Sumrio INTRODUO............................................................................................................................................ 3 1. INICIAO ........................................................................................................................................ 6 2. PLANEJAMENTO ............................................................................................................................... 8 2.1. DESENVOLVER O PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO ..................................................... 8 2.2. COLETAR OS REQUISITOS/DEFINIR O ESCOPO/CRIAR A EAP....................................................... 8 2.3. DEFINIR AS ATIVIDADES/SEQUENCIAR AS ATIVIDADES/ ESTIMAR OS RECURSOS DAS ATIVIDADES/ ESTIMAR AS DURAES DAS ATIVIDADES/ DESENVOLVER O CRONOGRAMA ................. 17 2.4. ESTIMAR OS CUSTOS/ DETERMINAR ORAMENTO .................................................................. 29 2.5. PLANEJAR A QUALIDADE ........................................................................................................... 33 2.6. DESENVOLVER O PLANO DE RECURSOS HUMANOS ................................................................. 33 2.7. PLANEJAR AS COMUNICAES ................................................................................................. 35 2.8. PLANEJAR O GERENCIAMENTO DE RISCOS/ IDENTIFICAR OS RISCOS/REALIZAR A ANLISE/ PLANEJAR AS RESPOSTAS AOS RISCOS. .................................................................................................. 35 2.9. PLANEJAR AS AQUISIES ......................................................................................................... 38 3. EXECUO ..................................................................................................................................... 38 3.1. ORIENTAR E GERENCIAR A EXECUO DO PROJETO ................................................................ 38 3.4. .......................................................................................................................................................... 39 3.5. REALIZAR A GARANTIA DA QUALIDADE .................................................................................... 39 3.6. MOBILIZAR/ DESENVOLVER E GERENCIAR A EQUIPE DE PROJETOS ......................................... 39 3.7. DISTRIBUIR AS INFORMAES/ GERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES INTERESSADAS .. 42 3.10. CONDUZIR AS AQUISIES ................................................................................................... 45 4. MONITORAMENTO E CONTROLE ................................................................................................... 45 4.1. MONITORAR E CONTROLAR O TRABALHO DO PRJETO/ REALIZAR O CONTROLE INTEGRADO DE MUDANAS ............................................................................................................................................ 45 4.2. VERIFICAR/CONTROLAR O ESCOPO DO PROJETO ..................................................................... 47 4.3. CONTROLAR O CRONOGRAMA DO PROJETO ............................................................................ 47 4.4. CONTROLAR OS CUSTOS ........................................................................................................... 50 4.5. REALIZAR O CONTROLE DA QUALIDADE ................................................................................... 53 4.7. REPORTAR O DESEMPENHO ...................................................................................................... 55 4.8. MONITORAR E CONTROLAR RISCOS DO PROJETO .................................................................... 56 4.9. ADMINISTRAR AS AQUISIES .................................................................................................. 57 5. ENCERRAMENTO ........................................................................................................................... 57 5.1. ENCERRAR PROJETO OU FASE ................................................................................................... 57 5.9. ENCERRAR AS AQUISIES ........................................................................................................ 58 Referncias bibliogrficas ....................................................................................................................... 58
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INTRODUO
O que um projeto? Um projeto um esforo temporrio empreendido para criar um produto, servio ou resultado exclusivo. A sua natureza temporria indica um incio e um trmino definidos. O trmino alcanado quando os objetivos tiverem sido atingidos ou quando se concluir que esses objetivos no sero ou no podero ser atingidos e o projeto for encerrado. O Projeto se diferencia de um processo operacional pelo fato de ser temporrio e nico, enquanto o outro repetitivo e contnuo. Um exemplo que pode ser dado o planejamento de um novo carro, um projeto, se diferenciando da produo de carros, um processo operacional.
Gerente de Projetos Pessoa designada pela organizao para atingir os objetivos do projeto. Caractersticas: 1. Conhecimento. Refere-se ao que o gerente de projetos sabe sobre gerenciamento de projetos. 2. Desempenho. Refere-se ao que o gerente de projetos capaz de realizar enquanto aplica seu conhecimento em gerenciamento de projetos. 3. Pessoal. Refere-se ao comportamento do gerente de projetos na execuo do projeto ou de alguma atividade relacionada. A efetividade pessoal abrange atitudes, principais caractersticas de personalidade e liderana; a capacidade de orientar a equipe do projeto ao mesmo tempo em que atinge objetivos e equilibra as restries do mesmo.
Gerenciamento de Projetos Gerenciamento de projetos a aplicao de conhecimento, habilidades, ferramentas e tcnicas s atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos.
Gesto de Projetos reas do Conhecimento Grupos de Processos Responsabilidade Social e Profissional 4
reas do Conhecimento o Escopo o Tempo o Custo o Recursos Humanos o Qualidade o Comunicaes o Riscos o Aquisies o Integrao
Grupos de Processos o Iniciao o Planejamento o Execuo o Monitoramento e Controle o Encerramento
Tabela 1: Grupo de processos e reas de conhecimento, segundo o PMBOK.
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reas de Conhecimento 1. Grupo de processos de iniciao 2. Grupo de processos de planejamento 3. Grupo de processos de execuo 4. Grupo de processos de monitoramento e controle 5. Grupo de processos de encerramento 1. Gerenciamento da integrao do projeto 1.1 Desenvolver o termo de abertura do projeto 2.1 Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto. 3.1 Orientar e gerenciar a execuo do projeto 4.1 Monitorar e controlar o trabalho do projeto Realizar o controle integrado de mudanas 5.1 Encerrar o projeto ou fase 2. Gerenciamento do escopo do projeto
2.2 - Coletar os Requisitos - Definir o escopo - Criar a EAP
4.2 Verificar o escopo Controlar o escopo 3. Gerenciamento do tempo do projeto
2.3 Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das atividades Estimar as duraes das atividades Desenvolver o cronograma
4.3 Controlar o cronograma 4. Gerenciamento dos custos do projeto
2.4 Estimar os custos Determinar o oramento 4.4 Controlar os custos
5. Gerenciamento da qualidade do projeto
2.5 Planejar a qualidade 3.5 Realizar a garantia da qualidade 4.5 Realizar o controle da qualidade 6. Gerenciamento dos recursos humanos do projeto
2.6 Desenvolver o plano de rescursos humanos 3.6 Mobilizar a equipe de projetos Desenvolver a equipe de projetos Gerenciar a equipe de projetos
7. Gerenciamento das comunicaes do projeto 1.7 Identificar as partes interessadas 2.7 Planejar as comunicaes 3.7 Distribuir as informaes Gerenciar as expectativas das partes interessadas 4.7 Reportar o desempenho 8. Gerenciamento dos riscos do projeto
2.8 Planejar o gerenciamento de riscos Identificar os riscos Realizar a anlise quantitativa e qualitativa dos riscos Planejar as respostas aos riscos
4.8 Monitorar e controlar os riscos 9. Gerenciamento das aquisies do projeto
2.9 Planejar as aquisies 3.10 Conduzir as aquisies 4.9 Administrar as aquisies 5.9 Encerrar as aquisies 6
1. INICIAO Estudo de caso: Um cliente procurou a sua equipe de projetos para realizar uma pesquisa de mercado a fim de criar uma empresa de eventos. Um de seus requisitos que a pesquisa fosse realizada em 6 bairros de alto padro delimitados por ele. Alm disso, determinou um custo mximo de R$ 7000,00 e um tempo mximo de 3 meses. Termo de Abertura:
Objetivo do Projeto
Descrio do Produto
Lista de Marcos do Projeto
Premissas
Restries
Gerente do Projeto: Aprovao do sponsor (Assinatura): 7
Partes Interessadas Stakeholder Influncia Expectativa
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2. PLANEJAMENTO 2.1. DESENVOLVER O PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO
Plano de Gerenciamento de Projetos Os processos de planejamento desenvolvem o plano de gerenciamento e os documentos do projeto que sero usados para execut-lo. O Plano de Gerenciamento do Projeto define como o mesmo ser planejado, executado, monitorado, controlado e encerrado. O que pode ser includo no plano de gerenciamento de projetos: o Os processos de gerenciamento de projeto selecionados pela equipe de gerenciamento de projetos alm de como e quando cada um desses ser implementado, suas interaes e dependncias e as descries das ferramentas e tcnicas a serem usadas para efetuar os processos selecionados. o As linhas de base salvas durante o projeto, podendo elas serem de cronograma, custo, escopo, entre outras. o Os planos auxiliares desenvolvidos no planejamento, plano de gerenciamento de escopo, gerenciamento de custos, qualidade, riscos e etc. O Plano deve ser modificado apenas com solicitao de mudana aprovada.
2.2. COLETAR OS REQUISITOS/DEFINIR O ESCOPO/CRIAR A EAP
Coletar os requisitos Os requisitos incluem as necessidades quantificadas e documentadas, e as expectativas do patrocinados, cliente e outras partes interessadas. Pode ser dividido em requisitos do projeto e requisitos do produto. 9
As tcnicas para coleta de requisitos so: entrevistas, dinmicas em grupo, Oficinas, tcnicas de criatividade em grupo (ex: brainstorming e papas mentais), questionrios e prottipos. O formato do documento pode variar de uma lista categorizada por partes interessadas e prioridades a formas mais elaboradas contendo um resumo executivo, descries detalhadas e anexos.
O documento deve incluir: o Objetivos do projeto; o Requisitos do nvel de servio, desempenho e segurana; o Requisitos de qualidade; o Critrios de aceitao; o Regras de negociao; o Impactos em outras reas tais como central de atendimento, fora de vendas, reas de tecnologia e entidades externas; o Requisitos de suporte e treinamento; o Premissas e restries dos requisitos.
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DECLARAO DE ESCOPO (pesquisa contratada a prestadora de servio) Escopo do Projeto
Escopo do Produto
Entregas do Projeto
Critrios de Aceitao
Datas dos Marcos do Projeto
Excluses do projeto
Premissas Restries
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EAP (Estrutura Analtica do Projeto) WBS (Work Breakdown Structures)
Criar a EAP o processo de subdiviso das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e de gerenciamento mais fcil. O trabalho planejado contido dentro dos componentes de nvel mais baixo da EAP, so chamados de pacotes de trabalho. EAP
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Inicializao: Informaes do projeto
Figura 1: Aps abrir uma nova guia, para iniciar a utilizao do MS Project no projeto desejado, a guia Projeto apresenta a opo informaes do projeto, que exibe a janela abaixo, que traz as informaes iniciais a cerca do projeto: Data de incio ou trmino (dependendo de como o agendamento escolhido incio ou trmino do projeto), tipo de calendrio do projeto, data atual.
Calendrios no MS Project: O Project tem trs calendrios base padro: o Padro O calendrio base Padro reflete o cronograma de trabalho tradicional: segunda a sexta-feira, 8:00 A.M. s 5:00 P.M., com uma hora de intervalo. o 24 Horas O calendrio base 24 Horas reflete um cronograma sem perodo no til. O calendrio 24 Horas pode ser usado para programar recursos e tarefas para diferentes turnos do relgio ou para programar recursos de equipamentos continuamente. 13
o Turno da Noite O calendrio base Turno da Noite reflete um turno noturno de segunda-feira noite at a manh de sbado, das 11:00 P.M. s 8:00 A.M., com uma hora de intervalo. Ao utilizar o MS Project possvel determinar mudanas no calendrio padro, adicionando feriados, dias de treinamentos, entre outros.
Figura 2: O MS Project possui trs tipos de calendrios que podem ser adicionados ao projeto, recurso ou tarefa, conforme as caractersticas de cada um. Alm disso, caso haja necessidade possvel criar um novo calendrio a partir da aba Projeto > alterar perodo de trabalho. A opo Criar novo calendrio exibida no canto superior da janela Alterar perodo de trabalho.
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Figura 3: A janela citada na figura anterior tambm permite alterar um dos trs calendrios do MS Project, caso deseje utilizar um dos trs calendrios no projeto, acrescentando apenas algumas excees, inserido um feriado municipal, por exemplo. Basta selecionar a aba Projeto> Alterar tempo de trabalho. A tabela abaixo ento exibida e a exceo (alterao no calendrio) pode ser realizada selecionando-se o dia e inserindo a exceo na tabela indicada.
Definir as Atividades: As atividades devem ser definidas a partir da decomposio dos pacotes de trabalho descritos na EAP. Tabela 2: Tarefas relacionadas ao estudo de caso (Pesquisa de Mercado), obtidas a partir da EAP. Pesquisa de mercado Definio do pblico -alvo e dos objetivos da Pesquisa Definir pblico-alvo* Definir objetivo principal* Definir objetivos secundrios* Definio da coleta de dados Dados secundrios* Dados primrios* Definio da coleta dos dados concluda* Definio do mtodo de Pesquisa para coleta de dados primrios* Definio da Amostra Conhecer o tamanho da Populao* Conhecer o Erro Amostral* Conhecer a Distribuio da Populao* 15
Estabelecer o nvel de confiana* Definio da Amostra concluda Elaborao dos instrumentos de pesquisa* Aplicao da Pesquisa Comprar pranchetas* Imprimir formulrios* Aplicar pesquisa* Tabulao de dados* Elaborao do relatrio final* Entrega do relatrio final*
Criar tarefas Figura 4: digitar as tarefas (basta digitar o nome de cada tarefa na coluna Task name). Com um duplo clique sobre a tarefa, uma janela de informaes sobre a tarefa exibido permitindo, entre outros, alterar o calendrio da tarefa.
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Criar tarefa resumo: dividir as atividades em fases para melhor gerenciamento:
Criar marcos: tarefas com durao de 0 dias. Figura 6: Marcos: tarefas de referncia para o projeto (Guia Tarefa > cone Etapa de projeto).
Figura 5: Aps digitar as tarefas pode-se criar tarefas resumos selecionando um grupo de atividades e clicando no boto criar tarefa resumo (em destaque na figura abaixo). 17
2.3. DEFINIR AS ATIVIDADES/SEQUENCIAR AS ATIVIDADES/ ESTIMAR OS RECURSOS DAS ATIVIDADES/ ESTIMAR AS DURAES DAS ATIVIDADES/ DESENVOLVER O CRONOGRAMA
Sequenciar as Atividades Mtodo do Diagrama de Precedncias (MDP)
Figura 7: Mtodo do Diagrama de Precedncia. FONTE: http://certificacaopmp.files.wordpress.com/2010/07/6-7-metodo-do-diagrama-de-precedencia.jpg. Acesso em: 10/08/2013. Tabela 3: Relaes entre tarefas predecessoras. Trmino para Incio (TI) A iniciao da atividade sucessora depende do trmino da atividade predecessora. Trmino para Trmino (TT) O trmino da atividade sucessora depende do trmino da atividade predecessora. Incio para Incio (II) A iniciao da atividade sucessora depende da iniciao da atividade predecessora. Incio para Trmino (IT) O trmino da atividade sucessora depende da iniciao da atividade predecessora.
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Inserir precedncia Figura 8: Tabela de predecessoras, na qual possvel inserir mais facilmente a relao de precedncia do tipo FIM INCIO.
Figura 9: Com um duplo clique sobre a tarefa, uma tabela de informao da tarefa exibida. A aba Predecessoras permite adicionar as tarefas predecessoras.
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Figura 10: Com o preenchimento de todas as precedncias o Grfico de Gantt ( direita da tela) permite uma visualizao mais clara das ligaes de dependncia entre as tarefas.
Estimar as duraes das atividades Tcnicas utilizadas para estimar as duraes: o Opinio especializada o Estimativa anloga: Baseada em projetos anteriores o Estimativa paramtrica: Utiliza relao estatstica, ex: multiplicao das unidades de trabalho pela quantidade de trabalho a ser executado pelas horas de mo de obra. o Estimativa dos trs pontos: Te = (To + 4Tm + Tp)/6 Te = durao Esperada To = durao Otimista Tm = durao Mais provvel Tp = durao Pessimista 20
Durao de uma tarefa Figura 11: Na coluna durao possvel alterar a durao de cada tarefa. Caso as tarefas estejam assinaladas para planejamento automtico, com a alterao na durao de uma tarefa, todas as outras tarefas que dependem desta tero seus incios automaticamente ajustados tal modificao.
Para que a tarefa seja agendada em dias corridos, no levando em conta os dias teis definidos no calendrio adicionar um d quando digitar a durao da tarefa, exemplo, se a tarefa tem durao de 3 dias, ao invs de digitar penas 3d, digitar 3dd.
Estimar os recursos das atividades Estimar os recursos das atividades o processo de estimativa de tipos e quantidades de material, pessoas, equipamentos ou suprimentos que sero necessrios para realizar cada atividade. No MS Project possvel criar um Pool de Recursos, onde a planilha de recursos ficar compartilhada com toda a empresa, assim as demais equipes de projeto tero acesso a disponibilidade dos recursos para no superaloca-los.
Recursos Veculo de transporte (Van) Analistas Pranchetas Canetas 21
Papis Computadores com Excel Pessoal da pesquisa de campo Gerente de projetos
Recursos no MS Project Figura 12: Para criar o pool de recursos, abrir um novo projeto: Arquivos > novo > Projeto em branco > Criar
Figura 13: A tabela de recurso pode ser acessada pela aba Exibio, Tabela de recursos. A tabela de recursos apresenta uma srie de colunas a serem preenchidas com informaes do recurso que facilitaro seu emprego no projeto: Nome, Tipo (Material, Trabalho ou Custo), Material/Rtulo do material (unidades utilizadas para o recurso do material: m 3 , toneladas...) Iniciais, Grupo, Unidades Mximas (apenas para recursos humanos) Custo, Custo por uso, Acumular (define a forma de apropriao dos custos no projeto).
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Figura 14: Recursos finalizados. Pela possibilidade de utilizar a mesma planilha de recursos em diversos projetos da empresa, ela preenchida com todos os recursos disponveis e ajuda a evitar superalocao de um recurso.
Figura 15: Para relacionar o projeto ao pool de recursos desejados: Aba Recurso> Pool de recursos. A janela abaixo ento exibida e todas as planilhas existentes so apresentadas para que o usurio escolha a que ser realmente utilizada.
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Figura 16: Para atribuir recursos s tarefas: Aba Recurso> Atribuir Recursos. A janela abaixo exibida, ento possvel atribuir a quantidade de cada recurso a tarefa desejada.
Desenvolver o Cronograma Desenvolver o cronograma o processo de anlise da sequencia das atividades, suas duraes e dos recursos atribudos a elas. O cronograma pode ser apresentado de forma tabular e grfica. Forma Tabular: Figura 17: Aba Exibio > Modo de Diviso> linha do tempo. A linha do tempo permite visualizar as tarefas previstas para o projeto representando aquelas sequencias e paralelas.
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A forma grfica, geralmente apresentada em um ou mais dos 2 formatos a seguir: Diagramas de Rede: Figura 18: para acessar o diagrama de rede: aba Tarefa > Grfico de Gantt > Diagrama de Rede
Figura 19: Grfico de Gantt
O cronograma pode ser analisado de diferentes formas, para promoo de melhorias e melhor compreenso dos prazos, entre essas formas:
a) Mtodo do caminho crtico/Mtodo da corrente crtica O mtodo do caminho crtico calcula as datas tericas de incio e trmino mais cedo e incio e trmino mais tarde, para todas as atividades. Essas datas so 25
afetadas pela folga total da atividade, que fornece flexibilidade ao cronograma e pode ser positiva, negativa ou zero. O caminho crtico caracterizado pela folga total igual a zero. O que diferencia o mtodo do caminho crtico para o da corrente crtica que no segundo o caminho leva em conta a limitao de recursos.
Visualizando a corrente crtica no MS Project: Figura 20: Para exibir o caminho crtico: Aba Formato> Tarefas crticas. O caminho critico geralmente exibido na cor vermelha.
b) Nivelamento de recursos M distribuio dos recursos, superalocao de recursos precisam ser resolvidos e geralmente ocasionam mudanas do cronograma. 26
Figura 21: As tarefas com recursos super alocados so sinalizadas. Para resolver este problema o MS Project realiza realocao dos recursos: reorganiza as tarefas para uma data na qual haja disponibilidade do recurso em questo;
Figura 22: Mudanas aps realocao. Destaque para as datas das tarefas 3, 4,5.
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c) Aplicao de antecipaes e esperas
Figura 23: A aplicao de antecipaes ou esperas pode ser realizada com um duplo clique sobre a tarefa, a janela Informaes sobre a tarefa exibida e a guia Predecessoras, no campo Latncia permite adicionar atrasos (com um sinal + antes do nmero de dias) e antecipaes (sinal -).
Figura 24: ou, no caso somente de atraso, pelo Formulrio de tarefas: Guia tarefa > grfico de Gantt > Formulrio de tarefas.
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d) Compresso A tcnica de compresso analisa as compensaes entre custo e cronograma, vlida apenas quando recursos adicionais encurtaro a durao das tarefas. Nem sempre vivel por produzir riscos ou aumentar demasiadamente o custo. Tcnicas de compresso: 1) Aprovao de horas extras: Figura 25: Para acrescentar horas extras: Guia Tarefa > Grfico de Gantt > Selecionar a opo Formulrio de tarefas. Basta clicar com o boto direito sobre o formulrio e selecionar a opo Trabalho.
2) Recursos adicionais: Adicionar maior quantidade de recursos a tarefa.
Figura 26: A tela a seguir ento exibida e as horas extras podem ser adicionadas a cada recurso na tarefa em que foram aprovadas. Com tal mudana. importante verificar possveis alteraes no custo do projeto. 29
e) Paralelismo Fases ou atividades executadas em sequencia so executadas em paralelo, analisar o aumento dos riscos e a possibilidade de repetio de trabalho.
Figura 27: O cone em destaque permite romper as ligaes estabelecidas entre duas ou mais tarefas, retirar as precedncias.
2.4. ESTIMAR OS CUSTOS/ DETERMINAR ORAMENTO
Estimar o custo/ Determinar o oramento A partir do escopo do projeto, do cronograma desenvolvido, dos recursos atribudos e dos riscos identificados, possvel estimar o custo do projeto todo. Sendo este, basicamente, a incluso dos custos de cada grupo de tarefas e uma reserva de acordo com os riscos. A principal questo garantir que o projeto esteja dentro do oramento!
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O gerenciamento de custos composto por trs principais etapas: 1. Estimativa de custos: estimar o valor necessrio para que as atividades previstas no projeto sejam cumpridas. A estimativa pode ser realizada por meio de opinio especializada, com base projetos anteriores e similares ou outras ferramentas (softwares, estimativa dos trs pontos); 2. Oramentao: agregao das estimativas de custo, com a incluso de reservas de contingncia e gerenciamento. Em projetos menores a estimativa de custos e a determinao do oramento podem ser indicadas como uma etapa nica. 3. Controle de custos: acompanhamento e atualizao do projeto com os custos reais, de forma a garantir que estejam dentro dos limites de projeto e das expectativas do Stkaholders.
O MS Project pode auxiliar exibindo o custo total do projeto, o custo de cada tarefa ou etapa, ou mesmo relatrios de custo.
Custo do projeto: Figura 28: Para exibir os custos totais do projeto juntamente com outras informaes: Aba Projeto > Informaes de Projeto > Estatsticas
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Custo das etapas do projeto Figura 29: Para exibir o custo das etapas (ou outras informaes de interesse, por exemplo, recurso utilizado em cada tarefa), pode-se editar as barras do grfico de Gantt: Aba Formato > formatar > formatar estilos de barra selecionar qual o tipo de barra a ser formatado (neste caso, resumo de projeto (tarefa resumo)). Selecionar a Aba TEXTO >Escolher a localizao na qual deseja que a informao seja exibida e escolher o tipo de informao exibida (para o exemplo, custo).
Tabela Custos Figura 30: A tabela de custos poder ser exibida por: Aba Ver/Exibio > tabelas > custos
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Figura 31: A tabela de custos traz de forma mais detalhada os custos em todas as etapas e tarefas do projeto, permite uma visualizao e comparao entre os valores estabelecidos na linha de base (aqueles pensados no projeto) e o custo atual (verificado na execuo do projeto), como ser incorporado no projeto (incio, fim, rateado conforme estabelecido no pool de recursos).
Relatrio de Custos Figura 32: O MS Project fornece uma srie de relatrios que podem ser teis aos gerentes de projeto. Eles so acessados por meio da Aba Projeto>Relatrios. Basta selecionar o de interesse, neste exemplo o relatrio de custos.
Os relatrios podem ser facilmente impressos e dentre cada assunto de interesse, h variedade de opes de relatrio, por exemplo, dentro de custos, exitem relatrios que exibem o custo estabelecido no projeto de cada tarefa, outros exibem o custos da linha de base, conforme a necessidade. 33
2.5. PLANEJAR A QUALIDADE
A qualidade o grau com que as caractersticas de projeto e/ou produto atingem os requisitos desejados. Planejar a qualidade, dentro de um projeto, diz respeito a identificar tais requisitos e padres desejados de qualidade e documentar, de maneira detalhada, como o projeto demonstrar conformidade. O planejamento da qualidade d-se pela integrao de outras reas: EAP, escopo do projeto, riscos envolvidos e o cronograma definido. E pode ser realizado com a utilizao de grficos de controle e fluxogramas, alm de metodologias, como os Seis sigmas, e amostragem estatstica (com frequncia e tamanho da amostra indicados no planejamento). Como resultado do planejamento da qualidade comum a apresentao de um plano de gerenciamento da qualidade, que descreve como a equipe de gerenciamento de qualidade implementar a poltica de qualidade elaborada; descrio de mtricas de qualidade (definio, em termos bem especficos, de uma caracterstica do projeto e como ela ser avaliada/medida) e Checklists (lista de verificao com perguntas especficas que auxiliam no controle e descrio da qualidade). 2.6. DESENVOLVER O PLANO DE RECURSOS HUMANOS
Desenvolver o plano de recursos humanos Desenvolver o plano de recursos humanos o processo de identificar as relaes hierrquicas do projeto e as responsabilidades e habilidades dos integrantes da equipe.
O plano de recursos humanos documenta: 1. Responsabilidades do projeto / Organograma do projeto
1. 1 Organogramas e descries de cargos Os organogramas podem ser apresentados de 3 formas: 34
o Grficos hierrquicos: Estrutura analtica organizacional (EAO) ou Estrutura analtica dos recursos (EAR). Enquanto as EAPs desdobram as entregas do projeto, as EAOs so organizadas listando os pacotes de trabalho de acordo com os departamentos, e as EARs desdobram o projeto por tipos de recursos, sendo til tambm para monitorar os custos do projeto.
o Grficos matriciais: Um exemplo de matriz de responsabilidades (MR) Tabela RACI (Responsible, Accontable, Consult and Inform = responsvel pela execuo, responsvel pela aprovao, consultado e informado); Grfico RACI Indivduo Atividade Ana Joo Carlos Cludia Sueli Definir A R I I I Projetar I A R C C Desenvolver I A R C C Teste A I I R I
o Em formato de texto: Normalmente em forma de lista organizada ou formulrio. Fornecem informaes como: responsabilidades, autoridade, competncias e qualificaes.
1.2 Rede de relacionamentos o Correspondncias proativas o Reunies de almoo o Conversas informais durante reunies e eventos o Congressos e simpsios
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1.3 Teoria Organizacional A teoria organizacional uma forma organizada de fornecimento de informaes a respeito da forma como as pessoas, equipes e unidades organizacionais se comportam. Esses conhecimentos podem reduzir o tempo, custo e esforo para que os objetivos sejam atingidos.
2. Plano de gerenciamento do pessoal, incluindo: o O cronograma e plano para mobilizao e liberao do pessoal o Identificao de necessidades de treinamento o Planos para programas de reconhecimento e recompensa o Estratgias para construo de equipe 2.7. PLANEJAR AS COMUNICAES
Como objetivo de garantir uma comunicao eficaz entre todos os setores (dentro e fora da organizao do projeto), o planejamento da comunicao assegura que as informaes sejam coletadas, consultadas, distribudas e armazenadas de maneira apropriada. Durante este processo preciso reconhecer as partes interessadas, pessoas e organizaes envolvidas no projeto, e registrar informaes relevantes a respeito de seus interesses. Alm de identificar as necessidades de informaes e os meios adequados para supri-las. Ser importante tambm verificar a disponibilidade de tecnologia, a equipe de projeto esperada, a durao de projeto e o ambiente de trabalho (fsico ou virtual). 2.8. PLANEJAR O GERENCIAMENTO DE RISCOS/ IDENTIFICAR OS RISCOS/REALIZAR A ANLISE/ PLANEJAR AS RESPOSTAS AOS RISCOS.
Planejar o gerenciamento dos riscos No planejamento do gerenciamento de riscos deve-se planejar como sero gerenciados os riscos durante o projeto, quais documentos sero utilizados para seu 36
gerenciamento, quem ser/sero os responsveis, qual o espao no cronograma e no oramento para esta rea.
Identificar os riscos A identificao dos riscos pode ser feita atravs de diversas tcnicas e ferramentas, entre elas: o Tcnicas de coleta de informaes Brainstorming Entrevistas o Anlise de premissas o Anlise de Check-Lists, desenvolvidas atravs de informaes de projetos anteriores e informaes coletadas com as tcnicas anteriormente citadas. o Tcnicas de diagramas Diagrama de causa e efeito ( Ishikawa) o Anlise SWOT: anlise de foras, fraquezas, oportunidades e ameaas do projeto.
Realizar a anlise quantitativa e qualitativa dos riscos
Qualitativa Priorizao dos riscos para anlise ou ao adicional atravs da avaliao e combinao de sua probabilidade de ocorrer e impacto. Quantitativa Analisa numericamente o efeito dos riscos priorizados na anlise qualitativa.
Tabela de riscos do projeto:
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Planejar a resposta aos riscos Respostas aos riscos Negativos: Eliminar; Transferir; Mitigar; Aceitar.
Respostas aos riscos Positivos: Explorar; Compartilhar; Melhorar; Aceitar.
2.9. PLANEJAR AS AQUISIES
O planejamento das aquisies considera os processos de compra de produtos ou servios externos ao projeto, realizados por meio de contratos. Nesta fase, necessria a documentao das decises de compra (o que ser comprado, como, quando, quanto), alm de informaes sobre potenciais fornecedores e tipos de contratos a serem realizados. Para este planejamento pode ser utilizado: o Opinio especializada; o Anlise fazer ou compra verificar se mais vantajoso e possvel realizara tarefa/ produto pela equipe de projeto ou contratar um fornecedor; o Anlise de tipos de contratos.
3. EXECUO 3.1. ORIENTAR E GERENCIAR A EXECUO DO PROJETO Orientar e gerenciar a execuo do projeto Para orientar e gerenciar a execuo de um projeto necessrio: 39
o Controlar as entregas, verificando as entregas aprovadas
o Coletar as informaes sobre o desempenho do trabalho, como: Situao das entregas Progresso do cronograma Custos incorridos
o Solicitar mudanas de procedimentos, escopo, custo ou oramento, cronograma ou qualidade, ou solicitaes de mudana que abrangem aes preventivas ou corretivas para prevenir impactos negativos posteriormente.
o Atualizar os planos de gerenciamento das diversas reas de conhecimento.
o Atualizar documentos do projeto, como: registo de requisitos, escopo, registro de riscos, registro de partes interessadas. 3.2. M 3.3. 3.4. 3.5. REALIZAR A GARANTIA DA QUALIDADE
Com base nos dados coletados pelo controle de qualidade, verificar se o processos esto adequados especificaes de qualidade. comum a realizao de auditorias de qualidade (para identificar as melhores prticas e possveis deficincias) e anlise de processos, indicando melhorias.
3.6. MOBILIZAR/ DESENVOLVER E GERENCIAR A EQUIPE DE PROJETOS Mobilizar a equipe A mobilizao da equipe deve cumprir 3 etapas: A designao do pessoal, que pode ocorrer atravs da: 40
o Pr-designao o Negociao o Contratao o Equipes Virtuais
A criao de calendrios individuais, incluindo frias e compromissos de casa pessoa da equipe. A atualizao dos documentos de recursos humanos, como a matriz de responsabilidades.
Desenvolver/ Gerenciar a equipe
Melhorar as competncias da equipe, a interao dos membros e com isso o desempenho no projeto. Ferramentas utilizadas: o Habilidades do gerente de motivar, liderar e inspirar. Figura 33: Para criar calendrios individuais ou personalizados conforme cada recurso (funo existente apenas para os recursos classificados como Trabalho Recursos Humanos). Altera-se o calendrio base, j selecionado dentre as opes: PADRO NOTURNO 24 HORAS, por meio da Aba Projeto > Alterar tempo de trabalho.
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o Polticas de reconhecimento e recompensas. o Avaliaes e Feedbacks frequentes. o Treinamentos. o Atividades de construo da equipe Grupo
Agendamento controlado por desempenho Figura 34: Com a linha de base salva, adicionar um recurso do tipo trabalho (recurso humano) tarefa: com um duplo clique sobre a tarefa, a janela Informaes sobre a tarefa exibida e a guia Recursos permite acrescentar mais recursos.
Figura 35: O losango com um ponto exclamao exibido ao lado da tarefa.
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Figura 36; De acordo com a situao, uma das trs opes exibidas deve ser escolhida.
3.7. DISTRIBUIR AS INFORMAES/ GERENCIAR AS EXPECTATIVAS DAS PARTES INTERESSADAS
Disponibilizar as informaes conforme planejado. Este processo envolve a definio dos meios de comunicao, tcnicas de apresentao e estilos de redao. Com relao ao gerenciamento das expectativas, efetivar a comunicao com as partes interessadas, a fim de resolver suas necessidades e esclarecer as questes e preocupaes que foram identificadas. Isso contribui para uma maior aceitao do projeto. Geralmente o gerenciamento das expectativas resulta em mudanas, aes corretivas e preventivas no projeto.
Compartilhamento de informaes O MS Project permite compartilhar seu contedo com outros softwares, aqui ser tratado a associao ao Excel. Vamos importar uma planilha do Excel, uma lista de tarefas, para um novo projeto no MS Project. 43
Figura 37: Para isso: Guia arquivo > opes > central de contabilidade.
Figura 38: Selecionar Configuraes da central de confiabilidade.
3.8. M 3.9. Figura 39: Clicar em formatos 44
herdados > solicitar ao carregar arquivos com formatos herdados ou no padro > ok.
Figura 40: A seguir para abrir a planilha do Excel como arquivo do MS Project: arquivo > abrir > selecionar a planilha desejada no Excel (lista de tarefa, por exemplo) > avanar > Selecionar novo mapa > avanar > Selecionar como um novo projeto > avanar > marque a caixa de seleo tarefas > Selecionar incluir cabealhos ao importar >avanar. A janela a seguir exibida e preciso digitar o nome da planilha no campo Nome da planilha de origem (Tarefas, neste exemplo) > avanar > concluir > sim.
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3.10. CONDUZIR AS AQUISIES
A partir de reunio com licitantes, avaliao de propostas, opinio especializada e pesquisa, obter respostas de fornecedores e selecion-los conforme critrios previamente definidos. 4. MONITORAMENTO E CONTROLE 4.1. MONITORAR E CONTROLAR O TRABALHO DO PRJETO/ REALIZAR O CONTROLE INTEGRADO DE MUDANAS
Monitorar e controlar o trabalho do projeto Monitorar e controlar o trabalho do projeto o processo de acompanhamento, reviso e ajuste do progresso para atender aos objetivos de desempenho definidos no plano de gerenciamento. O monitoramento e controle do projeto utiliza das mesmas praticas do gerenciamento da execuo do projeto, os processos ocorrem simultaneamente se completando.
Deve-se portanto nessa fase: Comparar o desempenho real do projeto com o plano de gerenciamento do projeto. Fornecer as informaes para a atualizao dos planos de gerenciamento. Fornecer as informaes para dar suporte ao relatrio de andamento. Realizar a manuteno de uma base de informaes a respeito do produto e do projeto. Alm de repetir as prticas realizando o gerenciamento da execuo do projeto.
Realizar o controle integrado de mudanas O controle integrado de mudanas se trata basicamente de realizar os processos a seguir: 46
Revisar, analisar e aprovar as solicitaes de mudana, aes corretivas e preventivas imediatamente. Gerenciar as mudanas aprovadas. Manter as linhas de base integras e atualizadas. Documentar o impacto completo das solicitaes de mudanas. Manter o plano de gerenciamento de projetos assim como os demais planos e documentos atualizados.
Salvar linha de base A linha de base um modelo fixo que representa o planejamento do projeto. ela que permite a comparao entre o que foi planejado e o que foi realizado no projeto, visualizando variaes cronolgicas, financeiras e trabalhistas. A linha de base armazena informaes a cerca das tarefas, recursos e atribuies e salva quando o projeto avaliado e aceito pelos stakeholders. Com o MS Project possvel salvar mais de uma linha de base, permitindo que haja visualizao das mudanas no projeto e avaliao de sua influncia no projeto.
Figura 41: Para salvar a linha de base: guia Projeto > Definir linha de base >Definir linha de base. A janela a seguir exibida, permitindo salvar a linha de base. 47
4.2. VERIFICAR/CONTROLAR O ESCOPO DO PROJETO
Verificar o escopo
A verificao do escopo tem como principal funo verificar as entregas e se essas cumprem com os critrios de aceitao, se diferenciando do controle de qualidade que se preocupa com a preciso das mesmas.
Ao verificar o escopo deve-se documentar: o As entregas aceitas, com assinatura e aprovao do cliente, documento enviado para o processo encerramento do projeto ou fase; o As entregas no finalizadas, junto com as razes para a sua rejeio, documento que deve ser encaminhado para o controle integrado de mudanas.
Controlar o escopo
O controle do escopo tem como funo principal a anlise das variaes no escopo e em sua linha de base. Deve-se manter controladas e documentadas: o As medies de desempenho tcnico planejado x real o As causas das variaes no escopo, junto com as aes corretivas escolhidas. o As atualizaes na linha de base tanto do escopo como dos custos e cronograma. 4.3. CONTROLAR O CRONOGRAMA DO PROJETO
Controlar o cronograma Para um controle efetivo do cronograma, deve-se: o Analisar o desempenho do cronograma como as datas de inicio e trmino, porcentagem completa e durao restante. o Utilizar e analisar os ndices de variao de prazos (VPR) e desempenho de prazos (IDP). 48
o Atualizar o cronograma, sua linha de base e os planos e documentos associados a ele.
Tabela Variao: anlise das datas previstas com as datas reais Aps salvar a linha de base e durante o acompanhamento do projeto, possvel atualizar as datas (incio e trmino) conforme as concluses das tarefas pela tabela Controle. A tabela Variao, porm, apresenta datas de incio e trmino agendadas (linha de base) e reais, alm da variao no incio e trmino, causada pelo atraso ou antecipao de uma tarefa.
Atualizando a porcentagem concluda Figura 42: Tabela Variao: Guia Exibio > Tabelas > Variao. 49
Figura 43: A atualizao do projeto pode ser efetuada pelo cone Atualizar projeto, na guia Projeto. Essa opo atualizar o projeto com base na data atual, ou seja, vai considerar que o projeto est decorrendo conforme o planejado.
Figura 44: Outra opo atualizar as tarefas do projeto. Na guia Tarefas, so apresentados cones que atualizam porcentagem das tarefas (0%, 25%, 50%, 75% ou 100%) e a opo Atualizar como agendado que funciona como o exemplo citado na figura anterior.
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Figura 45: Uma terceira possibilidade pela prpria tabela de entrada, na coluna % concluda, que permite a atualizao por porcentagem concluda para outros valores alm de 25%, 50%, 75% e 100%.
4.4. CONTROLAR OS CUSTOS
Acompanhamento e atualizao do projeto com os custos reais, de forma a garantir que o projeto seja finalizado dentro do planejado financeiramente ou reconhecer quando isso no vivel, produzindo uma nova estimativa. Durante esta fase so realizadas anlises e previses para as atividades restantes, com base no desempenho do projeto at o momento. Alguns ndices importantes: ENT: estimativa no trmino ONT: Oramento no trmino Quando o ONT dado como invivel uma nova ENT realizada e assume seu lugar, como novo objetivo de desempenho de custos. Do controle de custos resultam medies do desempenho de trabalho, previses de oramento (novos valores de ENT - calculado por frmula e bottom-up manual) que documentados junto com possveis mudanas so encaminhados s partes interessadas. O controle de custos vai muito alm de evitar que o projeto extrapole os limites financeiros impostos, preciso controlar se o que est sendo gasto tem contribudo para agregar valor ao projeto, dessa maneira, o controle de custo implica tambm num controle de desempenho. 51
Nesse sentido, a metodologia GVA (Gerenciamento do Valor Agregado) tem se mostrado bastante flexvel aplicvel a todos os projetos em qualquer setor e funciona como uma ferramenta para medio de desempenho. Seu princpio baseia- se no monitoramento de trs dimenses chave para cada pacote de trabalho:
Valor planejado (VP): o oramento autorizado designado para o trabalho a ser executado para uma atividade ou componente da estrutura analtica do projeto. O VP algumas vezes chamado de linha de base de medio do desempenho (PMB sigla em ingls). Ou conhecido tambm como Oramento no Termino (ONT).
Valor agregado (VA): o valor do trabalho terminado expresso em termos do oramento aprovado atribudo a esse trabalho para uma atividade ou componente da estrutura analtica do projeto. Os gerentes de projeto monitoram o VA, tanto em incrementos para determinar a situao corrente e de forma acumulativa para determinar as tendncias de desempenho a longo prazo.
Custo real (CR): o custo verificado na execuo do trabalho de uma tarefa. No apresenta limite superior e pode ser definido como tudo o que foi gasto para atingir o Valor Agregado (VA).
Podem ainda ser calculados ndices que facilitam a anlise do gerente de projetos e a comparao com outros projetos:
ndice de variao de preos (IVP): relao entre o progresso alcanado e o que foi planejado, quando este ndice apresenta-se maior que 1, o projeto est com desempenho superior ao esperado.
ndice de variao de custos (IVC): considerada a mtrica mais crtica do GVA e mede a eficincia de custos do trabalho executado. Um valor de IDC maior que 1 indica um desempenho de custo abaixo do limite at a data presente. representado pela Equao: IDC = VA/CR.
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Figura 46: Os custos reais, valor planejado e valor agregado podem ser acompanhados de perodo em perodo ou de forma cumulativa, para visualizar o desempenho.
Atualizao de custos
A atualizao para os custos reais do projeto realizada automaticamente conforme a atualizao de outras informaes do projeto: durao da tarefa, planilha de recursos. Ou seja, conforme essas atualizaes o MS Project j calcula o custo real, que pode ser observado na tabela Custo ou na tabela Controle.
Figura 47: Tabela controle (Guia Exibio> Tabelas > Controle). 53
4.5. REALIZAR O CONTROLE DA QUALIDADE
A partir de monitoramento e registro detalhado das atividades ligadas ao projeto com a finalidade de avaliar o desempenho. Como resultado desse processo tem-se a gerao de dados (por meio de medies do controle de qualidade) e, se necessrio, solicitao de mudanas. Para coleta e anlise de dados so utilizadas algumas ferramentas: diagramas de causa e efeito, grficos de controle, fluxogramas, histogramas e amostragem estatstica. Figura 48: Grfico de controle
4.6. Mtricas e Padres de Qualidade O MS Project permite a criao de indicadores grficos, que auxiliam na verificao das mtricas e parmetros de qualidade estabelecidos no planejamento da qualidade. Vamos trabalhar aqui com o parmetro do tempo: cumprir o cronograma pode representar para a empresa um parmetro de qualidade, dessa forma sero criados indicadores que expressam o status de se uma tarefa com relao a sua data de trmino planejada. 54
Os campos personalizados apresentados aqui trabalham com frmulas lgicas (condicionais) que podem ser associados a indicadores grficos conforme o resultado. Figura 49: Com um clique com o boto direito do mouse, selecionar a opo Campos personalizados. Selecionar um campo Texto, que pode ser renomeado, e clicar no campo Frmula. A janela Frmula para Texto... exibida e uma frmula matemtica deve ser adicionada. Neste caso ser usado a funo IIf, que possui a sintaxe: IIf([expresso]; parte verdadeira; parte falsa). Para o exemplo utilizado: IIf([Trmino real] > [Trmino da linha de base];1;0)
Figura 50: Com a frmula pronta, basta adicionar os indicadores grficos: clicar no campo Indicadores grficos, selecionar o teste, o resultado para o teste (Valor) e a resposta apresentada.
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Para inserir o campo criado tabela desejada (Entrada, Cronograma, Controle...) basta estar no modo de exibio da tabela desejada, clicar na coluna Adicionar nova coluna (ou adicionar uma nova coluna com um clique com o boto direito) e selecionar, dentre as opes, o campo desejado.
Figura 51: Tabela cronograma, Adicionar Nova Coluna.
4.7. REPORTAR O DESEMPENHO
Comunicar o andamento e desempenho do projeto, a partir da coleta de informaes da linha de base e dados reais. Gerar relatrios de andamento, medies de progresso e previses.
Relatrios O MS Project disponibiliza uma srie de relatrios que associam e comparam dados da linha de base e do acompanhamento do projeto, teis ao gerente de projetos. 56
Figura 52: Pela guia Projeto, cone Relatrios, possvel escolher dentre as opes oferecidas o grfico de interesse do Gerente de Projetos, tais relatrios, geralmente, so apresentados na forma de tabelas e permitem a impresso.
Figura 53: H ainda a opo de exibir relatrios grficos, em arquivo do Excel, pela guia Projeto, cone Relatrios Visuais.
4.8. MONITORAR E CONTROLAR RISCOS DO PROJETO
o Implementao dos planos de respostas aos riscos o Acompanhamento dos riscos identificados 57
o Identificao de novos riscos o Avaliao da eficcia do processo de riscos o Acompanhamento de necessidades de modificaes nos custos ou cronograma do projeto devido a avaliao atual dos riscos
A atualizao do registro de riscos e dos demais planos e documentos de gerenciamento do projeto, deve ser feita periodicamente. Assim como a solicitao de mudanas requeridas pelas solues de contorno ou planos de contingncia, alternativo, necessrios para os riscos.
4.9. ADMINISTRAR AS AQUISIES
Gerenciar as relaes de aquisio, bem como monitorar o desempenho do contrato, atravs de auditorias e relatrios. Tanto comprador quanto fornecedor tem interesse nessa rea, no que diz respeito a cumprir com o acordo (contrato). 5. ENCERRAMENTO 5.1. ENCERRAR PROJETO OU FASE
Encerrar o projeto ou fase
No encerramento de um projeto ou fase, alm da reviso e arquivamento dos documentos j utilizados nas demais fases necessrio: Criar a documentao de encerramento indicando concluso e transferncia das entregas do projeto concludo ou fase concluda para um grupo de operaes ou prxima fase. Revisar a documentao de fases anteriores e de aceitao do cliente a partir da verificao do escopo e contrato. Arquivar em um banco de dados, base de conhecimento, as informaes histricas e lies aprendidas, para uso em projetos ou fases futuras. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 58
5.6. 5.7. 5.8. 5.9. ENCERRAR AS AQUISIES
Verificar se todo trabalho e entrega so aceitveis e enviar ao fornecedor um aviso formal (esclarecendo se a entregas foram aceitas ou rejeitadas). Por fim, arquivar documentos da aquisio e explicitar recomendaes e consideraes para futuras aquisies. Referncias bibliogrficas Project Management Institute PMI; UM GUIA DO CONHECIMENTO EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS (GUIA PMBOK) - Quarta Edio.
Terribili Filho, Armando, PMP, GERENCIAMENTO DE PROJETOS EM 7 PASSOS
Chatfield, Carl e Johnson, Timothy ; PASSO A PASSO Microsoft Projetc 2010
Oliveira, Guilherme Bueno de; MS PROJECT & GESTO DE PROJETOS. Segunda Edio. Pearson Education, 2011.