Ghid Formare Profesionala

MINISTERUL FINANELOR PUBLICE
UNITATEA CENTRAL DE ARMONIZARE PENTRU AUDITUL PUBLIC INTERN

GHID PRACTIC

MISIUNEA DE AUDIT PUBLIC INTERN

PERFECIONAREA ACTIVITII DE
PREGTIRE PROFESIONAL CONTINU
A PERSONALULUI

Aprobat:
Director Marcel GHI

Avizat:
ef birou Croitoru Ion

Elaborat:
Nicolau Cornelia auditor superior

Prezentul ghid general este elaborat n baza art. 8 lit. c) din Legea nr. 672/2002 privind
auditul public intern, republicat, cu modificrile ulterioare i a Normelor generale privind
exercitarea activitii de audit public intern aprobate prin H.G. nr. 1086/2013.

Bucureti
2014

2

CUPRINS

CUVNT NAINTE 3
ETAPA I. PREGTIREA MISIUNII 5
1.1 Iniierea auditului intern 5
1.1.1 Ordinul de serviciu 5
1.1.2 Declaraia de independen 6
1.1.3 Notificare privind declanarea misiunii de audit public intern 9
1.2 edina de deschidere 11
1.2.1 Minuta edinei de deschidere 11
1.3 Colectarea i prelucrarea informaiilor 12
1.3.1 Chestionarul de luare la cunotin 12
1.3.2 Studiu preliminar 17
1.4 Analiza riscurilor i evaluarea controlului intern 39
1.4.1 Stabilirea punctajului total al riscurilor i ierarhizarea riscurilor 39
1.4.2 Chestionarul de control intern 42
1.4.3 Evaluarea gradului de ncredere n controlul intern 46
1.5 Elaborarea Programului misiunii de audit public intern 50
1.6.1 Programul misiunii de audit public intern 50
ETAPA II. INTERVENIA LA FAA LOCULUI 54
2.1 Colectarea i analiza probelor de audit 54
2.1.1 Obiectiv 1: Adecvarea i suficiena programelor anuale de pregtire profesional
continu a personalului: test; FIAP.
54
2.1.2 Obiectiv 2: Asigurarea performanei procesului de pregtire profesional continu
a personalului: test; FIAP.
71
2.1.2. Obiectiv 3: Asigurarea competenelor i responsabilitilor adecvate pentru
derularea eficient a procesului de pregtire profesional continu
76
2.2 edine de nchidere 90
2.2.1 Minuta edinei de nchidere 90
ETAPA III. RAPORTAREA REZULTATELOR MIISUNII 91
Proiectul Raportului misiunii de audit public intern 91
Raportul misiunii de audit public intern 105
Sinteza Raportului misiunii de audit public intern 119
ETAPA IV. URMRIREA RECOMANDRILOR 122
Fia de urmrire a implementrii recomandrilor 122

3

CUVNT NAINTE

Ghidul practic privind misiunea de audit public intern ,,Perfecionarea activitii de
pregtire profesional continu a personalului reprezint un model practic de desfurare a
unei astfel de misiuni de audit intern, prin parcurgerea n detaliu, a fiecrei proceduri. Ghidul
poate fi utilizat de entitile din sectorul public i n acelai timp poate reprezenta suportul pentru
realizarea, de ctre fiecare structur de audit intern a unor ghiduri practice privind auditul public
intern.
Elaborarea ghidului practic s-a realizat avnd la baz prevederile art. 8 lit. c) din Legea nr.
672/2002 privind auditul public intern, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare i
Normele generale privind exercitarea activitii de audit public intern, aprobate prin HG nr.
1086/2013, potrivit crora UCAAPI are ca atribuie dezvoltarea i implementarea de proceduri i
metodologii uniforme, bazate pe standardele internaionale de audit intern.
La elaborarea acestui model de ghid practic s-a avut n vedere definiia auditului
performanei din cadrul normativ naional, potrivit creia auditului performanei este o ,,activitate
care examineaz dac criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor i sarcinilor entitii
publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor i apreciaz dac rezultatele sunt conforme cu
obiectivele.
Auditul performanei este o activitate independent i obiectiv de analiz complex a
activitilor/proceselor/programelor/proiectelor din entitatea public, conceput s aduc un plus de
valoare acestora, cu scopul msurrii nivelului eficacitii, eficienei i economicitii atins prin gestionarea
fondurilor destinate ndeplinirii obiectivelor propuse.
Ghidul privind misiunea de audit public intern privind perfecionarea activitii de pregtire
profesional continu a personalului a fost elaborat prin parcurgerea procedurilor i documentelor specifice
structurate pe etapele derulrii unei misiuni de audit intern stabilite prin normele generale, astfel:
- n etapa Pregtirea misiunii au fost elaborate documentele prevzute de norme, fiind
aduse clarificri, n special, cu privire la modul concret de realizare a procedurilor de Colectarea i
prelucrarea informaiilor i Analiza riscurilor i evaluarea controlului intern i succesiunea
documentelor;
- n etapa Intervenia la faa locului au fost elaborate documente pentru a prezenta
modalitatea de utilizare a diferitelor tehnici de audit, cu ajutorul crora sunt stabilite constatrile
care vor fi menionate n Raportul misiunii de audit public intern;
- n etapa de Raportarea rezultatelor misiunii s-a urmrit elaborarea unui model de
Raport misiunii de audit public intern structurat pe obiectivele stabilite pentru auditare astfel nct
acesta s comunice clar cititorului obiectivele, perioada de timp acoperit de audit, aria de
cuprindere, constatrile, concluziile auditului i recomandrile formulate;
- n etapa Urmrirea recomandrilor s-a urmrit caracterul adecvat, eficacitatea i
oportunitatea aciunilor ntreprinse pentru implementarea recomandrilor formulate.
Obiectivele misiunii de audit public intern privind ,,Perfecionarea activitii de pregtire
profesional continu a personalului au fost urmtoarele:
Adecvarea i suficiena programelor de pregtire profesional continu a personalului;
Asigurarea performanei procesului de pregtire profesional continu a personalului;
Asigurarea competenelor i responsabilitilor adecvate n vederea derulrii eficiente a
activitii de formare profesional.

4

Metodologia de derulare a misiunii de audit public intern
Metodologia de derulare a misiunii de audit public intern ,, Perfecionarea activitii de
pregtire profesional continu a personalului presupune parcurgerea n cadrul fiecrei etape a
activitilor specifice i elaborarea documentelor aferente, conform schemei prezentate n
continuare.

Etape Proceduri Cod Documente
Elaborarea Ordinului de
serviciu
P-01 Ordinul de serviciu
Elaborarea Declaraiei de
independen
P-02 Declaraia de independen
Iniierea
auditului
intern
Elaborarea Notificrii privind
declanarea misiunii de audit
public intern
P-03 Notificarea privind declanarea
misiunii de audit public intern
edina de deschidere P-04 Minuta edinei de deschidere
Constituirea/actualizarea
dosarului permanent
P-05 Chestionarul de luare la cunotin Colectarea i
prelucrarea
informaiilor Prelucrarea i documentarea
informaiilor
P-06

Studiul preliminar

Evaluarea riscurilor
P-07

Stabilirea punctajului total al riscurilor
i ierarhizarea riscurilor
Chestionarul de control intern
Analiza
riscurilor i
evaluarea
controlului
intern

Evaluarea controlului intern
P-08
Evaluarea gradului de ncredere n
controlul intern
Pregtirea
misiunii

Elaborarea Programului misiunii de audit
public intern
P-09

Programul misiunii de audit public
intern
Teste
Chestionar list de verificare - CLV; foi
de lucru; interviuri; chestionare etc.
Efectuarea testrilor i
formularea constatrilor
P-10

Foi de lucru
Analiza problemelor i
formularea recomandrilor
P-11 Fi de Identificare i Analiz a
Problemei - FIAP
Colectarea
i analiza
probelor de
audit
Analiza i raportarea
iregularitilor
P-12 Formular de Constatare i Raportare a
Iregularitilor FCRI
Revizuirea documentelor i constituirea
dosarului de audit
P-13

Nota centralizatoare a documentelor de
lucru
Intervenia
la faa
locului
edina de nchidere P-14 Minuta edinei de nchidere
Elaborarea proiectului
Raportului misiunii de
audit public intern
P-15 Proiectul Raportului misiunii de audit
public intern
Transmiterea proiectului
Raportului misiunii de
audit public intern
P-16 -
Elaborarea
proiectului
Raportului
misiunii de
audit public
intern
Reuniunea de conciliere P-17 Minuta Reuniunii de conciliere
Raportul misiunii de audit
public intern
P-18 Raportul misiunii de audit public intern
Raportarea
rezultatelor
misiunii

Elaborarea
Raportului
misiunii de
audit public
intern
Difuzarea Raportului
misiunii de audit public
intern
P-19 -
Urmrirea
recoman-
drilor
Urmrirea recomandrilor

P-21 Fi de urmrire a implementrii
recomandrilor

S

U

P

E

R

V

I

Z

A

R

E

A

P-20
5

Entitatea public
Compartimentul Audit Public Intern
Nr. 76456 data 15.01.2014

ORDIN DE SERVICIU

n conformitate cu prevederile art. 13, lit. c din Legea nr. 672/2002 privind auditul public
intern, republicat, cu modificrile ulterioare, HG nr. 1086/2013 pentru aprobarea a Normelor
generale privind exercitarea activitii de audit public intern i a Planului anual de audit
public intern pentru anul 2014, n perioada, 03.02.2014 28.02.2014 se va efectua o misiune de
audit public intern la nivelul entitii, cu tema ,, Perfecionarea activitii de pregtire
profesional continu a personalului

Perioada supus auditrii: 01.01.2012 31.12.2013

Scopul misiunii const n analiza responsabilitilor asumate de conducerea Direciei Resurse
Umane Serviciul Pregtire Profesional cu privire la organizarea i realizarea activitilor n mod
eficient i eficace.

Obiectivele generale ale misiunii sunt:
1. Adecvarea i suficiena programelor de pregtire profesional continu a personalului;
2. Asigurarea performanei procesului de pregtire profesional continu a personalului;
3. Asigurarea competenelor i responsabilitilor adecvate n vederea derulrii eficiente a
Menionm c se va efectua un audit al performanei activitii de pregtire profesional
continu.

Echipa de audit este format din urmtorii auditori interni:
Popescu George, auditor superior, coordonatorul misiunii de audit intern;
Ionescu Corneliu, auditor principal.
Supervizorul misiunii de audit este doamna Slvescu Dana, care are i calitatea de ef al
compartimentului de audit public intern

ef Compartiment Audit Intern,
Slvescu Dana

Not:
Ordinul de serviciu se ntocmete de ctre conductorul structurii de audit intern pe baza
Planului anual de audit intern. Reprezint mandatul de intervenie dat de ctre structura de
audit intern auditorului/echipei de auditori care va efectua misiunea de audit public intern i
repartizeaz sarcinile auditorilor nominalizai pentru efectuarea misiunii.
Definete domeniul de intervenie al auditului i informeaz responsabilii de realizarea misiunii
asupra urmtoarelor:
- cadrul juridic privind realizarea misiunii de audit public intern;
- domeniul auditului;
- obiectivele generale ale misiunii de audit public intern;
- perioada efecturii misiunii de audit public intern;
- numele i prenumele auditorilor desemnai s realizeze misiunea de audit public
intern.
6

Entitatea public
Compartimentul de Audit Public Intern

DECLARAIA DE INDEPENDEN

Nume i prenume: Popescu George
Misiunea: Perfecionarea activitii de pregtire profesional continu a personalului

Data: 15.01.2014
Nr.
crt.
Declararea conflictelor de interese i a incompatibilitilor Da Nu
1. Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu persoane din
cadrul entitii/structurii ce va fi auditat care ar putea s v limiteze msura n
care putei s intervenii i s constatai deficiene de orice fel cu privire la
misiunea de audit public intern al performanei?
X
2. Avei idei preconcepute fa de persoane, activiti, procese, programe, grupuri,
care au legtura cu structura ce va fi auditat i care ar putea s v influeneze n
X
3. Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod
n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat?
X
4. Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral
sau parial de Uniunea European?
X
5. Ai fost implicat() n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale
entitii/structurii ce va fi auditat?
X
6. Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu
conductorul entitii/structurii ce va fi auditat?
X
7. Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau
primirea de redevene de la vreun grup, organizaie sau nivel guvernamental, care
are legtur cu entitatea/structura ce va fi auditat?
X
8. Ai aprobat nainte documente, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru
entitatea/structura ce va fi auditat?
X
9. Ai fost/sau suntei implicat n inerea evidenei contabile la entitatea/structura ce
va fi auditat?
X
10. Ai avut/sau avei vreun interes personal care influeneaz sau pare s influeneze
ndeplinirea atribuiilor de serviciu cu imparialitate i obiectivitate fa de
X
11. Putei evalua eficacitatea proceselor i sistemelor n raport cu cerinele
specificate i conformitatea obiectivelor cu politica entitii?
X
12. Dac n timpul misiunii de audit public intern apar incompatibiliti personale,
externe sau organizaionale care afecteaz obiectivitatea dvs. de a lucra i a
elabora rapoarte de audit impariale, notificai eful compartimentului de audit
public intern?
X

1. Incompatibiliti personale: Nu este cazul
2. Pot fi eliminate incompatibilitile: Nu este cazul
3. Dac da, explicai cum anume: Nu este cazul

Auditor intern, eful Compartimentului Audit Public Intern,
Popescu George Slvescu Dana

7

Entitatea public

DECLARAIA DE INDEPENDEN

Nume i prenume: Ionescu Corneliu
Misiunea: Perfecionarea activitii de pregtire profesional continu a personalului

Data: 15.01.2014
Nr.
crt.
Declararea conflictelor de interese i a incompatibilitilor Da Nu
1. Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu persoane din
cadrul entitii/structurii ce va fi auditat care ar putea s v limiteze msura n
care putei s intervenii i s constatai deficiene de orice fel cu privire la
misiunea de audit public intern?
X
2. Avei idei preconcepute fa de persoane, activiti, procese, programe, grupuri,
care au legtura cu structura ce va fi auditat i care ar putea s v influeneze n
X
3. Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod
n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat?
X
4. Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral
sau parial de Uniunea European?
X
5. Ai fost implicat() n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale
entitii/structurii ce va fi auditat?
X
6. Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu
conductorul entitii/structurii ce va fi auditat?
X
7. Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau
primirea de redevene de la vreun grup, organizaie sau nivel guvernamental, care
are legtur cu entitatea/structura ce va fi auditat?
X
8. Ai aprobat nainte documente, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru
X
9. Ai fost/sau suntei implicat n inerea evidenei contabile la entitatea/structura ce
va fi auditat?
X
10. Ai avut/sau avei vreun interes personal care influeneaz sau pare s influeneze
ndeplinirea atribuiilor de serviciu cu imparialitate i obiectivitate fa de
X
11. Putei evalua eficacitatea proceselor i sistemelor n raport cu cerinele
specificate i conformitatea obiectivelor cu politica entitii?
X
12. Dac n timpul misiunii de audit public intern apar incompatibiliti personale,
externe sau organizaionale care afecteaz obiectivitatea dvs. de a lucra i a
elabora rapoarte de audit impariale, notificai eful compartimentului de audit
public intern?
X

1. Incompatibiliti personale: Nu este cazul
2. Pot fi eliminate incompatibilitile: Nu este cazul
3. Dac da, explicai cum anume: Nu este cazul

Auditor intern, eful Compartimentului Audit Public Intern,
Ionescu Corneliu Slvescu Dana
8

Not:

Independena auditorilor interni nominalizai pentru realizarea unei misiuni trebuie declarat, motiv
pentru care, fiecare membru al echipei de audit intern va ntocmi Declaraia de independen.
Declaraia de independen trebuie s asigure:
- eliminarea incompatibilitilor auditorului intern fa de conducerea structurii auditate i fa de
salariaii ai cror activiti le supune auditrii,
- asigurarea independenei fa de activitile pe care le supune auditrii, respectiv s nu fi fost
implicat n realizarea acestora o perioad de cel puin trei ani n urm;
- capacitatea profesional a auditorului intern, respectiv cunotine i abilitii adecvate, de a
atinge obiectivele misiunii de audit intern i de a obine rezultatele ateptate.
Conductorul compartimentului de audit intern va urmri s nu desemneze un auditor, acolo unde
exist incompatibiliti personale i nu poate fi demonstrat obiectivitatea pentru entitatea auditat.
Dac n timpul efecturii misiunii de audit public intern apare o incompatibilitate, real sau
presupus, auditorii sunt obligai s informeze de urgen conductorul compartimentului de audit intern.

9

Entitatea public
Nr. 5423 din 15.01.2014

NOTIFICAREA PENTRU DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT
PUBLIC INTERN DE PERFORMAN

Ctre: Serviciul Formare Profesional
ef serviciu Stnescu Ioana

De la: eful Compartimentului Audit Intern
Referitor la: Misiunea de audit public intern Perfecionarea activitii de pregtire profesional
continu a personalului

n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2014, urmeaz ca n perioada 03.02.2014
28.02.2014 s efectum o misiune de audit public intern cu tema Perfecionarea activitii de
pregtire profesional continu a personalului.

Perioada supusa evalurii este perioada 01.01.2012 31.12.2013.

Scopul misiunii const n analiza responsabilitilor asumate de conducerea Direciei
Resurse Umane Serviciul Pregtire Profesional cu privire la organizarea i realizarea
activitilor n mod eficient i eficace. n acest sens, se va se va analiza modul n care Serviciul
Formare Profesional asigur un sistem adecvat de formare profesional a personalului la nivelul
entitii i se va urmri dac obiectivele sunt realizate n condiii de economicitate, eficien i
eficacitate.

Obiectivele generale ale misiunii sunt:
4. Adecvarea i suficiena programelor de pregtire profesional continu a personalului;
5. Asigurarea performanei procesului de pregtire profesional continu a personalului;
6. Asigurarea competenelor i responsabilitilor adecvate n vederea derulrii eficiente a

Ulterior, v vom contacta pentru a stabili, de comun acord, data i modul de organizare a edinei
de deschidere a misiunii n cadrul creia vom avea n vedere:
a. prezentarea auditorilor;
b. prezentarea i documentarea obiectivelor generale ale misiunii;
c. scopul misiunii;
d. modalitatea de desfurare a misiunii , persoanele de contact;
e. alte aspecte.

Pentru facilitarea procesului de evaluare a performanei sistemului de pregtire profesional a
personalului, v rugm s ne punei la dispoziie documentaia necesar privind :
planificarea, organizarea i controlul activitilor auditabile;
cadrul normativ i reglementrile aplicabile domeniului auditat;
lista obiectivelor generale i specifice, care fac referire la activitatea Serviciului Formare
Profesional;
planurile privind pregtirea profesional continu a personalului pentru anii 2012-2013;
Strategia i politicile n domeniul pregtirii profesionale continue a personalului;
organigrama, manuale operaionale, Regulamentul de organizare i funcionare i fiele
10

posturilor;
indicatorii/intele/modalitile de cuantificare a performanelor;
rapoartele de audit intern aferente domeniului auditabil, proceduri operaionale, care stau la baza
desfurrii activitii;
statistica seminariilor i cursurilor organizate, a tematicilor i participanilor .a.

Pentru eventualele ntrebri privind desfuarea misiunii, v rog s contactai pe domnul Popescu
George auditor intern, coordonatorul misiunii, la telefon , e-mail .
.
Cu deosebit consideraie,

Data: 15.01.2014
ef Compartiment Audit Intern
Slvescu Dana

Not:
Notificarea privind declanarea misiunii de audit public intern se comunic structurii auditate cu
cel puin 15 zile calendaristice nainte de declanarea miisunii.
Scopul notificrii este de a anuna structura auditat de intenia compartimentului de audit intern n
legtur cu realizarea misiunii de audit public intern, precum i de a da posibilitatea structurii auditate s
aduc la zi evidenele i s pregteasc documentele necesare n vederea asigurrii desfurrii
corespunztoare a misiunii.
Notificarea privind declanarea misiunii de audit public intern de regul, cuprinde urmtoarele
informaii referitoare la:
- scopul misiunii de audit public intern ;
- obiectivele generale ce vor fi avute n vedere de auditori;
- durata misiunii;
- documentele pe care structura auditat trebuie s la pun la dispoziia auditorilor;
- modul de abordare a misiunii.
Transmiterea Notificrii asigur ntiinarea structurii auditate asupra misiunii de audit public
intern ce urmeaz a fi efectuat i permite obinerea documentelor necesare n vederea realizrii cercetrii
preliminare.

11

PREGTIREA MISIUNII Compartiment Audit
Intern edina de deschidere

Data: 03.02.2014
Domeniu/activitatea evaluat: Formare profesional
Denumire misiune: Perfecionarea activitii de pregtire profesional continu a personalului
Document redactat de: Popescu George/Ionescu Corneliu
Supervizat: Slvescu Dana

MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE

Lista participanilor:

Numele i
prenumele
Funcia Entitatea/structura auditat Semntura
Slvescu Dana Sef compartiment SAI

Popescu George Auditor intern SAI

Ionescu Corneliu Auditor intern SAI

Stefanescu Mihai Director General Direcia general resurse umane

Tomescu Viorel ef serviciu
Serviciul sintez, metodologie i
reglementri Direcia general
resurse umane

Stnescu Ioana ef serviciu Serviciul Formare Profesional

Cristea Gabriel
Coordonator
compartiment
Compartiment metodologie, planificare,
evaluare programe si asigurarea calitii

Nicolae Ana
Coordonator
compartiment
Compartimentul implementarea
programelor de formare, evidene si
raportri

Manea Ion
Coordonator
compartiment
Compartimentul relaii inter-
instituionale in domeniul formrii, la
nivel naional si internaional

Florea Cristiana
Coordonator
compartiment
Compartiment informare, documentare,
bibliotec

Stenograma edinei

n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la:
- prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit public intern;
- prezentarea caracteristicilor auditului performanei, particularitile i flexibilitatea acestuia,
comparativ cu auditul de regularitate;
- prezentarea temelor si obiectivelor auditului performanei care se va realiza i prioritile stabilite.
Entitatea auditat i-a exprimat punctul de vedere cu privire la tema misiunii, fiind n totalitate de
acord cu acestea i recunoscnd existena posibilitilor de mbuntire a activitii;
- prezentarea modului de derulare a metodologiei auditului performanei;
- stabilirea persoanelor care vor fi contactate de ctre auditorii interni n vederea colectrii
informaiilor, a programului ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;
- stabilirea condiiilor minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de
audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitile de editare etc.);
- convenirea unor aspecte procedurale, respectiv informare sistematic asupra constatrilor,
programarea unor edine intermediare n cursul auditului;
- pentru facilitarea procesului de evaluare a performantei, au fost solicitate informaii referitoare la:
planurile anuale (2011-2013), politici i strategii n domeniu, obiectivele stabilite n cadrul
departamentului i organigram;
- stabilirea modalitii de redactare a Raportului privind auditul performanei.
12

PREGTIREA MISIUNII Compartiment
Audit Intern Colectarea i prelucrarea informaiilor

Data: 04.02.2014

CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOTIN

Nr.
crt.
NTREBAREA DA NU COMENTARII
I. Cunoaterea contextului socio-economic specific domeniului de formare profesional a
personalului
1. Procesul de formare profesional a
personalului din entitatea public se
bazeaz pe politici, proceduri i
metodologii practice?

Da

-
Structura a elaborat politici i strategii, cu
obiective i indicatori
2. Conducerea entitii publice
contientizeaz importana formrii i
dezvoltrii profesionale continue a
personalului?

-

-

Nu s-a putut finaliza n aceast faz. Se va
finaliza la edina deschidere.
3. Activitatea de formare profesional la
nivelul entitii publice se realizeaz
la nivelul unei singure structuri?
- - Serviciul Formare Profesional este
organizat ca structur distinct din anul
2013. n celelalte structuri exist un
responsabil cu formarea profesional.
.4. Activitatea Serviciului Formare
Profesional se realizeaz pe baz de
programe multianuale i anuale?

Da

-

5. Programele de formare profesional a
personalului cuprind informaii despre
aciunile de instruire:
- tema aciunii de instruire
- perioada de derulare
- lectorii
- locaia
- grupul int al participanilor s.a.?

Da

-
Parial. Nu n toate cazurile programele
respect structura standard
6. Sunt urmrite i respectate termenele
de derulare a aciunilor de instruire
profesional?

Da

-

7. Sunt realizate actualizri ale
programelor activitii de pregtire
profesional?

-

Nu
n principiu, sunt pstrate condiiile iniiale
planificate. Dac sunt actualizri, nu toate
modificrile/ completrile programelor au
justificri reale i obiective.
8. Costurile privind activitatea de
formare profesional a personalului
prevzute n bugetul entitii i sunt
suficiente?

-

-
finaliza n cadrul edinei de deschidere.
9. Exist preocupri pentru reducerea
justificat a costurilor aciunilor de
instruire profesional?

-

Nu
Se dorete reducerea costurilor, dar prin
reducerea volumului de activitate
10. Este evaluat calitatea aciunilor de
pregtire profesional realizate i dac
acestea au contribuit la mbuntirea
cunotinelor profesionale ale

-

Nu
Recent au fost introduse chestionare de
satisfacere a lectorilor i participanilor.

13

cursanilor?
11. n cazul unor nemulumiri,
beneficiarii instruirii profesionale i
pot manifesta aceast atitudine n
chestionarele de evaluare?

-

-
Parial. Chestionarele de evaluare nu sunt
complete i analizate i de multe ori nu s-a
solicitat completarea lor.
12. Numrul aspectelor negative
semnalate n chestionarele de evaluare
este mare pentru o singur aciune de
instruire?

-

Nu

13. Exist un sistem de motivare al
personalului?
- Nu
14. Programele de formare profesional a
personalului sunt realizate?

Da

-
Parial. Sunt realizate i aciuni de instruire
profesional neplanificate.
15. Aciunile de formare profesional a
personalului din entitatea public sunt
corelate cu resursele financiare
disponibile?

Da

-
Parial. Sunt situaii n care unele seminarii
nu au fost realizate datorit lipsei resurselor
financiare
16. Aciunile de formare profesional
planificate i derulate contribuie la
atingerea obiectivelor entitii
publice?

-

-
Nu n totalitate. Nu exist feed-back optim
cu structurile direct interesate.
17. Exist un feed-back corespunztor
ntre Serviciul Formare Profesional
i responsabilii cu pregtirea
profesional de la nivelul structurilor
organizatorice din entitatea public?

-

Nu

18. Sunt realizate aciuni de cunoatere a
nevoilor de formare profesional
pentru a se determina oportunitatea
unei aciuni de instruire profesional?

-

Nu

19. Este dezvoltat i implementat o
politic de gestionare a formatorilor
interni i externi?

-

-
finaliza la deschidere.
20. Formatorii sunt selectai n funcie de
nevoile i cerinele identificate?

-

Nu

21. Sunt utilizai formatorii proprii ori de
cte ori pregtirea profesional a
acestora acoper domeniul aciunilor
de instruire profesional?

-

Nu
Formatorii proprii nu sunt solicitai.
22. Stabilirea unui anumit tip de
formatori (interni i/sau externi) s-a
realizat de fiecare dat, avndu-se n
vedere eficiena i eficacitatea
aciunilor de instruire profesional?

-

Nu
S-a luat oferta cea mai avantajoas
economic i foarte puin sunt utilizai
formatorii interni.
23. Sunt ncheiate contracte cu furnizori
externi pentru aciunile de instruire
organizate n cadrul entitii publice?

Da

-

24. Sunt organizate licitaii pentru
ncheierea acestor contracte?

Da

-

25. Sunt cunoscute i respectate
procedurile de atribuire a acestor
contracte?

Da

-

26. Sunt respectate contractele ncheiate? Da -
27. Fiele posturilor identific abilitile
necesare realizrii activitilor?
Da -
14

28. Conducerea asigur un feed-back
permanent cu personalul?
- Nu
29. Responsabilitile posturilor sunt clar
definite?
Da -
30. Personalul cunoate competena
funciei?

-

-
finaliza la deschidere.
31. Personalul deine cunotinele
specifice solicitate de nivelul
posturilor?

Da

-
La angajare au fost respectate condiiile
ocuprii posturilor specifice Serviciului
Formare Profesional.
32. Sarcinile sunt definite nct s asigure
o bun cooperare ntre posturile de
acelai nivel?

Da

-

33. Sunt realizate sondaje cu privire la
moralul i satisfacia personalului?
- Nu
34. Rezultatele individuale sunt
recunoscute i apreciate?
- Nu
35. Exist o repartizare zilnic a
sarcinilor?
- Nu
36. Realizarea sarcinilor este urmrit
zilnic?
- Nu
37. Exist un sistem de evaluare a
personalului?
Da - Rapoartele de evaluare profesional
individual, anuale.
38. Relaiile ierarhice asigur o bun
colaborare ntre posturile de
conducere i cele de execuie?

Da

-

39. Delegarea de competene asigur
continuitatea activitilor?
Da -

II. Cunoaterea contextului organizaional privind desfurarea procesului de pregtire
profesional a personalului
1. Entitatea public are obiective
strategice bine definite n ceea ce
privete domeniul resurselor umane?

Da

-
Strategia entitii publice are definit un
obiectiv n domeniul resurselor umane.
2. Entitatea public are obiective
generale cu privire la formarea
profesional?

Da

-
Este definit un obiectiv general privind
formarea profesional a personalului.
3. La nivelul Serviciului Formare
Profesional sunt definite obiective
specifice?
Da - Sunt stabilite 5 obiective specifice
4. Obiectivele specifice stabilite
acoper n totalitate atribuiile
Serviciului Formare Profesional?

Da

-
Dar nu toate sunt definite prin respectarea
caracteristicilor SMART
5. Obiectivele specifice Serviciului
Formare Profesional au stabilii
indicatori de performan/rezultate
pentru urmrirea ndeplinirii lor?

Da

-

6. Cum este organizat Serviciul Formare
Profesional?
- - Serviciul are 2 compartimente funcionale.
7. Care sunt relaiile de subordonare? - - Nivelurilor ierarhice urmtoare
8. Serviciul Formare Profesional
rspunde cerinelor entitii publice
sau a mediului n care acioneaz?

Da

-

9. Exist un sistem de promovare al
salariailor?
- Nu
15

10. Exist organigram la nivelul
Da -
11. Organigrama exprim relaiile
funcionale?
Da -
12. Exist fie ale posturilor din cadrul
Da -
13. Fiele posturilor definesc clar
condiiile specifice ale acestora?
Da -
14. Fiele posturilor stabilesc sarcinile
posturilor?
Da -
15. Este respectat principiul echilibrului
dintre sarcini i competene?

- Nu n principiu, toi salariaii au aceleai
sarcini. De multe ori, sarcinile sunt
ndeplinite de personal fr experiena i cu
atribuie expres n fia postului.
16. Sunt stabilite competenele la nivelul
fiecrui post?
- Nu
17. Nivelul de calificare al posturilor este
adaptat necesitilor?

Da
-
18. Sarcinile posturilor de conducere
difer de cele ale posturilor de
execuie?

Da

-

19. Exist un circuit total al documentelor
la nivelul Serviciului Formare
Profesional?
- Nu
20. Posturilor existente corespund
tatului de funcii aprobat?
Da -
..
III. Cunoaterea funcionrii departamentului de formare profesional a personalului
1. Organizarea i desfurarea
procesului de formare profesional a
personalului respect metodologia i
legislaia n vigoare?
Da -

2. Exist registru de coresponden la
nivelul Serviciului Formare
Profesional?
Da -
3. Serviciul Formare Profesional are
elaborate proceduri operaionale?
Da - Procedurile operaionale sunt elaborate,
verificate i avizate
4. Procedurile operaionale acoper toate
activitile serviciului?
Da -
5. Procedurile operaionale definesc clar
responsabilitile?
Da -
6. Procedurile operaionale asigur
separarea sarcinilor?
Da -
7. Procedurile operaionale sunt
cunoscute i utilizate n practic?

-

Nu

8. Exist o procedur de sistem privind
activitatea de formare profesional la
nivelul entitii publice?

Da

-
Procedura prezint principiile generale
aferente activitii de formare profesional a
personalului
9 Pentru procesul de formare
profesional a personalului este
responsabil un membru din
conducerea superioar?

Da

-
Serviciul Formare Profesional este n
subordinea directorului general adjunct
resurse umane.
10. Activitile derulate n cadrul
Serviciului Formare Profesional sunt

-

-
Orice document privind formarea
profesional este avizat pentru
16

supervizate? conformitate i legalitate
11. Conducerea superioar are experien
n domeniul formrii i dezvoltrii
profesionale a personalului?

-

Nu

12. Deciziile entitii i-au n considerare
i rezultatele procesului de formare
profesional?

-

Nu

13. Derularea activitilor asigur
conformitatea cu procedurile
operaionale elaborate?

Da

-

14. Programele de pregtire profesional
sunt elaborate n funcie de nevoile de
pregtire existente?

-

Nu

15. Se au n vedere metode noi, de tip
informatic, pentru derularea aciunilor
de instruire profesional?

Da

-
Metoda e-learning este de perspectiva
Serviciului Formare Profesional.
16. Personalul cunoate i nelege
strategia n domeniul formrii
profesionale?

Da

-

17. Exist o politic de gestiune a
informaiilor?
Da -
18. Nevoile i prioritile privind
formarea profesional sunt definite i
stabilite cu toate prile interesate?

-

Nu
Planificarea nu se bazeaz pe o
fundamentare corespunztoare.

19. Se urmrete gestionarea riscurilor? - Nu Nu exist elaborat Registrul riscurilor.
20. Performana procesului de pregtire
profesional este msurat?

-

Nu

21. Rezultatele formrii profesionale
conduc la mbuntirea activitilor
entitii publice?

-

Nu
Rezultatele sunt raportate numai cu
referire la ncadrarea n plan.
22. Exist Regulament de Organizare i
Funcionare?
Da -
23. ROF-ul cuprinde atribuiile

Da

-

24. Exist un program de pregtire
profesional a salariailor Serviciului
Formare Profesional?

Nu

-

25. Strategia IT de la nivelul entitii
publice asigur i informatizarea

Da

-

26. Exist acces la internet, intranet .a.? Da -

Auditori interni, Supervizat,
Ionescu Corneliu
17

PREGTIREA MISIUNII Compartiment
Audit Intern Colectarea i prelucrarea informaiilor

Data: 04.02.2014

STUDIU PRELIMINAR

Studiul preliminar i propune s neleag mediul entitii privind activitatea de formare profesional,
s analizeze i s identifice problemele care mpiedic entitatea public s i realizeze obiectivele politicii
de formare profesional a personalului.
Prezentul studiu este structurat pe 6 capitole, astfel:
1. Analiza domeniului auditabil
2. Stabilirea ntrebrilor domeniului auditabil
3. Analiza obiectivelor domeniului auditabil
4. Analiza indicatorilor de performan
5. Analiza surselor de date utilizate de management.
6. Stabilirea ariilor auditabile

1. ANALIZA DOMENIULUI AUDITABIL

1.1. Prezentare general a entitii publice i a domeniului auditabil

Entitatea public este organ de specialitate al administraiei publice centrale, cu personalitate
juridic, n subordinea Guvernului, care aplic strategia i politica Guvernului i rspunde de realizarea
reformei n sectorul public. Colaboreaz cu celelalte entiti publice. Entitatea public nu are n subordine/n
coordonare/sub autoritate alte entiti publice.
Principiile care stau la baza activitii entitii publice sunt urmtoarele:
coerena, stabilitatea i predictibilitatea n domeniul propriu de activitate pe termen mediu;
armonizarea cadrului legislativ cu reglementrile Uniunii Europene;
ntrirea autoritii instituiei;
perfecionarea managementului fondurilor publice;
transparena activitii n toate domeniile sale de activitate;
colaborarea cu partenerii sociali;
asigurarea unui mediu de afaceri concurenial i predictibil.
Entitatea public este organizat dup natura activitilor i modul de desfurare, astfel:
- structuri organizatorice funcionale n cadrul crora se desfoar activitile funcionale,
denumite suport, care asigur condiiile economice, juridice, tehnice, de personal i informaionale pentru
realizarea atribuiilor entitii publice;
- structuri organizatorice de specialitate n cadrul crora se desfoar activitile de
specialitate pentru realizarea funciilor entitii publice.
Conducerea entitii publice asigur planificarea i coordonarea activitilor n vederea realizrii lor
i reprezint entitatea n raporturile cu celelalte entiti publice, precum i cu alte persoane fizice sau juridice
din ar sau strintate.
Resursele umane sunt n numr de 500 de persoane, ncadrate ca funcionari publici.
18

Entitatea public este structurat pe 10 direcii generale, 7 direcii, 65 servicii i 14 compartimente.
Responsabilitatea pentru organizarea procesului de formare profesional a personalului n cadrul
instituiei revine conducerii superioare, care a prevzut n organigram, n cadrul Direciei Generale de
Resurse Umane, Serviciul Formare Profesional, cu atribuii i competene n asigurarea implementrii i
realizrii activitii de pregtire i perfecionare profesional. Structura organizatoric, competenele i
responsabilitile specifice personalului acestui serviciu au fost stabilite prin Regulamentul de Organizare i
Funcionare, organigram i fiele posturilor salariailor.
Structura organizatoric nfiinat la nivelul entitii pentru a asigura realizarea activitii de formare
profesional a personalului este Serviciul Formare Profesional, a crui activitate este coordonat de un ef
de serviciu, subordonat direct directorului general adjunct al Direciei Generale Resurse Umane.
n cadrul politicii de formare profesional a salariailor se are n vedere ca obiective principale,
urmtoarele:
- adaptarea salariatului la cerinele postului;
- calificarea profesional a salariatului;
- actualizarea cunotinelor i deprinderilor specifice postului;
- reconversia profesional;
- promovarea n munc i dezvoltarea carierei profesionale.
Serviciul Formare Profesional are rolul de a realiza obiectivele generale ale organizaiei, urmrind prin
programele puse n practic dezvoltarea resurselor umane i a competenelor profesionale ale personalului n
concordan i la nivelul standardelor europene. De asemenea, exercit urmtoarele atribuii:
- asigurarea instruirii personalului pe principii de eficien, eficacitate i economicitate,
- asigurarea unei baze de informare i documentare privind activitatea de instruire pentru angajaii
proprii,
- realizarea colaborrilor interne i internaionale n domeniul instruirii,
- realizarea programelor anuale de instruire, precum i a rapoartelor anuale de activitate.
Serviciul Formare Profesional, are urmtoarea structur:
- Compartimentul strategie, metodologie, planificare
- Compartimentul implementarea programelor de formare, evaluare si raportare
Caracteristicile Serviciului Formare Profesional se evideniaz prin faptul c fiecare subdiviziune
organizatoric (compartiment) este specializat n efectuarea unor activiti complexe i convergente.
Acesta este dimensionat la un numr de 20 posturi (1 post de conducere i 19 posturi de execuie), care sunt
ocupate n totalitate. Din cele 20 de posturi, 19 sunt ocupate de personal cu studii superioare i un post,
respectiv cel de informare-documentare i bibliotec este ocupat de un salariat cu studii medii n domeniul
economic. Predomin studiile superioare economice (finane, contabilitate, management), respectiv 15
salariai, ceilali 4 salariai avnd studii superioare n domeniul IT. Se remarc, ca un aspect pozitiv,
stabilitatea personalului pentru ntreaga perioad auditat.
n concluzie, organizarea actual a Serviciului Formare Profesional permite realizarea activitilor de
formare profesional de la nivelul entitii publice. Analiza modului de repartizare a activitilor la nivel de
serviciu a pus n eviden faptul c toate activitile identificate sunt repartizate, asigurndu-se o delimitare
clar a acestora pe compartimente, evitarea suprapunerilor de activiti sau activiti redundante. Considerm
c pentru realizarea activitilor serviciului exist personal suficient i calificat.
Repartizarea activitilor derulate la nivelul Serviciului Formare Profesional pe cele 2
compartimente asigur o omogenitate a acestora, respectiv:
Compartimentul strategie, metodologie, planificare:
a) elaboreaz cadrul unitar normativ i metodologic specific pregtirii profesionale la nivelul
organizaiei;
b) elaboreaz planificarea instruirilor;
19

c) reglementeaz i implementeaz procedurile privind asigurarea standardelor de calitate a
formrii;
d) verific modul de respectare i aplicare a normelor n domeniul formrii profesionale de ctre
toate persoanele si structurile implicate;
e) efectueaz analiza nevoilor de formare;
f) realizeaz colaborarea cu alte instituii de formare din ar i din strintate;
g) stabilete contacte i elaboreaz protocoale de colaborare cu instituii de formare interne i
internaionale;
h) face demersurile necesare pentru participarea la instruirile organizate de alte instituii de formare
din ar i strintate.
Compartiment ul implementarea programelor de formare, evaluare i raportare:
a) desfoar procedurile pentru organizarea cursurilor din planificarea Serviciului,
b) realizeaz evidena instruirilor la care particip specialiti din entitate,
c) realizeaz evaluarea instruirilor desfurate,
d) actualizeaz permanent baza de date care conine informaii privind desfurarea activitile de
instruire.
e) gestioneaz fondul de carte i publicaiile organizaiei,
f) desfoar serviciile specifice de bibliotec pentru personalul propriu.
Principalele reglementri care au fost utilizate ca refereniale n cadrul acestei misiuni de audit, se
refer la:
Legea nr. 541/2003 pentru modificarea unor dispoziii ale Legii nr. 53/2003 - Codul muncii
Legea nr. 188/1999, republicat, privind Statutul funcionarilor publici
HG nr. 1209/2003 privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici
ANFP Ghid practic pentru evaluarea nevoilor de pregtire profesional
ndrumar metodologic pentru dezvoltarea controlului intern n entitile publice, elaborat de
Unitatea Central de Armonizarea a Sistemelor de Management Financiar i Control
Standardele de management/control intern aprobate prin OMFP nr. 946/2005 s.a.
n cursul misiunii de audit intern au fost avute n vedere i alte documente, prezentate detaliat ntr-un
document anex.

1.2. Analiza situaiei actuale privind activitatea de formare profesional din entitatea public

Evaluarea nevoilor de formare profesional a personalului
Analiza nevoilor de formare este n sarcina Serviciului Formare Profesional i este realizat cu
ajutorul responsabililor cu pregtirea profesional din cadrul structurilor entitii publice, grupul int fiind
reprezentat de toi salariaii entitii publice.
Selectarea i prioritizarea temelor ce urmeaz a fi cuprinse n planul de pregtire se realizeaz n
perioada septembrie-decembrie anul curent, pentru anul viitor, pe baza analizei nevoilor de formare.
Din evaluarea documentelor puse la dispoziie, respectiv cadrul normativ i materialele de
specialitate elaborate n cadrul Serviciului, a rezultat c analiza necesarului de instruire s-a bazat pe:
a) solicitarea de la toate structurile organizatorice de propuneri de instruire ale personalului,
pentru c la nivelul acestora se cunoate cel mai bine nevoia de instruire a personalului i exist interesul
pentru sprijinirea procesului de pregtire, att n susinerea organizrii cursurilor, ct i n urmrirea
diseminrii informaiilor primite de ctre participantul la curs i utilizarea n practic a cunotinelor
dobndite. Astfel, pentru perioada analizat s-a solicitat de la structurile funcionale ale entitii, dar avnd n
vederea c acestea nu au fost formalizate i astfel rspunsurile au fost general exprimate, fr justificare i
20

termen de finalizare. Astfel, din totalul de 60 de cereri de teme de instruire exprimate anual, n programele
elaborate nu se regsesc dect 5 (8%), restul fiind stabilite la nivelul Serviciului Formare Profesional.
b) modificarea cadrului normativ i cuprinderea n programele de pregtire profesional a
temelor noi, aprobate de conducerea entitii. Precizm c, direciile de specialitate nu au solicitat
organizarea de cursuri de instruire profesional, n timpul anului, cu privire la modificrile/completrile
cadrului normativ, dar Serviciul Formare Profesional cuprinde n program astfel de teme. Astfel, nu
ntotdeauna au fost obinute rezultatele dorite.
c) cursurile prevzute a se desfura n cadrul diverselor programe de twinning, unde Serviciul
Formare Profesional este implicat. La nivelul entitii publice au fost derulate 3 programe de twinning, care
au vizat tot attea direcii de specialitate i pentru care Serviciul Formare Profesional a avut sarcina
asigurrii suportului logistic. Din cadrul direciilor beneficiare au fost cooptai n programele de instruire
profesional toi salariaii, pe parcursul a 2 ani.
d) analiza nevoilor de formare definit n rapoartele de evaluare a performanelor personalului.
Analiznd cele 500 de rapoarte de evaluare ale salariailor entitii publice, pentru anul 2011, s-a constatat c
n 53 dintre acestea, (10,6%), conductorii compartimentelor solicit cte 3 teme de instruire pentru
executanii din subordine, n 65 de rapoarte, (13%), 2 teme de instruire, n 170 (34%) doar o tem, iar restul,
(42,4%), au la rubrica - Programe de instruire profesional recomandate a fi urmate n urmtoarea perioada
pentru care se va face evaluarea nu este cazul. Pentru anii 2012 i 2013, procentele sunt aproximativ
aceleai, nu au evoluat corespunztor nevoii de informaii pentru planificarea activitii de instruire
profesional, respectiv 12% - 3 teme de instruire, 12% - 2 teme de instruire, 36% - 1 tem propus, 40% -
fr propuneri.
e) propunerile de noi cursuri efectuate de ctre participanii la cursuri. Aceast surs este n
atenia Serviciului Formare Profesional, ncepnd cu anul 2011, dar nu constituie nc un instrument
important n analiza i cuprinderea lor n nevoia de pregtire.
f) ofertele externe propuse de firme cu renume, ns planificarea s-a axat pe importana cursului
ca element de viitor n CV-ul salariatului.

Evaluarea aciunilor de formare profesional i a resurselor disponibile
Pornind de la modul n care au fost identificate, analizate i stabilite nevoile de formare profesional
se procedeaz la elaborarea programelor de formare profesional. Acestea, care de multe ori au fost
actualizate, cuprind temele de cursuri selectate, perioada desfurrii, durata, locul desfurrii, numrul de
participani i numele lectorului care urmeaz s tin cursul.
Responsabilitatea conformitii i calitii elaborrii programelor de formare profesional mai sus
prezentate este exclusiv n sarcina Serviciului Formare Profesional.
Analiza realizrii programelor de pregtire a personalului au pus n eviden urmtoarele:
Planificarea de cursuri de formare profesional i nerealizarea acestora. Astfel, pentru perioada
20112013, au fost planificate, un numr de 50 de cursuri, inclusiv cele aprobate n cursul anului, i au fost
organizate i desfurate 42 de cursuri (84%). Ponderea nerealizrilor pe ani a fost: 2011 50%; 2012
35%; 2013 15%.
Cu privire la temele cuprinse n programele de pregtire pe anul 2012 nu a fost identificat o analiz
de cost i o estimarea a cheltuielilor, astfel nct s se evalueze costul pentru fiecare tem propus a fi
desfurat sau costul total al programului de pregtire a personalului.
Totalul cheltuielilor cu instruirea personalului, menionat n buget pe anul 2013, a fost stabilit
independent, de ctre Direcia buget, responsabil cu planificarea i elaborarea bugetului propriu al entitii.
La fundamentarea acestor costuri nu a existat o colaborare cu Serviciul Formare Profesional, ceea
ce a condus la nerealizarea unor teme de curs planificate datorit lipsei resurselor financiare.
Menionm faptul c, ncepnd cu anul 2012 Serviciul Formare Profesional a efectuat o estimare a
21

costurilor pentru cursurile planificate, estimare care a fost supus analizei la nivel de conducere superioar.
n urma analizei s-a hotrt: meninerea unor cursuri de formare profesional planificate, n funcie
de prioritate, unele cursuri au fost reprogramate, iar pentru altele s-a redus numrul de zile de prezentare.
Exist cursuri organizate i care nu au fost cuprinse n programele elaborate n medie 5 cursuri
pe an.
n cazurile cursurilor planificate i realizate, n general, s-a respectat perioada de desfurare i
durata cursului.
La stabilirea temelor de instruire s-a avut n vedere n mod prioritar i fr fundamentare ofertele
externe propuse de firme cu renume i nu situaia real a necesitilor personalului; planificarea s-a axat pe
importana cursului ca element de viitor n CV-ul salariatului (cursuri finalizate cu diplome recunoscute de
autoriti n domeniu).
S-au planificat cerine de perfecionare profesional de nivel general, de mare amploare,
costisitoare financiar i uman, n detrimentul unor nevoi de instruire cu influen real i strns legate de
activitatea curent a salariailor.
Programele de formare profesional elaborate nu au urmrit atingerea obiectivelor entitii i a
indicatorilor de performan ataai, ci a unui obiectiv abstract al Serviciului Formare Profesional de
realizare de volum mare de activitate.
n anii 2012 i 2013, exist modificri ale programelor de formare profesional. Astfel:
programul anului 2012, a fost modificat i actualizat fr a exista fundamentri corespunztoare i fr a se
respecta ordinea de prioritizare a nevoilor de instruire stabilit n centralizatorul iniial. n acelai sens, n
anul 2013, un numr de 3 teme de curs planificate au fost derulate ulterior solicitrilor structurilor
organizatorice de specialitate.
Pentru perioada auditat, n 75% din rapoartele de evaluare notate cu calificativul bine i 90%
din cele calificate satisfctor, conductorul ierarhic a invocat lipsa de profesionalism a salariailor n
atingerea obiectivelor asumate i impunerea perfecionrii pregtirii profesionale a acestora. Analiznd n
paralel aceste rapoarte de evaluare cu cele din anul urmtor s-a constatat c numai 30% au participat la
cursuri de perfecionare profesional la care tema abordat a fost cea imperios necesar i recomandat.
n anii 2012 i 2013 programele de formare profesional au urmrit s cuprind i elemente de
economicitate, eficien i eficacitate, respectiv modul cum cursurile de instruire contribuie la mbuntirea
activitilor individuale i la dezvoltarea entitii.

Aprecierea calitii procesului de perfecionare a pregtirii profesionale
Procesul de instruire trebuie s asigure dezvoltarea resurselor umane, atingerea obiectivelor
individuale i organizaionale, precum i mbuntirea raportului dintre nevoi i resurse, att la nivel
individual ct i la nivel de entitate.
Analiza anual a situaiei participrilor la cursuri de instruire profesional a personalului entitii
publice a pus n eviden urmtoarele:
Numrul de zile de curs/salariat este de 5,5 zile cursuri/salariat, ns nu tot personalul a
participat la cursuri de pregtire. Potrivit rapoartelor de evaluare ponderea salariailor care au participat la
cursuri este, n medie pe an 80% dintre salariai au participat la cel puin un curs de pregtire (iar dintre
acetia 30% au reprezentat salariai nou angajai), 20% dintre salariai au participat la 2 cursuri de pregtire,
10% dintre salariai au participat n cursul unui an la 3-4 cursuri de formare profesional. Exist i un
procent de 5% dintre salariai care au participat n doi ani consecutivi la acelai curs de instruire.
22

Numrul cel mai mare de cursani a fost, n medie pe an, n domeniile informatic respectiv de
125 cursani (25%), iar numrul de cursuri organizate a fost de 7 cursuri (35%) i achiziii publice, respectiv
de 50 cursani (10%), iar numrul de cursuri organizate a fost de 3 cursuri (15%).
Evaluarea de fond a suportului de curs a constituit o etap important, de modul n care s-a realizat
s-a asigurat calitatea informaiilor predate i atingerea scopului temei dezbtute. Suportul de curs a fost
evaluat nainte de a fi prezentat cursanilor, urmrindu-se s corespund tematicii stabilite i dac structura i
coninutul acestuia poate dezvolta, n urma diseminrii informaiilor, cunotine, aptitudini sau abilitai
funcionarului public participant la curs.
n funcie de tipul cursului evalurile au fost realizate la diverse nivele. n urma analizei s-a
constatat:
Evaluarea realizat de managementul structurii din domeniul creia face parte tema cursului.
Suportul de curs elaborat de lectorul cursului, a avut la baz tematica de curs care i-a fost comunicat.
Evaluarea de fond a suportului de curs a fost n sarcina managementului structurii din domeniul creia face
parte tema cursului, pentru a fi asigurat calitatea informaiilor transmise i atingerea obiectivelor. n
procesul de evaluare, suporturile de curs pentru instruirile susinute de experii strini n cadrul proiectelor
de twinning sau asisten tehnic extern sunt acceptate de liderul romn al proiectului.
Evaluarea realizat de Serviciul Formare Profesional. Implicarea Serviciului Formare
Profesional n evaluarea de fond a suporturilor de curs a fost dificil avnd n vedere diversitatea
domeniilor, ns implicarea sa direct a constat n aprecierea de natur didactic a condiiilor pe care trebuie
s le ndeplineasc cursul, innd cont i de grupul int cruia i se adreseaz, respectiv nivel de baz sau
nivel avansat. Implicarea SFP n organizarea i desfurarea cursurilor susinute de specialiti din cadrul
structurilor entitii publice, const n contactarea conducerii de specialitate care a propus cursul, n vederea
confirmrii organizrii acestuia, desemnrii lectorului i a grupului inta, a perioadei i locului de
desfurare.
Evaluarea realizat de cursani. Evaluarea prezentrii cursurilor este realizat de ctre cursani,
la sfritul cursului, prin utilizarea unor formulare specifice. Responsabilul de curs primete evalurile, le
centralizeaz i ntocmete un raport cu explicaii pentru fiecare ntrebare formularului de evaluare, pe care l
transmite SFP, care analizeaz raportul i-l comunic structurilor de care aparin lectorii n vederea
mbuntirii suportului de curs.
La nivelul SFP nu exist o baz de date care cuprinde suporturile de curs n format electronic, astfel
nct i personalul din entitatea public care nu a participat la cursuri s poat accesa aceste informaii n
cadrul pregtirii profesionale individuale. Aceasta, cu toate c suporturile de curs rmn de regul la
dispoziia SFP, iar n cazul formatorilor interni acestea nu reprezint proprietatea individual a lectorilor, ci
reprezint proprietatea entitii publice, respectiv a SFP, fiind astfel obligatorie evidena i pstrarea lor n
cadrul serviciului.
Cu privire la formatorii existeni la nivelul entitii publice se constat c foarte muli sunt inactivi,
neparticipnd la organizarea i prezentarea de cursuri. Neimplicarea acestora se datoreaz planificrii
desfurrii cursurilor, n general, n timpul programului de lucru, majoritatea avnd sarcini de serviciu de
realizat care nu pot fi amnate, ct i prin lipsa motivrii. La aceasta se adaug i timpul necesar pentru
pregtirea suportului de curs. Precizm c, n fiele de post pentru aceast categorie de personal nu este
prevzut expres aceast atribuie.

Urmrirea efectelor formrii profesionale n activitatea curent
Formarea profesional a personalului a reprezentat un proces de instruire continuu, pe parcursul
cruia s-a urmrit ca salariaii s dobndeasc cunotine teoretice i abiliti adecvate desfurrii
activitilor lor. Procesul de formare profesional a estimat cunotinele dobndite i schimbrile de
23

comportament la nivel individual.
Persoana participant la un curs de pregtire profesional a comunicat cunotinele dobndite, n
colectivul din care face parte, iar eful ierarhic a urmrit dac aceste cunotine au contribuit la mbuntirea
desfurrii activitilor n cadrul serviciului. Astfel, n perioada analizat pentru cele 42 de instruiri
efectuate s-au organizat numai 10 aciuni de diseminare a cunotinelor.
Pentru cursurile organizate n cadrul SFP au fost emise, certificate care atest participarea la
cursurile de instruire i domeniul cunotinelor i abilitailor dobndite de participant, pentru care exist o
eviden la nivelul serviciului. n cazul certificatelor dobndite la cursurile de pregtire organizate n afara
instituiei nu exist un sistem de eviden, ele fiind cunoscute numai dac cursantul le depune la dosarul
profesional.
Modul de evaluare a aplicrii n practic a cunotinelor dobndite de salariai, n cadrul cursurilor
de pregtire profesional, a reprezentat sarcina managementului structurilor organizatorice, din care face
parte funcionarul public. Aceste rezultate nu au ajuns la SFP pentru a se ine cont de ele la analiza viitoare a
nevoilor de formare.

Concluzii
Condiiile privind dezvoltarea activitii de formare profesional a personalului entitii publice sunt
reprezentate de:
Puncte forte i oportuniti:
- procesul de gestiune al acestei activiti (managementul) este dezvoltat n conformitate cu
prevederile legale n domeniu;
- existena procedurilor aferente activitii de formare;
- personalul utilizat ca formatori este calificat;
- posibilitatea acoperirii temelor majore n ceea ce privete formatorii;
- relaii active cu instituii interne i internaionale;
- dotare cu tehnic de calcul, acces la Internet la o multitudine de materiale necesare formrii
profesionale
- aderarea Romniei la Uniunea European, implementarea aquis-ului comunitar, cu beneficii
rezultate din experiena statelor membre i formare profesional din fonduri europene .a.

Puncte slabe i ameninri:
- fonduri insuficiente i nu ntotdeauna bine gestionate pentru formarea profesional a
personalului;
- sunt constatate dificulti de comunicare cu direciile interesate de procesul de formare
profesional continu cu implicaii directe i negative asupra stabilirii necesarului de instruire;
- informaii insuficient de relevante n ceea ce privete importana procesului de formare
profesional;
- neutilizarea la identificarea nevoilor de pregtire profesionale a rapoartelor de evaluare
individuale;
- inexistena unor strategii de formare i dezvoltare a personalului;
- posibiliti limitate n motivarea personalului i formatorilor interni;
- pregtire unilateral a angajailor cu imposibilitatea de a face fa complexitii sarcinilor;
- exod de persoane calificate n ri ale UE;
- lipsa de atractivitate a administraiei publice pentru tinerii specialiti .a.

Cerine ale utilizatorilor
Utilizatorii sunt reprezentai de personalul de conducere, personalul de execuie, inclusiv
24

formatorii, furnizorii externi de servicii de formare .a. Toi aceti factori interesai dezvolt ateptri
diferite, att n ceea ce privete modul de realizare a obiectivelor, dar i al satisfacerii nevoilor n condiii de
performan, dintre care putem enumera: organizarea activitilor n spaii adecvate; asigurarea unor servicii
de formare corespunztoare; dezvoltarea centrelor de informare i asigurarea unor sisteme de informare
eficiente; asigurarea de materiale i echipamente corespunztoare temelor; asigurarea continuitii formrii
profesionale; evaluarea dup obiective/criterii adecvate; deschiderea pieelor si promovarea competentelor;
interes pentru anumite produse/servicii; adecvarea prestaiei serviciului la propriile ateptri; existena unei
baze de date comune cu toi prestatorii de servicii de instruire profesional .a.

Influena mediului extern i impactul aferent:

Factori Impact asupra activitii entitii publice
Factori politici
Schimbrile legislative la nivel european i naional
Reforma administraiei publice modificri frecvente
la nivel decizional, politic care duc la destabilizri
n derularea activitii, distorsiuni n stabilirea
obiectivelor prioritare
Stabilitate politic slab la nivelul entitilor publice
cu influene negative asupra activitii entitii
publice;
Politica altor state cu influen apreciabil asupra
activitilor interne.

Influeneaz modalitatea de implementare a
programelor i strategiei entitii publice
Utilizarea fondurilor comunitare cu greutate i
ntrzierea realizrii proiectelor astfel finanate
cu impact asupra reorganizrii frecvente a
entitii, periclitndu-se astfel asigurarea
continuitii i implementrii politicilor
planificate;
Mediul politic genereaz atitudini, conduite i
poate fi agent al schimbrii, dar poate deveni i
o ameninare pentru stabilitatea i continuitatea
proceselor. Preferabil este un mediu politic
neutru rezumat strict la componenta de
reglementare.
Factori economici:
Tipul sistemului economic, intervenia statului n
economie,
Situaia economic a rii;
Reforma economic lent;
Liberalizarea pieei muncii.

Suplimentarea/redirecionarea resurselor
financiare curente, cu implicaii n elaborarea
unei strategii adecvate, reducerea cheltuielilor
de personal i implicit a celor privind pregtirea
profesional
Atragerea de personal cu pregtire profesional
necorespunztoare pentru structurile publice.
Factori sociali:
Gradul de ocupare a forei de munc
Creterea exigenelor populaiei n privina calitii
serviciilor, dezvoltarea societii informaionale;
Dezvoltarea nvmntului i a cercetrii tiinifice
la toate nivelurile nevoia de educaie permanent
datorit avansului tehnologic rapid;
Apariia de profesii noi i reconversia profesional;
Evoluia ratei omajului.
Implicaii n programele de pregtire a
angajailor dintr-o entitate public;
Conduc la o concuren puternic la ocuparea i
meninerea unui loc de munc;

Factori tehnologici:
Evoluia rapid a tehnologiei informaiei i
dezvoltarea sistemelor de comunicaie;
Creterea impactului documentelor electronice i
necesitatea utilizrii i accesrii eficiente a acestora.
Necesitatea adaptrii programelor de formare
profesional a personalului n acest domeniu;
Creterea cheltuielilor cu investiiile n
domeniul tehnologic i pentru specializarea
personalului.

Formarea profesional trebuie organizat i desfurat avnd permanent n vedere implicarea
acesteia n susinerea realizrii obiectivelor entitii.
25

Avnd n vedere cercetarea efectuat i concluziile prezentate mai sus, obiectivele misiunii de audit al
performanei axate pe economicitate, eficien i eficacitate vor avea n vedere urmtoarele:
cu privire la economicitate: analiza dac n activitatea de instruire profesional s-a utilizat corpul
propriu de formatori sau s-a apelat la contracte de prestare servicii de formare profesional i analiza
costurilor aciunilor de instruire profesional.
cu privire la eficien: analiza modalitilor de stabilire a aciunilor de instruire profesional
raportate la necesiti i analiza rezultatelor obinute n raport cu resursele disponibile.
cu privire la eficacitate: analiza ndeplinirii aciunilor de instruire profesional programate,
raportnd rezultatul dorit, respectiv calitatea profesional a personalului, la rezultatul obinut, i
anume atingerea obiectivelor .
Echipa de auditori interni va efectua un audit al performanei care s furnizeze asigurarea cu privire la
economicitatea, eficiena i eficacitatea activitii de formare profesional a personalului entitii, n scopul
atingerii obiectivelor i indicatorilor afereni domeniului.
n acest sens, ntrebrile principale la care trebuie s rspund misiunea de audit, n funcie de analiza
diagnostic efectuat sunt:

1. Dac programele anuale de pregtire profesional continu a personalului sunt adecvate i
suficiente?
2. Dac procesul de pregtire profesional continu a personalului se deruleaz n condiii de
performan?
3. Dac sunt asigurate competenele i responsabilitile adecvate n vederea derulrii eficiente a
activitii de pregtire profesional continu?

2. STABILIREA NTREBRILOR SECUNDARE DOMENIULUI AUDITABIL

Pe baza ntrebrilor principale au fost stabilite ntrebrile de rang inferior care sunt prezentate
detaliat cu scopul de a sprijini auditorii interni n identificarea activitilor/aciunilor auditabile, riscurilor
poteniale aferente acestora i controalele interne implementate la nivelul entitii pentru atenuarea efectelor
riscurilor.
Stabilirea ntrebrilor pentru domeniul auditabil a fost realizat cu ajutorul documentului Lista
ntrebrilor auditului, n care ntrebrile sunt detaliate pe 4 niveluri, ntrebrile elementare asociate ultimului
nivel au rolul de a identifica instrumentele de control intern implementate.
Documentul formalizat utilizat pentru stabilirea ntrebrilor auditului este prezentat n continuare.

Public Intern Colectarea i prelucrarea informaiilor

Data: 06.02.2014

LISTA NTREBRILOR AUDITULUI

Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4
A. Programul
anual de formare
profesional este
A.1. Analiza
necesarului
de instruire a
A.1.1. Cererile
exprimate de
structurile din
A.1.1.1. Solicitarea este formalizat i
rspunde necesitilor viitoare de
planificare?
26

A.1.1.4. Necesarul de instruire al
structurii este corelat cu necesarul
individual al salariailor?
privind necesarul
de instruire?
A.1.1.5. Necesarul de instruire al
entitii este corelat cu necesarul de
grup?
A.1.2.1. Baza de date este actualizat
continuu?
A.1.2.2. Baza de date cuprinde
informaii necesare pregtirii
profesional a noilor angajai?
informaii necesare pregtirii
profesional a celor transferai n cadrul
entitii?
A.1.2. Baza de date
a SFP asigur
informaii
exhaustive i
relevante pentru
instruirea al
personalului?
informaii necesare creterii calitii
profesionale a personalului pe categorii
i nivele de pregtire?

A.1.3.1. Exist suport real pentru
determinarea nevoilor prioritare?
A.1.3.2. Necesitile de instruire
identificate sunt realizate?
asigur
mbuntirea
acestei
activiti?

A.1.3. Aciunile de
instruire sunt
stabilite n raport
cu nevoile?
A.1.3.3. Centralizatorul de la nivelul
entitii publice asigur ordinea de
prioritate a nevoilor de instruire?
A.2.1.1. Programul anual de formare
profesional a personalului este
formalizat?
A.2.1.2. Programul anual de formare
profesional a personalului ofer
informaii complete i relevante despre
aciunilor de instruire?
A.2.1. Activitatea
de formare
profesional a
personalului
entitii se
desfoar dup un
program adecvat
necesitilor? A.2.1.3. Programul anual de formare
profesional a personalului asigur
corespondena cu centralizatorul
prioritilor?
A.2.2.1. Fondurile stabilite n buget sunt
suficiente pentru realizarea programului
de formare profesional?
A.2.2.2. Aciunile planificate sunt
corecte i se ncadreaz n fondurile
alocate?

A.2.
Planificarea
activitii de
pregtire
profesional a
personalului
asigur
atingerea
obiectivelor
entitii?
A.2.2. Fondurile
bugetare necesare
instruirii sunt
identificate i
utilizate eficient?

A.2.2.3. Fondurile alocate sunt orientate
doar ctre aciunile justificat prioritare?
B.1.1.1. Exist lectori n cadrul entitii
pentru organizarea activitilor de
instruire?
B.1.1.2. Entitatea public dispune de
sli de curs cu dotare tehnic complet
pentru derularea instruirii?
B. Procesul de
formare
profesional se
deruleaz n
condiii de
performan?

B.1. Entitatea
public are
capacitatea de
a desfura
aciunile de
instruire?

B.1.1. Resursele
alocate procesului
de instruire sunt
adecvate
necesitilor?
B.1.1.3. Fiecare cursant beneficiaz de
suporturile de curs i de materiale
pentru studiile de caz?
27

B.1.1.4. Pentru cursurile derulate n
timpul orelor de lucru, este asigurat
participarea cursanilor?
B.1.1.5. Pentru materialele de curs
elaborate i susinerea acestora,
formatorii proprii sunt compensai
financiar?

B.1.2.1. Activitatea de instruire
organizat n timpul orelor de lucru
asigur continuitatea activitilor?

B.1.2. Procesul de
instruire asigur
derularea optim a
activitii curente a
entitii?

B.1.2.2. Un cursant particip o singur
dat la cursuri cu teme similare?
B.2.1.1. Sunt utilizai numai formatorii
proprii?
B.2.1.2. Formatorii externi utilizai sunt
stabilii prin procedur de licitaie?
B.2.1.3. Care este criteriul de selecie a
furnizorului de servicii de formare?
B.2.1. Sunt
asigurate oferte
optime privind
furnizorii de
servicii de formare
profesional?

B.2.1.4. Oferta furnizorului extern de
servicii de formare cuprinde
ntotdeauna un suport de curs complet,
avizat de SFP?
B.2.2.1. Aciunile de instruire
profesional au respectat termenii
prevzui n program?
B.2.2.2. Este realizat evaluarea final a
cursanilor?
B.2.2.3. Este realizat evaluarea
cursurilor i lectorilor de ctre cursani?
B.2.
Programul de
formare
profesional
contribuie la
atingerea
obiectivelor?

B.2.2. Instruirile
profesionale
asigur
personalului
calificarea necesar
pentru atingerea
obiectivelor?

B.2.2.4. Este realizat analiza
satisfaciei efilor privind rezultatele
instruirii subalternilor?
C.1.1.1. Serviciul Formare Profesional
este independent de celelalte activiti
ale entitii?
C.1.1.2. Responsabilitile Serviciului
Formare Profesional sunt stabilite n
relaie clar cu activitile sale?
C.1.1.3. Responsabilitile sunt alocate
i coordonate corespunztor?
C.1.1. Relaiile
organizatorice n
cadrul Serviciului
Formare
Profesional sunt
clare i raionale ?

C.1.1.4. Activitile Serviciului Formare
Profesional sunt cele prevzute de
ROF-ului entitii?
C. Sunt asigurate
competene i
responsabiliti
adecvate pentru
derularea
eficient a
procesului de
formare
profesional?
C.1. Relaiile
organizatorice
i
competenele
stabilite
Serviciului
Formare
Profesional
sunt
suficiente
pentru
realizarea
activitilor?
C.1.2. Activitile
derulate n
C.1.2.1. Exist obiective stabilite pentru
fiecare post?
28

iului Formare
Profesional?

C.2.1.1. Sunt elaborate proceduri
operaionale specifice?
C.2.1.2. Personalul cunoate sistemul de
control privind derularea procesului de
formare profesional?
C.2.1.
Managementul
asigur, prin
controlul
implementat,
eficiena
activitilor ?
C.2.1.3. Personalul i cunoate
atribuiile privind realizarea controlului
operativ i cum este realizat controlul
reciproc?
C.2.2.1. Sunt evaluate nevoile de
instruire ale personalului SFP?
C.2.
Pregtirea
personalului
din cadrul
Serviciului
Formare
Profesional
asigur
eficiena
activitilor
derulate?
C.2.2. Personalul
deine cunotinele
necesare realizrii
procesului de
formare
profesional?
C.2.2.2. Nivelul de cunotine al
personalului SFP acoper cerinele
prevzute n fiele posturilor?

Ionescu Corneliu

3. ANALIZA OBIECTIVELOR DOMENIULUI AUDITABIL

n baza planului strategic privind domeniul resurselor umane, elaborat de entitatea public, care
conine prioritile pe termen mediu i lung i direciile de aciune, au fost elaborate la nivelul Direciei
Generale Resurse Umane obiectivele generale n domeniul dezvoltrii profesionale a salariailor, iar la
nivelul Serviciului Formare Profesional obiectivele specifice nsoite de indicatori de realizare i
performan.
Planul strategic al entitii a fost adus la cunotina salariailor prin publicare pe site-ul organizaiei,
astfel nct acetia s cunoasc contextul general privind dezvoltarea entitii.
Obiectivul strategic n domeniul resurselor umane este: dezvoltarea capacitii instituionale
privind dezvoltarea resurselor umane.
Punerea n practic a acestui obiectiv are n vedere faptul c cea mai rentabil investiie a unei
organizaii o reprezint capitalul uman, a crei pregtire i formare profesional pe parcursul ntregii cariere
este imperios necesar pentru ca entitatea s poat s se dezvolte.
n consens cu politica i strategia entitii publice, obiectivul general n domeniul formrii
profesionale a personalului l reprezint: creterea capacitii entitii publice n asigurarea necesarului
de instruire n vederea satisfacerii cerinelor de perfecionare a pregtirii profesionale ale angajailor la
un standard calitativ superior.
n acord cu obiectivul general n domeniul formrii profesionale a personalului Serviciul Formare
Profesional are stabilite urmtoarele obiective specifice:
Promovarea unei strategii unitare privind formarea profesional a personalului entitii
publice.
Dezvoltarea i implementarea programelor anuale de formare profesional a personalului din
entitatea public.
mbuntirea sistemelor de evaluare a programelor anuale de formare profesional a
personalului din entitatea public prin implementarea de noi instrumente.
Adugarea de noi competene funcionarilor publici din entitatea public.
29

Asigurarea relaiilor de colaborare stabilite n procesul de instruire profesional.
Pentru implementarea corect a obiectivelor specifice este necesar ca exprimarea acestora s se fac n
termeni de rezultate. Un obiectiv specific trebuie s conduc la realizarea obiectivului general i difer de
acesta, prin aceea c vizeaz rezultate concrete.
Pentru a putea fi realizate obiectivele specifice trebuie s fie n concordan cu atribuiile Serviciului
Formare Profesional, repartizate n interiorul serviciului, cuantificabile, abordabile, realiste i ncadrate n
timp, astfel nct s rspund pachetului de cerine SMART, respectiv:
Specific Obiectivul indic exact ceea ce se dorete a se obine
Msurabil Obiectivul poate fi cuantificat, fie cantitativ, fie calitativ
Accesibil Obiectivul poate fi atins
Realist Obiectivul contribuie la impactul prevzut de proiect
Raportat la timp Obiectivul conine perioada pn la care este prevzut a se realiza
Analiza obiectivelor s-a realizat cu ajutorul documentului Evaluarea obiectivelor, care este prezentat
n continuare.


Data: 06.02.2014

EVALUAREA OBIECTIVELOR

EVALUARE OBIECTIVE
Specific Msurabil Realizabil Realist Limitat n
timp
Obiectiv specific 1. Promovarea
unei strategii unitare privind
formarea profesional a
personalului entitii publice

Da

Da

Da

Da

Nu
Evaluare general Nu se poate stabili limitarea n timp
Obiectiv redefinit de conducerea
entitii i agreat cu auditorii interni
din punct de vedere al cerinelor
SMART
Analiza n perioada de referin a condiiilor prezente i
viitoare, inclusiv a resurselor disponibile i elaborarea
strategiei n domeniul formrii profesionale a personalului din
entitatea public
Obiectiv specific 2. Dezvoltarea i
implementarea programelor
anuale de formare profesional a
personalului din entitatea public

Da

Da

Da

Da

Da
Evaluare general Obiectiv cu caracteristici SMART
SMART

Nu este cazul.
Obiectiv specific 3. mbuntirea
a sistemelor de evaluare a
programelor anuale de formare
profesional a personalului din
entitatea public prin
implementarea de noi instrumente

Da

Da

Da

Da

Da
Evaluare general Obiectiv cu caracteristici SMART
30

SMART
Nu este cazul.
Obiectiv specific 4. Adugarea de
noi competene funcionarilor
publici din entitatea public

Da

Nu

Da

Nu

Nu
Evaluare general Obiectivul nu este msurabil, realist i limitat n timp
SMART
Dezvoltarea sistemului privind gestiunea anual a
informaiilor privind formarea profesional a personalului din
cadrul entitii publice
Obiectiv specific 5. Asigurarea
relaiilor de colaborare stabilite n
procesul de instruire profesional

Da

Nu

Da

Da

Nu
Evaluare general Obiectivul nu este msurabil i limitat n timp.
SMART
Dezvoltarea sistemului de colaborare cu alte instituii pentru
formarea profesional a personalului entitii n vederea
asigurrii realizrii programelor anuale de pregtire

Ionescu Corneliu

Prin analiza obiectivelor specifice stabilite s-a urmrit ca acestea s fie clar definite, respectiv s fie
suficiente pentru a comunica o cerin clar, s existe o modalitate explicit de a evalua dac activitatea
desfurat pentru atingerea lor are succes, s fie realizabile, s fie compatibile cu alte obiective i relevante
pentru rezultatele dorite (realiste) i limitate n timp.
Din studiul obiectivelor specifice formulate de Serviciul Formare Profesional a rezultat c nu n
toate cazurile acestea au caracteristici SMART, spre exemplu:
obiectivul specific Promovarea unei strategii unitare privind formarea profesional a
personalului entitii publice" nu definete orizontul de timp termen mediu i lung;
obiectivul specific Adugarea de noi competene funcionarilor publici din entitatea public nu
este msurabil, de atins i nu prezint indicii pentru ncadrarea n timp.
Obiectivele specifice nu sunt definite n toate cazurile n termeni de rezultate, ceea ce creeaz
dificulti n stabilirea n mod omogen a activitilor necesare realizrii lor, exemplu:
obiectiv specific Adugarea de noi competene funcionarilor publici din entitatea public.
Scopul obiectivului este "adugarea de noi competene, ns competenele necesare funcionarilor
publici sunt stabilite de structurile abilitate pe domeniul n care acetia i desfoar activitatea.

Auditorii interni au procedat la redefinirea clar a obiectivelor i vor fi prezentate n Raportul de
audit public intern.

4. ANALIZA INDICATORILOR DE PERFORMAN

Pentru a formula o opinie cu privire la posibilitatea de realizare a criteriilor de performan stabilite
de entitate pentru realizarea obiectivelor, auditorii interni evalueaz indicatorii de performan stabilii de
conducere i ataai obiectivelor specifice.
Pentru evaluarea indicatorilor de performan au fost utilizate criterii de evaluare care sunt reflectate
31

n documentul Evaluarea indicatorilor, prezentat n continuare.


Data: 06.02.2014

EVALUAREA INDICATORILOR

Criterii de evaluare Indicator 1.1. Indicator 1.2. Indicator 1.3.
Obiectiv 1: Promovarea unei
strategii unitare privind
Obiectiv redefinit 1: Analiza
n perioada de referin a
condiiilor prezente i
viitoare, inclusiv a resurselor
disponibile i elaborarea
strategiei n domeniul
formrii profesionale a
personalului din entitatea
public

Elaborarea unei
strategii pe termen
mediu i lung privind
personalului din
entitatea public

Respectarea,
corespunztor
strategiei,
graficelor anuale de
derulare a
instruirilor

-
Relevant pentru obiective Da Da -
Definit clar i fr ambiguiti Da Da -
Uor de neles i de folosit Da Da -
Comparabil Da Da -
Verificabil Da Da -
Acoper toate variabilele de
cantitate, calitate, cost,
durat
Axat pe cantitate i
timp
Axat pe cantitate -
Raportare la timp

Este necesar
clarificarea elementului
calitate i cost.
Este necesar
clarificarea
elementelor timp,
calitate i cost.
-
Evaluarea general a
indicatorilor sau
instrumentelor de msur
luate ca ntreg
Parial adecvat
trebuie analizat
creterea calitii
aciunilor raportat la
cost
Parial adecvat
trebuie analizat
creterea calitii
aciunilor raportat
la cost.

-

Propuneri de
msuri/indicatori noi sau
alternative

Nu este cazul.

Nu este cazul.
Reducerea cu 5% a
costurilor instruirii
profesionale, fa de
perioada anterioar,
n condiiile
pstrrii
standardelor de
calitate

Criterii de evaluare Indicator 2.1. Indicator 2.2. Indicator 2.3.
Obiectiv 2: Dezvoltarea i
implementarea programelor
anuale de formare
Gradul n care
programul
anual/actualizat
Existena unui program
anual de formare
profesional
Program de
formare
profesional
32

din entitatea public
cuprinde temele
solicitate (90%)
realizat fr
modificri n
timpul anului
Relevant pentru obiective Da Da Da
Definit clar i fr ambiguiti Da Da Da
Uor de neles i de folosit Da Da Da
Comparabil Da Da Da
Verificabil Da Da Da
Acoper toate variabilele Da Da Da
Raportare la timp Este necesar clarificarea elementului timp pentru ntocmire/
actualizare/aprobare.
Evaluarea general a
indicatorilor sau
luate ca ntreg.
Adecvat. Adecvat. Adecvat.
Propuneri de
alternative

Nu este cazul.

Nu este cazul.

Nu este cazul.

Criterii de evaluare Indicator 3.1. Indicator 3.2.
Obiectiv 3: mbuntirea semnificativ a
sistemelor de evaluare a programelor anuale de
formare profesional a personalului din
entitatea public prin implementarea de noi
instrumente
Gradul de realizare a
aciunilor de instruire
profesional planificate
(90%)
Gradul de participare a
grupurilor int
planificate (80%)
Relevant pentru obiective Da Da
Definite clar i fr ambiguiti Da Da
Uor de neles i de folosit Da Da
Comparabil Da Da
Verificabil Da Da
Acoper toate variabilele de cantitate, calitate,
cost, durat
Da Da
Raportare la timp Da Da
Evaluarea general a indicatorilor sau
instrumentelor de msur luate ca ntreg
Adecvat. Adecvat.
Propuneri de msuri/indicatori noi sau
alternative

Nu este cazul.

Nu este cazul.

Criterii de evaluare Indicator 4.1. Indicator 4.2. Indicator 4.3. Indicator
4.4.
Obiectiv 4: Adugarea de noi
competene funcionarilor
publici din entitatea public
Obiectiv redefinit 4:
Dezvoltarea sistemului
privind gestiunea anual a
informaiilor privind
personalului din cadrul
entitii publice

Ponderea
persoanelor
instruite la
nivelul entitii
publice

Gradul de
promovabilitate a
personalului
instruit
profesional
- -
Relevant pentru obiective Da Da - -
Definite clar i fr Da Da - -
33

ambiguiti
Uor de neles i de folosit Da Da - -
Comparabil Da Da - -
Verificabil Da Da - -
Acoper toate variabilele de
cantitate, calitate, cost,
durat
Axat pe
cantitate i
calitate
Axat pe cantitate
i calitate
- -
Raportare la timp Este necesar
clarificarea
elementului
timp.
Este necesar
clarificarea
elementului timp.
- -

Evaluarea general a
indicatorilor sau
luate ca ntreg
Parial adecvat.
Obiectivul
trebuie analizat
i din punct de
vedere al
costurilor i
timpului.
Parial adecvat.
Obiectivul
trebuie analizat i
din punct de
vedere al
costurilor i
timpului.
- -

Propuneri de
alternative

Nu este cazul.

Nu este cazul.
Ponderea
persoanelor
propuse pentru
specializri
externe n
totalul
personalului -
10%
Numrul de
zile de
perfecionare
profesional/a
n/ angajat.
(10 zile)

Criterii de evaluare Indicator
5.1.
Indicator
5.2.
Indicator
5.3.
Indicator 5.4.
Obiectiv 5: Asigurarea
relaiilor de colaborare
stabilite n procesul de
instruire profesional
Obiectiv redefinit 5:
Dezvoltarea sistemului de
colaborare cu alte
instituii pentru formarea
profesional a
personalului entitii n
vederea asigurrii
realizrii programelor
anuale de pregtire

-

-

-

-
Repere msurabile - - - -
Relevant pentru obiective - - - -
Definiie clar i fr
ambiguiti
- - - -
Uor de neles i de
folosit
- - - -
Comparabil - - - -
Verificabil - - - -
Acoper toate variabilele
de cantitate, calitate, cost,
durat
- - - -
Raportare la timp - - - -
Evaluarea general a
indicatorilor sau
- - - -
34

luate ca ntreg
Propuneri de
alternative
Ponderea
aciunilor de
instruire
profesional
efectuate n
numrul celor
prevzute n
contracte.
(100%)
Gradul de
acoperire a
problematicii
planificate cu
temele
abordate
efectiv.
(100%)
Gradul de
realizare n
termen a
aciunilor de
instruire
profesional
prevzute n
contracte.
(100%)
Creterea numrului
formatorilor proprii
utilizai raportat la
numrul formatorilor
proprii existeni
(poteniali), fa de
perioada anterioar.

Ionescu Corneliu

Fiecrui obiectiv specific definit i se stabilesc instrumente/indicatori de performan. Ansamblul
acestora rspunde la ntrebarea cum ne descurcm pentru a atinge obiectivele i n ce msur le-am atins?
Sistemul de msurare a performanei trebuie s respecte cele 6 principii fundamentale, respectiv:
- claritatea scopului cine, n ce mod i de ce va utiliza informaiile;
- accent concentrare pe prioritile entitii publice;
- aliniere consens cu procesul de stabilire a unui obiectiv i modul de examinare a performanei;
- echilibru indicatorii trebuie s ofere o imagine echilibrat a performanei entitii publice, un
echilibru ntre costul colectrii indicatorului i valoarea informaiilor furnizate de acesta;
- perfecionare continu actualizare permanent pentru adaptarea la situaii aflate n schimbare;
- robustee uor de neles i garantarea soliditii informaiilor obinute.
Din analiz a rezultat c, instrumentele de msur/indicatorii de performan nu sunt acoperitori pentru
msurarea obiectivelor specifice stabilite la nivelul Serviciului Formare Profesional. Pentru unele obiective
nu sunt prevzui, respectiv calculai indicatori/instrumente de msur a performanei care s ating simultan
variabilele de cantitate, calitate, cost i timp. Pentru ultimul obiectiv nu sunt stabilii indicatori pentru
msurarea performanei.
Rezultatele evalurii sunt reflectate n Testul nr. 2. Auditorii interni au analizat instrumentele de
msur/indicatorii de performan existeni, au fcut propuneri, au recomandat corecii, care vor fi
prezentate n Raportul de audit public intern.

5. ANALIZA SURSELOR DE DATE UTILIZATE DE MANAGEMENT

Pentru mbuntirea activitii de formare profesional au fost analizate sursele de informaii
utilizate de conducere pentru definirea criteriilor de performan.
n acest scop, ntr-o prim etap, au fost identificate sursele de informaii utilizate de management,
iar apoi s-a evaluat adecvarea i corectitudinea surselor de date. Analiza este efectuat cu ajutorul
documentului Evaluarea surselor de date, care este prezentat n continuare.

Public Intern Colectare i prelucrarea informaiilor

Data: 06.02.2014

EVALUAREA SURSELOR DE DATE

35

Indicator

Surse de date
existente

Criterii stabilite pentru
evaluarea surselor de date
Rezultatele evalurii
surselor de date
Aprecierea
global a
suficienei
surselor de
date
1.1. Elaborarea
unei strategii
pe termen
mediu i lung
privind
formarea
profesional a
personalului
din entitatea
public
Politica entitii
publice n
domeniul
resurselor umane
Strategia entitii
publice n
domeniul
resurselor umane

S-a examinat modul n care
politica entitii publice n
domeniul resurselor umane
este n concordan cu
obiectivele
strategice/generale i
specifice privind resursele
umane, respectiv formarea
acesteia.

Indicatorul, dei
realizat, nu rspunde
scopului pentru care
se elaboreaz acest
document.
Informaiile cuprinse
nu asigur o
programare eficient
i eficace pe termen
mediu i lung a
activitii de formare
profesional.
Strategia
elaborat nu
este de
maxim
utilitate.
Informaii
insuficiente.
1.2.
Respectarea,
corespunztor
strategiei,
graficelor
anuale de
derulare a
instruirilor

Strategia 2011 -
2013 privind
formarea
profesional a
personalului din
entitatea public
Programele
anuale privind
formarea
profesional
pentru anii 2011,
2012, 2013.
S-a examinat modul n care
aciunile de instruire
realizate, prevzute n
Programele anuale sunt n
concordan cu Strategia.

Indicatorul este
imposibil de realizat
Informaii
insuficiente.
.
2.1. Gradul n
care planul
anual/
trimestrial
cuprinde
temele
solicitate
(90%)
Programele
anuale i formele
actualizate ale
acestora.
Rapoartele
nevoilor de
instruire
S-a testat dac aciunile de
instruire planificate
corespund solicitrilor i
ordinii de prioritate.
Nu este asigurat
corespondena dintre
cererea i oferta de
instruire.
Valoarea
indicatorului
este mare,
dar planurile
anuale de
formare
profesional
nu rspund
realitii,
2.2. Existena
unui plan
anual de
formare
Planurile
anuale/trimestrial
e actualizate

S-a testat modul de derulare
a activitii de formare
profesional organizat,
prestabilit pe baz de plan
Sunt elaborate
planuri anuale de
formare profesional
pentru anii auditai
Realizarea
indicatorului
corespunde
scopului
dorit.
2.3. Plan
realizat fr
modificri n
timpul anului

Planurile anuale
corespund unui
an calendaristic
S-a testat modul de derulare
a activitii de formare
profesional organizat,
prestabilit pe baz de plan

Aciuni de instruire,
strict necesare,
necuprinse n plan la
momentul potrivit
Realizarea
indicator
ului nu
corespunde
nevoilor de
instruire
3.1. Gradul de
realizare a
aciunilor de
instruire
profesional
planificate

Planurile
anuale/trimestrial
e actualizate
Rapoartele de
activitate anuale
ale Serviciului
Formare
Profesional
Aciunile planificate, avnd
aprobarea conducerii, un
graf ridicat de realizare este
un punct tare
Procent bun de
realizare a acestui
indicator, n cretere
pe parcursul anilor
auditai
Procentul de
realizare a
acestui
indicator de
90% este un
punct tare.
3.2. Gradul de
participare a
grupurilor
int
Planurile
anuale/trimestrial
e actualizate
Rapoartele
Asigurarea unui personal
pregtit profesional, adaptat
la nevoile postului
Procent bun de
realizare a acestui
indicator, n cretere
pe parcursul anilor
Procentul de
realizare a
acestui
indicator de
36

planificate

fiecrei aciuni
ntreprinse
Rapoartele de
activitate anuale
ale Serviciului
Formare
Profesional.
auditai 90% este un
punct tare.
4.1. Ponderea
persoanelor
instruite la
nivelul entitii
publice

Numrul total al
participanilor/an
/domeniu
raportat la
numrul
salariailor
Rapoartele
anuale privind
activitatea
Serviciului
Formare
Profesional
S-a testat modul n care
salariaii sunt adaptai la
locul de munc, i
ndeplinesc corespunztor
atribuiilor i sunt atinse
obiectivele entitii publice

Cunotinele
dobndite pot aduce
un mic aport la
creterea
performanelor
profesionale
Folosit
independent
indicatorul
nu indic
informaii
adecvate,
utile, fiabile
privind
pregtirea
personalului
4.2. Gradul de
promovabilitat
e a
personalului
instruit
profesional

Numrul
certificatelor
elaborate
raportat la
numrul
participanilor
Rapoartele
anuale privind
activitatea
Serviciului
Formare
Profesional.
S-a testat modul n care se
poate asigura performan n
desfurarea activitii.
Gradul mare de
promovabilitate
indic interes din
partea participanilor,
buna alegere a
lectorilor i implicit
creterea
performanelor
profesionale ale
salariailor.
Folosit
independent
indicatorul
nu indic
informaii
adecvate,
utile, fiabile
privind
pregtirea
personalului

Ionescu Corneliu

6. STABILIREA ARIEI MISIUNII

Pe baza ntrebrilor principale, auditorii interni identific ariile auditabile, care i ghideaz n
activitatea de efectuare a testrilor. Identificarea ariilor auditabile se realizeaz cu ajutorul unui document
formalizat care este prezentat n continuare.


Data: 06.02.2014

ARIA DE CUPRINDERE A AUDITULUI

Nr.
crt.
Obiectivele misiunii Arii auditabile Observaii

A.
Adecvarea i suficiena
programelor anuale de
pregtire profesional
A.1. Optimizarea nevoilor de instruire ale
personalului este asigurat prin calitatea
programelor de pregtire profesional

37

elaborate continu a personalului
A.2. Asigurarea unor programe de pregtire
profesional corespunztoare n vederea
realizrii obiectivelor entitii
B.1. Desfurarea procesului de pregtire
profesional n condiii de eficien B.

Asigurarea performanei
procesului de pregtire
profesional continu a
personalului
B.2. Asigurarea condiiilor tehnice i
financiare n vederea realizrii obiectivelor

C.1. Asigurarea capacitii organizatorice i
a competenelor necesare realizrii
procesului de pregtire profesional

C.

Asigurarea competenelor
i responsabilitilor
adecvate pentru derularea
eficient a procesului de
continu
C.2. Pregtirea personalului din cadrul
Serviciului Formare Profesional asigur
performana procesului de pregtire
profesional continu

Ionescu Corneliu


Data: 06.02.2014

Foaie de lucru nr. 1.1.

Elemente
analizate
Analiza i evaluarea obiectivelor stabilite de entitate pentru domeniul auditabil

Documente
analizate
Analiza definirii corecte a obiectivelor.
Efectuarea testrii a constat n analiza modului n care au fost avute n vedere
caracteristicile SMART n momentul definirii la nivelul entitii a obiectivelor
specifice domeniului auditabil, prin utilizarea formularului Evaluarea
obiectivelor.
Descrierea
constatrilor
Eantionul stabilit pentru efectuarea testrilor este constituit din totalitatea
obiectivelor stabilite la nivelul entitii pentru domeniul auditabil, respectiv 5
obiective.
Obiectiv specific 1. Promovarea unei strategii unitare privind formarea
profesional a personalului entitii publice - Nu se poate stabili limitarea n
timp, obiectivul trebuie reformulat.
Obiectiv specific 2. Dezvoltarea i implementarea programelor anuale de
formare profesional a personalului din entitatea public este SMART,
compatibil i respect cerinele i intele propuse de entitate.
Obiectiv specific 3. mbuntirea a sistemelor de evaluare a programelor
anuale de formare profesional a personalului din entitatea public prin
implementarea de noi instrumente este SMART, compatibil i respect
cerinele i intele propuse de entitate.
Obiectiv specific 4. Adugarea de noi competene funcionarilor publici din
entitatea public - Obiectivul nu este msurabil, realist i limitat n timp,
obiectivul trebuie reformulat.
Obiectiv specific 5. Asigurarea relaiilor de colaborare stabilite n procesul de
instruire profesional - Obiectivul nu este msurabil i limitat n timp, obiectivul
trebuie reformulat.
38

Obiectivele 1, 4 i 5, aferente domeniului auditabil, nu sunt definite cu respectarea
n totalitate a cerinelor SMART.

Ionescu Corneliu


Data: 06.02.2014

Foaie de lucru nr. 1.2

Elemente
analizate
Analiza i evaluarea indicatorilor de performan

Documente
analizate
Analiza indicatorilor stabilii, afereni obiectivelor, din punct de vedere calitativ i
cantitativ i a intelor de atins.
Efectuarea testrii a constat n analiza indicatorilor de performan ataai celor 5
obiective specifice definite pentru domeniul auditabil, prin utilizarea unui numr
de 10 criterii de evaluare a acestora, prin utilizarea formularului Evaluarea
indicatorilor.
Descrierea
constatrii
Eantionul stabilit pentru efectuarea testrilor este constituit din totalitatea
indicatorilor stabilii pentru domeniul aferent celor 5 obiective definite.
Indicatorii stabilii permit msurarea performanei, ns exist situaii n care
acetia nu i-au fixat inte calitative sau cantitative sau intele stabilite sunt uor de
realizat.
Ponderea persoanelor instruite la nivelul entitii publice/Gradul de
promovabilitate a personalului instruit profesional sunt indicatori parial
adecvai. Obiectivele trebuie analizate i din punct de vedere al costurilor i
timpului.
Gradul de participare a grupurilor int planificate (80%)/ Nivelul de
calificare al cursanilor raportat la complexitatea instruirilor (nivel nceptor
spre mediu) inte uor de realizat.
Indicatorii stabilii permit msurarea performanei. Totui, sunt i indicatori
incomplet stabilii, unii cu inte uor de realizat care nu stimuleaz mbuntirea
performanei activitii. Pentru unele obiective indicatorii fixai sunt insuficieni.
Aceste aspecte i recomandrile auditorilor interni se vor cuprinde n Raportul de
audit public intern.

Popescu George /Ionescu Corneliu Slvescu Dana

Not:
Auditorul intern urmrete s gseasc i s evalueze caracterul adecvat, corectitudinea, utilitatea i
eficiena datelor/informaiilor utilizate de conducere n scopul monitorizrii instrumentelor de
msurare/indicatorilor de performan. Auditorul intern trebuie s evalueze ce informaii exist, cum
sunt acestea folosite, cum testeaz conducerea acurateea i completitudinea informaiilor. Auditorul
intern evalueaz n ce msur informaiile sunt suficiente, utile, fiabile, complete i furnizate n timp
util pentru fiecare instrument/indicator de performan.

39

Public Intern Analiza riscurilor i evaluarea controlului intern

Data: 07.02.2014

STABILIREA PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCURILOR I IERARHIZAREA RISCURILOR

Criterii de analiz a
riscurilor
Nr.
crt.
Obiective Activiti/Aciuni Riscuri identificate
Probabilitate
(P)
Impact (I)
Punctaj
total
Ierarhizarea
riscurilor
Nevoile de instruire exprimate de structurile din entitate
conin informaii incomplete i nefundamentate

2

3

6

Ridicat
Baza de date conine informaii exhaustive i nerelevante
pentru analiza necesarului de instruire

2

3

6

Ridicat
Optimizarea nevoilor
de instruire ale
personalului este
asigurat prin calitatea
programelor de
elaborate Aciunile de instruire sunt determinate incorect n raport
cu obiectivele individuale i ale entitii

3

2

6

Ridicat
Inexistena unui plan de formare profesional formalizat
adecvat necesitilor

1

3

3

Mediu
1. Adecvarea i
suficiena
programelor
anuale de
pregtire
profesional
continu a
personalului
Asigurarea unor
programe de pregtire
profesional
corespunztoare n
vederea realizrii
obiectivelor entitii
Neadecvarea i neprioritizarea nevoilor de instruire ale
programului anual de formare profesional la resursele
financiare alocate activitii

1

3

3

Mediu
Resursele alocate procesului de instruire sunt utilizate
neadecvat raportat la necesiti

3

3

9

Ridicat
Desfurarea procesului
de pregtire
profesional n condiii
de eficien
Procesul de instruire perturb derularea optim a activitii
curente a entitii publice

2

3

6

Ridicat
Serviciile de formare profesional, interne i externe,
utilizate necorespunztor

2

3

6

Ridicat
2. Asigurarea
performanei
procesului de
pregtire
profesional
continu a
personalului
Asigurarea condiiilor
tehnice i financiare n
vederea realizrii
obiectivelor
Lipsa rezultatelor ateptate n urma procesului de instruire
realizat

2

3

6

Ridicat
40

Stabilirea ambigu a relaiilor organizatorice n cadrul
Serviciului Formare Profesional

1

1

1

Mic
Asigurarea capacitii
organizatorice i a
competenelor necesare
realizrii procesului de
Activitile Serviciului Formare Profesional sunt
necorespunztoare atribuite personalului

1

1

1

Mic
Neimplementarea controlului operativ i reciproc 1 1 1 Mic
3. Asigurarea
competenelor
i
responsabilit
ilor adecvate
pentru
derularea
eficient a
procesului de
pregtire
profesional
continu
Pregtirea personalului
din cadrul Serviciului
Formare Profesional
asigur performana
profesional continu
Nerealizarea evalurii nevoilor de instruire profesional
pentru personalul propriu

1

1

1

Mic

Ionescu Corneliu

41

Not:
1) Stabilirea criteriilor de analiz a riscurilor - sunt reprezentate de impactul i probabilitatea de manifestare a riscului, fiind evaluate pe o scal cu trei
niveluri, astfel:

2) Stabilirea punctajului total al riscurilor i ierarhizarea riscurilor presupune:
a) stabilirea punctajului total al riscurilor, ca produsul dintre probabilitate i impactul riscului, obinut pe baza formulei:
PT = P x I, unde PT punctajul total al riscului
P probabilitate
I impact
b) ierarhizarea riscurilor se realizeaz pe baza punctajelor totale obinute din evaluarea riscului, iar activitile/aciunile auditabile se mpart n
activiti/aciuni cu risc mic, mediu i mare, astfel:
- pentru PT = 1 sau 2, riscul este mic;
- pentru PT = 3 sau 4, riscul este mediu;
- pentru PT = 6 sau 9, riscul este mare;
Mare
(3)

S-R
(3)

M-R
(6)
R-R
(9)
Medie
(2)

S-M
(2)

M-M
(4)
R-M
(6)
Mic
(1)
P
R
O
B
A
B
I
L
I
T
A
T
E

S-S
(1)

M-S
(2)
R-S
(3)
IMPACT
Sczut
(1)
Moderat
(2)
Ridicat
(3)
Mic
Mediu
Ridicat
42

Public Intern Analiza riscurilor i evaluarea controlului intern

Data: 07.02.2014

CHESTIONARUL DE CONTROL INTERN

NTREBRI DA NU OBSERVAII
Obiectiv 1: Adecvarea i suficiena programelor anuale de pregtire profesional continu a personalului
Activitatea 1.1. Optimizarea nevoilor de instruire ale personalului este asigurat prin calitatea programelor de
pregtire profesional elaborate
1.1.1. Planificarea necesarului de instruire are la baz solicitri
formalizate?

1.1.2. Necesitile de instruire ale structurilor entitii sunt
centralizate i valorificare?

1.1.3. Necesitile de instruire ale salariailor entitii sunt
centralizate i valorificare?

1.1.4. Necesitile de instruire ale salariailor se regsesc n cele ale
structurilor n care funcioneaz acetia?

1.1.5. Necesitile de instruire ale structurilor se regsesc n necesarul
de instruire al entitii?

1.1.6. Se are n vedere actualizarea continu a bazei de date?
1.1.7. Informaii privind necesitatea pregtirii noilor angajai se
gsesc n baza de date?

1.1.8. Informaii privind necesitatea pregtirii angajailor transferai
n cadrul entitii?

1.1.9. Informaiile cuprinse n baza de date sunt centralizate pe
categorii i nivele de pregtire, astfel nct s asigure creterea calitii
profesionale a personalului?

1.1.10. Nevoile de instruire stabilite ca prioritare sunt reale?
1.1.11. Nevoile de instruire stabilite sunt realizate?
1.1.12. Nevoile de instruire stabilite i pstreaz ordinea de prioritate
n centralizatorul de la nivelul entitii?

.
Activitatea 1.2. Asigurarea unor programe de pregtire profesional corespunztoare n vederea realizrii
obiectivelor entitii
1.2.1. Anual, formarea profesional a personalului se desfoar pe
baza unui program formalizat?

1.2.2. Pentru fiecare aciune de instruire prevzut n programul
anual de formare profesional informaiile sunt complete i relevante?

1.2.3. Baza elaborrii programului anual de formare profesional a
personalului o constituie centralizatorul prioritilor?

1.2.4. La stabilirea programului de formare profesional s-a inut cont
de fondurile bugetare destinate acestei activiti?

1.2.5. Fondurile bugetare alocate activitii de formare profesional
sunt cu precdere orientate spre aciunile priritare?

Obiectiv 2 Asigurarea performanei procesului de pregtire profesional continu a personalului
Activitatea 2.1. Desfurarea procesului de pregtire profesional n condiii de eficien
2.1.1. Activitile de instruire sunt susinute de lectori de la nivelul
entitii publice?

43

2.1.2. Pentru activitile de instruire organizate n entitate sunt
asigurate condiii tehnice adecvate?

2.1.3. Sunt asigurate pentru fiecare cursant materialele didactice
necesare participrii la modulele practice ale cursurilor?

2.1.4. Pentru activitile de instruire organizate n timpul orelor de
lucru se asigur participarea cursantilor?

2.1.5. Formatorii proprii sunt motivai financiar pentru elaborarea i
susinerea materialelor de curs?

2.1.6. n cazul n care activitatea de instruire este organizat n timpul
orelor de lucru este asigurat continuitatea activitilor

2.1.7. Pentru ca derularea activitilor curente s fie asigurat se
urmrete ca salariaii s participe o singur dat la o tem din
programul de instruire?

Activitatea 2.2. Asigurarea condiiilor tehnice i financiare n vederea realizrii obiectivelor
2.2.1. politica entitii publice n domeniul formrii profesionale este
de a utiliza numai formatori proprii?

2,.2.2. Dac nu, formatorii externi utilizai sunt stabilii n urma unei
proceduri de licitaie?

2.2.3. Dac da, care este criteriul de selecie a furnizorului de servicii
de formare?

2.2.4. naintea fiecrei sesiuni de cursuri furnizorul extern de servicii
de formare prezint suportul de curs ce urmeaz a fi susinut?

2.2.5. Dac da, sunt susinute doar acele cursuri agreate de SFP?
2.2.6. Pentru toate aciunile de formare profesional sunt respectai
termenii prevzui n program?

2.2.7. Dup fiecare aciune de formare profesional se realizeaz
evaluarea cursanilor?

2.2.8. Dac da, rezultatele sunt transmise ctre structurile din care fac
parte cursanii?

2.2.9. Dup fiecare aciune de formare profesional cursanii au
posibilitatea evalurii cursurilor?

2.2.10. Dup fiecare aciune de formare profesional cursanii au
posibilitatea evalurii lectorilor?

2.2.11. Se urmrete n timp efectul pregtirii cursanilor?
.
Obiectiv 3 Asigurarea competenelor i responsabilitilor adecvate pentru derularea eficient a procesului
de pregtire profesional continu
Activitatea 3.1. Asigurarea capacitii organizatorice i a competenelor necesare realizrii procesului de
3.1.1. La nivelul entitii SFP este singura structur cu atribuii n
domeniul formrii profesionale?

3.1.2. Dac da, responsabilitile structurii sunt stabilte n total
relaie cu activitile sale?

3.1.3. Dac da, este asigurat coordonarea corespunztoare a
responsabilitilor?

3.1.4. ROF-ul cuprinde n totalitate activitile derulate la nivelul

3.1.5. La nivelul fiecrui post sunt stabilite obiective de atins?
3.1.6. Dac da, obiectivele stabilite la nivelul fiecrui post acoper
toate activitile repartizate Serviciului?

3.1.7. La nivelul fiecrui post sunt stabilite corespunztor nivelurile
de competen aferente?

44

3.1.8. Separarea sarcinilor este asigurat prin nivelurile de
competen stabilite la nivelul fiecrui post?

.
Activitatea 3.2. Pregtirea personalului din cadrul Serviciului Formare Profesional asigur performana
procesului de pregtire profesional continu
3.2.1. Exist proceduri operaionale specifice activitilor derulate la
nivelul Serviciului Formare Profesionale?

3.2.2. Sistemul de control implementat privind derularea procesului
de formare profesional este cunoscut de personalul Serviciului
Formare Profesionale?

3.2.3. Dac da, sunt stabilite personalului atribuiile privind realizarea
controlului operativ?

3.2.4. La stabilirea nevoilor de instruire ale personalului sunt luate n
calcul i cele privind propriul personal?

3.2.5. Dac da, personalul responsabil din cadrul SFP are pregtirea
profesional necesar pentru a asigura desfurarea corespunztoare a
procesului de instruire profesional pentru ntreaga entitate public?

..

Auditori interni, Supervizor,

Ionescu Corneliu
45

PREGTIREA MISIUNII Compartiment Audit Public
Intern Analiza riscurilor i evaluarea controlului intern

Data: 10.02.2014

EVALUAREA INIIAL A CONTROLULUI INTERN I STABILIREA OBIECITVELOR DE AUDIT

Activiti/ aciuni Riscuri
identificate
Ierarhizarea
riscurilor
Controale interne
ateptate
Controale interne existente Evaluare iniial a
controlului intern
Selectare n
auditare
OBIECTIV : Adecvarea i suficiena programului anual de pregtire profesional continu a personalului
Nevoile de
instruire
exprimate de
structurile din
entitate conin
informaii
incomplete i
nefundamentate

Ridicat
Organizarea unei evidene centralizate a
cererilor de instruire a structurilor
organizatorice din cadrul entitii.
Corelarea programului anual de
pregtire profesional elaborat cu
necesitile formalizate.
Formalizarea fiecrei nevoi individuale
de instruire exprimat.
Corelarea necesarului de instruire
stabilit la nivelul unei structuri
funcionale cu nevoile individuale ale
salariailor.
Armonizarea solicitrilor privind
nevoile de pregtire profesional de
grup cu necesitile entitii.
Analiza comparativ a
centralizatorului nevoilor de
formare transmise de structurile
entitii i programul anual de
pregtire profesional.
Stabilirea nevoilor de instruire
individual exprimate n
chestionarele de satisfacere i
rapoartele de evaluare
profesional individuale.
Analiza solicitrilor privind
nevoile de pregtire
profesional i a notelor de
fundamentare a acestora.

PARIAL
CONFORM

Da

Optimizarea
nevoilor de
instruire ale
personalului este
asigurat prin
calitatea
programelor de
pregtire
profesional
elaborate
Baza de date
conine
informaii
exhaustive i
nerelevante
pentru analiza
necesarului de
instruire

Ridicat
Elaborarea i actualizarea periodic a
bazei de date privind instruirea
personalului.
Cuprinderea n baza de date de teme de
curs pentru noii angajai.
Cuprinderea n baza de date de teme
pentru salariaii transferai n cadrul
entitii.
Baza de date exist i este
actualizat periodic.

PARIAL
CONFORM
Da
46

Stabilirea de criterii de elaborare a
cursurilor pe categorii i nivele de
pregtire ale personalului.
Aciunile de
instruire sunt
determinate
incorect n
raport cu
obiectivele
individuale i ale
entitii

Ridicat
Stabilirea unor criterii pentru
determinarea nevoilor prioritare de
instruire.
Verificarea periodic a realizrii
programului de pregtire profesional i
analiza nerealizrilor.
Centralizatorul cererilor de instruire
trebuie asigur prioritizarea nevoilor de
instruire.

Stabilirea gradului de realizare
a programului de pregtire
profesional

Cererile de instruire sunt
centralizate.

PARIAL
CONFORM

Da
Inexistena unui
plan de formare
profesional
formalizat
adecvat
necesitilor

Mediu
Formalizarea programului anual de
pregtire profesional.
Cuprinderea n programul anual de
pregtire profesional de informaii
privind tema cursurilor, perioada de
desfurare, lectorii, locaia.

Asigurarea corespondenei ntre
programul anual de pregtire
profesional i centralizatorul prioritizat
al necesarului de instruire.
Programul anual de pregtire
profesional este elaborat i
aprobat.
Programul anual de pregtire
profesional conine informaii
privind tema cursurilor,
perioada de desfurare,
lectorii, locaia.
Analiza comparativ a nevoilor
de formare transmise de
structurile entitii i programul
anual de pregtire profesional.

PARIAL
CONFORM

Da
Asigurarea unor
programe de
pregtire
profesional
corespunztoare
n vederea
realizrii
obiectivelor
entitii

Neadecvarea/
neprioritizarea
nevoilor de
instruire ale
programului
anual de formare
profesional la
resursele
financiare
alocate activitii

Mediu
Identificarea fondurilor necesare
realizrii programului de instruire,
asigurarea suficienei acestora,
cuprinderea lor n buget.
ncadrarea cheltuielilor cu organizarea
i desfurarea instruirilor profesionale
n bugetul aprobat i n estimarea
iniial din programele elaborate.
Orientarea resurselor financiare ctre
aciunile de instruire determinate a fi
prioritare.
Fondurile necesare realizrii
programului de instruire, sunt
cuprinse n buget.

Aciunile de instruire
planificate s-au ncadrat n
bugetul aprobat.

PARIAL
CONFORM
Da
47

OBIECTIV: Asigurarea performanei procesului de pregtire profesional continu a personalului
Resursele
alocate
procesului de
instruire sunt
utilizate
neadecvat
raportat la
necesiti

Ridicat
Identificarea lectorului i domeniului n
care acesta poate susine cursuri
Identificarea locaiei i logisticii
adecvate.
Verificarea existenei la dispoziia
cursanilor a suporturilor de curs i
materialelor pentru studiile de caz.
Obinerea de aprobri pentru toate
cursurile organizate n timpul orelor de
lucru, astfel nct s fie asigurat
participarea cursanilor.
Elaborarea de propuneri de motivare
financiar a lectorilor proprii i
aprobarea acestora
Entitatea public dispune de
lectori proprii pentru mai multe
din domeniile de instruire
necesare.
Locaia i logistica sunt cu
preponderen propunerea
formatorului extern.
Sunt elaborate toate materialele
necesare instruirii pentru toi
cursanii.

Cursurile organizate n timpul
orelor de lucru, au aprobarea
conducerii.

PARIAL
CONFORM

Da
Desfurarea
procesului de
pregtire
profesional n
condiii de
eficien
Procesul de
instruire
perturb
derularea optim
a activitii
curente a
entitii publice.

Ridicat
Verificarea aprobrilor pentru toate
cursurile organizate n timpul orelor de
lucru, astfel nct s fie asigurat
continuitatea activitilor.
Analiza cursului privind participrile
anterioare ale salariailor la teme
similare
Cursurile organizate n timpul
orelor de lucru, au aprobarea
conducerii.

PARIAL
CONFORM

Da
Serviciile de
formare
profesional,
interne i
externe,
utilizate
necorespunztor.

Ridicat
Prioritizarea cursurilor i elaborarea
materialelor aferente, astfel nct s
poat fi susinute de lectori interni.
Existena unui criteriu de selecie a
furnizorului de servicii de formare
Verificarea acordrii avizului suportului
de curs prezentat de formatorii externi.
ncheierea de contracte de
achiziii de servicii de formare.

Suporturile de curs prezentate
de formatorii externi au avizul
SFP.

PARIAL
CONFORM

Da
Asigurarea
condiiilor
tehnice i
financiare n
vederea realizrii
obiectivelor

Lipsa
rezultatelor
ateptate n urma
procesului de
instruire realizat.

Ridicat
Realizarea aciunilor de instruire la
termenele planificate cu respectarea
coninutului suportului de curs.
Realizarea de evaluri a cursanilor
pentru fiecare curs organizat: aprecierea
nivelului de cunotine dobndit,
Aprobarea derulrii aciunilor
de instruire la termenele
planificate.

Analiza chestionarelor

PARIAL
CONFORM

Da
48

aprecierea utilitii cursului pentru
cursani.
Realizarea de evaluri a satisfaciei
cursanilor, aprecierea nivelului de
cunotine dobndit, aprecierea utilitii
cursului.
solicitate, la finalul instruirii,
beneficiarilor aciunilor de
formare profesional.
OBIECTIV: Asigurarea competenelor i responsabilitilor adecvate pentru derularea eficient a procesului de pregtire profesional continu
Stabilirea
ambigu a
relaiilor
organizatorice n
cadrul
Serviciului

Mic

Definire prin ROF
Stabilire prin fia postului

Definire prin ROF
Stabilite prin fia postului

CONFORM

Nu

Asigurarea
capacitii
organizatorice i
a competenelor
necesare
realizrii
procesului de
pregtire
profesional
Activitile
Serviciului sunt
necorespunztor
atribuite
personalului

Mic
Corelarea atribuiilor serviciului cu
sarcinile din fia postului
Corelarea obiectivelor individuale cu
sarcinile postului
Analiza ncrcri posturilor
Corelarea atribuiilor serviciului
cu sarcinile din fia postului
Corelarea obiectivelor
individuale cu sarcinile postului
Analiza ncrcri posturilor

NECONFORM
Da
Neimplementare
a controlului
operativ i
reciproc

Mediu

Verificarea procedurilor operaionale
specifice activitii de formare
profesional.
Formalizarea i asigurarea cunoaterii
de ctre fiecare salariat al SFP a
atribuiilor pentru realizarea controlului
operativ i reciproc.
Procedurile operaionale privind
activitatea de formare profesional
asigur derularea adecvat a acestei
activiti.
Analiza procedurilor
operaionale privind activitatea
de formare profesional.
Procedurile operaionale
specifice sunt cunoscute de
salariaii SFP.

Stabilirea controlului operativ
i reciproc n derularea
operaiunilor de ctre fiecare
salariat.

CONFORM

Nu
Pregtirea
personalului din
cadrul Serviciului
Formare
Profesional
asigur
performana
procesului de
pregtire
profesional
continu
Nerealizarea
evalurii
nevoilor de
instruire
profesional
pentru

Mediu
Stabilirea nevoii de pregtire de
specialitate pentru salariaii SFP.

Stabilirea corespondenei ntre nivelul
de cunotine al personalului SFP i
Existena n programul de
formare profesional i a
instruirilor adecvate salariailor
SFP.
Verificarea corespondenei ntre
nivelul de cunotine al

NECONFORM
Da
49

Not: Activitile/aciunile selectate n auditare se prezint dup cum urmeaz:

Nr.
crt.
Obiective Activiti/aciuni Riscuri
Nevoile de instruire exprimate de structurile din entitate conin
informaii incomplete i nefundamentate
Baza de date conine informaii exhaustive i nerelevante pentru analiza
necesarului de instruire
Optimizarea nevoilor de instruire ale
personalului este asigurat prin calitatea
programelor de pregtire profesional
elaborate
Aciunile de instruire sunt determinate incorect n raport cu obiectivele
individuale i ale entitii
Inexistena unui plan de formare profesional formalizat adecvat
necesitilor
1. Adecvarea i suficiena
programului anual de
continu a personalului
Asigurarea unor programe de pregtire
profesional corespunztoare n vederea

Neadecvarea/ neprioritizarea nevoilor de instruire ale programului anual
de formare profesional la resursele financiare alocate activitii
Resursele alocate procesului de instruire sunt utilizate neadecvat raportat
la necesiti
Desfurarea procesului de pregtire
profesional n condiii de eficien
Procesul de instruire perturb derularea optim a activitii curente a
entitii publice.
Serviciile de formare profesional, interne i externe, utilizate
necorespunztor
2. Asigurarea performanei
profesional continu a
personalului
Asigurarea condiiilor tehnice i financiare n
vederea realizrii obiectivelor
Lipsa rezultatelor ateptate n urma procesului de instruire realizat
Asigurarea capacitii organizatorice i a
competenelor necesare realizrii procesului
de pregtire profesional
Activitile Serviciului sunt necorespunztor atribuite personalului 3. Asigurarea competenelor i
responsabilitilor adecvate
pentru derularea eficient a
profesional continu
Pregtirea personalului din cadrul Serviciului
Formare Profesional asigur performana
Nerealizarea evalurii nevoilor de instruire profesional pentru
personalul propriu

Popescu George, Slvescu Dana
Ionescu Corneliu
personalul
propriu
cerinele cuprinse n fiele posturilor. personalului SFP i cerinele
cuprinse n fiele posturilor.
50

Public Intern Elaborarea Programului misiunii de audit public intern

Data: 10.02.2014
Aprobat: eful Compartimentului Audit Intern

PROGRAMUL MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN

Obiective Activiti/
aciuni
Tipul testrii Durata (h) Persoane implicate Locul
desfurrii
226
I. Pregtirea misiunii de audit public intern 64
1. ntocmirea i aprobarea Ordinului de
serviciu
2 SD SAI
2. ntocmirea si validarea Declaraiilor
de independen
2 SD, PG, IC SAI
3. Pregtirea i transmiterea Notificrii
privind declanarea misiunii de audit
public intern
4 SD, PG, IC SAI
4. Deschiderea misiunii de audit public
intern
4 SD, PG, IC, SI SAI
5. Constituirea i actualizarea dosarului
permanent
8 SD, PG, IC SAI
6. Prelucrarea i documentarea
informaiilor
24
7. Evaluarea riscurilor 8 SD, PG, IC SAI
8. Evaluarea controlului intern 8 SD, PG, IC SAI

9. ntocmirea Programului misiunii de
audit public intern
4 SD, PG, IC SAI
II. Intervenia la faa locului 130
51

1.1. Optimizarea nevoilor de instruire
ale personalului este asigurat prin
calitatea programelor de pregtire
profesional elaborate
Analiza
Examinarea
Verificarea
32 SD, PG, SI SP
1. Adecvarea i
suficiena
programelor de
pregtire
profesional
continu a
personalului
1.2. Asigurarea unor programe de
pregtire profesional corespunztoare
n vederea realizrii obiectivelor
entitii
Analiza
Examinarea

24 SD, PG, IC, SI

SP
SAI

2.1. Desfurarea procesului de
pregtire profesional n condiii de
eficien
Observarea
Compararea analiza
Examinarea.
32

SD, IC, SI

SP
SAI
2. Asigurarea
performanei
procesului de
pregtire
profesional
continu a
personalului
2.2. Asigurarea condiiilor tehnice i
financiare n vederea realizrii
obiectivelor
Verificarea
Analiza
examinarea
24 SD, PG, IC, SI

SP
SAI

Asigurarea capacitii organizatorice i
a competenelor necesare realizrii
Analiza
Examinarea

3. Asigurarea
competenelor i
responsabilitilo
r adecvate pentru
derularea
eficient a
procesului de
pregtire
profesional
continu
Pregtirea personalului din cadrul
Serviciului formare profesional asigur
performana procesului de pregtire
profesional continu
Analiza
Examinarea

14. Revizuirea documentelor i
constituirea dosarelor de audit intern
- 4 SD, PG, IC SAI

15. edina de nchidere - 4 SD, PG, IC, SI SAI, SP
III. Raportul de audit intern 30
16. Elaborarea proiectului Raportului
- 20 SD, PG, IC SAI
17. Transmiterea proiectului Raportului
- 2 SD, PG, IC SAI
52

18. Reuniunea de conciliere - 4 SD, PG, IC, SI SAI, SP
19. Elaborarea Raportului misiunii de
audit public intern
- 2 SD, PG, IC SAI
20. Difuzarea Raportului misiunii de
audit public intern
- 2 SD, PG, IC SAI
IV. Urmrirea recomandrilor 2
21. Elaborarea Fiei de urmrire a
implementrii recomandrilor
- 2 SD, PG, IC SAI

Auditori interni, Supervizat, Aprobat,
Popescu George/ Slvescu Dana ef Compartiment Audit Intern
Ionescu Corneliu

53

INTERVENIA LA FAA LOCULUI Compartiment Audit
Public Intern Colectarea i analiza probelor de audit

Data: 14.02.2014

TESTUL NR. 1.1.

Obiectivul misiunii

Adecvarea i suficiena programelor anuale de formare profesional a personalului.

Obiectivul testului

Optimizarea nevoilor de instruire ale personalului este asigurat prin calitatea
programelor de pregtire profesional elaborate.

Modalitatea de
eantionare

Pentru efectuarea testului s-au analizat toate documentele care au constituit baza
elaborrii programelor anuale de pregtire profesional a personalului pentru anii
2012 i 2013 (referatele de necesitate ale structurilor organizatorice ale entitii,
notele de fundamentare ale acestora, rapoartele de evaluare ale salariailor,
propuneri de teme ale participanilor la cursuri .a.).

Descrierea testului
Testarea a urmrit analiza modului de elaborare i fundamentare a programelor
anuale de formare profesional a personalului, stabilirea eficacitii aciunii de
implementare a nevoii de instruire a personalului.

Constatri
Pentru perioada analizat s-au transmis solicitri structurilor entitii, dar acestea
nu sunt formalizate i astfel rspunsurile au fost general exprimate, fr justificare
i termen de finalizare. Din totalul mediu de 60 de cereri de teme de instruire anual
exprimate, n planurile elaborate nu se regsesc dect 15 (25%), restul fiind
stabilite numai la nivelul Serviciului Formare Profesional.
Direciile de specialitate nu au solicitat, de cte ori a fost necesar n timpul anului,
organizarea de cursuri de instruire profesional, pentru fundamentarea teoretic i
practic a modificrilor/completrilor cadrului normativ. Planul cuprinde astfel de
teme, unele i la propunerea Serviciului Formare Profesional, dar nu ntotdeauna
se obin rezultatele dorite (ex. organizarea de multe ori n contratimp cu intrarea n
vigoare a noilor acte normative conduce la dezinteres din partea direciilor de
specialitate privind participarea).
La nivelul entitii publice sunt n derulare 3 programe de twinning, care vizeaz
tot attea direcii de specialitate i pentru care Serviciul Formare Profesional are
sarcina asigurrii suportului logistic. Din cadrul direciilor beneficiare sunt cooptai
n programele de instruire profesional toi salariaii, prin rotaie, pe parcursul a 2
ani.
Analiznd cele 500 de rapoarte de evaluare ale salariailor entitii publice, pentru
anul 2012, s-a constatat c n 53 dintre acestea, (10,6%), conductorii
compartimentelor solicit cte 3 teme de instruire pentru executanii din subordine,
n 65 de rapoarte, (13%), 2 teme de instruire, n 170 (34%) doar o tem, iar restul,
(42,4%), au la rubrica - Programe de instruire profesional recomandate a fi urmate
n urmtoarea perioada pentru care se va face evaluarea nu este cazul. Pentru anii
2012 i 2013, procentele sunt aproximativ aceleai, nu au evoluat corespunztor
nevoii de informaii pentru planificarea activitii de instruire profesional,
respectiv 12% - 3 teme de instruire, 12% - 2 teme de instruire, 36% - 1 tem
propus, 40% - fr propuneri. Temele propuse nu se regsesc dect ntr-o foarte
mic msur n propunerile ulterioare ale direciilor i n planurile finale privind
formarea profesional a personalului.

Concluzii
Pentru o analiz mai aprofundat i stabilirea eficacitii acestei activiti, n baza
acestui test s-a solicitat un interviu. Rspunsurile la ntrebrile cuprinse n interviu
i adresate responsabilului cu activitatea de formare profesional din entitatea
public fac referire i confirm aspectele constatate i prezentate n test.
54

Auditorii interni au hotrt organizarea unui workshop, care s pun n prim plan
ateptrile i propunerile celor dinafara Serviciului Formare Profesional, vis-a-vis
de mbuntirea activitii de analiz a nevoilor de instruire a lor i s-a
concluzionat c aciunea de stabilire a nevoii de formare profesional a fost
neperformant n ceea ce privete asigurarea eficacitii activitii.
Rezultatele workshop-ului au permis s se afirme c, dei participanii sunt
executani i nu implicai n procesul de decizie, prin contribuia lor n cadrul
edinei au demonstrat un real interes pentru asigurarea eficacitii activitii de
pregtire profesionale i acord sprijinul auditorilor interni n cunoaterea realitii
i formularea unor recomandri de mbuntire pertinente.
Activitatea de fundamentare a planurilor de formare profesional s-a dovedit
ineficace. Este vital pentru ntreaga activitate de formare profesional, inclusiv
n asigurarea eficacitii analizei nevoii de instruire. Eficacitatea este asigurat
prin nelegerea i contientizarea clar a ceea ce se urmrete prin aceast
activitate. Trebuie neles i aplicat n mod convingtor efectul de und.
Este posibil s fie nevoie de mult timp pn s apar beneficiile complete ale
instruirii, dar este nevoie de o monitorizare ulterioar permanent i rezultatele vor
apare n msura de realizare a indicatorilor de performan.
Auditorul intern a concluzionat c se dorete s se contientizeze necesitatea
formrii profesionale, dar nc nu exist o relaie bine pus la punct ntre
organizator (Serviciul Formare Profesional) i beneficiari (structurile
organizatorice/personalul entitii) care are efecte negative n ceea ce privete
eficacitatea fundamentrii planurilor de instruire.
Corobornd cu indicatorii de msur ai performanei, raportai la Optimizarea
activitii de formare profesional prin analiza nevoilor de instruire a
personalului din entitatea public, formularea, numrul lor foarte mic i puin
reprezentativ pentru fiecare activitate component a obiectivului, nu corespund
unei interpretri performante a realizrilor n domeniu. De exemplu, indicatorul
existena unui plan anual de formare, cu realizare 100%, nu asigur o
planificare, respectiv derulare de aciuni de instruire cu efect de performan n
activitatea entitii publice. Astfel, este necesar introducerea unor noi indicatori de
msurare a performanei privind Optimizarea activitii de formare profesional
prin analiza nevoilor de instruire a personalului din entitatea public, respectiv:
- numr de rspunsuri conforme cu solicitarea/numr de rspunsuri
primite/numr de rspunsuri solicitate int de realizat 100%;
- numr de prime prioriti n solicitrile structurilor entitii/numr aciuni
planificate int de realizat 100%;
- numr de aciuni de instruire derulate prin metode informatice/total aciuni
planificate int de realizat 50%;
- numr aciuni desfurate cu formatori interni/numr aciuni cu formatori
externi/ total aciuni planificate int de realizat 80%.

Popescu George/Ionescu Corneliu Dana Slvescu

55


Data: 14.02.2014

Interviu nr. 2.1.1.
adresat doamnei STNESCU IOANA, ef Serviciul Formare Profesional

Nr.
crt.
ntrebri Rspunsuri

1.
Organizai i coordonai
activitatea Serviciului
Formare Profesional?
De cnd?
Da. Sunt eful Serviciului Formare Profesional din 2007, de la
organizarea distinct a acestei structuri n cadrul entitii. Deci
am coordonat activitatea acestei structuri pe ntreaga perioad
auditat acum de dumneavoastr.

2.
Este definit clar atitudinea
i abordarea acestui aspect
din partea managementului?
Formarea profesional de cele mai multe ori este concentrat pe
costuri i mai puin se vd avantajele n ceea ce privete
profesionalismul salariailor.

3.
Salariaii cunosc i neleg
pe deplin care este poziia
entitii cu privire la
dezvoltarea lor profesional?
Salariaii nu acord o atenie deosebit carierei lor profesionale.
Nu sunt contieni de preul pregtirii lor i c acest proces le
este la ndemna. Baza de date indic repetare de cursuri, cu
repetare de cursani, de unde deduc o indiferen fa de scopul
i utilitatea instruirii.

4.
Spunei c se repet temele,
participanii. ntreaga
activitate are la baz un
plan?
Exist un plan anual de desfurare a activitii de formare
profesional i care s-a dorit s se modifice i s se actualizeze
permanent, corespunztor nevoilor de instruire. Iar n ceea ce
privete participanii, fiecare structur organizatoric stabilete
salariaii cursani.

5.
Exist procedur scris i
formalizat de derulare a
activitii de planificare?
Exist proceduri operaionale scrise i formalizate pentru toate
activitile Serviciului Formare Profesional.

6.
Nevoile de formare
profesional apar din
ntmplare sau ca urmare a
rezultatelor unor anchete
speciale?
Conform procedurii operaionale se solicit fiecrei structuri (pe
baz de adres) o situaie a nevoilor specifice de formare
profesional. Este necesar ca solicitrile s fie prioritizate
fundamentat, ca ordine n derulare, timp afectat fiecrei teme,
subiectele concrete de dezbtut i eventual propuneri de
furnizori de formare, numrul participanilor, nivelul lor de
calificare i ceea ce se dorete s se obin.
Toate propunerile primite sunt centralizate, reformulate i
regrupate. n baza acestor date, se elaboreaz Raportul nevoilor
de formare.
7. Cum sunt stabilite temele
cuprinse n plan?
Temele selectate i prioritizate, cuprinse n Raportul nevoilor de
formare sunt incluse n planul de formare profesional.
n cursul anului, ca urmare a apariiei unor elemente noi, de
exemplu evoluia cadrului de reglementare, programele de
formare profesional sunt actualizate.
O alt surs important de informaii pentru desfurarea
programelor de pregtire profesional o reprezint cursurile
prevzute a se desfura n cadrul diverselor programe de
twinning, unde entitatea este implicat.
Analiza nevoilor de formare definit n rapoartele de evaluare a
performanelor personalului reprezint un alt canal pentru
56

elaborarea programelor de pregtire profesional.
O alt surs important de formulare a nevoilor de formare o
reprezint propunerile de noi cursuri efectuate de ctre
participanii la cursuri.
Se au n vedere nevoile de formare exprimate de fiecare direcie
de specialitate din entitate, de numrul i calificarea formatorilor
proprii i nu n ultimul rnd de fondurile alocate acestei
activiti.
8. Direciile de specialitate
sunt receptive la solicitarea
dumneavoastr n a
definitiva planul anual de
formare profesional a
personalului?
Colaborai cu responsabilii
cu pregtirea profesional de
la nivelul direciilor de
specialitate?
Nu n totalitate sau aa cum s-ar dori din partea noastr.
De aici si problemele pe care le-ai sesizat n organizarea
planificrii activitii de pregtire profesional.
n cazul n care ni se solicit anumite teme, considerm c
prima opiune ar fi prioritar i o ncadrm ca atare n plan. Dar
alturat nu exist nicio referin de luat n calcul. Astfel, pe
parcurs ne lovim de situaia n care se organizeaz cursul
respectiv, dar cursanii nu au calificarea necesar, absenteaz pe
motiv de planificare greit n timp, nu sunt satisfcui de
cuprinsul temelor. Rezultatul obinut nu este cel proiectat, dar
resursele au fost planificate i utilizate la maxim.
ncercm s centralizm informaiile cuprinse n rapoartele de
evaluare a activitii individuale ale salariailor i pe rezultatele
anterioare privind activitatea de pregtire profesional.
Rapoartele sunt foarte srace n exprimare i aprecierea
indicatorilor de performan afereni fiecrei activiti derulate
de salariai, iar propunerile managerilor de linie privind
necesarul de pregtire a subordonailor evaluai sunt aproape
inexistente.
9. n concluzie, suntei
mulumit de feed-back-ul
din acest moment?
Nu. ncercm s contientizm mai mult factorii de decizie
privind importana formrii i dezvoltrii profesionale i implicit
importana informaiilor de care dispun structurile vis-a-vis de
nevoile de instruire.
10. Considerai c stabilirea
necesarului de formare
se deruleaz n mod eficace,
respectiv este evaluat
realizarea, sau nu, a scopului
pentru care stabilim nevoia
de instruire i derulm
programul de formare
profesional?
Ne confruntm cu multe probleme i dorim ca n urma misiunii
dumneavoastr recomandrile primite s ne sprijine n
performarea aciunilor noastre, n sensul de a asigura eficacitatea
activitii de stabilire a nevoii de formare profesional a
personalului.

11. Mai avei ceva de adugat? Nu.

Data: 14.02.2014
Dat n faa noastr
Auditori interni ef Serviciul Formare Profesional
Stnescu Ioana

Interviul este folosit pentru urmrirea mai n profunzime a informaiilor despre o anume
problem. Acest interviu se desfoar la structura auditat, n biroul celui ntrebat. Auditorul intern
explic pe scurt scopul interviului, condiia de confidenialitate a rspunsurilor, respectiv cine i cum
va avea acces la acestea i tehnica de derulare a acestei aciuni.
n acest caz, auditorul intern a optat pentru un interviu centrat pe probleme care are la baz
constatri anterioare i rspunsurile vin s confirme rezultatele cercetrii efectuate.
57

INTERVENIA LA FAA LOCULUI Compartiment
Audit Public Intern Colectarea i analiza probelor de audit

Data: 14.02.2014

FOAIE DE LUCRU nr. 1.1.1.
privind rezultatele workshop-ului organizat

Misiunea de audit intern: mbuntirea activitii de formare profesional a personalului din
entitatea public
WORKSHOP (grup de dezbatere) o selecie de persoane adunate la un loc pentru a dezbate teme i
probleme cu caracter specific.
Obiectul workshop-ului:
Adecvarea i suficiena programelor anuale de formare profesional a personalului din entitatea
public.
Obiectivul workshop-ului:
Optimizarea nevoilor de instruire ale personalului este asigurat prin calitatea programelor de
formare profesional elaborate.
Participanii sunt reprezentani ai fiecrei structuri organizatorice din cadrul entitii, respectiv
responsabilii cu activitatea de planificare, coordonare i monitorizare a formrii profesionale a
salariailor, eful Serviciului Formare Profesional i coordonatorul Compartimentului strategie,
metodologie, planificare, cu atribuii privind analiza nevoilor de formare i elaborare a planificrii
instruirilor la nivel de entitate.
Desfurarea ntlnirii are loc n data de 14.02.2014 n incinta entitii, sala de cursuri a Serviciului
Formare Profesional (este o sal de curs echipat corespunztor pentru o astfel de ntlnire).
Avantajele organizrii unui workshop:
participanii reacioneaz i dezbat rspunsurile celorlali, se fac analize i comentarii;
mediatorul interacioneaz direct cu participanii i dac este cazul clarific rspunsurile i
pune ntrebri;
rspunsurile nu sunt limitate i opiniile sunt exprimate cu propriile cuvinte i pot fi nelese cu
uurin att de amatori, ct i de profesioniti;
datele se obin mai rapid, subiectele pot fi mult mai concise;
costurile folosirii acestui grup de dezbatere se rezum, n acest caz, la suporturile materialelor
organizate i prezentate de mediator;
participanii sunt din cadrul entitii auditate, dezbaterea are loc n timpul orelor de lucru i,
mai mult, n timpul desfurrii interveniei la faa locului a misiunii de audit intern. Este foarte
important ca workshop-ul s fie bine organizat, deoarece participanii cedeaz din timpul lor i
sentimentul de timp pierdut poate periclita rezultatele ateptate de auditor i relaiile acestuia cu
structura auditat.
Mediatorul este auditorul intern. El trebuie:
s cunoasc activitatea supus dezbaterii;
s stabileasc participanii;
s transmit invitaiile de participare;
58

s defineasc clar scopul ntlnirii;
s explice modul de desfurare, nregistrare i confidenialitate a discuiilor;
s cunoasc persoanele participante i s reueasc s comunice, dac este cazul, cu
participani reticeni, experi n domeniu, prieteni sau colegi, agresivi .a.
Invitaiile de participare se transmit de ctre auditorii interni cu cel puin 5 zile nainte de data
prevzut pentru desfurarea edinei de workshop. Aceste invitaii sunt n format scris i conin cel
puin urmtoarele elemente de referin:
- locul, data i ora;
- obiectivul edinei;
- o scurt prezentare a temei;
- alte informaii adiionale considerate folositoare pentru ndeplinirea obiectivului.
Etapele desfurrii edinei de workshop
- enunarea problemei, cu care deja participanii sunt familiarizai, tema fiind anunat n
invitaia de participare;
- reformularea problemei, pentru a forma o imagine ct mai clar asupra ce se ateapt n urma
edinei, pentru a genera un cmp de dezbatere;
- afiarea regulilor i a temei pentru a nu se pierde din vedere ceea ce se cut;
- derularea propriu-zis;
- consemnarea punctelor de vedere;
- evaluarea soluiilor.

Derularea dezbaterii
Mediatorul:Se prezint i ureaz tuturor bun venit la aceast reuniune. Sunt prezentai invitaii.
Dei participanii sunt din structuri organizatorice diferite, prin fia postului toi au ca
responsabilitate, la acest nivel, organizarea i monitorizarea activitii de formare profesional a
personalului.
Introduce n discuie problematica ntlnirii. Prezint cteva aspecte legate de aceast
problematic.
Dezvoltarea carierei se bazeaz n mare msur pe formarea profesional. Este modalitatea
prin care salariaii reuesc s se integreze i s lucreze eficient ntr-o entitate. n prezent, entitile
privesc formarea profesional concentrat pe costuri i nu i vd avantajele. Nu consider formarea
profesional ca o investiie n capital uman. Acord o prioritate sczut acestei activiti i o asimileaz
cel mai frecvent doar cu costurile efective formrii, respectiv:
- costuri de absen costul meninerii funcionarilor publici pe statul de plat n timp ce
acetia particip la cursuri de pregtire profesional;
- costuri de nlocuire costul personalului folosit pentru a acoperi postul rmas liber pe
perioada n care un salariat particip la cursuri de formare profesional;
- cheltuieli de formare profesional costul legat de un anumit curs de formare
profesional, plus costuri de deplasare, cazare i mas, dup cum este necesar;
- manuale, rechizite i echipamente pentru cursurile de formare profesional;
- costul legat de angajarea lectorilor, experilor din afara entitii atunci cnd este cazul;
- taxe pentru utilizarea slilor i a altor faciliti;
- costuri de implementare cnd cursantul are nevoie de o perioad de timp pentru a aplica
ceea ce a nvat;
- costuri de oportunitate orice activitate la care s-a renunat ca urmare a participrii la
59

cursul respectiv.

Toate acestea par copleitoare dac nu se compar cu costurile care decurg din nerealizrile
datorate neprofesionalismului salariailor prin neparticiparea la cursurile de formare profesional.
Invit s se supun dezbaterii problema eficacitii analizei nevoilor de formare profesional n
planificarea activitii de instruire, la nivel de structur i la nivel general. O reuit a acestei ntlniri
este s se realizeze un feed-back pozitiv ntre Serviciul Formare Profesional i ceilali invitai cu
atribuii n domeniu.
Participant: Trebuie s contientizm faptul c entitatea trebuie s-i direcioneze eforturile i resursele
ctre acele activiti de formare profesional care o pot ajuta cel mai bine s-i ating obiectivele. De
aceea, este necesar o analiz sistematic i corect a nevoilor de pregtire profesional raportat la
obiective. Aceasta analiz trebuie desfurat pe trei niveluri:
- nivelul organizaional - const n corelarea nevoilor de pregtire i a resurselor cu obiectivele
entitii, precum i identificarea climatului organizaional i de mediul extern (legislaie, probleme
sociale, economice etc.).
- nivelul departamental - analiza anterioar corelat cu nevoile i obiectivele specifice fiecrei
direciei;
- nivelul individual - presupune identificarea persoanelor care au nevoie de pregtire, precum i a
metodelor ce trebuie utilizate, pentru fiecare individ in parte. In aceasta situaie, evaluarea
performanelor i a potenialului individului reprezint punctul de pornire n stabilirea nevoii de
pregtire.
Participant: Vin i completez cu faptul c trebuie s monitorizm rezultatele pe care trebuie s le
ating acest proces, vis-a-vis de obiectivele lui, respectiv:
- obiective ale instruirii - ce fel de concepte sau tehnici trebuie nvate n cadrul programului de
pregtire, cine trebuie s le nvee i cnd s fie asimilate;
- obiective organizaionale si departamentale - ce impact va avea pregtirea asupra unor
fenomene precum absenteismul, fluctuaia personalului, reducerea costurilor, creterea productivitii;
- obiective la nivelul individului - care va fi impactul asupra comportamentului individului,
asupra creterii performanelor sale.
Determinarea ct mai exact a obiectivelor pregtirii profesionale constituie i o baz pentru
stabilirea metodelor, coninutului i resurselor alocate acestui program.

Participant: Este necesar i important stimularea pregtirii profesionale i consider c se poate
realiza prin mai multe forme:
- motivare - influeneaz gradul de asimilare a cunotinelor. Se refer la implicarea i interesul
persoanei pentru mbogirea cunotinelor (motivare intrinsec) sau la posibilitatea obinerii unor
recompense superioare (motivare extrinsec);
- recompens - se refera att la posibilitatea aplicrii celor nvate, ceea ce va duce la creterea
performanelor i deci i a satisfaciei n munc, ct i la obinerea unui atestat sau a unei diplome care
ii certific pregtirea;
- modificarea comportamentului - realizat prin motivare pozitiv (recompense sporite),
motivare negativ (sanciuni) sau aprut ca urmare a insuficienei cunotinelor de specialitate, care l
pune n dificultate pe angajat, acesta neputnd s-i ndeplineasc sarcinile fr o pregtire
corespunztoare.
Utilizarea acestor forme de stimulare a pregtirii profesionale trebuie s in cont de obiectivele
60

acestei activiti i de particularitile fiecrui individ n parte, astfel nct procesul de instruire s dea
randamentul maxim.
Mediator: V mulumim pentru informaiile transmise, astfel nct s nelegem modul de a gndi cnd
ne propunem s abordm problema instruirii personalului, dar s ncercm s ne desprindem de teorie
i s prezentm realitile cu care v confruntai i s gsim soluii de mbuntire.
Participant: Consider c trebuie s existe un feed-back ntre noi i fiecare salariat cu privire la nevoile
i ateptrile acestuia privind cariera profesional. Printr-un dialog corect i o monitorizare complet s
aducem la un numitor comun dorinele salariailor cu obiectivele organizaiei. Astfel propunerile
noastre ctre Serviciul Formare Profesional vor fi cu adevrat reale.
Participant: Precizez c este nevoie s revenim mereu la resurse. S cunoatem n momentul
exprimrii opiunilor de pregtire profesional de resursele reale disponibile. A fost un caz n care s-a
propus i fundamentat organizarea prioritar a unei teme de o anumit amploare i nu a fost cuprins
n planul Serviciului Formare Profesional din lipsa fondurilor.
Participant: La informaiile pe care le oferim noi la un moment dat trebuie adugate informaiile
privind aciunile anterioare. Astfel, se impune s se creeze, la nivelul fiecrei structuri, i implicit la
nivelul Serviciului Formare Profesional, i s se ntrein cu mult responsabilitate o baz de date
foarte cuprinztoare cu situaia pregtirii fiecrui salariat. De asemenea, solicitm din partea Serviciului
Formare Profesional s cunoatem posibilitile entitii n achiziionarea serviciilor externe de
formare.
Participant: Nevoia de instruire trebuie pus permanent alturi de cointeresarea real pentru pregtire
i perfecionare profesional a salariailor. S accepte aceast instruire pornind de la ideea c va primi
atribuii noi, va avansa n funcie, va fi cooptat n echipe de lucru n diferite proiecte de colaborare, va
fi un plus fa de situaia anterioar instruirii. Sunt nemulumiri, i de aici dezinteres pentru
perfecionarea pregtirii profesionale.
Mediator: Considerai c pn n prezent activitatea de analiz a necesarului de formare profesional
pentru stabilirea adecvat i suficient a planului nu este eficace. Eficacitate nseamn evaluarea
realizrii, sau nu, a scopului pentru care stabilim nevoia de instruire i derulm programul de formare
profesional.
Un exemplu n acest sens, aspect care a fost sesizat, este procentul de utilizatori ai programului
de formare profesional care au primit instruirea de care aveau nevoie i sunt mulumii de cariera
profesional obinut. n exemplificrile dumneavoastr procentul ar fi destul de redus.
Ca o parantez i completare totodat vin i adaug faptul c un concept important al eficacitii
acestei activiti este calitatea. Calitatea procesului de stabilire a nevoii de formare profesional se
poate stabili prin mai multe metode, ca de exemplu:
indicatori cantitativi procentul de cereri de formare profesional la care s-a rspuns n
timp;
studii privind beneficiarii cunoscnd grupul int, care este satisfacia cursanilor i care
sunt motivele de neparticipare;
numrul de reclamaii numrul mare indic existena unor probleme de organizare, de
formatori etc., un nivel sczut indic indiferen fa de program/experiene nedorite a se
repeta/dificulti n a rezolva o reclamaie;
evaluare profesional posibil ca salariaii s nu aib o imagine rezonabil a ceea ce le
ofer un program de instruire i sunt sau nu mulumii de el. Astfel se recurge la o evaluare
profesional realizat n mod profesionist .a.

61

Participant: S punctm i acest aspect - trebuie s existe interesul formatorilor. Sunt deja formatori pe
diferite domenii din rndul propriilor angajai. Ct timp activitatea lor ca formatori n cadrul entitii
este perceput ca o sarcin de serviciu, acetia nu vor fi interesai de elaborarea unor materiale de curs
performante ca mod de prezentare i coninut, i ori vor refuza exercitarea calitii de formatori, ori se
vor rezuma la a-i expune propria experien i a fi simpli moderatori pentru cursani. Aceasta conduce
mai departe la refuzul participanilor de a-i consuma timpul la ntlniri ineficiente.
Participant: Avnd n vedere solicitrile multiple, diverse i complexe la care sunt chemai s rspund
continuu salariaii, la modificrile foarte dese a cadrului legal i necesitatea studierii, nelegerii i
aplicrii lui aproape concomitent, de multe ori planificarea anticipat nu corespunde necesitilor.
Propun ca anumite teme cu implicaii reale i foarte importante n activitatea entitii s fie acoperite
printr-o pregtire continu. Lunar, prin rotaie pentru fiecare structur s se organizeze ntlniri de
lucru, cu participare total. Formatorii proprii, dar i ceilali salariai s fie antrenai n aceste aciuni.
Participant: S nu omitem educaia prin Internet. O modalitate modern de formare, care permite
fiecrui cursant s parcurg materialul cursului n ritmul propriu, sub ndrumarea profesorului i
comunicnd i cu ceilali cursani, folosind calculatorul, este metoda e-learning. Este de luat n calcul
de ctre Serviciul Formare Profesional achiziionarea software-ului e-learning.
Participant: Prin aceast metod, pe care o susin i eu, se pot instrui foarte bine foarte multe persoane.
Vin i completez c aceast modalitate poate atrage toate persoanele, indiferent de vrst, interesate s
citeasc suportul de curs postat pe platforma e-learning, s participe la dezbaterile desfurate, i se va
putea colabora ntre generaii, a se nva din experiena fiecruia i a se progresa profesional.
Participant: n contextul actual, al crizei economice, suntem puin reticeni n a expune anumite dorine
de instruire. Din lipsa fondurilor suntem limitai la numrul temelor propuse, la anumii formatori, la
numrul participanilor. De aici cererile noastre sunt din ce n ce mai generale, nefundamentate i n
final salariaii apeleaz la firme de formare profesional externe atunci cnd li se impune un anumit
nivel de specializare.
Participant: S nu omitem importana instruirilor n cazul noilor angajai sau a angajailor care i
schimb locul de munc n cadrul entitii. Cred c pentru acest tip de instruire Serviciul Formare
Profesional nici nu trebuie s atepte cererile direciilor ci s colaboreze cu resursele umane i s
organizeze instruirea n mod automat.
Mediator: Completez cu un alt aspect privind eficacitatea activitii dezbtute. Nu trebuie s uitm n
acest context abordarea de tip efect de und. Rezultatele n acest caz sunt stabilite pe termen lung i
sunt influenate de numeroi factori. Stabilirea programului de formare profesional poate fi privit ca o
piatr aruncat n ap. Undele create sunt obiectivele specifice, generale i strategice care trebuie
atinse. Indicatorii privind nevoia de formare profesional msoar de fapt activiti care vor conduce la
rezultatele finale. Aceasta n condiiile n care nevoia, respectiv programul derulat i rezultatul se
doresc conectate, au un consens general conform cruia aciunea contribuie la rezultat.

Pentru interpretarea probelor de audit se utilizeaz, n practic, i tehnica - matricea datelor
calitative, prezentat mai jos.
Construirea matricei, prezentat, a constat n parcurgerea urmtoarelor etape:
- identificarea subiectului ce face obiectul examinrii, nsoit de o serie de subobiective
detaliate ale studiului i care constituie funcia-scop a analizei matriciale. Aceste date sunt trecute pe
prima linie a matricei;
- identificarea variabilelor prin care evalum subiectul examinat. n acest caz, interviul
individual i participanii la workshop. Datele sunt trecute pe prima coloan a matricei;
62

- cercetarea datelor urmtoarele 4 csue din matrice n care se nscriu informaiile din
interviu i workshop;
- o paralel ntre nivelul atins i un standard stabilit de atins.
Matricea datelor calitative realizeaz o restructurare a datelor calitative, scond n eviden
informaiile necesare studiului auditului.
Prezentarea subobiectivelor respect o cronologie n derulare, auditorul reuind s realizeze o
matrice a datelor calitative i analiz cronologic.

63

Optimizarea
activitii de
formare
profesional
Solicitarea
informaiilor
privind
instruirea
profesional
Culegerea informaiilor
privind cererea de
instruire profesional
Prioritizarea
cererilor privind
instruirea
profesional
Definitivarea
Programului
de formare
profesional

Standard
Nivelul atins
de structura
auditat

Concluzie

I
n
t
e
r
v
i
e
v
a
t

i

p
a
r
t
i
c
i
p
a

i
workshop
Procedura
operaional
prevede
solicitarea
fiecrei
structuri
organizaionale
a necesarului
de instruire, dar
este incomplet
i neclar .
Nu toate structurile
interne rspund solicitrii
Serviciului Formare
Profesional
Exist rspunsuri
nefundamentate
Rapoarte de evaluare a
performanelor
profesionale individuale
incomplete sau conin
informaii generale,
neelocvente.
Nu sunt n plan teme de
aprofundare a
cunotinelor teoretice i
practice a modificrilor/
completrilor aduse
cadrului normativ.
Propunerile cursanilor i
formatorilor formulate la
finalul unui ciclu de
pregtire sunt neutilizate.
Baz de date privind
pregtirea salariailor/
formatorii interni este
ncomplet i
neactualizat.
Temele sunt
centralizate,
reformulate i
regrupate, constituind
Raportul nevoilor de
formare
Pierderea prioritilor
prin lipsa fondurilor.
Nu au fost
ntotdeauna evaluate
costurile seminariilor
planificate, astfel c
unele nu s-au realizat
De cele mai multe ori
modificarea cadrului
legal nu constituie
necesitate de
instruire/este trziu
fcut solicitarea i
pregtirea nu are
efectul dorit
Nu exist o informare
permanent privind
noii angajai i nevoia
de pregtire
profesional a
acestora pentru
adaptarea pe post.
Exist planuri
anuale privind
activitatea de
formare
profesional,
ns:
Vizeaz n
primul rnd
costurile.
Au la baz
rapoarte ale
nevoilor de
formare,
incomplete,
nefundamentat
e
Pe parcursul
anului, dei
necesare, nu
sunt realizate
actualizri.
Existena unei
proceduri
operaionale privind
analiza nevoilor de
instruire a
personalului pentru
definitivarea
Programului anual.

Procedura
operaional trebuie
cunoscut, aplicat,
total responsabilizat
i permanent
mbuntit.
Responsabilii
intermediari instruii
corespunztor, direct
implicai i
permanent solicitai
n derularea
activitii.
Studiul i aplicarea
metodelor eficiente,
eficace, economice i
de actualitate privind
formarea
profesional.
mbuntirea
corespunztoar
e a procedurii
operaionale

Slab
colaborare ntre
SFP i
responsabilii
intermediari/
beneficiarii
direci.

Neaplicarea/
aplicare
incipient a
modalitilor
moderne,
informatizate
de formare
profesional.

Aciune
neperfor-
mant n
asigurarea
eficacitii
activitii de
stabilire a
nevoii de
formare
profesional
64


Data: 14.02.2014

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.1.

Problema Fundamentare inadecvat i insuficient a programului anual de formare profesional a
personalului din entitatea public.
Constatarea Pentru perioada analizat s-au transmis solicitri structurilor entitii, dar acestea nu sunt
formalizate i astfel rspunsurile au fost general exprimate, fr justificare i termen de
finalizare.
Direciile de specialitate nu au solicitat organizarea de cursuri de instruire profesional,
n timpul anului, pentru fundamentarea modificrilor/ completrilor cadrului normativ;
Rapoartele de evaluare a salariailor, respectiv recomandrile managerilor n ceea ce
privete nevoia de instruire a personalului nu au constituit o prioritate n activitatea de
planificare a formrii profesionale.
Cauza Un feed-back necorespunztor ntre organizatorul serviciilor de formare profesional i
beneficiar;
Orientarea formrii profesionale pe costuri i nu pe asigurarea profesionalismului
salariailor;
Lipsa unor metode noi, atractive, informatizate n pregtirea profesional a personalului;
Lipsa unor metode de motivare privind cariera profesional a personalului.
Consecina Activitatea de fundamentare a planurilor de formare profesional s-a dovedit ineficace.
Planurile anuale privind formarea profesional a personalului sunt n proporie mult prea
mare concepia Serviciului Formare Profesional i mult prea puin reflect nevoia real
de instruire;
Derularea aciunilor de formare profesional pentru realizarea planurilor de activitate,
dar fr atingerea obiectivelor propuse i a indicatorilor asociai.
Recomandarea S existe un dialog permanent cu salariaii cu privire la cererea de instruire a acestora i
posibilitatea de a stabili o ofert viabil. Acest dialog trebuie formalizat i continuu
actualizat la nivel de structur organizatoric i monitorizat de responsabilul de la acest
nivel.
Organizarea unor grupuri de dezbatere trimestriale, i de fiecare dat cnd un responsabil
solicit, cu participarea tuturor responsabililor cu formarea profesional din entitatea
public. Tema dezbaterilor va fi analiza i prioritizarea necesarului de instruire nou
aprut i actualizarea corespunztoare a planului anual.
Cererile privind realizarea unor cursuri trebuie s fie nsoite de fundamentri cu privire
la necesitatea lor i cum acestea contribuie la crearea de plusvaloare, respectiv cum
cunotinele i aptitudinile care vor fi dobndite vor ajuta la creterea eficienei
activitilor i/sau ndeplinirea obiectivelor.
Participarea SFP la elaborarea bugetului cu privire la fundamentarea i susinerea
cheltuielilor cu pregtirea i instruirea personalului. Aprobarea prin decizia
conductorului entitii publice a Programului de pregtire a personalului, nregistrarea
n contabilitate a angajamentului bugetar, garantnd c resursele financiare sunt
acoperitoare, astfel nct nerealizarea lui s nu se datoreze lipsei de resurse financiare.
Dezvoltarea i actualizarea sistematic a unor baze de date la nivelul direciilor i pentru
65

ntreaga entitate la nivelul SFP. S existe o gestiune previzional a personalului n
ipoteza formrilor de adaptare, respectiv reconversie.

ntocmit
Data:
Auditorii interni,
Popescu George/
Ionescu Corneliu
Pentru luare la cunotin,

Reprezentantul
entitii/structurii auditate

Supervizat
Data:
Supervizor
Slvescu Dana
Stnescu Ioana

66


Data: 17.02.2014

TEST nr. 1.2.

Obiectivul misiunii Adecvarea i suficiena programelor anuale de formare profesional a personalului.

Obiectivul testului Asigurarea unor programe de pregtire profesional corespunztoare pentru instruirea
i calificarea personalului.
Modalitatea de
eantionare
Pentru efectuarea testului s-au analizat, corespunztor activitii desfurate n anii
2012 i 2013, centralizatoarele referatelor de necesitate, notele de fundamentare,
planurile anuale privind activitatea de perfecionare profesional a personalului
entitii publice, rapoartele de evaluare individual a personalului i Programul de
dezvoltare a sistemului de control managerial ce se elaboreaz la nivelul unei entiti
publice, respectiv raportrile trimestriale i anuale ale acestui program care scot n
eviden realizrile/nerealizrile structurilor organizatorice i justificrile acestor
rezultate.
Descrierea testului Echipa de audit hotrte utilizarea ca tehnic de interpretare a probelor de audit a
examinrii documentare.
Obinerea informaiilor din texte sau alte surse materiale este o tehnic utilizat n
auditul performanei i se caracterizeaz prin faptul c auditorul examinator nu
influeneaz n nici un fel cadrul sau evenimentul cercetat, activitatea lui fiind n
principiu neobservat. Auditorul intern s-a concentrat mai mult pe interpretarea
datelor dect pe culegerea lor.
Testarea a urmrit analiza modului n care planificarea i desfurarea activitii de
formare profesional a personalului a asigurat atingerea obiectivelor entitii.
Constatri Documentele elaborate de Serviciul Formare Profesional i analizate de auditorii
interni respect formatele standard impuse de procedura operaional aferent
activitii, ele sunt validate de persoanele responsabile i sunt elaborate n termen.
nainte de 2012 nu a existat n organigram o structur distinct cu atribuii privind
formarea profesional a personalului entitii i n consecin nu au existat documente
similare ca modele de mbuntit i utilizat ulterior.
Materialele examinate, respectiv centralizatoarele i planurile anuale de instruire
profesional sunt elaborate n anii 2012 i 2013 de persoane diferite, chiar n timpul
aceluiai an, persoane cu ncadrare, experien, calificare nereprezentativ acestei
aciuni importante pentru ntregul parcurs al activitii Serviciului Formare
Profesional i implicit al entitii. Numai n fiele posturilor de consilieri apare
atribuia elaborrii planurilor de activitate.
Lipsa de experien a autorilor documentelor, n mare parte necunoaterea temeinic
i nerecunoaterea importanei obiectivelor entitii s-a regsit n slaba performan n
activitatea de planificare, astfel:
la stabilirea temelor de instruire s-a avut n vedere n mod prioritar i fr
fundamentare ofertele externe propuse de firme cu renume i nu situaia real a
necesitilor personalului; planificarea s-a axat pe importana cursului ca element de
viitor n CV-ul salariatului (cursuri finalizate cu diplome recunoscute de autoriti n
domeniu),
67

s-au planificat cerine de perfecionare profesional de nivel general, de mare
amploare, costisitoare financiar i uman, n detrimentul unor nevoi de instruire strns
legate i cu influen real n activitatea salariailor;
planurile elaborate nu au urmrit atingerea obiectivelor entitii i a
indicatorilor de performan ataai, ci a unui obiectiv abstract al Serviciului Formare
Profesional de realizare de volum mare de activitate;
n fiecare din anii 2012 i 2013, exist modificri ale planurilor de activitate.
Astfel, prin demersuri fcute de managerii structurilor organizatorice care au
ntmpinat dificulti datorate profesionalismului personalului, parte din erorile de
planificare au putut fi corectate pe parcurs. Totui:
- planul anual 2012, examinat, a suportat modificri i actualizri
nefundamentate corespunztor, care automat au condus la nclcarea ordinei de
prioritizare a nevoilor de instruire stabilit n centralizatorul iniial.
- n anul 2013, un numr de 3 aciuni de instruire sunt prevzute i s-au
derulat ulterior solicitrilor structurilor organizatorice de specialitate.
n medie, pentru anii analizai, n 75% din rapoartele de evaluare notate cu
calificativul bine i 90% din cele calificate satisfctor, conductorul ierarhic a
invocat lipsa de profesionalism a salariailor n atingerea obiectivelor asumate i
impunerea perfecionrii pregtirii profesionale a acestora. Analiznd n paralel aceste
rapoarte de evaluare cu cele din anul urmtor s-a constatat c numai 30% au participat
la cursuri de perfecionare profesional la care tema abordat a fost cea imperios
necesar i recomandat.
planurile anuale elaborate au o calitate de fond apreciabil fa de
anterioarele documente, punndu-se accent pe economicitate, eficien i eficacitate
privitor la formarea profesional a personalului entitii publice.
Constatrile auditului obinute n urma examinrii documentare au constituit
subiectul discuiilor orale, purtate n mod separat, cu autorii documentelor.
Experiena auditorilor interni n comunicare, respectiv limbajul i semiotica n
comunicare, a condus la concluzia c auditaii i recunosc disponibilitatea de
mbuntire a activitii de planificare, de orientare spre atingerea indicatorilor de
performan propui i n final a obiectivelor structurii i entitii publice.

Concluzii
n concluzie, avnd n vedere progresele nregistrate i obinute, n timp, naintea
misiunii de audit, este necesar asigurarea permanent a eficacitii planificrii
instruirii profesionale a personalului, respectiv aciunile planificate s fie proiectate pe
realizarea obiectivelor entitii i monitorizarea ndeplinirii obiectivelor programate.

Ionescu Corneliu

68


Data: 17.02.2014

Foaie de lucru nr. 1.2.1.
pentru realizarea examinrii documentare

Direcia Obiectiv specific Indicator de
performan
Comentarii

Inspecia
Intern
Intensificarea
controalelor
efectuate n vederea
eficientizrii
utilizrii fondurilor
publice

Numr de rapoarte
elaborate n termen
fa de totalul
rapoartelor
Iregularitile semnificative sau posibilele prejudicii identificate in timpul misiunilor de audit
intern sunt raportate conductorului entitii i structurii de control intern abilitate, respectiv
Inspecia Intern.
Din cele 10 sesizri transmise acestei structuri, 7 rapoarte aferente acestora (70%) au depit
termenele de finalizare.
Motivaia:
Aspectele grele ce trebuie controlate, diversitatea activitilor controlate i foarte important
lipsa de personal cu cunotine, abiliti i valori profesionale necesare exercitrii activitii de
inspecie.
Dei personalul structurii are pregtire de specialitate diferit (economic, juridic, informatic,
management) nu este suficient de acoperitor, iar solicitrile de instruire ale managerilor acestei
structuri nu au fost satisfcute din lipsa formatorilor de specialitate. Personalul a participat la
cursuri cu teme de aprofundare a legislaiei, dar fr abordare practic i pe specificul
controlului.
Astfel, etapele procedurii operaionale ale derulrii misiunii de control au suferit ntrzieri i
reveniri, nu au fost atini indicatorii de performan i obiectivele specifice stabilite.
Direcia
Achiziii
Publice
Verificarea
procesului de
atribuire a
contractelor n mod
selectiv, pe baza
analizei de risc
Numrul
contestaiilor depuse
raportat la numrul
procedurilor de
atribuire
60% din procedurile de atribuire au suportat contestri, mai mult sau mai puin consistente, ceea
ce denot o cunoatere superficial a metodologiei n domeniu.
Aspecte pozitive:
n planurile privind instruirea profesional anual sunt i teme din acest domeniu, iar participarea
a fost , n medie pe an, de 50 cursani (10%), iar numrul de cursuri organizate a fost de 3
cursuri (15%).
69

Aspecte negative:
Cursurile au avut aceeai tem n fiecare an, teme generale, prezentate de formatori fr
experien, care au pus accent n mod deosebit pe partea teoretic a metodologiei i mult prea
puin pe studii de caz.
Promovarea
comunicrii cu
entitile publice
interesate n
problemele de
achiziii publice
Numr de cursuri
organizate n
colaborare cu ceilali
actori ai sistemului de
achiziii publice: nu a
fost cazul.
Comunicarea cu alte entiti publice interesate n problemele de achiziii publice se rezum la
corespondena corespunztoare procedurilor de derulare a acestei activiti.
Nu au fost organizate i nu sunt prevzute pentru viitor astfel de ntlniri de lucru.
Cursurile organizate, pe tema procesului de achiziii publice, au fost cu participani i formatori
din interiorul entitii.
Direcia
pentru
Sistemul
Informatic
ntreinerea
infrastructurii hard,
soft i de
comunicaii la
nivelul entitii
publice conform
standardelor
europene
Numr de personal
specializat n aceste
standarde: 1 (0,2%)
Numr de proiecte
realizate folosind
aceste standarde: nu a
fost cazul
Nu au fost alocate fonduri financiare pentru specializarea personalului i ulterior realizarea de
proiecte privitor la sistemul informatic conform standardelor europene.
Serviciul
Formare
Profesional
Dezvoltarea i
implementarea
programelor anuale
de perfecionare
profesional a
personalului din
entitatea public

Plan realizat fr
modificri n timpul
anului
n fiecare din anii 2012 i 2013, exist modificri ale planurilor de activitate.
Aspecte pozitive:
Prin demersuri fcute de managerii structurilor organizatorice care au ntmpinat dificulti
datorate profesionalismului personalului, parte din erorile de planificare au putut fi corectate pe
parcurs.
Aspecte negative:
Planul anual 2012, a suportat modificri i actualizri nefundamentate corespunztor, care
automat au condus la nclcarea ordinei de prioritizare a nevoilor de instruire stabilit n
centralizatorul iniial.
n anul 2013, 3 aciuni de instruire sunt prevzute i s-au derulat ulterior solicitrilor structurilor
organizatorice de specialitate.
Indicatorul de performan propus nu a fost realizat, ceea ce a avut influene negative asupra
gradului de atingerea a obiectivului structurii i implicit a obiectivului general al entitii n ceea
ce privete resursele umane.
Not:
Informaiile prezentate n primele 3 coloane sunt publicate pe site-ul entitii publice i fac parte dintr-o etap a Programului de dezvoltare a sistemului de
control managerial ce se elaboreaz la nivelul unei entiti publice. Raportrile trimestriale i anuale ale acestui program scot n eviden realizrile/nerealizrile
70

structurilor organizatorice i justificrile acestor rezultate.
n ultima coloan sunt cumulate motivaiile responsabililor direci ai structurilor organizatorice cu comentariile auditorilor interni i fac referire la
neatingerea obiectivelor entitii publice, prin nerealizarea indicatorilor de performan propui, raportai la profesionalismul salariailor i la participarea acestora
la aciunile de instruire profesional.
Fiecare din cele 18 structuri organizatorice distincte ale entitii publice (10 direcii generale, 7 direcii i un serviciu (care funcioneaz ca o direcie) au n
medie 8 obiective specifice, deci un total de aprox. 144 de obiective specifice, raportate la cele generale i la strategia entitii. Cu un numr mediu de 3 indicatori
de performan/rezultate pentru fiecare obiectiv specific, se ajunge la un total de aprox. 432 de indicatori.
Auditorii interni au considerat relevant analizarea i extragerea tuturor indicatorilor de performan cu valori negative i care au ca principal motivaie
lipsa de profesionalism a salariailor responsabili.
Rezultatele analizei se regsesc n tabelul urmtor:

Numr total de indicatori
de performan propui
(numr mediu)
Numr de indicatori
propui, dar cu
realizri
neperformante
Numr de indicatori
propui, cu realizri
neperformante, cu
motivaia lipsa de
profesionalism
Numr de cursuri
organizate pe
problematica
nerealizrilor
Numr total de
participani la aceste
cursuri
Numr de participani din
cadrul structurilor care au
ca obiect de activitate in
mod direct tematica
cursului
2011 2012 2013 2011 2012 2013 2011 2012 2013 2011 2012 2013 2011 2012 2013 2011 2012 2013
432

432 432 112
26%
86
20%
35
8%
85
76%
20%
din
total
44
51%
10%
din
total
15
43%
3,4%
din
total
5 7 11 100 180 250 50
50%
110
61%
225
90%

Concluzie:
Se observ o tendin continu de cretere a ponderii realizrii indicatorilor de performan/rezultate afereni obiectivelor specifice structurilor
organizatorice, i implicit a celor generale i strategice ale entitii publice. Performana activitii de formare profesional se regsete n performanele
obinute de fiecare structur organizatoric n parte.

71


Data: 17.02.2014

TESTUL NR. 1.3.

Obiectivul
misiunii
Asigurarea performanei procesului de formare profesional a personalului.
Obiectivul
testului
Desfurarea procesului de pregtire profesional n condiii de eficien.
Modalitatea de
eantionare
Pentru efectuarea testului s-au analizat toate documentele aferente aciunii de instruire
profesional cu costurile cele mai mari, planificat n perioada auditat.
Descrierea
testului
Testarea a urmrit analiza acestei aciuni de instruire profesional a personalului din punct
de vedere al economicitii.
Constatri La nivelul anului 2012, ntr-o societate avansat, 80% din locurile de munc vor necesita
abiliti de utilizare a tehnologiei informaiei i comunicrii.
n cadrul administraiei publice este n derulare procesul de instruire i certificare n
informatic, la standarde europene, a funcionarilor publici.
Prin intermediul programelor de instruire primar se urmrete acumularea cunotinelor de
baz privind operarea i utilizarea calculatorului, n conformitate cu standardul ECDL
(Licena european de operare pe computer) pentru toi funcionarii care lucreaz n
administraia public. Acest standard cuprinde dou certificri: ECDL - start i ECDL -
complet.
Avnd n vedere obligativitatea obinerii permisului ECDL-start (4 module), de ctre
funcionarii publici, pn la finele anului 2012, Programul de instruire n domeniul
informaticii este parte distinct n Planul de formare profesional a personalului din
entitatea public.
Prin planificare s-a urmrit ca n perioada 2011 2013 s fie cuprini n acest proces de
certificare informatic, ealonat, toi angajaii funcionari publici, astfel nct fiecare s
aib la dispoziie, conform prevederilor, dup perioada de pregtire, 2 ani pentru susinerea
examenelor i obinerea permisului.
n cadrul entitii publice sunt 20 formatori n domeniul informatic. Toi au obinut
Permisul ECDL-complet (7 module) la finalul anului 2011 i ndeplinesc integral condiiile
de lectori n domeniu. Pentru acetia, derularea programului informatic a avut loc la un
centru acreditat ECDL Romnia. Costurile pentru ntreaga procedur de obinere a
permisului (pregtire, respectiv 5 zile teorie i practic/modul, obinerea cardului de
aptitudini pentru 7 module i programul de certificare) au fost suportate de angajator.
ncepnd cu anul 2012 entitatea public are bugetat achiziionarea anual a 120 de carduri
de aptitudini i implicit cheltuieli pentru demararea procesului de certificare pentru tot
atia funcionari publici.
Pn n prezent 360 de persoane, pe parcursul ultimilor 3 ani bugetai, au fost cuprinse n
acest proces. Anul 2013 este ultimul an din procesul de pregtire pentru certificare
informatic.
n fiecare an, din cei trei menionai, entitatea public a ncheiat un contract cu o firm
acreditat pentru ntregul program de pregtire i atestare ECDL.
Aceasta, n condiiile n care, entitatea public, ncepnd cu anul 2011, beneficiaz de
condiii tehnice de instruire complete, dar nu a folosit i nici nu are n vedere aceast
oportunitate.
72

Concluzii Nu a existat comunicare ntre SFP i structurile organizatorice n care funcioneaz
formatorii n domeniul informatic.
Nu exist din partea SFP o monitorizare a activitii formatorilor proprii pentru includerea
lor n procesul de instruire a personalului entitii.
Dezinteres n utilizarea fondurilor alocate formrii profesionale prin distribuirea lor
neeconomic/Posibilitatea existenei unui interes individual n ncheierea contractelor cu
firma acreditat ECDL.
Activitatea de certificare n informatic, la standarde europene, a funcionarilor publici este
neeconomic pentru entitatea public (rezultatele estimate ale activitii, cu meninerea
corespunztoare a calitii acestora, se pot obine prin minimizarea costului resurselor
alocate).
Avnd n vedere c pregtirea informatic nu este obligatorie, dar n acest caz este
fundamentat necesitatea ei, i c entitatea public poate asigura, ncepnd cu anul 2012,
condiiile tehnice pentru instruire (capacitate de spaiu, logistic, resurse de specialitate
suficiente, orar flexibil, suport de curs autorizat, asigurarea unui minim de 30 de
ore/modul, asigurare pretestare i simulare testare), rmnnd ca doar susinerea
examenelor i eliberarea permiselor s se desfoare la centre acreditate, entitatea public
trebuie s foloseasc capacitile proprii, justificnd astfel i costurile fcute cu
perfecionarea pregtirii i specializarea formatorilor din domeniul informatic (cheltuieli,
n plus pentru 20 formatori/3 module, n condiia n care acetia nu sunt folosii i ca
formatori, de 11.460 lei). Pentru anul 2013 entitatea poate economisi prin organizarea
instruirii practice la nivelul entitii publice cu formatorii proprii suma de 576.930 lei..

Ionescu Corneliu

73


Data: 17.02.2014

pentru analiza costurilor

1. Elemente analizate
Costurile necesare cu pregtirea profesional continu a personalului i formarea formatorilor

2. Documente analizate
Documente privind nregistrarea n contabilitate a cheltuielilor cu pregtirea profesional continu a
personalului i cu formarea formatorilor

3. Descrierea constatrilor
Analiza cheltuielilor cu procesul de obinere a permiselor ECDL a fost efectuat pe baza datelor
privind costurile directe i indirecte aferente.
Datele sunt prezentate n continuare desfurat i tabelar:
Cheltuieli pentru 20 formatori / 7 module (ntreg procesul s-a derulat nafara entitii):
8680 x 20 =173.600 lei
Cheltuieli n plus pentru 20 formatori / 3 module (n condiia n care acetia nu sunt
folosii i ca formatori, ei trebuiau s parcurg necesarul de 4 module pentru permisul ECDL start):
3820 x 3 = 11.460 lei
Cheltuiala anual cu formarea formatorilor n cazul n care acetia nu sunt utilizai n anii
2012 i 2013:
11.460 : 2 = 5.730 lei
Cheltuieli anuale pentru 120 funcionari publici care deruleaz ntregul proces nafara
entitii:
5135 x 120 = 616.200 lei
Cheltuieli anuale pentru 120 funcionari publici care deruleaz procesul de instruire n
cadrul entitii.
375 x 120 = 45.000 lei
Diferena anual dintre cheltuielile anuale pentru 120 funcionari publici care deruleaz
ntregul proces nafara entitii i cheltuielile anuale pentru 120 funcionari publici care deruleaz
procesul de instruire n cadrul entitii:
616.200 45.000 = 571.200 lei
innd cont de faptul c entitatea putea derula procesul de pregtire informatic la nivelul
entitii publice n anul 2013, pierderea suportat de entitate este n sum de:
571.200 + 5.730 = 576.930 lei
Pentru anul 2014 dac se continu obinerea permiselor ECDL nafara entitii, aceasta va
continua s nregistreze n continuare pierderi.

74


Data: 17.02.2014


Problem Neasigurarea economicitii aciunii de instruire profesional.
Constatare Avnd n vedere obligativitatea obinerii permisului ECDL-start (4 module), de ctre
funcionarii publici, pn la finele anului 2012, Programul de instruire n domeniul
informaticii este parte distinct n Planul de formare profesional a personalului din
entitatea public.
certificare informatic, ealonat, toi angajaii funcionari publici, astfel nct fiecare s
aib la dispoziie, conform prevederilor, dup perioada de pregtire, 2 ani pentru susinerea
examenelor i obinerea permisului.
n cadrul entitii publice sunt 20 formatori n domeniul informatic. Toi au obinut
Permisul ECDL-complet (7 module) la finalul anului 2011 i ndeplinesc integral condiiile
de lectori n domeniu. Pentru acetia, derularea programului informatic a avut loc la un
centru acreditat ECDL Romnia. Costurile pentru ntreaga procedur de obinere a
permisului (pregtire, respectiv 5 zile teorie i practic/modul, obinerea cardului de
aptitudini pentru 7 module i programul de certificare) au fost suportate de angajator.
ncepnd cu anul 2012 entitatea public are bugetat achiziionarea anual a 120 de carduri
de aptitudini i implicit cheltuieli pentru demararea procesului de certificare pentru tot
atia funcionari publici.
Pn n prezent 360 de persoane, pe parcursul ultimilor 3 ani bugetai, au fost cuprinse n
acest proces. Anul 2013 este ultimul an din procesul de pregtire pentru certificare
informatic.
n fiecare an, din cei trei menionai, entitatea public a ncheiat un contract cu o firm
acreditat pentru ntregul program de pregtire i atestare ECDL. Aceasta, n condiiile n
care, entitatea public, ncepnd cu anul 2011, beneficiaz de condiii tehnice de instruire
complete, dar nu a folosit i nici nu are n vedere aceast oportunitate.
Cauz Nu exist dialog profesional intre SFP i celelalte structuri din entitate.
Lipsa/neutilizarea bazei de date privind disponibilitile de formatori interni.
Dezinteres n utilizarea fondurilor alocate formrii profesionale prin distribuirea lor
neeconomic.
Consecin Activitatea de certificare n informatic, la standarde europene, a funcionarilor publici este
neeconomic pentru entitatea public (rezultatele estimate ale activitii, cu meninerea
corespunztoare a calitii acestora, se pot obine prin minimizarea costului resurselor
alocate).
Imposibilitatea organizrii mai multor cursuri de formare profesional datorit lipsei de
fonduri cu consecine negative n atingerea obiectivelor entitii publice.
Insatisfacia formatorilor proprii n aprecierea profesional de ctre entitate, cu consecine
negative n prestaiile lor ulterioare.
Recomandare Cointeresarea moral i material a specialitilor din cadrul entitii pentru formarea lor ca
i formatori. Interes pentru utilizarea lor i extern prin ntrirea colaborrii cu alte entiti
din domeniu.
Crearea i actualizarea unei baze de date care s cuprind informaii despre formatorii
75

interni i utilizarea ei la planificarea activitii de formare profesional.

ntocmit
Data:
Auditorii interni,
Popescu George/
Ionescu Corneliu

Reprezentantul

Supervizat
Data:
Supervizor
Slvescu Dana

Stnescu Ioana

76


Data: 18.02.2014

TESTUL NR. 1.4.

Obiectivul
misiunii
Asigurarea performanei procesului de formare profesional a personalului

Obiectivul
testului
Asigurarea condiiilor tehnice i financiare n vederea realizrii obiectivelor entitii.

Metodologia
de
eantionare
Pentru efectuarea testului s-au analizat toate documentele aferente aciunii de instruire
profesional cea mai diversificat ca arie de abordare, complex i complet planificat
n perioada auditat.
Descrierea
testului
Testarea a urmrit analiza acestei aciuni de instruire profesional a personalului din
punct de vedere al eficienei.
Constatri Pentru perioada 2012 - 2013 entitatea public are ncheiat un contract de colaborare, n
vederea perfecionrii aplicrii n practic a unor metode i tehnici de folosin
internaional, n ceea ce privete funciile de specialitate ale unei entiti publice din
domeniul finanelor.
n anul 2012 au fost derulate seminarii pentru prezentarea i asimilarea conceptelor
teoretice, iar n 2013 este prevzut participarea la misiuni mixte (specialiti romni i
strini, n ar i strintate) reale, orientate pe problemele seminarizate.
Colaborarea s-a ncheiat cu ri vorbitoare de limba francez i s-a condiionat
cunoaterea acestei limbi de ctre personalul romn angrenat n aciune.
SFP, n anul 2013, cu sprijinul Institutului francez, a organizat, pentru salariaii doritori,
cursuri de perfecionare a limbii franceze. Cursanii au fost selecionai de Institutul
francez n urma unor teste de verificare a cunotinelor. Astfel cursurile au fost urmate
de cei cu un nivel mediu sau avansat de cunoatere a limbii franceze.
n virtutea contractului cu Institutul francez, s-a hotrt continuarea cursurilor de teorie
de specialitate ale noului contract de colaborare cu participanii de la cursul de limba
francez, salariai n direciile de specialitate.
La finele anului 2013, cnd s-a dorit stabilirea persoanele participante la aciunea
practic a contractului, s-a constatat c dintre persoanele instruite (limb francez i
teorie de specialitate) foarte puine au calificare superioar i experien n cadrul
domeniile de specialitate prevzute n colaborare. S-a constatat, de asemenea, c
susinerile teoretice s-au realizat cu persoane tinere, nou angajate, fr expertiz n
activitatea organizaiei.
Indicatorii de msur ai performanei, cu referire la asigurarea permanent a unui
personal calificat pentru atingerea obiectivelor entitii, nu corespund unei interpretri
performante a realizrilor n domeniu. De exemplu, indicatorul Gradul de
promovabilitate a personalului instruit profesional, cu valori superioare pentru ambele
teme de instruire derulate, respectiv limba francez i teorie de specialitate, nu a fost
suficient pentru asigurarea eficienei activitii.
Concluzii Echipa de audit a hotrt evaluarea oficial (formal), respectiv realizarea unei
cercetri tiinifice pentru colectarea i analiza informaiilor privind coninutul,
structura i rezultatele activitii de instruire. Evaluarea este important pentru auditul
77

performanei mai ales n ceea ce privete culegerea probelor de audit privind aprecierea
rezultatelor i ulterior pentru determinarea modului n care s-au atins obiectivele
planificate i gradul de meninere a rezultatelor n viitor. Echipa de audit va utiliza ca
tehnic analitic i de diagnosticare chestionarea, pentru a susine punctul de vedere al
auditului, respectiv ineficiena activitii de instruire.
Aciunea derulat s-a dovedit a fi ineficient. Persoanele participante la aciunile de
instruire nu ndeplinesc cerinele pentru continuarea practic a misiunii. Este necesar o
analiz a posibilitii de continuare a contractului innd cont de obiectivele de atins. n
acest moment, resursele utilizate n aciunea de actualizare, aprofundare i consolidare
teoretic a cunotinelor nu au condus la rezultatul dorit, respectiv posibilitatea
continurii perfecionrii practice ulterioare a unor metode i tehnici de folosin
internaional privind funciile de specialitate ale entitii. De asemenea, numrul
participanilor cu funcii de consilieri este mult mai mare dect a celor cu funcii de
experi. Astfel de la nceput pentru instruire au fost selectai mai puini specialiti pe
domeniile ce urmau a fi aprofundate teoretic i practic i mai multe persoane care au ca
activiti prioritare asistena, ndrumarea, analiza, relaiile funcionale.

Ionescu Corneliu

78


Data: 18.02.2014

privind aplicarea chestionarului

Chestionarul este un procedeu folosit pentru colectarea de informaii mai ales n auditul performanei.
Este un mijloc util pentru obinerea probelor de audit, cu condiia s fie bine proiectat, planificat i procesat.
n acest caz se va utiliza chestionarea mixt, o chestionare efectuat de auditorul intern mpreun cu
Serviciul Formare Profesional, innd cont de faptul c informaiile obinute i sunt folositoare i structurii
auditate i rezultatele i recomandrile vor fi mai uor acceptate de aceasta.

n vederea aplicrii metodei vor fi cuprini 5 efi de servicii ierarhici ai cursanilor i un numr de 25
cursani ,participani la diferite cursuri n anul 2013.

Metoda de transmitere a chestionarul este cea electronic. Auditorul intern transmite fiecrei persoane
stabilit a fi chestionat, la adresa electronic, de serviciu, chestionarul corespunztor. Se solicit ca
rspunsurile s fie complete, s fie transmise la aceeai adres, cea a auditorului intern, n timp de 5 zile de la
primire.
La proiectarea chestionarelor s-a avut n vedere ca cei chestionai s fie informai c datele pe care le
ofere sunt confideniale i vor fi folosite doar de auditorii interni i de asemenea au fost oferite informaii
pentru completarea chestionarelor. De asemenea, s-au avut n vedere i urmtoarele aspecte:
- aezarea n pagin;
- ordinea ntrebrilor (structurare i ordine logic);
- ntrebrile s fie clare, scurte, la obiect;
- ntrebrile s foloseasc cuvinte simple dnd posibilitatea de a obine rspuns la majoritatea;
- ntrebrile s fie formulate astfel nct s aib acelai neles pentru toi cei chestionai;
- ntrebrile s fie formulate astfel nct s necesite un singur rspuns;
- ntrebrile s respecte formatul standard de filtrare sau s evite pe ct posibil folosirea filtrului.

n cazul de fa s-a optat pentru varianta ntrebri-nchise care presupune rspunsuri prestabilite, printr-o
list fix de rspunsuri alternative.
Pentru ca analiza i interpretarea datelor din chestionare s fie mai sugestiv s-a utilizat prezentarea
rezultatelor n mrimi relative i grafice (diagrame cerc, grafice prin coloane etc.). Constatrile principale
nsoite de tabele sau grafice sugestive vor fi prezentate i n raportul de audit.

De asemenea, toate etapele parcurse n realizarea chestionrii vor constitui documente anex la raportul de
audit intern.

79

ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Intern
Serviciul Formare Profesional
CHESTIONAR DE EVALUARE
(Adresat efilor de serviciu)

V rugm s rezervai cteva momente pentru completarea acestui chestionar privind evaluarea
eficienei instruirii salariailor din serviciul pe care l coordonai, n vederea creterii eficienei
realizrii activitilor.

Denumire curs: ..
Numele, prenumele i funcia persoanei instruite ...
Direcia n care este angajat participantul:....

1) Dup absolvirea cursului, participantul i-a exprimat:
a) satisfacia pentru cunotinele dobndite la instruire;
b) insatisfacia privind desfurarea instruirii;
c) a considerat cursul ca o acumulare de cunotine generale fr aplicabilitate n activitatea curent
a acestuia.

2) Ai constatat o mbuntire a calitii activitii desfurate de participant?
DA NU

3) Cursantul a formulat propuneri concrete de aplicare n practic a noiunilor dobndite la curs?
DA NU

4) n general, ct suntei de mulumit de modul n care participantul a aplicat n practic ceea ce a
nvat la curs?
a) foarte mulumit;
b) destul de mulumit;
c) neutru;
d) destul de nemulumit;
e) foarte nemulumit.

5) Apreciai o cretere calitativ a modului de soluionare a sarcinilor de serviciu ale subordonatului,
dup participarea la instruire:
a) semnificativ; b) moderat c) nu

6) Cunotinele i abilitile acumulate de participantul la cursul de instruire v-au permis s i delegai
i alte sarcini?
DA NU

7) Considerai c participantul la instruire poate participa efectiv la misiunile mixte privind domeniul
de specialitate al serviciului dumneavoastr, organizate n colaborare cu alte ri europene?
DA NU
V mulumim pentru colaborare i timpul acordat.

Numele i prenumele:
Funcia:
Semntura:
Data:
80

ENTITATEA PUBLIC
Compartimentul Audit Intern
Serviciul Formare Profesional

CHESTIONAR DE EVALUARE
(Adresat participanilor la instruire)

V rugm s rezervai cteva momente pentru completarea acestui chestionar privind evaluarea
eficienei instruirii la care ai participat n vederea creterii eficienei realizrii activitilor.

Denumire curs:..
Direcia n care este angajat participantul:..

1) V rugm s selectai categoria de personal din care facei parte:
a) consilier;
b) expert;
c) referent de specialitate.

2) v rugm s specificai categoria de vrst din care facei parte:
a) pn 30 ani;
b) ntre 31 40 ani;
c) ntre 41 50 ani;
d) peste 50 ani.

3) De ct timp lucrai n entitate?
a) mai puin de 6 luni;
b) ntre 6 luni i un an;
c) ntre 1 i 3 ani;
d) ntre 3 i 5 ani;
e) ntre 5 i 7 ani;
f) ntre 7 i 10 ani;
g) peste 10 ani.

4) Aplicai n practic, la locul de munc, informaiile teoretice predate n timpul cursului?
a) Da, n mare msur;
b) Da, n mic msur;
c) Nu

5) n cazul n care ai rspuns NU la ntrebarea nr. 1), considerai c vei putea utiliza
cunotinele dobndite la curs:
a) n urmtoarele 2 luni;
b) n urmtoarele 3 6 luni;
c) mult mai trziu;
d) niciodat.

6) n cazul n care ai rspuns cu DA la ntrebarea nr. 1), considerai c informaiile teoretice
i/sau abilitile dobndite la curs v-au ajutat n rezolvarea unor sarcini de serviciu care se refer la:
a) interpretarea unor prevederi legale n domeniul de activitate;
b) punerea n aplicare a legislaiei de specialitate;
c) rezolvarea unor spee;
81

d) utilizarea produselor software de birotic;
e) utilizarea aplicaiei informatice;
f) alte sarcini.

7) Ce impact a avut cursul asupra activitii dumneavoastr?
a) a crescut operativitatea n rezolvarea lucrrilor repartizate;
b) s-a mbuntit modul de prezentare al lucrrilor elaborate;
c) s-a mbuntit colaborarea i comunicarea cu angajaii din alte structuri
ale entitii publice;
d) alt impact;
e) nici un impact.

8) V-au permis cunotinele/abilitile dobndite la curs s participai i la alte activiti ale
direciei fa de cele pe care le ndeplineai anterior?
DA
NU

9) Apreciai c participarea la aceast instruire a contribuit la consolidarea cunotinelor necesare n
dezvoltarea carierei profesionale individuale (promovarea ntr-o funcie public superioar)?
DA
NU

10) Exerciiile, studiile de caz , exemplificrile au fost suficiente pentru nelegerea cursului?
DA
NU

11) Durata cursului a fost apreciata corect ?
DA
NU

12) Considerai ca aceasta instruire si-a atins obiectivele ?
DA
NU

13) Considerai ca este necesara o continuare a cursului?
DA (ce subiecte considerai c trebuie abordate)
NU

V mulumim pentru colaborare i timpul acordat.

Rata de rspuns a fost de 80% n ce privete efii de compartimente (un ef nu a transmis nici un
rspuns i un altul a completat un chestionar generalizndu-l pentru toi salariaii din subordine, participani
la instruire) i de 70% pentru executani (35 de chestionare completate cu rspunsuri la toate ntrebrile).
Avnd n vedere practica internaional n domeniu este o rat de rspuns relevant pentru continuarea
interpretrii datelor din chestionare.

Interpretarea rezultatelor

n cazul chestionarelor adresate efilor de servicii sunt n total 41 de formulare completate,
corespunztor a 45 de participani la instruire.
82

ntrebarea nr. 1 Dup absolvirea cursului, participantul i-a exprimat:
Rspunsuri: Numr %
Satisfacia pentru cunotinele dobndite la instruire 11 24,5
Insatisfacia privind desfurarea instruirii 28 62,2
A considerat cursul ca o acumulare de cunotine generale fr
aplicabilitate n activitatea curent
6 13,3
Total 45 100

Ponderea conductorilor nemulumii de rezultatele instruirii subalternilor depete de aprox. 2,5 ori
pe cea a celor mulumii.
Este ridicat i procentajul celor care consider ca neaplicabile n practic a cunotinelor asimilate.

ntrebarea nr. 2 Ai constatat o mbuntire a calitii activitii desfurate de participant?
Rspunsuri: Numr %
DA 10 22,2
NU 35 77,8
Total 45 100

Se constat o diferen mult prea evident ntre mbuntirea i lipsa acesteia n calitatea activitii
profesionale, ulterioare instruirii, a cursanilor.

ntrebarea nr. 3 Cursantul a formulat propuneri concrete de aplicare n practic a noiunilor dobndite
la curs?
Rspunsuri: Numr %
DA 7 15,5
NU 38 84,5
Total 45 100

Se constat lipsa aproape total a aplicrii n practic a noiunilor dobndite la curs.

ntrebarea nr. 4 n general, ct suntei de mulumit de modul n care participantul a aplicat n practic
ceea ce a nvat la curs?
Rspunsuri: Numr %
Foarte mulumit - -
Destul de mulumit 9 20
Neutru - -
Destul de nemulumit 25 55,5
Foarte nemulumit. Insatisfacia privind desfurarea instruirii 11 24,5
Total 45 100

i raportat la acest rspuns ponderea cea mai mare o au conductorii nesatisfcui de eficiena practic
a cursului, i niciun rspuns de mulumire total.
83

0%
20%
0%
55.5%
24.5%
0 10 20 30 40 50 60

ntrebarea nr. 5 Apreciai o cretere calitativ a modului de soluionare a sarcinilor de serviciu ale
subordonatului, dup participarea la instruire:
Rspunsuri: Numr %
Semnificativ - -
DA 10 22,2
NU 35 77,8
Total 45 100

O foarte mic schimbare de comportament profesional este remarcat de conductori fa de subalternii
instruii.

ntrebarea nr. 6 Cunotinele i abilitile acumulate de participantul la cursul de instruire v-au permis
s i delegai i alte sarcini?
Rspunsuri: Numr %
DA 9 20
NU 36 80
Total 45 100

Un procent de 80% dintre efii de compartimente nu vor putea delega sarcini noi cursanilor instruii.

ntrebarea nr. 7 Considerai c participantul la instruire poate participa efectiv la misiunile mixte
privind domeniul de specialitate al serviciului dumneavoastr, organizate n colaborare cu alte ri
europene?
Rspunsuri: Numr %
DA 10 22,3
NU 35 77,7
Total 45 100

Este triplu numrul conductorilor care nu vor aproba participarea subalternilor la misiunile mixte
viitoare.
84

da
22%
nu
78%

n cazul chestionarelor adresate participanilor la instruire sunt n total 35 de formulare completate,
corespunztor a 35 de persoane.

ntrebarea nr. 1 V rugm s selectai categoria de personal din care facei parte:
Rspunsuri: Numr %
Consilier 25 71,4
Expert 10 28,6
Referent de specialitate - -
Total 35 100

Numrul participanilor cu funcii de consilieri depete cu mult pe al celor cu funcii de experi. Au
fost selectai mai puini specialiti pe domeniile ce urmau a fi aprofundate teoretic i practic i mai multe
persoane care au ca activiti prioritare asistena, ndrumarea, analiza, relaiile funcionale.
0%
28.6%
71.4%

ntrebarea nr. 2 V rugm s specificai categoria de vrst din care facei parte:
Rspunsuri: Numr %
pn 30 ani 25 71,5
ntre 31 40 ani 8 22,8
ntre 41 50 ani 2 5,7
peste 50 ani - -
Total 35 100

Grupa de vrst pn n 30 de ani reprezint mult peste jumtate fa de numrul total al
cursanilor, iar din grupa peste 50 de ani nu a fost selectat nicio persoan. Nu a fost luat n calcul aspectul
c este necesar un numr suficient de ani pentru a putea cunoate, aplica i mbunti un domeniu de
85

specialitate de la nivelul entitii.
71,5
22,8
5,7
0
0
20
40
60
80

ntrebarea nr. 3 De ct timp lucrai n entitate?
Rspunsuri: Numr %
mai puin de 6 luni - -
ntre 6 luni i un an 21 60
ntre 1 i 3 ani 5 14,3
ntre 3 i 5 ani - -
ntre 5 i 7 ani - -
ntre 7 i 10 ani 8 22,9
peste 10 ani 1 2,8
Total 35 100

Coroborat cu rspunsurile anterioare, un procent mult prea mare reprezint cursanii selecionai cu
vechime foarte mic n entitate.

0%
60%
14.3%
0% 0%
22.9%
2.8%
0
20
40
60

ntrebarea nr. 4 Aplicai n practic, la locul de munc, informaiile teoretice predate n timpul
cursului?
Rspunsuri: Numr %
Da, n mare msur 3 8.5
Da, n mic msur 10 28,5
Nu 22 63
Total 35 100

Potrivit rspunsurilor, este foarte ridicat procentul participanilor care nu aplic n practic
cunotinele dobndite i sunt puin ncreztori c o vor face ntr-un viitor apropiat.

86

8.5%
63%
28.6%

ntrebarea nr. 5 n cazul n care ai rspuns NU la ntrebarea nr. 4), considerai c vei putea utiliza
cunotinele dobndite la curs:
Rspunsuri: Numr %
n urmtoarele 2 luni - -
n urmtoarele 3 6 luni 5 14,3
Mult mai trziu 25 71,4
Niciodat 5 14,3
Total 35 100

Peste 70% dintre cursani consider c vor putea utiliza cunotinele asimilate destul de trziu, deci nu
sunt api profesional pentru participarea la misiunea mixt planificat.

ntrebarea nr. 6 n cazul n care ai rspuns cu DA la ntrebarea nr. 4), considerai c informaiile
teoretice i/sau abilitile dobndite la curs v-au ajutat n rezolvarea unor sarcini de serviciu care se
refer la:
Rspunsuri: Numr %
Interpretarea unor prevederi legale n domeniul de activitate - -
Punerea n aplicare a legislaiei de specialitate 5 14,3
Rezolvarea unor spee 5 14,3
Utilizarea produselor software de birotic 10 28,6
Utilizarea aplicaiei informatice 15 42,8
Alte sarcini - -
Total 35 100

Puin sub jumtate dintre respondenii cu DA vor putea beneficia de punerea n practic a cunotinelor
asimilate doar n ceea ce privete aplicaia informatic, i procente mult reduse de participani la instruire
vor asigura aplicabilitate noiunilor noi n domeniile de specialitate.

ntrebarea nr. 7 Ce impact a avut cursul asupra activitii dumneavoastr?
Rspunsuri: Numr %
A crescut operativitatea n rezolvarea lucrrilor repartizate 4 11,5
S-a mbuntit modul de prezentare al lucrrilor elaborate 6 17,2
S-a mbuntit colaborarea i comunicarea cu angajaii din alte
structuri ale entitii publice
5 14,3
Alt impact - -
Nici un impact 20 57
87

Total 35 100

ntrebarea nr. 8 V-au permis cunotinele/abilitile dobndite la curs s participai i la alte activiti
ale direciei fa de cele pe care le ndeplineai anterior?
Rspunsuri: Numr %
DA - -
NU 35 100
Total 35 100

Coroborat cu rspunsurile anterioare privind aplicabilitatea practic a cunotinelor asimilate, peste
jumtate dintre cursani nu ntrevd un impact asupra activitii lor viitoare.

ntrebarea nr. 9 Apreciai c participarea la aceast instruire a contribuit la consolidarea cunotinelor
necesare n dezvoltarea carierei profesionale individuale (promovarea ntr-o funcie public
superioar)?
Rspunsuri: Numr %
DA - -
NU 35 100
Total 35 100

n unanimitate, salariaii instruii nu cred n contribuia cursului la dezvoltarea carierei profesionale
individuale.

ntrebarea nr. 10 Exerciiile, studiile de caz , exemplificrile au fost suficiente pentru nelegerea
cursului?
Rspunsuri: Numr %
DA 5 14,3
NU 30 85,7
Total 35 100

ntrebarea nr. 11 Durata cursului a fost apreciat corect ?
Rspunsuri: Numr %
DA 5 14,3
NU 30 85,7
Total 35 100

ntrebarea nr. 12 Considerai ca aceasta instruire i-a atins obiectivele ?
Rspunsuri: Numr %
DA 5 14,3
NU 30 85,7
Total 35 100

ntrebarea nr. 13 Considerai ca este necesara o continuare a cursului?
Rspunsuri: Numr %
DA 30 85,7
NU 5 14,3
Total 35 100
88

Procentele foarte mari de rspunsuri nesatisfctoare la ntrebrile 10, 11, 12 i 13 vin n completarea
rspunsurilor privind nemulumirea participanilor i ineficiena derulrii acestui curs.

85.7%
14.3%
0
20
40
60
80
100
89


Data: 19.02.2014


Problema Inexistena unui personal calificat pentru asigurarea atingerii obiectivelor.
Constatare Pentru perioada 2012 - 2013 entitatea public are ncheiate contracte de colaborare, n
vederea perfecionrii profesionale i aplicrii n practic a unor metode i tehnici specifice
de managementul organizrii.
n anul 2012 sunt derulate seminarii pentru prezentarea i asimilarea conceptelor teoretice,
iar n 2013 este prevzut participarea la misiuni mixte (specialiti romni i strini, n ar i
strintate), orientate pe problemele seminarizate.
La finele anului 2012, cnd s-au stabilit persoanele participante, s-a constatat c foarte puine
au calificare superioar i experien practic. De asemenea, s-a constatat c susinerile
teoretice s-au realizat cu persoane tinere, nou angajate, fr expertiz n activitatea
organizaiei.
Cauz Uurin i lips de profesionalism n alegerea persoanelor participante.
Consecin Insuficiena cunotinelor acumulate pentru derularea viitoare a activitii salariailor
instruii.
Neaplicarea n practic a experienelor profesionale parcurse n timpul instruirii; foarte muli
chestionai nu au simit nici un impact pozitiv asupra activitii lor curente prezente i
viitoare.
78% dintre efii serviciilor implicate n aciune, nu sunt satisfcui de cunotinele acumulate,
de creterea capacitilor de soluionare a sarcinilor, de perspectiva participrii la misiunile
mixte viitoare ale subalternilor participani la instruire.
Recomandare mbuntirea cadrului metodologic cu privire la urmrirea efectelor formrii profesionale n
activitatea funcionarului public i analiza periodic a modului n care cursurile organizate au
contribuit la dezvoltarea carierei acestora. n virtutea atribuiilor de elaborare a cadrului
metodologic considerm necesar dezvoltarea unei proceduri de urmrire a efectelor pregtirii
n timp.
ntrirea colaborrii dintre Serviciul Formare Profesional i responsabilii cu pregtirea
profesional din cadrul structurilor entitii.

ntocmit
Data:
Auditorii interni,
Popescu George/
Ionescu Corneliu

Reprezentantul

Supervizat
Data:
Supervizor
Slvescu Dana
Stnescu Ioana

90

Public Intern edina de nchidere

Data: 24.02.2014

MINUTA EDINEI DE NCHIDERE

A. Lista participanilor:

Numele Funcia
Direcia/
Serviciul
Semntura
Slvescu Dana Sef serviciu SAI

Popescu George Auditor intern SAI

Ionescu Corneliu Auditor intern SAI

Stefanescu
Mihai
Director General Direcia general resurse umane (DGRU)

Tomescu Viorel ef serviciu
Serviciul sintez, metodologie i
reglementri DGRU

Stnescu Ioana ef serviciu SFP

Cristea Gabriel
Coordonator
compartiment
Compartiment metodologie, planificare,
evaluare programe si asigurarea calitii

Nicolae Ana
Coordonator
compartiment
Compartimentul implementarea programelor
de formare, evidene si raportri

Manea Ion
Coordonator
compartiment
Compartimentul relaii inter-instituionale in
domeniul formrii, la nivel naional si
internaional

Florea Cristiana
Coordonator
compartiment
Compartiment informare, documentare,
bibliotec

B. Concluzii

n cadrul edinei au fost prezentate constatrile pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost
discutate constatrile, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncionalitilor i au
fost comentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea deficienelor constatate.
n cadrul edinei de nchidere structura auditat i-a nsuit n totalitate constatrile si recomandrile
formulate de echipa de auditori.
In consecinta, proiectul Raportului misiunii de audit public intern devine Raport al misiunii de audit
public intern final care va fi pregtit pentru aprobare i transmitere structurii auditate.
Structura auditata se angajeaza s completeze Planul de actiune si calendarul implementarii
recomandarilor, cu termenele de realizare si persoanele responsabile cu implementare acestora,
pe care il vor discuta cu echipa de auditori.

91

Entitatea Public

PROIECTUL
RAPORTULUI MISIUNII DE AUDIT PUBLIC
INTERN

PERFECIONAREA ACTIVITII DE PREGTIRE
PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI

STRUCTURA AUDITAT:
SERVICIUL FORMARE PROFESIONAL - DIRECIA
RESURSE UMANE

Bucureti,
2014
92

I. INTRODUCERE

Echipa de auditare a fost formata din :
Popescu George - auditor intern, coordonator al misiunii;
Ionescu Corneliu auditor intern.

Ordinul de efectuare a misiunii - Ordinul de serviciu nr. 76456/15.01.2014

Baza legal a aciunii de auditare:
- Planul de audit intern pentru anul 2014, aprobat de conducerea instituiei;
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat, cu modificrile ulterioare;
- HG nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public
intern;

Durata aciunii de auditare: 03.02. 28.02.2014.

Perioada supus auditrii: 2011 2013.

Umane Serviciul Pregtire Profesional cu privire la organizarea i realizarea activitilor n
mod eficient i eficace. n acest sens, se va se va analiza modul n care Serviciul Formare
Profesional asigur un sistem adecvat de formare profesional a personalului la nivelul entitii
i se va urmri dac obiectivele sunt realizate n condiii de economicitate, eficien i
eficacitate.

Obiectivele misiunii:
Adecvarea i suficiena programului anual de pregtire profesional continu a personalului;
Asigurarea competenelor i responsabilitilor adecvate pentru derularea eficient a

Tipul de audit: Echipa de auditori interni a efectuat o misiune de audit public intern al
performanei, respectiv realizarea unei analize a activitilor desfurate n domeniul pregtirii
profesionale continue a personalului, urmrindu-se economicitatea, eficiena i eficacitatea
acestora.
Metodologia utilizat n realizarea misiunii de audit:
Misiunea de audit public intern s-a desfurat n conformitate cu prevederile Ghidului
general privind metodologia specific de derulare a misiunilor de audit public intern i
Normele proprii de audit intern ale entitii, avizate i aprobate de conducere, privind
exercitarea activitii de audit intern n cadrul entitii.

Tehnici de audit intern utilizate:
93

verificarea se realizeaz n vederea asigurrii validitii, realitii i acurateei nregistrrilor
n contabilitate a documentelor i a concordanei cu legile i regulamentele n vigoare, precum
i a eficacitii controlului intern cu ajutorul urmtoarele tehnici de verificare:
- comparaia: pentru confirmarea identitii unor informaii, dup obinerea lor din dou
sau mai multe surse diferite;
- examinarea: pentru detectarea erorilor i/sau iregularitilor;
- recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul i a calculelor matematice;
- punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii diferite de
nregistrri;
- confirmarea: pentru solicitarea informaiilor din mai multe surse independente cu
scopul validrii acestora;
- garantarea: pentru verificarea realitii tranzaciilor nregistrate pornind de la
examinarea nregistrrilor spre documentele justificative;
- urmrirea: verificarea modului n care au fost respectate procedurile de la documentele
justificative spre articolul nregistrat.
observarea fizic: const n urmrirea unui proces sau a unei proceduri, prin care auditorul i
formeaz o imagine de ansamblu asupra structurii auditate;
analiza: const n descompunerea unei entiti/ structuri/activiti n elemente, care pot fi
izolate, identificate, cuantificate i msurate distinct;
eantionarea: presupune aplicarea procedurilor de audit pentru mai puin de 100% din
elementele populaiei, cu condiia ca toate elementele eantionului s aib posibilitatea de a fi
selectate, n scopul de a trage concluzii valabile pentru ntreaga populaie, bazate pe constatrile
obinute din eantion..
interviul pentru lmurirea de aspecte legate de organizarea i desfurarea activitilor de pregtire i
perfecionare profesional;
testarea pentru urmrirea detectrii erorilor sau a iregularitilor;
dezbatere n grup;
chestionare;.
Documente i materiale examinate n cadrul Serviciului Formare Profesional - verificarea la faa
locului a vizat urmtoarele materiale i documente ntocmite pentru anii 2011-2013:
- Programele de pregtire i perfecionare profesionale ntocmite i aprobate;
- ROF-ul si fiele posturilor;
- legislaia in vigoare privind activitatea de instruire;
- contractele de prestare servicii de formare ncheiate i documentaia aferent care a stat la
baza ntocmirii lor;
- chestionare cu organizatorii i beneficiarii activitii de instruire;
- rapoartele de audit anterioare;
- rapoartele altor structuri de control sau audit.

Documente i materiale ntocmite pe timpul auditrii:
- Studiu preliminar;
- Chestionarul de luare la cunotin;
94

- Lista ntrebrilor auditului;
- Evaluarea obiectivelor;
- Evaluarea indicatorilor;
- Evaluarea surselor de date;
- Evaluarea gradului de ncredere n controlul intern;
- Programul misiunii de audit public intern
- teste si foi de lucru privind descrierea activitilor auditate;
- fie de identificare si analiz a problemelor constatate (FIAP);
- Chestionarul de control intern;
raport de audit, minutele edinelor de deschidere, nchidere etc.

II. CONSTATRI SI RECOMANDRI

Prezentm n continuare, n mod sintetic, principalele constatri nsoite de cauze, consecine i
recomandri pe baza testrilor efectuate pe timpul Colectrii i prelucrrii informaiilor i Interveniei la
faa locului, consemnate n documentele de lucru.

II.1. Analiza obiectivelor i indicatorilor domeniului auditabil

Pentru a avea sigurana optimizrii resurselor n activitatea de formare profesional a resurselor
umane, trebuie ca nevoile de pregtire s fie corelate cu serviciile furnizate si atingerea obiectivelor
entitii; nelegerea de ctre entitate a importanei calitii resurselor umane; sa existe o strategie privind
pregtirea profesional, aplicabila si revizuita permanent.
Formarea profesional reprezint activitatea desfurat n vederea lrgirii i actualizrii
cunotinelor, dezvoltrii aptitudinilor sau modelrii acestora, pentru creterea nivelului calificrii
profesionale, n concordan cu cerinele impuse n activitatea practic, cu scopul de a permite salariatului
realizarea sarcinilor alocate postului n prezent sau viitor, n condiii de performan.
Instruirea profesional a personalului din cadrul entitii publice se realizeaz, prin Serviciul
Formare Profesional n condiiile Legii nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici, modificat i
republicat.
Potrivit planului propriu, privind prioritile strategice, Serviciul Formare Profesional are funcia
de a coordona metodologic procesele de formare profesional din toate structurile entitii publice,
asigurnd un standard ridicat de calitate acestora i rolul de a sprijini managementul n domeniul
formrii profesionale a angajailor.
n cadrul Serviciului Formare Profesional atribuirea responsabilitilor, separarea sarcinilor si
delegarea autoritilor sunt stabilite prin proceduri scrise si formalizate, paii care trebuie parcuri i
algoritmii de calcul sunt cunoscui de ctre salariai i se regsesc n ROF i in fiele posturilor.
n realizarea misiunii sale, respectiv de a "contribui la realizarea obiectivelor entitii publice
prin intermediul proceselor de instruire organizate pentru salariai", Serviciul Formare Profesional
trebuie s asigure desfurarea urmtoarelor tipuri de activiti:
formarea de baz destinat noului angajat pentru asigurarea integrrii mai rapide la locul de
munc;
95

formarea n domeniul specializrii destinat ntregului personal, urmrete s adauge noi
abiliti practice i cunotine teoretice n domeniile n care salariatul i desfoar activitatea.
formarea permanent - are ca scop actualizarea permanent a cunotinelor angajailor i
realizarea aplicrii unitare a noilor prevederi, ns aceast activitate nu este n totalitate n sarcina i
obligaia Serviciului Formare Profesional, deoarece este realizat i de fiecare salariat la locul de munc.

1.1. Analiza obiectivelor stabilite pentru domeniul auditabil

n cadrul strategiei entitii cu privire la componenta referitoare la dezvoltarea capacitii
instituionale privind dezvoltarea resurselor umane am identificat, legat de activitatea de formare
profesional, obiectivul general creterea capacitii entitii publice n asigurarea necesarului de
instruire n vederea satisfacerii cerinelor de perfecionare a pregtirii profesionale a angajailor la un
standard calitativ superior, pentru care s-a stabilit n cadrul Programului de dezvoltare a sistemului de
control managerial, un numr de 5 obiective specifice, cu activiti i aciuni corespunztoare:
1. Promovarea unei strategii unitare privind formarea profesional a personalului entitii
publice.
2. Dezvoltarea i implementarea programelor anuale de formare profesional a personalului
din entitatea public.
3. mbuntirea sistemelor de evaluare a programelor anuale de formare profesional a
personalului din entitatea public prin implementarea de instrumente noi.
4. Adugarea de noi competene funcionarilor publici din entitatea public.
5. Asigurarea relaiilor de colaborare stabilite n procesul de instruire profesional.
Analiza obiectivelor stabilite de Serviciul Formare Profesional a pus n eviden c acestea
acoper realizarea funciei de coordonare a proceselor de formare profesional, ct i sprijinirea
managementului cu privire la acest procese. Trebuie menionat ns c 3 obiective specifice nu prezint
toate caracteristicile SMART, astfel:
obiectivul specific promovarea unei strategii unitare privind formarea profesional a
obiectivul specific Adugarea de noi competene funcionarilor publici din entitatea
public nu este msurabil, de atins i nu prezint indicii pentru ncadrarea n timp.
Scopul obiectivului este "adugarea de noi competene, ns competenele necesare funcionarilor
publici sunt stabilite de structurile abilitate pe domeniul n care acetia i desfoar activitatea.
n aceast situaia echipa de audit intern a agreat cu conducerea entitii urmtoarele obiective
revizuite:
Obiectiv specific definit incorect Obiectiv specific revizuit
1. Promovarea unei strategii unitare
privind formarea profesional a

1. Analiza n perioada de referin a condiiilor prezente i
entitatea public
2. Dezvoltarea i implementarea
2. Dezvoltarea i implementarea programelor anuale de
formare profesional a personalului din entitatea public.
96

entitatea public.
3. mbuntirea sistemelor de
evaluare a programelor anuale de
din entitatea public prin
implementarea de instrumente noi
3. mbuntirea sistemelor de evaluare a programelor anuale
de formare profesional a personalului din entitatea public
prin implementarea de instrumente noi
4. Adugarea de noi competene
funcionarilor publici din entitatea
public
4. Dezvoltarea sistemului privind gestiunea anual a
5. Asigurarea relaiilor de colaborare
stabilite n procesul de instruire
profesional
5. Dezvoltarea sistemului de colaborare cu alte instituii pentru

Obiectivele redefinite la nivelul Serviciului Formare Profesional au fost discutate cu conducerea
acestei structuri fiind nsuite i confirmate.

1.2. Analiza indicatorilor
Din analiz a rezultat c, instrumentele de msur/indicatorii de performan permit msurarea
performanei obiectivelor specifice stabilite la nivelul Serviciului Formare Profesional. Totui, pentru
unele obiective nu sunt prevzui, respectiv calculai indicatori/instrumente de msur a performanei care
s ating simultan variabilele de cantitate, calitate, cost i timp. Pentru ultimul obiectiv nu sunt stabilii
indicatori pentru msurarea performanei. Sunt situaii n care intele fixate sunt uor de realizat i nu este
stimulat performana. Exemple:
Ponderea persoanelor instruite la nivelul entitii publice/Gradul de promovabilitate a
personalului instruit profesional sunt indicatori parial adecvai.
Gradul de participare a grupurilor int planificate (80%)/Nivelul de calificare al
cursanilor raportat la complexitatea instruirilor (nivel nceptor spre mediu) indicatori cu inte
uor de realizat.
Auditorii interni au analizat instrumentele de msur/indicatorii de performan existeni i au
agreat cu conducerea entitii urmtorii indicatori:
Reducerea cu 5% a costurilor instruirii profesionale, fa de perioada anterioar, n
condiiile pstrrii standardelor de calitate a acestora
Ponderea persoanelor propuse pentru specializri externe n totalul personalului - 10%
Numrul de zile de perfecionare profesional/an/angajat. (10 zile)
Ponderea aciunilor de instruire profesional efectuate n numrul celor prevzute n
contracte. (100%)
Gradul de acoperire a problematicii planificate cu temele abordate efectiv. (100%)
Gradul de realizare n termen a aciunilor de instruire profesional prevzute n contracte.
(100%)
Creterea numrului formatorilor proprii utilizai raportat la numrul formatorilor proprii
existeni (poteniali), fa de perioada anterioar.

97

II. 2. Adecvarea i suficiena programelor anuale de pregtire profesional continu a personalului

2.1. Optimizarea nevoilor de instruire ale personalului este asigurat prin calitatea
programelor de pregtire profesional continu elaborate

Analiza nevoilor de formare este atribuia Serviciului Formare Profesional i trebuie s se
realizeze cu ajutorul responsabililor cu pregtirea profesional din cadrul structurilor entitii publice,
grupul int fiind reprezentat de toi salariaii entitii publice.
Selectarea i prioritizarea temelor ce urmeaz a fi cuprinse n planul de pregtire trebuie s se
realizeze n perioada septembrie-decembrie anul curent, pentru anul viitor, pe baza analizei nevoilor de
formare.
Din analiza documentelor puse la dispoziie, din cadrul normativ i din alte materiale de
specialitate, reiese c analiza necesarului de instruire trebuia s se bazeze n principal pe:
pentru c la nivelul fiecrei direcii trebuie s se cunoasc cel mai bine nevoia de instruire a personalului
i trebuie s existe interesul pentru sprijinirea procesului de pregtire, att n susinerea organizrii
cursurilor, ct i n urmrirea diseminrii informaiilor de ctre participantul la curs i/sau utilizarea n
practic a cunotinelor dobndite. Din totalul de 60 de cereri de teme de instruire anual exprimate, n
planurile elaborate nu se regsesc dect 5 (8%), restul fiind stabilite numai la nivelul Serviciului Formare
Profesional.
b) cursurile de instruire profesional pentru fundamentarea modificrilor/ completrilor
cadrului normativ, care nu au fost solicitate de direciile de specialitate, ci sunt propunerea Serviciului
Formare Profesional. Astfel, nu ntotdeauna s-au obinut rezultatele dorite (organizarea de multe ori n
contratimp cu intrarea n vigoare a noilor acte normative conduce la dezinteres din partea direciilor de
specialitate privind participarea).
c) cursurile prevzute a se desfura n cadrul diverselor programe de twinning, unde
Serviciul Formare Profesional este implicat. La nivelul entitii publice sunt n derulare 3 programe de
twinning, care vizeaz tot attea direcii de specialitate i pentru care Serviciul Formare Profesional are
sarcina asigurrii suportului logistic. Din cadrul direciilor beneficiare sunt cooptai n programele de
instruire profesional toi salariaii, prin rotaie, pe parcursul a 2 ani.
d) analiza nevoilor de formare definite n rapoartele de evaluare a performanelor
personalului. Analiznd cele 500 de rapoarte de evaluare ale salariailor entitii publice s-a constatat c
n 53 dintre acestea, (10,6%), conductorii compartimentelor solicit cte 3 teme de instruire pentru
executanii din subordine, n 65 de rapoarte, (13%), 2 teme de instruire, n 170 (34%) doar o tem, iar
restul, (42,4%), au la rubrica - Programe de instruire profesional recomandate a fi urmate n urmtoarea
perioada pentru care se va face evaluarea nu este cazul.
atenia Serviciului Formare Profesional, ncepnd cu anul 2011, i ncepe s constituie un instrument
f) acest necesar de instruire profesional se impune actualizat trimestrial, i ori de cate ori este
nevoie, n funcie de solicitrile venite de la direcii pentru noi cursuri, modificrile legislative etc. Nu
exist o practic curent a actualizrii programelor de pregtire i perfecionare profesional a personalului.
98

Echipa de auditori interni a optat pentru un interviu centrat pe probleme, solicitat efului
Serviciului Formare Profesional. Rspunsurile la ntrebrile cuprinse n interviu i adresate
responsabilului cu activitatea de formare profesional din entitatea public fac referire i confirm
aspectele constatate.
Auditorii interni au hotrt organizarea unui workshop, care s pun n prim plan ateptrile i
propunerile celor dinafara SFP, vis-a-vis de mbuntirea activitii de analiz a nevoilor de instruire a
lor
Participanii au fost reprezentanii fiecrei structuri organizatorice din cadrul entitii, respectiv
responsabilii cu activitatea de planificare, coordonare i monitorizare a formrii profesionale a
salariailor, eful SFP i coordonatorul Compartimentului strategie, metodologie, planificare, cu atribuii
privind analiza nevoilor de formare i elaborare a planificrii instruirilor la nivel de entitate.
Rezultatele workshop-ului permit s se afirme c, dei participanii sunt executani i nu implicai
n procesul de decizie, prin contribuia lor n cadrul edinei au demonstrat un real interes pentru
asigurarea eficacitii activitii de pregtire profesionale i acord sprijinul auditorilor interni n
cunoaterea realitii i formularea unor recomandri de mbuntire pertinente. SFP, dup primirea
acestor informaii, va proceda la perfecionarea colaborrii n elaborarea programelor de instruire a
personalului entitii.
Activitatea de fundamentare a planurilor de formare profesional s-a dovedit ineficace. Este
vital pentru ntreaga activitate de formare profesional asigurarea eficacitii analizei nevoii de
instruire. Eficacitatea este asigurat prin nelegerea i contientizarea clar a ceea ce se urmrete prin
aceast activitate. Trebuie neles i aplicat n mod convingtor efectul de und. Este posibil s fie
nevoie de mult timp pn s apar beneficiile complete ale instruirii, dar este nevoie de o monitorizare
ulterioar permanent i rezultatele vor apare n msura de realizare a indicatorilor de performan.
Echipa de audit intern a concluzionat c se dorete s se contientizeze necesitatea formrii
profesionale, dar nc nu exist o relaie bine pus la punct ntre organizator - SFP i beneficiari -
structurile organizatorice/personalul entitii, care are efecte negative n ceea ce privete eficacitatea
fundamentrii planurilor de instruire.
Corobornd cu indicatorii de msur ai performanei, raportai la Optimizarea activitii de
formare profesional prin analiza nevoilor de instruire a personalului din entitatea public, formularea,
numrul lor foarte mic i puin reprezentativ pentru fiecare activitate component a obiectivului, nu
corespund unei interpretri performante a realizrilor n domeniu. De exemplu, indicatorul existena unui
plan anual de formare, cu realizare 100%, nu asigur o planificare, respectiv derulare de aciuni de
instruire cu efect de performan n activitatea entitii publice.
ntreaga activitate a auditorilor a avut la baz constatrile anterioare i rspunsurile au venit s
confirme rezultatele cercetrii efectuate.
Auditorii interni au recomandat:
Pentru a asigura eficacitatea activitii de analiz a necesarului de instruire al personalului
entitii publice, activitate de importan major n derularea ntregului proces, cu finalitate n atingerea
obiectivelor entitii, trebuie s existe un dialog permanent cu salariaii cu privire la cererea de instruire
a acestora i posibilitatea de a stabili o ofert viabil. Acest dialog trebuie formalizat i continuu
actualizat la nivel de structur organizatoric i monitorizat de responsabilul de la acest nivel. De
asemenea, facem recomandarea organizrii unor grupuri de dezbatere trimestriale, i de fiecare dat
99

cnd un responsabil solicit, cu participarea tuturor responsabililor cu formarea profesional din
entitatea public. Tema dezbaterilor va fi analiza i prioritizarea necesarului de instruire nou aprut i
actualizarea corespunztoare a planului anual.
Este necesar introducerea unor noi indicatori de msurare a performanei privind Optimizarea
activitii de formare profesional prin analiza nevoilor de instruire a personalului din entitatea public,
respectiv:
- numr de rspunsuri conforme cu solicitarea/numr de rspunsuri primite/numr de
rspunsuri solicitate int de realizat 100%;
- numr de prime prioriti n solicitrile structurilor entitii/numr aciuni planificate int
de realizat 100%;
- numr de aciuni de instruire derulate prin metode informatice/total aciuni planificate
int de realizat 50%;
- numr aciuni desfurate cu formatori interni/numr aciuni cu formatori externi/ total
aciuni planificate int de realizat 80%.
Completrile, modificrile i mbuntirile aduse activitii de analiz a necesarului de formare
profesional trebuie s conduc la modificri ale procedurilor operaionale aferente, cu recomandarea
expres de responsabilizare a tuturor pailor prevzui de acestea.

2.2. Asigurarea unor programe de pregtire profesional continu corespunztoare n vederea

Instrumentele de msurare a rezultatului sunt cruciale pentru a monitoriza atingerea obiectivelor,
mai ales ntr-un domeniu complex cum este formarea profesional.
Este posibil s fie nevoie de mult timp pn s apar beneficiile complete ale instruirii, dar este
nevoie de o monitorizare ulterioar permanent i rezultatele vor apare n msura de realizare a
indicatorilor de performan.
Materialele examinate, respectiv centralizatoarele i planurile anuale de instruire profesional
elaborate n anii 2012-2013 nu asigur o pregtire profesional adecvat a personalului, respectiv:
la stabilirea temelor de instruire s-a avut n vedere n mod prioritar i fr fundamentare
ofertele externe propuse de firme cu renume i nu situaia real a necesitilor personalului; planificarea s-
a axat pe importana cursului ca element de viitor n CV-ul salariatului (cursuri finalizate cu diplome
recunoscute de autoriti n domeniu);
s-au planificat cerine de perfecionare profesional de nivel general, de mare amploare,
costisitoare financiar i uman, n detrimentul unor nevoi de instruire strns legate i cu influen real n
activitatea salariailor;
planurile elaborate nu au urmrit atingerea obiectivelor entitii i a indicatorilor de
performan ataai, ci a unui obiectiv abstract al Serviciului Formare Profesional de realizare de volum
mare de activitate;
n fiecare din anii 2012 i 2013, exist modificri ale planurilor de activitate. Astfel, prin
demersuri fcute de managerii structurilor organizatorice care au ntmpinat dificulti datorate
profesionalismului personalului, parte din erorile de planificare au putut fi corectate pe parcurs.
n medie, pentru anii analizai, n 45 (75%) din rapoartele de evaluare notate cu calificativul
100

bine i 24 (90%) din cele calificate satisfctor, conductorul ierarhic a invocat lipsa de profesionalism a
salariailor n atingerea obiectivelor asumate i impunerea perfecionrii pregtirii profesionale a acestora.
Analiznd n paralel aceste rapoarte de evaluare cu cele din anul urmtor s-a constatat c numai 30 (30%)
au participat la cursuri de perfecionare profesional la care tema abordat a fost cea imperios necesar i
recomandat;
n anul 2013 planul anual elaborat este de o calitate de fond apreciabil fa de anterioarele
documente, punndu-se accent pe economicitate, eficien i eficacitate privitor la formarea profesional a
personalului entitii publice.
Lund n considerare progresele nregistrate i obinute naintea misiunii de audit, s-a recomandat
ca programele de pregtire profesional elaborate s ia n considerare elementele de economicitate,
eficien i eficacitate n realizarea temelor de instruire profesional a personalului raportate la atingerea
obiectivelor stabilite.

II. 3. Asigurarea performanei procesului de pregtire profesional continu a personalului

3.1. Desfurarea procesului de pregtire profesional n condiii de eficien

Procesul de pregtire trebuie s asigure dezvoltarea resurselor umane, premis pentru atingerea
obiectivelor individuale i organizaionale, prin optimizarea raportului dintre nevoi i resurse, att la nivel
Analiza anual a situaiei capacitii entitii publice de a desfura aciunile de instruire a pus n
eviden urmtoarele:
numrul de zile de curs/salariat este de 5,5 zile cursuri/salariat, ns nu tot personalul a
participat la cursuri de pregtire. Potrivit rapoartelor de evaluare ponderea salariailor care au participat la
cursuri este, n medie pe an 80% dintre salariai au participat la cel puin un curs de pregtire (iar dintre
acetia 30% au reprezentat salariai nou angajai), 20% dintre salariai au participat la 2 cursuri de
pregtire, 10% dintre salariai au participat n cursul unui an la 3-4 cursuri de formare profesional. Exist
i un procent de 5% dintre salariai care au participat n doi ani consecutivi la acelai curs de instruire.
numrul cel mai mare de cursani a fost, n medie pe an, n domeniile informatic respectiv
de 125 cursani (25%), iar numrul de cursuri organizate a fost de 7 cursuri (35%) i achiziii publice,
respectiv de 50 cursani (10%), iar numrul de cursuri organizate a fost de 3 cursuri (15%).
la nivelul Serviciului Formare Profesional nu exist o baz de date care s cuprind
suporturile de curs n format electronic, astfel nct i personalul din entitatea public care nu a participat
la cursuri s poat accesa aceste informaii n cadrul pregtirii profesionale individuale. Aceasta, cu toate
c n cea mai mare parte a cazurilor, suporturile de curs sunt elaborate de lectori interni, n virtutea
sarcinilor de serviciu, acestea nereprezentnd proprietatea individual a lectorilor, ci proprietatea entitii
publice, respectiv a Serviciului Formare Profesional, fiind astfel necesar evidena i pstrarea lor n
cadrul serviciului.
cu privire la formatorii existeni la nivelul entitii publice se constat c foarte muli sunt
inactivi, neparticipnd la organizarea i prezentarea de cursuri. Neimplicarea acestora se datoreaz
planificrii desfurrii cursurilor, n general, n timpul programului de lucru, majoritatea avnd sarcini de
serviciu de realizat care nu pot fi amnate, ct i prin lipsa motivrii. La aceasta se adaug i timpul
101

necesar pentru pregtirea suportului de curs. Precizm c, n fiele posturilor pentru aceast categorie de
personal nu este prevzut expres aceast atribuie.
n cadrul administraiei publice este n derulare procesul de instruire i certificare n informatic,
la standarde europene, a funcionarilor publici. Prin intermediul programelor de instruire primar se
urmrete acumularea cunotinelor de baz privind operarea i utilizarea calculatorului, n conformitate
cu standardul ECDL (Licena european de operare pe computer) pentru toi funcionarii care lucreaz n
administraia public.
Avnd n vedere obligativitatea obinerii permisului ECDL-start (4 module), de ctre funcionarii
publici, pn la finele anului 2014, Programul de instruire n domeniul informaticii este parte distinct n
Planul de formare profesional a personalului din entitatea public.
certificare informatic, ealonat, toi angajaii, astfel nct fiecare s aib la dispoziie, conform
prevederilor, dup perioada de pregtire, 2 ani pentru susinerea examenelor i obinerea permisului.
n cadrul entitii publice sunt 20 formatori n domeniul informatic. Toi au obinut Permisul
ECDL-complet (7 module) la finalul anului 2011 i ndeplinesc integral condiiile de lectori n domeniu.
Pentru acetia, derularea programului informatic a avut loc la un centru acreditat ECDL Romnia.
Costurile pentru ntreaga procedur de obinere a permisului (pregtire, respectiv 5 zile teorie i
practic/modul, obinerea cardului de aptitudini pentru 7 module i programul de certificare) au fost
suportate de angajator.
ncepnd cu anul 2011 entitatea public are bugetat achiziionarea anual a 120 de carduri de
aptitudini i implicit cheltuieli pentru demararea procesului de certificare pentru tot atia funcionari
publici.
Pn n prezent 360 de persoane, pe parcursul ultimilor 3 ani bugetai, au fost cuprinse n acest
proces.
n fiecare an, din cei trei menionai, entitatea public a ncheiat un contract cu o firm acreditat
pentru ntregul program de pregtire i atestare ECDL.Aceasta, n condiiile n care, entitatea public,
ncepnd cu anul 2011, beneficiaz de condiii tehnice de instruire complete, dar nu a folosit i nici nu are
n vedere aceast oportunitate.
privind costurile directe i indirecte aferente i este prezentat n foaia de lucru aferent testri.
Pentru anul 2013 entitatea poate economisi prin organizarea instruirii practice la nivelul
entitii publice cu formatorii proprii suma de 576.930 lei.
Avnd n vedere c pregtirea informatic nu este obligatorie, dar n acest caz este fundamentat
necesitatea ei, i c entitatea public poate asigura, ncepnd cu anul 2011, condiiile tehnice pentru
instruire (capacitate de spaiu, logistic, resurse de specialitate suficiente, orar flexibil, suport de curs
autorizat, asigurarea unui minim de 30 de ore/modul, asigurare pretestare i simulare testare), rmnnd
ca doar susinerea examenelor i eliberarea permiselor s se desfoare la centre acreditate, entitatea
public trebuie s foloseasc capacitile proprii, justificnd astfel i costurile fcute cu perfecionarea
pregtirii i specializarea formatorilor din domeniul informatic.

3.2. Asigurarea condiiilor tehnice i financiare n vederea realizrii obiectivelor

102

Pregtirea profesional a personalului reprezint un proces de instruire continuu, pe parcursul
cruia salariaii dobndesc cunotine teoretice i abiliti adecvate desfurrii activitilor lor. Procesul
de pregtire profesional trebuie s estimeze adugarea de cunotine i schimbrile de comportament la
nivel individual, bazate pe analiza modificrilor comportamentului personalului la locul de munc, pe
analiza rezultatelor evalurilor i a datelor privind productivitatea individual.
Persoana participant la un curs de pregtire profesional trebuie s comunice cunotinele
dobndite, n colectivul din care face parte, iar eful ierarhic s urmreasc dac aceste cunotine
contribuie la mbuntirea desfurrii activitilor n cadrul serviciului. n perioada analizat pentru cele
42 de instruiri efectuate s-au organizat numai 10 aciuni de diseminare a cunotinelor.
Modul de evaluare a aplicrii n practic a cunotinelor dobndite de salariai, n cadrul
cursurilor de pregtire profesional, reprezint sarcina managementului structurilor organizatorice, din
care face parte funcionarul public. Aceste rezultate trebuie s ajung i la Serviciul Formare Profesional
pentru a se ine cont de acestea la analiza viitoare a nevoilor de formare. Nu exist o asemenea eviden la
nivelul Serviciului Formare Profesional.
Evaluarea de fond a suportului de curs este o etap important, de modul n care se realizeaz se
asigur calitatea informaiilor predate i atingerea scopului temei dezbtute. Suportul de curs este necesar
a fi evaluat nainte de a fi prezentat cursanilor, pentru a se observa dac acesta corespunde tematicii
stabilite i dac coninutul i structura acestuia poate dezvolta, n urma diseminrii informaiilor,
cunotine, aptitudini sau abilitai funcionarului public participant la curs.
n funcie de tipul cursului evalurile sunt realizate la diverse nivele, astfel:
Evaluarea realizat de managementul structurii de unde provine lectorul. Suportul de curs
este elaborat de ctre lectorul cursului, avnd la baz tematica de curs care i-a fost comunicat. Evaluarea
de fond a suportului de curs cade n sarcina managementului structurii din domeniul creia face parte
tema cursului, astfel nct s fie asigurat calitatea informaiilor transmise i atingerea obiectivelor. n
procesul de evaluare, suporturile de curs pentru instruirile susinute de experii strini n cadrul proiectelor
de twinning sau asisten tehnic extern sunt acceptate de liderul romn al proiectului.
Evaluarea realizat de Serviciul Formare Profesional. Implicarea Serviciului Perfecionare
n evaluarea de fond a suporturilor de curs este dificil avnd n vedere diversitatea domeniilor, ns
implicarea sa direct const n aprecierea de natur didactic a condiiilor pe care trebuie s le
ndeplineasc cursul, innd cont i de grupul int cruia i se adreseaz, respectiv nivel de baz sau nivel
avansat. Implicarea Serviciului Perfecionare n organizarea i desfurarea cursurilor susinute de
specialiti din structurile entitii publice, const n contactarea conducerii de specialitate care a propus
cursul, n vederea confirmrii organizrii acestuia, desemnrii lectorului i a grupului inta, a perioadei i
locului de desfurare.
Evaluarea realizat de cursani. Evaluarea prezentrii cursurilor este realizat de ctre
cursani, la sfritul cursului, prin utilizarea unor formulare specifice. Responsabilul de curs primete
evalurile, le centralizeaz i ntocmete un raport cu explicaii pentru fiecare ntrebare formularului de
evaluare, pe care l transmite Serviciului Perfecionare, care analizeaz raportul i-l comunic structurilor
de care aparin lectorii n vederea mbuntirii suportului de curs.
Potrivit analizei riscurilor, Asigurarea permanent a unui personal calificat n vederea atingerii
obiectivelor entitii publice a reprezentat un element al ariei auditate cu risc ridicat n primul rnd
datorit scorului acordat criteriilor privind eficiena.
103

Astfel auditorii interni i-au propus s analizeze eficiena unei aciuni de instruire profesional,
considerat cea mai complex, complet i diversificat ca arie de abordare. S-a constatat i concluzionat
aspectele redate n continuare:
Pentru perioada 2012 - 2013 entitatea public are ncheiate contracte de colaborare, n
vederea perfecionrii aplicrii n practic a unor metode i tehnici de organizarea muncii. n anul 2012
sunt derulate seminarii pentru prezentarea i asimilarea conceptelor teoretice, iar n 2013 este prevzut
participarea la misiuni mixte (specialiti romni i strini, n ar i strintate), orientate pe problemele
teoretice.
La finele anului 2012, cnd s-a stabilit persoanele participante la aciunea practic a
contractului, s-a constatat c foarte puine au calificare superioar i experien n domeniu, ceea
n urma elaborrii chestionarului i prelucrrii rspunsurilor primite s-a constatat c rezultatele
instruirilor profesionale nu s-au dovedit a fi ineficiente. Persoanele participante la aciunile de instruire nu
dobndit cunotinele i aptitudinile necesare n vederea creterii eficienei i eficacitii activitilor
derulate. Astfel, din analiza rspunsurilor formulate de personalul de conducere se constat c 78% dintre
respondeni nu sunt satisfcui de cunotinele acumulate, de creterea capacitilor de soluionare a
sarcinilor curente sau a unor posibile noi sarcini, precum i de perspectiva participrii la misiunile mixte
viitoare ale subalternilor participani la instruire.
De asemenea, este foarte ridicat procentul participanilor care nu aplic n practic cunotinele
dobndite i sunt puin ncreztori c o vor face ntr-un viitor apropiat. Foarte muli dintre cei chestionai
nu au simit nici un impact pozitiv asupra activitii lor curente prezente i viitoare cunotinele dobndite
la seminarile de pregtire profesional. Circa, 85% dintre respondeni solicit, pentru o real perfecionare
profesional a lor, ca instruirile s se repete i s fie mult diversificate astfel nct s asigure totalitatea
domeniului.
Fa de cele constatate s-a recomandat pentru viitor, ca fiecare aciune de formare profesional s
aib la baz o analiz judicioas privind rezultatul final ateptat i s se ntreasc colaborarea dintre
Serviciul Formare Profesional i responsabilii cu pregtirea profesional din cadrul structurilor entitii.
De asemenea, s-a recomandat mbuntirea cadrului metodologic cu privire la urmrirea efectelor
pregtirii profesionale n activitatea funcionarului public i analiza periodic a modului n care cursurile
organizate au contribuit la dezvoltarea carierei acestora;

II. 4. Asigurarea competenelor i responsabilitilor adecvate pentru derularea eficient a

4.1. Asigurarea capacitii organizatorice i a competenelor necesare realizrii procesului de
pregtire profesional continu
.
4.2. Pregtirea personalului din cadrul serviciului formare profesional asigur performana
.

104

IV. CONCLUZII

Prezentul proiect de Raport al misiunii de audit public intern a fost ntocmit n baza Programului
misiunii de audit public intern, a constatrilor efectuate, n timpul colectrii i prelucrrii informaiilor, i
n timpul muncii pe teren. Toate constatrile au la baza probe de audit obinute pe baza testelor efectuate
consemnate in documentele de lucru (ntocmite de auditorii interni i nsuite de factorii de management
ai entitii.
Echipa de auditori interni a evaluat activitatea Serviciului Formare Profesional conform grilei:

APRECIERE Nr.
crt.
Activiti auditabile
Funcional De mbuntit Critic
1. Adecvarea i suficiena programelor anuale de
pregtire profesional continu a personalului

X

2. Asigurarea performanei procesului de

X

3. Asigurarea competenelor i
responsabilitilor adecvate pentru derularea
eficient a procesului de pregtire
profesional continu

X

Evaluarea are la baz analiza activitilor desfurate n cadrul entitii i bunei practici n
domeniu i discuiile care au avut loc cu reprezentanii structurii auditate, cu ocazia edinei de
nchidere, cu privire la recomandrile echipei de auditori apreciate de ctre participani ca fiind
realiste i fezabile.

Auditori interni, Supervizat, Luat la cunotin
Popescu George Slvescu Dana Responsabil structura auditat
Ionescu Corneliu

Not:
Avnd n vedere faptul c reprezentanii structurilor ale cror activiti au implicaii asupra desfurrii
n bune condiii a procesului bugetar i-au nsuit constatrile i recomandrile i nu au formulat un
punct de vedere, PROIECTUL RAPORTULUI MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN devine
RAPORTUL MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN.

105

Entitatea Public

RAPORTUL
MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN

PERFECIONAREA ACTIVITII DE PREGTIRE
PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI

STRUCTURA AUDITAT:
SERVICIUL FORMARE PROFESIONAL - DIRECIA
RESURSE UMANE

Bucureti,
2014

106

I. INTRODUCERE

Echipa de auditare a fost formata din :
Popescu George - auditor intern, coordonator al misiunii;
Ionescu Corneliu auditor intern.

Ordinul de efectuare a misiunii - Ordinul de serviciu nr. 76456/15.01.2014

Baza legal a aciunii de auditare:
- Planul de audit intern pentru anul 2014, aprobat de conducerea instituiei;
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat, cu modificrile ulterioare;
- HG nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public
intern;

Durata aciunii de auditare: 03.02. 28.02.2014.

Perioada supus auditrii: 2011 2013.

Umane Serviciul Pregtire Profesional cu privire la organizarea i realizarea activitilor n mod
eficient i eficace. n acest sens, se va se va analiza modul n care Serviciul Formare Profesional
asigur un sistem adecvat de formare profesional a personalului la nivelul entitii i se va urmri
dac obiectivele sunt realizate n condiii de economicitate, eficien i eficacitate.

Obiectivele misiunii:
Adecvarea i suficiena programului anual de pregtire profesional continu a personalului;
Asigurarea competenelor i responsabilitilor adecvate pentru derularea eficient a procesului de

Tipul de audit: Echipa de auditori interni a efectuat o misiune de audit public intern f, respectiv
realizarea unei analize a activitilor desfurate n domeniul pregtirii profesionale continue a
personalului, urmrindu-se economicitatea, eficiena i eficacitatea acestora.
Metodologia utilizat n realizarea misiunii de audit:
Misiunea de audit public intern s-a desfurat n conformitate cu prevederile Ghidului general
privind metodologia specific de derulare a misiunilor de audit public intern i Normele proprii de
audit intern ale entitii, avizate i aprobate de conducere, privind exercitarea activitii de audit
intern n cadrul entitii.

Tehnici de audit intern utilizate:
verificarea se realizeaz n vederea asigurrii validitii, realitii i acurateei nregistrrilor n
contabilitate a documentelor i a concordanei cu legile i regulamentele n vigoare, precum i a
107

eficacitii controlului intern cu ajutorul urmtoarele tehnici de verificare:
- comparaia: pentru confirmarea identitii unor informaii, dup obinerea lor din dou sau
mai multe surse diferite;
- examinarea: pentru detectarea erorilor i/sau iregularitilor;
- recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul i a calculelor matematice;
- punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii diferite de
nregistrri;
- confirmarea: pentru solicitarea informaiilor din mai multe surse independente cu scopul
validrii acestora;
- garantarea: pentru verificarea realitii tranzaciilor nregistrate pornind de la examinarea
nregistrrilor spre documentele justificative;
- urmrirea: verificarea modului n care au fost respectate procedurile de la documentele
justificative spre articolul nregistrat.
observarea fizic: const n urmrirea unui proces sau a unei proceduri, prin care auditorul i
formeaz o imagine de ansamblu asupra structurii auditate;
analiza: const n descompunerea unei entiti/ structuri/activiti n elemente, care pot fi izolate,
identificate, cuantificate i msurate distinct;
eantionarea: presupune aplicarea procedurilor de audit pentru mai puin de 100% din elementele
populaiei, cu condiia ca toate elementele eantionului s aib posibilitatea de a fi selectate, n
scopul de a trage concluzii valabile pentru ntreaga populaie, bazate pe constatrile obinute din
eantion..
interviul pentru lmurirea de aspecte legate de organizarea i desfurarea activitilor de pregtire i
perfecionare profesional;
testarea pentru urmrirea detectrii erorilor sau a iregularitilor;
dezbatere n grup;
chestionare;.
Documente i materiale examinate n cadrul Serviciului Formare Profesional - verificarea la faa
locului a vizat urmtoarele materiale i documente ntocmite pentru anii 2011-2013:
- Programele de pregtire i perfecionare profesionale ntocmite i aprobate;
- ROF-ul si fiele posturilor;
- legislaia in vigoare privind activitatea de instruire;
- contractele de prestare servicii de formare ncheiate i documentaia aferent care a stat la baza
ntocmirii lor;
- chestionare cu organizatorii i beneficiarii activitii de instruire;
- rapoartele de audit anterioare;
- rapoartele altor structuri de control sau audit.

Documente i materiale ntocmite pe timpul auditrii:
- Studiu preliminar;
- Chestionarul de luare la cunotin;
- Lista ntrebrilor auditului;
- Evaluarea obiectivelor;
108

- Evaluarea indicatorilor;
- Evaluarea surselor de date;
- Evaluarea gradului de ncredere n controlul intern;
- Programul misiunii de audit public intern
- teste si foi de lucru privind descrierea activitilor auditate;
- fie de identificare si analiz a problemelor constatate (FIAP);
- Chestionarul de control intern;
raport de audit, minutele edinelor de deschidere, nchidere etc.

II. CONSTATRI SI RECOMANDRI

Prezentm n continuare, n mod sintetic, principalele constatri nsoite de cauze, consecine i recomandri
pe baza testrilor efectuate pe timpul Colectrii i prelucrrii informaiilor i Interveniei la faa locului,
consemnate n documentele de lucru.

II.1. Analiza obiectivelor i indicatorilor domeniului auditabil

Pentru a avea sigurana optimizrii resurselor n activitatea de formare profesional a resurselor
umane, trebuie ca nevoile de pregtire s fie corelate cu serviciile furnizate si atingerea obiectivelor entitii;
nelegerea de ctre entitate a importanei calitii resurselor umane; sa existe o strategie privind pregtirea
profesional, aplicabila si revizuita permanent.
Formarea profesional reprezint activitatea desfurat n vederea lrgirii i actualizrii cunotinelor,
dezvoltrii aptitudinilor sau modelrii acestora, pentru creterea nivelului calificrii profesionale, n
concordan cu cerinele impuse n activitatea practic, cu scopul de a permite salariatului realizarea sarcinilor
alocate postului n prezent sau viitor, n condiii de performan.
Instruirea profesional a personalului din cadrul entitii publice se realizeaz, prin Serviciul Formare
Profesional n condiiile Legii nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici, modificat i republicat.
Potrivit planului propriu, privind prioritile strategice, Serviciul Formare Profesional are funcia de a
coordona metodologic procesele de formare profesional din toate structurile entitii publice, asigurnd un
standard ridicat de calitate acestora i rolul de a sprijini managementul n domeniul formrii profesionale a
angajailor.
n cadrul Serviciului Formare Profesional atribuirea responsabilitilor, separarea sarcinilor si
delegarea autoritilor sunt stabilite prin proceduri scrise si formalizate, paii care trebuie parcuri i algoritmii
de calcul sunt cunoscui de ctre salariai i se regsesc n ROF i in fiele posturilor.
n realizarea misiunii sale, respectiv de a "contribui la realizarea obiectivelor entitii publice prin
intermediul proceselor de instruire organizate pentru salariai", Serviciul Formare Profesional trebuie s
asigure desfurarea urmtoarelor tipuri de activiti:
formarea de baz destinat noului angajat pentru asigurarea integrrii mai rapide la locul de
munc;
formarea n domeniul specializrii destinat ntregului personal, urmrete s adauge noi
abiliti practice i cunotine teoretice n domeniile n care salariatul i desfoar activitatea.
formarea permanent - are ca scop actualizarea permanent a cunotinelor angajailor i
109

realizarea aplicrii unitare a noilor prevederi, ns aceast activitate nu este n totalitate n sarcina i obligaia
Serviciului Formare Profesional, deoarece este realizat i de fiecare salariat la locul de munc.

1.1. Analiza obiectivelor stabilite pentru domeniul auditabil

n cadrul strategiei entitii cu privire la componenta referitoare la dezvoltarea capacitii
instituionale privind dezvoltarea resurselor umane am identificat, legat de activitatea de formare profesional,
obiectivul general creterea capacitii entitii publice n asigurarea necesarului de instruire n vederea
satisfacerii cerinelor de perfecionare a pregtirii profesionale a angajailor la un standard calitativ
superior, pentru care s-a stabilit n cadrul Programului de dezvoltare a sistemului de control managerial, un
numr de 5 obiective specifice, cu activiti i aciuni corespunztoare:
6. Promovarea unei strategii unitare privind formarea profesional a personalului entitii
publice.
7. Dezvoltarea i implementarea programelor anuale de formare profesional a personalului din
entitatea public.
8. mbuntirea sistemelor de evaluare a programelor anuale de formare profesional a
personalului din entitatea public prin implementarea de instrumente noi.
9. Adugarea de noi competene funcionarilor publici din entitatea public.
10. Asigurarea relaiilor de colaborare stabilite n procesul de instruire profesional.
Analiza obiectivelor stabilite de Serviciul Formare Profesional a pus n eviden c acestea acoper
realizarea funciei de coordonare a proceselor de formare profesional, ct i sprijinirea managementului cu
privire la acest procese. Trebuie menionat ns c 3 obiective specifice nu prezint toate caracteristicile
SMART, astfel:
obiectivul specific promovarea unei strategii unitare privind formarea profesional a
obiectivul specific Adugarea de noi competene funcionarilor publici din entitatea public nu
este msurabil, de atins i nu prezint indicii pentru ncadrarea n timp.
Scopul obiectivului este "adugarea de noi competene, ns competenele necesare funcionarilor publici
sunt stabilite de structurile abilitate pe domeniul n care acetia i desfoar activitatea.
n aceast situaia echipa de audit intern a agreat cu conducerea entitii urmtoarele obiective revizuite:
Obiectiv specific definit incorect Obiectiv specific revizuit
1. Promovarea unei strategii unitare
privind formarea profesional a

1. Analiza n perioada de referin a condiiilor prezente i
entitatea public
2. Dezvoltarea i implementarea
entitatea public.
2. Dezvoltarea i implementarea programelor anuale de
formare profesional a personalului din entitatea public.
3. mbuntirea sistemelor de
evaluare a programelor anuale de
3. mbuntirea sistemelor de evaluare a programelor anuale
de formare profesional a personalului din entitatea public
prin implementarea de instrumente noi
110

din entitatea public prin
implementarea de instrumente noi
4. Adugarea de noi competene
funcionarilor publici din entitatea
public
4. Dezvoltarea sistemului privind gestiunea anual a
5. Asigurarea relaiilor de colaborare
stabilite n procesul de instruire
profesional
5. Dezvoltarea sistemului de colaborare cu alte instituii pentru

Obiectivele redefinite la nivelul Serviciului Formare Profesional au fost discutate cu conducerea acestei
structuri fiind nsuite i confirmate.

1.2. Analiza indicatorilor
Din analiz a rezultat c, instrumentele de msur/indicatorii de performan permit msurarea
performanei obiectivelor specifice stabilite la nivelul Serviciului Formare Profesional. Totui, pentru unele
obiective nu sunt prevzui, respectiv calculai indicatori/instrumente de msur a performanei care s ating
simultan variabilele de cantitate, calitate, cost i timp. Pentru ultimul obiectiv nu sunt stabilii indicatori pentru
msurarea performanei. Sunt situaii n care intele fixate sunt uor de realizat i nu este stimulat
performana. Exemple:
Ponderea persoanelor instruite la nivelul entitii publice/Gradul de promovabilitate a
personalului instruit profesional sunt indicatori parial adecvai.
Gradul de participare a grupurilor int planificate (80%)/Nivelul de calificare al cursanilor
raportat la complexitatea instruirilor (nivel nceptor spre mediu) indicatori cu inte uor de realizat.
Auditorii interni au analizat instrumentele de msur/indicatorii de performan existeni i au agreat
cu conducerea entitii urmtorii indicatori:
Reducerea cu 5% a costurilor instruirii profesionale, fa de perioada anterioar, n condiiile
pstrrii standardelor de calitate a acestora
Ponderea aciunilor de instruire profesional efectuate n numrul celor prevzute n contracte.
(100%)
(100%)

II. 2. Adecvarea i suficiena programelor anuale de pregtire profesional continu a personalului

2.1. Optimizarea nevoilor de instruire ale personalului este asigurat prin calitatea programelor
de pregtire profesional continu elaborate

Analiza nevoilor de formare este atribuia Serviciului Formare Profesional i trebuie s se realizeze
111

cu ajutorul responsabililor cu pregtirea profesional din cadrul structurilor entitii publice, grupul int fiind
reprezentat de toi salariaii entitii publice.
Selectarea i prioritizarea temelor ce urmeaz a fi cuprinse n planul de pregtire trebuie s se realizeze
n perioada septembrie-decembrie anul curent, pentru anul viitor, pe baza analizei nevoilor de formare.
Din analiza documentelor puse la dispoziie, din cadrul normativ i din alte materiale de specialitate,
reiese c analiza necesarului de instruire trebuia s se bazeze n principal pe:
pentru c la nivelul fiecrei direcii trebuie s se cunoasc cel mai bine nevoia de instruire a personalului i
trebuie s existe interesul pentru sprijinirea procesului de pregtire, att n susinerea organizrii cursurilor, ct
i n urmrirea diseminrii informaiilor de ctre participantul la curs i/sau utilizarea n practic a
cunotinelor dobndite. Din totalul de 60 de cereri de teme de instruire anual exprimate, n planurile elaborate
nu se regsesc dect 5 (8%), restul fiind stabilite numai la nivelul Serviciului Formare Profesional.
b) cursurile de instruire profesional pentru fundamentarea modificrilor/ completrilor cadrului
normativ, care nu au fost solicitate de direciile de specialitate, ci sunt propunerea Serviciului Formare
Profesional. Astfel, nu ntotdeauna s-au obinut rezultatele dorite (organizarea de multe ori n contratimp cu
intrarea n vigoare a noilor acte normative conduce la dezinteres din partea direciilor de specialitate privind
participarea).
c) cursurile prevzute a se desfura n cadrul diverselor programe de twinning, unde Serviciul
Formare Profesional este implicat. La nivelul entitii publice sunt n derulare 3 programe de twinning, care
vizeaz tot attea direcii de specialitate i pentru care Serviciul Formare Profesional are sarcina asigurrii
suportului logistic. Din cadrul direciilor beneficiare sunt cooptai n programele de instruire profesional toi
salariaii, prin rotaie, pe parcursul a 2 ani.
d) analiza nevoilor de formare definite n rapoartele de evaluare a performanelor personalului.
Analiznd cele 500 de rapoarte de evaluare ale salariailor entitii publice s-a constatat c n 53 dintre acestea,
(10,6%), conductorii compartimentelor solicit cte 3 teme de instruire pentru executanii din subordine, n
65 de rapoarte, (13%), 2 teme de instruire, n 170 (34%) doar o tem, iar restul, (42,4%), au la rubrica -
Programe de instruire profesional recomandate a fi urmate n urmtoarea perioada pentru care se va face
evaluarea nu este cazul.
atenia Serviciului Formare Profesional, ncepnd cu anul 2011, i ncepe s constituie un instrument
f) acest necesar de instruire profesional se impune actualizat trimestrial, i ori de cate ori este
nevoie, n funcie de solicitrile venite de la direcii pentru noi cursuri, modificrile legislative etc. Nu exist o
practic curent a actualizrii programelor de pregtire i perfecionare profesional a personalului.
Echipa de auditori interni a optat pentru un interviu centrat pe probleme, solicitat efului Serviciului
Formare Profesional. Rspunsurile la ntrebrile cuprinse n interviu i adresate responsabilului cu activitatea
de formare profesional din entitatea public fac referire i confirm aspectele constatate.
Auditorii interni au hotrt organizarea unui workshop, care s pun n prim plan ateptrile i
propunerile celor dinafara SFP, vis-a-vis de mbuntirea activitii de analiz a nevoilor de instruire a lor
Participanii au fost reprezentanii fiecrei structuri organizatorice din cadrul entitii, respectiv
responsabilii cu activitatea de planificare, coordonare i monitorizare a formrii profesionale a salariailor,
eful SFP i coordonatorul Compartimentului strategie, metodologie, planificare, cu atribuii privind analiza
112

nevoilor de formare i elaborare a planificrii instruirilor la nivel de entitate.
Rezultatele workshop-ului permit s se afirme c, dei participanii sunt executani i nu implicai n
procesul de decizie, prin contribuia lor n cadrul edinei au demonstrat un real interes pentru asigurarea
eficacitii activitii de pregtire profesionale i acord sprijinul auditorilor interni n cunoaterea realitii i
formularea unor recomandri de mbuntire pertinente. SFP, dup primirea acestor informaii, va proceda la
perfecionarea colaborrii n elaborarea programelor de instruire a personalului entitii.
Activitatea de fundamentare a planurilor de formare profesional s-a dovedit ineficace. Este vital
pentru ntreaga activitate de formare profesional asigurarea eficacitii analizei nevoii de instruire.
Eficacitatea este asigurat prin nelegerea i contientizarea clar a ceea ce se urmrete prin aceast
activitate. Trebuie neles i aplicat n mod convingtor efectul de und. Este posibil s fie nevoie de mult
timp pn s apar beneficiile complete ale instruirii, dar este nevoie de o monitorizare ulterioar permanent
i rezultatele vor apare n msura de realizare a indicatorilor de performan.
Echipa de audit intern a concluzionat c se dorete s se contientizeze necesitatea formrii
profesionale, dar nc nu exist o relaie bine pus la punct ntre organizator - SFP i beneficiari - structurile
organizatorice/personalul entitii, care are efecte negative n ceea ce privete eficacitatea fundamentrii
planurilor de instruire.
Corobornd cu indicatorii de msur ai performanei, raportai la Optimizarea activitii de formare
profesional prin analiza nevoilor de instruire a personalului din entitatea public, formularea, numrul lor
foarte mic i puin reprezentativ pentru fiecare activitate component a obiectivului, nu corespund unei
interpretri performante a realizrilor n domeniu. De exemplu, indicatorul existena unui plan anual de
formare, cu realizare 100%, nu asigur o planificare, respectiv derulare de aciuni de instruire cu efect de
performan n activitatea entitii publice.
ntreaga activitate a auditorilor a avut la baz constatrile anterioare i rspunsurile au venit s
confirme rezultatele cercetrii efectuate.
Auditorii interni au recomandat:
Pentru a asigura eficacitatea activitii de analiz a necesarului de instruire al personalului entitii
publice, activitate de importan major n derularea ntregului proces, cu finalitate n atingerea obiectivelor
entitii, trebuie s existe un dialog permanent cu salariaii cu privire la cererea de instruire a acestora i
posibilitatea de a stabili o ofert viabil. Acest dialog trebuie formalizat i continuu actualizat la nivel de
structur organizatoric i monitorizat de responsabilul de la acest nivel. De asemenea, facem recomandarea
organizrii unor grupuri de dezbatere trimestriale, i de fiecare dat cnd un responsabil solicit, cu
participarea tuturor responsabililor cu formarea profesional din entitatea public. Tema dezbaterilor va fi
analiza i prioritizarea necesarului de instruire nou aprut i actualizarea corespunztoare a planului anual.
Este necesar introducerea unor noi indicatori de msurare a performanei privind Optimizarea
activitii de formare profesional prin analiza nevoilor de instruire a personalului din entitatea public,
respectiv:
- numr de rspunsuri conforme cu solicitarea/numr de rspunsuri primite/numr de rspunsuri
solicitate int de realizat 100%;
- numr de prime prioriti n solicitrile structurilor entitii/numr aciuni planificate int de
realizat 100%;
- numr de aciuni de instruire derulate prin metode informatice/total aciuni planificate int de
realizat 50%;
113

- numr aciuni desfurate cu formatori interni/numr aciuni cu formatori externi/ total aciuni
planificate int de realizat 80%.
Completrile, modificrile i mbuntirile aduse activitii de analiz a necesarului de formare
profesional trebuie s conduc la modificri ale procedurilor operaionale aferente, cu recomandarea
expres de responsabilizare a tuturor pailor prevzui de acestea.

2.2. Asigurarea unor programe de pregtire profesional continu corespunztoare n vederea

Instrumentele de msurare a rezultatului sunt cruciale pentru a monitoriza atingerea obiectivelor, mai
ales ntr-un domeniu complex cum este formarea profesional.
Este posibil s fie nevoie de mult timp pn s apar beneficiile complete ale instruirii, dar este nevoie
de o monitorizare ulterioar permanent i rezultatele vor apare n msura de realizare a indicatorilor de
performan.
Materialele examinate, respectiv centralizatoarele i planurile anuale de instruire profesional
elaborate n anii 2012-2013 nu asigur o pregtire profesional adecvat a personalului, respectiv:
la stabilirea temelor de instruire s-a avut n vedere n mod prioritar i fr fundamentare ofertele
externe propuse de firme cu renume i nu situaia real a necesitilor personalului; planificarea s-a axat pe
importana cursului ca element de viitor n CV-ul salariatului (cursuri finalizate cu diplome recunoscute de
autoriti n domeniu);
s-au planificat cerine de perfecionare profesional de nivel general, de mare amploare,
costisitoare financiar i uman, n detrimentul unor nevoi de instruire strns legate i cu influen real n
activitatea salariailor;
planurile elaborate nu au urmrit atingerea obiectivelor entitii i a indicatorilor de performan
ataai, ci a unui obiectiv abstract al Serviciului Formare Profesional de realizare de volum mare de activitate;
n fiecare din anii 2012 i 2013, exist modificri ale planurilor de activitate. Astfel, prin
demersuri fcute de managerii structurilor organizatorice care au ntmpinat dificulti datorate
profesionalismului personalului, parte din erorile de planificare au putut fi corectate pe parcurs.
n medie, pentru anii analizai, n 45 (75%) din rapoartele de evaluare notate cu calificativul bine i
24 (90%) din cele calificate satisfctor, conductorul ierarhic a invocat lipsa de profesionalism a salariailor
n atingerea obiectivelor asumate i impunerea perfecionrii pregtirii profesionale a acestora. Analiznd n
paralel aceste rapoarte de evaluare cu cele din anul urmtor s-a constatat c numai 30 (30%) au participat la
cursuri de perfecionare profesional la care tema abordat a fost cea imperios necesar i recomandat;
n anul 2013 planul anual elaborat este de o calitate de fond apreciabil fa de anterioarele
documente, punndu-se accent pe economicitate, eficien i eficacitate privitor la formarea profesional a
personalului entitii publice.
Lund n considerare progresele nregistrate i obinute naintea misiunii de audit, s-a recomandat ca
programele de pregtire profesional elaborate s ia n considerare elementele de economicitate, eficien i
eficacitate n realizarea temelor de instruire profesional a personalului raportate la atingerea obiectivelor
stabilite.

II. 3. Asigurarea performanei procesului de pregtire profesional continu a personalului
114

3.1. Desfurarea procesului de pregtire profesional n condiii de eficien

Procesul de pregtire trebuie s asigure dezvoltarea resurselor umane, premis pentru atingerea
obiectivelor individuale i organizaionale, prin optimizarea raportului dintre nevoi i resurse, att la nivel
Analiza anual a situaiei capacitii entitii publice de a desfura aciunile de instruire a pus n
eviden urmtoarele:
numrul de zile de curs/salariat este de 5,5 zile cursuri/salariat, ns nu tot personalul a participat
la cursuri de pregtire. Potrivit rapoartelor de evaluare ponderea salariailor care au participat la cursuri este, n
medie pe an 80% dintre salariai au participat la cel puin un curs de pregtire (iar dintre acetia 30% au
reprezentat salariai nou angajai), 20% dintre salariai au participat la 2 cursuri de pregtire, 10% dintre
salariai au participat n cursul unui an la 3-4 cursuri de formare profesional. Exist i un procent de 5% dintre
salariai care au participat n doi ani consecutivi la acelai curs de instruire.
numrul cel mai mare de cursani a fost, n medie pe an, n domeniile informatic respectiv de
125 cursani (25%), iar numrul de cursuri organizate a fost de 7 cursuri (35%) i achiziii publice, respectiv de
50 cursani (10%), iar numrul de cursuri organizate a fost de 3 cursuri (15%).
la nivelul Serviciului Formare Profesional nu exist o baz de date care s cuprind suporturile de
curs n format electronic, astfel nct i personalul din entitatea public care nu a participat la cursuri s poat
accesa aceste informaii n cadrul pregtirii profesionale individuale. Aceasta, cu toate c n cea mai mare parte
a cazurilor, suporturile de curs sunt elaborate de lectori interni, n virtutea sarcinilor de serviciu, acestea
nereprezentnd proprietatea individual a lectorilor, ci proprietatea entitii publice, respectiv a Serviciului
Formare Profesional, fiind astfel necesar evidena i pstrarea lor n cadrul serviciului.
cu privire la formatorii existeni la nivelul entitii publice se constat c foarte muli sunt inactivi,
neparticipnd la organizarea i prezentarea de cursuri. Neimplicarea acestora se datoreaz planificrii
desfurrii cursurilor, n general, n timpul programului de lucru, majoritatea avnd sarcini de serviciu de
realizat care nu pot fi amnate, ct i prin lipsa motivrii. La aceasta se adaug i timpul necesar pentru
pregtirea suportului de curs. Precizm c, n fiele posturilor pentru aceast categorie de personal nu este
prevzut expres aceast atribuie.
n cadrul administraiei publice este n derulare procesul de instruire i certificare n informatic, la
standarde europene, a funcionarilor publici. Prin intermediul programelor de instruire primar se urmrete
acumularea cunotinelor de baz privind operarea i utilizarea calculatorului, n conformitate cu standardul
ECDL (Licena european de operare pe computer) pentru toi funcionarii care lucreaz n administraia
public.
Avnd n vedere obligativitatea obinerii permisului ECDL-start (4 module), de ctre funcionarii
publici, pn la finele anului 2014, Programul de instruire n domeniul informaticii este parte distinct n
Planul de formare profesional a personalului din entitatea public.
Prin planificare s-a urmrit ca n perioada 2012 2013 s fie cuprini n acest proces de certificare
informatic, ealonat, toi angajaii, astfel nct fiecare s aib la dispoziie, conform prevederilor, dup
perioada de pregtire, 2 ani pentru susinerea examenelor i obinerea permisului.
n cadrul entitii publice sunt 20 formatori n domeniul informatic. Toi au obinut Permisul ECDL-
complet (7 module) la finalul anului 2011 i ndeplinesc integral condiiile de lectori n domeniu. Pentru
115

acetia, derularea programului informatic a avut loc la un centru acreditat ECDL Romnia. Costurile pentru
ntreaga procedur de obinere a permisului (pregtire, respectiv 5 zile teorie i practic/modul, obinerea
cardului de aptitudini pentru 7 module i programul de certificare) au fost suportate de angajator.
ncepnd cu anul 2011 entitatea public are bugetat achiziionarea anual a 120 de carduri de
aptitudini i implicit cheltuieli pentru demararea procesului de certificare pentru tot atia funcionari publici.
Pn n prezent 360 de persoane, pe parcursul ultimilor 3 ani bugetai, au fost cuprinse n acest proces.
n fiecare an, din cei trei menionai, entitatea public a ncheiat un contract cu o firm acreditat
pentru ntregul program de pregtire i atestare ECDL.Aceasta, n condiiile n care, entitatea public, ncepnd
cu anul 2011, beneficiaz de condiii tehnice de instruire complete, dar nu a folosit i nici nu are n vedere
aceast oportunitate.
privind costurile directe i indirecte aferente i este prezentat n foaia de lucru aferent testri.
Pentru anul 2013 entitatea poate economisi prin organizarea instruirii practice la nivelul entitii
publice cu formatorii proprii suma de 576.930 lei.
Avnd n vedere c pregtirea informatic nu este obligatorie, dar n acest caz este fundamentat
necesitatea ei, i c entitatea public poate asigura, ncepnd cu anul 2011, condiiile tehnice pentru instruire
(capacitate de spaiu, logistic, resurse de specialitate suficiente, orar flexibil, suport de curs autorizat,
asigurarea unui minim de 30 de ore/modul, asigurare pretestare i simulare testare), rmnnd ca doar
susinerea examenelor i eliberarea permiselor s se desfoare la centre acreditate, entitatea public trebuie s
foloseasc capacitile proprii, justificnd astfel i costurile fcute cu perfecionarea pregtirii i specializarea
formatorilor din domeniul informatic.

3.2. Asigurarea condiiilor tehnice i financiare n vederea realizrii obiectivelor

Pregtirea profesional a personalului reprezint un proces de instruire continuu, pe parcursul cruia
salariaii dobndesc cunotine teoretice i abiliti adecvate desfurrii activitilor lor. Procesul de pregtire
profesional trebuie s estimeze adugarea de cunotine i schimbrile de comportament la nivel individual,
bazate pe analiza modificrilor comportamentului personalului la locul de munc, pe analiza rezultatelor
evalurilor i a datelor privind productivitatea individual.
Persoana participant la un curs de pregtire profesional trebuie s comunice cunotinele dobndite,
n colectivul din care face parte, iar eful ierarhic s urmreasc dac aceste cunotine contribuie la
mbuntirea desfurrii activitilor n cadrul serviciului. n perioada analizat pentru cele 42 de instruiri
efectuate s-au organizat numai 10 aciuni de diseminare a cunotinelor.
Modul de evaluare a aplicrii n practic a cunotinelor dobndite de salariai, n cadrul cursurilor de
pregtire profesional, reprezint sarcina managementului structurilor organizatorice, din care face parte
funcionarul public. Aceste rezultate trebuie s ajung i la Serviciul Formare Profesional pentru a se ine
cont de acestea la analiza viitoare a nevoilor de formare. Nu exist o asemenea eviden la nivelul Serviciului
Formare Profesional.
Evaluarea de fond a suportului de curs este o etap important, de modul n care se realizeaz se
asigur calitatea informaiilor predate i atingerea scopului temei dezbtute. Suportul de curs este necesar a fi
evaluat nainte de a fi prezentat cursanilor, pentru a se observa dac acesta corespunde tematicii stabilite i
dac coninutul i structura acestuia poate dezvolta, n urma diseminrii informaiilor, cunotine, aptitudini
116

sau abilitai funcionarului public participant la curs.
n funcie de tipul cursului evalurile sunt realizate la diverse nivele, astfel:
Evaluarea realizat de managementul structurii de unde provine lectorul. Suportul de curs este
elaborat de ctre lectorul cursului, avnd la baz tematica de curs care i-a fost comunicat. Evaluarea de fond a
suportului de curs cade n sarcina managementului structurii din domeniul creia face parte tema cursului,
astfel nct s fie asigurat calitatea informaiilor transmise i atingerea obiectivelor. n procesul de evaluare,
suporturile de curs pentru instruirile susinute de experii strini n cadrul proiectelor de twinning sau asisten
tehnic extern sunt acceptate de liderul romn al proiectului.
Evaluarea realizat de Serviciul Formare Profesional. Implicarea Serviciului Perfecionare n
evaluarea de fond a suporturilor de curs este dificil avnd n vedere diversitatea domeniilor, ns implicarea
sa direct const n aprecierea de natur didactic a condiiilor pe care trebuie s le ndeplineasc cursul, innd
cont i de grupul int cruia i se adreseaz, respectiv nivel de baz sau nivel avansat. Implicarea Serviciului
Perfecionare n organizarea i desfurarea cursurilor susinute de specialiti din structurile entitii publice,
const n contactarea conducerii de specialitate care a propus cursul, n vederea confirmrii organizrii
acestuia, desemnrii lectorului i a grupului inta, a perioadei i locului de desfurare.
Evaluarea realizat de cursani. Evaluarea prezentrii cursurilor este realizat de ctre cursani, la
sfritul cursului, prin utilizarea unor formulare specifice. Responsabilul de curs primete evalurile, le
centralizeaz i ntocmete un raport cu explicaii pentru fiecare ntrebare formularului de evaluare, pe care l
transmite Serviciului Perfecionare, care analizeaz raportul i-l comunic structurilor de care aparin lectorii
n vederea mbuntirii suportului de curs.
Potrivit analizei riscurilor, Asigurarea permanent a unui personal calificat n vederea atingerii
obiectivelor entitii publice a reprezentat un element al ariei auditate cu risc ridicat n primul rnd datorit
scorului acordat criteriilor privind eficiena.
Astfel auditorii interni i-au propus s analizeze eficiena unei aciuni de instruire profesional,
considerat cea mai complex, complet i diversificat ca arie de abordare. S-a constatat i concluzionat
aspectele redate n continuare:
Pentru perioada 2012 - 2013 entitatea public are ncheiate contracte de colaborare, n vederea
perfecionrii aplicrii n practic a unor metode i tehnici de organizarea muncii. n anul 2012 sunt derulate
seminarii pentru prezentarea i asimilarea conceptelor teoretice, iar n 2013 este prevzut participarea la
misiuni mixte (specialiti romni i strini, n ar i strintate), orientate pe problemele teoretice.
La finele anului 2012, cnd s-a stabilit persoanele participante la aciunea practic a contractului,
s-a constatat c foarte puine au calificare superioar i experien n domeniu.
n urma elaborrii chestionarului i prelucrrii rspunsurilor primite s-a constatat c rezultatele
instruirilor profesionale nu s-au dovedit a fi ineficiente. Persoanele participante la aciunile de instruire nu
dobndit cunotinele i aptitudinile necesare n vederea creterii eficienei i eficacitii activitilor derulate.
Astfel, din analiza rspunsurilor formulate de personalul de conducere se constat c 78% dintre respondeni
nu sunt satisfcui de cunotinele acumulate, de creterea capacitilor de soluionare a sarcinilor curente sau a
unor posibile noi sarcini, precum i de perspectiva participrii la misiunile mixte viitoare ale subalternilor
participani la instruire.
De asemenea, este foarte ridicat procentul participanilor care nu aplic n practic cunotinele
dobndite i sunt puin ncreztori c o vor face ntr-un viitor apropiat. Foarte muli dintre cei chestionai nu au
simit nici un impact pozitiv asupra activitii lor curente prezente i viitoare cunotinele dobndite la
117

seminarile de pregtire profesional. Circa, 85% dintre respondeni solicit, pentru o real perfecionare
profesional a lor, ca instruirile s se repete i s fie mult diversificate astfel nct s asigure totalitatea
domeniului.
Fa de cele constatate s-a recomandat pentru viitor, ca fiecare aciune de formare profesional s aib
la baz o analiz judicioas privind rezultatul final ateptat i s se ntreasc colaborarea dintre Serviciul
Formare Profesional i responsabilii cu pregtirea profesional din cadrul structurilor entitii. De asemenea,
s-a recomandat mbuntirea cadrului metodologic cu privire la urmrirea efectelor pregtirii profesionale n
activitatea funcionarului public i analiza periodic a modului n care cursurile organizate au contribuit la
dezvoltarea carierei acestora;

II. 4. Asigurarea competenelor i responsabilitilor adecvate pentru derularea eficient a procesului

4.1. Asigurarea capacitii organizatorice i a competenelor necesare realizrii procesului de
.
4.2. Pregtirea personalului din cadrul serviciului formare profesional asigur performana
.

IV. CONCLUZII

Raportul misiunii de audit public intern a fost ntocmit n baza Listei ntrebrilor, a
Programului misiunii de audit i a constatrilor efectuate pe perioada colectrii i prelucrrii
informaiilor i n timpul muncii pe teren. Constatrile au la baz probe de audit obinute pe baza
testelor efectuate consemnate n documentele de lucru.
Echipa de auditori interni a evaluat activitile desfurate, n cadrul procesului de pregtire
profesional continu a personalului utiliznd o gril cu 3 nivele astfel:
1. Critic: nu exist preocupri din partea managementului pentru implementarea unor
aciuni/instrumente de control necesare desfurrii activitilor n condiii de economicitate, eficien
i eficacitate;
2. De mbuntit: se ndeplinesc cerinele minime ale cadrului normativ, exist preocupri ale
managementului pentru implementarea sistemului de management prin obiective, asigurarea unei
pregtiri profesionale corespunztoare personalului, implementarea i funcionarea sistemului
informaional din cadrul entitii i realizarea unor studii i analize necesare activitii de pregtire
profesional continu a personalului;
3. Funcional: exist o strategie n domeniul pregtirii profesionale continue a personalului,
programe de pregtire aprobate i realizate n totalitate.. Totodat, activitatea se desfoar cu
respectarea bunei practici din domeniu.
n urma testrilor efectuate echipa de auditori apreciaz activitile desfurate n cadrul procesului
de pregtire profesional continu a personalului dup cum urmeaz:

118

APRECIERE Nr.
crt.
Activiti auditabile

X


X

profesional continu

X

Evaluarea are la baz analiza activitilor desfurate n cadrul entitii i bunei practici n
domeniu i discuiile care au avut loc cu reprezentanii structurii auditate, cu ocazia edinei de
nchidere, cu privire la recomandrile echipei de auditori apreciate de ctre participani ca fiind
realiste i fezabile.
n consecin, apreciem c implementarea recomandrilor echipei de auditori va avea ca efect
mbuntirea economicitii, eficienei i eficacitii activitilor de pregtire profesional continu a
personalului.
Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Programul de aciune n vederea
implementrii recomandrilor i s raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul
implementrii acestora.

Data: 28.02.2014

Ionescu Corneliu

119

Entitatea public
Compartimentul de audit public intern

SINTEZA

RAPORTULUI DE AUDIT INTERN

I. INTRODUCERE

Misiunea de audit public intern privind Perfecionarea activitii de pregtire profesional
continu a personalului in cadrul entitii s-a desfurat n conformitate cu prevederile Legii nr.
672/2002 privind auditul public intern, republicat, cu modificrile ulterioare, HG nr. 1086/2013 de
aprobare a Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, a Normele proprii
de audit intern ale entitii, avizate i aprobate de conducere, privind exercitarea activitii de audit
intern n cadrul entitii i a Planului de audit intern pe anul 2014, i a fost realizat de:
Popescu George, auditor superior, coordonatorul misiunii de audit intern;
Ionescu Corneliu, auditor principal.
Scopul misiunii de audit a fost de a formula recomandri, care s fie avute n vedere n procesul
de fundamentare a deciziilor managementului pentru creterea economicitii, eficienei i eficacitii
activitii de pregtire profesional a personalului la nivelul entitii.
Obiectivul general al misiunii l-a reprezentat formularea de recomandri pertinente n vederea
creterii eficacitii sistemelor de control intern instituite n procesul de pregtire profesional
continu a personalului.
n contextul obiectivului general, au fost avute n vedere urmtoarele obiective specifice:
Adecvarea i suficiena programelor anuale de pregtire profesional continu a personalului
Asigurarea performanei procesului de pregtire profesional continu a personalului
Asigurarea competenelor i responsabilitilor adecvate pentru derularea eficient a procesului

II. CONSTATRI I RECOMANDRI

Prezentm n continuare, n mod sintetic, principalele constatri i recomandri formulate n
Raportul de audit intern, elaborat pe baza constatrilor efectuate pe perioada colectrii i prelucrrii
informaiilor i n timpul muncii pe teren, consemnate n documentele de lucru.
Principalele constatri:
Problema 1
Auditorii interni au analizat indicatorii de performan existeni i au agreat cu conducerea entitii urmtorii
indicatori:
120

Reducerea cu 5% a costurilor instruirii profesionale, fa de perioada anterioar, n condiiile
pstrrii standardelor de calitate a acestora
Ponderea aciunilor de instruire profesional efectuate n numrul celor prevzute n contracte.
(100%)
(100%)
Problema 2
La stabilirea temelor de instruire s-a avut n vedere n mod prioritar i fr fundamentare ofertele externe
propuse de firme cu renume i nu situaia real a necesitilor personalului;
Planurile de pregtire elaborate nu au urmrit atingerea obiectivelor entitii.
Doar circa 30% dintre salariaii cu calificative inferioare obinute la evaluarea performanelor i crora li s-au
recomandat participarea la seminarii de pregtire profesional au participat la astfel de cursuri.la care temele
abordate au fost n concordan cu recomandrile.
Problema 3
Nu tot personalul a participat la cursuri de pregtire. Potrivit rapoartelor de evaluare ponderea salariailor care
au participat la cursuri este, n medie pe an 80% dintre salariai au participat la cel puin un curs de pregtire,
20% dintre salariai au participat la 2 cursuri de pregtire, 10% dintre salariai au participat n cursul unui an
la 3-4 cursuri de formare profesional. Exist i un procent de 5% dintre salariai care au participat n doi ani
consecutivi la acelai curs de instruire.
La nivelul Serviciului Formare Profesional nu exist o baz de date care s cuprind suporturile de curs n
format electronic, astfel nct i personalul din entitatea public care nu a participat la cursuri s poat accesa
aceste informaii n cadrul pregtirii profesionale individuale.
..
Principalele recomandri:
mbuntirea coninutului scrisorii de solicitare privind nevoia de formare profesional adresat
structurilor entitii.
Dezvoltarea i actualizarea sistematic a unor baze de date la nivelul structurilor i pentru ntreaga
entitate la nivelul Serviciului Formare Profesional. S existe o gestiune previzional a personalului n ipoteza
formrilor de adaptare, respectiv reconversie.
ntlniri de lucru, naintea definitivrii programelor de instruire, ntre responsabilii cu activitatea de pregtire i
perfecionare profesional pentru analiza i prioritizarea propunerilor de instruire.
Participarea Serviciului Formare Profesional la elaborarea bugetului cu privire la fundamentarea i
susinerea cheltuielilor cu pregtirea i instruirea personalului. Aprobarea prin decizia conductorului entitii
publice a Programului de pregtire a personalului, nregistrarea n contabilitate a angajamentului bugetar,
garantnd c resursele financiare sunt acoperitoare, astfel nct nerealizarea lui s nu se datoreze lipsei de
resurse financiare.
Crearea i actualizarea permanent a unei baze de date care s cuprind informaii despre formatorii
interni i utilizarea ei la planificarea activitii de formare profesional.
121

III. CONCLUZII

n urma testrilor efectuate echipa de auditori apreciaz activitile desfurate n cadrul procesului
de fundamentare, aprobare i utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu bunurile i
serviciile dup cum urmeaz:

APRECIERE Nr.
crt.
Activiti auditabile

X


X

profesional continu

X

Data: 28.02.2014
Ionescu Corneliu

122

URMRIREA RECOMANDRILOR Compartiment Audit
Public Intern Urmrirea recomandrilor

Data: 28.02.2014

FIA DE URMRIRE A IMPLEMENTRII RECOMANDRILOR

ENTITATEA PUBLIC Compartimentul Audit Intern
Serviciul Formare Profesionala
Misiunea de audit public intern:
Perfecionarea activitii de pregtire
profesional continu a personalului
Raportul misiunii de
audit public intern
nr.342543/
28.02.2014
Nr.
crt.
Recomandarea
Implemen
tat
Parial
implemen
tat
Neimpleent
at
Data planificat/
Data implementrii
1. Dialog permanent cu salariaii cu privire
la cererea de instruire a acestora i
posibilitatea de a stabili o ofert viabil.
Acest dialog trebuie formalizat i
continuu actualizat la nivel de structur
organizatoric i monitorizat de
responsabilul de la acest nivel.
X

31.05.2014
2. Organizarea unor grupuri de dezbatere
trimestriale, i de fiecare dat cnd un
responsabil solicit, cu participarea
tuturor responsabililor cu formarea
profesional din entitatea public. Tema
dezbaterilor va fi analiza i prioritizarea
necesarului de instruire nou aprut i
actualizarea corespunztoare a planului
anual.
X

31.05.2014
3. Cererile privind realizarea de cursuri de
instruire s fie nsoite de fundamentri
cu privire la necesitatea lor i cum
acestea contribuie la crearea de
plusvaloare, respectiv cum cunotinele i
aptitudinile care vor fi dobndite vor
ajuta la creterea eficienei activitilor
i/sau ndeplinirea obiectivelor.
X

31.05.2014
4. Participarea SFP la elaborarea bugetului
cu privire la fundamentarea i susinerea
cheltuielilor cu pregtirea i instruirea
personalului. Aprobarea prin decizia
conductorului entitii publice a
Programului de pregtire a personalului,
nregistrarea n contabilitate a
angajamentului bugetar, garantnd c
resursele financiare sunt acoperitoare,
astfel nct nerealizarea lui s nu se
X

31.05.2014
123

datoreze lipsei de resurse financiare.
5. Dezvoltarea i actualizarea sistematic a
unor baze de date la nivelul direciilor i
pentru ntreaga entitate la nivelul SFP. S
existe o gestiune previzional a
personalului n ipoteza formrilor de
adaptare, respectiv reconversie.
X

31.05.2014
6. Cointeresarea moral i material a
specialitilor din cadrul entitii pentru
formarea lor ca i formatori. Interes
pentru utilizarea lor i extern prin
ntrirea colaborrii cu alte entiti din
domeniu.
X

31.05.2014
7. Crearea i actualizarea unei baze de date
care s cuprind informaii despre
formatorii interni i utilizarea ei la
planificarea activitii de formare
profesional.
X

31.05.2014
8. mbuntirea cadrului metodologic cu
privire la urmrirea efectelor formrii
profesionale n activitatea funcionarului
public i analiza periodic a modului n
care cursurile organizate au contribuit la
dezvoltarea carierei acestora. n virtutea
atribuiilor de elaborare a cadrului
metodologic considerm necesar
dezvoltarea unei proceduri de urmrire a
efectelor pregtirii n timp.
- X -

31.05.2014
9. ntrirea colaborrii dintre Serviciul
Formare Profesional i responsabilii cu
pregtirea profesional din cadrul
structurilor entitii.
X

31.05.2014
. .

Ghid Formare Profesionala

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Ghid Formare Profesionala

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

MINISTERUL FINANELOR PUBLICE

UNITATEA CENTRAL DE ARMONIZARE PENTRU AUDITUL PUBLIC INTERN

You might also like