Professional Documents
Culture Documents
2008
Copyright © 2008 Pengembangan dan Pelayanan Sistem Informasi
Universitas Indonesia.
Hak cipta dilindungi oleh hukum.
Nama perusahaan dan produk lain yang disebutkan disini ada kemungkinan merupakan merek dagang dari
pemilik perusahaan dan produk tersebut.
1
ABSTRAK
2
DAFTAR ISI
Abstrak ................................................................................................................................................ 2
Daftar Isi ............................................................................................................................................. 3
Daftar Gambar .................................................................................................................................... 5
1 Sekilas Pandang .......................................................................................................................... 7
Fungsi SIAK-NG Untuk Mahasiswa .......................................................................................................... 7
Manfaat SIAK-NG Untuk Mahasiswa ........................................................................................................ 7
2 Proses Login ................................................................................................................................. 8
3 Menu Utama ................................................................................................................................. 9
4 Menu Data Akademik ................................................................................................................. 11
Data Ringkasan .................................................................................................................................... 11
Data Riwayat........................................................................................................................................ 12
Data Pembayaran................................................................................................................................. 16
Status Akademis................................................................................................................................... 17
5 Menu Kalender............................................................................................................................ 18
Kalender Akademik............................................................................................................................... 18
6 Menu Mata Kuliah....................................................................................................................... 20
Pengajuan MK Spesial........................................................................................................................... 20
7 Menu IRS .................................................................................................................................... 22
Isi/Ubah IRS ........................................................................................................................................ 22
Detail Mata Kuliah ......................................................................................................................... 23
Penambahan Mata Kuliah ..................................................................................................................... 24
Pembatalan Mata Kuliah ....................................................................................................................... 25
Lihat IRS (Isian Rencana Studi) ............................................................................................................ 26
Ringkasan ..................................................................................................................................... 26
Pengecekan Mata Kuliah ................................................................................................................ 28
Daftar Kelas Mata Kuliah................................................................................................................ 30
Jadwal Kuliah ................................................................................................................................ 30
Pembimbing .................................................................................................................................. 32
Kirim Pesan Ke PA ................................................................................................................................ 32
8 Menu Mahasiswa ........................................................................................................................ 33
Isian Data Mahasiswa (IDM) ................................................................................................................. 33
Mengubah Isian Data Mahasiswa .......................................................................................................... 36
9 Menu Perkuliahan....................................................................................................................... 40
10 Menu Jadwal ................................................................................................................................ 42
Lihat Jadwal Kuliah............................................................................................................................... 42
Melihat Detail Mata Kuliah.............................................................................................................. 43
Lihat Jadwal Ujian ................................................................................................................................ 44
Ujian MK Spesial................................................................................................................................... 45
Melihat Rincian Jadwal Ujian MK Spesial......................................................................................... 45
10 Menu Support ............................................................................................................................. 47
Online Support .......................................................................................Error! Bookmark not defined.
Manual SIAK NG................................................................................................................................... 47
3
Frequently Asked Questions.................................................................................................................. 47
Issue Tracking...................................................................................................................................... 48
Credits ................................................................................................................................................. 48
4
DAFTAR GAMBAR
5
Gambar 43. Halaman Tampilan Daftar Panduan Penggunaan SIAK NG .................................................... 47
Gambar 44. Halaman Tampilan FAQ ....................................................................................................... 47
Gambar 45. Halaman Issue Tracking ...................................................................................................... 48
Gambar 46. Halaman Credits .................................................................................................................. 48
6
1
SEKILAS PANDANG
Aplikasi Sistem Informasi Akademik Next Generation (SIAK-NG) adalah aplikasi yang berbasiskan web yang
digunakan untuk membantu menunjang kegiatan akademik di Universitas Indonesia. Aplikasi ini bersifat
online dan dapat diakses oleh pengguna Mahasiswa yang terhubung ke jaringan Internet sehingga pengguna
Mahasiswa dapat menggunakan aplikasi ini dari mana saja dan kapan saja. SIAK-NG juga mengintegrasikan
proses bisnis dari semua fakultas di Universitas Indonesia sehingga memudahkan proses pemantauan.
Untuk menggunakan aplikasi SIAK-NG, setiap mahasiswa harus melakukan proses login yang bertujuan untuk
melakukan otentikasi sah atau tidaknya account anda mengakses SIAK-NG. Proses login juga mengidentifikasi
tipe dan hak akses anda sehingga menu yang ditampilkan khusus untuk keperluan anda sebagai mahasiswa.
Halaman untuk login dapat diakses di URL http://academic.ui.edu seperti pada Gambar 1.
Mahasiswa memasukkan username pada kolom pertama dan password pada kolom kedua dan kemudian klik
tombol untuk proses otentikasi. Setelah otentikasi berhasil, akan ditampilkan
halaman seperti Gambar 2.
Setelah proses login sukses akan muncul halaman Isian Data Mahasiswa (IDM), halaman ini harus diisi
lengkap untuk kedua form dan kemudian di submit. Pastikan semua tanda * terisi, dan submit untuk setiap
halaman form, kemudian akan muncul halaman IDM yang telah terisi. Apabila mahasiswa telah sukses
melakukan pengisian IDM, baru dapat menggunakan SIAK NG.
Halaman awal yang ditampilkan khusus untuk pengguna Mahasiswa seperti pada Gambar 2. Halaman awal ini
menampilkan kegiatan yang akan dilakukan pada program studi dalam organisasi mahasiswa yang
bersangkutan. Dari halaman awal ini dapat diakses menu-menu yang terdapat pada menu bar berwarna
hitam di bagian atas. Pada bagian kiri dibawah menu bar terdapat Hari, Tanggal, dan Jam pada saat itu.
Kemudian juga terdapat Nama Pengguna dan Role yang dimilikinya. Pada halaman ini juga menampilkan
pengumuman dan info penting yang terkait dengan perkuliahan mahasiswa.
Data Ringkasan
Data Ringkasan berisi rangkuman prestasi akademis mahasiswa yang ditampilkan menurut status mahasiswa
yang terakhir, antara lain Data Mahasiswa dan Statistik Nilai. Lalu ada pula Grafik IP/IPK untuk melihat
perubahan prestasi dari semester lalu ke semester sekarang. Untuk mengakses, pilih menu Akademis
Ringkasan seperti Gambar 3.
Sesuai SK Rektor, untuk angkatan 2006 dan setelahnya:
SKS DPO adalah jumlah SKS dari semua mata kuliah yang nilainya ≥ C
Mutu DPO adalah jumlah mutu dari semua mata kuliah yang nilainya ≥ C.
SKS dari kelas dengan nilai I, BS, TK, DB tidak diperhitungkan dalam IP.
Untuk angkatan sebelum 2006:
SKS DPO adalah jumlah SKS dari semua mata kuliah yang nilainya ≥ C. Jika terdapat pengulangan, maka nilai
yang dihitung adalah nilai terakhir.
Mutu DPO adalah jumlah mutu dari semua mata kuliah yang nilainya ≥ C . jika terdapat pengulangan, maka
nilai yang dihitung adalah nilai terakhir.
SKS dari kelas dengan nilai I, BS, TK, DB tidak diperhitungkan dalam IP
• Nilai I : Incomplete yaitu nilai mata kuliah tidak lengkap dikarenakan mahasiswa tidak
melengkapi tugas atau tidak mengikuti ujian kelas mata kuliah (tidak melengkapi salah
satu penilaian dari dosen kelas mata kuliah).
• Nilai BS : yaitu nilai mahasiswa yang mengambil mata kuliah spesial dan tidak menyelesaikan
pada semestertersebut dan dilanjutkan pada semester berikutnya.
• Nilai TK : Transfer Kredit yaitu nilai IRS (Transfer IRS) yang mata kuliahnya sudah diambil pada
program studi sebelumnya.
• Nilai DB : Dibebaskan yaitu nilai IRS (Transfer IRS) yang mata kuliahnya sudah diambil pada
jenjang sebelumnya.
Data Riwayat
Untuk melihat Riwayat Akademik, klik tab Riwayat pada halaman Data Akademis yang berada di bagian
atas Data Riwayat. Riwayat Akademik dibagi menjadi 3 bagian yaitu Laporan per Term seperti Gambar 4,
Laporan per Mata Kuliah seperti Gambar 5 dan Laporan Transfer SKS seperti Gambar 6 berikut ini. Laporan ini
disertai oleh nilai angka dan nilai huruf yang diberikan oleh masing-masing dosen pengajar Pada kolom Nilai
belum terisi nilai (Isi EDoM), mahasiswa harus mengisi EDoM terlebih dahulu supaya nilai dapat ditampilkan.
Nilai hanya dapat dilihat apabila mahasiswa telah melakukan pengisian EDoM atau masa pengisian EDoM
telah berakhir. Klik link Isi EDoM untuk melakukan pengisian EDoM, dan akan terhubung ke
http://edom.ui.edu. Link Detail pada kolom Detail berfungsi untuk melihat Detail Nilai dan Range Nilai. Link
pada kolom Detail dapat dilihat jika dosen melakukan publish terhadap komponen nilai tersebut.
Laporan berdasarkan Term disusun berdasarkan Kode Mata Kuliah dan Nama Mata Kuliah yang lebih dahulu
diambil. Nilai yang ditampilkan akan diurutkan berdasarkan term yang diikuti. Jika terjadi pengulangan atau
perbaikan mata kuliah oleh mahasiswa, maka semua nilai akan ditampilkan pada laporan tanpa terkecuali.
Laporan berdasarkan Mata Kuliah, disusun berdasarkan Nama Mata Kuliah. Apabila terjadi pengulangan atau
perbaikan Mata Kuliah oleh mahasiswa, maka nilai lama maupun nilai yang baru akan ditampilkan dalam baris
yang sama.
Laporan berdasarkan Transfer SKS, disusun berdasarkan No. SK, Periode, Kode Mata Kuliah, apabila tidak ada
pentransferan SKS, maka halaman Transfer SKS tidak terisi (kosong).
Laporan berdasarkan Transfer SKS, disusun berdasarkan No. SK dan Periode. Transfer SKS dapat berupa:
● Blok
Transfer dalam bentuk blok akan muncul jika SKS yang diakui program studi/universitas sebelumnya
adalah jumlah tertentu tanpa menyebutkan mata kuliah-mata kuliahnya. Khususnya jika mata kuliah-
mata kuliah tersebut tidak terdapat di kurikulum program studi mahasiswa saat ini.
● Kelas
Transfer dalam bentuk kelas akan muncul jika SKS yang diakui program studi/universitas sebelumnya
dirincikan per mata kuliah. Khususnya jika mata kuliah-mata kuliah tersebut adalah mata kuliah
prasyarat di program studi mahasiswa saat ini.
Apabila tidak ada pentransferan SKS, maka halaman Transfer SKS tidak terisi (kosong).
Data Pembayaran
Data Pembayaran berisi rincian pembayaran yang sudah atau yang belum dibayarkan oleh mahasiswa untuk
semester yang akan berjalan dan semester sebelumnya, seperti Gambar 8. Rincian data ini diperoleh dari
sistem informasi lain yaitu Sistem Biaya Pendidikan yang juga dikembangkan oleh PPSI UI. Rincian akan
berbentuk detail mencakup tagihan, keringanan, cicilan, beasiswa, dan lain-lain. Untuk mengakses, pilih menu
Akademis Pembayaran.
Status Akademis
Data Status Akademis berisi rincian status akademis mahasiswa berdasarkan tahun dan term yang telah dan
yang sedang berjalan seperti Gambar 9 berikut.
Kalender Akademik
SIAK-NG dapat menampilkan menu Kalender Akademik yang berisi kegiatan-kegiatan akademis
berdasarkan kalender akademik UI maupun kalender akademik masing-masing program studi tempat
bernaung mahasiswa tersebut.
Kalender Akademik ditampilkan menurut Tahun Ajaran dan Term yang sedang berjalan. Untuk mengakses,
pilih menu Kalender Kalender Akademis seperti Gambar 10. Tampilan default kalender yang muncul
adalah kegiatan event yang sedang dan yang akan berjalan. Kalender Akademik terdiri dari event yang
ditetapkan oleh UI dan event yang ditetapkan Program Studi masing-masing.
Untuk melihat event pada Tahun dan Term Sebelumnya, klik tab Sebelumnya pada halaman Kalender
Akademik, seperti Gambar 11. Untuk melihat event berdasarkan tahun dan term tertentu, pilih Tahun Dan
Term di combo box Periode kemudian .
Yang perlu diperhatikan mahasiswa adalah event Registrasi Akademik, Masa Add/Drop IRS, Registrasi
Administrasi, Registrasi Administrasi SP (pada Term SP). Pada masa Registrasi Akademik, mahasiswa
hanya dapat melakukan pengisian IRS. Dan pada masa Add/Drop IRS, mahasiswa hanya dapat
menambah/membatalkan mata kuliah yang diambilnya.
Pengajuan MK Spesial
Mahasiswa yang mengambil mata kuliah yang bersifat khusus seperti Kerja Praktek, Kuliah Kerja Nyata,
Student Project, Skripsi, Thesis, Disertasi, Klinik, Tugas Akhir, dan lain-lain harus mengajukan Topiknya
melalui SIAK NG. Untuk mengajukan Topik Mata Kuliah Spesial tersebut, klik menu Mata Kuliah
Pengajuan MK Spesial seperti Gambar 12 berikut.
Untuk mengajukan mata kuliah spesial, terlebih dahulu harus menambahkan di menu IRS. Berdasarkan
gambar berikut, untuk mengajukan mata kuliah spesial dapat dilakukan beberapa langkah berikut:
1. Ketika masuk di halaman Pengajuan Topik Mata Kuliah Spesial, lengkapi keterangan Mata Kuliah,
Jenis Bimbingan, Topik, dan Durasi dengan memilih data yang sesuai dari combo box.
2. Kemudian cari pembimbing dengan tekan pada tombol maka akan muncul halaman Daftar
Pengajar seperti Gambar 13. Klik tombol pada nama pembimbing yang dipilih.
3. Apabila telah yakin untuk menyimpan data yang baru maka tekan tombol pada bagian bawah
tabel seperti pada Gambar 12. Setelah disimpan maka akan tampil seperti halaman Gambar 14.
4. Untuk membatalkan proses pengajuan, tekan tombol .
Apabila telah diverifikasi oleh SBA (Sub Bagian Akademik), maka status verifikasi Pengajuan Topik Mata Kuliah
Spesial adalah Ya.
Isi/Ubah IRS
Mahasiswa dapat mengisi IRS pada masa Registrasi Akademik dan dapat dilakukan setelah
melakukan Registrasi Administrasi (pembayaran uang kuliah). Untuk semester pendek mahasiswa
melakukan pengisian IRS (Registrasi Akademik) terlebih dahulu, kemudian baru ada tagihan yang akan
dibayarkan sesuai dengan jumlah SKS yang diambil untuk semester pendek tersebut. Daftar mata kuliah
tersebut hanya bisa tampil jika SBA telah membuka kelas mata kuliah dan telah membuat paket mata kuliah
untuk angkatan mahasiswa yang bersangkutan. Hal ini dapat dilakukan dengan mengakses di menu IRS
Isi/Ubah IRS seperti Gambar 15. Untuk mengisi atau mengubah IRS dapat dilakukan beberapa langkah
berikut:
1. Ketika masuk di halaman Isi/Ubah IRS, untuk mengisi IRS klik checkbox pada mata kuliah yang ingin
diambil, kemudian tekan tombol . Mahasiswa juga dapat mengirim pesan ke PA pada
halaman bawah Isi/Ubah IRS.
2. Mahasiswa juga dapat mengubah mata kuliah yang diambil sebelum disetujui PA, dengan cara check
atau uncheck checkbox pada nama mata kuliah di halaman IRS. Apabila ingin mengubah IRS yang telah
diambil setelah persetujuan PA, maka Ubah IRS dapat dilakukan pada masa Add/Drop IRS.
3. Apabila telah yakin untuk menyimpan IRS yang baru maka tekan tombol pada bagian
bawah tabel seperti pada Gambar 15.
4. Untuk membatalkan proses pengubahan, tekan tombol .
5. Untuk melihat daftar mahasiswa yang memilih mata kuliah, klik tab Info Tambahan.
Keterangan yang ditampilkan antara lain adalah Kode Mata Kuliah, Kode Kurikulum, Nama Mata
Kuliah, Nama Singkat Mata Kuliah, Nama Mata Kuliah (Inggris), Deskripsi Mata Kuliah, Bobot,
Untuk Term, Jenis Mata Kuliah, Group, Prasyarat Mata Kuliah, Jumlah Kredit Minimal, dan IPK
Minimal.
Ringkasan
Keterangan yang ditampilkan pada tab Ringkasan antara lain Mata Kuliah Dipilih, Status IRS, SKS
Maksimum, IP Terakhir, IPK, Pengecekan IRS. Cetak IRS dapat dilakukan apabila IRS telah disetujui
oleh PA mahasiswa yang bersangkutan. Untuk mencetak IRS, klik tombol , kemudian akan tampil
halaman Daftar IRS yang diambil pada Tahun/Term saat ini dalam adobe PDF. Tekan tombol untuk print
IRS.
Setelah mengisi/mengubah IRS, menambah/membatalkan mata kuliah, status IRS akan berubah menjadi
Menunggu Persetujuan PA. Status IRS dapat berupa:
Ada 3 cara persetujuan IRS (lihat tabel sebelah kiri pada halaman Lihat IRS):
1. Dengan persetujuan PA
Jika IRS mahasiswa tidak bermasalah, PA dapat menyetujui IRS mahasiswa. Namun jika IRS mahasiswa
bermasalah, maka persetujuan hanya dapat diberikam oleh Wakil Dekan.
2. Mahasiswa dapat menetujui sendiri jika IRS tidak bermasalah.
Jika IRS tidak bermasalah, akan muncul tombol Set IRS Disetujui, di mana mahasiswa dapat
menyetujui IRSnya sendiri. Jika mahasiswa membutuhkan masukan dari PA, mahasiswa dapat
berkonsultasi terlebih dahulu dengan PA sebelum IRS disetujui. Namun jika IRS mahasiswa bermasalah,
maka hanya dapat diberikan oleh Wakil Dekan.
3. Sistem Otomatis
IRS mahasiswa akan otomatis disetujui oleh sistem, jika IRS tidak bermasalah. Jika IRS bermasalah,
maka IRS tidak akan disimpan.
Mahasiswa juga dapat melihat informasi kelas dan informasi mata kuliah, dengan meng-klik link pada nama
Mata Kuliah pada kolom Kelas, halaman yang ditampilkan adalah seperti Gambar 22 berikut. Hyperlink
Kode Mata Kuliah menampilkan Detail Mata Kuliah seperti Gambar 16 di atas.
Jadwal Kuliah
Untuk melihat jadwal kuliah yang diambil, klik tab Jadwal, halaman yang ditampilkan seperti Gambar 23
berikut. Pada halaman Jadwal Kuliah, mahasiswa dapat melihat detail jadwal kuliah yang diambil pada
Tahun/Term saat ini, meliputi Waktu Perkuliahan (Hari, Jam), Nama Mata Kuliah, Ruangan Kuliah.
Jadwal Mingguan
Pada halaman ini mahasiswa dapat melihat jadwal perkuliahan dalam satu minggu. Untuk mengaksesnya klik
menu IRS Jadwal Mingguan , akan tampil halaman seperti Gambar 24 di bawah ini.
Kirim Pesan Ke PA
Mahasiswa dapat mengirim pesan ke Pembimbing Akademik mahasiswa bersangkutan untuk konsultasi
pengisian IRS dan perkuliahan. Untuk mengakses halaman Kirim Pesan Ke PA, klik menu IRS Kirim
Pesan Ke PA. Kemudian klik tombol untuk mengirim pesan, dan untuk membatalkan
proses pengiriman pesan.
Menu Mahasiswa memiliki fungsi untuk menampilkan dan menyimpan data Isian Data Mahasiswa. Dalam
menu tersebut, mahasiswa dapat mengisi ataupun mengubah IDM masing-masing.
SIAK-NG dapat menampilkan menu Rancana Perkuliahan yang berisi Mata Kuliah dan Jumlah SKS yang
diambil. Halaman tampilannya seperti Gambar 33 berikut. Daftar Rencana Perkuliahan yang ditampilkan
adalah daftar rencana perkuliahan pada Tahun dan Term yang sedang berjalan.
Jika meng klik link Nama Mata Kuliah pada Gambar 33 akan muncul SAP dari Mata Kuliah yang dipilih seperti
Gambar 34.
SIAK-NG dapat menampilkan menu Jadwal yang berisi Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian, dan Jadwal Ujian
MK Spesial bagi mahasiswa program studi yang bersangkutan. Jadwal ini diorganisir oleh SBA sebagai pihak
yang bertugas menambah, mengubah, ataupun menghapus jadwal.
Manual SIAK NG
Pada menu Manual SIAK NG, terdapat Daftar Manual SIAK NG yang dapat di-download , PDF Reader (untuk
membuka manual tersebut), Browser (aplikasi yang akan digunakan untuk membuka
https://academic.ui.edu). Untuk mengaksesnya pilih menu Support Manual SIAK-NG, tampilan
halamannya adalah seperti Gambar 41 berikut.
Credits
Pada halaman terdapat link http://www.phac-aspc.gc.ca/pau-uap/paguide/child_youth/media/clipart.html.