Arti Manajemen Management berasal dari bahasa Italia maneggiare yang berarti : melatih kuda-kuda atau secara harfiah

mengendalikan = to handle Dalam bahasa perancis manager berarti bertindak ekonomis dan istilah manage berarti sesuatu tindakan membimbing atau memimpin. Management merupakan sesuatu aktivitas dan hal tersebut bersifat khas dalam identitasnya. Komponen ativitas-aktivitas manajemen meliputi : 1. Perencanaan (PLANNING) 2. Mengorganisasi (ORGINIZING) 3. Mengkoordinasi (COORDINATING) 4. Membimbing (DIRECTING) 5. Mengawasi (CONTROLING) PLANNING Hal ini sangatlah penting bagi seorang manager kantor yang efisien,karena merupakan suatu tekhnik metodis untuk melihat kedepan dalam rangka usaha memenuhi syarat-syarat kerja dan mengurangi jumlah usaha mental yang diperlukan sewaktu pekerjaan sedang berlangsung. Planning baiknya lebih menekankan pada usaha pencegahan daripada koreksi keterlambatan-keterlambatan. ORGANIZING Secara harfiah berarti membuat sesuatu menjadi berguna dengan jalan menetapkan sesuatu struktur atau hubungan operatif yang bekerja antara berbagai keseluruhan komponen. Skill dalam bidang organizing merupakan kunci utama dalam bidang manajemen. COORDINATING Ini dianggap sebagai sesuatu usaha kearah percampuran yang sempurna, atau sesuatu penyesuaian yang harmonis, yang meliputi kerja sama secara lancar daripada macam-macam aktifitas yang merupakan bagian dari seluruh usaha total yang dilakukan untuk mengerjakan pekerjaan yang harus dilakukan. DIRECTING Berarti mengarahkan semua usaha menuju kearah yang telah ditetapkan. Direction memberikan pengarahan kearah mana aktifitass-aktifitas akan dikerahkan dan dijelaskan secara spesifik. CONTROLLING Merupakan usaha untuk membatasi, mengontrol dan memotivasi pengaruh-pengaruh yang dilakukan oleh para manager. Pengawasan (control) mengusahakan agar aktifitas-aktifitas perusahaan tetap berada dalam saluran-saluran yang tepat. Kesemua aktifitas-aktifitas manajerial tesebut bersifat saling mempengaruhi satu sama lain. Misalnya : planning mempengaruhi coordinating; directing berhubungan erat dengan controlling dan organizing berhubungan erat dengan coordinating. Definisi Mengenai Manajemen Perkantoran Manajemen perkantoran bukanlah suatu aktifitas yang hanya bersifat mekanistis, manajemen perkantoran dapat dinyatakan sebagai kekuatan yang tak terlihat, yang terdiri dari merecanakan, mengorganisasi, mengkoordinasi manusia, bahan-bahan, mesin-mesin, metodemetode, uang dan pasar-pasar dalam bidang pekerjaan kantor dan yang mengarahkan dan mengawasi hingga dicapai sasaran-sasaran perusahaan. Manajemen dan Elemen-elemen Dasar

Guna melaksanakan manajemen secara efektif diperlukan pengetahuan mengenai sasaran, dengan kata lain mengetahui apa yang perlu dilaksanakan merupakan syarat utama. Dalam kaitannya seorang manajer menjalankan sebuah perusahaan melalui elemen-elemen dasar yang ada di dalamnya adalah: MEN (Manusia) MATERIALS (Bahan-bahan) MACHINES (Mesin-mesin) METHODES (Metode-metode) MONEY (Uang) MARKETS (Pasar) Pentingnya Pekerjaan Kantor. Pekerjaan kantor merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan (fascilitating function), dan merupakan sebagai alat katalistis manajemen modern. Seluruh aktifitas-aktifitas manajerial planning, organizing, directing, dan controlling tegantung dari pada serviceservice kantor yang bersifat membantu. Pekerjaan kantor pada umumnya berhubungan dengan empat macam aktifitas pokok, yaitu: Catatan (records) ; Angka-angka (figures) ; dan perhitungan-perhitungan (computations) ; Penyimpanan produk-produk sendiri (retention of products) ; Komunikasi intern dan ekstern (internal and external communications). Aktifitas-aktifitas Manajemen Perkantoran Pekerjaan kantor dapat dibagi-bagi dalam bagian-bagian yang komponen dan masing-masing bagian dapat dipelajari secara kritis untuk mengetahui bagaimana pentingnya untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Ada macam-macam fungsi manajemen kantor; tetapi walaupun demikian aktifitas-aktifitas pokok dapat dinyatakan sebagai berikut: 1. Menyediakan sesuatu organisasi kantor yang efektif. 2. Mengusahakan adanya fasilitas-fasilitas fisik yang baik dikantor. 3. Mensepesifikasi dan membeli alat-alat dan persediaan-persediaan (supplies). 4. Mengusahakan adanya fasilitas service dan komunikasi. 5. Mengusahakan adanya hubungan majikan pekerja yang memuaskan. 6. Menganalisa dan memperbaiki metode-metode kantor serta prosedur-prosedur. 7. Mengawasi aktifitas-aktifitas kantor. ORGANISASI PERKANTORAN Arti Organisasi Perkantoran dan Pentingnya Fungsi-fungsi Seperti yang sudah dinyatakan, organizing merupakan sesuatu kemampuan untuk mmengorganisir secara efektif dalam hal membina sebuah perkantoran/perusahaan. Pandangan jelas mengenai tugas organizing dicapai dengan kebiasaan berfikir melalui garis fungsionil, tetapi sebelum berfikir secara fungsionil perlu diketahui apa yang dimaksud dengan suatu fungsi. Fungsi merupakan pelaksanaan karakteristik suatu aktifitas atau performance. Dalam bidang manajemen fungsi-fungsi merupakan hal yang diperhatikan, misalnya fungsi memproduksi. Fungsi memproduksi berarti tindakan karakteristik untuk memproduksi benda-benda atau jasa-jasa. Struktur Organisasi

Istilah struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai keseluruhan yangmenunjukkan hubungan antara fungsi-fungsi dan tanggung jawab individu yang memimpin atau bertanggung jawab atas masing-masing fungsinya. Umumnya istilah struktur organisasi digunakan dimana dua orang atau lebih melakasanakan fungsi-fungsi yang perlu. Struktur organisasi memiliki unsur-unsur: 1. Hubungan funsi-fungsi 2. Tanggung jawab personil yang melaksanakan fungsi-fungsi tersebut. Bilamana salah satu diantata kedua unsur tersebut diabaikan, maka akan menimbulkan kesulitan dan pemikiran yang kacau. Penempatan Organisasi Kantor Fungsi kantor dapat berada pada tingkat organisasi yang sama atau malah dibawah garis pokok suatu perusahaan. Hal ini terjadi tergantung pada sejumlah pertimbangan berikut: Jenis dan sifat perusahaan Pentingnya penilaian top mager terhadap manajemen perkantoran Tingkat sentralisasi fungsi-fungsi perkantoran didalam perusahaan Sentralisasi dan Desentralisasi A. Sentralisasi Pada jenis organisasi perkantoran yang di sentralisasi, semua pekerjaan perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan organisasi yang memikul pekerajaan-pekerjaan operatif. Diantara Keuntungan-keuntungan Sentralisasi 1. Permasalahan yang berat dapat segera diselesaikan 2. Metode-metode pekerjaan kantor dapat diterapkan secara cepat 3. Penghematan biaya untuk melaksanakan pekerjaan kantor 4. Spesialisasi pekerjaan dipraktekkan B. Desentralisasi Dengan asas ini masing-masing bagian pokok pekerja sebagai suatu kesatuan yang seakanakan berdiri sendiri guna melaksanakan pekerjaan masing-masing kesatuan tersebut. Diantara Keuntungan-keuntungan Desentralisasi 1. Pekerjaan dilaksanakan oleh orang-orang yang paling sesuai dengan syarat-syarat terperinci 2. Perencanaan dan pengawasan secara efektif dapat dilaksanakan terhadap pekerjaan. 3. Penghematan waktu dapat dicapai karena pekerja tetap berada dalam bidang unit, hingga waktu pengerjaan yang tidak produktif diusahakan hingga seminimal mungkin. 4. Dikembangkannya pekerja-pekerja dengan sifat generalis Kombinasi Antara Sentralisasi dan Desentralisasi Pada jenis sentralisasi semua pekerjaan penyimpanan arsip dikerjakan oleh unit arsip yang disentralisasi. Semua surat-surat serta catatan-catatan akan akan disimpqan pada arsip unit arsip ini, sebaliknya pada jenis yang didesentralisasir, pimpinan masing-masing bagian mempunyai arsip mereka sendiri dan masing-masing bagian mempunyai arsip sendiri pula. KOMUNIKASI PERKANTORAN Arti Komunikasi Komunikasi adalah penyampaian informasi yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. Bila kounikasi dilakukan dalam hal kerjasama untuk

mencapai tujuan tertenu dalam organisasi disebut komunikasi administrasi. Sedangkan komunikasi yang dilakukan dalam bidang tata usaha dalam suatu kantor disebut komunikasi kantor. Unsur-unsur komunikasi: 1. pengirim berita 2. warta, keterangan, buah pikiran 3. Alat atau sarana untuk menyampaiakan 4. Isyarat yang dipancarkan 5. Penerima warta Jenis-jenis komunikasi: Komunikasi Tulisan (Written Communication) Komunikasi Lisan (Oral Comunication) Sistem Mekanik (Mechanical System) Sistem Panggilan Petugas (Staff Location System) Untuk dapat melaksanakan tugas utama membina sistem komunikasi dengan sebaik-baiknya, seorang manajer sangatlah perlu memahami asas-asas komunikasi dan menerapkannya dalam pelaksanaan tugasnya, diantara asas pokok komunikasi itu adalah: Komunikasi difikirkan antara dua orang atau lebih Menghubung-hubungkan dengan suatu hal yang telah bisa dimengerti/ dipahami Orang yang berkomunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti Orang yang tidak mengerti dalam menerima informasi mempunyai suatu kewajiban untuk meminta suatu penjelasan. Komunikasi Intern Merupakan proses komunikasi yang hubunga-hubunganya ada didalam likngkungan organisasi sendiri, yang meliputi Hubungan tegak (vertical): yakni proses peyampaian informasi dari pihak pimpinan kepada bawahan (vertical ke bawah), atau sebaliknya dari bawahan kepada atasan (vertical ke atas). Dan biasanya berwujud perintah/petunjuk berupa lisan maupun tulisan Hubungan datar (horizontal): yakni hubungan antara para peabat satuan tikat organisasi yang sederajat, dan biasanya berwujud pertemuan-pertemuan,rapat kerja yang bersifat formal maupun informal. CATATAN KANTOR DAN LAPORAN MANAJERIAL Catatan-catatan Kantor Catatan merupakan suatu laporan tertulis atau data-data mengenai fakta-fakta atau kejadiankejadian yang tujuannya untuk disimpan. Tujuan utama catatan: 1. Menyediakan fakta-fakta 2. Untuk mengorientasikan manajer 3. Membuat pebandingan-perbandingan 4. Menemukan kesalahan-kesalahan 5. Menstandarkan catatan-catatan yang ada sebelumnya. Laporan Manajerial Laporan merupakan sesuatu pernyataan tertulis yang didasarkan atas pengumpulan catatancatatan dan biasanya menyatakan nilai yang disingkat. Secara garis besar dapat dinyatakn bahwa suatu laporan merupakan suatu pernyataan yang didasarkan atas catatan-catatan.

Laporan-laporan pada dasarnya memberikan keterangan-keterangan dan memberikan pokok intisari dari persoalan. Tanggung jawab manajer atas laporan Faham akan pentingnya laporan-laporan Menyediakan latihan-latihan dalam bidang penulisan laporan-laporan Mendistribusikan laporan-laporan khusus kepada yang membutuhkan Formulir Kantor Formulir kantor merupakan sehelai kertas yang menyediakan ruangan untuk memuat catatancatatan , informasi atau instruksi-instruksi yang akan diteruskan kepada individu-individu, departemen atau perusahaan lain. Ada dua macam formulir kantor; 1. Formulir intern: adalah formulir-formulir yang digunakan didalam lingkungan sebuah kantor antara para pengawas, pegawai dan wakil-wakil sebuah perkantoran. Contoh formulir ini adalah : data mengenai penjualan, keterangan mengenai hasil pekerjaan pegawai. 2. Formulir ekstern: formulir-formulir yang digunakan dalam lingkungan kantor yang mana formulir tersebut dikirimkan kepada para langganan-langganan. Contoh formulir ini antara lain: faktur-faktur, dan memo-memo kredit. Penyimpanan Arsip Penyimpanan Arsip dapat didefinisikan sebagai penyimpanan surat-surat/dokumen-dokumen pada tempat yang sesuai dengan pengaturan yang telah ditetapkan, sehingga setiap surat/dokumen bilamana diperlukan dapat diketemukan dengan cepat dan mudah. Tujuan penyimpanan arsip diantaranya: 1. Sebagai referensi bilamana dibutuhkan suatu keterangan-keterangan 2. Memberikan data mengenai hasil pekerjaan yang masa lampau 3. Memberikan keterangan yang sesuai dengan undang-undang selama jangka waktu tertentu. Sisitem-sistem penyimpanan arsip 1. Secara alfabetis 2. Menurut urutan nomor 3. Secara geografis, pembagiannya meliputi Negara, provinsi, kota, dan daerah kantor cabang. 4. Secara kronologis, artinya surat-surat terakhir selalu diletakkan diatas. HUBUNGAN-HUBUNGAN PERSONIL DALAM LINGKUNGAN KANTOR Manajemen Personil Manajemen personil meliputi aktifitas-aktifitas yang berhubungan dengan usaha mencari, meyeleksi, memotivasi dan mengusahakan adanya angkatan kerja yang cukup jumlahnya dan dalam rangka memperbesar efisiansi pegawai melalui pengembanga individual maksimum dan untuk mencukupi hubungan harmonis antara masing-masing bawaha dengan atasannya, dan pekerjannya Perlu diulang bahwa sasaran dasar office manajemen adalah mengusahakan pekerjaan dilaksanakan, maka untuk melaksanakan hal tersebut secara effektif manajemen personil dengan baik adalah penting sekali. Secara spesifik tujuan maajemen personil adalah memperoleh orang-orang yang mampu melaksankan pekerjaan, memotivasi mereka dengan

baik mengembangkan kemampuan-kemampuan mereka dan membantu mereka mencapai kepuasan dalam pekerjaan dan kepuasan mengenai pekerjaan mereka Fungsi-Fungsi Manajemen Personil Kantor

Memberikan pengawasan atas pengeluaran untuk gaji dan mengusahakan adanya sesuatu keseimbangan antara hubungan upah dan gaji yang dibayar. Menemukan dan mendeterminasi orang-orang yang tercakap untuk memenuhi lowonganlowongan pekerjaan. Mencegah personil terkena kecelakaan dan mengusahakan agar mereka bekerja secara aman Menciptakan dan melaksanakan pelatihan yang bertujuan untuk meningkatkan skill dan pengetahuan para pekerja. Kirimkan Ini lewat EmailBlogThis!Berbagi ke TwitterBerbagi ke Facebook Posting Lebih Baru Posting Lama Beranda 0 komentar: Poskan Komentar Link ke posting ini Buat sebuah Link

Langganan: Poskan Komentar (Atom) SOCIAL PROFILES

Search

Popular Tags Blog Archives MANAJEMEN PERKANTORAN DAN PEKERJAAN KANTOR Arti Manajemen Management berasal dari bahasa Italia maneggiare yang berarti : melatih kuda-kuda atau secara harfiah mengendalikan = to...

Mengapa Kita Gemetar Saat Kencing ?? Terkadang kita sewaktu kencing pasti merasakan gemetar , kenapa hal ini terjadi?? berikut jawabannya. Satu teori adalah bahwa autonomic ne...

Tentang Sekretaris

Pengertian Sekretaris Istilah sekretaris berasal dari Bahasa Latin yaitu secretum yang artinya rahasia. Dalam Bahasa Perancis disebut secr...

Mengenai Saya

KL I KAI K S E MARANG, J AW A T E NGA H , INDO NE S IA Sering dipanggil Aik, padahal nama lengkap saya M. Syaiful Arif, lahir di Kudus, beberapa tahun yang lalu,, anak pertama dari 3 bersaudara yang lainnya putri semua :D Pernah Sekolah di: MI Qudsiyyah Kudus, MTs Qudsiyyah Kudus, MA Qudsiyyah Kudus, DIII Adm. Perkantoran dan sekretari FISIP Undip, S1 Administrasi Publik FISIP Undip Semarang. LIH AT P R OF IL LE NGKAP KU Diberdayakan oleh Blogger.

Chat YM

Label

Info Gadget (4) Kuliah (5) Pengetahuan (10) Sekitar Kita (9) Share Pengetahuan (11)

Blog Archive
Blog Archive