Facturación Electronica

Atienda sus requerimientos de Facturacin Electrnica
SAP CFP (Comprobante Fiscal Digital)
SAP Mxico y Centroamrica 02 de junio de 2010
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SAP 2010 / SAP CFD / Page 2
Agenda
Antecedentes
Descripcin de SAP CFD
Emisin de CFD
Recepcin de CFD
Paquetes de software y servicios para CFD
Agenda
Antecedentes
Emisin de CFD
Recepcin de CFD
Antecedentes Contribuyentes en Mxico
A partir del 1 de enero del 2011, todas las facturas con un importe mayor a $2,000.00 MXP debern de emitirse electrnicamente de acuerdo a lo establecido en materia de Comprobantes Fiscales Digitales (CFD).
http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/informacion_fiscal/reforma_fiscal/157_17085.html
Antecedentes Tipos de emisin de comprobantes fiscales previstos por el SAT
Contribuyentes
que emiten Comprobantes Fiscales Digitales por medio de un tercero autorizado

Proveedores autorizados por el SAT
Contribuyentes
que emiten Comprobantes Fiscales Digitales por sus propios
medios SAP CFD
Antecedentes Obligaciones de los emisores y receptores de CFD

Emisores
Reportar al SAT mensualmente informacin de los comprobantes fiscales digitales emitidos. Conservar en medios electrnicos actualizados los CFD y tenerlos a disposicin de las autoridades fiscales. Proveer a la autoridad de una herramienta de consulta de la informacin de los CFD. Expedir comprobantes fiscales digitales globales que amparen las operaciones efectuadas con el pblico en general (a travs del RFC genrico XAXX010101000) Expedir comprobantes fiscales para extranjeros (a travs del RFC genrico XEXX010101000).
Receptores
Conservar los CFD recibidos en medios electrnicos actualizados.

Proveer a la autoridad de una herramienta de consulta de la informacin de los CFD. Verificar el RFC y Nombre o Razn Social de los CFD recibidos.
Antecedentes Requisitos de los CFD
Llevar contabilidad en un sistema electrnico Contar con Firma Electrnica Avanzada "Fiel" Haber tramitado al menos un Certificado de Sello Digital Solicitar por lo menos una serie de folios al SAT Cumplir con el estndar tecnolgico reconocido por el SAT
Utilizar el XSD para la generacin de Comprobantes Fiscales Digitales, segn lo publicado en el inciso C del Anexo 20 de la Resolucin Miscelnea Fiscal para 2009.
Generacin y envio del Informe Mensual.
ftp://ftp2.sat.gob.mx/asistencia_servicio_ftp/publicaciones/cfd/Anex20_v20.pdf
Agenda
Antecedentes
Emisin de CFD
Recepcin de CFD
SAP CFD
Solucin para atender los requerimientos establecidos por el SAT para personas fsicas y morales que requieren emitir y / o recibir comprobantes fiscales digitales con un certificado de firma electrnica avanzada, conforme al Anexo 20:

Especialmente conceptualizada para nuestros clientes de SAP R/3 y SAP ERP a partir de la versin 4.6c Estndar y totalmente integrada a SAP
Emisin de CFDs a partir de FI y SD, cubriendo facturas, notas de crdito y dbito, cancelaciones, addenda, imagen de la factura, XML, reporte mensual, almacenamiento, etc., conforme a los lineamientos del Anexo 20
Recepcin de CFDs con validacin de sellado de documentos Cobertura de necesidades especficas de CFDs como addendas especiales y por industria, mensajes EDI, AS1, AS2, sftp, webservices, entre otros Sin rentas mensuales por emisin de documentos y sin necesidad de compartir a terceras personas la llave privada para el sellado y encriptacin de documentos Paquetes estndar para distintas necesidades y volmenes de documentos y que pueden incluir la configuracin acelerada a duracin y precio fijo Garanta de actualizacin para cubrir nuevos lineamientos que emita el SAT para el sellado y encriptacin de documentos
Diseo conceptual de la solucin

SAP NW Process Integration (PI)
EMISIN
PORTAL AUTOSERVICIO
Imagen XML
SAP Interactive Forms

Imagen
CLIENTE
SAP ERP / SAP R/3
LOCALIZACION
TRANSFORMACIN / TRANSPORTE
XML
POSTEO
XML Imagen
PROVEEDOR
Extensin estndar de SAP ERP / R/3
SAP Invoice Management
ALMACENAMIENTO
RECEPCIN
SAP Portal SAP Document Access
Agenda
Antecedentes
Emisin de CFD
Recepcin de CFD

EMISIN
PORTAL AUTOSERVICIO
Imagen XML
SAP Interactive Forms

Imagen
CLIENTE
SAP ERP / SAP R/3
LOCALIZACION
XML
POSTEO
XML Imagen
PROVEEDOR
Extensin estndar de SAP ERP / R/3
ALMACENAMIENTO
SAP Portal SAP Document Access
Emisin 1.- Alcance de la Funcionalidad (Localizacin)
Control del nmero de Folio y Serie Oficial provisto por la autoridad a nivel de cabecera del documento de factura a nivel SD y FI.
Generacin de la Cadena de Caracteres, de acuerdo a requerimientos legales. Addenda fiscal Encriptacin de la Cadena de Caracteres por medio del Sello Digital
Facturas electrnicas disponibles en el sistema para auditoria interna o externa.

Informacin de la Factura Electrnica disponible para impresin o re-impresin en el sistema Generacin del reporte mensual y el archivo requerido por el SAT
Incluido sin costo adicional de software, para clientes con contrato de mantenimiento vigente, a partir de la versin 4.6C
Emisin 1.- Alcance de la Funcionalidad
Generacin del archivo XML de acuerdo al formato oficial emitido por la autoridad
Almacenamiento en repositorio seguro y controlado Creacin de imagen de CFD Addenda comercial / complementos Transmisin / acuse de recibo de documento XML
Emisin 1.- Alcance de la Funcionalidad (2)

Azul Localizacin Verde Proceso de EMISIN extendido
Emisin - 2.- Numeracin
Los Prefijos y Nmeros requeridos

para la factura digital tienen que ser definidos en el IMG
Emisin - 2.- Numeracin (2)
Rango de nmeros aprobados por la autoridad (SAT)
Asignacin de datos (Ao Aprobado, Nmero Aprobado, Prefijo, Rango de nmeros) nueva Tabla OFNUM
Emisin - 3.- Asignacin del Prefijo y Nmero a documentos de SD y FI

Asignacin del Prefijo y Nmero en el campo Referencia (VBRK-XBLNR)
Emisin - 3.- Asignacin del Prefijo y Nmero a documentos de SD y FI (2)

Cuando la factura es creada directamente en FI la asignacin al igual que en SD se realiza en el campo Referencia
Emisin - 4.- Sello Digital
Emisin - 5.- IDocs para la generacin del XML
Toda la informacin requerida para generar el XML esta almacenada en Idocs:

Para SD INVOIC02, para FI FIDCCP02; en ambos casos deben extenderse para incorporar los nuevos campos requeridos.
Emisin - 6.- Ejemplo del XML
El archivo XML es generado en PI. La informacin es importada desde el IDocs y mapeada en SAP NW PI en el formato requerido por la autoridad.
Emisin - 7.- Impresin de la Factura
Los formularios actuales de facturas deben ser ajustados para incluir la informacin requerida
Emisin - 8.- Reporte Mensual

El reporte mensual requerido es el programa IDMX_MONTHREPORT, el cual permite generar el archivo en el formato requerido por la autoridad.
Emisin SAP Interactive Forms

Permite crear nuevos formatos en forma grfica e integrada a SAP
Importacin de Formas
Creacin de formularios con drag and drop Diseo extendido

Emisin - Publicacin de Factura en Portal de Autoservicio

Portal de autoservicio para que clientes puedan obtener en forma manual sus facturas
Diferentes vas de comunicacin con el cliente: Portal. Correo electrnico. Otros.
Cliente
INTERNET
Agenda
Antecedentes
Emisin de CFD
Recepcin de CFD

Imagen Imagen XML
CLIENTE
SAP ERP / SAP R/3
LOCALIZACION
XML
POSTEO
XML Imagen
PROVEEDOR
SAP Invoice Management
ALMACENAMIENTO
RECEPCIN
SAP Document Access
Emisin / Recepcin - Visin de alto nivel: Conectando Sistemas hacia SAP PI

Motor para generar el XML, transportar, recibir, validar y desencriptar documentos de CFD
Emisin / Recepcin - Disposicin administracin documental (Facturas e informacin adicional)

SAP Document Access
nico punto de acceso a datos y documentos SAP y no SAP
Provee acceso a datos y documentos desde cualquier mdulo SAP Integra todo el contenido asociado con una transaccin (email, documentos office, documentos en papel, etc.) Integra diferentes mdulos SAP y sistemas La interface de usuario es el SAPGUI o el SAP NetWeaver Portal
Organiza y administra todo el contenido (incluyendo contenido de legacys) en carpetas virtuales Provee una fcil manera y a muy bajo costo para archivar documentos (SAP Archiving by Open Text includo) SAP Data Archiving
Archiving seguro de files SAP ADK archiving files Mejora el ciclo de almacenamiento a muy bajo costo
Document Archiving & Imaging
Linkea documentos con transacciones SAP Archiva print lists y documentos salientes Archiva papel, faxes, documentos e emails Soporta volmenes grandes de importacin y de scanning Provee visualizacin con notas y capacidad de anotaciones
Recepcin - Gestin de facturas de proveedores

Captura de Imagen Captura de ndices o Metadata Crear Posteo de documento SAP documentos SAP
Escaneo de factura o importacin de imgenes electrnicas
Captura de Metadata (OCR Captaris)
Validar Metadata
Chequeo de Duplicados
Aplicar reglas de negocio
Posteo para Pagos
Archivar Imgen a LEA
Manejo de excepciones
SAP Archiving SAP Invoice Management

Recepcin - Gestin de facturacin de proveedores. Componentes de la solucin
Cockpit
Non-SAP Backend
FAX Post
Paper based
Document
Scanning
OCR Validation
Extraction & Correction
Inv. Mgmt. Cockpit & Workflow

Post
Backend
EDI
Post
Reference if required
Backend Archiving
Recepcin - SAP Invoice Management
Scan
Indexing
Workflow de Facturas
Error = Factura con problemas
Price or Date Variance Quantity Variance
FAX
Manual Work
EDI
IDoc Postear a SAP SAP Doc
(PO)
Upload (Non-PO)
Electronico
Wait Pricefor eQuantity mail
Variance
e-Invoice Vendor Network
SAP Doc IDoc
Posteo Exitoso
PO Mismatch
Research Status
OCR
SAP Doc
Factura en SAP ERP
Special A/P Follow Handling up
VSS
BAPI
Recepcin - Overview del Workflow de manejo de excepciones

Factura bloqueada
Paso 1
Determinar el ruteo y Posibles acciones
El workflow de resolucin de excepciones prove un proceso sencillo de 3 pasos altamente flexible.
Paso2
Presentar opciones de proceso
Para cada excepcin en una factura se tiene la flexibilidad de determinar:

quin tiene que tomar la accin cules son las posibles acciones, cuando la accin debe suceder
Paso 3
Referral
Action
Authorize Action
No
Se resolvi?
Yes Fin Workflow

Recepcin - Paso 1 Determinar el ruteo
Factura bloqueada
Paso 1
El paso 1 comienza automaticamente cuando una factura est bloqueada o parqueada.
Paso2
El workflow determina quien es la persona que debe tomar la accin y cules son las posibles acciones en base a la excepcin.
Paso 3
Referral
Action
Authorize Action
No
Se resolvi?
Yes Fin Workflow

Recepcin - Paso 2 Pantalla de seleccin del proceso

Factura bloqueada
Paso 1
En el paso 2, se presenta al actor apropiado la pantalla de resolucin La pantalla de resolucin presenta toda la informacin necesaria para manejar una excepcin en la factura.
Paso2
Paso 3
Referral
Action
Authorize Action
No
Se resolvi?
Yes Fin Workflow

Informacin del Documento muestra toda la informacin disponible para ayudar a resolver la excepcin: P.O., Factura, & Recepcin
Opciones disponibles muestra las acciones que un usuario puede tomar para resolver una excepcin: Action el usuario toma una accin de resolucinn Referral - el usuario enva el item a otra persona Autorizacin el usuario autoriza a otro a tomar una accin de resolucin.
El log de comentarios muestra comentarios y la historia de acciones previas sobre la factura bloqueada.
Recepcin - Paso 3: Tomar la accin
Factura bloqueada
Existen 3 tipos de acciones para resolver una excepcin :
Paso 1
Paso2
Paso 3
Referral
Action
Authorize Action
Referral Los Referrals se usan para obtener informacin relevante de otro departamento. Por ejemplo, un item que est bloqueado por cantidad se puede enviar al rea de recepcin para verificar la certeza de la entrega. Action Las acciones son las transacciones de SAP que se pueden ejecutar para resolver una factura bloqueada Authorization las autorizaciones se usan cuando un departamento autoriza a otro a tomar una accin en particular. Ejemplo, Compras podra autorizar a Cuentas a Pagar a hacer un pago reducico de una factura.
No
Se resolvi?
Yes Fin Workflow

Recepcin - Overview IM Analytics
Informacin reporteada en IM analytics Estadisticas
Estadisticas a nivel de cabecera : Nmero y monto Estadsticas grupales sobre numero de la factura, monto total y promedio del tiempo del ciclo
Estatus
de facturas individuales
Informacin
de cabecera de las facturas Imagen de la factura original escaneada El actual responsable de la factura Tiempo del ciclo Link al Dashboard unificado, los documentos de SAP y el log tcnico del workflow
Dos vistas: Vista por Documento Vista del workflow
Recepcin - Reportes
Estadisticas a nivel de cabecera
Estadsticas grupales
Status de facturas individuales

Recepcin - Dashboard Unificado
Acceso rpido al status en IM y al responsable de la actividad pendiente o realizada
Recepcin - Deteccin de excepciones de la Factura. Ejemplo
Deteccin de Excepciones
El gerente de cuentas Innovate a pagar examina una Corporation factura basada en una Orden Compra. Hay hasde deployed varias discrepancias. Livelink ECM Estas discrepancias sonand capturadas has por Invoice Management created an como excepciones y se disparan workflows Enterprise correctivos.
Library, with accompanying
Validate Metadata and Apply Business Rules
Three Types of Checks

Validate
Capture in Livelink Innovate Innovate Corporation Corporation has has deployed deployed LivelinkECM ECM Livelink and has Vendor Invoice created an Management. Enterprise Paper invoices Library, with and metadata accompanying are captured for the subsequent workflow
Process in SAP Innovate The metadata Corporation is then has deployed compared with Livelink ECM existing and has invoices for created an possible Enterprise duplicates. Library, Invoiceswith are accompanying also examined by business.
data against SAP master data Check for Duplicated Invoices Match data against PO and Goods Receipts
Fail to pass the check generates an exception, which triggers a collaborative exception handling process
Slide
El proveedor en la PO no coincide con la el proveedor en la factura, automticamente de define la razn de parqueo a Discrepancia de Proveedor y se parquea la factura
Innovate receives an invoice from C.E.B. New York. However, the Purchase Order was issued to C.E.B. Berlin
Recepcin - Discrepancia de Proveedor
Diferencia de Proveedor
La primer discrepancia Innovate es la diferencia de Corporation proveedor. El analista de compras recibe una has deployed tarea para tratar esta Livelink ECM excepcin. Luego de examinar Orden de andlahas Compra y la factura , created an decide que el proveedor correcto Enterprise debe ser el de la Library, with factura entonces decide modificar la accompanying Orden de Compra.
Library, with accompanyin
Records
El comprador decide modificar la PO
Una vez que se modifica la PO la factura se puede postear.
Recepcin - Discrepancia de Precio
La primer discrepancia Innovate es la diferencia de Corporation proveedor. El analista de compras recive una has deployed tarea para tratar esta Livelink ECM excepcin. Luego de examinar Orden de andlahas Compra y la factura , created an decide que el proveedor correcto Enterprise debe ser el de la Library, with factura entonces decide modificar la Orden de Compra.
Discrepancia de Precio
Una vez que la Innovate discrepancia de proveedor Corporation se resuelve, la factura se enva analista de has al deployed compras nuevamente para Livelink ECM la discrepancia de precio. Esta vez, decide que la and has orden de compra es created an correcta y el monto de la factura debe ser reducido. Enterprise Autoriza al grupo de cuentas a pagar a realizar un pago reducido de la factura.
Library, with
Recepcin - Pago reducido de la Factura
La primer discrepancia Innovate es la diferencia de Corporation proveedor. El analista de compras recive una has deployed tarea para tratar esta Livelink ECM excepcin. Luego de examinar Orden de andlahas Compra y la factura , created an decide que el proveedor correcto Enterprise debe ser el de la Library, with factura entonces decide modificar la accompanying Orden de Compra.
Discrepancia de Precio
Una vez que la Innovate discrepancia de proveedor Corporation se resuelve, la factura se enva analista de has al deployed compras nuevamente para Livelink ECM la discrepancia de precio. Esta vez, decide que la and has orden de compra es created an correcta y el monto de la factura debe ser reducido. Enterprise Autoriza al grupo de Library, with cuentas a pagar a realizar un pago reducido de la accompanying factura.
Pago reducido de la Factura

La encargada de cuentas a Innovate pagar recibe la tarea que la Corporation autoriza a realizar un pago reducido de la factura . has deployed Invoice Management Livelink ECM automticamente la guia por las transacciones and has necesaria para crear una created an nota de crdito. Una vez que Enterprise la factura se libera para el pago, se puede Library, with visualizar todo el proceso desde un dashboard accompanying centralizado.
Library, with
Once the credit memo is created and the invoice is unblocked, the invoice is ready to be paid. The entire process is recorded on VIM Unified Dashboard
Recepcin - Beneficios de la automatizacin del proceso de AP

Mejorar el proceso de A/P Las facturas con penalizaciones se pagan a tiempo Automatizar la comunicacin dentro de la organizacin Mover la responsabilidad a los individuos adecuados Ahorrar dinero Reducir el costo por factura e incrementar los volumenes sin incorporar nuevas personas Capturar descuentos por pago temprano y eliminar pagos de facturas duplicados
Lograr mayor eficiencia Procesamiento sin papel Elimina el data entry y el retrabajo por errores en el ingreso manual Instalar procesos y entrenamiento estandarizados Pasar de trabajo operativo a analitico
Incrementar la visibilidad de los reportes Acceder inmediatamente al status del proceso Asistencia para tareas de compliance
Agenda
Antecedentes
Emisin de CFD
Recepcin de CFD
Paquetes de software
Menos documentos
Mas documentos
Componente
Funcin
Custom
++
+++
SAP NW PI
Generacin XML. Transporte. Recepcin.
Incluido
Incluido
Incluido
Incluido
SAP Portal
Portal de interaccin para clientes / proveedores Almacenamiento documentos Generacin de formatos PDFs para facturas Gestin y posteo de facturas de proveedores
Opcional
Opcional
Recomendado
Incluido
SAP Document Access SAP Interactive Forms SAP Invoice Management
Opcional Opcional
Recomendado Incluido
Recomendado Incluido
Incluido Incluido
Opcional
No includo
Opcional
Recomendado
Paquetes de servicios - Estndar
Realizados a travs de SAP Consulting o de partners SAP Certificados Tiempo de implementacin a partir de 3 semanas
El alcance de la solucin Emisin CFD on SAP para los modulos de ventas y finanzas incluye: Emisin de Factura, Nota de Crdito y Nota de Dbito, conforme anexo 20, usando SAP Interactive Forms Cancelacin conforme anexo 20 Creacin de XML Addenda bsica tipo AMECE Un formulario de impresin nico para los documentos de emisin (Factura, nota de crdito y nota de debito). Reporte mensual del SAT Envo va correo electrnico Manual Tcnico Manual de operacin/usuario.
El alcance de la solucin Recepcin CFD de proveedores: Validacin de sellado de documentos XML. Validacin de estructura definido en Anexo 20. Posteo bsico en SAP ERP / R/3
Paquetes de servicios - Extendido
Realizados a travs de SAP Consulting o de partners SAP Certificados Configuracin de:
Formatos de impresin adicionales con Interactive Forms para Factura y nota de crdito y debito
Conguracin de addendas especficas Configuracin de transmisin y recepcin de documentos XML hacia formatos va EDI, AS1, AS2, sftp, webservices, etc. Portal de autoservicio clientes / proveedores Configuracin base del resguardo (sin hardware) Configuracin de flujos de excepciones para recepcin de facturas (fsicas y electrnicas)
Comparativo de opciones en el mercado
Alternativa de soluciones
Descripcin Costos por factura Privacidad de Facturas SAP CFD NO 100% Ligado al ERP NO NO Renta del Servicio SI Expuesto Compra de Software NO Expuesto
Cobro por Usuarios Adicionales

Dependencia Externa Interfaz Externa
SI
SI SI
SI
SI SI
Servicios Complementarios
Descripcin Portal Web Para Clientes Envo por mail Impresin Diferentes ambientes DES, QUA, PRD SAP CFD Costo nico Costo nico Interno Incluido Compra de Software renta mensual renta mensual Depende de un Depende de un servicio servicio Costo Adicional Costo Adicional Renta del Servicio renta mensual renta mensual
Gracias por su tiempo!
Preguntas?
Contacto
Armando Gimbernat
SAP Mxico y Centroamrica
Prol. Paseo de la Reforma 600, PB Mxico 01210, D.F., Mxico T: +52 55-5257-7559 M: +52 55 3731-7197 E: armando.gimbernat@sap.com
Daro Silva
SAP Mxico y Centroamrica
Prol. Paseo de la Reforma 600, PB Mxico 01210, D.F., Mxico T: +52 55-5257-7500 M: +52 55 5419-2012 E: dario.silva@sap.com

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SAP CFP (Comprobante Fiscal Digital)

SAP Mxico y Centroamrica 02 de junio de 2010

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Descripcin de SAP CFD

Paquetes de software y servicios para CFD

SAP 2010 / SAP CFD / Page 3

Descripcin de SAP CFD

Paquetes de software y servicios para CFD

SAP 2010 / SAP CFD / Page 4

Antecedentes Contribuyentes en Mxico

SAP 2010 / SAP CFD / Page 5

Antecedentes Tipos de emisin de comprobantes fiscales previstos por el SAT

que emiten Comprobantes Fiscales Digitales por medio de un tercero autorizado

que emiten Comprobantes Fiscales Digitales por sus propios

medios SAP CFD

SAP 2010 / SAP CFD / Page 6

Antecedentes Obligaciones de los emisores y receptores de CFD

Conservar los CFD recibidos en medios electrnicos actualizados.

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Antecedentes Requisitos de los CFD

Generacin y envio del Informe Mensual.

SAP 2010 / SAP CFD / Page 8

Descripcin de SAP CFD

Paquetes de software y servicios para CFD

SAP 2010 / SAP CFD / Page 9

SAP 2010 / SAP CFD / Page 10

Diseo conceptual de la solucin

SAP Interactive Forms

SAP ERP / SAP R/3

Extensin estndar de SAP ERP / R/3

SAP Invoice Management

SAP Portal SAP Document Access

SAP 2010 / SAP CFD / Page 11

Descripcin de SAP CFD

Paquetes de software y servicios para CFD

SAP 2010 / SAP CFD / Page 12

Diseo conceptual de la solucin

SAP Interactive Forms

SAP ERP / SAP R/3

Extensin estndar de SAP ERP / R/3

SAP Portal SAP Document Access

SAP 2010 / SAP CFD / Page 13

Emisin 1.- Alcance de la Funcionalidad (Localizacin)

Facturas electrnicas disponibles en el sistema para auditoria interna o externa.

SAP 2010 / SAP CFD / Page 14

Emisin 1.- Alcance de la Funcionalidad

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Emisin 1.- Alcance de la Funcionalidad (2)

SAP 2010 / SAP CFD / Page 16

Emisin - 2.- Numeracin

Los Prefijos y Nmeros requeridos

SAP 2010 / SAP CFD / Page 17

Emisin - 2.- Numeracin (2)

Rango de nmeros aprobados por la autoridad (SAT)

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Emisin - 3.- Asignacin del Prefijo y Nmero a documentos de SD y FI

SAP 2010 / SAP CFD / Page 19

Emisin - 3.- Asignacin del Prefijo y Nmero a documentos de SD y FI (2)

SAP 2010 / SAP CFD / Page 20

Emisin - 4.- Sello Digital

SAP 2010 / SAP CFD / Page 21