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Mecanismo de Canasta de Fondos

El Grupo de Gobernanza y Justicia ha trabajado en el diseo e implementacin de un mecanismo de nanciamiento conjunto o Canasta de fondos. Este mecanismo requiere un signicativo trabajo preparatorio por la institucin impulsora de esta iniciativa y sus socias de cooperacin. El Grupo ha distinguido aproximadamente siete pasos divididos en tres fases principales, las cuales generalmente deben ser recorridas por una institucin hasta el momento en que la canasta de fondos sea totalmente funcional. Aunque los pasos en la fase de planicacin pueden variar ligeramente en el orden en el cual son realizados, estos pasos representan las principales actividades y productos en un enfoque de nanciamiento conjunto.

1 Diagnstico Institucional

2 Plan Estratgico y Presupuesto

3 Dilogo y acuerdos con la Institucin y la Cooperacin

4 Marco de acuerdo para nanciamiento conjunto

5 Principios y procesos que guan la toma de decisiones (gobernanza)

6 Reglamentos operativos

7 Acuerdos de contribucin nalizados y ejecucin institucional del programa

Fase de Planicacin

Fase de Desarrollo de la Canasta de Fondos

Fase de implementacin

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Descripcin General de las Tres Fases I Planicacin

El primer paso en el periodo de planicacin comprende un ejercicio de diagnstico institucional. Este generalmente implica una evaluacin del actual programa de la institucin y un anlisis de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Alternativamente, si un plan estratgico anterior est llegando a su n, la institucin podr usar la evaluacin nal de trmino para aportar ideas en el siguiente plan estratgico institucional. En base a los resultados de esta apreciacin o evaluacin, la institucin establece una fase de planicacin estratgica. El nivel de participacin del personal puede variar entre instituciones y aunque es ideal involucrar a todo el personal, es signicativo en el nivel de direccin. La institucin impulsora (pblica o no gubernamental), generalmente establece dilogos con agencias de cooperacin durante esta fase. A menudo las agencias tienen la oportunidad de comentar las versiones en borrador de los planes estratgicos.

II Fase de Desarrollo de la Canasta de Fondos

La segunda fase implica la negociacin y colaboracin entre la institucin y las agencias de cooperacin comprometidas. El primer paso supone delinear un acuerdo marco de entendimiento que comprometa a las agencias a apoyar la implementacin del plan estratgico durante un perodo especco de tiempo. Existen generalmente dos aspectos en esta fase: a) informacin compartida y b) normas de gestin. a) Cualquier evaluacin institucional realizada individualmente por alguna agencia de cooperacin es generalmente compartida entre los donantes para alimentar la comprensin de las caractersticas o el estado de la institucin a la cual se est apoyando, es decir obtener una mirada integral de la institucin nanciada. Esta informacin ser el soporte para establecer un acuerdo de nanciamiento por medio de una canasta de fondos. b) Las relaciones entre los donantes y la institucin debern ser puestas en un documento base de implementacin que explique las normas de gestin del mecanismo: la estructura de un comit mixto, responsabilidades, mtodos de toma de decisiones, auditoras externas, lneas de comunicacin, informes tcnicos de resultados y nancieros, cronograma de desembolsos y evaluacin externa de rendimiento o desempeo. Los reglamentos operativos describen los procedimientos para la adquisicin de bienes y servicios con los fondos de la canasta. Idealmente, para una institucin estatal estos procedimientos deberan estar organizados bajo los reglamentos nacionales de adquisicin, aunque algunas instituciones preeren reglas separadas debido al deseo de tener sistemas ms exibles y menos burocrticos. Sin embargo, es importante observar que en la Declaracin de Pars sobre Ecacia de la Ayuda al Desarrollo, los pases donantes tienen el compromiso de aumentar el empleo de sistemas pblicos de gestin nanciera.

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III Fase de Implementacin

Acuerdos de Contribucin Cada agencia de cooperacin tiene que cumplir sus propios requerimientos internos para establecer un acuerdo de contribucin con una institucin impulsora en el pas en desarrollo. Los acuerdos de contribucin bilaterales normalmente incorporan el plan estratgico institucional, el acuerdo marco de entendimiento, el documento base de implementacin de la canasta y el procedimiento de administracin de fondos. Idealmente, los requisitos de desembolso y montos deben ser mutuamente acordados con anticipacin por las agencias de cooperacin dentro del documento base de implementacin y por lo tanto estn presentes dentro el acuerdo de contribucin, el cual cada agencia rma con el gobierno o institucin local. Implementacin del Programa Institucional La implementacin del plan estratgico est basada en un ciclo de gestin anual de planicacin operativa, monitoreo y evaluacin interna. Los planes operativos anuales e informes de progreso anuales son compartidos con las agencias de cooperacin y discutidos en el comit mixto. Como en un proyecto de desarrollo bilateral, la institucin y los donantes estarn de acuerdo en una evaluacin externa -tanto de medio trmino como nal- del funcionamiento institucional. La institucin prepara y conduce las reuniones de comit, elabora las actas o memorias y mantiene comunicacin uida con los donantes en los intervalos de las reuniones ociales. Es importante tanto para la institucin como para los representantes de las agencias de cooperacin vericar la implementacin de las decisiones tomadas en las reuniones de comit que estn reejadas en las actas. El enfoque de nanciamiento conjunto desafa tanto a las agencias de cooperacin como a la institucin beneciada, a estar de acuerdo en principios bsicos sobre la gestin institucional, tanto tcnicos como administrativos, y la administracin de la canasta de fondos. El mecanismo de canasta de fondos es sobre todo satisfactorio en una cultura institucional (tanto en la institucin beneciada como en agencias de cooperacin) marcada por la transparencia nanciera y programtica, la planicacin estratgica, un ciclo de gestin de planicacin, implementacin y monitoreo en base de gestin por resultados, la reexin crtica y el compromiso hacia el aprendizaje.

El Grupo de Gobernanza y Justicia ha encontrado que la institucin beneciada construye su capacidad de gestin, sobre todo con respecto a principios y prcticas de gestin por resultados, en el contexto de un mecanismo de canasta de fondos.
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