PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE FINANZAS

Funciones Generales del departamento:

Procurar la ptima provisin, asignacin, utilizacin y control de los recursos
Econmicos para el funcionamiento del establecimiento, a travs, de una
Administracin eficiente de la actividad financiera.

Funciones Especficas:
a) Estudiar, calcular, proponer y regular el cobro y percepcin de cualquier tipo de
Ingreso.
b) Participar en la ordenacin, coordinacin, supervisin y control de las
Operaciones financieras, contables y presupuestarias, con arreglo a las normas
Y dems disposiciones a que ellas deben sujetarse.
c) Recibir, recopilar, elaborar y consolidar la informacin financiera que requieran
las distintas unidades de las empresas.
d) Cautelar los intereses financieros de la entidad, desarrollando mecanismos de
control y super vigilancia suficientes.
e) Visar los comprobantes de devengo y pago.
f) Llevar la contabilidad en conformidad con las Normas de Contabilidad del pas.
g) Definir la forma y oportunidad de pago de las obligaciones contradas por la empresa.
h) Percibir los ingresos propios y fiscales que correspondan, en forma oportuna.
i) Conocer las disponibilidades presupuestarias..
j) Confeccionar y mantener actualizado el inventario de los bienes muebles e
inmuebles.
k) Anlisis de los flujos de caja, semanal o quincenal y discriminacin de saldo
Segn tipo de financiamiento.
l) Realizar el anlisis de los programas especiales.
m) Anlisis y seguimiento del gasto por concepto de remuneraciones variables,
tales como: horas extraordinarias, reemplazos y contratos cortos.

EMJEMPLO DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO
1. REVISIN Y ANLISIS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

OBJETIVO
Obtener, verificar y analizar los estados financieros para su emisin y presentacin
correcta ante la
oficina de la Secretara de Administracin y Finanzas.
POLTICAS
Tomar como base los datos de los estados financieros para coadyuvar a la toma de
decisiones
a travs del planteamiento de las mejores alternativas y medidas que permitan tener la
capacidad financiera suficiente y oportuna para cumplir con las obligaciones.
Los movimientos contables deben estar registrados adecuadamente, de conformidad
con el
Catlogo de Cuentas y la Gua Contabilizadora, vigentes.
- Se verificar que las cuentas deudoras correspondan a la naturaleza de la Institucin, es
decir,
aquellos movimientos contables que tengan que ver con la compra de bienes, productos o
servicios que requieren las diferentes dependencias y rganos del Poder Legislativo. Y la
cuenta de acreedores que corresponda con todos los pasivos y disminuciones de bienes
del
inventario, as como de los consumibles de los almacenes.
Para conciliar y cotejar saldos de las cuentas de los estados financieros se efectuarn
comparativos de los saldos de los sistemas de Inventario y de Almacenes contra el Sistema
Contable.
- Se harn revisiones y comparaciones entre los saldos del Sistema de Presupuesto y el
Sistema Contable, a efecto de realizar los ajustes respectivos, antes del cierre mensual
oficial.

PASOS:


1. Recibe del Departamento de Contabilidad reporte de movimientos contables de las
diferentes cuentas de los estados financieros.

2. Verifica los estados financieros.

3. Analiza y aplica las herramientas para la interpretacin de los estados financieros.

4. Describe situacin financiera y propone medidas, opciones y alternativas para contar
con liquidez, solvencia y capacidad para cumplir obligaciones financieras.

5. Enva estados financieros y planteamiento de opciones y medidas financieras a la
Secretara de Administracin y Finanzas.

6. Recibe estados financieros y planteamiento de alternativas financieras para la toma de
decisiones.


2.- ADMINISTRACIN DEL FONDO FIJO DE CAJA
OBJETIVO.
Resguardar, custodiar y suministrar los recursos financieros a travs del fondo fijo de caja;
as
como efectuar la comprobacin y tramitar su reembolso.
POLTICAS
- El fondo fijo de caja est destinado para atender las necesidades de compras urgentes e
imprevistas, orientadas a cumplir objetivos especficos y que requieran un pago inmediato
de la entidad.

PASOS:
1. Atiende solicitud de la Unidad Administrativa Solicitante y le pide que requisite y
firme el formato Vale de Caja

2. Verifica que el formato Vale de Caja cubra todos los requisitos.

3. Entrega la cantidad solicitada y resguarda el formato hasta la comprobacin de gastos
por parte del solicitante.

4. Realiza la compra correspondiente para atender sus necesidades y recibe la factura o
comprobante de la compra efectuada.

5. Entrega documento comprobante del gasto, a la oficina de la Direccin de Finanzas,
solicitando cancelacin del formato Vale de Caja.

6. Recibe y verifica que los comprobantes contengan los requisitos fiscales vigentes, as
como una breve descripcin del motivo del gasto y la firma del titular del rea
administrativa solicitante.

7. Cumple con los requisitos? (Si/No)
No, devuelve al solicitante el documento; a fin de que entregue el comprobante
correcto.
Si, realiza la cancelacin del formato Vale de Caja y registra en su control.

8. Ordena, integra y resguarda las facturas o comprobantes.

9. Enva documentacin original soporte y solicita el reembolso del fondo fijo revolvente.

10. Recibe y verifica Solicitud de Recursos Presupuestales con documentacin soporte,
codifica los gastos.

11. Verifica suficiencia financiera, aprueba solicitud y turna a la Direccin de Finanzas,
para la emisin de la pliza cheque.

12. Recibe Solicitud de Recursos Presupuestales con disponibilidad financiera, autoriza el
registro y la emisin de la pliza cheque.

13. Recibe cheque e instruye su cobro en la institucin bancaria respectiva.