PROYECTO DE ADMINISTRACIN PRESUPUESTARIA

Planificacin y Control de Utilidades

Administracin Presupuestaria
Empresa Farmacutica S.A. 20/01/2014

INTEGRANTES: JOYCE MENDEZ, JERY RUIZ, DIEGO PUNIN, DANIEL PACHECO.

NDICE
RESEA HISTRICA DE LA ORGANIZACIN ..................................................................................... 2 PRESENTACIN DE LA ORGANIZACIN. .............................................................................................. 2 MISIN ............................................................................................................................................ 2 VISIN ............................................................................................................................................. 2 TRMINOS Y DEFINICIONES............................................................................................................. 2 POLTICA DE LA CALIDAD................................................................................................................. 3 COMPETENCIAS ............................................................................................................................... 4 VALORES COMPARTIDOS ................................................................................................................ 4 ANLISIS FODA ................................................................................................................................... 5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL..................................................................................................... 6 PRESENTACIN GENERAL DE PRODUCTOS ..................................................................................... 7 LISTADO DE DOCUMENTOS............................................................................................................... 16 LISTADO DE REGISTROS................................................................................................................. 16 LISTADO DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS ....................................................................... 17 SECCIN II.......................................................................................................................................... 19 ANEXOS VARIOS ............................................................................................................................... 19 1. ANEXOS DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS ELEMENTALES ........................................... 19 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS ............................................................................... 19 CONTROL DE ACCIONES CORRECTIVAS ..................................................................................... 21 CONTROL DE DOCUMENTO NO CONFORME ................................................................................ 23 CONTROL DE RECLAMOS Y QUEJAS .......................................................................................... 25 PROCEDIMIENTO DE REVISIN POR LA DIRECCIN.................................................................. 30 2. ANEXO DE FORMATOS DE REGISTROS ...................................................................................... 33 Registro de Capacitacin Interna .............................................................................................. 33 Diagnstico de Necesidades de Capacitacin ........................................................................... 34 Registro de Divulgacin ............................................................................................................. 35 Eficacia de la Capacitacin ........................................................................................................ 36 MATERIA PRIMA - ANEXOS ....................................................................................................... 38

RESEA HISTRICA DE LA ORGANIZACIN

Laboratorios ACROMAX S.A., empez a funcionar como Laboratorio Farmacuticos en 1965, ao en el que inici su actividad productiva. Para Laboratorios Acromax su pilar fundamental es el recurso humano, a quien permanentemente est entrenando, capacitando y desarrollando, es una organizacin lder con una importante participacin en el mercado farmacutico latinoamericano. El grupo Mega-Pharma, quien compr la compaa en el ao 2002, tiene la plena y absoluta confianza en nuestro pas y su gente, como tambin muy claras sus metas y objetivos, con la firme conviccin de llegar a ocupar puestos de privilegio en la industria farmacutica latinoamericana.

PRESENTACIN DE LA ORGANIZACIN.
MISIN
Elaborar, comercializar y producir medicamentos de calidad, que permitan a la clase mdica ofrecer a sus pacientes una teraputica eficaz y segura, cumpliendo las expectativas de los clientes externos e internos de la organizacin.

VISIN
Ser una empresa lder en el mercado y ser reconocida por la calidad de sus productos, su capacidad tecnolgica y la profesionalidad de su personal.

TRMINOS Y DEFINICIONES
PRODUCTOS FARMACUTICOS.- Son aquellos productos cuya finalidad es beneficiar el estado normal del cuerpo humano, manteniendo un control de su salud de manera prolongada. U.A.T.H.- Sus Siglas significan Unidad Administrativa del Talento Humano, encargada exclusivamente el control del personal, sus recursos y adherentes al mismo.

POLTICA DE LA CALIDAD

Comprometidos a proporcionar productos farmacuticos que satisfagan y excedan las expectativas del cliente y de los requerimientos regulatorios nacionales e internacionales; por medio de rgidos procesos de desarrollo, produccin y distribucin de productos farmacuticos, promoviendo la mejora continua con eficiencia y eficacia del sistema de gestin de la calidad. Satisfacemos las siguientes Obligaciones:

arantizando un enfoque proactivo para identificar, evaluar y controlar los potenciales riesgos de calidad dentro y fuera de los procesos y de los productos. esarrollando productos con la finalidad de cumplir con los requerimientos de clientes externos e internos.

D C
A

umpliendo con regulaciones y legislaciones pertinentes para garantizar la calidad de nuestros productos farmacuticos, incluyendo requisitos extras que involucre a la organizacin.

dministrando un sistema de control de cambios eficientes.

ealizando peridicamente la revisin de la direccin. anteniendo una excelente comunicacin dentro de la organizacin, asegurando as, el compromiso colectivo.

M M P

onitoreando el sistema de calidad a travs de indicadores de desempeo de proceso y la calidad del producto.

roporcionando los recursos necesarios para alcanzar los objetivo planteados.

COMPETENCIAS

ORIENTACIN A RESULTADOS ADAPTACIN AL CAMBIO CREATIVIDAD E INNOVACIN LEALTAD Y SENTIDO DE PERTENENCIA

Manejar efectivamente el tiempo y recursos para asegurar que el trabajo sea completado eficientemente.

Es la capacidad para enfrentarse con flexibilidad y versatibilidad situaciones nuevas y para aceptar los cambios de forma positiva y constructiva.

Es la habilidad 1ue deben poseer los trabajadores para presentar recursos, ideas y mtodos novedosos y concretarlos en acciones.

Se refiere a la identificacin de cada trabajador con la organizacin. Implica conocer los valores y elementos culturales de la empresa, asumirlos y defenderlos.

ORIENTACIN AL CLIENTE
TRABAJO EN EQUIPO

Es la disposicin para realizar el trabajo con base en el conocimiento de las necesidades y expectativas de los clientes. Implica preocuparse por entender las necesidades de los clientes y dar solucin a sus problemas.

Es la capacidad del trabajador para establecer relaciones con sus compaeros a fin de que cada uno pueda desempear las funciones de su cargo, articulando las metas que le cmpeten en alcanzar con las metas de sus compaeros de trabajo y la meta final de la organizacin.

VALORES COMPARTIDOS

INNOVACIN EFECTIVIDAD COMPROMISO INTEGRIDAD

Mejora de servicios y procesos de trabajo, manteniendo una actitud activa y abierta al cambio.

Optimizacin de recursos disponibles, rpida respuesta a nuestros clientes, operacin a bajo costo y altos rendimientos.

Trabajo en equipo y comunicacin basada en la confianza y respeto mutuo.

Relacin basada en la honestidad, en latica profesional y en el cumplimiento de los objetivos.

ANLISIS FODA

FORTALEZAS
SUficiencia Econmica. Certificacin en Sistemas Integrales. ENfoque en Procesos cond istribucin de funciones.

OPORTUNIDADES Colaboracin, ejecucin y seguimiento por parte de la alta gerencia.

DEBILIDADES
Empleados insastifechos. Desconocimento de la marca, beneficios y atributos de la empresa por parte del personal.

AMENAZAS Afiliacin al sindicato. Demandas por parte de los empleados que no contribuyen. Desercin de los empleados.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ORGANIGRAMA GERENCIA GENERAL

GERENTE GENERAL

GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO

GERENTE DE OPERACIONES

GERENTE NACIONAL DE MARKETING

GERENTE DE VENTAS INSTITUCIONAL

INFORMATIC A

COMPRAS

CONTABILIDAD

RECURSOS HUMANOS

SEGURIDAD INDUSTRIAL Y MEDIO AMBIENTE

DIRECCION TECNICA

PROCESOS

SEGURIDAD FISICA

PLANEACION

ASUNTOS REGULATORIOS

CONTROL DE CALIDAD

PRODUCCION

DESARROLLO FARMACEUTICO

LOGISTICA

INGENIERIA Y MANTENIMIENTO

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

PRESENTACIN GENERAL DE PRODUCTOS

LISTADO DE DOCUMENTOS
LISTADO DE REGISTROS

Listado de registros
REGISTRO DURACIN REGISTRO DE CAPACITACIN INTERNA - RCI
DIAGNSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIN - DNC

ARCHIVO LUGAR File de RCI

Carpeta de registro de DNC

RESPONSABLE U.A.T.H - Analista U.A.T.H - Analista Jefe de Procesos

DISPOSICIN FINAL Destruccin Destruccin Se almacena junto a ltima versin. Destruccin

3 aos 2 aos
Hasta previa actualizacin

REGISTRO DE DIVULGACIN

Junto a cada Manual

EFICACIA DE LA CAPACIDAD

2 aos

File de RCI

U.A.T.H - Analista

LISTADO DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS

Listado de Procedimientos Documentados

REGISTRO DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS BAJO ISO 9001:2008 CONTROL DE ACCIONES CORRECTIVAS
CONTROL DE ACCIONES PREVENTIVAS

ARCHIVO DURACIN 3 aos 3 aos 3 aos 3 aos 3 aos 3 aos 3 aos REFERENCIA 8.5.2 8.5.3 4.2.4 8.3 8.5.1 8.2.2 5.6 RESPONSABLE Direccin General Direccin General Coordinacin de Calidad Coordinacin de Calidad Coordinacin de Calidad Comit de Calidad Direccin General

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS CONTROL DE PRODUCTOS NO CONFORME CONTROL DE QUEJAS Y RECLAMOS PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA PROCEDIMIENTO DE REVISIN POR LA DIRECCIN

SECCIN II ANEXOS VARIOS

1. ANEXOS DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS ELEMENTALES
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS LOGO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

OBJETIVO

Establecer un sistema de control de documentos y registros adaptado a las necesidades especficas de "ACROMAX Laboratorio Qumico Farmacutico S.A.", que optimice recursos (humano, infraestructura, econmico, tecnolgico) y garantice su eficiencia.

ALCANCE

El control se debe aplicar a todos los documentos relacionados con el Sistema de Gestin de Calidad, desde la deteccin de necesidades de creacin hasta el control sobre los mismos.

Conceptos y Normas Generales Conceptos y/o Definiciones NORMAS Y POLTICAS

Desarrollo del Procedimiento ANEXO CARPETA DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS Cuadro de Control de Registros Registro Distribucin Retencin Indexacin Acceso
Conservacin

Disposicin

Archivo Pasivo

Responsabilidades Nombre Apellido Cargo Departamento

Histrico de Cambios: Versin Fecha Motivo del Cambio

Firmas de Autoridad Fecha de Vigencia Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

CONTROL DE ACCIONES CORRECTIVAS LOGO CONTROL DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

OBJETIVO

Establecer un sistema de control de documentos y registros adaptado a las necesidades especficas de ACROMAX Laboratorio Qumico Farmacutico S.A.", que optimice recursos (humano, infraestructura, econmico, tecnolgico) y garantice su eficiencia.. El control se debe aplicar a todos los documentos relacionados con el Sistema de Gestin de Calidad, desde la deteccin de necesidad de creacin hasta el control sobre los mismos..

ALCANCE

Conceptos y Normas Generales Conceptos y/o Definiciones NORMAS Y POLTICAS

Desarrollo del Procedimiento ANEXO DE CARPETAS DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS Cuadro de Control de Registros Registro Distribucin Retencin Indexacin Acceso
Conservacin Archivo Pasivo

Disposicin

Responsabilidades Nombre Apellido Cargo Departamento

Histrico de Cambios: Versin Fecha Motivo del Cambio

Firmas de Autoridad Fecha de Vigencia Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

CONTROL DE DOCUMENTO NO CONFORME

LOGO CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME

OBJETIVO

Establecer la manera de llevar a cabo el tratamiento de productos no conformes y la gestin de las correspondientes acciones correctivas y preventivas. Aplica a todos los productos manufacturados en el Laboratorio Qumico Farmacutico que presenten problemas durante o despus de su fabricacin. Adems aplica a los materiales de empaque y materia prima que adquiere la empresa.

ALCANCE

Conceptos y Normas Generales Conceptos y/o Definiciones NORMAS Y POLTICAS

Desarrollo del Procedimiento ANEXO DE CARPETA DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS Cuadro de Control de Registros Registro Distribucin Retencin Indexacin Acceso
Conservacin Archivo Pasivo

Disposicin

Responsabilidades Nombre Apellido Cargo Departamento

Histrico de Cambios: Versin Fecha Motivo del Cambio

Firmas de Autoridad Fecha de Vigencia Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

CONTROL DE RECLAMOS Y QUEJAS LOGO CONTROL DE QUEJAS Y RECLAMOS

OBJETIVO

Establecer el levantamiento, tratamiento y seguimiento de los reclamos de los clientes externos sobre productos suministrados por el Laboratorio Qumico Farmacutico. Se aplica a todos los reclamos y quejas recepcionados por el personal del Departamento Comercial (vendedores), mercadeo, calidad y Call Center.

ALCANCE

Conceptos y Normas Generales Conceptos y/o Definiciones NORMAS Y POLTICAS

Desarrollo del Procedimiento ANEXO CARPETA DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS Cuadro de Control de Registros Registro Distribucin Retencin Indexacin Acceso
Conservacin Archivo Pasivo

Disposicin

Responsabilidades Nombre Apellido Cargo Departamento

Histrico de Cambios: Versin Fecha Motivo del Cambio

Firmas de Autoridad Fecha de Vigencia Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

LOGO

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA

OBJETIVO

Describir los pasos a seguir para la planificacin , reporte y seguimiento de las auditoras internas.

ALCANCE

Aplica para todos los procesos dela

compaa.

Conceptos y Normas Generales Conceptos y/o Definiciones NORMAS Y POLTICAS

Desarrollo del Procedimiento ANEXO CARPETA DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS Cuadro de Control de Registros Registro Distribucin Retencin Indexacin Acceso
Conservacin Archivo Pasivo

Disposicin

Responsabilidades Nombre Apellido Cargo Departamento

Histrico de Cambios:

Versin

Fecha

Motivo del Cambio

Firmas de Autoridad Fecha de Vigencia Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

PROCEDIMIENTO DE REVISIN POR LA DIRECCIN LOGO PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA

OBJETIVO

Definir los pasos para la revisin de la Direccin, frecuencia, actividades a revisarse y registros de reuniones realizadas.

ALCANCE

Aplicable al soporte requerido para las reuniones para la revisin de la Direccin en la compaa.

Conceptos y Normas Generales Conceptos y/o Definiciones NORMAS Y POLTICAS

Desarrollo del Procedimiento ANEXO CARPETAS DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS Cuadro de Control de Registros Registro Distribucin Retencin Indexacin Acceso
Conservacin Archivo Pasivo

Disposicin

Responsabilidades Nombre Apellido Cargo Departamento

Histrico de Cambios: Versin Fecha Motivo del Cambio

Firmas de Autoridad Fecha de Vigencia Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

2. ANEXO DE FORMATOS DE REGISTROS

Registro de Capacitacin Interna LOGO REGISTRO DE CAPACITACIN N REGISTRO

TITULO O TEMA:

CONFERENCISTA:

FIRMA:

FECHA:

FECHA 1RA RECUPERACIN

FECHA 2DA RECUPERACIN

DURACIN: PARTICIPANTE DEPARTAMENTO

HORA: FIRMA DEL PARTICIPANTE CALIFICACIN

CALIFICACIN 1RA RECUPERACIN CALIFICACIN 2DA RECUPERACIN

1. 2. 3. 4.

Diagnstico de Necesidades de Capacitacin

TEMA

REA

PARTICIPANTES

CARGOS

INTERNO

EXTERNO

COSTO

ENERO

FEBRERO

MARZO

ABRIL

MAYO

JUNIO

JULIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

Registro de Divulgacin

LOGO

REGISTRO DE DIVULGACIN

CDIGO:

NOMBRE

FIRMA FECHA

DIVULGADO POR:

Eficacia de la Capacitacin LOGO CDIGO: NDOC:

EFICACIA DE LA CAPACITACIN

FECHA: REALIZADO POR: DEPARTAMENTO: TEMA DEL CURSO:

CURSO SOLICITADO POR:

PARTICIPANTES

FECHA INICIO CURSO

FECHA TERMINO CURSO

DURACIN HORAS

OBJETIVOS DEL CURSO ALCANZADO

MATERIA PRIMA - ANEXOS

PRESUPUESTO DE VENTAS DE LA AMPOLLA AKIM DE 1gr 1er Trimestre del 2013 ENERO FEBRERO MARZO ABRIL % VENTAS A CRDITO PROYECCIONES % DE VENTAS -47.78% 157.12% 30.20% -70.26% INFLACIN 4.10% 3.48% 3.01% 3.03% Plazo en das UNIDADES 71,907 184,888 240,725 71,592 PRECIO CON INFLACIN $ 8.84 $ 9.15 $ 9.42 $ 9.71

Diciembre del 2012 $ 137,701.00 TOTAL $ 635,524.62 $ 1,690,926.23 $ 2,267,853.69 $ 694,895.82 PRECIO $ 8.49

80.00%

30

PRESUPUESTO DE VENTAS CONCEPTO Unidades Precio de venta Venta en dlares Ventas a crditos Ventas al contado Cobro de adeudos Cobros totales ENERO 71,907 8.84 635,524.6 508,419.7 127,104.92 785634.606 912,739.53 FEBRERO 184,888 9.15 1,690,926.2 1,352,741.0 338,185.25 508,419.7 846,604.94 MARZO 240,725 9.42 2,267,853.7 1,814,283.0 453,570.74 1,352,741.0 1,806,311.72 4,594,304.5 3,675,443.6 918,860.9 2,646,795.3 3,565,656.2 TRIMESTRE 497,521

DATOS PARA EL PRESUPUESTO DE MATERIA PRIMA Gramos de materia prima requeridos por articulo terminado 3

DATOS CONCEPTO
Unidades del inventario inicial de articulos terminados Nivel de Inventario Final Ventas en unidades proyectadas para abril del 2013

MONTO
61855.74 11%

71,592 PRESUPUESTO DE PRODUCCIN

CONCEPTO Ventas en unidades Inv. Final Deseado Subtotal Inv. Inicial de A.T Produccin

ENERO 71907.46 20337.73 92245.19 61855.74 30,389

FEBRERO 184888.47 26479.73 211368.19 20337.73 191,030

MARZO 240724.78 7875.07 248599.85 26479.73 222,120

TRIMESTRE 497,521 7,875 552,213 61,856 443,540

Precio de compra por gramo de materia prima Compras mensuales de M.P a crdito (PLAZO 30 das) Saldo inicial de cuentas por pagar a proveedores del Trimestre unidades de Inv.Inicial de Materia Prima del ao Nivel de Inv.Final M.P deseado Produccin proyectada para abril del 2013 CONCEPTO Produccin en unidades M.P. por unidad M.P. Requerida Inv. Final deseado Subtotal Inv.Inicial de M.P Compras de M.P. Precio de compra Compras en dlares Compras a Crditos Compras al contado Pago a proveedores Pagos totales CONCEPTO Valor de MP requerida Valor de Inv. Final MP ENERO 30,389.45 3.00 91,168.35 154,734.67 245,903.03 302,552.26 56,649.23 4.57 (258,886.99) (51,777.40) (207,109.59) 1383810.588 1,176,700.99 ENERO 416,639.37 707,137.46

4,57 20% 1383810.588 302552.2589 27% 71592 FEBRERO 191,030.46 3.00 573,091.39 179,917.30 753,008.69 154,734.67 598,274.01 4.57 2,734,112.25 546,822.45 2,187,289.80 (51,777.40) 2,135,512.40 FEBRERO 2,619,027.63 822,222.08 MARZO 222,120.13 3.00 666,360.38 57,989.16 724,349.54 179,917.30 544,432.24 4.57 2,488,055.32 497,611.06 1,990,444.26 546,822.45 2,537,266.71 MARZO 3,045,266.96 265,010.44 4,963,280.58 992,656.12 3,970,624.46 1878855.639 5,849,480.10 TRIMESTRAL 6,080,933.96 1,794,369.98 1,330,620.12 57,989.16 1,723,261.26 302,552.26 1,420,709.00 TRIMESTRAL 443,540.04

PRESUPUESTO DE MATERIA PRIMA

DATOS DEL PRESUPUESTO DE G.I.F CONCEPTO Tasa variable de G.I.F. por unidad producida G.I.F. Fijos desembolsables por mes G.I.F. Fijos virtuales por mes (depreciacin) MONTO 1.5 310500 55730

PRESUPUESTO DE G.I.F. CONCEPTO Prod. En unidades Tasa variable del G.I.F. G.I.F. Variables G.I.F. Fijos G.I.F. Totales G.I.F. Virtuales Pago por G.I.F. ENERO 30,389 1.5615 540575.75 55730 FEBRERO 191,030 1.5522 MARZO TRIMESTRAL 222,120 443,540 1.54515 687179.526

47453.1274 296517.4826 343208.916

537688.1 535499.075 1613762.925 55730 55730

588028.877 834205.5826 878707.991 2300942.451 532298.877 778475.5826 822977.991 2133752.451

ESTADO DE COSTOS DE PRODUCCIN Y VENTAS CONCEPTO Materia prima M.O.D. G.I.F. Costo de Produccin Inv. Inicial de A.T Arts. Disponibles Inv. Final de A.T Costo de Ventas ENERO 416639.37 63302.47 588028.88 1067970.72 1750517.52 2818488.24 714725.05 2103763.19 FEBRERO 2619027.63 411772.05 834205.58 3865005.26 714725.05 4579730.31 535748.49 4043981.82 MARZO 3045266.96 493198.27 878707.99 4417173.21 535748.49 4952921.70 156606.93 4796314.77 TOTAL 6080933.96 968272.79 2300942.45 9350149.19 3000991.05 12351140.25 1407080.46 10944059.79

VALUACIN DEL INV. FINAL DE ARTCULOS TERMINADOS CONCEPTO Costos de Produccin Volumen de Produccin Costo Unitario Unidades del I.F.A.T Inventario Final de Artculos terminados ENERO 1,067,970.72 30,389.45 35.14 20,337.73 714,725.05 FEBRERO 3,865,005.26 191,030.46 20.23 26,479.73 535,748.49 MARZO 4,417,173.21 222,120.13 19.89 7,875.07 156,606.93