Professional Documents
Culture Documents
CONTABILITATE
DOCUMENTE CONTABILE
(Notiune , importanta , clasificare)
Profesor examinator:
Lect. univ. drd.:NELUŢA MITEA
1
ARGUMENT
documentelor contabile.
deosebitã.
2
CUPRINS
Cap I: NOŢIUNEA DE DOCUMENTE CONTABILE
1.1.Documente contabile – definiţie .
1.2.Documentarea – procedeu al contabilitãtii.
1.3.Structura documentelor contabile.
3
4.3.Conţinutul documentelor justificative.
4.4.Intocmirea si completarea documentelor justificative.
4.5.Prelucrarea documentelor justificative.
4.6.Verificarea documentelor justificative.
4.7.Tratarea erorilor.
4
CAPITOLUL I
NOŢIUNEA DE DOCUMENTE CONTABILE
5
-numãrul de ordine al documentului;
-data şi locul emiterii documentului;
-pãrţile care participã la operaţia economicã ;
-descrierea operaţiei economico-financiare efectuate concis, clar, precis, astfel încât sã
cuprindã toate datele necesare înregistrãrii în evidenţã;
-datele cantitative şi valorice aferente operaţiei consemnate;
-semnãtura persoanelor autorizate care rãspund de întocmirea documentelor conform
dispozitiilor legale.
6
CAPITOLUL II
IMPORTANŢA DOCUMENTELOR CONTABILE
7
CAPITOLUL III
CLASIFICAREA DOCUMENTELOR CONTABILE
8
b) Documente privind activele circulante materiale:note de recepţie şi constatare de
diferenţe , bon de consum , fişa limitã de consum , bon de predare – transfer –restituire,
etc.
c) Documente privind disponibilitãţile bãneşti:chitante , dispoziţii de platã-încasare,
etc.
d) Documente privind salariile şi alte drepturi cuvenite angajaţilor:ştate de salarii,
lista de avans chenzinal, decontul de cheltuieli, etc.
e) Documente privind vânzãrile: factura, dispoziţii de livrare, aviz de însoţire a
mãrfii, etc.
a)Documente cu regim special pentru care existã reglementãri legale privind tipãrirea,
circulaţia, evidenţa şi pãstrarea lor. In aceastã categorie intrã în special documentele de
bancã şi casã: cecul de numerar, cecul de virament, chitanţa, etc.
a)Documente justificative.
9
CAPITOLUL IV
DOCUMENTELE JUSTIFICATIVE
4.1.Definire
Documentele justificative sunt acte scrise ce consemneazã operaţiile economice
şi financiare în momentul efectuãrii lor cu scopul de a servi ca dovadã a înfãptuirii lor si
ca instrument de fundamentare a înregistrãrii lor în contabilitate.
In legãturã cu aceste documente , legea Contabilitãţii prevede:”Orice operaţie
patrimonialã se consemneszã în momentul efectuãrii ei într-un înscris care stã la baza
înregistrãrilor în contabilitate , dobândind astfel calitatea de document justificativ. Ele
angajeazã rãspunderea persoanelor care le-au întocmit , vizat şi aprobat ori înregistrat în
contabilitate”.
4.2.Funcţiile documentelor justificative
Documentele justificative îndeplinesc douã functii:
1.funcţia de informare în sensul cã prin documente justificative se începe procesul
cunoaşterii patrimoniului , pentru ca ulterior , prin alte procedee , sã se ajungã la forma
finalã care este bilanţul contabil şi care constituie cea mai importantã sursã de informare
a conducerii unitãţii patrimoniale.
2.funcţia gestionarã , prin documente justificative se angajeazã drepturi şi obligaţii
precum şi rãspunderi privind gestionarea elementelor patrimoniale.
4.3.Conţinutul documentelor justificative
Conţinutul documentelor justificative este format dintr-o serie de elemente care în
funcţie de importanţa lor se grupeazã în :
-elemente comune care se referã la date de identificare şi la personalul responsabil de
întocmirea, verificarea şi aprobarea lor şi anume:denumire, numãr şi data documentului ,
denumirea şi sediul unitãţii care întocmeşte documentul, compartimentul organizatoric
emitent, pãrţile care participã la efectuarea operaţiei în cauzã , semnãturile persoanelor
care au întocmit, vizat şi aprobat, etc.
-elemente specifice prin care se caracterizeazã operatiile consemnate în documente şi
anume:conţinutul operaţiei consemnate, baza legalã pentru efectuarea operaţiei, datele
10
privind cantitãţile, preţurile unitare şi valorile , alte elemente necesare ulterior pentru
prelucrarea şi verificarea documentelor(coduri , etc.)
4.4.Intocmirea şi completarea documentelor justificative
Intocmirea şi completarea documentelor justificative se face manual sau cu tehnicã
de calcul astfel încât sã fie lizibile , nefiind admise ştersãturi sau modificãri în ele.
Elementele comune se completeazã cu uşurinţã deoarece pentru marea majoritate a
operaţiilor se repetã ,cele specifice necesitã un volum mai mare de muncã şi implicã
efectuarea unor calcule şi cunoştinţe privind operaţiile respective.
Documentele justificative se intocmesc pe, de regulã ,la locul unde produce
operaţia, pe formulare tipizate sau netipizate , dupã caz.
4.5.Prelucrarea documentelor justificative
Prelucrarea documentelor justificative constã în efectuarea unor operaţii
pregãtitoare în vadera înregistrãrii loe în contabilitate, concretizate în :
-sortarea documentelor pe operaţii;
-calcularea valorilor, dacã este cazul;
-obţinerea de centralizatoare pentru cumularea mai multor documente ;
-verificarea de formã , aritmetic şi de fond (legalitatea, realitatea,oprtunitatea, necesitatea
şi economicitatea operaţiunilor din documente);
-înregistrarea în contabilitate;
Pentru înregistrarea în contabilitate se face analiza şi contarea documentelor
justificative care constã în indicarea pe fiecare document sau pe centralizatorul
acestora(care conţine mai multe documentejustificative cu operaţii de aceeaşi naturã şi
din aceeaşi perioadã) a simbolurilor conturilor debitoare şi a celor creditoare .
Din punct de vedere metodologic , îregistrãrile în contabilitate se fac:
-cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor dupã data intocmirii sau data
intrãrii acestora în intreprindere;
-sistematic, în registrele dechise pentru conturile sintetice şi analitice în conformitate cu
regulile stabilite .
4.6.Verificarea documentelor justificative
Verificarea documentelor justificative se face înainte de a se efectua înregistrarea în
contabilitate şi are ca scop de a se identifica şi corecta eventualele erori fãcute anterior.
11
Verificarea poate fi :
-verificare de forma prin care se urmãreşte dacã au fost completate toate rubricile din document ,
dacã preţurile şi calculele sunt corecte ,dacã existã semnãturile persoanelor care au întocmit ,vizat
sau aprobat operaţia,etc.
-verificare de fond , se referã la o serie de operaţii de fond şi anume:
• Necesitatea efectuãrii operaţiei care se verificã pornindu-se de la programul de activitate
şi bugetul de venituri şi cheltuieli al unitãţii.
• Legalitatea , adicã dacã poeraţiunea se încadreazã în prevederile legale .
• Oportunitatea constã în efectuarea operaţiei în momentul potrivit , cel mai favorabil, cu
eforturi minime.
• Economicitatea , adicã realizarea operaţiei sã se facã cu cheltuieli minime pentru a se
asigura rentabilitatea necesarã
Operaţiunea de verificare se confiemã prin semnãtura persoanei împuternicite pentru aceasta.
Dupã înregistrarea în contabilitate , documentele justificative sunt supuse operaţiunii de clasare şi
în final de arhivare .
4.7.Tratarea erorilor
Tratarea erorilor se face astfel:
-erorile contabile ce apar cu ocazia întocmirii , verificarea şi înregistrarea documentelot
justificative se înregistreazã prin tãierea cu o linie a textului sau cifrelor greşite în toate
exemplarele, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corectã . Corectarea se confirmã
prin semnãtura persoanei sau a persoanelor care au întocmit documentul justificativ ,
menţionându-se şi data efectuãrii corecturii .
-nu sunt admise corecturi în documentele justificative privind mijloacele bãneşti şi alte
operaţiuni prevãzute prin dispoziţii legale. In cazul unor asemenea erori , documentul
greşit se anuleazã , fãrã a se detaşa din carnetul respectiv.
-pentru documentele care consemneazã operaţii de predare- primire a valorilor materiale ,
corectarea erorilor trebuiue confirmatã prin semnãtura ambelor pãrţi , adicã a predãtorului
şi a primitorului.
-in cazul utilizãrii tehnicii de calcul (în sistem informatic) corecturile sunt admise înainte
de prelucrare a acestora , menţionându-se data rectificãrii şi semnãtura celui care a fãcut
modificarea .deasemenea listele de erori rezultate de la calculator pe baza cãrora se face
modificarea în baza de date , trebuie semnate de persoanele împuternicite.
12
CAPITOLUL V
REGISTRELE DE CONTABILITATE
5.1.Definire şi clasificare.
Registrele de contabilitate sunt documente de evidenţã contabilã cu caracter
obligatoriu , prin care se asigurã înregistrarea cronologicã şi sistematicã a operaţiunilor
consemnate în documentele justificative. Ele se prezintã sub formã de registre, foi volante
sau liste informatice cu conţinut şi forme adecvate scopului pentru care au fost elaborate.
In funcţie de scopul în care se folosesc , registrele se grupeazã astfel:
1.Registre pentru evidenţa cronologicã ; sunt urmãtoarele:
a)registrul jurnal;
b)registrul jurnal de încasãri şi plãţi;
c)nota de contabilitate;
2.Registrul pentru evidenţa sistematicã:
a)registrul „Cartea mare”;
-fişa de cont pentru operaţiuni diverse
-cartea mare şah
-cartea mare centralizatoare
b)registrul inventar
5.2.Registrul jurnal (general).
- este un document obligatoriu în care se înregistreazã zilnic sau lunar, în mod
cronologic , fãrã ştersãturi şi spaţii libere, toate documentele justificative în care se
reflectã mişcarea elementelor patrimoniale;
- unitãţile cu volum mare de operaţiuni pot utiliza pentru detaliere registre jurnal
auxiliare(operaţiuni de încasãri şi plãţi, operaţiuni de decontãri cu furnizorii, etc.)din
care la sfârşitul lunii totalul acestora se trece în registrul jurnal general;
- este un document tipizat , sub formã de registru , care se întocmeşte într-un singur
exemplar de cãtre regiile autonome, societãţile comerciale,instituţiile publice ,
unitãţile cooperatiste, asociaţiile şi celelalte persoane juridice. Dupã ce a fost
13
numerotat , şnuruit, certificat şi parafat se înregistreazã la organul fiscal din raza de
activitate a unitãţii;
- nu circulã, fiind un document de înregistrare contabilã şi se arhiveazã de cãtre unitate
care se obligã sã-l pãstreze împreunã cu documentele justificative care au stat la baza
întocmirii lui;
- serveşte ca probã în litigii.
MODEL
Unitatea....... Nr.pag.......
Registrul jurnal(general)
Nr Data Documentul Explicaţia Simbolul contului Sume
inreg. înreg.
Felul Nr. Dat debito credito debitor credito
a r r r
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Report
De reportat
Intocmit, Verificat,
MODEL
Unitatea....... Nr.pag.......
Registrul jurnal
Nr Data Documentu Explicaţia Simbolul contului Sume
inreg. înreg.
Felul, nr, Parţiale Totale
datal
debito credito debitor credito debito credito
r r r r r
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Report
De reportat
Intocmit, Verificat,
14
- Se prezintã sub formã de registru care se numeroteazã, se şnuruieşte şi se vizeazã de
organul fiscal teritorial.
- Serveşte ca document de înregistrare operativã a încasãrilor şi plãţilor în numerar şi
a celor efectuate prin contul de decontare de la bancã (indiferent dacã a avut loc plata
sau încasarea efectivã) pe baza actelor justificative precum şi ca probã în litigiu;
- Cu ajutorul lui, agentul economic poate sã-şi stabileascã situaţia financiarã;
- Nu circulã fiind document obligatoriu de înregistrare contabilã şi se arhiveazã fiind
pãstrat împreunã cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui.
MODEL
Unitatea....... Nr.pag.......
1 2 3 4 5 6
Report
De reportat
Intocmit, Verificat,
15
MODEL
Unitatea....... Nr.pag.......
Intocmit, Verificat,
16
corespondent Debit Credit D/C Sume
17
debitor creditor
Contul.. Contul.. Contul.. Contul.. Contul.. Sold la Debit Credit
Jurnal.. Jurnal.. Jurnal.. Jurnal.. Jurnal.. 1 ian 20.......
Intocmit, Verificat,
5.6. .Jurnale auxiliare.
Pe lângã registrele de contabilitate prezentate mai sus ,agenţii economici au obligaţia
de a întocmi lunar alte douã jurnale auxiliare cu ajutorul cãrora sã realizeze concordanţa
între înregistrãrile contabile şi documentele justificative, şi anume:
a)Jurnal pentru vânzãrii.
- Se prezintã sub formã de carnet de 100 de file tipãrit pe ambele feţe ;
- Se întocmeşte zilnic sau lunar , fãrã ştersãturi sau adãugiri, fãrã spaţii libere , pe baza
documentelor justificative pentru operaţiile respective;
- Serveşte pentru:
->înregistrarea vânzãrilor de valori materiale sau a prestãrilor de servicii
->stabilirea lunarã a T.V.A. colectatã
->controlul operaţiunulor înregistrate în contabilitate , urmãrindu-se
urmãtoarele corelaţii :totalul sumelor din coloana privind baza de impozitare sã fie egal
cu totalul rulajelor curente ale conturilor de venituri din vânzãri sau prestãri de servicii şi
totalul coloanei T.V.A. din jurnal sã fie egal cu totalul rulajului creditor al contului 4427,
„T.V.A. colectatã”, din balanţa de verificare;
- Se completeazã şi calculeazã la compartimentul financiar.
Modelul acestui jurnal se prezintã astfel:
Jurnal pentru vânzãri
Nr. Factura sau documentul Total Export
Crt. înlocuitor legal aprobat factura (T.V.A.) Vânzãri
Neimpozabile
(inclusi cota 0
v
T.V.A.)
data nr cumpãrãtorul total Din care scutiţi Cota T.V.A. 19%
denumire Cod Cu Fãrã Baza de Valoare
fiscal reduceri reduceri impozitare T.V.A.
Report
De reportat
18
- Se completeazã zilnic sau lunar , fãrã ştersãturi sau adãugiri , fãrã spaţii libere , pe
baza documentelor justificative pentru operaţiile respective;
- Serveşte pentru:
->înreegistrarea cumpãrãrilor de valori materiale sau a prestãrilor de servicii;
->stabilirea lunarã a T.V.A. deductibilã;
->controlul operaţiilor înregistrate în contabilitate , urmãrindu-se urmãtoarea
corelaţie:totalul sumelor din coloana de T.V.A. din jurnal sã fie egal cu rulajul debitor al
cotului 4426, T.V.A. deductibilã ,din balanţa de verificare ;
- Se completeazã şi arhiveazã la compartimentul financiar;
Modelul acestui jurnal se prezintã astfel:
Jurnal pentru cumpãrãri
Nr. Factura sau documentul Total
Crt. înlocuitor legal aprobat factura Cumpãrãri Import cu
Neimpozabile
(inclusi
cerificat de amânare
v
T.V.A.)
data nr vânzãtorul Cota T.V.A. 19% Cota T.V.A. 19%
denumire Cod Baza de Valoare Baza de Valoare
fiscal impozitare T.V.A. impozitare T.V.A.
Report
De reportat
19
MODEL
Nr Denumirea produselor sau a U.M. Cantitatea Preţul unitar Valoarea Valoarea T.V.A
crt serviciilor (fãrã T.V.A.)-lei- -lei- -lei-
0 1 2 3 4 5(3x4) 6
Model
Am primit de la ..............................................................................
20
Adresa............................................................................................
Suma de .......................adicã.........................................................
Reprezentând.................................................................................
Casier,
21