SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN PAJAK KENDARAAN BERMOTOR (PKB)
ONLINE PADA KANTOR SAMSAT
KOTA DENPASAR BAB 1. Latar belakang Pelayanan publik kepada masyarakat merupakan salah satu tugas atau fungsi penting.Pelayanan publik merupakan unsur yang sangat penting dalam penyelenggaraan pemerintahan karena menyangkut aspek kehidupan yang sangat luas.Pelayanan prima dengan memanfaatkan teknologi informasi merupakan salah satu syarat terselenggaranya kepemerintahan yang baik (good governance) dan pemerintahan yang bersih (clean government) serta terwujudnya tranparansi dan akuntabilitas telah menjadi ajang persaingan peningkatan pelayanan antar instansi.Kantor Bersama SAMSAT (Sistem Administrasi Manungggal Satu Atap) merupakan salah satu tempat pelayanan publik yang menangani pembayaran Pajak Kendaraan Bermotor (PKB), Bea Balik Nama Kendaraan Bermotor (BBNKB) pengesahan Surat Tanda Nomor Kendaraan Bermotor (STNK) dan Sumbangan Wajib Dana Kecelakaan Lalu Lintas Jalan (SWDKLLJ) yang akan selalu berubah menyesuaikan dengan kondisi perkembangan masyarakat yang selalu menuntut adanya peningkatan pelayanan publik. Dunia teknologi informasi yang selalu berkembang secara real time merupakan alternatif untuk mengembangkan peningkatan pelayanan yang disinergikan untuk memberikan akses kemudahan, kesederhanaan, kejelasan, kepastian waktu, akurasi data kepada wajib pajak. Berdasarkan uraian diatas penulis tertarik untuk membahas tentang SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN PAJAK KENDARAAN BERMOTOR (PKB) ONLINE PADA KANTOR SAMSAT KOTA DENPASAR.
2. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Sistem Administrasi Manunggal Satu Atap (disingkat Samsat), Sistem Administrasi Manunggal Satu Atap (disingkat Samsat), atau dalam Bahasa Inggris One Roof System, adalah suatu sistem administrasi yang dibentuk untuk memperlancar dan mempercepat pelayanan kepentingan masyarakat yang kegiatannya diselenggarakan dalam satu gedung. Contoh dari samsat adalah dalam pengurusan dokumen kendaraan bermotor. Samsat merupakan suatu sistem kerjasama secara terpadu antara Polri, Dinas Pendapatan Provinsi, dan PT Jasa Raharja (Persero) dalam pelayanan untuk menerbitkan STNK dan Tanda Nomor Kendaraan Bermotor yang dikaitkan dengan pemasukan uang ke kas negara baik melalui Pajak Kendaraan Bermotor (PKB), Bea Balik Nama Kendaraan Bermotor, dan Sumbangan Wajib Dana Kecelakaan Lalu Lintas Jalan (SWDKLJJ), dan dilaksanakan pada satu kantor yang dinamakan "Kantor Bersama Samsat". Dalam hal ini, Polri memiliki fungsi penerbitan STNK; Dinas Pendapatan Provinsi menetapkan besarnya Pajak Kendaraan Bermotor (PKB) dan Bea Balik Nama Kendaraan Bermotor (BBN-KB); sedangkan PT Jasa Raharja mengelola Sumbangan Wajib Dana Kecelakaan Lalu Lintas Jalan (SWDKLLJ). Lokasi Kantor Bersama Samsat umumnya berada di lingkungan Kantor Polri setempat, atau di lingkungan Satlantas/Ditlantas Polda setempat. Samsat ada di masing-masing provinsi, serta memiliki unit pelayanan di setiap kabupaten/kota. 2.2 Pengertian Pelayanan Publik Pelayanan publik atau pelayanan umum dapat didefinisikan sebagai segala bentuk jasa pelayanan, baik dalam bentuk barang publik maupun jasa publik yang pada prinsipnya menjadi tanggung jawab dan dilaksanakan oleh Instansi Pemerintah di Pusat, di Daerah, dan di lingkungan Badan Usaha Milik Negara atau Badan Usaha Milik Daerah, dalam rangka upaya pemenuhan kebutuhan masyarakat maupun dalam rangka pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan. Berdasarkan organisasi yang menyelenggarakannya, pelayanan publik atau pelayanan umum dapat dibedakan menjadi dua, yaitu: 1. Pelayanan publik atau pelayanan umum yang diselenggarakan oleh organisasi privat, adalah semua penyediaan barang atau jasa publik yang diselenggarakan oleh swasta, seperti misalnya rumah sakit swasta, PTS, perusahaan pengangkutan milik swasta. 2. Pelayanan publik atau pelayanan umum yang diselenggarakan oleh organisasi publik. Yang dapat dibedakan lagi menjadi : 1. Yang bersifat primer dan,adalah semua penyediaan barang/jasa publik yang diselenggarakan oleh pemerintah yang di dalamnya pemerintah merupakan satu-satunya penyelenggara dan pengguna/klien mau tidak mau harus memanfaatkannya. Misalnya adalah pelayanan di kantor imigrasi, pelayanan penjara dan pelayanan perizinan. 2. Yang bersifat sekunder, adalah segala bentuk penyediaan barang/jasa publik yang diselenggarakan oleh pemerintah, tetapi yang di dalamnya pengguna/klien tidak harus mempergunakannya karena adanya beberapa penyelenggara pelayanan. 2.3 Proses yang Ditangani Pihak SAMSAT Berikut adalah proses-proses yang ditangani oleh pihak SAMSAT, yaitu : 1. BBN 1 (Kendaraan Baru) Proses yang dilakukan penyerahan KTP, Faktur , Cek Fisik kendaraan. Pengambilan Nomor Registrasi dan Nomor BPKB di TU SAMSAT. Notice keluar beserta SSPD (Jumlah Total Pembayaran si wajib pajak Kendaraan Baru). Lalu dibayarkan ke BPKD, kemudian STNK dan SKPD yang dianggap sah akan keluar. Kepemilikan kendaraan baru telah sah
2. BBN 2 (Syarat untuk melakukan proses BBN 2 harus ada STNK dan BPKB) Tukar Nama Ganti Nomor Polisi Ganti Alamat / Pindah Alamat RUBENTINA (Rubah Bentuk Ganti Warna) STNK hilang
3. Perpanjangan Pajak Perpanjangan pajak 1 tahun hanya dengan stempel Perpanjangan pajak 5 tahun, dengan melakukan tes fisik kendaraan terlebih dahulu (Birokrasi)
2.4 Samsat online. Adalah layanan Pengesahan STNK, Pembayaran PKB dan SWDKLLJ pada Kantor Bersama SAMSAT dengan menggunakan sistem jaringan interkoneksi dan memungkinkan Wajib Pajak melakukan transaksi tanpa terikat pada domisili atau wilayah 2.5 Sistem Dan Prosedur Layanan SamsatLink (Online) 1. Layanan SAMSAT Link dilaksanakan khusus untuk pengesahan STNK setiap tahun yang dilakukan diluar wilayah Kantor Bersama SAMSAT bersangkutan 2. Layanan SAMSAT Link tidak melayani kendaraan blokir 3. Wajib Pajak dapat menguasakan kepada orang lain dengan Surat Kuasa 4. Layanan SAMSAT Link dilaksanakan sampai dengan pembayaran/pengesahan, apabila sampai batas waktu pelayanan hari itu tidak dilakukan pembayaran, maka proses pembayaran dilakukan pada Kantor Bersama SAMSAT asal atau domisili 5. Apabila terdapat gangguan komunikasi data, maka pelayanan dapat dilakukan dengan melakukan perekaman data pada master link,setelah komunikasi data berfungsi maka proses data akan dilakukan rekonsiliasi dengan data induk pada masing-masing Kantor Bersama SAMSAT 2.6 Tinjauan umum tentang Pajak Kendaraan Bermotor (PKB) Pajak Kendaraan Bermotor adalah pajak yang dipungut oleh daerah atas kepemilikan dan/ atau penguasaan kendaraan bermotor sedangkan yang dimaksud dengan kendaraan bermotor adalah semua kendaraan beroda 2 atau lebih beserta gandengan nya yang disemua jenis jalan-jalan darat dan digerakkan oleh peralatan teknik berupa motor atau peralatan lainnya yang berfungsi untuk mengubah suatu sumber daya energi tertentu menjadi tenaga gerak kendaraan bermotor yang bersangkutan termasuk alat-alat berat dan alat-alat besar lainnya yang bergerak.
BAB II 3.1 PERANCANGAN MODUL SISTEM Perancangan modul Sistem Informasi Samsat adalah : 1. Modul Bea Balik Nama 2. Modul Pembayaran Pajak 3. Modul Administrasi 4. Modul Kepegawaian 5. Modul Laporan
Gambar Perancangan Modul
Mulai Selesai Modul PembayaranPaj ak Modul Administrasi Modul Kepegawai an Modul BeaBal ik Nama Modul Laporan
3.1.1 Modul Bea Balik Nama
No. : 1 STANDAR OPERATING PROCEDURE Halaman : 7 Judul Pembuatan STNK Baru Revisi : 2
Definisi Melakukan pembuatan Surat Tanda Nomer Kendaraan yang baru.
Tujuan Mencetak Surat Tanda Nomer Kendaraan yang baru
A.Petugas pendaftaran 1) Petugas pendaftaran bagian pelayanan formulir melaksanakan: a) penyediaan dan pemberian formulir serta informasi yang diperlukan kepada pe mohon; b) pembukuan semua formulir yang diterima, dan dikeluarkan serta sisanya setiap hari. 2) pemilik atau yang diberi kuasa, mengisi formulir permohonan dan melampirkan syarat- syarat kelengkapan administrasi serta tanda bukti pendaftaran BPKB yang telah ditetapkan dan menyerahkan kembali kepada petugas loket pendaftaran. 3) Petugas pendaftaran setelah menerima permohonan dan berkas persyaratan, melakukan kegiatan: a) penelitian kelengkapan persyaratan; b) pencocokan dan penelitian tanda bukti pendaftaran BPKB dengan berkas; c) pengembalian tanda bukti pendaftaran BPKB kepada pemohon dengan memberikan stempel cap dan paraf; d) pemberian tanda bukti penerimaan pendaftaran STNK ke pemohon. 4) Setelah semua kegiatan diselesaikan, petugas pendaftaran menyerahkan berkas permohonan kepada petugas pendataan. 5) Proses pendaftaran tersebut selesai + 5 menit BB.Petugas pendataan 1) memasukkan data identitas pemilik dan Kendaraan Bermotor ke dalam sistem komputerisasi, apabila antara BPKB dan STNK sudah on line cukup melakukan pemanggilan data dikomputer dengan memasukkan nomor registrasi dan/atau nomor rangka kendaraan; 24 2) pemasukan data PNBP STNK dan TNKB; 3) Setelah menyelesaikan Prosedur), petugas pendataan menyerahkan berkas ke petugas Pemda dan PT Jasa Raharja dalam rangka penetapan pajak dan SWDKLLJ untuk diterbitkan SSPD yang selanjutnya berkas diserahkan ke petugas korektor Polri. 4) Proses pendataan tersebut selesai + 5 menit C. Petugas korektor 1) menerima berkas dan SSPD dari Petugas Pemda; 2) melaksanakan koreksi terhadap hasil cetak SSPD dengan data identitas pemilik dan kendaraan; 3) setelah koreksi dilaksanakan, apabila dinilai benar petugas korektor membubuhkan paraf pada SSPD dan apabila ada kesalahan diadakan pembetulan dan dicetak ulang; 4) penyerahan SSPD ke petugas Pemda untuk: a) lembar kesatu untuk pemohon dalam rangka pembayaran PKB, BBN-KB, SWDKLLJ dan PNBP; b) lembar kedua untuk diserahkan ke kasir sebagai bahan pengecekan silang. 5) Proses korektor tersebut selesai + 5 menit D. Petugas penerimaan PNBP 1) menerima SSPD dari pemohon; 2) mencocokan data di SSPD dengan data dikomputer; 3) menerima pembayaran dari pemohon; 4) mengirim data pemohon yang sudah melunasi PNBP ke bagian pencetakan STNK dan TNKB; 5) pengembalian tindasan SSPD yang sudah diberi stempel lunas ke pemohon untuk digunakan mengambil STNK, TNKB dan SKPD. 6) Setelah menyelesaikan Prosedur, petugas penerimaan PNBP melakukan pengelolaan untuk penyetoran dana PNBP ke kas negara sesuai ketentuan perundang-undangan. 7) Proses pembayaran tersebut selesai + 5 menit E. Petugas penyerahan 1) menerima berkas STNK dari petugas pembayaran dan menerima TNKB dari petugas TNKB serta SKPD dari petugas Pemda; 2) mencetak dan menggabungkan STNK, TNKB dan SKPD selanjutnya mengumumkan melalui pengeras suara dan/atau layar monitor; 3) menerima tanda bukti SSPD dari pemohon yang sudah di stempel petugas kasir; 4) menyerahkan STNK, SKPD dan TNKB kepada pemohon dengan buku tanda bukti penyerahan dan arsip kepada petugas arsip; 5) Proses penyerahan tersebut selesai + 5 menit 25
F. Petugas arsip 1) menerima berkas arsip STNK dari petugas korektor dan tindasan SKPD dari petugas Pemda; 2) mengelola arsip sesuai ketentuan. 3) Proses pengarsipan tersebut selesai + 5 menit
No. : 2 STANDAR OPERATING PROCEDURE Halaman : 8 Judul Perubahan STNK Revisi : 2
Definisi Melakukan perubahan STNK atas dasar permintaan pemilik kendaraan
Prosedur A. Petugas pendaftaran 1) Petugas pendaftaran bagian pelayanan formulir melaksanakan: a) penyediaan dan pemberian formulir serta informasi yang diperlukan kepada pemohon; b) pembukuan semua formulir yang diterima, dan dikeluarkan serta sisanya setiap hari. 2) Pemilik atau yang diberi kuasa, mengisi formulir permohonan dan melampirkan syarat-syarat kelengkapan administrasi serta tanda bukti pendaftaran BPKB yang telah ditetapkan dan menyerahkan kembali kepada petugas loket pendaftaran. 3) Petugas pendaftaran sebagaimana dimaksud pada ayat (2), setelah menerima permohonan dan berkas persyaratan, melakukan kegiatan: a) penelitian kelengkapan persyaratan; b) peminjaman arsip untuk dilakukan pengecekan silang dengan berkas permohonan; c) pencocokan dan penelitian tanda bukti pendaftaran BPKB dengan berkas; d) pengembalian tanda bukti pendaftaran BPKB kepada pemohon dengan memberikan stempel cap dan paraf; e) pemberian tanda bukti penerimaan pendaftaran STNK ke pemohon; f) pencocokan hasil pemeriksaan fisik Kendaraan Bermotor. 4) Setelah semua kegiatan diselesaikan, petugas pendaftaran menyerahkan berkas permohonan kepada petugas pendataan. 5) Proses pendaftaran tersebut selesai + 5 menit B. Petugas pendataan 1) pendataan identitas pemilik dan Kendaraan Bermotor serta perubahannya ke dalam sistem komputerisasi, apabila antara BPKB dan STNK sudah on line cukup melakukan pemanggilan data dikomputer dengan memasukkan nomor registrasi dan/atau nomor rangka kendaraan; 2) pemasukan data PNBP STNK dan PNBP TNKB apabila ganti nomor registrasi; 3) Setelah menyelesaikan Prosedur, petugas pendataan menyerahkan berkas ke petugas Pemda dan PT Jasa Raharja dalam rangka penetapan pajak dan SWDKLLJ untuk diterbitkan SSPD yang selanjutnya berkas diserahkan ke
petugas korektor Polri. 4) Proses pendataan tersebut selesai + 5 menit C. Petugas korektor 1) menerima berkas dan SSPD dari Petugas Pemda; 2) melaksanakan koreksi terhadap hasil cetak SSPD dengan data identitas pemilik dan kendaraan; 3) setelah koreksi dilaksanakan, apabila dinilai benar petugas korektor membubuhkan paraf pada SSPD dan apabila ada kesalahan diadakan pembetulan dan dicetak ulang; 4) penyerahan SSPD ke petugas Pemda untuk: a) lembar kesatu untuk pemohon dalam rangka pembayaran PKB, BBN- KB, SWDKLLJ dan PNBP; b) lembar kedua untuk diserahkan ke petugas pembayaran sebagai bahan pengecekan silang. 5) Proses korektor tersebut selesai + 5 menit D. Petugas penerimaan PNBP 1) Melakukan : a) penerimaan SSPD dari pemohon; b) pencocokan data di SSPD dengan data dikomputer; c) penerimaan pembayaran dari pemohon; d) pengiriman data pemohon yang sudah melunasi PNBP ke bagian pencetakan STNK dan TNKB untuk perubahan nomor registrasi; e) pengembalian tindasan SSPD yang sudah diberi stempel lunas ke pemohon untuk digunakan mengambil STNK, TNKB dan SKPD. 2) Setelah menyelesaikan Prosedur, petugas penerimaan PNBP melakukan pengelolaan untuk penyetoran dana PNBP ke kas negara sesuai ketentuan perundang-undangan. 3) Proses pembayaran tersebut selesai + 5 menit E. Petugas penyerahan 1) penerimaan berkas STNK dari petugas pembayaran dan menerima TNKB dari petugas TNKB untuk perubahan nomor registrasi serta SKPD dari petugas Pemda; 2) pencetakan dan penggabungan STNK, TNKB untuk perubahan nomor registrasi dan SKPD selanjutnya mengumumkan melalui pengeras suara dan/atau layar monitor; 3) penerimaan tanda bukti SSPD dari pemohon yang sudah di stempel petugas pembayaran; 4) penyerahan STNK, SKPD dan TNKB kepada pemohon dengan buku tanda bukti penyerahan dan penyerahan arsip kepada petugas arsip; 5) Proses penyerahan tersebut selesai + 5 menit F. Petugas arsip 1) penerimaan kembali berkas arsip STNK beserta perubahannya dari petugas korektor dan tindasan SKPD dari petugas Pemda; 2) pengarsipan kembali sesuai ketentuan. 3) Proses pengarsipan tersebut selesai + 5 menit
No. : 3 STANDAR OPERATING PROCEDURE Halaman : 11 Judul Mutasi antara pulau / provinsi Revisi : 2
Definisi Melakukan pembayaran Bea Balik Nama Kendaraan Bermotor mutasi ke luar provinsi/ pulau
Prosedur A. Petugas mutasi di STNK, setelah menerima berkas persyaratan mutasi dari petugas pendaftaran mutasi BPKB, melakukan kegiatan: 1) melakukan penelitian persyaratan dan kelengkapan dokumen dengan data di komputer; 2) pendataan dan pencetakan surat keterangan pengganti STNK; 3) penelitian surat keterangan pengganti STNK dengan berkas; 4) pengajuan ke pejabat yang berwenang menandatangani surat keterangan pengganti STNK; 5) pemisahan surat keterangan pengganti STNK dari berkas; 6) penyerahan surat keterangan pengganti STNK ke bagian mutasi BPKB; 7) pengambilan arsip STNK untuk kelengkapan mutasi; 8) penggabungan arsip STNK dan berkas persyaratan mutasi. B. Setelah semua kegiatan diselesaikan, petugas pendaftaran dan pendataan menyerahkan berkas mutasi ke bagian mutasi di BPKB untuk digabungkan dengan berkas BPKB yang selanjutnya dikirim sesuai alamat tujuan mutasi. C. Proses mutasi tersebut selesai + 60 menit
No. : 4 STANDAR OPERATING PROCEDURE Halaman : 11 Judul Bea Balik Nama STNK Baru/ Hilang Revisi : 2
Definisi Melakukan pembayaran Bea Balik Nama Kendaraan Bermotor baru / hilang
Prosedur A. Petugas pendaftaran 1) Petugas pendaftaran setelah menerima permohonan dan berkas persyaratan, melakukan kegiatan: a) penelitian berkas disesuaikan dengan persyaratan dan keabsahan; b) pemberian tanda bukti penerimaan pendaftaran STNK hilang atau rusak ke pemohon. 2) Setelah semua kegiatan diselesaikan, petugas pendaftaran menyerahkan berkas permohonan kepada petugas pendataan. 3) Proses pendaftaran tersebut selesai + 5 menit B. Petugas pendataan 1) Petugas pendataan melakukan : a) pemanggilan data dikomputer dengan memasukkan nomor registrasi atau nomor rangka Kendaraan Bermotor; b) penelitian / pencocokan berkas dengan data di komputer; c) pengecekan silang dengan data pelanggaran, data laka lantas, dan data tindak pidana/curanmor; d) pemasukan data PNBP STNK dan PNBP TNKB khusus yang rusak atau hilang; 2) Setelah menyelesaikan petugas pendataan menyerahkan berkas ke petugas Pemda dan PT Jasa Raharja dalam rangka penetapan pajak dan SWDKLLJ untuk diterbitkan SSPD yang selanjutnya berkas diserahkan ke petugas korektor Polri. 3) Proses pendataan tersebut selesai + 5 menit C. Petugas korektor 1) menerima berkas dan SSPD dari Petugas Pemda; 2) melaksanakan koreksi terhadap hasil cetak SSPD dengan data identitas pemilik dan kendaraan; 3) setelah koreksi dilaksanakan, apabila dinilai benar petugas korektor membubuhkan paraf pada SSPD dan apabila ada kesalahan diadakan pembetulan dan dicetak ulang; 4) penyerahan SSPD ke petugas Pemda untuk: a) lembar kesatu untuk pemohon dalam rangka pembayaran PKB, BBN-KB, SWDKLLJ dan PNBP. b) lembar kedua untuk diserahkan ke petugas pembayaran sebagai bahan pengecekan silang. 5) Proses korektor tersebut selesai + 5 menit D. Petugas penyerahan
1) Melakukan : a) penerimaan berkas STNK dari petugas korektor; b) penerimaan SKPD dari Pemda; c) Setelah menerima informasi dari kasir bahwa pembayaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d telah dilaksanakan, petugas penyerahan melakukan pencetakan STNK; d) penerimaan TNKB khusus untuk TNKB rusak atau hilang dari petugas TNKB; e) pemisahan STNK dan SKPD dari berkas untuk diserahkan ke pemohon dengan buku register penyerahan; f) penggabungan tindasan STNK dan SKPD dengan berkas; 2) Setelah menyelesaikan Prosedur petugas penyerahan menyerahkan berkas ke bagian arsip. 3) Proses penyerahan tersebut selesai + 5 menit E. Kelompok Kerja Arsip melakukan kegiatan : 1) penerimaan berkas arsip dari kelompok kerja penyerahan. 2) pencatatan jenis / macam dokumen yang disimpan dalam map arsip. 3) penggabungan berkas arsip dengan arsip lama; dan 4) penyimpanan kembali pada tempat semula; 5) Proses pengarsipan tersebut selesai + 5 menit
3.1.2 Modul Pembayaran Pajak
No. : 1 STANDAR OPERATING PROCEDURE Halaman : 13 Judul Pembayaran Pajak 1 tahun Revisi : 2
Definisi Melakukan Pembayaran Pajak Kendaraan Bermotor
Tujuan Mengesahkan pajak kendaraan bermotor
Pelaksana Staf Dispenda
Prosedur 1) Mengisi formulir permohonan. 2) Identitas : a) Untuk perorangan :Surat jati diri yang sah +1 lembar fotokopi. b) Untuk Badan Hukum : Salinan akte pendirian +1 lembar fotokopi, keterangan domisili, surat kuasa bermaterai cukup dan ditandatangani oleh Pimpinan serta dibubuhi cap Badan Hukum yang bersangkutan. c) Untuk Instansi pemerintah : Surat tugas / surat kuasa bermaterai cukup dan ditandatangani oleh Pimpinan serta dibubuhi cap Instansi yang bersangkutan. 3) STNK dan SKPD. 4) Fotokopi BPKB atau Surat keterangan dari Bank / Lembaga Keuangan untuk BPKB yang masih dijadikan agunan Bank
No. : 2 STANDAR OPERATING PROCEDURE Halaman : 14 Judul Pembayaran Pajak 5 tahun Revisi : 2
Definisi Melakukan Pembayaran Pajak Kendaraan Bermotor
Tujuan Mengesahkan pajak kendaraan bermotor dan mengganti STNK dan Plat Kendaraan Bermotor
Pelaksana Staf Dispenda
Prosedur 1) Mengisi formulir permohonan. 2) Identitas : a) Untuk perorangan :Surat jati diri yang sah +1 lembar fotokopi. b) Untuk Badan Hukum : Salinan akte pendirian +1 lembar fotokopi, keterangan domisili, surat kuasa bermaterai cukup dan ditandatangani oleh Pimpinan serta dibubuhi cap Badan Hukum yang bersangkutan. c) Untuk Instansi pemerintah : Surat tugas / surat kuasa bermaterai cukup dan ditandatangani oleh Pimpinan serta dibubuhi cap Instansi yang bersangkutan. 3) STNK dan SKPD . 4) BPKB dan melampirkan fotokopi. 5) Hasil cek fisik kendaraan bermotor
Definisi Merekap dan mengecek data data kendaraan dan pemilik kendaraan
Tujuan Mendapatkan data dan transaksi yang ada di kantor samsat
Pelaksana Staf Kepegawaian Samsat
Prosedur 1. 2. 3.
Pembuatan database kendaraan dan pemilik kendaraan bermotor Mencatat semua transaksi yang ada di samsat (BBN, Pembayaran Pajak,) Melakukan accounting terhadap keuangan.
Definisi Pembuatan Laporan Data data kegiatan yang ada di kantor samsat
Tujuan Memonitoring dan evaluasi data dan kegiatan yang terjadi di kantor samsat
Pelaksana Staf Kepegawaian Samsat
Prosedur 1. 2. 3. .
Pembuatan laporan kegiatan/transaksi transaksi yang terjadi di kantor samsat Pembuatan laporan Kepegawaian Pembuatan laporan Keuangan
3.2. Diagram Berjenjang Diagram berjenjang adalah alat dokumentasi program yang berbasis pada fungsi, yaitu tiap-tiap modul di dalam sistem digambarkan oleh fungsi utamanya.
0 Sistem Informasi Samsat 1.0 Master Data T o p
L e v e l T o p
L e v e l L e v e l
0 L e v e l
0 2.0 Registrasi 3.0 Bea Balik Nama 5.0 laporan 4.0 Pembayaran pajak L e v e l
1 L e v e l
1 4.2.2 P Penggantian Plat Kendaraan Bermotor 4.2.1 P Penerbitan STNK 1.3 P Update 5.2 P Laporan BBN
4.2 P Pajak 5 Tahun 3.2 P BBN Perubahan STNK 1.2 P Entry 5.1 P Laporan Kepegawaian 4.1 P Pajak 1 Tahun 3.1 P BBN Motor Baru 2.1 P Entry 1.1 P Searching 1.4 P Delete L e v e l
2 L e v e l
2 3.3 P BBN Hilang/Rusak 3.6 P BBN Heregistrasi Ke luar Provinsi 3.5 P BBN/ Heregistrasi Antar Kab/Kota Dan mutasi luar Provinsi 3.4 P BBN/ Heregistrasi Kendaraan dari Dalam Kab/ Kota 5.3 P Laporan Pembayaran Pajak 5.4 P Laporan Penerbitan STNK dan Penggantian Plat Kendaraan Bermotor 2.1 P Validasi
Gambar Diagram Berjenjang Diagram Berjenjang Sistem Informasi Samsat di Kota Denpasar dapat digambarkan seperti diagram di atas yaitu: 1. Pada Top Level menggambarkan Sistem Informasi Samsat. 2. Pada Level 0 menggambarkan 5 (lima) proses yang ada pada Top Level yaitu proses master data, proses registrasi, proses bea balik nama, proses pembayaran pajak dan proses laporan. 3. Proses Master Data, pada Level 1 terdiri dari 4 proses yaitu: proses Proses Master Data, Proses Entry, Proses Update dan Proses Delete. 4. Proses Registrasi pada Level 1 terdiri dari Proses Entry dan Proses Validasi. 5. Proses Bea Balik Nama, pada Level 1 terdiri dari Proses BBN Motor baru, BBN perubahan STNK motor bekas, STNK hilang/rusak, BBN/Herregistrasi Kendaraan dari dalam Kab/Kota, BBN /heregistrasi antar kab/kota dan Mutasi luar Provinsi, dan BBN /heregistrasi ke luar Provinsi. 6. Proses Pembayaran Pajak pada Level 1 terdiri dari Proses Pajak 1 Tahun dan Proses Pajak 5 tahun 7. Proses Pajak 5 Tahun, pada Level 2 terdiri dari Proses Penerbitan STNK Kendaraan dan Proses Penggantian Plat Kendaraan Bermotor. 8. Proses Laporan, pada Level 1 terdiri dari Proses laporan Kepegawaian, Proses laporan Bea Balik Nama, Proses Pembayaran Pajak, Proses laporan Penerbitan STNK dan Plat Kendaraan Bermotor.
3.3. Diagram Konteks Diagram konteks adalah arus data yang berfungsi untuk menggambarkan keterkaitan aliran-aliran data antara sistem dengan bagian-bagian luar (kesatuan luar). Kesatuan luar ini merupakan sumber arus data atau tujuan data yang berhubungan dengan sistem informasi tersebut. Diagram konteks memberikan batasan yang jelas mengenai besaran-besaran entitas yang berada diluar sistem yang sedang dibuat, artinya diagram ini mengggambarkan secara jelas batasan-batasan dari sebuah sistem yang sedang dibuat. Diagram konteks bisa disebut dengan Model sistem pokok (fundamental system model) mewakili keseluruhan elemen software dengan masukan (input) dan keluaran (output) yang diidentifikasi dengan anak panah masuk dan keluar memperlihatkan sumber data. (Roger S Pressman, 1997) Diagram Kontek sistem ini digambarkan seperti diagram di bawah:
Gambar Diagram Kontek
Keterangan: Pada diagram konteks diatas terdapat 5 (lima) entitas antara lain pemilik kendaraan, Kepala Samsat, Kepegawaian, Kasir, Polri dan Dispenda. Entitas (entity) adalah sebuah objek yang keberadaannya dapat dibedakan terhadap objek lain.
Entitas dapat berupa orang, benda, tempat, kejadian, konsep dan memiliki sejumlah atribut.
A Pemilik Kendaraan Bermotor E Kepegawaian B POLRI D Kepala samsat C Dispenda F Kasir 0 Sistem Informasi Kantor Samsat Denpasar Data Pemilki Kendaraan Informasi Data Pembayaran Penerbitan STNK dan Plat Kendaraan laporan Evaluasi dan Kontrol Validasi Pembayaran Pajak Evaluasi Dan Kontrol Laporan Kegiatan Evaluasi dan Kontrol Uang Pembayaran pajak Administrasi Dan gaji Data Pegawai
Daftar Kejadian Kejadian-kejadian yang akan terjadi pada system informasi ini adalah: 1. Pemilik Kendaraan Bermotor Pemilik kendaraan akan mendaftar ke loket pendaftaran di kantor Samsat sesuai dengan keperluannya masing-masing, misalnya: pembuatan STNK kendaraan bermotor baru, perubahan STNK kendaraan bermotor bekas, STNK hilang/rusak, bea balik nama mutasi kendaraan bermotor, pembayaran pajak tahunan dan lima tahun. Pemilik kendaraan mendapat informasi syarat dan teknis pembayaran pajak kendaraan bermotor. 2. POLRI Menerbitkan STNK dan Plat Kendaraandan menerima laporan tentang proses penerbitan STNK dan Plat Kendaraan serta mengevaluasi dan mengontrol prosesnya. 3. DISPENDA Menentukan besarnya pajak kendaraan bermotor, menerima laporan dan dana transaksi yang masuk, serta mengontrol dan mengevaluasi proses. 4. Kepala Samsat Memonitor dan mengevaluasi semua kegiatan di kantor samsat serta menerima laporan dari semua kegiatan yang ada. 5. Kepegawaian Input data pegawai kedalam database serta administrasi dan gaji pegawai di kantor Samsat 6. Kasir Menerima uang pajak dan melaporkan serta menyetor ke Dispenda.
3.4. Data Flow Diagram (DFD)
DFD merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi yang dapat digunakan untk penggambaran analisa maupun rancangan sistem mudah di komunikasikan oleh professional sistem kepada pemakai dan pembuat program. DFD dapat dibuat menjadi beberapa level misalnya Level 0, Level 1 dan level 2.
3.4.1. Data Flow Diagram Level 0
E Kepegawaian A Pemilik Kendaraan Bermotor F Kasir B POLRI 2.0 Registrasi 3.0 Bea balik nama 4.0 Pembayaran Pajak 5.0 Laporan D Kepala Samsat 1.0 Master Data C Dispenda D * Dispenda Data Penetapan Besarnya Pajak Data Kepegawaian Data Pemilik Kendaraan Data Plat Kendaraan Data STNK Kendaraan Data BBN Data Penerbitan STNK Data Penggantian Plat Kendaraan Data Pembayaran pajak Laporan Uang Pembayaran pajak Evaluasi dan Kontrol Penetapan Besarnya pajak Validasi Data Pegawai Validasi Penetapan Besarnya pajak Data Kepegawaian Data Pemilik Kendaraan Validasi Data Pemilik Kendaraan Data Pemilik Kendaraan Data Plat Kendaraan Data Bea balik nama Data STNK Kendaraan Data Penggantian Plat Kendaraan Bermotor Data Pemilik Kendaraan Data Pemilik Kendaraan Data Pemilik Kendaraan Data Penerbitan STNK dan Plat Kendaraan Data Penerbitan STNK dan Plat Kendaraan Evaluasi dan Kontrol Laporan Laporan Evaluasi dan Kontrol Info data Pembayaran Administrasi dan Gaji Data Pembayaran pajak Pembayaran Evaluasi dan Kontrol Data Data data Data Penggantian Plat Kendaraan Data Penerbitan STNK Data Penerbitan STNK Bea Balik nama D6 D9 Pembayaran Pajak D2 Kepegawaian D9 Pembayaran Pajak D1 Penetapan Besarnya pajak D1 Penetapan Besarnya pajak Info data Pembayaran Data Pemilik Kendaraan Data Pemilik Kendaraan Bea Balik nama D6 Data Penetapan Besarnya Pajak Pembayaran D2 Kepegawaian Data Plat Kendaraan Data STNK Kendaraan D4 Plat Kendaraan Bermotor Penerbitan STNK Kendaraan Bermotor D7 Penggantian Plat Kendaraan Bermotor D8 D3 Pemilik Kendaraan Bermotor D3 Pemilik Kendaraan Bermotor D4 Plat Kendaraan Bermotor D5 STNK Kendaraan Bermotor STNK Kendaraan Bermotor D5 Penerbitan STNK Kendaraan Bermotor D7 Penggantian Plat Kendaraan Bermotor D8 Gambar Data Flow Diagram Level 0
Data Flow Diagram level 0 untuk sistem informasi samsat terdiri dari 6 entitas yaitu: Pemilik Kendaraan, POLRI, Dispenda, Kepala Samsat,Kepegawaian, dan kasir. DFD ini juga terdiri dari 5 proses, yaitu proses master data, proses registrasi, proses bea balik nama, proses pembayaran pajak dan proses laporan. Setiap entitas keluar masuk pada proses yang berbeda yang dapat kita lihat pada diagram sehingga menghasilkan 9 data store yaitu: Data Penetapan Besarnya Pajak, Data Kepegawaian, Data Pemilik Kendaraan, Data Plat Kendaraan, Data STNK Kendaraan, Data Bea Balik Nama, Data Penerbitan STNK, Data Penggantian Plat Kendaraan dan Data Pembayaran Pajak. Dari data yang dihasilkan akan dilaporkan ke entitas yang sesuai dengan bidangnya masing- masing.
DFD level 0 diatas di uraikan menjadi beberapa level 1 seperti berikut ini.
3.4.2. DFD level 1 Proses Master Data
A Pemilik Kendaraan Bermotor C Dispenda E Kepegawaian 1.1 P Searching 1.3 P Update 1.4 P Delete Data salah Data Lengkap Data Pemilik Kendaraan Data Kepegawaian Data tidak lengkap Data Lengkap Data Lengkap Data Lengkap Data Lengkap Data Lengkap Data Lengkap Data Lengkap Data Lengkap Data Penetapan Besarnya Pajak 1.2 P Entry Data D1 Penetapan Besarnya pajak D2 Kepegawaian D3 Pemilik Kendaraan Bermotor
Gambar DFD level 1 dari Proses Master Data
Pada DFD Level 1 dari Proses Master Data saat Proses searching data yang didapat akan di entry. Jika data lengkap langsung masuk data store masing- masing, jika data tidak lengkap akan di update kemudian masuk data store, jika data salah akan didelete dan ketika data sudah lengkap akan dimasukkan ke data Store.
3.4.3 DFD level 1 Proses Registrasi
Gambar DFD level 1 dari proses Registrasi
Pada DFD Level 1 Proses Registrasi, proses entry data Pemilik Kendaraan akan menghasilkan 3 data store yaitu data store data Pemilik Kendaraan, data store Data Plat Kendaraan dan data store data STNK Kendaraan.
A Pemilik Kendaraan Bermotor F Kasir 2.1 P Entry Data Pemilik Kendaraan Data Plat Kendaraan Data STNK Kendaraan Data Pemilik Kendaraan 2.1 P Validasi Validasi Data Pemilik Kendaraan D5 STNK Kendaraan Bermotor D4 Plat Kendaraan Bermotor D3 Pemilik Kendaraan Bermotor
3.4.4 DFD level 1 Proses Bea Balik Nama
gambar DFD Level 1 Proses Bea balik Nama
A Pemilik Kendaraan Bermotor B POLRI F Kasir 3.2 P BBN Perubahan STNK 3.3 P BBN STNK hilang/rusak 3.4 P BBN/Heregistrasi Kendaraan dari Dalam Kab/Kota 3.5 P BBN/Heregistrasi Antar Kab/Kota Dan mutasi luar Provinsi 3.6 P BBN/Heregistrasi ke luar Provinsi 3.1 P BBN Motor Baru Data Pemilik Kendaraan Data Plat Kendaraan Data STNK Kendaraan Info data pembayaran Penerbitan STNK dan Plat Kendaraan Validasi Data Bea balik nama Data Penggantian Plat Kendaraan Data Penerbitan STNK Pembayaran Pembayaran Bea Balik nama D6 Pembayaran STNK Kendaraan Bermotor D3 Pemilik Kendaraan Bermotor D4 Plat Kendaraan Bermotor Penerbitan STNK Kendaraan Bermotor D7 Penggantian Plat Kendaraan Bermotor D8 D5 A Pemilik Kendaraan Bermotor C Dispenda F Kasir 4.1 P Pajak 1 Tahun 4.2 Pajak 5 Tahun Info data Pembayaran Penetapan Besarnya pajak Validasi Data Plat Kendaraan Data STNK Kendaraan Data Penetapan Besarnya pajak Data Pemilik Kendaraan Data Plat Kendaraan Data STNK Kendaraan Data Penetapan Besarnya pajak Data Pemilik Kendaraan Data Pembayaran pajak Data Pembayaran Pajak Pembayaran Pajak B POLRI Penerbitan STNK dan Plat Kendaraan D1 Data Penetapan Besarnya pajak Validasi Info data Pembayaran Data Penerbitan STNK dan Plat Kendaraan D9 Pembayaran Pajak Pembayaran D4 Plat Kendaraan Bermotor D5 STNK Kendaraan Bermotor D3 Pemilik Kendaraan Bermotor Pembayaran Pajak Pembayaran Pada DFD Level 1 Proses Bea balik Nama terdiri dari 6 proses yang berbeda tergantung dari permintaan pemilik kendaraan yaitu: BBN Motor baru, BBN perubahan STNK motor bekas, STNK hilang/rusak, BBN/Herregistrasi Kendaraan dari dalam Kab/Kota, BBN /heregistrasi antar kab/kota dan Mutasi luar Provinsi, dan BBN /heregistrasi ke luar Provinsi. Dari proses Bea Balik Nama akan menghasilkan data store Bea Balik Nama, Penerbitan STNK dan data Penggantian Plat Kendaraan.
3.4.5 DFD level 1 Proses Pembayaran Pajak
Gambar DFD Level 1 proses Pembayaran Pajak
Pada proses ini dibedakan menjadi proses Pembayaran Pajak 1 tahun, dan Pembayaran Pajak 5 tahun. Proses ini menghasilkan data store Pembayaran Pajak. Proses Pembayaran Pajak 5 Tahun dapat diturunkan ke level 2 yaitu Proses Penerbitan STNK dan Proses Penggantian Plat Kendaraan.
3.4.6 DFD level 2 Proses Penerbitan STNK baru
Gambar DFD level 2 dari proses Penerbitan STNK baru
Pada DFD level 2 ini terdapat 2 proses yaitu Proses Penerbitan STNK baru yang mengasilkan data store Penerbitan STNK dan Proses Penggantian Plat Kendaraan yang menghasilkan data store Penggantian Plat Kendaraan.
4.2.1 P Penerbitan STNK 4.2.2 P Penggantian Plat Kendaraan C Dispenda B POLRI F Kasir Data Plat Kendaraan Data Penetapan Besarnya pajak Data Pemilik Kendaraan Data STNK Kendaraan Pembayaran pajak Data Penetapan Besarnya pajak Data Penerbitan STNK Data Penerbitan STNK Validasi Data Penggantian Plat Kendaraan D1 Penetapan Besarnya pajak Data Penggantian Plat Kendaraan D8 Penggantian Plat Kendaraan D7 Penerbitan STNK Data Penetapan Besarnya pajak Pembayaran pajak Validasi Data STNK Kendaraan Data Plat Kendaraan Data Penetapan Besarnya pajak Data Pemilik Kendaraan Pembayaran Pembayaran A Pemilik Kendaraan Bermotor D3 Pemilik Kendaraan Bermotor D4 Plat Kendaraan Bermotor D5 STNK Kendaraan Bermotor 3.4.7. DFD level 1 Proses Laporan
Gambar DFD Level 1 Proses Laporan
Pada Proses Laporan semua data diambil dari data store , kemudian di laporkan . 1. Laporan Kepegawaian, BBN, Pembayaran Pajak dan Penerbitan STNK dan Plat kendaraan dilaporkan ke Kepala Samsat. 2. Laporan BBN dilaporkan ke POLRI karena pada proses BBN terjadi proses penerbitan STNK dan Plat Kendaraan baru. 3. Laporan Pembayaran pajak dilaporkan ke Dispenda dan POLRI karena pada pembayaran pajak 5 tahun juga terjadi proses penerbitan Plat dan STNK baru. 4. Laporan Penerbitan STNK dan Plat Kendaraan di laporkan ke POLRI. 5. Laporan Kepegawaian berupa administrasi dan Penggajian pegawai kantor Samsat. 6. Kepala samsat Mengevaluasi dan mengontrol Lap. Kepegawaian, Lap. BBN, Lap. Pembayaran pajak dan lap. Penerbitan STNK dan Plat Kendaraan. 7. POLRI mengontrol dan mengevalusi Lap. BBN, lap. Pembayaran pajak serta Lap. Penerbitan STNK dan Penggantian Plat Kendaraan. 5.1 P Lap Kepegawaian 5.2 P Lap Bea Balik nama 5.3 P Lap Pembayaran Pajak D Kepala samsat E Kepegawaian C Dispenda B POLRI 5.4 P Lap Penerbitan STNK dan Plat Kendaraan Bermotor Administrasi Dan gaji Laporan Laporan Laporan Laporan Laporan Evaluasi dan Kontrol Evaluasi dan Kontrol Evaluasi dan Kontrol Evaluasi dan Kontrol Data STNK Kendaraan Data Plat Kendaraan Data Pemilik kendaraan Data STNK Kendaraan Data Plat Kendaraan Data Pemilik kendaraan Data Pembayaran pajak Data Penetapan Besarnya pajak Data PenerbitanSTNK Data Penggantian Plat Kendaraan Evaluasi dan Kontrol Evaluasi dan Kontrol Evaluasi dan Kontrol Evaluasi dan Kontrol D1 Penetapan Besarnya pajak D2 Kepegawaian Bea Balik nama D6 D9 Pembayaran Pajak Laporan Data Bea balik Nama D5 STNK Kendaraan Bermotor D4 Plat Kendaraan Bermotor D3 Pemilik Kendaraan Bermotor Penerbitan STNK Kendaraan Bermotor D7 Penggantian Plat Kendaraan Bermotor D8 8. Dispenda Mengevaluasi dan mengontrol Lap. Pembayaran Pajak.
3.5 ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM (ERD) Langkah terakhir pada desain sistem adalah pembutan Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD), merupakan penggambaran komponen himpunan entitas yang ingin dilibatkan dalam sebuah basis data, dan bagaimana hubungan yang terjadi diantara objek-objek tersebut. Atribut adalah karakteristik dari entitas atau relasi yang menyediakan penjelasan detail tentang entitas atau relasi tersebut. Nilai atribut merupakan suatu data aktual atau informasi yang disimpan pada suatu atribut di dalam suatu entitas atau relasi.
Pemilik Kendaraan Bermotor Plat Kendaraan Bermotor STNK Kendaraan Bermotor Bea Balik Nama Penetapan Pembayaran Pajak Pembayaran Pajak PenggantianPlat Kendaraan Bermotor Penerbitan STNK Kendaraan Bermotor Memproses Mendapatkan Mendapatkan Melakukan Memperoleh Memiliki Memiliki No Warna No Masa_berlaku No_Plat Nama No_STNK Jenis_Pajak No_reg Warna Melakukan Memproses Besar_Pajak Jenis_BBN Masa_berlaku No_STNK No_BBN Memproses Kepegawaian Melayani 1 N 1 N N 1 1 1 1 1 1 N N N N 1 1 N 1 1 Nama NIP No_Plat 1
Gambar Entity Relationship Diagram (ERD) Pada ERD ini dapat digambarkan sebagai berikut: 1. Satu Pemilik kendaraan: Memiliki banyak Plat Kendaraan Memiliki banyak STNK Kendaraan Memperoleh banyak Penetapan Besarnya Pajak Melakukan banyak Bea Balik Nama Melakukan banyak Pembayaran Pajak Mendapatkan banyak Penerbitan STNK Mendapatkan banyak Penggantian Plat Kendaraan Bermotor.
2. Satu Bea Balik Nama memperoses satu Penerbitan STNK dan satu Penggantian Plat Kendaraan Bermotor. 3. satu Pembayaran Pajak memperoses satu Penerbitan STNK dan satu Penggantian Plat Kendaraan Bermotor. 4. Satu Kepegawaian melayani banyak Pemilik Kendaraan Bermotor.