VERSIN: 0

CDIGO: PRO-GC-001
PGINA: 1 DE 8
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

Revisado por: ngel Britton Howard Aprobado por: Ana Sofa Mesa de Cuervo
Cargo: Representante de la Direccin Cargo: Rector (a)
Firma:

Firma:
Fecha: : Noviembre 25 de 2009 Fecha: : Noviembre 25 de 2009


Este procedimiento tiene por objeto establecer las polticas o condiciones, actividades,
responsabilidades y controles para lograr la elaboracin, revisin, modificacin, aprobacin,
manejo y almacenamiento de los documentos del Sistema Integrado de Gestin (SIG) de la
Universidad del Atlntico, con el fin de estandarizar la presentacin de los mismos en todas las
dependencias de la institucin y obtener as un mecanismo que permita el control y fcil ubicacin
de la informacin.


Aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestin de la Universidad del Atlntico.


3.1. JEFE DE OFICINA DE PLANEACIN - REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN PARA
EL SIG

Es la persona encargada de revisar y administrar todos los documentos del Sistema Integral de
Gestin de Calidad de la Universidad del Atlntico (Caracterizaciones, Procedimientos, Instructivos,
Planes, Programas, formatos, etc.) con el apoyo de los lderes de los procesos a que pertenecen
los documentos.

3.2. VICERRECTORES, JEFES DE OFICINA Y JEFES DE DEPARTAMENTO -
RESPONSABLES DE PROCESOS

Son los responsables de la creacin, revisin, aprobacin y actualizacin de los documentos del
SIG en los procesos que tienen bajo su responsabilidad.

3.3. EMPLEADOS DE TODA LA UNIVERSIDAD.

Es todo el personal encargado de manejar responsablemente y bajo los lineamientos de este
procedimiento, todos los documentos necesarios para la realizacin efectiva de sus actividades.
As mismo, podrn solicitar a travs de los responsables de los procesos la actualizacin de los
procedimientos, instructivos o documentos del Sistema Integrado Gestin de Calidad.


Para facilitar la comprensin del presente documento, se definen los siguientes trminos:

DOCUMENTO: Informacin y su medio de soporte.

ESPECIFICACIN: Documento que establece requisitos.

GESTIN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la
planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. RESPONSABLES
4. GLOSARIO


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CDIGO: PRO-GC-001
PGINA: 2 DE 8
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS


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entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y
conservacin.

MANUAL DE LA CALIDAD: Documento que especifica el sistema de gestin de la calidad de
una entidad.

PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar
valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeadas.

RESPONSABILIDAD: Derecho natural u otorgado a un individuo en funcin de su
competencia para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho.

REVISIN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuacin, eficacia,
eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisin, para alcanzar unos objetivos
establecidos.

TRAZABILIDAD: Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de todo
aquello que est bajo consideracin


Para propsitos de este procedimiento, debern cumplirse las siguientes condiciones:

CRITERIOS DE REVISIN Y APROBACIN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN - SIG

TIPO DE DOCUMENTO ELABORA REVISA APRUEBA
Cdigo de tica
Equipo Gestor de tica,
con participacin de
Todos los funcionarios
Rector(a)
Equipo Gestor de
tica
Consejo Superior
Poltica de Calidad y
Objetivos de Calidad
Comit de Calidad Rector(a) Comit de Calidad
Mapa de Procesos Comit de Calidad Rector(a) Comit de Calidad
Caracterizaciones
Funcionarios de la
Universidad Designado
por el Responsable del
Proceso
Jefe de la Oficina de
Planeacin
Responsable de
proceso
Procedimientos,
Instructivos y Formatos
Funcionario de la
Universidad Designado
por el Responsable del
Proceso
Jefe de la Oficina de
Planeacin
Responsable de
proceso
5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIN


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PGINA: 3 DE 8
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TIPO DE DOCUMENTO ELABORA REVISA APRUEBA
Planes, Fichas Tcnicas
y Otros y documentos
asociados al proceso
Funcionario de la
Universidad Designado
por el Responsable del
Proceso
Jefe de la Oficina de
Planeacin
Responsable de
proceso

BREVEDAD Y UNIFORMIDAD.

Para la construccin de cualquier documento, se recomienda utilizar una redaccin clara y concisa,
que resuma toda la informacin necesaria a transmitir en un texto concreto y sencillo a la lectura de
los enunciados en el alcance de este documento.

UNIFORMIDAD EN LA TERMINOLOGA.

La redaccin de todos los documentos debe hacerse evitando la utilizacin de trminos en otros
idiomas y en caso de que sea necesario utilizar palabras muy especializadas, se recomienda
definirlas inmediatamente despus de los responsables de este procedimiento en un tem
denominado Glosario. As mismo, deber utilizarse siempre un mismo trmino para un mismo
concepto y emplear los smbolos, abreviaturas y unidades establecidos internacionalmente.

ILUSTRACIONES Y EJEMPLOS.

Siempre que sea aplicable, es recomendable incluir ilustraciones y referenciar los formatos
aplicables con el fin de dar mayor claridad al texto. Se sugiere emplear ejemplos cuando permitan
garantizar la comprensin del documento.

DISEO BSICO DEL DOCUMENTO.

Dentro del Sistema Integral de Gestin de Calidad de la Universidad del Atlntico estn contenidos
diferentes documentos que sirven como herramientas principales en la realizacin de una
actividad. Con el fin de estandarizar la presentacin de dicha informacin, se establece la siguiente
como la estructura para cada uno de estos documentos:

Encabezado.

Se encuentra localizado en la parte superior de cada pgina y su diseo se muestra a
continuacin:


IMAGEN INSTITUCIONAL
VERSION
CDIGO
PGINA
NOMBRE DEL DOCUMENTO

Este encabezado consta de:

a.) Imagen Institucional:
Imagen que identifica a la universidad, ubicada en el recuadro izquierdo del encabezado.



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b.) Nombre del Documento:
Identificacin del documento segn corresponda, ya sea un manual, procedimiento, instructivo,
programa, formato, etc.

c.) Versin
Concierne al nmero de veces que el documento ha sido revisado y actualizado. El documento
elaborado por primera vez se nombrar con cero (0). El espacio de esta informacin se encuentra
en la esquina superior derecha del encabezado.

d.) Cdigo del Documento:
Combinacin alfanumrica relacionada con el tipo de documento, el proceso al cual pertenece y el
consecutivo de numeracin, segn la cantidad de los que exista en su categora.

e.) Pgina:
Muestra el nmero de pgina que se encuentra observando y la totalidad de las mismas que
conforman el documento.

Codificacin

Con el fin de crear un mecanismo que permita mantener un adecuado orden de la informacin y
agilice su ubicacin en cada una de los procesos, se hace necesario crear un cdigo con el cual se
identifiquen fcilmente los documentos segn su categorizacin. La asignacin de este cdigo
estar dada por los siguientes criterios:

Tipo de documento

Esta primera parte del cdigo hace referencia al tipo de documento que se est manejando. Entre
estos pueden encontrarse manuales, caracterizacin programas, planes, procedimientos,
instructivos, formatos y documentos asociados, los cuales sern diferenciados entre s al
nombrarse en el cdigo segn las 3 primeras iniciales de su nombre, como se muestra a
continuacin:


DOCUMENTO CDIGO
Manual MAN
Caracterizaciones CAR
Procedimiento PRO
Instructivo INS
Plan PLA
Programa PRG
Formato FOR
Documentos Asociados DOC










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CDIGO: PRO-GC-001
PGINA: 5 DE 8
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Proceso al que pertenece el documento

Esta segunda parte del cdigo corresponde a la identificacin del proceso del Sistema Integral de
Gestin de la Calidad al cual pertenece el documento.

REA DE GESTIN CDIGO REA DE GESTIN CDIGO
Direccionamiento Estratgico DE Investigacin IN
Gestin Tecnolgica y
Comunicaciones
GT Extensin y Proyeccin Social PS
Relaciones Internacionales RI Bienestar Universitario BU
Gestin de la Calidad GC Gestin Jurdica GJ
Docencia DO Gestin Documental GD
Gestin de Bienes, Suministros y
Servicios
GB Gestin del Talento Humano TH
Gestin Financiera GF Control Disciplinario CD
Control Interno CI

Consecutivo del documento

La tercera parte del cdigo consta de 3 nmeros correspondientes a una cifra consecutiva que ser
asignada por la Oficina de Planeacin cada vez que sea creado un nuevo documento. La
numeracin consecutiva de los documentos empezar entonces por la combinacin 001 y seguir
contando en orden sucesivo.

As entonces, en caso de que se quiera codificar el primer plan de capacitacin al personal, el
cdigo correcto ser:

PRO - TH - 001

PLA: Plan
TH: Gestin del Talento Humano
001: Consecutivo del Documento

VERSIN VIGENTE DE LOS DOCUMENTOS DEL SIG

Se considera como nica versin vigente de los documentos del SIG los publicados para consulta
en la pgina WEB. De requerirse copia fsica del documento esta se entregar al solicitante como
copia no controlada, es responsabilidad de quien posea el documento actualizarlo por su ltima
versin si llegan a suceder cambios al mismo a travs de WEB.

Los documentos internos del SIG publicados en la pgina Web de la Universidad del Atlntico y
que sean reproducidos por cualquier medio en forma externa a la Universidad, se consideran
como copias no controladas.



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El Responsable del proceso o jefe de dependencia debe asegurar que los documentos del SIG
vigentes, de su proceso, se encuentren disponibles para su uso en la pgina WEB.

VERSIONES OBSOLETAS

Aquellos documentos que han sido sometidos a revisiones y modificaciones se consideran como
obsoletos en su versin anterior. La versin obsoleta ser conservada nicamente por la Oficina de
Planeacin en medio magntico para garantizar la historia de la universidad en los casos que se
requiera.

DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO

Los documentos de origen externo son todos aquellos que necesita la Universidad como consulta
para validar los procesos, como por ejemplo: leyes, decretos, resoluciones, circulares, directivas,
guas de funcionamiento y similares.

Estos documentos sern identificados en el Normograma de la Universidad y sern consultados
por Internet directamente entrando en las pginas de las Entidades que las expiden (Ejemplo:
Ministerio de Educacin) o a travs del link en el Normograma.

El Normograma ser actualizado por la Oficina Jurdica conforme al Instructivo que define la
metodologa para incorporacin de la normatividad externa de la universidad del Atlntico.


No. Descripcin Responsables
Documento/
Registros
1. Identificar y analizar la necesidad de crear,
modificar o eliminar un documento del Sistema
Integrado de Gestin (SIG).

Nota: Se revisa la importancia del mismo para el
SIG, en cuanto a que sea:
- Requerido por el SIG.
- Necesario para cumplir requisitos
legales y reglamentarios.
- Necesario para el desarrollo de las
actividades de la Universidad.
Todos los
funcionarios






2. Diligenciar el formato Solicitud de creacin,
modificacin o eliminacin de documentos que
se encuentra en la pgina WEB, una vez
efectuado el anlisis y justificada la necesidad.
Para el caso de modificaciones, solicitar por
correo electrnico a la Oficina de Planeacin el
documento que se va a modificar y realizar los
cambios requeridos utilizando la opcin de
control de cambios para Word y para Excel
utilizar las fuentes de la letra en color rojo para
identificar los cambios. En caso de elaboracin
de un documento nuevo, se debe realizar en la
Todos los
funcionarios


6. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES


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No. Descripcin Responsables
Documento/
Registros
plantilla establecida.
3. Enviar por correo electrnico al Responsable del
proceso el documento modificado junto con el
formato Solicitud de creacin, modificacin o
eliminacin de documentos debidamente
diligenciado.
Todos los
funcionarios


4. Revisar y estudiar la solicitud y enviar por correo
electrnico a la Oficina de Planeacin el formato
Solicitud de creacin, modificacin o
eliminacin de documentos con su Vo. Bo. y
fecha de remisin, adjuntando el documento a
elaborar o modificar. En el caso de eliminacin,
solamente remitir el formato.
Responsable de
Proceso


5. Revisar la solicitud de creacin, modificacin o
eliminacin para el SIG y solicitar ampliar o
mejorar la justificacin si se requiere.
Profesional Oficina
de Planeacin

Solicitud aprobada?.
6. NO: Tramitar el Vo. Bo. del Jefe de la Oficina de
Planeacin y comunicar al responsable del
proceso diligenciando el formato Solicitud de
creacin, modificacin o eliminacin de
documentos.
Regresar a la Actividad 1.
Profesional Oficina
de Planeacin

SI: La solicitud es de eliminacin, creacin o
modificacin?.

7. ELIMINACIN: Ingresar a la pgina web, retirar
el documento y actualizar el Listado Maestro de
Documentos segn sea el caso. FIN.
Profesional Oficina
de Planeacin

8. CREACIN O MODIFICACIN: Revisar el
documento teniendo en cuenta los criterios y
metodologas que existen en el SIG
Profesional Oficina
de Planeacin

Cumple con los criterios del SIG?.
9. NO: Devolver al Lder del Proceso para que
realice los ajustes de acuerdo con las
observaciones y sugerencias de la Oficina de
Planeacin.
Profesional Oficina
de Planeacin

10. Tramitar las modificaciones y remitir el
documento ajustado a la Oficina de Planeacin
con el Vo. Bo. del Lder del proceso.

Lder de Proceso
11. SI: Dar concepto de aprobacin y tramitar Vo.
Bo. del Jefe de la Oficina de Planeacin y
coomunicar al Lder de proceso.
Profesional Oficina
de Planeacin
.
12. Codificar el documento creado o registrar las
modificaciones realizadas al documento en el
cuadro de control de cambios que aparece al
final del mismo para los casos que aplique.
Profesional Oficina
de Planeacin

13. Imprimir el documento y tramitar con la instancia Profesional Oficina


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PGINA: 8 DE 8
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No. Descripcin Responsables
Documento/
Registros
de aprobacin definida en el POLTICAS Y
CONDICIONES DE OPERACIN de este
procedimiento. .
de Planeacin
14. Aprobar el documento creado o modificado.
Firmar los documentos en revis y aprob
segn sea el caso.
Instancia de
Aprobacin

15. Actualizar el Listado Maestro de Documentos
segn sea el caso.
Profesional Oficina
de Planeacin

16. Publicar el documento creado o modificado en
la pgina WEB.
Profesional Oficina
de Planeacin

17. Divulgar y capacitar a los funcionarios
involucrados; en todos los casos, se debe
diligenciar la lista de asistencia.
Responsable de
Proceso
Lista de
Asistencia
18. Asegurar el acceso y disponibilidad de las
versiones vigentes de los documentos del SIG
en pgina Web.
Jefe de Oficina de
Planeacin y Jefe
de Oficina
Informtica



Estatuto General de la Universidad del Atlntico
Norma NTC GP 1000:2004
MECI 1000:2005


Solicitud de creacin, modificacin o eliminacin de documentos FOR-GC-001.
Formato de listado maestro de documentos FOR-GC-002.
Procedimiento de control de registros PRO-GC-002.

7. NORMATIVA Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
8. REGISTROS
9. CONTROL DE CAMBIOS
VER FECHA ELABOR DESCRIPCIN
0
Noviembre 24 de
2009
Teobaldo Escorcia VERSION ORIGINAL