El sistema a desarrollarse ser para el rea de oficina de partes en el instituto
de educacin superior tecnolgico pblico VICTOR RAUL HAYA DE LA TORRE de la ciudad de barranca. El producto a desarrollarse tendr como objetivo, mejorar y automatizar los siguientes procesos de la oficina de partes en la documentacin requerida. ingresa documentos requeridos y aprobados Los documentos son guardados en el software Los documentos sern fcil en su requerimiento La implementacin de este sistema ayudara a mejorar y controlar los documentos necesarios para su requerimiento trmite en el instituto o en los alumnos en general.
Descripcin de la situacin problemtica La oficina de partes del instituto tecnolgico VICTOR RAUL HAYA DE LA TORRE en el distrito de barranca, la oficina tiene problemas en la documentacin de los documentos requeridos y solicitados por la directora del instituto, los documentos son archivados en un estante lo cual no logran ubicar rpidamente uno o varios documentos cuando se los solicita a la secretaria de la oficia de partes. Por lo tanto ha visto la necesidad de adquirir un sistema para poder archivar distintos documentos, en la parte administrativa como tambin en la parte de los alumnos cuando soliciten tramitar algunas documentaciones. Antecedentes del problema La oficina de partes del instituto del distrito de barranca no cuenta con un software adecuado que le permita contraer los documentos ms fcilmente a la hora de realizar un trmite, esta necesidad no satisfecha genera un retraso considerable de tiempo de la obtencin de los documentos requeridos, ya que dicha informacin se encuentra requerida en papeles impresos y guardados en un estante que a su vez es muy incmodo de extraer, algunas de las actividades en mencin se vienen realizando de la siguiente manera en el instituto: la directora solicita un documento para realizar un trmite. El personal de mesa de partes realiza la bsqueda en el estante pero no logra ubicarle por lo que distintos documentos son guardados hay mismo, pero si logra ubicarle despus de un tiempo. Una vez realizado la bsqueda y encontrado el documento, el personal hace entrega a la directora la cual despus de un tiempo recin empieza a realizar el trmite correspondiente. Al trmino de los trmites requeridos, otros documentos son guardados en el mismo estante. Sin un sistema adecuado para la oficina de partes del instituto seguida siendo una misma prdida de tiempo cuando se solicite o se realice un trmite en el mismo instituto o fuera del instituto.
Justificacin del proyecto Durante estos aos, se han producido un buen avance tecnolgico, que justifica la necesidad de realizar tareas con el menor esfuerzo y sin prdidas de tiempo y con una mayor facilidad en bsqueda de documentacin. El software a implementar, permitir: controlar, realizar bsqueda ms rpida en la oficina de partes, solicitadas por la directora o los alumnos en general del instituto en el distrito de barranca. Esta propuesta producir grandes cambios en la oficina de partes, permitiendo obtener mejor beneficio tales como: mayor rapidez en la bsqueda, reducir tiempo de espera, facilitar los documentos ms fcilmente facilidad.