TATACARA PERMOHONAN PULANG BERMALAM UNTUK TAHUN 2014 1.

Terdapat 3 jenis pulang bermalam iaitu: a) Pulang bermalam berjadual (PBB); PBB(WAJIB) PBB(TIDAK WAJIB) b) Pulang bermalam tidak berjadual (PBTB); c) Pulang bermalam kecemasan (PBK). Pulang Bermalam Berjadual (PBB) 1. PBB merupakan pulang bermalam yang telah dijadualkan oleh pihak maktab. Pada setiap bulan, pelajar dibenarkan untuk pulang bermalam pada tarikh-tarikh tertentu. Tarikh berkenaan boleh dirujuk pada muka surat 4 dan juga boleh dirujuk dari dari laman blog http://tphep.blogspot.com atau buku perancangan tahunan maktab. 2. PBB pula dikategorikan kepada dua kategori iaitu: a) PBB(WAJIB); b) PBB (TIDAK WAJIB); 3. PBB(WAJIB) merupakan pulang bermalam yang wajib untuk pelajar pulang bermalam. Ibu bapa tidak perlu membuat permohonan daripada pihak maktab. Berikut adalah contoh PBB(WAJIB): a) Cuti pertengahan semester; b) Cuti semester; c) Cuti sempena perayaan. (Tertakluk kepada perayaan tertentu) 4. PBB(TIDAK WAJIB) merupakan pulang bermalam yang tidak wajib untuk pelajar pulang bermalam. Ibu bapa dikehendaki memohon serta membenarkan untuk para pelajar pulang bermalam terlebih dahulu. Dengan adanya permohonan dan kebenaran daripada ibubapa, maka pihak maktab akan membenarkan para pelajar untuk pulang bermalam. 5. Terdapat 3 saluran yang boleh ibu bapa gunakan untuk menghantar permohonan dan kebenaran pulang bermalam iaitu: a) Melalui internet. Ibu bapa perlu mengisi e-borang permohonan yang disediakan. Sila rujuk Manual Urusan HEP Melalui Talian Internet pada muka surat 5; b) Perkhidmatan faks. Ibu bapa dikehendaki mengisi borang yang disediakan (rujuk borang pada Lampiran A) dan perlu difakskan ke koperasi MRSM Balik Pulau (048664349). Pihak koperasi akan mengenakan bayaran RM 1/helai untuk kemudahan tersebut. Pihak maktab tidak membenarkan ibu bapa untuk menggunakan faks pejabat kerana ianya akan mengganggu urusan faks yang melibatkan urusan pentadbiran maktab. c) Surat menyurat. Ibu bapa dikehendaki mengisi borang yang disediakan (rujuk borang pada lampiran A) dan perlu dipos ke alamat berikut: Timbalan Pengetua Hal Ehwal Pelajar, MRSM Balik Pulau, Jalan Pondok Upeh, 11000 Balik Pulau, Pulau Pinang. Urusan surat menyurat ini perlu dibuat menggunakan perkhidmatan pos laju/pos ekspress/courrier dan perlu dipos seminggu lebih awal sebelum dari tarikh pulang.

6. Untuk pengesahan status kelulusan, ibu bapa dikehendaki menghubungi anak masing-masing 1

Pulang Bermalam Tidak Berjadual (PBTB) 1. PBTB merupakan pulang bermalam yang dipohon oleh ibu bapa atas sebab-sebab tertentu. 2. Berikut adalah dokumen-dokumen yang perlu disertakan untuk melakukan permohonan: a) Surat permohonan (Surat Rasmi); b) Borang permohonan PBTB (rujuk borang pada Lampiran B); c) Dokumen sokongan seperti surat terima anugerah UPSR, surat temujanji doktor dan lainlain lagi. 3. Kelulusan permohonan adalah atas budi bicara pihak Pengetua/Timbalan Pengetua Hal Ehwal Pelajar. 4. Terdapat 2 saluran yang boleh ibu bapa gunakan untuk menghantar permohonan pulang bermalam iaitu: a) Perkhidmatan faks. Ibu bapa dikehendaki menghantar dokumen-dokumen yang dinyatakan di atas melalui faks ke koperasi MRSM Balik Pulau (048664349). Pihak koperasi akan mengenakan bayaran RM 1/helai untuk kemudahan tersebut. Pihak maktab tidak membenarkan ibu bapa untuk menggunakan faks pejabat kerana ianya akan mengganggu urusan faks yang melibatkan urusan pentadbiran maktab. b) Surat menyurat. Ibu bapa dikehendaki menghantar dokumen-dokumen yang dinyatakan di atas melalui perkhidmatan pos laju/pos ekspress/courrier ke alamat berikut: Timbalan Pengetua Hal Ehwal Pelajar, MRSM Balik Pulau, Jalan Pondok Upeh, 11000 Balik Pulau, Pulau Pinang. Urusan surat menyurat ini perlu dibuat seminggu lebih awal sebelum dari tarikh pulang. 5. Untuk pengesahan status kelulusan, ibu bapa dikehendaki menghubungi anak masing-masing.

Pulang Bermalam Kecemasan (PBK) 1. PBK merupakan pulang bermalam yang dipohon oleh ibu bapa atas sebab-sebab kecemasan seperti: a) Kematian; b) Ahli keluarga sakit tenat; c) Bencana/kemalangan. 2. Untuk permohonan PBK, ibu bapa/penjaga perlu menghubungi Timbalan Pengetua Hal Ehwal Pelajar di talian 0199131623. Perkara Penting 1. Untuk urusan permohonan melalui faks, ibu bapa perlu memaklumkan kepada pelajar untuk mengambil dokumen yang telah difakskan untuk dihantar terus ke pejabat untuk tindakan seterusnya. 2. Ibu bapa perlu membuat permohonan awal dan elakkan membuat permohonan di saat-saat terakhir (kecuali kes permohonan PBK sahaja). Tempoh permohonan perlulah seminggu lebih awal sebelum dari tarikh pulang bermalam. Kegagalan mematuhi akan menyebabkan permohonan tidak akan diproses.

Carta Alir Permohonan IBU BAPA/PENJAGA IBU BAPA/PENJAGA

MOHON & BENARKAN

MOHON

PBB(TIDAK WAJIB) Dokumen: Borang PBB(TIDAK WAJIB) @ E-Borang

PBTB Dokumen: Surat Rasmi Borang PBTB Dokumen sokongan

PBK Dokumen: tiada

HANTAR

HANTAR

HANTAR

TPHEP Saluran: Internet Faks Surat menyurat

TPHEP Saluran: Faks Surat menyurat

TPHEP Saluran: Telefon

LULUS

LULUS KELULUSAN PELAJAR

PELAJAR

PULANG BERMALAM

LULUS

TIDAK LULUS

PULANG BERMALAM

PELAJAR

PELAJAR

PULANG BERMALAM

TIDAK DIBENARKAN PULANG BERMALAM

TARIKH PULANG BERMALAM BERJADUAL (PBB)

BIL 1 2 3 4 5 TARIKH PULANG KE RUMAH 16 Jan (Khamis) Selepas 3.00 pm 30 Jan (Khamis) Selepas 3.00 pm 21 Mac (Jumaat) Selepas 12.30 pm 25 Apr (Jumaat) Selepas 3.00 pm 23 Mei (Jumaat) Selepas 12.30 pm TARIKH PULANG KE MAKTAB 19 Jan (Ahad) 2 Feb (Ahad) 30 Mac (Ahad) 27 Apr (Ahad) 8 Jun (Ahad) SEMESTER 1 BILANGAN HARI 3 hari 3 hari 9 hari 2 hari 16 hari SEMESTER 2 BILANGAN HARI 3 hari 10 hari 3 hari 9 hari 4 hari 16 hari PERISTIWA Thaipusam Tahun Baru Cina Cuti Mid Semester Cuti Hujung Minggu Cuti Semester STATUS TIDAK WAJIB TIDAK WAJIB WAJIB TIDAK WAJIB WAJIB

BIL 1 2 3 4 5 6

TARIKH PULANG KE RUMAH 4 Jul (Jumaat) Selepas 3.00 pm 24 Jul (Khamis) Selepas 3.00 pm 29 Aug (Jumaat) Selepas 3.00 pm 12 Sep (Jumaat) Selepas 12.30 pm 3 Okt (Jumaat) Selepas 3.00 pm 13 Nov (Khamis) Selepas 12.30 pm

TARIKH PULANG KE MAKTAB 7 Jul (Isnin) 3 Aug (Ahad) 1 Sep (Isnin) 21 Sep (Ahad) 7 Okt (Selasa) 31 Dis (Rabu)

PERISTIWA Hari Warisan Hari Raya Aidilfitri Hari Kemerdekaan Cuti Mid Semester Hari Raya Aidiladha Cuti Semester

STATUS TIDAK WAJIB WAJIB TIDAK WAJIB WAJIB WAJIB WAJIB

TARIKH PULANG BERMALAM KHAS (RAMADHAN)

BIL 1 2 TARIKH PULANG KE RUMAH 11 Jul Jumaat) 18 Jul (Jumaat) TARIKH PULANG KE MAKTAB 13 Jul (Ahad) 20 Jul (Ahad) BILANGAN HARI 2 hari 2 hari PERISTIWA Putera Puteri STATUS TIDAK WAJIB TIDAK WAJIB

Kebenaran untuk balik jam 12.30 tgh pada hari Jumaat adalah kepada pelajar yang pulang bersama ibu bapa sahaja. Pihak Guru Asrama berhak melakukan sebarang perubahan tarikh dan masa dari masa ke semasa. Pelajar perlu pulang ke maktab semula sebelum jam 6.30 petang. Pelajar yang lewat pulang akan dikenakan tindakan berikut: o Kad outing pelajar akan ditahan untuk satu tempoh tertentu. o Demerit sebanyak 100.

MANUAL URUSAN HEP MELALUI TALIAN INTERNET

1. Terdapat 4 urusan yang boleh dilakukan melalui talian internet iaitu:

a) Permohonan pulang bermalam b) Kemaskini alamat c) Pengesahan bayaran wang caruman d) Maklum balas
2. Urusan permohonan pulang bermalam untuk PBB(TIDAK WAJIB) sahaja yang boleh dilaksanakan

menggunakan talian internet (seperti yang dijelaskan pada muka surat 1). E-borang permohonan disediakan untuk ibu bapa/penjaga menghantar permohonan.
3. Ibu bapa/penjaga juga boleh mengemaskini alamat surat-menyurat untuk memastikan bahawa segala

urusan surat menyurat dapat dihantar terus kepada tuan/puan sekiranya berlaku pertukaran alamat.
4. Pihak maktab amat menggalakkan ibu bapa/penjaga membuat bayaran wang caruman di mana-mana

pejabat MARA berdekatan daripada menyerahkan urusan tersebut kepada pelajar. Oleh yang demikian, pihak maktab amat berharap agar ibu bapa/penjaga dapat melakukan pengesahan bayaran untuk memudahkan pihak maktab mengemaskini rekod pembayaran tuan/puan.
5. Ibu bapa/penjaga juga boleh menghantar cadangan/aduan melalui talian internet. Pihak maktab amat

berharap saluran maklum balas ini berupaya untuk merapatkan jurang komunikasi di antara Ibu bapa/penjaga dengan pihak pengurusan maktab demi pembangunan diri pelajar.
6. Berikut adalah tatacara ringkas pelaksanaan urusan melalui talian internet:

Langkah 1: Layari laman blog http://tphep.blogspot.com Langkah 2: Dari laman blog http://tphep.blogspot.com klik APLIKASI HEP (seperti gambarajah di bawah) untuk membuka blog APLIKASI HAL EHWAL PELAJAR MRSM BALIK PULAU.

Langkah 3: Pada bahagian menu dari laman blog APLIKASI HEP, klik Penjaga. Langkah 4: Ibu bapa/penjaga boleh memilih urusan yang ingin dilaksanakan. Kata laluan diperlukan untuk melaksanakan urusan di atas. Kata laluan untuk APLIKASI HEP adalah:

4MRSMbp!
Ibu bapa/penjaga dinasihatkan untuk tidak menghebahkan kata laluan tersebut kepada pihak lain mahupun pelajar untuk memastikan tahap keselamatan sistem ini terjamin. Segala urusan memerlukan ibu bapa/penjaga memasukkan nombor maktab pelajar.