MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA EMPRESA

ASOARCHI

MISION: desempeñarse de la mejor manera posible. Ofreciendo el mejor de los

servicios en el área archivística, con profesionales de gran calidad técnica, y
ética profesional admirables y que siempre se preste un trabajo agradable,
muy eficaz y eficiente, para que el cliente tenga la satisfacción de un trabajo
bien hecho y la empresa se dé ah conocer por su calidad y servicios.

VISION: ser la empresa archivística mas importante del país, que preste sus
servicios ah las entidades más altas del estado y que sea un privilegio y un
honor trabajar para serviarchi, que hallan diferentes sucursales por todo el país
y que se logre alcanzar el mayor de los éxitos no solo en el ámbito nacional
archivístico si no en el ámbito ético profesional.

ESTRATEGIA

La estrategia de la empresa asoarchi consiste en ofrecer el servicio de manejo

de archivos a pequeñas empresas o microempresas destacando por sus
métodos eficientes, tratando de dejar la mejor imagen posible y siempre
buscando nuevas aperturas del mercado, nuevos clientes que puedan
contribuir al crecimiento de la empresa.

La empresa asoarchi tratara de desarrollar esta estrategia para ubicar personal

en empresas con contratos en vigencia y tratando de sacar el mayor beneficio
posible, buscara nuevas conexiones ah empresas cada vez más grandes y
finalmente lograr un contrato con el estado para el mantenimiento archivístico
de varios de los componentes políticos del país.

POLITICAS

La política de la empresa asoarchi es ofrecer el mejor servicio posible con unas

tarifas razonables y unos profesionales de gran calidad técnica e idoneidad
ética.

Es política de la empresa contratar gente joven, que busquen sus primeros

años de experiencia laboral y que sean egresados del Sena. También es política
de la empresa no ofrecer puestos ah gente mayor de 35 años y siempre buscar
hacer profesionales de la empresa y que perduren el mayor tiempo posible en
la institución.

Como política final la empresa se hace responsable de cualquier falla en un

trabajo hecho o ejecutado en los primeros 7 dias después de hecho el trabajo,
después de este periodo no se aceptaran quejas ni reclamos sobre el trabajo
hecho.

VALORES AH TENER EN CUENTA POR LA EMPRESA ASOARCHI

Los valores ah tener en cuenta por la empresa no solo son los más
primordiales, si no que son fundamentales para que cada empleado logre el
mayor de los rendimientos en la empresa.

RESPONSABILIDAD: cualidad fundamental para el trabajador ya que será una

persona confiable para cualquier trabajo u obligación. ser responsable significa
incluso asumir cualquier error, pero con la sabiduría de que si se comete es
para aprender, ya que todos tenemos derecho ah equivocarnos; aunque lo
difícil es reconocerlo.

PUNTUALIDAD: cualidad fundamental que le permitirá llegar ah la hora

requerida para un trabajo o hacer un trabajo en el tiempo estimado. La persona
puntual es eficiente, se desempeña de gran manera ya que maneja muy bien
su tiempo, además siempre busca la productividad mayor en su espacio
laboral.

EFICIENCIA: es importante que el trabajador sea eficaz y eficiente en su

trabajo, esto significa que haga un buen desempeño en el menor tiempo
posible.

ADAPTABLE: más que una cualidad es una forma de ver las cosas o los
asuntos de un trabajo de acuerdo ah las dificultades que esté presente, se pide
que sea adaptable, para que no se sienta presionado o se complique con un
trabajo ah realizar, si no que sea recursivo y busque la mejor solución para
dicho trabajo.

HONESTIDAD: es el valor más importante al tener en cuenta por la empresa,

ya que lo que menos se quiere es una persona deshonesta que solo perjudique
ah la empresa, siempre se busca alguien que una sus objetivos con los de la
empresa así no es egoísta y no busca su bien común.
TRABAJO EN EQUIPO: es fundamental que el trabajador de asoarchi sea una
persona que no busque la individualidad en los trabajos si no que siempre se
haga una coordinación de grupo, la unión hace la fuerza y la empresa asoarchi
siempre buscara gente con capacidad de trabajo en grupo y que nunca haga
trabajos u objetivos por individualidad.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL:

ser la empresa líder en le maneja miento de archivos y documentos de toda

índole destacándose por su eficiencia y eficacia ah la hora de la realización de
un trabajo, siempre de la mejor manera y con los profesionales más
capacitados para las distintas tareas que se puedan dar siempre tratando de
dar la mejor imagen de la empresa.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

• Expandir la empresa ah nuevos campos de trabajo tratando de dar la

mejor de las impresiones al cliente.
• Buscar y obtener ah los mejores empleados en el área de la archivacion
y organización de documentos.
• Tratar de ofrecer los mejores precios en el mercado pero que la calidad
del trabajo sea igualmente buena ah la de otras empresas que ofrezcan
el servicio ah un precio mayor.
• Instalar o construir diferentes sucursales de la empresa asoarchi en las
capitales de los departamentos más importantes del país.
 FUNCIONES

JUNTA DIRECTIVA

Su función es ser la cabeza visible de la empresa, toda decisión tomada por el

gerente pasa por la junta directiva, ellos aprueban presupuestos,
contrataciones, planes de trabajo, contratos, todo pasa por la junta además de
ser los accionistas mayoritarios y los que buscan las relaciones corporativas
con otras empresas.

GERENTE

Su función es administrar la empresa, de acuerdo ah las decisiones que se

tomen en la junta directiva, es el encargado de la firma de contratos de la
empresa, mantiene latente observación en las subgerencias y recibe reportes
de los desempeños de cada una de ellas, además es el encargado de la
presentación de los proyectos ah la junta directiva y la presentación de
presupuestos y demás.

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA

Es la encargada de la administración de los trabajos ah los empleados, se

encarga de escoger ah cada uno de los trabajadores que mejor se pueda
desempeñar en el cargo o puesto o tarea que tenga que hacer y su desempeño
en esta, además abarca la observación y modificación de un trabajo cuando se
está ejecutando.

SUBGERENCIA DE RECURSOS HUMANOS

Es la que se encarga del maneja miento de los empleados, de acuerdo ah sus
capacidades son asignados, y junto con la subgerencia administrativa
aprovechan los recursos de la mejor manera, es decir buscan al mejor
empleado, que se pueda desempeñar en un cargo especifico, además de esto
se encargan de las recomendaciones de ascenso o descenso de un trabajador.

SUBGERENCIA OPERATIVA

Es la encargada de cada una de las operaciones de la empresa, ayudada por

las otras 2 subgerencias, mira cada operación o trabajo que tenga la empresa,
y coordina las bases de la realización de ese trabajo, como tiempo ah realizar,
función que se debe cumplir, resultados esperados, ellos manejan todo lo
relacionado ah la eficiencia y eficacia del trabajo.
TRABADORES

Son los empleados encargados del trabajo ah realizar ellos siguen las
diferentes instrucciones que se den o tomen las 3 subgerencias conjuntas para
la realización de un trabajo, ya que las subgerencias les dirán, el trabajo ah
desempeñar, resultado que se espera obtener, hora ah realizar y demás,
siempre buscando el mayor rendimiento y beneficio.

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA EMPRESA ASOARCHI

PROCESO DE ARCHIVAMIENTO

El proceso de archivamiento se logra de la siguiente manera:

Se toma o se crea un archivo, este archivo se clasifica de acuerdo a su género,

cuando se logra esto se mira su peso, su contenido en hojas y el estado en que
se encuentre el archivo, de acuerdo ah su tamaño es guardado con otros
archivos del mismo tipo o si tamaño es muy grande se hace un solo lugar para
el archivo, si esta en mal estado se tratara de arreglar lo mas posible y
ofrecerle protección contra el tiempo y el uso, por ejemplo plastificando el
documento.

Cuando ya todo esto se realiza el archivo es colocado y si se requiere se hace

una copia de respaldo o refuerzo al archivo, luego se pasa al inventario y se
continúa con el siguiente archivo para el posterior reinicio de este proceso.
PROCESO DE CONTRATACION DE EMPLEADOS

Para este proceso se hace una selección de hojas de vida y de acuerdo ah los
valores de la empresa y ah perfil de cualidades que se requiera para el puesto
se hace una entrevista de preselección, luego de esto los que hayan pasado la
entrevista recibirán una visita por parte de un supervisor de recursos humanos
de la empresa, para ver su modus vivendus y luego establecer u perfil
ocupacional. Luego de esto se hace una selección con todos los datos ya
gestionados y se selecciona un mínimo de 5 candidatos que serás puestos ha
prueba por un periodo de no mas de 3 meses y ah los cuales solo 2 se les
ofrecerá un empleo con contrato en vigor ah un año.

PROCESO DE MANEJO DE PROYECTOS

Todo proyecto es llevado al gerente el cual lo presenta ah la junta directiva, la

junta directiva de acuerdo ah las especificaciones dé el visto bueno o lo
contrario de acuerdo al proyecto, cuando se le da visto bueno el gerente hace
copias del proyecto y le entrega ah las subgerencias especificándoles lo que se
espera que haga cada una de ellas para el desarrolla miento del proyecto, la
administrativa se encargara del progreso del proyecto y todo lo relacionado con
la gestiona miento y realización del mismo, la de recursos humanos dispondrá
los elementos o trabajadores necesarios para el desarrolla miento del mismo, y
por último la subgerencia operativa se hará cargo de que cada subproceso que
se haga en el proyecto lleve un buen desarrollo y por lo tanto la culminación
final del mismo, y los trabajadores deberán cumplir las funciones que les sean
asignadas de acuerdo ah sus habilidades y talentos específicos.