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Evernote: Metodologa GTD para el profesorado organizado

SOFTWARE - General
Escrito por Jos Luis Redrejo Lunes, 10 de Diciembre de 2012 10:47

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Cuando somos nios nos mandan hacer pequeas tareas en casa. Cuando vamos al colegio, aparecen los deberes como una nueva obligacin. En el instituto e, incrementndose ms en la universidad, vamos aadiendo poco a poco nuestras aficiones. Con la aparicin de nuestra vida social adolescente surgen citas y nuevas formas de llenar nuestro tiempo. De manera inevitable, empezamos a acumular cosas pendientes con la intencin de organizarlas de alguna manera. As, todos vamos creando alguna manera de poner orden en la selva que es nuestra vida diaria, desde las pequeas cosas que tenemos que hacer hoy: encuentros, compras pendientes; a proyectos de envergadura para los prximos meses o incluso aquellos grandes sueos que queremos conseguir hacer algn da.

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2013-01-28 - Evernote, la revolucin del bloc de notas

LICENCIA

Portada del libro original de David Allen. Fotografa de Adam Kuban. Licencia CC (reconocimiento, no comercial, compartir igual)
Este obra est bajo una licencia de Creative commons reconocimiento, no comercial, compartir igual.

Para hacerlo ms complicado, adems, todos tenemos mltiples roles. Desde profesor en nuestro colegio o instituto, colaborador en una ONG, hasta algo tan delicado como padre de familia, tenemos tareas que abarcan un amplio espectro de responsabilidades. Adems, no eres un profesor o una madre. Eres alguien que tiene que estar en forma, aprender ingls para las vacaciones del ao que viene u ordenar el trastero. En 2002 David Allen public el libro Getting things done (publicado en Espaa bajo el ttulo Organzate con eficacia). En este libro elaboraba toda una metodologa de organizacin que en pocos aos se convirti casi en un culto para millares de personas de todo el mundo que se sintieron liberadas al aplicarla. Debido al ttulo del libro, esta metodologa se conoce como el mtodo GTD1. GTD se basa en una premisa muy simple: debemos liberar la mente de todo aquello que hay que recordar. Esto nos permite dedicarnos en cada momento al 100% a la tarea que estemos haciendo, con la libertad y tranquilidad que da saber que no tenemos que preocuparnos de ninguna otra cosa porque nuestro mtodo de organizacin ya se encarga de ello. Este sistema debe estar fuera de nuestra cabeza y acabar de una vez con el cosquilleo de estmago que se siente al saber que tenemos mil cosas pendientes, que estamos haciendo alguna tarea cuando puede que tengamos cosas ms importantes que hacer o que, simplemente, se nos puede olvidar una obligacin o un trabajo importante. Comenzar a usar GTD se ha convertido casi en una obligacin para profesionales, directivos y, en general, para todo tipo de personas con una agenda de actividades recargada. En esos mbitos se ha desarrollado toda una cultura impulsada por especialistas, asesores de empresas y el tan de moda coaching. Internet est inundada de tutoriales, vdeos, manuales o distintas herramientas para incentivar la adopcin de esta metodologa ante la casi garanta (avalada por innumerables testimonios crebles) de que te cambiar la vida.

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El trabajo del profesor nunca termina. Fotografa de Dan Klimke. Licencia CC (reconocimiento, no comercial, compartir igual) Al tiempo, y casi desde el principio de su expansin desde EE.UU., GTD ha sido tambin adoptado por profesores e incluso se les ha hecho obligatoria la asistencia a cursos de formacin en numerosos colegios de este pas. Tambin se fomenta su uso entre los estudiantes, y no hace mucho que en Espaa se est produciendo tambin esta adopcin y el fomento entre el alumnado . Desde el punto de vista del profesor, el da a da se convierte en una sucesin de ejercicios que ha de preparar y corregir, temas para revisar o impartir, notas sobre alumnos con necesidades que ha de tener en cuenta, reuniones varias dentro y fuera del centro educativo y un sin fin de tareas relacionadas con la profesin a las que sumamos todas aquellas derivadas de nuestra vida familiar, aficiones, etc. Es, por tanto, evidente que la adopcin de un mtodo que permita centrarnos en cada momento en la tarea que estamos haciendo y vaciar la cabeza de otras distracciones producir mejoras sustanciales tanto en los resultados del trabajo desarrollado como en la propia satisfaccin personal y disminucin de la tensin necesaria para mantener todas estas preocupaciones en la cabeza.
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El mtodo
El mtodo GTD se basa en una serie de pasos de aplicacin estricta. Para tener xito en su uso es imprescindible ser constante y realizar un trabajo de adquisicin de hbitos en la realizacin de estos pasos. Sin embargo, el mtodo es flexible en cuanto a la forma de realizar cada uno de ellos, que normalmente deben adaptarse a la personalidad y forma de trabajo del usuario. Para aquellos que deseen conocer el mtodo en profundidad, incluyendo la justificacin de sus normas y la filosofa detrs de esta forma de organizarse, la principal fuente de consulta sigue siendo el libro original de David Allen. Adems, existen en Internet varios blogs en espaol especializados en el tema, entre los que destacan los de David Torn3 y Jos Miguel Bolivar4. El mtodo consiste en un flujo de trabajo continuo para consignar, procesar, almacenar y realizar todas las tareas que la persona debe llevar a cabo. Para ello es necesario seguir estos cinco pasos: Recolectar, Procesar, Organizar, Revisar y Hacer.

Recolectar
Recolectar o recopilar debe ser una tarea muy sencilla, en la que no se debe pensar en qu hay que hacer, simplemente se almacena la tarea nueva que nos ha llegado en una Bandeja de Entrada y nos olvidamos para seguir con lo que estamos haciendo en este momento. En el libro de David Allen se habla de bandejas de entrada fsicas, donde vamos dejando los papeles con notas pequeas. Muchas personas siguen este mtodo, pero actualmente se impone la recoleccin digital. En este caso se pueden usar distintas herramientas, entre las que destaca por su facilidad de uso Evernote, tal y como se explica ms adelante. Se pueden tener varias bandejas de entrada, dependiendo del lugar en el que nos encontremos, como una libreta, el correo electrnico o un telfono mvil. Si contamos con un telfono mvil inteligente o smartphone, Evernote puede sustituir a todos estos mtodos ya que nos facilita realizar anotaciones tanto escritas, como de voz, aadir una foto o enviar un correo electrnico. Es necesario desarrollar el hbito de la recopilacin en todo lugar y de forma constante, y es necesario entender que en la prctica esto significa que si, por ejemplo, un compaero te pide que le enves unos exmenes del curso anterior, lo anotas en algn sitio que puedas revisar y sigues con lo que estabas haciendo, sin perder un segundo en pensar dnde tenas guardados esos exmenes o cundo se los vas a enviar.

Procesar
Este paso es uno de los ms importantes del mtodo. Hay muchas personas que por falta de perseverancia han intentado usar GTD y no han llegado a ponerlo en marcha, pero han mantenido en su hbito el uso de los dos primeros pasos: recopilar y procesar, porque slo con estos dos pasos ya han conseguido poner mucho orden en su vida diaria. Procesar consiste en revisar la bandeja de entrada para decidir qu hacer con las cosas que estn ah esperando y, de ese modo, vaciarla. Se debe procesar siempre que se pueda durante el da, para intentar tener nuestra bandeja de entrada limpia y reluciente. Si nuestra acumulacin de tareas no es exagerada se puede procesar slo una o dos veces por semana, pero se considera una regla de oro que la bandeja de entrada debe estar totalmente vaca al menos una vez por semana. Para procesar la bandeja de entrada se deben seguir las siguientes reglas (ver tambin el diagrama de la Figura 1): 1. La regla de los dos minutos: si es una accin que debemos realizar y creemos que nos llevar menos de 2 minutos, la hacemos inmediatamente 2. Aquello que sale no vuelve a entrar. Se trata de evitar la procrastinacin: una vez que empezamos a procesar una tarea se debe concluir su proceso. 3. Si puedo tirarlo o borrarlo sin hacer nada, se borra inmediatamente. 4. Si es algo que debo delegar en alguien, se lo envo inmediatamente y lo pongo en la carpeta En espera para hacer su seguimiento. 5. Si es informacin que debemos guardar como referencia, se archiva inmediatamente. 6. Si es una tarea que me llevar ms de dos minutos, la archivo en la carpeta Prximo o Prximas acciones
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6. Si es una tarea que me llevar ms de dos minutos, la archivo en la carpeta Prximo o Prximas acciones 7. Si es una tarea para realizar en una fecha concreta la pasamos a la agenda.

Figura 1: Flujo de trabajo de GTD. Imagen cortesa de Jinho Jung, con licencia CC (reconocimiento, no comercial, compartir igual)

Organizar
Este paso se debe realizar una o dos veces al da. Consiste en revisar las acciones que hemos incluido en la carpeta Prximo y analizar todas ellas para decidir cules son los siguientes pasos que debemos realizar. Para ello nos hacemos la pregunta es una tarea que se hace de una sola vez o requiere varias acciones? En el primer caso se tratar de una tarea simple y en el segundo de una tarea compleja. Segn sea el caso procederemos de forma distinta: Tarea simple: anotamos cul es la prxima accin que esa tarea necesita, se le asigna contexto, tiempo, energa requerida y prioridad. Tarea compleja (se puede subdividir en varias tareas simples): se considera en el lenguaje GTD como un Proyecto, lo que requiere tres pasos: aadir el nombre del proyecto a la lista de proyectos, crear una carpeta para el proyecto, y anotar la prxima accin tal y como se hace para una tarea simple. La prxima accin en este caso ser definir proyecto. El contexto de la tarea puede variar segn la persona, aunque habitualmente se refiere al lugar donde la tarea se hace: en el departamento, en el aula, en casa, en la calle, en el gimnasio, etc. Tambin pueden influir en el contexto los recursos que tengamos disponibles. Por ejemplo, puedo estar en clase y necesitar que el carrito de porttiles est disponible para que los alumnos realicen alguna actividad. El tiempo previsto para realizarla, la prioridad o la energa que nos llevar es algo totalmente subjetivo y cada persona lo realizar de acuerdo a su conocimiento de cada situacin. El proceso de organizacin es uno de los ms variables en funcin de las necesidades de la persona, sus hbitos o su propia forma de ser. Es posible encontrar en Internet todo tipo de consejos, sistemas de carpetas o archivos. En el libro original se habla de las 43 carpetas (12 para los meses y 31 para los das de cada mes). En este artculo usaremos Evernote para organizar las tareas y proyectos. La organizacin tambin puede requerir hacer anotaciones en la agenda cuando las tareas que hay que realizar deben ser en una fecha u hora especfica. En nuestro caso recomendamos el uso de Google Calendar, que puede ser enlazado con Evernote para seguir manteniendo toda nuestra informacin centralizada. Ms adelante veremos un ejemplo de uso para un profesor usando Evernote, donde se ver claramente en qu consisten las prioridades, contexto y dems elementos que podemos consignar para cada accin.

Revisar
La revisin se debe realizar tan a menudo como sea necesario para mantener nuestra mente vaca. Si alguna preocupacin o intranquilidad sobre las tareas pendientes empieza a distraernos de lo que estemos haciendo en este momento, significa que
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debemos revisar nuestra organizacin. Hay distintos niveles de revisin. Habr proyectos que no necesitan revisarse todos los das (como la intencin de aprender alemn si ni siquiera nos hemos matriculado en la academia) y otros que afectan a nuestro quehacer diario que es conveniente revisar todos los das. Como regla general se recomienda: Al menos una vez por semana revisar las listas de acciones pendientes y sealar aquellas que deben hacerse pronto. Una vez por semana o cada menos tiempo, revisar las carpetas de Proyectos, En espera y Algn da para ver si algo de lo que contiene debe hacerse pronto. Esta revisin puede generar nuevas entradas en la carpeta de Prxima Accin. Al menos una vez al ao revisar todo el contenido de la carpeta de Referencia y tirar todo aquello que ya no es relevante.

Hacer
Este es el ltimo paso del mtodo GTD y el ms obvio: hacer lo que tengamos que hacer. Cada vez que acabamos una tarea debemos elegir cul es la siguiente en la que debemos poner nuestra atencin. Para ello miramos en la carpeta Prxima Accin y escogemos segn el siguiente criterio: 1. Considerar slo acciones que puedan ser llevadas a cabo en tu contexto actual (definido por el lugar en el que te encuentras y los recursos disponibles). 2. Considerar slo acciones que puedan ser acabadas en el tiempo que tengas disponible. Las acciones deberan estar definidas tan pequeas como sea posible y no deben necesitar mltiples pasos (en ese caso deberan considerarse un proyecto, no una accin). 3. Slo considerar acciones que puedas hacer con las fuerzas que tengas en ese momento. 4. De las acciones que queden despus de tener en cuenta los puntos anteriores, elegir la que tenga mayor prioridad.

Aplicando GTD en la vida docente

Entrando ya en una aplicacin prctica de GTD existe la posibilidad de usarlo para facilitar la vida del profesor y tambin para acostumbrar a los alumnos a ser organizados y ayudarles a mejorar la capacidad de concentracin. En este apartado vamos a centrarnos en el uso por parte del docente, y ms adelante tambin daremos indicaciones de por qu ensear a usarlo a los alumnos. A la hora de comenzar a usar GTD, la mejor decisin es comenzar con la estructura de carpetas o listas ms sencilla que podamos. Pasados un par de meses se puede ajustar. Hay tantas lecturas sobre el tema, con tantos detalles que se deben tener en cuenta que, a menudo, hacen tirar la toalla al principiante. Es ms importante empezar de alguna manera que elegir un camino detallado y complejo. En cualquier caso, al empezar no se tiene experiencia con el mtodo y ni siquiera se sabe qu cosas vamos a necesitar. Por tanto, empieza, y pasado el tiempo vers que ajustes necesitas. En el caso de tratarse de un profesor, una opcin de organizacin de carpetas puede ser esta: una carpeta para cada da de la semana. Cada una contendra una lista con las cosas que deben estar hechas para el da siguiente. Por tanto, la lista del lunes contiene todas las lecciones que hay que preparar y deberes que debe corregir para el martes. Si se debe entregar una hoja con las faltas de los alumnos rellenas en secretara el mircoles, la lista del martes incluir rellenar la hoja de faltas. Antes de salir del instituto todos los das, la lista de cosas que se han de hacer debe estar terminada. Si, como suele pasar, aparece algo que tiene que ser hecho en el mismo da, se aade a la carpeta de ese da. Si hay un trabajo que no tiene que estar hecho hasta dentro de cierto tiempo, se puede aadir a la carpeta de Prximo y cuando se haga la organizacin ya se ver dnde se pasa o si se aade una entrada en la agenda. Al final de la semana se deben revisar todas las listas para asegurarse de que todo est al da. Entonces debemos terminar con la Bandeja de Entrada vaca y realizar el paso de Organizar para colocar cada una de las cosas pendientes en su sitio adecuado.

Reunin de profesores. Fotografa de Josie Holford. Licencia CC (reconocimiento, no comercial, compartir igual) Un profesor tambin necesitar una carpeta por cada una de los grupos a los que da clase. As cada da puede anotar, si fuera necesario, la leccin que ha impartido en cada clase, lo que qued pendiente de esa leccin y los deberes que puso. El problema mayor viene con la gran cantidad de papeles que hay que manejar: deberes, exmenes, documentos del instituto o documentos oficiales, etc. En este caso volvemos a usar las carpetas de los grupos de alumnos. Si estamos usando un sistema
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documentos oficiales, etc. En este caso volvemos a usar las carpetas de los grupos de alumnos. Si estamos usando un sistema fsico lo mejor es usar fundas de plstico para separar cada uno de los grupos de documentos. De este modo, cuando se necesite consultar cualquier cosa relacionada con la clase, se puede tomar su carpeta con la seguridad de que ah est todo lo que se necesita. Veamos un caso prctico: A lo largo de un da se han recopilado las siguientes cosas en la bandeja de entrada: Nota con la fecha del prximo concierto de Dire Straits en mi ciudad. Hora del partido del domingo de la seleccin espaola. Cita con el oftalmlogo el prximo jueves a las 18:00. Sesin final de evaluacin del grupo del que soy tutor el 14 de junio a las 18:00. Trabajo individual de los alumnos de 1 C. Empezar a pensar la memoria de fin de curso. Preguntar al jefe de estudios cundo tienen que estar puestas las notas. Los de 2 C han dicho que quieren el examen final el martes prximo. Acabado el ltimo tema en 3 B, preparar ejercicios para maana. Despus de cenar tengo un hueco de tranquilidad y hago el primer paso del mtodo GTD: proceso de la bandeja de entrada: El concierto: Esto lleva varias acciones: comprar entradas, avisar a los amigos para ir juntos, etc. Creo un proyecto nuevo llamado Concierto Dire Straits. El partido requiere una accin, de menos de dos minutos. Por tanto, pongo un aviso en la agenda para que el mvil me avise una hora antes del partido, no vaya a ser que me lo pierda por estar por ah y se me vaya el santo al cielo. Pongo un aviso en la agenda para que me avise el jueves a las 17:30. Adems pongo una nota en la carpeta del mircoles para acordarme de que tengo la tarde del da siguiente ocupada Requiere una accin que me lleva unos dos minutos: Envo un correo electrnico a los dems profesores de mi grupo avisndoles de la fecha y hora de la evaluacin. El trabajo de 1 C, requiere una accin que me lleva ms de 2 minutos, hay que hacerlo antes del examen, con lo que lo paso a la carpeta de Prximo. La memoria me llevar ms de 2, a la carpeta de Prximo. Ya me ha dicho lo de las notas cuando me encontr al jefe de estudios por el pasillo: accin desechada. El examen de 2 C, a la carpeta de Prximo. Ejercicios para maana: est claro que esto no puede esperar. Como no me quedan ms cosas que revisar de la bandeja de entrada y en mi contexto actual (en casa, tranquilo) puedo hacerlo, me pongo con ello ahora mismo. Si quedaran cosas por revisar en la bandeja de entrada, lo pondra en la carpeta de prximo y seguira revisando la bandeja. Si al final del da me queda un rato para hacer el paso de organizacin, me pongo a ello, si no es as, lo dejo para el prximo hueco que tenga disponible. Cuando lo haga me encuentro con que: Tengo una carpeta nueva con el Concierto, la prxima accin ser llamar a los amigos, la anoto en la carpeta, le pongo como contexto casa, tiempo 15 minutos, prioridad baja y energa media. Paso esta accin a la carpeta de Prximo. Veo en la carpeta de Prximo el trabajo de 1 C, le doy como contexto casa y colegio, prioridad media, energa media, tiempo 2 horas. Veo en la carpeta de Prximo la memoria de fin de curso. Le doy como contexto casa y colegio, prioridad baja, energa alta y tiempo 6 horas. Veo en la carpeta de prximo el examen de 2 C, le doy como contexto colegio, prioridad alta, energa media y tiempo 45 minutos. Cuando llegue el fin de semana revisar todo esto para ver si est correcto o hay cosas a las que ya hay que cambiarles la prioridad. Durante el da, cada vez que acabe una tarea, ir a la carpeta de prximo, y dependiendo del contexto, y el tiempo de que disponga en ese momento, coger la accin pendiente que quede con ms prioridad y me pondr a hacerla. Mi cabeza estar limpia de preocupaciones: s que no se me olvida nada, que todo lo que tengo que hacer est controlado en mi sistema y me centro en realizar esa tarea. Este es un ejemplo de implementacin que se puede realizar perfectamente alejado de cualquier dispositivo digital, mediante el uso de libretas de notas como bandeja de entrada y distintas carpetas fsicas para cada cosa. Sin embargo tiene algunas deficiencias evidentes. Por ejemplo, respecto al examen de 2C, sera bueno que yo pudiera meterlo a la vez en la carpeta de prximo y en la carpeta de 2C. As, si necesito consultar algo de ese grupo estara esta informacin disponible ah tambin. Incluso si estos inconvenientes no fueran patentes, es obvio que estamos en la era digital y que el profesor no es ajeno a ello. Todos usamos Internet, al menos el correo electrnico y el navegador, y no son pocos los que cuentan con porttil, telfono inteligente o incluso un tablet. Vamos a ver ahora cmo podemos deshacernos del papel. Los que consideren adecuado la entrega de trabajos y exmenes manuscritos todava tendrn que conservar alguna carpeta, pero los que pasen a pedir los trabajos o hacer los exmenes de forma digital pueden ahorrar espacio en su escritorio5.

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El escritorio perfecto GTD Imagen cortesa de Bill Meade

Evernote
Ya en anteriores artculos de este Observatorio Tecnolgico6 se han tratado las herramientas de recopilacin y gestin de la informacin, entre las que se describi Evernote. Se trata de una aplicacin que ha sido diseada especialmente para almacenar y buscar informacin. Presenta algunas caractersticas que lo hacen especialmente indicado para un uso general por el profesorado, y para la adopcin de GTD en particular.

Entorno de EverNote Entre sus principales caractersticas estn: Muy fcil de usar, sus funcionalidades estn a la vista desde el primer momento y su interfaz prcticamente no necesita de ningn men. Multiplataforma: con versiones para usar desde el navegador de Internet (Funciona con Google Chrome y versiones modernas de Firefox) , mviles y tabletas Android, iPhone, Linux (mediante el cliente Nevernote), Blackberry, Windows y OS X. Se consigue mantener toda la informacin importante en un nico sitio, accesible desde mltiples dispositivos y plataformas. Aunque se sincroniza mediante Internet, con las aplicaciones de escritorio o de mvil se puede usar para tomar notas cuando no haya una conexin disponible, y se sincronizarn las notas al recuperar la conectividad. Su uso es gratuito, y permite subir documentos pdf e imgenes con un mximo de 60 Mb al mes. Si se paga una cuenta Premium se puede subir cualquier tipo de documento con un mximo de 1 Gbyte de datos al mes. Se sincroniza entre todos los dispositivos que estemos usando: podemos tomar una foto de un documento o grabar una nota de voz con el mvil y lo tendremos disponible en la aplicacin del ordenador cuando conectemos a Internet. Potente sistema de bsqueda en las notas, incluyendo dentro de los documentos PDF que subamos o incluso en texto que est contenido en las fotografas que hayamos hecho. Las notas pueden ser texto mecanografiado, grabaciones propias de voz, vdeos hechos con la cmara del mvil o notas manuscritas desde un mvil o tablet. Un estupendo sistema de libretas para agrupar notas. Adems dispone de la opcin de aadir una o ms etiquetas a cada nota, lo que proporciona ms de un criterio de agrupacin para cada nota. Posibilidad de guardar nuestras bsquedas ms habituales. Si se usa el navegador Firefox o Google Chrome, dispone de excelentes extensiones que permiten, entre otras muchas cosas, capturar partes o prrafos de las pginas web que estemos visitando y agregarlos inmediatamente como una nota a nuestro Evernote. Posibilidad de compartir alguna libreta con otros usuarios sin necesidad de que tengan Evernote. Con la cuenta gratuita se puede mostrar la libreta. Si se paga una cuenta Premium, se puede compartir para que sea editada por
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otras personas, de modo que los alumnos puedan insertar ah sus trabajos o documentos.

Evernote busca texto incluso dentro de fotografas Para comenzar a usar Evernote hay que acceder a la pgina web www.evernote.com y darse de alta como usuario. Para la cuenta gratuita slo es necesario proporcionar un nombre de usuario, contrasea y una direccin de correo electrnico vlida. Una vez creada la cuenta se puede optar por descargar la aplicacin desde la misma pgina web para nuestro sistema operativo, mvil o tablet. Tambin podremos usar Evernote directamente desde un navegador web moderno yendo a la direccin https://www.evernote.com/Home.action. Si al arrancar Evernote no ha identificado nuestro idioma y aparece en ingls, se puede cambiar a espaol mediante los mens Settings > Personal Settings > Display Language. El men Settings aparece al hacer clic sobre la flecha que hay junto a nuestro nombre de usuario, en la esquina superior derecha. Una vez en Evernote el primer paso es crear las libretas que vayamos a usar. En la terminologa de esta aplicacin una libreta contiene todas las notas que queramos, con lo que podemos tambin asimilarla como si fuera una carpeta de notas. Tambin podemos crear nuestras propias etiquetas y empezar a introducir informacin. Evernote es una herramienta de gran potencial para uso del profesor. Estos son algunos ejemplos de uso: La ms usada y ms evidente: tomar notas en clase o cuando se asista a una reunin, charla, conferencia, etc. Usarlo para almacenar tus marcadores o favoritos. Son muchos los profesores que lo usan como reemplazo de otros servicios con este fin como delicio.us o diigo.com. Si se est haciendo un blog de clase con los alumnos, se puede usar Evernote para escribir el borrador y publicarlo cuando se llegue a un sitio con Internet. Compartir libretas con informacin, enunciados de ejercicios o incluso los deberes diarios con los alumnos e incluso con los padres. Las libretas compartidas pueden usarse para mltiples fines. Por ejemplo, en https://www.evernote.com/pub/cbravoreyes/lecturasdelasemana un profesor espaol comparte sus lecturas tecnolgicas cada semana, o en https://www.evernote.com/pub/mguhlin/evernotetutorials un profesor estadounidense muestra la actualidad del uso de Evernote en educacin. Organizar nuestros apuntes mediante etiquetas. Si pasamos nuestras notas a Evernote, podemos etiquetarlas con palabras clave como Primer trimestre o Tercera semana, etc. e ir actualizando estas etiquetas para tenerlas corregidas para el curso siguiente. Adems, una vez tengamos una leccin introducida en Evernote, la tenemos accesible desde cualquier lugar en el que tengamos una conexin a Internet. Podremos buscar de forma rpida la informacin que necesitemos, o comenzar a escribir las notas con las que preparamos una clase en el instituto y seguir luego en casa. Aprendizaje permanente: Cundo el profesor usa su tiempo libre para reciclarse y seguir aprendiendo, Evernote se convierte en un aliado estupendo para centralizar ah las nuevas ideas, lecciones aprendidas, notas, recursos, etc. Usar Evernote como almacn de recursos donde tenemos siempre muy a mano nuestras guas, plantillas, hojas de datos, ejercicios hechos, etc. Esto es de gran valor si disponemos de un ordenador o un dispositivo con acceso a Internet durante la clase. Si disponemos de un telfono mvil inteligente, podemos tomar fotos de la pizarra al final de la clase y enviarlas a nuestro Evernote de modo que tengamos de forma inmediata constancia de dnde dejamos la clase el da anterior. Crear una libreta por cada curso con la informacin de los alumnos, sus notas, etc. Se puede crear una plantilla general y usarla para crear cada curso. Las plantillas no existen como opcin directamente en Evernote, pero hay disponibles en Internet plantillas hechas, aplicaciones para componerlas7 o incluso instrucciones de cmo hacerlo a mano8. MUY IMPORTANTE: Para evitar posibles problemas legales no se debe introducir, usando una aplicacin que almacene datos sin encriptar en servidores externos, ninguna informacin que pudiera violar la necesaria confidencialidad de datos en los que normalmente estn involucrados menores. Para sincronizar la informacin entre dispositivos Evernote almacena nuestros datos en sus servidores y NO los encripta si se est usando una cuenta de usuario gratuita. Para poder enviar los datos encriptados y, por tanto, respetar la confidencialidad necesaria en algunos casos, se debe usar una cuenta de pago o Premium.

Y al fin: configurar Evernote para usar GTD

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La bandeja de entrada
El uso ms obvio de Evernote para GTD es el de convertirlo en nuestra bandeja de entrada digital. Para ello debemos crear la libreta que almacenar todas las notas que vayamos archivando. Esta libreta tendr el nombre: "Bandeja de entrada". Tambin es comn usar como nombre para esta libreta Inbox. Para que sea la primera que se vea al abrir nuestro Evernote se usa el truco de nombrarla comenzando por 01. Por ejemplo 01.Inbox o 01.Bandeja de Entrada.

Creacin de la bandeja de entrada Una vez creada la libreta hay que hacer clic con el botn derecho del ratn sobre el nombre, elegir el men Propiedades, y marcarla como libreta predeterminada, para que todas las notas que creemos rpidamente vayan a parar ah.

Una vez hemos creado nuestra bandeja de entrada podemos, por ejemplo, aadir una nota escrita, arrastrar y soltar una foto o un documento pdf que nos ha llamado la atencin. Si lo tenemos instalado en el mvil, podremos tambin insertar una foto del horario que han colgado en la sala de profesores, crear notas con el audio grabado de una cancin que nos gust en un momento dado o incluso nuestras grabaciones en vdeo de algn momento que queremos recordar en detalle. Aplicaciones como CamScanner9 convierten nuestro tablet o telfono en un escner que, aunque con algunas limitaciones, nos permiten archivar de forma rpida en Evernote los documentos que pasan por nuestras manos diariamente. Finalmente, para recopilar informacin Evernote tiene una funcionalidad muy importante, aunque algo oculta: al crearnos la cuenta de acceso se crea automticamente una direccin de correo electrnico. Cuando se enve un correo a esa direccin el contenido del correo pasa de forma instantnea a nuestro Evernote. De este modo podemos usar tambin dos herramientas fundamentales: el correo electrnico y las aplicaciones de calendario para aadir nuevas notas a nuestra bandeja de entrada. Para ver cul es la direccin de correo electrnico que est asociada a nuestro Evernote es necesario ir a la configuracin de Evernote (disponible haciendo clic en la flecha que aparece a la derecha de nuestro nombre de usuario). En el apartado de resumen de la cuenta se puede ver, bajo el epgrafe Enviar notas por correo electrnico a, la direccin asignada. A partir de ese momento se puede usar para enviar directamente correos electrnicos que aparecern como notas en nuestra libreta de bandeja de entrada.

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Resumen de nuestra cuenta En el caso de usar Google Calendar para anotar nuestros avisos en la agenda, existen varias maneras de hacer que desde la agenda nos lleguen avisos a nuestra libreta de entrada Evernote cuando corresponda. Hay algunas extensiones o servicios de pago para hacerlo10 y tambin se puede hacer de manera manual mediante varias configuraciones11, aunque el modo ms sencillo de hacerlo es usando el servicio gratuito que proporciona el excelente sitio web www.ifttt.com en https://ifttt.com/recipes/29227. Tan slo hay que darse de alta en IFTTT y hacer clic en el botn Use recipe del enlace anterior, que pedir permiso para acceder a tu Evernote y hacer las configuraciones necesarias de forma automtica. Como nota al margen hay que decir que IFTTT (siglas de if this then that, o si esto, entonces aquello) contiene decenas de recetas muy tiles para los que usen habitualmente Internet, del tipo enva automticamente correos de agradecimiento cuando me mencionen en Twitter o mndame un SMS si maana va a llover en mi ciudad.

Las carpetas (libretas en la nomenclatura de Evernote)

Una vez que disponemos de la bandeja de entrada, tenemos que crear las carpetas necesarias para los pasos de organizar y revisar. Antes de crear muchas libretas (al estilo de las 43 carpetas) hay que recordar que Evernote permite el uso de etiquetas en las notas. Esto significa que puedo usar etiquetas para asignar una nota a un grupo de aula, o a una prioridad, sin necesidad de crear una libreta por cada grupo en el que demos clase. En cualquier caso hay algunas carpetas que, por razones de organizacin, es muy recomendable crear. Siguiendo la descripcin dada en los apartados anteriores dedicados a GTD son necesarias: Prxima accin, Proyectos y Referencia. Adems, si seguimos las recomendaciones de los expertos y de profesores con experiencia en el uso diario de GTD, es conveniente tener al menos una carpeta para almacenar los proyectos hechos, objetivos generales de vida e incluso nuestros sueos o proyectos de futuro en una carpeta que llamaremos Algn da. Este es un esquema de uso habitual:

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Se usarn etiquetas para asignar el contexto, prioridad, tiempo estimado y energa necesaria para hacer las tareas. Tambin es costumbre asignar etiquetas con el nombre de las personas en las que solemos delegar algunas acciones. Un ejemplo de etiquetas agrupadas por categora:

Se puede apreciar en este ejemplo de etiquetas como en algunos casos se usa el truco de nombrarlas empezando por un dgito para que salgan ordenadas. En el caso de las que se han colocado bajo el epgrafe .when se consigue as que no sea el Jueves la primera etiqueta que se muestra, lo que ocurrira al estar ordenadas con un criterio alfabtico. Una vez definidas las libretas y etiquetas, para terminar de completar el esquema de GTD propuesto para el profesor faltara crear las carpetas correspondientes a nuestros grupos de alumnos. Se puede hacer bien mediante libretas o bien mediante etiquetas. Lo mejor es probar una de las dos opciones y ms adelante la prctica dir si conviene cambiar a la otra. Depende mucho del uso diario que se le d a esa carpeta. En principio, si seguimos el smil fsico de carpeta, crear libretas parece ms lgico y as es como aparece en la imagen anterior con el listado de libretas. Ya que tenemos configurada nuestra bandeja de entrada y creada la estructura de libretas y carpetas, podemos empezar a ejecutar los cinco pasos de GTD con Evernote. Al principio la regla ms importante a recordar es no hagas ms de una cosa a la vez. Con algo de constancia inicial se adquieren los hbitos necesarios para que, en poco tiempo, algunos pasos que pueden parecer algo tediosos, como los de procesar u organizar, se hagan de forma casi automtica e instintiva. Se convierte GTD as en una costumbre liberadora y Evernote en nuestro archivo infinito en el que tenemos todo lo que necesitamos para nuestra labor profesional e incluso personal. Para dejar constancia de que, dentro de su estructura rgida de pasos, el mtodo se adapta a las necesidades y costumbres de cada persona, en http://blog.davidtorne.com/es/2011/07/como-implemento-mi-gtd-con-evernote/, http://thameera.wordpress.com/2012/07/17/evernote-for-gtd/ y http://ruudhein.com/evernote-gtd se pueden ver otros ejemplos de estructuras de carpetas y etiquetas para la gestin de GTD con Evernote. Puede ser que viendo estos ejemplos algunos lectores se sientan ms identificados en su forma de trabajar que con la estructura que se ha expuesto en este artculo.
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En clase Fotografa de Bob Cotter. Licencia CC (reconocimiento, no comercial, compartir igual)

GTD con los alumnos?

Como ya se ha anticipado antes, hay en Espaa, pero sobre todo en pases anglosajones, muchos ejemplos de centros educativos que han enseado GTD a sus alumnos para que adquieran hbitos de orden. En muchos centros de nuestro pas se est intentando que los estudiantes usen una agenda con el mismo fin, pero la agenda no vale de nada si luego no se comprueba o las notas no estn apuntadas donde o cuando deben estar. Dado que GTD no es un mtodo sencillo de empezar a usar, est claro que no est indicado para los estudiantes de primaria, pero s que se puede ensear a los estudiantes de secundaria y universitarios. De los cinco pasos de GTD hay dos que los alumnos necesitan aprender bien y que, al explicarles poco a poco GTD, se ve con claridad que suelen ser nuevos para ellos: procesar y organizar. Procesar requiere filtrar y almacenar referencias, organizar hace recordar notas. Los estudiantes suelen trabajar al da. Muchos llegan apurados porque no se acuerdan de empezar a estudiar hasta pocos das antes del examen o del lmite para entregar un trabajo. Cuando se les ensea la forma de trabajar con GTD no es raro or decir Nunca he tenido que filtrar, organizar o guardar referencias antes, por qu tengo que hacerlo ahora? . La respuesta clara es: porque usando los mtodos de GTD se evitan los sudores finales para acabar los trabajos incrementando su calidad, se ahorra tiempo (que puedes gastar en tus cosas) y elimina la tentacin de perder el tiempo por ah cuando sabes que tienes un plan claro de lo que hay que hacer. Si no disponen de los recursos digitales necesarios, es fcil usar una carpeta o una libreta como bandeja de entrada. Ensearles a procesar requiere insistirles en la pregunta de lo que me dice esta nota de la bandeja de entrada requiere una accin? y actuar en consecuencia. Es evidente que si GTD no es algo fcil de explicar a adultos, menos an a adolescentes. Sin embargo, es bien sabido que si a nuestros alumnos les ayudamos a adquirir buenos hbitos de organizacin es muy posible que los conserven para toda su vida, algo que no se puede decir con mucha seguridad si estamos formando a un adulto.

Conclusin
En el mundo actual todos estamos con frecuencia sobrepasados por nuestro da a da. Tenemos mltiples proyectos aparcados eternamente, tareas que se nos atrasan por falta de tiempo u organizacin, y andamos a menudo con la cabeza puesta en una cosa mientras hacemos otra. Eso nos provoca si no estrs, al menos falta de concentracin y nos hace emplear ms tiempo del necesario y/o disminuir la calidad de lo que hacemos. Desde el ao 2002 el mtodo GTD se est usando con mucho xito en ambientes corporativos y docentes. Quizs ha llegado el momento de pasarlo a nuestras aulas y qu mejor oportunidad ahora que los dispositivos mviles inteligentes y los ordenadores inundan los centros educativos?. Con aplicaciones como Evernote podemos disminuir a su mnima expresin la clsica cartera de profesor y tener toda nuestra informacin a mano, bien organizada y con una potente herramienta de bsqueda que nos permite encontrar enseguida todo lo que necesitamos. Quiero terminar este artculo con una recomendacin. Para los que se defiendan con la lengua de Shakespeare, en http://blog.crankingwidgets.com/2007/11/14/gtd-failure-roadmap/ hay una divertida pero totalmente realista descripcin de qu hacer para fracasar en la puesta en marcha de GTD. Es una lista detallada de las cosas que, por fuerza de nuestras malas costumbres o nuestra pereza, harn con toda seguridad que no seamos capaces de triunfar en la reorganizacin de nuestro trabajo. Ojal todos los que se animen a intentar lo expuesto en este artculo tomen buena nota para que su intento se convierta en todo un xito.

Referencias
1 http://es.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done 2 http://www.slideshare.net/iesgrancapitan.org/gtd-jess-losada

http://recursostic.educacion.es/observatorio/web/es/software/softral/1078-evernote-metodologia-gtd-para-el-profesorado-organizado

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3 http://blog.davidtorne.com/es/ 4 http://www.optimainfinito.com/ 5 http://restartgtd.com/2011/12/31/meades-theory-of-the-perfect-gtd-desk/ 6 http://recursostic.educacion.es/observatorio/web/es/software/software-general/1009-gestion-de-la-informacion 7 http://www.princeton.edu/~cmayo/template.html 8 http://neseco.com/sw/evernote-templates/ 9 https://play.google.com/store/apps/details?id=com.intsig.camscanner 10 https://www.cloudhq.net/evernote 11 http://blog.davidtorne.com/es/2011/04/tareas-periodicas-con-evernote-y-google-calendar/

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