Manual de politici i proceduri ce este i ce conine?

Introducere Cultura organizaional

Misiunea, scopul i obiectivele organizaiei Structura organizaional Etica organizaional Regulamentul de ordine interioar

Managementul resurselor umane

Recrutarea i selecia personalului Recrutarea i selecia voluntarilor Orientarea i Instruirea personalului i a voluntarilor Evaluarea per ormanelor personalului Evaluarea per ormanelor voluntarilor

Managementul resurselor inanciare

Str!ngere de onduri Regulamentul inanciar

Comunicarea organizaional
Comunicarea intern Comunicarea e"tern i relaii publice

Introducere
Un manual de politici i proceduri conine toate politicile i procedurile pe care o asociaie/ fundaie le are stabilite i care traseaz liniile directoare privind activitatea organizaiei. Coninutul manualului de politici i proceduri trebuie adus la cunotina tuturor angajailor organizaiei i trebuie s fie disponibil acestora. Politicile i procedurile cuprinse n manual sunt stabilite n conformitate cu statutul i cu deciziile Consiliului director al organizaiei, iar coninutul trebuie respectat ntocmai. evizuirile manualului de politici i proceduri sunt propuse de ctre !"ecutiv sau Consiliul director i sunt aprobate de ctre Consiliul director nainte de a fi incluse n manual. #rice angajat poate face propuneri de revizuire a procedurilor i politicilor organizaiei ctre !"ecutiv. $ocumentul de fa reprezint sc%ematic coninutul unui manual de politic i proceduri care ar trebui s nu lipseasc din nicio organizaie neguvernamental. &nclude capitolele minime care se regsesc n manualele de conduit din sectorul asociativ i e"emple de organigram instituional, de anunuri de recrutare, fi de post p'n la un set de reguli de comunicare intern i relaii publice. (cest material a fost dezvoltat n cadrul proiectului proiectului )*ntrirea legitimitii sectorului non+profit) derulat de #pportunit, (ssociates cu scopul de a veni n ajutorul organizaiilor neguvernamentale care doresc s aplice Codul de conduit #-. i care au nevoie de asisten te%nic n ndeplinirea criteriilor stabilite n acest Cod. /ai multe informaii cu privire la Codul de conduit #-. i la Coaliia pentru bune practici #-. putei gsi la %ttp0//111.coddeconduitaong.ro/.

Cultura organizaional
(cest prim capitol trateaz toate aspectele referitoare la cultura organizaiei, de la misiune, scop, obiective i grupuri int, aa cum sunt ele definite n statutul organizaiei, p'n la etica stabilit n cadrul organizaiei i la regulamentul de ordine interioar. Misiunea, scopul i obiectivele organizaiei *n acest sub+capitol trebuie descrise misiunea organizaiei, precum i scopul i obiectivele organizaiei aa cum sunt el definite n statut. (ici pot fi incluse grupurile int sau beneficiarii organizaiei i activitile pe care le poate desfura organizaia n vederea atingerii obiectivelor propuse. Structura organizaional *n acest sub+capitol se definite structura organizaional a asociaiei/ fundaiei cu organele de conducere, administrare i control definite n statut, se elaboreaz organigrama i se detaliaz relaiile de colaborare i subordonare ntre diferitele forme de organizare strategic i e"ecutiv proprii organizaiei, precum i atribuiile i responsabilitile fiecrei funcii e"istente n organigram. Organigrama

(dunarea general Preedinte 2icepreedinte 3ecretar .eneral $irector !"ecutiv $irector !conomic Coordonator de program 4 (sistent de program 4 Coordonator de program 5 2oluntari

Etica organizaional (cest sub+capitol se refer la valorile i principiile promovate de organizaie, care anume sunt i ce reprezint fiecare dintre ele n viziunea organizaiei. 3ub+capitolul poate include i un Cod etic care s descrie toate principiile de integritate personal i profesional pe care membrii i angajaii organizaiei trebuie s le respecte i s le promoveze. 2alorile pot include Regulamentul de ordine interioar egulamentul de ordine interioar stabilete cadrul general privin disciplina muncii n cadrul organizaiei n vederea derulrii n bune condiii a tuturor activitilor organizaiei. #rice regulament de ordine interioar trebuie ntocmit pe baza legislaiei i a actelor normative n vigoare care reglementeaz munca la noi n ar 6Codul muncii, legea privind securitatea i sntatea n munc, legea privind egalitatea de anse ntre femei i brbai, etc7.

Managementul resurselor umane

(cest capitol cuprinte toate politicile i procedurile privind managementul resurselor umane, de la modul n care se face recrutarea i selecia angajailor i a voluntarilor, acolo unde este cazul, p'n la instruirea i la modalitatea de evaluare a performanelor acestora. Capitolul include e"emple de anun pentru recrutare, de fi de post i de evaluare a personalului/ voluntarului. Recrutarea i selecia personalului (cest sub+capitol se refer procesul de recrutare i modalitatea prin care se face selecia angajailor 6selecie de C2, prob scris, interviu7, cine are responsabiliti n acest proces, descrie competenele necesare fiecrui post din organigram i criteriile de selecie urmrite n procesul de selecie. 8ot aici sunt incluse formatul anunului de recrutare i fiele de post ale angajailor care descrie atribuiile i responsabilitile postului respectiv i pe baza crora se vor stabili indicatorii de performan urmrii n procesul de monitorizare i evaluare a performanelor personalului.

#nun de recrutare$ (sociaia/ 9undaia (numele asociaiei/ fundaiei) caut (numele postului pentru care se face recrutarea) care s (se face un scurt rezumat al activitilor care vor fi desfurate sau a obiectivelor ndeplinite) Responsabiliti% 6aici se vor corespunztoare postului respectiv7 - responsabilitatea 4 - responsabilitatea 5 - responsabilitatea : Cerine% 6aici se vor trece cerinele minime pe care o persoan trebuie s le ndeplineasc pentru desfurarea optim i cu performane de calitate a activitilor stabilite n fia postului7 - studii - e"perien minim dovedit - cunotine - alte cerine 6e"0 utilizarea ;indo1s sau /icrosoft !"cel sau baze de date7 Ca s v nscriei candidatura, trimitei un C2 i o scrisoare de intenie la (aici se trece adresa potal, e-mail sau numrul de fax, in funcie de modalitatea prin care vrei s primii candidaturile). 8ermenul limit de nscriere este (se trece data pn la care primii nscrieri). <<<<<<<<<<<<<< utei include n anun o scurt descriere a asociaiei/ fundaiei de maxim un para!raf ("-#$ rnduri) trece responsabilitile din fia postului

Include elementele de identitate vizual a organizaiei 6

&ia postului$ 'enumirea postului% + $irector de resurse umane/ $irector e"ecutiv/ Coordonator de proiect (oziia )n cadrul organigramei% + $epartamentul financiar/ $epartamentul de programe *ivelul postului% + de conducere sau de e"ecuie Se relaioneaz cu% + relatii de coordonare, subordonare, ndrumare, colaborare #tribuii i responsabiliti% 4. (tribuia 4 5. (tribuia 5 :. (tribuia : =. >. ?. esponsabilitatea 4 esponsabilitatea 5 esponsabilitatea :

Cerinele (ostului% 4. 3tudii 5. Competene Competene0

Include elementele de identitate vizual a organizaiei 7

Recrutarea i selecia voluntarilor *n cazul n care organizaia are voluntari, n acest sub+capitol, similar sub+capitolului privind recrutarea i selecia personalului, se va descrie procesul de recrutare i modalitatea prin care se face selecia voluntarilor, cine are responsabiliti n acest proces, care sunt competenele necesare i criteriile de selecie urmrite pentru obinerea statutului de voluntar al organizaiei. 8ot aici este inclus formatul unei fie a voluntarului care descrie atribuiile i responsabilitile voluntarului. Orientarea i instruirea personalului i a voluntarilor (cest sub+capitol face referire la politicile i procedurile privind orientarea angajailor i instruirea lor i care descriu modul i condiiile n care au loc acestea n conformitate cu politica organizaiei de dezvoltare continu i perfecionare a personalului propriu. #rientarea personalului este un proces de introducere a fiecrui nou angajat n atmosfera organizaiei, oferindu+i acestuia informaii cu privire la standardele i normele proprii organizaiei n care i va desfura activitatea. *n acest sub+capitol se definesc modalitatea n care are loc orientarea personalului i cine are atribuii i responsabiliti cu privire la acest proces. #rice organizaie are o politic de dezvoltare continu i perfecionare a personalului n vederea indeplinirii eficiente a atribuiilor i responsabilitilor n cadrul organizaiei, menit s contribuie la atingerea obiectivelor organizaiei. (ceasta ofer cadrul pentru aplicarea principiilor de bun practic, de mprtire a cunotinelor n cadrul organizaiei i pentru selectarea celor mai eficiente modaliti de instruire cu scopul de a ajuta angajaii i voluntarii, acolo unde este cazul, n vederea realizrii sarcinilor i responsabilitilor de serviciu, ca i n vederea dezvoltrii profesionale. (ici se definesc at't tipurile de instruire la care pot avea acces personalul i voluntarii, n funcie de metodologie, coninut i sursa de finanare a instruirii, c't i departamentele/ posturile care au responsabiliti cu privire la instruirea personalului i a voluntarilor. $e asemenea, este important de menionat modalitatea de estimare a nevoilor de instruire i forma de planificare i administrare a acesteia. /onitorizarea transpunerii n practic a cunotinelor i abilitilor acumulate de angajat ca urmare a participrii la instruire trebuie sa fie parte integrant din procesul de evaluare a performanelor. Evaluarea per ormanelor personalului (cest sub+capitol include politicile i procedurile referitoare la evaluarea performanelor angajailor organizaiei. Procesul de evaluare a performanelor este parte integrant a managementului resurselor umane i contribuie la stabilirea unui cadru care ncurajeaz performana de calitate i dezvoltarea profesional i identific potenialul angajailor. *n acelai timp, stabilete indicatorii de performan, intele urmrite i criteriile de evaluare conform fiei postului pentru fiecare post din organigram i include proceduri care determin dezvoltarea potenialului angajailor.
8

*n acest capitol se descrie detaliat modalitatea prin care se stabilete nivelul de performan pentru fiecare post n parte, paii procesului de evaluare, la ce interval de timp are loc i include tipurile de formulare folosite pentru autoevaluarea personalului, pentru evaluarea supervizorului i planul de performan. # modalitate de evaluare formal i standardizat ofer cadrul optim pentru comunicarea ntre angajat i supervizor i furnizeaz oportunitatea de reflectare i discutare cu privire la satisfacia locului de munc, nelegerea de ctre angajat a punctelor tari i a celor slabe, identificarea nevoilor de dezvoltare personal i stabilirea obiectivelor de formare continu. Evaluarea per ormanelor voluntarilor

Managementul resurselor inanciare

Str!ngere de onduri (cest sub+capitol stabilete politica i procedurile utilizate de organizaie pentru str'ngerea fondurilor necesare derulrii activitilor proprii, cine are responsabilitate n identificarea surselor de finanare i a str'ngerii propriu+zise de fonduri. 8ot aici se detaliaz i tipurile de finanri i donaii pe care le poate accesa sau primi organizaia i condiiile n care acestea pot fi accesate sau primite, pornind de la cele stipulate n statut. Regulamentul inanciar

Comunicarea organizaional
!"istena unor politici i proceduri detaliate cu privire la comunicarea organizaional at't n interior c't i n ceea ce privete domeniul relaiilor publice prezint un avantaj n stabilirea i meninerea identitii organizaionale. *n afara misiunii i scopului definite n statut, definirea unei identiti vizuale cu care s poat fi identificat organizaia, at't de personal, c't mai ales de parteneri, beneficiari i publicul larg constituie un aspect important n definirea identitii organizaiei. Comunicarea intern (cest sub+capitol face referire la modalitile de comunicare n cadrul organizaiei i detaliaz standardele i normele privind diferitele forme de comunicare n interiorul organizaiei0 fa", e+mail, telefon. Prin acestea se stabilete circuitul informaiei la nivelul organizaiei, iar procesul de comunicare ar trebui s reflecte valorile i principiile organizaiei enumerate n primul capitol. Comunicarea e"tern i relaii publice *n acest sub+capitol se definesc liniile directoare care privesc comunicarea organizaiei cu lumea e"terioar0 beneficiari, parteneri, finanatori, publicul larg. $e asemenea, aici se menioneaz cine are responsabiliti cu privire la comunicarea e"tern, care sunt elementele de identitate vizual ale organizaiei i n ce condiii se folosesc.

10