SISTEMA DE REGISTRO ACADMICO E INSTITUCIONAL (SIRAI)

MDULO REGISTRO DE MATRCULA DE EDUCACIN MEDIA

MANUAL DE USUARIO

JUEVES 4 DE ENERO DE 2013

Sistema de Registro Acadmico Institucional SIRAI

NDICE

NDICE .............................................................................................................................................................. i
INTRODUCCIN ........................................................................................................................................................................ ii CREACIN DE AO ESCOLAR .................................................................................................................................................. 1 CARGAR PERSONAL AO......................................................................................................................................................... 5 MATRCULA............................................................................................................................................................................... 7
CREACIN DE SECCIONES. .......................................................................................................................................................................... 7 REGISTRO DE MATRCULA. .......................................................................................................................................................................11

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INTRODUCCIN

El siguiente manual est dirigido especficamente a los usuarios de director del pas, en l se detalla paso a paso el procedimiento a seguir por los Centros Educativos para efectuar satisfactoriamente el Registro de Matrcula de Educacin Media en el Sistema de Registro Acadmico e Institucional (SIRAI), haciendo nfasis en algunas recomendaciones fundamentales para no tener problemas en el momento de matricular a sus respectivos alumnos, se recomienda leer detenidamente cada una de las opciones expuestas en el siguiente manual antes de comenzar con el proceso de matrcula.

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CREACIN DE AO ESCOLAR

Despus de haberse realizado el Cierre del Ao Escolar Oficial en el Departamento de Acreditacin los Centros Educativos debern accesar al Ao Escolar recin finalizado con el usuario de Director. Hay que tomar en cuenta que despus del Cierre del Ao Escolar Oficial el nico usuario activo ser el de Director; por lo que despus de crear el nuevo Ao Escolar se tiene que se tiene proceder a la carga de personal que ser detallado ms adelante.

Despus de ingresar al sistema con usuario de Director la primera pantalla que le aparecer ser Seleccionar Ao Escolar; la cual se representa en la siguiente figura.

Observe la figura anterior, note que solo se encuentra el campo Ao y un combo de seleccin; el combo muestra los aos de la entidad en orden descendente; para cambiar el ao, de clic sobre el combo y en l se mostrarn todos los aos existentes para la entidad educativa.

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Despus de seleccionar el ao escolar recin finalizado, de clic en el botn Continuar. Al dar clic sobre el botn, el sistema le permitir acceder a la pantalla de inicio del sistema, la cual se presenta en la siguiente figura.

El procedimiento para crear el nuevo ao escolar se realizar de la siguiente manera:

De clic en la opcin de men Procesos. Ubique su puntero en la opcin Ao Escolar. De clic sobre la opcin Ao Escolar.

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Al realizar los pasos anteriores, el sistema le mostrar la lista de aos creados, en este caso todos estarn inactivos. En la siguiente figura se detalla lo antes mencionado:

Para crear el Nuevo Ao Escolar, es necesario dar clic en la opcin Nuevo que se encuentra en la barra de Men de Opciones al lado izquierdo de la aplicacin. Luego el sistema la mostrar la siguiente pantalla:

Los campos que forman esta pantalla, son los siguientes: Ao: Ingrese el ao escolar por entidad. Fecha de Inicio (dd/mm/aaaa): Ingrese la fecha de inicio del ao por entidad, con el formato correspondiente (da/mes/ao). Fecha de Fin (dd/mm/aaaa): Ingrese la fecha de finalizacin del ao por entidad, con el formato correspondiente (da/mes/ao). Descripcin: Ingrese la descripcin del ao a crear. Departamento de Acreditacin Institucional

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NOTA: La fecha de inicio no puede ser menor al da en que se efecta la creacin del ao escolar, debemos utilizar como mnimo la fecha del da en que se crea. Para el ao 2013 se sugiere hacer uso de las fechas siguientes: Fecha de Inicio: Fecha del da en que se cree el ao escolar. Fecha de Fin: 30/12/2013

Para guardar los datos ingresados en el sistema, debe de dar clic en el botn Guardar con lo que finalmente el Centro Educativo tendr creado en el sistema el Nuevo Ao Escolar. Para ingresar a dicho ao se deber salir completamente del Sistema y accesar nuevamente con el usuario de Director, seleccionar en el combo de seleccin el Nuevo Ao Escolar y proceder a la Carga de Personal respectiva.

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CARGAR PERSONAL AO

Despus de haber ingresado al Nuevo Ao Escolar con Usuario de Director se ingresar a la opcin Cargar Personal Ao para agregar los usuarios creados en el ao anterior en el nuevo ao incluyendo el usuario de Registro Acadmico, cabe sealar que este proceso es necesario para poder trabajar con procesos pendientes de notas en los aos

anteriores, mientras el usuario de Registro Acadmico no sea cargado en el nuevo ao al intentar accesar a aos anteriores con dicho usuario el sistema retornar el mensaje Contrasea Incorrecta por lo que es importante efectuar la carga del personal como se explica a continuacin para que el Usuario de Registro Acadmico funcione:

Para cargar personal al nuevo ao escolar 2010 creado, realice lo siguiente:

De clic en la opcin de men Procesos. Ubique su puntero en la opcin Cargar Personal Ao.

De clic sobre la opcin Cargar Personal Ao.

Al realizar lo anterior, el sistema le permitir acceder a la pantalla de la lista de usuarios utilizados en el ao anterior como se muestra en la siguiente figura: Departamento de Acreditacin Institucional

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S desea cargar un usuario, de clic en la opcin Cargar Usuario que se encuentra ubicada a la par de cada uno de los registros mostrados, el sistema retornar el siguiente mensaje Usuario cargado en el Ao Escolar Activo Satisfactoriamente l cul indica que el proceso se ha ejecutado con xito, y con ello podr utilizar ese usuario en el nuevo ao escolar de la entidad, es importante sealar que solamente los usuarios que se carguen aparecern en el campo Docente responsable de seccin a la hora de crear las secciones respectivas del ao en curso. Recuerde que si se requiere crear nuevos usuarios debe utilizar el proceso tradicional. Posteriormente proceder al proceso de Matrcula en el SIRAI.

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MATRCULA

CREACIN DE SECCIONES.

Antes de iniciar el proceso de matrcula en el Nuevo Ao Escolar, es necesario crear las respectivas secciones donde sern registrados los estudiantes. A continuacin se detallan los pasos a seguir para dicho proceso: 1. En el nuevo ao escolar, seleccionar en el men procesos la opcin, Administrar secciones.

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Sistema de Registro Acadmico Institucional SIRAI 2. Aparecer la siguiente pantalla, dar clic en la opcin nuevo:

3. Al seleccionar la opcin nuevo aparecer la siguiente pantalla en la que es necesario rellenar o elegir las opciones de los campos requeridos por el sistema:

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4. Al haber completado dichos campos, como se muestra en el ejemplo, dar clic en el botn guardar:

5. Aparecer el mensaje: seccin creada satisfactoriamente, y podr continuar con el proceso de creacin de las secciones que requiera la entidad educativa.

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NOTA. Las instituciones que poseen la modalidad Apremat opcin Industrial deben crear sus secciones seleccionando en el SIRAI los servicios educativos que presentan al final y entre parntesis la palabra Apremat.

De igual forma las instituciones que tienen acreditado el Bachillerato Tcnico Nocturno en cualquiera de sus opciones debern crear sus secciones seleccionando en el sistema los servicios educativos que presentan al final y entre parntesis la palabra Nocturno.

NOTA. Nunca se debe elegir el programa NOCHE en las modalidades nocturnas del sistema tradicional, dicho programa se utiliza solamente para las modalidades EDUCAME.

Si alguna institucin posee bachillerato nocturno y este no aparece entre los servicios acreditados en el sistema, deber presentar copia de acuerdo a Acreditacin Central para acreditarle el servicio educativo correspondiente a la jornada nocturna.

Asimismo las instituciones que imparten MEGATEC tambin deben elegir los servicios educativos que presentan al final y entre parntesis la palabra Megatec tanto el tcnico como en el general.

Ejemplos: Primer Ao de Bachillerato Electrnica (Apremat) Primer Ao de Bachillerato Contador (Nocturno) Primer Ao de Bachillerato Logstica y Aduanas (Megatec) Primer Ao de Bachillerato General (Megatec)

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REGISTRO DE MATRCULA.

Para efectuar el proceso de matrcula de alumnos con NIE se deben seguir los pasos que continuacin se detallan:

1. En el Nuevo Ao Escolar ir al men procesos, donde se debe seleccionar y dar clic en la opcin registro de matrcula:

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2. Aparecer la pantalla siguiente, en donde se seleccionar el servicio educativo y la seccin de bachillerato en donde realizara la matrcula, luego dar click en filtrar:

3. Al haber filtrado, se desplegar una ventana en donde se reflejar la informacin de la seccin y luego ingresar en la opcin matricular alumnos:

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4. Se desplegar una pantalla que identifica la seccin, luego dar click en nuevo para iniciar el ingreso de los alumnos con su respetivo NIE.

6. Al desplegarse la siguiente pantalla se realizar: 1. Digitar el NIE. 2. Click en buscar NIE, aparecer el nombre del estudiante. 3. Se deber de registrar, de acuerdo a los documentos en fsico, partida de nacimiento y certificado. 4. Click en guardar.

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5. Aparecer el mensaje de matrcula creada satisfactoriamente se contina con el proceso de matrcula del resto de estudiantes:

Si no se marcan los documentos no proceder la validacin en la Departamental.

NOTA. Para los estudiantes que fueron matriculados en el SIRAI en el ao 2008 o en aos posteriores a ste y que por lo tanto ya tienen NIE, pero sus nombres estn escritos con errores ortogrficos (incluyendo la omisin de tildes), deber efectuarse la correccin correspondiente en las oficinas de Acreditacin de su respectivo Departamento, en los primeros 3 meses de cada ao. Los centros educativos sern los responsables de identificar en el SIRAI los errores en la escritura de los nombres y apellidos de los estudiantes y presentarlos a la oficina de Acreditacin Departamental con la respectiva copia de la partida de nacimiento. Despus de matricular a un alumno que haya cursado su noveno grado en el ao 2008 o en aos posteriores a ste y que fue registrado en el SIRAI, ir al men Procesos, luego Administrar Alumnos para completar los datos de la ficha del alumno porque su expediente est incompleto. Departamento de Acreditacin Institucional

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Para efectuar el proceso de matrcula de alumnos sin NIE se deben seguir los pasos que a continuacin se detallan: 1. Si el alumno estudi noveno grado en el ao 2008 en aos posteriores a ste y no present NIE se debe buscar en el sistema por medio del nombre desde la opcin Administrar alumnos, existen varias formas de bsqueda: digitar todo el nombre en maysculas, digitar la primera letra de cada nombre en mayscula y las dems en minsculas o simplemente colocar el smbolo de porcentaje (%) en lugar de las letras tildadas las letras que difieren con relacin a la escritura de un mismo nombre. Ejemplos: Jos% Antonio Pineda Hern%ndez, Jane% Mart%nez (En este ltimo caso, el sistema retornar los registros que contengan el nombre Janet, Janeth Janette). Al encontrar el NIE se deben seguir los pasos detallados en el proceso de matrcula de alumnos con NIE.

Si definitivamente no se encuentra un alumno registrado en el sistema ya sea porque estudi en aos anteriores al 2008, procede del extranjero por algn otro motivo no se registr en el sistema se debe seguir el procedimiento que se explica a continuacin. 2. Seleccionar y dar click en la opcin nuevo, se desplegar una ficha en blanco la cual ser llenada con los datos del estudiante. Departamento de Acreditacin Institucional

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Sistema de Registro Acadmico Institucional SIRAI Al haber completado los campos, click en guardar. NOTA. En el momento de crear la ficha no debe tocarse la pestaa de matrcula (en el caso de que aparezca dicha pestaa), ya que la matrcula se hace despus desde la opcin Registro de Matrcula. Para el llenado del expediente del estudiante, debe escribirse correctamente los nombres y apellidos del estudiante, tal como aparecen en la partida de nacimiento tomando en consideracin la Ley del Nombre. Asimismo, deber tenerse especial cuidado con aquellos nombres y apellidos que lleven acento ortogrfico (tilde), los cuales debern escribirse correctamente.

3. Despus de crear la ficha se deber seguir los pasos del 1 al 4 detallados en el proceso matrcula de alumnos con NIE con la diferencia que al desplegarse la pantalla de matrcula se realizar lo siguiente: Departamento de Acreditacin Institucional

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Sistema de Registro Acadmico Institucional SIRAI 1) Click en el botn que posee los 3 puntos.

2) Y se desplegar la siguiente pantalla, en la que se digitar el nombre del estudiante tal y como se digit al momento de crear la ficha. Dar click en filtrar y posteriormente dar click en el Id.

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Sistema de Registro Acadmico Institucional SIRAI 3) Se deber de registrar, de acuerdo a los documentos en fsico, partida de nacimiento y certificado. 4) Click en guardar. 5) Aparecer el mensaje matrcula creada satisfactoriamente. 6) Finalmente desde la opcin Construir del Men Reportes imprimir la Nmina de Matrcula Oficial la cual se presentar al respectivo Acreditador Departamental en el momento de la Validacin.

DIRECCIONES DE ACCESO INTERNET

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