NDICE Pg. Introduccin3 Documentos mercantiles.4 Importancia de la documentacin mercantil...4 Documentos comerciales negociables.5 Documentos comerciales no negociables12 Conclusin..

usin..18 Bibliograf a.1!

INTRODUCCIN Desde tiempos remotos" el comercio era una de las acti#idades m$s importantes del ser %umano" siendo el true&ue una de las formas elementales de reali'acin mercantil. Conforme fue e#olucionando el ser %umano en su relacin con el sistema producti#o mercantil" tambi(n fue desarrollando su forma de intercambio en las cosas) entonces se cre la moneda. *l %ombre de esta forma cambia ob+etos por su representacin de #alor. *sto a su #e' al %acerse notorios los adelantos , descubrimientos cient ficos" tambi(n se ten a &ue a#an'ar en las formas de intercambio para ello se crearon documentos mercantiles &ue a#alaran una determinada relacin comercial. -or tanto ba+o este orden de ideas se puede decir &ue la documentacin mercantil es una disciplina especiali'ada &ue nos da a conocer las caracter sticas fundamentales , re&uisitos primordiales &ue debe reunir toda documentacin a emplearse en cada acti#idad mercantil. .os documentos mercantiles a utili'arse dar$n fe de la acti#idad comercial" , ser#ir$n a su #e' para asentar dic%as operaciones en registros especiales , su posterior control por parte de la contabilidad. /dem$s el llenado de los documentos mercantiles re&uiere de un aspecto t(cnico legal" es decir fundamentadas en el arte de su confeccin , en las le,es &ue la rigen puesto &ue en el moderno mundo de los negocios cual&uier paso &ue se de en el campo mercantil se %ace constar en alg0n documentos , en caso de &ue su importancia lo +ustifi&ue" el documento en cuestin puede lle#ar la firma de alg0n calificado.

 DOCUMENTOS MERCANTILES. .os documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en &ue la operacin se reali'a" , su ob+eto es el de certificar entendimiento &ue e1iste entre las dos partes &ue %an efectuado un con#enio. -uede ser el tic2et &ue emite una ca+a registradora de #entas" el cual se entrega a el cliente &ue %a %ec%o una compra al contado" o bien un complicado contrato de muc%as p$ginas relati#o al arrendamiento de una costosa ma&uinaria3 pero tanto en uno como en otro caso describe la operacin en forma escrita" reduciendo as en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados. Dentro del concepto de documentacin mercantil se comprenden no solamente los papeles re#estidos de caracter sticas formales" sino todos los &ue puedan sustituirlos , tomen otra forma como ocurrir a en 0ltimo e1tremo con la correspondencia. *stos documentos mercantiles se en# an al Departamento de Contabilidad donde los contadores , au1iliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto m$s grande sea la empresa ma,or ser$ la necesidad del empleo de documentos. 4i se trata de una gran empresa de #entas por departamentos" %abr$ en ella muc%os dependientes atendiendo a la #enta en los distintos lugares en &ue se di#ide3 al mismo tiempo cierto n0mero de compradores estar$ ad&uiriendo mercanc as del mercado local" nacional o internacional. *n todos los departamentos de #enta se estar$ recibiendo dinero en pago de las #entas efectuadas" el cual se entrega en ca+a , luego se en# a a depositar al banco3 a su #e' se %acen desembolsos ba+o la responsabilidad del tesorero. 5rat$ndose de una organi'acin de la clase &ue %emos descrito" ser a imposible

&ue lle#ase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos de naturale'a mercantil. IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIN MERCANTIL .a importancia de la documentacin mercantil es tal &ue %a

creado normas especiales de car$cter t(cnico , disposiciones legales para impresin" arc%i#o , conser#acin de los distintos documentos &ue se utili'an en las operaciones mercantiles. /0n los formularios de simple orden interno para tramitacin entre dependencias de una misma empresa constitu,en elementos probatorios &ue permiten seguir el curso de un lote de mercanc as" identificar un en# o de dinero o e1igir el cumplimiento de una norma o disposicin interna cual&uiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras" %aciendo mencin de la fec%a , n0mero de una solicitud de compras" el &ue un pedido no se %ubiera recibido dentro del pla'o establecido. DOCUMENTOS COMERCIALES NEGOCIABLES .os documentos mercantiles negociables sustitu,en al dinero en efecti#o3 en consecuencia son negociables. *stos son) Letras de Cambio, Pagars y Cheque. LETRA DE CAMBIO *s una orden escrita de una persona 6girador7 a otra 6girado7 para &ue pague una determinada cantidad de dinero en un tiempo futuro 6determinado o determinable7 a un tercero 6beneficiario7..as personas &ue inter#ienen son) .a letra de cambio es un t tulo de cr(dito representati#o de dinero. *n ella se consigna una cantidad determinada o determinable de dinero &ue debe pagarse a su tenedor o beneficiario. -or consiguiente" (ste tiene un derec%o personal o cr(dito" &ue debe satisfacer el o los obligados al pago.

.a letra tiene un car$cter abstracto. -or tanto" es independiente del negocio &ue le dio origen. *s el caso cuando se acepta una letra en pago del precio de una compra#enta. *n este caso el comprador tendr$ dos obligaciones) una emanada de la compra#enta , otra" de la aceptacin de la letra. -ara e#itar esto se debe e1presar &ue se acepta la letra en pago del precio o para garanti'ar o facilitar el cobro del mismo.

En la emisin y circulacin de una letra de cambio intervienen las siguientes personas: 8 .ibrador o girador) *s a&uel &ue pone en circulacin una letra de cambio" dando la orden para &ue se efect0e el pago.

8 .ibrado) *s a&uel a &uien se da la orden de pago" la cual puede o no aceptar. *n caso de &ue acepte" &uedar$ obligado a efectuarlo" pasando a denominarse aceptante. 8 -ortador o beneficiario) *s el titular del cr(dito representado por la letra" &uien deber$ presentarla para su aceptacin , cobro en los pla'os &ue correspondan. Deber$" adem$s" protestarla si no es aceptada o pagada. Eventualmente tambin pueden intervenir en la circulacin de la letra las siguientes personas: 8 *ndosante) /&uel &ue endosa una letra" con alguna de las finalidades &ue m$s adelante se se9alar$n. 8 *ndosatario) /&uel en cu,o fa#or se endosa la letra. *l tenedor se considera portador leg timo si +ustifica derec%o por una serie no interrumpida de endosos" aun&ue el 0ltimo est( en blanco. 8 /#alista) -ersona &ue garanti'a el pago de la letra.

*s importante considerar &ue la le, dispone &ue :todos los &ue firman una letra de cambio" sea como libradores" aceptantes o endosantes" &uedan solidariamente obligados a pagar al portador el #alor de la letra" m$s los rea+ustes e intereses" en su caso;. -or consiguiente" el portador puede cobrar a cual&uiera de ellos" sin &ue pueda e1cusarse alegando &ue se cobre a otro obligado. .a letra de cambio debe contener di#ersas menciones" algunas de las cuales son suplidas por la le," por lo &ue no es imprescindible se9alarlas en el documento. 4in embargo" a&uellas &ue la le, no suple deben ser se9aladas" de lo contrario el documento no #aldr$ como letra de cambio. 4in per+uicio de ello" puede #aler como un simple instrumento pri#ado. Las menciones que necesariamente debe tener la letra de cambio para que valga como tal, son las siguientes: 8Indicacin de ser letra de cambio) Debe utili'arse el mismo idioma empleado en el t tulo. .a orden" no su+eta a condicin" de pagar una cantidad determinada o determinable de dinero. 8.a suma puede ser determinable" por consiguiente" la orden puede consistir en pagar una cantidad de moneda nacional o moneda e1tran+era" etc. <o procede el pago en especie. =ue la orden no est( su+eta a condicin se refiere a &ue el pago de la letra no debe depender de un %ec%o futuro e incierto. 8 *l nombre , apellido de la persona a &uien debe %acerse el pago o a cu,a orden debe efectuarse. *ste es el portador o beneficiario. *n el caso de las personas +ur dicas %abr$ de indicarse su ra'n social. 8 *l nombre" apellido , domicilio del librado. 8 .a firma del librador. 8 >ec%a de la emisin.

Las menciones que se pueden insertar al momento del giro, son las siguientes:

a) Indicacin de la comuna del lugar del pago. *sto tiene importancia para efectos de constatar en el momento de protestar la letra" si se %an consignado fondos en 5esorer a para el pago de la letra. b) Cl$usula :de#uelta sin gastos; o :sin obligacin de protesto;. *stampada por el librador implica &ue no caducar$n las acciones cambiarias en contra de (l" los endosantes o a#alistas de ambos" en caso de &ue la letra no sea protestada en tiempo , forma. Incluida por un endosante" no caducar$n tales acciones" en el mismo supuesto" respecto de (l. *sto significa &ue no se produce el :per+uicio de la letra;" materia &ue se e1plicar$ m$s adelante. c) Cl$usula :no endosable;. 4i el librador %a insertado las palabras :no endosable; o una e1presin e&ui#alente" slo podr$ transferirse o constituirse en prenda conforma a las reglas aplicables a los cr(ditos nominati#os. *s decir" no se puede endosar para los efectos indicados" pero si puede transferirse o constituirse en prenda de acuerdo a otras reglas. 4in embargo" puede endosarse en comisin de cobran'a. d) Intereses , rea+ustes de la letra. .os intereses corren desde su emisin %asta su pago" a menos &ue se especifi&uen otras fec%as. 4e debe establecer un sistema de rea+uste permitido por la le,. MODELO DE LETRA DE CAMBIO

 EL PAGAR *l pagar(" es un t tulo de cr(dito o t tulo #alor &ue contiene la promesa incondicional de una persona a la cual se le denomina suscriptora" de &ue pagar$ a una segunda persona llamada beneficiaria o tenedora" una suma determinada de dinero en un determinado pla'o de tiempo. 4e debe indicar &ue el instrumento es un ?-agar(?" siendo e1presado en el idioma &ue se firme el con#enio de pago. /l ser impreso el documento" el t tulo del pagar( debe ser escrito totalmente en el mismo idioma del pa s donde se suscribe. *ste re&uisito obedece a la formalidad de los t tulos de cr(dito. *l pagar(" a diferencia de la letra de cambio" posee una promesa de pagar una suma incondicional en moneda nacional o su e&ui#alente internacional. .a suma se debe e1presar en n0mero6s7 , en palabras" +unta en la moneda en &ue se efectuar$ el pago. 4i se paga en moneda e1tran+era" se debe indicar el d a de pago el e&ui#alente entre las monedas. *ste re&uisito es lo &ue la distingue de los otros t tulos de cr(dito. ombre del !ene"iciario: 4e debe identificar a la persona a &uien debe %acerse efecti#o el pagar(. -uede ser a fa#or de una persona f sica o persona +ur dica.

#echa y lugar del pago: .a fec%a de #encimiento corresponde al d a en &ue el t tulo ser$ pagado. *l #encimiento debe ser una fec%a. *l pagar( debe indicar el lugar en &ue se debe presentar para su pago.

#echa y lugar en que se suscribe ) .a fec%a se usa para indicar el d a e1acto de pago , para registros contables para ad&uirirse.

#irma del $uscriptor: <o se e1ige el nombre del suscriptor" sino solamente su firma" , no admite otro medio para sustituirla" sino la firma de otra persona" &ue suscriba a ruego o en nombre del girador. <o se admitir$ el uso de marcas o %uellas digitales. %&'EL& 'E P()(*+

EL CHEQUE *s uno de los instrumentos con los cuales se mo#ili'a la ma,or cantidad de dinero en un pa s" por medio del cual una persona 6librador o cuenta correntista7" tiene derec%o a disponer de la pro#isin de fondos &ue tiene en cuenta corriente bancaria" bien a fa#or de s mismo o de un tercero. %&'EL& 'E C,E-.E

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Condiciones para el pago de un Cheque

8 Debe estar bien emitido" es decir" estar fec%ado para la fec%a de la presentacin o anterioridad. 8 .a cantidad en n0meros debe ser igual a la cantidad e1presada en letras. 8 <o debe tener enmiendas. 8 .a firma del emisor debe ser igual a la &ue tiene registrada el Banco en su esp(cimen de firma. 8 *l emisor debe tener fondos suficientes para efectuar el pago.

Partes que intervienen

8 .ibrador o cuentacorrentista. 8 @irado o Banco .ibrado. %aneras de Emitir el Cheque

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8 C%e&ue a la Arden) *l girado a nombre de una persona f sica o +ur dica" %aciendo constar su nombre , apellido" o la ra'n social nombre de la entidad" en el mismo c%e&ue. *l tenedor" puede endosar libremente el documento" sin otro re&uisito &ue el de firmar al dorso del documento. 8 C%e&ue al -ortador) Constitu,e por su facilidad de cobro , transmisin una especie de billete de banco emitido por un particular" ,a &ue" contra la simple presentacin por cual&uiera" el banco abona o paga la cantidad indicada en el mismo documento. -or su naturale'a" no re&uiere frmula escrita de endoso3 se transmite con la simple entrega material. 8 C%e&ue no *ndosable) *s a&uel &ue slo puede ser pagado a su titular u original beneficiario" , &ue slo puede ser transmitido en la forma , con los efectos de una cesin o #enta ordinaria. /ipos de Cheque

8 C%e&ue de @erencia) *s a&uel emitido por un Banco contra s mismo" es decir" el Banco es librado , librador al mismo tiempo. 8 C%e&ue -ropio o -ersonali'ado) *s el dise9ado e impreso por personas o empresas a cargo , riesgo de ellas mismas" siendo sus caracter sticas especiales el poseer el nombre del interesado" la direccin" el capital social" el logotipo de la empresa" etc. *stos est$n ba+o la custodia , responsabilidad del cliente. 8 C%e&ue de Bia+ero) *s un medio de pago utili'ado por &uienes efect0an #ia+es a escala tanto nacional como internacional. *l ad&uiriente compra los c%e&ues de #ia+ero en su banco %abitual , dispone de ellos present$ndolos en su oficina bancaria &ue tenga relacin de corresponsal a con el banco #endedor. Penalidad del Cheque *l &ue emita el c%e&ue sin pro#isin de fondos , no pro#e,ere al librado de los fondos suficientes antes de su presentacin" ser$ penado con prisin de 1 a 12 meses" sal#o
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&ue %a,a estafa3 a su #e' el &ue reciba el c%e&ue sabiendo &ue no tiene fondos suficientes" perder$ su accin penal contra el librador , ser$ multado %asta con una &uinta parte del #alor del c%e&ue. Protesto del Cheque .a persona &ue reciba un c%e&ue , al presentarlo al cobro le sea de#uelto por falta de fondos" puede protestarlo. *sto es" la constancia emitida por un notario p0blico" en la &ue indica la causa por la &ue no es pagado" , con este protesto el beneficiario del c%e&ue puede intentar las acciones +udiciales &ue considere con#enientes" las cuales son dos. Cna es la accin ci#il para cobrar el #alor del c%e&ue" pudiendo embargar bienes del emisor del c%e&ue. D la otra accin es la penal" &ue consiste es solicitar al 5ribunal &ue el emisor del c%e&ue sea castigado con prisin. DOCUMENTOS COMERCIALES NO NEGOCIABLES

*EC0!& 'E C(1( .os recibos de ca+a" comprobantes de egresos o notas de contabilidad son #$lidos como documento e&ui#alente siempre &ue cumplan con los re&uisitos de le,. *sto &uiere decir &ue no es necesario &ue el documento e&ui#alente lle#e impresa la le,enda :Documento e&ui#alente; sino &ue basta con el cumplimiento de los diferentes re&uisitos contemplados para cada situacin" , la le, no e1ige &ue el documento de llame de una u otra forma. *n el caso de la factura" el art culo E1F del estatuto tributario de forma e1presa contempla &ue la factura de #enta debe llamase e1presamente factura de #enta" re&uisito no contemplado por ninguna norma para el caso de los documentos e&ui#alentes. *n este orden de ideas" una nota de contabilidad" un comprobante de egresos" un recibo de ca+a o un comprobante de ca+a" puede ser#ir como documento e&ui#alente en la medida &ue contenga los re&uisitos &ue si e1ige la norma para los documentos e&ui#alentes. -ara la ma,or a de las operaciones" los re&uisitos de un documento e&ui#alente son)
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8 <ombre o ra'n social , <it del #endedor o &uien presta el ser#icio. 8 <0mero consecuti#o de la transaccin. 8 >ec%a de la operacin. 8 Descripcin de los bienes o ser#icios. 8 Balor total de la transaccin. /s " con &ue los documentos antes mencionados cumplan con estos re&uisitos" se debe entender cumplida la obligacin de elaborar el documento e&ui#alente aun cuando no tengan impresa la le,enda :Documento e&ui#alente;. *ste punto es importante por&ue algunos funcionarios de la Dian %an llegado a rec%a'ar costos , deducciones por el simple %ec%o de &ue el documento presentado como e&ui#alente por el contribu,ente" no tiene el t tulo o le,enda &ue lo identifi&ue como tal" re&uisito &ue no est$ contemplado por la le," , por tanto no puede ser e1igido por ning0n funcionario" al igual &ue no se puede rec%a'ar un derec%o con fundamento en un re&uisito no e1igido de forma e1presa en la norma.

%&'EL& 'E *EC0!& 'E C(1(

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 FACTURA *s un documento tributario de compra , #enta &ue registra la transaccin comercial obligatoria , aceptada por le,. *ste comprobante tiene para acreditar la #enta de mercader as u otros afectos" por&ue con ella &ueda concluida la operacin. .a factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes" la entrega en uso o la prestacin de ser#icios cuando la operacin se realice con su+etos del Impuesto @eneral a las Bentas &ue tengan derec%o al cr(dito fiscal. /simismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos , costos para efecto tributario , en el caso de operaciones de e1portacin. .as facturas slo se emitir$n a fa#or del ad&uiriente o usuario &ue posea n0mero de Gegistro Hnico de Contribu,entes I GCC" e1ceptu$ndose este re&uisito en operaciones de e1portacin. *n dic%o #endedor %ace constar en forma detallada las mercader as #endidas" indicando condiciones , debe ser e1tendida por duplicado o triplicado , sir#e para +ustificar los registros en los libros respecti#os. .so

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4e emiten en los siguientes casos) a. Cuando la operacin se realice con su+etos del Impuesto @eneral a las Bentas &ue tengan derec%o al cr(dito fiscal. b. Cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gasto o costo para efecto tributario. c. *n los ser#icios de comisin mercantil presentados a su+etos no domiciliados" en relacin con la #enta en el pa s de bienes pro#enientes del e1terior" siempre &ue el comisionista act0e como intermediario entre un su+eto domiciliado en el pa s , otro no domiciliado la comisin no pagada al e1terior. d. 4lo emitir$n a fa#or del ad&uiriente o usuario &ue posea n0mero de Gegistro Hnico de Contribu,ente GCC" e1ceptu$ndose de este re&uisito a las operaciones de e1portacin. Caracter2sticas .a factura conformada tiene las siguientes caracter sticas) a. 4e origina en la compra #enta de mercader as" as como en otras modalidades contractuales de transferencia de la propiedad de bienes susceptibles de ser afectados en prenda" en las &ue se acuerde el pago diferido del precio3 b. *l ob+eto de la compra #enta u otras relaciones contractuales antes referidas debe ser mercader as o bienes de comercio distintos a dinero" no su+etos a registro3 c. .os bienes , mercader as pueden ser fungibles o no" identificables o no. <o deben estar su+etos a carga o gra#amen alguno" sal#o al &ue el titulo representa3 d. .a conformidad puesta por el comprador o ad&uiriente en el te1to del t tulo se muestra por s sola , sin admitirse prueba en contrario" &ue (ste recibi la mercader a o bienes descritos en la >actura Conformada" a su total satisfaccin3 e. 4lo una #e' &ue cuente con la conformidad" el t tulo puede ser ob+eti#o de transmisin3

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". Desde su conformidad" representa adem$s del cr(dito consistente en el saldo del precio se9alado en el mismo t tulo" el derec%o real de prenda &ue &ueda constituida sobre toda la mercader a , bienes descritos en el mismo documento" a fa#or de tenedor3 g. Dimensiones m nimas) #einti0n 6217 cent metros de anc%o , catorce 6147 cent metros de alto. h. Copias) .a primera , segunda copias ser$n e1pedidas mediante el empleo de papel carbn" carbonado o autocopiado &u mico3 .e,enda relati#a al no otorgamiento de cr(dito fiscal de las copias ser$ impresa diagonal , %ori'ontalmente , en caracteres destacados" sal#o en la facturas por operaciones de e1portacin" en las cuales no ser$ necesario imprimir dic%a le,enda. Dentro de un recuadro cu,as dimensiones m nimas ser$n de cuatro 647 cent metros de alto por oc%o 687 cent metros de anc%o" enmarcado por un filete" deber$n ser impresos 0nicamente" el n0mero de GCC" la denominacin del comprobante de pago , su numeracin. Dic%o recuadro estar$ ubicado en el e1tremo superior derec%o del comprobante de pago.

%&'EL& 'E #(C/.*(

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CONCLUSIN

Con la reali'acin del presente traba+o se pudo comprender , conocer de manera clara , precisa &ue los documentos mercantiles %o, en d a son indispensables puesto &ue son utili'ados por las empresas , personas naturales en la #ida cotidiana. /dem$s cada uno de ellos es un instrumento financiero afecto a intereses. /s mismo tambi(n se puede mencionar &ue las continuas operaciones efectuadas por la empresa re&uieren la emisin , recepcin de documentos de di#ersas ndoles. .os documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en &ue la operacin se reali'a" , su ob+eto es el de certificar , dar a entender &ue e1iste entre dos partes &ue se %a efectuado un con#enio" reduciendo as en gran parte las posibilidades de

discrepancias futuras por parte de los interesados. -or 0ltimo se puede resaltar &ue en en Bene'uela" esas transacciones tienen su base legal en el Cdigo de Comercio Bigente" en donde se estipula todo lo referente a las mismas.

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