Unidad 2. Metodologa de la auditora administrativa
1 Ciencias sociales y administrativas | Gestin y administracin de PyMES
Licenciatura / Ingeniera en: Gestin y Administracin de Pequeas y Medianas Empresas
Programa de la asignatura Auditora administrativa
Clave 70930725
Universidad Abierta y a Distancia de Mxico UnADM
Antologa | Auditora administrativa Unidad 2. Metodologa de la auditora administrativa 2 Ciencias sociales y administrativas | Gestin y administracin de PyMES Unidad 2. Metodologa de la auditora administrativa
Presentacin de la unidad
En esta unidad conocers los instrumentos y herramientas de auditoria, teniendo en cuenta la importancia de su aplicacin en el proceso de ejecucin y su metodologa para llevar a cabo una auditoria administrativa de calidad en las PyME. De aqu que para llevar a cabo una auditora administrativa, es necesario contar con un marco metodolgico que oriente las acciones en sus diferentes etapas: planeacin, instrumentacin, examen, informe y seguimiento. Cada una de ellas dispone de una serie de componentes necesarios e indispensables para cumplir con su objetivo. El marco metodolgico representa el camino indicado para guiar las acciones de una auditoria administrativa, as como tambin para brindar a una organizacin los elementos de juicio idneo para transformar las experiencias que se identifiquen en conocimientos.
Como primer punto se presenta la metodologa de la planeacin, en donde se deriva los factores a revisar en la auditoria y fuentes de informacin necesarias para la investigacin preliminar, as como tambin la preparacin del proyecto de la auditoria y del diagnstico preliminar, necesario para que el estudiante desarrolle la metodologa necesaria de la auditora administrativa.
En el segundo tema, se aborda la recopilacin de informacin y tcnicas de recoleccin de dicha informacin tales como; la investigacin documental, observacin directa, acceso a redes de informacin, entrevistas y cuestionarios. Para lo cual se toma en cuenta los aspectos de medicin; como lo son los indicadores y los papeles de trabajo del auditor necesarios para proceso de la auditora administrativa, las evidencias que sustentan los hallazgos y la supervisin del trabajo de auditora que llevan a una auditora de seguimiento.
En el tercer tema, se seala el procedimiento de la aplicacin de las tcnicas de anlisis de interpretacin de hechos encontrados en la auditora administrativa, as mismo el enfoque del anlisis administrativo para la preparacin del proyecto de la auditoria, en la formulacin de un diagnstico administrativo.
Por ltimo, se establece los lineamientos generales necesarios para la preparacin de la auditora administrativa, como tambin los tipos de informacin de avance de la auditoria para evaluar estratgicamente el desempeo de manera objetiva del proceso metodolgico de la auditora administrativa.
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Propsito de la unidad
Al finalizar la unidad, logrars:
Determinar la metodologa de la planeacin de la auditoria administrativa. Distinguir los instrumentacin aplicar. Aplicar las tcnicas de anlisis de interpretacin de hechos de auditora administrativa. Determinar la Informacin peridica de la evaluacin de la auditoria administrativa.
Competencia especifica
Aplicar instrumentos administrativos mediante la implementacin de una metodologa de planeacin que permita recopilar informacin del proceso administrativo de las PyMEs.
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Temario de la unidad
Unidad 2. Metodologa de la auditora administrativa. ........................................................ 2 Presentacin de la unidad. ............................................................................................. 2 Propsito. ....................................................................................................................... 3 Competencia especifica. ................................................................................................ 3 2.1. Metodologa de la planeacin. ................................................................................. 5 2.2. Instrumentacin de la Auditora Administrativa ........................................................ 9 2.3. Tcnica de anlisis e interpretacin de hechos ..................................................... 13 2.4. Informacin peridica de la evaluacin. ................................................................. 17 Para saber ms ............................................................................................................ 20 Fuentes de consulta ..................................................................................................... 20
Antologa | Auditora administrativa Unidad 2. Metodologa de la auditora administrativa 5 Ciencias sociales y administrativas | Gestin y administracin de PyMES 2.1. Metodologa de la planeacin
Como se mencion en la unidad uno, la auditora administrativa es importante ya que representa el camino indicado para guiar las acciones de la misma y la alternativa de brindar a una organizacin los elementos de juicio idneos para transformar las experiencias en conocimiento, as como, es una oportunidad para evaluar estratgicamente el desempeo de manera crtica y objetiva, fortalecer las capacidades distintivas y crear las condiciones para un crecimiento sostenido, tambin, es importante reflexionar que la metodologa es consistente al considerar las sugerencias, entrevistar antes de la ejecucin de la misma, especificando el tiempo que comprender la revisin, cuando en la auditora de seguimiento se detecten nuevas irregularidades, se deber ampliar el alcance de los procedimientos de dicha auditora en las pequeas y medianas empresas.
De esta manera, en la metodologa de la planeacin es necesaria debido a que proporciona un panorama administrativo general del organismo social que se audita, sealando el grado de efectividad con que opera cada una de las unidades administrativas.
Actualmente, la tarea en la metodologa al aplicarla el profesional de la administracin, consiste en determinar las ineficiencias existentes, elevar soluciones y prestar colaboracin a la empresa para ser ms efectiva. Por lo que el autor Rodrguez Valencia, (2005: 295-296) propone una serie de actividades en un mtodo tales como: Estudio preliminar. Planeacin de la auditora administrativa. Investigacin y examen de los elementos. Anlisis y evaluacin de la informacin obtenida. Informe de auditora administrativa. Implantacin de las recomendaciones.
Los autores que han intervenido en el anlisis de esta actividad administrativa, tal es el caso de Enrique Benjamn Franklin y Alfonso Amador Sotomayor que realizan una importante aportacin a la metodologa de la auditoria administrativa, en donde Franklin (2007:74) hace mencin que la metodologa de la auditoria administrativa tiene el propsito de servir como marco de actuacin para que las acciones en sus diferentes fases de ejecucin se conduzcan en forma programada y sistemtica, se unifiquen criterios y se delimite la profundidad con que se revisaran y aplicaran los enfoques de anlisis administrativos para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.
En consecuencia, para llevar a cabo una auditoria administrativa es necesario contar con un marco metodolgico que oriente las acciones a aplicar en las etapas que seale el auditor para que se cumpla su finalidad y ejecucin de la auditoria.
Antologa | Auditora administrativa Unidad 2. Metodologa de la auditora administrativa 6 Ciencias sociales y administrativas | Gestin y administracin de PyMES Y a su vez Sotomayor (2008) establece que en los factores a revisar y fuentes de informacin una vez obtenida dicha informacin (recopilacin y registro de datos), sta deber ser sometida a un procedimiento de anlisis para conocer la eficiencia con que la empresa ha logrado o est logrando sus objetivos, y adems permita descubrir las causas que impiden la operacin normal de un sistema, un procedimiento, un mtodo de trabajo, provocando con esto una reduccin de su eficiencia. El anlisis provee una descripcin ordenada de los datos, con el fin de someterlos a un examen crtico que a su vez permita conocer en todos sus aspectos y detalles el objeto al cual se aplica el estudio de auditora administrativa, y que conduzca este esfuerzo a diagnosticar los problemas administrativos. Otro autor, tambin apegado al manejo y diagnstico de las empresas coinciden con soto mayor y Franklin, es Rodrguez valencia (2005:296). Que el menciona que el proceso del estudio de auditora administrativa conduce a diagnosticar los problemas administrativos, los cuales abarca la siguiente secuencia de pasos. 1. Conocer el hecho o situacin que se analiza. 2. Describir ese hecho o situacin. 3. Descomponerlo a fin de conocer todos sus detalles y aspectos. 4. Examinarlo crticamente y comprender cada elemento. 5. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin elegido. Hacer comparaciones y buscar analogas o discrepancias con otros hechos. 6. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerado individualmente y en conjunto; tomando en cuenta que los fenmenos administrativos no se comportan en forma aislada y por s solos, sino que son tambin producto de las circunstancias del ambiente que los rodea. 7. Identificar y explicar las diferencias y sus causas con el fin de resolverlas; esto es, formular un diagnstico de la situacin. 8. Uno de los factores ms importantes para el trabajo del consultor, y del cual depende su xito, es que el personal participante est preparado para prestar el servicio que se compromete a dar, ya que, cuando el servicio es el adecuado para el cliente, este tender a utilizar la consultora en nuevas reas haciendo una extensin del servicio contratado. 9. Los objetivos de la auditora administrativa son: proporcionar un panorama administrativo general de la empresa que se audita, sealando el grado de efectividad con que opera cada una de sus funciones (compras, venta, personal, etc.) que la integran. Asegura mejores resultados, ayudando a la direccin a lograr y mejorar la posicin de la empresa.
Antologa | Auditora administrativa Unidad 2. Metodologa de la auditora administrativa 7 Ciencias sociales y administrativas | Gestin y administracin de PyMES En consecuencia, lo anterior determina que la preparacin del proyecto de auditoria administrativa comprende la tarea de integrar un nmero de elementos que el auditor administrativo debe tener presente aun durante el anlisis preliminar; de otro modo podr verse en dificultades, desde los puntos de vista personal y fecha de terminacin del trabajo. Por lo tanto, es importante hacer nfasis en el diagnostico preliminar, sus fuentes de informacin ya que proporciona una evaluacin cuantificada de la eficiencia con la que cada rgano de la institucin desarrolla sus funciones administrativas y las diferentes etapas del proceso administrativo, sealando las reas cuyos problemas exigen una mayor atencin de parte de la direccin de la PyME en estudio.
Para la comprensin y anlisis, lee el Captulo 3: Metodologa de la auditora administrativa del libro auditoria administrativa: Gestin estratgica del cambio de Enrique Benjamn Franklin, pg. 75-82; para revisar los argumentos del autor respecto a las consideraciones que hace sobre las metodologa de la auditoria en los factores y fuentes , investigacin preliminar y diagnsticos administrativo.
Tomando en consideracin lo expuesto en esta lectura, la planeacin de su metodologa y las fuentes de informacin, as como, sus estudios preliminares, estas representan las instancias internas y externas que el auditor recurrir para captar la informacin que se registrar en los documentos y papeles de trabajo. Todo esto basado en la magnitud o grado de complejidad de la auditoria.
Por lo que la importancia en el diagnstico, radica en que es un mecanismo de estudio y aprendizaje toda vez que fundamenta y transforma las experiencias y los hechos en conocimiento administrativo, que permite evaluar tendencias y situaciones para formular una propuesta interpretativa, o modelo analtico de la realidad. El diagnstico administrativo puede convertirse en la ventaja competitiva porque con base a los parmetros se puede definir lo que se puede mejorar en las pequeas y medianas empresas, brindando en forma ms aplicada la confianza de llevar acabo cada una de las actividades en apoyo a la administracin como lo es la auditoria administrativa.
En conclusin la metodologa de la planeacin consiste en determinar en el proceso de la auditoria las ineficiencias existentes, elevar soluciones y prestar colaboracin a la empresa para ser ms efectiva, por lo que el marco metodolgico representa el camino indicado para guiar las acciones de una auditora administrativa, presentando alternativas que brinden a una empresa elementos esenciales tales; como la evaluacin estratgica del desempeo, el fortalecimiento de capacidades distintivas, la creacin de condiciones necesarias para un crecimiento sostenido.
Antologa | Auditora administrativa Unidad 2. Metodologa de la auditora administrativa 8 Ciencias sociales y administrativas | Gestin y administracin de PyMES
Para ilustrar mejor la etapa de metodologa srvase de ejemplo el siguiente material sobre el Congreso internacional de contadura, administracin e informtica. Ponencia: La auditora administrativa en las micro y pequeas empresas por Corral, Bravo y Valenciana.
Esta lectura te servir para entender mejor el marco metodolgico de una auditora administrativa.
Para concluir este tema realiza la Actividad 1. Diagnstico preliminar, que se encuentra en el documento Actividades U2
En el prximo tema estudiar la instrumentacin de la auditora administrativa.
Antologa | Auditora administrativa Unidad 2. Metodologa de la auditora administrativa 9 Ciencias sociales y administrativas | Gestin y administracin de PyMES 2.2. Instrumentacin de la Auditora Administrativa
Una vez que has revisado la metodologa de la planeacin es importante resaltar la necesidad en la instrumentacin de la auditoria administrativa, esta a su vez, busca como recopilar informacin a travs de tcnicas de recoleccin como la observacin directa, el acceso a redes de informacin, entrevistas y cuestionarios. Generando estas escalas de mediciones o indicadores que representan aspectos de medicin, as tambin los papeles de trabajo del auditor, las evidencias que sustentan los hallazgos encontrados en la auditora y la supervisin del trabajo realizado.
Para efectuar una auditora en una pequea o mediana empresa, es necesario crear procedimientos asociados a la auditoria y la documentacin necesaria para respaldar la opinin del auditor administrativo. Respecto a la revisin del control interno, la auditora tradicional (financiera) centra su atencin en el control financiero, sin embargo, para la auditora administrativa asume mayor importancia el control administrativo y el auditor verificar mediante instrumentos si la direccin est obteniendo informacin pertinente a las decisiones y acciones que debe emprender.
Para el autor Sotomayor (2008) comenta que esto requerir un anlisis extenso de las necesidades de informacin con el fin de evaluar la eficacia del sistema existente para satisfacerlas. Por tanto, todos los procedimientos asociados con la auditora administrativa implicarn un aumento considerable en el tiempo dedicado a la evaluacin de sus procesos, incluirn el uso de cuestionarios bien estructurados y definidos, una mayor confianza en las entrevistas con gerentes, y requerirn un estudio afondo del sistema de informacin.
En la prctica se pueden combinar dos o ms tcnicas de auditora, para generar lo que se denomina procedimientos de auditora. Franklin (2007:91) hace mencin que los procedimientos de auditora se definen como: Las tcnicas de anlisis aplicables a una variable o grupo de hechos, relativos a la administracin, sujetos a examen y evaluacin, mediante los cuales el auditor logra fundamentar su apreciacin. La naturaleza de los procedimientos de auditora, los diversos tipos de organismos sociales, y concretamente su manera de operar, hacen imposible establecer procedimientos rgidos para llevar a cabo un examen y una evaluacin de tipo administrativo. Por tanto, el auditor deber aplicar su criterio profesional y tomar la decisin, de cul procedimiento de auditora ser el ms indicado y eficiente.
El auditor debe seleccionar aquellos datos que tengan mayor significado en la evaluacin del desempeo de la organizacin, y exponerlos de una manera fcil de entender, con el propsito de que los funcionarios puedan hacer uso de ellos.
Antologa | Auditora administrativa Unidad 2. Metodologa de la auditora administrativa 10 Ciencias sociales y administrativas | Gestin y administracin de PyMES De acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004) menciona que la primera etapa de instrumentacin consiste en recoger informacin. Es una etapa clave, ya que las conclusiones debern basarse en la misma .Los errores de informacin o informacin parcial darn como resultado conclusiones errneas, en este caso, la bsqueda de informacin es en lo que difieren las formas de analizar una situacin. En muchas ocasiones, la experiencia del auditor y su buena apreciacin reemplazan integralmente la bsqueda y utilizacin objetiva. Se debe tener en cuenta que el origen y las caractersticas de la informacin a utilizar en el anlisis son variados, por ejemplo:
La informacin externa de la empresa dar el marco de referencia, es decir, indicar las caractersticas, posibilidades y situacin particular del medio en que se mueve la PyME. La informacin interna es fundamentalmente de dos tipos: la que ha sido registrada y las experiencias que han acumulado personas que pertenecen a la empresa. Este ltimo tipo de informacin deber recogerse a travs de conversaciones o entrevistas, planeadas y ejecutadas ordenadamente. En cuanto a la informacin que existe en forma de registro, se debe analizar su utilidad y cobertura.
Revisa el Captulo7: Obtencin, registro y validacin de informacin, del libro Auditora administrativa de Alfonso Amador Sotomayor; para revisar los argumentos del autor respecto a los puntos vistos anteriormente y las consideraciones que hace sobre utilizacin de las tcnicas de auditoria, registros de formas de informacin, diseo y utilizacin de papeles de trabajo, anlisis y seleccin de informacin y observacin especifica.
De acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004) el desarrollo de instrumentacin de la Auditora se divide en nueve fases:
1. Recopilacin de informacin y las fuentes de informacin. 2. Investigacin preliminar. 3. Preparacin del proyecto de auditoria. 4. Diagnostico preliminar. 5. Tcnicas de recoleccin. 6. Medicin. 7. Papeles de trabajo. 8. Evidencias. 9. Supervisin del trabajo.
Antologa | Auditora administrativa Unidad 2. Metodologa de la auditora administrativa 11 Ciencias sociales y administrativas | Gestin y administracin de PyMES En lo que es la recopilacin de informacin y sus fuentes de informacin el acceso a redes de informacin permite detectar informacin operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector o ramo, entre otras. As como la entrevista consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas, para obtener informacin este; es la fuente ms empleada, puesto que el entrevistador al tener contacto con el entrevistado, adems de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios de dicha entrevista. Para ello, es conveniente observar los siguientes aspectos: Tener claro el objetivo, para lo cual, se recomienda preparar previamente una gua de entrevista sobre la informacin que se desea obtener. Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo, esto es, desarrollar un esquema de trabajo, asignando responsabilidades y determinando las reas o unidades a auditar. Concertar previamente la cita, para verificar que el entrevistado est debidamente listo para preparar la informacin con el tiempo y la tranquilidad necesaria para disminuir el margen de error y evitar interrupciones. Clasificar la informacin que se obtenga, en cuanto a la situacin real, o la relativa sugerencia. En los cuestionarios, las preguntas deben ser claras y concisas con un orden lgico, redaccin comprensible y facilidad de respuesta evitando recargarlo con demasiadas preguntas, con esto se obtendr la informacin deseada en forma homognea que est constituido por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos. Las cedulas, se utilizan para captar la informacin requerida de acuerdo con el propsito de la auditora, estn conformados por formularios cuyo diseo incorpora casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para su revisin y anlisis, no obstante si en el curso de la revisin se advierten situaciones de las que se puedan inferir la existencia de irregularidades, las pruebas debern ampliarse hasta conseguir evidencia suficiente. En la medicin, las escalas cumplen la funcin de garantizar la confiabilidad y validez de la informacin que se registra en los papeles de trabajo que posteriormente servir para comprobar la veracidad de las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de la auditora. Los papeles de trabajo en una auditoria se utilizan para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo de auditoria, por lo que el auditor debe hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo, son los registros en donde describe las tcnicas y procedimientos aplicados en el proceso, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones alcanzadas para aterrizar los resultados. De esta manera, proporcionan el soporte principal en donde el auditor habr de agregar en su informe, las observaciones, hechos y argumentos para respaldarlo, el auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo, porque son estos; el testimonio del trabajo realizado y el respaldo de sus juicios y conclusiones por parte del auditor.
Antologa | Auditora administrativa Unidad 2. Metodologa de la auditora administrativa 12 Ciencias sociales y administrativas | Gestin y administracin de PyMES En concreto se debe incluir la identificacin de la auditora, su proyecto, ndices, cuestionarios, cdulas y resmenes del trabajo realizado, las observaciones recibidas durante la aplicacin de la auditora. Asimismo las observaciones del desarrollo del trabajo, ajustes y lineamientos para su presentacin e informacin y facilitar el acceso a su consulta. Por lo que deben estar redactados en forma clara, ordenada y ser lo suficientemente slidos y convincentes en sus argumentos para que cualquier persona lo revise y pueda darle una secuencia y seguimiento al trabajo de auditoria.
Para la comprensin y anlisis del tema lee el Captulo 3: Metodologa de la auditora administrativa del libro auditoria administrativa: Gestin estratgica del cambio de Enrique Benjamn Franklin, pg. 82-113, para revisar los argumentos del autor respecto a la recopilacin de informacin, Tcnicas de recoleccin, la medicin, los papeles de trabajo, las evidencias, la supervisin del trabajo y el examen.
Para resumir, la instrumentacin se determina en reunir la informacin a travs de tcnicas de recopilacin que ayudan a:
Que constituyan una prueba del trabajo realizado. Sean el punto de apoyo para emitir las recomendaciones que considere necesarias. Sean fuentes de informacin, a la que se puede recurrir en el momento que lo crea necesario. Sean memorias de experiencia recopiladas.
Para concluir este tema realizars la siguiente Actividad 2. Instrumentos del proceso administrativo. Para ello, consulta el documento Actividades U2
En el prximo tema estudiar la tcnica de anlisis e interpretacin de hechos
Antologa | Auditora administrativa Unidad 2. Metodologa de la auditora administrativa 13 Ciencias sociales y administrativas | Gestin y administracin de PyMES 2.3. Tcnica de anlisis e interpretacin de hechos
En la auditora administrativa, al considerar las tcnicas de anlisis es hablar de La eleccin de las tcnicas de anlisis administrativo y obedecer a la factibilidad de su aplicacin, como a los estudios que se van a realizar; a la disponibilidad de tiempo; pero sobre todo, al grado de preparacin del personal con que se cuenta.
De acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004) entre las tcnicas que por lo comn se utilizan para realizar o auxiliar en el anlisis de problemas administrativos, se encuentran las siguientes:
En el enfoque del anlisis administrativo, se constituyen los instrumentos necesarios en la auditora para complementar las observaciones y evaluarlas, naturalmente la evaluacin consiste en analizar, estudiar y considerar lo examinado; Junto a esto, la auditoria administrativa pretende considerar las actividades de acuerdo con el grado de eficiencia y llevar con la extensin necesaria el desarrollo de la auditora. Adems se van a apreciar los resultados de la accin, comparndola con el plan establecido, causas de las Organigrama Cuadro de distribucin del trabajo Grficas estadsticas Graficas de distribucin Grficas de flujo Representa el flujo de las operaciones, por ejemplo: operaciones-formas-hombres-productos, etctera. Representa el bosquejo del rea fsica de trabajo, puede ser para: maquinara-equipo-rea trabajo. Resume las relaciones numricas y cronolgicas Grficas de programacin Planea y controla un conjunto complejo de actividades- funciones y relaciones, por ejemplo: grfica de Gantt, PERT- CPM Representa la estructura de un organismo social, se clasifican: contenido-mbito de aplicacin-presentacin. Estudia la posibilidad de reestructurar la organizacin con el fin de lograr ms fcilmente los objetos.
Antologa | Auditora administrativa Unidad 2. Metodologa de la auditora administrativa 14 Ciencias sociales y administrativas | Gestin y administracin de PyMES desviaciones y posibles medidas de correccin que permiten nuevos planes y, por tanto, volver a iniciar el proceso administrativo desde el punto de vista de la participacin individual. El procedimiento de auditora para una evaluacin administrativa consiste en hacer el anlisis de los cuestionarios generales por reas y otros procedimientos necesarios, de acuerdo con las circunstancias hechas por el auditor administrativo, esto es, examinar cuidadosamente la hojas de anlisis, formar un criterio de las mismas y hacer las consideraciones que se saben convenientes para hacer una evaluacin sistemtica, de acuerdo con las tcnicas de auditora y principios de la administracin. En el momento de ser creados y puestos en prctica, los sistemas pueden ser apropiados y funcionar satisfactoriamente; pero al paso del tiempo y debido a los cambios de importancia que puede experimentar la empresa, siempre habr necesidad de modificaciones de los mismos.
La evaluacin constituye un elemento esencial, porque permite conocer la medida y el modo en que se van alcanzando los objetivos. Esto identifica incongruencias, definiciones, incumplimientos y referencias en el desarrollo y el resultado de la acciones, esto hace posible adoptar las medidas correctivas a que haya lugar. En un sentido prctico, la evaluacin es la base para la toma de decisiones en la reformulacin y actualizacin de planes y programas, as como de la elaboracin de presupuestos y su ejercicio, conforme a los resultados intermedios y finales. El papel de la evaluacin es confrontar medios con fines, propsitos con realizaciones y es tambin conocer la forma en que se alcanzan estos objetivos, es un ejercicio de juicio esencialmente valorativo que sirve de elementos tanto cuantitativos como cualitativos. La evaluacin es til en la planeacin, porque al ser una base para la toma de decisiones permite la reformulacin y actualizacin de los planes y programas al igual que en la realizacin y el ejercicio de los mismos.
Para la comprensin y anlisis del tema lee el Captulo 3. Metodologa de la auditora administrativa del libro auditoria administrativa: Gestin estratgica del cambio de Enrique Benjamn Franklin pginas 114-115, para revisar los argumentos del autor respecto a los procedimientos, enfoque del anlisis administrativos y formulacin del diagnstico administrativo.
Recuerda que cualquiera que sea el tamao y giro de la empresa, los procedimientos y funciones debern ser sometidos a revisin constante; porque los errores no encontrados a tiempo en los procedimientos y controles pueden resultar en fuertes prdidas.
Antologa | Auditora administrativa Unidad 2. Metodologa de la auditora administrativa 15 Ciencias sociales y administrativas | Gestin y administracin de PyMES De acuerdo con lo anterior Sotomayor (2008) establece que es necesario implementar un mtodo mediante el cual se registren los puntos tratados en la auditoria. Es registrar clasificadamente la informacin captada y recopilada de cualquier investigacin que se realice. Es por eso, que un principio general que debe tomarse en cuenta, para registrarse la informacin, es hacerlo con la debida claridad, para que cualquier persona pueda entenderla. Es esencial que se obtenga copia de la documentacin utilizada en el rea auditada.
Terminada la investigacin de acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004), durante la auditoria, el auditor podr auxiliarse de las siguientes herramientas administrativas para su medicin tales como:
Diagrama de flujo Organigramas Anlisis de tiempo Muestreo Productividad del trabajo Mtodos de estadstica
Por lo que los cuestionarios representan un recurso de medicin necesario para que la informacin sea captada, aquellos datos indispensables y necesarios de toda la organizacin es su proceso administrativo, asimismo, incluyen informacin general de la organizacin e informacin del rea o reas auditar de las etapas del proceso administrativo. As que es necesario contar con el diseo de cuestionarios por ser este el recurso ms valioso para la ejecucin de la auditoria administrativa, porque permite captar informacin de una organizacin por rea y rubro especifico.
Revisa las siguientes lecturas que te permitirn profundizar en el tema:
Captulo 5. Cuestionarios del libro auditoria administrativa: Gestin estratgica del cambio de Enrique Benjamn Franklin, para revisar los argumentos del autor respecto a los elementos, criterios, clasificacin y contenidos de los cuestionarios para el diagnstico administrativo.
Captulo 4: Indicadores de la auditora administrativa de libro Auditoria administrativa: Gestin estratgica del cambio de Enrique Benjamn Franklin, para revisar los argumentos del autor respecto a recursos, clientes y estructura.
Antologa | Auditora administrativa Unidad 2. Metodologa de la auditora administrativa 16 Ciencias sociales y administrativas | Gestin y administracin de PyMES De acuerdo con lo anterior Sotomayor (2008) Seala que la presentacin de la carpeta de papeles de trabajo deber tomarse en cuenta todo tipo de informacin descriptiva, como:
Objetivos y polticas. Programa de trabajo. Cuestionarios generales. Observacin directa. Relacin de puestos. Condiciones de trabajo. Inventario de procedimiento en reas.
Una vez reunida toda la informacin relativa a la auditoria, el auditor proceder a organizar y documentar todo el material escrito, esto con base en todos los puntos comentados con anterioridad, con el objeto de facilitar la etapa de evaluacin de la informacin obtenida.
Para concluir este tema realiza la siguiente Actividad 3. Evaluacin de hallazgos encontrados. Para ello, consulta el documento Actividades U2.
En el prximo tema estudiar la informacin peridica de la evaluacin.
Antologa | Auditora administrativa Unidad 2. Metodologa de la auditora administrativa 17 Ciencias sociales y administrativas | Gestin y administracin de PyMES 2.4. Informacin peridica de la evaluacin
Una vez que has revisado la tcnica de anlisis de interpretacin de hechos, es importante resaltar la necesidad de la aplicacin de los cuestionarios y los papeles de trabajo que son necesarios para la preparacin de la informacin y los avances de la auditoria administrativa.
Por lo que la informacin peridica debe de ser confiable, porque representa un punto de partida clave en la realizacin de las actividades. Con la informacin seleccionada por medio de los cuestionarios se procede a analizar la misma, lo que consiste en descomponer un todo en sus partes e interrelacionar, de acuerdo con el conocimiento del auditor, los diferentes aspectos del tema evaluado para que su resultado sea integral. Es indispensable realizar una auditora a la medida del proceso que se auditar para cubrir completamente las necesidades de cada PyME, por tanto, es importante tener presente que la auditoria vara segn su mbito y naturaleza de la organizacin, de acuerdo a su nivel de jerarquizacin de las reas. Por este motivo, es recomendable hacer la revisin de los resultados de los cuestionarios y establecer las bases de las inspecciones a realizar segn las prioridades acordadas para tener una evaluacin final de las actuales condiciones de su informacin.
El trabajo realizado por el personal de auditores debe ser peridicamente evaluado, a fin de mejorar los procedimientos utilizados durante la auditora y mejorar los estndares de rendimiento individual. Un proceso de evaluacin peridica permite aumentar las responsabilidades en forma gradual y sustentar la informacin que deba realizarse.Obviamente, es de suma importancia hacer un seguimiento de la auditoria para medir los progresos de la empresa. As, para que la labor de la auditora cuente con una evaluacin suficiente, se deben observar y cumplir las disposiciones de la normatividad vigente relacionadas con el proceso de la auditora, empleando la supervisin en la etapa de planificacin y aplicacin de procedimientos, elaboracin de papeles de trabajo, pruebas de auditora y comunicacin de resultados obtenidos en la entrevista del auditor con los integrantes de las PyME. De acuerdo con lo anterior Sotomayor (2008) Seala que analizar significa descomponer un todo en las partes que lo integran. Sin embargo, sin duda no basta con identificar, sino que es necesario revisar la informacin, relacionarla e inclusive depurarla analticamente. Por lo que la informacin final (revisada, depurada y aceptada) ser utilizada para la elaboracin del pre informe o del informe definitivo.
Antologa | Auditora administrativa Unidad 2. Metodologa de la auditora administrativa 18 Ciencias sociales y administrativas | Gestin y administracin de PyMES Por lo que Sotomayor (2008:80) menciona que en el proceso de auditoria es de vital importancia obtener informacin confiable y oportuna. Y este aspecto est integrado por los siguientes puntos: Obtencin de la informacin. Registro. Primera revisin. Adiciones y declaraciones. Depuracin. Anlisis de informacin. Utilizacin de datos. Elaboracin de conclusiones. En cada uno de estos puntos es importante sealar que se necesita claridad, la cual facilite su interpretacin; limpieza, sin alteraciones; precisin que tenga certeza en la evaluacin. En el cuidado y minuciosidad con que se elabore el anlisis de la informacin que se recopile en la auditoria se determinar el valor de la misma, aunque las interpretaciones que se desprendan de este anlisis, no deben tomarse como conclusiones definitivas al concluir sus resultados, por lo que tienen que estar relacionados con otros resultados en su evaluacin y esto derive que tenga que reformularlas por alguna razn. Por lo que las actividades comprendidas en una evaluacin deben de demostrar consistencia en su ejecucin y obtener resultados concretos. Por lo que en ocasiones coinciden en la aplicacin de diversas auditoras en proceso, y a su vez es necesario integrarlas para realizar un reporte en donde se informa la presentacin peridica de informes parciales de auditoria administrativa o avances de actividades, permitindole al auditor dar seguimiento a distintos factores en el programa de auditoria, su tiempo de realizacin, la delimitacin con la que cuenta la problemtica encontrada y su normatividad regulatoria.
Ahora lee el Captulo17. Papeles de trabajo, del libro Manual Prctico de Auditora de Juan Ma. Madariaga, para revisar los argumentos del autor respecto a los puntos vistos anteriormente y las consideraciones que hace sobre utilizacin de los papeles de trabajo.
Antologa | Auditora administrativa Unidad 2. Metodologa de la auditora administrativa 19 Ciencias sociales y administrativas | Gestin y administracin de PyMES Sotomayor (2008) determina que dicho reporte incluye los siguientes datos:
Por lo que en la realizacin de las actividades evaluatorias es pertinente como prctica de trabajo informar peridicamente sobre los avances de la auditoria administrativa beneficiando el proceso total de la aplicacin de la auditoria.
Para aplicar todos los conocimientos adquiridos de esta unidad ser necesario que realices tu evidencia de aprendizaje que se representa en el documento Actividades U2
Ests listo para iniciar la unidad 3!
Titulo Periodo del avance Empresa rea Departamento Nmero Etapa especifca Responsable Porcentaje de avance Fecha de inicio y terminacin planeadas y reales Observaciones
Antologa | Auditora administrativa Unidad 2. Metodologa de la auditora administrativa 20 Ciencias sociales y administrativas | Gestin y administracin de PyMES Para saber ms
Para complementar tu aprendizaje revisa las siguientes lecturas:
Tesis de una auditoria administrativa, en esta lectura sirva de ejemplo para entender la metodologa y el proceso de la auditoria administrativa. Asimismo puedes revisar el documento ponderacin de los productos de auditoria, donde se representa un ejemplo de los productos auditados y por ltimo se proporciona un ejemplo real de una auditora administrativa.
Fuentes de consulta
Franklin B, (2007). Auditora administrativa: Gestin estratgica del cambio. Mxico: Pearson.
Madariaga J. (2004). Manual prctico de auditora. Espaa: Deusto.
Sotomayor A (2008). Auditora administrativa, proceso y aplicacin. Mxico: Mc Graw Hill.
Rodrguez v. (2005). Sinopsis de Auditoria Administrativa. Mxico: Trillas.
Consideraciones para el cierre de estados financieros, de acuerdo con las Normas de Información Financiera mexicanas (NIF).: Contiene el impacto de la pandemia de coronavirus (COVID-19)