M.A.

BRUNO RAMOS ORTIZ

Anlisis de la arquitectura
de la organizacin
Deteccin de las
necesidades informticas de
las organizaciones
M.A. BRUNO RAMOS ORTIZ
Contenido
Identificar las funciones genricas de la organizacin 1
Diagnosticar las necesidades generales de la organizacin 2
Detectar las oportunidades de mejora para la implementacin de
TICs
3
Levantar los requerimientos informticos de la organizacin 4
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Funciones genricas de las organizaciones
Definicin tcnica: es una estructura social
estable y formal que obtiene recursos del
medio ambiente y los procesa para la
obtencin de productos.
Tres elementos de las organizaciones:
Capital y trabajo; son factores
primarios proporcionados por el medio
ambiente.
Productos y/o servicios;
transformados por la organizacin
mediante un proceso de produccin.
Proceso de
produccin
Insumos Productos
Metas
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Funciones genricas de las organizaciones
Definicin conductual: es un conjunto de
derechos y privilegios, obligaciones y
responsabilidades que se encuentran en un
equilibrio delicado a lo largo de un perodo
de tiempo mediante el conflicto y la solucin
de los conflictos.
Procesos:
Derechos/obligaciones
Privilegios/responsabilidades
Valores
Normas
Personas
Recursos Productos
Metas
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Caractersticas comunes de las organizaciones
Clara divisin del trabajo
Jerarqua
Reglas y procedimientos explcitos
Toma de decisiones imparcial y
universal
Calificaciones tcnicas para los puestos
Eficiencia mxima de tipo
organizacional
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Cultura organizacional
Integrada por:
Simbolismos verbales; incluye
el lenguaje para construir,
transmitir y preservar mitos,
metforas, visiones y estados
de nimo.
Simbolismos no verbales;
incluye ritos, ceremonias,
vestimenta, el uso as como la
ubicacin y decoracin de
oficinas, celebraciones de
cumpleaos, promociones y
jubilaciones.
Concepto: una suma determinada de valores y normas
que son compartidos por personas y grupos de una
organizacin y que controlan la manera que
interaccionan unos con otros y ellos con el entorno de la
organizacin.
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Entornos de la organizacin
Las organizaciones procesan informacin
proveniente de sus entornos.
Las organizaciones estn delimitados por
fronteras que los separan de sus entornos.
Entornos
Poltico
Econ-
mico
Comu-
nidad
Localizacin fsica
Tamao de la poblacin
Perfil demogrfico
Factores de mercado
Competencia
Controlado por gobiernos
estatales y locales
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Necesidades generales de la organizacin
Las organizaciones se dividen en 3 amplios
niveles horizontales:
Administracin
estratgica
Planeacin y
control admvo.
Control de
operaciones
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Los gerentes del control de operaciones toman
decisiones aplicando reglas predeterminadas
que producen resultados predecibles.
La gerencia del nivel medio toma decisiones de
planeacin respecto a cmo asignar los
recursos para cumplir objetivos. Elaboran
pronsticos y resuelven problemas a nivel
produccin.
El tercer nivel voltea hacia afuera de la
organizacin para visualizar el futuro. Trabajan
en un entorno incierto, formulan metas,
establecen estrategias y polticas que definen a
la organizacin como un todo.
Necesidades generales de la organizacin
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Nivel de administracin Requerimiento de informacin
Gerente de operaciones Informacin interna en lnea y tiempo
real que muestre desempeo actual y
pasado.
Necesidad moderada de informacin
peridica.
Gerente de planeacin y
control administrativo
Informacin histrica, en tiempo real y
de corto a largo plazo.
Necesidad de informacin del
desempeo medido contra los estndares
establecidos
Pronostica eventos y escenarios.
Gerente estratgico Informacin proveniente de fuentes
externas que dan: noticias, tendencias y
estrategias de competencia.
Necesidad de informacin predictiva y
peridica.
Generan escenarios para adaptarse.
Necesidades generales de la organizacin
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Existencia de problemas o de necesidades en
informtica
La informacin no llega de manera oportuna a
un sitio fsico, donde se toman decisiones que
afectan a la organizacin.
La informacin no llega de manera confiable a
un sitio fsico, donde esa informacin sirve para
tomar decisiones.
La informacin llega a un sitio fsico de forma
que no es til para tomar decisiones.
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Deteccin de oportunidades de mejora
Para identificar problemas Busque estos signos especficos
Revise los resultados contra
los criterios de desempeo
Demasiados errores
Trabajo realizado con lentitud y de
manera incorrecta
Trabajo incompleto o no realizado
Observe el comportamiento
de los empleados
Elevado ausentismo
Creciente descontento
Alta rotacin de trabajadores
Ponga atencin en la
retroalimentacin externa de:
Distribuidores
Clientes
Proveedores
Quejas
Sugerencias de mejora
Prdida de ventas
Reduccin de ventas
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Arquitectura de la informacin
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Levantamiento de requerimientos informticos
de la organizacin
Herramientas
usadas
Entrevistas y
cuestionarios
Investigacin
y observacin
Puntos de
vista
Escenarios
Diagramas de
casos de uso
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Entrevistas y cuestionarios
La entrevista es la conversacin dirigida con el objetivo de
recabar informacin mediante un formato de preguntas y
respuestas.
Planeacin de la entrevista:
1. Leer los antecedentes de la organizacin.
2. Establecer los objetivos de la entrevista.
3. Decidir a quin entrevistar.
4. Preparar al entrevistado.
5. Decidir el tipo de preguntas y la estructura.
El cuestionario es la tcnica de recopilacin de informacin
que permite estudiar:
Actitudes: lo que las personas dicen que quieren.
Creencias: lo que las personas piensan que es verdad.
Comportamientos: lo que las personas hacen.
Caractersticas: propiedades de las personas.
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Investigacin y observacin
La investigacin es la accin de descubrir y analizar los
datos. Los datos reales revelan en dnde est la
organizacin y hacia dnde creen sus miembros que se
dirige.
Para llevar la investigacin se analizan dos tipos de
documentos usados en cualquier organizacin:
1. Documentos cuantitativos
2. Documentos cualitativos
Con la observacin, se trata de entender de forma personal
las relaciones y comportamientos de los individuos de una
organizacin.
Para realizar la observacin se utilizan dos tipos:
1. Observacin del tomador de decisiones,
2. Observacin del entorno fsico.
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Puntos de vista
Organizan tanto el proceso de obtencin como los
requerimientos.
Reconocen varias perspectivas y proporciona un marco
de trabajo para descubrir conflictos.
Tipos genricos:
1. Puntos de vista de los interactuadores:
representan a las personas u otros sistemas que
interactan directamente con el sistema.
2. Puntos de vista indirectos: representan a los
stakeholders que no utilizan el sistema pero influyen
en los requerimientos de algn modo.
3. Puntos de vista del dominio: representan las
caractersticas y restricciones del dominio que
influyen en los requerimientos del sistema.
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Escenarios
Las personas encuentran ms fcil dar ejemplos de la
vida real que descripciones abstractas.
Son tiles para agregar detalle a un esbozo de la
descripcin de requerimientos.
Cada escenario abarca una o ms posibles interacciones.
Incluye:
1. Una descripcin de lo que esperan el sistema y los
usuarios cuando el escenario comienza.
2. Una descripcin del flujo normal de eventos en el
escenario.
3. Una descripcin de lo que puede ir mal y cmo manejarlo.
4. Informacin de otras actividades que se podran llevar a
cabo al mismo tiempo.
5. Una descripcin del estado del sistema cuando el
escenario termina.
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Ejemplo de escenario
Suposicin inicial: El usuario ha entrado en el sistema y ha localizado la revista que
contiene el artculo.
Normal: El usuario selecciona el artculo a copiar. El sistema solicita al usuario a
proporcionar la informacin de suscriptor de la revista o a indicar un mtodo de pago
del artculo. El pago se puede efectuar mediante tarjeta de crdito o citando un nmero
de cuenta.
Se le pide al usuario llenar un formulario de derechos de autor y se enva al sistema.
Se verifica el formulario y, si se aprueba, se descarga la versin en PDF del artculo en
la computadora del usuario. El usuario seleccionar una impresora y se imprime una
copia del artculo.
Qu puede salir mal: El usuario puede llenar el formulario incorrectamente. En este
caso, se le debe volver a mostrar el formulario para su correccin. Si el formulario
enviado an es incorrecto, se rechaza la peticin.
el sistema puede rechazar el pago, en cuyo caso se rechaza la peticin del artculo.
La descarga del artculo puede fallar, intentndolo hasta que se consiga o el usuario
termine la sesin.
Es posible que no pueda imprimir el artculo.
Otras actividades: Descargas simultneas de otros artculos.
Estado del sistema a la finalizacin: El usuario est dentro del sistema. El artculo
descargado se ha borrado del espacio de trabajo.
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Diagramas de casos de uso
Son una tcnica que se basa en escenarios para la
obtencin de requerimientos.
Es una notacin grfica que identifica las interacciones
particulares con el sistema.
Elementos:
Actores: usuarios del sistema
Casos de uso: clases de
interaccin del sistema
Limite de un sistema: el
alcance y fronteras del
sistema
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Ejemplo de diagrama de casos de uso
Bsqueda
de artculos
Impresin
de artculos
Administracin
de usuarios
Servicios
del
catlogo
Usuario de
la biblioteca
Proveedor
Personal de
la biblioteca
Sistema de biblioteca