Modelo para presentar Informes de Gestin

Proyecto Salas de Computacin OPSU

Elaboracin de Informes
Oficina de Planificacin del Sector Universitario (OPSU)
Referencia: Model_Infv1
Versin: 1.0
Estado: efinitivo
!ec"a: #1 de Enero del $00#
Versin !ec"a Ref. escri%cin &'tor (es)
1.0 #1(01(0# Model_Infv )*t'lo E. +arrasco, S. -on./le.
+0U OPSU
Modelo de Infor1es
Proyecto Alma Mater
OPSU
Modelo para presentar informes de gestin
Proyecto Salas de Computacin OPSU
La presente constituye un modelo sencillo de elaboracin del informe de
gestin que debern presentar los responsables del funcionamiento y uso de las
Salas de Computacin (SC) OPSU de cada institucin beneficiada.
Se considerarn slo los puntos propuestos a continuacin. sto
simplificar en gran medida la informacin aportada y estandari!ar el proceso de
elaboracin de informes.
Aspectos a considerar :
". Plan estrat#gico semestral de la SC
$. %nforme de mantenimiento
&. stad'sticas e indicadores de gestin
(. )*ances en el desarrollo del portal +eb de la SC
,. -atri! .O/)0 para el per'odo del informe
1. Obser*aciones generales
Para los efectos del informe deber respetarse esta metodologa en el
mismo orden en que se presenta en este modelo
! Plan estrat"gico semestral de la SC
ste plan ser sencillo y se recomienda el siguiente formato
Usar -icrosoft Pro2ect
O345%6O
789)L
O345%6OS
SPC:/%COS
/C;)S -5)S 9CU9SOS<
9SPO8S)3L
%8%C%O /%8)L
Lo planificado en el per'odo descrito0 ser tomado en cuenta por la
coordinacin del proyecto SC OPSU0 al reali!ar la e*aluacin.
+o%2ri3"t OPSU &l1a Mater $4(05($016 $
+0U OPSU
Modelo de Infor1es
#os responsables de cada SC deben reali$ar las siguientes acti%idades:
/i2ar los ob2eti*os semestrales por rea y definir la interrelacin entre los
mismos
.efinir planes de accin que indiquen como =an de lograrse esos ob2eti*os
stablecer tareas claras0 espec'ficas y en concordancia con estndares de
rendimiento medibles
*aluacin mensual
9e*isar los ob2eti*os planteados
Comparar los ob2eti*os planteados con los alcan!ados a la fec=a
)nali!ar causas de problemas ocurridos
9eplantear los ob2eti*os en caso de e>istir modificaciones
.ise?ar las medidas correcti*as para el pr>imo semestre
Proponer planes de capacitacin de usuarios en el per'odo de gestin
%ncorporar contenidos
&! 'nforme de mantenimiento
l responsable de cada SC debe elaborar un informe de mantenimiento
reali!ado a la infraestructura instalada en la sala0 tomando la informacin
fundamentalmente de los registros reali!ados a tra*#s del ;elp@.esA
stado de los equipos
-antenimiento pre*enti*o (carpetas0 escritorio +indo+s0 espacio en disco0
sistema0 =elp desA0 etc)
-antenimiento correcti*o
/allas encontradas y solucin e2ecutada
Obser*aciones generales
(! )stadsticas e indicadores de gestin
Para los efectos de e*aluar el funcionamiento de las SC y lle*ar algunos
registros =istricos de funcionamiento0 se agrupan los indicadores y estad'sticas
en nue*e grupos0 #stos estarn identificados de la manera siguienteB
". Cumplimiento del Con*enio
$. Usuarios
&. Capacitacin
(. )tencin a Usuarios
,. 6alor agregado
1. .emanda de ser*icios
C. /allas
+o%2ri3"t OPSU &l1a Mater $4(05($016 #
+0U OPSU
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D. %ngresos
E. Otro que considere de rele*ancia
! Cumplimiento del Con%enio:
Cumplimiento de clusulas
&! Usuarios:
5otales atendidos en el mes0 trimestre0 semestre0 a?o
5otal usuarios e>ternos
Usuarios %nternos0 por /acultad0 scuelaB studiantes y Profesores
5otal usuarios atendidos por d'a laborable0 clasificados por tipo
(estudiante0 profesores0 otros)
Usuarios atendidos por =orario de ser*icioB -a?ana0 5arde0 8oc=e
Usuarios de acuerdo al semestre que cursa
(! Capacitacin:
8Fmero de talleres0 cursos o seminarios dictados
5otal c=arlas de induccin a estudiantes y profesores
5otal =oras de capacitacin
5otal usuarios capacitados
*! Atencin a usuarios:
5iempo promedio de cone>in por usuario
:ndice de satisfaccin de usuarios
+! ,alor agregado:
:ndice de crecimiento en desarrollo de contenidos
Ser*icios ofrecidos
:ndice de crecimiento por todos los ser*icios
-! .emanda:
8Fmero de *isitas al portal
5otal demanda por ser*icios
5otal documentos impresos
5otal =o2as impresas
:ndice de satisfaccin del cliente en el semestre
/! 0allas:
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+0U OPSU
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5otal =oras fuera de ser*icio
5otal =oras fuera de ser*icio por causa e>terna e interna
5otal =oras fuera de ser*icio desglosada por ser*icios indi*iduales
5otal =oras fuera de ser*icio por equipo.
1! 'ngresos:
%ngresos por ser*icios indi*iduales
%ngresos totales de la sala en el per'odo que se e*alFa
desagregado mensualmente
2! Otro que considere de rele%ancia!
.etalles sobre la estadstica y los ndices de gestin!
(! 'ndicadores de gestin!
n atencin con las estad'sticas y las categor'as propuestas0 se facilitan a
su *e! algunos indicadores0 a los fines de que sean acompa?ados con los datos
solicitados en los informes a presentar por las coordinaciones de las distintas SC.
Gstas deben desarrollar mecanismos que permitan e*aluar su
funcionamiento en relacin con la adecuacin al ni*el y necesidades educati*as de
los alumnos0 tasa de uso de la SC por los estudiantes0 desarrollo de distintos
ser*icios y =erramientas de uso0 relacin de logros y fracasos en base a los planes
estrat#gicos semestrales de cada institucin y los recursos asignados0 la
infraestructura0 la estructura0 la funcin y el clima general de ambiente y
funcionamiento de cada SC.
'ndicadores propuestos:
8ecesidades satisfec=as
5asa de uso de la sala0 en relacin con la poblacin ob2eti*o
.esarrollo de contenidos
)utogestin
Logros obtenidos
3ndice de 4ecesidades satisfec5as

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+0U OPSU
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s la relacin entre las necesidades que presenta cada usuario al momento
de su demanda de ser*icio y el total de usuarios que demandan los ser*icios de la
SC.
4ecesidades satisfec5as 6 7total solicitudes satisfec5as8 total
solicitudes9 : ;;
<asa de uso de la sala
s la relacin entre el registro de usuarios que utili!an la SC y la totalidad de la
poblacin de influencia de #sta0 sea una facultad0 escuela0 nFcleo0 etc.
<asa uso 6 7total usuarios atendidos 8 total poblacin ob=eti%o9 : ;;
.esarrollo de contenidos
Se e*alFa con la ayuda de este 'ndice0 el crecimiento en materia de
contenidos y ser*icios de *alor agregado de cada SC0 en ese sentido determinar
la relacin entre lo e>istente a una fec=a y lo nue*o creado en un determinado
tiempo
3ndice de creati%idad 6 7total cambios en los productos y ser%icios 8
total de productos y ser%icios generados9 : ;; en el semestre
7total cambios en el portal de la sala 8 total
iconos generados en el portal9 : ;; en el
semestre
Productos de traba=o 6 7total de artculos publicados 8 total docentes9 :
;; en el semestre

7total libros publicados 8 total docentes9 : ;;
en el semestre
7total e:posiciones publicadas 8 total alumnos9
: ;; en el semestre
Productos de traba=o 6 7 total de traba=os publicados 8 total alumnos9 :
;; en el semestre
7total de docentes in%olucrados en el
desarrollo de contenidos 8 <otal de docentes
de la institucin9 : ;; en el semestre
+o%2ri3"t OPSU &l1a Mater $4(05($016 8
+0U OPSU
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Autogestin
n todo momento =a estado planteada la necesidad que tienen las SC de
ser auto sostenibles0 esto es necesario para garanti!ar la permanencia y
desarrollo de ser*icios de *alor agregado capaces de producir recursos financieros
suficientes para asegurar la e>istencia0 crecimiento0 actuali!acin tecnolgica y
continuidad en los ser*icios prestados0 desde este punto de *ista se anali!an los
siguientes indicadores0 los cuales representan una medida de la capacidad de
autogestin con que se estn desarrollando las distintas SC.
3ndice de rentabilidad general 6 > 7ingresos totales por todos los
ser%icios 8 total de costos9 ? @ : ;;
en el semestre
Aentabilidad de in%ersin 6 7total de utilidad neta : ;; 8
in%ersin9 en el semestre
Produccin 6 7costo de produccin de un insumo 8 total de
ser%icios producidos en el semestre
Auto financiamiento de ser%icios 6 7 total de ingresos por
ser%icios 8 total de ingresos
propios9 : ;; en el semestre
BCsqueda de recursos 6 7 total de recursos asignados por la
'nstitucin 8 total de recursos
solicitados9 : ;; en el semestre
#ogros obtenidos
Se e*aluar la eficacia de cada SC en relacin con los ob2eti*os y metas
planteadas en el plan estrat#gico de cada semestre y los logros finales
alcan!ados0 de esta manera0 se determina cuan consistente es una SC0 en
relacin con los ob2eti*os y metas planteadas en cada plan. Los indicadores
relacionados son0 ni*el de logros y logro de metas en cada plan particular
4i%el de logro 6 7 <otal ob=eti%os alcan$ados 8 ob=eti%os
definidos9 : ;; en el semestre
+o%2ri3"t OPSU &l1a Mater $4(05($016 9
+0U OPSU
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#ogro de metas 6 7total metas alcan$adas 8 metas establecidas 9
: ;; en el semestre
'ngreso
%ngresos por ser*icios indi*idualesB
) tal efecto se propone tomar en cuenta los siguientes ser*icios. s
iniciati*a de cada SC incorporar todos los que crea con*enientes.
3Fsqueda especiali!ada de informacin *'a %nternet
%mpresin de documentos y arc=i*os
6enta de disAette0 .isco Hip y C. 9O-
7rabado de C.@9O-
Ser*icio de escner de fotos0 figuras0 documentos0 etc
Ser*icio Hip almacenamiento de informacin en formato Hip
Ser*icio de acceso a III
)cceso a informacin almacenada en disAette0 Hip0 .6.0 C.@9O-
)cceso a correo electrnico0 cualquiera sea el pro*eedor del usuario
.ise?o de transparencias
Ser*icio de impresin de transparencias
Ser*icio de acceso a %nternet usuario e>terno (en caso de e>istir
disponibilidad)
Ser*icio de impresin de certificados y credenciales de e*entos *arios
.ise?o e impresin de tar2etas de presentacin
Cursos y talleres de formacin de usuarios
Uso de aplicaciones bsicas Office
Otros cualquiera que desarrolle la SC
Para efecto de las tarifas de estos ser*icios0 debe tener presente que unos
ser*icios sern gratuitos y otros sern cancelados por el usuario0 sin embargo es
necesario que el listado de los ser*icios que ofrece la SC este colocado en un
lugar *isible de la sala0 especificando su costo o e>oneracin segFn sea el caso.
n atencin a los precios propuestos para estos ser*icios se sugiere a los
responsables de cada sala0 que asuman el carcter acad#mico de la acti*idad. La
intencin es recuperar los costos de los ser*icios con cierto margen de
rentabilidad0 los costos principales estn *inculados directamente a los insumos
utili!ados0 por tal ra!n el ob2eti*o final no es la generacin de ingresos sino la
recuperacin del costo0 ms un margen de utilidad0 el cual estar asociado ms a
la *enta por cantidad que a la facturacin por costo unitario de cada producto o
ser*icio.
+o%2ri3"t OPSU &l1a Mater $4(05($016 5
+0U OPSU
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n ese orden de ideas0 puede asumirse la fi=acin de precios en base a
mrgenes sobre el costo! ste m#todo est basado en la creencia de que la
me2or forma de establecer los precios radica en a?adir un margen sobre los
diferentes conceptos que0 agrupados0 suponen el costo del producto. )?adiendo
este margen al costo estimado de producto o ser*icio se obtiene el precio de
*enta0 determinando esta cantidad o margen a?adido el beneficio que deber
obtenerse en cada *enta reali!ada.
PA)C'O .) ,)4<A 6 PA)C'O .) COS<O D B)4)0'C'O
l margen de beneficio que se propone ser al menos de un "JK para el
ser*icio de reproduccin y al menos un &JK para el resto de los ser*icios
Los costos asociados a tomar en cuenta son los que est#n directamente
ligados a los insumos relacionados con cada ser*icio.
Para los efectos de los ser*icios de impresin0 se agregar un 'ndice de
depreciacin para la impresora lser de la sala.
Costo Ser%icio de impresin:

Costo Unitario de la ;o2a de papel ( base (,J =o2as0 desperdicio
"JK)
Costo unitario 6 Costo Aesma papel en Bs! 8 *+; 5o=as

Costo unitario de la =o2a de cartulina o lmina de acetato
Costo del toner en base a su capacidad de impresin0 ,.JJJ
=o2as en tono normal segFn lo indica cada cartuc=o
Costo unitario por uso de toner 6 Costo del cartuc5o en Bs! 8
Eo=a impresa
.epreciacin de la impresora0 se asumirn $JJ.JJJ impresiones
Costo por depreciacin 6 Precio del equipo en Bs! 8 &;;!;;;
Eo=as
Costo ser%icio almacenamiento de informacin:
Costo de la unidad disAette0 unidad !ip0 C.@9O- ms un &JK al
menos de margen de rentabilidad.
+o%2ri3"t OPSU &l1a Mater $4(05($016 4
+0U OPSU
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0acturacin de ser%icios de %alor agregado:
5ales comoB dise?o0 grabado0 cursos0 talleres0 scanner0 na*egacin usuario
e>terno0 bFsqueda especiali!ada de informacin0 sern facturados en atencin a
los intereses y realidades de cada SC en particular.
)=emplo de clculo de precio ser%icio de impresin:
". Papel tama?o carta Precio de costo L 3s. (.,JJ<resma
a. ,JJ =o2as<resma M "JK desperdicio L (,J =o2as para base de
clculo
Precio de costo papel 6 Bs! *!+;;8 *+; Eo=as 6 Bs! ;85o=a

$. 5oner lser 2et E1) Precio de costo L 3s. "1J.JJJ<cartuc=o
b. capacidad de impresin ,.JJJ =o2as M "JK desperdicio L (.,JJ
;o2as
Precio de costo toner 6 -;!;;; Bs!8 *!+;; 5o=as 6 Bs! (- 85o=a
&. Precio de costo por depreciacin L 3s. ".JJJ.JJJ costo de reposicin
impresora < $JJ.JJJ impresiones M "JK desperdicio
Precio por depreciacin 6 Bs! !;;;!;;;81;!;;; 5o=as 6 Bs! -
85o=a

l beneficio ser a discrecin de cada sala0 tal como se e>pres
anteriormente0 con un margen m'nimo de un "JK0 se sugiere que se traba2e en
base a beneficios por cantidad0 mientras la =o2a impresa sea ms econmica
mayor ser la demanda0 esto en *irtud a que estn ofreciendo ser*icios a un
segmento de mercado con ba2o poder adquisiti*o0 no se debe ol*idar que son
alumnos de pregrado de uni*ersidades pFblicas en donde por lo general e>isten
ser*icios de fotocopiado con precios por deba2o de los precios normales de los del
centro de copiado de la ciudad0 donde est# la uni*ersidad en cuestin. .e esta
misma manera deber'a comportarse la oferta de los ser*icios de impresin de las
SC OPSU de cada uni*ersidad.
+o%2ri3"t OPSU &l1a Mater $4(05($016 10
Precio de costo total 6 D & D ( 6 Bs! +& 85o=a
+0U OPSU
Modelo de Infor1es
Precio Sugerido de %enta 6 Precio de costo D Beneficio
*! A%ances en el desarrollo del portal Feb de la Sala de Computacin OPSU
Las coordinaciones de SC0 deben describir en cada informe de gestin
semestral0 los a*ances en el desarrollo del portal de cada SC0 as' como la
incorporacin de nue*os ser*icios que se instrumenten y que se promocionen
con el uso del portal0 la informacin es descripti*a y deben incorporar todos los
ane>os que consideren pertinentes para este punto
+! Matri$ .O0A para el perodo del informe
5endr como propsito medir atributos de gestin0 desarrollo tecnolgico0
recursos =umanos0 difusin y promocin del proceso de desarrollo y crecimiento
de la sala de computacin0 por parte de las coordinaciones y los responsables del
mantenimiento de las mismas0 la matri! .O/) tendr como finalidad0 identificar
las debilidades y fortale!as de la institucin en relacin con el proyecto que nos
ocupa.
l llenado de este instrumento consiste en colocar a cada atributo su carcter
d#bil o fuerte0 amena!ante y < u oportuno0 para posteriormente ponderar el
impacto =acia el #>ito organi!acional en t#rminos de alto0 medio o ba2o. Los
resultados de estas matrices tienen que e*aluarse a fin de priori!ar cada una de
las debilidades0 fortale!as0 amena!as y oportunidades sobre la base de un alto o
ba2o impacto cla*e que incida en el buen funcionamiento de la institucin.
Como resultado del cruce de los instrumentos anteriores0 el pr>imo paso es
reali!ar la matri! .O/)! .ic=a matri! tiene como propsito relacionar las
oportunidades y amena!as y las capacidades internas de la organi!acin
(fortale!as y debilidades) a fin de delinear estrategias que permitan apro*ec=ar las
fortale!as0 pre*enir el efecto de las debilidades0 utili!ar a tiempo las oportunidades
y pre*er efectos de las amena!as.
Para elaborar la matri! .O/) es necesario cumplir los siguientes pasosB
+o%2ri3"t OPSU &l1a Mater $4(05($016 11
+0U OPSU
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#istar las fortale$as #istar las debilidades
)numerar las fortale$as de alto
impacto:
7.'SCU<'A GAUPA#M)4<) H
I)AAAJU'KAA
)numerar las debilidades de medio y
alto impacto:
7.'SCU<'A GAUPA#M)4<) H
I)AAAJU'KAA9

)numerar y =erarqui$ar las Amena$as
de alto impacto
)numerar y =erarqui$ar las
oportunidades de alto impacto
(.iscutir grupalmente considerando su
comportamiento actual y sus tendencias
pre*isibles a fin de determinar sus
consecuencias actuales y futuras sobre
el desarrollo de la sala)
(.iscutir grupalmente considerando su
comportamiento actual y sus tendencias
pre*isibles a fin de determinar sus
consecuencias actuales y futuras sobre
el desarrollo de la sala)
Luego de e*aluar el impacto de cada *ariable0 se deber llenar la matri!
.O/) atendiendo a la siguiente pregunta con su formato respecti*oB
LJu" debemos 5acer para potenciar o apro%ec5ar las fortale$asM reducir o
pre%enir el efecto de las debilidadesM apro%ec5ar las oportunidades y e%adir
o pre%er efectos de las amena$asN
Las respuestas a estas preguntas son propiamente las estrategias a definir.
OPOA<U4'.A.)S AM)4AKAS
numerar la de mayor
impacto
numerar la de mayor
impacto
+o%2ri3"t OPSU &l1a Mater $4(05($016 1$
+0U OPSU
Modelo de Infor1es
0OA<A#)KAS )S<AA<)G'AS )S<AA<)G'AS
numerar la de mayor
impacto
/O /)
.)B'#'.A.)S )S<AA<)G'AS )S<AA<)G'AS
numerar la de mayor
impacto
.O .)
Posterior a ello0 se deber cru!ar cada uno de los factores de #>ito de
acuerdo a la nomenclatura de cada estrategia =aci#ndose los anlisis posibles y
e*aluar las posibles soluciones
/O L strategias ofensi*as.
/) L strategias defensi*as
.O L strategias adaptati*as.
.) L strategias de super*i*encia
-! Obser%aciones generales

)qu' colocarn cualquier otra informacin que consideren pertinente y que no
este contemplada en los puntos anteriores
+o%2ri3"t OPSU &l1a Mater $4(05($016 1#