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TESORERIA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
TESORERIA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
TESORERIA
II- INDICE
I- TITULO…………………………………………………… 1
II- INDICE……………………………………………………. 2
III- ALCANCE………………………………………………… 3
V- POLITICAS………………………………………………… 3
VI- RESPONSABLES…………………………………………. 3
X- GLOSARIO DE TERMINOS………………………………. 10
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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III-
III- ALCANCE
El presente manual comprende el proceso de pagos de todos los compromisos asumidos por
Emprendimientos Forestales S.R.L y la reposición de caja chica de los departamentos
Operaciones, Soporte y Administración.
IV-
IV- OBJETIVO
Realizar en tiempo y forma el pago a proveedores, prestadores de servicio, funcionarios y demás
contratistas asumidos por la empresa Emprendimientos Forestales S.R.L, teniendo en cuenta el
manejo eficiente de los recursos de acuerdo a lo establecido en el Presupuesto General de Gastos.
V- RESPONSABLES
• Tesorero
• Encargado de Compras
• Jefe de Soporte
• Jefe de Campo
• Jefe de Administración y finanzas
• Director Administrativo
VI-
VI- POLITICAS
1- DESTINO DE LA CAJA CHICA SOPORTE: SOPORTE Destinado para gastos operativos o
imprevistos como ser reparaciones de bajo costo y solución rápida de máquinas, herramientas y
equipos de campo, compra de alguna herramientas de desgaste rápido, repuestos de bajo costo y
de urgencia, costos de encomiendas o Courier, pasaje o combustible para retiro de encomiendas o
repuestos u otro de urgencia, otros similares.
Prohibido su utilización para pago de honorarios, salarios, contratistas, adelantos, viáticos, gastos
particulares, combustible por movilidad PERMANENTE, u OTROS que no se hayan descrito
precedentemente.
2- DESTINO DE LA CAJA CHICA VIVERO: VIVERO Destinado para gastos de oficina, papelería,
gastos administrativos, gastos menores efectuados por todos los demás sectores, excluyendo los
que corresponden al Dpto. de Soporte, que no superen Gs. 300.000 (Guaranies Trescientos mil)
3- DESTINO DE CAJA CHICA CAMPO: CAMPO Destinado para gastos operativos o imprevistos
como ser reparaciones de maquinas, herramientas y equipos de campo que se le otorga al Jefe de
Campo, que por la distancia que se encuentran deben dar rápida solución a inconvenientes que
puedan surgir en el trascurso de la ejecución del proyecto.
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las firmas con sus respectivas aclaraciones de Contabilidad, Compras, Tesorería, Administración ,
y la descripción del concepto.
VII-
VII- PROCEDIMIENTOS
3- Cuando los montos excedan los Gs. 300.000 ya no se procede por compra de caja chica,
se debe aplicar el procedimiento de compra.
4- Las compras realizadas deben ser respaldadas por factura legal, describiendo la Razón
Social, RUC, Dirección Teléfono, etc. y cuando el monto de gastos realizados llegue a
Gs. l.000.000 (Guaranies Un millón) se debe realizar la rendición, según planilla de
Rendición de Caja Chica, solicitando su reposición.
5- El jefe de soporte elabora la Rendición de Caja Chica y presenta al Jefe de Adm. para su
control y visto bueno, ese legajo se entrega completo al Departamento Contable,
mediante memo interno de entrega de documentos, donde los responsables de
contabilidad deben firmar recibidos, y luego los auxiliares contables cargan en el modulo
“Compras” imputando la obligación de cada comprobante.
8- El legajo original debe contener: Orden de pago, Copia de cheque, Planilla de Rendición
y comprobantes, y la Orden de Compra para la reposición, donde se archiva en Tesorería
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hasta las 48 horas siguientes y luego remite a Contabilidad para registrar y mantener el
archivo de los mismos.
9- El Tesorero deja una copia de la Orden de Pago, para su archivo interno.
10- El cheque sale a nombre del encargado de soporte, quien recibe y firma, aclarando su
firma con numero de cedula.
1- El monto otorgado para cada Jefe de Base es de Gs. l.000.000 (Guaranies Un millón), y
en casos excepcionales, dependiendo de la necesidad se aumentara previa autorización del
Director Administrativo.
2- El manejo de la caja chica tiene el mismo manejo que la Caja Chica otorgado a Soporte,
en cuestiones administrativas.
3- El Jefe de Base debe entregar los comprobantes de gastos al Jefe de Soporte, para un
previo control de dichos gastos, debe darle firma visto bueno.
7- Si existiese algún inconveniente con las facturas rendidas, no son legales, no tienen datos
correctos, Contabilidad informara a la Jefa Administrativa para su resolución, ya que el
único responsable es el Jefe de Base de campo y se ajustara a sanciones previstas por el
Reglamento Interno de la empresa.
7.3-
.3- Caja
Caja Chica – Administración Central
1- El Tesorero manejara la suma en efectivo de Gs. 2.000.000 (Guaranies dos millones)
como monto inicial para el manejo de los gastos menores a Gs. 300.000 por factura
emitida.
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3- Cuando los montos excedan los Gs. 300.000 ya no se procede por compra de caja chica,
se debe aplicar el procedimiento de compra.
4- Las compras realizadas deben ser respaldadas por factura legal, describiendo la Razón
Social, RUC, Dirección Teléfono, etc. y cuando el monto de gastos realizados llegue a
Gs. 1000.000 (Guaranies Un millón) se debe realizar la rendición, según planilla de
Rendición de Caja Chica, solicitando su reposición.
8- El legajo original debe contener: Orden de pago, Copia de cheque, Planilla de Rendición
y comprobantes, donde se archiva en Tesorería hasta que los auxiliares de Contabilidad
pasen a retirar al 10 de cada mes para registrar y mantener el archivo de los mismos.
9- El Tesorero deja una copia para su archivo interno de la Planilla de rendición y la OP.
10- El cheque sale a nombre del encargado de soporte, quien recibe y firma, se adjunta la
copia de cedula.
7.4-
.4- PAGOS A PROVEEDORES (A CREDITO)
Los pagos se procesan de la siguiente manera:
1- En la semana que se defina como semana de pago, el días martes, el encargado del dpto.
de compras propondrá al jefe administrativo una lista de posibles pagos del día viernes.
2- Una vez aprobado la lista de pagos, el encargado de compras pasara al tesorero un listado
definitivo de pagos mediante un memo interno.
3- El Tesorero emitirá una solicitud via memo a Contabilidad donde solicitará (miércoles)
el preparo de los legajos para pagos, según listado DEFINITIVO, a fin de que el día
jueves por la mañana contra acuse de recibo del memo para la elaboración de los cheques.
4- El Tesorero procede a la imputación en el Modulo “Tesorería”, y genera la Orden de
Pago por cada proveedor, y al mismo tiempo el sistema emite el cheque respectivo.
5- El cheque emitido debe estar a nombre del proveedor o en su defecto a nombre del
representante legal.
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7.5-
.5- COMPRAS AL CONTADO, SIN PREVIA FACTURA o ANTICIPO
ANTICIPO
1- En caso de que se deba contratar un servicio y se deba pagar antes de que exista una
factura legal, se debe primeramente consultar con el Jefe de Adm. y Finanzas acerca de la
necesidad y el mismo autoriza firmando detrás del presupuesto su aprobación y se anexa
posteriormente con la Orden de Compra.
2- Luego se solicita al Tesorero la confección de la Orden de Pago, adjuntando la
autorización por escrita de la compra.
3- El Encargado de Compras, emite la Orden de Compra, y sigue la secuencia normal, pero
al imputar en el modulo compras se carga con el Numero de la OC, ya que no se dispone
de la factura, a fin de que se pueda generar el cheque y la Orden de Pago.
4- El cheque sale a nombre del proveedor. Luego de proceder al pago y recibir la factura
legal correspondiente se anexa al legajo y se actualiza la carga con el número de
comprobante legal.
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7.6-
.6- FACTURAS DE SERVICIOS BASICOS
Son consideradas las Facturas de Energía Eléctrica (ANDE), Teléfono (Copaco), Línea
Corporativa, Internet, Tarjeta de Crédito Corporativa, Seguros o demás Servicios que son
contratados y aprobados por un periodo de tiempo determinado como ser cuota de préstamo,
Cafepar, Agua, alquiler de propiedades.
Estos servicios no requerirán de presupuestos y Orden de Compra para cada pago a ser efectuado.
3- El Tesorero, antes del vencimiento de dichas facturas, genera la OP, imputa en el sistema
en el Modulo Tesorería”, y genera la Orden de Pago por cada proveedor, y al mismo
tiempo el sistema emite el cheque respectivo.
4- Antes de la firma y sello de la OP, el Jefe de Adm. y Finanzas, revisa y controla los
montos, detalles de la factura, RUC, fecha, etc. Y le da un Visto bueno.
6- Los procedimientos posteriores siguen el mismo curso que los anteriores mencionados en
Caja Chica y Pago a Proveedores.
7.7-
.7- MANEJO DE LAS CUENTAS BANCARIAS
BANCARIAS
1. Las dos cuentas corrientes habilitadas para el uso de la empresa, son en moneda local y en
dólares (Gs y $), las dos tienen el mismo tratamiento.
2. Los cobros que se realizaren en moneda local automáticamente se depositan en la cuenta
para el efecto así como las cobradas en dólares.
3. En caso de incurrir en sobregiros, y se observare que una de las cuentas presenta mayor
liquidez, se puede proceder al cambio de moneda a fin de depositar en aquella que carece
de efectivo.
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7.8-
.8- PAGOS A FUNCIONARIOS
1- El Jefe de RRHH, recibe las informaciones del campo, hasta el 25 de cada mes. El 30 de
cada mes, confecciona la planilla, realizando los debidos cálculos de descuentos,
bonificaciones, etc y adjunta los comprobantes o demás respaldos de dichas imputaciones
formándose un legajo de sueldos.
2- El Jefe de Recursos Humanos, el primer día de cada mes emite un Memo al Director
Administrativo adjuntando la planilla con el detalle, el legajo debe contener: Planilla de
sueldo (detallando descuentos, bonificaciones, etc), facturas de honorarios en el caso de
profesionales del campo. El Director revisa y autoriza si las condiciones están dadas,
mediante firma y sello.
3- Al estar autorizado, el tesorero recibe el memo con el legajo y carga en el Flujo
Financiero para provisionar el desembolso.
4- De 1 al 10 de cada mes se considera el lapso de tiempo para el pago de sueldos al
personal, según las disponibilidades financieras.
5- Al autorizarse el pago, el tesorero imputa los montos en el modulo tesorería a fin de
generar la OP, y el cheque correspondiente.
6- Al mismo tiempo que el Tesorero imputa dicho gasto, el jefe de RRHH realizara la
carga de los montos respectivos de sueldos a los funcionarios que disponen de Cta. Cte
en el Sistema del Banco, y genera la planilla adjuntando el archivo del mismo para
entregar al banco.
7- Los demás funcionarios que no tienen cuenta corriente, el tesorero los agrupa y se genera
un solo cheque, a fin de efectivizar y realizar el pago en forma individual. Deberá
presentarse al Banco para efectivizar dicha suma de dinero el Tesorero en compañía del
Jefe de RRHH.
8- El Jefe de Recursos Humanos, se encarga de los pagos respectivos, según manual de
procedimientos del Departamento de RRHH.
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VIII- REGISTRO DE CAMBIOS
Edición 2.009 – 28/07/2009
En el Alcance se define el responsable del proceso
Se establece procedimientos para casos de anticipos. Punto 2 del Capitulo 3
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IX-
IX- DOCUMENTOS RELACIONADOS
X- GLOSARIO DE TERMINOS
OC = Orden de Compra, utilizado por el Encargado de compras para autorizar las compras
solicitadas por el PM de deposito. Tendrá tres vías, original proveedor, y duplicado deposito y
triplicado para archivo de compras.
OP = Orden de Pago, utilizado en una sola vía, a fin de efectuar pagos y emitir cheques del
sistema informático.
CCH = Caja Chica, utilizado por Soporte, Administración y Jefes de Base del Campo.
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