MANUAL DE ORGANIZACIN DE ARCHIVOS DE OFICINA

1. Introduccin
1.1. 1.2. 1.3. 1.!. 1.$. 1.). Diferencias entre un almacn de papel y un Archivo de documentos Por qu ha de existir un Archivo en ? De donde proviene la documentaci n que forma parte del Archivo de ? "u elementos constituyen el #istema de Archivos de ? %onceptos &'sicos so(re Administraci n de Archivos *ases del ciclo de vida de los documentos

2.

Co.unic$cion#& O/ici$ #&

3. 4r$n&/#r#nci$ d# o& $rc!i"o& d# +#&tin $ Arc!i"o C#ntr$

).1. ).1.1. ).1.2. ).2. ).3. ).!. Definici n 2ransferencias Primarias 2ransferencia #ecundarias Procedimiento de transferencias de documentos al Archivo %entral Preparaci n de los documentos a transferir *ormali-aci n de la 2ransferencia

2. E Arc!i"o C#ntr$ d# %. Lo& Arc!i"o& d# G#&tin. 'rinci(io& )*&ico& ($r$ &u or+$ni,$cin
3.1. 3.2. 3.3. Principios ('sicos Documentaci n de apoyo informativo +r,ani-aci n de los documentos administrativos

5.

'roc#di.i#nto d# (r6&t$.o d# docu.#nto&

7I7LIOGRAFIA GLOSARIO

-.

Si&t#.$ d# C $&i/ic$cin0 Or+$ni,$cin 1 D#&cri(cin

!.1. %arpetas !.1.1. Apertura de .nidades Archiv/sticas !.1.2. 0dentificaci n de las .nidades Archiv/sticas !.2. %lasificaci n y +r,ani-aci n de los tipos documentales !.2.1. %ronol ,ica !.2.2. 1umrico !.2.3. +rden +ri,inal !.2.!. *oliaci n !.3. %lasificaci n y +r,ani-aci n de las unidades documentales !.3.1. 1umricos !.3.2. Alfa(tica !.3.3. %ronol ,ica !.!. %lasificaci n y +r,ani-aci n de #eries Documentales

An#8o A. *ormato de 2a(la de 3etenci n Documental An#8o 7. *ormato 4nico de 0nventario Documental An#8o C. *ormulario solicitud de prstamo

1. Introduccin
5n %olom(ia se ha venido estructurando una pol/tica de archivos6 especialmente a partir de la ley 78 de 1979 y de la %onstituci n de

1991 que consa,r 6 entre otros6 los derechos a la informaci n y acceso a los documentos p:(licos6 pol/tica que se consolida con los principios en que se fundamenta la L#1 29- d# 2::2 y los mandatos all/ esta(lecidos. %on la normatividad vi,ente se pretende6 de una parte6 lo,rar un mane;o tcnico de los recursos informativos de la Administraci n para hacerla m's eficiente y transparente y6 de otra6 la adecuada conservaci n del patrimonio documental del pa/s. %omo instrumento para la administraci n municipal6 el presente manual responde a las pol/ticas6 principios6 normas y procedimientos archiv/sticos esta(lecidos por el Archivo <eneral de la 1aci n6 informaci n recopilada de sus pu(licaciones= >?ini@?anual 1o. 1 +r,ani-aci n de documentos de ArchivoA6 >?ini@?anual 1o ! 2a(las de 3etenci n Documental y 2ransferencias DocumentalesA y >Pautas para la +r,ani-aci n de archivos municipalesA y como tam(in de la B>1orma <eneral para la Descripci n Archiv/stica 12% !89$ @ 0%+125%A 5l o(;etivo de este manual es hacer de los archivos de la Alcald/a ?unicipal de 0(a,u centros de informaci n ('sicos para la ,esti n6 la transparencia administrativa6 el servicio al ciudadano y preservaci n de la memoria colectiva local y evitar que si,an siendo un >almacn de papelA.

2. 3.

!.

$. ). D.

que conservar clasificados y ordenados. Pocas personas sa(en lo 0nventario de los documentos con la que hay. descripci n correspondiente. Cos documentos lle,an 2raslado or,ani-ado. como pueden. %ada persona conserva o elimina lo que le parece %riterios estandari-ados de oportuno a su propio conservaci n y eliminaci n. criterio. 5s dif/cil encontrar y %onsulta y prstamo de la consultar un documento. documentaci n de forma ',il. 2odo el mundo puede Acceso para el personal acceder. autori-ado. 1o hay normas de archivo ?anual de ,esti n de ni de clasificaci n. documentaci n y archivos (oletines6 fotocopias...

1.2. ;'or <u6 !$ d# #8i&tir un Arc!i"o #n

@ Porque el importante incremento del volumen documental de la Alcald/a de 0(a,u hace necesaria la nor.$ i,$cin d# $ +#&tin d# $ docu.#nt$cin $d.ini&tr$ti"$6 as/ como la aplicaci n de criterios de calidad y eficacia en la or,ani-aci n y acceso a la documentaci n que ,enera . @Porque la le,islaci n %olom(iana esta(lece que o& or+$ni&.o& (>) ico& #&t*n o) i+$do& $ or+$ni,$r 1 con&#r"$r o& docu.#nto& <u# +#n#r#n #n # #?#rcicio d# &u& $cti"id$d#& @L#1 G#n#r$ d# Arc!i"o& A L#1 29- d# 2:::B. @ Porque toda la documentaci n producida por la Alcald/a de 0(a,u forma parte de &u ($tri.onio docu.#nt$ 1 d# &u .#.ori$ !i&tric$.

1.1. Diferencias entre un almacn de papel y un archivo de documentos

ALMACEN DE 'A'EL ARCHIVO DE DOCUMEN4OS 1. Papeles apilados6 diarios6 Documentos importantes que hay

1.%. ;D# dond# (ro"i#n# $ docu.#nt$cin <u# /or.$ ($rt# d# Arc!i"o d# =

UNIDAD ADMINIS4RA4IVA DES'ACHO DEL ALCALDE Despacho del Alcalde +ficina de %ontrol 0nterno DE'AR4AMEN4O ADMINIS4RA4IVO DE 'LANEACION Despacho del Director <rupo de Planeaci n del Desarrollo ?unicipal e 0nstitucional <rupo de +rdenamiento 2erritorial <rupo de 2ramites y Aplicaci n de normas SECRE4ARIA CURDDICA Despacho del #ecretario SECRE4ARIA DE A'OEO A LA GES4ION INS4I4UCIONAL E ASUN4OS DE LA CUVEN4UD. Despacho del #ecretario <rupo de 3elaciones P:(licas y %omunicaciones SECRE4ARIA DE GO7IERNO E SEGURIDAD CIUDADANA Despacho del #ecretario <rupo de Eusticia6 #e,uridad6 +rden P:(lico y Protecci n a los Derechos del %onsumidor <rupo de 5spacio P:(lico y Protecci n a los Derechos %olectivos e 0nfracciones .r(an/sticas y %omerciales. <rupo de Atenci n y Prevenci n de Desastres. SECRE4ARIA DE HACIENDA Despacho del #ecretario <rupo de Presupuesto <rupo de <esti n de 0n,resos <rupo de %onta(ilidad <rupo de 2esorer/a y Deuda P:(lica SECRE4ARIA ADMINIS4RA4IVA Despacho del #ecretario <rupo de 3ecursos Fumanos6 %ontrol Disciplinario y Peticiones6 "ue;as y 3eclamos <rupo de 3ecursos */sicos <rupo de 0nform'tica. SECRE4ARIA DE EDUCACIN Despacho del #ecretario <rupo de %alidad 5ducativa <rupo de Planeamiento 5ducativo SECRE4ARIA DE INFRAES4RUC4URA Despacho del #ecretario <rupo de 5studios6 #e,uimiento y %ontrol de Proyectos <rupo de Givienda. SECRE4ARIA DE SALUD Despacho del #ecretario

<rupo de Desarrollo de #ervicios de #alud. <rupo de Ase,uramiento SECRE4ARIA DE DESARROLLO RURAL E DEL MEDIO AM7IEN4E Despacho del #ecretario <rupo de .nidad ?unicipal de Asistencia 2cnica A,ropecuaria <rupo de Preservaci n del ?edio Am(iente SECRE4ARIA DE DESARROLLO SOCIAL Despacho del #ecretario <rupo de <esti n y Apoyo %omunitario <rupo de %ultura y 2urismo <rupo de 3ecreaci n y Deporte SECRE4ARIA DE 4RANSI4O E 4RANS'OR4E Despacho del #ecretario <rupo de Administraci n6 %ontravenciones y %onciliaciones de 2r'nsito y 2ransporte

5l Archivo de la Alcald/a de 0(a,u est' formado por el con;unto or,'nico de documentos de cualquier fecha6 formato o soporte material6 producidos6 reci(idos y reunidos por las #ecretarias y sus ,rupos6 por las personas f/sicas al servicio de la Alcald/a de 0(a,u en el desarrollo de su actividad administrativa6 or,ani-ados y conservados para la ,esti n administrativa y la informaci n6 as/ como para la investi,aci n y la cultura.

1.-. ;Fu6 # #.#nto& con&titu1#n # Si&t#.$ d# Arc!i"o& d# GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG=

ARCHIVO DE GES4ION

HArc!i"o d# G#&tin= %omprende toda la documentaci n que es sometida a continua utili-aci n y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. su circulaci n o tramite se reali-a para dar respuesta o soluci n a los asuntos iniciados.

52APA 1. P3+D.%%0I1 + 35%5P%0+1

'RODUCCION O RECE'CION

ARCHIVO CEN4RAL

@Arc!i"o c#ntr$ I 5s aquel donde se a,rupan documentos transferidos por los distintos archivos de ,esti n de la entidad respectiva6 cuya consulta no es tan frecuente pero si,uen teniendo vi,encia y son o(;eto de consulta por las propias oficinas y particulares en ,eneral. Por qu son transferidos? Porque requieren ser custodiados Porque descon,estionan el archivo de ,esti n. Porque ayuda a simplificar los procesos de control.

52APA 2. %+1#53GA%0I1 25?P+3AC

CONSERVACION 4EM'ORAL

Am(os tipos de archivos forman parte del #istema Archiv/stico deHHHHHHHHHHHHH y responden a las diferentes #t$($& d# cic o d# "it$ d# o& docu.#nto&. 1.2. Conc#(to& 7*&ico& &o)r# Ad.ini&tr$cin d# Arc!i"o&. -Cic o Vit$ d# o& Docu.#nto& etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producci n o recepci n en la oficina y conservaci n temporal6 hasta su eliminaci n o inte,raci n a un archivo permanente.

52APA 3. D0#P+#0%0I1 *01AC

%.2. CONSERVACION 'ERMAN4ENN4E

%.1. ELIMINACION %.%. A'LICACION MEDIOS DE 'UN4A

H Docu.#ntoI 5s el re,istro de informaci n producida o reci(ida por una persona o entidad en ra- n a sus actividades o funciones6 que tiene un valor= Administrativo6 Eur/dico6 *iscal6 %onta(le6 2cnico6 %ient/fico6 Fist rico o cultural y de(e ser o(;eto de conservaci n. 'IEZA DOCUMEN4AL O 4I'O DOCUMEN4AL

HUnid$d docu.#nt$ I Ca m's pequeJa unidad de archivo6 indivisi(le intelectualmente. .nidad de an'lisis en los procesos de identificaci n y caracteri-aci n documental. la unidad documental puede ser= simple cuando esta constituida por un solo documento o comple;a cuando lo constituyen varios6 formando un #8(#di#nt#. EJ'EDIEN4E ELIMINACION EJ'EDIEN4E

DOCUMEN4O

H4i(o Docu.#nt$ o 'i#,$ Docu.#nt$ I .nidad m/nima que re:ne todas las caracter/sticas necesarias para ser considerada documento.

Si.( #

L K

UNIDAD UNIDAD ARCHIVIS4ICA ARCHIVIS4ICA HE8(#di#nt#I %on;unto de documentos relativos a un asunto que constituyen una unid$d $rc!i"i&tic$ HUnid$d $rc!i"i&tic$I %on;unto de pie-as o tipos documentales. HS#ri# Docu.#nt$ I Con;unto de unidades documentales de estructura y contenidos homo,neos6 emanados de un mismo

UNIDAD DOCUMEN4AL Co.( #?$

r,ano o su;eto productor como consecuencia de sus funciones espec/ficas. 5;emplos de #eries Documentales= 'ro1#cto& d# d#&$rro o .unici($ I Proyectos de vivienda 5studio de 1ecesidades 5studio Am(iental Proyecto Planos Presupuesto %rono,rama de Actividades %oncepto de via(ilidad *indeter SERIE DOCUMEN4AL 4I'OS DOCUMEN4ALES SERIE DOCUMEN4AL H4$) $ d# R#t#ncin Docu.#nt$ I 5s un formato que esta determinado por la ley y que contiene un listado de series y sus correspondientes tipos documentales producidos o reci(idos en las oficinas Marchivo de ,esti nN en cumplimiento de sus funciones a las cuales se les asi,na el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. V#r $n#8o A

4A7LA DE RE4ENCION DOCUMEN4AL

INS4I4U4O DE FINANCIAMIEN4O0 'ROMOCION E DESARROLLO DE I7AGUE H INFI7AGUE 4A7LAS DE RE4ENCIN DOCUMEN4AL
OFICINA 'RODUC4ORA I GERENCIA GENERAL DE'ENDENCIAI SECRE4ARIA GENERAL
DOC. O C RE4ENCIN ARCHIVO GES4IN CEN4RAL

CDIGO CDIGO
DIS'OSICIN FINAL E MKS C4

2 201

CDIGO

SERIES

'ROCEDIMIEN4O

'ro1#cto& d# "i"i#nd$I 5studio de 1ecesidades #olicitud de (eneficiarios Proyecto de vivienda rural An'lisis 2cnico An'lisis *inanciero

2.1.:% Contr$to 'r#&t$cin d# S#r"icio& P %ontrato P Fo;a de vida P Eustificaci n P Disponi(ilidad presupuestal P Propuestas P 0nformes mensuales P P li-as P 3eci(os de pa,o 2.1.:- Contr$to d# o)r$ P 0nvitaciones P Propuestas P Eustificaci n P Disponi(ilidad presupuestal P Actas de evaluaci n P Actas de inicio P 3eci(os de pa,o

3 aJos

2D aJos

Cos documentos f/sicos se de(en conservar en el archi vo central hasta que cumplan la prescripci n le,al. #e microfilma yOo scanea por ser un documento pro(a@ torio.

3 aJos

2D aJos

Cos documentos f/sicos se de(en conservar en el archi vo central hasta que cumplan la prescripci n le,al. #e microfilma yOo scanea por ser un documento pro(a@ torio.

4I'OS DOCUMEN4ALES

CONVENCIONES
Go&o

S=SELECCION E= ELIMINACIN M= MICROFILMACIN CT= CONSERVACIN TOTAL

P35#0D5125 %+?02R D5 A3%F0G+

35#P+1#A&C5 Q35A

An'lisis de 0mpacto socioecon mico. %oncepto personer/a %oncepto del %once;o ?unicipal %oncepto 01.3&56 .D5%+ 3eserva Presupuestal ?odificaciones

1.3. F$&#& d# Arc!i"o FASE 1. A%20GA 2. #5?0A%20GA FUNCIN DURACIN LOCALIZACIN Documentaci n en tr'mite. Gi,encia Arc!i"o& d# 3 a $ aJos administrativa y +#&tin consulta frecuente. %onsulta De 3O) a 38 Arc!i"o Int#r.#dio espor'dica. aJos Minte,rado en el 5valuaci n para su Archivo %entralN selecci n y

SERIE DOCUMEN4AL

3. 01A%20GA

expur,o. Galor hist rico conservaci n permanente.

y A partir de 38 aJos Mvalor Arc!i"o Hi&trico permanenteN

2. E

Arc!i"o C#ntr$

d# GGGGGGGGGGGGGGGGG

H Funcion#& d# Arc!i"o C#ntr$ @ 3eco,er6 or,ani-ar6 custodiar y conservar la documentaci n que le sea remitida por las unidades administrativas. @ 5la(orar los instrumentos para el tratamiento de la documentaci n6 en cola(oraci n con las distintas .nidades y #ecciones. @<estionar las transferencias unidades administrativas. documentales de las

5l fondo del Archivo %entral se forma principalmente a partir de las tr$n&/#r#nci$& d# o& $rc!i"o& d# o/icin$& de r,anos6 servicios6 centros6 etc. de la 0nstituci n6 siendo imprescindi(le6 por lo tanto6 una (uena coordin$cin entre el Archivo %entral y los archivos de ,esti n para tra(a;ar con;untamente en la consecuci n de los si,uientes o(;etivos= @ Nor.$ i,$r o& (roc#di.i#nto& d# or+$ni,$cin d# o& docu.#nto& #n $& o/icin$& para facilitar una ,esti n r'pida y efica- por parte de las unidades administrativas durante el periodo inicial en el que los expedientes se tramitan y custodian en las propias oficinas. @ E&t$) #c#r $& tr$n&/#r#nci$& d# $& &#ri#& docu.#nt$ #& $ Arc!i"o C#ntr$ de forma y manera que los documentos se manten,an or,ani-ados y accesi(les para la comunidad y para la sociedad en ,eneral6 en el contexto en el que se ,eneraron. @ #entar las (ases para el esta(lecimiento de un &i&t#.$ <u# (#r.it$ $ +#&tin + o)$ # int#+r$d$ d# $ docu.#nt$cin in&titucion$ 0 independientemente de su soporte f/sico y de la fase del ciclo de vida en que se encuentre6 a partir de los si,uientes instrumentos de tratamiento uniforme de los documentos= @ 5l &i&t#.$ d# d#&cri(cin 1 d# +#&tin 6 preferi(lemente automati-ada6 de los documentos y expedientes para descri(ir y recuperar la informaci n.

@ Aplicar la evaluaci n y selecci n de la documentaci n6 de acuerdo con la normativa esta(lecida por la Alcald/a. @ <estionar el prstamo de la documentaci n a los or,anismos productores y la consulta de la misma de acuerdo con las normas de acceso a los documentos. @ Proporcionar asesoramiento tcnico a los archivos de ,esti n e impulsar actividades de formaci n de usuarios @ *acilitar el acceso y difusi n del Patrimonio documental de la Alcald/a de 0(a,u.

%. Lo& $rc!i"o& d# +#&tin. 'rinci(io& )*&ico& ($r$ &u or+$ni,$cin

%.1. 'rinci(io& )*&ico&

@ %ada .nidad Administrativa ha de mantener su archivo de ,esti n corr#ct$.#nt# or+$ni,$do. Ca or,ani-aci n que se d a los documentos en esta primera etapa determinar'6 casi de manera irremedia(le6 dado el volumen de los documentos6 las posi(ilidades de tratamiento que reci(ir' m's tarde. @ L$ Con/or.$cin d# o& $rc!i"o& d# +#&tin 1 r#&(on&$)i id$d d# o& ?#/#& d# unid$d#& $d.ini&tr$ti"$&. MArticulo 3. Acuerdo 8!2 de 2882 5xpedido por el A<1N. Cas unidades administrativas y funcionales de las entidades de(en con fundamento en la ta(la de retenci n documental apro(ada6 velar por la conformaci n6 or,ani-aci n6 preservaci n y control de los archivos de ,esti n6 teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden ori,inal6 el ciclo vital de los documentos y la normatividad archiv/stica. 5l respectivo Eefe de la oficina ser' el responsa(le de velar por la or,ani-aci n6 consulta6 conservaci n y custodia del archivo de ,esti n de su dependencia6 sin per;uicio de la responsa(ilidad seJalada en el numeral $ de la ley D3! de 2882 para todo servidor p:(lico. @ 5l primer paso a se,uir en la or,ani-aci n de los Archivos de <esti n es el de &#($r$r o& docu.#nto& d# $(o1o in/or.$ti"o d# $ docu.#nt$cin pro(i$.#nt# $rc!i"L&tic$6 si,uiendo el esquema si,uiente= %.2. Docu.#nt$cin d# A(o1o In/or.$ti"o Cos documentos de apoyo informativo existen en todas las oficinas y podemos definirlos como el con;unto de documentos que han sido reco,idos para servir de ayuda a la ,esti n administrativa. 1ormalmente se trata de= 2ar;etas de presentaci n o de direcciones6 una ve- actuali-ado el directorio. *ormatos en (lanco que no sean de utilidad por que se modificaron. +fertas de cursos 6 reuniones6 seminarios que no sean de inters para la empresa. Fo;a de vida de personal recha-ado.

%oti-aciones recha-adas +fertas de servicios6 propa,anda6 pu(licidad o suministros no aceptados. &orradores que no aporten nada adicional Mdeclaraciones de renta6 cuadros estad/sticos6 etc.N. 2ar;etas6 fax e invitaciones que ha,an alusi n a compromisos ya cumplidos. %ertificaciones vencidas de %'mara y %omercio y #uperintendencia &ancaria. Avisos de vencimiento6 horarios e instrucciones6 una vereali-ada la dili,encia. Autori-aciones sin importancia Mretiros de papeler/a6 permisos6 etc.N

1+2A= Nunc$ &# !$n d# tr$n&/#rir $ Arc!i"o C#ntr$ y pueden ser eliminados en el archivo de ,esti n despus de un aJo de ser almacenados. Con&#?o& ($r$ &u or+$ni,$cin @ 5sta documentaci n ha de or,ani-arse separada del resto del Archivo administrativo. @ .na forma :til de or,ani-ar esta informaci n en soporte papel es la creaci n de do&&i#r#& t#.*tico&6 de forma que los documentos queden ordenados por asuntos. M1o confundir con #8(#di#nt#&B. @ Cos dossieres en papel se instalar'n preferi(lemente en carpetas suspendidas y los li(ros o revistas en estanter/as a(iertas o revisteros.

%.%. Or+$ni,$cin d# o& docu.#nto& $d.ini&tr$ti"o& @ Ca funci n del archivo de ,esti n es un factor determinante en cualquier or,anismo para que ste funcione con criterios de calidad6 eficacia y transparencia.

@ Cos documentos sueltos no pueden constituir un archivo6 ya que no tienen sentido por s/ mismos fuera del contexto en que se ,eneran

H Crit#rio& ($r$ $ or+$ni,$cin d# $rc!i"o& d# +#&tin. MArt/culo !. Acuerdo 8!2 de 2882 5xpedido por el A<1N 1N Ca or,ani-aci n de los archivos de ,esti n de(e (asarse en la 2a(la de 3etenci n Documental de(idamente apro(ada. 2N Ca apertura e identificaci n de las carpetas de(e refle;ar las series y su(series correspondientes a cada unidad administrativa. 3) Ca u(icaci n f/sica de los documentos responder' a la conformaci n de los expedientes6 los tipos documentales se ordenar'n de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los tr'mites. 5l documento con la fecha m's anti,ua de producci n6 ser' el primer documento que se encontrar' al a(rir la carpeta y la fecha m's reciente se encontrar' al final de la misma. !N Cos tipos documentales que inte,ran las unidades documentales de las series y su(series6 estar'n de(idamente foliados con el fin de facilitar su ordenaci n6 consulta y control.

-. Si&t#.$ D#&cri(cin

d#

C $&i/ic$cin0

Or+$ni,$cin

5l respeto al principio de procedencia y al principio de orden ori,inal de los documentos son el punto de partida para la adecuada or,ani-aci n de los archivos6 entendiendo por or,ani-aci n el con;unto de operaciones intelectuales y mec'nica que se aplican a las a,rupaciones documentales M*ondo6 #u(fondo6 secci n6 su(secci nl6 serie6 su(serieN B 1orma <eneral para la Descripci n Archiv/stica N4C -:92 *+1D+ #.&*+1D+ #5%%0+1 #.&#5%%0+1 #5305 #.&#5305 .10DAD A3%F0G0#20%A M5xpedienteN .10DAD D+%.?512AC MPie-aN HC $&i/ic$cinI #e entiende por clasificaci n la la(or intelectual mediante la cual se identifican y se esta(lecen las series que componen cada a,rupaci n documental6 de acuerdo con la estructura or,'nico B funcional de la entidad.

5l #8(ur+o conviene reali-arlo inmediatamente despus de cerrarse el tr'mite para evitar la acumulaci n innecesaria de papeles en los archivos de ,esti n #i no se hiciera en este momento6 se de(er' reali-ar en la fase de preparaci n de la transferencia de los documentos al Archivo %entral.

HOrd#n$cinI 5s el procedimiento mediante el cual se u(ican los documentos en cada expediente de acuerdo con la secuencia en que se reali- el tr'mite. Para adelantar esta la(or archiv/stica es importante respetar el principio de ori,en ori,inal6 dado a los documentos por la propia ,esti n que los ori,in o reci(i . Cos expedientes se pueden ordenar alfa(ticamente o numricamente atendiendo al orden cronol ,ico en que se ori,inaron. @D#&cri(cinI 5s el proceso de an'lisis de los documentos de archivo o de sus a,rupaciones6 materiali-ando en representaciones que permitan identificar6 locali-ar y recuperar la informaci n para la ,esti n o la investi,aci n -.1. C$r(#t$& I 5n este sistema las unidades archiv/sticas est'n conformadas por una carpeta yute6 tamaJo oficio6 en donde son le,a;ados los tipos documentales con un ,ancho de tres pie-as6 el cual permite adicionar documentos6 con plie,ues adicionales o do(leces marcados6 que permiten ampliar su capacidad. Ca proyecci n de la tapa posterior se llama pestaJa S viene del mismo tamaJo de la carpeta.

#e aconse;a que cada una de las carpetas de(e tener una carpeta col,ante cuando sean almacenadas en archivadores verticales. 5stas de(en estar i,ualmente rotuladas. .na carpeta tiene capacidad m'xima para 188 documentos. De(e conservar su forma ori,inal6 do(lando los plie,ues de expansi n que tiene marcados en el lomo. -.1.1. A(#rtur$ d# Unid$d#& Arc!i"L&tic$& #e reali-a con los documentos reci(idos y con los que ,enera o produ-ca la dependencia en el cumplimiento de sus funciones6 que tienen un valor= Administrativo6 Eur/dico6 *iscal6 %onta(le6 2cnico6 %ient/fico6 Fist rico o cultural y de(en ser o(;eto de conservaci n M5;. 3esoluciones6 %ontratos6 ?emorandos6 %irculares6 etc.N. -.1.2. Id#nti/ic$cin d# Unid$d#& Arc!i"L&tic$&

%A3P52A %+C<A125

-.2. C $&i/ic$cin 1 Or+$ni,$cin d# o& ti(o& docu.#nt$ #& 5s la forma como se or,ani-a los tipos documentales dentro en cada una de las unidades archiv/sticas M%arpetasN6 llevando un estricto orden6 el cual puede ser =

10

-.2.1. Crono +ic$

AHORA

-.2.2. Nu.6rico

%uando los documentos son ordenados dentro de la unidad archiv/stica6 se,:n la fecha de ela(oraci n o producci n 5l documento con la fecha m's anti,ua de producci n6 ser' el primer documento que se encontrar' al a(rir la carpeta y la fecha m's reciente se encontrar' al final de la misma. MAcuerdo 8!2 de 2882 B A<1N

%uando los documentos archivados se ordenan de acuerdo con un consecutivo que identifica el documento. 5;. 3esoluci n 1o. 1 S 3esoluci n 1o. 2 -.2.%. Ord#n Ori+in$

11

AN4ES

#e u(ican los expedientes de acuerdo con la secuencia en que se reali-a el tr'mite. 5l documento que inicia la secuencia6 ser' el primer documento que se encontrar' al a(rir la carpeta y el que lo termina se encontrar' al final de la misma. MAcuerdo 8!2 de 2882 B A<1N 5;emplo 1. = 5xpediente de una +rden de %ompra 1.%ertificado de via(ilidad de Planeaci n ?unicipal 2. An'lisis de precios del mercado 3. An'lisis de %onveniencia y +portunidad !. Disponi(ilidad Presupuestal $. +ficio de Proceso %ontractual a reali-ar ). +rden de %ompra D. etc......... 5;emplo 2.= 5xpediente de una 0nvesti,aci n Disciplinaria 1. 2. 3. !. $. Denuncia 3esoluci n de apertura de la 0nvesti,aci n Descar,os Documentos pro(atorios etc........

Ca unidad archiv/stica contiene en su interior 2ipos documentales. 5l con;unto de unidades documentales de estructura y contenido F+?+<515+# conforman &#ri#& docu.#nt$ #&. -.%.1. Nu.6rico&.

-.2.-. Fo i$cinI Ca numeraci n se reali-a en forma ascendente en el orden en que se produ;eron las actuaciones administrativas6 correspondiendo el n:mero uno M1N al documento con el se inici el tr'mite y el n:mero mayor al documento de producci n m's reciente con el cual finali-a el tr'mite. .tili-ar un l'pi- de mina ne,ra y (landa6 en la esquina superior derecha de la ho;a6 de manera le,i(le y sin enmendaduras.

#e usa cuando la identificaci n y la consulta de la carpeta se hace utili-ando un c di,o o n:mero. 5;. 5n la #erie documental denominada >%ompro(antes de 5,resoA P%ompro(antes de 5,reso del 881 al 188. P%ompro(antes de 5,reso del 181 al 288. P%ompro(antes de 5,reso del 281 al 388. -.%.2. A /$)6tic$ #e emplea cuando la identificaci n y la consulta de la carpeta es por nom(re. 5;. 5n la #erie documental denominada >%uentas Por Pa,arA P%uentas por Pa,ar B Aeromensa;eria P%uentas por Pa,ar B Auto camperos P%uentas por Pa,ar B Avianca

-.%. C $&i/ic$cin 1 Or+$ni,$cin d# $& unid$d#& $rc!i"L&tic$& 5s la forma como se encuentran u(icadas las unidades archiv/sticas M%arpetasN en el archivo f/sico.

12

P%uentas por Pa,ar B 7anco Popular P%uentas por Pa,ar B CompaJ/a de #e,uros T -.%.%. Crono +ic$

responde al sistema documental esta(lecido en HHHHHHHHH en las 2a(las de 3etenci n Documental. 5;. 5l % di,o 3.1.1.1 corresponde a la #u(serie Documental denominada >%ontratos de #uministroA de la #erie >%ontratosA del >Despacho del #ecretarioA correspondiente a la >#ecretaria Eur/dicaA

3.1.1. %+123A2+#

3.1.1.1. %ontratos de #uministro #e utili-a cuando la identificaci n y consulta de las carpetas es la fecha. 5;. 5n la #erie documental denominada >1ominaA P1omina B 5nero 2882 P1omina B *e(rero 2882 P1omina B ?ar-o 2882 -.- . C $&i/ic$cin 1 Or+$ni,$cin d# S#ri#& Docu.#nt$ #& 3.1.1.2. %ontratos de %omodato A continuaci n se relaciona el c di,o que le corresponde a cada unidad administrativa y que se se,uir' utili-ando para su respectiva 3.1.1.3. %ontratos de Arrendamiento identificaci n.
CODIGO 1 1.1. 1.2. 2 2.1. 2.2. 2.3. 2.!. % 3.1. !.1. !.2. 2 $.1. $.2. UNIDAD ADMINIS4RA4IVA

3.1.1.!. %ontratos de compraventa

%+D0<+

3.1.1.1.
#5%352A30A <3.P+ #5305 #.&#5305 HCdi+oI #istema convencional que identifica tanto las unidades productoras de documentos como sus series respectivas. 5ste

DES'ACHO DEL ALCALDE Despacho del Alcalde +ficina de %ontrol 0nterno DE'AR4AMEN4O ADMINIS4RA4IVO DE 'LANEACION Despacho del Director <rupo de Planeaci n del Desarrollo ?unicipal e 0nstitucional <rupo de +rdenamiento 2erritorial <rupo de 2ramites y Aplicaci n de normas SECRE4ARIA CURDDICA Despacho del #ecretario SECRE4ARIA DE A'OEO A LA GES4ION INS4I4UCIONAL E ASUN4OS DE LA CUVEN4UD. Despacho del #ecretario <rupo de 3elaciones P:(licas y %omunicaciones SECRE4ARIA DE GO7IERNO E SEGURIDAD CIUDADANA Despacho del #ecretario <rupo de Eusticia6 #e,uridad6 +rden P:(lico y Protecci n a los Derechos del %onsumidor <rupo de 5spacio P:(lico y Protecci n a los Derechos %olectivos e 0nfracciones .r(an/sticas y %omerciales. <rupo de Atenci n y Prevenci n de Desastres.

$.3. $.!

13

3 ).1. ).2. ).3. ).!. ).$. 5. D.1. D.2. D.3. D.!. M. 7.1. 7.2. 7.3. 9. 9.1 9.2. 9.3. 1:. 18.1. 18.2. 18.3. 11. 11.1. 11.2. 11.3. 12. 12.1. 12.2. 12.3. 12.!. 1%. 13.1. 13.2.

SECRE4ARIA DE HACIENDA Despacho del #ecretario <rupo de Presupuesto <rupo de <esti n de 0n,resos <rupo de %onta(ilidad <rupo de 2esorer/a y Deuda P:(lica SECRE4ARIA ADMINIS4RA4IVA Despacho del #ecretario <rupo de 3ecursos Fumanos6 %ontrol Disciplinario y Peticiones6 "ue;as y 3eclamos <rupo de 3ecursos */sicos <rupo de 0nform'tica. SECRE4ARIA DE EDUCACIN Despacho del #ecretario <rupo de %alidad 5ducativa <rupo de Planeamiento 5ducativo SECRE4ARIA DE INFRAES4RUC4URA Despacho del #ecretario <rupo de 5studios6 #e,uimiento y %ontrol de Proyectos <rupo de Givienda. SECRE4ARIA DE SALUD Despacho del #ecretario <rupo de Desarrollo de #ervicios de #alud. <rupo de Ase,uramiento SECRE4ARIA DE DESARROLLO RURAL E DEL MEDIO AM7IEN4E Despacho del #ecretario <rupo de .nidad ?unicipal de Asistencia 2cnica A,ropecuaria <rupo de Preservaci n del ?edio Am(iente SECRE4ARIA DE DESARROLLO SOCIAL Despacho del #ecretario <rupo de <esti n y Apoyo %omunitario <rupo de %ultura y 2urismo <rupo de 3ecreaci n y Deporte SECRE4ARIA DE 4RANSI4O E 4RANS'OR4E Despacho del #ecretario <rupo de Administraci n6 %ontravenciones y %onciliaciones de 2r'nsito y 2ransporte

HCo.unic$cion#& O/ici$ #&I #on todas aquellas reci(idas o producidas en desarrollo de las funciones asi,nadas le,almente a una entidad6 independientemente del medio utili-ado. HCorr#&(ond#nci$I #on todas las comunicaciones de car'cter privado que lle,an a las entidades6 a t/tulo personal6 citando o no el car,o del funcionario. 1o ,eneran tr'mites para las instituciones. HCo.unic$cion#& o/ici$ #& r#ci)id$&I Cas comunicaciones oficiales que in,resen a las instituciones de(er'n ser revisadas6 para verificar la competencia6 los anexos6 el destino y los datos de ori,en del ciudadano o entidad que las remite6 direcci n donde se de(a enviar respuesta y asunto correspondiente6 si es competencia de la entidad6 se proceder' a la radicaci n del mismo. 1+2A= %uando una comunicaci n no est firmada ni presente el nom(re del responsa(le o responsa(les de su contenido6 se considerar' an nima y de(er' ser remitida sin radicar6 a la oficina de su competencia6 donde se determinar'n las acciones a se,uir. @Co.unic$cion#& o/ici$ #& #n"i$d$&I Cas comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel6 se ela(orar'n en ori,inal y m'ximo dos copias6 remitindose el ori,inal al destinatario6 la primera copia $ $ &#ri# r#&(#cti"$ d# $ o/icin$ <u# +#n#r$ # docu.#nto0 teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la se,unda copia reposar' en el consecutivo de la unidad de

2. Co.unic$cion#& O/ici$ #&. MAcuerdo 8)8 de 2881

5xpedido por el A<1N

CORREO

VIA FAJ

14 CORREO ELEC4RONICO

correspondencia6 por el tiempo esta(lecido en su ta(la de retenci n documental. 5n los casos en los cuales haya varios destinatarios6 se ela(orar'n i,ual cantidad de copias adicionales. NO4AI 1o de(e existir en los Archivos de <esti n expedientes denominados con el nom(re de >%orrespondencia 3eci(idaA6 >%orrespondencia DespachadaA 5nviadaA6 >Documentos GariosA o >?iscel'neosA @R$dic$cin d# co.unic$cion#& o/ici$ #&I 5s el procedimiento por medio del cual6 las entidades asi,nan un n:mero consecutivo6 a las comunicaciones reci(idas o producidas6 de;ando constancia de la fecha y hora de reci(o o de env/o6 con el prop sito de oficiali-ar su tr'mite y cumplir con los trminos de vencimiento que esta(le-ca la Cey. 5stos trminos6 se empie-an a contar a partir del d/a si,uiente de radicado el documento.

1om(re de la persona y O o 5ntidad 3emitente o destinataria6 1om(re o c di,o de laMsN DependenciaMsN competenteMsN6 1:mero de radicaci n6 1om(re del funcionario responsa(le del tr'mite6 Anexos y 2iempo de respuesta M#i lo ameritaN6 entre otros. HFir.$& r#&(on&$) #&= 2oda entidad de(e esta(lecer en los manuales de procedimientos los car,os de los funcionarios autori-ados para firmar la documentaci n con destino interno y externo que ,enere la instituci n. Cas unidades de correspondencia velar'n por el estricto cumplimiento de estas disposiciones6 radicando solamente los documentos que cumplan con lo esta(lecido. H'roc#di.i#nto& ($r$ $ r$dic$cin d# co.unic$cion#& o/ici$ #&I Cos procedimientos para la radicaci n de comunicaciones oficiales6 velar'n por la transparencia de la actuaci n administrativa6 ra- n por la cual6 no se podr'n reservar n:meros de radicaci n6 ni ha(r' n:meros repetidos6 enmendados6 corre,idos o tachados6 la numeraci n ser' asi,nada en estricto orden de recepci n de los documentosS cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia6 se le entre,ar' de inmediato su copia de(idamente radicada. Al comen-ar cada aJo6 se iniciar' la radicaci n consecutiva a partir de uno6 utili-ando sistemas manuales6 mec'nicos o automati-ados. 1+2A= %uando existan errores en la radicaci n y se anulen los n:meros6 se de(e de;ar constancia por escrito6 con la respectiva ;ustificaci n y firma del Eefe de la unidad de correspondencia.

FECHA: 07 !"# $00% H&'A : 10: %( a.m. #o 'adicaci)n : 0*(+

RADICAR

HR#+i&tro d# Co.unic$cion#& o/ici$ #&I 5s el procedimiento por medio del cual6 las entidades in,resan en sus sistemas manuales o automati-ados de correspondencia6 todas las comunicaciones producidas o reci(idas6 re,istrando datos tales como=

15

Cos o(;etivos principales son= @Nu.#r$cin d# $cto& $d.ini&tr$ti"o&I Ca numeraci n de los actos administrativos de(e ser consecutiva y las oficinas encar,adas de dicha actividad6 se encar,ar'n de llevar los controles6 atender las consultas y los reportes necesarios y ser'n responsa(les de que no se reserven6 tachen o enmienden n:meros6 no se numeren los actos administrativos que no estn de(idamente firmados y se cumplan todas las disposiciones esta(lecidas para el efecto. #i se presentan errores en la numeraci n6 se de;ar' constancia por escrito6 con la firma del Eefe de la dependencia a la cual est' asi,nada la funci n de numerar los actos administrativos. HCo.unic$cion#& int#rn$&I Para las comunicaciones internas de car'cter oficial6 las entidades de(er'n esta(lecer controles y procedimientos que permitan reali-ar un adecuado se,uimiento a las mismas6 utili-ando los c di,os de las dependencias6 la numeraci n consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente6 ya sean stos6 manuales o automati-ados. HContro d# co.unic$cion#& o/ici$ #&I Cas unidades de correspondencia6 ela(orar'n planillas6 formatos y controles manuales o automati-ados que permitan certificar la recepci n de los documentos6 por parte de los funcionarios competentes y dispondr'n de servicios de alerta para el se,uimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones reci(idas.
A3%F0G+ D5 <5#20+1 01G512A30+

@ +ptimi-ar el aprovechamiento del espacio6 evitando la a,lomeraci n de documentos en las oficinas y descar,'ndolas de aquellos cuyo uso es poco frecuente. @2raspasar a un servicio especiali-ado las funciones de ,esti n6 conservaci n Mtemporal o indefinidaN6 acceso y consulta de los documentos.

3.1.1 4r$n&/#r#nci$& 'ri.$ri$&I

3. 4r$n&/#r#nci$ d# Arc!i"o C#ntr$

3.1 D#/inicin

o& $rc!i"o& d# +#&tin $

Ca transferencia es el procedimiento mediante el cual o& docu.#nto& ($&$n d# un $rc!i"o $ otro d# &i&t#.$ 6 en nuestro caso6 de los Archivos de ,esti n al Archivo %entral y de este al hist rico de conformidad con las 2a(las de 3etenci n Documental.

%AEA# D5 A3%F0G+01A%20G+ A3%F0G+ %5123AC

16

3emisi n de documentos del archivo de ,esti n Mo de oficinaN al central para su conservaci n precautelativa y se trata de documentos cuya frecuencia de uso ha disminuido o culminado en el proceso de atenci n de tr'mites. 3.1.2. 4r$n&/#r#nci$& S#cund$ri$&I 3emisi n de documentos del archivo central al archivo hist rico para su conservaci n permanente. #e trata de documentos de(idamente seleccionados teniendo en cuenta valor cient/fico6 cultural e hist rico. 3.2. 'roc#di.i#nto d# tr$n&/#r#nci$& d# docu.#nto& $ Arc!i"o C#ntr$ 5l (ri.#r ($&o es ponerse en contacto con el Archivo %entral para acordar las fechas de traslado y aclarar dudas respecto a la forma de enviar la documentaci n. 5l &#+undo ($&o es identificar las series documentales o(;eto a ser transferidas al archivo central con (ase a l tiempo de retenci n que esta(lece las 2a(las de 3etenci n Documental. 5s aconse;a(le que la .nidad Administrativa cumplimente el formulario= FORMA4O UNICO DE INVEN4ARIO DOCUMEN4AL 6 MGer anexo &N y lo envi al Archivo %entral. De esta forma6 el Archivo puede conocer de antemano el volumen y caracter/sticas de la documentaci n a transferir6 planificar los flu;os de tra(a;o del Archivo y ponerse en contacto con la .nidad correspondiente para aclarar cualquier cuesti n al respecto. L$ docu.#nt$cin o)?#to d# tr$n&/#r#nci$ d#)#r* #&t$r or+$ni,$d$. 5l responsa(le del archivo de ,esti n se encar,ar' de preparar la documentaci n para remitirla al Archivo %entral6 (a;o la supervisi n del Eefe del <rupo y con el asesoramiento tcnico del Archivo %entral siempre que sea necesario. 3.%. 'r#($r$cin d# o& docu.#nto& $ tr$n&/#rir = #e,:n el ?ini@ ?anual 1o. ! 2a(las de 3etenci n y 2ransferencias Documentales B

A<1 y Pautas para la +r,ani-aci n de los Archivos ?unicipales se de(en reali-ar los si,uientes pasos= $B R#"i&$r o& docu.#nto&I @ Antes de ,uardar los documentos en las ca;as de archivo6 se compro(ar' que no falta nin,:n documento dentro de los expedientes o expedientes dentro de la serie documental. @ Gerificar la ordenaci n correcta alfa(tica...N de los documentos. Mnumrica6 cronol ,ica o

@ #eparar6 si no se ha hecho con anterioridad6 todas las copias6 duplicados6 (orradores y todos los documentos que no estn relacionados directamente con el asunto o actividad para el cual se ha constituido el expediente. Cos expedientes de(en estar li(res de clips6 ,anchos de cosedoras6 le,a;adores6 etc. o cualquier otro elemento que pudiese afectar a su conservaci n.

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@.tili-ar un l'pi- de mina ne,ra y (landa para numerar desde uno M1N en adelante6 en la esquina superior derecha de la ho;a6 de manera le,i(le y sin enmendaduras. Cas carpetas col,antes y las AU ser'n sustituidas por carpetas de cartulina (lanca. @Ca numeraci n existente no de(e corre,irse y si se detecta al,:n error en ella de(e numerarse nuevamente6 tachando la anterior. @Cos planos o cualquier documento que por su formato o tamaJo estn do(lados6 se numerar'n como un solo folio. @%on el fin de no separar la unidad documental de los expedientes6 se puede cam(iar el material met'lico por elementos ela(orados en material pl'stico o con recu(rimientos que eviten su oxidaci n. 5n su defecto puede emplearse un tro-o de papel6 como (arrera entre el material met'lico y la documentaci n. @0dentificar el material afectado por (iodeterioro MFon,os yOo insectosN con una marquilla de color ro;o el cual de(e separarse del no contaminado6 mantenindolo (a;o condiciones adecuadas de ventilaci n y aislado de fuentes de alta humedad y temperatura. )B Fo i$cin. Ca documentaci n de(er' numerarse consecutiva y cronol ,icamente al interior de la misma6 teniendo en cuenta las si,uientes recomendaciones @Cos impresos6 insertos en la unidad documental Mfolletos6 estudios6 (oletines6 ple,a(les6 etc.N de(en numerarse en un solo folio y en orden consecutivo. 5n el campo de notas del inventario se re,istra el n:mero de folio del impreso6 t/tulo6 aJo y numero total de p',inas.

@Cos folios totalmente en (lanco Mes decir6 que no conten,an informaci n en recto ni vueltoN y que estn sueltos6 no se de(en

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enviar en la transferencia. Aquellos que estn cosidos o adheridos al le,a;o6 no de(en separarse ni foliarse.

1o de %AEA dB Co oc$r $& c$r(#t$& #n c$?$

cB Id#nti/ic$cin HPara facilitar el cote;o y or,ani-aci n en el archivo central es conveniente numerar las carpetas6 de M1N hasta MnN6 de acuerdo con la cantidad a transferir. 5;emplo=

#e reali-ar' so(re la solapa6 en la esquina superior derecha con los si,uientes datos=

@ Cas carpetas con los expedientes se ,uardar'n en c$?$& $rc!i"$dor$& d# c$rtn d# $rc!i"o d#/initi"o d# t$.$No /o io Mel Archivo %entral las puede proporcionar a petici n de las oficinasN6 que de(er'n llenarse sin lle,ar a estar apretadas6 evitando de;ar ca;as semivac/as. @ Cos expedientes se ,uardar'n de forma ordenada si,uiendo un orden ascendente y cronol ,ico en ca;as correlativas6 se,:n un orden de mayor a menor edad.

%+D0<+ #5%352A30A #5%352A30A <3.P+ #5305 #.&#5305 *echa 0nicial *echa *inal 1o de *+C0+#

D5

CA @ 5l Archivo %entral no admitir' documentaci n suelta ni ,uardada en contenedores que no sean las ca;as normali-adas. @ 5n los casos de documentaci n que6 por su tamaJo o caracter/sticas6 no pueda ser introducida en las ca;as normali-adas6 se utili-ar' el formato m's conveniente6 de acuerdo con el Archivo %entral.

1o de %A3P52A

19

#B Rotu $cin d# $& c$?$&I Cas ca;as de(en ser rotuladas en sus tapas laterales6 con los si,uientes datos= %+D0<+ D5 CA #5%352A30A #5%352A30A <3.P+ #5305 #.&#5305 1o de %A3P52A# 1o de %AEA *5%FA# 5T235?A# D5C= AC=

20

@ 5n el FORMA4O UNICO DE INVEN4ARIO DOCUMEN4AL 6 la oficina remitente har' constar los si,uientes datos= @Entid$d R#.it#nt# 1 'roductor$I De(e colocarse el nom(re de la entidad responsa(le de la documentaci n que va transferir. M5n este caso la Alcald/a de 0(a,uN.

/B In&truccion#& ($r$ di i+#nci$r # /or.$toI @ 5l responsa(le del Archivo de oficina cumplimentar' tres copias de la FORMA4O UNICO DE INVEN4ARIO DOCUMEN4AL . Dos copias se enviar'n al Archivo y la tercera quedar' en poder de la oficina correspondiente para su control e informaci n interna. @ 5ste documento cumple una do(le funci n= @ 5s el elemento que prue(a documentaci n que se va a efectuar. el traspaso de @O/icin$ 'roductor$I De(e colocarse el nom(re de la unidad administrativa que produce y conserva la documentaci n tramitada en e;ercicio de sus funciones.M1om(re del <rupoN @O)?#toI #e de(e consi,nar la finalidad del inventario6 que puede ser= 4r$n&/#r#nci$& (ri.$ri$&0 2ransferencias secundarias6 valoraci n de fondos acumulados6 fusi n y supresi n de entidades yOo dependencias6 inventarios individuales. @Ho?$ No. #e numerar' cada ho;a del inventario consecutivamente. D#I #e re,istra el total de las ho;as del inventario. @Unid$d Ad.ini&tr$ti"$I De(e consi,narse el nom(re de la dependencia o unidad administrativa de mayor ;erarqu/a de la cual dependa la oficina productora. M1om(re de la #ecretariaN

@ *acilita el control y la locali-aci n de los documentos6 tanto para el Archivo %entral como para la .nidad Administrativa remitente. @ 5ste formato de inventario podr' ser dili,enciado para 4r$n&/#r#nci$& (ri.$ri$&0 2ransferencias secundarias6 valoraci n de fondos acumulados6 fusi n y supresi n de entidades yOo dependencias6 inventarios individuales.

21

@ .na ve- que la transferencia est preparada6 se concretar' con el Archivo %entral la fecha de traslado. @R#+i&tro d# Entr$d$I #e dili,encia s lo para transferencias primarias y transferencias secundarias. De(e consi,narse en las res primeras casillas los d/,itos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia MaJo6 mes6 d/aN. 5n N4 se anotar' el n:mero de la transferencia. @N>.#ro d# Ord#nI 5n esta columna se de(en escri(ir los datos correspondientes al n:mero consecutivo de la unidad de conservaci n M%arpetaN. @Cdi+oI #on los n:meros de identificaci n de la serie a la cual corresponde el expediente referenciado. @No.)r# d# $& S#ri#0 &u)&#ri#& o $&unto&I 5n este se escri(e el nom(re de las #erie6 #u(series se,uidas de los nom(res de las carpetas o expedientes que se transfieren. @F#c!$& #8tr#.$&I 0ncluyen las fechas del primer documento que dio ori,en al expediente y la del documento que finali- el tramite. @N>.#ro d# /o io&I #e consi,na el n:mero de folios que inte,ran el expediente transferido. @Unid$d d# Con&#r"$cinI 5l nom(re de la unidad de conservaci n que contiene los documentos. 5;. %arpeta6 li(ro6 le,a;o. @U)ic$cin FL&ic$. 1:mero asi,nado a la unidad de instalaci n M%a;aN6 el cual se utili-a para la recuperaci n de la informaci n @O)&#r"$cion#&I %onsi,nar en este espacio las novedades presentadas. Documentos deteriorados6 faltantes6 anexos6 complementarios6 entre otros. 3.-. For.$ i,$cin d# $ tr$n&/#r#nci$ @ 5l traslado de los fondos documentales al Archivo %entral es responsa(ilidad e ir' a car,o de la unidad administrativa remitente @ 5l Arc!i"o C#ntr$ reali-ar' a continuaci n las si,uientes tareas= @ %ompro(ar la conformidad entre lo reseJado en la ho;a de transferencia y la documentaci n reci(ida. 5n el supuesto de que no haya coincidencia6 la ho;a ser' devuelta a su remitente para su(sanar los errores detectados. @ Devolver a la oficina correspondiente un e;emplar de la ho;a de transferencia6 firmada y sellada por el Archivo %entral6 como confirmaci n de que la transferencia ha sido reali-ada6 en la que se incluir' la si,natura topo,r'fica que se le haya ad;udicado en el Archivo. @ 5sta si,natura ser' utili-ada como referencia siempre que se consulta o prstamo de documentaci n al Archivo %entral. @ Cas copias de las ho;as de transferencia han de ser ,uardadas y ordenadas por el +r,anismo remitente y conocidas por su personal.

5. 'roc#di.i#nto d# (r6&t$.o d# docu.#nto&

1. Ca unidad administrativa de la Alcald/a que desee solicitar un prstamo de documentaci n al Archivo %entral6 de(e cumplimentarlo6 y enviarlo al Archivo6 firmado por el responsa(le de la unidad administrativa. 5ste formulario refle;a el procedimiento de prstamo y ha de acompaJar a la documentaci n en todas las fases del procedimiento.

22

2. #i una unidad administrativa solicita un prstamo de documentaci n con valor administrativo de la que no ha sido productora6 de(e diri,ir la petici n a la unidad administrativa responsa(le del procedimiento. 3. 5l formulario de solicitud de prstamo incluye los si,uientes campos= Ger anexo %. @ Datos del solicitante @ .nidad administrativa. @ 1om(re del responsa(le que solicita. @ *echa de la solicitud. @ Datos de la documentaci n. @Descripci n Mt/tulo de la serie y del expediente que se requiereN. @ AJos. @ % di,o de la documentaci n en el Archivo %entral. @ +(servaciones que la unidad administrativa solicitante quiera aJadir en relaci n a las caracter/sticas de la documentaci n que solicita6 pla-os especiales6 motivo de la solicitud6 etc. @ Datos de control interno del prstamo Mlos cumplimenta el Archivo %entralN @ 1:mero de prstamo. !. .na ve- que el Archivo %entral reci(e el formulario6 se prepara la documentaci n solicitada y se remite a la unidad administrativa peticionaria6 acompaJada por el formulario en donde el Archivo ha consi,nado los datos de n:mero de prstamo6 fecha de devoluci n y ha firmado y fechado el env/o del prstamo.

$. Dentro del pla-o de prstamo esta(lecido Mun mesN6 la unidad administrativa devuelve la documentaci n al Archivo %entral6 ;unto con el formulario en donde ha fechado6 firmado y sellado la devoluci n. ). #i la unidad administrativa tiene ra-ones para retener la documentaci n durante un pla-o m's amplio del esta(lecido6 es necesario que solicite una pr rro,a al Archivo %entral. D. Ca documentaci n se devuelve al Archivo %entral sin modificaciones. #i fuera necesario aJadir al expediente al,:n documento6 el responsa(le de la unidad administrativa lo har' constar en la portada de la carpeta correspondiente y advertir' de ello al Archivo %entral. 7. 5n caso de prdida o deterioro de la documentaci n6 la responsa(ilidad recae en la persona de la unidad administrativa solicitante del prstamo. 9. .na ve- reci(ida la documentaci n prestada6 el Archivo %entral remite al prestatario el formulario con el acuse de reci(o fechado6 firmado y sellado. *echa de devoluci n. *echa de devoluci n en caso de pr rro,a. *irmas6 sellos y fechas del procedimiento administrativo del prstamo. *irma Mcon fecha y selloN del responsa(le de la unidad administrativa solicitando el prstamo. *irma Mcon fecha y selloN del responsa(le del Archivo dando curso al prstamo. *irma Mcon fecha y selloN del responsa(le de la unidad administrativa devolviendo el prstamo. *irma Mcon fecha y selloN del responsa(le del Archivo acusando reci(o de la documentaci n devuelta.

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7I7LIOGRAFDA %+C+?&0A. A3%F0G+ <5153AC D5 CA 1A%0I1 H2a(las de 3etenci n y 2ransferencias Documentales= Directrices ('sicas e instructivos para su ela(oraci nO Divisi n de %lasificaci n y Descripci n. #antaf de &o,ot'= Archivo <eneral de Ca 1aci n6 2881. 92p B M?iniO?anualS ! Gersi n Actuali-adaN. @Pautas para la +r,ani-aci n de Archivos ?unicipales. &o,ot'= Archivo <eneral de la 1aci n de %olom(ia6 2888. )7p. @+r,ani-aci n de Documentos de ArchivoO Divisi n de %lasificaci n y Descripci n. #antaf de &o,ot'= Archivo <eneral de Ca 1aci n6 199$. 29p B M?iniO?anualS 1o. 1N. %+C+?&0A. 01#202.2+ %+C+?&0A1+ D5 1+3?A# 2R%10%A# V %5320*0%A%0+15# M0%+125%N. 1orma <eneral para la Descripci n Archiv/stica &o,ot'= 0%+125%6 2883. 2Dp. M12% !89$N %+C+?&0A. %+1#202.%0I1 P+CW20%A. 28ed. #antaf de &o,ot'= 2emis6 1991. 219p. GLOSARIO
5C Acuerdo 8D de 199! 5xpedido por el A<1 >Por el cual se adopta y se expide el 3e,lamento <eneral de ArchivosA en el A320%.C+ )D esta(lece el ,losario de trminos archiv/sticos. 5C presente ,losario esta ela(orado con (ase en los conceptos archiv/sticos de distintos autores6 o tomados de otros ,losarios6 diccionarios y manuales. Al,unos conceptos son aportes y adaptaciones del Archivo <eneral de la 1aci n. .so del <losario Cos trminos que conforman el ,losario fueron extractados del texto ,eneral del 3e,lamento y se ordenaron alfa(ticamente para facilitar su (:squeda y consulta. A A%%5#+ A C+# A3%F0G+#. Derecho de los ciudadanos a consultar la informaci n que conservan los archivos p:(licos6 en los trminos consa,rados por la Cey. A%%5#+ A C+# D+%.?512+# +30<01AC5#. Disponi(ilidad de los documentos de archivo mediante los instrumentos de consulta de la informaci n. A%53G+ D+%.?512AC. %on;unto de los documentos de un archivo MGase adem's= *+1D+N. AD?010#23A%0+1 D5 A3%F0G+#. +peraciones administrativas y tcnicas relacionadas con la planeaci n6 direcci n6 or,ani-aci n6 control6 evaluaci n6

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conservaci n6 preservaci n y servicios de todos los archivos de una instituci n. AC?A%51A?0512+ D5 D+%.?512+#. Dep sito de los documentos en estanter/a6 ca;as6 archivadores6 le,a;os6 etc.6 para su conservaci n f/sica y con el fin de ser extra/dos posteriormente para su utili-aci n. A3%F0G+. %on;unto de documentos6 sea cual fuere su fecha6 su forma y soporte material6 acumulados en un proceso natural por una persona o instituci n p:(lica o privada6 en el transcurso de su ,esti n. A3%F0G+ A%20G+. MGase Archivo de <esti nN. A3%F0G+ AD?010#23A20G+. MGase Archivo de <esti nN. A3%F0G+ %5123AC. .nidad administrativa donde se a,rupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de ,esti n de la entidad respectiva6 una ve- finali-ado su tr'mite6 que si,uen siendo vi,entes y o(;eto de consulta por las propias oficinas y los particulares en ,eneral. A3%F0G+ D5 <5#20+1. Aquel en el que se re:ne la documentaci n en tr'mite en (usca de soluci n a los asuntos iniciados6 sometida a continua utili-aci n y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten. A3%F0G+ D5 +*0%01A. MGase Archivo de <esti nN. A3%F0G+ D5C +3D51 D5PA32A?512AC. Archivo inte,rado por fondos documentales procedentes de or,anismos del orden departamental y aquellos que reci(e en custodia. A3%F0G+ D5C +3D51 D0#2302AC. 0nte,rado por fondos documentales de los or,anismos del orden distrital y aquellos que reci(e en custodia. A3%F0G+ D5C +3D51 ?.10%0PAC. 0nte,rado por fondos documentales producidos por or,anismos del orden municipal y aquellos que reci(e en custodia. A3%F0G+ D5C +3D51 1A%0+1AC. 0nte,rado por los fondos documentales procedentes de los or,anismos del orden nacional y aquellos que reci(e en custodia. A3%F0G+ D5PA32A?512AC. MGase Archivo del +rden DepartamentalN. A3%F0G+ D0#2302AC. MGase Archivo del +rden DistritalN.

A3%F0G+ 51 %.#2+D0A. MGase %ustodia de DocumentosN. A3%F0G+ <5153AC D5 CA 1A%0+1. Desde el punto de vista institucional y de acuerdo con la cate,or/a de archivos oficiales6 es el esta(lecimiento p:(lico encar,ado de formular6 orientar y controlar la Pol/tica Archiv/stica a nivel nacional. 5s el or,anismo de direcci n y coordinaci n del #istema 1acional de Archivos. A3%F0G+ F0#2+30%+. Aquel al cual se transfiere la documentaci n del archivo central o del archivo de ,esti n que por decisi n del correspondiente comit de archivos6 de(e conservarse permanentemente6 dado el valor que adquiere para la investi,aci n6 la ciencia y la cultura. A3%F0G+ F0#2+30%+ 5#P5%0AC. 5s el constituido por fondos documentales referidos a pocas6 lu,ares o personas determinadas de la historia re,ional y nacionalS entre otros se puede mencionar. Archivo Fist rico de Antioquia6 Archivo 3e,ional de &oyac'6 Archivo %entral del %auca6 Archivo Fist rico de %arta,ena de 0ndias y Archivo Fist rico del ?a,dalena <rande. A3%F0G+ 01253?5D0+. MGase Archivo %entralN. A3%F0G+ ?.10%0PAC. MGase Archivo del +rden ?unicipalN. A3%F0G+ 1A%0+1AC. MGase Archivo del +rden 1acionalN. A3%F0G+ +*0%0AC. 5s el conformado por documentos oficiales. A3%F0G+ P53?A15125. MGase Archivo Fist ricoN. A3%F0G+ P30GAD+. 5s el conformado por documentos privados. A3%F0G+ P30GAD+ D5 012535# P.&C0%+. Aquel que por su valor para la historia6 la investi,aci n6 la ciencia y la cultura es de inters p:(lico y es declarado como tal. A3%F0G+ P.&C0%+. %on;unto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestaci n de un servicio p:(lico por entidades privadas6 as/ como los archivos privados6 declarados de inters p:(lico. A3%F0G+ 2+2AC. %oncepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso inte,ral de la formaci n del archivo en su ciclo vital.

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Producci n o recepci n6 distri(uci n6 consulta6 retenci n6 almacenamiento6 preservaci n y disposici n final. A3%F0G0#2A. Persona especiali-ada en el mane;o de los archivos. A#0#251%0A 25%10%A. Prestaci n de servicios por personal especiali-ado en diferentes 'reas del quehacer archiv/stico. A.25120%A%0+1 D5 D+%.?512+#. 5s la autori-aci n o le,ali-aci n de documentos por parte del funcionario competente para revestirlos de ciertas formas y solemnidades6 se,:n lo esta(lecido por la Cey. A.2+?A20UA%0+1. Aplicaci n de los medios tecnol ,icos a los procesos de almacenamiento y recuperaci n de la informaci n documental. C %A3P52A. %u(ierta con la que se res,uardan los documentos para su conservaci n. %A2AC+<+. 0nstrumento de consulta que descri(e los documentos seleccionados de uno o varios fondos6 tomando en cuenta un criterio determinado. %5320*0%A%0+1 D5 D+%.?512+#. Documento que da fe de la presencia de determinados datos en los documentos de archivo. %0%C+ G02AC D5C D+%.?512+. 5tapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producci n o recepci n en la oficina y su conservaci n temporal6 hasta su eliminaci n o inte,raci n a un archivo permanente. %CA#0*0%A%0+1. Ca(or intelectual de disposici n de cualquier elemento se,:n un esquema6 plan o marco preesta(lecido. Puede ser. %lasificaci n de fondos en el interior de un dep sito de archivo. %lasificaci n de pie-as en el interior de un fondo. %lasificaci n de documentos individuales en el interior de una pie-a. %CA#0*0%A%0+1 D+%.?512AC. Ca(or intelectual mediante la cual se identifican y esta(lecen las series que componen cada a,rupaci n

documental Mfondo6 secci n y su(secci nN6 de acuerdo a la estructura or,'nico@funcional de la entidad. %+D0<+. #istema de si,nos y com(inaciones de si,nos6 cada uno de los cuales representa ciertos datos previamente convenidos. %+C5%%0+1 D5 A3%F0G+. 3euni n artificial de documentos6 formada por un individuo6 familia o instituci n. %+C5%%0+1 D+%.?512AC. MGase %olecci n de ArchivoN. %+?025 A#5#+3. <rupo de especialistas y expertos en el campo de la archiv/stica y disciplinas afines6 que recomiendan so(re procedimientos y procesos tanto administrativos como tcnicos. %+?025 D5 A3%F0G+. <rupo asesor de la alta direcci n6 responsa(le de definir las pol/ticas6 los pro,ramas de tra(a;o y la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos. %+?025 5GAC.AD+3 D5 D+%.?512+#. Ir,ano asesor del Archivo <eneral de la 1aci n6 encar,ado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los documentos. %+?025 5GAC.AD+3 D5 D+%.?512+# D5C D5PA32A?512+. Ir,ano asesor del %onse;o Departamental de Archivos6 encar,ado de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos. %+?025 25%10%+. <rupo de profesionales calificados que asesoran la normali-aci n de terminolo,/a6 instrumentos y procesos tcnicos A3%F0GW#20%+#. %+1#53GA%0+1 D5 A3%F0G+#. %on;unto de medidas adoptadas para ,aranti-ar la inte,ridad f/sica de los documentos que al(er,a un archivo. %+1#53GA%0+1 D5 D+%.?512+#. %on;unto de medidas tomadas para ,aranti-ar el (uen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervenci n directa. ?todos utili-ados para ase,urar la dura(ilidad f/sica de los documentos6 por medio de controles efectivos incluyendo los atmosfricos. %+1#.C2A D5 D+%.?512+#. Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en ,eneral a consultar la informaci n contenida en los documentos de archivo y a o(tener copia de los mismos.

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%+P0A. 3eproducci n puntual de otro documento. %+P0A A.25120%ADA. 5s la reproducci n de un documento6 refrendada por el funcionario competente para revestirlo de ciertas formas y solemnidades se,:n lo esta(lecido por la Cey y que le confieren la fuer-a ;ur/dica del ori,inal. %+2A%0+1. MGase % di,oN. %.AD531+. %on;unto de documentos cosidos en forma de li(ro. %.#2+D0A D5 D+%.?512+#. 3esponsa(ilidad ;ur/dica que implica por parte de la instituci n archiv/stica la adecuada conservaci n y administraci n de los fondos6 cualquiera que sea la titularidad de los mismos. D D5P.3A%0+1. +peraci n por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no lo tienen. D5P+#02+ D5 A3%F0G+. 5spacio destinado a la conservaci n de los documentos en una instituci n archiv/stica. D5#%30P%0+1 D+%.?512AC. 5s el proceso de an'lisis de los documentos de archivo o de sus a,rupaciones6 materiali-ado en representaciones que permitan su identificaci n6 locali-aci n y recuperaci n de su informaci n para la ,esti n o la investi,aci n. D5#%30P2+3. 2rmino al cual se asi,na un si,nificado espec/fico y que se utili-a como elemento de entrada para la (:squeda sistem'tica de la informaci n. D5#23.%%0+1 D5 D+%.?512+#. MGase 5liminaci n de DocumentosN. D0PC+?A20%A. 3e,las para conocer y distin,uir documentos solemnes y autnticos. D0#P+#0%0+1 *01AC D5 D+%.?512+#. #elecci n de los documentos en cualquiera de sus tres edades6 con miras a su conservaci n temporal6 permanente o a su eliminaci n.

D+%.?512+. 0nformaci n re,istrada6 cualquiera sea su forma o el medio utili-ado. D+%.?512+ D5 A3%F0G+. 3e,istro de informaci n producida o reci(ida por una persona o entidad en ra- n a sus actividades o funciones6 que tiene valor administrativo6 fiscal o le,al6 o valor cient/fico6 econ mico6 hist rico o cultural y de(e ser o(;eto de conservaci n. D+%.?512+ A%20G+. 5s aquel utili-ado ha(itualmente con fines administrativos. D+%.?512+ 5#51%0AC MDocumento GitalN. funcionamiento de un or,anismo y que por testimonial ,aranti-a el conocimiento de las mismo a:n despus de su desaparici n6 reconstrucci n de la historia institucional. 5s aquel necesario para el su contenido informativo y funciones y actividades del por lo tanto6 posi(ilita la

D+%.?512+ F0#2+30%+. Documento :nico que por su si,nificado ;ur/dico6 auto,r'fico o por sus ras,os externos y su valor permanente para la direcci n del 5stado6 la #o(eran/a 1acional6 las relaciones internacionales6 las actividades cient/ficas6 tecnol ,icas y culturales6 se convierte en parte del patrimonio hist rico y especialmente valioso para el pa/s. D+%.?512+ 01A%20G+. Aquel que ha de;ado de emplearse con fines administrativos y le,ales. D+%.?512+ +*0%0AC. 5l que produce6 posee o mane;a una entidad estatal. D+%.?512+ P30GAD+. 5l perteneciente a personas naturales y ;ur/dicas6 entidades6 instituciones y or,ani-aciones que no tienen car'cter oficial. D+%.?512+ #5?0A%20G+. 5s aquel cuyo uso administrativo y le,al es ocasional. D.PC0%AD+. #e,undo e;emplar o repetido del mismo tenor literal que el primero. Puede ser simple o autenticado. E 5C0?01A%0+1. 5s la destrucci n de los documentos que han perdido su valor administrativo6 ;ur/dico6 le,al6 fiscal o conta(le y que no tienen valor hist rico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnolo,/a.

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51%.AD531A%0+1. %u(ierta para prote,er documentos cosidos o pe,ados6 en forma de li(ro. 5#2A125. ?ue(le con anaqueles y entrepaJos para colocar documentos en sus respectivas unidades de conservaci n. 5TP5D05125. %on;unto de documentos relacionados con un asunto6 que constituyen una unidad archiv/stica. .nidad documental formada por un con;unto de documentos ,enerados or,'nica y funcionalmente por una oficina productora en la resoluci n de un mismo asunto. 5TP.3<+ D5 D+%.?512+#. MGase #elecci n DocumentalN. F *A%#0?0C. 3eproducci n idntica de un documento6 lo,rado a travs de un medio mec'nico6 foto,r'fico o electr nico. *5%FA# D5 A%.?.CA%0+1. *echas intermedias encontradas en un expediente. *5%FA# 5T235?A#. #e refiere a la fecha m's anti,ua y a la m's reciente que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental. *+C0+. Fo;a de li(ro6 de cuaderno o de expediente6 al que corresponden dos p',inas. 1:mero que indica el orden consecutivo de las p',inas de un li(ro6 folleto6 revista. *+C0+ 35%2+. Primera cara de un folio6 cuya numeraci n se aplica solamente a sta. *+C0+ G53#+. MGase *olio GueltoN. *+C0+ G.5C2+. #e,unda cara de un folio y a la cual no se le escri(e numeraci n. *+1D+. 2otalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es o(;eto de conservaci n institucional formada por el mismo archivo6 una instituci n o persona.

*+1D+ A&0532+= Aquellos fondos que existen mientras la entidad u or,anismo si,ue vi,ente. *+1D+ A%.?.CAD+= %on;untos de documentos dispuestos sin nin,:n criterio de or,ani-aci n ni las m/nimas condiciones de conservaci n6 y sin la posi(ilidad de ser fuente de informaci n y consulta. 5n al,unos casos son series documentales de la misma procedencia que han perdido su valor primario6 en otros son parte de un archivo6 o(;eto de conservaci n institucional. *+1D+ %533AD+= Aquellos fondos que fueron ,enerados por or,anismos desaparecidos. *.5125 P30?A30A D5 01*+3?A%0+1. 0nformaci n ori,inal no a(reviada ni traducidaS se llama tam(in fuente de primera mano. *.1%0+1 A3%F0G0#20%A. %on;unto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archiv/stico6 desde la ela(oraci n del documento hasta su eliminaci n o conservaci n permanente. G <5#20+1 D5 A3%F0G+#. MGase Administraci n de ArchivosN. <5#20+1 D5 D+%.?512+#. %on;unto de actividades administrativas y tcnicas6 tendientes al eficiente6 efica- y efectivo mane;o y or,ani-aci n de la documentaci n producida y reci(ida por una entidad desde su ori,en hasta su destino final6 con el o(;eto de facilitar su consulta6 conservaci n y utili-aci n. <.0A. 0nstrumento que descri(e ,enricamente fondos documentales de uno o varios archivos6 indicando las caracter/sticas fundamentales de los mismos. or,anismos que los ori,inan6 secciones y series que los forman6 fechas extremas y volumen de la documentaci n. H F53ACD0%A. 2cnica que estudia los escudos de armas o (lasones6 anali-ando su ori,en6 ras,os sim( licos6 evoluci n y si,nificado socio@ ;ur/dico.

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I 0D5120*0%A%0+1 D+%.?512AC. Primera etapa de la la(or archiv/stica que consiste en inda,ar6 anali-ar y sistemati-ar las cate,or/as administrativas y archiv/sticas en que se sustenta la estructura de un fondo. 01D0%5. Cista alfa(tica o numrica de trminos onom'sticos6 topon/micos6 cronol ,icos y tem'ticos6 contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de descripci n. 01D0%5 %3+1+C+<0%+. Cistado consecutivo de fechas. 01D0%5 +1+?A#20%+. Cistado de nom(res propios.

series documentales. Puede ser esquem'tico6 ,eneral6 anal/tico y preliminar. L C5<AE+. 5n los archivos hist ricos es el con;unto de documentos que forman una unidad documental. C5<0#CA%0+1 A3%F0G0#20%A. 5s el con;unto de normas que oficiali-an la conservaci n6 el acceso6 la protecci n y la or,ani-aci n de los archivos en un pa/s. M

01D0%5 25?A20%+. Cistado de temas o descriptores. 01D0%5 2+P+10?0%+. Cistado de sitios o lu,ares. 01#23.?512+ D5 %+1#.C2A. Documento so(re cualquier soporte6 pu(licado o no6 que relaciona o descri(e un con;unto de unidades documentales con el fin de esta(lecer un control f/sico6 administrativo o intelectual de los mismos6 que permita su adecuada locali-aci n y recuperaci n. Dependiendo de la fase de tratamiento archiv/stico de los documentos de la que deriven los instrumentos6 se pueden distin,uir. instrumentos de control Mfases de identificaci n y valoraci nN e instrumentos de referencia Mfases de descripci n y difusi nN. 01#23.?512+ D5 %+123+C. 5s aquel que se ela(ora en las fases de identificaci n y valoraci n. Por lo tanto6 pueden ser instrumentos de control6 entre otros6 en la fase de identificaci n los si,uientes. ficheros de or,anismos6 ficheros de tipos documentales6 repertorios de series6 cuadros de clasificaci n6 re,istros topo,r'ficosS y en la fase de valoraci n. relaciones6 ta(las de retenci n documental6 re,istros ,enerales de entrada y salida6 relaciones y actas de eliminaci n6 informes6 relaciones de testi,os resultantes de muestreo. 01#23.?512+ D5 D5#%30P%0+1. MGase 0nstrumento de %onsultaN. 01#23.?512+ D5 35*5351%0A. MGase 0nstrumento de %onsultaN. 01G512A30+. 5s el instrumento que descri(e la relaci n sistem'tica y detallada de las unidades de un fondo6 si,uiendo la or,ani-aci n de las 1+3?AC0UA%0+1. #ometer una actividad u o(;eto a norma6 o sea a un modelo6 tipo6 patr n o criterio dado. O ?A1.#%302+. Documento escrito a mano. ?APA. 3epresentaci n ,r'fica @con convenciones@ de un espacio. ?A3%A D5 A<.A. #eJal distintiva usada por los fa(ricantes de papel o mandada hacer por una entidad al momento de ela(orar el papel. ?0%3+*0C?A%0+1. 2cnica que permite foto,rafiar documentos y o(tener pequeJas im',enes en pel/cula. ?0%3+*0C?5. *oto,raf/a en pel/cula ,eneralmente de 1) o 3$ mil/metros6 utili-ada en reproducci n de documentos. ?.5#235+. +peraci n por la cual se conservan ciertos documentos de car'cter representativo o especial. #e efect:a durante la selecci n hecha con criterios alfa(ticos6 cronol ,icos6 numricos6 topo,r'ficos6 tem'ticos6 entre otros. N

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+3D51A%0+1. +peraci n de unir los elementos o unidades de un con;unto relacion'ndolos unos con otros6 de acuerdo con una unidad@orden esta(lecida de antemano. 5n el caso de los archivos6 estos elementos ser'n los documentos o las unidades archiv/sticas dentro de las series. +3D51A%0+1 D+%.?512AC. .(icaci n f/sica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. +3<A10<3A?A. 3epresentaci n ,r'fica de la estructura or,'nica de al,:n tipo de or,ani-aci n o entidad6 que indica las distintas oficinas o unidades administrativas que conforman una entidad u or,anismo. +3<A10UA%0+1 D5 A3%F0G+#. %on;unto de operaciones tcnicas y administrativa cuya finalidad es la a,rupaci n documental relacionada en forma ;er'rquica con criterios or,'nicos o funcionales para revelar su contenido. +3<A10UA%0+1 D5 D+%.?512+#. Proceso archiv/stico que consiste en el desarrollo de un con;unto de acciones orientadas a clasificar6 ordenar y si,nar los documentos de una entidad. +30<01AC. Documento producido directamente por su autor6 sin ser copia. ' PA230?+10+ A3%F0G0#20%+. %on;unto de archivos conservados en el pa/s y que forman parte esencial de su patrimonio administrativo6 cultural e hist rico. PA230?+10+ D+%.?512AC. %on;unto de documentos conservados por su valor sustantivo6 hist rico o cultural. P05UA D+%.?512AC. .nidad m/nima que re:ne todas las caracter/sticas necesarias para ser considerada documento. Pueden ser e;emplos de pie-as documentales6 entre otros= un acta6 un oficio6 un informe. P35#53GA%0+1 D+%.?512AC. MGase %onservaci n de DocumentosN. P301%0P0+ D5 +3D51 +30<01AC. +rdenaci n interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.

P301%0P0+ D5 P3+%5D51%0A. %onservaci n de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen. Principio fundamental de la teor/a archiv/stica que esta(lece que los documentos producidos por una instituci n u or,anismo no de(en me-clarse con los de otros. P3+2+%+C+. #erie ordenada de escrituras ori,inales y otros documentos notariales6 que los escri(anos y notarios autori-an con formalidades. P3+V5%2+ D5 D5#%30P%0+1 D5 A3%F0G+#. *ormulaci n de actividades en el tiempo6 que contemplan los criterios y mtodos a se,uir en la selecci n y descripci n de una determinada unidad archiv/stica6 con el fin de o(tener instrumentos de consulta normali-ados para la investi,aci n con (ase en fuentes primarias. 5l plan contempla6 entre otros aspectos6 evaluaci n de requerimientos de descripci n6 tipos documentales a ele,ir6 unidades archiv/sticas6 evaluaci n de criterios para determinaci n de trminos descriptivos6 aspectos f/sicos de los documentos a tener en cuenta y formas de captura y automati-aci n de los datos propios de la descripci n archiv/stica. P3+D.%%0+1 D+%.?512AC. 3ecepci n o ,eneraci n de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones. R 35<0#23+ D5 D+%.?512+#. Anotaci n de los datos del documento en los modelos de control. 35<0#23+ 2+P+<3A*0%+. 0nstrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una de las unidades de conservaci n6 indicando su posici n exacta en un dep sito de archivo. 35<CA?512+ D5 A3%F0G+#. #on los lineamientos ,enerales administrativos y tcnicos6 para dar cumplimiento a diversas disposiciones de Cey. 35P+#02+30+ D+%.?512AC. MGase Dep sito de ArchivoN. 35P3+<3A*0A. %on;unto de procedimientos destinados a la multiplicaci n fototcnica y la policopia de documentos6 mediante tcnicas como la foto,raf/a6 la fotocopia y el microfilm.

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35251%0+1 D5 D+%.?512+#. 5s el pla-o en trminos de tiempo en que los documentos de(en permanecer en el archivo de ,esti n o en el archivo central6 tal como se consi,na en la ta(la de retenci n documental. S #5%%0+1. 5s una su(divisi n del fondo6 inte,rada por un con;unto de documentos ,enerales6 en ra- n de esa su(divisi n or,'nico@funcional. #5C5%%0+1 D+%.?512AC. Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentaci n6 (ien sea para su eliminaci n o su conservaci n parcial o total. #5305 D+%.?512AC. %on;unto de unidades documentales de estructura y contenido homo,neos6 emanados de un mismo r,ano o su;eto productor como consecuencia del e;ercicio de sus funciones espec/ficas. 5;emplos= Fo;as de Gida o Fistorias Ca(orales6 %ontratos6 Actas6 0nformes6 entre otros. #53G0%0+# D5 A3%F0G+. Proceso mediante el cual se pone a disposici n de los usuarios la documentaci n de una entidad6 con fines de informaci n. #0<1A2.3A 2+P+<3A*0%A. 1umeraci n correlativa por la que se identifican todas las unidades de conservaci n de un dep sito. #0#25?A 1A%0+1AC D5 A3%F0G+#. Pro,rama 5special orientado al lo,ro de la cooperaci n interinstitucional de los archivos6 a travs de planes y pro,ramas para alcan-ar o(;etivos comunes de desarrollo y consolidaci n del sector archiv/stico6 coordinado por el Archivo <eneral de la 1aci n. #.&*+1D+. Ca su(divisi n del fondo que contiene un con;unto de documentos relacionados que corresponden a su(divisiones administrativas en las oficinas u or,anismos que lo ori,inaron. 2am(in es aplica(le este trmino a aquella a,rupaci n que se hace de documentos por criterios ,eo,r'ficos6 cronol ,icos6 funcionales o similares. #.&#5305. Aquellos documentos que son el resultado de una misma ,esti n y cuyo contenido tem'tico se refiere a un asunto especifico. 5;. #erie= #u(serie= %+123A2+# %ontratos de Prestaci n de #ervicios %ontratos de +(ra.

2A&CA D5 35251%0+1 D+%.?512AC. Cistado de series y sus correspondientes tipos documentales6 producidos o reci(idos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones6 a los cuales se asi,na el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Cas ta(las de retenci n documental pueden ser ,enerales o espec/ficas de acuerdo a la co(ertura de las mismas. Cas ,enerales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier instituci n. Cas espec/ficas hacen referencia a documentos caracter/sticos de cada or,anismo. 20P+ D+%.?512AC. .nidad Documental #imple. 20P+C+<0A D+%.?512AC. 5studio de las diferentes clases de documentos que pueden distin,uirse se,:n su ori,en y caracter/sticas diplom'ticas. 2+?+. Golumen de cierta extensi n6 en el cual est'n encuadernados varios documentos en forma separada y con pa,inaci n propia. 2+P+10?0A. 5studio del ori,en y si,nificaci n de los nom(res propios de un sitio o lu,ar. 23A1#%30P%0+1. Procedimiento para reproducir con exactitud un documento. Puede ser textual6 facsimilar o actuali-ada ,ramaticalmente. 23A1#*5351%0A# D+%.?512AC5#. 3emisi n de los documentos del archivo de ,esti n al central y de este al hist rico de conformidad con las ta(las de retenci n documental adoptadas.

23A1#*5351%0A# P30?A30A#. 3emisi n de documentos del archivo

de ,esti n Mo de oficinaN al central para su conservaci n precautelativa y se trata de documentos cuya frecuencia de uso ha disminuido o culminado en el proceso de atenci n de tr'mites.
23A1#*5351%0A# #5%.1DA30A#. 3emisi n de documentos del

archivo central al archivo hist rico para su conservaci n permanente. #e trata de documentos de(idamente seleccionados teniendo en cuenta valor cient/fico6 cultural e hist rico.

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U .10DAD AD?010#23A20GA. .nidad tcnico@operativa de una instituci n. .10DAD A3%F0G0#20%A. %on;unto de pie-as o tipos documentales. Puede ser unidad archiv/stica6 entre otras= un expediente. MGase expedienteN. .10DAD D5 %+1#53GA%0+1. %uerpo que contiene en forma adecuada una unidad archiv/stica. Pueden ser unidades de conservaci n entre otras. una ca;a6 un li(ro o un tomo. .10DAD D+%.?512AC. Ca m's pequeJa unidad de archivo6 indivisi(le intelectualmente. 5;= una carta6 memorando6 informe6 foto,raf/a6 re,istro sonoro. .nidad de an'lisis en los procesos de identificaci n y caracteri-aci n documental. Ca unidad documental puede ser simple cuando est' constituida por un s lo documento o comple;a cuando lo constituyen varios formando un expediente. V GAC+3 AD?010#23A20G+. Aquel que posee un documento para la administraci n que lo ori,in o para aquella que le sucede6 como testimonio de sus procedimientos y actividades. GAC+3 %+12A&C5. 5s la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el con;unto de cuentas6 re,istros de los in,resos y e,resos y de los movimientos econ micos de una entidad p:(lica o privada. GAC+3 *0#%AC. 5s la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda p:(lica. GAC+3 F0#2+30%+. MGase Galor #ecundarioN. GAC+3 E.30D0%+. Aquel del que se derivan derechos y o(li,aciones le,ales re,ulados por el derecho com:n. GAC+3 C5<AC. Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.

GAC+3 P30?A30+. 5s el que tienen los documentos mientras sirven a la instituci n productora y al iniciador6 destinatario o (eneficiario del documento6 es decir6 a los involucrados en el tema o en el asunto. GAC+3 #5%.1DA30+. 5s el que interesa a los investi,adores de informaci n retrospectiva. #ur,e una ve- a,otado el valor inmediato o primario. Cos documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. GAC+3A%0+1 D+%.?512AC. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de esta(lecer su permanencia en las diferentes fases de archivo. Para ello se de(e ela(orar una 2a(la de Galoraci n Documental para determinar el destino final de la documentaci n Meliminaci n6 selecci n o conservaci n permanente.N

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