En el ciclo de egresos se encuentran dos divisiones las cuales se detallaran en
este trabajo. Estos ciclos son:
Ciclo de Egresos-Compras Ciclo de Egresos-Nominas
I. Ciclo de Egresos-Compras
Este ciclo es tambin llamado de adquisicin y pago, y se dedica usualmente a clasificar la adquisicin de los recursos entre diversas cuentas de activo y de gastos. En ste ciclo existe cierta clasificacin de cuentas las cuales varan entre el recibo de los recursos y el desembolso del efectivo, las cuentas a pagar y diversos pasivos acumulados, tambin se afectan directamente por este ciclo, las cuales se detallan a continuacin.
Funciones Tpicas
Funciones de Ejecucin
a. Solicitud de Compra b. Solicitud de Cotizacin c. Seleccin del mejor cotizante d. Preparacin de solicitud de compra e. Autorizacin para la adquisicin de bienes y servicios f. Funcin especfica de compras g. Recepcin de mercancas y suministros h. Control de calidad de las mercancas y servicios adquiridos i. Verificacin y aprobacin de los pagos
Funciones de Registro
a. Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados b. Distribucin de las compras a las cuentas apropiadas c. Actualizacin de los registros de inventarios y costos para controlar las compras o devoluciones a proveedores d. Desembolsos y registro de los pagos e. Control de los fondos fijos de caja f. Actualizacin del diario de: compra de bienes y servicios, pagos, notas de dbito y crdito emitidas pro proveedores g. Actualizacin de los sub mayores de: caja, inventarios, propiedades, proveedores y compras
Funciones de Custodia a. Proteccin de inventario b. Mantener registros correctos de inventarios
Es importante detallar que en cada ciclo hay ciertas actividades o asientos los cuales son comunes al ciclo debido a la naturaleza de sus actividades; en ste ciclo los asientos comunes son:
Compras Desembolso de Efectivo Ajustes Distribucin de Cuentas Pagos adelantados acumulaciones
Para los asientas mencionados anteriormente, es necesario que figuren ciertos documentos de acuerdo a la necesidad de cada asiento, los cuales pueden ser:
Solicitudes de Compras rdenes de Compra Documentos de Recepcin Facturas de Proveedores Notas de Dbito y de Crdito Comprobantes Solicitudes de Cheques Cheques Autorizaciones para desembolsos de proyectos
En ste ciclo tambin es muy importante el control interno, lo cual se detalla de la siguiente manera incluyendo los objetivos de control interno de acuerdo a cada funcin, tomando en cuenta lo siguiente:
Las transacciones se ejecutan adecuadamente
a. Autorizacin
Requisicin preparada manual o electrnicamente por cada departamento. Cada solicitud o requisicin ser firmada por un supervisor quien debe tener autorizacin para el tipo de erogacin. El departamento de compras tiene la autoridad de colocar o expedir rdenes de compra respecto a bienes y servicios que le han solicitado.
Antes de colocar un pedido, el departamento de compras debe cerciorarse de cul es la mejor fuente de abastecimiento y en relacin de los artculos importantes ser necesario pedir cotizaciones. Una orden de compra autorizada constituye la autorizacin para recibir mercaderas y servicios. La autorizacin de pagos de bienes y servicios se origina en el departamento de cuentas por pagar a travs de la formulacin de una cuenta por pagar, culmina con el cheque firmado por personas autorizadas. Los proveedores deben autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la Gerencia. En los criterios de seleccin de proveedores que utilizan las empresas, estos deben especificar estndares para los proveedores potenciales.
El precio y condiciones de los bienes y servicios que han de suministrar los proveedores deben autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la Gerencia. Las distribuciones de cuentas y los ajustes los desembolsos de efectivo y cuentas de los proveedores, cuentas de pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la Gerencia. Todos los pagos pro bienes y servicios recibidos deben efectuarse de acuerdo con polticas adecuadas por la Gerencia, tambin deben establecerse y mantenerse procedimientos de proceso del ciclo de compras de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la Gerencia.
b. Segregacin de Funciones
Las funciones bsicas involucradas en la ejecucin transacciones de compras y desembolsos de efectivo sern asignadas a diferentes departamentos e individuos. El almacn, administracin, contabilidad, entre otros departamentos enviaran sus requisiciones de artculos, activos o servicios que necesiten al departamento de compras, en donde se inician y aprueban estas requisiciones. Tambin se toma en consideracin el orden de la compra de los artculos solicitados, esto tambin es realizado por el departamento de compras, en donde se elaboran, aprueban y expiden las rdenes.
El departamento de recepcin recibir los artculos ordenados y debe contar e inspeccionar los artculos y dems activos recibidos, entregar los artculos recibidos al departamento iniciador, obtener recibo de firmado del departamento solicitante, y preparar reportes de recepcin. La bodega recibir los artculos para inventario y debe mantener la custodia de los mismos.
La preparacin de comprobante de pago le corresponde a cuentas por pagar, para lo cual necesita la factura, sello de recibido, y autorizacin para emitir el cheque. El departamento de tesorera, prepara, firma y remita el cheque del proveedor a la persona que efectuara el pago. Cada uno de los departamentos que se ven involucrados en el tramite emitir un resume diario o mensual de las adquisiciones. Todos los tramites deben ir en formas pre numeradas.
El departamento de cuentas por pagar deber seguir el siguiente procedimiento: 1. Confirmar que coincidan la factura del proveedor con el aviso de recepcin y orden de compra. 2. Determinar la correccin matemtica de la factura del proveedor. 3. Indicar en los documentos que la verificacin anterior con sus respectivos pagos se han realizado. 4. Preparar la cuenta por pagar por duplicado, y adjuntar los documentos de soporte. 5. Aprobar el documento de pago, teniendo a una persona que firme la cuenta por pagar.
El departamento de tesorera quien tendr que emitir el cheque de pago deber tomar en cuenta los siguientes procedimientos de control.
1. El banco debe ser notificado de los nombres de las personas que tienen autorizacin para firmar cheques y debe enviarse las muestras de sus firmas las que quedaran en el banco. 2. Se utilizaran cheques de la compaa impresos y pre numerados. 3. Un protector de cheques deber emplearse al imprimir la cantidad del cheque. 4. Cada uno de los cheques estar respaldado por una cuenta por pagar e ir acompaado por aviso de remesa de fondos. 5. Las personas autorizadas para firmar cheques verificaran toda la documentacin de soporte antes de firmar un cheque.
c. Procedimientos de Documentacin
La documentacin se considera necesaria para cada uno de los pasos bsicos de la funciones de compras y desembolsos de efectivo. Los documentos clave sern la requisicin de compra y la orden de compra. Dado que las requisiciones de compra son originadas en cualquier departamento, solo en raras ocasiones podrn ser pre numeradas. Las rdenes de compra son formuladas por el departamento de compras y deben tener una descripcin precisa de los artculos y servicios deseados, cantidades, precios y nombre y domicilio del proveedor. Estn pre numeradas y firmadas de autorizadas.
La transacciones deben estar debidamente registradas
a. Separacin de Funciones
El personal de contabilidad que registra estas transacciones no participara en la ejecucin de las transacciones, asimismo, dentro del departamento de contabilidad, las personas que contabilizan en diarios las cuentas por pagar, no sern las encargadas del archivo de cuentas por pagar no liquidada. Contabilizar en el diario las transacciones de compras y desembolsos y hacer los pases al mayor es responsabilidad de contabilidad general, pendientes de liquidar, ser el encargado de cuentas por pagar, quien las tendr que archivar adecuadamente. Actualizar los registros de inventarios ser el encargado de inventarios y tendr que afectar con las compras los mayores auxiliares. El departamento de contabilidad deber asegurarse de la correcta clasificacin de cuentas y averiguar partidas extraas en el catlogo de cuentas. El registro de cheques deber estar de acuerdo con los datos contenidos en el cheque.
b. Registros Contables y Procedimientos
Los documentos fuente primarios para los asientos contables los constituye al cuenta por pagar aprobada y luego el cheque de pago. Al contabilizar las cuentas y averiguar partidas extraas, consultando el catlogo de cuentas. Los procedimientos contables tambin incluyen el afectar los registros de inventarios por razn de las compras. Los asientos en el registro de cheques debern estar de acuerdo con los datos contenidos en el cheque. Los cheques no constituyen desembolsos en tanto no sean entregados al beneficiario.
c. Verificacin Interna Independiente
Contabilidad recibe resmenes diarios de cuentas por pagar y cheques los cuales se compararan con los totales de los registros de las mismas cuentas. Se verificara la secuencia numrica de los asientos.
Custodia de los Activos
Los inventarios, activos fijos y efectivo en bancos, constituyen los principales tipos de activos asociados con este ciclo. La proteccin del inventario recae sobre el departamento de almacn o bodega y su principal control es el acceso restringido al personal autorizado. Mantener registros correctos de los inventarios corresponde a la contabilidad, los saldos registrados deben ser comparados con los activos disponibles y tal actividad debe realizarse peridicamente.
En este ciclo tambin se toman en consideracin algunas cuentas para el Libro Mayor o Centralizador, las cuales son:
Caja Cuentas por Pagar Inventarios Activos Fijos Gastos de Fabricacin II. Ciclo de Egresos-Nomina
Para ste ciclo las transacciones relacionadas con las nminas involucran os eventos y transacciones que corresponden a las remuneraciones a ejecutivos y empleados. Este tipo de transacciones incluyen; personal asalariado, obreros que se les paga por hora o sobre una base de incentivo, comisiones al personal de ventas, premios a ejecutivos, planes de pensiones y de participacin de utilidades, vacaciones pagadas, prestaciones a los empleados, ejemplo: el seguro mdico.
Funciones Tpicas
Ejecucin
a. Reclutamiento, contratacin, promocin y despido de personal. b. Relaciones laborales e industriales. c. Capacitacin y evaluacin del personal. d. Preparacin de informes de asistencia. e. Preparacin, autorizacin, clculos, control y pago de nminas. f. Autorizacin, pago y recuperacin de anticipos varios. g. Nminas de ejecutivos, gerencia y confidenciales.
Registro
a. Contabilizacin en diarios de las transacciones relacionadas con la nmina y pase a las cuentas mayor. b. Actualizar los registros de empleados. c. Determinar el costo de mano de obra.
Custodia
a. Proteccin de fondos de nmina. b. Proteger los registros de nminas. c. Mantener la correccin de las cuentas bancarias sobre nminas.
En ste ciclo hay ciertas actividades o asientos los cuales son comunes al ciclo debido a la naturaleza de sus actividades; en ste ciclo los asientos comunes son:
Nminas pagadas. Beneficios de empleados pagados. Distribuciones de mano de obra. Ajustes de nmina. Pagos adelantados acumulaciones. Proyectos adquisicin y pago.
Para los asientas mencionados anteriormente, es necesario que figuren ciertos documentos de acuerdo a la necesidad de cada asiento, los cuales pueden ser: Solicitud de empleo. Entrevista y prueba de empleo. Seleccin preliminar. Exmenes fsicos. Aviso de promocin y traslado del personal. Aviso de aumento salarial. Despido del personal. Liquidacin de prestaciones laborales Entre otras cuentas.
En ste ciclo al igual que los dems, tambin es muy importante el control interno, lo cual se detalla de la siguiente manera incluyendo los objetivos de control interno de acuerdo a cada funcin, tomando en cuenta lo siguiente:
Las transacciones de nminas estn adecuadamente ejecutadas
a. Autorizacin
Los empleados son contratados de conformidad con los criterios establecidos por la administracin. Los salarios, deducciones, cambios de puestos, y despidos deben ser debidamente autorizados. Los registros apropiados deben ser mantenidos y el tiempo trabajado es aprobado apropiadamente. El pago de remuneraciones del empleado se realiza a empleados que realmente trabajan con la empresa sobre base de datos aprobados y autorizados.
b. Segregacin de funciones
La contratacin de empleados la hace el departamento de personal, quien evala las capacidades de los solicitantes sobre la base de descripcin de puestos y polticas de contratacin, expidiendo autorizacin de empleo. Personal, expedir autorizaciones de salarios, deducciones de nminas, transferencias y terminacin de relaciones laborales, manteniendo registro de personal para cada empleado. Control de tiempo, supervisara la perforacin de tarjetas de reloj de tiempo, elaboracin de boletas de tiempo. Nminas, expedir la nmina de acuerdo con los controles de tiempo, clculos de sueldos, descuentos y solicitara a Tesorera la emisin del cheque.
c. Controles fsicos y verificacin interna independiente.
Un control fsico bastante conocido lo constituyen los relojes de tiempo para determinar el total de horas trabajadas. Cuando se utiliza tal equipo, frecuentemente se asignan supervisores para vigilar que los empleados perforen sus tarjetas en el reloj.
Dentro de las aplicaciones de verificacin constituye tener un segundo empleado que le de validez:
a. La correccin de los datos de nmina calculados para cada empleado. b. Que corresponda a los importes de los cheques con las cantidades correspondientes en el registro de nminas. c. Que concuerden los datos que se presentan en la planilla del IGSS.
Las transacciones de nminas estn debidamente registradas
a. Separacin de Funciones
El personal de contabilidad que registra las transacciones de nmina no deber preparar o pagar la nmina. El personal encargado de llevar los registros de empleados y boletas de tiempo debidamente costeadas tampoco se encargara del registro de la nmina o de efectuar los pases de transacciones al mayor.
b. Registros Contables y Procedimientos
Los registros contables consisten en libros de primera anotacin, las cuentas que se manejan en el mayor general y que concretamente son las cuentas de gastos por salarios y de pasivos relacionados con las nminas. Los resmenes de nminas proporcionan la base para contabilizar en el diario, la nmina, en tanto que la cuentas por pagar y los cheques proporcionan los datos para el registro de pagos de la nmina.
c. Verificacin Interna Independiente
Cerciorarse que concuerde la nmina y los resmenes de distribucin de costos de mano de obra con los totales del registro de nminas dentro de la contabilidad general. Cerciorarse que concilien los costos que se muestren en las boletas de tiempo con los pases que se hacen a las rdenes de produccin o a la hoja de costos de produccin segn el sistema de contabilidad de costos que se utilice. Custodia apropiada de los fondos para nmina:
1. Tesorera es la encargada de la proteccin de los fondos para nminas. El acceso a cuentas bancarias y sueldos no reclamados es restringido a personal autorizado. 2. Nminas, tendr el acceso restringido a personal autorizado a los registro de nminas. 3. Contabilidad cotejara peridicamente los saldos bancarios.
Entre las cuentas de Mayor o Centralizador se utilizaran las siguientes: Mano de Obra Directa Sueldos y Salarios Cuentas por Pagar Caja y Bancos
Entre la informacin que se deber incluir en los libros o asientos son:
Referencias personales Nombre de empleados e informacin conexa Tipos de retribucin Elementos de beneficios a empleados Registros de salarios de empleados
De sta manera se concluyen las dos divisiones del Ciclo de Egresos, las cuales se detallaron y se incluyeron ejemplos de asientos y tambin se incluyeron algunos procedimientos de acuerdo al ciclo y la actividad.