Como hacer una Acta de Constitucin?.

Una gua de referencia

sencilla, practica e intuitiva para el Director de Proyectos
Como hacer una Acta de Constitucin de un proyecto, una gua sencilla y prctica para
realizar un acta constitucin de proyectos, sigue nuestro ejemplo de acta de constitucin de
un proyectos, faciltate la vida y sigue nuestras recomendaciones para realizar un acta de
constitucin.
Equipo MdaP.
El Acta de Constitucin de un Proyecto es uno de los primeros documentos que se prepara al
comenzar un proyecto y es el documento emitido por el Patrocinador (Sponsor) que autoriza de
manera formal la existencia del proyecto y le proporciona al Gerente de Proyecto la autoridad de
procurar y aplicar los recursos de la organizacin para su ejecucin.
La informacin para elaborarlo la suministra el patrocinador (sponsor), la PMO o el cliente,
quienes usualmente se apoyan en el Gerente de Proyecto para su preparacin.
Al igual que los proyectos nace de una oportunidad de negocio, una necesitad de la empresa, de un
requisito estratgico de la organizacin o por cambios de el mercado.

Estructura de Ejemplo de Un Acta de Constitucin del Proyecto.
Informacin del Proyecto.
Justificacin del Proyecto.
Descripcin del proyecto (Enunciado del Proyecto).
Requerimientos de Alto Nivel.
Objetivos del Proyecto.
Supuestos y restricciones del Proyecto.
Riesgos de Alto Nivel.
Cronograma de Hitos.
Presupuesto de Alto Nivel.
Identificacin y posicionamiento de los Stakeholders.
Requisitos de Aprobacin del Proyecto.
Asignacin del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad.
Personal y recursos preasignados.
Aprobaciones.
Informacin del Proyecto:
Especifica la organizacin o empresa que ejecuta el proyecto, el ttulo del proyecto, el Gerente de
Proyecto asignado, el patrocinador (Sponsor) principal, el cliente del proyecto y la fecha en que se
prepar el acta.
Justificacin del Proyecto:
Describe la necesidad de negocio que dio origen al proyecto y lo justifica. Es recomendable utilizar
nmeros para describir el proyecto en trminos de los beneficios y retorno de la inversin que representa
para la organizacin. Para elaborar esta parte puede apoyarse en el caso de negocio.
Descripcin del Proyecto (Enunciado de Trabajo):
Se describe el propsito principal del proyecto de alto nivel, sus principales entregables y as como
tambin sus limites. Se describir los limites del mismo para enmarcarlo en un proyecto medible
evitando posibles errores en la determinacin del alcance del proyecto.
Requerimiento de Alto Nivel:
Enumera los requerimientos de alto nivel del proyecto, tal como se conocen al momento de elaborar el
acta. Estos requerimientos son definidos por los interesados (Stakeholders). Incluyen requerimientos del
producto, como por ejemplo sus especificaciones tcnicas y requerimientos del proyecto asociados a la
forma de hacer el trabajo, metodologa empleada, entre otros.
Objetivos del Proyecto:
Se definen en trminos de las variables de desempeo de proyecto, es decir objetivos de alcance, tiempo,
costo, calidad y otros. Para cada objetivo debe definirse un indicador de xito, como por ejemplo,
terminar el proyecto en un nmero de meses, bajo un presupuesto determinado o con un nmero mximo
especifico de defectos de calidad.
Supuestos y Restricciones:
Aqu se describen en primer lugar los supuestos relacionados con el proyecto, por ejemplo la
disponibilidad de recursos en fechas especificas, participacin de ciertos departamentos, insumos que
debe suministrar el cliente, entre otros. Adicionalmente, se definen las restricciones, por ejemplo,
terminar el proyecto antes de una fecha tope, definicin de una localizacin geogrfica especifica para el
equipo, participacin de un departamento, seguimiento de estndares, entre otros.
Riesgos de Alto Nivel:
Se especifican los riesgos de alto nivel, tal como se conocen al momento del inicio del proyecto. Para
cada riesgo es importante definir la causa raz y su posible impacto en trminos de alcance, tiempo, costo
o calidad. Posteriormente se realizar el estudio con mas profundidad durante los procesos de
planificacin, detallando su aparicin, impacto y planes de accin para gestionarlos.
Cronograma de Hitos:
Representa la expectativa inicial del patrocinador y de los interesados en cuanto a fechas para lograr
ciertos entregables parciales o hitos. Esta es una fecha exigida, ms no es la definitiva, dado que su
factibilidad o no ser definida en la fase de planificacin. El disponer de esta informacin puede ayudar
al Gerente de Proyectos en ajustar su planificacin o definir si es factible el proyecto.
Presupuesto de Alto Nivel (Estimacin):
Aqu se especifican los fondos generales por partidas que se esperan asignar a este proyecto y su tipo de
financiacin. Igualmente representa la expectativa de la organizacin. Luego en la fase de
planificacin debe definirse si es factible o no ejecutar el proyecto bajo ese presupuesto.
Identificacin y posicionamiento de los Interesados (Stakeholders):
Se elabora una lista de los interesados especificando su roles y responsabilidades sobre el proyecto. El
omitir algn interesado puede ocasionar que despus el producto, servicio o resultado no sea aceptado,
convirtiendo el proyecto en un fracaso.
Requisitos de Aprobacin del Proyecto:
Aqu se especifica Quin decide si el proyecto es un xito o no, Cules son los criterios para definir
dicho xito y quien da su aprobacin.
Asignacin del Gerente de Proyecto y Nivel de Autoridad:
Se especifica el nombre y apellido del Gerente de Proyecto asignado, cargo, Gerencia a la que pertenece
y rama ejecutiva a la que pertenece. Adicionalmente, se describe el nivel de autoridad, por ejemplo si
posee autoridad para asignar o desincorporar personal, si tiene autoridad sobre el presupuesto, su rol en
la resolucin de conflictos, niveles de escalamiento y limitaciones a su autoridad que deban
mencionarse.
Personal y Recursos Preasignados:
Se especifican personas o departamentos que estn preasignados a trabajar en el proyecto, por ejemplo,
el jefe de un departamento especifico, la oficina de una ubicacin determinada, etc, con el objetivo de
tener desde un comienzo qu recursos deber contemplar el proyecto para su realizacin.
Aprobacin:
En esta seccin los patrocinadores y el Gerente del proyecto firman en seal de aprobacin. Con estas
firma se autoriza el proyecto y se le da autoridad al Gerente de Proyecto.
Ejemplos:
Para ver ejemplos de Plantillas de Acta de Constitucin, dirgete al Aula del Mdulo de PFM.