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Conceptualizacin e importancia del acta e informe

Expresarse por escrito es una tarea compleja, no obstante, en el mbito de la
seguridad pblica, particularmente en la actividad policial, se impone el uso de la
comunicacin escrita para dejar constancia de los hechos ocurridos en un tiempo y
espacio determinados, con la identificacin de sus partcipes; funcionarios,
vctimas, testigos y sospechosos (Oca, 2009)
Segn Bruce Smith, consultor de la polica y criminlogo norteamericano, los fines
que se persiguen con la elaboracin de actas e informes policiacos
son proporcionar un historial oficial de las operaciones policiacas y
mantener disciplina en los operativos en los que intervienen muchas
personas, ya que se puede alcanzar precisin y acierto en la accin, as como
cierto control sobre operaciones muy dispersas. Esto a condicin de que se exija
que los procedimientos empleados se registren, de tal forma que la informacin
escrita se pueda resumir y presentar de acuerdo con la necesidad de
subordinacin al mando jerrquico que realiza la encomienda. Para que los
departamentos de polica sean eficaces, se necesita analizar problemas y formular
planes estratgicos, estos se obtienen fcilmente, gracias a un sistema de
archivos
Los archivos policiacos consignan las misiones ordenadas, el nombre de la persona
responsable y suministran un medio de verificar la ejecucin de tareas. Aseguran el
xito de las misiones encomendadas, pero tambin permiten advertir:
Errores cometidos.
Descuidos inconscientes.
Negligencias voluntarias.
Orlando Winfield Wilson (1990), en su libro Archivos policiacos: su organizacin y
utilidad, asegura que la creacin de actas e informes proporciona una relacin de
todas las actividades y ayuda a los oficiales superiores en el manejo eficaz del
personal a su cargo.
1.1. Propsitos de elaborar un acta y un informe
Es importante plantearse la siguiente pregunta:cul es la diferencia
entre un acta y un informe policial?
A continuacin se intentar contestarla, abordando los conceptos de
acta e informe, as como otros relacionados, como acto policial,
agraviado, testigo, denunciantes, modus operandi, entre otros.



El grado en que un sistema de archivos policiacos facilita la labor de dirigir un
departamento de polica, depende en gran parte de la forma de organizarlo y
manejarlo. En realidad, poco se lograra con solo adoptar ciertas formas impresas,
todo buen sistema se debe disear para satisfacer las necesidades de seguridad de
una ciudad, Estado o nacin; a su vez, se debe poner en manos competentes la
seguridad pblica del lugar del que se est hablando
A modo de conclusin, algunas de las finalidades de elaborar un acta o un informe
son:
La posibilidad de informar a un superior cmo sucedi un hecho determinado.
Describir con exactitud un incidente y las partes involucradas.
Dejar una prueba documentada para esclarecer un caso, que no omita ningn
detalle sobre qu fue lo que sucedi, dnde, y cmo se suscit.
Tener un archivo policiaco completo en las comisaras, para aclarar un hecho o
bien para dar seguimiento con el ministerio pblico o las instancias
correspondientes.
Conocer el trabajo de cada uno de los agentes e investigadores en materia de
Seguridad Pblica.
1.1.2 CONCEPTOS FUNDAMENTALES
1.2. Estructura y formato del acta e informe
Al igual que todo documento oficial, empleado como parte de las actividades
administrativas del personal de seguridad pblica, la elaboracin de un acta o informe
cuenta con una estructura bsica establecida que da uniformidad en la recoleccin de
informacin.
Algunos de los principales elementos son: el folio, la fecha, el lugar, la hora y una
descripcin lo ms detallada posible del hecho que se est tratando, as como la
inclusin de las partes involucradas.
En su redaccin es importante responder a las preguntas qu pas?, cundo?, dnde?, cmo
pas? y por qu?
Para poder redactar un acta policial es necesario que quede claro que este tipo de
documento debe ser elaborado por elementos de la polica cuando sucede un hecho
en que se ve afectada una o varias personas.
De acuerdo al tipo de documento que se deba redactar, dependiendo de los hechos,
este deber ser muy descriptivo para que cumpla con la funcin de brindar elementos
para el seguimiento al procedimiento administrativo o judicial que corresponda.
Se dice que es preferible que el acta se haga en el lugar del hecho, debido a que ah
estn todas las pruebas necesarias para explicar lo sucedido, adems de que estn
los agraviados e incluso algunos testigos, que pueden firmar para testificar el hecho.
La nica desventaja de redactar el acta en el mismo lugar del hecho es el movimiento
de ste, pues generalmente, no da la tranquilidad necesaria para trabajar con
concentracin.
Al respecto, suele elegirse la comodidad de la oficina para confeccionar el acta de
procedimiento, con el auxilio de los apuntes levantados en el lugar del hecho, esto
conlleva una desventaja muy grande debido a que los apuntes pueden no ser
suficientes y se pueden olvidar o pasar por alto algunos detalles.
No hay ningn impedimento si el oficial redacta el acta en forma manuscrita. Sin
embargo, al trabajar en la dependencia policial ya puede realizarse de manera digital.
A pesar de que no existe uniformidad de criterios sobre la forma en que se redactan
las actas administrativas; se recomienda realizar un relato cronolgico que incluya
todas las tareas que se realizaron desde que se tuvo conocimiento del hecho
presuntamente delictivo, hasta la conclusin del procedimiento.
Cabe sealar que solo son algunos elementos bsicos de las actas e informes, ya que
sus caractersticas dependen del seguimiento que se les d. Sera conveniente que
investigaras qu otros elementos deben de incluir, segn el caso.