You are on page 1of 10

Universitatea Politehnica din Bucuresti Facultatea Automatica si calculatoare Managementul proiectelor note de curs

ANAGEMENTUL PROIECTELOR PRIN METODA ABORDARII LOGICE DE ANSAMBLU - LFA (LOGICAL FRAMEWORK APPROACH)

Abordarea logic de ansamblu - LFA (Logical Framework Approach) s-a constituit ca o metodologie avnd la baz conceptul de schema proiectului, i care urmrete s faciliteze o serie de eforturi pe care trebuie s le desfoare managerii de proiecte, cum ar fi: clarificarea scopului i a motivului unui proiect; identificarea cerinelor privind informaiile; definirea clar a principalelor elemente ale proiectului; analiza de baz a proiectului n faza de nceput; facilitarea comunicrii ntre persoanele implicate n realizarea proiectului; determinarea modului de msurare a succesului sau eecului unui proiect. Abordarea logic de ansamblu - LFA (Logical Framework Approach) este un instrument analitic pentru planificarea i managementul proiectelor orientate spre realizarea unor obiective. Etapele demersului LFA sunt grupate n dou stadii (I i II), constnd n analiza situaiei existente i ntocmirea proiectului i asigurnd condiiile de concordan ntre componentele proiectului i situaia care a cerut proiectul (program, proces de dezvoltare, cerin de schimbare). Stadiul I. ANALIZAREA SITUAIEI EXISTENTE Etapa 1. Analiza participanilor. Se analizeaza grupurile de interes: furnizorii, beneficiarii, partenerii, susintorii, dumanii etc., explicndu-se motivele poziiei lor i ce pot da i ce vor n schimb.

titular de curs: Conf.dr.ing. Doina Corina Serban, 2003

Universitatea Politehnica din Bucuresti Facultatea Automatica si calculatoare Managementul proiectelor note de curs

Etapa 2. Analiza problemelor. Prezentarea lor, complexitatea i ierarhia n importanta. Etapa 3. Analiza obiectivelor. Definirea, fixarea n timp, msurabilitatea, moduri de evaluare. Etapa 4.Analiza alternativelor. Stadiul II. NTOCMIREA PROIECTULUI. Etapa 5. Elementele proiectului. (conform cu Matricea Proiectului). Etapa 6. Analiza factorilor externi. (conform cu Matricea Proiectului). Etapa 7. Stabilirea indicatorilor. (conform cu Matricea Proiectului). n vederea operaionalizrii metodologiei Abordrii logice de ansamblu LFA, regsit de altfel i n recomandri ale multor programe de dezvoltare interne i internaionale, de cooperare economic i social, este necesar o detaliere a coninutului etapelor acesteia. Etapa 1. Analiza participanilor 1. Listarea persoanelor, grupurilor i instituiilor afectate pozitiv i/sau negativ de problema analizat ce urmeaz s fie rezolvat de proiect. 2. Clasificarea persoanelor, grupurilor i instituiilor, dup diferite criterii. 3. Stabilirea intereselor i opiniilor care vor avea prioritate n faza de analiz a problemelor. 4. Selectarea celor mai importante grupuri. 5. Analiza detaliat a grupurilor importante, n funcie de: probleme: problemele majore care afecteaz grupul (economice, culturale etc.); interese: identificarea nevoilor i intereselor din punctul de vedere al fiecrui grup; potenial: identificarea punctelor forte i a slbiciunilor fiecrui grup;
titular de curs: Conf.dr.ing. Doina Corina Serban, 2003

Universitatea Politehnica din Bucuresti Facultatea Automatica si calculatoare Managementul proiectelor note de curs

conexiuni: identificarea conflictelor de interese principale, a modurilor de cooperare sau a dependenelor ntre grupurile importante. 6. Decizia asupra grupului a crui interese i scopuri trebuie s aib prioritate n faza de analiza a problemelor. Etapa 2. Analiza problemelor. A. Formularea problemelor 1. Identificarea problemelor existente, poteniale sau viitoare. 2. Lipsa unei soluii nu este o problem n sine, ci dovada existenei unei stri negative. Abordarea corect a procesului de formulare a problemei, conduce la definirea problemei astfel nct s admit, mai degraba, o soluie pozitiv. B. Evaluarea problemelor Fiecare participant sugereaz o problem asupra creia s se concentreze discuia. Tema care ghideaz discuia i selectarea problemei de urmrit a fi rezolvat, sunt interesele i problemele grupurilor de interes, persoanelor i situaiilor implicate. 1. Identificarea problemelor majore existente, pe baza informaiilor existente. 2. Selectarea unei singure probleme, esenial, ce trebuie analizat. se aranjeaz problemele propuse ntr-un arbore al problemelor, n funcie de legturile cauzale dintre ele; se incearc dup aceast structurare, luarea unei decizii cu privire la stabilirea problemei eseniale. Cnd nu se ajunge la consens n alegerea problemei eseniale, se vor ncerca: organizarea unei edine de Brainstormong, ntocmirea unui tabel de decizie cu note, stabilirea unei alte ntlniri, punerea altui subiect n discuie, TREBUIE NCERCAT S SE OBIN O DECIZIE PRIN UNANIMITATE 3. Identificarea cauzelor importante i directe ale problemei principale.
titular de curs: Conf.dr.ing. Doina Corina Serban, 2003

Universitatea Politehnica din Bucuresti Facultatea Automatica si calculatoare Managementul proiectelor note de curs

4. Identificarea efectelor importante si directe ale problemei principale. 5. Construirea unui arbore al problemelor ce evidentiaza relatia cauza - efect ntre problemele ridicate in discutie. 6. Revederea si verificarea arborelui problemelor si ajustarea lui, daca este cazul. Etapa 3. Analiza obiectivelor. n cadrul acestei etape, arborele problemelor este transformat ntr-un arbore al obiectivelor si este analizat. Acest lucru se face prin: 1. Reformularea tuturor elementelor din arborele problemelor, n termenii condiiilor pozitive dorite. 2. Reevaluarea relaiilor ntre mijloace i finalitate, cu scopul asigurrii validitii, consistenei i completitudinei arborelui problemelor. 3. Dac este necesar, mai trebuie fcut reevaluarea afirmaiilor, eliminarea obiectivele ce nu sunt realiste sau necesare, adugarea obiectivelor noi. 4. Identificarea i trasarea conexiunilor pentru gsirea relaiilor ntre mijloace i finalitate. Etapa 4. Analiza alternativelor. A. Selectarea alternativelor. Selectarea alternativelor are drept scop identificarea optiunilor alternative posibile, stabilirea fezabilitatii acestora si luarea deciziei asupra strategiei proiectului. B. Identificarea opiunilor alternative. 1. Identificarea diferitelor moduri de atingere a obiectivelor, ca opiuni alternative posibile sau componente ale proiectului. 2. Eliminarea obiectivelor ce nu sunt dorite sau posibil de atins. 3. Pstrarea obiectivelor ce sunt urmrite sau posibil de atins. 4. Discutarea implicaiilor asupra grupurilor afectate. C. Selectarea strategiei proiectului 5. Aprecierea fezabilitii diferitelor alternative. 6. Selectarea uneia din alternative ca strategie a proiectului.
titular de curs: Conf.dr.ing. Doina Corina Serban, 2003

Universitatea Politehnica din Bucuresti Facultatea Automatica si calculatoare Managementul proiectelor note de curs

7. Introducerea unor criterii de decizie suplimentare n cazul neajungerii la o nelegere. D. Alegerea celei mai viabile strategii Selecarea celei mai viabile strategii trebuie fcut n concordan cu urmtoarele criterii: costul total, beneficii ale grupurilor prioritare, probabilitatea de ndeplinire a obiectivelor, riscurile sociale. Se mai pot folosi i alte criterii, cum ar fi: tehnice, financiare, economice, instituionale, sociale, ecologice Etapa 5. Identificarea elementelor principale ale proiectului. Dup alegerea strategiei proiectului, elementele principale ale acestuia deriv din arborele obiectivelor i sunt transferate n prima coloan a matricei proiectului. A. Definirea principalelor elemente ale proiectului. 1. Obiectivul dezvoltrii. Acesta este anticipat pe termen lung. Odat acest obiectiv fiind stabilit, trebuie s existe sigurana c obiectivul dezvoltrii: nu este nici o contradicie cu politica de dezvoltare a Romniei, sau a trii partenere, dac este cazul; este consecvent cu politica sponsorului; reprezint o justificare suficient pentru proiect; nu este prea ambiios, adic realizarea obiectivului imediat nu va contribui n mod semnificativ la indeplinirea obiectivului de dezvoltare; grupurile int sunt explicit definite; este exprimat ca un final dorit, nu ca un mijloc (un proces); este exprimat n termeni posibil de verificat;
titular de curs: Conf.dr.ing. Doina Corina Serban, 2003

Universitatea Politehnica din Bucuresti Facultatea Automatica si calculatoare Managementul proiectelor note de curs

nu conine dou sau mai multe obiective legate cauzal. 2. Obiectivul imediat. Acesta cuprinde efectele proiectului, efectele dorite pentru beneficiarii proiectului, cuprinznd o formulare precis a condiiilor viitoare. Dup stabilirea acestui obiectiv trebuie s avem sigurana c: acesta const dintr-un singur obiectiv; grupurile int sunt specificate; poate contribui la ndeplinirea obiectivului de dezvoltare; este realist; este formulat ca un stadiu dorit, nu ca un proces; este definit precis i posibil de verificat. 3. Rezultate / Realizari. Acestea reprezint obiective pe care proiectul trebuie s le ating i susine pe ntrega via a proiectului. Realizrile sunt rezultate ce pot fi garantate de proiect ca o consecin a activitilor sale. Dup identificarea rezultatelor trebuie s avem sigurana c: sunt incluse toate rezultatele eseniale necesare realizrii obiectivului de dezvoltare; sunt incluse doar realizrile ce pot fi garantate de proiect; fiecare realizare poate fi vzut ca un mijloc necesar pentru realizarea obiectivului imediat; toate rezultatele pot fi obinute cu resursele disponibile; realizrile sunt definite precis i se pot verifica. 4. Activiti. Acestea trebuie exprimate ca procese - sa indice structura i strategia de baz a proiectului.
Activitatea reprezint o aciune necesar pentru a transforma resursele mobilizate, n rezultate planifciate, ntr-o anumit perioad de timp.

Dup stabilirea i descrierea activitilor ce trebuie desfurate, trebuie s avem sigurana c: sunt cuprinse toate activitile eseniale necesare pentru a atinge rezultatele dorite; toate actvitile contribuie direct la atingerea unui nivel de performan stabilit pentru realizri;
titular de curs: Conf.dr.ing. Doina Corina Serban, 2003

Universitatea Politehnica din Bucuresti Facultatea Automatica si calculatoare Managementul proiectelor note de curs

sunt incluse doar acele activiti ce fac parte integrant din proiect; actvitile sunt descrise n principal n termeni de aciuni ce trebuie s aib un sfrit clar; nu prin realizri ndeplinite. timpul alocat fiecrei activiti este realist; actvitile sunt n concordan cu situaia real din ara noastr i din ara partener, n funcie de instituii, ecologie, tehnologie, cultur etc. 5. Resurse. Acestea trebuie exprimate n termeni de fonduri, numr de personal i bunuri aflate n proprietate Resursele reprezint materiile prime ale unui proiect, necesare pentru producerea realizrilor dorite: fonduri, personal, materiale, servicii Dup stabilirea i descrierea resurselor necesare unui proiect, trebuie s avem sigurana c: resursele se pot corela direct cu activitile specificate; resursele sunt condiii necesare i suficiente pentru a ndeplini activitile planificate; nivelul de detaliu este adecvat, fiind uor de neles; resursele sunt definite precis i ntr-o manier verificabil (cantitate, calitate, cost); resursele sunt n concordan cu situaia real din ara noastr i din ara de unde se afl partenerul, funcie de organizare, cultur, tehnologie, mediu, etc. s-a evitat supraspecificarea resurselor n contradicie cu o descriere relativ neclar a obiectivelor. Etapa 6. Analiza factorilor externi. Factorii externi reprezint situaiile, ntmplrile, condiiile sau deciziile care au impact asupra proiectului, dar care sunt mult sau complet n afara zonei de control a managementului proiectului. Este foarte important ca aceti factori s fie ct mai devreme identificai i luai n considerare pentru a se putea:
titular de curs: Conf.dr.ing. Doina Corina Serban, 2003

Universitatea Politehnica din Bucuresti Facultatea Automatica si calculatoare Managementul proiectelor note de curs

determina probabilitatea de succes sau riscul asumat; evita riscuri mari ce pot aprea prin refacerea proiectului; clarifica zonele i limitele responsabilitilor managementului proiectului; indica zonele n care sunt necesare mai multe informaii sau este nevoie s fie efectuate cercetri mai n profunzime. Identificarea factorilor externi importani se poate face prin: deducerea din arborele obiectivelor; precizarea lor ca nite condiii favorabile; identificarea n matricea proiectului; ei apar ca nite elemente legate de diferite nivele; aprecierea n funcie de importana i probabilitatea lor de apariie. Verificarea impactului factorilor externi se face prin eliminarea factorilor care sunt n mod evident neimportani pentru rezultate sau practic este improbabil s apar. Aprecierea probabilitii de apariie a factorilor rmai n analiz se face astfel: dac factorii sunt probabili se includ n matricea proiectului si se asigur monitorizarea lor, raportarea schimbrilor i gradul de influentare al lor. dac factorii sunt puin probabil s apar, dar sunt mortali atunci se reface proiectul. dac refacerea proiectului nu este posibil atunci se respinge propunerea de proiect. Un principiu de baz n toate proiectele este acela c trebuie fcute astfel nct s satisfac nevoile beneficiarilor, nu pe cele interne ale furnizorului. Dup ce proiectul a fost formulat, trebuie s avem sigurana c grupurile int sunt: specificate in matricea proiectului la nivelul obiectivului de dezvoltare, obiectivului imediat i al rezultatelor; precis definite dupa deferite criterii specificate la nivelul corect al proiectului. Etapa 7. Stabilirea indicatorilor. Indicatorii arat cum se poate verifica gradul de atingere a obiectivelor. n contextul tehnicii LFA, indicatorii specific performana standard ce trebuie
titular de curs: Conf.dr.ing. Doina Corina Serban, 2003

Universitatea Politehnica din Bucuresti Facultatea Automatica si calculatoare Managementul proiectelor note de curs

atins pentru a se asigura obiectivul de dezvoltare, obiectivele imediate si rezultatele dorite. Indicatorii ar trebui s specifice: grupul int (Pentru cine?); cantitatea (Ct de mult?); calitatea (Ct de bine?); timpul (Cnd?); locul (Unde?). Inducatorii asigur baza pentru monitorizare i evaluare. Pentru formularea unui indicator este necesar s fie parcurse urmtoarele etape: identificarea indicatorului; (numrul de proiecte crete sau scade) specificarea grupului int; (poteniali utilizatori de produse); cantitatea (trei organizaii doresc s se aboneze pentru ntreinere i reparaii); stabilirea calitii; (meninerea calitii lucrrilor pe o periad de un an, monitorizat prin numr de intervenii n perioada de garanie); specificarea perioadei de timp; stabilirea locului. Un indicator bine formulat trebuie s fie: substantial - reflect un aspect esenial al unui obiectiv n termeni precisi; independent - la nivele diferite. Din moment ce obiectivele de dezvoltare i cele imediate sunt diferite i de la fiecare indicator se ateapt s reflecte evidena rezultatelor, nu se poate folosi dect un singur indicator pentru un obiectiv. faptic - fiecare indicator trebuie s reflecte realitatea, nu impresii subiective. plauzibil - schimbrile inregistrate pot fi direct atribuite proiectului. obtenabil - indicatorii trebuie s poat fi calculai n funcie de datele deja disponibile sau colectabile cu un efort suplimentar rezonabil, ca parte integrant a administrrii proiectelor. Se va presupune existena n cadrul proiectului a unei legturi cauzale n succesiunea ntmplrilor (ordine cronologic). Datorit faptului c nu este sigur c o astfel de relaie s apar n realitate, proiectul apare ca o ipotez ce poate fi analizat. Presupunem c: 1. Dac toate condiiile i mrimile de intrare exist, atunci activitile vor avea loc; 2. Dac activitile au loc, atunci apar i rezultate;
titular de curs: Conf.dr.ing. Doina Corina Serban, 2003

Universitatea Politehnica din Bucuresti Facultatea Automatica si calculatoare Managementul proiectelor note de curs

3. Dac exist rezultate, atunci obiectivele imediate sunt atinse; 4. Dac obiectivele imediate sunt realizate, atunci acestea contribuie la ndeplinirea obiectivului major al proiectului. 1. Obiectiv de dezvoltare
Obiectivul cel mai important, de cel mai inalt nivel, la a carui realizare se asteapta ca proiectul sa contribuie. Mentionarea grupurilor tinta

1. Indicatori
Masuri (directe sau indirecte) pentru a verifica proportia in care obiectivul de dezvoltare este indeplinit. Mijloacele de verificare trebuie sa fie specifice.

1. Factori externi
Conditii importante sau decizii, din afara proiectului, necesare pentru a sustine realizarea obiectivului de dezvoltare.

2. Obiectiv imediat
Efectul (efectele) care se astepta sa fie obtinut ca rezultat al proiectului. Mentionarea grupurilor tinta

2. Indicatori
Masuri pentru verificarea proportiei in care obiectivul imediat este indeplinit. Mijloacele de verificare trebuie sa fie specifice.

2 Factori externi
Conditii importante sau decizii, din afara controlului proiectului, care influenteaza in mod predominant atingerea obiectivului imediat.

3. Rezultate
Rezultatele pe care managementul proiectului ar fi capabil sa le asigure Mentionarea grupurilor tinta

3. Indicatori
Masuri care verifica in ce proportii sunt produse rezultatele. Mijloacele de verificare trebuie sa fie specifice.

3. Factori externi
Conditii importante sau decizii, din afara controlului managementului proiectului, necesare pentru obtinerea rezultatelor.

4. Activitati
Activitatile ce trebuie incluse in proiect pentru a se face posibila producerea de rezultate

4. Indicatori
Se stabilesc numai daca este cazul

4. Factori externi
Conditii importante sau decizii din afara managementului proiectului necesare pentru indeplinirea activitatilor.

5. Resurse
Bunurile si serviciile necesare pentru a sustine activitatile

5. Indicatori
Daca este cazul

5. Factori externi
Conditii initiale: conditii importante din afara managementului proiectului.

titular de curs: Conf.dr.ing. Doina Corina Serban, 2003