Unidad 1. La auditora administrativa y su proceso de ejecucin.
1 Ciencias sociales y administrativas | Gestin y administracin de PyMES
Licenciatura en: Gestin y administracin de pequeas y medianas empresas
Programa de la asignatura Auditora administrativa
Clave 70930725
Universidad Abierta y a Distancia de Mxico UnADM
Antologa | Auditora administrativa Unidad 1. La auditora administrativa y su proceso de ejecucin.
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Unidad I. La auditora administrativa y su proceso de ejecucin.
Presentacin de la unidad.
Como se conoce, la auditora administrativa se realiza para verificar si el proceso administrativo de una empresa funciona como debe de ser, adems, da informacin precisa sobre la eficacia que debe tener el proceso administrativo en una estructura organizacional como la PyME.
Debido a que la auditora administrativa es una herramienta de apoyo para la gerencia de una PyME, as como tambin para la toma de decisiones para los empresarios, la cual permitir en este captulo al estudiante de la carrera de Gestin y administracin contar con los conocimientos necesarios sobre el marco conceptual de la auditora administrativa; por lo tanto, esta unidad servir de base para que el estudiante analic temas relacionados con la auditora administrativa y su proceso de ejecucin, tema central de esta unidad.
Como primer punto se presenta los fundamentos de la auditora administrativa, documento contextual de la asignatura, en la que se plasman la definicin, objetivo, campo de aplicacin y el perfil del auditor, necesario para que el estudiante desarrolle los fundamentos necesarios de la auditora administrativa; as como el identificar esos fundamentos que te permitir alcanzar su comprensin.
En el segundo tema, se aborda lo que se refiere a las etapas del proceso de ejecucin de la auditora administrativa, como tambin la manera de establecer la identificacin del proceso de ejecucin de dicha auditora, esto necesario para lograr una planeacin y desarrollo de la informacin necesaria para la obtencin del informe y seguimiento, con este proceso de ejecucin poder terminar con la integracin de personal necesario en la auditora y la calidad de la auditora esperada.
Por ltimo, se explica el proceso de auditora en donde se refleja el programa de la auditora administrativa desarrollando la planeacin y programa del trabajo de la auditora para asegurar la adecuacin y el cumplimiento de la ejecucin de la auditora administrativa, Informe y seguimiento del proceso de auditora administrativa. Propsitos de la unidad
Al finalizar la unidad, el estudiante lograr: Identificar alcance y campo de accin de la auditora administrativa Distinguir las etapas de ejecucin de una auditora Determinar el proceso de auditora administrativa
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Competencia especifica.
Analizar los fundamentos tericos de la auditora administrativa para identificar su alcance y campo de accin mediante la interpretacin del proceso administrativo en las PyMEs.
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Temario de la unidad
Unidad I. La auditora administrativa y su proceso de ejecucin. ....................................... 2 Presentacin de la unidad. ............................................................................................. 2 Propsitos de la unidad .................................................................................................. 2 Competencia especifica. ................................................................................................ 3 1.1. Fundamentos de auditora administrativa ................................................................ 5 1.2. Etapas de Ejecucin de Auditora ............................................................................ 8 1.3. Proceso de auditora ............................................................................................. 11 Para saber ms ............................................................................................................ 16 Fuentes de consulta ..................................................................................................... 16
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1.1. Fundamentos de auditora administrativa
Es importante sealar que actualmente la administracin requiere ser ms eficiente y efectiva en su proceso administrativo, logrando con esto ser ms congruente con la adecuada toma de decisiones de una empresa. Por tanto, es elemental que comprendas el contexto de la auditora administrativa para que entiendas su significado y su campo de aplicacin en el contexto de las exigencias de un ambiente competitivo dentro del mundo de las PyME.
De esta manera, en la auditora administrativa es necesario aplicar el enfoque del proceso administrativo, basado en las funciones administrativas de una empresa, tales como son la planeacin, organizacin, integracin, direccin y control. Para los grandes expertos en el estudio de la auditora utilizan diversas terminologas para referirse a ella, por lo que en este tema identificars esas definiciones, su proceso y etapas contribuyendo a establecer al logro del anlisis de los fundamentos de la auditora administrativa actual en las PyME.
Una auditora se dice que es un proceso independiente, sistemtico y documentado para obtener un tipo de evidencia y evaluarlas de manera objetiva, a fin de determinar el alcance con el que se satisface el criterio de la auditora. Estas auditoras se realizan con la finalidad que den informacin sobre la aplicacin de su proceso que se implanto en una organizacin que maneja un proceso administrativo. Al paso del tiempo grandes autores han intervenido en el anlisis de esta actividad administrativa, tal es el caso de Enrique Benjamn Franklin y Alfonso Amador Sotomayor que realizan importante aportacin, en donde Franklin hace mencin que la auditora administrativa abarca una revisin de los objetivos, planes y programas de la empresa; su estructura orgnica, nivel jerrquico y calidad de los recursos humanos y materiales; programas de capacitacin y adiestramiento; divisin de actividades y supervisin; existencia y aplicacin de manuales de organizacin; desconcentracin y simplificacin administrativa; mecanismos de autoevaluacin; y a su vez Sotomayor establece que son Funciones, sistemas, procedimientos y controles; las instalaciones y el medio en que se desarrolla, en funcin de la eficiencia de operacin y el ahorro en los costos.
El resultado de la auditora administrativa, es una opinin sobre la eficiencia administrativa que se desarrolla en una organizacin, asimismo, es una accin utilizada para verificar, evaluar y promover el cumplimiento y a apego a los factores o elementos del proceso administrativo, evaluando la calidad de la administracin es su conjunto. Paralelamente Sotomayor (2008) menciona que la auditora administrativa representa la conjuncin de una tcnica de control ya existente (la auditora) y una disciplina que se inicia formalmente y que continua desarrollndose con nuevos enfoques (la administracin).
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Para la comprensin y anlisis Lee el Captulo1: Marco conceptual, del libro auditora administrativa. Gestin estratgica del cambio de Enrique Benjamn Franklin, para revisar los argumentos del autor respecto a las consideraciones que hace sobre las conceptualizaciones de la auditora, su objetivo y campo de accin.
Una vez contextualizada la auditora administrativa, al haber analizado y estudiado la lectura anterior, ahora es necesario estudiar el perfil de quien aplica la auditora, el auditor posee una formacin acadmica especializada en donde participan profesionistas tales como contadores, administradores, economistas u otros profesionales afines. Pero cabe sealar que son los administradores los que generan cualidades tales como: personales, de experiencia (competencia profesional) en las empresas sobre la responsabilidad profesional (objetividad, integridad, confidencialidad, diligencia, compromiso honestidad, imparcialidad) independencia de criterio, conocimiento, multidisciplinario y el termino de todo profesionista la tica. Basados en estas cualidades y el perfil de quien debe auditar, es el licenciado en Gestin y administracin de pequeas y medianas empresas quien planear, aplicar, ejecutar la auditoria administrativa en una PyME. De acuerdo con el anlisis anterior, Sotomayor (2008) establece que el objetivo general al aplicar una auditora administrativa es el de evaluar la efectividad de las operaciones desarrolladas en la organizacin a efecto de contrarrestar las diferencias e irregularidades existentes o, en su caso, apoyar las prcticas de trabajo que son llevadas a cabo en forma apropiada y diligente. As, el auditor realiza labores de prevencin, supervisin, adecuacin y correccin, segn sea el caso, para impulsar la adhesin a los lineamientos normativos establecidos por la administracin.
Para la comprensin y anlisis. Lee el Captulo 2 El auditor, del libro auditora administrativa. Gestin estratgica del cambio de Enrique Benjamn Franklin, para revisar los argumentos del autor respecto al perfil del auditor sus habilidades y destrezas, experiencia, responsabilidad profesional y su tica laboral. Consideraciones que hacen sobre las caractersticas necesarias del auditor con el manejo de la auditora administrativa.
Tomando en cuenta lo antes expuesto sobre las caractersticas de un auditor, en las que se determina la importancia en el proceso de decisin al aplicar la auditora administrativa, en virtud de que es en el que recae la responsabilidad de la conceptualizacin y ejecucin de la auditora administrativa logrando con ello mejores resultados necesarios para generar un desempeo eficiente y efectivo de las estructuras en las pequeas y medianas empresas.
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Para ilustrar mejor la aplicacin de la auditoria administrativa, se presenta un caso real, denominado: Historia de triunfo de una empresa del giro farmacutico.
El anlisis de esta lectura te permitir entender mejor la importancia de aplicar una auditora administrativa en la empresa, en especial las pequeas y medianas para un buen funcionamiento y logro de resultados positivos para lograr una exitosa incursin en el mercado.
En conclusin la auditora administrativa se determina como una disciplina porque es una actividad funcional y tcnica porque representa un proceso sistematizado que examina, revisa, analiza e informa respecto a la operacin del proceso administrativo de cualquier tipo de empresa. Es por eso, que en la actualidad es necesario realizar este tipo de anlisis para examinar y apegarse a lineamientos y controles establecidos o por establecer en una estructura que busca mejora continua. Por lo que la auditora administrativa seala que est compuesta por dos componentes, como es la auditora y la administracin, esto hace que en una empresa genere una accin propositiva logrando con ella eficiencia, eficacia, productividad y calidad. Por lo que en el siguiente tema se integra la ejecucin de la auditora administrativa que har que esta accin propositiva se desarrolle.
Para concluir este tema realizars las siguientes actividades: Actividad 1. Importancia de la auditoria administrativa Actividad 2. Perfil del auditor Para ello, consulta el documento Actividades U1.
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1.2. Etapas de Ejecucin de Auditora
Una vez que has revisado el alcance de la auditora administrativa y las caractersticas del auditor es necesario identificar las reas de ejecucin de la auditora y esto se logra previo a la elaboracin del plan de auditora, se debe investigar todo lo relacionado con la entidad a auditar, para poder elaborar el plan en forma objetiva. Este anlisis debe contemplar: su naturaleza operativa, su estructura organizacional, giro del negocio, capital, estatutos de constitucin, disposiciones legales que la rigen, sistema contable que utiliza, volumen de sus ventas, y todo aquello que sirva para comprender exactamente cmo funciona la empresa PyME. Para el logro del conocimiento y comprensin de su ejecucin se deben establecer diferentes mecanismos o tcnicas que el auditor deber dominar y estas son: visitas al lugar, entrevistas y en cuestas, anlisis comparativos de Estados financieros, anlisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas), anlisis Causa-Efecto o Espina de Pescado, el objetivo y alcance de la auditora, con la intencin de informar a la gerencia sobre el estado real de la empresa, o si es por cumplimiento de los estatutos que mandan efectuar auditoras anualmente a estructuras, en todo caso, siempre se cumple con el objetivo de informar a los socios, a la gerencia y resto de interesados sobre la situacin encontrada, esto es para que sirvan de base para la toma de decisiones.
Para el autor Alfonso A. Sotomayor (2008) comenta que en la auditora administrativa existen etapas bien definidas, que permiten llevar acabo esta actividad de manera estructurada y sistematizada. Dentro de las etapas se encuentra la planeacin, el desarrollo, la elaboracin del informe y seguimiento, desempeando en ellas tareas especficas, las cuales son necesarias para para efectuar con eficiencia y eficacia las actividades de evaluacin.
El alcance de dicha auditora tiene que ver por un lado, con la extensin del examen, es decir, si se van a examinar todo el proceso administrativo, en su totalidad, o solo uno de ellos, o una parte de uno de ellos, o ms especficamente el proceso en s, el anlisis preliminar reviste de vital importancia porque de su resultado se comprender la naturaleza y extensin del plan de auditora y la valoracin y oportunidad de los procedimientos a utilizarse durante su evaluacin. Otro aspecto es la correcta planeacin especfica de la auditora. Para la auditora que se va a practicar, se debe elaborar un plan. Este plan debe ser tcnico y administrativo.
El plan administrativo debe contemplar todo lo referente al personal que conformarn los equipos de auditora, horas hombres, honorarios y cronograma de actividades, en la elaboracin de programa de auditora cada miembro del equipo debe tener en sus manos el programa detallado de los objetivos y procedimientos de auditora que corresponden al logro de esos objetivos planteados. Es decir, debe contener dos aspectos fundamentales: objetivos de la auditora y procedimientos a aplicar durante el examen de auditora. En la
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etapa de desarrollo es donde se realiza formalmente la ejecucin de la auditora, donde se lleva el trabajo de campo, aplicando las tcnicas, efectuando estudios y anlisis de la informacin, as como la deteccin de los hallazgos. La fase de ejecucin viene a ser el centro de lo que es el trabajo de auditora, donde se realizan todas las pruebas y se utilizan todas las tcnicas o procedimientos para encontrar las evidencias de auditora que sustentarn el informe de auditora.
De acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004) menciona que los elementos de la fase de ejecucin Son:
Evidencias de Auditora. Hallazgos de Auditora. Las Pruebas de Auditora. Papeles de Trabajo. Tcnicas de Muestreo.
Con estos elementos se determina la obtencin de la informacin necesaria para el informe la cual se caracteriza por su calidad, claridad, oportunidad y eficiencia, quedando establecidas de manera concreta la situacin evaluada y las recomendaciones de solucin. Es cuando, en esta parte se efecta la labor de verificar que se cumplan con las recomendaciones presentadas en el informe derivadas de la auditora administrativa, dicho seguimiento debe de ser programado estipulando al personal idneo con base en su conocimiento tcnico, la forma de su desempeo, su discrecin y tica. Dicha actividad es necesaria realizarse con calidad en su preparacin, por lo que es til para localizar las mejoras en las reas administrativas, operativas y lograr con ella la eliminacin de las deficiencias y desviaciones encontradas en la auditora.
Para la comprensin y anlisis. Lee el Captulo 4: Proceso en la ejecucin de la auditora administrativa, del libro Auditora administrativa de Alfonso Amador Sotomayor, para revisar los argumentos del autor respecto a los puntos vistos anteriormente y las consideraciones que hace sobre la identificacin de las fases de su proceso de ejecucin de la auditora administrativa, planeacin y desarrollo, obtencin del informe y seguimiento.
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De acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004) el desarrollo de La prctica de la Auditora se divide en tres fases:
En estas fases se establecen las relaciones entre auditores y la PyME, para determinar alcance y objetivos. Se hace un bosquejo de la situacin de la entidad, acerca de su organizacin, sistema administrativo, controles internos en el proceso administrativo, estrategias y elementos que le permitan al auditor elaborar las fases de ejecucin en el programa de auditora que se llevar a efecto en la auditora administrativa. En sntesis la prctica de una auditora administrativa hace que su realizacin sea constructiva y que su finalidad permita tomar decisiones que sirvan para tomar mejoras evaluando la efectividad de las operaciones desarrolladas en la organizacin a efecto de contrarrestar las deficiencias e irregularidades existentes. Apoyado por la primera etapa del proceso de auditora, la planeacin; la cual hace posible encausar la evolucin de la auditora con orden, rapidez y seriedad para asegurar el xito del plan de auditora. Por lo que la planeacin siendo la etapa inicial de la auditora administrativa traza una directriz que determina el curso de accin para que se desarrollen y culminen las actividades con eficiencia. Esto le da una visin al auditor de la forma en la que se llevara acaba la auditora administrativa. Por lo que en el siguiente tema se integra el proceso de la auditora administrativa.
Planeacin Ejecucin Informe 1 2 3
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1.3. Proceso de auditora
En la auditora administrativa, se debe de tomar en consideracin las etapas que hacen posible la generacin de esta auditoria, desde su planeacin, metodologa, su ejecucin, informe y seguimiento. Con estas actividades, el proceso de la auditoria se desarrollara de manera clara y cronolgica en su aplicacin.
Este proceso inicia al considerar a la planeacin en la auditora, como la funcin donde se define el desarrollo cronolgico de las actividades encaminadas dentro de los programas, as como la determinacin del tiempo requerido para el desarrollo de cada una de sus etapas. La finalidad de la planeacin consiste en poder prever, anticipadamente a la accin, todos aquellos factores que se requieran y que por ausencia de stos no limiten el curso de accin a seguir en pro de los objetivos esperados.
En la planeacin, el auditor debe considerar entre otros, los siguientes puntos de acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004):
Caractersticas particulares de la empresa. Finalidad de los trabajos Secuencia de su desarrollo Estimacin de tiempos, para estimacin de cada trabajo Determinacin del personal que intervenga Determinacin de las tcnicas que se utilizarn Determinacin de medios materiales Determinacin del apoyo que el organismo social proporcionar.
En donde dicha informacin se captar por medio de los manuales de organizacin y operacin, catlogo de formas, proyectos, fundamento legal que norme y regule el desarrollo del trabajo, planes y programas, informes emitidos, todo esto con el objeto de contar con elementos que, adems de dar un conocimiento general de la PyME a auditar, y a su vez sirvan de base para la elaboracin del programa especfico de revisin por parte del auditor.
Es importante que se considere que el personal cuente con capacidad, criterio y madurez para observar y analizar los problemas que se piensan encontrar al auditar, llegando con ello a establecer exmenes que prcticamente es donde da comienzo la auditora, puesto que se inicia con la ejecucin de los programas para obtener la informacin necesaria de las reas sujetas al estudio.
El examen se inicia con la presentacin que debe hacer el responsable de la auditora, del personal que participar en la auditora, planteando el objetivo y alcance. En la presentacin debe hacerse especial nfasis en los fines y aspectos constructivos de la
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auditora, con ello indicando que el resultado que arroje la revisin y observacin, ser en beneficio del rea auditada o como se le conoce rea de oportunidad. En esta etapa (examen) es en donde se aplican las tcnicas de investigacin (encuesta de opinin, cuestionarios y observacin directa), para la captacin y anlisis de la informacin, documentacin, formas y aspectos operativos, a saber. Basados en la verificacin y en la observacin de los datos encontrados.
Terminada la investigacin de acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004), el auditor proceder a formular sus conclusiones, atendiendo el siguiente orden en forma de evaluacin:
Adems, el auditor proceder a hacer una recopilacin de todos aquellos datos contenidos en las informaciones escritas o verbales que le fueron proporcionadas, as como los papeles de trabajo elaborados en las investigaciones efectuadas, a fin de proceder en su clasificacin. La clasificacin de los datos, tiene por objeto facilitar el mecanismo para proceder a la evaluacin de resultados, por lo que el auditor proceder a agruparlos de tal manera, que le sirvan de gua para formular sus conclusiones y valoracin de los resultados, as como sus apreciaciones personales, sern los determinantes para que el auditor haga una justa evaluacin de las situaciones y problemas investigados, logrando identificar los problemas importantes y que, mediticamente, merecen mayor atencin para una correcta solucin.
Las observaciones y recomendaciones son la parte esencial del trabajo del auditor, por lo que debe tener presente que al emitir sus apreciaciones y comentarios, contrae una responsabilidad, ya que ste puede repercutir positiva o negativamente en el resultado de la informacin presentada, dicha informacin es presentada en un Informe; que es la narracin escrita o verbal sobre los resultados que se obtienen de un encargo.
Por otra parte, el informe escrito es prcticamente una prueba de sus sugerencias, acuerdos tomados o resultado de su trabajo, la presentacin y contenido del informe debe 1. Concentracin de los datos obtenidos en la investigacin. 2. Clasificacin de los datos. 3. Evaluacin de resultados. 4. Determinacin de la solucin. 5. Concentracin de los datos obtenidos en la investigacin.
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reunir, entre otros los siguientes requisitos de acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004), seala que debe contener lo siguiente:
Para una mayor comprensin del tema, lee el Captulo 5: Planeacin de la auditora administrativa, del libro Auditora administrativa de Alfonso Amador Sotomayor, para revisar los argumentos del autor y las consideraciones que hace sobre la planeacin, ya que es en donde debe establecerse y documentar un plan de auditora, con el objeto de identificar las reas, operaciones y procesos; logrando que el punto de partida de la planeacin de la auditora administrativa es determinar los requisitos bsicos contra los cuales deben ser realizados.
De acuerdo con lo anterior Sotomayor (2008) establece que el plan de auditora debe ser revisado por el responsable asignado para la ejecucin de la auditora administrativa y a su vez aprobado. El contenido de la informacin requerida de la empresa es:
Debe estar redactado en forma sencilla, clara y precisa. Las conclusiones deben estar apoyadas con argumentos razonados y convincentes, motivando la accin correspondiente. Debe estar escrito con limpieza y en papel adecuado. El informe, segn el caso, deber acompaarse de todos aquellos documentos formulados como resultado de los trabajos. 1 2 3 4
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Al determinar la informacin requerida, el alcance de la auditora tiene que estar bien definido durante la fase de planeacin, con la finalidad de precisar las reas que sern auditadas, sus documentos y requisitos, esto para determinar la planeacin de la auditora administrativa.
La auditora debe comenzar con una reunin inicial de trabajo del equipo auditor, especificando a metodologa de la auditora, as como cualquier arreglo administrativo necesario para su ejecucin. De acuerdo con lo anterior Sotomayor (2008) seala el programa de trabajo para la prctica de una auditora administrativa, debe contener lo siguiente:
a. Definicin del estudio a desarrollar. b. Diagnstico administrativo. Elaboracin del programa de diagnstico. Aprobacin del programa. Desarrollo del diagnstico.
c. Definicin del objetivo. d. Alcance especfico de la auditora. e. Determinacin del personal necesario. f. Programacin del tiempo estimado. Datos de la empresa o rea a ser auditada. Los objetivos y alcance de la auditora Identificacin de las personas involucradas con responsabilidad directa del personal a contactar. La identificacin de los documentos de referencia del proceso administrativo. Identificacin de los miembros del grupo auditor. La fecha y el lugar de realizacin de la auditora. La fecha estimada y la duracin para cada actividad Programacin de las reuniones a realizarse con la administracin del auditado. Requisitos de confiabilidad. Fecha d emisin y distribucin del informe.
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g. Definicin de las tcnicas y herramientas a utilizar. h. Aprobacin del programa de auditora.
En su planeacin y ejecucin la auditora administrativa proporciona a los directivos de una organizacin un panorama sobre la forma como se har la auditora y cmo est siendo administrada por los diferentes niveles jerrquicos y operativos, sealando aciertos y desviaciones de aquellas reas cuyos problemas administrativos revelados exigen una mayor o pronta atencin. En resumen, el programa de trabajo constituye un documento formal que utiliza el auditor como una gua metodolgica en la realizacin de sus actividades por lo que se requiere de un seguimiento que permite corroborar que las actividades se apeguen a la auditora administrativa y verifiquen su avance. Por tanto, es importante que el auditor conozca el programa de trabajo de la auditora en su contenido, aplicacin y presentacin. El programa de auditora administrativa establecer una relacin con cada uno de las reas de las PyME con la finalidad de llevar a cabo una secuencia lgica y una buena presentacin de las etapas y del proceso de auditora administrativa.
Para la comprensin, anlisis y su revisin. Lee el Captulo 6: Programa de trabajo, del libro Auditora administrativa de Alfonso Amador Sotomayor, para revisar los argumentos del autor respecto a las consideraciones que hace sobre el programa de trabajo de auditora, considerando que una programacin de auditora adecuada, es el aspecto ms importante para la realizacin de una auditora. Para finalizar, la auditora es un proceso independiente, sistemtico y documentado para obtener un tipo de evidencia y evaluarlas de manera objetiva, a fin de determinar el alcance con el que se satisface el criterio de una auditora, y en este caso la auditora administrativa.
Para aplicar todos los conocimientos adquiridos de esta unidad ser necesario que realices tu evidencia de aprendizaje que se presenta en el documento Actividades U1.
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Para saber ms
Para complementar tu aprendizaje, revisa las siguientes lecturas:
Ejecucin de auditora, en esta lectura sirve de ejemplo para entender los mtodos y procedimientos para desarrollar un proceso de auditora. Asimismo puedes revisar el documento auditora administrativa en una consultora, donde se presenta una gua para llevar a cabo una auditora.
Fuentes de consulta
Franklin B, (2007). Auditora administrativa: Gestin estratgica del cambio. Nueva York: The American Institute of CPAs.
Madariaga J. (2004). Manual prctico de auditora. Espaa: Ediciones Deusto.
Sotomayor A (2008). Auditora administrativa, proceso y aplicacin. Mxico: Mc Graw Hill.
Universidad Autnoma de Aguascalientes (2006). Auditora administrativa. Mxico: UAA. Recuperado de http://www.pearsoneducacion.net/franklin/SitioAudAdmin/archivos/ConsultIntegralN egocios.pdf.