MANAGEMENTUL RELAIILOR CU FURNIZORII

1


9. MANAGEMENTUL RELAIILOR CU FURNIZORII

Pentru ndeplinirea i materializarea tuturor obiectivelor proiectului n condiii de
performan deosebit: costuri reduse, condiii de calitate impuse i termene care trebuie
respectate, echipa managerial face propuneri pentru achiziii de: materii prime i
materiale, de obiecte de inventar, de echipamente, precum i de execuia unor servicii n
afara organizaiei nsrcinate cu realizarea proiectului. Din acest motiv managementul
relaiilor cu furnizorii reprezint o noiune mai larg dect managementul
aprovizionrii.
Conceptul de management al relaiilor cu furnizorii vizeaz att eficiena
aprovizionrii cu resursele materiale ct i a solicitrii i prestrii de ctre teri a unor
servicii necesare pentru atingerea scopului final al proiectului. Managementul relaiilor
cu furnizorii acoper procesele necesare pentru obinerea bunurilor i serviciilor
furnizate de acele organizaii altele dect cele implicate n realizarea efectiv a
proiectului. Pentru simplificare, cnd se vorbete de "produs" se desemneaz bunuri i
servicii, unice sau multiple. Procesele specifice relaiilor cu furnizorii presupune o
mbinare eficient a activitilor ntreprinse n departamentul de aprovizionare al
organizaiei pentru realizarea ciclului specific de procurare a bunurilor i serviciilor.
Aprovizionarea cu materii prime i materiale la termenele planificate i n condiii
optime de calitate constituie condiii absolut necesare pentru ndeplinirea obiectivelor
prevzute n planul de realizare al proiectului. Considerentele de ordin economic alturi
de cele de calitate au ntotdeauna un rol preponderent n adoptarea deciziilor.
Factorul timp este de asemenea foarte important n relaiile cu furnizorii. De cele
mai multe ori fondurile financiare necesare pentru aprovizionare provin din
mprumuturi de capital fiind purttoare de dobnzi i de aceea fondurile blocate prin
achiziii premature de materiale i materii prime nu pot fi acceptate deoarece conduc la
cheltuieli suplimentare care majoreaz costul proiectului. Pe de alt parte ntrzierile
cauzate de o aprovizionare ineficient au efecte negative. Lipsa de materiale i materii
prime necesare desfurrii activitilor planificate poate conduce la ntreruperea
activitilor i n consecin la depirea duratei de lucru planificate n condiiile n care
proiectul nregistreaz cheltuieli salariale i cheltuieli indirecte fr acoperire. Printre
altele rolul major al managementului relaiilor cu furnizorii urmrete evitarea situaiilor
prezentate mai sus n care proiectul are de suferit punnd n pericol eficiena lui.
Aceste procese interacioneaz att ntre ele ct i cu celelalte procese specifice
managementului proiectelor sau cu procese din alte domenii de cunotine. Fiecare
proces depinde de particularitile proiectului i poate antrena participarea uneia sau mai
multor persoane sau grupuri de indivizi. Dei procesele prezentate n acest capitol sunt
identificate i bine definite cu limite foarte clare, n practica de zi de zi ele pot s se
intersecteze i s interacioneze n diverse moduri. Interaciunile dintre procesele
MANAGEMENTUL INOVRII

2
specifice managementului proiectelor sunt prezentate n detaliu n capitolul 3 din partea
I a lucrrii. n acest capitol vor fi studiate i analizate procesele i legturile dintre
procesele specifice relaiilor cu furnizorii:
Planificarea aprovizionrilor
Planificarea licitaiilor
Analiza ofertelor
Alegerea furnizorilor
Gestionarea contractelor
nchiderea contractelor
Cea mai mare parte a acestui capitol se refer la acordurile formale realizate cu
alte uniti din afara organizaiei care deruleaz proiectul. Dac este vorba de acorduri
informale stabilite n interiorul organizaiei, trebuie abordate cu att mai mult i
procesele specifice managementului resurselor umane descrise n capitolul 5, precum i
cele privind managementul comunicrii (capitolul 8).
n acest capitol, n cadrul legturii cumprtor vnztor, managementul
relaiilor cu furnizorii este tratat din punctul de vedere al utilizatorului produsului
furnizat (bunuri i servicii). Relaia creat cumprtor vnztor trebuie s fie reciproc
avantajoas i poate fi realizat la mai multe niveluri n cadrul proiectului. n funcie de
domeniului de aplicare, vnztorul va putea fi desemnat prin contractant, ca: vnztor,
furnizor sau prestator de servicii. Vnztorul este considerat c nu aparine organizaiei
nsrcinate cu realizarea proiectului. De aceea vnztorul i gestioneaz activitile
exact ca n orice proiect. Rezult de aici o serie de caracteristici:
Cumprtorul devine clientul proiectului derulat de vnztor i n consecin el
reprezint elementul cheie al acestuia.
Echipa de conducere a vnztorului trebuie s fie atent att la domeniile
proceselor sale de cunoatere ct i la toate procesele de management ale
proiectului aflat n derulare al crui rezultat final este solicitat de cumprtor.
Termenele i condiiile din contractul rezultat n urma comenzii fcute de
cumprtor, devin date de intrare cheie ale mai multor procese specifice
proiectului elaborat de vnztor. Contractul trebuie s defineasc att datele de
intrare (de exemplu, principalele materiale livrabile, jaloane termene cheie,
diverse obiective, costuri etc.), ct i opiuni ale echipei de lucru care dezvolt
proiectul cumprtorului. n cazul unor servicii fcute de vnztor, se solicit
adesea, acordul cumprtorului privind deciziile luate de personalul furnizorului
(de exemplu, n cazul elaborrii unui proiect de concepie).
n figura 9.1 sunt prezentate principalele procese specifice managementului
relaiilor cu furnizorii i succesiunea lor logic.
MANAGEMENTUL RELAIILOR CU FURNIZORII

3

MANAGEMENTUL RELAIILOR CU FURNIZORII

1.Date de intrare
1 Coninutul proiectului
2. Descrierea produsului
3. Structura aprovizionrii
4. Condiiile de pia
5. Date de ieire din alte
procese de planificare
6. Constrngeri
7. Ipoteze
2.Instrumente i metode
1. Analiza: A face sau a
cumpra
2. Analiza expertului
3. Alegerea tipului de
contract
3. Date de ieire
1. Planul de management
al aprovizionrilor
2. Limitele furniturilor
9.1. Planificarea aprovizionrilor

1.Date de intrare
1. Planul de management
al aprovizionrilor
2. Limitele furniturilor
3. Date de ieire din alte
procese de planificare
2. Instrumente
i metode
1. Documente standard
2. Analiza expertului
3.Date de ieire
1. Documentele necesare
aprovizionrii
2. Criterii de evaluare
3. Actualizarea limitelor
furniturilor
9.2. Planificarea licitaiei
9.3. Analiza ofertelor
1.Date de intrare
1. Documentele necesare
aprovizionrii
2. Listele furnizorilor
calificai
2.Instrumente i metode
1. Reuniunea de punere la
punct a ofertelor
2. Publicitate
3 Date de ieire

1. Propuneri
9.4. Alegerea furnizorilor
1.Date de intrare
1. Propuneri
2. Criterii de evaluare
3. Politrici organizaionale
2.Instrumente i metode
1. Negocierea contractului
2. Sisteme de evaluare
3. Sisteme de filtrare
4. Estimri de control
3.Date de ieire

1. Contracte
9.5. Gestionarea contractelor
1.Date de intrare
1. Contracte
2. Activiti realizate
3. Cereri de modificare
4. Facturi ale furnizorilor
2.Instrumente i metode
1. Sisteme de control al
modificrilor contractelor
2. Rapoarte de avansare
3. Sisteme de plat
3.Date de ieire
1. Corespondena
2. Modificri aduse
contractelor
3. Cereri de plat
9.6. nchiderea contractelor
1.Date de intrare
1. Documentaie
contractual
2.Instrumente i metode

1. Auditul aporvizionrilor
3.Date de ieire
1. Dosare de comenzi
2. Chitane i nchidere
formal
Fig. 9.1 Procesele specifice managementului relaiilor cu furnizorii

MANAGEMENTUL INOVRII

4


9.1. PLANIFICAREA APROVIZIONRILOR

Planificarea procesului de aprovizionare const n: stabilirea indicatorului de
performan, a metodelor i a resurselor necesare pentru atingerea rezultatelor n
conformitate cu cerinele. Planificarea aprovizionrilor const n identificarea
necesitilor proiectului privind "produsele" (materiale, materii prime, echipamente,
obiecte de inventar, servicii cu teri, colaborri externe etc.) care urmeaz a fi procurate,
cantitatea acestora, termenul de achiziie precum i o prospectare a pieei privind
potenialii furnizori. Aceasta implic analiza potenialului organizaiei responsabile cu
proiectul i/sau a consoriului creat. n acest sens trebuie primit rspunsuri la: ce se
realizeaz? i ce nu poate fi obinut la nivelul de performan dorit prin utilizarea
resurselor interne ale organizaiei? n aceste condiii se stabilesc bunurile i serviciile
care se vor externaliza (outsourcing): ce bunuri se doresc s fie procurate din afara
organizaiei?, cum se va proceda?, ce cantitate de bunuri sunt necesare? i n
ce moment?. Structura procesului de planificare a aprovizionrilor este prezentat n
figura 9.2.
Atunci cnd n cadrul proiectului se impune procurarea de bunuri i servicii din
afara organizaiilor partenere n proiect, toate procesele de la planificarea la invitaia de
subscriere (subcapitolul 9.2) pn la ncheierea formal a contractelor cu furnizorii
(subcapitolul 9.6) trebuie s fie realizate pentru fiecare produs sau serviciu externalizat.
De aceea echipa managerial a proiectului trebuie s se consulte cu specialitii din
departamentele de aprovizionare ale organizaiilor partenere. Dac la nivelul proiectului
nu este necesar externalizarea unor bunuri sau servicii, toate procesele de la
planificarea aprovizionrii pn la ncheierea contractelor cu furnizorii nu mai sunt
necesare. Acest lucru este ntlnit adesea n proiectele de cercetare dezvoltare de mai
mic anvergur, deoarece costul externalizrii i gestionrii unei resurse exterioare
depesc economiile poteniale angajate n proiect.

9.1. Planificarea aprovizionrilor
1.Date de intrare
1. Coninutul proiectului
2. Descrierea produsului
3. Structura aprovizionrii
4. Condiiile de pia
5. Date de ieire din alte
procese de planificare
6. Constrngeri
7. Ipoteze
2.Instrumente i metode
1. Analiza: a face sau a
cumpra
2. Analiza expertului
3. Alegerea tipului de
contract
3. Date de ieire
1. Planul de management
al aprovizionrilor
2. Limitele furniturilor
Fig. 9.2. Structura procesului de planificare a aprovizionrilor

MANAGEMENTUL RELAIILOR CU FURNIZORII

5
Planificarea aprovizionrilor trebuie s ia n considerare potenialii ofertani.
Atunci cnd cumprtorul sper s exercite o oarecare influen sau control asupra
deciziilor luate de potenialii furnizori, planificarea aprovizionrii trebuie s reflecte
acest lucru.
n cazul unei achiziii publice, procesul de trebuie s respecte o succesiune de
etape impuse de legislaia n vigoare. Dup parcurgerea etapelor impuse de Legea
achiziiilor publice Nr. 337/2006 se obine produsul (sau dreptul de utilizare al acestuia)
/ serviciul, n urma atribuirii unui contract de achiziie public ncheiat ntre cumprtor
i furnizorul selectat. Cumprtorul are obligaia de a preciza, criteriile de atribuire a
contractului de achiziie public, care odat stabilite, nu pot fi schimbate pe toata durata
de aplicare a procedurii de atribuire.
9.1.1. Date de intrare n planificarea aprovizionrii
Coninutul proiectului furnizeaz informaii importante asupra necesitilor i
strategiilor care trebuie luate n considerare n procesul de planificare a aprovizionrilor
la nivelul proiectului. Prin enunarea coninutului proiectului, descris n paragraful
2.2.3, sunt stabilite efectiv limitele cadrului n care se deruleaz proiectul.
Descrierea produsului realizat n proiect reprezint informaia cea mai
important asupra tuturor problemelor tehnico economice care trebuie abordate i
analizate n procesul de planificare a relaiilor cu furnizorii (vezi subcapitolul 2.1). Prin
documentaia ntocmit, descrierea produsului ntregete relaia dintre produsul sau
serviciul care va fi creat i necesitile sau ali stimuli care au condus la iniierea
proiectului. Pe msur ce caracteristicile tehnice ale produsului vor fi conturate, apar
mai multe detalii care vor permite planificarea ulterioar a proiectului i n consecin
planificarea relaiilor cu furnizorii. Descrierea produsului, prezentat n paragraful 2.1.1,
este n general mai larg dect limitele furniturilor (accesoriilor). Descrierea produsului
i a accesoriilor componente care vor fi furnizate din afara organizaiilor responsabile cu
realizarea proiectului vor servi la ntocmirea specificaiilor necesare pentru achiziia de
produse sau servicii.
Multe proiecte se realizeaz pe baz de contracte ncheiate cu teri. n aceste
mprejurri, sunt implicate dou organizaii: una prestatoare (vnztorul) care semneaz
cu alt organizaie beneficiar (cumprtorul) contractul de prestare a unor servicii sau
de vnzare / cumprare a unor elemente componente. Din acest motiv descrierea iniial
a produsului, prezentat n tema de proiect este de obicei, furnizat de cumprtor.
Structura aprovizionrii revine departamentului de aprovizionare existent la
nivelul organizaiei care elaboreaz proiectul. Dac organizaia coordonatoare nu are
constituit un astfel de departament, sarcinile vor reveni membrilor echipei de lucru a
proiectului. Acetia vor trebui s procure resursele materiale i n acelai timp s
execute i celelalte activiti incluse n planul de realizare a proiectului.
Condiiile de pia impuse n procesul de planificare a aprovizionrii constau n
obinerea de informaii despre potenialii furnizori, se selecteaz produsele i serviciile
MANAGEMENTUL INOVRII

6
disponibile pe pia, i condiiile n care pot fi livrate. Acest lucru se realizeaz n urma
unei analize amnunite a pieei, prezentat n paragraful 1.2.1 din partea nti a lucrrii.
Datele de ieire din alte procese de planificare sunt estimri preliminare ale
costului i termenelor de realizare a activitilor proiectului, previzionarea de numerar
(cash flow), planul de management al calitii, structura descompus a proiectului,
riscurile identificate, efectivul de lucru planificat. Pentru evitarea unei crize financiare
la nivelul firmei este absolut necesar previzionarea de numerar (cash flow) care se
refer pur i simplu la intrrile i ieirile de bani pe o perioad bine determinat de timp.
Un antreprenor inteligent face previziuni de numerar att pe termen scurt (sptmnal,
lunar) pentru a gestiona eficient banii, zi de zi, ct i pe termen lung (anual, pe 3-5 ani)
pentru a putea elabora o strategie de dezvoltare la nivelul organizaiei. n msura n care
i alte date de ieire din alte procese de planificare sunt disponibile, ele trebuie luate n
considerare n planificarea aprovizionrilor.
Constrngerile sunt factori care limiteaz opiunile cumprtorului. n cele mai
numeroase proiecte cea mai frecvent constrngere o constituie necesarul de fonduri
financiare disponibile pentru efectuarea achiziiilor.
Ipotezele fcute n cadrul altor procese sunt elemente care, pentru procesul de
planificare, se consider ca fiind adevrate, reale sau asiguratorii. Ipotezele sunt
enunate pe baza unor fapte i legi cunoscute sau presupuneri cu caracter provizoriu. Ele
pot fi formulate pe baza experienei acumulate, a rezultatelor istorice existente sau a
intuiiei. De cele mai multe ori ipotezele devin date de intrare n procesul de identificare
a riscurilor. Ipotezele vor fi confirmate ulterior i de aceea ele implic un anumit grad
de risc.
9.1.2. Instrumente i metode ale planificrii aprovizionrilor
Analiza "a face sau a cumpra" reprezint o tehnic a managementului general
care poate fi utilizat cu scopul de a stabili dac este eficient ca societatea responsabil
cu proiectul s efectueze ea nsi prin eforturi proprii, anumite sarcini i activiti n
condiii de calitate impuse i cu costuri minime. Analiza "a face sau a cumpra" trebuie
s ia n considerare, n acelai timp, att nevoile imediate ale proiectului ct i
perspectivele organizaiei responsabile cu realizarea proiectului. Cele dou etape de
analiz privesc att costurile directe ct i indirecte. De exemplu, etapa de analiz "a
cumpra" trebuie s estimeze n acelai timp costul direct al cumprrii produsului, ct
i costurile indirecte aferente gestionrii procesului de cumprare.
Analiza expertului este adesea necesar pentru a confirma datele de intrare n
procesul de planificare a aprovizionrilor. Acest gen de analiz poate fi rezultatul
activitii unui grup de persoane sau a unui individ cu mult experien care au un bogat
bagaj de cunotine. Sursele de ofertare a potenialilor experi sunt foarte variate:
- consultani tehnico tiinifici, economico financiari, consilieri juridici;
- alte departamente din cadrul societii responsabile cu derularea proiectului;
MANAGEMENTUL RELAIILOR CU FURNIZORII

7
- asociaii tehnice i profesionale din domeniu;
- grupuri industriale sectoriale.
Alegerea tipului de contract se face n funcie de specificul diferitelor tipuri de
cumprturi. n general, contractele se ncadreaz ntr-una din urmtoarele trei mari
categorii:
Contracte cu pre forfetar implic achiziia unei anumite furnituri care este bine
definit, care are un pre total fixat. n msura n care produsul nu este bine
definit, cumprtorul, ca i vnztorul preiau o serie de riscuri: cumprtorul
poate s nu primeasc produsul dorit, iar vnztorul poate fi obligat s suporte
costuri adiionale pentru a-l realiza la parametrii impui. Pentru ndeplinirea sau
depirea anumitor obiective (de exemplu, termenele de livrare), n contractele cu
pre forfetar se prevd stimulente sau penaliti.
Contractele cu costuri rambursabile comport plata (rambursarea) cheltuielilor
efectuate de ctre vnztor. Aceste cheltuieli ale subproiectului, care face obiectul
contractului sunt n general formate din costuri directe, costuri indirecte i profitul
furnizorului. Cheltuielile directe cuprind: cheltuielile salariale ale membrilor
echipei de lucru care duc la ndeplinire sarcinile impuse prin contract, alte
cheltuieli de personal (deplasri), costuri pentru materiale i materii prime,
costurile pentru servicii i colaborri externe cu teri. Cheltuielile indirecte
constau din costurile aferente subproiectului, impuse de cheltuielile generale
necesare bunei funcionri a ntreprinderii vnztorului, precum regia de secie i
regia general. Costurile indirecte sunt n general calculate sub form de procent
aplicat cheltuielilor salariale sau costurilor directe. n calculul regiei de secie pe
lng cheltuielile salariale se ia n considerare i costurile materialelor i
materiilor prime necesare pentru realizarea produsului. Acest lucru este motivat
de faptul c pentru obinerea produsului, n procesul de prelucrare a materiilor
prime se consum energie electric, energie termic, ap, alte materiale ca scule
de prelucrat, se amortizeaz mainile unelte, dispozitivele, i sistemele de
prelucrare. Contractele cu costuri rambursabile comport de asemenea clauze
stimulative pentru obinerea sau ameliorarea anumitor obiective, precum termenul
de livrare i preul de vnzare / cumprare al subproiectului elaborat de furnizor.
Contracte cu preuri unitare n care furnizorul este pltit dup un barem de
costuri unitare (de exemplu: 0,5 / piesa livrat, 20 / ora lucrat efectiv, sau
5,08 / m
3
de terasament fcut pentru realizarea unei ci de acces). Suma total a
contractului se obine n funcie de numrul de piese livrate, de volumul de
manoper sau de cantitatea de material procesat pn la terminarea lucrrii
prestate.
Ca anexe la contract se ntocmesc specificaiile produselor respectiv serviciilor ce
urmeaz a fi achiziionate ca urmare a externalizrii. Specificaiile reprezint documente
formale ale procesului de planificare a aprovizionrii i sunt prezentate n detaliu n
paragraful 9.1.3.
MANAGEMENTUL INOVRII

8

9.1.3. Date de ieire din planificarea aprovizionrilor
Planul de management al aprovizionrilor descrie modul de gestionare a
proceselor ulterioare planificrii aprovizionrilor pornind cu planificarea la invitaia
de subscriere i finaliznd cu nchiderea contractelor ca de exemplu:
- tipurile de contracte agreate i utilizate n relaiile cu furnizorii;
- pregtirea criteriilor de evaluare, dac estimrile controlului prin sondaj sunt
necesare cine le va face i cnd;
- care vor fi aciunile ntreprinse de echipa managerial a proiectului, n
condiiile n care organizaia responsabil cu acel proiect dispune de un
serviciu de aprovizionare;
- normele necesare aprovizionrii i de unde pot fi ele procurate;
- criteriile de gestionare a numrului mare de furnizori i a diverselor furnituri;
- asigurarea coordonrii proceselor de aprovizionare cu alte activiti ale
proiectului, precum i cu cel de conducere i de raportare a avansrii.
Elaborarea planului de management al relaiilor cu furnizorii se impune ca
structur component a planului de realizare a proiectului, descris n subcapitolul 1.1. n
funcie de necesiti, de amploarea i importana proiectului planul de management al
aprovizionrilor poate fi ntocmit formal sau prezentat informal, structurat pn n cele
mai mici detalii sau schiat n linii generale.
Limitele (specificaiile) furniturilor descriu produsul ce urmeaz a fi cumprat
pn n cele mai mici detalii pentru a permite potenialilor vnztori s stabileasc dac
pot s-l furnizeze la parametrii solicitai. Fiecare produs care face obiectul
aprovizionrii necesit definirea unor limite adecvate, clar definite, ct se poate de
complete i concise. Ele cuprind descrierea serviciilor paralele indispensabile, precum
rapoartele de avansare sau serviciile post vnzare asigurate pentru elementul furnizat.
n acelai timp, produsele sau serviciile pot fi regrupate ntr-o comand unic, cu o
singur limit a furniturii. n unele domenii de aplicare se utilizeaz n mod diferit
noiunea de limit a furniturilor. De exemplu, termenul limit a furniturii este utilizat n
cazul unor cumprturi: bunuri materiale sau servicii bine definite, iar termenul limit a
necesarului furniturii este atribuit unei cumprturi care este prezentat sub o anumit
form avnd o serie de neconformiti care trebuie eliminate. Gradul de detaliere
variaz n funcie de natura furniturii, de nevoile cumprtorului, sau de unele condiii
prevzute n proiect. Pe parcursul procesului de aprovizionare limitele furniturilor pot fi
revizuite i redefinite. De exemplu, un potenial vnztor poate sugera o abordare mai
eficient a produsului, cu caracteristici superioare fa de cele specificate iniial i chiar
mai ieftin. n anumite domenii de aplicare sunt elaborate o "nlnuire de caracteristici"
cu un coninut specific al limitelor furniturilor. Pentru achiziia de produse, specificaiile
conin:
MANAGEMENTUL RELAIILOR CU FURNIZORII

9
- natura produselor care urmeaz a fi furnizate preciznd totodat dac
achiziionarea se va realiza prin cumprare, cumprare n rate, n leasing sau
orice combinaie a acestora;
- cantitatea de produse, se precizeaz, opiunea de achiziionare a unor
cantiti suplimentare i, dac se cunoate, calendarul provizoriu pentru
recurgerea la aceste opiuni, precum i numrul de revizuiri posibile;
- n cazul contractelor cu caracter de regularitate sau care pot fi rennoite n
decursul unei anumite perioade, se precizeaz, dac se cunoate, calendarul
atribuirii contractelor ulterioare;
- n cazul unui acord cadru, se precizeaz durata prevzut a acordului,
valoarea total estimat a produselor care urmeaz a fi livrate pe durata
acordului cadru, precum i, n msura n care este posibil, valoarea
individual i frecvena contractelor care urmeaz s fie atribuite.
Pentru achiziia de servicii specificaiile cuprind:
- categoria i descrierea serviciului; cantitatea serviciilor care trebuie prestate;
- se precizeaz, dac este cazul, opiunea de achiziionare a unor servicii noi
similare i calendarul provizoriu pentru recurgerea la aceste opiuni, precum
i numrul de rennoiri posibile;
- n cazul contractelor cu caracter de regularitate sau care pot fi rennoite n
decursul unei anumite perioade, se precizeaz, dac se cunoate, calendarul
atribuirii contractelor ulterioare;
- n cazul unui acord cadru, se precizeaz durata prevzut a acordului,
valoarea total estimat a prestrilor de servicii, precum i, n msura n care
este posibil, valoarea individual i frecvena contractelor care urmeaz s
fie atribuite;
- se precizeaz dac prestarea serviciului este rezervat, n temeiul unor acte
normative sau unei profesii specifice indicndu-se actele normative;
- se precizeaz dac persoanele juridice trebuie s indice numele i calificrile
profesionale ale personalului responsabil cu prestarea serviciului.


9.2. PLANIFICAREA LICITAIEI

Planificarea licitaiei urmrete stabilirea specificaiilor produselor ce urmeaz a
fi achiziionate, prospectarea pieei n amonte i identificarea potenialilor furnizori, n
scopul primirii de propuneri de oferte i cotaii ct mai atrgtoare. nainte de a fi
distribuite, aceste documentele sunt analizate amnunit. Se verific dac sunt
specificate n totalitate cerinele legate de produs i alte aspecte cum ar fi solvabilitatea
achiziionrii. Planificarea licitaiei (figura 9.3), este procesul care comport o pregtire
MANAGEMENTUL INOVRII

10
minuioas a documentelor necesare achiziiei prin care se confirm cerinele produsului
solicitat. Documentele aferente achiziiei au rolul de a identifica produsul i
caracteristicile sale. Caracteristicile de calitate trebuie s fie n concordan cu cerinele
sistemului de management al calitii i cu documentaia asociat acestuia.

9.2. Planificarea licitaiei
1.Date de intrare
1. Planul de management
al aprovizionrilor
2. Limitele furniturilor
3. Date de ieire din alte
procese de planificare
2. Instrumente
i metode
1. Documente standard
2. Analiza expertului
3.Date de ieire
1. Documentele necesare
aprovizionrii
2. Criterii de evaluare
3. Actualizarea limitelor
furniturilor
Fig. 9.3. Procesul de planificare a licitaiei

Documentele necesare achiziiei includ de asemenea, solvabilitatea achiziionrii,
costul i termenele de livrare a produsului, cerinele de verificare a conturilor (dac este
cazul) i dreptul de acces asupra bunurilor furnizate. Prin documentele de planificare a
licitaiei clientul se asigur c solicitrile lui sunt luate n considerare.

9.2.1. Date de intrare pentru planificarea licitaiei
Planul de management al aprovizionrilor descrie modul de gestionare a
proceselor ulterioare planificrii aprovizionrilor pornind cu planificarea la invitaia
de subscriere i finaliznd cu nchiderea contractelor. El este corelat cu planul de
realizare a proiectului i constituie documentul de baz n relaia cu furnizorii. O
descriere a acestuia este prezentat n paragraful 9.1.3.
Limitele (specificaiile) furniturilor sunt descrise tot n paragraful 9.1.3.
Datele de ieire din alte procese de planificare reprezint estimri preliminare
ale planului de realizare. Aceste estimri au fost descrise n paragraful 9.1.1.

9.2.2. Instrumente i metode de planificare a licitaiei
Documentele standard includ contractele tip, specificaiile produselor (bunuri
materiale sau servicii) care fac obiectul aprovizionri, unele pri de documente tipizate
(de exemplu, caietul de sarcini) sau ntregul set de documente necesare pentru
ntocmirea ofertei. Pentru o mai bun desfurare a proceselor de aprovizionare unele
structuri organizaionale i tipizeaz aceste documente.
Analiza expertului (expertiza) este descris n paragraful 9.1.2.


MANAGEMENTUL RELAIILOR CU FURNIZORII

11
9.2.3. Date de ieire din planificarea licitaiei
Documentele necesare aprovizionrii sunt utilizate pentru invitarea la ofertare a
potenialilor furnizori. Termenii "ofert" sau "cotaie" sunt n general utilizai atunci
cnd selecia se face prin preul de vnzare / cumprare cum ar fi de exemplu, achiziia
de produse comerciale. Termenul "propunere" se utilizeaz, n general, atunci cnd
consideraiile extra financiare, precum caracteristicile de calitate ale produsului i
competenele tehnice ale furnizorului sunt prioritare (de exemplu, garantarea de servicii
suplimentare asigurarea service ului). Adesea, termenii sunt confundai i de aceea
trebuie acordat atenie n ceea ce privete utilizarea i implicaiile acestora:
- cererea de ofert termen folosit cu deosebire n comer prin care este
subliniat preferina cumprtorului fa de un anumit furnizor extern;
- cerere de propunere termen folosit pentru punerea n eviden cu
precdere a caracteristicilor produsului solicitat i mai puin asupra preului
de achiziie;
- oferta, respectiv propunerea reprezint primul rspuns al contractantului.
Documentele de aprovizionare sunt adresate potenialilor furnizori crora li se
solicit cele mai bune soluii rspunznd astfel exigenelor cumprtorului. Aceste
documente trebuie astfel ntocmite nct s primeasc rspunsuri precise i complete cu
privire la caracteristicile furniturilor, la descrierea formei constructive i la toate
clauzele contractuale (de exemplu, o copie a modelului de contract, clauze de
confidenialitate) impuse de cumprtor. Ori de cte ori este posibil se solicit minim
trei cereri de ofert care se transmit la diveri furnizori din lista celor agreai. Cererea de
ofert trebuie s conin cel puin urmtoarele elemente:
- obiectul cererii de ofert;
- cantitatea care se va comanda n cazul acceptrii ofertei;
- calitatea impus;
- preul pe unitatea de produs;
- condiiile i modalitile de plat;
- specificaii, caracteristici tehnice, tehnologice, caracteristici de utilizare etc.;
- termenul de valabilitate al produsului;
- modalitatea de transport;
- termenul de livrare;
- condiii de livrare, de asigurare, aspecte de recepie i preluare;
- modaliti de soluionare a reclamaiilor pentru produsele defecte;
- asigurare service garanie i post garanie.
MANAGEMENTUL INOVRII

12
Criteriile de evaluare sunt adesea utilizate pentru a clasa i nota propunerile de
oferte. Ele pot fi obiective sau subiective. Criteriile de evaluare sunt adesea incluse n
documentele cererilor de ofert. Atunci cnd produsul este imediat disponibil la
numeroi furnizori criteriile de evaluare pot fi limitate la "preul de cumprare". Preul
de cumprare n acest context acoper n acelai timp costul propriu al produsului,
profitul furnizorului i cheltuielile anexe specifice livrrii. n alte situaii, se identific
diverse criterii i se ntocmesc documentele de evaluare n vederea lurii unei decizii
optime, ca de exemplu:
- nelegerea ofertei aa cum apare n propunerea vnztorului;
- costul de ansamblu al investiiei vnztorul selectat are n ofert preul total
cel mai mic;
- capacitatea tehnic vnztorul posed competenele i cunotinele tehnice
necesare ateptate de cumprtor;
- abordarea managerial vnztorul poate dezvolta procese i proceduri de
management necesare succesului proiectului aflat n derulare la cumprtor;
- capacitatea de producie i economico financiar a vnztorului prin care
acesta se face dovada c dispune de resursele necesare pentru obinerea la timp a
produsului sau a serviciului solicitat de cumprtor.
Unele din criteriile de evaluare a furnizorilor sunt prezentate n figura 9.4:
- raportul calitate / pre;
- eficiena organizatoric a sistemului de livrare a elementelor precizate n
nota de comand;
- furnizarea documentaiei suplimentare pentru produsul solicitat certificate
de calitate, declaraie de conformitate, instruciuni / manuale de exploatare i
ntreinere n limba romn, certificate de garanie etc.;
- termenele de livrare, modalitile i condiiile de plat;
- furnizarea de servicii suport asigurare service n perioada de garanie i
post garanie nlocuirea imediat a produselor necorespunztoare,
instruirea personalului implicat n exploatarea echipamentului livrat etc.;
- existena, respectiv stadiul de implementare i certificare al sistemului de
management al calitii conform SR EN ISO 9001:2001, la furnizor.
Aceste criterii sunt incluse n Fia de evaluare a furnizorilor. Pentru fiecare criteriu
se acord ntre unu (valoare sczut) i cinci puncte (performan maxim). Dup
nsumarea punctajului total se calculeaz valoarea medie prin mprirea punctajului
total la numrul de criterii specific fiecrui tip de produs / serviciu ce urmeaz a fi
aprovizionat. Furnizorii care au obinut o medie de 4 5 puncte sunt ncadrai n nivelul
de performan A, cei cu un punctaj mediu de 3 4 sunt ncadrai n nivel B, iar cei cu
un punctaj mai mic dect 3 sunt de nivel C. Sigur furnizorii de nivel A pot fi acceptai
iar cei de nivel B sunt supui unei analize suplimentare la nivelul managementului de
vrf al organizaiei, care i poate accepta sau respinge. Furnizorii de nivel C sunt
respini. n final furnizorii sunt declarai ca fiind acceptai, agreai sau respini.
MANAGEMENTUL RELAIILOR CU FURNIZORII

13
FIA DE EVALUARE A FURNIZORILOR
Numele furnizorului evaluat: ....................
Adresa/ Tel / Fax E-mail: ...
Gama de produse de interes: ..........................
Numele persoanei de contact: ..... Funcia ..
Furnizorul este unic pentru gama de produse solicitate?
Criterii de evaluare furnizor:
Nr.
crt.
Criterii de evaluare furnizor Punctaj
obinut
N/A
1 Raport calitate / pre
(foarte bun =5, bun =4, mediu =3, slab =2, foarte slab =1)

2 Eficiena organizatoric a sistemului de comand livrare
(foarte bun =5, bun =4, medie =3, slab =2, foarte slab =1)

3 Furnizarea unei documentaii suplimentare pentru produsul solicitat
(certificate de calitate i garanie, declaraie de conformitate, manuale / instruciuni
de exploatare i ntreinere); (da=5, nu =1)

4 Termen de livrare i condiii de plat
(foarte bun =5, bun =4, mediu =3, prost =2, foarte prost =1)

5 Furnizarea de servicii suport
(service, garanie, post garanie, nlocuire produse necorespunztoare);
(exhaustiva=5, completa=4, satisfctoare =3, incompleta =2, inexistenta =1)

6 Existena, respectiv stadiul de implementare i certificare a sistemului de
management al calitii
(certificat = 5, implementat = 4, n curs de implementare = 3, doar documente ale
sistemului = 2, fr sistem =1)

7 Alte criterii
PUNCTAJ TOTAL
PUNCTAJUL MEDIU = PUNCTAJUL TOTAL / NR. CRITERII EVALUARE
Nivelul A: Punctaj mediu 4 5 Nivelul B: Punctaj mediu 3 4 Nivelul C: Punctaj mediu sub 3 puncte
Concluzii evaluare furnizor: ACCEPTAT RESPINS Nivel de ncadrare
DATA EVALURII: . EVALUATOR: ..
NU DA
Fig. 9.4. Modelul unei fie de evaluare a furnizorilor





APROBAT,

LISTA FURNIZORILOR ACCEPTAI
valabil pentru perioada: .

Nr.
crt.
Denumire
furnizor
Denumire
produse / servicii
furnizate
Data
evalurii
Furnizor
unic?
(da/nu)
Punctajul
obinut
Nivelul de
ncadrare
furnizor
Observaii




INTOCMIT: ......................................... DATA ULTIMEI ACTUALIZRI: ..........................

Fig. 9.5. Modelul unei liste cu furnizorii acceptai

MANAGEMENTUL INOVRII

14
Dup procesul de evaluare a furnizorilor cei agreai vor fi nregistrai ntr-un
document de forma celui prezentat n figura 9.5.
Actualizarea limitelor furniturilor cuprinde modificrile uneia sau mai multor
specificaii ale produsului / serviciului care au fost identificate ca fiind incomplete i
care trebuie modificate. Actualizarea se face pe parcursul planificrii aprovizionrii fie
la sugestia unui furnizor care aduce unele completri fie n urma unei analize temeinice
fcute de cumprtor. Limitele furniturilor sunt descrise n paragraful 9.1.3.


9.3. ANALIZA OFERTELOR

Planificarea licitaiei i invitaia la subscriere urmrete obinerea informaiilor
(oferte i propuneri) despre potenialii furnizori interesai i a modului n care acetia au
rspuns la necesitile proiectului. Apare de aici necesitatea ca potenialii furnizori s fie
evaluai n vederea selectrii. Evaluarea trebuie s ia n considerare toate aspectele cu
impact asupra proiectului, cum sunt: experiena tehnic, capacitatea de producie, timpul
de livrare, sistemul de management al calitii i stabilitatea financiar a fiecrui
furnizor nscris la licitaie. n procesul de analiz efortul material este suportat de
potenialii furnizorii. Organizaia care se ocup de realizarea proiectului va ine evidena
furnizorilor acceptai. n multe cazuri organizaia aflat la originea proiectului particip
la analiza ofertelor i va comunica organizaiei care se ocup de realizarea proiectului
lista furnizorilor agreai. Structura procesului de analiz a ofertelor i de evaluare a
furnizorilor este prezentat n figura 9.6.

9.3. Analiza ofertelor
1.Date de intrare
1. Documentele necesare
aprovizionrii
2. Listele furnizorilor
calificai
2.Instrumente i metode
1. edinele pentru analiza
ofertelor
2. Publicitatea
3 Date de ieire
1. Listele cu
propunerile
furnizorilor
Fig. 9.6. Structura procesului de evaluare a ofertelor


9.3.1. Date de intrare pentru analiza ofertelor
Documentele necesare aprovizionrii sunt descrise n paragraful 9.2.3.
Listele furnizorilor calificai se afl n posesia anumitor organizaii care dein
baze de date i fiiere cu informaii asupra furnizorilor, de exemplu, Camera de Comer
i Industrie, Registrul Comerului etc.. Aceste baze de date conin informaii generale,
referine asupra experienei n domeniu i alte caracteristici privind furnizorii. Dac
echipa de lucru la proiect nu dispune de astfel de liste, ea va trebui s-i dezvolte
propriile liste. Informaii cu caracter general sunt larg disponibile graie bibliotecilor
MANAGEMENTUL RELAIILOR CU FURNIZORII

15
informatice, asociaiilor locale, cataloagelor comerciale, i altor surse similare. O
informaie detaliat asupra surselor specifice poate cere un mai mare efort, precum
vizitarea de site-uri, pagini web sau contactarea unor clieni care au folosit serviciile
unor furnizori. Documentele de aprovizionare pot fi trimise n totalitate sau n parte
potenialilor furnizori.
9.3.2. Instrumente i metode de analiz a ofertelor
edinele pentru analiza ofertelor sunt reuniuni de lucru i negociere cu
potenialii furnizori nainte de pregtirea unei propuneri. edinele de analiz au drept
scop nelegerea de ctre toi potenialii furnizori a cerinelor prestaiei ce urmeaz a fi
eventual furnizat (caracteristici tehnice, exigene contractuale etc.). Rspunsurile la
ntrebri pot fi ataate la documentele de aprovizionare ca elemente adiionale. Pentru
analiz se stabilesc iniial criteriile de evaluare, care de cele mai multe ori se fac
publice. n procesul de analiz a ofertelor se ntocmesc fiele de evaluare (aa cum sunt
prezentate n figura 9.4) pentru furnizorii care au depus oferte.
Publicitatea fcut n publicaii de mare tiraj precum cotidiene, sau n publicaii
specializate, pagini web, adesea, pot completa listele existente cu potenialii furnizori.
Anumite organe administrative cer publicarea n Monitorul Oficial pentru anumite tipuri
de prestaii. n cazul contractelor de finanare din fonduri bugetare Autoritatea
Contractant solicit anunuri publice pentru contractele cu teri sau pentru achiziii care
depesc anumite valori precizate n legislaia aflat n vigoare.
9.3.3. Date de ieire din procesul de analiz a ofertelor
Listele cu propunerile furnizorilor reprezint documentele formale care vor
constitui datele de intrare pentru alegerea acestora.


9.4. ALEGEREA FURNIZORILOR

Alegerea furnizorilor implic primirea ofertelor i a propunerilor crora li se
aplic criteriile de evaluare pentru alegerea furnizorilor. Structura procesului este
prezentat n figura 9.7. Acest proces este rar realizat ntr-o manier linear. De multe
ori preul poate fi factorul principal pentru un produs aflat pe pia n mod curent.
Totui, preul cel mai mic nu nseamn criteriul de baz dac vnztorul se dovedete
incapabil s livreze produsul la timp. Pentru alegerea furnizorilor propunerile sunt
adesea separate n documentaie tehnic (caracteristici tehnice, tehnologice, de utilizare)
i documentaie comercial (pre de achiziie, condiii de livrare). Fiecare parte se
evalueaz separat. Sistemul de analiz a ofertelor i de evaluare a furnizorilor poate fi
utilizat att pentru alegerea unei surse unice de la care se va cere semnarea unui contract
tip, ct i pentru clasarea n ordine a tuturor propunerilor naintea fazei de negociere.
MANAGEMENTUL INOVRII

16

9.4. Alegerea furnizorilor
1.Date de intrare
1. Liste cu propuneri
2. Criterii de evaluare
3. Politrici organizaionale
2.Instrumente i metode
1. Negocierea contractului
2. Sisteme de evaluare
3. Sisteme de filtrare
4. Estimri de control
3.Date de ieire

1. Contracte
Fig. 9.7. Caracteristicile procesului de alegere a furnizorilor

Cnd este vorba de produse critice sunt absolut necesare gsirea unor surse de
aprovizionare alternative. n procesul de alegere a furnizorilor pentru "furniturile cheie"
se fac adesea mai multe iteraii. Astfel, pe baza unei propuneri preliminare, se
ntocmete o list cu furnizorii calificai. n continuare, se solicit acestora oferte i
propuneri mult mai detaliate i mai complete. Noile oferte transmise se supun unui
proces de evaluare mai riguros. n final se declar furnizorul acceptat.
9.4.1. Date de intrare n alegerea furnizorilor
Listele cu propunerile furnizorilor sunt precizate n paragraful 9.3.3.
Criteriile de evaluare a furnizorilor sunt precizate n figura 9.4.
Politicile organizaionale sunt impuse de strategia conducerii organizaiei care
gestioneaz proiectul.
9.4.2. Instrumente i metode de alegere a furnizorilor
Instrumentele i metodele descrise n cele ce urmeaz pot fi utilizate singure sau
n diverse combinaii.
Negocierea contractului implic unele clarificri i o nelegere reciproc asupra
structurii contractului i a cerinelor sale, nainte de semnarea contractului. n msura n
care este posibil, redactarea contractului final trebuie s reflecte toate acordurile
ncheiate. Subiectele acoperite sunt n general, dar fr limitri, responsabilitile i
puterea, termenii i legea aplicabile, abordrile de gestiune comercial i management
tehnic, finanarea contractului i preul. Pentru aprovizionri cu caracter complex,
negocierea contractului se poate face conform unui proces independent cu date de
intrare (de exemplu, lista ntrebrilor sau elementelor nerezolvate) i date de ieire
curate (de exemplu, o list a punctelor asupra crora s-a ajuns la un acord). Negocierea
contractului reprezint un caz deosebit de competen general n management.
Instrumentele, tehnicile i stilurile de negociere sunt larg abordate de literatur asupra
managementului general. Acestea sunt valabile aplicndu-se i la negocierea
contractului. Se poate spune c negocierea unui contract este o art bazat pe diplomaia
prilor implicate n acest proces. n procesul de negociere cumprtorul deruleaz
consultri cu candidaii selectai i negociaz clauzele contractuale, inclusiv preul, cu
MANAGEMENTUL RELAIILOR CU FURNIZORII

17
unul sau mai muli dintre acetia. Negocierea poate fi cu sau fr publicarea prealabil a
unui anun de participare.
Sistemele de evaluare a furnizorilor sunt metode de cuantificare a elementelor
calitative. Acestea se utilizeaz cu scopul de a reduce aprecierile subiective n alegerea
furnizorului. Majoritatea sistemelor de acest tip (vezi figura 9.4) implic:
- atribuirea unui coeficient la fiecare din criteriile de evaluare;
- clasarea potenialilor vnztori dup fiecare criteriu;
- multiplicarea coeficientului prin clasament;
- totalizarea rezultatelor obinute pentru calcularea unui scor global.
Sisteme de filtrare implic stabilirea cerinelor minime de performan pentru
unul sau mai multe criterii de evaluare. De exemplu, unui potenial furnizor i se poate
impune anumite condiii ca de exemplu, alegerea unui manager de proiect profesionist
fr a ine cont de propunerea sa.
Estimrile de control al preurilor, propuse de vnztor, pentru numeroase
bunuri achiziionate pot fi fcute de organizaia responsabil cu derularea proiectului.
Estimrile de control sunt adesea numite estimri ale "costului probabil". Diferene
semnificative asupra estimrilor fcute pot indica: fie c descrierea lucrrii nu a fost
bine fcut, fie c potenialul vnztor nu a neles bine descrierea, fie c nu a rspuns
complet la ea.
9.4.3. Date de ieire din procesul de alegere al furnizorilor
Contractul este un document juridic ntre pri care are valoare de lege.
Contractul constituie un angajament legal, reciproc avantajos, care oblig pe vnztor s
furnizeze produsul / serviciul specificat iar pe cumprtor s fac plata acestuia. n
contract sunt stipulate att obligaii ct i drepturi. Acordul simplu sau complex, reflect
n mod obinuit simplitatea sau complexitatea produsului / serviciului. Majoritatea
structurilor organizaionale au elaborate proceduri formale n care se definesc
persoanele care pot semna contractele sau acordurile n numele organizaiei. Structura
unui contract de aprovizionare poate include urmtoarele clauze:
- reprezentanii legali ai prilor contractante;
- obiectul contractului;
- durata respectiv termenul de valabilitate al contractului;
- valoarea contractului, preul produsului / serviciului;
- adresele pentru comunicri;
- condiii de raportare i de rspundere contractual;
- obligaiile prilor, privind termenele, modalitile de plat;
- condiii i termene de livrare, penalizri;
MANAGEMENTUL INOVRII

18
- condiii referitoare la ambalaj i transport;
- condiii referitoare la recepie, recuperarea produselor finite deteriorate i
gestionarea lor;
- documente nsoitoare privind produsul, termene de garanie;
- condiii de for major i de reziliere;
- modaliti de rezolvare a litigiilor;
- dispoziii finale referitoare la legislaie;
- documente nsoitoare anexe ale contractului.
n procesul de estimare a valorii unui contract se ine seama de:
- informaiile obinute din cercetrile i studiile de pia;
- durata previzionat a contractului;
- costuri legate de ndeplinirea obligaiilor contractului;
- posibilitatea de apariie a unor costuri accidentale;
- opiunile pentru suplimentarea cantitilor de produse sau servicii ctre
nivelul maxim prevzut n contract.
Procesul de estimare a valorii unui contract de achiziie presupune parcurgerea
urmtoarelor etape:
- se identific toate costurile aferente pentru obinerea produselor, serviciilor
sau lucrrilor solicitate, inclusiv a unora similare;
- se nsumeaz toate costurile pltibile pentru ndeplinirea contractului, fr
TVA exprimat n lei i n Euro;
- se analizeaz modalitatea de dobndire, precum i alte opiuni;
- se iau n calcul eventualele majorri ale valorii contractului, ca urmare a
acceptrii coreciilor aduse acestuia.
Adesea pe parcursul derulrii proiectului documentele existente pot fi revizuite de
comun acord, prin acte adiionale la contractul de aprovizionare dintre parteneri. Ori de
cte ori este necesar o modificare a clauzelor contractului prile convin s aduc
modificri sau completri prin acte adiionale la contract. Actul adiional are caracter
legal dup semnarea acestuia de ambele pri implicate.
n cazul proiectelor de cercetare dezvoltare la care finanarea este asigurat de
la bugetul de stat sunt stabilite prin lege principiile care stau la baza atribuirii unui
contract de achiziie public. Contractul de achiziie public este o form de contract
care include categoria contractului sectorial, cu titlu oneros, ncheiat n scris ntre una
sau mai multe autoriti contractante, pe de o parte, i unul sau mai muli operatori
economici, pe de alt parte, avnd ca obiect execuia de lucrri, furnizarea de produse
sau prestarea de servicii. Astfel "Vocabularul comun al achiziiilor publice" (Common
MANAGEMENTUL RELAIILOR CU FURNIZORII

19
Public Vocabulary CPV) desemneaz nomenclatorul de referin aplicabil contractelor
de achiziie public, adoptat prin Regulamentul nr. 2195/2002/CE al Parlamentului
European i al Consiliului privind vocabularul comun al achiziiilor publice, publicat n
Jurnalul Oficial al Uniunii Europene L 340 din 16/12/2002, asigurnd astfel
corespondena cu alte nomenclatoare existente.
Achiziia public presupune:
- nediscriminarea;
- tratamentul egal al ofertanilor;
- recunoaterea reciproc a potenialilor parteneri;
- transparena achiziiei publice;
- proporionalitatea;
- eficiena utilizrii fondurilor bugetare;
- asumarea rspunderii.


9.5. GESTIONAREA CONTRACTELOR

Procesul de aprovizionare se desfoar n condiii controlate privind respectarea
standardelor i a cerinelor legale aplicabile. Gestionarea contractelor (figura 9. 8)
reprezint procesul prin care beneficiarul se asigur de performana furnizorului agreat
i de prestarea serviciilor acestuia care trebuie s rspund exigenelor contractuale.
Pentru proiecte importante, cu muli furnizori de produse / servicii, un aspect cheie al
gestionrii contractelor este gestionarea interfeelor care se creeaz ntre furnizorii
agreai ai proiectului.

9.5.Gestionarea contractelor
1.Date de intrare
1. Contracte
2. Activiti realizate
3. Cereri de modificare
4. Facturi ale furnizorilor
2.Instrumente i metode
1. Sisteme de control al
modificrilor contractelor
2. Raport de avansare
3. Sisteme de plat
3.Date de ieire
1. Corespondena
2. Modificri aduse
contractelor
3. Cereri de plat
Fig. 9.8. Gestionarea contractelor de achiziie bunuri i servicii

Echipa managerial a proiectului are obligaia imperativ legal s urmreasc
ndeplinirea tuturor condiiilor contractuale. Ea trebuie s fie contient de aciunile
ntreprinse n gestionarea contractelor i de consecinele juridice ale nerespectrii
condiiilor contractuale. Gestionarea contractelor include aplicarea proceselor de
management de proiect specifice relaiilor contractuale i integrarea datelor de ieire din
aceste procese n managementul de ansamblu al proiectului. Aceast integrare i
MANAGEMENTUL INOVRII

20
coordonare se va realiza adesea la nivele multiple, deoarece sunt implicai numeroi
vnztori i numeroase produse. Dintre procesele specifice managementului proiectelor
de dezvoltare a produselor care trebuie aplicate se pot enumera:
Punerea n practic a planului proiectului, descris n subcapitolul 1.2, servete la
autorizarea contractantului s lucreze la momentul solicitat de coordonator.
Raportul de avansare, descris n subcapitolul 8.3, are drept scop supravegherea
costului, termenul de livrare i performana tehnic a contractantului.
Controlul calitii, descris n subcapitolul 6.4, pentru a controla i verifica c
produsul contractantului rspunde necesitilor impuse de beneficiar.
Controlul modificrilor, descris n subcapitolul 1.3, pentru a asiguraechipa de
lucru c modificrile sunt aprobate i c toi cei interesai au fost informai.
Gestionarea contractelor are n acelai timp i o componen de gestionare
financiar. Termenele de plat trebuie definite n contract i sunt stabilite n corelare cu
avansrile activitilor din proiect i cu disponibilitatea lichiditilor beneficiarului.
9.5.1. Date de intrare n gestionarea contractelor
Contractele de aprovizionare sunt documentele formale de baz care fac obiectul
gestionrii lor pe parcursul derulrii proiectului. Contractele au fost descrise n
paragraful 9.4.3.
Activitile realizate de furnizor constau n: bunuri realizate i livrate, bunuri
realizate dar nelivrate, activitile prin care se dovedete c au fost respectate normele
de calitate, activiti legate de cheltuielile efectuate sau angajate etc.. Toate acestea
servesc pentru punerea n oper a planului proiectului.
Cererile de modificare pot include modificri ale condiiilor contractuale sau ale
descrierii produsului / serviciului ce urmeaz a fi furnizat. Dac prestrile furnizorului
nu sunt satisfctoare, decizia de a rezilia contractul va fi tratat de asemenea ca o
cerere de modificare. Modificrile contestate, n care vnztorul i echipa de
management al proiectului nu au ajuns la un acord asupra compensrii modificrii, sunt
numite litigii, certuri sau reclamaii i se rezolv conform prevederilor din contract.
Facturile furnizorilor sunt ntocmite de prestator. De obicei vnztorul trimite
facturile pentru plata activitilor prestate pe msura efecturii livrrilor. Condiiile de
facturare, inclusiv documentele justificative necesare, sunt definite n contract sau n
anexele la contract.
9.5.2. Instrumente i metode de gestionare a contractelor
Sistemul de control al modificrilor contractelor definete procesul de
gestionare a contractelor monitoriznd toate modificrile survenite pe parcursul
MANAGEMENTUL RELAIILOR CU FURNIZORII

21
derulrii acestora. El include documente scrise acte adiionale, materiale de cercetare,
procedeele de conciliere i nivelele de abilitare cerute pentru autorizarea modificrilor.
Toate acestea sunt integrate n sistemul de gestiune a modificrilor contractelor.
Raportul de avansare reprezint documentul care d informaii managerului de
proiect asupra modului n care vnztorul / prestatorul de servicii atinge efectiv
obiectivele contractului. ntotdeauna raportul de avansare se integreaz n raportul de
avansare al ansamblului proiectului. Produsele aprovizionate trebuie inspectate din
punct de vedere cantitativ, calitativ (optico vizual) i documentar (certificate de
garanie, declaraie de conformitate, etc.) comparndu-se cu comanda. Aceast
verificare identific i condiiile de pstrare / depozitare specificate pe ambalaje. Dac
produsele cumprate nu coincid cantitativ sau calitativ cu comanda / factura, se
contacteaz cu furnizorul pentru a efectua coreciile necesare.
Sistemele de plat (plile) ctre vnztor sunt de obicei administrate de
departamentul financiar contabil al organizaiei responsabile cu proiectul. Pentru
proiecte de mare anvergur cu aprovizionri numeroase i complexe, proiectul poate s
aib propria echip de administrare a plilor ctre furnizori. n ambele cazuri, sistemele
de plat trebuie s evidenieze i s cuprind revizuirile fcute pe parcurs i acordurile
stabilite i transmise echipei de management al proiectului.
9.5.3. Date de ieire din gestionarea contractelor
Corespondena reprezint totalitatea documentelor de comunicare ntre
cumprtor i furnizori. Clauzele contractuale i condiiile stipulate n contract
precizeaz, adesea, aspecte de comunicare ntre cumprtor i vnztor, modul de
redactare a documentelor de coresponden asupra tuturor posibilelor clarificri sau
modificri aduse cadrului de derulare a contractului precum i documente formale de
atenionare n cazul unor livrri necorespunztoare.
Modificrile aduse contractelor au implicaii att asupra procesului de
planificare a proiectului ct i a procesului de aprovizionare. n consecin modificrile
care intervin n derularea unui contract de aprovizionare impun msuri de reactualizate a
planul de realizare a proiectului.
Cererile de plat presupun c proiectul utilizeaz un sistem de plat exterior.
Dac proiectul are un sistem intern propriu, data de ieire este pur i simplu plata fcut.

9.6. NCHIDEREA CONTRACTELOR

nchiderea contractelor este comparabil cu ncheierea administrativ a
proiectului (descris n subcapitolul 8.4). Procesul de nchidere a contractelor de
aprovizionare, prezentat n figura 9.9, implic n acelai timp verificarea produsului. n
acest sens se d rspuns la ntrebarea: "Toate activitile efectuate de furnizor
ndeplinesc condiiile impuse prin contract i satisfac exigenele cumprtorului?" n
MANAGEMENTUL INOVRII

22
acelai timp se desfoar i nchiderea administrativ evideniind gestionarea
modificrilor i actualizarea datelor nregistrate pe parcursul derulrii contractului.
Rezultatele finale se nregistreaz constituindu-se n date istorice pentru proiectele
viitoare. Clauzele i condiiile stipulate n contractul ncheiat ntre cumprtor i
furnizor pot impune urmrirea unor proceduri speciale pentru nchiderea acestora.
Rezilierea unui contract reprezint un caz special de nchidere anticipat a acestuia.

9.6. nchiderea contractelor
1.Date de intrare
1. Documentaie
contractual
2.Instrumente i metode

1. Auditul aporvizionrilor
3.Date de ieire
1. Dosare de comenzi
2. Chitanele i
nchiderea formal
Fig. 9.9. Procesul de nchidere administrativ a contractelor

9.6.1. Date de intrare n procesul de nchidere a contractelor
Documentaia contractual include contractul cu toate anexele sale, cu actele
adiionale (modificri cerute i aprobate de ambele pri), cu documentaia tehnic
realizat de furnizor, cu rapoartele de avansare prezentate de acesta, cu documentaia
economico financiar (devize postcalcul, cereri de plat i facturi, alte documente
contabile: ordine de plat, chitane, bonuri fiscale etc.) i rezultatele auditului referitor la
obiectul contractului. Aceste documente sunt enumerate orientativ fr a ne limita
numai la ele. n cazul achiziiilor publice documentaia contractual este mult mai
voluminoas i trebuie s respecte cele apte principii enunate n paragraful 9.4.3:
nediscriminarea, tratamentul egal, recunoaterea reciproc, transparena,
proporionalitatea, eficiena folosirii fondurilor publice, asumarea rspunderii. Aceste
principii reprezint baza directivelor Uniunii Europene i cadrul n care s-a dezvoltat
legea achiziiilor publice din Romnia (OG 34 / 2006).
9.6.2. Instrumente i metode de nchidere a contractelor
Auditul aprovizionrilor reprezint o analiz amnunit a procesului de
aprovizionare. Se ncepe cu analiza planului de aprovizionare elaborat pentru atingerea
eficient a scopului proiectului, se continu cu analiza procesului de gestionare a
contractelor ncheiate pn la momentul desfurrii auditului. Obiectivul auditului
aprovizionrilor l constituie identificarea i evidenierea realizrilor notabile i a
nemplinirilor. Auditul urmrete mbuntirea procesului de aprovizionare garantnd
aplicarea procedurilor n cazul altor aprovizionri la nivelul proiectului n cauz, ori a
altor proiecte aflate n derulare la nivelul organizaiei.

MANAGEMENTUL RELAIILOR CU FURNIZORII

23
9.6.3. Date de ieire din procesul de nchidere a contractelor
Dosarul contractului reprezint un set complet de documente tehnice i
comerciale ct i de date nregistrate care sunt pregtite pentru a fi anexate la
documentaia final a proiectului aa cum se precizeaz n paragraful 8.4.3.
Chitanele, ordinele de plat, extrasele de cont bancar i nchiderea formal
sunt ntocmite de persoana din departamentul financiar contabil care rspunde de
gestionarea contractului de aprovizionare. nchiderea formal presupune transmiterea
ctre furnizor a unui document formal, scris, prin care se precizeaz ndeplinirea
obligaiilor contractuale de ctre ambele pri. Cerinele n materie de modalitile de
plat i de nchidere formal a contractului sunt incluse i precizate n clauzele
contractuale.

BIBLIOGRAFIE

1. Ordonana de urgen nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie
public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de
concesiune de servicii aprobat prin Legea nr. 337/2006, modificat i completat
prin Legea nr. 128/2007 i OUG 94/2007 HG 942/2006 pentru aprobarea
Normelor de aplicare a Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 30/2006, cu
modificrile i completrile aduse de 1.083/2007
2. Ordinul nr. 155/2006 privind aprobarea Ghidului pentru atribuirea contractelor de
achiziie public
3. Directiva European 17 / 2004 / CE
4. Directiva European 18 / 2004 / CE