UNIT PENGURUSAN ASET ALIH

BAHAGIAN PEROLEHAN DAN PENGURUSAN ASET

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
PENGENALAN
SISTEM PENGURUSAN ASET (SPA)
SPA dibangunkan mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil.5
Tahun 2007 dan berfungsi daripada penerimaan aset sehingga
kepada proses pelupusan atau hapuskira.
PENGGUNA
SISTEM
Pendaftar Aset
Pegawai
Penempatan
Pegawai
Pengesah
Modul
Pendaftaran
Modul
Penempatan
Modul
Pergerakan /
Pinjaman
Modul
Penyelengga-
raan
Modul
Pemeriksaan
Modul
Laporan
Modul
Pelupusan
Modul
Kehilangan
Modul
Pentadbir
Modul
Pembekal
Modul
Pengurusan
Kod
Pengesahan
Pendaftaran
Barcode
Generator
PDF
Generator
Modul
Susut Nilai

FASA 1


FASA 3


FASA 2

SPA dibahagikan kepada 3 fasa iaitu Fasa 1, Fasa 2 dan Fasa 3.
KEPERLUAN
PELAKSANAAN SPA
BAGI
Penyediaan Data Asas SPA
Bengkel Peluasan SPA Fasa 1
Task-Force kunci masuk data
Bengkel Peluasan SPA Fasa 2
Maklumat Organisasi
Data Perjawatan
Maklumat Lokasi
Pelan Lantai
KEW.PA-8 terkini
Sebelum SPA dapat
dilaksanakan di Jabatan,
Data Asas SPA perlu
disediakan. Ini bertujuan
untuk membina rumah
Jabatan masing-masing
dalam SPA sebelum
pendaftaran aset boleh
dimulakan.
Kesilapan yang biasa dibuat dalam penyediaan data asas SPA
Carta organisasi dan
maklumat perjawatan
tidak selari
Menyatakan status
perkahwinan dan status
perjawatan dalam
Lampiran B
Maklumat kod ruang
dalam pelan lantai
(Lampiran D) tidak selari
dengan senarai kod
lokasi (Lampiran C)
Menggunakan kod lokasi
yang salah. Contoh:
B01, R1, 01.002 dsb
Cara penentuan kod
ruang yang tidak tepat:
Kod ruang dikira terus
menerus daripada
aras/blok pertama
hingga aras/blok
terakhir
Kod ruang ditentukan
tidak mengikut arah
jam atau tidak
berturutan
Meletakkan kontraktor /
pembekal sebagai
pegawai
bertanggungjawab di
lokasi
Tidak menyatakan
Bahagian / Jabatan /
Cawangan / Unit dalam
Lampiran B
Pentadbir SPA mempunyai
akses penuh terhadap
sistem ini.
Pentadbir SPA
bertanggungjawab
sepenuhnya ke atas
pelaksanaan dan
keselamatan SPA
Modul
Pentadbir
Mendaftar harta modal dan
inventori.
Pengesahan pendaftaran
perlu dibuat oleh pegawai
pengesah setelah
dipastikan maklumat yang
didaftarkan adalah tepat
dan betul
Modul
Pendaftaran
Mengemaskini rekod
penempatan kepada aset-
aset yang
dipertanggungjawab ke
atasnya
Modul
Penempatan
Pengurusan kod lokasi
Pengurusan kod klasifikasi
aset (dikawal sepenuhnya
oleh Perbendaharaan)
Modul
Pengurusan
Kod
Mendaftar maklumat
pembekal baru, kemaskini
maklumat sedia ada dan
padam maklumat pembekal
Modul
Pembekal
Berdasarkan
KEW.PA-2 dan
KEW.PA-3
(manual) yang ada
Pastikan cara
pendaftaran pada
KEW.PA-2 dan
KEW.PA-3
mengikut TPA PP
Bil. 5/2007
Pastikan aset
masih wujud
Modul Pergerakan /
Pinjaman
Merekod semua
pinjaman atau
pergerakan ayng
dibuat atas aset
Menyemak status
pinjaman aset
Membuat
pemerhatian pada
pergerakan dan
peminjaman aset
Modul
Penyelenggaraan
Merekod semua
aktiviti
penyelenggaraan
aset bermula
daripada aduan
kerosakan,
kelulusan
permohonan
penyelenggaraan
hingga ke aktiviti
penyelenggaran
itu sendiri.
Modul Pemeriksaan
Task Pemeriksaan
Senarai
Pemeriksaan
Senarai Diperiksa
Laporan
Pemeriksaan
1 2 3
KEPERLUAN
PELAKSANAAN SPA
PERALATAN
Barcode Printer (ZEBRA)
Model: GK 420t
Resin Ribbon
Barcode Scanner
(MOTOROLA)
Model: LS2208
Label Sticker
SEKIAN,
TERIMA KASIH
SYUHAIDA SAFIAN | 8884 6836
NORZULSYAZWANI ZULKIFLI | 8884 6924
Maklumat organisasi yang diperlukan
adalah seperti berikut:
Nama
Agensi
Alamat Kod label Kod PTJ
Carta
organisasi
Borang yang perlu diisi
Maklumat
perjawatan
hendaklah
yang
terkini dan
selari
dengan
carta
organisasi
Bahagian / Jabatan / Unit / Cawangan /
Nama pegawai
No. Kad Pengenalan
Jawatan
Gred
Status (Tetap / Kontrak dsb)
Gelaran Jawatan
Borang yang perlu diisi
Boleh merujuk kepada maklumat lokasi daripada
Sistem Penguruan Aset Tak Alih (mySPATA)
Blok
Bangunan
Aras
Ruang
Kaedah
penentuan dan
daftar lokasi perlu
mengikut
peringkat sperti
berikut:
Bangunan atau suatu
binaan yang mempunyai
bumbung, dinding, pintu
masuk dan boleh diakses
dengan sempurna dalam
sesuatu premis
Aras lantai bagi setiap
tingkat bangunan
termasuk aras paling
atas (bumbung)
Bahagian bangunan
yang dikepung oleh
dinding atau bahagian
bangunan yang terbuka
dan mempunyai
elemen yang
memerlukan
penyenggaraan
Contoh penentuan blok:
Gelanggang Bola Keranjang
(500m2)
Gelanggang
Tenis ( 500m2)
Parkir Berbumbung
(200m2)
Tangki Air
(200m2)
C
B
H
G
F
E
D
A
I
J
K
L
M
N
O
P
Jalan (dalam premis)
(1000m2)
Pelan keseluruhan agensi
yang telah dilabelkan kod
perlu dikemukakan
Kaedah penentuan aras:


Aras 3
Aras Tanah
Aras 1
Aras 2
Kiraan bermula daripada aras pertama yang menyentuh
tanah dan ke atas
Aras Atas
Tanah
Kaedah penentuan aras:


Kiraan bermula daripada aras pertama yang menyentuh
tanah dan ke bawah
Aras Bawah
Tanah
Aras Tanah
Aras B1
Aras B2
Aras 1
001
002 003
004
005
006 007
008
009
010
011 012
013
014
015
016
RUANG MULA
Contoh penentuan ruang:
Borang yang perlu diisi
A, B, C,..
01, 02, 03,.. (2 digit)
001, 002, 003,.. (3 digit)
001
002 003
004
005
006 007
008
009
010
011 012
013
014
015
016
RUANG MULA
Borang yang perlu diisi
KEW.PA-8 yang dikemukakan akan menjadi asas
perkiraan prestasi daftar masuk aset ke SPA
KEW.PA-8 SPA
x 100 %

KEW.PA-8 Manual
Peratus Kemasukan
Data
=
Borang yang perlu diisi