ADMINISTRAIE I MANAGEMENT PUBLIC 4/2005

42
Informatizarea administratiei publice

Conf. univ. dr. Sofia COLESCA




Cercetarile din ultimele decenii au aratat ca informatia, avand ca suport tehnologiile
informatice moderne, a devenit o resursa strategica in dezvoltarea societatii, resursa deseori mai
importanta chiar decat materiile prime si energia. Impactul implementarii tehnologiilor informatice in
diverse domenii ale activitatii umane este atat de mare, incat se vorbeste de o noua faza in evolutia
societatii societatea informationala. Industria tehnologiilor informationale este una din cele mai mari
in lume si ponderea acesteia creste in continuare. Rata mondiala de dezvoltare a tehnologiei
informatiilor si comunicatiilor (TIC) este de 8 % [1]. Tendinta in cauza se datoreaza contributiei
semnificative a sectorului TI la cresterea economica.
Tinand cont de avantajele oferite, in scopul asigurarii unor conditii favorabile de crestere
economica si prosperitate sociala, toate tarile economic dezvoltate, dar si foarte multe tari in curs de
dezvoltare au aprobat atat strategii speciale de informatizare a societatii in ansamblu, cat si programe
concrete pentru domenii aparte cum ar fi e-instruirea, e-afacerile, e-guvernarea etc.
Pozitia de lideri in edificarea Societatii Informationale (1 - Suedia; 2 - SUA; 3 - Finlanda;
printre primele Irlanda etc.) in tari relativ mici ca Suedia, Finlanda, Irlanda, Israel, a fost obtinuta
datorita rolului deosebit al guvernelor in crearea cadrului organizatoric, legislativ si de reglementare.
Au fost create si organisme responsabile cu edificarea Societatii Informationale precum: Comitetul
National pentru Societatea Informationala in Finlanda, Comisia pentru Societatea Informationala in
Irlanda etc. In Romania, pentru sustinerea orientata a dezvoltarii domeniului, in 2001 este lansat
Programul national de cercetare INFOSOC (Societatea Informationala).
Sunt aprobate si programe ce se refera la comunitati de tari. Dintre acestea este bine cunoscut
Programul eEurope2005 An Information Society for All (O Societate informationala pentru toti) al
Uniunii Europene. Acest program este completat de Programul eEurope+ al tarilor pretendente de a
adera la Uniunea Europeana.
De importanta majora pe plan global sunt Carta Okinawa-G8 Charter on Global Information
Society (Carta privind Societatea Informationala Globala) de la Okinawa, Japonia (iulie 2000),
summit-ul mondial privind Societatea Informationala (World Summit on the Information Society -
WSIS) de la Geneva (decembrie 2003) si de la Tunis (in perioada 16-18 noiembrie 2005). In cadrul
summit-ului de la Tunis se prevede aprobarea unui Plan de actiuni privind edificarea Societatii
Informationale in plan global si a altor documente aferente.
Toate aceste programe definesc anumite strategii, prioritati si activitati orientate, in ultima
instanta, spre edificarea e-societatii intr-o tara, comunitate de tari sau pe plan global. Pentru definirea
unor strategii de informatizare sunt de un real folos indicatorii propusi in Programul eEurope2005 [8]
pentru aprecierea nivelului de informatizare:
A) Indicatori Internet:
A.1) Accesul si folosirea Internet de catre cetateni:
A.1.1) Procentul domiciliilor sau persoanelor

cu acces la Internet de la domiciliu;
A.1.2) Procentul persoanelor care utilizeaza regulat Internet.
A.2) Accesul si folosirea tehnologiilor informatice si de comunicatie de catre unitatile
economice:
A.2.1) Procentul angajatilor care utilizeaza calculatoare conectate la Internet in activitatile
de serviciu (diferentiat dupa numarul total de angajati: 10-49; 50-249; peste 250);
A.2.2) Procentul intreprinderilor ce au acces la Internet;
ADMINISTRAIE I MANAGEMENT PUBLIC 4/2005




43
A.2.3) Procentul intreprinderilor ce detin o locatie/pagina web.
A.3) Costuri de acces la Internet:
A.3.1) Costuri de acces la Internet diferentiat dupa durata de folosire: 20, 30, 40 ore/luna,
rate necontorizate.
B) Servicii publice moderne online:
B.1) eGuvernare:
B.1.1) Numarul de servicii publice de baza accesibile online;
B.1.2) Procentul persoanelor ce se folosesc online de serviciile publice de baza;
B.1.3) Procentul intreprinderilor ce se folosesc online de serviciile publice de baza.
B.2) eInstruire:
B.2.1) Numarul de elevi la un calculator

cu conectare la Internet;
B.2.2) Procentul persoanelor care folosesc Internet in scopuri de instruire;
B.2.3) Procentul intreprinderilor ce folosesc aplicatiile de e-instruire pentru instruirea
angajatilor.
B.3) eSanatate:
B.3.1) Procentul persoanelor adulte (de cel putin 16 ani) ce folosesc Internet pentru a
obtine informatii aferente sanatatii pentru sine sau altii;
B.3.2) Procentul medicilor care utilizeaza e-fise ale pacientilor.
C) Un mediu dinamic pentru e-afaceri:
C.1) Procurare si vanzare online (eComert):
C.1.1) Procentul intreprinderilor ce au trecut totalmente la e-comert;
C.1.2) Procentul persoanelor care au practicat cel putin o data e-comertul in ultimele
trei luni;
C.1.3) Procentul intreprinderilor ce au primit comenzi online;
C.1.4) Procentul intreprinderilor ce au primit plati online pentru vanzari prin Internet;
C.1.5) Procentul intreprinderilor ce au procurat online.
C.2) Gradul de pregatire pentru e-afaceri:
C.2.1) Indicele de e-afaceri. (Este un indicator compus ce se va calcula in baza a
doisprezece indicatori constituenti);
C.2.2) Procentul intreprinderilor cu retele locale ce folosesc Intranet/ Extranet;
C.2.3) Procentul intreprinderilor care utilizeaza Internet pentru operatiuni bancare si
servicii financiare.
D) Acces de banda larga:
D.1) Penetrarea accesului de banda larga:
D.1.1) Procentul intreprinderilor cu acces de banda larga la Internet;
D.1.2) Procentul domiciliilor sau persoanelor cu acces de banda larga la Internet;
D.1.3) Procentul administratiilor publice cu acces de banda larga la Internet.
Intr-un studiu realizat de World Markets Research Center in luna octombrie 2004, cu privire la
stadiul de implementare a conceptului de administratie electronica, Romania a obtinut un procent de
30.7%, fata de SUA cu 57.2%, Franta cu 40.1%, Germania cu 40.6%, Anglia cu 47.1% si Suedia cu
29.4% [9]. Criteriile dupa care a fost realizata aceasta evaluare sunt: servicii on-line, publicatii, baze
de date on-line, politici de protectie a datelor cu caracter personal, politici de securitate, accesibilitatea
pentru persoanele cu handicap.
ADMINISTRAIE I MANAGEMENT PUBLIC 4/2005

44
Actiunile necesare pentru implementarea unei societatii informationale trebuie sa-si
dovedeasca eficienta prin servicii corespunzatoare acordate cetatenilor si agentilor economici, in
sensul de a raspunde satisfacator cerintelor sociale crescande, atat ca exigenta, cat si ca raspandire, in
ceea ce priveste schimbarea si modernizarea.
Tinand cont de aceste lucruri, la baza strategiei de edificare a Societatii Informationale in
Romania se propune folosirea unor principii ca:
1) transparenta totala a activitatilor in domeniu, in conformitate cu legislatia in vigoare;
2) stabilirea dinamica a prioritatilor activitatilor;
3) esalonarea in timp (pe etape) a actiunilor, folosind rational, bine argumentat, resursele
umane, financiare si materiale disponibile;
4) sustinerea si promovarea echilibrata a dezvoltarii domeniilor ce vor asigura ulterior
suficient de rapid (in functie de faza de dezvoltare) si masiv (in scara suficient de larga)
suportul actiunilor ce tin de edificarea e-societatii si suportul cresterii economice;
5) alinierea rationala la strategia de edificare a Societatii Informationale promovata in
Uniunea Europeana;
6) respectarea cerintelor, normelor stabilite de organismele internationale in domeniu, inclusiv
a celor ale summit-ului mondial privind Societatea Informationala;
7) actiunile organizatorice, de creare a conditiilor eficiente de activitate, trebuie sa preceada
celorlalte activitati in domeniu.
Aceste actiuni nu pot fi lansate izolat, ci trebuie sa constituie un set de initiative organice si
coerente care sa cuprinda infrastructura, instrumentele de lucru, sistemele de distributie, continutul,
managementul schimbarii si modificarile legislative.
Pentru trecerea la o administratie electronica, Romania urmeaza cadrul pe patru niveluri
propus de Comunitatea Europeana:
Nivelul I: diseminarea informatiei publice prin mijloace electronice;
Nivelul II: interactiune unidirectionala;
Nivelul III: interactiune bidirectionala;
Nivelul IV: tranzactii on-line.
In prima etapa se ofera informatii de interes public, on-line. A doua etapa presupune
posibilitatea de a descarca formulare, care vor fi completate off-line si trimise pe cai traditionale catre
institutiile responsabile. Cea de-a treia etapa este una bidirectionala, in care are loc atat descarcarea
formularelor, cat si completarea si transmiterea acestora on-line, aceasta etapa presupunand
autentificarea. Ultima etapa are in vedere integrarea unor procese mai complexe on-line, printre care
se numara livrarea de bunuri si produse, efectuarea platilor in format electronic etc.
Coordonarea la nivel strategic si integrarea sistemelor informatice nationale este asigurata prin
intermediul Guvernului, Grupului pentru promovarea tehnologiei informatiei si Ministerului
Comunicatiilor si Tehnologiei Informatiei. Romania a intreprins demersuri pentru a crea un Portal
Guvernamental (www.e-guvernare.ro), care sa ofere cetatenilor un mod simplu, sigur si rapid de a
accesa prin Internet o intreaga gama de servicii publice. Acesta nu inlocuieste insa contactul direct cu
furnizorii de servicii publice. El ofera cetatenilor optiuni pentru modalitatea de a accesa serviciile
guvernamentale.
Strategia de trecere la administratia electronica include o combinatie a urmatoarelor elemente:
incurajarea competitiei pe piata de telecomunicatii, transformarea modului de guvernare prin
intermediul tehnologiei informatiei, realizarea achizitiilor publice in format electronic, atragerea
investitiilor in domeniul comunicatiilor si tehnologiei informatiei.
Pana in prezent, in Romania au fost demarate urmatoarele proiecte de informatizare a
administratiei publice, unele din ele fiind chiar finalizate:
ADMINISTRAIE I MANAGEMENT PUBLIC 4/2005




45

Managementul documentelor in cadrul MCTI

Proiectul realizeaza managementul integrat al documentelor pentru Ministerul Comunicatiilor
si Tehnologiei Informatiei. In acest proiect sunt utilizate tehnologii care rezolva probleme de
workflow si managementul documentelor. Sistemul aduce ca noutate tehnologia workflow, care
realizeaza automatizarea proceselor de lucru, ceea ce permite reducerea timpului de prelucrare a
documentelor si a timpului de raspuns, precum si acces 100% bazat pe browser, ceea ce inseamna ca
poate fi folosita intr-un mediu intranet, internet sau extranet. Utilizatorul de oriunde din lume poate
accesa sistemul si poate interveni in procesul decizional al lunii respective.

Sistem informatic de audit al securitatii sistemelor informatice
si al retelelor de comunicatii

Acest proiect suplineste efortul unei echipe de analiza in domeniul securitatii sistemelor
informatice, avand performante mult superioare. In primul rand, rezultatele se ofera instantaneu dupa
ce se completeaza o serie de formulare de catre specialistii din cadrul organizatiei, referitoare la modul
in care conducerea abordeaza problemele de securitate, cum realizeaza aceste aspecte, cum le
implementeaza si in ce stadiu exista un sistem de securitate in cadrul organizatiei. In urma
raspunsurilor la chestionare, sistemul expert prezinta doua tipuri de rapoarte, unul fiind o evaluare
globala privind stadiul de securitate in care se gaseste organizatia si al doilea continand recomandari
pentru echipa manageriala.

Sistem informatic e-Job

Proiectul ofera un spatiu virtual in care se intalnesc cei care cauta locuri de munca in zona
guvernamentala si ministerele care au nevoie sa angajeze personal nou, procesul devenind eficient,
transparent si la costuri mult mai reduse. Alegerea se face pe baza unui profil al candidatului care
trebuie sa se potriveasca cu cerintele ofertei institutiei.

Managementul cashflow-ului

La nivelul administratiei locale, la fel ca si in companiile private, cashflow-ul reprezinta un
instrument foarte important pentru verificarea lichiditatilor, a disponibilitatilor existente, pentru
urmarirea intregului flux de numerar. Fiind vorba despre o intreprindere bugetara, de o importanta
deosebita este urmarirea surselor de finantare si a destinatiei platilor, sistemul avand posibilitatea de a
prezenta datele in forma consolidata sau in forma detaliata, in functie de cerintele utilizatorilor.
Analize importante sunt la nivelul deschiderilor bugetare vizavi de realizarile bugetare. Alte tipuri de
analize urmaresc evolutia cashflow-ului pe diverse perioade de timp si pe diverse surse de finantare si
de cheltuieli.

Sistem financiar integrat

Proiectul este un instrument pentru managementul din MCTI, cuprinde mai multe componente
modularizate si parametrizate, adaptate exact la specificul ministerului, urmand ca, in momentul in
care isi va demonstra eficienta, sa poata fi utilizat si in alte locuri din cadrul administratiei publice
locale.

Info-chiosc

Info-chiosc este un proiect ambitios, un portal destinat sa fie accesibil cetatenilor prin
terminale publice de tip info-chiosc sau prin Internet cu ajutorul calculatoarelor de acasa sau de la
birou. Sistemul isi propune sa ofere informatii publice integrate din mai multe surse (administratia
ADMINISTRAIE I MANAGEMENT PUBLIC 4/2005

46
locala, administratia centrala) si informatii personalizate pentru fiecare cetatean. Cu acest sistem
fiecare cetatean poate sa gaseasca informatii despre taxe, poate chiar sa le plateasca.

e-Referendum

e-Referendum este un sistem de votare electronica. Cu acest sistem se poate publica o tema
fata de care cetatenii sa isi exprime opinia. Aceasta este autentificata de un smart card. Astfel, fiecare
cetatean poate vota pentru tema propusa de guvern, iar rezultatele sunt vazute online de catre
administratorul votului.

AEL - Asistentul educational pentru licee

AEL este un sistem integrat pentru invatamantul preuniversitar, care urmeaza sa fie dezvoltat
pe parcursul mai multor ani si sa fie raspandit in scolile si liceele din Romania, ca ajutor pentru elevi
in procesul de invatare si pentru profesori in procesul de predare. Sistemul are functii complexe, cum
ar fi afisarea de manuale electronice, gestiunea cataloagelor, gestiunea informatiilor la nivel judetean
si central pentru managerii din invatamant.

Centre multimedia pentru cetateni

Proiectul urmareste realizarea unui sistem care sa permita accesul tuturor cetatenilor la
informatie. Elementele utilizate sunt de tip touch screen. Orice cetatean poate sa acceseze informatiile
sau, printr-un modul special, sa isi exprime opinia. De asemenea, se pot trimite sugestii, reclamatii,
propuneri sau simple sesizari catre forurile cu responsabilitati. Sistemul are in spate o baza de date
care contine atat informatii valabile la nivel national, legislative, administrative, legaturi catre
publicatii, carti in format electronic, cat si informatii locale, mergand de la nivelul camerei din care se
ridica formularul pana la nivelul camerei in care se preda formularul referitor la diferite proceduri care
tin de administratia locala.

Sistemul informatic pentru notificarea schimbarii adresei de domiciliu

Sistemul este destinat sa reduca timpul pierdut de cetatean prin deplasarea la diverse oficii de
stat, sa reduca din formularele si dosarele folosite. Toata evidenta este mentinuta in sisteme
informatice in baze de date, iar cetateanul, o data ce primeste o parola proprie, o va folosi impreuna cu
codul numeric personal. Va deveni utilizator al sistemului si va putea sa isi gestioneze toate adresele
din trecut, iar pe cea actuala sa o schimbe dupa dorinta.

e-Market - sistem electronic de achizitii de bunuri si servicii

Este un proiect bazat pe tehnologii web care permite achizitionarea de bunuri sau servicii
intr-o maniera mult mai eficienta, reduce costurile de achizitie si ofera un cadru egal pentru toti agentii
economici participanti la competitie. Fiecare utilizator ce se inregistreaza pe site poate sa isi ofere
produsele spre vanzare, poate organiza licitatii pentru aceste produse sau poate cauta produse care
exista deja pe site sau care nu exista, astfel incat ceilalti parteneri vor observa ca exista cerere si vor
veni sa completeze oferta. Dupa ce se termina licitatia, se stabileste un castigator, pretul licitatiei este
cel optim pentru ca este calculat dupa reguli clare de catre un sistem automat, pe baza optiunilor
initiale ale fiecarui participant. In final se stabileste contractul care este semnat electronic, garantandu-se
astfel valabilitatea lui si faptul ca este autentic.

Plata taxelor si impozitelor prin mijloace electronice

ADMINISTRAIE I MANAGEMENT PUBLIC 4/2005




47
Proiectul are ca obiectiv realizarea unui sistem de plata, prin intermediul unui portal, a taxelor
si impozitelor care fac parte din impozitul pe venitul global, cu mijloace electronice, direct din contul
curent, accesibil prin internet banking sau cu diversele carduri bancare, de credit sau de debit.

Sistem electronic de licitatii pentru achizitii publice - e-procurement

Sistemul este functional si lucreaza numai bazandu-se pe Internet, oferind toate facilitatile de
securizare, protejandu-i pe ofertanti si agentiile care fac achizitii fata de eventualele fraude. De
asemenea, elimina total coruptia existenta in sistemele de acest gen. Ceea ce face in principal acest
sistem este sa faciliteze toate procesele legate de achizitiile publice pentru orice fel de organizatie
guvernamentala sau organism public interesat si ofera posibilitatea companiilor interesate sa isi faca
publice ofertele de afaceri.

Identificarea unica a functionarilor publici prin semnatura electronica si smart card

Este vorba despre identificarea functionarilor in lumea Internet, acolo unde participantii la un
schimb de documente sau la o conversatie electronica nu se pot vedea intre ei si nu se pot identifica.
Aceasta este o mare problema a sistemelor de mesagerie electronica si, in general, a vehicularii
documentelor electronice prin Internet sau prin alte mijloace de comunicare.
Metodele folosite constau in acordarea unei carti de identitate electronica, un certificat digital,
pentru fiecare utilizator, care respecta cele mai inalte standarde de securitate si este stocat pe smart
card-uri. Aceste buletine de identitate electronice permit ca participantii la o conversatie in lumea
Internet-ului sa se autentifice intre ei si sa semneze documentele pe care si le trimit, chiar mai sigur de
identificat decat in lumea hartiilor. Aceasta este aplicatia de semnatura digitala.
Dupa ce se redacteaza documente in Word, Excel sau PowerPoint, utilizatorul poate sa
cripteze documentul, sa il salveze local, sa il semneze electronic sau sa il trimita unui destinatar. In
acest fel se asigura confidentialitatea mesajelor, ele putand circula foarte bine prin Internet si putand
tranzita diverse servere de web, de mail, fara ca un ochi indiscret sa le poata intercepta, ele fiind
criptate. In al doilea rand, destinatarul poate sti in mod sigur carui emitator ii apartin aceste mesaje si
cine le-a semnat. Un alt aspect este cel de preluare a mail-urilor de acei lucratori mobili, care pot
calatori in lume, pot fi la seminarii, simpozioane, dar pot sa isi citeasca mail-urile intr-un mod
securizat. Astfel, de la un internet cafe sau cu un laptop conectat cu un telefon mobil, un functionar se
poate conecta pe serverul web al MCTI pentru a-si vedea mail-urile prin conexiuni criptate si,
eventual, le poate descarca pe cele care sunt de interes in laptopul respectiv.
e-Facturi

e-Facturi are ca obiect plasarea facturilor in sistemul de contabilitate al agentiei
guvernamentale cu care furnizorul are incheiat un contract si urmarirea starii acestei facturi in timp:
daca a fost platita, daca a fost platita partial, cand a fost platita. Avantajele sistemului constau in
primul rand in usurinta de transmitere a documentelor intre un furnizor de servicii sau bunuri si
agentia guvernamentala, precum si in urmarirea in timp real a starii platii facturilor. Un alt avantaj este
faptul ca factura, odata introdusa in agentia guvernamentala, este exportata electronic in sistemul
contabil al acesteia, eliminandu-se orice operare manuala de date. In plus, schimburile de comunicatii
intre cei doi parteneri, agentia si furnizorul, se fac folosind sisteme si protocoale de securitate.

DECWEB

DECWEB se refera la depunerea bilantului contabil pe web. Toate datele sunt introduse
automat si verificate in site-ul de pe serverul Ministerului Finantelor. Instantaneu, se cunoaste situatia
ADMINISTRAIE I MANAGEMENT PUBLIC 4/2005

48
la un anumit moment a firmelor care si-au depus bilantul, se pot face rapoarte, existand toate
avantajele prelucrarii pe calculator a unor informatii economice de asemenea complexitate si volum.
Efectele benefice ale utilizarii pe scara larga a tehnologiei informatiei si comunicatiilor la
locul de munca, in relatia cu autoritatile si institutiile publice, in viata de zi cu zi (pentru a face
cumparaturi, a se instrui, a se distra sau a rezolva diverse treburi gospodaresti etc.) sunt de necontestat.
Aceste efecte insa nu trebuie idealizate, atata timp cat practica actuala a dovedit si existenta a
numeroase obstacole care pot diminua sau anula aceste efecte: imposibilitatea unor categorii sociale de
a avea acces la noile servicii specifice societatii informationale (din lipsa infrastructurii de comunicatii
adecvate sau a terminalelor de acces, din lipsa culturii necesare pentru a le utiliza sau datorita tarifelor
prea ridicate in raport cu veniturile individuale), distorsiunile produse in piata muncii, inadecvarea
serviciilor/informatiilor oferite in raport cu interesele individuale sau de grup, lipsa de securitate si
confidentialitate a informatiei, cu efecte nedorite asupra intimitatii vietii personale sau cu producerea
de pierderi materiale importante, continuturi informationale periculoase la adresa moralei publice ,
eticii sociale sau a securitatii individuale.


BIBLIOGRAFIE

1. Aichholzer, G., Schmutzer, R., Hochgerner, I., Bringing Public Administration Closer to Citizens,
Background Paper of the ISF/WG5, 1998
2. Caldow, J., The Virtual Ballot Box: A Survey of Digital Democracy in Europe, Institute for
Electronic Government, IBM Corporation, 1999
3. Nica, D. - Guvern, cetatean, societate informationala, Editura Semne, Bucuresti, 2001
4. Tapscott, D., Digital Economy: Promise & Peril in the Age of Networked Intelligence. The
Industrial Age Bureaucracy, The Alliance for Converging Technologies, 1999, USA
5. Thornton, K., Rethinking Government. Living in the Information Society, IBM, 1997
6. * * * European Commission: Green Paper on the Public Sector Information in the Information
Society,1998
7. * * * OECD: Impliquer les citoyens: linformation, la consultation et la participation du public
dans le processus de prise de dcision, PUMA, 2001.
8. * * * eEurope 2005: Benchmarking Indicators. Brussells: Comisia Europeana, 2002
9. * * * Colectia PC Magazin