea amplasamentelor sau dup consultarea la faa locului a unor documente anex la caietul de sarcini; autoritatea contractant nu are posibilitatea de a transmite documentaia de atribuire sau rspunsul la solicitarea de clarificri n termenele-limit stabilite; perioada de timp stabilit nu este suficient pentru elaborarea ofertelor i/sau pregtirea documentelor de calificare care sunt solicitate prin documentaia de atribuire, existnd solicitri ntemeiate/justificate primite din partea operatorilor economici de decalare a datei-limit de depunere a ofertelor. Greeli frecvente care trebuie evitate: stabilirea termenului minim prevzut de legislaia n domeniul achiziiilor publice pentru elaborarea ofertelor, spre exemplu de 24 de zile, din care o perioad semnificativ este acoperit de srbtori legale i, dei au existat solicitri din partea operatorilor economici de decalare a datei-limit de depunerea ofertelor i a celei de deschidere, autoritatea contractant nu le-a dat curs. 8. Solicitarea de clarificri n timpul procesului de evaluare a candidaturilor/ofertelor n mod discriminatoriu (nerespectarea principiului tratamentului egal)

rs

oa

ne

lo r

fi zi ce

12

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 481/1.VIII.2013 cantitilor/articolelor de lucrri efectiv utilizate, prin comparaie cu cantitile de materiale/articolele de lucrri estimate iniial de autoritatea contractant i nu reprezint o modificare a contractului. Aceste variaii nu reprezint o modificare a contractului iniial, ci doar o aplicare a prevederilor contractuale, dac se respect n mod cumulativ urmtoarele condiii: sunt datorate diferenelor normale dintre estimarea cantitilor/articolelor de lucrri prevzute n contracte i msurtorile finale exacte i nu reprezint rezultatul unei modificri majore i substaniale a specificaiilor tehnice sau a altor cerine iniiale ale autoritii contractante; se reflect, n conformitate cu clauzele de variaie, asupra preului efectiv ce urmeaz a fi pltit, calculat ca produs al preurilor fixe unitare (indicate n contract) i cantitile exacte de materiale/articolele de lucrri utilizate pentru executarea contractului (exemplu FIDIC, clauzele 12.1 i 13.1); au fost clar anticipate n contract prin clauze de variaie, cunoscute de ctre toi ofertanii, pentru a evita orice modificare discreionar pe durata execuiei contractului care ar putea afecta condiiile competiiei iniiale. Aceste condiii nu sunt considerate ndeplinite dac: formula de calcul al preului final ce urmeaz a fi pltit nu a fost determinat n mod obiectiv n contractul iniial; sau variaia cantitilor/articolelor de lucrri care conduce la costuri adiionale fa de contractul iniial nu a fost clar precizat n clauzele de variaie; sau modificrile sunt substaniale. n cazul contractelor de lucrri avnd o valoare sub 5.000.000 euro, care nu includ clauze de variaie, dar al cror pre este determinat pe baza preurilor unitare ale cantitilor estimate de materiale necesare pentru lucrri, modificrile datorate diferenelor normale dintre estimarea cantitilor/ articolelor de lucrri prevzute n contracte i msurtorile finale exacte nu reprezint o modificare a contractului iniial. 2.2. Modificarea nu este considerat substanial dac n urma exprimrii n termeni monetari valoarea modificrii nu depete valoarea ce rezult din aplicarea procentului de diverse i neprevzute (definit n devizul general al proiectului), cu condiia ca respectiva modificare s fie strict necesar pentru ndeplinirea contractului de achiziie public, n direct corelare cu obiectul acestuia, nefiind schimbat caracterul general al obiectului contractului. n cazul n care se efectueaz mai multe modificri succesive, evaluarea se face pe baza valorii cumulate a modificrilor succesive. Dac modificarea nu este substanial, autoritatea contractant aplic clauzele contractuale prevzute n documentaia de atribuire sau, dup caz, ncheie act adiional cu acordul prilor.

10. Neacordarea unui interval rezonabil de timp pentru activitatea de evaluare a ofertelor/negocierea modificrilor contractuale CAPITOLUL II Modificarea contractului de lucrri atribuit prin procedur de achiziie public 1. Ce se nelege prin modificare substanial a contractului de achiziie public Modificarea substanial a dispoziiilor unui contract de achiziie public n cursul perioadei sale de valabilitate este considerat ca fiind o nou atribuire i necesit derularea unei noi proceduri de achiziie public n conformitate cu legislaia n domeniul achiziiilor publice. Din jurisprudena Curii Europene de Justiie, astfel cum a specificat Comisia European (prin DGMarkt) n Adresa nr. Ares (2012) 601434 21/05/2012, modificarea unui contract n cursul perioadei sale de valabilitate este considerat substanial atunci cnd, prin aceast modificare, contractul devine substanial diferit fa de cel ncheiat iniial. O modificare este considerat substanial atunci cnd este ndeplinit una dintre urmtoarele condiii: a) Modificarea introduce condiii care, dac ar fi fost incluse n procedura iniial de achiziie, ar fi permis participarea i/sau selectarea altor operatori economici dect cei selectai iniial sau ar fi permis atribuirea contractului unui alt ofertant. b) Modificarea schimb echilibrul economic al contractului n favoarea contractantului. c) Modificarea extinde n mod considerabil aria de acoperire a contractului, astfel nct acesta s includ bunuri, servicii sau lucrri care nu erau incluse iniial.
N O T :

Prin excepie de la cele mai sus menionate, o modificare substanial nu necesit derularea unei proceduri de achiziie competitiv dac sunt ndeplinite condiiile prevzute la art. 122 lit. i) sau art. 252 lit. j) din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 337/2006, cu modificrile i completrile ulterioare. 2. Evenimente din cadrul contractului care nu implic modificri substaniale (ceea ce nu conduce la derularea unei proceduri de atribuire) 2.1. Comisia European (prin DGMarkt) n Adresa nr. Ares (2012) 601434 21/05/2012 menioneaz faptul c nu este necesar modificarea contractului de lucrri publice iniial, n situaia n care preul acestuia nu este calculat ca valoare fix (pre forfetar), ci este determinat pe baza preurilor unitare ale cantitilor estimate de materiale necesare pentru lucrri, i n cazul n care cuprinde clauze contractuale clare referitoare la: a) preurile unitare fixe ale diferitelor tipuri de materiale ce urmeaz a fi utilizate la execuia lucrrilor; b) cantitile estimate de materiale necesare pentru execuia lucrrilor, o astfel de estimare fiind realizat de autoritatea contractant pe baza proiectului iniial i a investigaiilor tehnice aferente; i c) clauze de variaie/prevederi contractuale ce indic faptul c preul final ce urmeaz a fi pltit va fi determinat doar dup execuia lucrrilor, pe baza cantitilor exacte de materiale efectiv utilizate (dup msurtori) pentru execuia proiectului (n strict conformitate cu proiectul i cerinele iniiale), costul acestor materiale fiind calculat pe baza preurilor unitare fixate n contract. Aceste clauze sunt prevzute n documentaia de atribuire n mod corect de la nceput, sunt cunoscute pentru toi operatorii economici i sunt suficient de precise. Astfel, n cazul contractului de execuie de lucrri, msurtorile referitoare la cantitile exacte de materiale/articole de lucrri utilizate n timpul execuiei contractului indic n mod sistematic variaii marginale pozitive sau negative ale

De

st

in

at

ex

cl

us

iv

in

fo

Se va acorda atenie situaiilor n care exist mai multe modificri minore, dar care cumulate pot conduce la o modificare substanial a contractului. 3. Evenimente din cadrul contractului care implic modificri substaniale (ceea ce conduce la derularea unei proceduri de atribuire) Atunci cnd se analizeaz modificarea unui contract, se va avea n vedere dac aceasta este substanial sau nu, avnd n vedere c, potrivit jurisprudenei, sunt considerate modificri substaniale ale contractului situaiile menionate la pct. 1. Dac modificarea este substanial, autoritatea contractant trebuie s reoferteze contractul. Comisia European (prin DGMarkt) n Adresa nr. Ares (2012) 601434 21/05/2012 menioneaz faptul c orice modificare substanial a termenilor iniiali ai contractului (nu neaprat a preului) este asimilat unui nou contract care trebuie reofertat, pentru a evita afectarea

rm

ar

N O T :

ii

pe

rs

oa

ne

lo r

fi zi ce

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 481/1.VIII.2013 condiiilor iniiale ale competiiei. Condiiile iniiale ale competiiei nu se refer doar la pre, ci, de asemenea, la multe alte elemente (de exemplu, caracteristici ale bunurilor/ serviciilor/lucrrilor achiziionate, volumul lucrrilor, durata acestora etc.). De la aceast regul exist excepia potrivit creia autoritile contractante pot contracta lucrri sau servicii suplimentare, neincluse n contractul iniial, prin procedura de negociere, fr publicarea prealabil a unui anun de participare, doar dac astfel de lucrri/servicii suplimentare (care nu au fost incluse n contractul iniial), datorit unor circumstane imprevizibile, au devenit necesare pentru ndeplinirea contractului n cauz i numai dac se respect, n mod cumulativ, urmtoarele condiii: atribuirea s fie fcut contractantului iniial; lucrrile sau serviciile suplimentare/adiionale s nu poat fi, din punct de vedere tehnic i economic, separate de contractul iniial fr apariia unor inconveniente majore pentru autoritatea contractant sau, dei separabile de contractul iniial, s fie strict necesare n vederea ndeplinirii acestuia; valoarea cumulat a contractelor care vor fi atribuite i a actelor adiionale care vor fi ncheiate pentru lucrri i/sau servicii suplimentare ori adiionale s nu depeasc 20% din valoarea contractului iniial; (a se vedea art. 122 lit. i) din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 337/2006, cu modificrile i completrile ulterioare); Pentru calcularea limitei de 20% prevzute la art. 122 lit. i) din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 337/2006, cu modificrile i completrile ulterioare, autoritatea contractant va lua n calcul doar valoarea serviciilor i/sau lucrrilor adiionale, fr a putea deduce serviciile i/sau lucrrile la care s-a renunat pe parcursul executrii contractului. Autoritile contractante au sarcina de a dovedi c circumstanele imprevizibile care justific recurgerea la procedura de negociere fr publicarea unui anun de participare n cazul modificrilor substaniale au fost ndeplinite. Cu privire la condiia particular referitoare la circumstanele imprevizibile, aceast cerin trebuie interpretat ntr-o manier obiectiv, ca fcnd referire la ceea ce o autoritate contractant diligent nu ar fi putut s prevad. Exemple: dezastre naturale; noi cerine rezultate din adoptarea de noi reglementri legislative; condiii tehnice care nu ar fi putut fi prevzute n ciuda investigaiilor tehnice care au stat la baza proiectului sau a avizelor care au stat la baza aprobrii proiectului tehnic etc.

13

at

1. Utilizarea cu precdere a procedurilor competitive 2. Elaborarea documentaiei de atribuire Este interzis definirea specificaiilor tehnice astfel nct s conduc ctre un anumit operator economic sau ctre un anumit produs. Nu este recomandabil s se includ n coninutul documentaiilor de atribuire specificaii de care autoritatea contractant nu are nevoie (pentru a se evita limitarea n mod artificial a concurenei). Nu pot fi solicitate criterii de calificare i selecie care nu sunt prevzute n legislaie (nu se pot cere dovezi suplimentare nerezonabile).
N O T :

in

ex

cl

us

iv

in

CAPITOLUL III Identificarea conflictului de interese Noiunea de conflict de interese trebuie interpretat ntr-o manier ct mai larg conflict ntre ndatoririle profesionale i interesele private ale unui funcionar public (sau a unei persoane care acioneaz n contul unei autoriti publice), care pot fi percepute de natur a afecta executarea imparial i obiectiv a ndatoririlor. n aceast interpretare, chiar i interese de natur nepatrimonial pot afecta conduita unei persoane.

De

st

fo

Nu se pot cere elemente suplimentare fa de cele prevzute n art. 185 (Capacitatea economic i financiar) i art. 188 (Capacitatea tehnic i/sau profesional) din Directiva 2004/18/CE a Parlamentului European i a Consiliului din 31 martie 2004 privind coordonarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice de lucrri, de bunuri i servicii. Potrivit jurisprudenei Curii de Justiie a Uniunii Europene, enumerarea prevzut n aceste articole are un caracter exhaustiv (de aceea, nici legislatorul naional, nici autoritile contractante nu pot prevedea cerine suplimentare). 3. Stabilirea unui termen realist pentru elaborarea i depunerea ofertelor, fiind n interesul autoritii contractante ca ofertanii s aib suficient timp la dispoziie pentru pregtirea ofertei n scopul obinerii unei concurene reale. 4. Evaluarea ofertelor: cooptarea n comisiile de evaluare a unor experi tehnici independeni; solicitarea de informaii suplimentare i clarificri, cu respectarea principiului tratamentului egal, nainte de a decide excluderea unui ofertant, coroborat cu acordarea unui timp suficient pentru prezentarea rspunsurilor solicitate;

rm

ar

CAPITOLUL IV Recomandri privind managementul procedurii de atribuire (aplicabile beneficiarilor)

ii

pe

Este recomandabil ca apariia unui eventual conflict de interese s fie detectat nc din timpul procedurii de atribuire a contractului. O verificare ex-ante i ndeprtarea riscului de apariie a conflictului de interese trebuie s reprezinte o prioritate. n verificrile efectuate pe aceast tem este recomandabil s se in seama de semnalele din pres, dac sunt cunoscute. Sub aspectul riscurilor asupra proiectului, conflictul de interese/concurena neloial mbrac mai multe forme, dintre care menionm: riscul contractrii unor consultani care s includ n documentaia de atribuire elemente care conduc la avantajarea unui anumit ofertant, fapt care denatureaz concurena; riscul influenrii deciziilor cu privire la rezultatul evalurii prin furnizarea de informaii care induc n eroare n mod deliberat; riscul primirii unor oferte trucate. n etapa de implementare a contractelor de achiziii trebuie s se verifice dac persoanele fizice sau juridice implicate n procesul de verificare/evaluare a candidaturilor/ofertelor s-au angajat la firma ctigtoare, pe parcursul unei perioade de cel puin 12 luni de la semnarea contractului.

rs

oa

ne

lo r

fi zi ce

14

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 481/1.VIII.2013 6. Dac n cadrul unei proceduri de atribuire s-a depus o contestaie, reprezentanii Autoritii de management trebuie s analizeze coninutul acelei contestaii indiferent de decizia Consiliului Naional de Soluionare a Contestaiilor (CNSC). Astfel, chiar dac CNSC a respins contestaia depus de un operator economic (ca fiind tardiv/nefondat/retras), reprezentanii Autoritii de management verific condiiile de fond invocate de contestatar i decid dac acestea au avut impact asupra modului de derulare a procedurii. De asemenea, n situaiile n care CNSC consider c trebuie reluat procedura din etapa de evaluare a ofertelor, reprezentanii Autoritii de management trebuie s verifice care sunt elementele i motivele suplimentare care au intervenit n procesul de reevaluare (dac se pstreaz decizia iniial, trebuie analizate existena i motivaia elementelor suplimentare care au condus la meninerea rezultatului procedurii, iar, dac se modific rezultatul, trebuie analizate motivele care au condus la respectiva modificare). 7. Dac din raportul procedurii rezult faptul c oferta cea mai competitiv (adic, dup caz, cu preul cel mai sczut sau cu cel mai bun raport calitate-pre) a fost inacceptabil/ neconform, trebuie s se analizeze cu atenie motivele care au condus la ncadrarea ofertei n prevederile art. 36 din Hotrrea Guvernului nr. 925/2006, cu modificrile i completrile ulterioare. 8. Trebuie analizate cu mare atenie i actele adiionale care se ncheie n timpul implementrii contractului, deoarece (cu excepia cazului prevzut la art. 122 lit. i) din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 337/2006, cu modificrile i completrile ulterioare modificri substaniale determinate de circumstane imprevizibile) nu sunt permise modificri substaniale fr aplicarea unei proceduri competitive. 9. Trebuie verificat dac n raportul procedurii sau n anexele sale se pot identifica etapele evalurii i clarificrile solicitate, cu respectarea tratamentului egal i ncadrarea n termenul de rspuns. 10. Nu sunt admise cerine cu caracter discriminatoriu: garania s fie emis de o banc din Romnia, experien n proiecte implementate n Romnia, instruiri efectuate n Romnia, aprovizionarea pe lng furnizori cu sediul n Romnia, angajarea de personal romn etc. n domeniul IT n special, dar i n alte situaii, trebuie verificat dac nu exist criterii care s aib legtur cu limitarea ariei teritoriale, care ar putea avea un caracter discriminatoriu. 11. Este indicat reflectarea n listele de verificare, completate de ctre reprezentanii Autoritii de management, a acelor elemente care au fost analizate i motivele care au dus la decizia asumat. Nu este suficient numai completarea cu DA/NU/NU SE APLIC, ci trebuie s fie precizate toate detaliile care conduc la acea decizie.

Atunci cnd se verific o procedur de atribuire, reprezentanii Autoritii de management au n vedere urmtoarele aspecte: 1. Trebuie s verifice n detaliu cel puin una dintre ofertele depuse i s analizeze dac decizia membrilor comisiei de evaluare coincide. 2. Trebuie s se verifice dac membrii comisiei de evaluare au justificat acordarea punctajului. 3. Trebuie s se verifice aplicarea corect a algoritmului de calcul, dup caz. 4. n cazul contractelor ncheiate n urma unui acord-cadru, contractul subsecvent trebuie verificat prin raportare la acordulcadru ce a fost ncheiat, respectiv la activitile aferente acestuia, cu preurile unitare aferente. 5. n cazul n care pe parcursul evalurii ofertelor sunt excluse mai multe oferte, rmnnd o singur ofert admisibil, trebuie s verifice ntreaga procedur de atribuire deoarece acest caz este principalul indiciu c pot exista nclcri ale legislaiei.

De

st

in

CAPITOLUL V Recomandri privind identificarea riscurilor n procesul de verificare a procedurilor de achiziie

at

ex

luarea n considerare n vederea ndeplinirii criteriilor de calificare a resurselor entitilor care sprijin/susin ofertantul (teri susintori); motivarea temeinic a rezultatului evalurii n cadrul raportului procedurii de atribuire i includerea la nivelul comunicrii privind rezultatul procedurii a motivelor care au condus la respingerea ofertelor. 5. Redactarea contractului Se personalizeaz clauzele contractuale incluse n documentaia de atribuire publicat n funcie de complexitatea obiectului contractului de achiziie public ce urmeaz a fi atribuit. Dac sunt clauze nerezonabile, care nu sunt n acord cu practicile de pia, exist riscul de a exclude operatorii economici serioi. Exemplu: n cazul introducerii unor clauze care impun contractantului asumarea unor riscuri disproporionate fa de practicile de pia, candidaii vor avea tendina fie s se retrag din competiie (reducndu-se astfel n mod artificial concurena), fie s ncerce s se eschiveze: a) prin introducerea de rezerve (care sunt n mod normal inacceptabile n cadrul unei proceduri deschise); sau b) acceptndu-le formal, dar ncercnd s le ocoleasc n faza de execuie a contractului. Pentru evitarea acestor consecine, este recomandabil ca documentaia de atribuire i clauzele de execuie s fie conforme cu standardele de pia n domeniu. 6. Trebuie evitat practica modificrii contractului prin acte adiionale. 7. Aplicarea sanciunilor prevzute n contract este obligatorie, dac nu sunt ndeplinite obligaiile contractuale. Neaplicarea sanciunilor prevzute iniial ar nsemna o nlesnire a condiiilor de executare stabilite iniial, incompatibil cu principiul tratamentului egal i al transparenei.

cl

us

iv

in

fo

rm

ar

ii

pe

rs

oa

ne

lo r

fi zi ce