Manual de politici i

proceduri
ce este i ce conine?
1
Introducere
Cultura organizaional
Misiunea, scopul i obiectivele organizaiei
Structura organizaional
Etica organizaional
Regulamentul de ordine interioar
Managementul resurselor umane
Recrutarea i selecia personalului
Recrutarea i selecia voluntarilor
Orientarea i Instruirea personalului i a voluntarilor
Evaluarea perormanelor personalului
Evaluarea perormanelor voluntarilor
Managementul resurselor inanciare
Str!ngere de onduri
Regulamentul inanciar
Comunicarea organizaional
Comunicarea intern
Comunicarea e"tern i relaii publice
2
Introducere
Un manual de politici i proceduri conine toate politicile i procedurile pe care o
asociaie/ fundaie le are stabilite i care traseaz liniile directoare privind activitatea
organizaiei.
Coninutul manualului de politici i proceduri trebuie adus la cunotina tuturor
angajailor organizaiei i trebuie s fie disponibil acestora.
Politicile i procedurile cuprinse n manual sunt stabilite n conformitate cu statutul
i cu deciziile Consiliului director al organizaiei, iar coninutul trebuie respectat
ntocmai. evizuirile manualului de politici i proceduri sunt propuse de ctre
!"ecutiv sau Consiliul director i sunt aprobate de ctre Consiliul director nainte de
a fi incluse n manual. #rice angajat poate face propuneri de revizuire a procedurilor
i politicilor organizaiei ctre !"ecutiv.
$ocumentul de fa reprezint sc%ematic coninutul unui manual de politic i
proceduri care ar trebui s nu lipseasc din nicio organizaie neguvernamental.
&nclude capitolele minime care se regsesc n manualele de conduit din sectorul
asociativ i e"emple de organigram instituional, de anunuri de recrutare, fi de
post p'n la un set de reguli de comunicare intern i relaii publice.
(cest material a fost dezvoltat n cadrul proiectului proiectului )*ntrirea legitimitii
sectorului non+profit) derulat de #pportunit, (ssociates cu scopul de a veni n
ajutorul organizaiilor neguvernamentale care doresc s aplice Codul de conduit
#-. i care au nevoie de asisten te%nic n ndeplinirea criteriilor stabilite n acest
Cod.
/ai multe informaii cu privire la Codul de conduit #-. i la Coaliia pentru bune
practici #-. putei gsi la %ttp0//111.coddeconduitaong.ro/.
3
Cultura organizaional
(cest prim capitol trateaz toate aspectele referitoare la cultura organizaiei, de la
misiune, scop, obiective i grupuri int, aa cum sunt ele definite n statutul
organizaiei, p'n la etica stabilit n cadrul organizaiei i la regulamentul de ordine
interioar.
Misiunea, scopul i obiectivele organizaiei
*n acest sub+capitol trebuie descrise misiunea organizaiei, precum i scopul i
obiectivele organizaiei aa cum sunt el definite n statut. (ici pot fi incluse grupurile
int sau beneficiarii organizaiei i activitile pe care le poate desfura organizaia
n vederea atingerii obiectivelor propuse.
Structura organizaional
*n acest sub+capitol se definite structura organizaional a asociaiei/ fundaiei cu
organele de conducere, administrare i control definite n statut, se elaboreaz
organigrama i se detaliaz relaiile de colaborare i subordonare ntre diferitele
forme de organizare strategic i e"ecutiv proprii organizaiei, precum i atribuiile
i responsabilitile fiecrei funcii e"istente n organigram.
Organigrama
(dunarea general
Preedinte
2icepreedinte
3ecretar .eneral
$irector !"ecutiv
$irector !conomic
Coordonator de program 4
(sistent de program 4
Coordonator de program 5
2oluntari
4
Etica organizaional
(cest sub+capitol se refer la valorile i principiile promovate de organizaie, care
anume sunt i ce reprezint fiecare dintre ele n viziunea organizaiei. 3ub+capitolul
poate include i un Cod etic care s descrie toate principiile de integritate personal i
profesional pe care membrii i angajaii organizaiei trebuie s le respecte i s le
promoveze. 2alorile pot include
Regulamentul de ordine interioar
egulamentul de ordine interioar stabilete cadrul general privin disciplina muncii
n cadrul organizaiei n vederea derulrii n bune condiii a tuturor activitilor
organizaiei. #rice regulament de ordine interioar trebuie ntocmit pe baza
legislaiei i a actelor normative n vigoare care reglementeaz munca la noi n ar
6Codul muncii, legea privind securitatea i sntatea n munc, legea privind
egalitatea de anse ntre femei i brbai, etc7.
Managementul resurselor umane
(cest capitol cuprinte toate politicile i procedurile privind managementul resurselor
umane, de la modul n care se face recrutarea i selecia angajailor i a voluntarilor,
acolo unde este cazul, p'n la instruirea i la modalitatea de evaluare a
performanelor acestora. Capitolul include e"emple de anun pentru recrutare, de fi
de post i de evaluare a personalului/ voluntarului.
Recrutarea i selecia personalului
(cest sub+capitol se refer procesul de recrutare i modalitatea prin care se face
selecia angajailor 6selecie de C2, prob scris, interviu7, cine are responsabiliti n
acest proces, descrie competenele necesare fiecrui post din organigram i criteriile
de selecie urmrite n procesul de selecie.
8ot aici sunt incluse formatul anunului de recrutare i fiele de post ale angajailor
care descrie atribuiile i responsabilitile postului respectiv i pe baza crora se vor
stabili indicatorii de performan urmrii n procesul de monitorizare i evaluare a
performanelor personalului.
5
#nun de recrutare
$
(sociaia/ 9undaia (numele asociaiei/ fundaiei) caut (numele postului pentru
care se face recrutarea) care s (se face un scurt rezumat al activitilor care vor fi
desfurate sau a obiectivelor ndeplinite)
Responsabiliti% 6aici se vor trece responsabilitile din fia postului
corespunztoare postului respectiv7
- responsabilitatea 4
- responsabilitatea 5
- responsabilitatea :
Cerine% 6aici se vor trece cerinele minime pe care o persoan trebuie s le
ndeplineasc pentru desfurarea optim i cu performane de calitate a activitilor
stabilite n fia postului7
- studii
- e"perien minim dovedit
- cunotine
- alte cerine 6e"0 utilizarea ;indo1s sau /icrosoft !"cel sau baze de date7
Ca s v nscriei candidatura, trimitei un C2 i o scrisoare de intenie la (aici se
trece adresa potal, e-mail sau numrul de fax, in funcie de modalitatea prin care
vrei s primii candidaturile). 8ermenul limit de nscriere este (se trece data pn
la care primii nscrieri).
<<<<<<<<<<<<<<
utei include n anun o scurt descriere a asociaiei/ fundaiei de maxim un
para!raf ("-#$ rnduri)
1
Include elementele de identitate vizual a organizaiei
6
&ia postului
$
'enumirea postului%
+ $irector de resurse umane/ $irector e"ecutiv/ Coordonator de proiect
(oziia )n cadrul organigramei%
+ $epartamentul financiar/ $epartamentul de programe
*ivelul postului%
+ de conducere sau de e"ecuie
Se relaioneaz cu%
+ relatii de coordonare, subordonare, ndrumare, colaborare
#tribuii i responsabiliti%
4. (tribuia 4
5. (tribuia 5
:. (tribuia :
=. esponsabilitatea 4
>. esponsabilitatea 5
?. esponsabilitatea :
Cerinele (ostului%
4. 3tudii
5. Competene
Competene0
1
Include elementele de identitate vizual a organizaiei
7
Recrutarea i selecia voluntarilor
*n cazul n care organizaia are voluntari, n acest sub+capitol, similar sub+capitolului
privind recrutarea i selecia personalului, se va descrie procesul de recrutare i
modalitatea prin care se face selecia voluntarilor, cine are responsabiliti n acest
proces, care sunt competenele necesare i criteriile de selecie urmrite pentru
obinerea statutului de voluntar al organizaiei.
8ot aici este inclus formatul unei fie a voluntarului care descrie atribuiile i
responsabilitile voluntarului.
Orientarea i instruirea personalului i a voluntarilor
(cest sub+capitol face referire la politicile i procedurile privind orientarea
angajailor i instruirea lor i care descriu modul i condiiile n care au loc acestea n
conformitate cu politica organizaiei de dezvoltare continu i perfecionare a
personalului propriu.
#rientarea personalului este un proces de introducere a fiecrui nou angajat n
atmosfera organizaiei, oferindu+i acestuia informaii cu privire la standardele i
normele proprii organizaiei n care i va desfura activitatea. *n acest sub+capitol se
definesc modalitatea n care are loc orientarea personalului i cine are atribuii i
responsabiliti cu privire la acest proces.
#rice organizaie are o politic de dezvoltare continu i perfecionare a personalului
n vederea indeplinirii eficiente a atribuiilor i responsabilitilor n cadrul
organizaiei, menit s contribuie la atingerea obiectivelor organizaiei.
(ceasta ofer cadrul pentru aplicarea principiilor de bun practic, de mprtire a
cunotinelor n cadrul organizaiei i pentru selectarea celor mai eficiente modaliti
de instruire cu scopul de a ajuta angajaii i voluntarii, acolo unde este cazul, n
vederea realizrii sarcinilor i responsabilitilor de serviciu, ca i n vederea
dezvoltrii profesionale.
(ici se definesc at't tipurile de instruire la care pot avea acces personalul i
voluntarii, n funcie de metodologie, coninut i sursa de finanare a instruirii, c't i
departamentele/ posturile care au responsabiliti cu privire la instruirea
personalului i a voluntarilor.
$e asemenea, este important de menionat modalitatea de estimare a nevoilor de
instruire i forma de planificare i administrare a acesteia.
/onitorizarea transpunerii n practic a cunotinelor i abilitilor acumulate de
angajat ca urmare a participrii la instruire trebuie sa fie parte integrant din
procesul de evaluare a performanelor.
Evaluarea perormanelor personalului
(cest sub+capitol include politicile i procedurile referitoare la evaluarea
performanelor angajailor organizaiei. Procesul de evaluare a performanelor este
parte integrant a managementului resurselor umane i contribuie la stabilirea unui
cadru care ncurajeaz performana de calitate i dezvoltarea profesional i
identific potenialul angajailor. *n acelai timp, stabilete indicatorii de
performan, intele urmrite i criteriile de evaluare conform fiei postului pentru
fiecare post din organigram i include proceduri care determin dezvoltarea
potenialului angajailor.
8
*n acest capitol se descrie detaliat modalitatea prin care se stabilete nivelul de
performan pentru fiecare post n parte, paii procesului de evaluare, la ce interval
de timp are loc i include tipurile de formulare folosite pentru autoevaluarea
personalului, pentru evaluarea supervizorului i planul de performan.
# modalitate de evaluare formal i standardizat ofer cadrul optim pentru
comunicarea ntre angajat i supervizor i furnizeaz oportunitatea de reflectare i
discutare cu privire la satisfacia locului de munc, nelegerea de ctre angajat a
punctelor tari i a celor slabe, identificarea nevoilor de dezvoltare personal i
stabilirea obiectivelor de formare continu.
Evaluarea perormanelor voluntarilor
9
Managementul resurselor inanciare
Str!ngere de onduri
(cest sub+capitol stabilete politica i procedurile utilizate de organizaie pentru
str'ngerea fondurilor necesare derulrii activitilor proprii, cine are responsabilitate
n identificarea surselor de finanare i a str'ngerii propriu+zise de fonduri.
8ot aici se detaliaz i tipurile de finanri i donaii pe care le poate accesa sau primi
organizaia i condiiile n care acestea pot fi accesate sau primite, pornind de la cele
stipulate n statut.
Regulamentul inanciar
Comunicarea organizaional
!"istena unor politici i proceduri detaliate cu privire la comunicarea
organizaional at't n interior c't i n ceea ce privete domeniul relaiilor publice
prezint un avantaj n stabilirea i meninerea identitii organizaionale. *n afara
misiunii i scopului definite n statut, definirea unei identiti vizuale cu care s poat
fi identificat organizaia, at't de personal, c't mai ales de parteneri, beneficiari i
publicul larg constituie un aspect important n definirea identitii organizaiei.
Comunicarea intern
(cest sub+capitol face referire la modalitile de comunicare n cadrul organizaiei i
detaliaz standardele i normele privind diferitele forme de comunicare n interiorul
organizaiei0 fa", e+mail, telefon. Prin acestea se stabilete circuitul informaiei la
nivelul organizaiei, iar procesul de comunicare ar trebui s reflecte valorile i
principiile organizaiei enumerate n primul capitol.
Comunicarea e"tern i relaii publice
*n acest sub+capitol se definesc liniile directoare care privesc comunicarea
organizaiei cu lumea e"terioar0 beneficiari, parteneri, finanatori, publicul larg. $e
asemenea, aici se menioneaz cine are responsabiliti cu privire la comunicarea
e"tern, care sunt elementele de identitate vizual ale organizaiei i n ce condiii se
folosesc.
10