Tipos de Arquivo

Existem tipos de arquivo que facilitam a procura no momento

oportuno. O primeiro tipo de arquivo o arquivo activo e inactivo.

Activo: mantm arquivados os papis de uso, consultas ou referncias
constantes e actuais, ou que se encontrem em fase de concluso. Este
arquivo est sempre com acesso.

Inactivo: contm os papis e documentos que tm menos uso. Este
no tem muito uso, mas no quer dizer que no tenha de estar igualmente
organizado e de fcil acesso.

Classificao dos arquivos

Por assunto: os arquivos organizados por assunto so de maior
dificuldade de pesquisa, uma vez que cada assunto depende da
interpretao de cada pessoa.

Geogrfico: arquivado por divises geogrficas, ou seja, por pases,
territrios, estados, cidades, bairros e assim por diante. A organizao do
arquivo geogrfico depender dos distritos geogrficos onde residem os
correspondentes, qual o tipo de negcio que ser o uso dos documentos
arquivados.

Numrico: um dos sistemas mais fceis de se manusear dentro de
uma organizao, pois mais fcil de achar um documento que precisa usar
numa hora de extrema urgncia mais prtico para a empresa no qual
trabalha. importante que estabelea todas as possveis referncias
cruzadas, registando-as em guias inseridas na sequncia alfabtica, para
evitar dvidas na hora da consulta.

Alfabtico: utilizado quando o elemento principal a ser considerado
o nome, pode ser chamado de sistema directo, pois a pesquisa feita
directamente no arquivo por ordem alfabtica. Este mtodo bastante
rpido, directo e de fcil utilizao.
















- Os documentos devero estar sempre guardados e bem organizados
dentro dos arquivos.
- Arquivar significa conservar numa mesma ordem devidamente
classificados, toda a documentao que tenha a ver com um indivduo ou
numa empresa, dividido por temas ou assuntos. Devem estar protegidos
contra deteorizao ou destruio. Tudo isto tambm par que seja fcil a
sua localizao e o manuseamento de documentos.
- A funo dos arquivos guardar a documentao e principalmente
fornecer aos interessados as informaes contidas em seu acervo de
maneira rpida e segura.













Patrcia Antnio 01/06/2010