‫هدف عمومی ورکشاپ‬

‫فراگیری و کسب مهارت ها وطرزالعمل های مؤثر در‬

‫‪.‬مد یریت نشست ها‬
‫تهیه شده توسط‪ :‬سید هاشم مقتدر مسئول بخش ارتقای‬
‫ظرفیت ها در کمیته سویدن برای افغانستان‬
 ‫مقدمه‪/‬پس منظر ‪1-‬‬
‫‪:‬ترتیب یک نشست ‪2-‬‬
‫‪‬نشست چی وقت ضروری میگردد؟‬
‫‪‬چرا نشست ها دایرمیگردد؟‬
‫‪‬آجندأ‬
‫‪‬نصاب‬
‫‪ -3‬رهبری واهمیت تشویق سهمگیری‪:‬‬
‫‪‬مهارتها وخصوصیات لزم برای رهبری‪.‬‬
‫‪‬تشویق سهمگیری‪.‬‬
‫‪ -4‬مدیریت نشستها‪:‬‬
‫‪‬رهنمایی ها برای رؤسا واداره کننده گان نشستها‪.‬‬
‫‪‬رهنمایی ها برای اشتراک کننده ها‪.‬‬
‫‪ -5‬تصمیم گیری‪:‬‬
‫‪‬فنون تصمیم گیری‪.‬‬
‫‪‬طرح هشت مرحله یی رسیدن به توافق آرأ‪.‬‬
‫‪ -6‬نوشتن صورت جلسه‬
 ‫تاثیر بخشی مقایسوی از نشست ها‬
‫مؤ ثر‬
‫نشست های منظم ‪:‬‬
‫‪ ‬بالی مشکلت بصورت واضع صحبت شود‪.‬‬
‫‪ ‬تمام اشتراک کنند گان سهم بگیرند‪.‬‬
‫‪ ‬تصامیم جمعی اتخاذ میگردد‪.‬‬
‫─‬ ‫┼‬
‫غیرمؤثر‬
‫نشست غیر منظم ‪:‬‬
‫‪ ‬مشکلت واضیح مطرح وتحلیل نمیگردد‪.‬‬
‫‪ ‬اعضای نشست حتی در نشستها اشتراک کرده نمیتوانند‪.‬‬
‫‪ ‬دراخذ تصامیم نظریات همه شامل نمیباشد‪.‬‬
‫‪ ‬مجالس به نتیجه نمیرسد‪.‬‬
 ‫مجالس چی وقت تدویرمیگردد؟‬
‫‪‬اطلع ازموضوع مهم وضروری غیرمترقبه‪.‬‬
‫‪‬جلسات معمول (هفته وار‪ ،‬ماهوار و‪(.........‬‬
‫‪‬جلساتیکه بنا به دستورآمرین مافوق دایرمیگردد‪.‬‬
‫‪‬جلسات خاص مردمی‬
 ‫تعریف اجندا‪:‬‬
‫اجندأ یک مجلس عبارت از لستی مواد انفرادیی‬
‫میباشد که‪ ،‬به منظور رسیدن به اهداف وسیع‬
‫مجلس زیر بحث قرار میگیرد‪.‬‬
 ‫ساختار اجندا‬
‫افتتاحیه (خوش آمدید ‪،‬تلوت قرانکریم )‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫معذرت خواهی غیر حاضرین‬ ‫‪.2‬‬
‫صورت جلسه نشست سابق‬ ‫‪.3‬‬
‫اقدامات بعد از نشست اخیر‬ ‫‪.4‬‬
‫عناصرعام وشامل‪ :‬موضوعاتیکه باید درنشست فعلی بالی آن‬ ‫‪.5‬‬
‫صحبت شود‪.‬‬
‫موضوعات دیگر‪.‬‬ ‫‪.6‬‬
‫تاریخ نشست آینده‬ ‫‪.7‬‬
‫زمان‪:‬‬ ‫‪.8‬‬
‫مکان‪:‬‬ ‫‪.9‬‬
‫یادداشت‪ :‬برای هربخش باید وقت تعیین گردد‪.‬‬
 ‫فوایدآجندأ‬
‫‪‬وقت تعیین میگردد‪.‬‬
‫‪‬ازطویل شدن زمان مجلس جلوگیری مینماید‪.‬‬
‫‪‬بحث ها متمرکز به موضوع میباشد‪.‬‬
‫‪‬اعضای مجلس قبلً درمورد موضوعات مجلس آگاهی حاصل نموده وبه‬
‫موضوع دقیق میشوند‪.‬‬
‫‪‬مجلس به نتیجه میرسد‪.‬‬
‫‪‬تصامیم مؤثر و دقیق اخذ میگردد‪.‬‬
 ‫نصاب تدویرجلسات چیست؟‬
‫‪‬نصاب تدویرجلسات عبارت از‪ :‬معیارحضوراعضای جلسه میباشد که ‪،‬‬
‫بدون تکمیل آن جلسه به وقت دیگرموکول میگردد و یا اینکه‪ ،‬اتخاذ‬
‫تصامیم مهم بدون آن مشروعیت ندارد‪.‬‬
‫‪‬نصاب تدویرجلسات درادارات مختلف بوده وازهم متفاوت میباشدکه‪ ،‬در‬
‫بعضی حضوردوثلث اعضأ ودربعضی دیگر‪،‬حضوراکثریت شرط است‪.‬‬
 ‫نصاب برای نشستها‬
‫‪ .1‬حداقل دوثلث اعضا در نشستها باید حاضر باشند‪.‬‬
‫‪ .2‬درصورتیکه کمتراز حداقل دوثلث اعضأ در نشست‬
‫حاضر باشند‪ ،‬رئیس نشست باید برای ‪ 30-15‬دقیقه‬
‫نشست را به تعویق اندازد‪.‬‬
‫‪ .3‬درصورتیکه حداقل دوثلث اعضأ بازهم حاضرنشدند‪،‬‬
‫رئیس نشست باید جلسه را برای روز دیگر موکول نماید‪.‬‬
‫صفات ومهارتهای یک رهبرخوب‬
‫‪‬با دانش باشد‪.‬‬
‫‪‬افهام وتفهیم خوب داشته باشد‪.‬‬
‫‪‬هدفمند باشد‪.‬‬
‫‪‬با حوصله باشد‪.‬‬
‫‪‬قدرت تحریک نمودن دیگران راداشته باشد‪.‬‬
‫‪‬دیپلومات باشد‪.‬‬
‫‪‬به توانایی ودانش دیگران اعتماد داشته باشد‪.‬‬
‫‪‬قدرت تفکیک استعداد هارا داشته باشد‪.‬‬
‫‪‬دربین مردم بااعتماد باشد‪.‬‬
‫‪‬دوربین باشد‪.‬‬
‫‪‬قدرت کارتیمی راداشته باشد‪.‬‬
‫‪‬قدرت رهبری درست تیم راداشته باشد‪.‬‬
‫‪‬قدرت تفکیک ودریافت استعداد ها راداشته باشد‪.‬‬
‫‪‬شنونده خوب باشد‪.‬‬
‫‪‬قدرت حل منازعات را داشته باشد‪.‬‬
‫‪‬قدرت تصمیم گیری را داشته باشد‪.‬‬
‫‪‬صادق باشد‪.‬‬
 ‫راه های مؤثر برای شناخت استعداد ها‬
‫‪‬نظریات را که اشتراکننده گان در دست میگذارد‪ ،‬ارزیابی کنید‪،‬حتی اگر به موضوع هم ارتباط‬
‫نداشته باشد‪.‬‬
‫‪ ‬وقتی یکی از مشارکین عملی راپیشنهاد مینماید که مجلس آنرا رد میکند‪،‬این کار باید به طریق‬
‫مثبت آن صورت گیرد‪.‬‬
‫‪ ‬نقشی برای هریکی از شتراک کنندگان جستجو نمایید‪ :‬این میتواند شامل ‪ ،‬پرسشها‪ ،‬مراقبت‬
‫وقت‪،‬ثبت جریان مجلس‪ ،‬جمع ومراقبت از دساتیر اداره یا مجلس وواگذاری سهم فعال برای‬
‫اشتراک کنندگان باشد‪ .‬این همه انها را تشویق میکند تا درباره مجلس احساس مالیکیت وسهیم‬
‫بودن کنند‪.‬‬
‫‪ ‬اشتراک کنندگان جدید که برای بار اول وارد مجلس میشوند‪ ،‬معرفی گردد به آنهاخوش آمدید‬
‫گفته شود‪.‬‬
‫‪ ‬ازتشیکل کمیته های فرعی بطور وسیله ای برای تشویق سهمگیری شرکای کم تچربه استفاده‬
‫نمایید‪ .‬مردم به طورعموم در نشستهای خورد کمتر احساس هراس وترس میکنند‪.‬‬
‫‪ ‬خلصه کردن بحثها برای اشتراک کنند گان‪ :‬این عملیه ابعاد موضوع را روشنتر نگهمیدارد‬
‫ورسیدن به تصمیم را آسان میسازد‪.‬‬
‫‪:‬یاداشت ها برای رئیس مجلس‬
‫‪‬تعامل با موضوعات جدال انگیز و گرم‬

‫‪‬جلوگیری از بحثهای طویل وخسته کن‬

‫‪‬جلوگیری از حاشیه رویها‬

‫‪‬کنترول جدال لفظی جدی‬

‫‪‬رسیدگی به مشکلت انتظامی‬

‫اقداماتیکه باید توسط رئیس‬ ‫عوامل مشکل کدام اند؟ مشکل‬ ‫مشکلتیکه اکثراً در نشستها‬
‫‪:‬جهت رفع مشکل اخذگردد‬ ‫پیش میاید ومانع پیشرفت مجلس چرا واقع میشود؟‬
‫‪.‬میگردد‬
 ‫سوال محوری‬
‫به حیث عضؤمجلس کدام نکات درنشست ها مراعات‬
‫گردد تا‪ ،‬یک مجلس مؤثر ومفید داشته باشیم؟‬
‫رهنما برای اعضای نشست در تدویر جلسه منظم و مؤثر‬
‫نباید ها‬ ‫باید ها‬
‫همکاری اشتراک کننده ها جهت مؤثریت‬
‫نشستها‬
‫‪ ‬بیاد آورید که‪ ،‬چرا اینجا هستید؟‬

‫‪ ‬پابند وقت باشید ‪.‬‬

‫‪ ‬خارج موضوع بحث ننمایید ‪.‬‬

‫‪ ‬برای رئیس جلسه مشکل ایجاد ننمایید‪.‬‬

‫‪ ‬بارئیس نشست در کنترول مجلس کمک نماید‪.‬‬
 ‫چه وقت استفاده شود‬ ‫نواقص‬ ‫فواید‬ ‫نوع‬
‫در صورت فشار زمانی‬ ‫وقتی یک فرد فیصله‬ ‫تیزتر است‪ .‬فیصله ها‬ ‫مطلق العنان‪ :‬همه تصامیم‬
‫یابحران‪،‬یامسایل کم اهمیت دارای‬ ‫مینماید‪،‬تفکر جمعی‬ ‫زود انجام میابد‪ .‬بحث‬ ‫توسط یک شخص گرفته میشود‪.‬‬
‫تاثیر ناچیز‬ ‫دیگران مدنظر گرفته‬ ‫کمترصورت میگیرد‪،‬‬ ‫من فیصله میکنم‬
‫نمیشود‬ ‫یا قطعآصورت‬
‫‪.‬نمیگیرد‬
‫وقتیکه اثر فیصله بیرون از تیم‬ ‫تصمییم تاهنوز در‬ ‫اضافه های دیگران‬ ‫مشاورتی‪ :‬یک شخص با‬
‫واقع میشود ووقتیکه فیصله ایجاب‬ ‫دست فرد است پشنهاد‬ ‫پذیرفته میشود مردم‬ ‫اضافه های دیگران فیصله‬
‫‪.‬مهارت ویاشایسته گی خاصی باشد‬ ‫ارایه شده میتواند قبول‬ ‫عمومآ وقتی شنویده‬ ‫مینماید‪ .‬من به کمک شما فیصله‬
‫‪.‬شود ویانشود‬ ‫میشوندکه احترامانه‬ ‫‪.‬مینمایم‬
‫‪.‬رفتار میکنند‬
‫برای تصمیم گیریهای سریع مؤثر‬ ‫بعضها برنده میشود‪،‬‬ ‫دموکرایتک‪ :‬یک شخص‪،‬یک مناسبتر است‪ .‬هریک‬
‫است زمانیکه تاثیرات فیصله جدیتر‬ ‫بعضیها میبازند‪.‬‬ ‫‪.‬رای‪ ،‬مارای گیری خواهیم نمود مساویانه همکاری‬
‫‪.‬نمیباشد‬ ‫اگریک گروپی از‬ ‫‪.‬میکند‬
‫مردم تکرار برنده‬
‫شوند‪،‬شاید مساله به‬
‫نزاع کشانیده شود‬
‫وقتی فیصله ها وتصامیم همه افراد‬ ‫کندتر است‪ .‬برای‬ ‫تاسیس یک نظر‬ ‫توافق جمعی‪ :‬مافیصله مینماییم‬
‫رسیدن به تفاهم وتوافق ‪.‬سازمان را متاثر سازد‬ ‫جمعی‪ ،‬وسیله قویتری‬
‫عمومی‬ ‫برای پیشرفته برای‬
‫گفتگوها‪،‬وتسهیل کننده‬ ‫پیشبرد یک مساله‬
‫ها زیادیرا باید انجام‬ ‫یاتصمییم‬
‫هشت مرحل ۀ رسیدن به توافق جمعی‬
‫مرحله اول‪ :‬تقدیم یک مساله‬
‫مرحله دوم‪ :‬معرفی مساله‬
‫مرحله سوم‪ :‬گوش دهید‬
‫مرحله چهارم‪ :‬تولید اختیارات‬
‫مرحله پنجم‪ :‬همه اختیارات را روی لوحه نصب نمایید‬
‫مرحله ششم‪ :‬تشخیص منفعتها ودشواری ها‬
‫مرحله هفتم‪ :‬آفرنیش یاتوافق بریک راه حل‬
‫‪ ‬در حل مشکل چه چیزهایی نیاز خواهد بود؟‬
‫‪ ‬آیاکدام یکی از این اختیارات مناسب وشایسته است؟‬
‫‪ ‬آیابعضی ازاین راه حل ها را‪ ،‬میتوان باهم یکجا ساخت؟‬
‫مرحله هشتم‪ :‬ازمایش توافق جمعی‬
 ‫‪:‬اهداف نشست‬
‫کمک به شرکت کننده گان برای یافتن پاسخ برای پرسشهای‬
‫ذیل‪:‬‬
‫چرا صورت جلسه ( دقایق جلسه ) گرفته شود؟‬ ‫‪‬‬
‫چه کسی ثبت صورت جلسه را بعهده گیرد؟‬ ‫‪‬‬
‫صورت جلسه خوب‪ ،‬چطور میباشد؟‬ ‫‪‬‬
‫نقاط مهم صورت جلسه چگونه گرفته میشود؟‬ ‫‪‬‬
‫صورت جلسه را چطور اصلح وتوزیع نمود؟‬ ‫‪‬‬
 ‫‪:‬ساختارصورت جلسه‬
‫‪‬تاریخ‪ ،‬وقت آغاز ‪،‬اختتام ومحل نشست‪.‬‬
‫‪‬مقصد یا عنوان جلسه‪.‬‬
‫‪‬اشتراک کننده ها ‪،‬وظایف وموقف های آنها درجلسه‪.‬‬
‫‪‬چی کسی حاضرنبود‪.‬‬
‫‪‬صورت جلسه نشست اخیر ودستخط ها‪.‬‬
‫‪‬اقدامات وتصامیم اخذ شده‪.‬‬
‫‪‬نقل آجندأ‬
‫‪‬عناصرعام وشامل آجندای امروزی‪.‬‬
‫‪‬تاریخ نشست آینده ‪.‬‬
 ‫‪:‬صورت جلسه‬
‫) تدویر گردیده بود‬ ‫) که بر تاریخ ‪ / /‬مکان (‬ ‫‪.‬صورت جلسه نشست“ اداره (‬
‫)حاضر ‪( ---------‬رئیس‬
‫اعضا نشست‬
‫‪---------‬‬
‫‪--------‬‬
‫(منشی ثبت صورت جلسه ) ‪--------‬‬
‫)اشتراک کنندگان حاضر غیرحاضر سهیم‬ ‫‪( ------- :‬‬
‫) ‪-----------‬شرکت کنندگان غیرحاضرغیر حاضر‬ ‫(‬
‫‪ .9‬نقل اجندا‬
‫‪.10‬معذرت خواهی غیرحاضرین‬
‫‪.11‬صورت جلسه نشست گذشته‬
‫‪.12‬معلومات در مورد اقداماتیکه به منظور تطبیق تصامیم اخیر نشست صور گرفته است‬
‫؟‬