Elaborado por:

Angel Cegarra
Administrador de Contratos

CONCEPTOS FUNDAMENTALES
PETREX, S.A: Av. Intercomunal El Tigre, San Jos de Guanipa Edif. Parque
Industrial Standard II Edif. PB Local D Zona I.Tel. (+58-283) 500-4800,
SOPORTES
TIMESHEET (Tiempo de trabajo para vehculos): Reporte de tiempo de trabajo de un vehculo
emitido por el usuario de dicha unidad, el cual tiene un periodo desde El 26 de cada mes hasta el
25 de cada mes.
REPORTE DE MONTACARGAS: Reporte de tiempo de trabajo de un montacargas que labora en un
taladro, el mismo debe ser firmado y sellado por el Sup de 24h del taladro donde dicho equipo
pernota. El cual tiene un periodo desde el 1 de cada mes hasta el ltimo de cada mes.
REPORTE DE SERVICIOS EVENTUALES: Reporte de tiempo de trabajo de algn servicio prestado
eventualmente el mismo debe ser firmado y sellado por el personal responsable de la supervisin
del servicio.
Numero de Contrato (FA): Contrato donde se especifica los lineamientos para ejecucin de
servicios:
CONTRATOS ACTUALES
ITEM N DE FA DESCRIPCION MONEDA
1 5000023296 ALQUILER DE MONTACARGAS DOLARES
2 5000024053 ALQUILER DE VEHICULOS PICK-UP DOLARES

DEPARTAMENTOS:
Seguimiento Oriente: Departamento encargo de enviar rdenes, conformidades y cualquier tipo
de documentos a proveedores, emitidos desde el departamento de PROCUREMENT.
Departamento donde se deben entregar las Pre Facturas correspondientes a los servicios
prestados. La misma tiene un horario de atencin: 8:00 AM a 12:30 PM
Procurement/Logstica: Departamento encargado de realizar pedidos de servicios o materiales a
proveedores, Es el nico departamento autorizado en solicitar servicios a proveedores. Persona
Contacto: JOS LUGO CEL (0414.842.50.78)
SERVICIOS OPERACIONALES: Departamento encargado de realizar el respectivo seguimiento,
regularizacin y emisin de ordenes de los servicios prestados por proveedores, Persona contacto:
Tel. (+58-283) 500-4800 Ext.: 4976, anamin.munoz@petrex.com.ve


TIPOS DE RDENES:
Prefactura (PF): proforma entregada por el proveedor al departamento de seguimiento, el cual
debe tener como soporte un reporte firmado y sellado por personal PETREX, S.A.
WORK ORDEN-ORDEN DE TRABAJO (WO): orden de servicio emitida por el departamento de
PROCUREMENT, para aquellos servicios que se encuentran bajo un contrato aprobado
denominado N de FA
Purchase Order/Orden de compra (PO): orden de servicio emitida por el departamento de
PROCUREMENT, para aquellos servicios que no se encuentran regularizados bajo un contrato
aprobado.
SERVICE ENTRY SHEET/HOJA ENTRADA DE SERVICIO (SES) CONFORMIDAD: Conformidad del
servicio presentado en el departamento de procurement.
PR: Orden de solicitud emitida por el departamento que solicite el servicio al departamento de
PROCUREMENT para la posterior ejecucin del servicio y luego la elaboracin de PO, Requisito
fundamental para la elaboracin de PF.
Numero de LOI: nmero de solicitud formal de parte del departamento de procurement al
proveedor, generalmente indicada en el correo electrnico de solicitud del servicio.
A continuacin indicamos para su seguimiento los tiempos establecidos para cada tipo de
orden as como su requerimiento:
NO PROCESOS DIAS REQUERIMIENTOS
1 PO 10 das hbiles PF+SOPORTE ORIGINAL+2 COPIAS
2 PR 10 das hbiles PF+SOPORTE ORIGINAL+1 COPIAS

SERVICIOS PRESTADOS ACTUALMENTE EN PETREX
ITEM SERVICIO TIPO DE ORDEN UNIDAD P.U.
1 ALQUILER DE PICK UP WO DIA 45 $
2 ALQUILER DE SEDAN PO DIA 3.200 BS
3 ALQUILER MONTACARGAS WO DIA 300 $
4 MISCELANEOS PO HORA VER LISTA DE PRECIOS





VEHICULOS ACTUALMENTE EN PETREX, S.A.
MARCA VEHCULO COLOR PLACA FECHA DE INGRESO DEPARTAMENTO
MAZDA
BT-50 ROJO A68AJ0J
OPERACIONES MATURIN
CEHVROLET
LUX - DMAX BLANCO A47ASOV 11/06/2013
OPERACIONES MATURIN
MAZDA BT-50 PLATA A07BJ4K 31/07/2013
OPERACIONES MATURIN
TOYOTA
COROLLA NEGRO AA099PJ
01/07/2013 SEGURIDAD
HYUNDAY
ELANTRA MARRON A07BJ4K
13/06/2013 CONTRATOS ACTIVOS
TOYOTA
COROLLA GRIS
AB261DF 07/01/2014 RRLL

MONTACARGAS ACTUALMENTE EN PETREX, S.A.

LISTADO REFERENCIAL SERVICIOS DE MISCELANEOS




MARCA TIPO SERIAL FECHA DE INGRESO DEPARTAMENTO
JOHN DEERE
MONTACARGA 644 H DW644HX583838 16/01/2014
PTX-5861 (MATURIN)
CATERPILLAR
MONTACARGA 950F 5SK00706
30/01/2014 PTX-1500
CATERPILLAR
MONTACARGA 980G 2KR029464
26/07/2014 PTX-5823
SERVICIO UNIDAD
ALQUILER DE CHUTO CON BATEA
HORA
ALQUILER DE CHUTO CON LOW BOY
HORA
ALQUILER DE BRAZO HIDRAULICO 25 TON
HORA
ALQUILER DE BRAZO HIDRAULICO 15 TON
HORA
ALQUILER DE BRAZO HIDRAULICO 8 TON
HORA
ALQUILER DE RETROEXCAVADORA
HORA
ALQUILER DE PICK UP
HORA
ALQUILER DE CAMION 350
HORA
PROCEDIMIENTOS PARA FACTURACION DE SERVICIOS SIN CONTRATO
1. Recepcin formal del departamento de PROCUREMENT la solicitud formal por parte de
PETREX,S.A. la cual debe constar de un numero de PR y un numero de LOI

2. Coordinar con el departamento de operaciones si existe la posibilidad de prestar el
servicio requerido

3. Enviar cotizacin con el costo del servicio (En caso de no ser un servicio con precio
acordado con anterioridad)

4. Se procede al realizar el servicio bajo los parmetros establecidos por el cliente PETREX,
S.A.

5. Luego de prestar el servicio el supervisor debe firmar y sellar el reporte de campo
correspondiente a la actividad, como aval de conformidad del mismo

6. Emitir prefectura con soportes originales (reportes de campo), y entregar en el
departamento de seguimiento de PETREX, S.A.

7. Archivar el acuse de recibo de la prefectura entregada, en la carpeta control de
prefecturas PETREX, S.A. y vaciar la informacin en la base de datos digital control de PF
PETREX, donde indicara, descripcin del servicio, periodo del servicio, el nmero de PF,
Monto, fecha de entrega, tipo de orden correspondiente y si existe alguna observacin
adicional.



8. Realizar seguimiento constante del estatus de la orden, hasta que sea emitida la
conformidad y reciba la correspondiente PO va corro electrnico

9. Luego de recibir las correspondientes ordenes las mismas deben ser retiradas por el
departamento de seguimiento PETREX,S.A. Es importante revisar la PO para verificar que
tenga concordancia con la PF entregada.


10. Deben ser entregadas las PO y Pre facturas retiradas al departamento de cuentas por
cobrar para la facturacin de las mismas.

11. Las facturas deben ser entregadas en recepcin PETREX, S.A. en el periodo establecido por
PETREX,S.A., dichos horarios son publicados va correo electrnico

12. Las copias de dichas facturas deben ser firmadas por PETREX, S.A. como recibido y ser
devueltas al departamento de cuentas por cobrar.





PROCEDIMIENTOS PARA FACTURACION DE SERVICIOS CON CONTRATO

1. Se procede al realizar el servicio bajo los parmetros establecidos por el cliente PETREX,
S.A.

2. Luego de prestar el servicio el supervisor debe firmar y sellar el soporte ya sea reporte de
montacargas, timesheet o cualquier otro soporte correspondiente a la actividad, como
aval de conformidad del mismo

3. Emitir prefectura con soportes originales, y entregar en el departamento de seguimiento
de PETREX, S.A. indicando que las mismas son PF correspondientes a servicios con
contrato para que se emita la respectiva WO

4. Archivar el acuse de recibo de la prefectura entregada, en la carpeta control de
prefecturas PETREX, S.A. y vaciar la informacin en la base de datos digital control de PF
PETREX, donde indicara, descripcin del servicio, periodo del servicio, el nmero de PF,
Monto, fecha de entrega, tipo de orden correspondiente y si existe alguna observacin
adicional.



5. Realizar seguimiento constante del estatus de la orden, hasta que sea emitida la
conformidad y reciba la correspondiente WO va correo electrnico

6. Luego de recibir las correspondientes ordenes las mismas deben ser retiradas por el
departamento de seguimiento PETREX,S.A. Es importante revisar la WO para verificar que
tenga concordancia con la PF entregada.


7. Deben ser entregadas las WO y Pre facturas retiradas al departamento de cuentas por
cobrar para la facturacin de las mismas.

8. Las facturas deben ser entregadas en recepcin PETREX, S.A. en el periodo establecido por
PETREX,S.A., dichos horarios son publicados va correo electrnico

9. Las copias de dichas facturas deben ser firmadas por PETREX, S.A. como recibido y ser
devueltas al departamento de cuentas por cobrar.

10. CUALQUIER TIPO DE DUDA CORRESPONDIENTE A LOS SERVICIOS CON CONTRATOS
ASESORARESE CON LA SRA ANAMIN MUOZ: Tel. (+58-283) 500-4800 Ext.: 4976,
anamin.munoz@petrex.com.ve, dicha persona es la encarga de llevar nuestros servicios.





ELABORACION DE PREFACTURAS
1. Las prefecturas deben ser elaboradas nicamente en un archivo de formato EXCEL que
tiene como nombre PROFORMAS SG LA PAZ.

2. Al elaborar una nueva proforma debe anexarse una nueva hoja de Excel al inicio del
libro y se debe colocar como nombre PROFORMA (XXX) siempre manteniendo el
respectivo correlativo.



3. No se debe elaborar una nueva prefactura sobre una prefactura ya elaborada, al menos
de que sea una modificacin correccin

4. Los tem de la PF deben coincidir con cada uno de los soportes de la PF, NOTA: debe
crearse un ITEM para cada soporte.


5. Las PF deben emitirse por departamento o taladro, es decir si existen dos timesheet de
dos vehculos que laboraron en un mismo departamento se debe elaborar una sola PF
con dos ITEM que describan por separado ambas unidades y el periodo en el que
laboraron esto con el fin de agilizar los procesos de conformidad





6. Es importante que las PF indiquen el tipo de moneda, si la moneda es DOLARES la PF
debe incluir la conversin a bolvares a un cambio de 6,30.


7. No deben emitirse PF con monedas diferentes o servicios con diferentes contratos.

8. Las PF de servicios con contrato deben indicar el N de FA