Universidad de Costa Rica Facultad de Ingeniera Escuela de Ingeniera Civil

Gua de uso e implementacin de la norma MasterFormat 2004 en la elaboracin de especificaciones tcnicas y otros documentos constructivos.

Informe de Trabajo de Graduacin para obtener el grado de Licenciado en Ingeniera Civil

Elaborado por: Luis Francisco Alpzar Barrantes

Mayo 2007

iii Alpzar Barrantes, Luis Francisco Gua de uso e implementacin de la norma MasterFormat 2004 en la elaboracin de especificaciones tcnicas y otros documentos constructivos. Proyecto de Graduacin Ingeniera Civil, - San Jos, Costa Rica: L. F. Alpzar B. 246h: 24 ils. 27 refs.

Resumen
La falta de estandarizacin de los planos y especificaciones tcnicas es un problema que frena el avance de la industria de la construccin costarricense hacia un nivel superior de calidad, eficiencia y productividad. La Cmara de Consultores en Arquitectura e Ingeniera de Costa Rica (CCAI) pretende solucionarlo en parte mediante la traduccin y adopcin de la norma MasterFormat 2004, diseada para organizar especificaciones tcnicas y otros documentos constructivos escritos. El presente trabajo consiste en una gua para utilizar correctamente dicho estndar, e implementarlo en una empresa consultora genrica. En el texto se sintetizan primero los aspectos generales sobre la estructura, funcionamiento y temas relacionados con el MasterFormat, y posteriormente se describe un procedimiento de implementacin sencillo y a corto plazo, que implique un mnimo de inversin econmica y de recurso humano. Con el presente trabajo, se pretende llenar un vaco de informacin en espaol, gratuita y de calidad, especficamente desarrollada para Costa Rica, de una norma elaborada para Estados Unidos y Canad. Se espera que este sea un aporte importante al proceso de divulgacin y capacitacin requerido para que el estndar tenga xito en el pas. NORMALIZACIN; TCNICAS. MASTERFORMAT; DOCUMENTOS CONSTRUCTIVOS; ESPECIFICACIONES

Ing. Roberto Fernndez, M. Eng.C.E., M.B.A. Escuela de Ingeniera Civil

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Miembros del Comit Asesor

Director: Ing. Roberto Fernndez Morales, M. Eng.C.E, M.B.A. Asesor: Ing. Mauricio Arce Lara, M.B.A, MSc. Asesor: Ing. Manuel Martnez Guevara

Dedicatoria

A Dios, quien me ha dado inteligencia, salud y perseverancia para culminar con xito esta carrera. A mis padres, quienes me han enseado los principios que han hecho de m una persona de bien, y me han brindado su apoyo incondicional en todo momento. A Stephanie, quien me ha acompaado en los ltimos aos de mi carrera dndome su cario y buenos consejos. A todos los amigos que conoc a travs de estos aos de universidad, a cuyo lado super grandes obstculos y dificultades.

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Agradecimientos
A los miembros del Comit Asesor: Ing. Roberto Fernndez, Ing. Mauricio Arce e Ing. Manuel Martnez, a quienes agradezco el valioso tiempo del que dispusieron para atender mis consultas y hacer oportunas sugerencias al manuscrito, as como la libertad y confianza depositada en mi persona para que pudiese desarrollar mis ideas tal y como las conceb, sin imponerme nunca una manera particular para hacer las cosas. A los ingenieros Luis Chas y Luis DEzpeleta, por su anuencia a colaborar en todo momento. Al Construction Specifications Institute (CSI), que a travs del seor Roger Grant hizo la valiosa donacin de la mayora de libros utilizados en este proyecto, sin los cuales no hubiese sido posible la realizacin del mismo.

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ndice General
Captulo 1: Introduccin ........................................................................................................................1 1.1 Presentacin .......................................................................................................................................1 1.2 Deficiencias de los documentos constructivos utilizados en Costa Rica...............................1 1.3 El MasterFormat en el contexto costarricense.............................................................................6 1.3.1 El MasterFormat como parte de la Estrategia Nacional de Normalizacin ..................6 1.3.2 Antecedentes de utilizacin del MasterFormat.................................................................10 1.4 Solucin propuesta..........................................................................................................................11 1.5 Objetivos ............................................................................................................................................12 1.5.1 Objetivo general ......................................................................................................................12 1.5.2 Objetivos especficos...............................................................................................................12 1.6 Delimitacin y alcance del estudio .............................................................................................13 1.6.1 Alcances ....................................................................................................................................13 1.6.2 Limitaciones...............................................................................................................................14 Captulo II: Organizacin de los documentos constructivos: Introduccin al MasterFormat.....15 2.1 Ciclo de vida de un proyecto.......................................................................................................15 2.2 Documentos constructivos ............................................................................................................16 2.3 Orden jerrquico de los documentos constructivos ................................................................21 Captulo III: Aspectos generales del MasterFormat .........................................................................23 3.1 Origen y desarrollo de las normas del CSI ..................................................................................23 3.2 El concepto de Manual de Proyecto ......................................................................................25 3.3 Estructura del MasterFormat ..........................................................................................................25 3.3.1 Definicin y organizacin general........................................................................................25 3.3.2 Sistema de numeracin ..........................................................................................................27 3.3.3 Asignacin de ttulos ...............................................................................................................30 3.3.4 Contenido de las Secciones ..................................................................................................31 3.3.4.1 Formato de Seccin ........................................................................................................32 3.3.4.2 Formato de Pgina ..........................................................................................................37 3.4 Otras aplicaciones del MasterFormat .........................................................................................41

viii 3.5 Recursos tecnolgicos disponibles para los usuarios del MasterFormat ............................. 45 3.6 UniFormat: Otra estructura de organizacin desarrollada por el CSI .................................. 58 3.6.1 Fundamentos del UniFormat ................................................................................................. 60 3.6.2 Aplicacin de diseo: Descripcin Preliminar de Proyecto ........................................... 63 Captulo IV: Caso particular: Divisiones 00 y 01 ............................................................................... 67 4.1 Divisin 00: Requerimientos para Procuradura y Contratacin............................................ 67 4.1.1 Desglose y explicacin de contenidos............................................................................... 67 4.1.1.1 Informacin Introductoria .............................................................................................. 69 4.1.1.2 Requerimientos para Procuradura.............................................................................. 69 4.1.1.3 Requerimientos de Contratacin................................................................................. 75 4.2 Divisin 01: Requerimientos Generales ....................................................................................... 77 4.2.1 Desglose y explicacin de contenidos............................................................................... 77 Captulo V: Medidas previas a la implementacin ......................................................................... 85 5.1 Eleccin del especificador: Perfil de la persona adecuada para el puesto..................... 87 5.2 Registro de materiales y proveedores ........................................................................................ 88 5.2.1 Propuesta para la elaboracin de un catlogo electrnico pblico ......................... 90 5.3 Especificaciones maestras .......................................................................................................... 102 5.3.1 Elaboracin de Secciones .................................................................................................. 103 5.3.2 Elaboracin de Documentos.............................................................................................. 106 5.3.3 Actualizacin de especificaciones maestras.................................................................. 108 Captulo VI: Pasos para elaborar un Manual de Proyecto ........................................................... 109 6.1 Generalidades............................................................................................................................... 109 6.2 Estudios preliminares..................................................................................................................... 113 6.2.1 Requerimientos regulatorios................................................................................................ 113 6.2.2 Requerimientos del Propietario .......................................................................................... 117 6.3 Anteproyecto ................................................................................................................................ 118 6.4 Planos de construccin y especificaciones tcnicas ........................................................... 119 6.4.1 Evaluacin y seleccin de productos .............................................................................. 124 6.4.2 Principios y procedimientos bsicos para redactar una Seccin .............................. 126 6.4.2.1 Mtodos de especificacin ........................................................................................ 126

ix 6.4.2.2 Uso apropiado del lenguaje ....................................................................................... 132 6.4.3 Coordinacin entre planos y especificaciones.............................................................. 143 6.4.3.1 Introduccin al National CAD Standard .................................................................. 146 6.5 Asesora para licitacin y adjudicacin................................................................................... 148 6.6 Control y ejecucin ...................................................................................................................... 149 Captulo VII: Conclusiones y Recomendaciones ...........................................................................153 7.1 Conclusiones.................................................................................................................................. 153 7.2 Recomendaciones ....................................................................................................................... 154 Bibliografa ...........................................................................................................................................157 Anexos .................................................................................................................................................161

ndice de Figuras
Figura 2.1: Ciclo de vida del proyecto ...................................................................................................16 Figura 3.1: Listado de Divisiones que conforman el MasterFormat. .................................................27 Figura 3.2: Niveles de detalle de un cdigo MasterFormat. ..............................................................28 Figura 3.3: Listado de Partes, artculos y prrafos principales del SectionFormat. ........................36 Figura 3.4: Numeracin de artculos, prrafos y subprrafos en una Seccin. .............................39 Figura 3.5: Programa de cmputo MasterWorks..................................................................................47 Figura 3.6: Programa de cmputo SpeckLink.......................................................................................48 Figura 3.7: Base de datos ARCAT.............................................................................................................50 Figura 3.8: Base de Datos 4Specs. ...........................................................................................................50 Figura 3.9: Base de datos Sweets. ...........................................................................................................51 Figura 3.10: Base de datos First Source...................................................................................................51 Figura 3.11: Hoja de datos First Source ...................................................................................................52 Figura 3.12: Hoja de datos Spec Data....................................................................................................53 Figura 3.13: Especificacin ManuSpec...................................................................................................55 Figura 3.14: Catlogo disponible en First Source..................................................................................56 Figura 3.15: Dibujo disponible en First Source CAD ..............................................................................57 Figura 4.1: Divisin 00..................................................................................................................................68 Figura 4.2: Formulario para oferta. ..........................................................................................................74 Figura 5.1: Vista en pantalla del catlogo de productos propuesto...............................................89 Figura 5.2: Ejemplo de Ficha de Referencia Tcnica..........................................................................93 Figura 5.3: Ejemplo de Ficha Especfica .................................................................................................96 Figura 6.1: Lista de verificacin para coordinar Secciones de un Manual de Proyecto.......... 124 Figura 6.2: Referencias basadas en cdigos MasterFormat ........................................................... 144 Figura 6.3: Lista de verificacin para coordinar planos con especificaciones. ......................... 146

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ndice de tablas
Tabla 3.1: Temas con ubicacin especial en MasterFormat .............................................................29 Tabla 3.2: Secciones de niveles 1 y 2 de UniFormat. ...........................................................................61 Tabla 5.1: Resumen de costos de publicaciones del CSI...................................................................86 Tabla 6.1: Listado de servicios profesionales de consultora............................................................110 Tabla 6.2: Listado de especialidades de diseo. ...............................................................................120

Captulo 1: Introduccin
1.1 Presentacin El presente trabajo consiste en una gua de buenas prcticas para la implementacin y uso de la norma MasterFormat 2004 (MF), en la elaboracin de los documentos constructivos escritos que se producen en una empresa consultora dedicada el diseo de edificaciones (planos, especificaciones, documentos contractuales y documentos para licitacin). Con este proyecto se busca brindar un aporte al proceso de divulgacin y capacitacin sobre dicho estndar, que espera ser adoptado prximamente por el Instituto de Normas Tcnicas de Costa Rica (INTECO) como norma nacional. Se hace nfasis en que con el fin de

simplificar la redaccin del texto, la gua est enfocada a un rea particular del diseo, la cual constituye el grueso de la inversin actual en construccin. Sin embargo, se debe tener presente que el MF es aplicable a todo tipo de proyectos, y los principios aqu expuestos pueden ser extendidos a obras distintas a las edificaciones. La redaccin de una gua de este tipo, con un texto fcil de entender y de aplicar, plante el problema de resumir el amplio bagaje de conocimientos existentes sobre un estndar que ha sido desarrollado y utilizado durante un periodo de cerca de cuarenta aos en Estados Unidos y Canad, adems de adaptar tal informacin al contexto costarricense. Por lo tanto, en este manual, se ha optado por un texto con forma de tutorial, que primero sintetiza los aspectos generales sobre la estructura y funcionamiento del MF, y luego se describe un procedimiento sencillo para conseguir la implementacin del mismo con un mnimo de inversin. Adems, se espera que la gua sea til como documento de consulta para todos los potenciales usuarios de la norma en las distintas aplicaciones en que sus principios organizacionales pueden ser utilizados. 1.2 Deficiencias de los documentos constructivos utilizados en Costa Rica Hasta hace unas dcadas, los procedimientos utilizados para el diseo y construccin de edificaciones en Costa Rica eran relativamente simples y seguan un esquema tradicionalista. La poca variedad de materiales y especialistas que tomaban parte en este tipo de proyectos, as como su cotidianeidad facilitaba que fuesen desarrollados con xito utilizando metodologas bastante rudimentarias, poco innovadoras y en desuso en los pases desarrollados.

2 Hoy en da, la construccin ha experimentado un auge insospechado en el pasado y es una actividad clave en la economa nacional. Las inversiones pblicas y privadas en edificaciones se cuantifican en el orden de los cientos de millones de dlares cada ao. Lujosos hoteles, residencias, condominios, edificios de oficinas, naves industriales y hasta hospitales encabezan la demanda constructiva privada, mientras que el sector pblico constantemente requiere de proyectos urbansticos, escuelas, colegios, hospitales y bancos, entre otros. Aunado a esto, la gran cantidad de ramas del conocimiento que convergen en el diseo y construccin de los edificios modernos provoca que dichos proyectos sean mucho ms complicados que en el pasado. La incorporacin de sistemas electrnicos, nuevos materiales, aspectos legales, procesos de gestin de calidad, aspectos financieros y otros, hacen del diseo y construccin actividades multidisciplinarias, donde participan profesionales tan diversos como arquitectos, ingenieros, abogados y administradores de proyectos, entre otros. Se tiene entonces una situacin bastante desafiante para las empresas costarricenses dedicadas al diseo y construccin de edificaciones. Por un lado, los proyectos que constituyen el grueso de la inversin son mucho ms complejos y exigen un nivel superior de calidad, eficiencia y productividad. Por el otro, los procesos tradicionales con los que se ha venido trabajando son incompatibles con tales requerimientos. Si las empresas no toman medidas para ser ms competitivas en un mercado cada vez ms globalizado, la competencia proveniente del exterior y las mismas exigencias del mercado terminarn por ahogarlas. Esto porque los inversionistas exigirn eventualmente que los productos y servicios que se ofrecen a nivel nacional se equiparen con los estndares internacionales. En caso de no encontrar quien satisfaga sus requerimientos, podran recurrir a compaas extranjeras o desistiran de invertir en Cosa Rica. Con un panorama tan competitivo como el que se supone por la eventual aprobacin de tratados como el TLC y similares, que permitiran a empresas y profesionales forneos ejercer en igualdad de condiciones con los nacionales, si no se toman medidas, el panorama no es muy halageo para los nuestros. Un ejemplo muy importante de las prcticas anticuadas que frenan el avance de la industria de la construccin hacia un nivel superior de desarrollo, lo constituye el hecho de que no se haya estandarizado la forma en que se organizan y presentan los principales documentos utilizados para construccin; es decir los planos y especificaciones. La falta de una nomenclatura y codificacin uniforme en estos documentos dificulta en gran medida la comunicacin entre los participantes de un

3 proyecto, y genera conflictos tanto en la etapa de diseo como en la de construccin. Durante el diseo, el trabajo se divide entre un amplio nmero de especialistas (ingeniero estructural, elctrico, mecnico, arquitecto y otros), cada uno de los cuales realiza una parte del mismo y producen sus planos y especificaciones. Al final del proceso, se integran todos los documentos en uno solo. Sin embargo, debido a que cada diseador utiliza un sistema de clasificacin y nomenclatura diferente, es sumamente difcil que todas las partes concuerden una con la otra, y puedan ser integradas de una forma gil y rpida, produciendo un resultado de calidad. Normalmente existen traslapes y omisiones de informacin, as como descoordinacin e incongruencias entre documentos. Como resultado, cuando el contratista los utiliza para construir el edificio, son necesarias consultas, modificaciones y modificaciones constantes, adems de que se aumenta la probabilidad de errores o interpretaciones errneas. Todo esto genera retrasos y prdidas de diverso tipo y magnitud al consultor, al contratista y principalmente al dueo de la obra. Otro de los problemas provocados por el hecho de que existan mltiples formatos y estructuras de organizacin para los planos y especificaciones, es que los contratistas pierden tiempo valioso en familiarizarse con estos en cada proyecto en que trabajan. Si se estandarizan tales documentos, se facilitara al constructor la ubicacin de la informacin y el desarrollo de metodologas automatizadas para agilizar labores como presupuestos, planificacin y control de calidad en obra, entre otras. Adems, se disminuiran las disputas entre el inspector y el contratista, porque sera ms difcil que este ltimo dejase pasar informacin importante. La falta de estandarizacin en planos y especificaciones se origina en el hecho de que en Costa Rica, tradicionalmente no se distingue con claridad entre las funciones de uno u otro documento, lo cual ha generado que se distorsionen sus alcances. Esto se constata en el Artculo 17 del Reglamento para la Contratacin de Servicios Profesionales de Consultora en Ingeniera y Arquitectura, donde se definen los planos y especificaciones de la siguiente manera: (Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos [CFIA], 1988 a) Planos de construccin y especificaciones: Se entiende por planos de construccin el conjunto de elementos grficos y escritos que definen con claridad el carcter y la finalidad de una obra, y que permiten construirla bajo la direccin de un profesional

4 responsable. De acuerdo con la ndole de cada proyecto, estos planos deben comprender los aspectos de distribucin, de estructuracin e instalaciones,

respaldadas por sus respectivos clculos. Las especificaciones tcnicas debern formar parte de los planos de construccin ya sea dentro del juego de planos o como un documento suscrito adjunto. De la cita anterior se entiende que las especificaciones tcnicas pueden ser parte de los planos, lo cual es una concepcin que puede inducir a errores en ambos documentos constructivos, ya que no se define con claridad los alcances de cada uno. Por su naturaleza, los planos son documentos donde se debe presentar la informacin de una manera esencialmente grfica. Estos definen la geometra del proyecto, incluyendo sus dimensiones, forma y detalles. Las especificaciones, por su parte, son documentos escritos que definen la naturaleza de los materiales que deben ser utilizados, as como los procedimientos que deben seguir los contratistas para realizar su labor. Ambos se complementan, y pueden ser visualizados utilizando la analoga de una pelcula, donde los planos son las imgenes y las especificaciones el sonido. Esta situacin ha provocado un recargo en las funciones de los planos, ya que se ha dado la tendencia entre diseadores y constructores de utilizarlos como el documento constructivo por excelencia, relegando a las especificaciones a un segundo y hasta tercer plano, a pesar de ser tan importantes como su complemento grfico. El problema de la estandarizacin de los planos y las especificaciones debe ser resuelto entonces en forma separada, segn las necesidades especficas de cada documento. En Costa Rica ya se estn tomando medidas al respecto, las cuales estn siendo realizadas en conjunto por la empresa privada y el Gobierno. A nivel privado, existe un proyecto, liderado por la Cmara de Consultores en Arquitectura

e Ingeniera (CCAI), y avalado por el CFIA, que consiste en la traduccin y adopcin de las normas ms utilizadas en Estados Unidos de Norteamrica y Canad para la organizacin estndar de documentos grficos (planos) y escritos (especificaciones, documentos contractuales y documento para licitacin), denominadas National CAD Standard (NCS) y MF, respectivamente. El Gobierno por su parte, ha respaldado esta iniciativa, ya que el organismo normalizador nacional (INTECO), a travs de su Comit Nacional del Sector Construccin, consciente del valor del MF, aprob la utilizacin de ste como norma nacional tan pronto como la CCAI lo haya traducido, lo cual, dar mayor reconocimiento a la misma.

5 Este proyecto promete cambios muy positivos para el sector construccin, porque el MF no solo es til para organizar documentos constructivos escritos, sino que est diseado para ordenar y codificar todo tipo de informacin relacionada con la construccin, por lo cual en sus pases de origen, ha probado ser una eficiente herramienta de comunicacin entre todos los participantes de esta industria. Sin embargo, la traduccin del MF est lejos de ser la solucin al problema de los planos y especificaciones deficientes. La norma por s sola no dice mucho, ya que sta no es ms que un listado de ttulos y nmeros que permiten organizar la informacin de manera sistemtica. Lo que le ha dado xito en Estados Unidos y Canad, ha sido que todas las empresas ligadas con la construccin lo utilizan como un lenguaje comn. Para llegar a esto, es necesario que la norma sea aceptada masivamente, a travs de una adecuada campaa de divulgacin y educacin que d a conocer los beneficios de la misma, as como su correcta utilizacin y limitaciones. Esta no es una tarea fcil, ya que a travs de cerca de cuarenta aos de uso ininterrumpido en Estados Unidos y Canad, se ha generado un acervo bibliogrfico muy amplio con respecto al tema. Inclusive, la entidad creadora de la norma, denominada Instituto de Especificaciones de la Construccin (CSI, por sus siglas en ingls), brinda seminarios y cursos de capacitacin a los profesionales. Todos estos recursos son bastante onerosos e implican una importante inversin en las empresas para capacitarse antes de poder utilizar el MF correctamente. Adems, han sido desarrollados exclusivamente con base en la realidad norteamericana, lo cual no garantiza que las ideas all expuestas sean aplicables a la forma en que se hacen las cosas en Costa Rica. Si a esto se le aade el hecho de que en el ambiente de la construccin normalmente las personas se muestran reacias al cambio, por los costos y contratiempos que generan, se vislumbra que difcilmente se pueda lograr una aceptacin generalizada desde el inicio. Con el fin de proveer al pblico con informacin de calidad y a bajo costo que instruya en el uso de la nueva norma, se ha preparado la presente gua, que pretende ser una herramienta til para profesionales, empresas, instituciones del Estado y centros educativos, entre otros. De esta manera, se espera contribuir a una rpida aceptacin del MF por todos los participantes del amplio sector de la construccin. La necesidad de esta gua se identific desde el primer momento en que el autor ley sobre el proyecto de la CCAI y se intent conocer ms sobre el tema, pero no se pudo obtener

6 ms que descripciones generales disponibles en Internet. Conforme el trabajo avanz, tal necesidad se ratific al detectar que entre los potenciales usuarios de la norma, prevaleca el desconocimiento, y los pocos que manifestaban saber algo manejaban conceptos errneos. Incluso, entre los estudiantes universitarios y profesores, de quienes se puede suponer tienen acceso a la informacin ms actualizada, se encontr que no conocan sobre el MF ni sus usos. 1.3 El MasterFormat en el contexto costarricense 1.3.1 El MasterFormat como parte de la Estrategia Nacional de Normalizacin Actualmente, en el globalizado mundo productivo, o se avanza hacia decisiones y operaciones para elevar la calidad de los productos y servicios, o simplemente el rezago y la indiferencia en el mercado, constituirn la sentencia que postergar las aspiraciones de desarrollo de cualquier empresa, organizacin privada o pblica, y por ltimo de cualquier pas. Y cmo es que esta condicin, convertida en necesidad exigente de nuestros tiempos, est siendo asumida y asimilada en los pases de todo el mundo? La respuesta se encuentra en lo que internacionalmente se conoce como la normalizacin; esto es, los procesos que incluyen la formulacin, publicacin, divulgacin e implementacin de normas tcnicas. Las normas tcnicas se conciben para asegurar que los procesos, los productos o los servicios, utilicen los avances del conocimiento tcnico y cientfico disponible para mejorar su calidad, al tiempo que se cumple con las expectativas de compradores y consumidores, y se resguarda y garantiza la seguridad de los mismos, la proteccin del medio ambiente y la sostenibilidad de los recursos naturales. (INTECO, 2004) Para ser ms competitivos, los sectores productivos nacionales deben prepararse mediante el desarrollo de sistemas de aseguramiento de la calidad, pues la sociedad de consumo exigir eventualmente que los productos y servicios que se ofrecen a nivel nacional se equiparen con los estndares internacionales. Un pilar fundamental para el desarrollo de estos sistemas es la adopcin y utilizacin de normas tcnicas.

7 Especficamente en el sector de la construccin, existen iniciativas tanto del Gobierno como del sector privado para brindar a las empresas las herramientas que les permitan ser ms eficientes y por ende ms competitivas. En el sector privado, por ejemplo, los esfuerzos en pro de orientar la industria de la construccin hacia la normalizacin se llevan a cabo en aspectos que abarcan desde los planos y especificaciones, hasta la coordinacin modular entre productos manufacturados y diseos. Con respecto al uso del MF, en nuestro pas la idea original surgi por medio de un proyecto de la CCAI para la traduccin y adopcin de la norma, para lo cual, esta entidad firm durante el ao 2004 un convenio para establecer una representacin del CSI en Costa Rica. Hasta el momento, esta representacin, a la que se le denomina Captulo Costa Rica del CSI, est trabajando nicamente en la traduccin oficial al espaol del MasterFormat. Sin embargo, se espera que luego de que esta traduccin est concluida, se pueda hacer lo mismo con el NCS y otras normas complementarias al MF, como el formato de Seccin (SectionFormat) y el formato de pgina (PageFormat), los cuales brindan las reglas para organizar el texto y dar formato a las pginas que conforman un libro de especificaciones. Esta iniciativa de tipo privado, se integra con los esfuerzos del Gobierno a travs del Sistema Nacional para la Calidad. Este fue creado mediante la Ley N 8279, publicada en la Gaceta del 21 de mayo del 2002, y su objetivo es establecer el marco estructural para las actividades vinculadas al desarrollo y demostracin de la calidad, que contribuya a mejorar la competitividad de las empresas nacionales y proporcione confianza a la transaccin de bienes y servicios. Independientemente del pas, un Sistema Nacional Para la Calidad, debe estar conformado por otros rganos o subsistemas que se encarguen de las labores de gestin metrolgica, acreditacin, reglamentacin tcnica y normalizacin voluntaria. En Costa Rica, para llevar a cabo estas funciones, la Ley cre los siguientes subsistemas: 1. Laboratorio Costarricense de Metrologa. 2. Ente Costarricense de Acreditacin. 3. rgano de Reglamentacin Tcnica. 4. Ente Nacional de Normalizacin (ENN).

8 De estas cuatro entidades, es el ENN el que tiene relacin directa con la implementacin del MF como norma tcnica en Costa Rica, ya que segn la Ley, entre sus funciones estn:

Encauzar y dirigir la elaboracin de las normas para el desarrollo socioeconmico nacional, incluso la adopcin de normas internacionales y la armonizacin en mbitos supranacionales.

Promover la participacin nacional ante las organizaciones internacionales y regionales de normalizacin.

Difundir la aplicacin adecuada de las normas a las actividades productivas y comerciales, tanto en el sector pblico como en el privado.

Promover el establecimiento de acuerdos y convenios de colaboracin con entidades nacionales, extranjeras o internacionales.

Organizar actividades de formacin y difusin y colaborar con ellas. Comercializar las normas nacionales e internacionales y las publicaciones tcnicas. Promover la agrupacin de los interesados en el desarrollo de la normalizacin nacional y coordinarlos.

Realizar cualquier otra actividad compatible con las actividades de normalizacin.

La Ley N 8279 dispone que cada cinco aos, el Poder Ejecutivo conceda el reconocimiento como ENN a la entidad privada, sin fines de lucro, que cumpla con los requisitos para realizar tal funcin. Actualmente, la entidad que funge como ENN es el INTECO, el cual obtuvo esta distincin en el ao 1995. Este es una asociacin privada, sin fines de lucro, con personera jurdica y patrimonio propio creada en el ao de1987. Como encargado de todo el proceso de normalizacin en Costa Rica, INTECO define cada ao un programa de proyectos para la elaboracin de normas nacionales, denominado Plan Nacional de Normalizacin (PNN). En este documento se armonizan las necesidades de los diversos sectores productivos, entre si, contemplando la visin estratgica, poltica y econmica del pas. Una vez definido el PNN, INTECO cuenta con distintos comits, cada uno representando un sector especfico de la industria. Estos comits, denominados Comits Tcnicos Nacionales (CTN), estn conformados por expertos y delegados del sector al que representan (productores, consumidores e intereses generales), lo cual busca asegurar que los intereses generales de cada industria sean los que prevalezcan en las normas que se creen o adopten. Uno de estos comits, es el Comit Tcnico Nacional del Sector Construccin, el cual tiene relacin directa con el proyecto de traduccin del MF. Este Comit, design a un grupo de

9 representantes, para que en conjunto con la Comisin de Traduccin de la CCAI, conformaran el Subcomit de Nomenclatura y Codificacin. Este Subcomit se encargar de hacer la revisin final a la traduccin realizada por la CCAI e incorporarn el MF como norma nacional. Para motivar la adopcin de esta norma y de las dems que abarca el proyecto de traduccin de la CCAI, es importante que el pblico reconozca las ventajas que la normalizacin como poltica nacional tiene para los distintos componentes de la sociedad. A nivel de pas, la normalizacin es un instrumento eficaz para:

Aumentar la productividad, reduciendo desperdicios y rechazos. Mejorar la produccin en cuanto a la calidad, cantidad y regularidad. Proteger al consumidor. Lograr el establecimiento progresivo de catlogos con los productos nacionales de calidad.

Disminuir litigios, gracias al establecimiento de requisitos de calidad en forma conjunta entre proveedor y cliente.

Participar en los mercados internacionales con productos que cumplan los requisitos que ellos exigen.

Facilitar la transferencia de tecnologa, permitiendo la seleccin e incorporacin de tecnologa adecuada a las unidades productivas del pas.

Para los usuarios:

Da garantas de calidad, seguridad e intercambiabilidad. Posibilita comparar ofertas, desde el punto de vista de calidad, con base en normas. Facilita la formulacin de pedidos. Permite mayor cumplimiento de los plazos de entrega. Facilita el acceso a datos tcnicos, antes dispersos e inciertos. Sirve de base tcnica para licitaciones.

Para el productor:

Permite la organizacin racional de operaciones, ya que puede normalizar y controlar desde la materia prima hasta el producto terminado.

Logra la reduccin de desperdicios y rechazos, gracias a que racionaliza el tipo y cantidad de materiales a emplear y optimiza la produccin.

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Aumenta la productividad como resultado de la racionalizacin de los factores de produccin.

Reduce los gastos administrativos, ya que se pueden hacer las cosas bien desde la primera vez, evitando as desperdicios, reprocesos y rechazos.

Disminuye costos al aumentar la productividad.

De esta manera, queda claro como el MF no constituye un esfuerzo aislado del sector privado para solventar un problema especfico, sino que viene a formar parte de una estrategia nacional de desarrollo. 1.3.2 Antecedentes de utilizacin del MasterFormat Con respecto al conocimiento a nivel nacional sobre el tema del MF, se ha encontrado que este es prcticamente nulo. nicamente existen unas pocas empresas consultoras que lo utilizan de manera interna para organizar sus especificaciones, principalmente, sin desarrollar por completo el concepto de Manual de Proyecto, que comprende la organizacin de especificaciones junto con los documentos contractuales y para licitacin. Este uso limitado no permite desarrollar la idea principal del estndar, que es la de proveer de un sistema de organizacin que al ser conocido y utilizado por todos los participantes de la industria, permita el gil manejo de la informacin. Adicionalmente, se encontr que la versin ms utilizada de la norma es la de 1995, mientras que la que se est traduciendo es la del 2004, la cual tiene cambios significativos con respecto a la primera. Acerca de este tema, el cambio de una versin a otra caus mucho revuelo en el sector de la construccin norteamericano en su momento, ya que aunque la ms reciente incluye una serie de mejoras y ampliaciones que le dan mayor alcance, su implementacin implicaba recodificar las bases de datos de las empresas, por lo que muchos se mostraron poco anuentes al cambio. Sin embargo, desde su publicacin a la fecha, el MF 2004 ha sustituido casi en la totalidad del mercado a su predecesor y la aceptacin es generalizada. Es importante mencionar que el hecho de que en Costa Rica se vaya a introducir directamente el MF 2004 constituye una ventaja, ya que se podr ensear la versin mejorada de la norma en un medio inexplorado. Esto permitir poder implementar las lecciones aprendidas en Estados Unidos y Canad a travs de los aos, para no cometer los errores en los que ellos pudieron haber incurrido en su momento. Esto sin embargo, constituye

11 uno de los grandes retos y responsabilidades que recaen sobre esta gua, ya que se debe transmitir ese conocimiento de forma tal que sea captado adecuadamente por las personas. Finalmente, el presente trabajo no cuenta con ningn tipo de antecedentes documentados a nivel nacional. La informacin terica se obtuvo principalmente de la bibliografa distribuida por el CSI, as como de entrevistas a los integrantes del Captulo Costa Rica. 1.4 Solucin propuesta En el presente trabajo, se aborda el problema de ensear una norma desconocida en Costa Rica y que adems fue desarrollada para un medio con condiciones distintas, mediante un repaso de la forma en que esta se origin, para luego adentrarse en los detalles sobre su estructura y contenido. Esto permitir a los lectores entender los conceptos en los que se basa el funcionamiento del estndar, para que conforme su conocimiento se ample, puedan aplicarlos de manera creativa a la solucin de sus problemas particulares, e inclusive desarrollar estrategias propias de implementacin, de tal manera que se adapten mejor a sus necesidades y condiciones particulares. Posteriormente, se avanza de los conceptos generales hacia una estrategia propuesta por el autor para implementar el MF en la elaboracin de documentos constructivos en una empresa consultora tpica de Costa Rica, con una inversin mnima de recursos monetarios y humanos. Tal estrategia se divide en dos partes: primero se exponen las acciones y medidas de preparacin a nivel de empresa que se deben realizar antes de entrar de lleno a la utilizacin del MF, y luego se explica una rutina para afrontar la preparacin de los documentos constructivos. Las metodologas descritas en estos Captulos se desarrollaron con base en un combinacin de las buenas prcticas de especificacin promovidas por el CSI, la forma de trabajo que sigue una empresa de diseo tpica y la visin particular del autor sobre como se debe realizar tal proceso. La forma de estructurar esta gua se bas en la retroalimentacin provista por las entrevistas a varios profesionales durante la etapa de recopilacin de informacin, las cuales dieron una idea clara de las carencias de informacin que deben ser solventadas. Los Captulos de la misma se han dispuesto de la siguiente manera:

12 1. Introduccin: Se explican los motivos que dan origen a la gua, la forma en que esta se estructura, as como los objetivos, alcances y limitaciones de la misma. 2. Organizacin de los documentos constructivos: Introduccin al MasterFormat: Se describe el campo de accin principal del MF, que consiste en los documentos constructivos. Se introduce al MF como estructura organizacional de los mismos. 3. Aspectos generales del MasterFormat: Se sintetiza y expone toda la informacin recopilada respecto al MF, se explica su funcionamiento y otros temas relacionados. 4. Caso particular: Divisiones 00 y 01: Estas Secciones albergan informacin distinta a lo que comnmente se conoce como especificaciones tcnicas, por lo cual se explican aparte. La Divisin 00 contiene documentos contractuales y condiciones para licitacin, mientras que la Divisin 01 contiene requerimientos generales que aplican a distintas Secciones. 5. Medidas previas a la implementacin: Se describen las acciones que deben ser realizadas antes de utilizar de lleno el MF en una empresa consultora. 6. Pasos para elaborar un Manual de Proyecto: Se describe un procedimiento particular para elaborar un Manual de Proyecto a lo largo de las fases que comprende el servicio de consultora en Costa Rica. 7. Conclusiones y Recomendaciones. 8. Anexos: Constituyen informacin recopilada en la bibliografa o desarrollada por el autor que se considera de utilidad para las personas interesadas en la utilizacin del MF. 1.5 Objetivos 1.5.1 Objetivo general Elaborar una gua que facilite el proceso de instruccin de los nuevos usuarios del MF sobre los alcances, limitaciones y correcta utilizacin del mismo, as como brindar

recomendaciones prcticas para obtener el mximo provecho de su uso en la elaboracin de documentos constructivos. Todo esto, tomando como base la bibliografa producida en los Estados Unidos, producto de su propia experiencia, y trasladando sus conceptos al contexto costarricense. 1.5.2 Objetivos especficos a. Describir la estructura del MF, las reglas bsicas para entender su sistema de nomenclatura y numeracin as como su campo de accin.

13 b. Guiar al usuario en la ubicacin de la informacin en la estructura del MF. c. Establecer un procedimiento sencillo y a corto plazo para implementar el MF en una empresa consultora, utilizando un mnimo de inversin econmica y de recurso humano. d. Brindar recomendaciones a los usuarios que deseen conocer ms de otras aplicaciones y recursos existentes para complementar el MF. e. Colaborar con el proceso de divulgacin y capacitacin requerido para que el MF sea aceptado y utilizado ampliamente por el sector de la construccin. 1.6 Delimitacin y alcance del estudio 1.6.1 Alcances El presente trabajo se elabor con base en la recopilacin exhaustiva de informacin relacionada con el MF y sus aplicaciones, disponible en Estados Unidos y Canad, la cual result ser muy amplia. Debido al desconocimiento de esta norma que prevalece entre consultores y constructores nacionales, se decidi que la informacin presentada se enfocara a transmitir una visin general sobre el tema. Por lo tanto, aunque se exploran una amplia variedad de aspectos relacionados con la norma, no se agota la investigacin con respecto a ninguno de ellos. Esto porque se pretende que como primer texto explicativo del MF para un mercado fuera de sus pases de origen, no se abrume al lector con una gran cantidad de informacin, que aunque interesante y necesaria, podra desestimular a los potenciales usuarios. Se deja entonces la puerta abierta a los lectores para que investiguen sobre los temas que les generen ms inters y se colocan las bases para que se realicen posteriores trabajos de investigacin que ayuden a difundir y mejorar la aplicacin del MF. Aunque se prest particular atencin a la adaptacin de la norma al medio costarricense para facilitar as la interpretacin de un texto diseado para otras condiciones y legislacin, se debe tener presente que particularmente los aspectos legales son muy distintos entre Costa Rica y los Estados Unidos. El anlisis que se hace de las secciones del MF destinadas a documentos para licitacin, contractuales y permisos, se limita al punto de vista prctico de la ingeniera y la arquitectura y no analiza de lleno las diferencias legales de fondo entre ambos pases. Es importante recalcar que aunque el MF 2004 fue concebido para ser aplicado en cualquier tipo de proyecto de infraestructura, la presente gua se enfoca a empresas consultoras

14 dedicadas al diseo de edificios, ya que el desarrollo de una metodologa que abarque todas las reas de especializacin de la consultora, resultara sumamente complicado. 1.6.2 Limitaciones Es evidente que ninguna gua o manual puede responder a las preguntas de todos los usuarios, por lo cual se considera conveniente sealar las siguientes limitaciones:

Esta gua no puede dar respuesta a todas los aspectos referentes a la aplicacin del MF, aunque proporcione los criterios ms importantes que deben ser tomados en cuenta para su aplicacin en la organizacin de documentos constructivos.

La experiencia con respecto al uso del MF a nivel nacional es muy poca, por lo que la informacin presentada en la gua se basa casi en su totalidad en documentacin elaborada en los Estados Unidos.

La ausencia total en el pas de literatura con respecto al tema y el elevado costo econmico de la misma en el extranjero limit el nmero de fuentes bibliogrficas que pudieron ser consultadas.

Debido a que en el momento en que se elabor este trabajo la traduccin oficial del MF no estaba disponible an, se debi trabajar nicamente con la versin en ingls, por lo que las traducciones de muchos trminos aqu presentadas podran no coincidir con las del documento oficial, una vez que este salga a la luz pblica.

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Captulo II: Organizacin de los documentos constructivos: Introduccin al MasterFormat

2.1 Ciclo de vida de un proyecto Un proyecto es el resultado de la integracin de una serie de etapas distintas que abarcan desde su concepcin hasta que se encuentra en funcionamiento. Para analizar la forma en que se desarrolla la elaboracin de los documentos utilizados en la construccin, es necesario entender estas etapas, a las que en conjunto se les denomina ciclo de vida del proyecto. La definicin de un ciclo de vida facilita el control sobre los tiempos en que es necesario aplicar recursos de todo tipo al proyecto. Si el proyecto incluye subcontratacin de partes a otras organizaciones, el control del trabajo subcontratado se facilita en la medida en que esas partes encajen bien en la estructura de las fases. El control de calidad tambin se ve facilitado si la separacin entre fases se hace corresponder con puntos en los que sta deba verificarse (mediante comprobaciones sobre los productos parciales obtenidos). Segn el American Institute of Architects ([AIA], 1992), en un proyecto de construccin pueden distinguirse cinco fases: planeacin, programacin, diseo, construccin y operacin. (Ver Figura 2.1)

Planeacin. Esta etapa inicia con la concepcin, que consiste en el surgimiento de la idea de realizar el proyecto, como respuesta a una necesidad especfica de una entidad (individuo, institucin o empresa). Dicha entidad, que de aqu en adelante se llamar dueo o propietario, luego de tomar la decisin de realizar el proyecto, busca la asesora de uno o varios profesionales en la materia, a los que se les denomina consultor. Una vez que la necesidad o problema ha sido identificado, el dueo y el consultor analizan en forma conjunta alternativas para solucionarlo. Por ejemplo, ante la necesidad de una empresa de tener un lugar para sus oficinas, se pueden analizar las alternativas de alquilar, construir o remodelar. En esta fase se definen los requisitos generales, se establece el presupuesto preliminar y se hacen los estudios de factibilidad y viabilidad ambiental, entre otros.

Programacin. Es la etapa en la que se definen con detalle los requisitos del proyecto en trminos de alcance, calidad, costo y tiempo. En el programa se definen las necesidades de dueo y se establecen los objetivos y pautas a seguir por los diseadores. El programa es usado en las etapas posteriores por el dueo, diseadores

16 y administradores de proyecto, para evaluar la conveniencia de las soluciones de diseo propuestas.

Diseo: Es el perodo durante el cual las necesidades establecidas en el programa son trasladadas a planos y especificaciones. Las soluciones detalladas a los requisitos del programa, estimados de costos actualizados y cronogramas revisados se presentan al dueo para su aprobacin conforme el diseo avanza. Al final de la etapa, se cuenta con los planos y especificaciones definitivas, con los cuales se solicitan ofertas y se otorgan los contratos de construccin.

Construccin: Este es el perodo durante el cual los planos y las especificaciones son implementados para construir una estructura que cumpla con todos los requerimientos inicialmente planteados. Luego de que el proyecto es terminado y puesto en servicio, este est listo para ser utilizado por el usuario final.

Operacin y Mantenimiento: Esta es la fase ms prolongada del ciclo de vida de la edificacin, durante la cual es operada para cumplir con los objetivos del dueo. Finaliza cuando el edificio es sacado de funcionamiento y removido del sitio, para as iniciar nuevamente con la fase de planeacin de un proyecto que vendr a sustituir al anterior. Figura 2.1: Ciclo de vida del proyecto

Operacin y Mantenimiento

Planeacin

Construccin

Programacin

Diseo
Fuente: El autor.

2.2 Documentos constructivos La finalizacin exitosa de la fase constructiva de un proyecto depende primordialmente de que durante esta y las etapas que le anteceden se de una buena comunicacin entre los

17 diseadores y los dems participantes de la obra. Esto se puede lograr en gran parte mediante un completo y coordinado conjunto de documentos constructivos. Los documentos constructivos se definen por el CSI (2005) como el conjunto de documentos escritos y grficos preparados o ensamblados por un ingeniero o arquitecto que permiten construir la misma, administrar el contrato de construccin y que adems son utilizados para obtener permisos de las autoridades con jurisdiccin sobre el proyecto. En los Estados Unidos, los documentos constructivos se dividen en dos grupos principales:

Documentos para procuradura. Documentos para contratacin.

Se considera importante explicar el trmino procuradura, ya que este no es comn en el medio nacional y se utiliza con frecuencia en la Divisin 00 del MF. Esta palabra desciende del verbo procurar, que significa hacer esfuerzos por conseguir una cosa, por lo tanto, en construccin, la procuradura se define como el proceso mediante el cual una empresa constructora hace una oferta formal al dueo de un proyecto con el fin de asumir su construccin. De aqu que se pueda definir a los documentos para procuradura como aquellos utilizados para solicitar ofertas por parte de contratistas potenciales. Estas ofertas pueden realizarse ya sea mediante un proceso licitatorio o por negociacin directa entre el propietario y un oferente. Para entender mejor las diferencias entre uno y otro proceso, estos se describen a continuacin: a. Obtencin de ofertas mediante licitacin En un proceso licitatorio, los eventuales contratistas son invitados a preparar y presentar sus ofertas, indicando en un formato predefinido el costo y el tiempo requerido para ejecutar el proyecto. Mediante este mtodo se determina el menor costo para llevar a cabo el trabajo. El objetivo de una licitacin es asegurar que el costo del proyecto es razonable y consistente con las condiciones prevalecientes del mercado de la construccin. La licitacin se da a mltiples niveles. Por ejemplo, en respuesta a la apertura de un proceso licitatorio, los eventuales contratistas solicitan a su vez ofertas para porciones del proyecto a un grupo de subcontratistas y proveedores. En proyectos muy complejos, inclusive los subcontratistas pueden solicitar ofertas de sub-subcontratistas y otros proveedores. Una vez que los contratistas participantes del proceso tienen

18 preparada su oferta, esta es sellada y entregada confidencialmente para que sea examinada y comparada con las dems. La forma de elegir el ganador de una licitacin toma en cuenta una serie de criterios como: experiencia y atestados del contratista, condicin financiera, experiencia y calificacin del personal a cargo de la obra, monto de la oferta y plazo de entrega, entre otros. Sin embargo, en proyectos de obra pblica, normalmente se asigna un mayor peso a los dos ltimos aspectos, ya que por regla general, el Estado busca el menor precio posible. Por otra parte, los concursos para proyectos privados pueden ser tan formales o informales como el propietario prefiera. Es importante recalcar que los concursos para obra privada no necesitan ser abiertos al pblico, como si lo pide la Ley para los proyectos del Estado, sino que pueden estar restringidos a un grupo de contratistas elegido por el dueo o recomendados por la empresa consultora. Un proceso licitatorio puede ser bastante complejo, pero en trminos generales se pueden distinguir las siguientes actividades: 1. Invitacin a concursar, donde se publica o informa a los eventuales contratistas sobre el proyecto. 2. Distribucin o venta de los documentos que explican las pautas del proceso de licitacin. 3. Reuniones previas al proceso para explicar a los concursantes en qu consiste el proyecto y los trminos del contrato. 4. Resolucin de consultas y aclaraciones que surjan durante el proceso. 5. Resolucin de propuestas de cambio hechas por los concursantes para modificar los requisitos de algunos componentes o sistemas del proyecto. 6. Resolucin a peticiones de interpretacin de trminos del cartel. 7. Inclusin de adendas. 8. Actividades de presupuestacin por parte de los concursantes 9. Preparacin de ofertas y documentos suplementarios. 10. Recepcin de ofertas. 11. Apertura de ofertas. 12. Revisin de cumplimiento de requisitos. 13. Resolucin de apelaciones. 14. Tabulacin y calificacin de ofertas. 15. Anuncio del ganador.

19 b. Obtencin de ofertas mediante negociacin En una negociacin se produce un proceso de dilogo, oferta, compromiso y trato entre dos o ms partes, con el objetivo de llegar a un acuerdo o contrato. El proceso inicia con la eleccin del potencial contratista y la invitacin para que cotice el trabajo a realizar. Seguidamente este hace una oferta y el propietario o sus asesores responden aceptando o haciendo una contraoferta. Luego de varias discusiones, se llega a un acuerdo final y se procede a redactar y firmar el contrato de construccin. Este proceso, ms simple que una licitacin, toma el lugar de esta bajo las siguientes condiciones:

El contrato puede ser otorgado sin necesidad de un proceso licitatorio. El propietario y el contratista han establecido un nivel de confianza tal que hace el concurso innecesario.

El contratista cumple con los requerimientos del propietario en capacidad, tiempo y costo para construir el proyecto.

La negociacin puede ser tan formal o informal como el dueo del proyecto desee, sin embargo normalmente es mucho ms simple que una licitacin y en el ms riguroso de los casos, es igual de compleja. Lo que determina la complejidad del procedimiento es la cantidad de reglas y procedimientos que se impongan al o los oferentes. Independientemente del mtodo de procuradura utilizado, el proceso siempre finaliza con la adjudicacin y firma del contrato de construccin. En general, los documentos para procuradura consisten en:

Requerimientos para procuradura. Son las condiciones que definen a los oferentes o contratistas potenciales los procedimientos que deben seguir para preparar y someter sus ofertas a consideracin. En Costa Rica normalmente se les conoce como las condiciones para licitacin.

Condiciones contractuales. Son los documentos que definen los procesos, derechos, responsabilidades, y relaciones entre las partes que firman el contrato de construccin. En Costa Rica normalmente se les llama documentos contractuales y estn constituidos por las condiciones generales y condiciones especficas.

Especificaciones tcnicas. Son los documentos que definen los requerimientos cualitativos para productos, materiales y mano de obra con los que debe realizarse el proyecto.

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Planos. Son las descripciones grficas del trabajo que debe ser desarrollado por el constructor. Su contenido se complementa con las indicaciones de las

especificaciones tcnicas.

Modificaciones. Son cambios o anexos hechos a los documentos originales de un proyecto con el fin de clarificar, adicionar, o cambiar una o varias partes del mismo. Si los cambios son hechos luego de la firma del contrato se les llama modificaciones, mientras que si son hechos antes, se les llama adendas.

Otro tipo de informacin disponible que peda ser de utilidad para presupuestar el proyecto (por ejemplo: estudios geotcnicos, planos de estructuras existentes en el sitio, y otros).

Luego de la adjudicacin del contrato, los requerimientos para procuradura son removidos del conjunto de documentos, y los restantes (planos, especificaciones, condiciones contractuales, y otros), junto con el contrato de construccin firmado, pasan a formar los documentos para contratacin. Desde el punto de vista legal, esto es muy importante, ya que las actuaciones del constructor, el consultor y el propietario estn regidas en primera instancia por los documentos contractuales. Es importante que el concepto de documentos constructivos y documentos para procuradura sea entendido completamente por el lector, porque bsicamente el MF es un sistema de nomenclatura y clasificacin para organizar la parte escrita de estos. En Costa Rica, la palabra procuradura no es muy conocida con el significado que le da el CSI, y normalmente se hace referencia a la licitacin cuando se desea indicar el procedimiento formal para obtener ofertas de varios contratistas. Sin embargo, la metodologa y documentos utilizados en las licitaciones nacionales son muy similares a los que maneja el CSI. Las principales diferencias se encuentran en la nomenclatura utilizada para referirse a cada uno de ellos, pero las funciones se mantienen. As, el equivalente nacional de los documentos para procuradura se denomina cartel de licitacin. Este a su vez, a pesar de que no existe uniformidad de criterio entre diseadores sobre lo que debe contener, normalmente est compuesto de tres partes:

Pliego de condiciones para licitacin y documentos contractuales (condiciones generales y especficas).

Planos. Especificaciones tcnicas.

21 Las especificaciones tcnicas corresponden a la informacin contenida en el Grupo de las Especificaciones; el pliego de condiciones para licitacin y documentos contractuales son anlogas al contenido de la Divisin 00; y la funcin de los planos permanece invariable. 2.3 Orden jerrquico de los documentos constructivos Las discrepancias entre los documentos constructivos de tipo contractual es una de las

causas ms comunes de disputas entre las partes involucradas en un proyecto de construccin. Una de las metas intrnsecas del presente trabajo es que, mediante la aplicacin de una metodologa estndar que ordene tales documentos, se logren eliminar o por lo menos disminuir estos problemas. No obstante, se debe ser consciente de que siempre existe la posibilidad de que esto suceda, por lo tanto, es importante conocer el orden de precedencia entre los distintos documentos contractuales. En Costa Rica no existe una normativa que indique claramente el orden jerrquico entre los distintos documentos que conforman un contrato de construccin. Sin embargo, este muchas veces se indica en algn sitio del cartel de licitacin o del contrato. Como norma no escrita, se utiliza el siguiente orden: 1. Contrato. 2. Especificaciones. 3. Planos. En forma ms especfica, si la discrepancia se da entre los documentos escritos (contrato y especificaciones), el orden de precedencia es el siguiente: (Peurifoy & Oberlender, 2002) 1. rdenes de cambio. 2. Contrato. 3. Adenda. 4. Oferta del contratista. 5. Condiciones suplementarias del contrato. 6. Condiciones generales del contrato. 7. Especificaciones tcnicas. Con respecto a los documentos grficos o planos, el orden de importancia es el siguiente: (Peurifoy & Oberlender, 2002) 1. La forma geomtrica gobierna sobre las cotas (en caso de que las dimensiones sugieran que un elemento tiene una forma diferente a la representada. Por ejemplo, si

22 la figura representada en el plano es un rectngulo, pero sus lados tienen las cuatro cotas iguales, lo que sugiere que es un cuadrado, se debe dar prioridad a la figura e interpretar que es un rectngulo). 2. Los dibujos de detalles gobiernan sobre los dibujos generales. 3. Las rdenes de cambio gobiernan sobre los planos originales. 4. Los planos originales gobiernan sobre los planos de taller. Lo anterior constituye una recomendacin para tratar de solventar un problema que es afrontado a menudo por los contratistas y que puede llevarlos a costosas disputas. Como regla general, stos deben tratar siempre que encuentran un conflicto, error o discrepancia entre los documentos escritos y grficos que conforman el contrato, de comunicarlo al inspector y al propietario de inmediato antes de proceder a realizar la actividad que no est clara. La bsqueda de la conciliacin debe de prevalecer siempre en estas situaciones, ya que una actitud defensiva y legalista por lo general produce costosos resultados. El diseador del proyecto debe tener claro que es su responsabilidad el producir documentos constructivos claros y sin errores. Es aqu donde el MF aparece como un instrumento de gran ayuda para que asuma esta obligacin adquirida con su cliente.

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Captulo III: Aspectos generales del MasterFormat

3.1 Origen y desarrollo de las normas del CSI El MF surgi oficialmente en la dcada de los aos sesenta en los Estados Unidos, como respuesta a la urgente e impostergable necesidad de tener una norma de uso nacional para codificar las especificaciones tcnicas de los proyectos de construccin. El problema inici durante la dcada de los 30, cuando el uso de especificaciones detalladas increment notablemente por motivo de la depresin econmica, ya que haba muchos oferentes para los pocos proyectos de construccin que se desarrollaban y se necesitaba definir claramente las responsabilidades del contratista antes de escoger la mejor oferta. Esta tendencia continu durante los aos 40, cuando el Departamento de Defensa envi a concurso pblico mltiples proyectos requeridos por el desarrollo de la Segunda Guerra Mundial. Junto con la creciente demanda de proyectos, la mayor sofisticacin de los materiales y mtodos constructivos provoc que las especificaciones se volvieran altamente complejas. Esto, combinado con el hecho de que cada ingeniero o arquitecto organizaba sus especificaciones de la forma que mejor le pareciera, provoc una situacin catica. En los proyectos militares, los cuales eran altamente confidenciales, se otorgaban los contratos de diseo y construccin en forma separada a mltiples empresas, con el fin de evitar que alguna de ellas llegara a conocer en qu consista el proyecto en su totalidad. Cada quien realizaba su parte, pero nadie saba a ciencia cierta qu era o cmo lucira el proyecto terminado. Esta forma de trabajo requera que tanto diseadores como constructores trabajaran con planos y especificaciones estandarizadas, para que la comunicacin entre ellos fuese fluida. Bajo estas condiciones, en 1948 surgi el CSI, con el propsito principal de estandarizar y mejorar los documentos constructivos. Varios aos ms tarde, en 1961, se present el primer borrador de un documento titulado Formato y Disposicin de Especificaciones y Documentos Relacionados, el cual consista de 22 captulos o Divisiones. Dos aos ms tarde, en setiembre de 1963, el CSI public una modificacin al documento original, titulada Formato CSI para Especificaciones de Edificios, el cual estableca 16

24 Divisiones que agrupaban distintos temas relacionados a los que se les llamaba Secciones. En total contena 314 Secciones organizadas en forma alfabtica dentro de 16 Divisiones. Esta norma creci en aceptacin y lleg a convertirse en el estndar para la industria de la construccin, por lo cual fue necesario que el CSI publicara en 1978 una revisin mayor del documento original, al cual llam por primera vez MasterFormat- Lista Maestra de Ttulos de Secciones de Especificaciones. El MasterFormat como tal, luego de su publicacin en 1978, ha sido revisado y actualizado en 1983, 1988, 1995 y 2004. Durantes las primeras tres revisiones su estructura permaneci muy similar, utilizando el sistema de 16 Divisiones. Los cambios realizados se enfocaron hacia la adicin de nuevos productos y la integracin de los distintos participantes de la industria. Sin embargo, luego de 1995 se reconoci la necesidad de reestructurarlo, debido a que se haba sobrepasado la capacidad del mismo. No era posible expandir las Divisiones existentes para ms tems, y algunos sectores de la industria como electricidad y telecomunicaciones amenazaban con crear sus propias Divisiones, debido a que no encontraban un espacio apropiado para sus necesidades. Por lo tanto, en la versin del 2004 se realiza una revisin mayor de la norma. Entre los principales cambios realizados estn los siguientes:

Se pasa de las tradicionales 16 Divisiones a 50, con el fin de dar espacio a nuevas categoras que reflejan el avance tecnolgico y los nuevos requerimientos de la industria de la construccin en la actualidad y los aos venideros.

Se brinda especial nfasis a la incorporacin de actividades presentes durante todo el ciclo de vida de un proyecto de construccin.

Se expande el sistema de numeracin, lo que permite crear espacio para especificar prcticamente cualquier tema requerimiento del proyecto.

Se debe tener claro que no es suficiente indicar a un diseador que utilice el MasterFormat, ya que aunque este es el documento estrella del CSI, existen otras normas

complementarias que han sido desarrollados paralelamente por este Instituto, cuyo uso es indispensable en la elaboracin de documentos constructivos y otras aplicaciones. Estos son: UniFormat (UF), SectionFormat (SF) y PageFormat (PF). En conjunto, las cuatro publicaciones forman lo que se ha denominado Formato del CSI.

25 3.2 El concepto de Manual de Proyecto Antes de entrar en detalle con las explicaciones sobre la forma en que est estructurado el MF, es necesario conocer primero el concepto de Manual de Proyecto, con base en el cual el CSI desarroll esta norma. En Norteamrica, antes y durante el desarrollo del MF, el conjunto de documentos a los que se les denominaba especificaciones, normalmente contenan mucho ms informacin de la que ese nombre implicaba. Por ejemplo, era comn mezclar las condiciones de la licitacin, las condiciones del contrato, el contrato mismo y dems documentos que no eran especificaciones, junto con estas. Por tal motivo se decidi poner juntos al conjunto de documentos escritos utilizados en un proyecto de construccin y denominarlos Manual de Proyecto. Aunque originalmente el MF fue planteado como un sistema para organizar

especificaciones, este pronto evolucion hasta convertirse en la base organizativa del libro que contiene la porcin escrita de los documentos constructivos. Es decir, el MF es en cierta forma, el ndice de un Manual de Proyecto estndar. 3.3 Estructura del MasterFormat 3.3.1 Definicin y organizacin general En palabras sencillas, el MF consiste en un conjunto de ttulos numerados cuyo objetivo primordial es nombrar los captulos y secciones que componen un Manual de Proyecto. En Costa Rica normalmente los ttulos de las partes en que se divide una especificacin tcnica se definen libremente segn cada oficina, y por lo general se utilizan nombres como: acabados arquitectnicos, especificaciones estructurales, especificaciones elctricas, muebles, etc. Esto origina que todos los libros de especificaciones sean distintos, lo cual dificulta su elaboracin y lectura. El MF lo que hace es establecer ttulos predefinidos, los cuales permitan organizar un Manual de Proyecto utilizando siempre la misma estructura. A cada uno de estos ttulos numerados se les conoce con el nombre de Seccin o Documento, dependiendo del tipo de informacin que contengan. Las Secciones son los ttulos que se utilizan para describir requisitos tcnicos para productos, materiales, mano de obra, y otros que permitan la construccin del proyecto. Por su parte, los Documentos son ttulos que se utilizan para nombrar los documentos contractuales y para licitacin, los cuales

26 son redactados normalmente por abogados. Las explicaciones brindadas en el resto del presente Captulo se enfocan hacia las Secciones, que constituyen la gran mayora en el MF, y corresponden con lo que se conoce comnmente como especificaciones tcnicas. Los Documentos son discutidos con mayor detalle en el Apartado 4.1, como un tema especial. Los ttulos de cada Seccin han sido diseados para especificar o contener informacin relativa a resultados de trabajo, los cuales se definen como aspectos permanentes o temporales de los proyectos de construccin, logrados a travs de la manipulacin de materiales, productos y maquinaria, mediante la aplicacin de distintas habilidades y procedimientos. Por lo tanto, contrario a la creencia de muchas personas de que el MF sirve para especificar materiales y productos por s solos, el sistema de organizacin se basa en las distintas funciones que estos cumplen, por lo que es posible que un producto se encuentre en distintas Secciones de un Manual de Proyecto, debido a que tiene diferentes aplicaciones. Por ejemplo, las lminas de madera contrachapada o plywood se pueden especificar en la Seccin 03 11 00- Encofrado de Concreto, por su funcin como formaleta o en la Seccin 06 26 00- Empanelado con Lmina, si su uso es para elaborar paredes de paneles. Las Secciones y Documentos a su vez se agrupan en Divisiones, que son el equivalente a los captulos de un Manual de Proyecto. El MF se compone de 50 Divisiones, las cuales se clasifican segn el tema que desarrollan en Grupos y Subgrupos. Los dos Grupos principales son:

Grupo de Requerimientos para Procuradura y Contratacin. Grupo de Especificaciones.

El primer Grupo, Requerimientos para Procuradura y Contratacin no tiene Subgrupos y alberga nicamente a la Divisin 00, titulada de la misma forma, la cual contiene Documentos. El Grupo de las Especificaciones por su parte, contiene Secciones y se divide en cinco Subgrupos:

Requerimientos Generales Divisin 01. Construccin de Instalaciones Divisiones 02 19. Servicios para las Instalaciones Divisiones 20 29. Sitio e Infraestructura Divisiones 30 39. Equipo para Procesos Divisiones 40 49.

27 En la Figura 3.1 se puede apreciar la estructura de Divisiones, Grupos y Subgrupos que conforman el MF. Figura 3.1: Listado de Divisiones que conforman el MasterFormat.
GRUPO DE REQUERIMIENTOS PARA PROCURADURA Y CONTRATACIN Divisin 00-Requerimientos para Procuradura y Contratacin GRUPO DE ESPECIFICACIONES Subgrupo de Requerimientos Generales: Divisin 01-Requerimientos Generales Subgrupo de Construccin de las Instalaciones: Divisin 02-Condiciones Existentes Divisin 03-Concreto Divisin 04-Mampostera Divisin 05-Metales Divisin 06-Madera, Plsticos, y Materiales Compuestos Divisin 07-Proteccin Trmica y Contra la Humedad Divisin 08-Aperturas Divisin 09-Acabados Divisin 10-Especialidades Divisin 11-Equipos Divisin 12-Amueblado Divisin 13-Construccin Especial Divisin 14-Equipos de Transporte Divisin 15-(Reservado para expansin futura) Divisin 16-(Reservado para expansin futura) Divisin 17-(Reservado para expansin futura) Divisin 18-(Reservado para expansin futura) Divisin 19-(Reservado para expansin futura) Subgrupo de Servicios para Instalaciones: Divisin 20-(Reservado para expansin futura) Divisin 21-Control de Fuego Divisin 22-Fontanera Divisin 23-Calefaccin, Ventilacin y Aire Acondicionado Divisin 24-(Reservado para expansin futura) Divisin 25-Automatizacin Integrada Divisin 26-Electricidad Divisin 27-Comunicaciones Divisin 28-ProteccinEelectrnica y Seguridad Divisin 29-(Reservado para expansin futura) Fuente: CSI (2004) y el autor. Subgrupo de Sitio e Infraestructura: Divisin 30-(Reservado para expansin futura) Divisin 31-Movimiento de Tierras Divisin 32-Mejoras Exteriores Divisin 33-servicios Pblicos Divisin 34-Transportes Divisin 35-Vas Acuticas y Construccin Marina Divisin 36-(Reservado para expansin futura) Divisin 37-(Reservado para expansin futura) Divisin 38-(Reservado para expansin futura) Divisin 39-(Reservado para expansin futura) Subgrupo de Equipo para Procesos: Divisin 40-Integracin de Procesos Divisin 41-Equipo para Procesamiento y Manejo de Materiales Divisin 42-Procesos de Calefaccin, Enfriamiento y Secado Divisin 43-Equipos para Procesos de Purificacin, Almacenaje, y Manejo de Gases y Lquidos Divisin 44-Equipo para Control de Polucin Divisin 45-Equipo para Industrias Especficas de Manufactura Divisin 46-(Reservado para expansin futura) Divisin 47-(Reservado para expansin futura) Divisin 48-Generacin de Energa Elctrica Divisin 49-(Reservado para expansin futura)

3.3.2 Sistema de numeracin La componente numrica del binomio cdigo-ttulo utilizado para identificar las Secciones del MF se divide en dos partes; primero, una base de seis pares de dgitos, mediante la cual se asignan los tres primeros niveles de clasificacin; segundo, una combinacin de dgitos y letras que permiten disponer de los niveles 4 y 5 para Secciones con informacin muy especfica. Los primeros seis dgitos siempre estn presentes en cualquier cdigo, sin importar el nivel de clasificacin al que pertenezca, mientras tanto, la segunda parte es opcional.

28 En un cdigo de nivel 5, los dos primeros dgitos representan la Divisin (nivel 1), mientras que el segundo y tercer par representan los niveles 3 y 4, respectivamente. Posteriormente, el nivel 4 se asigna aadiendo un punto decimal y dos dgitos adicionales. Finalmente, el nivel 5 se alcanza poniendo un segundo punto decimal y cualquier combinacin de caracteres definida por el usuario. En la Figura 3.2 se ilustran los distintos niveles de un cdigo. Figura 3.2: Niveles de detalle de un cdigo MasterFormat.

Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4

Nivel 5

04 70 10 . 00. PC

14

Fuente: El autor.

La ventaja de este sistema de numeracin es que permite leer la ubicacin de una Seccin con base en los dgitos utilizados para cada nivel. Para esto se deben seguir una serie de reglas y convenciones expuestas a continuacin:

El primer par de dgitos corresponde a la Divisin a la que pertenece la Seccin y puede ser un nmero entre 00 y 49.

El segundo par de dgitos indica el nivel 2, y puede ser cualquier nmero entre 01 y 99. Si se utiliza un 00 significa que este nivel no est asignado y por lo tanto el nmero es de nivel 1. Cuando esto pasa, el tercer par de nmeros deben ser tambin dos ceros, de la forma XX 00 00. Los cdigos con esta forma tienen un significado especial, ya que su ttulo es el mismo que el de la Divisin a la que pertenecen. Tales cdigos se han incluido con el fin de dar a los usuarios que preparan Manuales de Proyecto la flexibilidad de escribir Secciones con un nivel de detalle tan general como el de una Divisin. Una aplicacin de esto es en proyectos sencillos o de pequea escala donde no se necesita un elevado nivel de detalle. Dentro de cada Divisin, los cdigos de la forma XX X0 00 son utilizados para agrupar a otros de nivel 2 que tratan sobre el mismo tema pero en forma ms detallada. Esto es para que el orden de la clasificacin sea ms fcil de entender y de consultar. Por ejemplo, el cdigo 07 50 00 agrupa a 07 51 00, 07 52 00, 07 53 00,, 07 59 00.

29 Existen algunas excepciones a esta convencin como los cdigos 07 25 00, 11 15 00 y 11 65 00, los cuales no terminan en cero, pero s agrupan a otros que no podan pertenecer al cdigo de nivel 2 terminado en cero anterior ni posterior. Aunque el propsito principal de estos cdigos resumen sea el de asistir a la estructura organizacional, tambin pueden ser utilizados para denominar Secciones, tal como cualquier otro cdigo.

El tercer y cuarto par de dgitos utilizados para indicar los niveles 3 y 4 respectivamente, pueden ser cualquier nmero entre 00 y 99.

Los pares de dgitos de nivel tres y cuatro que terminan en cero no deben ser utilizados para agrupar otros cdigos de su mismo nivel, como en el caso del nivel 2. Por lo tanto, no se debe pensar que un cdigo como el 11 14 43 es una subclase de 11 14 40.

Mediante el nivel 5, los usuarios pueden incluir codificaciones propias adicionales con el fin de diferenciar variaciones de un mismo tem. Entre las palabras ms comunes utilizadas para esta codificacin estn: nombre del cliente, nombre de proveedor, tipo de proyecto, nombre del proyecto, o para diferenciar entre varias presentaciones de un mismo material. Por ejemplo, para diferenciar un mismo tipo de concreto premezclado de dos proveedores nacionales distintos, se puede utilizar el nivel 5 de la siguiente forma: 03 21 36.00.HOL y 03 21 36.00.CMX. En el ejemplo anterior se observa adems que para alcanzar el nivel 5 no es necesario partir de un cdigo de nivel 4, sino que puede ser de cualquier nivel inferior. Simplemente se le ponen ceros a los niveles no asignados y se le incluye la codificacin de nivel 5 deseada. De esta manera, un nmero como el 03 21 36, de nivel 3 pas a nivel 5 como 03 21 36.00.HOL. Es importante dejar claro que los cdigos y ttulos de nivel 5 son slo para uso interno de las empresas, mientras que los que se incluyen en un Manual de Proyecto deben limitarse a niveles del 1 al 3, y como mximo al 4.

En la estructura de organizacin del MF, las Secciones que componen una Divisin se agrupan por tema. A los temas que se repiten en todas las Divisiones, se les han asignado cdigos similares con el fin de facilitar su ubicacin. En la Tabla 3.1 se puede observar cada uno de estos temas con su respectivo cdigo. Tabla 3.1: Temas con ubicacin especial en MasterFormat Tema Operacin y Mantenimiento Resultados de Trabajo Comunes Tablas Puesta en Servicio
Fuente: El autor

Cdigo XX 01 00 XX 05 00 XX 06 00 XX 08 00

30 3.3.3 Asignacin de ttulos Como ya se ha indicado, en la estructura del MF cada cdigo debe ser complementado con su correspondiente ttulo. En el documento publicado por el CSI, titulado MasterFormat 2004 Edition: Master List of Numbers and Titles for the Construction Industry, se presenta una amplia variedad de estas parejas, brindando al usuario la flexibilidad de escoger entre Secciones de niveles que van desde el 1 hasta el 4. Sin embargo, en ocasiones se podra necesitar de una Seccin que no est incluida en el listado. En este caso, es permitido crear una nueva. Al hacer esto, se debe interpolar o extrapolar de las existentes, procurando mantener la estructura original. Por ejemplo, considere la secuencia de Secciones extrada de la Divisin 03, que se muestra a continuacin: 03 20 00 03 21 00 03 21 13 03 21 16 Refuerzo del Concreto Acero de Refuerzo Acero de Refuerzo Galvanizado Acero de Refuerzo Recubierto con Epxico Nivel 2 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 3

En este caso, se puede ver que entre las opciones disponibles de acero de refuerzo, no existe el acero sin recubrimiento. Esta situacin puede tener dos posibles soluciones. Primero, si en el proyecto no se utiliza ni acero de refuerzo galvanizado ni recubierto con epxico, no tiene sentido llegar hasta el nivel tres. Basta entonces con especificar el acero que se requiere en la Seccin 03 21 00. La otra opcin es en el caso de que s se utilice alguno o ambos de los aceros recubiertos. Sera vlido entonces crear una nueva Seccin que podra llamarse 03 21 19- Acero de Refuerzo sin Recubrimiento. Adicionalmente, si lo que se requiere no es especificar las caractersticas del acero de refuerzo como material, sino que el usuario est interesado en una aplicacin del MF para fines de presupuestos, sera vlido distinguir los grosores en que se distribuye este material en el mercado. Se podran utilizar entonces cdigos de nivel 4 03 21 00.03 y 03 21 00.04 para distinguir entre varillas de acero nmero 3 y nmero 4, respectivamente. Para crear nuevas Secciones, el usuario tiene a su disposicin rangos predefinidos de cdigos de los niveles 2, 3 y 4 que fueron dejados sin asignar para tal fin. Estos son todos aquellos que no aparecen en el listado o que tienen la indicacin de No asignado. Sin embargo, los usuarios deben abstenerse de utilizar las Divisiones reservadas para futuras expansiones. De la

31 misma manera, tampoco se deben crear grupos, subgrupos o Divisiones aparte de las originales, ni dar nuevos nombres a las Secciones. En los niveles 3 y 4, se encuentran disponibles para dar espacio a nuevas Secciones los pares de dgitos del 00 al 09 y los que terminan en cero (10, 20, 30,, 90). Adems, se puede observar que en las Secciones de niveles 3 y 4 incluidas en el Listado del MF, por lo general el segundo de estos dgitos es un mltiplo de tres; esto fue hecho deliberadamente con el fin de proveer de espacio para interpolar nuevas Secciones entre dos existentes. Al crear un Manual de Proyecto, se debe tener en cuenta que este puede ser organizado de muchas maneras. El especificador puede usar, segn su criterio, una combinacin de todos o algunos de los distintos niveles de detalle disponibles. Lo importante es evitar el exceso de ttulos y subdivisiones que no aportan mayor claridad al documento. Por ejemplo, un Manual de Proyecto podra incluir los ttulos de nivel 1 como identificacin de captulos y presentar la informacin en Secciones de niveles 3 y 4, sin necesidad de utilizar el nivel 2. Opcionalmente, se podran utilizar nicamente Secciones de nivel 2 y algunas pocas de nivel 3. Esta decisin debe ser tomada por el especificador con base en su experiencia. Entre las ventajas de utilizar Secciones muy especficas (niveles 3 y 4) para dividir temas muy amplios en varios subtemas de menor tamao, se tienen las siguientes:

La tarea de ensamblar un Manual de Proyecto es facilitada ya que el especificador se puede concentrar en reas limitadas de informacin.

Es ms fcil la coordinacin de las distintas Secciones durante su preparacin. El contratista puede tener mayor control de cada aspecto durante las etapas de licitacin y construccin.

Por otro lado, las desventajas de utilizar mltiples Secciones de niveles 3 y 4 son:

La informacin tiende a repetirse. El mayor nmero de Secciones muy especficas aumenta el tamao del documento final.

Se dificulta mucho ms la inclusin de referencias cruzadas entre las distintas Secciones.

3.3.4 Contenido de las Secciones El arreglo de los temas contenidos en un documento tcnico en una manera ordenada y comprensible es importante por muchas razones. Por ejemplo, cuando un especificador est

32 describiendo un determinado producto o proceso, es menos propenso a pasar por alto algn tema si sigue un orden predefinido. De manera similar, el contratista, presupuestista, inspector y otros participantes del proceso constructivo podrn encontrar la informacin ms fcilmente dentro de cada Seccin si esta se encuentra ordenada en forma consistente. Una Seccin de un Manual de Proyecto podra ser vista como el equivalente a un captulo de un libro, pero con una gran diferencia; mientras el captulo se compone nicamente de prrafos, la informacin contenida en una Seccin se puede subdividir en: prrafos, subprrafos, artculos, clusulas, encabezados, categoras y unidades, las cuales pueden llevar al lector a cierta confusin. Tpicamente, una Seccin est compuesta de dos tipos de informacin: tcnica y no tcnica. La informacin tcnica comprende: materiales, mtodos de fabricacin, destrezas de la mano de obra, procedimientos de instalacin, pruebas, programas de ejecucin y mtodos de preparacin, entre otras. La informacin no tcnica puede incluir: alcance del trabajo, procedimientos de entrega de materiales, muestras de productos, planos de taller, permisos, garantas, procedimientos de limpieza, condiciones de trabajo y otros. Con el fin de uniformizar la forma y el fondo de la informacin presentada en las Secciones de una especificacin, el CSI desarroll y promovi el uso de dos formatos complementarios al MF, titulados SectionFormat y PageFormat (formato de Seccin y formato de pgina, respectivamente). De esta manera, mientras el MF provee el marco mediante el cual se organiza informacin de un Manual de Proyecto, el SF da las pautas a seguir para organizar el contenido de cada Seccin y el PF le da uniformidad visual al texto presentado en cada pgina. 3.3.4.1 Formato de Seccin El SF es una norma para organizar consistentemente el texto contenido en una especificacin. Este consiste en un listado de posibles ttulos para identificar las unidades de informacin contenidas en una Seccin, por lo que en cierta forma puede ser visto como una lista de verificacin para el especificador, mediante la cual se revisan los posibles temas que podran incluirse, minimizando as el riesgo de omitir informacin importante. En general, los beneficios que brinda su uso son:

Se reduce la posibilidad de omitir o duplicar informacin en un Manual de Proyecto. Facilita la coordinacin de la informacin presentada.

33

Facilita las labores de los usuarios de las especificaciones al localizar informacin similar en la misma parte de cada Seccin.

Facilita la redaccin de nuevas especificaciones, ya que al disponer la informacin en tres partes claramente definidas se pueden utilizar documentos base y luego modificarlos segn las necesidades particulares.

A continuacin se presenta un resumen de las principales ideas contenidas en esta norma. a. Estructura El SF subdivide la informacin contenida en una Seccin en tres segmentos denominados Partes. Estas son: PARTE 1-General: Aqu se describen los procedimientos para llevar a cabo el trabajo que se especifica en la Seccin, as como su relacin con otras

Secciones del Manual de Proyecto. Esta es una extensin de los temas cubiertos en la Divisin 01(Requisitos Generales), pero de una forma ms especfica, desarrollando la informacin que atae nicamente a la Seccin. PARTE 2-Productos: Describe en detalle los productos, materiales, equipos, sistemas o montajes que se incorporarn en el proyecto. PARTE 3-Ejecucin: Describe en detalle las acciones requeridas para incorporar en el proyecto el producto especificado. Puede incluir la descripcin de labores como preparacin, instalacin, limpieza y proteccin. Si una Seccin no requiere el uso de algunas de las partes, entonces se deber incluir el ttulo junto con las palabras No Usada debajo de la misma, para aclarar que el no uso fue intencional. Al igual que los niveles de los cdigos del MF, la informacin dentro de una Seccin sigue una jerarqua, que es la siguiente:

Las tres Partes. Cada Parte est compuesta por uno o ms artculos, donde se entiende por artculo como un tema especfico desarrollado dentro de una parte.

Cada artculo se compone de uno o ms prrafos. Cada prrafo se compone de subprrafos y estos a su vez de oraciones.

34 Al preparar una Seccin, se debe tomar en cuenta que el grado de subdivisin de la informacin presentada en la misma depende de la complejidad del tema tratado, as como de las preferencias del especificador. No obstante, se debe tener presente que lo ms importante es que el documento final sea suficientemente claro. b. Titulacin de artculos Al utilizar el SF como gua para asignar los posibles ttulos para los artculos y prrafos de una Parte, el especificador debe seleccionar el ttulo ms apropiado o modificarlo segn sea el tema que quiera desarrollar. Sin embargo, algunas veces puede ser necesario crear nuevos ttulos, si los existentes no se ajustan a sus necesidades. Esto est permitido siempre que se mantenga la estructura original y no se generen ttulos que traslapen o contradigan informacin existente. Por ejemplo, en la Parte 3-Ejecucin, el SF incluye un prrafo titulado Ereccin, Instalacin, Aplicacin, Construccin. Si lo que se desea especificar son ventanas de madera, el ttulo utilizado debera ser Instalacin, ya que la palabra Ereccin es aplicable a una Seccin de acero estructural, pero no a ventanas de madera. De igual forma, en una Seccin relacionada con movimientos de tierra, ninguna de los trminos provistos aplica, pero se puede deducir que un trmino que conserve la idea principal sera Excavacin. El listado de ttulos que comprende el SF (ver Figura 3.3) se organiza en varios niveles de detalle, diferenciando cada nivel mediante el uso de maysculas y sangras. La intencin de esto no es dar la idea de que existe una estructura de niveles dentro de cada parte, como sucede dentro de las divisiones del Master Format, sino simplemente es una forma de agruparlos por tema. Si se desea, ttulos subordinados a otros, tales como Planos de Taller y Muestras, que pertenecen a la categora Entregables podran ser usados como identificadores de prrafos dentro de un artculo, o como ttulo de un artculo, tal y como se muestra a continuacin:

Usados como identificadores de prrafos dentro del artculo Entregables: 1.6 Entregables A. Planos de Taller: Sern provistos por el contratista detalles a gran escala de los miembros estructurales B. Muestras: Se deben proveer de muestras de 25 cm. de largo del acero usado para

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Usados como ttulo de artculo, luego de eliminar la categora Entregables como ttulo agrupante: 1.6 Planos de Taller A. Sern provistos por el contratista detalles a gran escala de los miembros estructurales 1.7 Muestras A. Perfiles de aluminio: Se deben proveer de muestras de 25 cm. de largo de cada perfil

Adicionalmente, se permite que el texto dentro de cada prrafo sea acortado mediante el uso de una sola palabra, sin necesidad de verbos. Esto porque la funcin de los prrafos es identificar y describir los requisitos relevantes de cada ttulo de artculo, por lo que a veces una simple palabra puede cumplir esa funcin. Por ejemplo: A. Agua: Potable.

36 Figura 3.3: Listado de Partes, artculos y prrafos principales del SectionFormat.

PARTE 1 GENERAL RESUMEN Contenido de la Seccin Productos suplidos pero no instalados en esta Seccin Productos instalados pero no suplidos en esta Seccin Secciones relacionadas Autorizaciones Precios unitarios Procedimientos de medida Procedimientos de pago Alternativas REFERENCIAS DEFINICIONES DESCRIPCIN DEL SISTEMA Requisitos de diseo Requisitos de desempeo ENTREGABLES Datos de productos Planos de taller Muestras Aseguramiento de la calidad/Control de entregables Datos de diseo, reportes de ensayos, certificados, instrucciones del fabricante, reportes de campo del fabricante, criterios de calificacin. Entregables de cierre ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD Calificaciones Requisitos regulatorios Certificaciones Muestras de campo Modelos Reuniones pre-instalacin ENTREGA, ALMACENAMIENTO Y MANEJO Empaque, transporte, manejo, y descarga Aceptacin en el sitio Almacenamiento y proteccin Manejo y disposicin de desechos CONDICIONES DEL SITIO/PROYECTO Requisitos ambientales del sitio/proyecto Condiciones existentes SECUENCIACIN PROGRAMACIN GARANTA Garanta especial PUESTA EN MARCHA DEL SISTEMA INSTRUCCIONES DEL PROPIETARIO PUESTA EN SERVICIO MANTENIMIENTO Materiales extra Servicio de mantenimiento PARTE 2 PRODUCTOS FABRICANTES PRODUCTOS EXISTENTES MATERIALES UNIDADES MANUFACTURADAS EQUIPO COMPONENTES ACCESORIOS MEZCLAS FABRICACIN Ensamblaje en taller Tolerancias de fabricacin CONTROL DE CALIDAD DE LA FUENTE Pruebas, inspecciones Verificacin de desempeo PARTE 3 EJECUCIN INSTALADORES REVISIN Verificacin de las condiciones en el sitio PREPARACIN Proteccin Preparacin de superficies ERECCIN INSTALACIN APLICACIN CONSTRUCCIN Tcnicas especiales Interfase con otros trabajos Secuencia de operaciones Tolerancias en el sitio REPARACIN/RESTAURACIN REINSTALACIN CONTROL DE CALIDAD EN EL SITIO Pruebas de campo, inspeccin, servicios de campo de los fabricantes AJUSTES LIMPIEZA DEMOSTRACIN PROTECCIN TABLAS/LISTADOS

Fuente: CSI (1997) y el autor.

37 3.3.4.2 Formato de Pgina Esta es una norma que uniformiza la forma en que se dispone el texto en las pginas de una especificacin, lo cual favorece las tareas de preparacin, revisin y publicacin del Manual Proyecto, adems de que facilita al usuario la lectura del mismo. El PF fue diseado pensando en satisfacer tres objetivos fundamentales:

Presentar el texto claramente y con una densidad adecuada para su fcil lectura, rpida comprensin, y sin obscurecer u ocultar el mensaje principal.

Proveer un estndar adecuado para elaborar cualquier tipo de especificaciones. Proveer un formato de pgina flexible y compatible con la mayora de procesadores de palabras y equipos de reproduccin.

Como esta norma fue publicada en conjunto por el CSI y su institucin anloga en Canad, denominada Construction Specification Canada (CSC), muchas veces se presentan dos opciones para cada aspecto de formato; una segn la usanza del CSI y la otra segn el CSC. Las recomendaciones que se presentan a continuacin corresponden a las utilizadas por el CSI, sin embargo es posible utilizar las otras, siempre que se mantenga la consistencia en todo el documento. a. Mrgenes de pgina Las especificaciones debern ser impresas en papel tamao A4 o carta, en una o ambas caras de la pgina y encuadernadas en el borde izquierdo. Se recomienda utilizar los siguientes mrgenes:

Margen encuadernado (izquierdo): 20-30 mm Margen sin encuadernar (derecho): 13-20 mm Margen superior e inferior: no menos de 13mm ni ms de 30 mm

b. Disposicin de pginas Todas las Secciones debern comenzar en una pgina de la derecha y esa pgina deber iniciar la numeracin en 1. El texto de una pgina tpica deber estar ordenado, limpiamente enmarcado por los mrgenes y su disposicin deber evitar:

Que la ltima lnea de texto de de un prrafo o subprrafo aparezca sola en la parte superior de la pgina siguiente.

38

Que la primera lnea de un prrafo o subprrafo, o el ttulo de una Parte, artculo o prrafo aparezca solo en la parte inferior de una pgina.

Listas que tengan un solo tem continuado en la siguiente pgina. Grandes bloques de texto en una pgina, sin separacin adecuada o subdivisiones.

c. Encabezados

La primera pgina de una Seccin deber tener centrado en el encabezado el cdigo y ttulo de esta. En la primera lnea se deber leer la palabra SECCIN con su respectivo cdigo, y ms abajo estar el ttulo en letras maysculas separado por el espacio de una lnea.

La segunda y dems pginas de la Seccin no tendrn ningn encabezado.

d. Pie de pgina

En la ltima lnea de cada pgina (pie de pgina) deber ir centrado el nmero de la Seccin seguido de un guin y el nmero de la pgina.

Si se desea, el ttulo de la Seccin puede ser alineado al margen derecho del pie de pgina, mientras que la identificacin del proyecto por nombre, nmero o ambos junto con la fecha se alinean a la izquierda.

Si se desea incluir informacin adicional como el nombre del propietario, el ingeniero o el arquitecto, se debe incluir una segunda lnea en el pie de pgina.

e. Uso de los ttulos de la Divisin Los ttulos de las Divisiones principales deben incluirse en la tabla de contenidos, como un instrumento que ayuda a guiar al lector. Estos no debern aparecer ms ni en los encabezados de las Secciones ni en otras partes del Manual de Proyecto. f. Sealizacin de la Partes Las distintas Partes de una Seccin debern ser distinguidas mediante un ttulo que contenga la palabra PARTE, seguida del nmero y nombre de esta, todo en letras maysculas. Esta titulacin deber alinearse con el margen izquierdo de la pgina y separarse dos lneas del texto precedente. El ttulo de los artculos que pertenecen a cada Parte no debe ser espaciado mediante sangra.

39 g. Sealizacin de artculos y prrafos Se debe dejar el espacio de una lnea entre:

El ttulo de una Parte y el ttulo de su primer artculo. El titulo de un artculo y los prrafos siguientes. Prrafos consecutivos.

Sin embargo, no se deben dejar espacios entre un prrafo y sus subprrafos ni entre subprrafos. Los artculos se identifican mediante el nmero de la Parte a que pertenecen, seguidos de un punto decimal y el nmero de prrafo, iniciando en 1 o 01. Por ejemplo, el tercer artculo en PARTE 2 PRODUCTOS es 2.3 o 2.03. La numeracin del artculo es seguida de una sangra y luego el ttulo del artculo, que ser escrito en letras maysculas y sin puntuacin al final. El ttulo de un artculo no deber estar seguido de texto en la misma lnea. Los prrafos se identifican mediante una letra mayscula, iniciando con la letra A, o mediante una numeracin comn, iniciando en 1. La sangra para el texto que pertenece a un artculo ser de 7 espacios para los prrafos y 3 espacios ms para cada nivel inferior. En la Figura 3.4 se muestra la numeracin de los distintos niveles de detalle de una Seccin, junto con la sangra recomendada. Figura 3.4: Numeracin de artculos, prrafos y subprrafos en una Seccin. PARTE 1 GENERAL 1.1 ARTCULO A. Prrafo 1. Subprrafo a. Subprrafo 1) Subprrafo Fuente:
Fuente: CSI (1999) y el autor.

(Nivel 1) (Nivel 2) (Nivel 3) (Nivel 4) (Nivel 5)

h. Fin de la Seccin Al final de cada Seccin debern leerse las palabras FIN DE SECCIN, centradas, dos lneas debajo de la ltima lnea de texto, sin parntesis ni otro tipo de adornos.

40 i. Listas y tablas Cuando se necesite incluir tablas, listas o formularios, no es necesario acatar rgidamente las sangras y numeracin del resto del documento. La informacin tabular deber ubicarse preferentemente dentro de los lmites del nivel al que pertenece el texto. Se puede utilizar un tamao diferente de letra si esto facilita su ubicacin o lectura. Si no es posible que una tabla tenga cabida dentro de los mrgenes del texto a que corresponde, se le puede ubicar al final de la Parte 3, con una apropiada referencia en el texto. Los siguientes principios de formato debern ser aplicados a todas las tablas:

Evitar tener en una pgina unas pocas lneas de una tabla antecediendo o precediendo otra tabla.

Nunca seccionar un tem de una tabla en dos pginas. Se deben repetir los ttulos de las tablas si estas ocupan ms de dos pginas. Cuando el espacio lo permita, se debe utilizar alguna numeracin o identificacin para referenciar las tablas.

Cuando sea necesario incluir mltiples listas de gran tamao, estas pueden ser impresas y ubicadas juntas en un lugar aparte del mismo para evitar interrumpir el texto bruscamente.

j. Recomendaciones adicionales

No hacer uso excesivo de subniveles, ya que esto es un signo de pobre organizacin. El uso frecuente de subniveles ms all del tercer nivel indica que el artculo o prrafo es demasiado largo debera subdividirse en varios temas.

Se debe evitar por completo el subrayado de texto, ya que el nfasis visual se alcanza mediante uso de maysculas, espaciamiento y puntuacin.

Se debe evitar el uso de caracteres poco comunes o extraos, tales como los nmeros romanos y caracteres griegos.

Se recomienda utilizar tamao de letra entre 10 y 12.

Para ilustrar cmo lucen distintas Secciones una vez aplicadas las recomendaciones del PF y SF, estas se pueden observar el Anexo 3. Sin embargo, si quedan dudas, se recomienda consultar la versin vigente de ambas normas, donde se brinda una descripcin ms

41 detallada de los temas aqu expuestos. En el disco compacto que acompaa este trabajo se incluye la versin en formato PDF de ambos documentos. 3.4 Otras aplicaciones del MasterFormat Aunque la principal aplicacin del MF es la titulacin y la organizacin de cualquier combinacin de requerimientos de procuradura, requerimientos contractuales y

especificaciones para crear Manuales de Proyecto, los participantes de la industria de la construccin pueden adaptar sus principios organizacionales a tantos usos como su creatividad les permita. Entre las aplicaciones ms populares se encuentran: organizacin de bases de datos de productos para construccin; presupuestos; creacin de referencias entre planos y especificaciones; administracin y mantenimiento de edificaciones; y como instrumento para la aplicacin de los principios del desarrollo sostenible en el diseo y construccin (corriente denominada Construccin Sostenible o Green Building); entre otras. a. Organizacin de bases de datos tcnicos y de materiales para construccin La aplicacin ms conocida del MF aparte de la organizacin de Manuales de Proyecto es talvez la organizacin de bases de datos con informacin sobre empresas, productos y materiales para la construccin. ste ha dado excelentes resultados y actualmente los principales catlogos de este tipo en Estados Unidos se organizan con cdigos MF. Sin embargo, es necesario entender que la norma no fue diseada especficamente para este uso y eventualmente podra provocar problemas si no se conocen sus limitaciones. La principal de estas limitaciones consiste en que el MF es bsicamente un listado de resultados de trabajo, por lo cual no existe una nica localizacin o cdigo para cada material o producto. Esto significa que si un producto puede ser utilizado para mltiples propsitos o resultados de trabajo, ste puede ubicarse en mltiples Secciones. Por ejemplo, las lminas de madera contrachapada o plywood podran ser ubicadas en la Divisin 03 por su funcin como formaleta para concreto, en la Divisin 06 si se usa como acabado de paredes internas, o en la Divisin 27 si se le dispone como tablero telefnico. Esto podra ser una caracterstica indeseable si por ejemplo, se tiene un programa para presupuestos en el que se admite un cdigo nico para cada tem. Sin embargo, los usuarios del MF han aprendido a adaptarse a estas limitaciones con el fin de aprovechar los beneficios que trae la utilizacin de un sistema de clasificacin nico

42 para todo el mercado. De esta manera, los fabricantes y proveedores pueden relacionar sus productos con los resultados de trabajo en los que son utilizados. Entre las soluciones usadas para solventar este problema estn:

Decidir arbitrariamente en cul Seccin ubicar el tem (normalmente en la que se utiliza ms).

Almacenar el tem varias veces en la base de datos, pero con cdigos diferentes. Crear extensiones de niveles 4 o 5 para distinguir entre productos distintos.

Adicionalmente, existe un sistema de clasificacin que fue diseado para organizar informacin en distintos rdenes, ya sea por resultados de trabajo, partes de la edificacin, herramientas, servicios, etc. Este se denomina OmniClass, y consiste en un conjunto de tablas, de las cuales el MF es la Tabla 22, la cual permite ordenar resultados de trabajo. Para clasificar productos se dispone de la Tabla 23. Es importante que el lector conozca esto para que expanda as sus horizontes y no perciba al MF como la solucin nica a todos los problemas. Para obtener informacin adicional sobre el OmniClass se puede visitar la pgina Web: http:// www.omniclass.ca. b. Presupuestos En labores de presupuestos, usualmente el MF se utiliza para codificar los materiales y hacer reportes de cantidades y costo de cada uno de ellos. Sin embargo, este enfoque puede ser a veces muy detallado y complicado de visualizar, por lo que se utiliza en conjunto con otro de los formatos del CSI, denominado UniFormat. Este sistema de clasificacin, del cual se ampliar la explicacin posteriormente, subdivide la edificacin en sus elementos funcionales (techo, cimientos, paredes y otros) en vez de resultados de trabajo, lo cual facilita hacer comparaciones de costo entre elementos similares, as como las labores de planificacin y asignacin de recursos. c. Referenciacin entre planos y especificaciones Esta aplicacin no fue creada por los usuarios, sino que es parte de los objetivos para los que fue diseado el MF. Gracias a la utilizacin de los cdigos numricos, es posible que los planos estn referenciados en las especificaciones, lo cual disminuye

considerablemente el texto que aparece en estos y ayuda a utilizar menos simbologa. Por ejemplo, no es necesaria la inclusin de las conocidas Tablas de Acabados con

43 simbologas para cada tipo de piso, pintura, cubierta de techo, etc. Simplemente se incluye una etiqueta con el cdigo de la Seccin donde cada acabado se especifica. Este tipo de referencias cruzadas permite planos ms limpios, es decir con menos texto, ya que nicamente se pueden observar los cdigos numricos que referencian a las especificaciones, donde se explica cada aspecto con detalle. Este mtodo de enlace entre objetos de los planos y las especificaciones ha estimulado adems, el desarrollo de software especializado para crear planos vinculados con las especificaciones en forma automatizada, de modo que un cambio en un documento se ve reflejado en el otro. d. Administracin y mantenimiento de edificaciones Debido a que la nueva versin del MF toma en cuenta las actividades de todo el ciclo de vida del proyecto, ste se puede utilizar como gua para que los encargados de administrar y dar mantenimiento a las edificaciones planifiquen sus tareas y ordenen sus datos. Adems, en caso de realizar reparaciones o remodelaciones, se pueden utilizar las especificaciones originales como referencia para conocer con exactitud las

caractersticas de los materiales que se deben utilizar. e. Implementacin de Green Building La utilizacin del MF como herramienta para facilitar el diseo y construccin sostenible es una aplicacin que ha tomado una importancia especial en los ltimos aos, debido los problemas ambientales que se han empezado a manifestar cada vez con mayor fuerza, producto del uso irracional de los recursos naturales. Para que tengan xito, los principios de la construccin sostenible deben aplicarse desde la etapa del diseo, con medidas como: uso de arquitectura adecuada al clima de la zona, escogencia de artefactos de bajo consumo (principalmente agua y electricidad), escogencia de materiales que generen poca contaminacin tanto cuando son producidos como cuando son utilizados, especificacin de medidas para mitigar los impactos ambientales producidos durante la etapa constructiva y otras. Estas medidas se alcanzan en su mayora mediante las especificaciones tcnicas, las cuales intervienen bsicamente de tres formas:

44 1. Especificacin de procedimientos de proteccin ambiental En las especificaciones es donde se establece como requisito tcnico del proyecto, el cumplimiento de medidas para proteger el ambiente. Para esto se utiliza la Divisin 01, en la cual se describen los requerimientos administrativos y de procedimientos que aplican a todo el proyecto. Aqu existen distintas Secciones especialmente creadas para describir requerimientos ambientales especiales, referentes a aspectos como: eficiencia en el uso de recursos (materiales y energa), tcnicas de construccin y reutilizacin de materiales. Estas Secciones fueron desarrolladas en coordinacin con el programa Leadership in Energy and Environmental Design (LEED), el cual certifica la sostenibilidad de las construcciones en Estados Unidos. 2. Inclusin de materiales amigables con el ambiente Junto con los procedimientos de proteccin ambiental que se especifican en la Divisin 01, es necesario adems incorporar requerimientos especficos para cada material, para lo cual se utilizan las Divisiones 02 a 49. La construccin sostenible exige el uso de materiales que cumplan con requisitos especiales, como por ejemplo baja toxicidad, mnima emisin de sustancias contaminantes, reciclabilidad, durabilidad, etc. Para asegurar que estos se especifican de la manera adecuada es fundamental el uso del SF en la preparacin del Manual de Proyecto, con lo cual se tiene un esquema ordenado a seguir para establecer inequvocamente los requisitos tcnicos de cada material. 3. Especificacin de procedimientos de instalacin y manejo adecuados El completo desarrollo de la Parte 3 de cada Seccin (Ejecucin), es fundamental para asegurar que el producto sea manipulado e instalado adecuadamente. Las especificaciones deben indicar la instalacin, proteccin, manejo y limpieza adecuada de cada material (incluso materiales convencionales), para asegurar que el trabajo es llevado a cabo de una manera consistente con las metas ambientales del proyecto. La incorporacin de materiales ecolgicos por s sola no necesariamente hace a un proyecto sostenible, ya que si estos no funcionan como es debido por causa de mal uso o instalacin impropia, no se habr cumplido el objetivo.

45 3.5 Recursos tecnolgicos disponibles para los usuarios del MasterFormat Debido al fcil acceso a las computadoras y al Internet que existe hoy en da, el MF ha sido utilizado para automatizar diversas tareas realizadas por las empresas del mercado de la construccin. A continuacin, se presentan las formas ms representativas en las que se ha combinado este estndar con los recursos tecnolgicos. Esto se hace con el fin de incentivar el desarrollo de instrumentos similares en Costa Rica, ya que se considera que se tienen las condiciones adecuadas para ello. a. Especificaciones maestras Segn el CSI (2005), para elaborar un Manual de Proyecto existen dos caminos: se redacta partiendo desde cero, o se editan Secciones y Documentos previamente escritos a los que se denomina especificaciones maestras. Obviamente, la segunda opcin es la ms atractiva, ya que minimiza el trabajo y permite obtener resultados ms rpidamente. Entre las empresas dedicadas al desarrollo y comercializacin de este tipo de especificaciones estn:

ARCOM, Inc.: Su base de datos de especificaciones se denomina MasterSpec y est diseada para cubrir una amplia gama de reas de la ingeniera y la arquitectura. Su sitio Web es: http://www.arcomnet.com.

SpecText: Es una base de datos muy similar a la de ARCOM, publicada por The Construction Sciences Research Foundation, Inc. (CSRF), la cual es una organizacin independiente creada originalmente por el CSI. Est diseada para ser utilizada en conjunto con el programa de edicin de especificaciones denominado EditSpec, y se encuentra disponible en el sitio Web: http://www.spectext.com.

Kalin Associates: Su producto se denomina Green Specs and Master Shortform Specifications. Este consiste en especificaciones especialmente diseadas para realizar Green Construction y especificaciones de tipo shortform, que son una versin ms resumida de las especificaciones comunes, especialmente utilizada para proyectos pequeos. Su sitio en Internet es: http:// www.kalinassociates.com.

Adems, existen tambin consultores dedicados en forma individual a desarrollar especificaciones maestras para empresas. Un gran nmero de estos se encuentran asociados en un grupo denominado Specifications Consultants in Independent Practice.

46 En su sitio Web, http://www.scip.com, es posible encontrar un listado de todos los agremiados dedicados a brindar este servicio. Finalmente, es posible encontrar especificaciones maestras en forma gratuita. El sitio Web http://www.arcat.com permite a sus visitantes crear sus propios Manuales de Proyecto mediante una seleccin de las Secciones que se desea incluir. Sin embargo, actualmente este sitio utiliza la versin anterior del MF y debido a que se dedica a la propaganda de diversas empresas, las especificaciones producidas son comerciales y hacen referencia a los productos y marcas que all se anuncian. Una excelente fuente de especificaciones maestras gratuitas no comerciales, es la base de datos denominada Unified Facilities Guide Specifications (UFGS). Esta es publicada en conjunto por el U.S. Army Corps of Engineers (USACE), el Naval Facilities Engineering Command (NAVFAC), el Air Force Civil Engineer Support Agency (AFCESA), y la National Aeronautics and Space Administration (NASA). El objetivo es brindar a los diseadores que trabajan con estas entidades el listado de especificaciones maestras que deben ser utilizadas en todos sus proyectos. Todas las Secciones de esta base de datos estn en formato PDF y pueden descargarse del sitio http:// www.wbdg.org/ccb. b. Especificaciones asistidas por computadora Una variacin de las bases de datos de especificaciones maestras lo constituyen las especificaciones asistidas por computadora. Estas integran las bases de datos con un programa de computacin que permite al usuario automatizar las labores de edicin del documento. Los sistemas ms sencillos, se basan en mejoras a los programas procesadores de texto tradicionales. Bsicamente lo que se hace es tomar una especificacin maestra, se borran los prrafos que no se requieren y se insertar texto en espacios predefinidos. Algunos de estos programas son:

Masterworks: Es distribuido por la empresa ARCOM, Inc., para ser utilizado en conjunto con la base de datos MasterSpec. Se encuentra disponible en el sitio http://www.arcomnet.com. En la Figura 3.5 se puede observar la forma en que luce este programa en la pantalla de la computadora, donde el texto con colores es como se ve antes de ser editado.

47 Figura 3.5: Programa de cmputo MasterWorks.

Fuente: Disponible [4 de febrero 2007] http://www.arcomnet.com

EditSpec: Publicado por el CSRF para ser utilizado con la base de datos de especificaciones maestras SpecText. Est disponible en el sitio

http://www.spectext.com.

SpecsIntact: Este software es el complemento de la base de datos de UFGS. Fue creado por la NASA y permite al usuario modificar las especificaciones maestras para crear sus propios Manuales de Proyecto. Es de carcter gratuito y se puede descargar en el sitio http:// www.wbdg.org/ccb.

48

Manu-Spec: Este software permite la creacin de especificaciones de productos de marcas especficas, a diferencia de las de carcter general descritas anteriormente. No obstante, es compatible con las bases de datos Masterspec y SpecText. Se puede adquirir en el sitio Web: http://www.reedconstructiondata.com.

Adicionalmente, en los ltimos aos han surgido algunos programas un poco ms complejos, los cuales integran ms funciones y cuya caracterstica principal es su mayor interactividad con el usuario. En estos, el fabricante adems actualiza constantemente la base de datos de especificaciones maestras, lo cual es un servicio de gran utilidad. Los ms populares son:

SpecLink: Desarrollado por la empresa Building Systems Design (BSD). A diferencia de los programas de edicin en los que bsicamente se borra texto y se aaden datos, en este el usuario inicialmente no ve el texto de la especificacin maestra, sino que dispone de una especie de checklist de donde selecciona las Secciones que necesita. Posteriormente, cada Seccin se edita de manera similar, seleccionando los prrafos que se desea incluir. Cuando se selecciona un prrafo que es incompatible con otros, el programa en forma automtica hace la indicacin, lo cual permite que el documento final est completamente coordinado. Finalmente, se le hacen las revisiones definitivas al documento agregando los datos requeridos y se guarda en formato Word, listo para ser impreso. En la Figura 3.6 se puede observar cmo luce SpecLink en la pantalla de la computadora. Figura 3.6: Programa de cmputo SpeckLink.

Fuente: Disponible [4 de febrero 2007] http:// www.bsdsoftlink.com/speclink/speclink.htm

49

Linx: Este programa, desarrollado por ARCOM, es un complemento de MasterSpec, y se diferencia de SpecLink en que utiliza el enfoque de edicin por borrado utilizado en los programas ms simples. Linx optimiza este proceso mediante una interfase de pregunta-respuesta, mediante la cual el especificador responde una serie de preguntas con base en las que el programa elimina el texto irrelevante de la especificacin maestra. Una vez que un elemento de una especificacin es removido, el programa automticamente elimina todo el texto subordinado a este. Cuando finaliza la edicin preliminar, todo el texto que va a ser borrado aparece junto con el que se desea incluir para que el usuario haga su revisin final antes de guardar el documento. El documento generado se exporta al software de procesamiento de texto del usuario para la edicin final y la impresin. Es recomendable que el usuario posea MasterWorks para esta edicin final, lo cual constituye una de las grandes diferencias con SpecLink, ya que este ltimo es capaz de realizar todo el proceso sin necesidad de exportar documentos inconclusos a otros programas.

c. Bases de datos de materiales y proveedores La industria de la construccin, ha utilizado el MF como estructura para organizar extensas bases de datos de productos y materiales de construccin, as como de proveedores y fabricantes. Estas se pueden encontrar especialmente en Internet, y por lo general son de acceso gratuito, ya que los productos y empresas que all se anuncian pagan una tarifa por tal servicio. Todas son muy similares entre s y bsicamente consisten en un archivo ordenado con base en la estructura del MF. A continuacin se muestran imgenes de las ms comunes: (Ver Figuras 3.7, 3.8, 3.9 y 3.10)

50 Figura 3.7: Base de datos ARCAT.

Fuente: Disponible [4 de febrero 2007] http:// www.arcat.com

Figura 3.8: Base de Datos 4Specs.

Fuente: Disponible [4 de febrero 2007] http:// www.4specs.com

51 Figura 3.9: Base de datos Sweets.

Fuente: Disponible [4 de febrero 2007] http:// www.sweets.construction.com.

Figura 3.10: Base de datos First Source.

Fuente: Disponible [4 de febrero 2007] http:// www.reedfirstsource.com

52 De los anteriores, el catlogo First Source se considera el ms completo de todos. Este es escrito por especialistas del mercado y permite a los usuarios realizar bsquedas por:

Producto. Cdigo MasterFormat. Nombre del fabricante. Palabra clave.

Una vez localizado el producto, el catlogo ofrece una serie referencias cruzadas a documentos con datos sobre cada producto. Estos documentos son:

FIRST SOURCE: Como su nombre lo indica, es una hoja de datos que funciona como fuente preliminar de informacin y contiene datos bsicos como: direcciones y telfonos de fabricantes y distribuidores, nombres comerciales del producto y descripciones de las caractersticas generales del mismo. (Ver Figura 3.11) Figura 3.11: Hoja de datos First Source

Fuente: Disponible [4 de febrero 2007] http:// www.reedfirstsource.com

53

SPEC-DATA: Son hojas de informacin tcnica detallada con un formato estndar que facilita la evaluacin y comparacin productos. (Ver Figura 3.12) las caractersticas tcnicas de los

Figura 3.12: Hoja de datos Spec Data.

54 Figura 3.12 (Continuacin)

Fuente: Disponible [4 de febrero 2007] http:// www.reedfirstsource.com

55

MANU-SPEC: Son especificaciones preeditadas del producto, creadas por los mismos fabricantes y listas para ser incluidas directamente en el Manual de Proyecto. (Ver Figura 3.13)

Figura 3.13: Especificacin ManuSpec.

Fuente: Disponible [4 de febrero 2007] http:// www.reedfirstsource.com

56

CATALOG: Son catlogos de todos los productos que ofrece un fabricante. (Ver Figura 3.14)

Figura 3.14: Catlogo disponible en First Source

Fuente: Disponible [4 de febrero 2007] http:// www.reedfirstsource.com

57

First Source CAD: Son dibujos CAD estndar de los productos, los cuales pueden ser insertados en los planos de un proyecto. (Ver Figura 3.15)

Figura 3.15: Dibujo disponible en First Source CAD

Fuente: Disponible [4 de febrero 2007] http:// www.reedfirstsource.com

d. Presupuestos y costos En las aplicaciones de presupuestos y manejo de costos, el MF ha sido integrado en los programas de cmputo principalmente para codificar las bases de datos de materiales y para ordenar el presupuesto en s. Uno de los programas ms representativos encontrados es el CostLink, de la empresa Building Systems Design (BSD). Este programa incluye una base de datos de materiales y

58 fabricantes organizada segn MF, y como estructura de subdivisin de trabajo para elaborar el presupuesto utiliza tanto el MF como el UF. Esto permite crear reportes desglosados en productos y materiales o en los componentes de la edificacin. Adems, la empresa Reed Construction Data tambin publica bases de datos sobre costos de construccin, conocidas como los RSMeans Cost Data Books. Estos libros son ampliamente utilizados en presupuestacin porque contienen los costos de distintos tems de construccin, tales como materiales, mano de obra y maquinaria, entre otros. Cada uno se especializa en costos de distintas reas de la ingeniera y arquitectura. Se pueden adquirir en el sitio Web: http:// www.reedconstructiondata.com. 3.6 UniFormat: Otra estructura de organizacin desarrollada por el CSI A pesar de que el MF es por excelencia el sistema de clasificacin ms conocido y de mayor aceptacin desarrollado por el CSI, para muchas aplicaciones cotidianas de diseo y construccin, ste es inadecuado. El MF es sumamente detallado, y permite clasificar hasta el tem ms elemental utilizado en una edificacin. Sin embargo, esta caracterstica que lo hace muy atractivo para unos, se convierte algunas veces en una desventaja para otros. Por ejemplo, cuando se necesita preparar una especificacin o un presupuesto detallado, al final del proceso de diseo, el MF es muy adecuado, ya que por su completitud permite incluso ser utilizado como lista de verificacin para revisar que no se olvid nada. Sin embargo, sera tedioso, costoso e inapropiado realizar tareas como un estimado de costos, organizar un anteproyecto o planificar la construccin de la obra, utilizando este sistema. Para estos casos, lo que se necesita es una estructura de subdivisin de trabajo basada en elementos mayores que los resultados de trabajo en los que se fundamenta el MF. Como resultado de esta necesidad fue ideado el UniFormat, con el objetivo de servir de sistema de organizacin en aplicaciones que no requirieran de un grado de especificidad tan alto como el del MF, pero que a su vez fuesen compatibles entre s. Este consiste en un conjunto de ttulos y cdigos diseado para organizar informacin relacionada con un proyecto de construccin y cuya estructura organizacional se basa en los elementos de un edificio, donde se entiende por elementos como los componentes mayores que realizan una funcin especfica, independientemente del mtodo de construccin o materiales utilizados. Son ejemplos de elementos las fundaciones, paredes, sistema de aire acondicionado, techo y sistema de iluminacin.

59 Si se comparan los dos sistemas, se tiene que UF fue estructurado de tal forma que facilitara las siguientes actividades:

Realizar anlisis econmicos de varias alternativas de construccin, en especial en las etapas tempranas del diseo.

Producir y desarrollar modelos de costos de construccin organizados con base en las partes funcionales del edificio.

Elaborar descripciones de un proyecto con base en sus elementos funcionales. Servir de gua para el llenado de detalles en los planos. Almacenar y organizar informacin del mercado de la construccin.

Mientras que el MF es til para:

Organizar informacin en los Manuales de Proyecto. Catalogar informacin sobre productos mediante los mismos cdigos y ttulos en los cuales esos productos y actividades son especificados en los documentos

constructivos.

Construir modelos de costos y organizar los resultados de acuerdo con la forma en que las actividades y los productos se especifican.

Vincular los planos con las especificaciones. Organizar informacin del mercado de la construccin.

Aunque originalmente, el UF fue desarrollado especficamente para elaborar estimados de costos en las etapas tempranas del diseo, actualmente es factible utilizarlo en todas las fases del ciclo de vida de la edificacin para mltiples aplicaciones relacionadas con diseo y construccin. Entre las ms comunes se encuentran:

Organizacin de presupuestos preliminares y definitivos. Organizacin de Manuales de Proyecto. Elaboracin de Descripciones Preliminares de Proyecto. Planificacin de la fase constructiva y proyecciones de flujos de caja. Organizacin de lminas de planos. Anlisis de valor. Anlisis de costos durante el ciclo de vida del proyecto. Como gua para realizar sesiones de lluvia de ideas en las etapas tempranas de diseo. Como gua para elaborar reportes de avance de obra. Clasificacin y almacenamiento de literatura sobre productos. Para organizar el proceso de diseo.

60 De estas, merece especial inters la aplicacin denominada Descripcin Preliminar de Proyecto ya que est relacionada con la elaboracin de Manuales de Proyecto, tema central de este trabajo. Esta se expondr con mayor detalle ms adelante, en el Apartado 3.6.2. 3.6.1 Fundamentos del UniFormat UniFormat es una estructura de clasificacin similar al MF, organizada en cinco niveles de detalle. El nivel ms general (nivel 1) se compone de nueve categoras que son las siguientes: Descripcin del Proyecto. A Subestructura. B Envolvente Externa. C Interiores. D Servicios. E Equipos y Amueblado. F Construccin Especial y Demolicin. G Trabajos al Sitio. Z General. Las categoras de A hasta E se refieren a los componentes mayores de la edificacin (elementos y sistemas), mientras que la F y G se utilizan para describir trabajos y obras fuera de los lmites de la misma, tales como mejoras al sitio, caminos de acceso, movimiento de tierras, obras temporales, jardines y otros. La categora Z tampoco es un elemento del edificio. Esta contiene los requisitos generales de la obra y es anloga a la Divisin 01 del MF. Para su designacin se utiliz la ltima letra del alfabeto con el objetivo de que en caso de la creacin de ms categoras en el futuro, esta siempre quede de ltima. La primera categora, Descripcin del Proyecto, es anloga a la Divisin 00 del MF, y contiene la informacin introductoria, de procuradura y contratacin. Su utilizacin junto con la categora Z es opcional, y fue creada para permitir el uso del UF como sistema alterno para organizar Manuales de Proyecto. En la Tabla 3.2 se puede observar el listado de secciones de niveles 1 y 2 del UF.

61 Tabla 3.2: Secciones de niveles 1 y 2 de UniFormat.

Nivel 1 Descripcin del Proyecto A Subestructura B Envolvente Externa Nivel 2 10 Descripcin del proyecto 20 Propuestas, Licitacin y Contratacin 30 Resumen de Costos A10 Fundaciones A20 Stanos B10 Superestructura B20 Cerramiento externo B30 Techo C10 Construccin interna C20 Escaleras C30 Acabados internos D10 Equipos para transporte D20 Plomera D30 Calefaccin, ventilacin y aire acondicionado(HVAC) D40 Proteccin contra incendios D50 Electricidad E10 Equipos E20 Mobiliario F10 Construccin especial F20 Demolicin selectiva del edificio G10 Preparacin del sitio G20 Mejoras al sitio G30 Servicios civiles y mecnicos G40 Servicios elctricos G90 Otras construcciones en el sitio Z10 Requerimientos generales Z20 Contingencias

C Interiores

D Servicios

E Equipos y Amueblado F Construccin Especial y Demolicin

G Trabajos al Sitio

Z General

Fuente: CSI, (1998/2001) y el autor.

Los niveles 2 y 3 se alcanzan al aadir a la letra que indica la clase, dos dgitos adicionales por cada nivel. Las designaciones de letras, nmeros y ttulos de los niveles 1, 2 y 3 son fijas y no deben ser modificadas por los usuarios. Para asignar los niveles 4 y 5 se debe aadir un punto decimal y una extensin que puede ser un nmero de dos dgitos o un cdigo MF, si es aplicable. De esta manera el usuario puede elegir la opcin que mejor se adapte a sus necesidades. En caso de utilizar dos dgitos, el nivel 4 se distingue porque el segundo de estos debe ser un cero, para permitir crear los nmeros subordinados de nivel 5 manteniendo el primer dgito igual y sustituyendo el cero por nmeros del 1 al 9. Si por el contrario, se decide utilizar el MF como extensin, el nivel 4 se puede asignar con cualquier cdigo existente. Para crear el nivel 5 simplemente se utilizan cdigos del nivel inmediatamente inferior al usado para el nivel 4. Estas ideas se aprecian mejor en el siguiente ejemplo:

62 a. Utilizando la opcin de dos dgitos para asignar los niveles 4 y 5. B Estructura externa B 20 Cerramiento externo B 2010 Paredes exteriores B 2010.10 Construccin de pared B 2010.11 Construccin en mampostera de concreto B 2010.12 Construccin en concreto colado en sitio B 2010.20 Recubrimiento externo de paredes externas B 2010.21 Recubrimiento de pintura B 2010.22 Recubrimiento de Cermica Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4 Nivel 5 Nivel 5 Nivel 4 Nivel 5 Nivel 5

b. Utilizando la opcin de cdigo MasterFormat para asignar los niveles 4 y 5. B Estructura externa B 20 Cerramiento externo B 2010 Paredes exteriores B 2010. 04 20 00 Paredes Exteriores de mampostera B 2010. 04 21 00 Paredes Exteriores de mampostera de arcilla B 2010. 04 22 00 Paredes Exteriores de mampostera de concreto Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4 Nivel 5 Nivel 5

c. Utilizando una combinacin de ambos mtodos B Estructura externa B 20 Cerramiento externo B 2010 Paredes exteriores B 2010.10 Construccin de pared B 2010.10. 04 22 00 Paredes de mampostera de concreto B 2010.10. 03 30 00 Paredes de concreto colado en sitio B 2010.20 Recubrimiento externo de paredes externas B 2010. 09 91 00 Recubrimiento de pintura B 2010. 09 30 00 Recubrimiento de cermica Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4 Nivel 5 Nivel 5 Nivel 4 Nivel 5 Nivel 5

Ntese que en el caso c, se design el nivel 4 mediante el sistema de dos dgitos para ilustrar las situaciones en que no existen cdigos MF que agrupen subclases como Construccin de Pared ni de Recubrimiento Externo de Pared. La ventaja de utilizar extensiones con la numeracin MF es que se puede visualizar la informacin de distintas formas con la ayuda de una computadora. Por ejemplo, se puede calcular el costo por metro lineal de determinado tipo de cimentacin corrida para evaluar el peso de este elemento con respecto al resto de la obra, o se puede reagrupar la informacin de todo el presupuesto de acuerdo a su extensin MF y crear una lista de todos los ttulos con extensin 03 (concreto) y as obtener el costo o la cantidad total de ese material, lo que es muy til al realizar anlisis de valor.

63 Comparativamente, se podra decir que MF indica qu es el tem, mientras que UF indica su ubicacin en el proyecto. Cuando se utiliza una codificacin combinada de ambos sistemas se puede saber en forma simultnea esta informacin. Los niveles superiores de UF indican solamente la informacin del dnde, pero conforme se asignan niveles ms detallados ocurre una mezcla entre el dnde y el qu, y el elevado detalle provee al diseador de mayor versatilidad. Debido a que el UF y el MF trabajan sobre la misma informacin o base de datos, su uso combinado puede generar mltiples beneficios a las personas que deben manipular tal informacin. De forma similar a los programas de cmputo, estos sistemas definen rutinas distintas de procesamiento, mediante las cuales se filtra la informacin para crear reportes que atienden una necesidad especfica. Finalmente, es importante aclarar que la versin del UF aqu descrita corresponde a la publicada por el CSI con el ttulo: UniFormat: A Uniform Classification of Construction Systems and Assemblies. Sin embargo, debido a la aceptacin de este formato, el ASTM public otra versin conocida como la norma ASTM E 1557, Standard Classification for Building Elements and Related Sitework-- Uniformat II. Las diferencias entre ambas son muy pocas, ya que utilizan el mismo sistema de numeracin y sus ttulos son idnticos hasta el nivel 3. Sin embargo, la ASTM E 1557 no incluye las categoras Descripcin del Proyecto y Z-General. En este trabajo, se prefiere trabajar con la versin del CSI para mantener la consistencia con el resto de bibliografa utilizada. En el disco compacto que acompaa esta gua se incluye una copia de la misma en formato PDF, y en el Anexo 1 se presenta una traduccin completa de los ttulos hasta nivel 5. 3.6.2 Aplicacin de diseo: Descripcin Preliminar de Proyecto El proceso de diseo es una compleja, dinmica e intrincada tarea, que tiene por fin simular lo que se quiere construir antes de construirlo, de modo que se pueda encontrar una solucin ptima que satisfaga un conjunto de ideas y necesidades planteadas por el dueo del proyecto. Las etapas de estudios preliminares y anteproyecto tienen como objetivo convertir estos conceptos abstractos en una propuesta tcnicamente factible, para lo cual es necesario que el diseador entienda e interprete fielmente las indicaciones de su cliente. Por lo general, al momento de elaborar un programa o lista de necesidades, el dueo maneja ideas bastante difusas sobre las caractersticas del proyecto que desea y estas saltan a su mente conforme el diseador le hace preguntas o prepara los primeros bosquejos. Por tal

64 motivo, es importante que el consultor cuente con una metodologa que le permita obtener desde el primer momento, la mayor cantidad de informacin que el propietario y sus colaboradores le puedan dar, para as visualizar el proyecto de la misma manera que stos. En consecuencia se evitaran interpretaciones errneas, las cuales posteriormente provocan modificaciones al anteproyecto y encarecen el producto final. Como una forma de facilitar la comunicacin entre el cliente y los diseadores, el CSI (2005), recomienda la utilizacin de una herramienta denominada Descripcin Preliminar de Proyecto o PPD (por sus siglas en ingls), la cual consiste bsicamente en una lista de necesidades organizada de tal forma que permita su posterior utilizacin como gua de diseo. En su preparacin se induce al dueo del proyecto a exponer sus ideas en una forma estructurada, para as proveer a la persona encargada de elaborar las especificaciones con la informacin necesaria para comenzar esta tarea desde la etapa del anteproyecto, como es recomendado. Debido a que en las etapas iniciales del diseo no se ha realizado la seleccin de la mayora de productos y materiales, pero s se manejan ideas generales sobre las caractersticas funcionales y estticas del proyecto, un sistema de clasificacin como el MF, no es el adecuado para organizar una PPD, ya que es demasiado detallado. El CSI recomienda para este fin la utilizacin del UF. En la preparacin de una PPD no solo debe intervenir el dueo del proyecto. Este es el que da las primeras ideas y pautas generales a seguir, pero conforme avanza el diseo, los distintos especialistas deben hacer aportes que permiten definir cada detalle de la nueva edificacin. Un ejemplo de cmo se utiliza una PPD para avanzar de una descripcin general hasta una ms especfica, culminando con la elaboracin de una especificacin tcnica es el siguiente: Imagine que inicialmente se le pregunta al dueo del proyecto sobre qu tipo de cubierta de techo desea y ste responde que quiere teja real o algo que luzca semejante. Esta informacin se guarda en la seccin B30 Techo, especficamente en el apartado B3010 Cubiertas de Techo. Posteriormente, durante una reunin de coordinacin entre los miembros de equipo de diseo, el ingeniero estructural argumenta que una mayor masa de la edificacin requerira que la estructura en general tenga ms refuerzo, por lo que recomienda utilizar un material menos pesado que la teja. El arquitecto, con base en consideraciones estticas indica que las nicas opciones viables son lmina metlica imitacin de teja o teja plstica. Finalmente, con base en el costo se decide que la mejor opcin es la lmina metlica imitacin de teja de la marca XX y calibre YY. Esta decisin

65 inmediatamente se anota y se indica el cdigo MF del producto elegido. Cuando esta PPD llega a manos del especificador para que prepare el Manual de Proyecto, simplemente revisa los requisitos que debe tener el producto, lo busca en su base de datos de acuerdo al cdigo MF y elabora la especificacin. Como puede observarse, el procedimiento es muy simple, pero facilita en gran forma la comunicacin entre los diseadores as como la elaboracin del Manual de Proyecto. En resumen, los principales beneficios de utilizar una PPD como herramienta de diseo son los siguientes:

La estructura del UF, en la cual se basa la PPD, hace el proyecto ms entendible para todos sus participantes (dueo, usuarios finales, diseadores, administradores,

inversionistas y otros), sin importar si tienen conocimiento tcnico o no. Adems, el marco organizacional del UF motiva a los participantes a aportar comentarios e ideas ms rpido de lo usual, lo que facilita realizar cambios muy temprano en el proceso de diseo, antes de que estos sean ms costosos.

El uso de los niveles 3 y 4 del UF como listas de verificacin para que el dueo y los especialistas de cada disciplina definan las caractersticas del proyecto, reduce la probabilidad de que el anteproyecto sufra modificaciones de fondo en la etapa de diseo definitivo.

La definicin de los sistemas bsicos del edificio facilita la preparacin de estimados preliminares de costos y permite al consultor compararlos con el presupuesto dado por el dueo antes de proceder con el diseo definitivo.

La elaboracin de una PPD facilita al equipo de diseo la realizacin de diseo sostenible, ya que se pueden llevar a cabo anlisis de costos de operacin y uso de energa durante todo el ciclo de vida de la estructura.

El establecimiento de una rutina para realizar Descripciones Preliminares de Proyecto en una empresa de diseo facilita la certificacin en programas de administracin de la calidad, como los de la International Organization for Standardization (ISO).

En el Anexo 2 se presenta un ejemplo de cmo se puede elaborar una PPD. En esta se han incluido tres columnas: una contiene el cdigo UF; en otra se hace la descripcin cualitativa de cada elemento; y en la tercera se da un espacio para incluir el cdigo MF de los materiales o productos que pueden identificarse. Este formato es solo una sugerencia y puede ser variado para adaptarse a las necesidades especficas de cada diseador.

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Captulo IV: Caso particular: Divisiones 00 y 01

Debido a que la forma y contenido de las Divisiones 00 y 01 difieren considerablemente de las Secciones tpicas de un Manual de Proyecto, estas se consideran casos especiales que ameritan ser analizadas por separado. La Divisin 00, titulada Requerimientos para Procuradura y Contratacin es la ms dispar con respecto al resto de un Manual de Proyecto. Esta constituye un Grupo por s sola, y es el lugar donde se ubica la informacin introductoria, los requerimientos para procuradura y los requerimientos de contratacin. Esta Divisin no se compone de Secciones como las del Grupo de las Especificaciones, sino que sus elementos subordinados se denominan Documentos, los cuales tienen carcter legal y su objetivo primordial es el de ser utilizadas en el proceso de procuradura y definir las relaciones contractuales entre las partes involucradas en el proyecto. Por su parte, la Divisin 01 (Requerimientos Generales), aunque pertenece al Grupo de las Especificaciones, tiene algunas diferencias importantes respecto a sus semejantes. Mientras las Secciones incluidas en las Divisiones 02 a 49 albergan informacin muy especfica de productos, materiales y mano de obra, la Divisin 00 se utiliza para especificar aspectos generales del proyecto que aplican a mltiples Secciones. Esto hace que su preparacin amerite cuidados especiales por parte del especificador para asegurar la coordinacin con el resto del Manual de Proyecto. En este Captulo se hace una descripcin detallada de los Documentos y Secciones ms importantes de las llamadas Divisiones especiales, brindando nfasis a la informacin que debe ser desarrollada en cada de ellas, para facilitar as su integracin con el resto del Manual de Proyecto. 4.1 Divisin 00: Requerimientos para Procuradura y Contratacin 4.1.1 Desglose y explicacin de contenidos. Debido a que la Divisin 00 fue creada para albergar documentos de tipo legal, cuyo contenido y formato no guarda ninguna similitud con el de las especificaciones tcnicas, los usuarios del MF podran pensar que es complicado utilizarla en Costa Rica, ya que la construccin se rige por un marco legal distinto al de los Estados Unidos y Canad. Sin embargo no es as, debido a que la estructura del estndar se enfoca en atender los

68 conceptos generales, en lugar de los casos especficos, por lo que es sumamente flexible y aplicable a muchas situaciones. Inclusive, para adaptarse a la terminologa legal propia de cada pas o estado se permite a los usuarios alterar los ttulos con sinnimos apropiados, siempre que el concepto se mantenga. En la Figura 4.1 se puede observar de forma general el contenido de la Divisin 00. Figura 4.1: Divisin 00.
GRUPO DE REQUERIMIENTOS PARA PROCURADURA Y CONTRATACIN DIVISIN 00 REQUERIMIENTOS PARA PROCURADURA Y CONTRATACIN INFORMACIN INTRODUCTORIA 00 01 01 Pgina de Ttulos 00 01 05 Pgina de Certificaciones 00 01 07 Pgina de Sellos 00 01 10 Tabla de Contenidos 00 01 15 Lista de Lminas de Planos 00 01 20 Lista de Tablas REQUERIMIENTOS PARA PROCURADURA 00 10 00 00 11 00 00 20 00 00 21 00 00 22 00 00 23 00 00 24 00 00 25 00 00 26 00 00 30 00 00 31 00 Solicitacin Anuncios e Invitaciones Instrucciones para Procuradura Instrucciones Instrucciones Suplementarias Definiciones Alcances Reuniones Procedimientos Para Sustitucin Informacin Disponible Informacin Disponible Sobre el Proyecto 00 40 00 00 41 00 00 42 00 00 43 00 Formularios y Suplementos Para Procuradura Formularios para Licitacin Formularios para Propuesta Suplementos de Formularios para Procuradura 00 45 00 Representaciones y Certificaciones REQUERIMIENTOS DE CONTRATACIN 00 50 00 Formularios de Contratacin y Suplementos 00 51 00 Notificacin de Adjudicacin 00 52 00 Formularios para Acuerdo 00 54 00 Suplementos de Formularios para Acuerdo 00 55 00 Notificacin para Proceder 00 60 00 Formularios para Proyecto 00 61 00 Formularios para Bonos 00 62 00 Certificados y otras Frmulas 00 63 00 Formularios para Clarificacin y Modificacin 00 65 00 Frmulas de Cierre 00 70 00 Condiciones del Contrato 00 71 00 Definiciones Contractuales 00 72 00 Condiciones Generales 00 73 00 Condiciones Suplementarias 00 80 00 Sin Asignar 00 90 00 Revisiones, Aclaraciones y Modificaciones 00 91 00 Revisiones Anteriores al Contrato 00 93 00 Registro de Clarificaciones y Propuestas 00 94 00 Registro de Modificaciones

Fuente: CSI, (2004) y el autor.

Es importante mencionar que en los Requerimientos para Procuradura se da la duplicacin de algunos Documentos. Esto sucede porque tal proceso puede realizarse mediante licitacin o negociacin, por lo que se incluyen ttulos para cada modalidad por separado aunque su funcin sea la misma. As, los Documentos utilizados para licitacin se identifican mediante el trmino oferta, mientras que los destinados para negociacin hacen referencia a la propuesta. Por ejemplo, en la Seccin 00 20 00- Instrucciones para Procuradura, se incluyen las Secciones 00 21 13-Instrucciones a los Oferentes y 00 21 16Instrucciones a los Proponentes, las cuales son anlogas. Debido a que la licitacin es la forma ms compleja de procuradura y de cierta manera contiene a la negociacin, de aqu en adelante ser la nica modalidad analizada.

69 A continuacin se brinda una explicacin del contenido de los Documentos ms

importantes, con el fin de que el lector pueda adaptarlos a sus necesidades particulares. 4.1.1.1 Informacin Introductoria La Informacin Introductoria consiste en un resumen del contenido del Manual de Proyecto, e incluye los siguientes ttulos: 00 01 01 Pgina de Ttulo del Proyecto. 00 01 05 Pgina de Certificaciones. 00 01 07 Pgina de Sellos. 00 01 10 Tabla de Contenidos. 00 01 15 Lista de Planos. 00 01 20 Lista de Tablas. En nuestro pas, las certificaciones (firmas de los profesionales responsables del diseo), los sellos (CFIA, INVU, Ministerio Salud y otros), y la lista de lminas incluidas en el juego de planos, son datos que deben incluirse en los planos utilizados para tramitar los permisos de construccin. Por lo tanto, no es necesario incluirlos en el Manual de Proyecto. Sin embargo, se sugiere que en la informacin introductoria se indique el ttulo del proyecto, los ndices de planos, Secciones y tablas, as como una tabla resumen de los profesionales diseadores, para as preservar la idea principal del CSI de que el Manual de Proyecto es un documento resumen de la informacin importante. En cuanto a la tabla de contenidos, se recomienda siempre incluir el nombre de los Grupos y Subgrupos, sin importar que el Manual de Proyecto contenga o no Documentos o Secciones dentro de ellos. Si se utiliza una Divisin de un Subgrupo, entonces todas las dems Divisiones deben enumerarse, marcando con las palabras No utilizada aquellas que no se desarrollen. Si ninguna de las Divisiones de un Subgrupo se utilizan, entonces ste puede marcarse como No utilizado sin indicar su contenido. Solamente las Secciones que se utilizan en el Manual de Proyecto deben enumerarse, y no es necesario incluir las palabras No utilizada para las que no se utilizan. 4.1.1.2 Requerimientos para Procuradura En los Requerimientos para Procuradura se definen las reglas especficas y procedimientos que gobiernan este proceso, ya sea mediante licitacin o negociacin. Incluye los siguientes ttulos:

70

00 10 00 Solicitacin: Agrupa los Documentos que sirven para convocar o pedir a potenciales contratistas para que participen de la licitacin. Las Solicitaciones pueden ser de dos categoras: invitaciones a concursar o anuncios para concursar. En una invitacin se elige un grupo de contratistas, mientras que un anuncio permite participar a cualquiera, por lo que se publica en algn medio de comunicacin escrito como peridicos, Internet, afiches, etc. La informacin bsica que debera ser incluida en la Solicitacin es la siguiente: a. Identificacin del proyecto: Se debe Identificar claramente al propietario y el diseador que publica los documentos de procuradura, incluyendo su nombre completo, direccin y nmero telefnico, as como el nombre del proyecto y la fecha de publicacin de los documentos. b. Descripcin del trabajo a realizar: Consiste en una breve descripcin de las caractersticas principales de tamao y tipo del proyecto a realizar, con el fin de dar al oferente una idea si este se encuentra dentro de sus capacidades. Esta descripcin no debe ser detallada sino general, para que el oferente determine si es pertinente obtener los dems documentos para procuradura. c. Tipo de oferta: Es una breve descripcin de la forma en que se calcula la oferta, ya sea mediante suma alzada, costo ms margen de ganancia, precio unitario, etc. d. Tiempo de ejecucin del proyecto: Este es el tiempo en que debe construirse el proyecto o la fecha para la que se espera que tenga un avance sustancial de las obras. e. Reunin previa al proceso: Indica la fecha, hora y lugar de la reunin previa a la licitacin. Se debe indicar si esta es obligatoria para los oferentes. f. Apertura de ofertas: Se debe indicar quin recibir las ofertas, dnde y cundo se abrirn y si la apertura ser pblica o privada. g. Disponibilidad de documentos: Indicar dnde y como se obtienen los documentos para procuradura, as como su costo. h. Cualidades del oferente: Explica si se requiere que el oferente posea caractersticas o calificaciones especiales. i. Garanta de participacin: Indica si se necesita depositar una garanta de participacin para la licitacin as como el monto de esta. j. Derecho del propietario a rechazar ofertas: Se debe incluir siempre una clusula donde se reserve para el dueo el derecho de rechazar ofertas.

71 k. Leyes y regulaciones aplicables: Si existen leyes y regulaciones con implicaciones directas en la construccin y costo del proyecto, estas deben ser mencionadas. La intencin de brindar esta informacin es que los invitados a cotizar tengan una idea general del proyecto. Normalmente la invitacin es muy breve y resume aspectos que son desarrollados con mayor detalle en los Documentos siguientes de la Divisin 00.

00 20 00 Instrucciones para Procuradura: Estos Documentos incluyen las instrucciones que los oferentes deben seguir antes y despus de entregar su oferta, as como las condiciones que afectan la adjudicacin del contrato. La informacin brindada debe ser ms amplia y especfica que la de la Solicitacin para permitir al oferente preparar adecuadamente su oferta. En las instrucciones a los oferentes se incluye informacin sobre los siguientes aspectos: a. Documentos: Se debe indicar la disponibilidad de otros documentos o informacin suplementaria a los datos brindados en la Solicitacin. b. Revisin de documentos, sitio y condiciones locales: Se debe explicar que los oferentes son responsables de la revisin de los documentos para procuradura, el sitio y las condiciones particulares del proyecto. c. Interpretaciones durante el proceso: Se explica cmo se resolvern durante el proceso de procuradura las discrepancias, ambigedades y dudas que surjan, as como las instrucciones para obtener tal informacin. d. Sustitucin de productos: Incluye los procedimientos para proponer sustituciones y alternativas a los productos o procedimientos indicados en las especificaciones. e. Tipo de oferta: Se debe explicar con detalle la forma de cotizacin indicada en la Solicitacin. f. Preparacin de la oferta: Explica a los oferentes como deben ser preparadas las ofertas, incluyendo instrucciones para llenar formularios provistos en el Manual de Proyecto. Se debe indicar explcitamente las firmas e informacin extra que debe acompaar a la oferta as como el nmero de copias requeridas. g. Garanta de participacin: Se debe explicar con detalle lo indicado en la Solicitacin sobre la garanta de participacin. h. Garanta de cumplimiento: Se debe explicar si se debe depositar una garanta de cumplimiento, as como su monto, la forma debe ser depositada y la forma en que se rembolsa.

72 i. Lista de subcontratistas: Si es necesario, se le pide al oferente que haga un desglose de los subcontratistas que utilizar y se indican los requisitos con los que estos deben cumplir. j. Identificacin y presentacin de la oferta: Se indican los datos con los que se debe identificar la oferta, as como las instrucciones para su entrega y si es necesario o no que esta venga en un sobre sellado. k. Modificaciones o retiro de ofertas: Se debe establecer si las ofertas pueden ser modificadas en el plazo comprendido entre su entrega y apertura, as como las condiciones en las que estas pueden ser retiradas. l. Descalificacin de oferentes: Se deben listar las condiciones que motivaran la descalificacin de un oferente. m. Leyes especficas aplicables al proyecto: Se explica con mayor detalle la forma en que las leyes indicadas en la Solicitacin aplican al proyecto. n. Reunin previa al proceso: Se explica con mayor detalle las particularidades indicadas en la Solicitacin. o. Apertura de ofertas: Se explica con mayor detalle las particularidades indicadas en la Solicitacin. p. Evaluacin y consideracin de las ofertas: Se describen los criterios en los que se basa la eleccin de la oferta ganadora. q. Ejecucin de contrato: Se deben estipular las los requisitos y condiciones que regirn la firma del contrato.

00 30 00 Informacin Disponible: Es la informacin que se pone a disposicin de los oferentes y que est relacionada con las condiciones especficas del proyecto. Incluye estudios de suelos, reportes geolgico-geotcnicos, reportes de condiciones de riesgo, descripciones del sitio, planos de construcciones existentes, informacin topogrfica, presupuesto, estudios de impacto ambiental e informacin relacionada con permisos y regulaciones, principalmente. Cuando la informacin no pertenece al propietario, se suelen incluir referencias a esta indicando su disponibilidad y localizacin para que pueda ser revisada.

00 40 00 Formularios y Suplementos para Procuradura: De acuerdo con las prcticas promovidas por el CSI, en la Divisin 00 deben incluirse formularios para que los oferentes resuman los datos importantes de su oferta y el propietario pueda compararlas ms fcilmente. En nuestro pas, debido a que cada institucin redacta sus propios carteles de licitacin, no existe uniformidad en cuanto a los contenidos de

73 una oferta. Un equivalente nacional a los formularios del CSI seran las tablas de pago y otras tablas indicadas en los carteles de licitacin donde se pide al oferente que resuma el costo, el tiempo de ejecucin y otros datos importantes. La siguiente informacin debe de incluirse en un formulario para ofertas: a. Identificacin del proyecto. b. Nombre y direccin de la entidad a quien se dirige la oferta. c. Nombre y direccin de la entidad que presenta la oferta. d. Declaraciones: Se refieren a clusulas que el oferente acepta al presentar su oferta. e. Tiempo de vigencia de la oferta. f. Identificacin de adendas: Este es un espacio donde el oferente identifica todas las adendas recibidas. g. Precios: Son espacios donde el oferente desglosa el costo del proyecto. h. Ofertas combinadas: Si se aceptan ofertas distintas para diversos componentes, se deben indicar los mtodos para combinarlas. i. Alternativas: Estas son las formas en que se debe calcular el costo del proyecto, basadas en la variacin de algunas condiciones de ejecucin. Estas condiciones pueden ser econmicas, con respecto a los materiales y procedimientos, o de otro tipo. Por ejemplo, se puede indicar al contratista que en su oferta incluya tres alternativas: a) Si se utiliza piso de cermica en vez de piso lujado. b) Construccin del proyecto considerando el pago en dlares, sin reajustes. c) Construccin del proyecto considerando el pago en colones, sin reajustes. j. Holguras o Imprevistos: Es la cantidad de dinero o unidades de un tem que el contratista incluye puede incluir en la oferta para cubrir el costo de trabajos que no han sido definidos especficamente. k. Precios unitarios: Cuando el costo de un trabajo no puede ser calculado con precisin hasta que es realizado, se solicita al oferente el costo por unidad realizada de este tem. Un ejemplo tpico es el movimiento de tierras. l. Plazo de entrega: Aqu el oferente indica el plazo en el que realizar el trabajo. m. Garantas y multas: Estas son los montos econmicos que debe pagar el contratista en caso de no cumplir satisfactoriamente todos los aspectos del proyecto. n. Suplementos: Es una clusula en donde el oferente acepta que los suplementos requeridos se encuentran en orden. o. Cierre: El cierre de la oferta incluye las firmas, fecha, y sellos del oferente. En la Figura 4.2 se puede observar un ejemplo de un formulario para ofertas tpico.

74 Figura 4.2: Formulario para oferta.

Fuente: CSI, 2005.

00 43 00 Suplementos a los formularios para Procuradura: En esta Divisin se localizan una serie de formularios que podran ser necesarios para complementar el formulario para adjudicacin. Entre los ms importantes estn: 1. Formulario para la garanta de participacin. 2. Formulario para permisos. 3. Formulario para precios unitarios. 4. Formularios para alternativas. 5. Formulario para peticin de sustitucin de productos (durante el proceso de licitacin). 6. Formulario para estimacin de cantidades. 7. Formulario para productos propuestos. 8. Formulario para listar los subcontratistas propuestos. 9. Formulario para indicar rangos de salarios de planilla.

75 10. Formulario para tabla de pagos. 11. Formulario para indicar el cronograma de construccin propuesto. 12. Lista de verificacin para presentacin de documentos para licitacin.

00 45 00 Representaciones y Certificaciones: Las representaciones consisten en formularios y declaraciones juradas donde la persona que firma la oferta en nombre de la empresa (representante) brinda la siguiente informacin: 1. Acepta ser el individuo legalmente facultado para representar a su empresa. 2. Experiencia previa de la empresa. 3. Grado de calificacin y capacidad de la empresa. 4. Acepta el cumplimiento de los requisitos legales. Las certificaciones son los documentos otorgados por oficinas del gobierno u otras entidades, que dan fe de que la empresa y sus empleados cumplen con lo afirmado en las representaciones. Entre otros documentos se puede incluir: timbres, certificacin de personera jurdica, certificacin del CFIA de que la empresa est inscrita, certificacin de incorporacin del profesional responsable, etc.

4.1.1.3 Requerimientos de Contratacin Estos contienen informacin sobre el protocolo a seguir al ejecutar (firmar) el contrato y los derechos, responsabilidades y relaciones entre las partes firmantes del mismo.

00 50 00 Formularios y Suplementos para Contratacin: Contratar es el proceso de aceptar formalmente una oferta mediante la firma de un contrato. Los formularios para contratacin deben ser creados por el consejero legal del propietario y tpicamente incluyen: notificacin de adjudicacin, machote del contrato y sus anexos (condiciones suplementarias) y orden de ejecucin. Las clusulas de un machote de contrato por lo general son fijas, y se adaptan a un proyecto especfico mediante condiciones suplementarias.

00 60 00 Formularios de proyecto: Estos formularios son un instrumento para que el propietario pueda controlar el avance y cierre del proyecto. Los ms importantes son: 1. Formularios para garantas. 2. Formularios para certificados. 3. Formularios para aclaraciones y modificaciones. 4. Formularios para cierre del proyecto.

76

00

70

00

Condiciones

del

Contrato:

Estas

definen

los

derechos

bsicos,

responsabilidades y relaciones entre todos los participantes de la fase constructiva. Normalmente estn conformadas por las siguientes partes: 1. Condiciones generales: Por lo general, estas se preparan para aplicar a todos los proyectos que normalmente realiza el propietario. Entre los temas que se desarrollan estn:

Definiciones legales de trminos usados en el contrato. Relaciones entre los distintos documentos. Plazo y orden del trabajo. Asignacin de contratos y subcontratos. Lugar de entrega de avisos legales. Definicin de los alcances de la autoridad del inspector. rdenes de cambio y trabajo extra. Extensiones del plazo de entrega por retrasos. Derecho del propietario de terminar el contrato. Derecho del contratista de terminar el contrato. Derecho del propietario de apoderarse del trabajo. Obligaciones del contratista. Inspeccin del contratista. Manejo y arbitraje de reclamos y disputas. Materiales o trabajos defectuosos. Materiales y mano de obra. Inspecciones y pruebas de campo; cmo se administran y quin las paga. Coordinacin de contratistas en el sitio. Suspensin de parte o la totalidad del trabajo. Pago de multas por retrasos. Procedimientos para dar aviso de detener el trabajo. Derecho del propietario de retener el pago. Condiciones para garantizar la seguridad pblica. Pago final. Seguridad laboral y seguros.

2. Condiciones suplementarias o especficas: Son preparadas especialmente para modificar y expandir las condiciones generales para que se acomoden a los requisitos nicos de cada proyecto.

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00 90 00 Revisiones, Aclaraciones y Modificaciones: En esta divisin se archivan todos los documentos producto de una revisin, aclaracin o una modificacin que haya sido propuesta y aceptada, mejor conocidos como adendas. Se debe tener claro que los formularios donde se proponen estos procedimientos se incluyen en la Seccin 00 60 00, principalmente, una vez que el trmite prosper, la modificacin se archiva en esta Seccin.

4.2 Divisin 01: Requerimientos Generales 4.2.1 Desglose y explicacin de contenidos. La Divisin 01, constituye un Subgrupo dentro del Grupo de las Especificaciones. Esta fue incluida con el fin de brindar un lugar a los requerimientos de carcter general que rigen para toda la etapa constructiva, entre los que destacan: 1. Requerimientos administrativos. 2. Requerimientos de procedimiento. 3. Instalaciones temporales. 4. Requerimientos de desempeo. 5. Actividades del ciclo de vida del proyecto. Los Requerimientos Administrativos y de Procedimiento son aquellos relacionados con la administracin de contratos, asignacin de responsabilidades contractuales y con los mtodos para comunicar, controlar y asegurar la calidad. Las Instalaciones Temporales son todas aquellas construcciones o estructuras que son puestos en el sitio del proyecto para usarse slo durante el perodo de construccin y ser posteriormente removidas. Los Requerimientos de Desempeo se refieren al funcionamiento que debe tener el edificio o las partes que lo componen una vez construidos. Finalmente, las Actividades del Ciclo de Vida son aquellas relacionadas con las etapas posteriores a la construccin (puesta en servicio, operacin, mantenimiento y retiro). En general, la Divisin 01 abarca temas comunes a todo el Manual de Proyecto, sin embargo su nivel de detalle con respecto a este depende de las Secciones a las que hace referencia. Por ejemplo, en el Manual, el nivel de detalle ms general se encuentra en las condiciones del contrato, las cuales aplican a todas las actividades del proyecto; posteriormente la Divisin 01 desarrolla tales requisitos de forma ms especfica, pero simplemente esboza los requerimientos desarrollados en el Grupo de las Especificaciones. Por lo tanto, para evitar la

78 duplicidad de informacin con otras Secciones o Documentos debe existir una adecuada coordinacin. En cuanto al formato de las Secciones de esta Divisin, se tiene que como parte del Grupo de las Especificaciones, stas deben seguir las recomendaciones del PF y el SF. Sin embargo, normalmente las Partes 2 y 3 del SF (Productos y Ejecucin) no se utilizan. A continuacin se presenta una lista de las Secciones ms utilizadas, junto con algunas recomendaciones sobre el tipo de informacin que incluyen. Seccin 01 10 00 Resumen

01 11 00 Resumen del trabajo: En esta Seccin se describe el trabajo a ser realizado si la totalidad del proyecto se llevar a cabo mediante un solo contrato.

01 12 00 Resumen del trabajo por contratos mltiples: Esta se usa si se tiene el caso contrario al de la Seccin anterior. La construccin mediante contratos mltiples se da en proyectos que por su complejidad y extensin hacen factible la separacin de las obras para adjudicarse por separado.

01 14 00 Restricciones de trabajo: Aqu se describen las restricciones que tiene el contratista para trabajar cuando el proyecto se realiza en estructuras existentes o cuando el propietario desea ocupar la estructura parcialmente encontrndose esta an en construccin.

Seccin 01 20 00 Procedimientos de valoracin y pago

01 21 00 Holguras o Autorizaciones: Aqu se estipulan las variaciones permisibles en cuanto al costo del proyecto ya sea por decisiones de diseo que an no han sido tomadas o por cantidades que no pueden ser determinadas antes del inicio del trabajo. Tpicamente, estas autorizaciones se prevn para que el contratista tenga un lmite en cuanto al dinero que puede gastar al realizar una actividad antes de que el propietario se desfinancie.

01 22 00 Precios unitarios: Incluye los procedimientos referentes a la determinacin de los precios unitarios y la medicin en campo para su pago. Se define quin es el responsable de realizar la medicin de las cantidades a pagar mediante el precio unitario. La forma ms prctica de incluir esta informacin es mediante un cuadro donde se indique el tem a medir, la unidad de medida, el mtodo de medicin, el precio unitario estipulado en el contrato y el responsable de la medicin.

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01 23 00 Alternativas: Incluye los requisitos administrativos y de procedimiento para realizar ofertas alternativas, adems de los procedimientos de entrega y aceptacin. Adems, deben definirse claramente los lmites del trabajo realizado en cada alternativa.

01 24 00 Anlisis de valor: Se utiliza para especificar los requisitos generales y de procedimiento para realizar un anlisis de valor, incluyendo descripcin de los participantes en el anlisis, cronograma, costos, forma de evaluacin y reportes. Adems se debe indicar el mtodo de aceptacin y la metodologa de implementacin de los resultados.

01 25 00 Procedimientos de sustitucin: Aqu se especifican los requisitos bsicos para la consideracin de las propuestas de sustitucin de productos o procedimientos durante la construccin, incluyendo reglas generales y procedimientos para determinar si un producto es equivalente.

01 26 00 Procedimientos de modificacin de contrato: Proveen un mtodo que permite al contratista o propietario pedir aclaraciones sobre un tem del proyecto que ha sido insuficientemente descrito o detallado en los documentos contractuales. El mtodo deber permitir al diseador responder con una aclaracin que no requiera cambios en el costo o plazo del contrato.

01 29 00 Procedimientos de pago: En estos se especifican los requisitos para que un contratista someta a revisin la lista de costos de las actividades realizadas, para as recibir su paga.

Seccin 01 30 00 Requerimientos administrativos

01 31 00 Gerencia y coordinacin de proyecto: Contiene los requisitos y procedimientos para coordinar, realizar reuniones y administrar el proyecto.

01 32 00 Documentacin del progreso de la construccin: Indica los requisitos para que el contratista someta a evaluacin los documentos de avance de proyecto, as como los reportes de avance diarios.

01 33 00 Procedimientos para presentacin de documentos: Se refiere a los requerimientos que deben cumplir los documentos que se presentan como requisito para la aceptacin de un producto o actividad, entre los que se encuentran: planos de taller, datos tcnicos de productos, muestras, reportes, pruebas de laboratorio, etc. Aqu se indica entre otras cosas el formato, el nmero de copias a entregar y quin debe guardar tales documentos.

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01 35 00 Procedimientos especiales: Estos son procedimientos que se especifican para proyectos que requieren actividades excepcionales o inusuales tales como:

restauraciones, preservaciones, alteracin de sitios con valor histrico o cultural y abatimiento de materiales peligrosos. Tambin se indican los protocolos que se deben seguir en construcciones en sitios como crceles, aeropuertos, hospitales, centrales de energa, y otros similares donde el acceso y las actividades que se realizan deben someterse a las disposiciones de seguridad de la Administracin. Seccin 01 40 00 Requerimientos de calidad Las Secciones comprendidas entre 01 40 00 y 01 49 00 estn destinadas a especificar los procedimientos para controlar, medir y reportar la calidad de la construccin y el desempeo del contratista. Estas brindan un espacio para revisar temas como: requerimientos de la legislacin, uso de modelos y rplicas como patrn de referencia de la calidad requerida, calificacin de laboratorios, responsabilidad por el costo de las pruebas, y estndares de referencia para realizar las pruebas. Seccin 01 50 00 Instalaciones y controles temporales

01 51 00 Servicios temporales: Aqu se establecen las responsabilidades por la instalacin y costo de servicios que van a ser utilizados solamente durante el periodo de construccin, tales como agua y electricidad.

01 52 00 Instalaciones para construccin: En esta Seccin se indica la cantidad, requisitos de funcionamiento, responsabilidad de instalacin, mantenimiento, costo y restricciones de ubicacin que deben cumplir las oficinas de campo, instalaciones sanitarias, instalaciones de primeros auxilios y otras instalaciones de carcter temporal utilizadas para dar servicio a los que trabajan en el sitio.

01 53 00 Construccin temporal: Las caractersticas estructurales de las obras temporales utilizadas para construir el proyecto, tales como puentes temporales, escaleras, rampas, tarimas, pasos y otros se especifican en esta Seccin.

01 54 00 Ayudas a la construccin: Se entiende por ayudas a la construccin como las herramientas y equipos que se utilizan en distintas etapas y tareas del proceso, como por ejemplo gras y andamios. Si se requiere que varios subcontratistas compartan el equipo, los procedimientos para esto se estipulan aqu.

01 55 00 Acceso vehicular y parqueo: Aqu se incluyen los requisitos para vas de acceso y parqueos de carcter temporal, incluyendo su mantenimiento, control de trfico y de acceso al sitio. La informacin debe limitarse a especificar el

81 mantenimiento y control del acceso en general, ya que las restricciones especiales para el acceso del contratista al sitio se especifican en la Seccin 01 14 00 (Restricciones de trabajo).

01 56 00 Barreras y cercas temporales: Estas incluyen todos los procedimientos e instalaciones dedicadas a limitar el acceso al sitio, proteger al pblico y proteger los espacios existentes de las actividades peligrosas realizadas durante la construccin.

01 57 00 Controles temporales: Incluye todas las medidas destinadas a mitigar los impactos ambientales, tales como controles de erosin, sedimentos, pestes,

contaminacin de agua superficial y otros.

01 58 00 Identificacin del proyecto: Esta comprende los rtulos y dems seales utilizadas durante la construccin para indicar el nombre del proyecto, la empresa constructora, los diseadores, la entidad financiera y dems entes relacionados.

Seccin 01 60 00 Requerimientos de productos

01 62 00 Opciones de productos: Aqu se especifican los requisitos que deben cumplir los productos alternativos sugeridos por el contratista. Adems se estipulan las reglas y procedimientos para determinar si un producto es equivalente al que se indica en planos y especificaciones.

01 64 00 Productos proporcionados por el propietario: Esta Seccin se utiliza si el propietario va a proveer algunos productos al contratista. Aqu se establecen sus caractersticas bsicas, as como la forma de entrega y los requisitos de manejo.

01 65 00 Requerimientos para entrega de productos: Aqu se indican los requisitos generales de embalaje, transporte, entrega y aceptacin de productos.

01 66 00 Requisitos de almacenaje y manejo de productos: Estos son los requisitos que debe cumplir el contratista para el manejo y almacenaje de productos en el sitio.

Seccin 01 70 00 Requerimientos de ejecucin y cierre

01 71 00 Examen y preparacin: El trmino examen se refiere a los aspectos que deben revisarse para determinar si las condiciones previas a una actividad son aceptables. La preparacin comprende las actividades que deben realizarse antes de proceder a instalar, erigir o aplicar productos.

01 73 00 Ejecucin: La ejecucin se refiere a la forma en que se instala, aplican o erigen productos.

01 74 00 Limpieza y manejo de basura: Se especifican los requisitos para limpieza y manejo de desechos durante y al final de la construccin.

82

01 75 00 Inicio y ajuste: Incluye lo requisitos administrativos y de procedimiento para la puesta en marcha y ajuste de los equipos y sistemas del proyecto, con el fin de asegurar que las operaciones durante el proceso de pruebas de aceptacin sean seguras.

01 76 00 Proteccin de las obras terminadas: Aqu se establece la forma en que deben protegerse las partes de la obra que han sido terminadas, en especial si existen otros subcontratistas trabajando, los cuales al realizar sus labores pueden echar a perder el trabajo de los dems. Se describen los procedimientos para reparar los daos.

01 77 00 Procedimientos de cierre: Estas son las actividades de revisin que se realizan al final del proyecto, en las que participan tanto el contratista como el propietario para constatar que todo est en orden. Lo recomendable es que la revisin final se haga mediante una lista de verificacin, ya que existen aspectos de otras Secciones que deben ser revisados, como: limpieza final de sitio, formularios de cierre, entrega de documentos de cierre y otros.

01 78 00 Documentos para someter a revisin durante el cierre: Se especifican los documentos que el contratista debe presentar al cierre de la obra, tales como: bitcora, garantas, y manuales de operacin y mantenimiento. Se debe especificar el nombre y formato del documento que debe ser presentado.

01 79 00 Demostracin y entrenamiento: Aqu se especifican las actividades que se siguen durante la etapa de demostracin de funcionamiento de los sistemas que componen el proyecto. Adems se deben incluir actividades de capacitacin del personal del propietario.

Seccin 01 80 00 Requerimientos de desempeo Estos son los requisitos de desempeo del edificio y los elementos que lo componen. Las Secciones 01 81 00 a 01 89 00 utilizan la misma subdivisin de elementos del UniFormat. Seccin 01 90 00 Actividades del ciclo de vida

01 91 00 Puesta en servicio: Contiene los requisitos generales para que la nueva edificacin y sus sistemas entren en servicio, as como las metodologas para evaluar el desempeo de cada sistema y los procedimientos para probar, ajustar y balancear su funcionamiento.

01 92 00 Operacin de las instalaciones: Si la operacin de las nuevas instalaciones es parte del contrato, los requisitos y procedimientos para llevarla a cabo se especifican en esta Seccin.

83

01 93 00 Mantenimiento de las instalaciones: Al igual que la Seccin anterior, si el contrato estipula que el contratista debe brindar mantenimiento a las instalaciones, el alcance de este servicio debe ser claramente estipulado, asignando costos, responsables y frecuencia.

01 94 00 Retiro de operacin de las instalaciones: Aqu se incluyen las actividades que se realizan al final del ciclo de vida del proyecto (demolicin, remocin y otros)

85

Captulo V: Medidas previas a la implementacin

La implementacin del MF en una empresa consultora no es una tarea que pueda realizarse de un da para otro. Es necesario llevar a cabo una serie de acciones de preparacin previa, con el fin de tener los instrumentos necesarios que permitan utilizar la norma de manera gil en las distintas etapas que comprenden el diseo. A criterio del autor, las medidas mnimas son las siguientes:

Adquisicin de la norma y bibliografa complementaria. Eleccin de una persona que se especialice en las labores de especificacin (especificador).

Creacin de base de datos de productos para construccin y proveedores. Creacin de un archivo de especificaciones maestras.

La primera medida es fundamental. Sin embargo, debido al desconocimiento del MF en el pas, la mayora del pblico ignora cuestiones bsicas como: cules son los recursos bibliogrficos que debe adquirir, dnde se consiguen y cul es su costo. Al respecto, el recurso principal e imprescindible es la norma misma. La versin original en ingls de este documento es distribuida por el CSI y puede obtenerse en su pgina Web: http:// www.csinet.org. Con respecto a la versin en espaol, segn el Ing. Rafael Caas Ruiz (comunicacin personal, 12 febrero, 2007), quien es el coordinador del proyecto de traduccin del MF, hasta el momento no se conoce con certeza la forma en que ser distribuido en el pas. Esto puede ser de dos maneras: a travs del INTECO, una vez que se convierta en norma nacional, para lo cual hay que esperar como mnimo hasta julio del presente ao; o a travs del Captulo Costa Rica del CSI. Sin embargo, no se conoce el costo que tendra ninguna de las dos opciones. Una alternativa bastante econmica, pero con ciertas limitaciones, consiste en la versin gratuita que se encuentra en pgina del CSI, titulada MasterFormat 2004 Edition: Numbers & Titles. Este es un archivo PDF que contiene nicamente el listado de ttulos y nmeros de las Secciones, es decir, carece del ndice por palabra clave ubicado al final del documento y de una columna de comentarios donde se explica brevemente el contenido recomendado de cada Seccin. Esta versin se incluye como anexo en el disco compacto que acompaa este trabajo. Adicionalmente, aunque no son indispensables, se recomienda adquirir las normas complementarias al MF que se han discutido en este trabajo, es decir, el UF, PF y SF, ya que aunque se ha hecho un resumen de los aspectos ms importantes de las mismas, siempre

86 queda informacin que no es posible incluir, por lo que es necesario consultar el documento original. Tambin, como recurso de gran valor para comprender la base terica de cmo los Manuales de Proyecto deben ser preparados y administrados a lo largo del ciclo de vida del proyecto, segn la concepcin del CSI, se recomienda adquirir la ltima edicin del Project Resource Manual (CSI, 2005), el cual es el manual oficial de prcticas de esta institucin. La mayor parte del presente trabajo se base en dicho libro, el cual desarrolla en forma mucho ms avanzada el tema de la especificacin. A continuacin, se presenta en la Tabla 5.1 un resumen de los costos de cada uno de los documentos antes mencionados: Tabla 5.1: Resumen de costos de publicaciones del CSI. Texto MasterFormat 2004 (ingls) MasterFormat 2004 (espaol) PageFormat SectionFormat UniFormat Project Resource Manual Costo miembros CSI (US $) 109 ---23 31 91 236 Costo no miembros CSI (US $) 159 ---33 44 140 295

Fuente: Disponible [10 de enero 2007] http:// www.csinet.org

Una vez adquiridos el MF y la dems bibliografa, el siguiente paso consiste en elegir a una persona que se especialice en las labores de especificacin y elaboracin de Manuales de Proyecto, es decir, a un especificador. Esto por cuanto esta es una tarea compleja que demanda la atencin especializada de un miembro de la empresa con una serie de requisitos y caractersticas particulares. Despus de designar al especificador, se debe crear una base de datos de materiales y proveedores organizados segn el MF, lo que permitir realizar las tareas de escogencia de materiales y presupuestacin en forma mucho ms gil. Finalmente, se debe es crear un archivo de Secciones y Documentos que puedan ser utilizados como plantilla para la elaboracin de Manuales de Proyecto, a los cuales se les denomina especificaciones maestras. Esto permite al especificador crear un Manual de Proyecto en muy poco tiempo, ya que en vez de redactar cada documento desde el principio, simplemente edita los existentes. A continuacin se explica con mayor detalle cada una de las medidas antes mencionadas.

87 5.1 Eleccin del especificador: Perfil de la persona adecuada para el puesto El especificador es un integrante del equipo de diseo al que se le asigna la tarea de preparar el Manual de Proyecto. En empresas grandes, pueden haber una o varias personas dedicadas exclusivamente a esta labor, pero en firmas pequeas la funcin puede ser ejercida por alguno de los arquitectos o ingenieros del proyecto. Entre las tareas que normalmente realiza el especificador estn: coordinar la seleccin de materiales, equipos y sistemas constructivos acorde con los requerimientos del proyecto; coordinar entre los distintos diseadores la elaboracin de planos y especificaciones; redactar y editar la versin final del Manual de Proyecto; y coordinar el Manual de Proyecto con los planos. En el desarrollo de estas actividades, el especificador debe interactuar constantemente con diversas personas, por lo que la primera caracterstica que debe poseer es la de ser hbil en comunicacin verbal y escrita e inspirar credibilidad a los dems. Para esto debe ser capaz de producir oraciones precisas y prrafos bien construidos que sean claros, concisos y fcilmente entendibles para una amplia variedad de personas. Tambin debe ser hbil para la investigacin y la lectura, ya que requiere trabajar constantemente con voluminosas cantidades de informacin. Finalmente, debe tener amplio conocimiento de los productos, materiales y la industria de la construccin en general, as como las prcticas constructivas de campo, ya que la elaboracin de una especificacin implica indicar a otros cmo deben realizarse los trabajos correctamente. Adicionalmente, el especificador debe poseer o adquirir con el tiempo las siguientes habilidades:

Ser observador y capaz de trabajar con informacin detallada. Ser capaz de visualizar objetos tridimensionales. Organizar sus pensamientos y conceptos en un planteamiento ordenado. Ser capaz separar los elementos esenciales de un problema. Ser objetivo e imparcial. Escuchar y entender con precisin a las personas. Trabajar con la gente y lograr tratos justos sin comprometer principios importantes. Expresar ideas y conceptos en forma clara.

Una persona con los rasgos anteriores combinado con una formacin profesional en arquitectura o ingeniera, tiene el perfil bsico para el puesto. Sin embargo, debe ser

88 consciente de que eventualmente, su trabajo le va a exigir desarrollarse en aspectos adicionales como:

Adquirir tcnicas para desarrollar negociaciones, coordinacin y arbitrajes exitosos. Adquirir tcnicas de administracin y organizacin. Desarrollar mtodos efectivos y eficientes de investigacin. Conocer y comprender leyes, cdigos y regulaciones relacionadas con la construccin y el diseo.

Instruirse en el tema de control y aseguramiento de la calidad.

5.2 Registro de materiales y proveedores Durante la fase de diseo, una de las tareas con mayor influencia en el costo y calidad final del proyecto, lo constituye la seleccin de productos, materiales y sistemas constructivos. Debido a que existen mltiples factores que deben considerarse para realizar estas decisiones, y a que la variedad de opciones disponibles en el mercado es muy amplia, lo ideal es utilizar el MF como sistema de organizacin para almacenar datos sobre los productos, de tal forma que al elaborar un Manual de Proyecto se facilite la bsqueda de informacin importante. Para esto, sera de gran ayuda que el especificador dispusiera de un archivo similar al catlogo First Source, expuesto en el Apartado 3.5 c. Sin embargo, como en Costa Rica por el momento no existe nada parecido, es necesario crear uno para uso interno de la empresa. Es posible que en un futuro cercano, cuando el MF cuente con mayor difusin en el mercado, este tipo de ayudas estn disponibles, pero por el momento solamente son proyectos y se debe partir del hecho de que no existen. En el disco compacto que acompaa este documento se incluye una hoja de Excel que puede ser utilizada como gua para organizar un archivo de informacin de primera necesidad para el especificador (Ver Figura 5.1). Este incluye algunos cdigos y ttulos de distintos niveles de la Divisin 03, agrupados mediante mens desplegables para dar mayor facilidad en el manejo y ubicacin de datos. Conforme se aade ms informacin de esta y otras Divisiones, el usuario puede seguir la misma metodologa de agrupacin. En las primeras dos columnas tituladas Cdigo y Ttulo, se incluyen el cdigo numrico y el respectivo ttulo de la Seccin donde se ubica el producto. En la columna Nombre de Producto se indica el nombre que tiene el mismo en el mercado, mientras que Casa

89 Fabricante y Distribuidor se utilizan para identificar quin lo produce y quin lo distribuye. Obsrvese que un mismo producto puede tener distintos distribuidores, por lo cual se pueden utilizar cdigos de nivel cuatro o cinco con las iniciales del distribuidor para diferenciarlos. Posteriormente, en las columnas Unidad de Venta y Costo Unitario se almacenan estos datos que son de gran utilidad para elegir entre un producto u otro, o en la preparacin de presupuestos. La siguientes tres columnas; Ficha Tcnica, Especificacin y Archivo CAD, son hipervnculos a documentos anlogos a Spec-Data, Manu-Spec y First Source CAD, respectivamente. Finalmente, la columna Fecha de Actualizacin, es una herramienta de control para mantener actualizados los siempre cambiantes datos del mercado de la construccin. En esta se indica la fecha en que se modific por ltima vez la informacin y a la par existe un indicador que da una seal de alerta cuando el tiempo desde la introduccin de los datos es mayor a los 180 das. Adicionalmente, a cada uno de los espacios se les puede aadir comentarios para indicar informacin importante, como direccin y telfono de la empresa distribuidora, descuentos aplicables al precio indicado y otros. Figura 5.1: Vista en pantalla del catlogo de productos propuesto.

90 Figura 5.1 (Continuacin)

Fuente: El autor

5.2.1 Propuesta para la elaboracin de un catlogo electrnico pblico Como se mencion anteriormente, en la actualidad no se cuenta en Costa Rica con catlogos electrnicos de productos y proveedores de acceso pblico, que permitan facilitar las labores de seleccin y especificacin de materiales. Al respecto, el Ing. Rafael Caas Ruiz (comunicacin personal, 12 febrero, 2007), mencion que en la CCAI existe la idea de desarrollar un proyecto de este tipo, sin embargo por el momento la prioridad es la traduccin, por lo que no se piensan realizar acciones concretas a corto plazo. Se estima que por lo menos se debe esperar un ao posterior a la publicacin del MF para que exista un plan de accin definido. Con el afn de colaborar con el proceso de implementacin del MF a nivel nacional, se considera apropiado hacer algunas recomendaciones del enfoque que se le debera dar a dicho proyecto, para que el resultado sea un instrumento de utilidad a la mayor cantidad de personas relacionadas con la industria de la construccin. La mayora de catlogos disponibles en Estados Unidos simplemente listan materiales y proveedores organizados segn el MF. Adicionalmente, algunos presentan links a diversos

91 tipos de informacin que la empresa interesada en vender el producto pone a disposicin. Sin embargo, se considera que muchas veces esta informacin no satisface las necesidades de los diseadores, ya que los datos tcnicos relevantes con base en los cuales estos realizan sus decisiones no se ponen a disposicin o se mezclan con otra informacin irrelevante. Para elegir un producto, aparte del costo, normalmente los diseadores deben centrar centran su atencin en el cumplimiento de tres requisitos bsicos:

Requisitos Obligatorios. Son aquellos exigidos al material o producto y que se encuentran expresados en reglamentos tcnicos, cdigos, ordenanzas, decretos y otras resoluciones emitidas por las autoridades competentes del Gobierno y por lo cual son de carcter obligatorio.

Requisitos Normados. Son aquellos que se indican en las normas nacionales publicadas por INTECO, en relacin al material o producto, pero que no tienen carcter obligatorio.

Requisitos Relevantes. Son aquellos contenidos en una normas y cdigos de diseo internacionales, que gozan de amplio reconocimiento en el mercado (por ejemplo: ASTM, AASHTO y ACI), adems de otras publicaciones de carcter tcnico emitidos por organismos reconocidos en el sector construccin.

En Costa Rica, estos requerimientos no se encuentran ordenados para cada producto, por lo que es tarea del diseador averiguar cules debe respetar obligatoriamente y cules son opcionales. Esto es sumamente complicado, en especial para los ingenieros y arquitectos con poca experiencia en el tema. Si los catlogos enfatizaran tales aspectos, sera mucho ms fcil para el especificador hacer comparaciones con base en criterios meramente tcnicos, y para los fabricantes y proveedores de productos de calidad superior sera una buena oportunidad para promocionarse. Esta carencia de informacin produce adems que muchos materiales sean especificados de manera deficiente, por lo que fallan cuando son utilizados, debido a errores en la aplicacin, instalacin o manipulacin. Las hojas tcnicas contenidas en el catlogo First Source, que se considera de los mejores de su tipo, presentan estas deficiencias, por lo que no son el modelo idneo a seguir. Lo ideal sera entonces modificarlas para que se ajusten mejor a la realidad nacional. En la investigacin realizada, se encontr que en Chile, la Cmara Chilena de la Construccin (CChC), ha desarrollado un servicio denominado Registro Tcnico de Materiales, el cual es un ejemplo a seguir para solucionar la problemtica antes expuesta.

92 Este servicio consiste en una completa base de datos sobre materiales para construccin, que permite a los profesionales del rea acceder a informacin estandarizada de los productos disponibles en el mercado. Estos informes se presentan en el formato de fichas tcnicas, en el sitio Web http:// www.registrocdt.cl. Cada ficha entrega ordenadamente una descripcin del producto, aplicaciones, informacin tcnica y comercial, recomendaciones de manipulacin e instalacin, de acuerdo a los requisitos obligatorios vigentes. Estas fichas se organizan de acuerdo a un sistema de clasificacin anlogo al MF. Esta metodologa de realizar fichas tcnicas, combinada con la estructura general del catlogo First Source, se visualiza como la forma ptima para elaborar el catlogo de productos para construccin costarricense. Este se estructurara de la siguiente manera: 1. Se clasifican los productos de acuerdo a la estructura de niveles y subniveles del MF, lo que permite ubicar cada tem de manera similar a como se hace en First Source. 2. Una vez que se llega al nombre de un producto genrico (ttulo MF), se despliegan una serie de opciones: a. Ficha de Referencia Tcnica. Esta identifica las caractersticas del producto genrico y brinda informacin tcnica general sobre el mismo. Adems, se indican todas aquellas actividades en las cuales el producto es utilizado y los errores comunes que afectan la calidad del resultado final. Para cada una de esas actividades se precisan los requisitos tcnicos que el material debe cumplir. stos se distinguen entre obligatorios (aquellos expresamente nombrados en algn cuerpo legal vigente), indispensables (aquellos que estn normados o que existe consenso entre demandantes y oferentes de su importancia) y relevantes (aquellos en los cuales no hay normativa o que corresponden a productos de alto contenido innovativo). b. Ficha Especfica de Producto. Para cada producto genrico se dispone a su vez de una serie de fichas que identifican a las marcas nacionales o extranjeras con las que este se comercializa en el pas. Estas fichas deben hacer referencia al mismo tipo de informacin que se incluye en la Ficha de Referencia Tcnica, para que el diseador pueda realizar comparaciones ms fcilmente. Adems se puede incluir informacin tcnica adicional, antecedentes de comercializacin, garantas, costo y otros datos que se considere pertinentes, eso s en un orden y formato estandarizado que permita la comparacin de varios productos de marcas distintas. La informacin tcnica de cada producto especfico debera ser validada por

93 laboratorios reconocidos, con el fin de certificar la informacin suministrada por la empresa. c. Dentro de cada Ficha Especfica, la empresa podr incluir especificaciones y dibujos en formato CAD listos para descargar y ser utilizados por el usuario en el Manual de Proyecto y los planos. Adems se puede incluir un vnculo a la pgina Web de cada empresa para facilitar la obtencin de informacin adicional. Las Fichas de Referencia Tcnica deberan ser elaboradas mediante consenso, tomando en cuenta la participacin de las empresas del sector (constructoras, diseadoras, productores y proveedores), as como de los laboratorios de certificacin de materiales como el LANAMME y el organismo normalizador nacional (INTECO). Inclusive las universidades pueden ser de gran ayuda en el proceso, al tener la posibilidad de aportar estudiantes para que en sus proyectos de graduacin o prctica profesional colaboren con la elaboracin de las fichas. En la Figura 5.2 se presenta el aspecto que estas tienen en el catlogo chileno: Figura 5.2: Ejemplo de Ficha de Referencia Tcnica.

94 Figura 5.2 (Continuacin)

95 Figura 5.2 (Continuacin)

Fuente: Disponible [13 de febrero 2007] http:// www.registrocdt.cl

Por su parte, las Fichas Especficas seran elaboradas por cada empresa, con base en un formato estndar, para que exista homogeneidad entre ellas. Se podra utilizar un estilo similar al de las hojas Spec-Data, o el sistema chileno. Lo importante es que para cada producto que se comercializa, se haga referencia a la misma informacin tcnica que se indica en la Ficha de Referencia Tcnica del producto genrico (ver Figura 5.3).

96 Figura 5.3: Ejemplo de Ficha Especfica

97 Figura 5.3: (Continuacin)

98 Figura 5.3: (Continuacin)

99 Figura 5.3: (Continuacin)

100 Figura 5.3: (Continuacin)

101 Figura 5.3: (Continuacin)

Fuente: Disponible [13 de febrero 2007] http:// www.registrocdt.cl

Dentro de las ventajas que un sistema as traera a los diseadores estn:

Otorga informacin completa, confiable, clasificada y estandarizada para cada uno de los productos registrados.

Toda la informacin se encuentra en Internet, disponible las 24 horas, los 365 das del ao, accesible desde cualquier parte del mundo.

102

La informacin presentada en cada ficha se puede imprimir y se complementa con material fotogrfico, instructivos, manuales y catlogos, entre otros.

Cada ficha entrega vnculos a los sitios Web de las empresas proveedoras. Se dispone de referencias tcnicas para numerosos productos, donde se indican los requisitos obligatorios, normados y relevantes que se solicitan a cada material en particular.

La informacin suministrada se actualiza constantemente, segn las modificaciones que experimentan los productos y la industria de la construccin.

Por su parte, el proveedor obtiene tambin mltiples beneficios al publicar sus productos en el catlogo, entre los que destacan:

La

informacin

publicada

para

sus

productos

estar

disponible

en

lnea

constantemente y puede ser vista desde cualquier parte del mundo por visitantes con intencin de compra.

Actualizacin constante, rpida, segura y confiable de la informacin de sus fichas. Al mismo tiempo, una ficha especfica puede contener informacin comercial, convirtindola en un poderoso medio de marketing.

Clara ventaja competitiva de sus productos si estos superan en calidad a los de la competencia. Actualmente es muy difcil comparar los productos con base en criterios tcnicos, por lo que no se reconoce el esfuerzo de las empresas responsables para brindar productos superiores, sino que por lo general la variable costo es la nica en ser analizada.

Todos estos beneficios atraeran a numerosas empresas, que gustosamente pagaran por incluir sus productos y publicidad en el catlogo. Estos fondos bastaran para financiar el proyecto y hacer que el acceso al sitio sea gratuito para los usuarios. 5.3 Especificaciones maestras En Costa Rica, este concepto expuesto en el Apartado 3.5a, no es nuevo, puesto que las empresas de diseo normalmente archivan las especificaciones tcnicas y los documentos para licitacin de proyectos anteriores para reutilizarlos. Sin embargo, debido a que los mismos no se rigen por ningn estndar, su edicin no es fcil y con frecuencia contienen errores.

103 Sin duda alguna, la tarea ms importante del especificador en el proceso previo a la implementacin de MF consiste en crear un archivo de especificaciones maestras con las cuales pueda elaborar los Manuales de Proyecto en poco tiempo. En Estados Unidos y Canad, las empresas de diseo normalmente conforman sus archivos de dos maneras: adquiriendo especificaciones comerciales (SpecText, MasterSpec y otras similares), o elaborndolas con base en la informacin disponible. Para el caso de una empresa costarricense, se considera que la segunda opcin es la ms adecuada, ya que es la ms econmica y requiere de un esfuerzo similar por parte del especificador. Esta afirmacin se basa en el hecho de que las especificaciones comerciales no pueden ser utilizadas directamente, sino que es necesario traducirlas y adaptarlas, lo que exige un trabajo equivalente al de hacerlas nuevas. A continuacin se explica el procedimiento para elaborar las Secciones (Divisiones 01-49) y Documentos (Divisin 00) por separado, ya que como se explic con anterioridad, estos son completamente diferentes, por lo que no es recomendable mezclarlos. 5.3.1 Elaboracin de Secciones Para elaborar las nuevas Secciones, el especificador debe utilizar como base el archivo de especificaciones tcnicas originales de la empresa, ya que estas contienen gran parte de la informacin que debe ser desarrollada, solamente que ubicada en orden distinto. Estas

deben complementarse con una coleccin de especificaciones maestras gratuitas, como las del UFGS o ARCAT, explicadas en el Apartado 3.5. Estas servirn de gua para organizar cada Seccin, en especial si nunca se ha tenido contacto con especificaciones preparadas de acuerdo al formato del CSI. Adicionalmente, se deben recolectar catlogos y datos tcnicos de los productos que se van a especificar, para ampliar la informacin de los documentos originales. Debido a que sera muy difcil, adems de innecesario desarrollar todas las Secciones del MF en las nuevas especificaciones maestras, se recomienda empezar con las que sern requeridas con ms frecuencia. Para esto debe crearse una lista utilizando como gua las especificaciones originales, ya que permiten identificar los productos de uso comn en los proyectos que realiza la empresa. Sin embargo, como normalmente las especificaciones utilizadas en Costa Rica son organizadas mediante ttulos que combinan materiales, resultados de trabajo y elementos de la edificacin, es necesario traducirlas a ttulos de Secciones MF. Para esto se pueden seguir los siguientes pasos:

104

En el listado de ttulos originales, se marcan los que corresponden directamente a una Seccin del MF. Por lo general, estas son todas aquellas que especifican materiales o procedimientos de preparacin e instalacin. Por ejemplo, el contenido de un ttulo como Puertas y Ventanas, incluido en un captulo llamado Acabados

arquitectnicos puede ser reubicado directamente en la Divisin 08 (Aperturas).

Si el contenido de un ttulo de la especificacin original se puede descomponer en varias Secciones, entonces se debe hacer un listado de estas. Por ejemplo, el ttulo Pisos, donde se entremezclan aspectos como el tipo y compactacin de la sub-base, las caractersticas del concreto para el contrapiso y las caractersticas de la cermica, puede ser descompuesto en las Secciones 31 23 23-Rellenos, 03 30 00-Concreto colado en sitio y 09 30 00-Embaldosado.

Cuando se ha finalizado de traducir las especificaciones originales, se procede a crear un listado preliminar de Secciones requeridas.

Se recomienda utilizar los ttulos y nmeros de nivel 2 como lista de verificacin para revisar que la lista creada est completa, esto porque la cantidad de Secciones es ms manejable que si se utiliza todo el MF. Sin embargo, se debe tener en cuenta que las especificaciones maestras pueden contener cualquier combinacin de Secciones de los niveles 2 y 3. Algunas sugerencias que se pueden seguir para determinar el nivel de detalle son:

Una sola Seccin puede abarcar el alcance de una Divisin completa. Por ejemplo, en proyectos pequeos, el ttulo Concreto de la Divisin 03 puede ser suficiente para especificar los requerimientos para este material.

Subdividir una Seccin en varias de niveles de detalle mayor puede facilitar el manejo de la informacin.

En algunos casos es til preparar una Seccin nivel 2 y otra de nivel 3 para el mismo tem, ya que la de nivel 2 puede ser utilizada para proyectos menos complejos, mientras que la de nivel 3 se puede usar para especificar requisitos ms detallados.

Una vez que se cuenta con la lista definitiva de Secciones, se debe definir el formato general del texto, para lo cual se utiliza el PF y el SF. Despus se prepara una plantilla con la que se elaborarn todas las nuevas especificaciones, la cual deber contener los ttulos de artculos y prrafos usados con mayor frecuencia, para as facilitar el uso de lenguaje consistente a lo largo de todo el Manual de Proyecto. Con todo lo anterior listo, se procede finalmente a desarrollar cada una de las Secciones incluidas en la lista, para lo que se siguen los siguientes pasos:

105

Se organiza y clasifica toda la informacin disponible sobre el tem a especificar. Entre esta informacin se encuentran catlogos, datos tcnicos, especificaciones gratuitas y las especificaciones originales de la empresa.

Se determinan los aspectos que se deben desarrollar en cada Seccin, los cuales dependen del tipo y tamao de los proyectos que se realizan con ms regularidad. La idea es que una especificacin maestra sea de carcter general, para as poderla aplicar a la mayora de casos.

Se debe confirmar que la informacin que se va a incluir en la Seccin es correcta y manejable. Si la informacin es muy compleja o el alcance muy amplio, se debe considerar subdividirla en varias de menor alcance. De manera inversa, si se tienen muchas Secciones con muy poca informacin, se podran integrar en una sola con mayor alcance.

Se ubica la informacin en la Seccin de acuerdo con las tres Partes del SF. Es importante tener presente que una especificacin maestra preparada

adecuadamente debe ser fcil de leer y editar. Para realizar una redaccin adecuada se recomienda seguir los principios y procedimientos que se explican en el Apartado 6.4.2.

Cuando se dejen varias opciones para ser editadas posteriormente, estas deben quedar ordenadas en una secuencia lgica que permita identificarlas y modificarlas en el menor tiempo posible.

Se deben incluir notas e instrucciones para asistir a las personas que editan la Seccin. Este tipo de informacin debe ser claramente identificada y separada para que no se confunda con el resto del texto. En general las notas se incluyen para:
o o

Dar un breve resumen del contenido de cierto apartado. Llamar la atencin al especificador sobre aspectos importantes a tomar en cuenta.

Este procedimiento se repite para cada una de las Secciones de la lista y cuando se terminan se hace un ndice para controlar las que hay disponibles y la fecha en que fueron creadas. Se debe notar que aqu se ha descrito una metodologa para crear un conjunto de especificaciones maestras bsico, con el cual se pueden realizar los Manuales de Proyecto de la empresa de manera gil. Sin embargo, lo ideal es que este archivo crezca conforme se realizan proyectos que demanden la especificacin de nuevos productos y procedimientos.

106 5.3.2 Elaboracin de Documentos Segn se indic en el Apartado 3.3.1, el contenido de la Divisin 00 consiste simplemente de documentos legales utilizados en el proceso de procuradura y a los que se les asigna un ttulo y cdigo MF, pero que en su contenido no se rigen por el PF ni el SF. El equivalente de esta Divisin en el argot costarricense de la construccin sera el pliego de condiciones tcnicas y legales incluido en un cartel de licitacin. Es importante dejar claro la terminologa aqu utilizada, ya que algunas personas podran confundir el cartel de licitacin con el pliego de condiciones. Segn se explic en el Apartado 2.2, se entiende por cartel como una unidad compuesta de tres partes: el pliego de condiciones tcnicas y legales para licitacin, los planos y las especificaciones tcnicas. Por lo tanto la diferencia es muy clara. Normalmente, un pliego de condiciones se compone de las siguientes secciones, aunque no estn limitadas a ellas: (Fernndez, 2004)

Condiciones Generales
o o o o

Requisitos que deben cumplir los oferentes Informacin a los interesados Trmite de permisos y responsabilidad profesional Referencias

Condiciones Especficas
o o o o o

Descripcin de los trabajos a realizar Frmula de la oferta Informacin general Documentos a presentar Definiciones de trminos

Presentacin de las ofertas

o o o o o o o o

Plazo para terminar la obra Programa de trabajo Garanta de participacin Garanta de cumplimiento Apertura de las ofertas Derechos del Propietario Resolucin de contrato Calificacin de las ofertas

107

Responsabilidades y obligaciones del adjudicatario

o o o o o o o o o o o o o o o o

Direccin tcnica de la obra Uso del cuaderno de bitcora Servicios temporales y definitivos de agua y luz Pruebas de laboratorio Subcontratos Forma de pago Uso de la propiedad Construccin de la oficinas temporales y bodegas para los materiales Sanciones econmicas y bonificaciones Extras, reducciones y modificaciones Fiscalizacin y supervisin de la obra Arbitraje Materiales de importacin Reajustes de precios Aceptacin de la obra Correccin de los trabajos despus del pago final

Anexos o Adendas

Debido a la similitud entre las metodologas utilizadas en Estados Unidos y Costa Rica para realizar licitaciones, por lo general las partes o secciones en las que se divide un pliego se designan con ttulos similares o idnticos a los que se incluyen en las Divisiones 00 y 01. Por esta razn, se considera factible elaborar los nuevos Documentos utilizando como base el pliego de condiciones para licitacin original de la empresa. El procedimiento a seguir es muy sencillo y se asemeja al explicado anteriormente para elaborar las Secciones. Primero se debe revisar el pliego e identificar las partes que pueden ser reutilizadas. La mayora de las veces, es posible simplemente asignar un cdigo a captulos o secciones completas, ya que su contenido y funcin coincide plenamente con el de algn Documento de la Divisin 00. Posteriormente, se deben identificar aquellas partes cuyo contenido se puede descomponer en varios Documentos para reorganizarlas. Se debe tener especial cuidado en separar las secciones que pertenecen a la Divisin 01, como por ejemplo Materiales de importacin y Pruebas de laboratorio, y no dejarlos como parte de algn Documento. Cuando se deba reescribir un Documento completo, se recomienda utilizar como gua los machotes que algunas organizaciones profesionales comercializan en Estados Unidos. Una

108 de las ms reconocidas es el American Institute of Architects (AIA), la cual tiene a disposicin ms de 80. Estos pueden ser adquiridos en el sitio Web: http://www.aia.org, y tienen la ventaja de que al ser genricos podran traducirse y utilizarse en Costa Rica, previa revisin de un abogado. Una vez que los Documentos estn terminados, se debe buscar la asesora de un especialista en materia legal, para que revise el trabajo realizado y haga las correcciones pertinentes. En el Anexo 3 se pueden observar algunos ejemplos de Documentos que pueden formar parte de un archivo de especificaciones maestras. 5.3.3 Actualizacin de especificaciones maestras Se debe tener claro que la elaboracin de las especificaciones maestras no termina con su archivado, ya que es necesario actualizarlas peridicamente. El objetivo de esto es que cada Seccin y Documento se mantenga al da con los cambios constantes que se dan en la construccin. Para realizar esta tarea no es necesario ningn procedimiento complicado, simplemente es cuestin de controlar las fechas en que se cre o modific el texto y mantener una rutina de revisin constante. Una vez que se detecta una Seccin o Documento muy antiguo, se debe seguir el siguiente proceso de revisin:

Realizar una revisin total del texto e identificar de aspectos que pueden causar problemas en futuros proyectos.

Cambiar el texto y las referencias para reflejar los estndares vigentes. Revisar las listas de opciones editables para determinar si es necesario aadir o eliminar alternativas.

Revisar si los productos y marcas especficas a los que se hace referencia en el texto siguen vigentes en el mercado.

Eliminar errores ortogrficos y de redaccin. Actualizar la terminologa utilizada para reflejar las ltimas tendencias y tecnologas del mercado.

Revisar y corregir el texto que haya provocado problemas en proyectos anteriores (aplicacin de lecciones aprendidas).

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Captulo VI: Pasos para elaborar un Manual de Proyecto

De la misma manera en que un buen dibujante sistemticamente separa en capas los dibujos complejos para producir un plano ordenado y de fcil lectura, un especificador debe tener una rutina para adquirir, organizar y utilizar la informacin necesaria para la preparacin de especificaciones consistentes y claras. En este Captulo se describe una metodologa desarrollada por el autor para elaborar un Manual de Proyecto en varias etapas. Tal procedimiento supone que las medidas previas a la implementacin descritas en el Captulo anterior ya han sido llevadas a cabo y pretende servir de gua, principalmente a los diseadores con poca experiencia, de los pasos que se deben seguir en una labor que puede llegar a ser extremadamente complicada, especialmente en los proyectos grandes o complejos. La estrategia aqu expuesta corresponde a una visin particular, y no pretende restringir la imaginacin de algn especificador para variar el procedimiento y adaptarlo a sus necesidades especficas. Es probable que en los prximos aos, conforme el MF gane aceptacin y se desarrollen recursos tecnolgicos que faciliten su aplicacin, el procedimiento deba ser revisado y actualizado. 6.1 Generalidades La peor de las prcticas para elaborar especificaciones, pero desgraciadamente la ms comn en nuestro pas, consiste en dar al especificador, cuando el diseo est terminado, un juego de planos para que prepare el respectivo complemento escrito, o peor an, que cada uno de los diseadores subcontratados por la empresa consultora (estructural, elctrico, mecnico y otros) entregue al final del proceso, sus planos y especificaciones para que sean integrados en un solo juego de documentos. Esta prctica dificulta y hasta omite la comunicacin entre los diseadores y pone en segundo plano la verdadera funcin del especificador, quien en vez de simplemente cortar y pegar el texto escrito por otros, debe coordinar la seleccin de productos y asegurar que al final las especificaciones sean de calidad. De acuerdo con las prcticas promovidas por el CSI (2005), un planteamiento sistemtico para elaborar Manuales de Proyecto, debe contemplar la participacin del especificador desde las etapas tempranas del diseo y avanzar en forma paralela hasta la conclusin del

110 mismo. Esto permite que las decisiones tomadas por los distintos diseadores sean implementadas tanto en planos como en especificaciones, de manera simultnea, produciendo al final del proceso documentos completos y coordinados. Debido a que el especificador es un integrante ms de la empresa consultora, su trabajo debe ser analizado como parte del servicio de consultora que esta brinda al dueo del proyecto. Por este motivo, el procedimiento aqu descrito se basa en la normativa que rige la prestacin de servicios de consultora de ingeniera y arquitectura en Costa Rica, es decir, el Reglamento para la Contratacin de Servicios de Consultora en Ingeniera y Arquitectura (CFIA, 1988 a) y el Arancel de Servicios de Consultora para Edificaciones (CFIA, 1988 b), denominados de aqu en adelante como el Reglamento y el Arancel, respectivamente. Segn esta legislacin, desde el punto de vista del consultor, un proyecto se define como el conjunto de servicios que presta un profesional o empresa consultora para llevar a cabo todas las fases de una obra, desde su concepcin hasta la etapa final (CFIA, 1988a, captulo III, artculo 17). Para esto se divide el proyecto en dos fases, cada una de las cuales se subdivide a su vez en una serie de servicios tarifables, los cuales son remunerados con base en un monto mnimo. (Ver Tabla 6.1) Tabla 6.1: Listado de servicios profesionales de consultora. Fase (1) Planos y Documentos Servicios Estudios preliminares Anteproyecto Planos de construccin y especificaciones tcnicas Presupuesto Asesora para licitacin y adjudicacin Inspeccin Direccin tcnica Administracin Otros servicios Tarifa mnima 0.5 % 1.00 o 1.5 % 4.00 % 0.5 % 0.5 % 3.00 % 5.00 % 12.00%

(2) Control y Ejecucin

Fuente: Contrato de servicios profesionales para consultora (CFIA, sin fecha)

En un contrato de consultora, se debe indicar cules de los servicios contenidos en la tabla anterior se van a realizar. El caso ms general comprendera todos los servicios de la etapa 1 ms uno de la etapa 2. Esto porque la inspeccin, direccin tcnica y administracin son servicios mutuamente excluyentes, es decir, si se contrata uno de ellos, no se contrata ninguno de los dos restantes.

111 Cualquiera que sea la combinacin de servicios estipulada en el contrato, el primer paso al iniciar con el proyecto, consiste en una o varias reuniones para que el cliente explique al consultor lo que desea. Bsicamente se discuten dos cosas:

Se define el programa de necesidades. El dueo provee al consultor con la mayor cantidad de informacin necesaria para llevar a cabo el proyecto.

El programa de necesidades, consiste en un resumen que realiza el diseador de los requerimientos especficos del cliente. Este es, en cierto sentido, el anteproyecto del anteproyecto. Sin ste, el diseador estara avanzando con tropiezos entre millones de posibilidades, sin un punto de comienzo y ninguna gua para el diseo. Algunas veces el cliente y sus asesores tienen muy claro sus peticiones, sin embargo, en otras ocasiones conocen poco o nada sobre construccin y diseo, lo que dificulta enormemente el intercambio de informacin con el consultor, ya que no saben claramente qu pedir o cmo pedirlo. En este caso, si el consultor no tiene la experiencia y pericia necesarias para hacer las preguntas correctas, es propenso a dejar de lado informacin importante, e inicia el trabajo con una idea distinta a la que su cliente le quiso indicar. Posteriormente, esto es causa de que el diseo sea rechazado y deba corregirse, produciendo sobrecostos innecesarios a ambas partes. La mejor forma de elaborar el programa de necesidades es mediante el instrumento descrito en el Apartado 3.6.2, denominado Descripcin Preliminar del Proyecto. Posterior a la definicin del programa de necesidades, es responsabilidad del cliente brindar toda la informacin adicional que necesite el consultor. Esto implica entregar estudios bsicos (si existen), indicar aproximadamente el presupuesto con el que cuenta, o entregar planos y especificaciones de obras existentes (en caso de remodelaciones). Para compartir toda esta informacin es posible que se necesite mucho ms que una reunin, sin embargo, lo importante es que el consultor tenga lo ms claro posible el trabajo que debe realizar y cuente con la cooperacin de su cliente. Suponiendo que se ha contratado el servicio de consultora completo, cuando el diseador tiene en sus manos toda la informacin del proyecto, procede a iniciar su trabajo, el cual se desarrolla en las etapas indicadas en la Tabla 6.1. Es importante tener presente que la relacin cliente-consultor no debe darse nicamente al inicio y al final del diseo. La comunicacin entre ambas partes debe ser vista como una necesidad, ya que muchas veces, la insatisfaccin con el trabajo final se debe a que el consultor tom decisiones

112 importantes sin considerar la opinin de su cliente, por lo que al final se obtienen resultados distintos a lo esperado. Para prevenir esta situacin, se recomienda que, adicionalmente al contrato de consultora, ambas partes lleguen a un acuerdo verbal o escrito, donde se comprometan a comunicarse peridicamente durante el tiempo que tarde el diseo, con el fin de conocer sobre los avances del proyecto y realizar aclaraciones y modificaciones al mismo. Esto puede hacerse mediante el establecimiento de varias reuniones de avance, en las cuales el dueo es informado sobre el estado del proyecto y con base en esto se hacen los adelantos de pago por el servicio de consultora, de manera similar a como funciona la construccin de una obra. Como sugerencia, se pueden establecer reportes de avance al 25%, 50%, 75%, 90% y 100%, los cuales el cliente firma para hacer constar su conformidad con el trabajo. Este tipo de prcticas previas al inicio de cualquier diseo son recomendables para ambas partes y previenen disputas y malentendidos. Inclusive, aunque no se definen expresamente en la reglamentacin nacional, estn implcitas en el Reglamento (CFIA, 1988a, artculo 11, inciso A), donde son definidas como responsabilidades del cliente las siguientes: a. Establecer al consultor con claridad el alcance del trabajo. b. Precisar qu espera del trabajo solicitado. c. Proveer al consultor la mayor cantidad de informacin necesaria para llevar a cabo el estudio requerido. d. No entorpecer ni coaccionar la labor del consultor por razones ajenas al inters del proyecto e. No variar las indicaciones dadas o aceptadas por l, que forman la base del trabajo que desarrolla el profesional. f. Mantener la necesaria comunicacin con el consultor en el transcurso del desarrollo del trabajo. Habiendo establecido las normas bsicas que cualquier empresa de diseo debe seguir antes de dar inicio con un proyecto, se explican a continuacin los alcances generales que tiene cada etapa del servicio de consultora para la empresa, as como las labores especficas que debe desarrollar el especificador en la elaboracin del Manual de Proyecto.

113 6.2 Estudios preliminares Estos deben anteceder a la realizacin de todo proyecto, y su funcin es la de identificar los requisitos que este debe satisfacer, as como los recursos disponibles para realizarlo. Adems permiten definir y coordinar la realizacin de los estudios bsicos necesarios, en caso de que no existan. En su realizacin, los estudios preliminares deben contemplar la recopilacin y anlisis de la informacin disponible, de las condiciones establecidas por los reglamentos y normas vigentes, y las consultas ante las instituciones del Estado vinculadas con el proyecto, entre otras actividades. La primera responsabilidad del especificador en esta etapa, consiste en participar de la reunin de coordinacin con el dueo, para dirigir la preparacin del programa de necesidades utilizando como metodologa la Descripcin Preliminar de Proyecto (PPD), expuesto en el Apartado 3.6.2. Posteriormente, en conjunto con los dems diseadores debe darse a la tarea de ampliar la PPD con el resultado de los estudios. Cuando la etapa finaliza, la PPD debe contener todos los requerimientos que el anteproyecto debe cumplir. Estos se pueden dividir en:

Requerimientos regulatorios. Requerimientos del propietario.

A continuacin se explica cada uno de ellos para dar una idea ms clara de la informacin especfica que debe investigarse durante el desarrollo de los estudios preliminares. 6.2.1 Requerimientos regulatorios Los requerimientos regulatorios corresponden a todas las leyes, reglamentos, normas, cdigos y disposiciones especficas del Estado y sus instituciones que afecten el diseo del proyecto. Es obligacin del consultor revisar toda la legislacin que pueda afectar el proyecto y garantizar que este no ser rechazado cuando se soliciten los permisos de construccin por incumplimiento de aspectos propios del diseo. Segn lo indica el Arancel (CFIA, 1988b, artculo 4, inciso CH, prrafo b), los planos de construccin debern de estar en un todo de acuerdo con los reglamentos vigentes de construccin, tanto de las municipalidades como de otras instituciones que regulan los diferentes servicios pblicos. En esta cita se hace referencia nicamente a los planos, pero como para la legislacin, las especificaciones son parte de los planos y del diseo final, esto aplica para ambos documentos.

114 Durante el desarrollo del diseo, ninguna institucin controla si el consultor se apega o no a lo que dicta la regulacin vigente, ya que esto se revisa cuando se solicitan los permisos de construccin. Aunque la municipalidad de la zona donde se ubica el proyecto es la que tiene la potestad de otorgar tales permisos, la revisin de los requisitos tcnicos se hace a travs de los visados que deben otorgar otras instituciones del Estado. La municipalidad revisa que los planos constructivos estn visados, lo que a su vez implica que el diseo cumple con los requisitos. Entre las instituciones ms comunes que deben otorgar visados o cuyas disposiciones afectan directamente el diseo de los proyectos se encuentran: Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos (CFIA), Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo (INVU), Acueductos y Alcantarillados (AyA), Instituto Nacional de Seguros (INS), Secretara Tcnica Nacional Ambiental (SETENA) y el Ministerio de Salud. Se recomienda que antes de empezar un diseo o a preparar una especificacin, el profesional investigue sobre los requisitos puntuales que cada una de estas instituciones revisa. En aos anteriores, esto era una tarea bastante difcil, ya que los requisitos no estaban bien definidos, se traslapaban entre una institucin y otra o no se publicaban. Actualmente, se han realizado esfuerzos importantes en busca de facilitar el proceso tramitolgico de los proyectos, especialmente a partir de la aplicacin de la Ley de Proteccin al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trmites Administrativos, N 8220 del 04 de marzo del 2002, la cual debe servir de referencia al diseador en caso de enfrentar los conflictos antes mencionados. Adicionalmente a esta Ley, se han publicado guas con el fin de instruir al diseador y al dueo del proyecto en los procesos de diseo, tramitacin de permisos y construccin. Las ms importantes se encuentran en Internet en los siguientes sitios Web:

http://www.tramites.go.cr. Este sitio, creado por el Ministerio de Economa Industria y Comercio (MEIC) contiene el Manual del Inversionista, que consiste en un manual oficial de los trmites comunes y bsicos para la instalacin formal de empresas de todo tipo en Costa Rica. Entre los diversos temas que trata, con relacin al diseo y construccin se incluyen captulos con los siguientes temas: Estudio de Prediseo, Evaluacin Ambiental ante la SETENA y Visado de Planos y Permisos de Construccin.

http://www.tramitesconstruccion.go.cr. El Gobierno, en su preocupacin por hacer su gestin ms transparente y eficiente, ha creado este sitio para promover la

simplificacin de los trmites y procedimientos dentro de la Administracin Pblica, esto

115 con el fin de lograr una racionalizacin y un mejor aprovechamiento de los recursos pblicos, una disminucin del papeleo, requisitos innecesarios y de los tiempos de espera del administrado. En este portal se puede acceder a los mapas digitales con informacin sobre zonas de proteccin, zonas de riesgo, carreteras nacionales, acueductos, oleoductos, alcantarillados, entre otros, para que los desarrolladores de proyectos, profesionales y ciudadanos en general dispongan de informacin sobre las posibles restricciones a la propiedad y sean tomados en cuenta para el diseo y cumplimiento de la legislacin. Tambin contiene informacin para los involucrados en la tramitologa de proyectos de infraestructura tales como hojas cartogrficas, flujogramas de proceso de visado y otros sitios de inters. Dentro de las instituciones con ingerencia en los proyectos, el caso de la SETENA merece especial atencin. Este es un rgano de desconcentracin mxima del Ministerio del Ambiente y Energa (MINAE), cuyo propsito fundamental es el de velar por la armona de los procesos productivos con el ambiente. Para cumplir con dichos objetivos, esta institucin realiza un proceso denominado evaluacin ambiental, destinado a determinar la viabilidad o licencia ambiental del proyecto. La obtencin de este requisito es obligatoria para todos los proyectos, segn lo determin la Sala Constitucional (Voto 1212-02). Por lo general, este procedimiento es el trmite que consume ms tiempo al solicitar los permisos de construccin, con periodos que abarcan desde meses, hasta aos, dependiendo del tipo de proyecto. Sin embargo, el procedimiento puede (y est diseado para) realizarse desde las fases tempranas del diseo, en forma paralela con este. Por lo cual, si se realiza de esta manera, al momento de solicitar los permisos de construccin, puede haber concluido o estar muy avanzado. Las evaluaciones de impacto ambiental pretenden determinar cul es el impacto potencial que generar un proyecto en el ambiente y as prever medidas para prevenirlo, mitigarlo o compensarlo. Por lo tanto la integracin de este proceso con el diseo de la obra, es la forma ms eficiente de tomar medidas para asegurar la obtencin de la licencia ambiental. Por ejemplo, se puede disear un hotel con capacidad para 200 personas para ser localizado en una zona con un ecosistema frgil sin tomar en cuenta a la SETENA. Una vez que se cuenta con planos y especificaciones, se procede a obtener los permisos de construccin y se realiza la evaluacin ambiental. Es probable que se obtengan todos los visados, pero que no se otorgue la licencia ambiental si se determina que el proyecto impactar la zona profundamente. En consecuencia, este no se construye y se pierde toda

116 la inversin hecha hasta ese momento. Si se hubiese iniciado la evaluacin ambiental desde la fase del anteproyecto, es posible haber determinado tempranamente la no viabilidad del proyecto segn su concepcin original, pero con la posibilidad de modificar el diseo para hacerlo menos impactante. Una vez realizadas las modificaciones recomendadas por la SETENA, se hubiese asegurado la obtencin de la licencia ambiental, e inclusive esta podra haber sido otorgado antes de iniciar con la construccin, lo cual es una gran ventaja. Normalmente, las recomendaciones de la SETENA afectan el diseo original de un proyecto en aspectos tales como:

Tamao y nmero de las estructuras a construir. Niveles de ocupacin. Ubicacin de las nuevas instalaciones y estructuras relacionadas. Porcentaje de reas verdes. Dispositivos de proteccin ambiental tales como: filtros, aislamiento acstico, control de los contaminantes en las emisiones, plantas de tratamiento de agua residual, lagunas de retencin y otros.

Aparte de la SETENA y los dems requisitos para obtener los visados obligatorios (CFIA, INVU y Ministerio de Salud), existen requerimientos adicionales que los diseadores deben observar con especial atencin, ya que han ganado cada vez ms importancia en Costa Rica. Algunos son bastante nuevos, mientras que otros ya estaban presentes de alguna forma en la legislacin. Entre los ms importantes estn:

Requisitos de seguridad contra incendio y proteccin a la vida de los ocupantes. Los dispositivos para proteccin contra incendios, terremotos, inundaciones, huracanes y otras emergencias son cada vez ms comunes entre instituciones como el INS y las entidades financieras, con el fin de asegurar su inversin. Un ejemplo de esto es que durante el ao 2006, se adopt a nivel nacional el cdigo estadounidense para proteccin contra incendios, publicado por la National Fire Protection Agency (NFPA).

Requisitos de salud y seguridad ocupacional. Aunque la seguridad y salud ocupacional es un tema que est regulado por distintas leyes y reglamentos como la Ley de Construcciones, el Reglamento de Seguridad en Construcciones y el Reglamento General de Riesgos de Trabajo, tradicionalmente se ha dejado de lado en el diseo y la construccin. Sin embargo, en los ltimos aos ha adquirido relevancia debido al inters de muchas empresas constructoras de obtener certificaciones de calidad, y como resultado de una mayor conciencia en el sector.

117 A pesar de que es una prctica poco difundida en Costa Rica, la incorporacin de requisitos de seguridad ocupacional en las especificaciones tcnicas obliga a las empresas constructoras a tomar medidas, lo cual promueve el cumplimiento de la Ley y protege a los trabajadores. Por este motivo es importante que los especificadores se instruyan en el tema.

Requisitos

de

accesibilidad

personas

discapacitadas.

Estos

estn

dados

especficamente por la Ley 7600, la cual exige que todos los edificios pblicos deben ser accesibles para personas con discapacidad. Por lo tanto, es importante que los diseadores revisen e incorporen estos requerimientos. 6.2.2 Requerimientos del Propietario Estos consisten en las peticiones especficas dadas por el dueo, de lo que debe ser el proyecto y se determinan inicialmente mediante la elaboracin de un programa de

necesidades, el cual es ampliado conforme el diseo avanza a la fase de anteproyecto. Es comn que una vez que el dueo tiene la primera versin del proyecto, aada ms requisitos o cambie su idea original. Por lo tanto, durante toda la etapa de diseo debe darse una adecuada comunicacin entre el propietario y los diseadores para facilitar la inclusin de las nuevas ideas. Entre los principales requerimientos del propietario se encuentran los siguientes: a. Requerimientos de funcionalidad Estos se relacionan con la funcin que el proyecto debe desempear

independientemente de las soluciones ideadas por el diseador. Se debe tener en mente que, ante todo, el edificio debe satisfacer una necesidad de su dueo, y no se debe permitir que otras consideraciones opaquen la razn de ser original del mismo. Por ejemplo, si un inversionista indica que desea una torre de condominios con espacio para cien familias, y cuenta con un determinado terreno y presupuesto, el arquitecto no puede dar prioridad a sus preferencias y disear un edificio con espacio para setenta familias pero que a su gusto es ms bonito. b. Requerimientos de diseo sostenible Estos se relacionan con la preservacin del medio ambiente, el cual se ha convertido un tema de suma importancia en las polticas de desarrollo tanto pblicas como privadas. Una forma de enfrentar el altsimo impacto que tiene la construccin sobre nuestro hbitat lo constituye la construccin sostenible, conocida como Green Building.

118 La construccin sostenible se inicia con el diseo sostenible, en el cual la toma de decisiones en cuanto a los materiales, sistemas y subsistemas del edificio se basan en la extrapolacin del impacto ambiental que cada uno va a generar. El diseo del edificio como un todo debe enfocarse en la conservacin de energa y el manejo de desperdicios durante su ciclo de vida, especialmente en las etapas de construccin y funcionamiento. c. Requerimientos estticos Normalmente, la atencin de los ingenieros que participan en el diseo se enfoca a cumplir con las necesidades tcnicas y el presupuesto del propietario. Sin embargo, los requisitos estticos pueden jugar un papel muy importante, dependiendo del tipo de proyecto. Algunos de estos requerimientos son esbozados por el cliente durante la concepcin del proyecto, pero conforme el propietario tiene acceso a los avances de diseo, estas caractersticas se definen de una forma ms especfica. Interpretar correctamente lo que quiere el propietario es uno de los mayores retos del diseador. Este debe tener presente que para cumplir tal responsabilidad se deben realizar constantes ajustes, subordinar las preferencias personales a las del propietario y finalmente disear un proyecto que guste y sea funcional. d. Requerimientos de constructibilidad La constructibilidad consiste en una revisin del diseo para determinar si este es prctico de construir con los medios, mtodos y productos disponibles. En una revisin de este tipo se identifican las partes del proyecto que pueden ser imprcticas o difciles de ejecutar, con el fin de recomendar al propietario o al equipo de diseo que busquen otras opciones. Se recomienda que las revisiones de constructibilidad se realicen cuando el proyecto ha sido desarrollado con suficiente detalle como para distinguir las tareas de la fase constructiva, pero antes de que los documentos constructivos estn listos, para as evitar hacerles modificaciones mayores. e. Requerimientos de presupuesto Esta es la principal condicin que deben respetar los diseadores en todo momento, los cuales deben utilizar soluciones que se apeguen al contenido econmico disponible, as como realizar evaluaciones constantes para asegurar que el costo final se encuentra en el rango convenido. 6.3 Anteproyecto Una vez finalizados lo estudios preliminares, el especificador debera contar con una PPD donde se incluyan los requerimientos de toda ndole que debe satisfacer el proyecto. A partir

119 de este conjunto de condiciones, se procede a elaborar el anteproyecto, que consiste en la propuesta espacial, tcnica y funcional, que define el carcter e identidad de la nueva edificacin (CFIA, 1988 a, Captulo 3, Artculo 17). El anteproyecto implica una etapa previa de anlisis de los requerimientos de la obra (PPD) y la interpretacin e incorporacin de los estudios bsicos a un planteamiento o esquema preliminar para discusin con el cliente. Cumplida esta etapa, se procede a la elaboracin de los documentos de presentacin, que deben expresar con claridad los elementos tcnicos sobre los que el profesional se fundamenta para obtener la solucin o respuesta a los requerimientos del cliente y que determinan las particularidades de la obra que debe realizarse. Para ello, el profesional utiliza los medios y tcnicas de presentacin que considere convenientes, de acuerdo con las caractersticas y complejidad del proyecto.

Tradicionalmente estos documentos son nicamente los planos esquemticos, sin embargo, se recomienda incluir una versin simplificada de la PPD para as proveer al cliente con una versin escrita del proyecto. Las labores del especificador a lo largo de esta etapa son las de facilitar la buena comunicacin entre los diseadores y el cliente mediante una eficiente administracin de la PPD. Es su responsabilidad encargarse de actualizar, editar y preparar la versin de este documento utilizada en las reuniones de avance, as como la versin final que acompaar los planos esquemticos. 6.4 Planos de construccin y especificaciones tcnicas Una vez que el anteproyecto es aprobado y se le incorporan los ajustes sugeridos por el propietario, se puede iniciar con el diseo definitivo. El nfasis cambia de aspectos generales a temas ms tcnicos y especficos. El fin primordial de esta fase es producir un conjunto de planos y especificaciones, los cuales definen con claridad el carcter y la finalidad de una obra, y permiten construirla bajo la direccin de un profesional responsable. Esta etapa se caracteriza porque incorpora ms integrantes al equipo inicial de diseo. El anteproyecto normalmente es realizado nicamente por profesionales de la empresa, pero en el diseo definitivo se incorporan consultores externos para que se encarguen de proyectar las partes de la edificacin que requieren conocimientos especializados. Entre las reas de especializacin que pueden participar se encuentran las mostradas en la Tabla 6.2.

120 Tabla 6.2: Listado de especialidades de diseo. Acstica Amueblado Arqueologa Audio/Video Computacin Datos/ Comunicaciones Diseo de interiores Electricidad Equipos para restaurantes Equipamiento mdico Estimacin de costos Geotecnia Hidrologa Iluminacin Ing. Ambiental Ing. Estructural Ing. Mecnica Jardinera/ Paisajismo Manejo de desechos Proteccin contra incendios Seguridad Sealizacin Topografa Transportes

Fuente: El autor

Como puede verse, la composicin del grupo puede ser muy variada, por lo que es vital que exista buena comunicacin y coordinacin. En esto el especificador desempea una funcin muy importante. Su primera misin, antes de que el trabajo de diseo comience, consiste en preparar un bosquejo o perfil del Manual de Proyecto, el cual es bsicamente una versin incompleta del mismo. El bosquejo se utiliza para coordinar el trabajo a realizar por el especificador en la empresa y los consultores externos, ya que aunque estos ltimos son completamente responsables de la elaboracin de los planos y especificaciones de la parte para la que fueron contratados, es importante evitar el traslape de funciones. Este debe contener un listado de todas las Secciones que van a conformar el Manual de Proyecto, y debe desarrollar parcial o totalmente las Secciones de la Divisin 01 y todas aquellas cuyo contenido requiere de la interaccin de varias especialidades. La entrega temprana de una versin preliminar de la Divisin 01 (Requerimientos Generales), es muy recomendable, ya que esta sirve de gua general sobre los temas y requerimientos que deben ser desarrollados en cada Seccin particular. Por otra parte, para las Secciones que precisan de la interaccin de varias especialidades, como por ejemplo, algunas relacionadas con el sistema elctrico, en las cuales podra intervenir tanto el ingeniero elctrico como el mecnico, es mejor que el especificador prepare un borrador con los ttulos de los artculos, prrafos y subprrafos principales, lo distribuya a cada especialista, y posteriormente estos aadan los requerimientos especficos de su rea. Seguidamente, lo devuelven al especificador para que lo corrija, edite y lo integre al Manual de Proyecto. Este es usualmente el mtodo ms expedito para asegurar la consistencia en lenguaje, formato y estilo de cada Seccin.

121 Cuando el bosquejo est listo, se debe realizar una reunin de coordinacin entre los integrantes del equipo de diseo y las dems partes involucradas en el proyecto. Ah se explica en qu consiste el trabajo, la metodologa a utilizar, las reglas generales, se asignan las responsabilidades, y se realiza una discusin general para exponer y aclarar dudas. Finalmente, se entrega a los diseadores el anteproyecto (planos y PPD), el bosquejo del Manual de Proyecto, los cajetines y normas de formato para planos, los borradores de Secciones y Divisin 00, y todo tipo de documentacin o informacin trascendente. A partir de este momento, se da por iniciada la etapa de diseo, la cual puede extenderse por un periodo de tiempo variable, dependiendo de la complejidad del proyecto. Particularmente, las funciones del especificador durante este perodo son las siguientes:

Realizar la seleccin de productos. Preparar las Secciones del Manual de Proyecto que son responsabilidad de su empresa.

Atender las dudas que los consultores externos le expongan durante las reuniones de coordinacin, referentes a las Secciones que ellos deben elaborar, y en general, fungir como coordinador del Manual de Proyecto.

Una vez que se acerca el final de la etapa, y los consultores externos entregan sus planos y especificaciones, el especificador debe encargarse de revisar y editar cada Seccin, coordinarlas entre s, crear referencias en los planos y dar formato al Manual de Proyecto definitivo.

La primera tarea, seleccin de productos, es como escoger bienes para cualquier otro propsito. Esta se basa en la evaluacin de las caractersticas de las opciones disponibles en el mercado con respecto a los requerimientos legales, del propietario y tcnicos. El especificador debe realizarla en conjunto con el cliente y el resto del equipo de diseo para asegurarse de que es avalada por todos. Normalmente, en el anteproyecto se realiza una seleccin preliminar o tentativa, pero es en el diseo final cuando se toman las decisiones definitivas. Si existen muchas alternativas que cumplen con las cualidades requeridas, se pueden escoger productos genricos para que el contratista tenga la libertad de buscar la opcin ms econmica; pero si se tiene predileccin por una marca en especial, entonces esta se indica expresamente. En el Apartado 6.4.1 se explican algunas ideas adicionales sobre este tema. Una vez que se han definido los productos a utilizar, estos pueden ser especificados. Para seleccionar el orden en que deben elaborarse las Secciones, el especificador debe hacerse las siguientes preguntas:

122

Qu Secciones son requeridas para proseguir con el diseo? Qu aspectos son conocidos y pueden ser especificados primero?

Evidentemente, las primeras Secciones que deben ser preparadas son aquellas que contienen informacin requerida por alguno de los diseadores para proseguir con su trabajo. Por ejemplo, si se decide que un hospital va a utilizar un determinado tipo de puertas automticas, es necesario que sus caractersticas se especifiquen cuanto antes posible, para que as el ingeniero elctrico, el arquitecto y otros que necesiten conocer tales datos no se retrasen. Posteriormente, se preparan aquellas Secciones que describen productos o procedimientos con caractersticas bien conocidas o que no existe ninguna incertidumbre en cuanto a su utilizacin. Finalmente, se especifican los productos cuya seleccin debe o puede postergarse hasta el final, como por ejemplo los acabados arquitectnicos y el amueblado. Despus de que el especificador ha decidido el orden en el que va a elaborar el Manual de Proyecto, puede dar inicio con dicha actividad, la cual se divide en dos etapas:

Recoleccin de informacin sobre el tem a especificar. Redaccin de la Seccin.

Entre las fuentes ms comunes de informacin se encuentran las siguientes:

Informacin producida por el fabricante o vendedor del producto respecto a las caractersticas y forma de aplicacin. Por ejemplo: manuales, catlogos y fichas tcnicas.

Folletos, revistas, panfletos, libros y todo tipo de material educativo publicado por asociaciones tcnicas y profesionales.

Estndares de referencia de amplio uso en el diseo, tales como los de ACI, ASTM, AISC y otros.

Recomendaciones brindadas por contratistas y otros consultores, con base en su experiencia.

Experiencia personal de los miembros del equipo de diseo.

Se debe revisar tambin si en el archivo de especificaciones maestras de la empresa se encuentra la Seccin que se va a elaborar. En caso positivo, sta se convierte en el documento base. Se procede a revisarla, compararla con los requerimientos especficos del proyecto, y finalmente se edita incluyendo la informacin adicional recabada.

123 En caso de que no exista una especificacin maestra disponible, debe redactarse la Seccin desde el principio, lo cual es la situacin ms demandante de tiempo. Para esto se sigue un procedimiento bastante mecnico descrito con detalle en el Apartado 6.4.2. Este proceso bsicamente consiste en: elegir el formato, elegir el mtodo de especificacin, y redactar el texto utilizando normas consistentes de estilo y redaccin. Cuando ya se han preparado todas las Secciones (de la oficina y los consultores externos), el especificador debe coordinarlas entre s y con los planos, con el fin de asegurar consistencia entre los distintos documentos y evitar omisiones y traslapes de informacin. Para realizar la coordinacin entre planos y especificaciones existen algunas

recomendaciones importantes que deben seguirse, las cuales se explican con mayor detalle en el Apartado 6.4.3. Por su parte, para la coordinacin entre Secciones no existe un procedimiento definido, y el especificador depende en especial de su pericia y experiencia. La nica recomendacin consiste en utilizar listas de verificacin ya que estas facilitan la organizacin metdica de los aspectos a revisar. En la Figura 6.1 se muestra un ejemplo de las listas incluidas en el programa MASTERSPEC, pero tambin es posible que cada empresa las desarrolle con base en sus necesidades y experiencia particulares. Finalmente, cuando el especificador cuenta con los documentos corregidos, estos deben hacerse circular entre el equipo de diseo para su revisin final y aprobacin, antes de entregarse al cliente el diseo terminado.

124 Figura 6.1: Lista de verificacin para coordinar Secciones de un Manual de Proyecto

MASTERSPEC - SPECIFICATION COORDINATION CHECKLIST

03/03 (R 06/05)

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Coordinate the following requirements specified in other Sections of this Project's Specifications with this Section. Expand this list for office and consultant coordination. Copy and mark this list to distribute to appropriate design team members for Project Manual coordination.

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SECTION 08 71 00 - DOOR HARDWARE or SECTION 087111 - DOOR HARDWARE (SCHEDULED BY DESCRIBING PRODUCTS) for access control of the central-station space in the building. SECTION 26 05 19 - LOW-VOLTAGE ELECTRICAL POWER CONDUCTORS AND CABLES for power wiring for perimeter security. SECTION 26 05 26 - GROUNDING AND BONDING FOR ELECTRICAL SYSTEMS for perimeter security system and equipment grounding. SECTION 26 05 33 - RACEWAY AND BOXES FOR ELECTRICAL SYSTEMS for product and installation requirements if raceway wiring method is specified for connecting perimeter security devices and equipment. SECTION 26 05 36 - CABLE TRAYS FOR ELECTRICAL SYSTEMS for product and installation requirements if cable trays are included as a wiring method. SECTION 26 05 43 - UNDERGROUND DUCTS AND RACEWAYS FOR ELECTRICAL SYSTEMS for ducts, duct banks, handholes, and manholes. SECTION 260548 - VIBRATION AND SEISMIC CONTROLS FOR ELECTRICAL SYSTEMS for seismic-control criteria for perimeter security components. SECTION 26 05 53 - IDENTIFICATION FOR ELECTRICAL SYSTEMS for identification requirements if SECTION 280500 does not specify identification. SECTION 26 09 23 - LIGHTING CONTROL DEVICES for optional integration of lighting controls with perimeter security system, unless lighting control is specified elsewhere. SECTION 26 09 43 - NETWORK LIGHTING CONTROLS for optional integration of lighting controls with perimeter security. SECTION 26 33 53 - STATIC UNINTERRUPTIBLE POWER SUPPLY for perimeter security power supply. SECTION 27 51 16 - PUBLIC ADDRESS AND MASS NOTIFICATION SYSTEMS for optional integration with the perimeter security system. SECTION 27 51 23 - INTERCOMMUNICATIONS AND PROGRAM SYSTEMS for optional integration with the perimeter security system. SECTION 28 05 00 - COMMON WORK RESULTS FOR ELECTRONIC SAFETY AND SECURITY for general electrical requirements including supports and for electrical identification, unless SECTION 260529 is included for supports or SECTION 260553 is included for identification. SECTION 28 05 13 - CONDUCTORS AND CABLES FOR ELECTRONIC SAFETY AND SECURITY for cabling between system components, controllers, and central-station control units. SECTION 28 13 00 - ACCESS CONTROL for access-control devices. SECTION 28 16 00 - INTRUSION DETECTION for indoor-type intruder detection devices. SECTION 28 23 00 - VIDEO SURVEILLANCE for cameras and monitors that function as motion detectors. SECTION 32 31 13 - CHAIN LINK FENCES AND GATES for attaching perimeter security sensors and for gate access control. SECTION 32 31 13.53 - HIGH-SECURITY CHAIN LINK FENCES AND GATES for attaching perimeter security sensors and for gate access control.

Fuente: Disponible [8 de febrero 2007] http://www.arcomnet.com/masterspec/supdoc04/frame/281643f00.html

6.4.1 Evaluacin y seleccin de productos En la transicin del diseo esquemtico al final, el especificador en coordinacin con el resto del equipo de diseo tiene la responsabilidad de seleccionar los productos que sern utilizados en la obra. Esta es una tarea delicada, con mltiples repercusiones en el costo y calidad final del proyecto. Normalmente, el criterio de seleccin determinante es el costo. Sin embargo, es importante que existan ms elementos de juicio para tomar la decisin ms acertada, como por ejemplo los siguientes:

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Disponibilidad. Un producto descrito en una especificacin y que est disponible hoy, podra no estarlo unos meses ms tarde, cuando el proyecto est en construccin. De forma similar, algunos productos requieren de un largo tiempo de entrega y podran no ser apropiados para proyectos con perodos de construccin cortos o cuando la finalizacin temprana del mismo es muy importante.

Fluctuaciones de precio. El diseador debe ser consciente de que los precios de los artculos pueden ser susceptibles a grandes fluctuaciones entre el momento en que se escribe la especificacin y cuando la obra es construida. Si esto ocurre, el dueo podra desfinanciarse y verse obligado a detener la construccin.

Mano de obra. Antes de elegir una opcin se debe revisar la disponibilidad de mano de obra calificada para aplicar o instalar el producto. Si no se tiene este cuidado, el proyecto podra verse seriamente retrasado.

Otra de las razones que hacen de la seleccin un tema de cuidado es que el espectro de productos utilizables en un proyecto de construccin es extremadamente amplio. Ningn especificador puede tener un completo e ntimo conocimiento de todos ellos, ni tampoco puede mantenerse al tanto de todos los cambios que constantemente se dan en esos bienes. Incluso cuando el especificador trabaja en una disciplina de diseo especfica, los constantes cambios tecnolgicos son intimidantes. La sobrecarga de informacin debido a la siempre creciente complejidad de las tecnologas de la construccin es un enorme reto a vencer. Debe quedar claro de que no existe ninguna receta ni metodologa para establecer los criterios de seleccin. Lo importante es que el especificador trate siempre de instruirse y entender los verdaderos alcances y consecuencias de sus decisiones, ya que de lo contrario es imposible saber qu elecciones hacer. Como gua, el lector puede seguir los siguientes pasos para seleccionar productos: a. Establecer las caractersticas generales que debe satisfacer el producto: Estas se definen con base en criterios tcnicos, legislacin y el gusto del cliente. b. Identificar productos que satisfagan los requerimientos establecidos: Una vez que se han identificado las caractersticas que debe tener un producto genrico para ser considerado y evaluado se hace una lista con las opciones disponibles en el mercado. c. Obtener informacin de los productos disponibles: De cada producto incluido en la lista se debe obtener informacin especfica que permita evaluar su idoneidad y compararlo con las dems opciones.

126 d. Analizar las alternativas con base en la mayor cantidad de criterios posibles: Se evalan las diferentes opciones, revisando aspectos como: caractersticas del producto, antecedentes del fabricante, requisitos de instalacin, costos iniciales y de operacin, requisitos de mantenimiento, garanta, disponibilidad del producto, fluctuaciones de precio y otros. e. Presentar las opciones al propietario: Una vez identificados y evaluados, se seleccionan los productos idneos y se le presentan al propietario para que haga la escogencia definitiva. f. Finalmente, se documentan las decisiones tomadas y se incorporan los productos en los planos y las especificaciones. 6.4.2 Principios y procedimientos bsicos para redactar una Seccin Cuando la seleccin de los productos que sern especificados ha culminado, el siguiente paso consiste en redactar la especificacin de cada uno de ellos, lo cual se puede hacer editando una especificacin maestra (caso ms sencillo) o escribindola desde el inicio. En este apartado se exponen las recomendaciones a seguir para la segunda opcin, ya que es el caso ms complicado e incluso aplicable para preparar las especificaciones maestras mismas. Para iniciar, el especificador debe disponer del acervo de informacin recolectada sobre el producto. Hasta este momento, el conocer dnde buscar tal informacin y cmo identificar y extraer la ms relevante, ha constituido la mitad de la batalla. El otro componente de la ecuacin consiste en conocer cmo ordenar los datos de acuerdo con las normas que rigen la organizacin de las especificaciones. Para redactar una Seccin se deben seguir bsicamente tres pasos: elegir el formato de pgina y de Seccin, elegir el mtodo de especificacin y redactar el texto utilizando estilo y vocabulario consistente. El primero fue explicado ampliamente en el Apartado 3.3.4, mientras que las recomendaciones en cuanto al uso adecuado del lenguaje escrito se presentan a continuacin. 6.4.2.1 Mtodos de especificacin El mtodo de especificacin es la forma o estilo general en que se describen las caractersticas de un producto. Segn el CSI (2005), existen cuatro mtodos:

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Descriptivo. Por desempeo. Referenciado en estndares. Referenciado en marcas patentadas.

La seleccin de uno u otro no es sencilla, y depende principalmente del criterio profesional del especificador, quien antes de tomar una decisin, por lo general debe responder a s mismo las siguientes preguntas:

Qu requiere el propietario? Cul e el mtodo que mejor describe lo que se desea especificar? Cul es el mtodo mas apropiado para el tamao y complejidad del proyecto? Cul mtodo producir una construccin de mejor calidad? Cul mtodo contribuir al menor costo del proyecto?

Es importante dejar claro que no es necesario utilizar el mismo mtodo en todo el Manual de Proyecto. Este puede variar dependiendo del tem a especificar, o incluso puede utilizarse una combinacin de mtodos en una sola Seccin. A continuacin se describe cada uno de los ellos, con un resumen de sus ventajas, desventajas, usos comunes y un ejemplo sencillo. a. Descriptivo Se utiliza para describir productos y mtodos en forma genrica, o sea sin hacer uso de nombres patentados (marcas). Ventajas

Permite especificar exactamente lo que el diseador quiere decir. Es aplicable a todas las condiciones, mtodos y situaciones que se pueden presentar en un proyecto.

Permite la libre competencia entre fabricantes y proveedores. Provee una excelente base para asegurar una licitacin competitiva.

Desventajas

Es necesario que el especificador ponga mucha atencin en la forma en que describe un tem para asegurar que en la fase constructiva los resultados son los esperados.

Las especificaciones producidas con este mtodo tienden a ser ms voluminosas por la verborrea necesaria para describir cada tem.

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Consume mucho ms tiempo del especificador. En proyectos pequeos, las especificaciones pueden llegar a ser muy elaboradas. Algunas veces las especificaciones tienden a ser ambiguas.

Usos comunes Este mtodo es el ms adecuado cuando no es permitido utilizar productos de una marca especfica, cuando no existen estndares sobre el tem, o cuando el diseador desea ejercer un estricto control sobre el trabajo especificado. Ejemplo: A. Agregados para concreto de peso normal: Se debern utilizar agregados finos y gruesos con las siguientes caractersticas: 1. Concreto estructural: El tamao mximo del agregado grueso no ser mayor que: 1/4 de la dimensin menor entre formaletas, 1/3 del espesor de la losa, 3/4 de la mnima separacin entre barras de refuerzo, o 19 mm . 2. Concreto no estructural: Se deben cumplir los mismos requisitos que para concreto estructural, excepto que el tamao mximo del agregado en concreto utilizado para rellenos o recubrimientos deber ser de 9.5 mm . b. Por desempeo Con este mtodo se especifica un producto o proceso mediante una descripcin de los resultados que se esperan obtener con el mismo. En este caso, el contratista es libre de utilizar cualquier material o mtodo, siempre que cumpla con los resultados buscados. La idea principal de este tipo de especificaciones es que no son restrictivas en cuanto a los productos y procesos que pueden ser utilizados por el contratista. Este es libre de utilizar su inventiva e ingenio, lo cual podra resultar en una construccin ms eficiente y econmica. Ventajas

Fomenta el desarrollo de nuevas tecnologas porque da libertad al contratista para aplicar su ingenio en la bsqueda de mtodos que satisfagan el objetivo que el diseador pretende lograr.

En algunos casos produce especificaciones ms cortas. Permite la libre competencia entre proveedores. Es aplicable a todo tipo de proyectos.

129 Desventajas

Dificulta la comparacin de ofertas durante la licitacin. Es ms difcil de hacer cumplir, porque se necesita definir con claridad la forma en que se miden y evalan los resultados.

Delega las responsabilidades tcnicas al contratista, ya que este es responsable de alcanzar los resultados especificados.

Su enfoque es hacia sistemas o componentes de la edificacin en lugar de resultados de trabajo, por lo cual no concuerda bien con la estructura del MF.

Usos comunes Es til para algunas Secciones del Manual de Proyecto que describen sistemas, tales como iluminacin o aire acondicionado. Debido a que el MF est enfocado a resultados de trabajo, el mtodo es ptimo para usarse con un sistema organizacional como el UF. Ejemplo: D1010 Ascensores: Los ascensores instalados por el contratista debern cumplir con las siguientes caractersticas: A. Capacidad de carga: 2500 kg . B. Velocidad de desplazamiento: 2 m/s . C. Dimensiones de la cabina: 1,5 m de ancho en la puerta, 2 m de profundidad y 2,5 m de altura. c. Referenciado en estndares Con este mtodo se especifican los requerimientos del tem mediante una referencia a estndares reconocidos, como los publicados por ASTM, INTECO, AASHTO, entre otros, con el fin de evitar redactar de nuevo caractersticas descritas en estos documentos. Este mtodo abrevia las especificaciones considerablemente, pero obliga al contratista a consultar constantemente los estndares. Ventajas

Se basa en normas ampliamente reconocidas y aceptadas en el mercado. No limita la competencia. Reduce la cantidad de texto contenido en la especificacin dramticamente.

130 Desventajas

La mayora de estndares disponibles se refieren a productos muy comunes, ya que para los ms nuevos no han sido escritos.

Los estndares pueden estar desactualizados. Requiere que el consultor investigue y conozca cuidadosamente cada estndar. Las especificaciones que utilizan este mtodo son mucho ms difciles de hacer cumplir en obra, ya que la informacin se presenta codificada y el contratista debe decodificarla, por lo que se puede perder claridad.

Obliga al contratista a adquirir mltiples estndares, los cuales pueden ser costosos y difciles de conseguir.

Usos comunes Este mtodo es utilizado para especificar productos existentes en el mercado cuyo fabricante y marca no son importantes, sino sus caractersticas tcnicas. Tambin se utiliza en proyectos donde por restricciones administrativas se prohbe identificar productos mediante alguna marca comercial particular. Para elaborar una especificacin, el especificador siempre debe tener presente que:

El estndar debe ser reconocido en la industria. El estndar debe estar disponible para todas las partes involucradas en el proyecto.

El diseador debe conocer el estndar a la perfeccin antes de incorporarlo en una especificacin.

El especificador debe establecer la fecha de publicacin del estndar y debe contar con la versin ms actualizada.

Se debe incorporar el estndar apropiadamente, es decir, debe utilizar una designacin que permita distinguir el estndar de otros. Se debe indicar el nombre del estndar en la misma manera en que este est publicado, as como incluir el nombre de la organizacin que lo publica y la fecha de publicacin.

Una vez que se elabora la especificacin, se deben incluir formas efectivas para controlar que el estndar se cumpla, tales como pruebas de campo e inspecciones.

Ejemplo: A. Cemento Prtland: El cemento utilizado deber cumplir con la norma ASTM C 150. El Tipo ser el indicado en los planos. En caso de no indicarse, se sobreentiende que es de Tipo 1.

131 d. Referenciado en marcas patentadas Con este mtodo se especifican productos y procedimientos mediante el nombre comercial utilizado por la empresa que lo suple. La especificacin de un artculo patentado no deja lugar a sustituciones, pero estas podran ser hechas si se incluye en la Seccin una clusula que as lo indique. Usualmente se utilizan las especificaciones referenciadas en marcas patentadas cuando es difcil formular una descripcin genrica. Si se desea permitir algn tipo de competencia de otras marcas se puede incluir la clusula o equivalente. Sin embargo, es claro que este tipo de especificaciones limitan la competencia severamente, lo cual puede tener implicaciones como: incrementar el costo del proyecto y limitar la innovacin e inventiva de los contratistas. Por lo tanto, es recomendable evitar este mtodo siempre que sea posible. Ventajas

Permite un estricto control de los productos seleccionados. Permite la preparacin de especificaciones ms detalladas y completas con base en informacin suministrada por e fabricante del producto.

Reduce el tamao de la especificacin. Simplifica la presupuestacin ya que reduce las opciones disponibles. Reduce el riesgo del diseador a que algn producto falle, ya que puede utilizar productos con los que tiene experiencia y confianza.

Desventajas

Reduce o elimina la competencia. Podra obligar al contratista a utilizar productos con los que tiene poca experiencia.

Favorece al algunas marcas comerciales sobre otras.

Usos comunes Las especificaciones referenciadas en artculos patentados normalmente se utilizan en proyecto privados. Sin embargo, estas pueden utilizarse en algunos proyectos pblicos dependiendo de las restricciones que la institucin duea de la obra estipule.

132 Ejemplo: 2.1 ACCESORIOS PARA BAO a. Fabricante especificado: Bobrick Washroom Equipment. b. Otros fabricantes aceptados: Se aceptan productos equivalentes de los siguientes fabricantes: 1. American Specialties, Inc. 2. Franklin Brass Manufacturing Co. c. Dispensadores de papel higinico: Bobrick B-172 d. Dispensadores de jabn lquido: Bobrick B-263 6.4.2.2 Uso apropiado del lenguaje Despus de que se ha elegido el mtodo o la combinacin de mtodos de especificacin, entran en escena las particularidades con respecto a la forma en que se dispone del lenguaje para expresar las ideas de los diseadores. El requisito esencial para escribir especificaciones, aparte de conocimiento sobre el contenido tcnico de las mismas, es la habilidad de de expresarse con un lenguaje apropiado, el cual debe seguir cuatro principios:

Ser Claro. Esto significa que se debe evitar la ambigedad. Es importante considerar las habilidades de lectura del lector de la especificacin y utilizar siempre palabras precisas con significados exactos.

Ser Conciso. Se deben eliminar las palabras innecesarias, pero con cuidado de no hacerlo en detrimento de la claridad, exactitud o integridad del texto.

Ser Correcto. Se debe presentar la informacin en forma fiel y precisa, por lo cual se requiere de una adecuada escogencia de las palabras que tengan un significado inequvoco.

Ser Completo. Se debe tener cuidado de no omitir informacin importante. Nunca debe preferirse la brevedad a expensas de la completitud.

Para aplicar estos principios de manera apropiada, el especificador debe dominar algunas herramientas fundamentales, entre las que estn: gramtica, vocabulario, uso de abreviaciones y smbolos, puntuacin, uso de maysculas y sintaxis, las cuales se presentan a continuacin.

133 a. Estilo Este se refiere a la manera particular de escribir o hablar del escritor. Un buen estilo se caracteriza por la precisin, brevedad y claridad. Oraciones largas, complejas y con lenguaje muy adornado no contribuyen a una comunicacin efectiva. Para lograr un buen estilo se pueden seguir las siguientes reglas:

Usar oraciones simples. Mantener la estructura de la oracin en modo indicativo (enunciativo) o imperativo. Evitar oraciones complicadas en las cuales la inadvertida omisin u omisin de puntuacin podra cambiar el significado a crear ambigedad.

Se deben utilizar trminos simples y fciles de entender.

b. Gramtica Concordancia entre sujeto y verbo El sujeto y el verbo siempre deben concordar en nmero. Se deben evitar las oraciones largas y complicadas para evitar este error. Ejemplo: Incorrecto: Deber aplicarse dos capas de sellador. Correcto: Debern aplicarse dos capas de sellador. Preferido: Aplicar dos capas de sellador. En el ejemplo, se cambia el verbo deber por debern para que concuerde con el nmero plural del sujeto. La opcin preferida utiliza una sintaxis diferente que la hace ms simple y minimiza la posibilidad de errores. Construcciones paralelas Se debe utilizar el mismo estilo en ambas partes de un sujeto o predicado compuesto. Tambin se recomienda usar el mismo estilo cuando se escriben en serie varios sustantivos, nombres, adverbios o preposiciones. Ejemplo: Incorrecto: Se realizarn inspecciones para determinar la calidad de las soldaduras y la verificacin del cumplimiento con las tolerancias especificadas. Correcto: Se realizarn inspecciones para determinar la calidad de las soldaduras y para verificar el cumplimiento con las tolerancias especificadas.

134 Preferido: Realizar especificaciones para determinar la calidad de las soldaduras y para verificar el cumplimiento con las tolerancias especificadas. Trminos inapropiados No se deben utilizar frases cuyo objeto no est bien definido, y pueden dar lugar a ambigedad, como por ejemplo:

segn se permite (Por quin?) como es apropiado (De acuerdo a qu?) como es aceptado (Por quin?) segn lo indicado (Por quin? Dnde?) como sea necesario (De acuerdo a quin o qu?) segn se requiera (Por quin?)

Se debe evitar el estilo legalista en el texto, ya que las palabras y frases utilizadas normalmente en los escritos de este tipo no hacen la especificacin ms compresible, e inclusive pueden provocar errores e interpretaciones errneas en contratistas con poca preparacin acadmica. Algunas palabras de este tipo son:

en el cual por tanto de aqu en adelante dar lugar no obstante imputar impugnar

Nunca se deben utilizar artculos como algn, cierto, cualquiera o todos, ya que no son precisos. Tampoco se debe utilizar la palabra tales o tal, en expresiones como por ejemplo: tales accesorios debern ser plateados. No se deben utilizar las siguientes palabras y expresiones:

etc deber funcionar como es debido Tambin a criterio del inspector de acuerdo con las mejoras prcticas de gran calidad

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buenos materiales buena calidad superficies lisas de acuerdo con los estndares de la industria cuidadosamente realizado productos de un fabricante reconocido

Palabras innecesarias Se deben eliminar todas aquellas palabras superfluas que no aporten claridad al texto, tales como:

Contratista: Se debe evitar utilizar al contratista como el sujeto de las oraciones, ya que se sobreentiende que las especificaciones estn dirigidas a l.

El cual: Se debe reservar para escasas ocasiones el uso de este y otros pronombres. Los pronombres personales no deben ser utilizados del todo. Por ejemplo, en vez de decir: instale los accesorios de bao, los cuales sern provistos por el propietario, se debe preferir decir: instale los accesorios de bao provistos por el propietario.

c. Sintaxis Las oraciones pueden ser redactadas en dos modos gramaticales:

Imperativo: Este es el recomendado para redactar instrucciones para la instalacin de productos o equipos. El verbo que define la accin a realizar se ubica al inicio de la oracin. Este modo es conciso y fcil de entender. Por ejemplo:
o Aplicar el pegamento con brocha. o Sustituir las baldosas defectuosas. o Rellenar las celdas con mortero.

Indicativo: En este modo se hace uso de la voz pasiva. Estructurar las oraciones de esta manera es menos atractivo porque se puede caer palabrera innecesaria o monotona. Por ejemplo:
o El pegamento ser aplicado con brocha. o Las baldosas defectuosas sern sustituidas. o Las celdas sern rellenadas con mortero.

136 d. Vocabulario Las palabras deben ser cuidadosamente seleccionadas y utilizadas con un significado preciso. Una vez que se selecciona una palabra, se debe usar en forma consistente en todas las especificaciones donde se quiera dar a entender la misma idea. Los siguientes son algunos ejemplos de palabras que son mal utilizadas con mucha frecuencia:

Monto y Cantidad: monto debe ser utilizado cuando se refiere a dinero, mientras que cantidad cuando se refiere a un nmero (medida, volumen, rea, longitud).

Cualquier/ Cualquiera: Esta es una cantidad imprecisa que permite la discrecin al contratista. Repare cualquier fisura puede significar algunas fisuras seleccionadas por el contratista, mientras que repare las fisuras significa todas las fisuras.

Y/O: Y funciona como un conector de elementos que deben estar juntos. Este tambin puede ser utilizado para querer decir ms o aadido a la cantidad precedente. O es utilizado como para introducir una posibilidad u opcin. El trmino y/o representa un hbrido que es utilizado a menudo en documentos legales y de negocios como un atajo gramatical. No se recomienda su uso en especificaciones porque permite al contratista decidir cuando utilizar uno u otro significado.

Balance y Remanente: Balance debe ser utilizado cuando se habla de dinero, mientras que se prefiere remanente para hablar de aquello que sobra.

Uno y Ambos: Uno implica una escogencia entre dos opciones, mientras que ambos se refiere a las dos. Se debe dejar claro si se desea decir repellar cualquier lado de la pared o repellar ambos lados de la pared.

Observar y Supervisar: Observar significa mirar o ver la ejecucin o desempeo de una actividad, mientras que supervisar se refiere a tener control y direccin sobre esa actividad.

Parte y Entidad: parte normalmente se refiere a uno de los firmantes del contrato, mientras que entidad se utiliza para referirse a personas o compaas que participan en le proceso de construccin pero que no son firmantes de este.

e. Puntuacin Debido a que las especificaciones son documentos legales, las reglas formales de la puntuacin deben ser observadas. Se debe procurar estructurar las oraciones de tal forma que la ubicacin errnea de un signo de puntuacin no cambie su significado. Una forma de hacer esto es utilizar oraciones y frases cortas, ya que las oraciones largas y complejas ofrecen muchas posibilidades para la confusin y el error.

137 f. Uso de maysculas Lo ms importante en el uso de maysculas es que esta sea consistente en todo el documento. Bsicamente se debe utilizar mayscula en la primera letra de cada oracin y de los nombres propios. Por ejemplo, algunas palabras que deben escribirse siempre con mayscula son:

Artculo: Cuando se refiere a un artculo de de una Seccin o de las condiciones del contrato.

Contrato: Cuando se refiere al contrato firmado entre el contratista y el dueo del proyecto.

Contratista: Cuando se refiere al contratista como parte firmante del Contrato. Divisin: Cuando se refiere a una Divisin especfica del Manual de Proyecto. Dueo o Propietario: Cuando se refiere a la parte firmante del Contrato que es el poseedor del proyecto.

Parte: Cuando se refiere a alguna de las Partes estipuladas en el SectionFormat. Planos: Cuando se refiere a la parte grfica de los documentos constructivos. Manual de Proyecto: Cuando se refiere a la parte escrita de los documentos constructivos.

Especificaciones: Cuando se refiere a Secciones contenidas en las Divisiones 01 a 49.

g. Nmeros En general se recomienda el uso de nmeros arbicos en lugar de escribirlos con letras. Se deben seguir los siguientes lineamientos:

Se deben utilizar numerales en vez de letras siempre que sea posible, ya que estos son ms fciles de identificar. Sin embargo, cuando los nmeros se utilizan para definir tamao y cantidad en forma conjunta, se utiliza la palabra escrita para la cantidad. Por ejemplo: tres agujeros de 5 cm de dimetro.

Siempre se deben utilizar numerales para identificar dimensiones, medidas de temperatura, porcentaje y dinero. Por ejemplo: 5 cm por 10 cm, 25 C, 10.

Los decimales se expresan con nmeros, por ejemplo: 5,75 m. Cuando una cantidad es menor que cero, se debe incluir siempre el cero inicial, por ejemplo: 0,08 cm.

Para mantener la uniformidad en todo el documento, las fracciones deben ser escritas utilizando caracteres del mismo tamao al resto del texto. Por ejemplo, se debe utilizar 1/4 en lugar de .

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Se deben omitir los ceros innecesarios cuando se hace referencia a tiempo y dinero. Por ejemplo, 200 en vez de 200,00 y 9 a.m. en lugar de 9.00 a.m.. Sin embargo, si en el contexto se incluyen otras expresiones de tiempo como 9:15 a.m., se recomienda escribir 9:00 a.m. porque es mucho ms claro.

h. Unidades de medida En Costa Rica, mediante la Ley 5292 de 1973, se adopta para uso obligatorio en la Repblica, con exclusin de cualquier otro sistema, el Sistema Internacional de Unidades, denominado internacionalmente bajo las siglas "SI". Esta Ley establece que para todo acto legal en que se haga referencia a mediciones de cualquier tipo, ser obligatorio y exclusivo el uso de las unidades de dicho sistema. Por lo tanto, las especificaciones tcnicas y los dems documentos constructivos deben observar sus lineamientos. Posteriormente, en La Gaceta N 151 del 8 de agosto del 2001 se publica el reglamento RTCR 26:2000 Metrologa. Unidades Legales de Medida, donde se establecen las definiciones y reglas para el uso de las unidades legales de medida. Es recomendable que todo especificador conozca en detalle este Reglamento para as aplicarlo

correctamente. A continuacin se hace un resumen de las ideas principales: Reglas para usar los smbolos de las unidades de medida 1. Cada unidad de medida, sus mltiplos y submltiplos tiene un solo smbolo, y este no puede ser alterado de ninguna forma. No se puede usar abreviaturas, aadir o suprimir letras ni tampoco se pluralizan. Ejemplo: Correcto 30 kg 5m 10 cm3 Incorrecto 30 kgs 5 mt 10 cc 0,2 vt

0,2 V

Los nmeros se escriben a la derecha de los valores numricos separados por un espacio en blanco. Ejemplo: Correcto 10 V 5m 450,10 kg Incorrecto 10V 5m 450,10kg

139 2. Luego de un smbolo no debe escribirse ningn signo de puntuacin, salvo por la regla gramatical de puntuacin, pero se debe dejar un espacio de separacin entre el smbolo y el signo de puntuacin. Ejemplo: cuya longitud es 7,1 m . 3. En las unidades derivadas, expresadas como productos o cocientes, el producto se indica por un punto como signo de multiplicacin y como signo de divisin se utiliza la lnea horizontal (-) u oblicua (/), o bien potencias negativas. Cuando se emplea la lnea horizontal u oblicua y haya ms de una unidad SI en el denominador, stas se escriben entre parntesis. Ejemplo: N m Pa m m/s K m-1 W/(m K) 4. Cuando se indican valores de magnitudes con sus desviaciones lmites, al indicar un intervalo o al enumerar varios valores numricos, el smbolo de la unidad se utilizar de acuerdo con el ejemplo siguiente: Correcto 80; 100 y 150 t (20 2) C 5 m 8 mm de 10 Pa a 18 Pa 120 kg a 150 kg Incorrecto 80 t; 100 t y 50 t 20 2 C 20 C 2 C 5 m 0,008 m De 10 a 18 Pa 120 150 kg

5. En unidades elevadas a una potencia no se permiten combinaciones de palabras con nmeros. Ejemplo: Correcto 24 m2 Incorrecto 24 m cuadrados

140 Reglas para el uso de los nombres de las unidades de medida 1. El nombre completo de las unidades SI se escriben con letra minscula, salvo en el caso de comenzar una oracin. La nica excepcin es el grado Celsius. Ejemplo: Correcto metro newton ampere Incorrecto Metro Newton Ampere

2. Las unidades cuyos nombres se deriven de patronmicos, no se deben traducir, deben escribirse tal como en el idioma de origen. Ejemplo: Correcto volt ampere joule Incorrecto voltio amperio julio

3. El plural de de los nombres de las unidades se forma siguiendo las reglas corrientes para la escritura del lenguaje. Ejemplo: Correcto 10 newtons 50 gramos Incorrecto 10 N`s 10 Newton 50 gramo

Sin embargo, se recomiendan los plurales irregulares para los siguientes casos: lux, hertz y siemens, que no se ven afectados en plural. 4. Para las unidades SI derivadas que se expresan como productos o cocientes, para indicar divisin se utiliza la preposicin por entre los nombres de la unidades, y para indicar multiplicacin no se indica ninguna palabra. Ejemplo: Correcto Nm C/s W/(mK) Incorrecto newton metro coulomb por segundo watt por metro kelvin

Se recomienda utilizar los smbolos de las unidades y no sus nombres escritos.

141 Reglas para la escritura de los valores numricos 1. En el caso de la numeracin decimal, la separacin de la parte entera de la decimal se har mediante una coma (,). 2. La parte entera de un nmero decimal se escribe para su ms fcil lectura, en grupos de tres cifras, de derecha a izquierda a partir de la coma, separados entre s por un espacio (no por un punto, coma u otro). La parte decimal se escribir tambin en grupos de tres cifras, de izquierda a derecha, a partir de la coma. Ejemplo: 25 304,02 25,307 42 0,25 3. Los valores numricos sern expresados, cuando as correspondan, en decimales y nunca en fracciones. El decimal ser precedido de un cero cuando el nmero sea menos que la unidad. Ejemplo: Correcto 1,75 m 0,5 kg i. Uso de encabezados El uso de encabezados al inicio de cada prrafo en una Seccin ayuda notablemente a mejorar la legibilidad de las especificaciones porque el lector puede recorrer la pgina revisando stos nicamente, sin desviar su atencin hacia el resto del texto. Se pueden observar en el siguiente ejemplo: A. Proteccin contra la Corrosin: Proteger las superficies de los metales galvanizados y no frreos que queden expuestos al ambiente, con una capa de recubrimiento bituminoso tipo XXX. B. Requerimientos Medioambientales: Mantener la humedad y temperatura de la edificacin de acuerdo con los requisitos de almacenamiento del Propietario. C. Reparacin de Fragmentos Sueltos: Remover todos los fragmentos sueltos de concreto, cermica y otros materiales utilizados en los pisos. Incorrecto 1m kg

142 j. Escritura simplificada La escritura simplificada es un mtodo utilizado para reducir los errores gramaticales y ayudar a producir especificaciones claras y concisas. Esta tcnica se basa en ubicar el sujeto (tem a especificar) primero, y luego las palabras claves de la descripcin, separadas por dos puntos (:). De esta manera no se desarrolla la estructura gramatical completa de la oracin, pero se hace referencia directa a las caractersticas importantes del tem. Aunque este mtodo es aceptado para especificar, a algunas personas podra desagradarles porque no concuerda con las buenas prcticas de la redaccin difundidas por la Real Academia de la Lengua Espaola. Esta tcnica normalmente se aplica para describir tems ubicados en listas como: productos, materiales y estndares de referencia. Su uso en descripciones complejas e instrucciones es muy limitado. Cuando se usa este mtodo, el especificador debe hacerlo saber al lector mediante la inclusin de una clusula explicatoria en la Divisin 01 o en las condiciones

suplementarias. Un ejemplo de la misma sera: Estas especificaciones estn escritas en modo imperativo y de forma simplificada. Las mismas estn dirigidas al Contratista, excepto si se indica lo contrario. Ejemplo:

Adhesivo: Aplicar con paleta. Equipo: Instalar aplomado y nivelado. Cemento Portland: ASTM C 150, Tipo I. Agregado: ASTM C 33.

Se debe tener cuidado de no confundir la escritura simplificada con el uso de encabezados, ya que la primera es un mtodo abreviado para escribir el texto de una especificacin, mientras que los encabezados son simplemente una ayuda para que el lector de la Seccin ubique la informacin. k. Nivel de detalle El nivel de detalle de una especificacin corresponde a la cantidad de informacin que se especifica con respecto al alcance y complejidad del proyecto, y no debe confundirse con la complejidad del lenguaje.

143 El nivel de detalle debe estar acorde con la complejidad y calidad requerida del proyecto. Por ejemplo, una casa de inters social requiere mucho menos detalle en las especificaciones que un hospital o un hotel de cinco estrellas. No existe una regla para determinar cuanta informacin debe ser incluida en cada Seccin, esta es una decisin que recae en el juicio profesional del especificador. 6.4.3 Coordinacin entre planos y especificaciones Las formas en que pueden coordinarse los planos y las especificaciones dependen directamente de la metodologa utilizada para organizar ambos documentos. En este trabajo se discuten extensamente el MF y otras normas relacionadas con la elaboracin de especificaciones, sin embargo, debido a que est fuera de los alcances del mismo, no se abordan con profundidad metodologas similares para su complemento grfico. Por tal motivo, se debe analizar la coordinacin de manera muy general, partiendo de la premisa que en la empresa consultora se ha implementado el MF, pero no necesariamente se ha adoptado algn estndar en particular para los planos, por lo que podran estar organizados de mltiples maneras. Dadas estas condiciones, la metodologa para vincular un conjunto de especificaciones organizadas de acuerdo al MF y sus respectivos planos, que pueden estar organizados libremente, es mediante el uso de referencias o keynotes. Estas consisten simplemente en la insercin de un cdigo MF, ubicado sobre el detalle grfico que se desea aclarar, el cual indica la Seccin donde se explica ese aspecto particular. Su uso constituye una ventaja sobre los mtodos tradicionales, ya que entre otras cosas, permiten al diseador disminuir considerablemente la cantidad de texto en los planos, utilizar menos simbologa y realizar las labores de coordinacin ms rpidamente. Los keynotes es la manera directa en que se relacionan los planos y las especificaciones, y a pesar de ser una idea muy simple, son muy importantes, ya que a travs de estos es posible obligar a los contratistas a consultar constantemente el Manual de Proyecto, algo que normalmente no se realiza en Costa Rica y que ayudara a eliminar muchos errores constructivos. En la Figura 6.2 se observa un plano con referencias en cdigo MF o keynotes, en lugar de explicaciones basadas en texto y smbolos.

144 Figura 6.2: Referencias basadas en cdigos MasterFormat

Fuente: CSI, 2005.

Una vez definida la forma en que se relacionan ambos documentos, es posible analizar el procedimiento de coordinacin en s, el cual consta de dos fases:

Coordinacin preliminar. Coordinacin final.

La coordinacin preliminar es la que lleva a cabo el especificador constantemente durante las reuniones con el equipo de diseo. All debe velar porque se cuente con la versin ms actualizada del Manual de Proyecto para que as se utilicen los mismos cdigos en las referencias elaboradas por cada diseador. Adems, debe asegurarse de que todos conocen del trabajo que realizan sus colegas y los cambios que surgen, para que no se gesten malentendidos posteriores. La idea principal de esta coordinacin es hacer que el grupo trabaje como una unidad, mediante el uso de nomenclatura y simbologa homognea. La coordinacin final es un poco ms complicada y se produce cuando los diseadores entregan al especificador sus planos y especificaciones terminados. Este debe hacer que el conjunto definitivo de documentos constructivos funcione como una unidad armoniosa, para lo que se recomienda seguir los siguientes pasos:

145 1. Primero, el dibujante junto con los diseadores de la empresa corrigen y coordinan los planos entregados por los consultores externos, en aspectos meramente grficos (formato, simbologa, concordancia entre cortes, elevaciones y otros), es decir, dejando de lado cualquier referencia a especificaciones, lo cual queda para el final. 2. Mientras tanto, el especificador realiza la revisin, correccin y coordinacin final del Manual de Proyecto, nicamente. 3. Cuando los planos y el Manual de Proyecto han sido corregidos por separado, el especificador procede a coordinarlos entre s, para lo cual debe revisar lmina por lmina y asegurarse de que cada referencia es correcta. En caso de encontrar incongruencias, estas se corrigen inmediatamente y se documentan. 4. Finalmente se entrega al equipo de diseo los planos, el Manual y las correcciones, para realizar la revisin final. Esta consiste en una lectura de ambos documentos como un todo en busca de cualquier error. Terminado esto, la etapa de diseo finaliza y se procede a entregar los documentos constructivos al dueo del proyecto. En la revisin final realizada por todo el equipo de diseo, se debe prestar atencin a los siguientes aspectos:

Omisiones. Traslapes y duplicaciones de informacin entre disciplinas. Incumplimientos de leyes y regulaciones. Conflictos y discrepancias respecto a la localizacin de equipos y componentes. Materiales y componentes incompatibles entre s. Constructibilidad. Inconsistencias de las unidades de medicin. Materiales, componentes o equipos incorrectos.

Para la verificacin de estos aspectos no existe una metodologa definida. Sin embargo, se recomienda la utilizacin de listas de verificacin, las cuales han demostrado ser una herramienta de mucha utilidad. En la Figura 6.3 se puede observar un ejemplo.

146 Figura 6.3: Lista de verificacin para coordinar planos con especificaciones.

MASTERSPEC - DRAWING COORDINATION CHECKLIST

03/03 (R 06/05)

Copyright 2003 and 2005 by The American Institute of Architects (AIA) Exclusively published and distributed by Architectural Computer Services, Inc. (ARCOM) for the AIA SECTION 28 16 43 - PERIMETER SECURITY SYSTEMS

In addition to general MASTERSPEC instructions for coordinating Drawings with Specifications, Drawings should indicate the following information related to this Section:

Diagrams of system components and interconnections. Use riser diagram format where appropriate. Supplement with block diagrams and subsystem connection diagrams if required. Locations and identifications of system devices and equipment, and designations of device types. Zone assignments of individual detection devices. Coordination of detection patterns of microwave detectors and sensor patterns of adjustable detectors with site plans, site contours, and landscape plans. Number of, and dimension or size of, each zone of detection of the video motion sensor system. Power to signal processors, actuators, transmitters, and similar site-deployed devices associated with the security system that require 120V ac to operate. Indicate transfer switch or uninterruptible power supply to the central station where applicable. Elevations of control panels and annunciators. Identify central- and local-control panels, and indicate zones of coverage at each monitoring or control station. Wiring paths of power, signal, and data to system components on site plans. Coordinate with site utilities and duct bank systems. Programmed lighting control override push buttons for security-related lighting zones and control system interfaces on floor and site plans. Identification of items to receive tamper switches. Where detection devices include separately mounted auxiliary components, locate such components on plans and show wiring connections. Precise locations and alignment requirements for photoelectric beam devices. Coordinate with practical equipment limitations as defined by manufacturers.

*****

Fuente: Disponible [8 de febrero 2007] http://www.arcomnet.com/masterspec/supdoc04/frame/281643f00.html

6.4.3.1 Introduccin al National CAD Standard La metodologa de coordinacin expuesta anteriormente es muy simplificada, y no toma en cuenta si la empresa consultora utiliza algn estndar para elaborar y organizar sus planos. Sin embargo, debido a que ambos documentos son complementarios, este debe ser el siguiente paso a seguir. Al igual que para las especificaciones existe una amplia variedad de normas disponibles, donde el MF, PF y SF son una opcin, para elaborar planos existen tambin mltiples normas, una de las cuales se denomina National CAD Standard (NCS). Su particularidad es que fue diseado para estandarizar aspectos de organizacin, nomenclatura, simbologa,

convenciones de dibujo, y otros temas propios de los planos, en coordinacin con especificaciones organizadas de acuerdo al MF. Por tal motivo, y porque la traduccin de esta norma es el siguiente proyecto del Captulo Costa Rica del CSI, se considera importante explicar las caractersticas principales de la misma.

147 El National CAD Standard (NCS) es producto de un esfuerzo conjunto a nivel nacional en los Estados Unidos entre distintas instituciones de amplia trayectoria e influencia en el sector de la construccin, que son: National Institute of Building Sciences (NIBS), American Institute of Architects (AIA) y el Construction Specifications Institute (CSI). Esta norma se divide en dos partes: 1. Gua de Nomenclatura para Capas de Dibujos CAD Creada por el AIA, consiste en un sistema jerrquico para organizar y dar nomenclatura a cada una de las capas que conforman un dibujo CAD. Mediante este, el dibujante puede identificar cada capa basndose en el nivel de detalle presentado en la misma. La identificacin brindada se compone de cuatro grupos de caracteres que en conjunto forman una cadena alfanumrica. 2. Sistema de Dibujo Unificado Creado por el CSI, es un sistema para organizar y presentar planos y otro tipo de informacin grfica. A su vez, este se compone de los siguientes ocho mdulos:

Mdulo 1: Organizacin del Juego de Planos: De manera anloga a como el MF organiza el Manual de Proyecto en Divisiones y Secciones, este permite ordenar un juego de planos asignando cdigo y ttulos a cada lmina.

Mdulo 2: Organizacin de Lmina: Este cumple una funcin anloga al SF en el Manual de Proyecto, ya que establece las pautas a seguir para organizar la informacin en cada lmina. Para esto define el rea de dibujo, los ttulos, y un sistema de cuadrcula para organizar el espacio de dibujo.

Mdulo 3: Listas y tablas: Es la norma que define el formato, terminologa y organizacin de contenido de las listas y tablas incluidas en los planos.

Mdulo 4: Convenciones de Dibujo: Este contiene las convenciones utilizadas en dibujo respecto a temas como: orientacin del dibujo, simbologa, tipos de lnea, escalas, diagramas, notacin y referencias cruzadas.

Mdulo 5: Trminos y Abreviaciones: Contiene un listado de trminos y abreviaciones estndar para utilizar en los planos. Esto asegura la consistencia y uniformidad en cuando a la forma en que se escriben las palabras.

Mdulo 6: Smbolos: Contiene smbolos de uso comn organizados de acuerdo con el MF.

Mdulo 7: Notaciones: Contiene recomendaciones para clasificar, usar, dar formato y ubicar notas escritas. Adems explica la forma en que estas debe vincularse con el Manual de Proyecto.

148

Mdulo 8: Convenciones de Cdigos: Se utiliza para ordenar en los planos los requerimientos de los cdigos y la legislacin, para as facilitar las revisiones de cumplimiento de requisitos, que son tpicas al solicitar permisos de construccin.

Debe quedar claro que la implementacin de un sistema estandarizado para elaborar y organizar planos como el NCS no es un requisito para implementar el MF. Sin embargo, la incorporacin en una empresa consultora de este y otros estndares es una herramienta muy valiosa para mejorar la eficiencia y el control de calidad de todo el trabajo que se realiza. Debido a que la explicacin aqu brindada es muy superficial, se invita al lector investigar ms sobre el tema, ya que la implementacin del MF es solo el primer paso para mejorar la calidad de los documentos constructivos en Costa Rica; la estandarizacin de los planos es el complemento casi obligatorio. 6.5 Asesora para licitacin y adjudicacin Con la finalizacin del servicio de Planos y Especificaciones Tcnicas, se considera que la etapa de diseo del proyecto est concluida, ya que tales documentos contienen toda la informacin necesaria para tramitar y construir la edificacin. Sin embargo, el Manual de Proyecto an se encuentra incompleto, porque carece de la Divisin 00, la cual se prepara nicamente si se contrata el servicio de Asesora para Licitacin y Adjudicacin. Segn el CFIA (1988a, 1988b), este es un servicio adicional al diseo, que el profesional presta al cliente con el objeto de recomendar la modalidad o procedimiento para la seleccin del contratista y las condiciones de contratacin de la obra. Normalmente, el mismo se suministra en dos etapas. Primero se da la asesora del proceso de licitacin, que incluye: preparacin de los documentos necesarios para la publicacin del cartel, establecimiento de las condiciones del contrato de construccin, invitacin a los contratistas a participar, evacuacin de consultas y aclaraciones que formulen los participantes en relacin con los documentos contractuales y finalmente, recibo formal de ofertas. En una segunda etapa, se efecta el anlisis y estudio desde el punto de vista tcnico de las ofertas recibidas, para as entregar al propietario la mayor cantidad de elementos de juicio, con base en los cuales este toma la decisin ms conveniente. Para preparar la Divisin 00, se sugiere que el especificador trabaje en conjunto con el especialista en materia legal de la empresa. Ambos deben reunirse con el cliente para discutir la manera en que ste desea realizar la licitacin. Posteriormente, el especificador

149 debe crear un borrador de la Divisin, para lo cual elabora una lista de los Documentos necesarios, revisa las especificaciones maestras y extrae los machotes disponibles. Finalmente, en conjunto con el especialista legal edita o redacta el conjunto de Documentos. Como regla general, se recomienda posponer la elaboracin de la Divisin 00 hasta despus de que el diseo concluya, incluso si el propietario solicita el servicio de asesora desde el inicio, ya que en esta es necesario hacer referencia a los planos y las especificaciones. 6.6 Control y ejecucin Con la preparacin de la Divisin 00, el proceso de elaboracin del Manual de Proyecto se da por concluido. Sin embargo, las responsabilidades de la empresa consultora con el proyecto pueden extenderse ms all de la etapa de diseo, y abarcar la fase constructiva. A pesar de que las labores del consultor en esta etapa estn por fuera de los alcances de esta gua, se considera importante indicar cmo el MF puede seguir brindando beneficios. Segn la legislacin costarricense, como continuacin del diseo, un profesional en ingeniera o arquitectura puede brindar cuatro tipos de servicios de consultora durante la fase constructiva de un proyecto:

Inspeccin: Se entiende por inspeccin como la vigilancia o atencin que un profesional o grupo de profesionales suministran durante el proceso de ejecucin de una obra, con el fin de que sta se realice de conformidad con las mejores normas de trabajo, los planos de construccin, las especificaciones tcnicas y dems documentos que forman parte del contrato. (CFIA, 1988 a, Captulo 3, Artculo f) La inspeccin se realiza mediante visitas peridicas al proyecto, donde se deben realizar las siguientes actividades:
o Verificacin de la calidad de los materiales y proceso de construccin por medio de

pruebas de laboratorio.
o Informes peridicos sobre el progreso de la obra. o Aprobacin de los materiales y equipos por instalar, propuestos por el contratista de

acuerdo con las especificaciones.

o Control de desembolsos respecto al progreso de la obra y determinacin del

cumplimiento de los plazos de construccin fijados.

150
o Justificacin y autorizacin de obras extra y su aprobacin posterior para su pago. o Revisin y aprobacin de facturas presentadas por el contratista. o Recibo de las obras conjuntamente con el cliente y elaboracin del informe final.

Direccin tcnica: Se entiende por direccin tcnica como el servicio de consultora que incluye adems de las labores de inspeccin, la programacin y el control de obra. Mediante este, el consultor se convierte en el profesional responsable de la obra. (CFIA, 1988 a, Captulo 3, Artculo g)

Administracin: Este servicio incluye, adicionalmente a la direccin tcnica, la responsabilidad en el manejo de los recursos financieros, con sistemas adecuados de control. El administrador se compromete a escoger y suministrar, por cuenta del cliente el personal idneo, los materiales y equipos especificados y, en general, todo lo necesario para que la obra se realice tcnica y econmicamente de la manera ms favorable para los intereses del cliente. (CFIA, 1988 a, Captulo 3, Artculo h) Adems de velar porque la obra se realice de conformidad con los planos de construccin, las especificaciones tcnicas y los reglamentos, el administrador organiza y programa el avance de la obra en todas sus etapas, elabora los presupuestos y los flujos de caja durante el proceso de construccin y administra los recursos financieros por medio del establecimiento de sistemas de contabilidad, controles e informes, que garanticen al cliente un adecuado uso de los recursos econmicos.

Dentro de estos servicios, la inspeccin es la tarea que con mayor regularidad se asigna a los diseadores del proyecto, ya que por su pleno conocimiento del mismo son los ms idneos para controlar que los aspectos tcnicos de la construccin sean llevados a cabo tal y como se indica en los planos y las especificaciones. Para realizarla, el MF constituye una herramienta muy til, ya que permite la organizacin de listas de verificacin de la misma forma en que estn organizadas las especificaciones, por lo que la ubicacin y revisin de cada aspecto se facilita notablemente. En el Anexo 5 se presentan algunas listas de verificacin para realizar labores de inspeccin, las cuales pueden ser utilizadas como ejemplo para desarrollar otras similares. Este instrumento facilita notablemente el control de calidad en obra, adems de que permite al

151 inspector recordar fcilmente los aspectos ms importantes que debe revisar, con base en las especificaciones tcnicas. La manera adecuada realizar inspecciones con listas de verificacin es la siguiente:

Se deben leer las especificaciones y revisar los planos con la lista de verificacin a mano, con el propsito de distinguir cules tems aplican, cuales no e incluir los que hagan falta.

En el encabezado de cada lista se indican los estndares que podran ser referenciados en cada Seccin. Se debe revisar cuales aplican al proyecto, y si el inspector no est familiarizado con alguno de ellos, debe procurar revisarlo para asegurarse de entender lo que pide la especificacin.

Se debe leer con atencin cualquier adenda, modificacin, o informacin complementaria que afecte lo que se especifica en el Manual de Proyecto.

Con base en la programacin de obra, se deben elegir la listas que se van a utilizar en una jornada de inspeccin.

153

Captulo VII: Conclusiones y Recomendaciones

7.1 Conclusiones

Actualmente en Costa Rica existen serias deficiencias en cuanto a la calidad de los documentos constructivos, lo que constituye un obstculo para que la industria de la construccin avance a un nivel de productividad superior.

La mayora de esfuerzos en procura de resolver los problemas que aquejan la productividad y eficiencia de la construccin han sido dirigidos a la etapa final del ciclo de vida del proyecto, es decir la construccin, pero no se ha hecho conciencia que la causa de muchos de estos problemas radica en documentos constructivos deficientes.

La implementacin de sistemas de gestin de calidad en la etapa de diseo, cuando los ajustes y modificaciones son menos costosos, solucionara gran parte de los problemas que aquejan a los proyectos en la fase constructiva.

La adopcin de normas como el MasterFormat es parte fundamental para implementar un sistema de gestin de calidad en el diseo.

La adopcin del MasterFormat por s solo no solucionar la problemtica de los documentos constructivos, es necesario tambin la estandarizacin de los planos.

El xito que ha tenido el MasterFormat en Estados Unidos y Canad se ha debido a que este ha sido adoptado por la mayora como el estndar del mercado.

Para lograr que el MasterFormat genere en Costa Rica los mismos beneficios alcanzados en Estados Unidos y Canad es vital que este sea adoptado por la mayor cantidad posible de diseadores, para lo que se requiere de una agresiva campaa de divulgacin y educacin mediante publicaciones y cursos de capacitacin.

A pesar de que la carrera de Ingeniera Civil de la Universidad de Costa Rica se orienta especialmente hacia el diseo, el programa de estudios no prepara a los estudiantes en metodologas para elaborar planos y especificaciones de calidad.

La implementacin del MasterFormat en Costa Rica debe ser paulatina, ya que no se puede pretender desarrollar el mismo acervo de conocimiento que en Estados Unidos y Canad ha tomado ms de 30 aos reunir.

Debido al alto nivel que las ciencias de la computacin tienen en nuestro pas, se considera que existe un gran potencial para desarrollar en poco tiempo herramientas similares o superiores a las existentes en Estados Unidos y Canad.

154

Por ser un estndar internacional, el MasterFormat es una herramienta que facilitar a los consultores nacionales vender servicios de diseo en otros pases.

Mediante la implementacin del MasterFormat las empresas de diseo y construccin podrn utilizar novedosos programas de cmputo que anteriormente no hubiese tenido sentido adquirir debido a que su funcionamiento se fundamenta en esta norma.

Actualmente existe una corriente importante de inversin extranjera, principalmente proveniente de Estados Unidos. La produccin de especificaciones con un formato idntico al que estos inversionistas estn acostumbrados a observar facilitar su comunicacin con diseadores y constructores.

La estandarizacin de los documentos constructivos contribuir a disminuir las disputas y malentendidos entre los participantes de un proyecto de construccin.

Para que la implementacin a nivel de empresa sea exitosa, se considera fundamental la realizacin de las medidas previas descritas en este trabajo.

Aunque el MasterFormat fue desarrollado para organizar Manuales de Proyecto, sus principios organizacionales son aplicables a diversas tareas de la industria de la construccin, por lo que ser de beneficio para todo el sector.

La elaboracin de especificaciones tcnicas es una tarea que tradicionalmente en Costa Rica ha sido relegada a un puesto inferior al de los planos, sin embargo estas son igual de importantes y requieren de conocimiento y dedicacin.

7.2 Recomendaciones Las recomendaciones producto de este trabajo se dividen en dos tipos: para las personas encargadas de capacitar y divulgar el MasterFormat a nivel nacional y para los responsables de su implementacin en una empresa particular. Para los encargados de la divulgacin:

Incluir en las campaas de divulgacin y cursos de capacitacin informacin concisa sobre los alcances reales del MasterFormat, ya que se ha notado que el pblico en general desconoce o maneja nociones errneas sobre su aplicacin, lo que genera falsas expectativas.

Realizar encuestas entre profesionales del diseo para identificar los temas que deben desarrollarse en los cursos de capacitacin.

Incluir en los cursos de capacitacin nociones bsicas sobre tcnicas de especificacin y elaboracin de documentos constructivos, ya que se considera que en general los profesionales en diseo tienen un vaco de preparacin en este tema.

155

Incorporar en la preparacin de los cursos de capacitacin a un especialista en contratos y aspectos legales de la construccin para analizar a fondo la aplicabilidad de la norma segn la legislacin costarricense.

Gestionar la creacin de recursos de acceso pblico que incentiven la utilizacin del MasterFormat como sistema de organizacin, tales como: catlogos de productos, empresas fabricantes y distribuidoras; y bases de datos de especificaciones genricas preparadas por expertos.

Persuadir a las autoridades del Gobierno para que los carteles de licitacin de las instituciones pblicas se elaboren de acuerdo con el MasterFormat.

Se recomienda incluir a la Escuela de Ingeniera Civil de la Universidad de Costa Rica en el plan de implementacin del MF a nivel nacional, ya que esta puede colaborar en la generacin de conocimiento que fomente la utilizacin de la norma en las distintas aplicaciones en las que puede ser utilizada. Para continuar el trabajo iniciado con la presente gua, se proponen los siguientes temas como posibles proyectos de graduacin: o Desarrollo de un sistema de gestin de calidad del diseo para una empresa consultora que utilice el MF y otras normas relacionadas. o Elaboracin de un conjunto de especificaciones maestras de procedimientos, productos y materiales para la construccin que usualmente son ejecutados deficientemente en obra. o Diseo de un catlogo electrnico de productos y materiales para la construccin, as como de sus respectivas fichas tcnicas, similar al sistema propuesto en el Apartado 5.2.1. Luego del diseo del catlogo y de la estructura de las fichas tcnicas, se puede realizar un proyecto de

elaboracin de las fichas para un listado de materiales y productos de uso comn. o Elaboracin de un conjunto de documentos machote para utilizarse en la Divisin 00, similares a los que publica el American Institute of Architecs en Estados Unidos. o Elaborar listas de verificacin para coordinar las Secciones de un Manual de Proyecto entre s, y para coordinar el Manual con los planos, similares a las expuestas en las figuras 6.1 y 6.3, respectivamente.

156 Para los encargados de la implementacin:

Al adoptar el MasterFormat se debe incorporar el concepto integral de Manual de Proyecto, y no utilizar la norma nicamente para organizar las especificaciones tcnicas de la empresa.

Las empresas consultoras deben adoptar el MasterFormat no solamente para resolver el problema de las especificaciones tcnicas deficientes, sino que es posible utilizarlo como parte de todo un sistema de gestin de calidad del diseo, e incluso para obtener una certificacin ISO 9000.

Se debe exigir al equipo multidisciplinario que participa en el diseo del proyecto (estructural, elctrico, mecnico, etc.) a que preparen sus especificaciones de acuerdo con el MasterFormat.

La adquisicin de software especializado para la edicin de especificaciones y elaboracin de presupuestos se debe posponer para cuando se haya realizado la implementacin bsica descrita en este trabajo y se posea suficiente experiencia y criterio para realizar una inversin rentable. Programas como el CostLink, SpeckLink y otros similares son costosos, y los beneficios con que se promocionan en Estados Unidos y Canad no necesariamente son aplicables en Costa Rica, por lo tanto la decisin de adquirirlos debe ser precedida de una evaluacin cuidadosa.

157

Bibliografa
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161

Anexos

163

Anexo 1: Traduccin al espaol de la lista de ttulos y cdigos del UniFormat

Descripcin: Este anexo contiene una traduccin completa de los ttulos incluidos en el documento titulado UniFormat: A Uniform Classification of Construction Systems and Assemblies publicado en el ao 1998 por el CSI, el cual es la versin vigente a la fecha. El mismo puede ser utilizado para elaborar Descripciones Preliminares de Proyecto (PPD), organizar presupuestos y otras aplicaciones ms expuestas con anterioridad. Debido a que en la publicacin del CSI no se asigna numeracin a los ttulos de niveles 4 y 5, sino que se deja a criterio del usuario, el autor utiliza el sistema de numeracin de dos dgitos, explicado en el Apartado 3.6.1. Fuente: CSI, (1998, 2001) y el autor.

175

Anexo 2: Ejemplo de Descripcin Preliminar de Proyecto

Descripcin: Este anexo consiste en una Descripcin Preliminar de Proyecto (PPD) para el proyecto hipottico de una sencilla casa de habitacin. El objetivo del mismo es servir de ejemplo al lector sobre la manera en que se puede preparar esta poderosa herramienta de diseo, la cual permite al consultor conocer con precisin la idea de su cliente con respecto a un proyecto antes de que el mismo haya empezado a disearse. Ntese que algunos componentes se describen en mayor detalle que otros, lo cual ejemplifica el carcter preliminar de este documento. El llenado de la columna Cdigo MasterFormat es opcional, sin embargo este nivel de detalle de la descripcin permite al especificador esbozar con mayor facilidad el Manual de Proyecto y crear estimados del costo de la obra mucho ms precisos. Fuente: CSI, (1998, 2001) y el autor.

181

Anexo 3: Ejemplo de Documentos y Secciones de un Manual de Proyecto

Descripcin: En este anexo se presentan varios ejemplos de Documentos (Divisin 00) y Secciones (Divisiones 01-49). Los mismos se disponen en un orden tal que asemejan un Manual de Proyecto tpico, sin embargo no lo son. El objetivo es ilustrar a grosso modo la forma en que luce tal documento, as como el estilo de redaccin y el formato una vez aplicadas las recomendaciones del PageFormat y el SectionFormat. Fuente: Las Secciones originales fueron facilitadas por el Ing. Luis DEspeleta, de la empresa PIASA Consultores y posteriormente modificadas ligeramente. Por su parte, los Documentos fueron adaptados de las publicaciones del American Institute of Architecs y de la tesis de Pamela Quirs (2006).

213

Anexo 4: ndice para ubicacin de temas en el Manual de Proyecto

Descripcin: Este anexo es una reproduccin del documento titulado AIA Document A521 / EJDC Document 1910-16 Uniform Location of Subject Matter----Information in Construction Documents, el cual permite ubicar en el Manual de Proyecto algunos temas tpicos de los carteles de licitacin. Fuente: National Society of Professional Engineers, American Consulting Engineers Council, American Society of Civil Engineers, The American Institute of Architects, Construction Specifications Institute, (1995).

229

Anexo 5: Ejemplo de listas de verificacin para inspeccin de campo

Descripcin: Este anexo es una reproduccin de algunas listas de verificacin incluidas en el libro Construction Inspection Manual. Las mismas se organizan de acuerdo al MF, y su ventaja es que permiten al inspector ordenar los aspectos a revisar en campo tal y como estn escritas las especificaciones. Esto diminuye el riesgo de omisiones o malentendidos entre el inspector y el contratista. Su objetivo principal es servir de ejemplo para el desarrollo de listas similares para Costa Rica. Aunque la codificacin de las listas corresponde al MasterFormat 1995, estas siguen siendo aplicables, por lo que al final se incluye una tabla de equivalencias donde se indica el respectivo cdigo en la nueva versin. Fuente: Mahoney, 1998.