1 Introduction - Introduccion

The Expense Report Management System is a tool that helps the process of expense reports to be
followed. Using this tool, it is easy to follow the Expense Reports life cycle, from its creation until it
is paid to the employee.
Employees give in their expense reports when all tickets relating to business travel or a business
lunch have been collected.
If the employee received a payment in advance, this must be entered when the expense report is
created. Besides, each expense will be specified in a line. The advanced payment must be
subtracted from the total expense that will be paid to the employee.
When an Expense Report is issued, it must be reviewed by the Department Manager. Who will
decide if the expense report is authorized and continues its flow. But he can deny the report, and
specify the reason for not authorising the expense report.
Before paying an expense report, the payment must be approved by the Accounts Manager.
He can also deny the payment, but in this case, he should indicate the reason why it is denied.
If the expense report is denied by a Department Manager or Accounts Manager, then the
employee should modify it accordingly and depending on the reason given by the managers.
After the employee modifies the expense report, he should issue it again to start the process.
Finally, when an expense report is approved, an Accounts user or the Accounts Manager can pay
it. Then, the expense report status will be paid and the payment date is kept.
El Sistema de administracin de informes de gastos es una herramienta que ayuda a que el
proceso de los informes de gastos que deben seguirse. Con esta herramienta, que es fcil de
seguir el ciclo de vida Informes de gastos , desde su creacin hasta que se paga al empleado.
Los empleados dan en sus informes de gastos cuando se han recogido todas las entradas
correspondientes a los viajes de negocios o un almuerzo de negocios.
Si el empleado recibi un pago por adelantado, esto se debe introducir cuando se crea el informe
de gastos. Adems, cada gasto se especificar en una lnea. El pago por adelantado debe ser
restado del gasto total que se pagar al empleado.
Cuando se emite un informe de gastos , debe ser revisada por el Gerente del Departamento .
Quin decidir si el informe de gastos est autorizada y contina su flujo. Pero se puede negar el
informe y especificar el motivo de no autorizar el informe de gastos .
Antes de pagar un informe de gastos , el pago debe ser aprobado por el Gerente de Cuentas .
Tambin puede negar el pago, pero en este caso , se debe indicar la razn por la que se le niega .
Si el informe de gastos es negado por un Gerente de Departamento o Gerente de Cuentas , el
empleado deber modificarla en consecuencia y en funcin de la razn dada por los gerentes .
Despus de que el empleado modifica el informe de gastos , que debe emitir de nuevo para iniciar
el proceso.
Por ltimo , cuando se aprueba un informe de gastos , un usuario de Cuentas o el Administrador
de cuentas pueden pagarlo. Entonces , el estado informe de gastos ser "pagado " y la fecha de
pago se mantiene .
2 Data definition of the system - Definicin de los datos del sistema
2.1 Expense report - informe de gastos
Header and footer: general information about expense. It collects all related expenses for a
project and an employee.
Report identifier. It must be unique.
Creation date of the expense report.
Employee that hands in the report
Project related to these expenses
Brief description of the expenses reason.
Advance payment
Total expenses: sum of all expenses
Current state of the expense report. It can be:
0-Open
1-Submit
2-Authorised
3-Approved
4-Paid
Approval date.
Payment date and payment type.
Reason why the expense report is not authorised (optional).
Reason why the expense report is not approved (optional).
Comments related to payment (optional).
Balance (Total expenses Advance payment). If the balance is higher than 0, and the
payment type contains an additional cost, this value will be subtracted. In case after subtracting
the additional cost, the result of the operation is negative, then balance will be zero.
Encabezado y pie de pgina: informacin general sobre el gasto. Recoge todos los gastos
relacionados a un proyecto y un empleado.
Identificador de informes. Debe ser nico.
Fecha de creacin del informe de gastos.
Empleado que las manos en el informe
Proyecto relacionado con estos gastos
Breve descripcin de la razn de los gastos.
Anticipo
Gastos totales: suma de todos los gastos
Balance (gastos totales - Anticipo). Si el saldo es superior a 0, y el tipo de pago contiene un costo
adicional, este valor ser restado. En caso de que despus de restar el costo adicional, el resultado
de la operacin es negativo, entonces el equilibrio ser cero.
Estado actual del informe de gastos. Puede ser:
0 abierta
1-Presentar
2-Autorizado
3 Aprobado-
4-Pagado
Fecha de aprobacin.
Fecha de pago y el tipo de pago.
Por lo que el informe de gastos no est autorizado (opcional).
Por lo que el informe de gastos no est aprobado (opcional).
Comentarios relacionados con el pago (opcional).
2.2 Expense line- lnea de gastos
Each expense is specified in a line. Data to be stored:
Line number: each expense report will have its own list number
Expense date
Expense type: (Kilometres, rent a car, plane ticket, lunch bill etc.)
Units: Number of elements defined as expense. For example, kilometres, lunch invoice
number, etc. Its default value is 1
Price: It represents the price per unit. It is assigned depending on the type of
Expense.
Expense description: a short description about the expense. For example:
Plane ticket from Barcelona to Munich or
Lunch ticket in Gourmet Restaurant with customers (CHG Company)
Total expense: price * units
Cada gasto se especifica en una lnea. Los datos que se almacenan:
Nmero de lnea: cada informe de gastos tendr su propio nmero de la lista fecha de gastos
Tipo de gasto: (Kilmetros, alquiler de coches, billetes de avin, comidas factura, etc)
Unidades: Nmero de elementos definidos como gastos. Por ejemplo, kilometros, nmero de
factura del almuerzo, etc Su valor por defecto es 1
Precio: Representa el precio por unidad. Se asigna dependiendo del tipo de
Gastos.
Descripcin de gastos: una breve descripcion de los gastos. Por ejemplo:
"Billete de avin de Barcelona a Munich" o
"ticket Almuerzo en Restaurante Gourmet con los clientes (CHG Sociedad)
Unidades Precio *: Gasto total
2.3 Expense type- tipo de gastos

An expense type contains all kinds of possible expenses that can be added into an expense report.
For example, rent a car, petrol ticket, etc.
Expense type code. Maximum length 4 characters.
Short description about the expense type
Is a fixed price by the company?
Fixed / recommended price.
Un tipo de gasto contiene todo tipo de posibles gastos que se pueden agregar a un informe de
gastos. Por ejemplo, alquilar un billete de gasolina de automviles, etc
Cdigo de tipo de gastos. Longitud mxima de 4 caracteres.
Breve descripcin sobre el tipo de gasto
Es un precio fijado por la empresa?
Fijo / precio recomendado.
2.4 Payment type- tipo de pago
It contains all possible ways that the company can return the money spent by its company.
The payment type can be changed during the expense report process.
It is not mandatory to link a payment type when an expense report is created. It can be linked
during the expense report process. But before paying an expense report, it must be related to a
payment type.
The information related to a payment type is:
Expense type code: It must be unique. Maximum length 4 characters.
Short description about the expense type
Extra charge?: Some payment types have extra charges that decrease the amount to be
paid to the employee. By default, the quantity is zero.
Extra charge percentage: this field indicates if the quantity as extra charge is a simple
amount or a percentage of the total amount of the expense report
Contiene todas las maneras posibles que la empresa puede devolver el dinero gastado por su
empresa.
La forma de pago puede ser cambiado durante el proceso de informe de gastos.
No es obligatorio para vincular un tipo de pago cuando se crea un informe de gastos. Puede estar
vinculado durante el proceso de informe de gastos. Pero antes de pagar un informe de gastos,
debe estar relacionado con un tipo de pago.
La informacin relacionada con un tipo de pago es:
Cdigo del tipo de gastos: Debe ser nico. Longitud mxima de 4 caracteres.
Breve descripcin sobre el tipo de gasto
Con cargo:? Algunos tipos de pago tienen cargos adicionales que disminuyen la cantidad a pagar
al empleado. Por defecto, la cantidad es igual a cero.
Porcentaje de carga extra: este campo indica si la cantidad como suplemento es una cantidad
simple o un porcentaje de la cantidad total del informe de gastos
2.5 Department-Departamento
An employee can be a member only of one department. Each department has a manager that is
an employee of this department.
Department code: It must be unique. Maximum length 4 characters.
Department name
Department manager
Number of active employees that belong to this department
Un empleado puede ser un nico miembro de un departamento. Cada departamento tiene un
director que es un empleado de este departamento.
Cdigo de seccin: Debe ser nico. Longitud mxima de 4 caracteres.
nombre del departamento
director de departamento
Nmero de empleados activos que pertenecen a este departamento
2.6 Project- proyeto
A project can be developed by a group of employees. In the same way, an employee can work in
several projects. A project is managed by the Department Manager and he can add or remove
employees of the working group.
Project code: It must be unique. Maximum length 4 characters.
Project name
Number of employees that are working on the project
Total of expense reports related to the project
Un proyecto puede ser desarrollado por un grupo de empleados. De la misma manera, un
empleado puede trabajar en varios proyectos. Un proyecto est dirigido por el Director del
Departamento y se puede agregar o quitar los empleados del grupo de trabajo.
Cdigo del proyecto: Debe ser nico. Longitud mxima de 4 caracteres.
nombre del proyecto
Nmero de empleados que estn trabajando en el proyecto
Total de informes de gastos relacionados con el proyecto
2.7 Employee- Empleado
This is the set of all the employees belonging to the company.
Employee code: It must be unique. Maximum length 4 characters.
Name and Surname
Address, telephone and e-mail
Department
Is he a Department Manager?
Fired (now, he is not working for this company)
Este es el conjunto de todos los empleados que pertenecen a la empresa.
Cdigo de empleado: Debe ser nico. Longitud mxima de 4 caracteres.
Nombre y Apellidos
Direccin, telfono y e-mail
departamento
Es un Gerente del Departamento?
Fired (ahora, no est trabajando para esta empresa)
2.8 Department Manager- Director de departamento

An employee can be a Department Manager of his department. Then, he will have extra
functionality. For each department, it is not possible to have more than one manager. When an
employee who is Department Manager is moved to another department, he will be a normal
employee in the new Department.
Employee Code: It must be unique. Maximum length 4 characters. It is recommended
using the Employee initials.
Department which is the Manager.
Un empleado puede ser un gerente de departamento de su departamento. A continuacin, tendr
la funcionalidad extra. Para cada departamento, no es posible tener ms de un administrador.
Cuando un empleado que es Director del Departamento se traslada a otro departamento, que ser
un empleado normal en el nuevo Departamento.
Cdigo del empleado: Debe ser nico. Longitud mxima de 4 caracteres. Se recomienda el uso de
las iniciales del empleado.
Departamento que es el Manager.
2.9 Users - usuarios
Users do not belong to the employees group.
User code: It must be unique. Maximum length 4 characters.
Name and surname
E-mail (optional)
Depending on the access level, a user can be specified as:
Accounts User
Accounts Manager
Administrator
Los usuarios no pertenecen al grupo de empleados.
Cdigo de usuario: Debe ser nico. Longitud mxima de 4 caracteres.
Nombre y apellidos
E-mail (opcional)
Dependiendo del nivel de acceso, un usuario puede especificar como:
Cuentas de usuario
Gerente de Cuentas
Administrador