Professional Documents
Culture Documents
2. Comunicarea extern
Greeala cea mai frecvent care se face este c acest gen de comunicare este redus de obicei la comunicarea de tip managerial. Managerul este considerat veriga de legtur ntre organizaie i mediul su extern n general i publicul specific n particular. El nu este sigurul purttor de imagine al organizaiei. Managerul este ntr-adevr purttorul principal de imagine al organizaiei pe care o conduce. Cu toate acestea, legturile sale cu mediul extern sunt mai
1
degrab oficiale, comportamentul i atitudinile sale sunt predictibile. El nu face altceva dect s se conformeze unor prescripii de rol i cel mult de status. Activitatea i legturile sale externe sunt proiectate n aa fel nct s reitereze i s ntreasc imaginea creat prin intermediul relaiilor publice i a publicitii. Managerul are un rol deosebit n contextul interferenelor cu organizaii similare, dar care se caracterizeaz printr-o cultur organizaional diferit, el fiind obligat s in cont de specificitatea acestei culturi pentru a putea comunica eficient i pentru a nu intra n conflict cu organizaia partener. n realitate, comunicarea extern mbrac i alte forme, diferite de comunicarea de tip managerial. Annie Bartoli menioneaz existena a trei tipuri de comunicare extern: Comunicarea extern operaional, realizat ntre membrii organizaiei cu interlocutori din exteriorul organizaiei Comunicarea extern strategic, care const n construirea sau extinderea unei reele de comunicare Comunicarea extern de promovare (publicitate, relaii publice) Comunicarea extern operaional se refer la faptul c mare parte din salariai ntrein relaii profesionale cu persoane din mediul extern al organizaiei. Fiecare din aceti angajai sunt deci, obligai s comunice, n calitate de reprezentani ai organizaiei cu partenerii externi ai acesteia: clieni, furnizori, contractani, autoriti publice, eventuali concureni. Astfel, fiecare vehiculeaz o anumit imagine i anumite mesaje din partea organizaiei i primesc n acelai timp informaii pe care le retransmit n interiorul organizaiei. Aceste schimburi sunt vitale pentru activitatea pe termen scurt a organizaiei. Comunicarea extern strategic mbrac dou forme de baz: dezvoltarea de relaii de comunicare cu mediul extern i previzionarea evoluiei i schimbrilor care se pot produce n exteriorul organizaiei i care pot afecta activitatea acesteia. Organizaia ncearc s reziste n mediul extern, n mod necesar concurenial prin construirea de relaii profitabile cu actorii cheie ai acestuia: autoritile locale, directori ai altor organizaii, n general cu persoanele care sunt considerate a fi influente. La momentul iniierii acestor reele de comunicare, acestea nu sunt cu adevrat indispensabile. Cu toate acestea, ele sunt proiectate n ideea c se pot dovedi utile n cazul unei crize sau a altui eveniment neateptat. Observarea atent a mediului extern i previzionarea evoluiei acestuia se realizeaz prin intermediul unor anumii membri ai organizaiei care capteaz toate informaiile considerate strategice. O atenie deosebit este acordat activitilor concurenei, evoluiei suporturilor tehnice, noilor norme i reglementri legislative care pot afecta organizaia i transforma mediul su extern, evoluiei situaiei locurilor de munc, eventualelor micri sociale etc. Aceste informaii sunt foarte utile n luarea de decizii, n alegerea strategiilor i n opiunea pentru o anume politic. Comunicarea cu rol de promovare reprezint n realitate un caz aparte, pentru c, dei literatura de specialitate o consider fr excepie ca fcnd parte din comunicarea extern, ea se desfoar unilateral, dinspre organizaie ctre mediul exterior al acesteia. n aceast situaie, nu mai sunt membrii organizaiei cei care ntrein legtura cu exteriorul, ci organizaia ca instituie. Ea d informaii despre produsele sau serviciile pe care le ofer, ncearc s -i amelioreze imaginea de ansamblu sau pur i simplu vrea s se fac cunoscut i s-i promoveze valorile. Formele principale prin care se concretizeaz acest tip particular de comunicare sunt: publicitatea prin mass media sau prin propriile materiale publicitare promovarea vnzrilor sponsorizrile finanarea activitilor culturale sau sportive
mecenatul ajutor financiar sau logistic acordat artitilor, organizaiilor umanitare sau nonprofit articole care prezint organizaia n publicaii de specialitate organizarea de standuri la trguri i forumuri organizarea de zile ale porilor deschise aciuni de consiliere i ajutorare a altor instituii similare (dar care n mod real nu sunt concureniale) prin detaarea temporar de personal
datorit unei bune strategii de comunicare (planificat i aplicat de relaiile publice), la un stadiu de nelegere, de ncredere reciproc i de sprijin mutual. Hutton, acceptnd teoriile lui Gordon i Cancel et al., (Hutton, 2001, apud R. Pricopie, 2005, p.27) dezvolt un model tridimensional n care relaiile publice sunt vzute ca management strategic al relaiilor unei organizaii, management care poate fi definit de orice matrice n spaiul tridimensional, descris de axele interes, iniiativ, imagine. Hutton identific n acelai timp ase roluri situaionale: persuasiunea, pledoaria, informarea public, susinerea unei cauze, managementul imaginii/reputaiei i managementul relaiilor, la care organizaiile fac apel, cu precdere, n administrarea relaiilor lor de comunicare cu diferitele categorii de public. Ca funcie a managementului, relaiile publice circumscriu urmtoarele, (Newsom et al.,2000, apud R. Pricopie, 2005, p. 15) : 1. Anticiparea, analizarea i interpretarea opiniei publice, a atitudinilor i elementelor care pot avea un impact, pozitiv sau negativ, asupra operaiunilor i planurilor organizaiei. 2. Consilierea conducerii, la toate nivelurile, cu privire la politica decizional, cursul evenimentelor i comunicare, lund n considerare efectul lor public i responsabilitile sociale i ceteneti ale organizaiei. 3. Cercetarea, coordonarea i evaluarea continu prin programe de aciune i comunicare pentru a obine informarea i sprijinul publicului, elemente necesare atingerii cu succes a obiectivelor organizaiei. Aceste programe pot include tehnici financiare i de marketing, colectare de fonduri, relaii guvernamentale, cu comunitatea i/sau cu angajaii, precum i alte tipuri de programe. 4. Planificarea i implementarea eforturilor organizaionale de a influena sau modifica politicile publice. 5. Stabilirea obiectivelor, planificarea, bugetarea, recrutarea i formarea staff-ului, dezvoltarea unor spaii de activitate pe scurt, administrarea resurselor necesare realizrii celor de mai sus. Printre cunotinele necesare n practica profesional a relaiilor publice se numr: arta comunicrii, psihologia, psihologia social, sociologia, tiinele politice, economia, precum i principiile managementului i eticii. Cunotine i abiliti tehnice specifice sunt necesare pentru: studiul opiniei publice, analiza problemelor legate de public, relaiile cu presa, vnzarea prin pot, reclam, publicaii, producii video, evenimente deosebite, discursuri i prezentri. n sprijinul definirii i implementrii politicilor, practicianul n relaii publice folosete o varietate de abiliti de comunicare profesional i are un rol integrator, att n interiorul organizaiei, ct i ntre organizaie i mediul exterior. 3.2. Sensurile relaiilor publice Coninutul relaiilor publice scoate n eviden sensul i valoarea social a acestora. n acest mod, relaiile publice sunt definite n contextul spaiului social. n interiorul spaiului social sunt identificate i supuse analizei spaiile cu un grad ridicat de relevan comunicaional. n esen, acestea sunt: spaiul public, spaiul organizaional i spaiul mediatic. Grila de analiz a fiecrui spaiu n parte cuprinde referiri distincte la norme, interese, actori i procese specifice comunicrii sociale. n acest cadru, relaiile publice sunt definite din trei perspective distincte, dar interferene. Mai exact spus, relaiile publice expliciteaz trei ipostaze ale proceselor de
comunicare social: comunicarea public, comunicarea organizaional i comunicarea mediatic. n condiiile n care toate organizaiile la care facem referire - economice, politice, educaionale - acioneaz n spaiul public, relaiile publice constituie o strategie de comunicare public. Mai exact spus, relaiile publice, ca strategie de comunicare public, au rolul de a genera climatul i starea de normalitate social. Aici, trebuie amintit c normalitatea social exprim i rezult din capacitatea unei societi de asumare i practicare a normelor sociale, a regulilor democratice de convieuire social. Strile de anormalitate social sunt cu putin atunci cnd n viaa social se manifest fie tendina de supra-agregare social (prin practici de tip totalitar, de comprimare a spaiului de existen liber a vieii individuale), fie tendine de sub-agregare social (prin disoluia esutului social i a autoritii publice, prin manifestri de anarhie social). Fapt este c, n ambele situaii, rdcina anormalitii sociale este de factur comunicaional i const ntr-un deficit de comunicare sau ntr-o criz de comunicare. Criza de comunicare nu poate fi depit (sau prentmpinat) dect printr-o strategie de comunicare public optim. 3.3. Relaiile publice strategie de comunicare organizaional Trim ntr-un univers organizaional. Spaiul social este populat de organizaii. Unele dintre acestea sunt organizaiile noastre de apartenen. Instituiile sociale (actorii publici) sunt, n sens general, organizaii. Dac, actorii publici acuz, n principal, o problem de securitate identitar (de coagulare i manifestare a constituenei i profilului propriu), organizaiile n ansamblu, inclusiv actorii publici, se confrunt cu provocrile riscurilor de insecuritate funcional. Mai exact spus, mediul social, ca mediu extraorganizaional, este tot mai mult un mediu (un spaiu) al schimbrii globale. Marea provocare a tuturor organizaiilor, a celor publice i a celor private, a celor politice, educaionale, productiv-economice, a celor naionale i internaionale, este nsi schimbarea. Literatura de expertiz organizaional i managerial din ultimele dou trei decenii abund n analize privind imperativul unei reacii adaptative la presiunile schimbrii. S-a impus conceptul de sntate organizaional , ca expresie a capacitii organizaiilor de a genera rspunsuri adecvate la presiunile interne i externe ale schimbrii. Efortul adaptativ este extrem de complex. n cadrul organizaiilor sunt puse n acelai timp sub semnul ntrebrii misiunea (sarcina), resursele umane, organizarea formal i informal i fluxurile de conexiune (comunicare) cu mediul extern. Oricum noteaz Alvin Toffler chiar i cnd presiunile interne i externe converg i o poziie sntoas exist, schimbarea fundamental este ... improbabil dac partizanii si interni nu pot oferi o viziune i o strategie coerente, o nou misiune care s-o nlocuiasc pe cea veche. Evident, resursa de adncime a adaptrii se afl n oameni i n capacitatea acestora de a proiecta i susine o nou misiune a organizaiei, consonant cu noile tendine extraorganizaionale. Suportul adaptrii organizaiilor este de ordin comunicaional. Strategia adaptrii este, n esen, de factur comunicaional. n acest context, se constituie i se exprim publicurile organizaiei publicul intern i publicul extern, acesta din urm cuprinznd publicul local, publicul naional i cel internaional. n acelai timp, perspectiva organizaional face cu putin o modalitate relevant de definire operaional a informrii publice, a comunicrii organizaionale ca form prioritar a comunicrii manageriale. Dac, n spaiul public, informarea public este legitimat prin norma democratismului social, n spaiul organizaional informarea public se impune ca imperativ funcional. Altfel spus, comunicarea organizaional constituie ansamblul structurilor i 5
proceselor de comunicare prin care organizaiile se adapteaz la schimbrile din mediul extern. n concluzie, n spaiul organizaional, actorii sunt nsi organizaiile. Interesele sunt de ordin adaptativ, iar procesele sunt de natur comunicaional. n acest nou context, devin vizibile un nou sens, o nou definiie posibil a relaiilor publice: Relaiile publice constituie o strategie de comunicare organizaional, prin care organizaiile devin organizaii comunicante, fluxurile de comunicare ntre organizaii i publicurile interne i externe determinnd adaptarea organizaiilor. (Comunicare managerial i relaii publice, SNSPA). 3.4. Activitatea de relaii publice Ce fac, concret, experii n relaii publice: - scriu i editeaz comunicate, tiri de pres, radio sau televiziune, newsletter, scrisori, anunuri,cuvntri, rapoarte de activitate etc. i produc materiale de comunicare multimedia; - apar n faa unor publicuri interne sau externe pentru a ine cuvntri sau pregtesc liderii organizaiilor, purttorii de cuvnt, ali membrii ai organizaiei pentru aceasta; - organizeaz evenimente speciale care presupun comunicarea public: conferine de pres, inaugurri de obiective, aniversri, vizite, concursuri, lansri de programe, campanii de strngere de fonduri; - stabilesc diferite contacte: ndeosebi n relaiile cu presa - contacteaz jurnaliti, menin legturile cu ei, sau dintre liderii organizaiei i jurnaliti, distribuie informaii sau plaseaz materiale n pres - dar i cu reprezentanii comunitii, ai lumii politice sau de afaceri, cu cei care viziteaz organizaia i chiar i ntre membrii organizaiei; - cerceteaz categoriile de public, fie externe, fie interne, care interfereaz cu organizaia pentru a le descoperi opinia; studiaz situaia politic, atitudinea grupurilor cu interese specifice, atitudinea presei; - planific i monitorizeaz programele de relaii publice, administreaz personalul din departament; Ce funcii ndeplinesc experii n relaii publice, "relaionitii": - de tehnicieni ai comunicrii; - de manageri ai comunicrii: conducere a organizaiei din perspectiva proceselor i procedurilor de comunicare, facilitarea comunicrii interne i externe, facilitarea rezolvrii problemelor care presupun aspecte de comunicare. Calitile specialistului n relaii publice Pentru a face fa cu succes diferitelor probleme de comunicare specialiti trebuie s posede anumite caliti: a) abiliti de comunicare scris i oral, capacitatea de a prezenta simplu i clar idei i mesaje specifice diferitelor domenii, b) s aib o bun memorie a faptelor, numelor, datelor, figurilor, c) s aib prezen de spirit, intuiie, imaginaie, d) tactul: s fie rbdtor, amabil, cu simul umorului, suficient de flexibil, e) sociabilitatea, capacitatea de a stabili cu uurin contacte umane (s nu fie timid, emotiv sau arogant), f) rapiditate n gndire i n luarea deciziilor, g) capacitate de analiz i sintez, h) sim de organizare 6
3.5. Relaiile publice i organizaiile Organizaiile sunt ansambluri umane, organizate i ierarhizate n vederea coordonrii i cooperrii membrilor lor n atingerea anumitor scopuri. Relaiile publice se practic n urmtoarele tipuri de organizaii: - agenii de relaii publice care presteaz la solicitare activiti de relaii publice; - corporaii: marile grupuri economice au departamente specializate n relaiile cu publicurile respectivelor companii; - guvernele i administraia: exist att departamente la nivelul guvernului, ct i la diferitele ministere; tot aa n administraie, la nivelul prefecturilor i primriilor, ori a diferitelor servicii publice; - organizaii non-profit: ca universitile, spitalele, bisericile, ONG-urile (n acest caz sunt foarte importante relaiile cu presa, organizaiile guvernamentale publicurile, donatorii); Pe lng organizaii exist i consultani independeni de relaii publice, angajai de organizaii temporal, pentru activiti de relaii publice specifice. 3.6. Departamentul sau firma de relaii publice Departamentele de relaii publice (public relations, corporate communication, communication, public affair, advertising public relations n SUA sau departament de comunicare, imagine ori chiar departament de relaii cu publicul n Romnia) sunt dependente de caracteristicile organizaiei. Ele pot fi subordonate direct conducerii sau pot face parte din alt departament (marketing, publicitate sau resurse umane). Structura i dimensiune sunt variabile: de la una sau dou persoane, pn la sute de persoane; media n SUA este de 10 persoane. Marile departamente se pot mpri n secii dedicate diferitelor probleme: relaii cu presa, cu consumatorii, cu investitorii,cu ageniile guvernamentale, etc. Ele au un ef al departamentului care este mai degrab un manager de comunicare strategic i face parte din conducerea organizaiei ca vicepreedinte sau director i specialiti n comunicare n funcie de problemele specifice. Problemele pe care aceste departamente le au apar fie n raport cu conducerea care nu nelege bine rolul relaiilor publice n viaa organizaiei, fie cu departamentele alturate, de resurse umane (care i arog comunicarea intern), juridice (care se tem ca mesajele din partea companiei s nu poat fi folosite mpotriva ei), marketing, publicitate (care vor s obin controlul i fondurile ntregii comunicri externe). Departamentele de relaii publice au avantajul de a se identifica cu organizaia i a cunoate bine problemele i dezavantajul de a nu avea o experien suficient debogat i mai ales flexibil. Uneori n aceste departamente se avanseaz greu i se ajunge la rutin. Firmele (s-au mai numit i birou sau agenie) de relaii publice ofer servicii organizaiilor. Avantajele firmei de relaii publice rezid n experiena bogat i variat, contactele de care dispune, atitudinea obiectiv fa de probleme i costurile mai mici ale operaiilor. Inconvenientele apar datorit imperfectei cunoateri a organizaiei, a rezistenei interne a organizaiei, sau a indisponibilitii conducerii organizaiei contractante. n general firma de relaii publice este condus de un director care stabilete politica general i este purttorul de cuvnt. Urmtoarea poziie este director executiv care consiliaz clienii, definete problemele i publicurile cheie, traseaz planul de comunicare i l pune n funciune. Firmele mai cuprind i un numr variabil de specialiti care concep i produc mesajele de relaii publice, studiaz caracteristicile i disponibilitile canalelor mass-media, cerceteaz, se ocup de aspectele 7
financiare sau de marketing etc. Exist tendina asocierii acestor firme cu ageniile de publicitate precum i aceea a globalizrii lor. Modalitile de plat ale firmei de relaii publice sunt: plata cu ora (la care se adaug cheltuielile suplimentare), plata fix lunar, plata fix pe proiect. Dificultile firmei provin mai ales din diversitatea mare a clienilor. 4. Concluzii Exist o multitudine de forme de promovare a imaginii, valorilor, produselor sau serviciilor specifice organizaiei. Cea mai eficient i cea mai ieftin form de promovare este ns, cel mai adesea ignorat. Ea se afl la ndemna tuturor salariailor i const n reliefarea permanent a aspectelor pozitive ale organizaiei din care fac parte, cu ocazia tuturor contactelor cu mediul extern, fie acestea personale sau profesionale. Ideea este c fiecare angajat i poate asuma fr probleme rolul de comunicator extern, mesajul su fiind centrat pe seriozitatea, eficiena i calitatea de care d dovad organizaia. Acest lucru presupune ns ca salariatul s tie (ceea ce ine de eficiena comunicrii interne), s cread (este vorba de coerena dintre discursul pe care l afieaz i aciunile sale concrete) i s vrea (adic s simt nevoia s vorbeasc despre organizaie, ceea ce trimite la ideea de motivaie).
Bibliografie Cndea, R., Cndea, D., Comunicarea managerial: Concepte, deprinderi, strategie, Editura Expert, Bucureti, 1996 Coman, C., Relaiile publice. Principii i strategii, Polirom, Iai, 2001 Cornescu, V., Mihilescu, I., Stancu, S., Managementul organizaiei, Editura All Beck, 2003 Dobrescu, P., Brguanu, A., Mass-media i societatea, Bucureti, SNSPA, 2001 Ionescu, Gh., Cazan, E., Negru, A., L., Management organizaional, Editura Tribuna Economic, Bucureti, 2001 Jigu, M., Consilierea carierei Compendiu de metode i tehnici, Editura AFIR, Bucureti, 2006 Johns, G., Comportament organizaional, Editura Economic, Bucureti, 1998 Lebedeva, T., Arta de a seduce, Institutul European, Iai, 1999 Miculescu, S., M., Relaii publice internaionale n contextul globalizrii, Bucureti, SNSPA, 2001 Moldoveanu, G., Analiza organizaional, Editura Economic, Bucureti, 2000 Pop, D., Introducere n teoria relaiilor publice, Dacia, Cluj-Napoca, 20006 Prutianu, ., Comunicare i negociere n afaceri, Polirom, Iai, 1998 Puiu, M., M., Mangerii i resursele umane, Ed. Universitii Titu Maiorescu, Bucureti, 2009 Stancu, ., Relaii publice i comunicare, Teora, Bucureti, 2001