Arti Kearsipan dan Sistem Pengarsipan

Berdasarkan Geografis (Wilayah)

1. Pengertian Kearsiapan

Secara etimologi (Ilmu asal usul kata) ARSIP berasal dari bahasa yunani
yaitu ARCHEA kemudian berubah menjadi ARCHEON yang berarti catatan atau
dokumen mengenai masalah pemerintah. Dan FELUM (latin) berarti
bendel/kumpulan dari warkat atau dokumen. Bukti-bukti kegiatan kantor didalam
Ilmu Kearsipan dinamakan arsip. Proses pekerjaan yang berhubungan dengan
pengelolaan arsip disebut dengan kearsipan atau filling.





Sedangkan menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 mengenai
Kearsipan, beberapa pengertian mengenai arsip dan kearsipan telah
terangkum di dalam Bab I Ketentuan Umum Pasal 1.
Berikut ini pengertian arsip dan kearsipan menurut UU No. 43 Tahun 2009:

1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar
bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan
tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus
menerus.
6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki
nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan
kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan,
dan keselamatannya.
9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.



Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs The Liang Gie:
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena
mempunyai nilai seseuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat
ditemukan kembali.
Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaran-lembaran tulisan.
Catatan tertulis yang disebut warkat harus memnyuai 3 (tiga) syarat yaitu:
(1) disimpan secara berencana dan teratur
(2) mempunyai sesuatu kegunaan, dan ;
(3) dapat ditemukan kembali secara tepat.


Tujuan Kearsipan
1. Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
2. Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepa dan tepat.
3. Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.
4. Penghematan tempat penyimpanan.
5. Menjaga rahasia arsip.
6. Menjaga kelestarian arsip.
7. Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.


Asas Kearsipan
Asas kearsipan ada 3 macam, yaitu:
1. Asas Sentralisasi
Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan
cara di pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip.
Keuntungan asas Sentralisasi:
1. Pengawasan akan lebih efektif dan efisien.
2. Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.

Kelemahan asas Sentralisasi:
1. Jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan kesulitan
terpenuhi dalam waktu cepat.
2. Prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada di masing-masing unit.

2. Asas Desentralisasi
Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip
dengandisebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada dalam
organisasi.
Keuntungan asas Desentralisasi:
1. Tiap unit yang ada dalam organisasi bebas menerapkan sistem kearsipan yang
diinginkan.
2. Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.
Kelamahan asas Desentralisasi:
1. Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani arsip.
2. Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan
arsip.
3. Asas Gabungan
Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan
kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi.


Fungsi Arsip
Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan adalah:
1. Sebagai alat penyimpanan warkat.
2. Sebagai alat bantuan perpustakaan.
3. Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang
merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan
kebijaksanaan perusahaan.
4. Kearsipan berarti menhimpan secara teratur tetap warkat-warkat penting
mengenai kemajuan perusahaan.

Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2, fungsi arsip dibedakan
menjadi:
1. Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsng dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelanggaraan keidupan kebangsaan pada umumnya, atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelanggaraan administrasi negara.
2. Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya,
majpun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.


Macam-macam sistem kearsipan
- Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)
- Sistem Kronologis (Cronologis Filing Sistem)
- Sistem Geografis (Geograpich Filing Sistem)
- Sistem Subjek (Subject Filing System)
- Sistem Nomor (Numeric Filing System)















2.Sistem Geografis / Wilayah
Sistem Geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip
berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.

Berdasarkan dengan kebutuhan sistem geografis dapat dikelola menurut 3 (tiga)
tingkatan yaitu menurut nama negara, nama pembagian wilayah administrasi negara,
dan nama pembagian wilayah administrasi khusus.
Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat
penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan
surat dikirim.
Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau
sistem tanggal.

Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini
- Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet,
guide, folder, dan kartu kendali (indeks).
- Penyimpanan surat melalui prosedur

a. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa
surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.
b. Membaca surat
c. Memberi kode surat
d. Mencatat surat pada kartu kendali(indeks)
e. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing
f. Menyimpan surat
g. Menyimpan kartu kendali(indeks)
Filing sistem wilayah/geografi adalah suatu filing arsip melalui
pengklasifikasian surat/warkat berdasarkan wilayah dengan berpedoman kepada
daerah atau alamat surat. Sistem ini banyak di pakai oleh kantor atau instasi yang
mempunyai cabang/perwakilan di beberapa darah.

Kelebihan sistem wilayah ini antara lain sebagai berikut :
1. Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui
2. Merupakan tindakan penyimpanan langsung

Kelemahanya antara lain :
1. Kemungkinan besar terjadi salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki
wawasan/pengetahuan tentang geografi.
2. Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak
dicantumkan secara lengkap.
3. Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas
wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang atau
perwakilan.

a. Menyusun Daftar Klasifikasi
Daftar klasifikasi disusun berdasarkan pembagian wilayah. Pembagian
wilayah ini dapat mengikuti pembagian wilayah pemerintahan seperti ;
propinsi/daerah tingkat 1,kota/kabupaten daerah tingkat 2,dan seterusnya. Pada
sistem ini , surat masuk maupun keluar yang alamatnya dalam satu wilayah yang sama
dengan suatu surat atau wakat lainnya, dapat disimpan dalam bersama-sama satu
berkas atau tempat penyimpanan











Contoh daftar klasifikasi :
A. SUMATERA
A.1. SUMATERA BARAT
A.1.1.BUKIT TINGGI
A.1.2.PADANG
A.1.3.PADANG PANJANG
A.1.4.PARIAMAN
A.1.5.PAYAKUMBUH
A.1.6.SAWAHLUNTO

A.2. SUMATERA SELATAN
A.2.1.BATU RAJA
A.2.2.MARTAPURA
A.2.3.PAGAR ALAM
A.2.4.PALEMBANG
A.2.5.PRABU MULIH

A.3. SUMATERA UTARA
A.3.1. BINJAI
A.3.2. DELI SERDANG
A.3.3.KABANJAHE
A.3.4.KISARAN
A.3.5.SIBOLGA
A.3.6.SIANTAR
B. JAWA
B.1.JAWA BARAT
B.1.1.BANDUNG
B.1.2.BEKASI
B.1.3.BOGOR
B.1.4.CIREBON
B.1.5.SUMEDANG


B.2.JAWA TENGAH
B.2.1.PURWODADI
B.2.2.PURWOKERTO
B.2.3.SEMARANG
B.2.4.WONOGIRI


B.3. JAWA TIMUR
B.3.1.BANYUWANGI
B.3.2.BOJONEGORO
B.3.3.JEMBER
B.3.4.MALANG
B.3.6.SURABAYA
A.3.7.SIBOLGA
A.3.8.TEBING TINGGI


b. Menyiapkan Peralatan dan Perlengkapan
1. Filing kabinet, banyaknya laci di sesuaikan dengan kebutuhan, dari contoh di atas
daftar klasifikasi di atas, laci yang harus di sediakan adalah sebanyak 2 buah. Yaitu
laci A (SUMATERA) dan laci B (JAWA).

2. Guide, banyaknya laci di sesuaikan dengan kebutuhan dari contoh di atas
daftar klasifikasi di atas, guide yang harus di sediakan adalah sebanyak 6
buah,yaitu masing-masing guide3 buah.
.

3. Folder, banyaknya laci di sesuaikan dengan kebutuhan dari contoh di atas
daftar klasifikasi di atas,folder yang harus di sediakan adalah sebanyak 50 buah,
yaitu masing-masing folder 25 buah.

4. Kartu indeks.
Kartuindeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang
disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat
dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.

5. Lemari kartuindeks



C.Prosedur Penyimpanan dan Menemuan Kembali
1.ProsedurPenyimpanan
Prosedur penyimpanan, antara lain sebagai berikut :


a. Pemberitahuan kode surat : setiap surat yang akan di simpan alamatnya,
kemudian cantumkan kode yang sesuai dengan wilayahnya/letak geografisnya
berdasarkan daftar klasifikasi(indeks).

b. Mengisi kartuindeks contoh sbb:









Kode di ambil dari daftar klasifikasi.
c. Kode tersebut pada kartu indeks di atas surat tersebut harus di simpan pada
lemari A di belakang Guide 2 Sematera Selatan dan pada folder ke4Palembang.
d. Kartu indeks di simpan pada laci P, sesuai dengan kode S yang tertera pada
tab kartu indeks.

A B C D E F G
H I J K L M N
O P Q R
S
T U
V W X Y Z




2.prosedur penemuan kembali
Seperti telah di sampaikan di atas kearsipan sistem wilayah adalah
suatu sistem filing arsip melalui pengklasifikasian surat/warkat berdasarkan letak
wilayah dengan berpedoman kepada daerah atau alamat surat. oleh karena itu , kode
arsip mengacu kepada daftar klasifikasi yang telah di buat.

Penemuan kembali arsip dapat ditempuh dengan prosedur sebagai berikut:
Caption : Khan Syahruk
Hal : Penjualan Rice Cooker
Nomor Surat : 108/EJ/II/2013
Tanggal Surat : 13 Juli 2013
Kode : A.2.4
k
1. Lihat daftar klasifikasi dan carilah kartu indeks
2. Lihat kode penyimpanan pada kartu indeks
3. Berdasarkan pada kode kartu indeks, carilah surat pada laci, Guide dan folder
dengan kodenya.






























DAFTAR PERLENGKAPAN

1. Filing Cabinet



Tempat penyimpanan warkat warkat atau surat penting dalam sistem
kearsipan.




2. Guide





Guide berfungsi untuk membantu petugas dalam maka penyimpanan dan penemuan
kembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain. Penempatan guide yang tepat
akan mengurangi waktu yang tersita dalam pencarian huruf/nama yang dibutuhkan.




3. Folder


Di belakang semua guide terdapat folder yang digunakan untuk menyimpan
kelompok berkas secara bersama. Folder harus tepat ukuran, baik tingginya maupun
lebarnya, agar penyimpanan dapat dilakukan secara efisien.






4. Kartu Indeks






Seseorang biasanya lebih mudah mengingat nama orang/perusahaan sehingga
kartu indeks disimpan berdasarkan nama orang/ perusahaan sehingga susunannya
diurutkan secara alfabetis.





5. Lemari Kartu Indeks




Kotak tempat penyimpanan kartu indeks agar terkesan lebih rapaidan tidak
berantakan.










6. Buku Arsip



Buku yang berisi item-item penting tentang kearsipan. Berfungsi agar mudah
untuk mencari atau menemukan suratnya kembali.









7. Daftar Indeks



Didalam sistem kearsipan kita sangat membutuhkun daftar indeks karena daftar
indeks sangat berguna dalam pencarian surat.