Managementul de proiect Mgm de proiect definiie:

Disciplina planificrii si organizrii resurselor si activitilor in vederea mplinirii obiectivelor unui proiect.

Tipuri de proiecte:
Interne n cadrul unitii n scopul dezvoltrii firmei sau n scopul rezolvrii unei probleme concrete care vizeaz concret un aspect de mbuntit la nivelul unitii (oameni, produs, proces, metoda, mediu). Ex: NASA a elaborat planul HACCP n vederea obinerii unor alimente sigure destinate consumului astronauilor. Planul s-a dovedit att de eficient nct a fost aplicat la scar larg n industria alimentar. La ora actual legislaia european impune introducerea sistemului HACCP n toate unitile de industrie alimentar din spaiul european. Ex: dezvoltarea unui nou produs. Firma impune din start echipei care se ocup de dezvoltarea noului produs un buget n care s se ncadreze i un termen maxim de finalizare. Externe condiii impuse de instituia organizatoare: Ex: fondurile structurale http://www.fonduri-structurale.ro/ Ex: fondurile europene de cercetare i inovare (Cordis http://cordis.europa.eu/home_en.html) Ex: UEFISCDI: Unitatea executiva pt finantarea invatamantului superior, a cercetarii, dezvoltarii si inovarii http://uefiscdi.gov.ro/ Ex: Introducerea Codului de bare. n 1948 organizatorii trgurilor de produse alimentare au constata necesitatea unui sistem ieftin i eficient de a reduce timpul la casa de marcat al clienilor. Problema a fost adresat pentru prima dat Instit Tehnologic Drexel, USA. Cu toate acestea studentul la Master care s-a ocupat de acest proiect a testat iniial sistemul de codificare cu bare n marcarea vagoanelor cile ferate americane n 1960. Primul produs alimentar marcat astfel a fost o gum de mestecat aparinnd companiei Wrigley n 1974.

Mgm de proiect etape

Iniierea / Ideea Planificare si design Evaluarea Contractarea (valabil n cazul proiectelor externe) Implementarea (execuie) Monitorizare si control Finalizarea Beneficii??

I.

Ideea
Dorinta de a crea un produs nou Dorinta de a dezvolta un proces/ o metoda Dorinta de a breveta un produs/proces Dorinta de a dezvolta infrastructura Dorinta de a perfectiona personalul

II.

Planificare i redactare propunere de proiect

II.1. Identificare sursa de finantare Sursele de finanare sunt variate, important este identificarea acelei surse care se potrivete cel mai bine unitii i scopului propus de a fi realizat. Exemple de surse de finanare: Exemplul 1. Fondurile structurale Scopul programului: eliminarea disparitatilor economice si sociale intre regiuni, in vederea realizarii coeziunii economice si sociale. Obiectivele programului se ncadreaz n obiectivele Politicii de Coeziune ale UE pentru perioada 2007-2013. 1. Obiectivul Convergenta: cresterea dezvoltarii economice pt regiunile ramase in urma, prin investitii in capitalul uman si infrastructura de baz. n cadrul acestui obiectiv au fost planificate aciuni i programe care se adreseaz rilor n curs de dezvoltare: Fondul European de Dezvoltare Regional (FEDR): sprijin pentru IMMuri, infrastructura de transport, mediu, energie, educatie, sanatate, turism, cercetaredezvoltare, cooperare teritoriala;

2. Obiectivul Competitivitate Regionala si Ocuparea Fortei de Munca: consolideaza competitivitatea si atractivitatea regiunilor, precum si capacitatea de ocupare a fortei de munca printr-o dubla abordare (angajati si angajatori). n cadrul acestui obiectiv au fost planificate aciuni i programe care se adreseaz rilor dezvoltate: Fondul Social European (FSE): educatie si formare profesionala, adaptabilitatea fortei de munca si a intreprinderilor, incluziunea sociala, cresterea eficientei administrative; 3. Obiectivul Cooperare Teritoriala Europeana: urmareste intarirea cooperarii la nivel transfrontalier, transnational si interregional. Aciuni i programe planificate: Fondul de Coeziune (FC): educatie, instruire, infrastructura mare de transport si mediu.

Exemplul 2. Programe UEFISCDI au mai multe tipuri de proiecte care sunt adoptate din strategia european de finanare n cercetare i inovare (program CORDIS). Fiecare tip de proiect are ghid propriu i formulare de depunere specifice. Resurse umane / People ex de programe europene CORDIS: burse Marie Curie, Erasmus, Leonardo, Grundvig Idei / Ideas Parteneriate / Cooperation Capacitati / Capacities Inovare II.2. Redactare propunere de proiect Fiecare surs de finanare creeaz un GHID care este absolut necesar s fie studiat. Propunerile de proiecte care nu respect condiiile impuse in ghid sunt declarate neeligibile i sunt respinse de la evaluare. Ghidul conine: - Criterii de eligibilitate ale aplicanilor: - Tipul organizaiei: privat sau buget; - Aplicant unic / in parteneriat - Institutie de educatie si cercetare / producie - criterii legate de mrimea unitii: ntreprindere mic (<10 angajai), medie (<50 angajati), mare (> 100 angajati) - criterii financiare (s nu fie datornici la stat sau n incapacitate de plat) Formularul de depunere a propunerii de proiect care conine n general urmtoarea structur: 1. Documente de identificare a aplicantului: Extras registrul comertului/ Extras de cont/ CV

2. Propunerea stiintifica/tehnica + financiara: Rezumatul proiectului Situatie actuala/ Importanta si relevanta continutului stiintific/tehnic Scop, obiective generale, obiective SMART Deviz financiar sau deviz cadru (exemplu n paragraful urmtor) Plan de activiti (exemplu n paragrafele urmtoare) Mgm riscurilor Structura de mgm a proiectului Infrastructura disponibila Infrastructura necesara de achizitionat, justificare Persoane cheie implicate (inclusiv CV)

Exemplu de deviz cadru Categoria de cheltuieli I. Cheltuieli directe I.1. Cheltuieli de personal I.1.1. Cheltuieli salariale I.1.2. Cheltuieli de transport I.2. Cheltuieli materiale si servicii I.3. Cheltuieli infrastructura II. Cheltuieli indirecte (regie) An 1 An 2

Exemplu de plan de activiti: Obiectiv/ activitate Obiectiv 1 Activ 1.1 Activ 1.2 Obiectiv 2 Activ 2.1 Proiectele elaborate dup modelul European conin o structur suplimentar: Matricea cadru logic (pag 6-11) i Pachetele de lucru. Contributie proprie Finantare din program Resurse Umane Materiale Servicii Infrastructura Termen de finalizare

Pachete de lucru - Workpackages (WP) care includ urmtoarele: Obiectiv/e specifice WP. Parteneri implicai n realizarea WP. Activitatile necesare realizrii obiectivului WP Rezultate estimate ale WP Indicatori de rezultat Termen de finalizare a WP.

III.

Evaluare

Ghidul de elaborare al proiectului conine i grila de evaluare. Se recomand citirea grilei de evaluare inclusiv de ctre unitatea aplicant. Evaluarea este realizat de un grup de evaluatori selecionai i n general se realizeaz n panel ceea ce nseamn c mai muli evaluatori apreciaz aceeai propunere i acord un punctaj conform grilei. Nota final a proiectului este media punctajelor evaluatorilor. Sunt proiecte la care evaluarea se realizeaz n orb, adic evaluatorul nu are acces la datele de identificare a aplicantului. Ca urmare a evalurii rezult o fi de evaluare care ajunge la aplicant. Astfel, are ansa s i mbunteasc calitatea propunerilor viitoare.

IV.

Contractare

Contractarea presupune acordul scris ntre unitatea finanatoare i unitatea care a depus propunerea de proiect prin care unitatea finanatoare se angajeaz s acorde sprijinul financiar pentru realizarea activitilor propuse n proiect, respective, aplicantul se angajeaz s realizeze obiectivele propuse. Documentele necesare contractrii sunt: 1. Contractul intre institutia finantatoare si aplicant (drepturile si obligatiile fiecaruia, date financiare, termene, clauze) 2. Anexe: documente de raportare, Cerere de avans prin care se solicit o cot parte din sum pentru iniierea activitilor din proiect. 3. Proiectul aprobat (tehnic/stiintific + financiar)

V.

Implementare, monitorizare i control

Provocri ale implementrii: Atingerea obiectivelor chiar daca sunt constrngeri (timp, financiare) Optimizarea si integrarea resurselor in vederea ndeplinirii obiectivelor pre-definite. Instrumentele necesare implementrii, monitorizrii i controlului proiectului sunt:

 Planul de activitati Diagrama Gantt Matricea cadru logic (pag 6-11) Instrumente necesare exclusiv pt control sunt Rapoartele de activitate (tehnice, financiare) depuse conform specificaiilor din contractului de finanare.

VI.

Finalizare

Finalizarea proiectului reprezint ncheierea activitilor, obinerea rezultatelor propuse i diseminarea rezultatelor, noi colaborari sau parteneriate. Toate aceste detalii sunt incluse ntr-un document numit Raport final de proiect. Diseminarea rezultatelor se refer la modalitile de transmitere i difuzare publicului larg a rezultatelor proiectului (web, borsuri, articole, carti, brevete, metoda, procesul, produsul).

Detalii despre Matricea cadru logic

Ce este matricea cadru logic? Matricea cadru logic este o metod de prezentare a coninutului unui proiect intr -un mod in care este posibil stabilirea logic i sistematic a obiectivelor proiectului. Aceasta este reflectat n relaiile cauzale ntre diferitele niveluri ale obiecti velor, pentru a putea verifica dac aceste obiective au fost ndeplinite i pentru a stabili ce ipoteze (factori), din afara controlului proiectului, pot influena succesul su. Coninutul matricei cadru logic i al cererii de finanare sunt strans legate, de aceea v recomandm ca, atunci cnd pregtii o cerere de finanare, s verificai corelaiile ntre aceste documente. Cnd se elaboreaz i cnd se folosete? Matricea cadru logic se elaboreaz n faza de pregtire a proiectului ( chiar naintea co nceperii lui), dar este utilizat i joac un rol important si n toate celelalte faze ale proiectului (inclusiv n implementare i evaluare ). In faza de pregtire matricea va fi mai concis (n cazul proiectului nostru ea nu trebuie s depseasc o pagin). n timpul implementrii ea va fi dezvoltat, treptat iar elementele sale vor fi mai detaliate ( ex: activiti, indicatori) Este de asemenea un instrument dinamic, care trebuie reformulat i revizuit in timpul implementrii, pe masur ce proiectul avanseaz i circumstanele se schimb. Matricea cadru logic consituie si punctul de plecare n dezvoltarea altor instrumente ca: - bugetul detaliat - alocarea responsabilitilor; - planul de implementare; - planul de monitorizare Coninut

Matricea cadru logic se prezinta ca un tabel cu patru coloane i patru rnduri, coninnd principalele elemente ale unui proiect i relaiile dintre ele: Logica interveniei Obiectiv(e) general(e) Obiectiv specific Rezultate Activiti Indicatori verificabili n Surse i mijloace Ipoteze mod obiectiv de verificare

Mijloace

Costuri Precondiii

Definirea termenilor: - Obiective generale - explic de ce este proiectul important pentru societate, n termeni de beneficii pe termen lung pentru beneficiarii finali i mai larg, beneficii pentru alte grupuri. Obiectivele generale de asemenea ajut s arate cum se ncadreaz proiectul n obiectivele Programului, n politicile regionale/ sectoriale ale guvernului / organizaiilor implicate i ale CE. Prin urmare proiectul nu va putea realiza singur obiectivul(ele) general(e), ci numai va contribui la realizarea acestuia(ora) mpreun cu alte proiecte. - Obiectiv specific (scopul proiectului): este obiectivul care trebuie atins prin implementarea proiectului. Scopul trebuie s fie rezolvarea unei probleme centrale care trebuie definit n termeni de beneficii sustenabile pentru grupurile int. El definete se realizeaz prin proiectul propus pentru a rezolva nevoile grupului int. Trebuie s ex iste un singur scop (obiectiv specific) al proiectului. - Rezultate: sunt produse obinute ca urmare a desfurarii activitilor, a cror combinaie va conduce la realizarea scopului proiectului. N.B. Referirea general la Obiectivele proiectului acoper obiectivele generale, scopul proiectului i rezultatele. - Activiti: Aciunile (i mijloacele) specifice care trebuie ntreprinse pentru a produce rezultate. Ele sumarizeaz ce se va face n proiect. - Mijloace: Resurse (intrari) materiale si nemateriale necesare pentru a desfura activitile (cum ar fi: personal, echipament i materiale). - Costuri: Costurile reprezint traducerea n termeni financiari a resurselor identificate (mijloacelor) - Indicatori verificabili n mod obiectiv: descrierea operational a obiectivelor generale, scopului proiectului i a rezultatelor. - Surse i mijloace de verificare: arat unde i sub ce form pot fi gsite informaiile privind realizarea obiectivelor generale, a scopului proiectului i a rezultatelor. - Ipoteze : sunt acei factori externi (condiii ) care nu sunt influenai de proiect, dar care pot afecta implementarea sa i sustenbilitatea pe termen lung. Aceste condiii trebuie ndeplinite pentru ca proiectul s poat reui. - Precondiii : Condiii care trebuie ndeplinite nainte ca proiectul s nceap. Cum functioneaza?

Elementele din tabel sunt corelate pe dou direcii logice: I. Logica vertical ( relaia ntre coloanele I i IV): - identific ce intenioneaz proiectul s fac/ obiectivele ( col.I ) - clarific relaia cauzal ntre diferitele niveluri ale obiectivelor/ logica interveniei proiectului ( col.I ) - specific ipotezele importante i incertitudinile dincolo de controlul managerului de proiect ( col. IV ); II. Logica orizontal, care se refer la msurarea efectelor proiectului i resurselor folosite de proiect, prin: - specificarea indicatorilor cheie, ( col. II ) - sursele de informare prin care acetia vor fi verificai ( col. III ) . Logica vertical: - Coloana I (logica interveniei) : Stabilete strategia proiectului - nivelul obiectivelor ( ce intenioneaz proiectul s fac), relaia i ierarhia dintre ele.

Obiectiv(e ) general(e) Obiectiv specific Scopul proiectului

Rezultate

Mijloace tangibile si intangibile necesare pentru a desfura activitile

Activiti

Mijloace

Intervenia urmeaz logica de mai sus: prin folosirea mijloacelor materiale i nemateriale, se pot implementa activitile, care vor genera rezultatele. Combinaia acestor rezultate va duce la atingerea scopului proiectului, care va contribui la obiectivele generale. Urmnd aceast logic, atunci cnd pregtim sau verificm matricea vom putea identifica neajunsuri sau erori n concepia proiectului. - Coloana IV (Ipoteze i precondiii): Factorii externi au o influen important asupra succesului proiectului i este necesar identificarea i luarea lor n consideraie.

La fiecare nivel al matricei /tabelului se vor include, pe rndul corespunztor din tabel, acele ipoteze care reprezint incertitudini, condiii sau riscuri pentru atingerea obiectivului proiectului de pe rndul corespunzator. n cazul n care probabilitat ea ca o condiie s se ndeplineasc este mare ( sau riscul este mic), condiia/riscul nu se include n matrice deoarece nu va afecta implementarea proiectului. n cazul n care probabilitatea ca o condiie s se indeplineasc este redus ( sau riscul est e ridicat), condiia/riscul nu se include deasemenea, dar se impune revizuirea proiectului sau chiar abandonarea lui ( dup caz). Deci vor fi incluse n matricea cadrului logic numai acele ipoteze/riscuri cu o probabilitate rezonabil de a se ndeplini. Dac la un anumit nivel nu sunt identificai factori care s influeneze proiectul, atunci nu va fi trecut nici un element n csua corespunztoare. Corelarea logic ntre coloanele I i IV este urmtoarea:

Logica intervenei Obiective generale Scopul proiectului Rezultate Activiti

Ipoteze

+ + +

Ipoteze Ipoteze Ipoteze

Precondiii
dac precondiiile sunt ndeplinite, atunci activitile proiectului pot s inceap. dac activitile sunt desfurate i ipotezele de pe linia IV, coloana IV, sunt ndeplinite, atunci se pot obtine rezultatele proiectului; dac rezultatele proiectului sunt obinute i ipotezele de pe linia III , coloana IV sunt ndeplinite, atunci poate fi atins scopul proiectului; dac scopul proiectului este atins i ipotezele de pe linia II coloana IV sunt ndeplinite, proiectul poate contribui la atingerea obiectivelor generale.

Logica orizontal: - Coloana II : Indicatorii de realizare, verificabili n mod obiectiv. Indicatorii permit verificarea i msurarea gradului n care nivelul corespunztor al logicii interveniei (col.I) a fost sau va fi realizat. Deci, n coloana II: - primul rnd va conine indicatorii de impact general - rndul doi va conine indicatorii de impact specifici;

al treilea rnd va conine indicatori de rezultate

Iata cteva criterii de selectare a indicatorilor: - Validitate: Reflect n mod direct obiectivul pe care intenioneaz s l msoare? - Obiectivitate: Defineste precis i fr ambiguiti obiectivul pe care vrea s l msoare? - Credibilitate: Sunt datele consecvente sau comparabile n timp ? - Accesibilitate: Pot fi datele colectate cu uurin, la timp i cu costuri rezonabile? - Utilitate: Vor fi datele utile pentru luarea deciziilor sau pentru a nva din experien? - Proprietate: Sunt de acord partenerii i prile interesate c indicatorul are sens i utilitate pentru ei? Pentru a putea fi folosii pentru verificare i msurare indicatorii trebuie s fie SMART ( acronim de la termenii in limba engleza ) : - Specific /specifici - n termeni de calitate, cantitate i termene; - Measurable /msurabili la un cost acceptabil; - Available /disponibili - din sursele existente; - Relevant /relevani - pentru ceea ce intenioneaz s msoare i corespunzator cu nivelul obiectivelor din intervenia logic; - Timely /la timp - produi n momentul cnd sunt necesari, pentru a putea fi utili managementului de proiect. Pentru fiecare nivel al obiectivelor putem avea unul sau mai muli indicatori care vor defini complet obiectivul corespunztor. Totui, prea muli indicatori pot crea confuzii. Corelarea logic ntre coloanele I i II: pentru fiecare nivel de obiective din coloana I trebuie selectai si prevazuti in coloana II indicatori potrivii, msurabili i cuantificabili. Pe rndul de jos a celei de a doua coloane, s identific mijloacele materiale si nemateriale (intrarile) necesare pentru a desfura activitile planificate ( nu sunt indicatori pentru activiti). Aceast csu conine o prezentare sintetic a resurselor estimate. Indicatorii pentru activiti sunt de regul definii n timpul pregtirii programului de activiti (nainte de stadiul de implementare a proiectului) atunci cnd se detaliaz activitile. - Coloana III: Surse i mijloace de verificare. Aici trebuie specificat, unde, n ce form i ct de des pot fi gsite sau furnizate informaiile privind gradul de realizare a obiectivelor ( descris prin indicatorii verificabili n mod obiectiv). Sursele pot fi surse interne (produse n proiect) sau externe. Pentru sursele interne activitile i costul pentru producere lor trebuie inclus n activitile i costurile proiectului. Sursele externe trebuie evaluate sub aspectul accesibilitii, credibilitii i relevanei, iar costurile pentru colectarea informaiilor trebuie incluse de asemenea n proiect. Pe rndul de jos, coloana a treia, vom plasa costurile i sursele de finanare (bugetul Programului, contribuia proprie etc) Corelarea logic ntre coloanele II i III: pentru fiecare indicator din coloana II trebuie s existe surse i mijloace de verificare corespunztoare. Verificare final a calitii matricei cadru logic

Dup ce matricea cadru logic este complet trebuie verificat din nou dac: - logica vertical este complet i corect; - indicatorii i sursele de verificare sunt accesibile si credibile; - precondiiile sunt realiste; - ipotezele sunt realiste i complete; - riscurile sunt acceptabile; - probabilitatea succesului este suficient de mare; - beneficiile justific costurile; Dup elaborarea proiectului, se recomand s se verifice din nou dac informaiile din propunerea de proiect sunt corelate cu informaiile din matricea cadru logic.