SEMANA 2

ARCHIVO







JACKSON ALEXIS LUNA HERNANDEZ
PRESENTADO A:
JACQUELIN CONTRERAS ARIAS
TUTORA VIRTUAL
CURSO ADMINISTRACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL








SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
CUCUTA COLOMBIA
2014
ACTIVIDADES
3.1 Actividades de Reflexin inicial
Descripcin:
Inicialmente, recuerde y reflexione acerca de la importancia y funciones de los
siguientes elementos en un proceso archivstico: EL DATO, LA INFORMACIN
Y EL DOCUMENTO.
Despus de haber realizado la reflexin inicial, es momento de que usted
observe el siguiente video denominado: IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS,
y posteriormente piense a nivel general, cules podran ser las posibles fallas
que existen en el proceso general del documento archivstico.
RTA:
DATO: este es muy importante debido a que si hay ausencia de este, la
informacin no sera clara, veraz, carecera de solidez y precisin.
INFORMACION: este es muy importante debido a que este apoya el objetivo de
la comunicacin en una actividad.
DOCUMENTO: este es importante debido a que contiene informacin necesaria
para transmitir al conocimiento humano y que adems da precisin al
testimonio.
Fallas:
-Documentos Incompletos
-Desorganizacin
-Perdida de datos
-Suciedad en los documentos
-Desintegracin del archivo
-Posible problemas de Soporte
-Demoras en las Bsqueda de Archivos
-Sobrecostos en el mantenimiento del archivo
3.2 Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos
necesarios para el aprendizaje
Descripcin:
Asuma el rol de empleado de la oficina de archivo en la siguiente situacin y
justifique la pregunta planteada:
En la oficina donde labora hay una serie de documentos desorganizados,
dentro los cuales se evidencian, notas, cintas magnticas, mapas, borradores,
dibujos, apuntes rpidos, planos.
Fotografas, cuadros, videos y discos duros. A usted se le ha asignado la tarea
de darles una clasificacin adecuada, la cual la debe exponer a su supervisor
de Archivo.
Teniendo en cuenta lo anterior, determine:
Cul sera la clasificacin de los documentos mencionados segn el soporte?
Recuerde justificar claramente la respuesta que le debe entregar a su
supervisor.

RTA: Lo primero es ordenar y saber dnde hay que dejar la documentacin que
llega a la empresa de forma ordenada.

CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO SEGN
SOPORTE

Segn soporte
Textuales Notas, apuntes rpidos,
borradores.
Grficos Mapas, dibujos y
planos.
Imagen Cuadros, fotografas.
Cinta Videos, cintas
magnticas.
Otros soportes Discos duros

En todo mbito de la vida trabajamos recolectando, leyendo y analizando
distintos Datos, que mediante un debido proceso y metodologa permiten
alcanzar la generacin de una Informacin til, que forma parte de lo que es
posteriormente conocido como archivo de Datos, siendo un objeto de consulta
en todo mbito socioeconmico.
Esta informacin es guardada en conjunto con el emplazamiento de un Archivo,
consistiendo bsicamente en habitaciones o inclusive edificios enteros que se
encargan de almacenar una gran cantidad de datos que fueron debidamente
Clasificados y Ordenados, encontrndose su aplicacin.

Para poder ordenar un archivo se debe recolectar la informacin que sirve
para la empresa para as darles una vida til y de esta manera se ir formado el
archivo donde se guarda informacin adecuada y en orden dependiendo que
tipo de documentos y de qu manera se encuentren distribuidos cada
informacin debe ir con su nombre, fecha y a qu rea corresponde si se trata
de un archivo donde se recopila informacin de toda una empresa.


3.3. Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y
Teorizacin)
Descripcin:
Tome un pantallazo del resultado del ejercicio interactivo, cuando est seguro
de que lo ha realizado adecuadamente. Es importante que tenga en cuenta el
resultado adquirido en el ejercicio interactivo, para el desarrollo de las
actividades de evaluacin.


PROCEDIMIENTO DE LOS DATOS
Es la recoleccin de los datos primarios de entrada, que son evaluados y
ordenados, para obtener informacin til, que luego sern analizados por el
usuario final, para que pueda tomar las decisiones o realizar las acciones que
estime conveniente
Recoleccin: Los datos deben ser obtenidos y llevados a un bloque central para
ser procesados, los datos en este caso, denominados de entrada, son clasificados
para hacer que el proceso sea fcil y rpido.
Procesamiento: En esta etapa se ejecutarn las operaciones necesarias para
convertir los datos en informacin significativa que sea prctica y utilizable
3.3. Actividades de transferencia del conocimiento
Descripcin:
En el foro temtico correspondiente al tercer contenido de estudio, responda de
forma clara y argumentada las siguientes preguntas :
a. Observe la imagen que se presenta a continuacin y explique con sus
palabras cul es el procedimiento que se evidencia en la misma.

Transformacin: Etapa donde la informacin est completa, lista para ser
ejecutada y til a la toma de decisiones de quien la consulta
b. Escriba las cuatro tipologas documentales que se presentan en el contenido y
exponga la importancia de cada una de ellas, en el proceso de la Administracin
Documental.

TIPOLOGA DOCUMENTAL

Correspondencia comercial: Son aquellas comunicaciones o escritos producto
de la actividad mercantil de una empresa, por ejemplo cartas comerciales,
informes ejecutivos, informes presupuestales y circulares.

Importancia: Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de
todas las acciones que se realizan en una empresa, ya que en ellos queda
precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en una determinada
operacin, tambin ayudan a demostrar la realizacin de algunas accin comercial
y por lo tanto son el elemento fundamental en la contabilizacin de tales acciones

Documentos contables: Son aquellos registros que sirven como soporte para el
registro de las operaciones comerciales que se producen en la empresa, por
ejemplo las facturas, los recibos de caja, los comprobantes, entre otros.

Importancia: Su importancia es alta ya que la contabilidad es la columna vertebral
de una empresa en ella se reflejan los movimientos financieros y permite controlar
las operaciones practicadas por la empresa, es importantes mantener actualizada
esta informacin de lo contrario se vuelve obsoleta, por tal motivo se convierte en
un documento muy valioso, del cual debemos velar por su correcto
almacenamiento y preservacin.

Documentos especiales: Son aquellos que por sus contenidos o condiciones
fsicas o qumicas cobran caracteres diferentes en forma y expresin, por ejemplo
la sujecin a ciertos formatos especficos como las actas, las certificaciones, las
escrituras, pero a su vez la archivstica acepta catalogar los documentos
especiales como aquellos que constituyen ciertas expresiones como los soportes
electrnicos, las imgenes o audiovisuales.

Importancia: Son la memoria del acontecer humano, justo a partir de estos
documentos es que se hace la historia, mientras ms transparencia y claridad
tengamos de los acontecimientos mejor los podrn entender los futuros estudiosos
de los desarrollos humanos, ms podrn aprender de nuestro tiempo. Si un
documento en papel ya es invaluable, una imagen expresa detalles que son muy
difciles de expresar con palabras.

Documentos legales: Son aquellos que por su misma naturaleza y contenidos
pueden llegar a tener un valor de prueba y demostrar la existencia de un suceso o
hecho, por ejemplo los registros civiles, partidas, hojas de vida, e incluso registros
de pagos y cobros.

Importancia: Es de tener en cuenta que estos documentos son los que te acreditan
y tienen y tienen validez porque son emitidos por una institucin gubernamental o
institucin legal por ejemplo

La Cedula de Ciudadana
La Licencia conduccin
La Tarjeta profesional
Informes de acontecimientos levantados por entidades o autoridades competentes
(Aseguradoras, Instituciones del Estado).
Etc.


c. Describa dos aportes generales que le brindara a la temtica de este contenido
y explique el porqu de sus aportes.

Archivo de GestinEl que cumplen los encargados del archivo de Gestin ya
que son quienes velan por es la del mantenimiento, custodia de la documentacin
correspondiente a expedientes en curso, as como la de aquellos expedientes para
los que no ha transcurrido el plazo.

Recepcin de correspondencia o radicacinEs de vital importancia el tramite
o disposicin que se le dar a la correspondencia emitida o recibida durante la
tramitacin de un expediente ya que la ordenacin depender de la importancia de
la serie y la actividad de la oficina, siendo la ms habitual y simple la cronolgica.

De desempeo:
Para desarrollar el tem de la actividad de la evaluacin, usted deber realizar el
siguiente ejercicio:
Despus de haber recopilado la informacin, Ud. deber realizar una herramienta
ofimtica como: power point, prezzi entre otras, la que Ud. prefiera, una
presentacin creativa donde exponga los siguientes aspectos:
1) Diferencias y caractersticas del dato, informacin y el documento.
2) Solucin de las respuestas dadas en la situacin presentada en la actividad de
contextualizacin.
3) Pantallazo del ejercicio interactivo de la actividad de apropiacin de documento.
4) Descripcin de cada uno de los puntos solicitados en el aporte del foro.